e-Nota NFS-e
Sistema de Geração e Emissão de
Nota Fiscal de Serviço eletrônica
Manual do Usuário
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Produzido por: Informática Educativa
Índice
1. O que é Nota Fiscal de Serviço eletrônica – NFS-e? ...................................................... 03
2. Safeweb e-Nota NFS-e .................................................................................................... 04
3. Acesso e-Nota NFS-e ...................................................................................................... 05
4. Cadastros ........................................................................................................................ 10
5. Nota Fiscal ....................................................................................................................... 14
6. Configurações .................................................................................................................. 25
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7. Relatórios ......................................................................................................................... 26
1. O que é NFS-e?
Nota Fiscal de Serviço eletrônica – NFS-e: documento digital, emitido e armazenado
eletronicamente, com o objetivo de concretizar o que gera o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de
Qualquer Natureza), através da prestação de serviço de forma eletrônica, do contribuinte
municipal.
XML: Arquivo propriamente dito da NFS-e.
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RPS: Recibo Provisório de Serviço. É a representação gráfica do XML.
2. Safeweb e-Nota NFS-e
O eNota NFS-e é um sistema de emissão de Nota Fiscal de Serviço eletrônica, totalmente
desenvolvido pela Safeweb. Foi criado com o objetivo de gerenciar os Recibos Provisórios de
Serviço (RPS) do contribuinte, que são gerados previamente com as informações do prestador,
do tomador e do serviço. Além disso, este sistema permite que o contribuinte envie seus recibos
para a Prefeitura do seu município, gerando notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e).
O acesso é através da web, sua base de dados é criptografada e mantida na Safeweb. Através
do Certificado Digital do emitente, os dados ficam acessíveis somente à empresa. Mantendo a
exigência de autenticação forte no acesso ao sistema.
Neste manual mostraremos o passo a passo acesso do prestador do serviço, no Safeweb e-Nota
NFS-e, até a transmissão da nota.
Antes de começar, certifique-se de que o seu Certificado Digital ao sistema Safeweb e-Nota
NFS-e esteja devidamente instalado e conectado ao computador, seja ele armazenado em
Cartão ou em Token.
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Todos os softwares e manuais são encontrados no site da Safeweb: www.safeweb.com.br
3. Acesso e-Nota NFS-e
Para entrar no ambiente de emissão de NFS-e, siga os passos indicados abaixo.
Abra o
navegador padrão e
digite
o
site da
Safeweb
na
barra
de
endereços:
www.safeweb.com.br
Em seguida, selecione o atalho identificado pela “nuvem” e clique em “Portal e-Nota”.
Selecione o Certificado Digital da empresa emissora e digite a senha.
Ao abrir, aparecerá o Portal e-Nota, onde o usuário tem acesso às soluções para emissão de
documentos fiscais eletrônicos disponibilizadas pela Safeweb, além de um link de acesso ao seu
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histórico financeiro.
A emissão da segunda via do seu boleto deve ser retirada no "Histórico Financeiro".
O histórico financeiro é o local em que você encontra a sua lista de boletos pagos, e os que
estão em abertos.
É também, onde pode ser retirada a segunda via da sua nota fiscal.
Está localizado dentro do Portal eNota.
Abaixo, imagem que ilustra o acesso ao ambiente:
Ao clicar, você será direcionado diretamente para uma nova tela.
Para imprimir a segunda via do boleto, clique na imagem da impressora, localizada no canto
superior direito da tela, como mostra a figura acima.
O novo boleto será gerado automaticamente, com uma prorrogação de cinco dias, para a nova
data de vencimento.
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O juro será recorrente até a data que ocorreu a emissão do boleto prorrogado.
E ainda, na outra extremidade da tela, você encontra a opção “Visualizar NFS-e”, ou seja, o
arquivo eletrônico (XML) correspondente à prestação do serviço da Safeweb para a sua
empresa.
Clique em “Voltar” para retornar ao Portal e-Nota.
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Observe que cada módulo é ilustrado por uma pasta, identificando os sistemas.
Pastas na cor azul são os sistemas contratados pela empresa.
Clique na que identifica o e-Nota NFS-e.
Então acesse o ambiente Safeweb Virtual.
Lá, você encontra material, como tutoriais e manuais que podem contribuir no entendimento do
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funcionamento dos sistemas Safeweb.
Agora estamos no e-Nota NFS-e. Esta é a tela principal do sistema. Não se
esqueça de ler os quadros coloridos da página sempre que acessar, pois
são informações importantes para o emissor da nota sobre o sistema.
Com a página aberta, clique em “Home” e verifique se as informações
contidas nos campos “Usuário” e “Emitente” condizem com as do cadastro
do seu certificado digital.
Para alterar o modo do ambiente de emissão, Versão de Testes (sem valor fiscal) ou Versão de
Produção (com valor jurídico), entre em contato com o suporte da Safeweb pelo telefone: (51)
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3018.0300 ou pelo email: [email protected] e solicite.
4. Cadastros
O sistema dispõe de algumas vantagens interessantes e importantes no processo de emissão da
NFS-e, como é o caso dos cadastros.
A principal funcionalidade é auxiliar o usuário no preenchimento da nota.
Posicione o mouse em “Cadastros” e clique no desejado.
Prestador: Ao clicar nesta opção de cadastro pela primeira vez, os campos estarão todos
em branco. Para inserir os dados da empresa, clique no botão “Editar”, no canto inferior direito
da página.
Comece informando o CNPJ e clicando em “Consultar na SEFAZ”. O sistema busca
automaticamente e completa os campos que tiver retorno. Não se esqueça de indicar o “Regime
Tributário” da empresa emitente.
Outro campo muito importante que não pode ser esquecido é o “Incentivo Fiscal”. Este deve ser
informado se ocorre ou não, com a empresa emitente.
Confirme se os dados estão corretos e se os campos obrigatórios foram preenchidos.
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alterações.
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Este cadastro é feito uma única vez e o sistema mantém salvo. Salvo quando houver novas
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Para finalizar clique em “Salvar”.
Clientes: Ao abrir estas opções visualize a tela contendo os cadastros até então.
Para localizar alguma informação, preencha um dos campos do “Filtro de Pesquisa” e clique em
“Pesquisar”.
Observe que a visualização deste exemplo corresponde a 15 clientes por página.
Lupa: Visualizar os dados do cadastro.
Lápis: Editar dados no cadastro selecionado.
Lixeira: Excluir um cadastro por vez. Para mais de uma exclusão, marque no checkbox e
clique no botão excluir.
Botão Importar: Este botão possibilita que o usuário importe dados de um cliente
referenciado em uma nota fiscal eletrônica e que deseja cadastrar. Selecione as notas e o
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sistema filtrará os dados correspondentes.
Botão Novo: Incluir um novo cadastro. Também é possível fazer o cadastro a partir do
botão “Consultar na SEFAZ”, que carrega as informações do estado do emitente. Quando for de
outro, identifique o estado e o país da consulta informe o número do documento e consulte.
Ao preencher o CNPJ e clicar no botão de consulta, os campos serão preenchidos
automaticamente, conforme os dados cadastrados na SEFAZ.
Esta consulta não funciona para Pessoa Física, desta forma, os campos devem ser preenchidos
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manualmente. Para finalizar clique em “Salvar”.
5. Nota Fiscal
No menu de navegação, este item é a opção para emissão e administração das Notas Fiscais do
sistema.
Para acessar, posicione o mouse no local correspondente e clique.
Emitir Nova NFS-e: Aqui se dá o começo do processo de preenchimento da nota fiscal de
serviço eletrônica.
Em um primeiro momento, é onde também começam os dados do RPS. Siga as telas como
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aparecem.
Observe que as primeiras informações sobre o RPS são atualizadas automaticamente, como a
data da emissão e a situação.
Tomador do(s) Serviço(s): Insira nesta aba os dados do beneficiário do recibo em
questão. Com os dados do cliente salvos no cadastro, ao digitar os números do documento, os
campos são preenchidos automaticamente.
Selecione o cliente e clique no botão “Buscar Cadastro”.
Sem cadastro, necessariamente deve preencher manualmente, pelo menos, os campos em
negrito. E se desejar que este cliente que está sendo incluído na nota faça parte do banco de
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cadastro, marque a opção “Cadastrar cliente automaticamente”.
Identificação do(s) Serviço(s): Aqui devemos descrever o serviço que está sendo
prestado. Vejamos os campos desta tela:
Discriminação - campo alfanumérico no qual se deve informar o serviço prestado. É de
preenchimento descritivo, ou seja, precisa discriminar a natureza da nota a ser emitida.
CNAE - o prestador do serviço deve informar a Classificação Nacional de Atividades
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Econômicas, relativa à atividade principal. Ao inserir o sistema sugere as opções para seleção.
Item da Lista de Serviço - determina a alíquota do ISS de acordo com a legislação vigente na
Prefeitura.
Natureza da operação – tributação municipal do emitente.
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Indique ainda os campos ISS Retido, UF e Município.
Valores: Preencha o item obrigatório: “Valor do Serviço”, que é o valor bruto total da
prestação do serviço. Campos em cinza (Base de Cálculo, Valor Líquido e ISS) são calculados e
preenchidos automaticamente pelo sistema. Alguns campos podem estar preenchidos, conforme
indicação de tributos do serviço. Clique em “Calcular”.
Intermediário do(s) Serviço(s): Identificação de um mediador do serviço, nos casos em
que ocorrer. Não é obrigatório informar dados, se não houver um intermediário.
Para os casos em que houver indique o “Tipo de Documento”, se CNPJ ou CPF.
Inscrição Municipal - informar o número da inscrição municipal do intermediário do serviço.
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Razão Social - informar a razão social do intermediário do serviço.
Construção Civil: Identificação da obra para os casos de serviços na área da construção
civil.
Código da Obra - informar o número da matrícula CEI da obra.
Código ART - informar o número da ART da obra. (Anotação de Responsabilidade Técnica).
Cobrança: Identifica a forma de pagamento da nota e cria duplicatas. Opção utilizada
apenas para controle interno da empresa, pois os dados aqui lançados não aparecem no RPS e
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não são enviados à Prefeitura.
Salvar: Este botão salva a nota e a mantém no sistema.
Seu status passará para “Digitação”, o que permite a edição de informações. Em seguida, o
próximo botão ficará habilitado.
Observe que ao salvar o número do RPS é gerado automaticamente após os dados da nota
serem salvos.
Transmitir: A transmissão é o processo de envio do documento eletrônico para a Prefeitura
correspondente.
Aguarde alguns instantes até receber resposta da transmissão. Ao receber a mensagem abaixo,
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significa que a nota foi recebida e está em “Processamento” pela Prefeitura.
Imprimir RPS: Este botão possibilita a visualização do Recibo Provisório do Serviço que
representa graficamente a NFS-e.
O RPS é gerado no formato “PDF”, ou seja, para ser visualizado é necessário ter instalado o
programa da leitura de arquivos com este formato, como o Adobe Reader.
Cancelar NFS-e: Este botão possibilita cancelar uma nota já autorizada. Informe o motivo
para o cancelamento.
Exportar XML: O exportar realiza o download das notas autorizadas e canceladas, para
uma pasta no computador ou dispositivo móvel. Também podem ser enviadas ao Contador, por
exemplo.
Ao clicar, indique o local onde o arquivo será salvo.
Para abrir a NFS-e acesse a pasta onde o arquivo foi salvo.
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VOLTAR – Retorna para a tela “Gerenciar NFS-e”.
Ao completar a transmissão da NFS-e, vejamos a próxima opção do menu “Nota Fiscal”
Gerenciar NFS-e: Retornando ao menu Nota Fiscal, temos o gerenciamento das NFS-es,
que permite que o usuário gerencie todos os XMLs emitidos e/ou gerados no sistema.
As notas são organizadas conforme a ordem em que são lançadas no sistema.
A primeira opção no gerenciamento é o filtro de pesquisa. Pesquise pelo status do RPS,
Tomador, Números, dentre outras formas.
Note que estamos visualizando o gerenciador com 15 NFS-es por página. Esta opção pode ser
de visualização de até 1000 itens.
Há outras funcionalidades para as notas: copiar, visualizar, editar e excluir.
Copiar: copia todos os dados da NFS-e atual e cria uma nova, mantendo os mesmos dados
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da anterior.
Visualizar: permite a visualização dos dados da NFS-e.
Editar: edição dos dados da nota.
Excluir: exclusão da NFS-e selecionada.
Ainda no gerenciador, note que o estado atual da NFS-e está diretamente relacionado às
funcionalidades de edição ou exclusão.
É possível ainda ter acesso direto ao RPS e ao arquivo XML, sem precisar abrir a nota. Estão
posicionadas ao lado de cada situação.
Vejamos agora a coluna “Situação”. É extremamente importante entender o significado de cada
uma delas, para interpretá-las no momento em que ocorrerem.
Digitação: a nota foi criada, validada e salva no sistema, podendo ainda ser editada ou
excluída.
Processamento: a nota foi transmitida à Prefeitura, porém ainda não obteve retorno. Nesse
caso, clique no botão “Consultar Situação” e aguarde se o status altera para “Autorizada”.
Autorizada: transmitida e autorizada pela Prefeitura, o que permite a prestação do serviço.
É possível imprimir o RPS e exportar o arquivo digital (XML) da nota fiscal. As notas não podem
mais ser alteradas, somente canceladas dentro do prazo legal estipulado por cada Prefeitura.
Cancelada: empresa emitente cancela, no próprio sistema, o uso da nota por determinado
motivo. O prazo para esta ação segue legislação de cada Prefeitura.
Problema: esta situação indica que ocorreu algum problema na transmissão, porém a nota
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pode ser retransmitida, e não pode ser editada.
Vejamos os botões disponíveis na parte de baixo da tela do gerenciador:
NOVO – emitir uma nova NFS-e.
CONSULTAR SITUAÇÃO – consulta se há um novo status para a(s) nota(s) selecionada(s)
no checkbox. É utilizado nos casos de situação de NFS-e em “Processamento”.
TRANSMITIR RPS – envia para a Prefeitura a(s) nota(s) selecionada(s) no checkbox. É
utilizado nos casos de situação de NFS-e “Validada”.
EXPORTAR RPS – permite backup das notas selecionadas no checkbox para o
computador.
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VOLTAR – Retorna para a tela “home” do sistema e-Nota NFS-e.
6. Configurações
O sistema pode ser configurado para manter atualizadas outras informações relevantes.
Na barra de menu, clique em “Configurações”.
Cadastros Automáticos: Indique nesta aba, se desejar que o cadastro de clientes seja
computador. O botão “aumentar armazenamento”, define um espaço maior.
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Dados em Cache: Nesta aba o sistema monitora o armazenamento dos dados no
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guardado automaticamente no momento da emissão da nota.
7. Relatórios
O e-Nota NFS-e permite que o usuário gere relatórios de notas por período.
Para acessar, na tela inicial, vá em “Relatórios”:
Relatório de NFS-e por data de Emissão: Neste relatório será possível visualizar
informações de NFS-es conforme indicação. Informe o período no campo “Data de Emissão”,
para gerar o relatório. Selecione a situação, clicando no checkbox.
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Clique em “Imprimir” para salvar uma cópia da relação das situações impressas no computador.
Chegamos ao final deste manual.
Clique no link “Voltar para o Portal” e você estará retornando ao Portal e-Nota, onde terá acesso
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aos demais módulos da Safeweb.
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