Centro Tecnológico / Pós-graduação em Engenharia de Produção
Seminário da Disciplina “Sistemas de Informação”
GERENCIAMENTO FINANCEIRO PARA SERVIÇOS
DE TI
BRUNO BARBOSA CONFORT
Professor: HEITOR LUIZ MURAT DE MEIRELLES QUINTELLA, D.Sc.
Niterói - 2004
1
2
SUMÁRIO
1 - Introdução
2 – Processo de orçamento
3 – Desenvolvimento do sistema contabilidade de TI
4 – Desenvolvimento do sistema de custos
5 – Planejamento de contabilidade de TI e controle de custos
6 – Implementação
7 – Gerenciamento da operação
1INTRODUÇÃO
Dezembro / 2004
2ORÇAMENTO
3 – SIST. DE
CONT.
DE TI
4SIST. DE
CUSTOS
5 -PLANEJ.
DE CONT.
E CUSTOS
6IMPLEMENT.
7- GER.
DA OPERAÇÃO
Autor: Bruno Barbosa Confort
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Introdução
1INTRODUÇÃO
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2ORÇAMENTO
3 – SIST. DE
CONT.
DE TI
4SIST. DE
CUSTOS
5 -PLANEJ.
DE CONT.
E CUSTOS
6IMPLEMENT.
7- GER.
DA OPERAÇÃO
Autor: Bruno Barbosa Confort
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MOTIVAÇÃO
A
implementação
de
processos
de
contabilização e orçamento em serviços de TI
decorre da necessidade das organizações de
TI em demonstrar aos seus clientes os custos
e benefícios da implantação das soluções
1INTRODUÇÃO
Dezembro / 2004
2ORÇAMENTO
3 – SIST. DE
CONT.
DE TI
4SIST. DE
CUSTOS
5 -PLANEJ.
DE CONT.
E CUSTOS
6IMPLEMENT.
7- GER.
DA OPERAÇÃO
Autor: Bruno Barbosa Confort
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CONCEITOS BÁSICOS
Em uma organização de TI existem três processos
principais:
Orçamento: previsão e controle dos gastos pela
organização
Contabilidade de TI: processo que permite à
organização observar a maneira como o dinheiro é
gasto
Controle de custos:conjunto de processos
necessários para demonstrar aos clientes os
custos dos serviços fornecidos
1INTRODUÇÃO
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CUSTOS
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OBJETIVOS
Contabilizar integralmente os gastos com serviços
de TI e atribuir estes custos aos serviços
fornecidos aos clientes
Auxiliar decisões gerenciais em investimentos em
TI, fornecendo dados para subsidiá-las
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IMPACTOS NA ORGANIZAÇÃO
A introdução de processo de gerenciamento financeiro é
uma decisão estratégica
Afeta o nível dos serviços e a percepção de valor e o uso
dos serviços
É essencial que a organização reconheça os custos e
benefícios de sua implantação
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BENEFÍCIOS
Orçamento:
Assegurar os fundos necessários à execução dos serviços de TI
Assegurar a manutenção dos níveis de serviço de TI
Alertar quanto à sub o sobre utilização do serviço
Contabilidade:
Embasar decisões sobre os serviços a ser disponibilizados
Propiciar informação para justificar gastos em TI
Planejar e orçar com precisão
Demonstrar financeiramente sub e sobre utilização de serviços
Controle de custos:
Planejar investimentos baseados no custo de recuperação
Recuperar custos de TI de uma maneira justa
Influenciar o comportamento do cliente
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CUSTOS
Os custos associados dividem-se em três
categorias:
Administração e organização: planejamento,
implementação e gerenciamento do processo
Recursos computacionais extras necessários à
automação e para facilitar a contabilização e o
controle de custos
Compra e suporte de ferramentas requeridas
para a realização dos processos
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POSSÍVEIS PROBLEMAS
Possibilidade de desenvolvimento de sistemas excessivamente
complexos
Atrasos nos projetos motivados pela indisponibilidade ou atraso
na informação fornecida por outras áreas
Não reconhecimento pela gerência da empresa dos benefícios do
gerenciamento financeiro em TI
O custo do sistema de gerenciamento financeiro pode superar o
valor da informação produzida, em razão de sua complexidade
As ferramentas de monitoramento produzem informação
imprecisa, irrelevante ou que custa acima do que se pode manter
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Orçamento
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ORÇAMENTO
É o processo que assegura a provisão correta de
recursos dos serviços de TI e que durante o período
do orçamento eles não sejam desperdiçados.
Resulta nas seguintes implicações:
Criação de limites de gastos de capital
Criação de limites de gastos de operação
Criação de limites na variação entre o gasto atual
e o previsto
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DEFINIÇÃO DOS VALORES
Os valores definidos nos orçamentos são
calculados:
Com base em estimativas a partir dos
valores de exercícios anteriores
Previsão de custos a partir de estimativas da
carga de trabalho a ser desenvolvido
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Contabilidade
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ESCOPO
O sistema contábil em TI se propõe a:
Monitorar os custos frente ao orçamento
Suportar o desenvolvimento de estratégias de
investimento que reconhece a avalia as opções e
a flexibilidade disponível a partir da tecnologia
atual
Facilita a priorização do uso dos recursos
Produz decisões diárias com completa
compreensão de suas implicações
Suporta a introdução do serviço de controle de
custos
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TIPOS DE CUSTOS
Para definição dos custos dos ítens de orçamento, é útil
categorizá-los para assegurar que sejam corretamente
identificados e gerenciados. Esta categorização deve ser
consistente e facilmente compreensível, como
exemplificado abaixo:
Custos de hardware
Custos de software
Custos de pessoal
Custos de acomodação
Custos de serviços externos (obtidos de terceiros)
Custos de transferência (obtidos de outras áreas da
organização)
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CLASSIFICAÇÃO DOS CUSTOS
Custos de capital: resultam em aumento do
valor da empresa
ex.: equipamentos, construção de prédios da
empresa
Custos operacionais: não resultam em aumento
do valor da empresa
ex.: manutenção de equipamentos, taxas de
licença de software, custos de acomodação,
etc.
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DEPRECIAÇÃO
Devem ser considerados três fatores na alocação da
depreciação sobre os períodos contábeis de TI:
O custo atual do ativo
A expectativa de vida útil (econômica) do ativo
O valor residual estimado do ativo no final de sua vida
útil que pode ser:
Pré determinado (no caso de arrendamento)
Dependente da deterioração física e do tempo de
utilização
Reduzida por obsolescência econômica ou
tecnológica
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ANÁLISE DE INVESTIMENTOS
Os diversos modelos de avaliação de custos, fornecem
informações sobre a condição dos serviços de TI. Estes
custos podem ser usados na análise de investimentos, que
determina os benefícios das mudanças no serviço de TI em
quantidade e qualidade.
Dentre as técnicas utilizadas, as principais são:
Retorno sobre o investimento: os projetos de TI são
analisados da mesma maneira que os demais, sendo
comparados sob os mesmos padrões
Retorno sobre o capital empregado: proporciona a
comparação de diferentes oportunidades de
investimento de uma maneira justa e representa o quão
efetivamente uma organização gera renda a partir de
seus ativos (o capital empregado)
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CUSTO TOTAL DE PROPRIEDADE
Método criado pelo Gartner Group que
considera os custos gerados por um produto
ou serviço durante todo o seu ciclo de vida ao
invés de considerar apenas o custo de
aquisição do bem
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Controle de Custos
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ESCOPO
Sistemas de controle de custos devem ser capazes
de :
Determinar a melhor política de controle para a
organização
Monitorar com precisão os custos associados
aos serviços
Formar o comportamento do usuário para
assegurar o retorno ótimo do investimento em TI
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CONDIÇÕES PARA O CONTROLE DE CUSTOS SER
EFETIVO
Ter orçamentos significativos nos quais os
custos dos serviços de TI são tratados
como custos reais a serem ajustados a
outros ítens do orçamento
Ter um elemento de escolha no seu nível de
uso dos serviços proporcionados pela
organização de serviço de TI
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Planejamento
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EQUIPE DE IMPLANTAÇÃO
Comitê de gestão deve ser formado por:
Diretor de serviços de informação da
organização
Diretor financeiro
Um ou mais clientes
Equipe do projeto: deverá ser composta por pessoal
que compreenda a estrutura da organização, bem
como a estrutura de serviços de TI para uma correta
compreensão das opções disponíveis de
gerenciamento.
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ESTUDO DE VIABILIDADE
Decisões sobre o escopo e objetivos do projeto são
baseadas no estudo de viabilidade, que deve incluir:
Avaliação dos custos e benefícios da implantação
Recomendações de políticas de controle de custos
Planos de implementação
Identificação de recursos
Especificação de interfaces financeiras para o resto
da organização
Avaliação das ferramentas de suporte
Indicadores de performance para o sucesso da
implementação
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PLANO DE PROJETO
O plano de projeto deve cobrir os seguintes
ítens:
Análise de custos e políticas de controle
potenciais
Desenho e desenvolvimento de sistema de
contabilidade e controle
Implementação
Pós-implementação e acompanhamento
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INDICADORES DE PERFORMANCE
Devem ser monitorados os seguintes índices para
avaliação da performance do projeto:
Perfil de recuperação de custos e gastos
Evolução dos rendimentos e lucros
Comportamento dos usuários e mudanças de
percepção
Planos e orçamentos produzidos a tempo
Relatórios especificados produzidos no tempo
requerido
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Implementação
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PRAZO DE IMPLANTAÇÃO
O tempo necessário para implantação de sistemas
de contabilização e controle de custos de TI
depende da informação disponível e ferramentas.
A introdução completa de um sistema de controle
de custos só é possível no início do exercício
financeiro
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DOCUMENTAÇÃO
Define os aspectos operacionais do sistema e deve
conter:
Como e quando os usuários serão informados
dos custos
Como os dados contábeis são coletados
Como o sistema de controle de custos funciona
Como os orçamentos são monitorados
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PREPARAÇÃO
Definição dos centros de custo e unidades
de custo
Definição dos registros de dados
Seleção e instalação de ferramentas de
software
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MONITORANDO O SISTEMA
Com o objetivo de se ganhar
experiência no uso dos sistemas,
os recursos consumidos devem ser
monitorados de três a seis meses
após sua implementação
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Gerenciamento da
operação
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ACOMPANHAMENTO PÓS IMPLANTAÇÃO
Deverá ser implantada uma rotina de
acompanhamento a fim de se proporcionar
um ajuste fino dos sistemas devendo-se
atentar para os seguintes pontos principais:
Variações da carga de trabalho
Variações de custos
Variações de receitas
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Ferramentas de Software
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SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS
Questão chave: “É realmente necessário ?” R.:
Depende da necessidade de serviços de TI e do
tamanho da organização.
Motivos para aquisição de software:
Necessidades dos clientes mais sofisticadas
Restrições de orçamento
Dependência do negócio de serviços de TI
Complexidade da infraestrutura de TI
Surgimento de novos padrões internacionais
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SOFTWARE PARA GERENCIAMENTO DE SERVIÇOS
Ferramentas de software possibilitam:
Centralização de funções chave
Automação das principais funções de
gerenciamento de serviços
Análise de dados
Identificação de tendências
Implementação de medidas preventivas
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TIPOS DE FERRAMENTAS
CMDB e Service Desk: ferramentas sem
bases de dados separadas e módulos
para processos de gerenciamento de
serviços
Ferramentas integradas de
gerenciamento de serviços, baseadas
em arquitetura cliente-servidor
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CONT.
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4SIST. DE
CUSTOS
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OUTROS TIPOS DE FERRAMENTAS
Sistemas de resposta interativa
Ferramentas de gerenciamento de redes (incluindo
capacidade de suporte remoto)
Monitoramento de sistema
Monitoramento de segurança e controle (incluindo
controle de senhas, detecção de violações e proteção
contra vírus)
Planejamento de capacidade
Gerenciamento da continuidade de serviço (incluindo
backups automáticos)
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3 – SIST. DE
CONT.
DE TI
4SIST. DE
CUSTOS
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DE CONT.
E CUSTOS
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DA OPERAÇÃO
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CONSIDERAÇÕES FINAIS
Pontos a serem observados na
aquisição de ferramentas:
Credibilidade do supridor das ferramentas
Custos de upgrade e suporte
Adaptabilidade
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CUSTOS
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