UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO
GRANDE DO SUL
DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E CONTABILIDADE
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO
SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL
(Trabalho de Conclusão de Curso)
CLAUDETE FERNANDES VIEIRA
IJUÍ (RS)
2010
2
UNIVERSIDADE REGIONAL DO NOROESTE DO ESTADO DO RIO
GRANDE DO SUL
DECON – DEPARTAMENTO DE ECONOMIA E CONTABILIDADE
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO
SETOR DE ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado no
Curso de Ciências Contábeis da UNIJUI, como
requisito para obtenção de Titulo de Bacharel em
Ciências Contábeis.
ALUNA: CLAUDETE FERNANDES VIEIRA
Profª. Orientadora: Eusélia Paveglio Vieira
Ijuí, Dezembro, 2010
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SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS............................................................................................................... 6
LISTA DE QUADROS............................................................................................................. 7
INTRODUÇÃO ........................................................................................................................ 8
1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO .......................................................................... 10
1.1 Área do Conhecimento Contemplada ......................................................................... 10
1.2 Caracterização da Entidade ........................................................................................ 11
1.3 Problematização do tema ............................................................................................ 13
1.4 Objetivos..................................................................................................................... 14
1.4.1 Objetivo Geral ..................................................................................................... 14
1.4.2 Objetivos específicos ........................................................................................... 14
1.5 Justificativa ................................................................................................................. 14
1.6 Metodologia do trabalho............................................................................................. 15
1.6.1 Classificação da pesquisa .................................................................................... 15
1.6.1.1 Do Ponto de Vista de sua Natureza .............................................................. 15
1.6.1.2 Do Ponto de Vista de seus Objetivos ........................................................... 16
1.6.1.3 Do Ponto de Vista dos Procedimentos Técnicos .......................................... 17
2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA .......................................................................................... 19
2.1 Conceitos de contabilidade ......................................................................................... 19
2.1.1 Finalidade da contabilidade ................................................................................. 20
2.3 Sistemas de informações ............................................................................................ 23
2.3.1 Conceito ............................................................................................................... 23
2.3.2 A importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas .......... 24
2.3.3 Sistemas abertos e fechados ................................................................................ 25
2.3.3.1 Subsistemas empresariais ............................................................................. 26
2.3.4 Sistemas de Informações Operacionais ............................................................... 27
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2.3.4.1 Subsistema de compras ................................................................................. 28
2.3.4.2 Subsistema de estoques ................................................................................ 29
2.3.4.3 Subsistema de Saídas .................................................................................... 29
2.3.5 Sistema de apoio à gestão .................................................................................... 30
2.3.6 Níveis do sistema de informações gerenciais ...................................................... 30
2.3.6.1 Qualidade da informação .............................................................................. 32
2.4 Tecnologia da informação .......................................................................................... 33
2.4.1 Tecnologia da Informação e SIG ......................................................................... 34
2.5 Processo decisório ...................................................................................................... 37
2.5.1 Sistema de apoio a decisões ................................................................................ 38
3 PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE
ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL: ESTUDO APLICADO. ............................... 41
3.1 Descrição dos estoques ............................................................................................... 41
3.2 Descrição dos Processos ............................................................................................. 42
3.2.1 Processo de Solicitação de Materiais .................................................................. 42
3.2.2 Processo de Recebimento da Solicitação............................................................. 45
3.2.3 Processo de Baixa/Consumo de Materiais .......................................................... 46
3.3 Controle dos estoques ................................................................................................. 48
3.3.1 O controle no processo de solicitação ................................................................. 48
3.3.2 O controle no processo de recebimento ............................................................... 49
3.3.3 O controle no processo de consumo/baixa do estoque ........................................ 50
3.4 Descrição dos controles .............................................................................................. 51
3.4.1 O processo de solicitação .................................................................................... 51
3.4.1.1 O processo de solicitação para os gêneros alimentícios ............................... 51
3.4.1.2 O processo de solicitação para os materiais de higiene e limpeza ............... 55
3.4.1.3 O processo de solicitação para os materiais de enfermagem ....................... 57
3.4.1.4 O processo de solicitação para os materiais de expediente e pedagógico .... 58
3.4.2 O processo de recebimento de materiais ............................................................. 59
3.4.2.1 O processo de recebimento e registro no estoque dos gêneros alimentícios
não perecíveis ........................................................................................................... 59
3.4.2.2 O processo de recebimento e registro no estoque dos materiais de higiene e
limpeza ..................................................................................................................... 61
3.4.2.3 O processo de recebimento e registro no estoque dos materiais de
enfermagem .............................................................................................................. 62
5
3.4.2.4 O processo de recebimento e registro dos materiais de expediente e
pedagógico ................................................................................................................ 64
3.4.3 O processo de saída/baixa do estoque ................................................................. 64
3.5 Avaliação do processo de Controle de Estoques ........................................................ 66
3.6 Proposição de um subsistema de controle de estoque ................................................ 69
3.7 Avaliação do sistema proposto ................................................................................... 71
3.8 Identificação e Análise das Informações .................................................................... 72
3.8.1 Informações gerencias nos diferentes níveis ....................................................... 73
CONCLUSÃO......................................................................................................................... 76
BIBLIOGRAFIA .................................................................................................................... 78
6
LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Estrutura funcional da escola .................................................................................... 12
Figura 2: Solicitação Período Normal. ..................................................................................... 44
Figura 3: Solicitação/Pedido Extra ........................................................................................... 45
Figura 4: Recebimento da Solicitação ...................................................................................... 46
Figura 5: Baixa/Consumo de Produtos/Materiais .................................................................... 47
Figura 6: Baixa/Consumo Material Pedagógico ...................................................................... 47
7
LISTA DE QUADROS
Quadro 1:Controle de estoques alimentos não perecíveis ........................................................ 52
Quadro 2: Solicitação de alimentos não perecíveis .................................................................. 54
Quadro 3: Solicitação de materiais de higiene e limpeza ......................................................... 56
Quadro 4:Solicitação de materiais de enfermagem .................................................................. 57
Quadro 5:Solicitação de gêneros alimentícios não perecíveis ................................................. 59
Quadro 6: Solicitação de materiais de higiene e limpeza ......................................................... 61
Quadro 7: Solicitação de materiais de enfermagem ................................................................. 62
Quadro 8: Saída/baixa de estoque ............................................................................................ 65
Quadro 9: Pontuação para avaliação dos Controles Internos ................................................... 69
Quadro 10: Informações e freqüência nos diferentes níveis. ................................................... 73
8
INTRODUÇÃO
Partindo de uma visão geral sobre Sistemas de Informações, procurou-se abordar neste
trabalho a proposição de um Subsistema de Controle de Estoque para uma Escola de
Educação Infantil, após situar-se nos processos usados pela entidade, buscou-se um
conhecimento mais aprofundado sobre esses processos, dos benefícios e importância do novo
sistema proposto. Foram levados em consideração todos os fatores envolvidos, desde os
usuários diretos, indiretos e eventuais, bem como equipamentos que precisam serem
disponibilizados. Também o estudo relata quais as vantagens para a Secretária Municipal de
Educação e o Poder Executivo, em relação ao sistema proposto.
Neste contexto associa-se o emprego da teoria aliando-se á forma de Controle de
Estoque utilizado atualmente na entidade. Como pressuposto de mudanças que assegure um
melhor desempenho das suas atividades gerenciais, com relação ao Controle de Estoque dos
produtos e/ou materiais disponíveis na escola. Pois entidade inserida nesta atividade precisa
estar preparada para conviver com as mudanças da atualidade, tanto no que diz respeito ao
ambiente educacional pedagógico, como em relação à legislação referente à alimentação do
educando e a legislação sanitária. Devem encarar essas mudanças como oportunidades de
melhoria, visando um melhor desempenho de sua visão e missão. Por tanto é preciso que
esteja receptiva aos processos de inovação ou mudanças.
Sendo assim, este trabalho apresenta inicialmente o capitulo primeiro, que consta a
contextualização do estudo, que envolveu a identificação do objeto e elementos integrantes do
estudo, a área de conhecimento contemplada, a caracterização da entidade, bem como sua
visão, missão e organograma. Trata também da problematização do estudo, onde se levanta as
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questões sobre o estudo e sua importância para a entidade, seguido dos objetivos e da
justificativa. Neste capitulo também consta a metodologia utilizada na realização do trabalho.
No capitulo seguinte, consta a revisão bibliográfica baseada na pesquisa em livros,
revistas, e artigos publicados em várias formas, referentes ou relacionados ao estudo de
sistemas de informações. No próximo capitulo apresenta a proposição de um Subsistema de
Informações no Setor de Estoques para uma Escola Infantil, um estudo de caso, onde foi
descrito a composição do estoque de uma escola de educação infantil, sua rotina e processo
atual, e uma breve análise do mesmo, logo em seguida faz-se a proposição do novo sistema, e
um levantamento e análise das informações que podem ser obtidas pelo novo sistema.
Finalmente, o estudo apresenta a conclusão e a bibliografia consultada, onde estão
relacionados todos os materiais e meios utilizados na construção deste trabalho.
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1 CONTEXTUALIZAÇÃO DO ESTUDO
Neste capitulo apresenta-se a contextualização do estudo que tem como base a
proposição de um sistema de informação para o controle de estoque de uma escola de
educação infantil. Assim este trabalho teve como propósito conhecer e fazer uma análise
geral dos procedimentos referentes ao controle de estoques da escola, onde se pode verificar e
identificar os procedimentos usados. Com vistas a fazer um reconhecimento das necessidades
de melhoria no sistema de controle de estoque da escola que integre todos os elementos
envolvidos no processo.
Analisando a organização como um todo, pode-se visualizar a carência ou dificuldade
de acesso as informações, sobre determinados itens, especificamente sobre as quantidades de
cada item participante da lista de produtos que devem ser disponibilizados para a escola. E
que por falta de um sistema adequado/informatizado, a direção da escola precisa se dirigir a
secretária municipal para obtê-las um ou dois dias depois.
1.1 Área do Conhecimento Contemplada
A Ciência Contábil, como ciência social aplicada, proporciona vários campos de
atuação profissional aos bacharéis desta área. Um deles é o Sistema de Informação Contábil
com foco no Controle de Estoque.
Com a tecnologia em pleno desenvolvimento, em um momento que as decisões devem
ser tomadas o mais rápido possível e de maneira satisfatória para a entidade, faz-se necessário
que as mesmas tenham informação disponível a todo o momento, é acertado que as
organizações disponham de um sistema de informações adequado para que suas atividades
sejam desenvolvidas com maior eficácia. Segundo Chiavenato (2008), todas as organizações
necessitam de uma boa base de informação e comunicação, muito bem estruturada onde todos
os seus colaboradores tenham participação efetiva e não apenas em nível hierárquico.
Neste sentido, Druker (apud CHIAVENATO 2008) relata que cada pessoa deve-se
fazer duas perguntas fundamentais: “A primeira: qual informação eu necessito para o meu
trabalho: de quem, quando e como? A segunda: qual informação eu proporciono aos outros a
respeito do trabalho que eles fazem, de que forma e quando? ’’
11
Um sistema de informação precisa proporcionar uma visão adequada da situação em
questão, e dar ao usuário informações confiáveis e necessárias para que as decisões corretas
possam ser tomadas. Pode ser simples, mas acessível para todos que necessitam dos dados
nele contido.
Neste sentido, este trabalho se propôs a desenvolver um subsistema de informações
para o setor de estoques de uma escola municipal de educação infantil, com o propósito de
melhor gerenciar os produtos utilizados na referida entidade. Visando um melhor desempenho
das suas atividades, diminuindo os riscos de falta de produtos, bem como melhor controle da
quantidade de cada item utilizado durante um determinado período ou época do ano.
1.2 Caracterização da Entidade
Escola Municipal Infantil Professora Cândida Iora Turra, localizada á Avenida João
Batista Bos, nº 838, Bairro Getúlio Vargas, no Município de Ijuí, no Estado do Rio Grande do
Sul, Brasil. Conta atualmente com trinta e dois funcionários, assim divididos: Uma Diretora;
uma Coordenadora Pedagógica; um secretário; quatorze Professoras; doze Auxiliares, sendo
onze nomeadas e uma estagiária; e cinco Serviçais. Duzentos e três alunos matriculados,
divididos entre Berçário 1(um) e 2(dois), Maternal 1(um), Maternal 2(dois) A e B, e Pré –
escola 1(um), Pré- escola 2(dois) A e B, conforme o Boletim Estatístico de Novembro de
20l0.
A entidade tem como missão o comprometimento com uma educação de qualidade,
assegurada para todos, garantindo a participação ativa da comunidade escolar e contribuindo
para a formação integral das crianças. A visão de futuro é ser uma escola reconhecida em todo
o Município de Ijuí pela qualidade e excelência em suas práticas educativas, assim como pela
valorização e parceria com a comunidade, pelo comprometimento, seriedade e participação de
sua equipe escolar, pelo respeito à diversidade e à inclusão de todos na escola, demonstrando
e assumindo sua responsabilidade social. A seguir, apresenta-se o fluxograma que demonstra
a estrutura funcional da escola, onde está descrito as atividades na seqüência que envolve o
almoxarifado.
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P. M. IJUI – PODER EXECUTIVO
SEC. MUN. de EDUCAÇÃO
SETOR MUNIC.de ALIMENTAÇÃO
ESCOLAR
ESCOLA M. INF. Profª. CÂNDIDA I. TURRA
DIRETORA
COORD. PEDAGÓGICA
SECRETARIA
PROFESSORES
ALMOXARIFADO
Higienização e
Limpeza
Alimentação
Serviçais
Figura 1: Estrutura funcional da escola
Fonte: Dados conforme pesquisa
Material de
Enfermagem
Material Pedagógico
e de Expediente
Monitora
Auxiliares
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1.3 Problematização do tema
O avanço da tecnologia da informação tem possibilitado á Ciência Contábil ampliar a
sua área de atuação, seus limites e campos de aplicação. Em parceria com os Sistemas de
Informações, oferecem vários benefícios as entidades. O Sistema de Informação é um sistema
que oferece informações úteis e necessárias para a tomada de decisões, podendo ser local ou
centralizado.
O sistema de informação centralizado difere do local pelo fato de poder acessar as
informações á distância, podendo obter as mesmas a partir de uma fonte de dados central.
Todo sistema de informação tem como base um banco de dados, onde são armazenados dados
codificados, onde ficam disponíveis para posterior processamento. Esses dados quando
classificados, e relacionados entre si, permitem a obtenção de informação, formação de
opinião, e solução de problemas, de acordo com (CHIAVENATO, 2002).
Os elementos que constituem um determinado sistema são considerados subsistemas,
portanto o modelo de subsistema de informação proposto, dentro da entidade em questão, foi
um subsistema de controle de estoques, em relação à Secretária Municipal de Educação,
diretamente relacionado ao Setor Municipal de Alimentação Escolar constituindo um
subsistema do sistema geral do Poder Executivo.
Na entidade em estudo, o sistema que proporciona informações sobre as entradas, e
saídas, quantidade de produto em estoque em determinado período, são feitos manualmente,
através de preenchimento de uma planilha. Ao final de um determinado período, são somados
os produtos consumidos, se verifica o estoque final, se faz um novo pedido de produtos para o
período seguinte.
Com esse processo a direção da escola não tem o conhecimento explicito da
quantidade de cada produto necessário para o desenvolvimento de suas atividades. Portanto os
pedidos são feitos por estimativa com base nas quantidades de cada item restantes no estoque,
caso determinado produto venha faltar no meio do período, faz-se um novo pedido, chamado
de Pedido Extra.
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Neste contexto questiona-se: Qual a estrutura mais adequada de um subsistema de
controle de estoques para a escola, que proporcione informações sobre as efetivas entradas,
saídas e quantidades efetivamente consumidas pela escola?
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo Geral
Este trabalho tem como objetivo geral desenvolver um subsistema de informações
para o controle de estoque em uma Escola de Educação Infantil, enquanto fator de apoio á
tomada de decisão e manutenção de suas atividades.
1.4.2 Objetivos específicos
-- Revisão Bibliográfica, referente ao Sistema de Informação e subsistema de controle
de estoque.
-- Descrever o processo de entradas, e saídas de estoque;
-- Proposição de um sistema de controle de estoque;
-- Avaliar o sistema proposto;
-- Identificar as informações geradas pelo sistema em estudo, e analisar a sua adequação
as informações desejadas pelos usuários.
1.5 Justificativa
Segundo Druker (apud CHIAVENATO 2008), encontrar meios capazes de
transformar informações dispersas em conhecimento produtivo é o maior desafio que as
organizações enfrentam. Com os avanços da tecnologia, principalmente na área de
informática, torna-se mais fácil esse desafio. Mesmo que a burocracia ainda seja um grande
obstáculo, as entidades aos poucos tendem a usar a tecnologia a seu favor, primando sempre
pelo melhor desempenho das suas funções. Melhorando e qualificando os dados por elas
gerados.
15
A proposição de um subsistema de informação para uma Escola de Educação Infantil
pode trazer mais agilidade aos processos de verificação do estoque no final de cada período.
Maior controle e rapidez em suprir a falta de algum item ou produto do estoque, dentro do
referido período. Maior agilidade no processo de pedido, de produtos para o próximo período,
etapas que poderiam ser eliminadas das atividades dentro da escola. Melhor visualização das
quantidades de cada item utilizado na escola, em determinado período.
Para a Unijui e o curso de Ciências Contábeis é o retorno do conhecimento e da minha
evolução enquanto estudante deste curso e desta instituição. O qual pode colaborar com
outros estudantes e enriquecer o acervo bibliográfico desta instituição. “Ninguém voa alto
demais, quando voa com as próprias asas.” (William Blake)
Fazer este trabalho em uma área que esta em plena ascensão, e em uma entidade que
tenho o maior apreço e carinho. Onde pessoas simples, mas revestidas de paixão pelo que
fazem dedicadas, e unicamente especiais, me fazem saber que valeu a pena todo o esforço e
tempo “perdido’’ nestes anos dedicados aos estudos.
1.6 Metodologia do trabalho
Nesta etapa são descritos os procedimentos metodológicos que foram utilizados, na
elaboração deste trabalho. Ou seja, a classificação da pesquisa quanto aos seus diversos
pontos de vista, onde é descrito o plano utilizado para a coleta de dados, bem como os
instrumentos considerados. E descreve também o Plano de análise e interpretação dos dados.
1.6.1 Classificação da pesquisa
1.6.1.1 Do Ponto de Vista de sua Natureza
Este trabalho quanto a sua natureza, é classificada como uma pesquisa aplicada, “a
pesquisa aplicada é fundamentalmente motivada pela necessidade de resolver problemas
concretos, mais imediatos, ou não. Tem, portanto, finalidade prática,...” (VERGARA 2009,
p.43). Pois o seu objetivo é gerar conhecimento, para aplicação na prática de um modelo de
Subsistema que visa à solução de problemas, e melhoria das rotinas referentes ao controle de
estoque, da referida instituição.
16
1.6.1.2 Do Ponto de Vista de seus Objetivos
Quanto aos seus objetivos se classifica como, pesquisa Exploratória, Descritiva e
Explicativa.
As pesquisas exploratórias têm como principal finalidade desenvolver, esclarecer e modificar conceitos e idéias,
tendo em vista, a formulação de problemas mais precisos ou hipóteses pesquisáveis para estudos posteriores. [...]
são desenvolvidas com o objetivo de proporcionar visão geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato
(GIL, 1999, p.43).
Proporcionando um melhor conhecimento do problema, tornando-o mais claro e de
maior acessibilidade, podendo assim ser desenvolvidas melhores maneiras de administrá-lo.
Classifica-se como pesquisa descritiva pela possibilidade de se poder descrever e
observar os processos sendo executados.
As pesquisas deste tipo têm como objetivo primordial a descrição das
características de determinada população ou fenômeno ou o estabelecimento de
relações entre variáveis. [...], pretendendo determinar a natureza dessa relação.
Neste caso tem-se uma pesquisa descritiva que se aproxima da explicativa. [...], há
pesquisas que, embora definidas como descritivas a partir de seus objetivos,
acabam servindo mais para proporcionar uma nova visão do problema, o que as
aproxima das pesquisas exploratórias (GIL, 1999, p.44).
Também classifica-se como explicativa, pois objetiva demonstrar a importância e os
benefícios que um Subsistema de Controle de Estoque traria para a entidade.
São aquelas pesquisas que têm como preocupação central identificar os fatores que
determinam ou que contribuem para a ocorrência dos fenômenos. Este é o tipo de
pesquisa que mais aprofunda o conhecimento da realidade, por que explica a razão,
o porquê das coisas. [...]. Pode-se dizer que o conhecimento científico está assentado
nos resultados oferecidos pelos estudos explicativos. [...]. Uma pesquisa explicativa
pode ser a continuação de outra descritiva, posto que a identificação dos fatores que
determinam um fenômeno exige que este esteja suficientemente descrito e detalhado
(GIL, 1999, p.44).
17
1.6.1.3 Do Ponto de Vista dos Procedimentos Técnicos
Este estudo classifica-se também como pesquisa bibliográfica, documental e estudo de
caso. Enquadra-se como Pesquisa Bibliográfica, porque foi elaborado com o uso de materiais
bibliográficos publicados, em suas várias formas. “Pesquisa bibliográfica é o estudo
sistematizado desenvolvido com base em material publicado em livros, revistas, jornais, redes
eletrônicas, isto é, material acessível ao publico em geral” (VERGARA, 2009, p.43).
É pesquisa documental pelo fato de ser elaborado com base nos procedimentos
utilizados atualmente pela entidade. A pesquisa “documental é realizada em documentos
conservados no interior de órgãos públicos e privados de qualquer natureza, ou com pessoas:
registros, anais, regulamentos, circulares, ofícios, [...], (VERGARA, 2009, p.43).
Um “estudo de caso é o circunscrito a uma ou poucas unidades, entendidas essas como
pessoa, família, produto, empresa, órgão publico, comunidade ou mesmo país. Tem caráter de
profundidade e detalhamento” (VERGARA, 2009, p.43).
Possibilita um estudo mais
detalhado do Sistema de Estoque atual da referida entidade, onde se pode obter um
conhecimento mais claro e profundo com relação ao objeto de pesquisa.
1.6.2 Plano de coleta de dados
O presente trabalho visa à proposição de um subsistema de Controle de Estoque para
uma Escola de Educação Infantil. Onde o primeiro passo foi à busca de autorização junto a
Secretaria Municipal de Educação, para que este fosse desenvolvido. As fontes de dados para
o desenvolvimento do referido estudo foram obtidas através de observações e
questionamentos, junto à direção da escola, e as pessoas, no caso três, responsáveis pela
distribuição dos produtos do Almoxarifado da SMED (Secretária Municipal de Educação),
para a escola.
1.6.2.1 Instrumentos de coleta de dados
Foram considerados instrumentos de coleta de dados, para elaboração do referido
trabalho os seguintes itens:
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- Observação
De acordo com Marconi e Lakatos (1996), é uma técnica utilizada para a coleta de
dados que utiliza os sentidos como forma de colher informações, sobre alguns aspectos da
realidade. De acordo com os meios utilizados e o lugar onde se realiza, divide-se em várias
modalidades. Neste trabalho com relação aos meios utilizados se classificam como,
observação sistemática: com planejamento e controle previamente elaborados; e com relação
ao lugar onde se realiza, classifica-se como, observação na vida real: o registro de dados foi
feito à medida que ocorreram, dentro do ambiente da instituição em estudo.
- Entrevista
Conforme Marconi e Lakatos (1996, p. 84), “a entrevista é um encontro entre duas
pessoas, a fim de que uma delas obtenha informações a respeito de determinado assunto,
mediante uma conversação de natureza profissional”.
De acordo com o propósito, a entrevista divide-se em vários tipos, neste contexto este
trabalho utilizou a entrevista, despadronizada ou não-estruturada: onde uma estrutura prédefinida ou roteiro a ser seguido não existe.
1.6.3 Plano de análise e interpretação dos dados
- Revisão bibliográfica, base do estudo.
- Descrição dos processos de entradas, saídas e consumo de material.
- Identificação dos pontos de controles.
- Apuração das informações para o gerenciamento das atividades.
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2 REVISÃO BIBLIOGRÁFICA
Neste capitulo consta a revisão bibliográfica baseada na pesquisa em livros, artigos, e
outros meios disponíveis. Onde se buscou um melhor conhecimento teórico dos assuntos que
envolvem a proposição de um subsistema de informação, com ênfase no controle de estoques.
Sendo o controle de estoques parte da contabilidade, é inevitável que o conceito de
contabilidade seja destacado. Como o próprio nome reza o controle de estoques, junto com a
contabilidade principalmente pela sua finalidade, oferece importante suporte a controladoria,
motivo pelo qual também foi conceituada.
2.1 Conceitos de contabilidade
A seguir apresenta-se o conceito de contabilidade, conforme pesquisa em autores.
Com o objetivo de rever e melhor entender o propósito deste projeto.
A Contabilidade, na qualidade de metodologia especialmente concebida para captar,
registrar, acumular, resumir e interpretar os fenômenos que afetam as situações
patrimoniais, financeiras e econômicas de qualquer ente, seja este pessoa física,
entidade de finalidade não-lucrativas, empresa, ou mesmo pessoa de Direito Público,
tais como: Estado, Município, União, Autarquia etc., [...]. (EQUIPE DE
PROFESSORES DA FEA/USP, 1995, p.21).
Entendemos que a Contabilidade, como conjunto ordenado de conhecimentos, leis,
princípios e métodos de evidenciação próprios, é a ciência que estuda, controla e
observa o patrimônio das entidades nos seus aspectos quantitativo (monetário) e
qualitativo (físico) e que, como conjunto de normas, preceitos e regras gerais, se
constitui na técnica de coletar, catalogar e registrar os fatos que nele ocorrem, bem
como de acumular, resumir e revelar informações de suas variações e situação,
especialmente de natureza econômico-financeira, (BASSO, 2000, p.19).
Portanto pode-se dizer que a contabilidade é um instrumento norteador dos rumos de
uma organização. Pois ao cumprir seu principal objetivo, de registrar, acumular e analisar o
patrimônio de uma organização, ela influirá diretamente no seu desenvolvimento. Pois é a
partir de sua análise que decisões vitais são tomadas.
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2.1.1 Finalidade da contabilidade
Segundo Basso (2000, p.20) “a finalidade fundamental da Contabilidade é gerar
informações de ordem física, econômica e financeira sobre o patrimônio, com ênfase para o
controle e o planejamento.”
Ao cumpri sua finalidade, a contabilidade gera um “retrato” da organização. Que é
apresentado em forma de relatórios econômicos financeiros. Preparados com a finalidade de
apoiar todos os seus setores, e suas respectivas tomadas de decisões. Bem como todos os
elementos envolvidos com a empresa, ou seja, os proprietários, os administradores, gerentes,
controles, os investidores, os fornecedores, clientes e governos.
Os proprietários ou administradores precisam saber quanto à entidade está gerando de
lucros, por exemplo, para que sejam planejadas ações para o alcance de metas estabelecidas,
decidindo sempre pelo que for mais favorável. Os investidores para poderem escolher a
melhor forma de aplicação de seus recursos. Após verificar se a entidade tem condições de
quitar as dívidas contraídas, os fornecedores possam julgar sobre a concessão ou não de novos
créditos. Já o governo tem interesse em verificar se o valor recebido está de acordo com o
contabilizado, pois ele arrecada tributos que incidem sobre os produtos ou serviços por ela
vendidos, bem como sobre seu lucro.
Sabendo que a contabilidade não é privativa de empresas com fins lucrativos, mas
também de pessoas de Direito Público, tais como: Estado, Município, União, Autarquias.
Torna-se importante ressaltar que nessa esfera a contabilidade é muito importante para que a
sociedade de um modo geral seja informada de atos e práticas adotadas por seus devidos
setores, e a forma de emprego dos tributos por ela pagos. Podendo ser usada como uma
importante ferramenta de vigilância e fiscalização, no sentido de verificar o emprego correto
de recursos administrados pelo poder público.
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2.2 Controladoria
Considerando as mudanças que acontecem com grande rapidez em todos os setores em
todo o mundo, gerar informações que auxiliem ou permitem uma rápida tomada de decisão,
torna-se essencial nos dias atuais. Assim a controladoria oferece todos os requisitos
necessários para contribuir com o desenvolvimento global das organizações.
A Controladoria pode ser conceituada como um conjunto de princípios,
procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia,
Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupa da gestão
econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia, segundo
Mosimann, et al. (apud PADOVEZE, 1998, p.99).
Segundo Padoveze (1998, p.99), “na visão desses autores, a controladoria é uma
ciência autônoma e não se confunde com a contabilidade, apesar de utilizar
pesadamente o instrumental contábil.” Já na opinião de PADOVEZE (1998, p.99),
“a Controladoria pode ser entendida como a ciência contábil evoluída. Como em
todas as ciências, há o alargamento do campo de atuação. Esse alargamento [...]
conduziu a que ela seja melhor representada semanticamente pela denominação de
controladoria.”
A controladoria com sua estrutura, apoiada na contabilidade possui uma visão ampla
de toda a organização. E pode ser considerada a responsável pelo desenvolvimento de teorias
e conceitos, que se tornarão essencial para o planejamento, implantação e manutenção, dentre
outros itens os sistemas de informações. Pois estes devem ser apropriados aos níveis de gestão
dominante na organização. Devendo estar de acordo com as demandas de informações
exigidas em cada nível organizacional.
Sendo assim, pode-se dizer que a controladoria tem grande abrangência, ou melhor,
atua em todas as áreas da entidade. Na Contabilidade atua na escrituração comercial e fiscal.
É a base para a elaboração de orçamentos, acompanhamento e sua execução. Nas finanças
fornece dados para o planejamento financeiro, através da administração dos recursos
financeiros e fluxo de caixa. Desenvolvimento e implantação de sistemas de informações
integrados, integração de atividades e funcionários e a integridade dos recursos tecnológicos,
para melhor processamento de dados, bem como a implantação de plano de auditoria interna.
22
2.2.1 Estrutura da controladoria
Cuidar do planejamento, gerar, controlar, analisar, e interpretar informações sobre a
entidade e sua atuação no mercado, em constante relacionamento com os gestores da entidade
são algumas das atividades da controladoria. É responsabilidade da controladoria, manter
todos os setores da organização, interagindo entre si, e a empresa como um todo.
Basicamente a controladoria é responsável pelo sistema de informação contábil
gerencial da empresa e sua missão é assegurar o resultado da companhia. Para
tanto, ela deve atuar fortemente em todas as etapas do processo de gestão da
empresa, sob pena de não exercer adequadamente sua função de controle e reporte
na correção do planejamento, (PADOVEZE, 1998, p.110).
Segundo Vieira (2006), a controladoria tem como missão dentro da empresa, uma
ampla atuação e interação na busca dos objetivos da entidade. “devendo suportar todo o
processo de gestão empresarial por intermédio de seu sistema de informações, com
características de um órgão de apoio à gestão.”
Conforme Padoveze (1998, p.110), “a estruturação da controladoria deve estar ligada
aos sistemas de informação necessários à gestão”. Assim, a controladoria tem sua estruturada
dividida em duas grandes áreas: a área contábil e fiscal e a área de planejamento e controle.
Sendo a controladoria considerada um órgão de apoio a gestão, que coordena as informações
sobre a gestão econômica da entidade e abrange todas as áreas de suporte.
A controladoria tem como base as informações geradas pela contabilidade, ou seja, a
contabilidade societária, a contabilidade tributária, e o controle patrimonial. Seguindo nesse
mesmo nível pela área de planejamento e controle, onde são feitas as projeções, análises e
orçamentos. Também neste mesmo nível está a contabilidade de custos e o acompanhamento
do negócio. Estas duas áreas estão diretamente ligadas ao sistema de informações gerenciais,
que por sua vez se liga á auditoria interna, que fornece informações, que por intermédio da
controladoria mantém relações com investidores, Padoveze (apud VIEIRA 2006). Tornando
se assim um órgão de vital importância para as organizações, pois além de promover a
integração de toda a empresa propicia que a tomada de decisão sejam em nível de eficiência
elevado e de grande qualidade, o que favorece o alcance de seus objetivos.
23
2.3 Sistemas de informações
2.3.1 Conceito
Pode – se “definir um sistema como um conjunto de elementos dinamicamente
relacionados entre si, formando uma atividade para atingir um objetivo, operando sobre
entradas e fornecendo saídas processadas”, (CHIAVENATO, 2002, p.239).
Segundo Chiavenato, “Informação: é um conjunto de dados organizados, agrupados e
categorizados em padrões para criar um significado. A informação reduz a incerteza ou
aumenta o conhecimento a respeito de algo. É que, o significado transforma um dado em
informação.” O mesmo autor se refere a dados, “como um registro ou anotação a respeito de
um evento ou ocorrência. E a comunicação, quando uma informação é transmitida ou
compartilhada com alguém, tornar comum a uma ou mais pessoas uma determinada
informação.”
Um Sistema de Informação é um conjunto de componentes inter-relacionados cujo
elemento principal é a informação. Seu objetivo é coletar, armazenar, processar, e fornecer
informações de modo a apoiar as funções ou processos de uma organização. Geralmente, um
Sistema de Informação é composto de um subsistema social e de um subsistema
automatizado. O primeiro inclui as pessoas, processos, informações e documentos. O segundo
consiste dos meios automatizados (máquinas, computadores, redes de comunicação) que
interligam os elementos do subsistema social.
As pessoas, juntamente como os processos que executam e com as informações e
documentos que manipulam, também fazem parte do Sistema de Informação. O Sistema de
Informação é algo maior que um software, pois além de incluir o hardware e o software,
também inclui os processos, e seus agentes, que são executados fora das máquinas. Isto
significa que as pessoas, que não trabalham diretamente com os computadores, também façam
parte do sistema.
Não dar atenção ao aspecto social é correr o risco de que depois de implantados,
principalmente os sistemas automatizados, não sejam eficazes ou não possam ser utilizados,
apesar de estarem funcionando perfeitamente. Os aspectos sociais interferem e muito no
24
funcionamento de um Sistema de Informação. Os processos podem ser modificados em razão
de aspectos sociais não controlados. Por esta razão, é que existem muitos sistemas que depois
de implantados acabam não sendo utilizados ou até mesmo trazendo prejuízos ou dificultando
o trabalho nas organizações.
2.3.2 A importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas
O sucesso de qualquer organização está diretamente ligado, a sua capacidade de
gerar e transferir informações, de forma eficaz. Entender os meios pelos quais a entidade se
desenvolve e desenvolve as suas atividades, é o ponto de partida para qualquer gestor.
Portanto, este devera ter a seu dispor mecanismos que o auxiliem no processo de coletar,
manter, e distribuir informações.
Os sistemas de informações desempenham um importante papel, ajudando as
entidades a aperfeiçoarem seu fluxo de informação, e capturar sua base de dados, ou seja, a
forma como é armazenado, pode em um momento ou outro se perder caso não tiver sido
coletado e armazenado de forma lógica e coerente, (CHIAVENATO, 2008).
Os sistemas baseados em computadores se tornaram essenciais nas organizações, nos
últimos tempos, por fornecer instrumentos úteis ao apoio nas decisões dos gestores e demais
envolvidos. As soluções existem, cabe aos gestores tomar as decisões corretas e olharem a
tecnologia da informação como uma ferramenta, de auxilio para antecipar-se e prever
acontecimentos, eliminando retrabalhos, melhorando a comunicação, e facilitando a
circulação das informações, (LAUDON E LAUDON, 1999).
A tecnologia da informação desempenha junto aos processos de gestão, a coresponsabilidade de ajudar a desenvolver os processos inerentes as atividades da entidade.
Tornando mais fácil para as pessoas que compõem a organização, o compartilhamento de
problemas, perspectivas, idéias e soluções no dia-a-dia profissional.
25
2.3.3 Sistemas abertos e fechados
Quanto a sua natureza os sistemas podem ser classificados em abertos ou fechados, ou
seja, são considerados abertos por apresentarem relacionamento constante com o meio onde
estão inseridos. Recebendo e enviando produtos ou informações regularmente, estando assim
em constante adaptação. São considerados fechados os sistemas que não se utilizam de
recursos externos, ou seja, não recebem e não enviam produtos ou informações, na relação
com o meio onde estão inseridos.
Os sistemas abertos, segundo CHIAVENATO (2002, p. 321/324), “são caracterizados
por um processo de intercâmbio infinito com o seu ambiente para trocar energia e informação,
[...] através de entradas e saídas.”
Os sistemas fechados, conforme o autor citado anteriormente, “são os sistemas que
não apresentam intercâmbio com o meio ambiente que os circunda, pois são herméticos a
qualquer influência ambiental. [...] Não recebem nenhum recurso externo e nada produzem
que seja enviado para fora.”
Um sistema pode ser considerado um equipamento qualquer, por exemplo, um
computador é considerado um sistema aberto, ao ser utilizado por um usuário produz uma
interação com o meio externo, o usuário ao manipular ou depositar novos dados promove uma
interação com a máquina. Também pode ser considerado um sistema fechado quando
programado para executar determinadas tarefas, ou seja, aqueles que são adaptados as
máquinas de uma linha de produção. São considerados sistemas circulares que ao final de
determinado movimento voltam ao início do mesmo.
2.3.4 Empresa como um sistema aberto
De acordo com as considerações anteriores pode-se dizer que, “uma empresa é
considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente em
que ela atua.”
A empresa é considerada um sistema aberto em virtude de interagir
permanentemente com todo o ambiente onde está inserida. Além de ser um sistema aberto, a
26
empresa também é dinâmica, por realizar um conjunto de atividades que a leva a constantes
mudanças com a orientação de atingir seus objetivos. Por interagir com o ambiente onde está
inserida, a organização sofre diversas pressões do ambiente externo, (CHIAVENATO, 2002).
É importante que a empresa para continuar ativa no mercado, deve se adequar as
mudanças que ocorrem a nível local, regional ou mundial. Com a globalização, as mudanças
principalmente na economia e na tecnologia, podem afetar de forma negativa a organização.
Também deve considerar os subsistemas e suas mudanças, e se adequar da melhor maneira
possível.
2.3.3.1 Subsistemas empresariais
Subsistema, segundo Resende e Abreu (2009, p.28) é a “divisão do sistema em
questão, são partes estruturadas e identificadas, [...]” conforme os mesmos autores, “a
essência de muitos subsistemas empresariais é parecida na maioria das empresas, pois elas
têm necessidade de produzir, comercializar, controlar suas riquezas e gestionar recursos
humanos, mesmo as empresas sem fins financeiros.”
Conforme Catelli (2001, p. 55) os subsistemas empresariais são: Subsistema
Institucional, formado pelas crenças, valores e expectativas dos proprietários, diretrizes de
orientação para atingir resultados desejados; Subsistema Organizacional revela a estrutura
administrativa e a forma como as tarefas e atividades são agrupadas; Subsistema FísicoOperacional compreende os elementos materiais e físicos da organização, são os recursos
utilizados para desenvolver suas atividades e gerar produtos ou serviços; Subsistema Social
são as pessoas e suas características, a motivação e satisfação neste subsistema devem ser
observadas, pois irão refletir diretamente no desempenho da organização; Subsistema de
Gestão orienta a realização das atividades da empresa é onde são tomadas as decisões. É
justificado pela necessidade de planejamento, execução e controle das atividades; Subsistema
de Informação compreende a atividade de obtenção, processamento e geração de informação,
utilizado na execução e gestão das atividades, incluindo aqui as informações ambientais,
econômico-financeiras e operacionais.
A missão de uma organização caracteriza-se pela orientação comum advinda de seus
subsistemas, que estabelecem os objetivos de sua atuação. Para que possa atingir seus
27
objetivos a entidade deve contar com um bom sistema de informação, que deve ser orientado
por um conjunto de regras de controle de entrada de dados, e estes devem estar de acordo com
princípios e normas legais. Esses dados após processados são transformados em informações
de qualidade e economicamente compreensíveis aos interessados.
2.3.4 Sistemas de Informações Operacionais
Segundo Padoveze, (1998, p.50) “os sistemas de informações de apoio às operações
nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da
empresa.” Os sistemas de informações operacionais são os mais simples e os mais comuns
nas organizações. Pois eles apóiam as funções operacionais da organização, aquelas realizadas
no dia-a-dia. Por isto, são facilmente identificados no nível operacional da organização.
Geralmente, são os primeiros a serem implantados, apesar de esta não ser necessariamente
uma regra. A razão é que são os mais fáceis e baratos de serem adquiridos, além de darem
origem aos sistemas mais avançados, os gerenciais e de apoio à decisão.
Os sistemas operacionais têm por objetivo processar dados, isto é, fazer cálculos,
armazenar e recuperar dados, ordenar e apresentar dados para os usuários. Seu benefício
principal é a agilidade obtida nas rotinas e tarefas, incluindo documentação rápida e eficiente,
busca acelerada de informações e cálculos rápidos e precisos. Entretanto, outros benefícios
podem ser conseguidos com este tipo de sistema, como por exemplo, confiabilidade, redução
de pessoal e custos e melhor comunicação interna, entre setores, ou externa com clientes e
fornecedores.
Entre os sistemas operacionais, incluem-se: sistemas de cadastro em geral, como de
clientes, produtos e fornecedores; os sistemas de contabilidade; sistemas de vendas e
distribuição, folha de pagamento, controle de estoque. Dois casos especiais de Sistema de
Informações Operacionais são: os sistemas de gestão empresarial (ERP): responsáveis por
administrar, automatizar e apoiar todos os processos de uma organização de forma integrada;
e os sistemas de automação comercial: que incluem apoio às vendas, estoque e contabilidade,
com uso de terminais ponto-de-venda (PDV) e centrais automatizadas.
Existem pacotes de software prontos, para serem adquiridos, a preços acessíveis, o que
pode ser mais vantajoso do que desenvolver o software por conta própria ou com terceiros.
28
Entretanto, como qualquer software, nem sempre estes pacotes são adequados aos processos
da organização, pois cada organização possui pequenas diferenças no seu modo de trabalhar,
mesmo sendo de um ramo que pouco se modifica. Assim, pacotes com parâmetros prédefinidos podem ser facilmente adaptados ao ambiente local, se tornando assim uma boa
opção. Como qualquer outra ferramenta, neste tipo de software a desvantagem, é que muitas
vezes os pacotes são difíceis de serem ajustados, portanto se faz necessário uma equipe
técnica experiente para dar suporte.
2.3.4.1 Subsistema de compras
O subsistema de compras é parte integrante das atividades operacionais da empresa,
está diretamente ligada às áreas de estoques e fiscal. Este subsistema conforme Chiavenato
(2002) recebe entradas ou insumos para poder operar. A entrada de um sistema é tudo o que o
sistema importa ou recebe de fora para poder operar, podendo ser constituído de informações
ou materiais.
Materiais segundo o autor citado anteriormente são, os recursos físicos utilizados,
como meios para produzir produtos ou serviços. Conforme Cassarro (apud, VIEIRA, 2006) as
funções deste setor são: receber solicitações de compras; verificar sua adequação; obter
aprovação; selecionar fornecedores; emitir e receber solicitação de cotação; analisar e
escolher a melhor alternativa; emitir os pedidos de fornecimento de mercadorias; obter
aprovação dos pedidos de mercadorias; receber do almoxarifado avisos de recebimento, e
irregularidades ocorridas no processo; verificar a documentação e encerrar o processo;
resolver pendências junto a fornecedores; emitir relatórios dos trabalhos realizados.
São dados gerados pelo sistema de compras: número de identificação do item;
principais fornecedores; lista de preços; preços efetivamente praticados, quantidades
compradas; autor das compras; transportador e local de entrega; destino/utilização do
material; custo a ser debitado; conta para contabilização; itens fiscais; controle de estoque.
29
2.3.4.2 Subsistema de estoques
No subsistema de estoques, os procedimentos são de recebimento de mercadorias, e
conferência física e documental. Segundo Padoveze (1998, p. 87), “fluxo subseqüente da área
de compras, o controle dos estoques tem um ou mais sistemas específicos para seu controle.”
“A entrada dos estoques é integrada com a baixa no sistema de compras, ao mesmo tempo em
que inicia a contabilização e área fiscal.” No subsistema de estoques os principais dados
gerados são: número e descrição do item; quantidades de entradas, saídas e saldos; ponto de
pedido; estoque de segurança e mínimo; identificação de entradas e saídas, autor ou
requisitante responsável, dados de local de guarda dos materiais, tipo de embalagem para
movimentação dos produtos, emissão de etiquetas de identificação.
Em resumo é no estoque que se processa o controle físico, financeiro e de
armazenagem de materiais. As informações fornecidas por esse setor são: recebimento físico,
que é o processo de recebimento de mercadorias, quando se faz a conferência física e
documental, acionando na maioria das vezes o controle de qualidade. Recebimento fiscal,
após o recebimento dos dados do controle físico, e do sistema de estoque, apura se os códigos
fiscais, créditos de impostos, custos e contabilização.
2.3.4.3 Subsistema de Saídas
Saída conforme Chiavenato (2002) é o resultado final da operação de um sistema. Este
sistema envolve o processo de consumo dos materiais em estoque, cabe a ele a identificação e
cadastro dos usuários e consumidores, o processamento de pedidos, encomendas e
distribuição dos materiais. Os conjuntos de informações fornecidas por esse setor são: sistema
de cadastros, onde constam informações cadastrais dos consumidores/clientes; informações
para a tomada de decisão, como a quantidade consumida de cada item por determinado
setor/entidade.
Utiliza-se do sistema de emissão de Nota Fiscal, Faturamento ou Documento de Saída
de Mercadoria, onde consta a identificação do consumidor/cliente; descrição (data de saída,
transportador), quantidade, valor unitário e total dos itens.
30
2.3.5 Sistema de apoio à gestão
O subsistema de apoio à gestão compreende um conjunto de procedimento e diretrizes,
partindo do planejamento até o controle das operações (PADOVEZE, 1998). Segundo o autor,
os sistemas de apoio à gestão são os sistemas ligados à vida econômico-financeira da
empresa, são utilizados principalmente pela área administrativa e financeira das organizações,
com o propósito de planejar e controlar o fluxo financeiro e avaliar o desempenho das suas
atividades. São considerados sistemas de apoio à gestão, o sistema de informação contábil, o
sistema de custos, orçamento, planejamento de caixa, de resultados e lucros, entre outros.
Segundo Vieira (2006), os sistemas de apoio à gestão se utilizam, das informações
geradas pelos subsistemas operacionais. Visando atender um determinado objetivo,
fornecendo instrumento para avaliação e controle das atividades, sendo chamado de
subsistema gerencial.
2.3.6 Níveis do sistema de informações gerenciais
Sistema de informações gerenciais (SIG) é o processo de transformação de dados em
informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, proporcionando, ainda, a
sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados (OLIVEIRA, 2001). Esse
sistema tem como objetivo a integração, e consolidação das informações necessárias à gestão
da organização.
Integram os subsistemas dos sistemas operacionais e sistemas de apoio à gestão, por
meio da tecnologia da informação. Desta forma os processos desenvolvidos pela entidade são
visualizados de forma dinâmica, com visão horizontal e de processos de todos os
departamentos e funções.
O sistema de informações gerenciais deve ser capaz de fornecer informações
relevantes para utilização nos três níveis de decisão. Que são o estratégico, tático, e
operacional. O nível estratégico processa os dados das operações táticas e operacionais,
trabalhando com dados em nível macro, relacionadas com informações internas (funções
desenvolvidas), e externas (comportamento de mercado). Dados que auxiliam no processo de
tomada de decisão pela alta administração.
31
As decisões estratégicas, derivadas do planejamento de longo prazo, segundo Resende
e Abreu (2009) gera atos de efeito duradouro e difícil de inverter. O nível estratégico
considera toda a estrutura organizacional da empresa para obter uma melhor interação desta
com o ambiente. São consideradas informações estratégicas, conforme Resende e Abreu,
entre outras, a quantidade produzida versus número de pedidos em negociação; quantidade de
valor total de faturamento versus valor de contas a pagar; data de planejamento de compras
versus quantidade de estoque disponível; valor total dos custos versus valor total de contas a
receber.
O nível tático tem como finalidade aperfeiçoar determinada área de resultado ou
função empresarial e não a empresa inteira. Contempla o processamento de grupos de dados
das operações e transações operacionais, transformando-os em informações agrupadas. Geram
atos de efeito á curto prazo, e de menor impacto no funcionamento estratégico da empresa
(RESENDE e ABREU, 2009). É o nível que cuida do relacionamento e integração interna da
organização. Neste nível as informações demandadas são, sobre planejamento e controle da
produção, faturamento diário e mensal, contas a pagar e inadimplência, estoques, relatório de
salários e impostos.
O sistema de informação operacional contempla o processamento de operações e
transações rotineiras do dia a dia das organizações, incluindo seus respectivos procedimentos
(RESENDE e ABREU, 2009). Controla as operações funcionais da organização, demandando
ações que assegurem que as funções sejam desenvolvidas com efetividade e eficiência.
Auxiliando na tomada de decisão dos gerentes de cada departamento.
Estão classificadas neste sistema as informações, de planejamento e controle de
produção, juntamente com o nome do produto e data de produção; faturamento e nome do
item de venda, preço do produto e data do faturamento; contas a pagar com o valor do título e
data do vencimento; estoques com código e tipo de material; folha de pagamento com o
respectivo valor do salário e provento, e nome do funcionário; contabilidade fiscal onde deve
constar o valor do lançamento e sua natureza contábil.
Nos sistemas de informações operacionais, as informações são apresentadas no menor
nível, ou seja, analítica, detalhada e normalmente apresentada no singular (RESENDE e
ABREU, 2009). Conforme o autor, sendo esse a parte central dos sistemas de informações,
32
contempla todos os componentes básicos de funcionamento operacional das organizações.
Neste sistema, cada transação efetuada pela empresa envolve entrada e alimentação de dados,
processamento, armazenagem, e geração de documentos e relatórios. Devido ao grande
volume e repetição de dados, e grande saída de informação, é comum a aplicação de auditoria
nesta área. Principalmente pelo envolvimento de várias pessoas, que coletam e alimentam
esses dados, provocando impactos negativos se houver falhas de operação ou manipulação de
dados.
2.3.6.1 Qualidade da informação
Na busca por melhores resultados, todas as fontes de informações ao alcance da
empresa devem ser consideradas, mas não são todas que devem ganhar atenção especial. As
empresas precisam estar abertas para absorver informações também do meio externo,
transformando-as em conhecimento aplicável e competitivo. A informação assume
característica contextual, temporal e relativa. Ou seja, a informação quando tem conteúdo,
facilita a tomada de decisão, mas deve estar em tempo hábil, e deve estar de acordo com o
problema ou objeto estudado.
Assim o grau em que a informação tem qualidade, é quando tem conteúdo, forma e
tempo, que valorize as decisões finais de usuários específicos, sendo útil e apropriada para os
mesmos. Portanto para se ter qualidade, a informação precisa ter os seguintes aspectos: tempo
e prontidão; freqüência/período; conteúdo, precisão, relevância e amplitude; forma, clareza,
detalhes e apresentação (OLIVEIRA, 2001, p. 48).
Em tempos passados, o problema era a escassez de informação nas organizações,
portanto o instinto do decisor era muito valorizado. Agora o excesso é que pode prejudicar, as
informações devem ser filtradas e qualificadas. Para que no momento certo, possa ser extraído
o seu valor, e ser administrado de forma a trazer resultados bons e duradouros.
A tecnologia usada nas empresas não deve apenas reduzir a sobrecarga de informação
e sim simplificar o acesso a ela, preferencialmente de forma personalizada onde a qualidade
do conteúdo seja mais importante que a quantidade. De maneira que as informações possam
ser apresentadas de forma consistente e que possam ser facilmente acessadas pelos usuários,
33
sendo também adaptável e flexível a mudanças, e funcionar principalmente como base para
uma eficiente tomada de decisão.
Em consonância com Oliveira (2001), a informação deve estar em nível otimizado de
qualidade. Deve ser considerado, que a qualidade total da informação além de apresentar
custo mínimo e quantidade adequada, também deve considerar a satisfação e manutenção do
usuário da informação. O mesmo autor destaca que, a qualidade total da informação é real,
quando “atende às necessidades especificas do executivo decisor, ou seja, proporciona
elevada satisfação, bem como tem elevada qualidade de conformação, ou seja, tem suficiência
em sua estrutura lógica.
2.4 Tecnologia da informação
“Tecnologia da informação é todo o conjunto tecnológico à disposição das empresas
para efetivar seu subsistema de informação. Esse arsenal tecnológico está normalmente ligado
à informática e a telecomunicação” (PADOVEZE, 1998, p.42). No entendimento de Cruz,
“Tecnologia da informação pode ser todo e qualquer dispositivo que tenha capacidade para
tratar dados e ou informações, tanto de forma sistêmica como esporádica, quer esteja aplicada
ao produto, quer esteja aplicada no processo. (apud REZENDE e ABREU, 2009, p.54).
A informação como se sabe, é o dado disposto de forma que o usuário consiga tirar
proveito benéfico dela nas suas decisões, para com a organização. Nessa circunstância a
tecnologia se torna indispensável, pois em uma organização, as informações são o alicerce, a
base para qualquer tomada de decisão. Portanto, planejar o armazenamento das informações, é
imprescindível, pois se os dados não são armazenados de forma adequada, com o tempo
podem ser perdidos. Mesmo aqueles dados que se tornaram um manual dentro das
organizações, podem não ser encontrados no futuro, pois nem todos os funcionários
vasculham aquela ultima gaveta empoeirada do arquivo da empresa.
A tecnologia da informação pode desempenhar um valioso papel nos processos
decisórios, ajudando as empresas a qualificar seu fluxo de informação e capturar apenas dados
de alto valor. Ou seja, a forma como os dados são armazenados, se torna fator chave, porque
mesmo que ele seja criado e compartilhado de forma ágil, em um momento ou outro poderá se
perder caso não tiver sido coletado, armazenado e organizado de forma lógica e coerente.
34
As tecnologias baseadas em computadores não substituem o planejamento ou a
estratégia das organizações, mas são essenciais na maioria delas por fornecer instrumentos
úteis para apoiar os decisores e demais envolvidos nas atividades da empresa. A possibilidade
de armazenar, acessar e gerenciar os dados e transformá-los em informações úteis que
auxiliem no processo de tomada de decisão constitui-se em elemento fundamental para a
eficiência dos processos dentro de uma organização.
Nesse sentido, os bancos de dados assumem grande importância no ambiente da
tecnologia da informação, principalmente após o desenvolvimento da internet, que
multiplicou a quantidade de informações que podem ser obtidas em um curto espaço de
tempo.
2.4.1 Tecnologia da Informação e SIG
As entidades hoje têm a sua disposição diversas tecnologias, que facilitam o processo
de tomada de decisão, que ajudam a entender melhor todos os seus aspectos funcionais,
efetivam o seu desenvolvimento, traduzido em resultados positivos e maior competitividade.
De acordo com Laudon & Laudon (1999, p. 154) “um sistema de computador organiza os
dados numa hierarquia que começa com bits e bytes e progride a campos, registros, arquivos
formando um banco de dados.” Os sistemas de computador, são considerados apenas um
meio de viabilizar ou disponibilizar aos tomadores de decisão, informações necessárias aos
processos operacionais, táticos e estratégicos.
Existem diferentes bancos de dados, que segundo alguns autores são classificados em
operacionais, data warehouse e data mining. Paralelamente aos sistemas de informações são
implantados banco de dados operacionais. Conceitualmente, banco de dados é uma coleção de
dados relacionados logicamente, de forma coerente, e com algum significado inerente. Usados
para guardar e manipular dados, que posteriormente serão transformados em informação.
Também segundo Oliveira (2001, p. 57), “é uma coleção de dados e informações que pode
atender às necessidades de muitos sistemas, com um mínimo de duplicação, e que estabelece
relações naturais entre dados e informações.”
Conforme o autor, um sistema de banco de dados quando mal projetado, podem
apresentar problemas como, falha no relacionamento entre o sistema e o processo decisório,
35
com a coleta de dados irrelevantes ou, omissão de outros que seriam importantes para a
tomada de decisão. A sobrecarga de tarefas na verificação de que os dados estão de acordo
com a decisão a ser tomada, ou se os mesmos são confiáveis.
Os bancos operacionais dão suporte aos sistemas de informação operacionais da
entidade, também chamados de sistemas transacionais, contemplam o processamento de
operações e transações cotidianas, incluindo seus respectivos procedimentos. Segundo
Rezende e Abreu, (2009, p.192) “nesse tipo de banco de dados é que podem aparecer às
redundâncias de dados, as inconsistências ou a falta de integridade de dados, ocasionando alto
custo na geração de informação.” Em virtude de estarem sempre sendo manipulados com
entradas ou saída de dados para outros sistemas, requer uma organização muito bem
elaborada.
Data Warehouse, segundo Resende e Abreu (2009), “é um grande banco de dados que
armazena dados de diversas fontes para futura geração de informações integradas, com base
nos dados do funcionamento das funções empresariais operacionais de uma organização
inteira.” Neste sistema os dados são consolidados, a partir da reorganização de dados e
combinações de informações, para serem usados em análises e relatórios, para a tomada de
decisões a nível tático e estratégico.
Com essa tecnologia os tomadores de decisão encontram uma ferramenta que
sustentará, por exemplo, a elaboração de seu planejamento, sendo que as análises poderão ser
realizadas com base em fatos concretos. O data warehouse acelera o processo de tomada de
decisão por meio da informação just-in-time, da quantidade de dados que armazena, da
agilidade que trás aos decisores, com dados confiáveis e consistentes, elevando a organização
a um novo patamar de competição.
Junto com o data warehouse existem diversas ferramentas adicionais, bastante
interessante e destacada por diversos autores é a tecnologia de data mining, ou mineração de
dados, aplicativo que pode ser acoplado a um data warehouse com a finalidade de realizar
consultas nos dados armazenados, procura tendências chaves, padrões de comportamento e
correlação entre registros.
36
O data mining desenvolvido com base na tecnologia de inteligência artificial vasculha
dados em busca de informações que podem ser importantes, de acordo com critérios
predeterminados. Conforme Resende e Abreu (2009), “essa tecnologia é formada por um
conjunto de ferramentas que, por meio do uso de algoritmos de aprendizado ou baseados em
redes neurais e estatísticas, são capazes de explorar um grande conjunto de dados, extraindo
destes conhecimentos em forma de hipóteses e regras.”
De acordo com o autor citado anteriormente, um data mining é capaz de selecionar
dados relevantes, fazer deduções, gerar informações com hipóteses, correlacionar dados
aparentemente desvinculados, fazer previsões, revelar atributos importantes, gerar cenários, e
relatar conhecimentos importantes. Isso permite que os gestores apliquem esses recursos nas
suas atividades decisórias.
Outras tecnologias que podem ser usadas na melhoria do processo de tomada de
decisão são: os sistemas de telecomunicações, internet, web e redes sociais, automação de
escritórios, tecnologia OLAP (On-Line Analytic Processing) e OLTP (On-Line Transaction
Processing), database marketing, sistemas especialistas, ERP (Enterprise Resourse Planning)
ou Planejamento de Recursos Empresariais, EIS (Executive Information Systems) e o SAD
(Sistemas de Apoio as Decisões).
Nesse sentido, se faz salientar que a implantação de um sistema deve ser muito bem
estudada, e seu desenvolvimento deve ser em parceria com todos os envolvidos nas atividades
da entidade. Este sistema deverá considerar todo o processo administrativo, sendo que o
mesmo deve ser planejado de acordo com os objetivos e resultados planejados. Bem como
estar de acordo com as políticas de informação, estrutura empresarial, e respectivas normas
adotadas pela entidade.
Existe a necessidade de informações, que suportem o processo decisório em ambientes
democráticos e competitivos, como os enfrentados hoje pelas empresas. Portanto se faz
necessário a eficiência dos sistemas de informações, onde a tecnologia se torna um meio
essencial na vida de empresas que buscam continuamente, crescimento e rentabilidade.
37
2.5 Processo decisório
A decisão segundo Oliveira (2001), é o encaminhamento que se dá antes das ações
práticas, portanto a decisão está sempre voltada para o futuro. O processo decisório conforme
o autor implica na racionalidade objetiva como consequência da necessidade de o tomador de
decisão ajustar seu comportamento a um sistema integrado, em meio a uma visão ampla de
alternativas que lhes são disponiveis antes da tomada de decisão. Levando em consideração
todo o conjunto de consequências que poderá ser gerado em virtude da escolha de uma
alternativa ou da própria escolha em relação as alternativas disponíveis.
Os sistemas de informações juntamente com a tecnologia da informação, podem
constituir-se de meios indispensáveis ao alinhamento da missão da organização, com a
finalidade de autogerar à sua viabilidade competitiva, econômica e financeira. Ao considerar
as mudanças de mercados e gerando informações relevantes ao processo decisório,
os
sistemas e a tecnologia de informação contribuem para o desenvolvimento global da
organização. Com o propósito de gerar informações e torná-las disponíveis a todos,
principalmente àqueles que participam da estrutura formal de poder dentro da organização.
Conforme Oliveira (2001), existe uma grande interligaçao entre os sistemas de
informações gerenciais, com o processo decisório. O executivo é, antes de tudo, um tomador
de decisões, portanto precisa de elementos que lhe permitam: caracterizar o problema para
que a decisão seja tomada e o problema solucionado; compreender o ambiente; e identificar
os impactos que sua decisão poderá provocar na entidade. Para que o processo decisório seja
adequado, é importante que o sistema e a tecnologia de informações sejam eficientes.
A informação gerada pelos sistemas tem como finalidade sustentar o processo
decisório em suas atividades de planejamento, execução e controle. O controle operacional, o
controle administrativo e estratégico, informam sobre o desempenho financeiro e competitivo,
condições de mercado e preferências de clientes. De acordo com Oliveira (2001, p. 40), o
“sistema de informações gerenciais é o processo de transformação de dados em informações
que serão utilizadas na estrutura decisória da entidade, proporcionando a sustenção
administrativa com vistas a otimizar os resultados esperados.”
38
Também conforme Oliveira (2001, p. 145), o processo decisório pode ser
caracterizado pelos seguintes momentos: monitoramento, identificação de situação que exige
tomada de decisão; análise, verificação da situação; concepção, estabelecimento de ações
possíveis; delineamento, escolha de curso específico de ação; aplicação, implementação do
curso de ação.
Em acordo com Vieira (2006, p. 40), “o processo de administrar empresas relaciona-se
com os processos decisórios, gerir empresas é tomar decisões. [...] Para tanto, necessitam estar
em constante evolução, convivendo com o processo decisório diáriamente, seja para decisões
ao nível estratégico, tático ou operacional.” Para Vieira, (2006, p. 37) “a integração das
informações com o processo decisório é ponto fundamental em todas as fases que envolvem o
ciclo das decisões.”
O sucesso de uma decisão depende do processo de escolha adequado, principalmente
quanto às suas fases. O processo decisório pode apresentar as seguintes fases: identificação do
problema; análise do problema, é feita a partir da consolidação das informações sobre o
mesmo; estabelecer soluções alternativas; análise e comparação das soluções alternativas,
através do levantamento das vantagens e desvantagens de cada alternativa, avaliação das
alternativas em relação ao grau de eficiência, eficácia e efetividade no processo; seleção de
alternativas; implantação e avaliação da alternativa selecionada.
2.5.1 Sistema de apoio a decisões
Os sistemas de apoio a decisões (SAD), conforme Rezende e Abreu (2009, p. 185),
“são tecnologias fundamentais para a evolução do processo de tomada de decisão nas
empresas modernas e usuárias de informações oportunas.” Segundo Padoveze (1998, p. 51)
podemos definir sistemas de suporte à decisão como sistemas em extensão dos modelos de
contabilidade gerencial para manuseio de problemas de planejamento semi-estruturados e
estratégicos.”
Os sistemas de apoio a decisões, juntamente com o sistema de apoio a gestão
permitem à alta administração obter informações, que permitem que o processo de tomada
decisão seja menos trabalhoso e demorado. Em um SAD as informações obtidas são:
determinação do local mais adequado para uma nova unidade comercial ou ponto de venda;
39
adicionar ou abandonar linhas de produtos; elaboração de orçamentos com diversas
alternativas; decisões de fazer ou comprar.
Esses sistemas são tecnologias que podem se utilizar da base se dados dos sistemas
operacionais e de apoio à gestão, tendo como objetivo flexibilizar as informações para os
usuários. Auxiliando em todas as fases da tomada de decisão, como desenvolvimento,
comparação e classificação de riscos, e fornecem subsídios na escolha da melhor alternativa,
com base em diversas informações relacionadas entre si.
Assim conforme Rezende e Abreu (2009), “os SAD permitem a coordenação e
integração de dados e de partes diversas, visando a objetivos comuns, fornecendo informações
que permitam melhores decisões empresariais.” Os SAD são compostos de partes com
funções definidas de acordo com suas relações. Portanto esses sistemas são diferentes de uma
empresa para outra, e deve ser desenvolvido de acordo com as atividades e características da
empresa.
Os SAD podem ser destinados e categorizados como institucionais e de consultas
regulares e preestabelecidas, dependendo de várias características da empresa usuária.
Incluindo o fato de serem ou não usados com pouca ou muita freqüência (Rezende e Abreu,
2009). É muito importante que antes da implantação desse sistema, que se faça uma análise
cuidadosa de seus componentes. Para que o desenvolvimento e manutenção do mesmo não
sejam dispendiosos. De acordo com o autor citado anteriormente, normalmente um SAD é
composto por: um banco de dados e seu sistema gerenciador; banco de modelos e seu sistema
gerenciador com motor de inferência; e software gerenciador de interface.
O banco de dados do SAD armazena diversos dados referente à empresa que
relacionados entre si, propiciam a geração de informação. Através deste sistema os dados são
manipulados e controlados dentro do SAD. O banco de dados deve ser independente, pois se
utilizará de informações de vários tipos, e de todos os níveis de gestão da organização. O
banco de dados deve objetivar: a integridade dos dados; rapidez e flexibilidade no acesso as
informações; independência entre dados e programas; sigilo e segurança dos dados;
padronização dos dados, (PADOVEZE, 1998).
40
O sistema de modelo do SAD, “é constituído por um conjunto de modelos de gestão
capaz de com os dados da empresa por meio de simulações, cálculos, e resolução de
problemas matemáticos.” Esse componente deve incluir modelos que poderão ser modificados
ou não, dependendo das necessidades ou do desenvolvimento da organização.
Software gerenciador de interface do SAD gera informações, “por meio dos modelos
de dados e dos recursos do sistema de banco de dados. Onde os objetivos de desempenho da
empresa mostram os tipos de tomada de decisão a serem assistido pelo SAD e os tipos de
apoio que devem ser incluídos nele durante o seu desenvolvimento (REZENDE e ABREU,
2009).” Padoveze destaca que um sistema gerenciador de dados deve objetivar: como proteger
os dados que são compartilhados; como estruturar os dados; como minimizar os impactos
negativos (prazos excessivos, erros) nas mudanças dos sistemas; como evitar erros e falhas;
como atender a essas questões com qualidade e segurança operacional.
Os sistemas de apoio sejam de decisão, gestão ou operacionais devem permitir
informações precisas para uma avaliação de qualidade da situação tanto econômica como
financeira da entidade. Portanto, o sistema de informação deve fornecer informações atuais,
precisas e o máximo possível de exatidão, auxiliando os gestores no processo decisório e
fornecendo suporte aos dirigentes garantindo, assim uma correta decisão.
41
3 PROPOSIÇÃO DE UM SUBSISTEMA DE INFORMAÇÕES NO SETOR DE
ESTOQUES PARA UMA ESCOLA INFANTIL: Estudo Aplicado.
Neste capitulo apresenta-se o estudo de caso que foi desenvolvido no setor de estoques
da escola, onde consta desde a descrição das atividades até a proposição do sistema de
informações.
3.1 Descrição dos estoques
O estoque da escola municipal em questão é composto por materiais de higiene e
limpeza, gêneros alimentícios: perecíveis e não perecíveis, material de enfermagem, material
de expediente e material pedagógico. Armazenados na escola em locais específicos, ou seja, o
mais próximo possível de onde se localiza o setor, para o qual são destinados. Os gêneros
alimentícios não perecíveis são estocados em armários fechados, os perecíveis no refrigerador
ou freezer, na cozinha junto ao refeitório. Por ser o local de preparação e consumo dos
mesmos. Assim como os materiais de expediente são estocados em armários junto à secretaria
da escola. Os materiais pedagógicos de uso coletivo são armazenados na sala de planejamento
dos professores. Os materiais de higiene e limpeza e de enfermagem são estocados em
armários fechados em uma sala no lado esquerdo do corredor de acesso ao interior da escola.
Sendo os únicos materiais que ficam em posição contraria ao setor que mais os utiliza.
A responsabilidade pelo controle de estoques dos materiais é da direção da escola em
conjunto com o secretário da escola. Portanto na falta de um o outro assume essa
responsabilidade, caso por uma eventualidade os dois estiverem indisponíveis, a direção
autoriza um dos funcionários do setor de encarregado das tarefas de controle do dia. A função
dos mesmos em relação ao estoque é registrar as entradas e saídas no livro de controle de
estoque diariamente, fazer o pedido de materiais, bem como seu recebimento e conferência.
Em cada setor um dos funcionários do setor auxilia a direção ou secretário, na conferência dos
produtos /materiais por ocasião da chegada dos mesmos na escola. Todos os funcionários que
trabalham no setor têm a responsabilidade de informar a direção sobre os produtos que estão
com baixa quantidade em estoque, para que o pedido extra seja feito, se for julgado
necessário. Devem também auxiliar na contagem física do estoque e no fracionamento de
produtos/materiais quando necessário.
42
É de responsabilidade de todos conferirem a data de validade dos produtos/materiais e
informar a direção caso estes estejam com prazo por esgotar, para que seja consumido o mais
prevê possível. No caso dos alimentos faz-se a alteração no cardápio de alimentação escolar,
para que esses itens sejam incorporados no preparo das refeições. Os produtos/materiais e
seus locais de armazenamento, não possuem outro estoque ou local de armazenamento
diferente dos citados anteriormente. Nos locais de armazenamento os materiais são separados
por tipo e peso. Em relação à organização do estoque nos locais de armazenamento os itens
mais pesados são estocados na parte inferior dos armários, os de peso intermediário nas
prateleiras intermediárias, e os mais leves nas prateleiras superiores.
Na organização dos gêneros alimentícios não perecíveis, segundo normas da
Vigilância Sanitária Municipal, deve ser observado um espaço de no mínimo cinco
centímetros ao fundo e nas laterais, e de no mínimo um centímetro entre as pilhas de produtos
diferentes. Assim como os itens que exalam, aromas forte devem ser armazenados o mais
longe possível de produtos que possam absorvê-los.
3.2 Descrição dos Processos
A seguir, apresenta-se a descrição dos processos utilizados na escola para os processos
de solicitação, recebimento, destino e consumo dos materiais. O objetivo é mostrar como
acontece na prática esses processos, as responsabilidades diante de cada procedimento, bem
como datas, períodos e documentação utilizada para o registro dos processos.
3.2.1 Processo de Solicitação de Materiais
Conforme problematização do tema desse estudo, a forma como são obtidas
informações sobre entradas, saídas e quantidade de produtos/materiais em estoque, ao final de
cada período, são elaboradas manualmente, através de preenchimento de planilhas. È
considerado final de período o dia vinte (20) de cada mês, caso este corresponda a sábado,
domingo ou feriado é antecipado, para o ultimo dia útil antecedente. Ao termino do período
são somados os produtos/materiais consumidos, diminuídos do estoque inicial obtendo o
estoque atual ou final.
43
O estoque final é transferido para uma nova planilha especifica para a solicitação de
materiais, que é datada e assinada pela direção ou responsável indicado pela mesma, e
encaminhada à secretaria de educação ao setor de alimentação escolar, no caso dos alimentos.
O mesmo processo é adotado com relação aos materiais de higiene e limpeza, enfermagem,
pedagógico e de expediente, que são feitos separadamente e encaminhado para seu referido
setor.
A planilha de solicitação de materiais contém a identificação do município, da
secretaria, e setor. Campo para preenchimento da identificação da escola ou entidade
municipal, mês e ano a que se refere, e identificação da planilha, por exemplo, “Alimentos
Não Perecíveis - Educação Infantil; Alimentos Não Perecíveis - Educação Fundamental”. È
composta de uma coluna que relaciona os produtos/materiais, uma coluna para o saldo em
estoque, outra para o pedido e uma para o recebido, que é preenchida no setor responsável
pela distribuição dos produtos/materiais na secretaria de educação. Tem exceção a planilha de
alimentos que não apresentam a coluna de pedido, apenas o saldo e o recebido, tendo em vista
que a distribuição desses gêneros é feito com base na freqüência escolar que é atualizada todo
dia (15) quinze do mês vigente, junto à secretaria de educação.
Cabe salientar que os gêneros alimentícios são divididos em dois grupos, os perecíveis
e os não perecíveis. Os não perecíveis são passiveis de controle após a chegada na escola,
dentro dos prazos citados anteriormente. Os alimentos perecíveis são considerados, as frutas,
legumes, verduras, carnes e laticínios, com exceção do leite UHT que consta nos itens não
perecíveis. O controle desses itens é feito exclusivamente pelo setor municipal de alimentação
escolar, pois vem em quantidade determinada pela média de freqüência dos alunos
matriculados, e são disponibilizados conforme o cardápio de alimentação, que é elaborado
com base na safra dos horti-fruti, e são enviados à escola durante a semana. Ou seja, estes
produtos chegam à escola semanalmente, para preparo durante a semana, no máximo até a
próxima remessa.
44
Setor de
Alimentação
Escolar
Setor de
Higiene e
Limpeza
Final
do
Período
Apura o
Estoque
Final
Direção/
Responsável Efetua
o Pedido
Encaminha
p/Secretaria
Educação
Setor
de
Enfermagem
Setor
Pedagógico/
Expediente
Figura 2: Solicitação Período Normal.
Fonte: dados conforme pesquisa
Caso acontecer de um determinado produto/material vir a faltar no meio do período, é
feito um novo pedido chamado pedido extra. A direção ao ter conhecimento da necessidade
do referido produto/material, emite um documento escrito, contendo a identificação da
entidade, os produtos/materiais, a quantidade solicitada, e a assinatura da direção ou
responsável pelo pedido, e envia ao referido setor, solicitando o material em falta. A
quantidade solicitada no pedido extra, pode não ser a que será disponibilizada para a escola,
pois depende da quantidade do item disponível no estoque do setor, junto à secretaria de
educação.
45
Setor de
Alimentação
Escolar
Necessidade
é
Detectada
na Escola
Direção
Escola
Comunica
Setor
Setor de
Higiene e
Limpeza
Setor
de
Enfermagem
Setor
Registra
Decide
Quantidade
Setor
Encaminha
Produtos à
Escola
Setor
Pedagógico/
Expediente
Figura 3: Solicitação/Pedido Extra
Fonte: dados conforme pesquisa
Portanto, o processo de solicitação se resume em ao final do período, fazer o
levantamento do estoque, registrar e assinar o saldo em estoque, transferir o saldo para a
planilha de pedidos, assinar e enviar para o setor responsável, junto à secretaria de educação.
3.2.2 Processo de Recebimento da Solicitação
O recebimento dos materiais se concretiza entre (4) quatro e (5) cinco dias úteis após a
entrega da solicitação no setor de alimentação, no caso dos alimentos, de (2) dois a (10) dez
dias no setor de Higiene e Limpeza, (2) dois a (5) cinco dias no setor de enfermagem. O
material pedagógico e de expediente ficam sujeitos a quantidade do pedido, podendo ser de
imediato ou de até (3) três meses, por causa do processo de licitação. Portanto esses materiais
são enviados à escola em quantidade suficiente para um determinado período, caso venha
faltar algum item é feito uma solicitação ao setor, se o material estiver disponível no estoque
da secretaria é enviado imediatamente á escola, se for o contrário decide-se uma solução em
conjunto com a direção da escola.
Quando da chegada dos produtos/materiais é feita a conferência por parte da direção/
responsável. Detectado incompatibilidade com as unidades descritas na planilha de pedidos de
46
materiais com as unidades efetivamente recebidas, faz-se uma observação na via da planilha
que retorna ao setor responsável e na via que permanece na escola. Caso o produto ou
material estiver faltando, o mesmo não será integrado ao estoque da escola, registra-se o ato
no livro de controle de estoques da escola e ajusta-se o saldo em conformidade com o que foi
recebido. Após a conferência e guarda dos materiais no almoxarifado, é feita a transferência
das quantidades de produtos/materiais recebidos para o livro de controle de estoques, e
atualiza-se o saldo em estoque.
Saída
material da
Secretaria
de
Educação
Chegada do
Material/
Produtos na
Escola
Confere
c/pedido
Guarda no
Almoxarifado
Registro no
Livro de
Estoques
Confere
Saldo
x
Entrada
Registra
Novo
Saldo
Figura 4: Recebimento da Solicitação
Fonte: dados conforme pesquisa
Em resumo o recebimento de materiais se concretiza com a chegada dos materiais a
escola, quando é feito a conferência e guarda no almoxarifado, registra a quantidade recebida
de cada item no livro de controle de estoques. Apura e registra o novo saldo, que é datado e
assinado.
3.2.3 Processo de Baixa/Consumo de Materiais
A baixa no estoque é efetivada todos os dias. Os alimentos não perecíveis são
consumidos conforme o cardápio de alimentação vigente. No inicio do expediente escolar fazse a verificação dos produtos necessários para a higienização e limpeza, do espaço escolar
durante seu horário de funcionamento. Sendo que a baixa dos alimentos ou produtos para
higiene e limpeza é feita no momento da retirada no almoxarifado. Materiais de enfermagem e
de expediente são retirados do almoxarifado e baixados do estoque no mesmo instante,
sempre que se fizer necessário.
47
Verifica Necessidade
Almoxarifado
Alimentos
Não
Perecíveis
Material
Higiene e
Limpeza
Material
de
Enfermagem
Retira/Baixa
Estoque
Material
de
Expediente
Encaminha Setor
Solicitante
Figura 5: Baixa/Consumo de Produtos/Materiais
Fonte: dados conforme pesquisa
Tem exceção neste processo o material pedagógico, que ao ser recebido é conferido e
distribuído entre as salas, respeitando a faixa etária dos alunos ali matriculados, com relação a
livros, jogos, CDs, etc., passam a integrar o Patrimônio da Escola.
Material Pedagógico
Recebe/Confere
Distribui
Berçário
Berçário
1
2
Maternal
1
Maternal
2-A/2-B
Integra Patrimônio
Figura 6: Baixa/Consumo Material Pedagógico
Fonte: Dados conforme pesquisa
Pré-Escola
1
Pré-Escola
2-A/2-B
48
Portanto o consumo dos produtos/materiais é efetivado com o desenvolvimento das
atividades diárias do educandário. Ou seja, os alimentos consumidos conforme cardápio
vigente, materiais de limpeza e higienização, e enfermagem, conforme normas determinadas
pela secretaria de educação em conjunto com a vigilância sanitária municipal, e o material de
expediente com o desenvolvimento diário das atividades administrativas.
3.3 Controle dos estoques
O controle de estoque dentro da escola inicia seu processo a partir da chegada dos
materiais, quando é feito a conferência e o registro de entrada no livro de controle de
estoques, e faz-se o levantamento do novo saldo. O controle é feito em planilhas distintas, ou
seja, são especificas para cada grupo de produtos/materiais, por o controle dos alimentos não
perecíveis é feito em uma planilha, limpeza e higienização em outra e assim sucessivamente
para todos os grupos.
3.3.1 O controle no processo de solicitação
A planilha de solicitação que é disponibilizada em duas vias, serve como instrumento
de controle sobre o saldo disponível no final do período, que corresponde ao dia vinte de cada
mês. Na planilha de solicitação de alimentos não perecíveis, o primeiro controle é sobre o
saldo final, que é transferido do livro de controle de estoques para a mesma, em coluna
específica que é datada e assinada pela direção ou responsável, sendo encaminhada à
secretaria de educação, em duas vias. Em virtude desses gêneros, conforme descrito
anteriormente serem disponibilizados de acordo com a freqüência escolar, o seu próximo
controle será sobre a chegada dos produtos/materiais, através da conferência dos itens e
quantidades recebidas.
Os produtos de higiene/limpeza, enfermagem e expediente têm o início de seu controle
na solicitação ainda na escola, onde primeiramente se faz o registro do saldo em estoque na
planilha, em coluna específica, e o registro da quantidade de cada item solicitado, também em
coluna própria, da mesma planilha. Nesta etapa é feito a verificação da necessidade de mais
ou menos quantidade de cada item, ou seja, levam-se em consideração as atividades que serão
desenvolvidas no período, o clima, a freqüência escolar e o saldo em estoque. Decidido a
49
quantidade de cada item a ser solicitada a planilha é datada e assinada pela direção ou
responsável e encaminhada à secretaria de educação, em duas vias.
No ato de recebimento dos materiais, e a conferência dos itens, as duas vias de
planilha que foram enviadas a secretaria, agora retornam com os produtos, com a coluna de
recebidos preenchida, com a quantidade de itens disponibilizados pela secretaria para a
escola, as duas vias são datadas e assinadas novamente pela direção ou responsável pelo
recebimento, sendo que uma das vias permanece na escola e a outra retorna á secretaria.
Com relação ao material pedagógico a verificação da necessidade de materiais é feita
pela direção, junto aos professores em um determinado período, é registrado e posteriormente
encaminhado á secretaria. No pedido extra o controle se dá a partir da identificação da falta de
produtos/materiais, a direção faz a solicitação e envia a secretaria. Com o recebimento os
procedimentos são os mesmos do pedido normal, ou seja, faz conferencia, data, assina e
registra a entrada no livro de controle de estoques e atualiza-se o saldo.
3.3.2 O controle no processo de recebimento
O controle no processo de recebimento se inicia com a conferência dos materiais no
instante de sua chegada na escola. Imediatamente é feito o registro das quantidades recebidas
de cada item na planilha do livro de controle de estoques, na coluna rancho das entradas,
juntamente com a data e assinatura da direção ou responsável. Atualiza-se o saldo na coluna
total da coluna entradas.
O mesmo processo é adotado para todos os materiais, ou seja, alimentação,
higiene/limpeza, enfermagem e expediente. Em relação ao pedido extra depois de recebido e
conferido, os itens dele constantes são transferidos para a coluna extra das entradas e atualizase o saldo de estoque disponível.
Destaca-se que neste período em que o saldo em estoque é levantado e enviado a
secretaria, até a chegada dos novos materiais, o controle continua sendo feito. Assim o saldo
em estoque quando da chegada dos novos materiais não será o mesmo, devendo este ser
atualizado novamente.
50
3.3.3 O controle no processo de consumo/baixa do estoque
O consumo ou baixa de produtos/materiais do estoque se concretiza diariamente, em
função do desenvolvimento das atividades educacionais da escola. O controle neste processo
está situado no registro da retirada de produtos/materiais do almoxarifado. Salienta-se que as
planilhas de controle de estoques, de todos os materiais, possuem apenas um espaço para o
registro dos produtos/materiais consumidos, por dia e item. Portanto os itens retirados do
almoxarifado são anotados em livro separado. Onde se registra o item retirado, a quantidade e
o nome do responsável pela retirada. Ao final do expediente os itens retirados ou consumidos
são transferidos em definitivo para o livro de controle de estoques.
Com relação à baixa/consumo dos gêneros alimentícios não perecíveis, o consumo é
efetuado com base no cardápio de alimentação escolar, sendo que por orientação do setor de
alimentação escolar, quando detectado que algum item esteja com prazo de validade para
expirar, este seja consumido o mais breve possível. O procedimento neste caso é fazer
alteração no cardápio de alimentação. Feita a alteração faz-se a anotação do porque da
alteração no cardápio executado.
Os gêneros alimentícios perecíveis são controlados pelo setor de alimentação escolar,
ou seja, todo o produto perecível que chega a escola deve ser consumido dentro da semana. O
controle disponível sobre esses itens é o registro de sua utilização no cardápio executado.
Caso algum desses itens esteja sobrando ou faltando é de responsabilidade de quem prepara
esses alimentos comunicar a direção, sobre o fato. Que comunicara o setor de alimentação
para que os ajustes de quantidades sejam efetuadas.
Itens de material pedagógico, tais como jogos e CDs, quando comprovado a sua
inutilidade são baixados do patrimônio da escola pela direção da escola. É também de
responsabilidade da direção ou responsável por ela designado, o acompanhamento do
levantamento do saldo em estoque no final do período, o registro na planilha de solicitações
de materiais, pela conferência no ato do recebimento dos mesmos, pelo registro do novo saldo
no livro de controle de estoques. Bem como da solicitação e registro do pedido extra, da
saída/consumo de materiais e seu devido registro, onde em todos esses processos deverá datar
e apor a sua assinatura.
51
3.4 Descrição dos controles
O controle sobre os materiais/produtos disponibilizados para o desempenho das
atividades escolares é considerado constantes e permanente. Ou seja, é um processo onde um
ato depende do outro, formando um círculo em constante movimento. Portanto a atenção dos
envolvidos nestes processos, quando da execução dos mesmos devem ser redobradas, sob
pena de as informações se tornarem imprecisas ou falsas.
3.4.1 O processo de solicitação
Para que este processo seja melhor entendido, delimita-se como ponto de partida o
levantamento do saldo em estoque no final do período. Na planilha de controle de estoques
onde estão registrados, o saldo anterior, a quantidade recebida, o novo saldo, os itens e
quantidades consumidas dentro do período. Com base nesses dados é feito o levantamento do
saldo disponível ao final do período para que o processo de solicitação seja efetivado.
Salientando que esse procedimento é o mesmo para os alimentos e para os materiais de
higiene e limpeza e enfermagem.
3.4.1.1 O processo de solicitação para os gêneros alimentícios
Ao final do período o primeiro passo, é o levantamento do saldo em estoque. Portanto
se pega o total disponível correspondente ao dia da última chegada de produtos/materiais,
subtrai as saídas do período, conforme demonstrado no quadro a seguir obtendo-se o novo
saldo.
52
Quadro 1:Controle
de estoques alimentos não perecíveis
CONTROLE DE ESTOQUES - ALIMENTOS
ESCOLA MUNICIPAL INFANTIL:___________________________________________________________MÊS/ANO:__________/______
ENTRADAS
ALIMENTO
SAIDAS/DIAS
SALDO RANCHO EXTRA TOTAL 27
9/9
30
31
01
02
03
06
08
09
10
13
14
15
16
17
21
27/8
22
21/9
23
24
27 TOTAL
27/8
27/8
AÇUCAR CRISTAL (Kg)
15
40
55
-
05
-
05
-
05
-
05
-
05
-
05
-
05
-
05
40
15
AÇUCAR DE BAUNILHA (Pct)
01
02
03
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
02
01
ACHOCOLATADO EM PÓ (Kg)
05
12
17
01
-
03
01
-
01
-
-
01
-
-
01
-
02
-
01
11
06
AMIDO DE MILHO (Kg)
02
03
05
-
01
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
04
01
ARROZ (Kg)
20
60
80
05
05
-
05
-
05
05
-
05
-
05
05
05
-
05
05
55
25
21/9
AVEIA (Pct)
01
03
04
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
03
01
BISCOITO SALGADO (Pct)
10
20
30
03
04
-
-
06
04
-
-
01
-
05
03
02
-
-
-
28
02
BISCOITO DOCE (Pct)
12
20
32
-
-
04
-
01
-
05
01
-
02
-
01
-
03
04
01
22
10
CAFÉ (Kg)
01
01
02
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
02
-
CANELA (Pt. ou Pct)
01
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
CANJICA DE MILHO (Kg)
1,5
02
3,5
-
-
-
-
-
-
-
-
- 1,5
-
-
-
-
-
-
02
02
CEREAL DE MILHO (Kg)
-
04
04
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
04
-
-
-
-
04
-
CRAVO DA INDIA (Pt. ou Pct)
01
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
01
-
CHÁ DE ERVA DOCE (cx.)
01
05
06
01
-
-
-
01
-
-
-
01
-
-
-
01
-
-
01
05
01
CHÁ DIVERSOS SABORES (cx.)
10
20
30
01
-
-
02
-
-
01
-
02
-
01
-
-
02
-
01
10
20
CHÁ PRETO (cx.)
02
05
07
01
-
-
-
01
-
-
01
-
-
-
01
-
-
-
01
05
02
DOCE DE LEITE (Pt)
01
04
05
-
-
01
-
-
01
-
-
02
-
-
-
-
-
01
-
05
-
DOCE DE FRUTAS (Pt.)
02
04
06
01
-
-
-
01
-
-
01
-
-
01
-
-
01
-
-
05
01
EXTRATO DE TOMATE (Cx.)
03
10
13
01
-
-
01
- 01
01
-
01
01
-
01
01
01
-
01
11
02
53
FARINHA DE MILHO MEDIA (Kg)
02
03
05
-
-
-
01
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
01
04
01
FARINHA DE TRIGO (Kg)
15
30
45
05
-
-
05
-
05
05
-
05
-
-
05
05
-
-
05
40
05
FEIJÃO TIPO 1 (Kg)
06
30
36
02
-
02
02
02
02
-
02
02
02
02
-
02
02
02
-
24
12
FERMENTO BIOLOGICO (Pct)
01
02
03
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
03
-
FERMENTO QUIMICO (Lata)
02
04
06
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
01
-
-
-
01
04
02
GELATINA DIV. SABORES (cx.)
20
30
50
-
-
03
-
-
-
04
-
-
03
-
-
-
02
-
03
15
35
LEITE INT. EMB. T. BRICK (Litro)
48
120
288
16
14
25
15
13
12
16
12
13
22
14
17
13
14
16
18
250
38
LENTILHA TIPO 1 (Kg)
1,5
08
9,5
-
1,5
-
-
-
- 1,5
-
-
-
-
1,5
-
-
- 1,5
06
04
MARGARINA C/SAL (Kg)
03
05
08
-
-
01
-
-
01
-
-
01
-
-
-
01
-
-
01
05
03
MASSA C/OVOS ESPAGUETE (Kg)
1,5
02
3,5
-
-
- 1,5
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1,5
-
-
03
01
MASSA C/OVOS FINA (Kg)
120
500g
02
2,5
- 500g
-
-
-
-
- 500g
MASSA C/OVOS PARAFUSO (Kg)
02
02
04
-
-
-
-
-
-
-
MEL DE ABELHA (Kg)
01
02
03
-
-
-
-
-
-
OLEO DE SOJA (Lata)
08
20
28
-
-
01
-
03
-
01
01
-
-
-
-
-
-
-
- 500g
OREGANO (Pct)
PREPARO LIQ. P/REFRESCO (Litro)
-
-
-
-
- 500
-
-
1,5
01
- 1,5
-
-
-
-
-
- 1,5
03
01
01
-
-
-
-
-
-
-
-
01
02
01
-
01
-
04
01
-
01
02
-
03
-
17
11
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
01
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
03
03
-
-
-
-
-
-
-
- 500g
-
-
-
-
01
01
02
04
06
500g
01
1,5
-
05
05
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
01
04
01
SAGÚ TIPO 1 (Kg)
01
05
06
-
-
-
-
02
-
-
-
-
-
02
-
-
-
-
-
04
02
SAL REFINADO IODADO (Kg)
03
04
07
-
01
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
04
03
SARDINHA EM OLEO COM. (Lata)
03
03
06
-
-
-
-
-
-
-
-
03
-
-
-
-
-
-
03
06
-
VINAGRE DE MAÇÃ (Garrafa)
01
04
05
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
01
-
-
-
01
-
04
01
FARINHA LACTEA (Pct)
01
02
03
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
02
01
PROTEINA DE SOJA (Pct)
QUEIJO PARM. RALADO (Pct)
OBS:
Assinatura do Responsável:
Fonte: dados conforme pesquisa
54
Com o novo saldo disponível, faz-se a contagem física do estoque, para certificar-se
de sua autenticidade. Após a verificação será transportado para a folha de pedido apresentada
a seguir.
Quadro 2: Solicitação de alimentos não perecíveis
MUNICIPIO DE IJUI - PODER EXECUTIVO
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE IJUI
SETOR MUNICIPAL DE ALIMENTAÇÃO ESCOLAR
ESCOLA MUNICIPAL INFANTIL:__________________________________________MÊS/ANO:______________/________
ALIMENTOS NÃO PERECIVEIS - EDUCAÇÃO INFANTIL
ALIMENTO
SALDO
21/9
1. AÇUCAR CRISTAL (Kg)
15
2. AÇUCAR DE BAUNILHA (Pacote)
01
3. ACHOCOLATADO EM PÓ (Kg)
06
4. AMIDO DE MILHO (Kg)
01
5. ARROZ TIPO 1 (Kg)
25
6. AVEIA EM FLOCOS/FARINHA DE AVEIA (Pacote)
01
7. BISCOITO SALGADO - AGUA E SAL OU CREAM CRACKER (Pacote)
02
8. BISCOITO DOCE - LEITE, MARIA, ROSCA E OUTROS (Pacote)
10
9. CAFÉ TORRADO E MOIDO (Kg)
-
10. CANELA (Pote ou Pacote)
01
11. CANJICA DE MILHO TIPO 1 (Kg)
02
12. CEREAL DE MILHO COM CHOCOLATE (Kg)
13. CRAVO DA INDIA (Pote ou Pacote)
-
14. CHÁ DE ERVA DOCE (cx.)
01
15. CHÁ DIVERSOS SABORES (cx.)
20
16. CHÁ PRETO (cx.)
02
17. DOCE DE LEITE EM PASTA (Pote)
-
18. DOCE DE FRUTAS CREMOSO (Pote)
01
19. EXTRATO DE TOMATE EMBALAGEM TETRA BRICK (Caixa)
02
20. FARINHA DE MILHO MEDIA (Kg)
01
21. FARINHA DE TRIGO ESPECIAL (Kg)
05
22. FEIJÃO TIPO 1 (Kg)
12
23. FERMENTO BIOLOGICO SECO (Pacote)
-
24. FERMENTO EM PÓ QUIMICO (Lata)
02
25. GELATINA DIVERSOS SABORES (cx.)
35
26. LEITE INTEGRAL EMBALAGEM TETRA BRICK (Litro)
38
27. LENTILHA TIPO 1 (Kg)
3,5
28. MARGARINA (CREME VEGETAL) COM SAL (Kg)
29. MASSA COM OVOS ESPAGUETE FURADINHA (Kg)
03
500g
30. MASSA COM OVOS CABELO DE ANJO/BENGALA/LETRINHA (Kg)
01
31. MASSA COM OVOS PARAFUSO (Kg)
01
32. MEL DE ABELHA (Kg)
01
33. OLEO DE SOJA (Lata)
11
RECEBIDO
55
34. OREGANO (Pacote)
-
35. PREPARO LIQUIDO PARA REFRESCO (Litro)
03
36. PROTEINA TEXTURIZADA DE SOJA (Pacote)
0,5
37. QUEIJO PARMESÃO RALADO (Pacote)
02
38. SAGÚ TIPO 1 (Kg)
02
39. SAL REFINADO IODADO (Kg)
03
40. SARDINHA EM OLEO COMESTIVEL (Lata)
-
41. VINAGRE DE MAÇÃ (Garrafa)
01
42. FARINHA LACTEA (Pacote)
01
43.
DATA: 20/09/xx10
RESPONSAVEL PELO SALDO: Maria Bonita
DATA:_____/_____/_______
RESPONSAVEL PELO RECEBIMENTO:___________________________
Fonte: dados conforme pesquisa
Com a coluna do saldo devidamente preenchida, este documento é encaminhado à
secretaria de educação, em duas vias. Quando será preenchida, pelo setor de alimentação
escolar, responsável pela distribuição dos alimentos, a coluna “recebido” que discrimina, a
quantidade de itens que serão destinados a escola.
3.4.1.2 O processo de solicitação para os materiais de higiene e limpeza
Com relação ao material de higiene e limpeza, o procedimento inicial é o mesmo do
efetuado para os gêneros alimentícios. Faz-se o levantamento do estoque na folha de controle
(quadro 1), e a contagem física. E os novos valores de saldo em estoque transportados para a
folha de solicitação. A planilha de solicitação de materiais de higiene e limpeza, além do
saldo apresenta a coluna “pedido”, o que a diferencia da folha dos alimentos. Esta deverá ser
preenchida pela direção ou responsável, antes de ser enviada a secretaria de educação, com as
quantidades de materiais que julgar necessário para o desempenho das atividades escolares,
levando em consideração o saldo em estoque. Conforme descriminado a seguir.
56
Quadro 3: Solicitação de materiais de higiene e limpeza
MUNICIPIO DE IJUI - PODER EXECUTIVO
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE IJUI
SETOR MUNICIPAL DE ALIMENTAÇÃO ESCOLAR
EDUCAÇÃO INFANTIL / ENSINO FUNDAMENTAL
ESCOLA MUNICIPAL INFANTIL:____________________________________________MÊS/ANO:______________/______
MATERIAL DE HIGIENE E LIMPEZA
ESCOLA
MATERIAL DE HIGIENE
SMED
SALDO
PEDIDO
1- AGUA SANITARIA (Litro)
30
40
2- BALDE DE 15 LITROS (Unid.)
01
-
3- BOBINA PLASTICA (Unid.)
-
01
4- BOLSA ALVEJADA (Unid.)
02
02
5- BOLSA NÃO ALVEJADA (Unid.)
04
02
6- CERA LIQUIDA INCOLOR (Unid)
10
30
7- CERA LIQUIDA VERMEHLA (Unid.)
-
-
8- CESTO P/ LIXO ABRE E FECHA -G (Unid.)
-
-
-
01
9- CESTO P/ LIXO ABRE E FECHA - P (Unid.)
10- CESTO P/ LIXO SEM TAMPA (Unid.)
02
-
11- DESINFETANTE P/ USO GERAL (Unid.)
10
40
12- DETERGENTE PARA LOUÇAS (Unid.)
09
40
13- ESCOVA OVAL PARA LIMPEZA (Unid.)
01
-
14- ESCOVA PARA VASO SANITÁRIO (Unid.)
02
-
15- ESFREGÃO DE AÇO DUPLO (Unid.)
04
02
16- ESPONJA DE AÇO (Pacote)
05
04
17- ESPONJA DUPLA FACE (Unid.)
10
12
18- FOSFORO (Pacote)
03
05
19- LUVAS TAMANHO GRANDE-G (par)
02
-
20- LUVAS TAMANHO MÉDIO-M (par)
02
05
21- LUVAS TAMANHO PEQUENO-P (par)
03
06
-
-
22- MANGUEIRA PLÁSTICA (Unid.)
23- PÁ PARA LIXO COM CABO (Unid.)
01
-
-
01
25- RODO DE BORRACHA COM CABO (Unid.)
03
-
26- RODO DE ESPUMA COM CABO (Unid.)
02
-
27- SABÃO DE GLICERINA EM BARRA (Unid.)
15
10
28- SABÃO EM PEDRA (Unid.)
05
-
29- SABÃO EM PÓ (Kg)
02
04
30- SACO PARA LIXO DE 100 LITROS (Pct)
01
14
31- SACO PARA LIXO DE 15 LITROS (Pct)
11
05
32- SACO PARA LIXO DE 50 LITROS (Pct)
06
15
33- SAPONÁCEO (Unid.)
15
03
34- VASSOURA DE NÁILON C/ CABO (Unid.)
03
-
35- VASSOURA DE PALHA (Unid.)
04
-
24- PAPEL HIGIENICO (Fardo)
DATA: 21/09/xx10
RESPONSAVEL PELO SALDO: Jose
Firmino
DATA:_____/_____/_______
RESPONSAVEL PELO RECEBIMENTO:__________________________________
Fonte: dados conforme pesquisa
RECEBIDO
57
Com as colunas saldo e “pedido”, devidamente preenchidas este documento é
encaminhado à secretaria de educação, em duas vias. Quando será preenchida pelo setor
responsável, a coluna “recebido” que discrimina, a quantidade de itens que serão
disponibilizados para a escola para o próximo período.
3.4.1.3 O processo de solicitação para os materiais de enfermagem
Com relação ao material de enfermagem esta planilha torna-se o único documento de
controle de estoque que circula interna e externamente a escola. Pois o controle dos itens e
quantidades consumidos durante o período, são anotados em caderneta pela direção. Sendo
que um livro de controle formal desses materiais não é disponibilizado pela secretaria. Assim
o saldo no final de cada período deve ser sempre feito por contagem física, e anotado na folha
de solicitação de materiais específica aos mesmos. Após a contagem física procedimento é o
mesmo dos materiais de higiene e limpeza. Conforme quadro a seguir.
Quadro 4:Solicitação de materiais de enfermagem
MUNICIPIO DE IJUI - PODER EXECUTIVO
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE IJUI
SETOR MUNICIPAL DE SERVIÇO DE ENFERMAGEM
CONTROLE DE ESTOQUE
EDUCAÇÃO INFANTIL / ENSINO FUNDAMENTAL
ESCOLA MUNICIPAL:______________________________MÊS/ANO:______________/______
MATERIAL DE ENFERMAGEM
ESCOLA
MATERIAL DE ENFERMAGEM
ALCOOL GEL, 70%, frasco 500g
ALCOOL LIQUIDO, 70%, frasco 1000 ml
ATADURA de crepom, 13 fios, 12 cm largura
ALGODÃO hidrófilo rolo c/ 500g
BICO p/ mamadeira, silicone, avulso
CURATIVO pronto, incolor, cx. Com 35un.
CREME dental, infantil, tubo c/ 50g
ESCOVA P/ CABELOS, nylon pequena
ESCOVA P /HIGIENE MAMADEIRAS
ESCOVA P/ HIGIENE DE UNHAS
ESPARADRAPO impermeável rolo 5cmx5cm
ESPATULA de madeira, pacote c/ 100un.
FITA p/ autoclave, bege, p/ ident., objetos pessoais dos
alunos, 13mm x 30m
SMED
SALDO
05
06
03
02
25
01
14
01
01
01
04
PEDIDO
10
30
02
02
25
03
01
02
-
04
RECEBIDO
58
GAZES hidrófilas, 05 dobras, 08 camadas, esterilizadas
7,5cm x 7,5cm, pct 05un.
IODOFOR aquoso, bico dosador, frasco 100 ml
LUVAS de latex, proced., tam M, cx. c/ 100un.
LUVAS PLASTICAS, transp.estéril. Embal., unitariamente
MAMADEIRAS de plástico, 240 ml bico de silicone
PAPEL TOALHA, interfolhas, bege, pct. 1000un.
PAPEL HIGIENICO, branco, macio, 04 rolo p/ pct.
PENTE GROSSO c/ cabo
PENTE FINO, plástico p/ piolho (s/ cabo)
PENTE FINO, plástico p/ piolho (c/ cabo)
POMADA p/ASSADURAS inf.c/ oxido de zinco, vitaminas
A e D, tubo 45g
POMADA p/ HEMATOMAS (Hirudoid), tubo 40g
POMADA NEBACETIN, tubo c/ 15g
POMADA p/ QUEIMADURAS, sulfadiazina de prata 1%
tubo c/ 30g
SABONETE INF., barra 80g
SABONETE LIQUIDO, c/ bico dosador, frasco 200g
SORO FISIOLOGICO, bico dosador, frasco 100 ml
TERMOMETRO clinico c/ estojo
TERMOMETRO clinico digital c/ estojo
06
01
12
20
02
09
02
02
01
03
05
10
02
-
02
01
02
01
-
01
12
07
02
03
01
10
09
-
DATA:________/__________/_____________
RESPONSAVEL PELO RECEBIMENTO:________________________________________________
Fonte: dados conforme pesquisa
Após o levantamento do saldo e das quantidades e itens a ser solicitado, o documento
é encaminhado à secretaria de educação, também em duas vias. A coluna “recebido” da folha
de solicitação será preenchida pelo setor responsável, discriminando a quantidade de itens que
serão enviados a escola, neste processo leva se em consideração o estoque disponível na
secretaria e os dias de atividade escolar.
3.4.1.4 O processo de solicitação para os materiais de expediente e pedagógico
Assim como os materiais de enfermagem, os materiais de expediente e pedagógico
não possuem um controle de formal disponibilizado pela secretaria de educação. Os
procedimentos para esses materiais são os seguintes:

O material de expediente tem o controle das unidades consumidas feito em caderneta
pela direção. Esse procedimento é considerado controle para fins internos. Ao detectar a
59
proximidade do fim desses materiais em estoque, é emitido pela direção da escola, um ofício
para a secretaria de educação solicitando os materiais em falta.

Em relação ao material pedagógico as necessidades são identificadas junto aos
professores pela direção da escola. Que toma nota, e depois de uma classificação das
necessidades, emite ofício a secretaria de educação solicitando os materiais.
Tendo em vista que esses materiais dependem de disponibilidade no estoque da
secretaria de educação, a direção será comunicada no ato da entrega do ofício se os materiais
serão disponibilizados em breve, ou demandam tempo para ser enviados a escola.
3.4.2 O processo de recebimento de materiais
O processo de recebimentos é efetivado quando da chegada dos materiais na escola. A
folha de solicitação retorna a escola agora com a coluna “recebidos” preenchida. E torna-se a
partir daqui o documento que ira guiar os responsáveis pelo estoque nos próximos
procedimentos a serem executados.
3.4.2.1 O processo de recebimento e registro no estoque dos gêneros alimentícios não
perecíveis
Com relação aos gêneros alimentícios não perecíveis, serão somente duas colunas
preenchidas, pois a mesma não dispõe da coluna “pedido” conforme quadro a seguir, em
virtude de que esses gêneros são disponibilizados, em quantidade, conforme freqüência
escolar, e os itens conforme estoque disponível na secretaria, e também com base no cardápio
de alimentação escolar que será executado nos próximos dias.
Quadro 5:Solicitação de gêneros alimentícios não perecíveis
MUNICIPIO DE IJUI - PODER EXECUTIVO
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE IJUI
SETOR MUNICIPAL DE ALIMENTAÇÃO ESCOLAR
ESCOLA MUNICIPAL INFANTIL:________________________________MÊS/ANO:______________/______
ALIMENTOS NÃO PERECIVEIS - EDUCAÇÃO INFANTIL
60
ALIMENTO
SALDO
RECEBIDO
21/9
28/9
40
02
12
03
60
03
20
20
01
02
04
05
20
05
04
04
10
03
30
30
02
04
30
120
08
05
02
02
02
02
20
01
04
01
05
05
04
03
04
02
1. AÇUCAR CRISTAL (Kg)
15
2. AÇUCAR DE BAUNILHA (Pacote)
01
3. ACHOCOLATADO EM PÓ (Kg)
06
4. AMIDO DE MILHO (Kg)
01
5. ARROZ TIPO 1 (Kg)
25
6. AVEIA EM FLOCOS/FARINHA DE AVEIA (Pacote)
01
7. BISCOITO SALGADO - AGUA E SAL OU CREAM CRACKER (Pacote)
02
8. BISCOITO DOCE - LEITE, MARIA, ROSCA E OUTROS (Pacote)
10
9. CAFÉ TORRADO E MOIDO (Kg)
-
10. CANELA (Pote ou Pacote)
01
11. CANJICA DE MILHO TIPO 1 (Kg)
02
12. CEREAL DE MILHO COM CHOCOLATE (Kg)
13. CRAVO DA INDIA (Pote ou Pacote)
-
14. CHÁ DE ERVA DOCE (cx.)
01
15. CHÁ DIVERSOS SABORES (cx.)
20
16. CHÁ PRETO (cx.)
02
17. DOCE DE LEITE EM PASTA (Pote)
-
18. DOCE DE FRUTAS CREMOSO (Pote)
01
19. EXTRATO DE TOMATE EMBALAGEM TETRA BRICK (Caixa)
02
20. FARINHA DE MILHO MEDIA (Kg)
01
21. FARINHA DE TRIGO ESPECIAL (Kg)
05
22. FEIJÃO TIPO 1 (Kg)
12
23. FERMENTO BIOLOGICO SECO (Pacote)
-
24. FERMENTO EM PÓ QUIMICO (Lata)
02
25. GELATINA DIVERSOS SABORES (cx.)
35
26. LEITE INTEGRAL EMBALAGEM TETRA BRICK (Litro)
38
27. LENTILHA TIPO 1 (Kg)
3,5
28. MARGARINA (CREME VEGETAL) COM SAL (Kg)
03
29. MASSA COM OVOS ESPAGUETE FURADINHA (Kg)
0,5
30. MASSA COM OVOS CABELO DE ANJO/BENGALA/LETRINHA (Kg)
01
31. MASSA COM OVOS PARAFUSO (Kg)
01
32. MEL DE ABELHA (Kg)
01
33. OLEO DE SOJA (Lata)
11
34. OREGANO (Pacote)
-
35. PREPARO LIQUIDO PARA REFRESCO (Litro)
03
36. PROTEINA TEXTURIZADA DE SOJA (Pacote)
0,5
37. QUEIJO PARMESÃO RALADO (Pacote)
02
38. SAGÚ TIPO 1 (Kg)
02
39. SAL REFINADO IODADO (Kg)
03
40. SARDINHA EM OLEO COMESTIVEL (Lata)
-
41. VINAGRE DE MAÇÃ (Garrafa)
01
42. FARINHA LACTEA (Pacote)
01
43.
DATA: 21/09/xx10
RESPONSAVEL PELO SALDO: Maria
Bonita
DATA: 28/09/xx10
RESPONSAVEL PELO RECEBIMENTO: Jose
Fonte: dados conforme pesquisa
Firmino
61
Após o recebimento e conferência dos itens enviados a escola, o documento é assinado
e datado pelo responsável pelo recebimento e é feito a guarda no almoxarifado.
Posteriormente registram-se as novas quantidades recebidas, atualiza-se o saldo em estoque
daquele dia, soma aos recebidos e atualiza o saldo em estoque. Para este procedimento é
utilizado a folha de controle de estoques, representada no quadro 1.
3.4.2.2 O processo de recebimento e registro no estoque dos materiais de higiene e
limpeza
Para esses itens o procedimento de recebimento é o mesmo dos gêneros alimentícios,
confere, guarda e registra na folha de controle de estoques (quadro 1) na coluna rancho. E
atualiza o saldo em estoque com relação ao dia do recebimento.
Quadro 6: Solicitação de materiais de higiene e limpeza
MUNICIPIO DE IJUI - PODER EXECUTIVO
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE IJUI
SETOR MUNICIPAL DE ALIMENTAÇÃO ESCOLAR
EDUCAÇÃO INFANTIL / ENSINO FUNDAMENTAL
ESCOLA MUNICIPAL:____________________________________________________MÊS/ANO:______________/______
MATERIAL DE HIGIENE E LIMPEZA
ESCOLA
MATERIAL DE HIGIENE
SMED
SALDO
PEDIDO
RECEBIDO
1- AGUA SANITARIA (Litro)
30
40
35
2- BALDE DE 15 LITROS (Unid.)
01
-
-
3- BOBINA PLASTICA (Unid.)
-
01
01
4- BOLSA ALVEJADA (Unid.)
02
02
02
5- BOLSA NÃO ALVEJADA (Unid.)
04
02
02
6- CERA LIQUIDA INCOLOR (Unid)
10
30
22
7- CERA LIQUIDA VERMEHLA (Unid.)
-
-
-
8- CESTO P/ LIXO ABRE E FECHA -G (Unid.)
-
-
-
9- CESTO P/ LIXO ABRE E FECHA - P (Unid.)
-
01
01
10- CESTO P/ LIXO SEM TAMPA (Unid.)
02
-
-
11- DESINFETANTE P/ USO GERAL (Unid.)
10
40
30
12- DETERGENTE PARA LOUÇAS (Unid.)
09
40
30
13- ESCOVA OVAL PARA LIMPEZA (Unid.)
01
-
-
14- ESCOVA PARA VASO SANITÁRIO (Unid.)
02
-
-
15- ESFREGÃO DE AÇO DUPLO (Unid.)
04
02
02
16- ESPONJA DE AÇO (Pacote)
05
04
04
17- ESPONJA DUPLA FACE (Unid.)
10
12
12
18- FOSFORO (Pacote)
03
05
05
19- LUVAS TAMANHO GRANDE-G (par)
02
-
-
20- LUVAS TAMANHO MÉDIO-M (par)
02
05
04
62
21- LUVAS TAMANHO PEQUENO-P (par)
03
06
05
-
-
-
01
-
-
-
01
01
25- RODO DE BORRACHA COM CABO (Unid.)
03
-
-
26- RODO DE ESPUMA COM CABO (Unid.)
02
-
-
27- SABÃO DE GLICERINA EM BARRA (Unid.)
15
10
10
28- SABÃO EM PEDRA (Unid.)
05
-
-
29- SABÃO EM PÓ (Kg)
02
04
04
30- SACO PARA LIXO DE 100 LITROS (Pct)
01
14
12
31- SACO PARA LIXO DE 15 LITROS (Pct)
11
05
05
32- SACO PARA LIXO DE 50 LITROS (Pct)
06
15
15
33- SAPONÁCEO (Unid.)
15
03
03
34- VASSOURA DE NÁILON C/ CABO (Unid.)
03
-
-
35- VASSOURA DE PALHA (Unid.)
04
-
-
22- MANGUEIRA PLÁSTICA (Unid.)
23- PÁ PARA LIXO COM CABO (Unid.)
24- PAPEL HIGIENICO (Fardo)
DATA:___21___/__09___/_2010____
RESPONSAVEL PELO SALDO: JOSE FIRMINO
DATA: 01/10/2010
RESPONSAVEL PELO RECEBIMENTO: JOSE FIRMINO
Fonte: dados conforme pesquisa
Em virtude de alguns desses materiais serem tóxicos, sua guarda é supervisionada pela
direção da escola. Devendo o local da guarda não possibilitar acesso pelas crianças ou
terceiros. Após a conferência dos itens recebidos, o responsável pelo recebimento assina e
data a folha de solicitação, no espaço apropriado.
3.4.2.3 O processo de recebimento e registro no estoque dos materiais de enfermagem
Com a chegada dos materiais á escola adota-se o mesmo procedimento dos itens
anteriores. Faz à conferência dos materiais, data, assina e guarda no almoxarifado.
Quadro 7: Solicitação de materiais de enfermagem
MUNICIPIO DE IJUI - PODER EXECUTIVO
SECRETARIA MUNICIPAL DE EDUCAÇÃO DE IJUI
SETOR MUNICIPAL DE SERVIÇO DE ENFERMAGEM
CONTROLE DE ESTOQUE
EDUCAÇÃO INFANTIL / ENSINO FUNDAMENTAL
ESCOLA MUNICIPAL:______________________________MÊS/ANO:______________/______
MATERIAL DE ENFERMAGEM
ESCOLA
MATERIAL DE ENFERMAGEM
ALCOOL GEL, 70%, frasco 500g
SALDO
05
PEDIDO
10
SMED
RECEBIDO
10
63
ALCOOL LIQUIDO, 70%, frasco 1000 ml
ATADURA de crepom, 13 fios, 12 cm largura
ALGODÃO hidrófilo rolo c/ 500g
BICO p/ mamadeira, silicone, avulso
CURATIVO pronto, incolor, cx. Com 35un.
CREME dental, infantil, tubo c/ 50g
ESCOVA P/ CABELOS, nylon pequena
ESCOVA P /HIGIENE MAMADEIRAS
ESCOVA P/ HIGIENE DE UNHAS
ESPARADRAPO impermeável rolo 5cmx5cm
ESPATULA de madeira, pacote c/ 100un.
FITA p/ autoclave, bege, p/ ident., objetos pessoais dos alunos,
13mm x 30m
GAZES hidrófilas, 05 dobras, 08 camadas, esterilizadas 7,5cm
x 7,5cm, pct 05un.
IODOFOR aquoso, bico dosador, frasco 100 ml
LUVAS de latex, proced., tam M, cx. c/ 100un.
LUVAS PLASTICAS, transp.estéril. Embal., unitariamente
MAMADEIRAS de plástico, 240 ml bico de silicone
PAPEL TOALHA, interfolhas, bege, pct. 1000un.
PAPEL HIGIENICO, branco, macio, 04 rolo p/ pct.
PENTE GROSSO c/ cabo
PENTE FINO, plástico p/ piolho (s/ cabo)
PENTE FINO, plástico p/ piolho (c/ cabo)
POMADA p/ASSADURAS inf.c/ oxido de zinco, vitaminas A
e D, tubo 45g
POMADA p/ HEMATOMAS (Hirudoid), tubo 40g
POMADA NEBACETIN, tubo c/ 15g
POMADA p/ QUEIMADURAS, sulfadiazina de prata 1% tubo
c/ 30g
SABONETE INF., barra 80g
SABONETE LIQUIDO, c/ bico dosador, frasco 200g
SORO FISIOLOGICO, bico dosador, frasco 100 ml
TERMOMETRO clinico c/ estojo
TERMOMETRO clinico digital c/ estojo
06
03
02
25
01
14
01
01
01
04
30
02
02
25
03
01
02
25
02
02
20
02
01
01
-
04
02
06
01
12
20
02
09
02
02
01
03
05
10
02
-
03
05
10
01
-
02
01
02
01
-
01
-
01
12
07
02
03
01
10
09
-
10
05
-
DATA: 05/ 10/2010
RESPONSAVEL PELO RECEBIMENTO: Maria Bonita
Fonte: dados conforme pesquisa
A diferença neste processo é que não se faz na escola o registro de entrada na folha de
controle de estoque, tendo em vista que a mesma não é disponibilizada para o controle desses
materiais.
Portanto ao retornar para a escola, com a respectiva entrega dos materiais, as
folhas/planilhas de solicitação estarão, no caso dos itens de higiene e limpeza e enfermagem,
com as três colunas preenchidas. E a folha de solicitação de alimentos com as duas colunas
preenchidas.
64
3.4.2.4 O processo de recebimento e registro dos materiais de expediente e pedagógico
Assim como os materiais de enfermagem, o material de expediente não apresenta
dentro da escola um processo mais formal de controle de estoques, a exemplo dos gêneros
alimentícios e o material de higiene e limpeza. Assim com a chegada dos materiais na escola é
feito a conferência, as folhas são datadas e assinadas pelo responsável pelo recebimento. E
faz-se a guarda no almoxarifado.
Em relação ao material pedagógico depois do processo de recebimento, alguns itens
têm seu registro efetuado junto ao patrimônio da escola, e outros são distribuídos entre as
salas. Quando do envio dos materiais pedagógicos, á escola pela secretaria de educação ela
emite um termo de envio de materiais, onde consta a relação dos itens que serão entregues e
suas respectivas quantidades, esse termo é assinado e datado pela direção da escola. Neste
processo os únicos responsáveis pelo recebimento e conferência desses materiais são
exclusivos da direção ou coordenação da escola.
Depois de finalizado o processo de recebimento dos materiais, as folhas de pedido que
retornaram a escola junto com envio de materiais, sendo elas emitidas em duas vias, uma
permanece na escola e a outra retorna a secretaria de educação. Sendo o único registro formal
dentro da escola de quantidades pedidas e recebidas. Com exceção dos materiais de higiene e
limpeza e gêneros alimentícios, se fosse preciso saber, por exemplo, quantas unidades de um
determinado item de enfermagem que foram consumidos durante três dias, teriam de ser feito
a contagem física, diminuir do saldo em estoque e dividir as quantidades utilizadas entre os
três dias.
3.4.3 O processo de saída/baixa do estoque
A saída/baixa no estoque é um processo permanente. Pois o consumo dos materiais,
não pode esperar para que o processo de solicitação e recebimento seja concluído, para ser
efetivado. Portanto enquanto a solicitação e o recebimento estão em andamento à saída/baixa
do estoque está em pleno desenvolvimento.
65
Para o registro das saídas/baixas do estoque dos gêneros alimentícios e material de
higiene e limpeza, é utilizado a folha/planilha de controle de estoques representada no quadro
1. Onde se descrimina a data e a quantidade utilizada de cada item. A seguir apresenta – se a
parte da folha /planilha de controle de estoque, onde o processo de saída/baixa do estoque se
desenvolve.
Quadro 8: Saída/baixa de estoque
SAIDAS/DIAS
27
30
31
01
02
03
06
08
09 10 13 14 15 16 17 21
Total das
Saídas
22
23
24
27
21/9
05
-
05
-
05
-
05
-
05
-
05
-
05
40
-
05
-
05
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
02
-
-
-
-
03
01
-
01
-
-
01
-
-
01
-
02
-
01
11
-
01
-
-
01
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
04
-
-
01
-
05
05
-
05
-
05
05
-
05
-
55
-
05
-
05
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
03
04
-
-
06
04
-
-
01
-
-
-
04
-
01
-
05
01
-
02
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1,5
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
04
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
01
-
-
-
01
-
-
-
01
-
01
-
-
02
-
-
01
-
02
01
-
-
-
01
-
-
01
-
-
01
-
-
01
-
01
-
-
-
01
-
01
01
-
01
-
-
-
-
01
05
-
-
02
-
01
-
05
-
-
01
-
-
-
05 05 05
01
-
05 05
-
-
-
03
-
-
-
01
-
--
-
28
-
02
-
01
22
-
02
-
01
01
02
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
02
-
-
-
-
-
-
-
-
04
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
01
-
-
01
05
-
-
01
-
-
01
-
-
02
-
01
10
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
01
05
-
-
-
01
-
02
-
-
-
-
-
01
-
05
-
-
-
01
-
01
-
-
01
-
-
01
-
-
05
01
-
-
-
01
01
-
-
01 01 01
-
01
11
01
01
01
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
01
04
-
-
-
01
05
-
05
05
-
05
-
-
05 05
-
-
05
40
-
-
05
-
02
02
02
02
-
02
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
03
-
-
-
04
-
-
16
14
25
15
13
12
16
12
-
1,5
-
-
-
-
1,5
-
-
-
-
1,5
-
-
-
-
-
01
-
-
01
-
-
01
-
-
-
01
-
-
-
-
1,5
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1,5
01 01
-
-
05 03 02
02 02 02
-
03 04 01
-
02 02 02
-
24
02
-
-
02
-
-
01
-
-
-
03
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
01
04
-
-
-
01
03
-
-
-
02
-
03
15
-
-
-
01
13 22 14 17 13 14 16 18
250
14
22
17
12
1,5
06
-
-
-
1,5
-
01
05
-
-
01
-
-
-
03
-
-
-
-
66
-
0,5
-
-
-
-
-
0,5
-
-
-
-
-
0,5
-
-
1,5
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
1,5
-
-
-
-
-
-
1,5
03
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
01
02
-
-
-
-
01
-
01
-
03
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
01
-
-
0,5
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
02
-
01
-
-
-
-
-
-
01
-
-
04 01
-
01 02
-
03
-
17
-
-
02
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
03
-
-
-
-
-
-
-
-
0,5
-
-
-
-
01
-
0,5
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
-
01
04
-
-
01
-
-
-
-
-
-
02
-
-
-
-
-
04
-
02
-
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
-
-
01
04
-
-
-
01
-
-
-
-
-
03
-
-
-
-
-
-
03
06
-
-
01
-
-
-
-
-
01
-
-
-
01
-
-
-
01
-
04
-
-
01
-
-
-
-
01
-
-
-
-
-
-
-
01
-
-
02
-
-
-
-
Fonte: dados conforme pesquisa
Os itens de material de enfermagem e expediente não apresentam esse processo, eles
são anotados em caderneta pela direção ou responsável, apenas para um controle interno
administrativo. Portanto se a direção precisar saber quanto de um determinado material foi
consumido em um determinado período, soma-se os itens anotados em caderneta, para ser
obtida a informação.
3.5 Avaliação do processo de Controle de Estoques
Para avaliar os procedimentos em relação ao controle de estoque, é preciso antes de
qualquer coisa conhecer a rotina, seu funcionamento e procedimentos adotados com relação
aos diversos itens em estoque. Após acompanhar e desenhar a rotina do estoque na escola, e
com base em informações obtidas junto à direção da escola, observa-se que alguns erros,
irregularidades e decisões e informações contraditórias podem ocorrer com relação aos
estoques. Tais como:
- Descrição de unidades invertidas;
- Estoque físico menor do que o levantado nas fichas de estoque;
- Facilidade para o desvio de produtos;
- Existem regras, mas existe a dificuldade de cumpri-las na integra por motivo de cultura
interna;
67
- Responsabilidades são atribuídas aos funcionários verbalmente, pois não possui um manual
interno escrito;
- Itens como material de enfermagem sem fichas de controle de estoque;
- Erros e omissões na guarda no almoxarifado, e registro nas folhas de controle;
- Estoque desatualizado quando da separação dos itens na secretaria de educação para envio a
escola;
O modelo de controle de estoque da escola, somente proporcionara a detecção de erros
e irregularidades por ocasião da contagem física dos estoques, que é feita mensalmente, por
ocasião do pedido de materiais. Assim quando erros e irregularidades são observados,
acredita-se que foi por falha ou desatenção de parte de algum dos funcionários, ao fazer o
registro de retirada do estoque na caderneta de controle. Ou por que o funcionário não
especificou a unidade de medida utilizada para o item.
Acontece esse tipo de situação especialmente nos gêneros alimentícios como aveia,
macarrão, proteína, etc. O modelo de controle de estoques da escola é bastante vulnerável a
possibilidade de desvio de produtos/mercadorias. Pelo fato de qualquer funcionário do setor
ter acesso ao estoque. Como especificado anteriormente, todos os funcionários são
responsáveis pelo setor e por alguns procedimentos.
Mesmo com a direção orientando verbalmente sobre a importância dos processos de
controle de estoques. Essas orientações nem sempre são assimiladas e assumidas, por parte de
alguns funcionários. Em razão da cultura ou desinteresse de alguns funcionários nem todos
tomam para si as responsabilidades. Portanto ao ser detectado irregularidades,
esclarecimentos são buscados pela direção junto ao setor. O que em alguns casos gera
desconforto nos relacionamentos profissionais. Atribui-se a isso o fato de não haver atribuição
e cobrança de responsabilidade, através de manuais escritos, onde estariam definidas as
atribuições e responsabilidades, que o funcionário deverá cumprir no desempenho de suas
funções.
Outro processo que faz com que o controle não seja eficaz é o fato de que a folha de
pedido de materiais que contém o saldo do final do período é enviada todo dia vinte para a
secretaria. Ou seja, é o saldo em estoque correspondente aquele dia. Mas os materiais são
enviados pela secretaria para a escola entre cinco e sete dias após o envio do pedido. Assim ao
68
fazer a separação dos itens e quantidades que serão enviados à escola, os responsáveis na
secretaria de educação por esse procedimento o fazem com base no saldo em estoque constate
na folha de pedido.
Sendo que a base para essa tomada de decisão não pode ser considera
uma informação confiável. Visto que as atividades da escola não foram paralisadas, e o saldo
em estoque neste momento não é mais o mesmo de cinco ou sete dias atrás.
Essa situação determina que dentro de alguns dias faça-se um novo pedido de
produtos, para cobrir o restante do período, até a nova remessa. Essa situação ocorre
principalmente com os produtos alimentícios, já que a quantidade desses itens a serem
enviados para a escola é determinado pela secretaria de educação. A partir dessas
informações, foram levantadas as seguintes questões:
1- O local de armazenamento tem livre acesso de todos os funcionários do setor?
2- Pode ser acessado por terceiros?
3- Existe uma única pessoa designada especificamente para todos os processos de controle de
estoques?
4- Os pedidos de produtos materiais são efetuados por pessoa especifica?
5- No ato de recebimento dos materiais é efetuada a conferência do que está sendo recebido?
6- A conferência física dos estoques é feita periodicamente?
7- Os estoques são organizados de maneira a facilitar a retirada dos mesmos para consumo?
8- Os controles são feitos por meios eletrônicos?
9- O envolvimento das pessoas ligadas ao controle de estoque é de alta responsabilidade?
10- Existem manuais escritos que descrevem as regras, atribuições e responsabilidades dos
funcionários de cada setor?
Para melhor avaliar o processo de controle de estoque na escola, foi utilizado o
método de pontuação para classificação dos estoques, desenvolvido por Pereira e Neves
Jr.(2003). Que determina que após responder “sim” ou “não” para cada uma das questões,
pode-se determinar se os controles são: ótimo, bom, razoável, deficiente ou ruim. Tomando
como referencia os valores do quadro abaixo, sendo que para cada “sim” soma-se um ponto.
69
Quadro 9: Pontuação para avaliação dos Controles Internos
Classificação do Controle
Controle Ótimo
Pontuação
9 e 10 pontos
Controle Bom
7 e 8 pontos
Controle Razoável
5 e 6 pontos
Controle Deficiente
3 e 4 pontos
Controle Ruim
0, 1 e 2 pontos
Fonte: Pereira & Neves Jr. (2003).
Tomando como referência as informações do quadro de pontuação para classificação
dos controles, observa-se que o controle de estoques da entidade em questão pode ser
classificado como Razoável. Ressaltando-se que a retirada de produtos do estoque pode ser
feito por qualquer um dos funcionários do setor, após comunicação a direção. Neste momento
faz-se a anotação pelo funcionário, em caderneta dos itens e quantidades retiradas, que
posteriormente serão lançados no livro de controle de estoque.
A retirada de itens do estoque deveria ser supervisionada pela direção ou secretario.
Como o processo de controle do estoque é composto por várias etapas envolve mais de uma
pessoa, ou seja, o responsável, direção ou secretario, pela contagem física do estoque, é
auxiliado por um dos funcionários do setor. A direção ou secretario, sendo um ou outro,
também responsável pelos pedidos de materiais, pelo registro de entradas e saídas no livro de
controle de estoque. Bem como pela conferência dos itens no ato do recebimento.
Sendo que as saídas são registradas no livro de controle de estoques, com base nas
anotações da caderneta, feita pelos funcionários por ocasião da retirada de itens do estoque
para consumo. Assim as irregularidades ou erros somente são detectados no momento da
contagem física do estoque. Como os controles são feitos manualmente o processo torna-se
oneroso e lento, em função das varias fichas a serem preenchidas, e calculadas manualmente.
3.6 Proposição de um subsistema de controle de estoque
A proposição de um subsistema de informação para uma escola de Educação Infantil
pode trazer mais agilidade e segurança dos processos. Inicialmente propõe-se a implantação
70
de manuais escritos, onde seriam descritos as funções, responsabilidades e atribuições de cada
funcionário, sendo específico com relação à delegação de responsabilidades. Definindo
atribuições e responsabilidades por escrito, a apenas um funcionário, para cada tipo de
estoques, cobrando deste, se acontecerem diferenças, ou falhas. Limitando o acesso ao
estoque apenas ao funcionário responsável.
Um sistema de informação compreende um conjunto de recursos materiais,
tecnológicos e humanos. Esses recursos promovem ações que permitem atingir um objetivo.
Os sistemas de informações, segundo o tipo de processamento que são submetidos, podem ser
manuais ou computadorizados. Lembrando que na entidade em questão todo o processo é
manual. No processamento eletrônico de dados o termo sistema aplica-se a um conjunto de
equipamentos e programas. Onde os dados são trabalhados para produzir informações. Os
dados são a matéria prima de um sistema de informação, a informação por sua vez é o produto
final e deve ser apresentada em forma, prazo e conteúdo adequado aos usuários.
O subsistema de controle de estoques computadorizado que é proposto aqui, pode
absorver tarefas e procedimentos dos sistemas manuais, tais como: registro da entrada, saída,
baixa e/ou consumo de produtos/mercadorias, e cálculo automático dos saldos sempre que
houver movimentação no estoque. O sistema deve possuir base para o registro dos dados, ou
seja, um meio onde possam ser guardados os dados para posterior utilização. Possibilitar a
ordenação desses dados seja em ordem alfabética, numérica ou por data, em ordem
ascendente ou descendente. Em grupos separados, assim como é feito hoje na entidade
manualmente, onde cada grupo de itens tem seus controles.
Também é preciso ser considerado neste novo sistema de controle de estoques, a
sintetização, ou seja, o agrupamento de dados em tabelas, quadros e gráficos. Permitindo
relacionar e separar dados, e emitir relatórios. Melhor visualização das quantidades utilizadas
de cada item em um determinado período. Fazer relação com outros dados, como por
exemplo, diferentes épocas do ano, diferentes escolas, de diferentes localidades do município,
no caso do sistema ser implantado em todas as escolas do município.
Em ambiente computacional, o sistema de informações apresenta três estágios:
entrada; processamento; e saída. Na entrada ocorre o registro dos dados, ou seja, entradas,
saídas, baixas e/ou consumo de produtos/materiais. No processamento são executadas as
tarefas de cálculos de atualização dos estoques, por ocasião de movimentação do mesmo,
71
ordenação dos dados segundo critérios preestabelecidos, geração de tabelas, quadros e
gráficos. Na saída ocorre a emissão de relatórios, além da exibição na tela do computador, dos
componentes da fase de apresentação da informação, para posterior impressão.
3.7 Avaliação do sistema proposto
Proporcionar uma visão adequada do setor de estoques, e fornecer aos usuários
informações confiáveis para que decisões de qualidade sejam tomadas. Eliminando processos
e etapas que permitam fraudes, erros e irregularidades que o processo atual possibilita. Essas
considerações seriam a base para que um novo processo de sistema de controle de estoque
seja levado em consideração na entidade em questão.
Considerando que a entidade faz parte de um ente maior que é o município, não
conseguiria sozinha fazer a implantação de todo um sistema. Mas, tendo em vista que existe a
possibilidade de alguns ajustes no sistema atual de controle de estoques, seria um grande
avanço em direção a um sistema maior e mais amplo.
Ao avaliar o controle de estoques adotado na escola, nota-se que o mesmo não está
sendo eficaz devido, principalmente a cultura dos funcionários. Ao ser implantado um manual
escrito que determine e delegue responsabilidades, especificando qual funcionário é o
responsável por tais atividades. Acredita-se que problemas como, falta ou descrição de
unidades invertidas, na caderneta onde são anotadas as retiradas de estoque; erros e omissões
na guarda no almoxarifado, e registro nas folhas de controle, seja por desatenção, cultura ou
falha desproposital do funcionário. E a falta de um único responsável pelas retiradas do
estoque é um facilitador para o desvio de produtos. E constitui um fator determinante para um
estoque físico menor do que o levantado nas fichas de estoque por exemplo.
Outras tecnologias como os sistemas de telecomunicações, internet, web e redes
sociais podem ser usadas na melhoria de todo o processo que envolve o setor de estoque.
Caso se utilizaria de alguns dos sistemas citados acima, o deslocamento da direção ou
secretario, da escola até Secretaria de Educação em função do envio do pedido de materiais
seria eliminado. A Secretaria de Educação teria acesso ao estoque da escola, no tempo em
necessitasse. Não teria de se deslocar até a escola, ou esperar o final do período para saber
qual a posição do estoque na escola.
72
Nesta consideração mais um processo poderia ser eliminado, que é caso do leite UHT,
que é disponibilizado para a escola junto com o rancho no inicio do período. Sendo que esta
quantidade não é suficiente para todo o período, dentro de dez ou doze dias deve-se fazer um
novo pedido. Como existe a possibilidade de os funcionários por um motivo ou outro deixar
de comunicar a direção sobre o fato, é eminente a falta do produto na escola, se a secretaria
não puder de imediato atender ao pedido. Neste caso a secretaria com o acesso ao estoque da
escola, faria o envio do produto para a escola, ou a diretora ou responsável pelo controle de
estoque se encarregaria de fazer o pedido, não necessitando que o funcionário do setor fizesse
a comunicação.
Um sistema de informação é compreende um conjunto bem mais amplo que
computadores, impressoras, programas. Porque inclui os processos manuais, através das ações
das pessoas que trabalham diretamente ou não com os mesmos. Por isso se faz necessário que
todos os funcionários sejam orientados, e principalmente que o diálogo franco e direto com
cada um dos envolvidos seja o elo para o bom desenvolvimento, e implantação de um novo
sistema.
3.8 Identificação e Análise das Informações
Um subsistema de informações deve incorporar as atividades de obtenção,
processamento e geração de informações, que são utilizadas na execução e gestão das
atividades da entidade. Para que esse processo seja eficaz e para que a entidade possa atingir
seus objetivos é importante possuir um bom sistema de informações. Este deve ser
computadorizado e possibilite o armazenamento dos arquivos. Onde possam ser lançados
dados referentes os seus processos, neste estudo o processo de controle de estoques. O
processamento é a transformação dos dados em informações compreensíveis. Ou seja, ao
serem lançados no sistema entradas ou saídas de produtos e mercadorias, obtêm se um novo
saldo em estoque, que ao comando do usuário, prepara e edita relatórios e demonstrativos aos
interessados. O sistema em estudo proporcionaria o cálculo automático do saldo em estoque,
sempre que entradas ou saídas fossem efetuadas. Disponibilizando assim a posição do estoque
atualizada a todo o momento. Facilitando as decisões de pedido ou não, de materiais/produtos,
e a quantidade a ser pedido, pois facilitaria o cálculo da média utilizada até aquele momento.
73
3.8.1 Informações gerencias nos diferentes níveis
Na seqüência, apresenta-se um quadro resumo das principais informações que o
sistema pode oferecer nos diferentes níveis bem como na freqüência em que as mesmas
ocorrem.
Quadro 10: Informações e freqüência nos diferentes níveis.
Informações
Operacional F
Tático
F
Estraté
gico
Volume de Entradas
- Alimentação
X
D
X
S
- Higiene e Limpeza
X
Q
X
Q
- Material de Enfermagem
X
S
X
S
- Material Pedagógico
X
M
X
M
- Material de Expediente
X
S
X
S
- Alimentação
X
D
X
S
- Higiene e Limpeza
X
D
X
S
- Material Enfermagem
X
D
X
S
- Material Pedagógico
X
D
X
M
- Material Expediente
X
D
X
S
- Alimentação
X
D
X
D
- Higiene e Limpeza
X
D
X
D
- Material Enfermagem
X
D
X
D
- Material Pedagógico
X
D
X
D
- Material Expediente
X
D
X
D
- Alimentação
X
D
X
S
- Higiene e Limpeza
X
D
X
S
- Material Enfermagem
X
D
X
S
- Material Pedagógico
X
D
X
M
Consumo
de
materiais
(baixa)
Cálculo automático do
saldo*
Novo saldo em estoques
- Material Expediente
F
74
X
D
X
S
- Alimentação
X
D
X
S
X
S
- Higiene e Limpeza
X
D
X
S
X
Q
- Material Enfermagem
X
D
X
S
X
M
- Material Pedagógico
X
D
X
M
X
M
- Material Expediente
X
D
X
S
X
Q
- Alimentação
X
D
X
S
X
S
- Higiene e Limpeza
X
D
X
S
X
Q
- Material Enfermagem
X
S
X
S
X
M
- Material Pedagógico
X
M
X
M
X
M
- Material Expediente
X
S
X
S
X
Q
- Alimentação
X
M
X
M
- Higiene e Limpeza
X
M
X
M
- Material Enfermagem
X
B
X
B
- Material Pedagógico
X
T
X
T
- Material Expediente
X
M
X
T
- Por vencimento
X
S
- Por acidente
X
S
-Armazenamento inadequado
X
T
momento de entrega
X
M
- Baixa qualidade
X
T
Posição do estoque
Solicitações de produtos
e/ou materiais
Rotatividade do Estoque
Perdas de estoque
- Condições climáticas no
*Sempre que houver movimentação no estoque.
Um controle de estoques oneroso e lento, em função das varias fichas a serem
preenchidas, e calculadas manualmente, essa é a realidade na entidade em estudo. Sendo ele
75
de extrema importância tanto para a escola como para Secretaria de Educação, pois é a base
das várias atividades desenvolvidas pelas mesmas. Nesse sentido a proposição de um sistema
mais rápido e menos oneroso, faz se necessário. Pois no dia a dia dos funcionários que
utilizam esses materiais, é importante. Por exemplo, que ele tenha conhecimento diário do
saldo em estoque, de determinado produto. Assim decisões, de fazer pedido ou economia,
juntamente com a direção poderão ser tomadas imediatamente. Com relação às informações
de consumo dos produtos, elas auxiliariam a direção a detectar antecipadamente fraude e
irregularidades.
Tendo em vista principalmente nos gêneros alimentícios, que o consumo se efetiva
pela execução do cardápio de alimentação escolar. A posição do estoque é importante não
apenas para a direção da escola, mas também para a Secretaria de Educação, possibilitando a
decisão de disponibilizar ou não materiais, e observar se há possibilidade de substituição por
outro em estoque na escola. Questões como vencimento, acidentes no transporte,
armazenamento inadequado, condições climáticas no momento de entrega, baixa qualidade de
alguns produtos, são pontos que merecem destaque e acompanhamento constante. Não apenas
para que perdas de estoques sejam evitadas, mas principalmente para evitar danos a saúde das
crianças e funcionários usuários dos produtos.
Como todos os produtos/materiais estão diretamente ligados as atividades funcionais
da escola. É importante, por exemplo, que a qualidade dos produtos, seja testada com
antecedência ao uso com as crianças. Salientando que uma tinta contém produtos químicos
que se de procedência desconhecida poderá causar danos a saúde das crianças. O mesmo pode
ocorrer em relação aos outros produtos/materiais, é evidente que o perigo é descoberto apenas
no momento de uso, e no caso de gêneros alimentícios a baixa qualidade somente é detectada
no momento de preparo e/ou consumo dos alimentos.
Assim observa-se que um sistema de controle de estoque na referida entidade torna-se
um passo a ser dado quase que imediatamente. Visto que a partir de dados e informações
obtidas através dele constituem de importante instrumento para a gestão das atividades da
escola e da Secretaria de Educação. Pois o tempo demandado para realização de um novo
processo com relação ao atual seria menor, o que resultaria em maior tempo para análise de
dados e informações geradas pelo sistema.
76
CONCLUSÃO
Identificar e implantar processos de controle, e ter pleno conhecimento das suas
necessidades, não apenas como instrumento que dificulte a fraude e o desvio de materiais.
Mas principalmente como uma importante ferramenta de gestão. Prestar atenção em dados
internos e externos faz com que a entidade, de certa forma acompanhe a evolução do
ambiente onde está inserida. Decisões e necessidades que somente no decorrer das atividades
escolares seriam detectadas podem, com um bom sistema de informação, ser tomadas e ou
sanadas antecipadamente. A implantação de um novo processo/sistema de controle de
estoques na escola é um trabalho que exigirá, dos administradores e funcionários grande
dedicação, mas que ao final trará bons resultados.
Juntando-se a isso é importante e não menos necessário que sejam, elaborados e
adotados manuais escritos de políticas de gestão interna, que sejam claros e bem definidos.
Observa-se que é papel dos gestores identificarem os principais processos, bem como os
riscos aos quais está exposto cada um dos componentes operacionais da entidade. Para que os
objetivos do controle sejam definidos, e relacionados a outro para uma possível comparação
posteriormente.
Um sistema informatizado que possibilite a confrontação de dados, permitirá a
Secretaria de Educação, e ao Poder Executivo melhorar o processo de utilização de verbas.
Bem como, organizar o planejamento das compras e giro de mercadorias e produtos. O que
evitaria, por exemplo, a falta ou excesso de produtos/materiais em estoque, pois sabendo qual
o giro de determinado produto em estoque, se conseguiria visualizar a quantidade desse
produto que deverá ser adquirida para atender a demanda até a próxima compra.
77
Certo de que estes itens não são por si só, bases fortes para que seja implantado na
instituição um sistema de controle de estoques informatizado. Sendo a administração pública
responsável pela implantação de processos de controle, o interesse maior não é apenas do
Poder Público. Mas também da população que é parte integrante desse processo, pois é ela
com a contribuição através de pagamento de seus impostos que possibilita ao Executivo o
efetivo desenvolvimento das atividades da instituição educacional. Portanto seria o mínimo
que o Poder Público poderia desenvolver no sentido de prevenir erros, desperdícios e fraudes.
Sendo que a implantação de processos de controle é agregadora de valor e confiança nas
rotinas de gestão.
O diferente hoje faz a diferença amanhã, uma entidade que se preocupa efetivamente
com seus processos, e o meio onde está inserida, e com o que esta colocando a disposição das
pessoas, com a qualidade dos seus serviços, e a satisfação que o mesmo vai gerar dentro da
comunidade, é uma entidade que certamente se destacará em seu meio. Portanto pode-se
verificar que o trabalho realizado alcançou seus objetivos. Pois se identificou e analisaram-se
os processos de controle de estoque que são adotados atualmente pela escola. Apresentou-se
uma avaliação dos mesmos, e propuseram-se mudanças nesses processos, através da
proposição de um subsistema de informações.
Para mim como participante desse processo e também, principalmente como
estudante, foi de extrema importância, esse trabalho. Tendo em vista que o controle total é
quase que inalcançável, mas é fundamental nos dias atuais a preocupação em melhorar os
processos de controle. Assim ao mesmo tempo em que contribui para com a entidade, no
sentido de melhorar seus processos de controle, apliquei os conhecimentos adquiridos ao
longo do tempo de estudo na universidade, e com isso expandir meus conhecimentos.
78
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