REGINALDO ARLINDO CUPERTINO DA SILVA
PLANEJAMENTO DO CONSUMO E DA COMPRA DA FARINHA DE TRIGO ATRAVÉS DA
INTEGRAÇÃO DOS SETORES DE COMPRA, PRODUÇÃO, ESTOQUE E VENDAS DE UMA
PEQUENA EMPRESA INDUSTRIAL
Trabalho apresentado ao Departamento
Engenharia Elétrica e de Produção
Universidade Federal de Viçosa como parte
exigências para a conclusão do curso
Engenharia de Produção.
de
da
das
de
Orientadora: Danielle Dias Sant’Anna Martins
VIÇOSA
MINAS GERAIS – BRASIL
2006
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ii
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iii
Índice
Resumo ...........................................................................................................................vi
1. Introdução.................................................................................................................... 1
1.1 Justificativa ............................................................................................................. 2
2. Revisão de Literatura................................................................................................... 3
2.1 A importância da micro e pequena empresa no cenário econômico brasileiro ....... 3
2.2 A importância da tecnologia da informação dentro da organização........................ 4
3. Objetivos...................................................................................................................... 7
4. Materiais e Métodos..................................................................................................... 8
4.1 Sistemas de Administração da Produção – SAP .................................................... 8
4.1.1 MRP.................................................................................................................. 8
4.2 Excel ....................................................................................................................... 9
4.3 Estudo de caso ........................................................................................................ 10
4.3.1 Apresentação da empresa objeto de estudo ..................................................... 10
4.3.2 Problema encontrado e solução proposta ......................................................... 11
5. Resultados e discussão ............................................................................................. 16
6. Conclusão.................................................................................................................. 18
7. Referências bibliográficas.......................................................................................... 20
8. Apêndice.................................................................................................................... 23
Apêndice A: Planilha Matéria-prima............................................................................ 23
Apêndice B: Planilha Estoque..................................................................................... 23
iv
Apêndice C: Planilha Compras ................................................................................... 24
Apêndice D: Planilha Vendas ..................................................................................... 25
Apêndice E: Planilha Itens .......................................................................................... 26
Apêndice F: Planilha Produção................................................................................... 27
v
SILVA, R. A. C. da. Planejamento do consumo e da compra da farinha de trigo
através da integração dos setores de compra, produção, estoque e vendas de
uma pequena empresa industrial. 2006, 19 f.. Trabalho de Graduação (Curso de
Engenharia de Produção) – Universidade Federal de Viçosa.
Resumo
Um dos grandes problemas enfrentados pelas empresas é saber lidar com as
constantes mudanças que ocorrem no cenário mundial. Para as micros e pequenas
empresas (MPE’s) processadoras, principalmente no que diz respeito à aquisição de
novas tecnologias, isso se torna mais difícil. É demandado por elas, muitas vezes, um
bom investimento em softwares modernos, para que auxiliem no controle da produção e
integrem os seus setores produtivos. Portanto, este trabalho é direcionado a esse tipo
de empresa e tem como objetivo o desenvolvimento de um método prático, alternativo e
acessível, que possa auxiliar na administração da matéria-prima “farinha de trigo” em
uma empresa do ramo alimentício e possibilitar a integração dos setores de compra,
produção, estoque e vendas da empresa. Buscou-se uma MPE da Zona da Mata
Mineira, para a coleta de dados e variáveis necessárias à programação das planilhas
eletrônicas no Excel 97. Foram utilizadas as funções do software, aliadas ao conceito
da Lógica MRP (Planejamento das Necessidades de Materiais), de forma a desenvolver
um modelo que, através de vínculos entre as planilhas, ligasse os setores. A
implementação do modelo na empresa possibilitará um controle mais simples e
eficiente das vendas, do estoque de matéria-prima e produtos acabados, assim como
um planejamento semanal do volume a ser produzido e da quantidade de matéria-prima
a ser adquirida e consumida, através do melhor intercâmbio de informações entre os
mesmos. É importante ressaltar que, para que o modelo funcione corretamente, os
funcionários devem estar comprometidos e atualizar constantemente os campos de
entrada de dados toda vez que houver a solicitação de uma venda. Com os devidos
estudos e adaptações, este trabalho poderá ser aplicado a qualquer outra MPE.
Palavras-chave: MRP, tecnologia da informação, integração e micro e pequenas empresas.
vi
1. Introdução
Vivemos em mundo globalizado e de alta complexidade nos negócios. A aceleração dos
aspectos competitivos pode ser observada em um âmbito mundial (DAVIS et al., 2001). Dessa
forma, a informação correta e na hora certa faz o diferencial entre as empresas e acarreta numa
vantagem competitiva.
As organizações estão inseridas em um contexto em que elas precisam ser cada vez
mais ágeis e eficientes. Segundo Gaither & Frazier (2005), à medida que as empresas ocupam
posições de liderança, elas se tornam cada vez mais ágeis.
O problema mais comum enfrentado pelos administradores dessas organizações é
justamente lidar com as rápidas mudanças ocorridas no cenário mundial, o que os levam a
desafiarem pressupostos e práticas ultrapassadas para criarem organizações prontas para
mudanças. Neste cenário, a competitividade dá margens à busca freqüente de novos recursos
tecnológicos e exige cada vez mais das empresas, um maior esforço em relação à
diferenciação dos seus processos produtivos (otimização dos recursos e processos) e,
conseqüentemente, dos seus produtos e serviços (maior agregação de valor).
Para tentar amenizar o problema, novas tecnologias são constantemente desenvolvidas
e introduzidas no mercado. Porém, elas não são financeiramente acessíveis à micro e pequena
empresa como são para a média ou grande empresa. A micro e pequena empresa (MPE) é,
portanto, carente de tecnologia barata e eficaz, principalmente no que diz respeito à integração
dos seus setores internos.
Gonçalves (2001) afirma que para que essas empresas possam continuar competitivas
nesse mercado, investimentos devem ser feitos em pesquisa e desenvolvimento de tecnologias
que possam atender suas necessidades, sem que para isso elas precisem dispor de muitos
recursos financeiros.
O presente trabalho visa contribuir com uma pequena empresa do setor alimentício que
atua num mercado de grande concorrência, proporcionando uma forma alternativa e mais
econômica de controlar a produção e consumo de matéria-prima (farinha de trigo) com o auxílio
de planilhas eletrônicas e utilizando o conceito da lógica MRP para integrar seus setores
produtivos, melhorando assim, o fluxo de informações entre eles.
1
1.1 Justificativa
A capacidade das MPE’s atuarem de forma crítica e competitiva junto à cadeia produtiva
está relacionada à formulação de estratégias de negócios, nas quais, são levadas em
consideração não apenas as ações e reações dos concorrentes diretos, mas também a
existência de fornecedores, clientes e produtos alternativos que satisfaçam as necessidades
dos mercados onde estas empresas atuam. Além disso, a integração entre os setores internos
das
empresas
contribui
de
maneira
significativa
para
a
redução
dos
custos
e,
conseqüentemente, para o aumento da competitividade.
Várias pequenas empresas vivem com uma renda apertada, que não permite grandes
gastos e investimentos. Muitas vezes, sem que elas percebam, passam a ter um patrimônio
cada vez maior em estoque, seja de matéria-prima, de produtos acabados ou até mesmo de
produtos em elaboração. Isso se deve, na maioria das vezes, pela má integração e
conseqüente má administração dos setores de compra, estoque, produção e vendas
(BARBOSA, 1997). Assim, a micro e pequena empresa acaba, muitas vezes, fazendo compras
desnecessárias e vendas erradas, o que prejudica diretamente seu crescimento e
desenvolvimento.
O ideal é que os setores componentes dessas empresas estejam diretamente
interligados, uma vez que são totalmente dependentes do fluxo contínuo de informações
corretas e atualizadas.
De acordo com o IBGE (2005), 93% das empresas que fecharam suas portas em 2004
eram micros ou pequenas empresas. Para cada 10 (dez) novas empresas criadas no país, 5
(cinco) não sobrevivem aos três primeiros anos de vida.
A deficiência do fluxo de informação entre os setores produtivos prejudica a boa
administração da empresa, dificulta o planejamento e controle da produção, diminuem a sua
eficiência, prejudica a saúde financeira e deixa a empresa numa situação de risco frente à
crescente competitividade do mercado.
Existem muitos Softwares que se propõem a resolver tais problemas, mas em geral são
inacessíveis à MPE pelo seu alto custo de aquisição e manutenção.
Diante disso, o presente trabalho se justifica na intenção de demonstrar que é possível a
utilização de tecnologia barata pelas micro e pequenas empresas como uma forma alternativa
e acessível de integração dos setores de compra, estoque, produção e vendas, possibilitando,
de forma mais econômica, um bom controle do seu sistema produtivo.
2
2. Revisão de Literatura
2.1 A importância da micro e pequena empresa no cenário econômico brasileiro
É inegável a importância social e econômica das micro e pequenas empresas (MPE’s)
em nosso país. De acordo com o SEBRAE (2004), 99% das firmas são micro e pequenas
empresas e apenas 0,3% são de grande porte. As MPE’s empregam 14,5 milhões de pessoas,
ou seja, 56% do total de empregados no Brasil.
Segundo José Tarcísio da Silva, presidente da Federação das Micro e Pequenas
Empresas do Estado de Pernambuco (FEAMEPE), o segmento é responsável pelo crescimento
econômico e desenvolvimento das nações, sendo um dos principais pilares de sustentação da
economia nacional, tanto pelo número de estabelecimentos, quanto pela capacidade de gerar
empregos. As micro e pequenas empresas representam 98% das 4,1 milhões de empresas
formais na indústria, comércio e serviços, respondendo por 21% do PIB nacional e empregando
45% da força de trabalho que possui carteira assinada.
Além disso, as MPE’s constituem uma alternativa de ocupação para uma pequena
parcela da população que tem condição de desenvolver seu próprio negócio e é uma alternativa
de emprego formal para uma grande parcela da força de trabalho excedente, que, em geral,
possui pouca qualificação e não encontra emprego nas empresas de maior porte (IBGE, 2001).
As MPE’s podem ser classificadas segundo o número de funcionários ou de acordo com
o faturamento bruto anual (Veja Quadros 1 e 2).
Quadro 1: Classificação das MPE’s em relação ao número mínimo e máximo de empregados
Porte/Setor
Comércio /
Serviço
Indústria
Agropecuária
Micro empresa
Até 09
empregados
Até 19 empregados
De 10 a 50 empregados
Empresa de Pequeno
porte
De 10 a 49
empregados
De 20 a 99
empregados
De 50 a 100 empregados
Fonte: Sebrae-nacional, 2005.
3
Quadro 2: Classificação das MPE’s segundo o faturamento bruto anual
Porte
Estatuto das MPEs Imposto Simples Federal
Micro empresa
Até R$ 244 mil
Até R$120 mil
Empresa de
Pequeno Porte
De R$ 244 mil a R$
1,2 milhão
De R$120 mil a R$ 1,2
milhão
Exportações
Até US$ 400 mil
na Indústria
De US$ 400 mil a
US$ 3,5 milhão
na Indústria
Fonte: Lei Federal 9.841/99 (Estatuto), Lei Federal 9.317/96 (Simples federal
atualizado), Lei estadual 10.669/00 (Simples paulista) e Resolução Grupo Mercado
Comum 59/98 (exportações). Nota: Tabela atualizada em 14/10/03.
2.2 A importância da tecnologia da informação dentro da organização
Um dos grandes vetores das transformações no cenário competitivo é a contínua
evolução da tecnologia que, em virtude de sua grande disseminação, afetou de modo
significativo todas as atividades humanas e fez crescer o grau de incerteza e imprevisibilidade
do futuro. Dentre as novas tecnologias, destaca-se a tecnologia da informação, que passou a
ser um importante componente competitivo para as organizações (ALBANO, 2001).
Segundo Rezende (2000), tecnologia da informação (TI) quer dizer o conjunto de
recursos computacionais e tecnológicos para a criação e uso da informação.
Ao esclarecerem a ligação entre tecnologia e estratégia, Torquato & Silva (2000)
afirmam que, na criação e renovação de vantagens competitivas, fatores necessários à
sobrevivência das empresas, a tecnologia surge como um elemento-chave na busca de
peculiaridades que as distingam favoravelmente de seus concorrentes. Para que as
organizações se mantenham competitivas em ambientes caracterizados por constantes
mudanças, precisam acompanhar eventos e tendências que estão ocorrendo no ambiente
externo. Esta necessidade pode implicar em um estudo para monitoramento ambiental,
“entendido como um processo de busca e utilização de informações externas para subsidiar
decisões estratégicas” (BARBOSA, 1997).
A turbulência no ambiente empresarial, que gera um clima de incerteza para a tomada
de decisões, estimula os profissionais a procurarem entender de modo mais amplo as
contribuições que as tecnologias podem oferecer à gestão estratégica da informação.
Normalmente, no setor das micro e pequenas empresas, não se registra o conhecimento amplo
de suas informações úteis nem de suas respectivas fontes.
4
De acordo com Morais et al. (2004), a TI apresenta-se como suporte à gestão da
informação na micro e pequena empresa a partir dos seguintes aspectos:
9
Disponibiliza informações para a tomada de decisões e gerenciamento estratégico do
negócio;
9
9
9
9
Possibilita a automatização de tarefas rotineiras;
Auxilia o controle interno das operações;
Aumenta a capacidade de reconhecer antecipadamente os problemas;
Pode ser utilizada como ferramenta estratégica no processo de planejamento, direção e
controle.
Apesar do aumento do número de pequenas organizações que utilizam a TI no
gerenciamento de seus negócios, percebe-se que poucas conseguem efetivar o potencial que
esta ferramenta proporciona em relação à vantagem competitiva, pois o seu uso está voltado às
tarefas operacionais e rotineiras e não a atividades do processo estratégico (BERALDI, 2000).
De acordo com Beraldi (2000), é de suma importância que as tecnologias da informação
implementadas nas pequenas empresas considerem suas especificidades, com o intuito de
suplantar barreiras e entraves inerentes a este ambiente, como:
9
9
9
9
Limitações financeiras;
Dificuldades em usar tecnologias complexas;
Resistência dos funcionários, que temem serem substituídos pela tecnologia;
Dúvidas referentes às principais vantagens que a TI pode proporcionar e, até mesmo, a
falta de percepção de sua real necessidade para o processo gerencial nessas
organizações.
Há dez anos, Antonialli (1996), que cita Lesca & Almeida (1994), já afirmava que a
informação tem importância crescente para o desempenho da empresa e do país. Além disso,
também afirmava que as informações apoiam a decisão e exercem influências sobre o
comportamento das pessoas.
Informações e conhecimento que fluem pela organização em tempo hábil permitem que
tomadas de decisões mais lucrativas sejam realizadas e com maior margem de acerto. Isso
facilita o controle dos meios de produção e possibilita a plena automação da produção,
5
eliminando assim, paradas intermediárias. Portanto, a velocidade da disseminação das
informações torna-se fundamental para a sobrevivência da empresa.
De acordo com Foina (2001), as empresas relacionam-se umas com as outras e com o
mundo externo por meio de trocas de informações, insumos e produtos em geral, ficando claro
a importância da informação para uma operação bem sucedida nas empresas.
O mercado moderno exige das empresas preços competitivos, com custos mais baixos e
sob controle, além de alta qualidade de seus produtos ou serviços. Tais exigências tornam a TI
parceira estratégica para as organizações que querem estar entre as primeiras em seus
respectivos nichos de mercado (FOINA, 2001).
É de suma importância que as empresas tenham consciência de que a TI deve ser
entendida como uma poderosa ferramenta que, quando usada corretamente, permite
grandiosas mudanças na organização. No entanto, essa ferramenta, por si só, não é capaz de
provocar nenhuma vantagem.
Segundo Beth Queiroga da TIDBIT Informática Ltda., alguns motivos para as empresas
utilizarem a TI são:
9
9
9
9
9
9
9
9
Aumento da produtividade;
Melhoria da qualidade;
Melhoria no atendimento;
Melhoria de processos internos;
Redução de custo;
Agregar valor ao produto oferecido;
Melhoria dos controles;
Aproveitamento das oportunidades.
Rosendo (2004), em seu trabalho final de graduação, utilizou a Tecnologia da
Informação como instrumento para a realização de uma proposta de gestão de estoques para o
setor varejista de pequeno porte.
Pôde-se verificar neste trabalho que o uso da TI trouxe enormes benefícios para a
empresa estudada, já que, segundo ele, reduziu o grau de incertezas e possibilitou o aumento
do controle sobre os produtos da empresa.
6
De acordo com Alecrim (2004), sendo a informação um bem que agrega valor a uma
organização, é essencial fazer o uso de recursos de TI de maneira apropriada. Dessa forma, é
necessário a utilização de ferramentas, sistemas ou outros meios que façam das informações
um diferencial competitivo para a organização em relação aos seus concorrentes.
Alecrim (2004) afirma ainda que é necessário achar soluções que tragam bons
resultados aliados ao menor custo possível e que não existe "receita" para determinar como
utilizar da melhor forma as informações. Tudo isso dependerá da cultura, do mercado, do
segmento e de outras características da organização. Conclui-se que as escolhas devem ser
bem feitas para que não ocorram gastos desnecessários ou até mesmo perda no desempenho
da empresa.
Cunha & Oliveira (2005), em seu trabalho final de graduação, propuseram um modelo de
Sistema de Informação (SI) que padroniza a troca de informações entre a empresa Pif-Paf
Alimentos e a Associação Avizom de acordo com as necessidades específicas de cada uma
delas. Além de otimizar o repasse das informações, o SI também aumenta o desempenho de
cada uma das empresas em questão. A utilização da TI foi de fundamental importância para a
informatização do SI proposto e criado no trabalho de graduação.
Taurion (2004), consultor da IBM Business Consulting Services, afirma que a empresa
deve ser vista de forma integrada e que o mundo está caminhando para ser um grande sistema
interconectado, ou seja, a comunicação eletrônica não faz distinções entre um cliente que se
encontra localizado a dez quadras ou em outro continente. Estamos diante de um cenário onde
não existem distâncias físicas.
3. Objetivos
O objetivo geral desse trabalho é a criação de um sistema baseado em planilhas
eletrônicas, que integre os setores de compra, produção, estoque e vendas de uma pequena
empresa, e que administre o consumo e a necessidade diária de compra da farinha de trigo.
Especificamente, pretende-se desenvolver um modelo de baixo custo e de fácil utilização que,
com a devida adaptação e ampliação, possibilite a qualquer micro e pequena empresa:
9
9
9
9
Planejar a produção de forma mais econômica;
Melhorar o aproveitamento dos recursos produtivos;
Auxiliar na gestão da empresa e em suas tomadas de decisões;
Possibilitar um fluxo de informações mais eficiente; e
7
9
Aumentar a competitividade a médio e longo prazo.
4. Materiais e Métodos
4.1 Sistemas de Administração da Produção – SAP
De acordo com Corrêa & Gianesi (2001), os Sistemas de Administração da Produção
(SAP) são sistemas de informação que auxiliam na tomada de decisões táticas e operacionais
referentes a questões básicas da logística, tais como: o que produzir e comprar, quanto produzir
e comprar, quando produzir e comprar e com que recursos produzir; com o intuito de atingir os
objetivos estratégicos da empresa.
Esses sistemas permitem o planejamento das compras e da produção dos itens
componentes para que ocorram nas quantidades e momentos necessários, objetivando a
mínima formação de estoques e o cumprimento dos prazos de entrega (CORRÊA & GIANESI,
1996).
Os SAP’s mais utilizados são o MRP (Material Requeriments Planning ou cálculo das
necessidades de materiais) e o MRP II (Manufacturing Resources Planning ou planejamento
dos recursos de manufatura), os quais vêm sendo implantados pelas empresas desde os anos
70.
4.1.1 MRP
Atualmente, o conceito de MRP apoia o planejamento de todas as necessidades de
recursos de um negócio, como um sistema corporativo que foca a gestão de operações. O
papel do MRP é dar suporte às decisões que relacionam a demanda com a quantidade e
momento do fluxo de materiais.
A utilização desse sistema tem mostrado que é possível diminuir os níveis dos estoques
com conseqüente redução do espaço físico e liberação de capital de giro, permitindo a
implementação de novas linhas de produção com estes recursos (GCI IFORMÁTICA, 2004).
Forma-se assim, a cadeia representada na Figura 1 a seguir.
Aumento da capacidade de produção
Aumento dos lucros
Redução dos níveis de estoques
Maior capacidade de investimento
Fonte: CGI Informática, 2004
Figura 1 - Formação da cadeia em conseqüência da utilização do MRP.
8
Corrêa & Gianesi (2001) propõem uma conceituação para cálculo das necessidades,
partindo da idéia de que, tendo conhecimento dos componentes de um certo produto e os
tempos para obtê-los, pode-se calcular as quantidades e os momentos em que eles devem ser
obtidos, com base na disponibilidade futura do produto, para não faltar nem sobrar nenhum dos
componentes necessários à produção do mesmo.
A Figura 2, abaixo, representa as abrangências da lógica MRP.
O Que
MRP
Quando
Quanto
Produzir?
Fonte: CORRÊA & GIANESI, 2001.
Figura 2 - Abrangências do MRP (Adaptado pelo autor).
Ruy (2004), aplicou a metodologia MRP em seu trabalho final de graduação, a fim de
desenvolver um sistema de planejamento das necessidades de materiais para a produção de
lanches servidos por unidades de alimentação e nutrição empresariais. Através de uma
pequena simulação, utilizando a lógica MRP, foi possível a criação de uma planilha que, além
de ter adaptado bem ao planejamento da produção, apresentou-se como uma ferramenta capaz
para o auxílio do planejamento dos materiais utilizados.
Além disso, Ruy (2004) apontou o MRP como um importante sistema para a gestão de
materiais e a utilização de ferramentas computacionais como uma grande vantagem para o
controle da produção, possibilitando economia de tempo para o planejamento, redução dos
custos de produção e melhoria na qualidade dos produtos.
4.2 Excel
O Excel é um software produzido pela Microsoft Corporation, para os sistemas
operacionais Windows 9x, NT, XP ou 200x, caracterizado-se como um dos mais importantes
aplicativos de planilhas eletrônicas para uso em microcomputadores.
Uma planilha eletrônica é definida como uma folha de cálculo, em forma de tabela, onde
poderão ser efetuados com extrema rapidez, diferentes tipos de cálculos matemáticos, sejam
estes simples ou complexos (MANZANO, 1996).
9
Está incorporado no conteúdo do programa, os recursos contidos em uma calculadora
com funções estatísticas, matemáticas, trigonométricas e lógicas, além da criação de gráficos
diversos. Com esse software, torna-se fácil criar fórmulas, inserir funções diversas, corrigir,
formatar, alterar e movimentar fórmulas, funções e texto (KANAAN & SIQUEIRA, 1997).
Neste trabalho serão utilizadas planilhas eletrônicas criadas no Microsoft Excel 97.
Serão utilizados os recursos existentes neste Software para auxiliar na contribuição do
processo de integração e intercâmbio de informações de uma indústria do ramo alimentício.
4.3 Estudo de caso
O levantamento e estudo de caso foram feitos junto à empresa através de entrevistas
individuais não estruturadas e observações no processo de produção. As entrevistas não
estruturadas,
ou
seja,
entrevistas
sem
o
uso
de
questionários,
foram
realizadas
esporadicamente com funcionários da empresa estudada, sempre com o objetivo de adequar o
sistema de integração dos setores às suas necessidades.
4.3.1 Apresentação da empresa objeto de estudo
A empresa em estudo é de pequeno porte e atua no setor alimentício. Ela está situada
na região sul do estado de Minas Gerais, produzindo, entre outros, massas, congelados e
doces.
Fundada em 1992, a empresa conta com 25 funcionários e sua produção é toda
realizada em sua unidade industrial. Atualmente, além da unidade industrial, a empresa possui
uma área comercial independente situada em um supermercado da cidade. Ela possui também
serviços de buffet.
A estrutura organizacional da empresa é bastante simples. Ela possui um gerente que
cuida da administração geral da empresa; um auxiliar de produção, que é um funcionário
experiente que atua no controle de qualidade e no planejamento da produção; um auxiliar
administrativo, que realiza procedimentos burocráticos em geral; alguns cargos relacionados
com a parte comercial e de vendas e os funcionários de chão de fábrica.
A Figura 3 abaixo representa o organograma simplificado da empresa.
10
Diretoria/Presidência
Gerência
Administrativa
Encarregado de
Produção
Aux. Administrativo
Área Comercial
Funcionários de
Fábrica
Fonte: Empresa
Figura 3 - Organograma simplificado da empresa estudada.
Como dito anteriormente, a empresa além de atuar no ramo industrial e comercial,
também presta serviços de buffet. Este tipo de serviço demanda uma grande variedade de
produtos, principalmente em pequena escala, pois muitos são produzidos temporariamente.
Somados os produtos utilizados no buffet e atacado, a empresa conta cerca de 200
modelos somando doces, salgados e massas. O Quadro 3 apresenta os produtos da empresa
que utilizam farinha de trigo.
Quadro 3: Produtos que possuem farinha de trigo em sua composição
Produtos que possuem farinha de trigo
Ameixa c/ bacon
Esfirra sabores
Bolo G.
Massa de pizza (25cm)
Bolo M.
Massa de pizza (27cm)
Bolo P.
Pastel de Frango
Bolo Xadrez
Pizza M.
Cachorro quente
Pizza P.
Croq. Milho c/ catupiry
Torta de frango
Empada de frango
Torta Grande
Empada de queijo
Torta Média
Empadão de frango M.
Torta mini
Empadão de frango P.
Torta pequena
Esfirra
Fonte: Elaboração do autor
4.3.2 Problema encontrado e solução proposta
Atualmente, o maior problema da empresa, que é o objeto desse estudo, é a
administração da compra e do consumo da matéria-prima farinha de trigo. Esta é base para a
fabricação de 23 produtos, e é a matéria-prima mais consumida pela empresa.
11
De acordo com Corrêa & Gianesi (2001), o registro básico do MRP pode ser disposto na
forma de uma matriz. Deste modo, utilizou-se o programa Excel 97 para o desenvolvimento de
um sistema composto por seis planilhas eletrônicas.
Utilizando-se os recursos disponíveis no Microsoft Excel 97, aliados aos conhecimentos
da lógica MRP, buscou-se desenvolver funções que exerçam a administração de produtos
acabados e da matéria-prima farinha de trigo.
Para a solução deste caso, foi criada uma planilha para Matéria-prima e uma planilha
para Estoque, esta dividida em estoque de matéria-prima e estoque de produtos acabados.
Uma para Compras, uma para Vendas, uma para Itens produzidos e outra para Produção.
9
Planilha Matéria-prima:
A planilha Matéria-prima foi desenvolvida para contabilizar todos os gastos da matéria-
prima farinha de trigo. Deste modo, a mesma pode gerar ordens de pedido quando necessário.
Os dados de entrada para essa planilha vêm das planilhas, Estoque de matéria-prima,
Produção, Vendas e Itens, além da necessidade de informar qual é o Estoque de Segurança
(ES)1, Lote2 e se há algum Recebimento programado a chegar. Os dados de saída alimentam a
planilha Estoque, parte de matéria-prima e a planilha de Compras.
Os registros básicos dessa planilha são Necessidades brutas do produto, Necessidades
líquidas do produto, Necessidades brutas da farinha de trigo, Necessidades líquidas da farinha
de trigo, Necessidades líquidas totais da farinha de trigo, Recebimentos programados, Estoque
disponível, Liberação de ordens, Ordens planejadas, além do ES, Lote mínimo e Lead Time
(LT)3, que pode ser 1, 2 ou 3 dias (Apêndice A).
9
Planilha Estoque:
A planilha Estoque foi criada para a administrar os estoques e foi dividida em estoque de
matéria-prima e estoque de produtos acabados.
A entrada e saída da planilha Estoque, parte de matéria-prima, estão relacionadas com
a planilha Matéria-prima. Da mesma forma, a planilha Estoque parte de produtos acabados
interage apenas com a planilha Produção. É desta planilha que vêm os dados de entrada e vão
os de saída para estoque de produtos (Apêndice B).
1
Estoque que garantirá o nível de atendimento do produto.
Quantidade mínima de matéria-prima que pode ser comprada.
3
Tempo de ressuprimento. É o Tempo de Compra mais o Tempo de transporte.
2
12
9
Planilha Compras:
É a planilha para administrar o setor de compras (Apêndice C). Ela indica qual dia da
semana será necessário gerar o pedido de compra da matéria-prima. Possui apenas duas
entradas: uma é o Lead Time (LT) da matéria-prima, e a outra é uma entrada que vem da
planilha Matéria-prima. A planilha Compras não alimenta nenhuma outra.
9
Planilha Vendas:
É uma planilha só de entrada de dados, e o setor de vendas tem a função de alimentá-la
(Apêndice D) de acordo com os pedidos de produtos realizados pelos clientes. Ela alimenta as
planilhas de Matéria-prima e de Produção.
9
Planilha Itens:
A função dessa planilha (Apêndice E) é especificar as quantidades de matéria-prima
farinha de trigo necessária à fabricação unitária de cada um dos 23 produtos. Ela funciona
como um dado de entrada para a planilha Matéria-prima.
9
Planilha Produção:
A planilha Produção (Apêndice F) fornece, para o setor produtivo, na linha
“Necessidades Líquidas”, as quantidades necessárias de cada produto que devem ser
produzidas no dia de trabalho. As entradas de dados para essa planilha vêm da planilha
Estoque de produtos e da planilha de Vendas, além do Lote mínimo de produção e o estoque
de segurança (ES). Ela fornece dados para as planilhas de Matéria-prima e Estoque de
produtos.
A planilha possui como registros básicos: Necessidades brutas do produto,
Necessidades líquidas do produto, Estoque disponível, ES e Lote.
Todas as planilhas foram vinculadas entre si, embora em algumas, existam apenas
entradas para os dados. Para facilitar os locais específicos de entrada de dados, foi usado a cor
cinza para diferenciar tais locais.
A Figura 4, abaixo, exemplifica o vínculo criado entre as planilhas. Os quadros com
linhas preenchidas representam as planilhas criadas. Os quadros com linhas pontilhadas,
representam, excetuando na planilha de vendas , que é uma entrada, saídas de cada planilha.
13
Quanto de
Matéria-prima
há em estoque
Quanto e qual dia
comprar matéria-prima
Estoque de
Matériaprima
Compras
Matériaprima
Itens
Estoque de
Produtos
Quanto de
produtos há
em estoque
Produção
Quanto de
produtos
produzir
diariamente
Vendas
Solicitação de
vendas
Quanto foi consumido
de matéria-prima
Fonte: Elaboração do autor
Figura 4 - Representação esquemática da ligação e fluxo de informações entre as planilhas
eletrônicas desenvolvidas, assim como sua respectiva entrada ou saída.
Registros básicos da planilha
Segundo Corrêa & Gianesi (2001), as colunas do registro básico representam o período
de planejamento que é dividido em um número finito de períodos. O tempo é tratado pelo MRP
como uma variável discreta. De modo semelhante as linhas do registro básico representam as
seguintes definições:
- Necessidades brutas: são as necessidades de disponibilidade do componente
representado em cada período futuro.
- Recebimentos programados: representa as chegadas de materiais no estoque que não
foram contabilizadas formalmente no pedido.
- Estoque disponível: essa linha representa as quantidades do componente que se
espera estar disponíveis em estoque ao final dos períodos. Para o cálculo do estoque
disponível, é necessário realizar a soma da quantidade em estoque ao final do período anterior
14
com o recebimento programado e a ordem planejada, ambos do período atual, e posteriormente
subtrair essa soma da necessidade bruta do período atual.
- Liberação de ordens: o valor encontrado nesta linha é o resultado de quando e quanto
se deve pedir dos itens para que os mesmos sejam encontrados em estoque, no dia em que
são necessários para o processamento. O cálculo dessa linha é importante, pois quando
calculada corretamente, dificilmente ocorrerá atrasos na produção devido à falta de materiais
por culpa da empresa processadora que utiliza o MRP.
- Chegada de ordens planejadas: Tal linha corresponde a quantidade de material que
deve complementar o estoque e estar disponível no início do período.
Todas as planilhas estão, pelo menos em parte, carregadas de funções e/ou vinculadas
com outras planilhas. Portanto, para evitar a alteração acidental dessas células, houve a
necessidade de protegê-las por meio do uso de senhas. Assim, usou-se o seguinte recurso do
Microsoft Excel 97:
Procedimento 1: Especificar quais células podem ser alteradas em uma planilha protegida.
1. Selecionar com o mouse o intervalo de células que não poderá ser bloqueado (células
para entrada de dados );
2. No menu Formatar, clicar em “Células” e depois clicar na guia “Proteção”;
3. Desmarcar a caixa de seleção “Travada” e clicar em “OK”.
Procedimento 2: Proteção da planilha.
1. Clicar no menu ”Ferramentas” com o mouse e depois clicar no submenu “proteger”;
2. Na janela “Proteger planilha” que irá se abrir, manter as caixas de seleção
“Conteúdo”, “Objetos” e “Cenários” marcadas;
3. Digitar uma senha e clicar em “OK”;
4. Confirmar a senha e clicar em “OK”.
Foi realizado um procedimento para cada uma das planilhas que se desejava proteger.
Dessa forma, as células que foram destravadas no procedimento 1 serão as únicas células que
poderão ser alteradas, ou seja, só poderão ser alteradas as células que se destinam à entrada
de dados. Assim, nenhuma fórmula e vínculo irá se perder.
15
5. Resultados e discussão
Foi possível desenvolver um modelo de baixo custo e de fácil utilização, o que
possibilitará, de forma mais rápida, um planejamento da produção, melhorando o
aproveitamento dos recursos produtivos e possibilitando um fluxo de informações mais
contínuo.
A planilha “Matéria-prima” (Figura 4), na linha “Necessidades líquidas”, fornece o
consumo diário da farinha de trigo na produção de cada produto fabricado, além de fornecer, na
linha “Necessidades Líquidas Totais”, o gasto total diário com a mesma.
Fonte: Elaboração do autor
Figura 4 - representação parcial da configuração final da planilha “Matéria-prima”.
A necessidade de realização de compra de matéria-prima, pode ser acompanhada pela
planilha “Compras” (Figura 5). Ela fornece o dia em que deve ser realizado o pedido, assim
como a quantidade que deve ser pedida.
16
Fonte: Elaboração do autor
Figura 5 - Representação da configuração final da planilha “Compras”.
O arquivo com as planilhas deve ficar disponível em rede de computadores da empresa,
de forma que cada setor tenha acesso ao arquivo com todas as planilhas.
A planilha de vendas é a principal planilha de entrada de dados. Portanto, ela deve ser
preenchida diariamente e cuidadosamente pelo setor de vendas ao final de cada dia de
trabalho.
Esse procedimento fará com que no dia seguinte, a produção tenha exatamente, a partir
da consulta na planilha Produção, o que deve ser produzido.
De modo similar, o setor de compras, através da planilha “Compras”, poderá verificar se
há algum pedido de matéria-prima a ser realizado no dia. Por sua vez, o setor de estoque
poderá consultar quanto de produto acabado e de matéria-prima há no estoque, assim como os
dias de chegada da farinha de trigo.
Para que o modelo funcione corretamente, é importante que algumas recomendações
sejam seguidas:
•
O setor de vendas tem que estar envolvido e realizar a entrada de dados ao final de
cada expediente;
•
O setor de produção deve consultar todos os dias, antes de iniciar a produção, o que
deve ser produzido e quanto deve ser produzido;
•
O setor de estoque deve acompanhar a planilha. E ao final do último dia de
produção, sexta-feira, deve digitar o valor encontrado na coluna “Sexta”, da planilha
“Estoque” , parte de matéria-prima, para a coluna “Anterior” (esse valor é o estoque
final de farinha de trigo, existente ao final da semana, que será o estoque inicial de
matéria-prima para a próxima semana). Na planilha “Estoque”, parte de produtos
acabados, deve ser feito o mesmo;
17
•
O setor de compras deve ficar atento ao dia e à quantidade de matéria-prima que
deve ser pedida ao seu fornecedor. Deve-se realizar o pedido todos os dias em que
a planilha mostrar;
•
Se o Lead Time da matéria-prima, Estoque de Segurança (dos produtos acabados
ou Matéria-prima) ou Lote mínimo de produção forem alterados, os seus valores
devem ser atualizados na planilha.
6. Conclusão
O modelo desenvolvido possibilitou a integração dos setores de compra, produção,
estoque e vendas, de uma micro empresa, com a utilização de uma ferramenta computacional,
o Microsoft Excel 97, associada aos conceitos da lógica MRP. Com o sistema criado, foi
possível saber o consumo diário de farinha de trigo, assim como a necessidade diária de
realização de compras da mesma.
Além disso, foi possível responder para o setor de produção o que deve ser produzido
em cada dia de trabalho, e para o setor de estoque saber, diariamente, quanto de produto e
quanto de farinha de trigo estão em estoques.
O Microsoft Excel 97 é um Software conhecido e versátil, que para o seu fim, é o mais
indicado. O seu uso, em qualquer micro ou pequena empresa, é bastante comum. Sem dúvida,
isso é um fator positivo que vem contribuir na utilização do modelo, proposto e desenvolvido em
forma de planilha eletrônica, por qualquer funcionário da empresa sem grandes dificuldades.
Quanto à coleta de dados, foram percebidas, ao longo deste trabalho, algumas
dificuldades:
•
A empresa ainda não realizou nenhum tipo de trabalho de quantificação do Estoque
de Segurança dos seus produtos. O mesmo constitui uma importante entrada para o
modelo. O estoque de segurança utilizado foi empiricamente quantificado pela
empresa;
•
A falta de mensuração do consumo da matéria-prima farinha de trigo que é utilizada
no balcão de fabricação do produto. Dessa forma, esse consumo não pôde ser
levado em consideração no modelo.
Com o intuito de ampliar e melhorar a resposta do modelo, alguns trabalhos futuros
podem ser sugeridos:
18
•
A empresa pode realizar trabalhos que quantifiquem o seu estoque de segurança de
produtos acabados, assim como o seu estoque de farinha de trigo;
•
Trabalhos como a mensuração da farinha de trigo gasta no balcão de fabricação dos
produtos, podem ser realizados para cada tipo de produto. Isso contribuirá para uma
melhor resposta do modelo;
•
Pode ser ampliado o número de matéria-prima componente do produto e integrante
do modelo. Esse trabalho usou a farinha de trigo. Próximos trabalhos podem incluir
outras matérias-primas como: ovo, óleo, açúcar etc.
O trabalho realizado na empresa processadora de alimentos, pode ser aplicado a
qualquer outra micro ou pequena empresa. Para isso basta realizar o estudo da empresa
escolhida e dos seus setores, assim como as suas variáveis determinantes e sua
especificidade.
19
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22
8. Apêndice
APÊNDICE A: PLANILHA MATÉRIA-PRIMA
PLANILHA DESENVOLVIDA QUE RETORNA QUANTIDADES DIÁRIAS CONSUMIDAS DE
FARINHA DE TRIGO, ASSIM COMO QUANDO E QUANTO PEDIR DA MESMA.
Figura 1 A - Representação parcial da configuração final da planilha “Matéria-prima”.
APÊNDICE B: PLANILHA ESTOQUE
PLANILHA DESENVOLVIDA PARA O ACOMPANHAMENTO DO ESTOQUE DE MATÉRIAPRIMA.
Figura 1 B - Representação final da planilha “Estoque”, parte de matéria-prima.
23
PLANILHA DESENVOLVIDA PARA CONTROLE DE ESTOQUE DE PRODUTOS
ACABADOS
Figura 2 B - Representação final da planilha “Estoque”, parte de produtos acabados.
APÊNDICE C: PLANILHA COMPRAS
PLANILHA DESENVOLVIDA PARA AUXILIAR O SETOR DE COMPRAS NA REALIZAÇÃO DE
PEDIDOS DA FARINHA DE TRIGO.
Figura 1 C - Representação da configuração final da planilha “Compras”.
24
APÊNDICE D: PLANILHA VENDAS
PLANILHA DESENVOLVIDA PARA POSSIBILITAR QUE O SETOR DE VENDAS
REALIZE A ENTRADA DE PEDIDOS DOS PRODUTOS.
Figura 1 D - Representação da configuração final da planilha “Vendas”.
25
APÊNDICE E: PLANILHA ITENS
PLANILHA DESENVOLVIDA PARA RETORNAR A QUANTIDADE DE FARINHA DE
TRIGO QUE É NECESSÁRIA NA FABRICAÇÃO DE UMA UNIDADE DE CADA PRODUTO.
Figura 1 E - Representação parcial da configuração final da planilha “ Itens”.
26
APÊNDICE F: PLANILHA PRODUÇÃO
PLANILHA DESENVOLVIDA PARA RETORNAR, DIARIAMENTE, A QUANTIDADE
QUE SE DEVE FABRICAR DE CADA PRODUTO.
Figura 1 F - Representação parcial da configuração final da planilha “ Produção”.
27