LUCROS E BENEFÍCIOS NA APLICAÇÃO DE UM SISTEMA DE ESTOCAGEM
NA EMPRESA
Vanessa dos Santos Dada1
RESUMO:
Há uma grande demanda, nos mercados atuais, pelas empresas que atuam na área
de operações logísticas. A logística neste momento e uma estratégia indispensável
para diminuir os custos operacionais, e principalmente uma ferramenta essencial
nas tomadas de decisões. Na introdução apresenta-se as ideias de alguns autores
servindo como embasamento da pesquisa que tratará da formalização das técnicas
de gestão de estoques. A busca de informações para a formação deste artigo foi
realizada através de pesquisa bibliográfica, que tem como objetivo analisar os meios
de se ter um sistema de estocagem que permita à empresa maior lucratividade.
Através de conceitos voltados à aplicação da logística e controle de estoques,
avaliou-se que, com a implantação de sistemas de controle de estoque pode-se
reduzir custos e ter uma melhor organização da empresa. Uma das formas para
alcançar tal finalidade, é através da utilização de gráficos e históricos estatísticos de
estoque, possibilitando que se tenham determinadas quantidades de itens para
estoque definidas em um determinado período de tempo. Através destas análises
também é possível determinar a priorização dos itens, tendo atenção especial para
aqueles que representam maior valor no volume financeiro total do estoque na
empresa.
Palavras-chave: Estocagem. Benefícios. Lucros.
1
Acadêmica da disciplina de Projeto Integrador IV do Curso de Tecnologia em Logística da FATESC,
da cidade de Brusque-SC, 2009, sob orientação do Prof. José Francisco dos Santos.
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1 INTRODUÇÃO
Este artigo busca mostrar as vantagens que as empresas irão obter na
aplicação das estratégias logísticas, visando lucros e benefícios utilizando um
sistema de estocagem, tendo este como principal objetivo disponibilizar os produtos
no estoque, produtos acabados, semi-acabados, e matéria-prima no local onde são
requisitados, no momento desejado, ao menor custo possível.
Bowersox (2001) define a logística como um esforço integrado com o intuito
de ajudar a criar valor ao cliente pelo menor custo total possível, pois este esforço
existe para satisfazer às necessidades dos clientes.
Bertaglia (2003) diz que uma boa administração traz para as empresas uma
vantagem em termos de serviços e custos reduzidos, além de possibilitar respostas
mais rápidas às necessidades de mercado, pois as empresas também precisam ser
competitivas em preço, qualidade e diferenciação.
A Logística está evoluindo bastante no mercado brasileiro, com novas
tecnologias e possibilitando grandes oportunidades para as empresas que se
preocupam com o crescimento e aperfeiçoamento.
Atualmente os clientes estão cada vez mais exigentes e as empresas têm que
atender às suas necessidades, ao mesmo tempo em que tem que minimizar seus
custos.
Este artigo faz uma análise sobre a estocagem dos produtos nas empresas,
mostrando a importância do processo de estocagem que aplicado com estratégias
logísticas facilita a organização dos produtos, diminui os riscos de perda e danos no
estoque, e facilita o rápido acesso a todos os itens.
Diante das dificuldades que as empresas estão apresentando no mercado em
relação à estocagem dos seus produtos e buscando atender as necessidades dos
seus clientes, estas estão pesquisando métodos que sejam eficientes no momento
do manuseio do produto, para forma, ser possível atuar fortemente na administração
das mercadorias.
Atualmente o setor de controle de estoques não está atuando de forma
correta nas tomadas de decisões, sendo muitas vezes as empresas afetadas pelas
compras realizadas com imprecisão, sendo elas feitas sem critérios técnicos, sem
avaliar o nível correto de itens para comprar, gerando sobras de determinado
3
produtos e faltas de outro.
A principal deficiência que encontramos nas empresas é a apuração de onde
se deve atuar, a fim de buscar ferramentas que visualizem problemas oriundos de
baixo giro e principalmente de altas compras, nas quais comprometem a
organização. Com isso temos duas importantes questões: quanto o estoque pode
auxiliar no controle da empresa? Quais são os melhores procedimentos para que o
processo ocorra de forma correta e organizada?
Hoje as empresas apresentam um sério problema com a estocagem dos seus
produtos, muitas delas já não possuem espaço para estocá-lo e raramente sabem o
que está em estoque. Elas apresentam problemas sérios, como manipulação e
desorganização dos produtos.
Além disso, existem várias empresas que tem o laboratório de manutenção no
mesmo lugar que o estoque. Outras com vários produtos velhos sem uso misturados
com os novos, muitas ainda não possuem uma ficha de cadastros para identificação
dos produtos de seus clientes, sendo assim, não se sabe o defeito que o cliente
relatou sobre o produto.
A entrega da mercadoria é outro problema, pois muitas empresas não têm
funcionário específico para conferencia da mercadoria e, quando verificação, está
faltam peças.
Este trabalho tem como objetivo geral examinar a importância de ter um
sistema de estocagem com a finalidade de obter lucros e benefícios, pois com uma
estabilidade maior no estoque, as empresas terão maior controle, gerando redução
de custos e organização.
Os itens que seguem tratam primeiramente da logística, sua origem, seu
conceito e sua importância; na sequência examina-se o estoque, seu conceito,
vantagem, objetivo e sua importância; seguido do abordagem sobre os custos de
estocagem e da importância da logística no estoque.Finaliza com as conclusões que
o autor do artigo fez sobre este trabalho.
2. LOGÍSTICA SUA ORIGEM, CONCEITO E IMPORTÂNCIA
Hoje quando se escuta a palavra logística associa-se à transporte, à
movimentação de materiais, armazenamento, estoque processamento de pedidos e
4
gerenciamento de informação. As empresas que sempre buscaram modelos
organizacionais da igreja e do exército procuraram implantar a logística no mundo
dos negócios. As organizações tinham que ser diferentes uma das outras, já que
começava a haver abertura comercial, resultando em maior concorrência.
Ao procurar a palavra logística em um dicionário, observou-se que surgem
várias denominações relativas a termos matemáticos da época da Grécia Antiga, do
tão conhecido termo logos que significa “razão”.
A palavra logística é de origem francesa. Foi usada pela primeira vez na
guerra, onde para se obter sucesso na frente de batalha é preciso um ótimo sistema
de apoio. A Logística é fator de competitividade e organização, ela aumenta a
produtividade da empresa, gera redução de custos, permitindo um melhor controle e
maior integração entre os setores eliminando a visão limitada da área de atividade.
[...] Logística é aquela parte do processo da cadeia de abastecimento que
planeja, implanta e controla o fluxo e estocagem eficiente e eficaz de
produtos, serviços e informações relacionadas desde o ponto de origem ao
ponto de consumo, a fim de atender as necessidades dos clientes (MOURA
et al., 2004, p. 8).
Hoje o mercado atual exige que as empresas mostrem eficiência no processo
de movimentação de materiais, tanto na interna quando na externa, que se inicia no
processo do recebimento da matéria-prima até a entrega do produto final para o
cliente.
2.1 ESTOQUES: CONCEITO, VANTAGEM, OBJETIVO E IMPORTÂNCIA
Os estoques podem ser entendidos, de forma generalizada, como certa
quantidade
de
itens
mantidos
em
disponibilidade
constante,
renovada
permanentemente, para produzir lucros ou serviços. Lucros provenientes das
vendas e serviços, permitindo a continuidade do processo produtivo das empresas
garantindo a estabilidade nas operações de venda.
Segundo Ballou (2006, p. 271), “estoques são acumulações de matériasprimas, suprimentos, componentes, materiais em processo e produtos acabados que
surgem em números pontos do canal de produção e logística das empresas.”
Concordamos com Ballou, em sua definição porque estoque é todo de
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material que a empresa utiliza para a geração de lucro ou para o fornecimento de
matéria prima no processo produtivo. Estoque são bens que, de uma forma geral,
estão num espaço físico e fazem parte de um processo produtivo. O estoque é um
conjunto de materiais, que é composto de matéria prima e produtos que estão
aguardando para a produção. Os materiais acabados que estão em fase de espera
para ser vendido também estão incluídos neste conjunto.
( Chiavenato (2005) afirma que o estoque da empresa oferece segurança na
hora da venda e acima de tudo proporciona a vantagem da economia em escala,
quando se realiza compras em lotes maiores com descontos especiais. A relação
operacional determina o ritmo da empresa no seu departamento produtivo, derivado
da demanda. Na questão financeira conta-se com investimentos que envolvem o
capital da empresa. Sabe-se que quanto maior for o estoque maior é o capital
investido.)
.
Existem estoques por serem impossíveis de conhecer a demanda futura dos
consumidores. Eles são eficientes para garantir a disponibilidade das mercadorias
no momento que os clientes necessitam.
Segundo Ballou (1993, p. 205) existem várias vantagens para manter um
estoque:
a) Melhoria do nível de serviços: o departamento de marketing pode vender
mais seguramente os produtos da empresa. O estoque é bom para os
clientes que precisam imediatamente do produto e são atendido, e
benéfico para a empresa diminui seu custo de falta do produto.
b) Incentivo a economia de produção: quando há estoques, pode haver
economia na produção. Isso se deve ao fato da fábrica produzir sem
levar em conta a demanda. Assim é possível diminuir os custos na
produção, já que a mesma ocorre em grandes lotes e é possível também
manter a força de trabalho em nível estáveis.
c) Economia de escala nas compras e no transporte: um dos objetivos dos
estoques é obter descontos no transporte por se tratar de grandes lotes;
e nas compras grandes quantidades de matéria-prima. Quando é preciso
atender uma demanda imediata, que às vezes trata-se de um pequeno
lote, a empresa perde esses descontos, tanto de transporte como de
compra.
d) Proteção contra alterações nos preços: quando há previsão de um
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aumento nos preços, a empresa pode antecipar a compra da matériaprima para o estoque e manter em estoque. Isso não provoca aumento
dos custos, conseqüentemente os clientes serão atendidos normalmente
sem que haja aumento nos preços.
e) Proteção contra oscilações na demanda ou tempo de ressuprimento: a
empresa pode manter estoques de segurança, para atender as
necessidades de produção ou do mercado.
f) Proteção contra contingências: a empresa pode manter estoques de
reserva para garantir o fornecimento de seus produtos no caso de uma
greve ou de um incêndio.
Concordamos com Ballou, pois para obter vantagens no estoque de uma empresa o
administrador precisa estar atento as todas as previsões essenciais e necessárias
para manter o estoque controlado garantindo lucros e benefícios para a empresa.
A rotatividade ou giro do estoque é uma relação existente entre o consumo
anual e o estoque médio do produto. A rotatividade é expressa no inverso de
unidade de tempo ou em vezes, isto é, vezes por dia, ou por mês ou por ano. O
índice de giro pode também ser obtido através de valores monetários de custos ou
de venda. O grande mérito do índice de rotatividade do estoque é que ele representa
um parâmetro fácil para a comparação do estoque, entre empresas do mesmo ramo
de atividade e entre classes de material do estoque.
Para fins de controle, deve-se determinar a taxa de rotatividade adequada à
empresa e então comprá-la com a taxa real. É bastante recomendável ao determinar
o padrão de rotatividade, estabelecer um índice para cada grupo de materiais que
corresponda a uma mesma faixa de preço ou consumo.
Conforme Ballou (1993, p. 208): “[...] a rotatividade do estoque é uma medida
utilizada para indicar a velocidade do giro de capital e para verificar se o inventário
está dentro dos limites viáveis”.
Analisou-se que a relação operacional determina o ritmo da empresa no seu
departamento produtivo, derivado da demanda. Na questão financeira conta-se com
investimentos que envolvem o capital da empresa. Sabe-se que quanto maior for o
estoque maior é o capital investido.
Segundo Dias (2006, p. 17):
[...] O estoque é necessário para que o processo de produção e
vendas da empresa opere com um número mínimo de
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preocupação e desníveis. Os estoques podem ser de: matériaprima, produtos em fabricação e produtos acabados. O setor
de controle de estoque acompanha e controla o nível de
estoque e o investimento financeiro envolvido.
O estoque é responsável pela organização e controle da empresa, assim a
sua principal função representa a agregação de valores ao investimento inicial.
Dias (2006, p. 17) explica ainda que “sem estoque é impossível uma empresa
trabalhar, pois ele funciona como amortecedor entre vários estágios da produção até
a venda final do produto”.
Necessitam-se informações reais para saber onde se situa cada recurso ou
investimento da empresa. Administração de estoque tem um papel muito importante,
que é a organização dos dados com objetivo principal de gerar mudanças que façam
a empresa crescer no mercado. Dessa forma, cabe ao administrador gerenciar de
forma correta todos os recursos para saber aonde quer chegar, o que deseja
produzir com seus materiais, excluindo os excedentes e buscando lucro com seus
produtos.
Segundo o mesmo autor (2006, p. 25) os principais objetivos do setor de
estoque são:
a) Determinar ‘o que’ deve permanecer no estoque;
b) Determinar ‘quando’ se deve reabastecer o estoque;
c) Determinar ‘quanto’ de estoque será necessário para um período
predeterminado;
d) Acionar o departamento de compras para executar aquisição de estoque;
e) Receber, armazenar e guardar os materiais estocados de acordo com as
necessidades;
f) Controlar os estoques em termos de qualidades e estados dos materiais
estocados;
g) Identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
Portanto, cabe ao administrador de materiais organizar e classificar o nível de
estoques que atendam às necessidades da empresa sem comprometê-la.
Analisa-se que são muitos os desafios que envolvem a política de estoque,
sendo assim,quando os dados não estão bem organizados, estes geram
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desconfiança e colocam em jogo o futuro das compras. A maioria das empresas se
preocupa com o giro em torno do estoque, como manter um estoque adequado para
a necessidade de seus clientes, a quantidade de mercadoria necessária e a
organização.
Administrar bem significa verificar cuidadosamente as informações, porque é
um papel indispensável, analisar, sobretudo, as principais necessidades do estoque,
transformando-as em prioridades de curto prazo. Com essas informações obtidas
torna-se possível o gerenciamento de estoques.
Analisa-se que pequena parcela de produtos da empresa é responsável pela
maior parte do faturamento, portanto merecem intensa atenção em seu controle para
garantir sua correta cobertura. A maioria dos produtos é caracterizada por terem
baixa rotatividade, onde geram menos trabalho, pois em caso de faltas não
prejudicam a empresa, podendo ser substituídos por similares.
Ballou (2006) apresenta ainda dois objetivos principais do estoque:
a) Custos: o objetivo é equilibrar custos de manutenção, de aquisição e de
faltas, obtendo o mínimo custo total. Quando as quantidades estocadas
são grandes há um aumento do custo de manutenção, porém os custos de
aquisição e de falta são menores. Quando se somam os três tipos de
custos tem-se a curva de custo total;
b) Nível de serviço: quando a empresa tem certa dificuldade em estimar os
custos de falta, acaba investindo muito em estoque. Ao estabelecer que,
por exemplo, 80% das vendas serão atendidas pelo estoque disponível
devem-se ajustar custos de aquisição e manutenção de estoques,
minimizando sua soma.
Torna-se possível o planejamento dos níveis de estoques para determinados
períodos, gerando-se previsões de receitas estabelecidas pelos padrões de tempo
de estocagem ou espera para ser vendido. Dessa forma concretiza-se o plano até a
providência do material que o mercado solicita, entre outras palavras pode-se dizer
que a questão do atendimento e gerenciamento da demanda tange à questão do
papel oficial da empresa que atuante do mercado, deverá estar atenta a cada nova
solicitação feita pelos clientes, com a necessidade e a demanda tornando-se
evidente um novo condicionamento e novos investimentos para atendimento desta
solicitação.
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Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e
venda, no processo de comercialização em empresas comerciais e entre as etapas
de compra, transformação e venda, também no processo de produção em empresas
manufatureiras. Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os
estoques desempenham um papel importante na flexibilidade operacional da
empresa.
Funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas
dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os efeitos de
erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura ao mesmo
tempo em que isolam ou diminuem as interdependências das diversas partes da
organização empresarial.
2.2 CUSTOS DE ESTOCAGEM
Ouve-se muito dizer que estoque custa dinheiro, podendo-se dizer que a
afirmação é verdadeira, e de certa forma leva a empresa a manter as necessidades
de ter custo. De acordo com Christopher (1997, p. 201), “o gerenciamento logístico é
um conceito voltado para o fluxo, com o objetivo de administrar os recursos ao longo
de toda operação que contempla desde os fornecedores até o cliente final”. É
importante observar que é fundamental dimensionar e avaliar os custos e o
desempenho do sistema logístico.
Hoje a logística ganhou forma diferenciada, pois além de estar sendo
empregada como uma moderna técnica estratégica, ela ganhou forma de projeto
como de consultoria, assessoria e de treinamento. A logística possui papel
importante na busca da lucratividade e sucesso das empresas prestadoras de
serviços, sua peculiaridade torna-se bastante flexível no conjunto das estratégias
abordadas pelas empresas nesta busca de espaço no atual mercado globalizado.
A gestão da atividade logística como um sistema completo, considerando os
efeitos das decisões tomadas de uma área de custos sobre outras, apresenta
reflexos no resultado das empresas. Assim, os efeitos do trade-off
podem ser
avaliados sob duas perspectivas: custos totais e receita de vendas.
Os custos de capital representam os recursos investidos em estoque que não
estão disponíveis para outras aplicações. O custo mínimo a ser considerado seria os
juros perdidos por não se investir o capital às taxas vigentes, que poderiam ser bem
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mais atrativas, dependendo das oportunidades de investimento disponíveis para a
empresa.
Os custos de armazenamento dizem respeito aos gastos relacionados com a
ocupação de espaço físico, funcionários do depósito e equipamentos utilizados na
movimentação dos estoques no depósito.
Segundo Martins (2001, p.141), “podemos classificar custos de manter
estoques em três grandes categorias: custos diretamente proporcionais aos
estoques; inversamente proporcionais aos estoques e independente da quantidade
estocada”. Para o autor, têm-se como custos diretamente proporcionais aqueles que
crescem de acordo com a média de estoques, ou seja, quanto maior o estoque que
a empresa busca, tão maior será seu custo de estocagem. Os custos inversamente
proporcionais são caracterizados como o inverso, sendo que, quanto maior a média
do nível de estoques menor são os custos de estocagem.
Na questão dos custos independentes, podem ser definidos como aqueles
que não estão ligados ao estoque médio da empresa, ligando-se diretamente com
os custos fixos.
2.3 LOGÍSTICA NO ESTOQUE
Os autores Ballou (1993), Bertaglia (2001) e Dias (2006) definem os estoques
como sendo um custo para a empresa, entretanto, considera-se importante o papel
dos estoques para o funcionamento. Sabe-se que seu custo é alto, sua manutenção
gera tempo, muito trabalho e muito dinheiro, bastando-se administrar bem as
compras e os recursos, para assim buscar um diferencial na administração dos
materiais.
Diminuir o volume de investimentos destinados a compras para o estoque e
investir na administração de materiais, tornando-o eficaz à empresa. Com isso toda
empresa que especifica meta deve diminuir os gastos nos estoques, procurando
maximizar os constantes recursos gerados pelos produtos. Comprova-se então que
o estoque gera custos e que todos os custos devem ser controlados para aumento
de resultados.
Para Francisquini e Gurgel (2004),
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[...] o giro apontara a quantidade de vezes que o estoque renovou-se em sua
totalidade, acontecera, em geral em um período igual a um ano. Calcula-se o giro de
estoques com as seguintes variáveis: Valor consumido no período e Valor de estoque
médio no período. Desta forma chega-se a seguinte fórula:
Giro de estoques: Valor Consumido no Período
Valor do Estoque Médio no Período
Segundo Martins (2001, p.141): “podemos classificar custos de manter
estoques em três grandes categorias: custos diretamente proporcionais aos
estoques; inversamente proporcionais aos estoques e independente da quantidade
estocada”.
Para o autor, têm-se como custos diretamente proporcionais aqueles que
crescem de acordo com a média de estoques, ou seja, quanto maior o estoque que
a empresa busca, tão maior será seu custo de estocagem. Os custos inversamente
proporcionais são caracterizados como o inverso, sendo que, quanto maior a média
do nível de estoques menor são os custos de estocagem. Na questão dos custos
independentes, podem ser definidos como aqueles que não estão ligados ao
estoque médio da empresa, ligando-se diretamente com os custos fixos.
Antigamente, as empresas só pensavam no lucro e não davam muita
importância a outros fatores como: seleção de fornecedores, ótimo atendimento ao
cliente, etc. Esse fato trazia alguns pontos negativos como custos elevados, ciclos
logísticos de maior duração e nível de serviço prestado ao cliente insatisfatório.
Então, para organizar um setor de controle de estoque conforme Dias (2008,
p. 25) é necessário:
a) determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens;
b) determinar quando se devem reabastecer os estoques. Periodicidade;
c) determinar quanto de estoque será necessário para um período predeterminado;
quantidade de compra;
d) acionar o Depto de Compras para executar aquisição de estoque;
e) receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as
necessidades;
f) controlar os estoques em termos de quantidade e valor, e fornecer informações
sobre a posição do estoque;
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g) manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos
materiais estocados;
h) identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados.
O objetivo do controle de estoques é evitar a falta de material sem que esta
diligência resulte em estoque excessivo às reais necessidades da empresa. O
controle procura manter os níveis estabelecidos em equilíbrio com as necessidades
de consumo ou das vendas e os custos decorrentes.
3 CONCLUSÃO
O objetivo considerado prioritário desse artigo foi examinar a importância de
ter um sistema de estocagem com a finalidade de obter lucros e benefícios para a
empresa. O controle de estoques sustentou a idéia principal da pesquisa,
considerada como ferramenta central para as empresas, com a responsabilidade de
estabelecer a quantidade necessária de produtos de acordo com o período
determinado pelo administrador, sem riscos de faltas de produtos.
O sistema de reposição proposto no trabalho tem como principal finalidade a
determinação dos itens a serem comprados em um período determinado pela
empresa, desta forma foi possível oferecer um novo perfil de compras.
Com o estudo proposto a reposição poderá ser de acordo com o tempo
desejado, podendo considerar que se o comprador desejar adquirir produtos para
um mês, o sistema de reposição informará a demanda deste período, de acordo com
a estatística histórica mostrando a quantidade ideal de itens a serem repostos.
A pesquisa apresentada buscou se ater ao tema do trabalho lucros e
benefícios mostrar um processo de controle de estoques. Com a exploração
bibliográfica, mostrou-se que as teorias oferecem subsídios na compreensão dos
benefícios no controle do estoque.
A pesquisa ajudou no alcance de métodos para criação das técnicas
desenvolvidas, proporcionando o alcance dos objetivos propostos no artigo. A
principal proposta foi analisar uma nova administração de compras da empresa que
abordou ferramentas úteis, capazes de proporcionar ao administrador uma forma
ideal no controle de estoques.
A empresa deverá submeter-se a aplicação das ferramentas desenvolvidas
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no trabalho, no qual oferecerá redução significativa, porém gradativa do acúmulo
nas quantidades de mercadorias, e com isso dispor de benefícios,sendo o principal
deles a lucratividade.
REFERÊNCIAS
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14
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