1 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” INSTITUTO A VEZ DO MESTRE A IMPORTÂNCIA DA GESTÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE E ARMAZENAGEM PARA AS ORGANIZAÇÕES Por: Marcos Severo Soares da Silva Orientador Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço Rio de Janeiro 2011 2 UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU” INSTITUTO A VEZ DO MESTRE AIMPORTÂNCIA DA GESTÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE E ARMAZENAGEM PARA AS ORGANIZAÇÕES Apresentação Candido de Mendes monografia como à requisito Universidade parcial para obtenção do grau de especialista em Logística Empresarial Por: Marcos Severo Soares da Silva 3 AGRADECIMENTOS Ao meu Deus pela sabedoria que me concedeu. Á minha amiga Vânia por toda força e ajuda, e a minha mãe, que sempre foi meu exemplo de vida. 4 DEDICATÓRIA À Deus, que me guardou e está sempre comigo. Á minha família, Adriana pela compreensão e aos meus filhos, por toda alegria e amor. 5 RESUMO Atualmente as empresas necessitam de um maior controle de estoque e armazenagem de seus materiais, para minimizar os danos e prejuízos conseqüentes de um mau planejamento. O crescimento da diversidade de produtos com diferentes padrões de demanda e características específicas torna complexa a administração dos materiais. Através de controle diferenciado e estratégias de planejamento, as organizações podem obter gerenciamentos de materiais com resultados mais satisfatórios. Diante deste contexto, o objetivo desta pesquisa foi de analisar a importância do controle de estoque e armazenagem, destacando as características dos tipos de estoque e de cada modalidade de armazenagem, principalmente no que tange às vantagens obtidas pela adoção dessas políticas. Essas vantagens contam com o apoio da aplicação de Sistemas de Controle, que permitem mais precisão nas informações do estoque, auxiliando processos para redução de custos, evitando excessos ou falta de produtos e aumentando a satisfação do cliente. 6 METODOLOGIA A metodologia deste trabalho foi concretizada através de uma pesquisa bibliográfica. Visando atingir aos objetivos propostos para este trabalho, foram realizadas pesquisas em fontes bibliográficas constituídas de livros, artigos científicos e em sites especializados em temas que tratam dos conceitos de Controle de Estoque e Armazenagem. 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - A importância do Controle de Estoque 10 CAPÍTULO II - Processo de Armazenagem 22 CAPÍTULO III – Ferramentas para Controle de Estoque 34 CONCLUSÃO 38 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 39 ÍNDICE 40 FOLHA DE AVALIAÇÃO 42 8 INTRODUÇÃO A adoção de políticas para o gerenciamento do controle de estoque e armazenagem pode resultar em benefícios para as organizações. As práticas corretas do estoque de matérias-primas, peças em processamento e de produtos finalizados leva a organização a redução de custos, bem como permite determinar a lucratividade e ainda aumentar suas receitas. Um controle de estoque eficaz possibilita evitar a perda de vendas pelas faltas. O processo de armazenagem vem passando por transformações, e a sua evolução tem quebrado alguns paradigmas. A mudança da missão que antes era vista como uma operação de guardar estoques passou a ser vista como operação de gerenciamento do fluxo físico e de informações. A política de armazenagem a ser adotada, deve buscar o amplo atendimento das necessidades da empresa, visando ainda o investimento financeiro a serem realizados, e os retornos de investimento, com a implantação de um sistema dessa natureza. A pesquisa deste estudo teve como objetivo analisar a importância do controle de estoque e armazenagem. Descrever um sistema de controle de estoque e o processo de armazenagem. Identificar os benefícios resultantes da implantação do controle de estoque e do processo de armazenagem. Identificar os malefícios que as organizações encontram por não possuir tais políticas e mostrar as vantagens dos sistemas de TI no apoio ao controle de estoque. Os três capítulos apresentados buscam atender aos objetivos do estudo. Os conceitos tratam das vantagens, considerando que cada organização tem uma característica específica e sendo assim, possui necessidades diferentes. Vale destacar que o controle de estoque e os processos de Armazenagem hoje contam com recursos que estão evoluindo cada vez mais. O uso de sistemas informatizados tem permitido uma maior integração das 9 informações, possibilitando que as organizações possam ter melhores tomadas de decisão. 10 CAPÍTULO I A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE A importância do Controle de estoque para as organizações se dá à necessidade de integrar seu planejamento/coordenação às operações a fim de reduzir ao mínimo a disponibilidade e o gerenciamento do estoque. Um controle eficiente possibilita que se mantenham estoques adequados à realização de vendas, permitindo até mesmo uma pequena margem de excesso e evitando perda de vendas pelas faltas. Neste capítulo serão apresentados conceitos importantes para o Controle de estoque, como tipos e níveis de estoques, função e objetivo do Controle de estoque, bem como política de estoque, planejamento e sistema de controle de estoque, custos de estoque, e tempo de reposição. 1.1- Definição de estoque: O estoque pode ser conceituado como sendo os materiais que uma empresa mantém ou para suprir as necessidades de sua produção ou para revendê-los. Para Slack; Chambres; Johnston “Estoque é definido como a acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de transformação”. (Slack; Chambres; Johnston, 2007, p. 278). Segundo ele existem vários tipos de estoques, ex.: um banco mantém “estoque” de pessoal, um “estoque” de caixas eletrônicos; um escritório de assessoria tributária mantém “estoque” de informações. Quase todo tipo de operações produtivas mantém estoques, mas há diferenças entre os seus tipos e depende muito da produção em questão. As diferenças entre as operações estão nos valores dos 11 estoques mantidos pela empresa. Em alguns casos, os estoques são pequenos e, em outros, os seus valores são altos, principalmente se, neste caso, eles precisarem de armazenagem. A necessidade de estoque existe porque sempre há um desequilíbrio entre o fornecimento e a demanda. Para Dias (1995), estoque de produtos acabados consiste em itens que já foram produzidos, mas que ainda não foram vendidos. Os níveis de produtos em estoque acabam sendo determinados, na maioria das vezes, pela previsão de vendas. 1.1.1 – Tipos de estoque Alguns aspectos devem ser especificados antes de se compor um sistema de controle de estoque. Segundo Moura (2004), o primeiro passo é conhecer os diferentes tipos de estoque existentes: ativo e passivo. • Estoque Ativo De acordo com Malagoni (2005), é todo estoque resultante de um planejamento prévio e destinado a uma utilização em: a) Produção: constituído por matérias-primas e componentes que integram o produto final; b) Produtos em processo: constituídos por matérias em diferentes estágios da produção; c) Manutenção, reparo e operação: formado por peças e componentes empregados no processo produtivo, sem integrar o produto final; d) Produtos acabados: compreendem os materiais e/ou produtos em condições de serem vendidos; e) Materiais administrativos: formado por matérias de aplicação em geral na empresa, sem vinculação com o processo produtivo. • Estoque inativo 12 O estoque inutilizado é decorrente de alterações de programas, mudanças nas políticas de estoque ou eventuais falhas de planejamento, que engloba as seguintes categorias: a) Estoque disponível: constituído pelos materiais sem perspectiva de utilização, sem destinação, total ou parcialmente; b) Estoque alienável: constituído de material disponível, inservível, obsoleto, e sucatas destinadas à venda. Outros autores ainda classificam os estoques nas categorias de: a) Estoques de matérias-primas: constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo produtivo da empresa. São os itens iniciais para a produção dos produtos e serviços da empresa; b) Estoques de materiais em processamento ou em vias: são também denominados materiais em vias, os quais são constituídos de materiais que estão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Não estão nem no almoxarifado – por serem mais matérias-primas iniciais – nem no depósito – por ainda não serem produtos acabados; c) Estoques de materiais semi-acabados: referem-se aos materiais parcialmente acabados, cujo processamento está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram também ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo estágio mais avançado, pois se encontram quase acabados, faltando apenas mais algumas etapas do processo produtivo para se transformarem em materiais acabados ou em produtos acabados; d) Estoques de materiais acabados ou componentes: referem-se a peças isoladas ou componentes já acabados para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas ou montadas que, quando juntadas, constituirão o produto acabado; e) Estoques de produtos acabados: referem-se aos produtos já prontos e acabados, cujo processamento foi completado inteiramente. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram por todas as fases, como 13 matéria-prima, materiais em processamento, materiais semi-acabados, materiais acabados e produtos acabados. 1.1.2 – Níveis de estoque Segundo Bowersox; Closs (2001), os níveis de estoque podem ser classificados como: Estoque Médio: Compreende-se como estoque médio a quantidade de materiais, componentes, estoque em processo e produtos acabados normalmente mantidos em estoque. O estoque médio é formado pelos componentes: básico, segurança e trânsito. – Estoque Básico: é resultante do estoque médio logo após o processo de ressuprimento. O processo de ressuprimento tem início do seu ciclo quando o nível do estoque vai sendo reduzido (que pode chegar à zero) conforme o atendimento diário aos clientes. O pedido é emitido de forma que as mercadorias cheguem antes de ocorrer à exaustão. – Estoque de Segurança: é aquele estoque que a organização tem em seus armazéns para que não falte produto para os consumidores. Portanto são aqueles produtos armazenados para qualquer eventualidade de falta de produto ou atraso nas entregas. Para Bowersox; Closs (2001) o princípio básico do estoque de segurança é que uma parte do estoque médio deve ser destinada a cobrir variações de curto prazo de demanda e de tempo de ressuprimento. 1.2 - Funções do controle de estoque Para Dias (1995), a administração do controle de estoque deve otimizar o investimento em estoque. Segundo ele inicialmente deve-se descrever suas funções principais que são: determinar “o que” deve permanecer em estoque; “quando” se deve reabastecer os estoques (período); “quanto” de estoque será necessário para um período predeterminado; acionar o departamento de 14 compras para executar aquisição de estoque; receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades; controlar os estoques em termos de quantidades e valor e fornecer informações sobre a posição do estoque; manter inventários periódicos para avaliações das quantidades e estocados; identificar e retirar do estoque os itens obsoletos e danificados. As funções do controle de estoque também contam com recursos que servem de base para orientação dos planejadores de estoque nas decisões de quando e quanto pedir. É de suma importância para a organização responder às duas questões acima, de forma a atender os objetivos básicos de controle de estoque. A administração do controle de estoque deve buscar minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que, o custo financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque, pois, sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto. O controle de estoque é necessário para a empresa, porque através dele é possível controlar os desperdícios, desvios, apurar os valores para fins de análise, bem como, apurar o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro. Quanto maior é o investimento, também maior é a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa. Um gerenciamento de estoque eficaz pode reduzir significativamente o investimento em estoque necessário para atender os objetivos do serviço. 1.3 – Objetivos do controle de estoque Cada administração de uma empresa pode ter inúmeros objetivos a serem atingidos no controle de seu estoque, e de acordo com Bowersox; Closs (2001) as necessidades de estoque de uma empresa variam da estrutura da rede e do nível desejado de serviço ao cliente. No entanto as duas variáveis a seguir, segundo Ballou (1995) merecem destaque: 15 Objetivos de custo: estabelecer os níveis de estoque e sua localização é apenas uma parte do problema do controle de estoque. Esse objetivo tem sua importância em balancear os custos de manter e pedir em estoque, devido ao fato desses custos terem comportamentos conflitantes. Um tem valor elevado na manutenção e no custo para mantê-lo, à medida que a quantidade estocada for alta. Devemos considerar também que o estoque médio é proporcional à quantidade. O custo de pedir é baixo à medida que maiores quantidades forem solicitadas, consequentemente menos pedidos serão feitos. O objetivo de Controle de estoques é minimizar o custo total, que é a somatória dos itens de custo da manutenção de estoques (custo da falta de estoques, de armazenagem e de pedidos). Ballou (1995) apresenta uma função de custo total onde o objetivo é encontrar um plano de suprimento que minimize o custo total. Figura 1 – Custo total (Ching, 2009, p 30) 16 Objetivos de nível de serviço: este objetivo está relacionado ao atendimento das necessidades do cliente em relação à disponibilidade de entrega, considerando prazos e pontualidade. E busca ainda a atender a quaisquer solicitações do mercado, definindo em percentual de grau de atendimento. Ballou (1995) exemplifica o exposto acima quando cita que: “Ao fixar a disponibilidade conforme a política de que, por exemplo, “98% dos pedidos de um item qualquer devem ser atendidos em 48 horas”, devem ajustar-se os custos de manter e de pedir de modo que sua soma seja minimizada.” (Ballou, 1995, p.215). O método ideal para planejar e controlar o estoque depende da empresa e de seu sistema, mas o custo do mesmo sempre está presente entre as metas de qualquer método aplicado. O que as organizações devem buscar é a superioridade no que tange tanto ao equilíbrio entre a produção e o custo total de estoque, quanto ao nível de serviço prestado aos clientes. 1.4 - Políticas de Estoque Cada organização possui suas particularidades, dessa forma, pode-se dizer que as políticas de estoque podem variar e devem estar de acordo com as necessidades da respectiva empresa. Entende-se por política de estoque as normas que estabelecem de forma global e específica, princípios e diretrizes relacionados ao gerenciamento de materiais nas empresas. Através da política adotada pela organização é possível se estabelecer o que se deve comprar ou produzir, quando deve ser feita a distribuição e quais serão as quantidades. Conforme exemplos citados por Bowersox; Closs (2001), algumas empresas podem optar pela postergação da distribuição do estoque em instalações fabris, enquanto outras podem ter sua política voltada à 17 especulação, onde há risco em comprar muito esperando a demanda, ou ainda arriscar em comprar muita ou pouca quantidade e não atender ao que se pede. Segundo a política adotada, a administração geral da empresa deve determinar ao departamento de controle de estoque, o programa de objetivos a serem atingidos estabelecendo padrões que sirvam de base aos controladores e programadores e permita gerar parâmetros para medir o desenvolvimento do departamento. A política de estoque deve servir como uma meta a ser atingida pelas organizações, e essa meta deve estar sempre focada no atendimento aos clientes, números que os almoxarifados devem seguir para acompanhar a demanda sem estocar em excessos, e ainda, definições políticas que são peças primordiais para o bom funcionamento da administração de estoques. 1.5 - Sistema ABC Deve-se considerar que nem todos os produtos de uma organização possuem o mesmo grau de importância. Há produtos com valores variáveis e com percentual de venda maior ou menor. E há ainda produtos que não são os mais vendidos, mas que geram melhores resultados em termos de lucro. Exemplificando a situação exposta acima, temos a chamada regra 80/20, ou princípio de Pareto, onde menos de 20% de todos os produtos vendidos são responsáveis por mais de 80% do lucro total. Esses produtos que representam os 20% merecem uma atenção especial da administração e consequentemente precisam de mais cuidado no seu estoque de segurança. Os demais produtos também precisam de controles e possuem sua importância (considerando fatores como vendas, contribuição para o lucro, valor dos estoques, rotação e natureza do item). A forma adotada para controlar os produtos segundo sua escala de importância dentro do estoque é aplicando o Sistema ABC, ou método da Curva ABC. É um dos métodos mais antigos e conhecido e ainda aplicado em muitas empresas. Ele 18 permite que se tenha um bom controle de estoque e funciona como uma grande ferramenta para indicar o momento certo de ressuprimento. O cálculo para se obter a representatividade de cada item em estoque pode ser feito multiplicando-se o consumo anual de cada item por seu respectivo custo. Em seguida lista-se em ordem decrescente de valor e calculase o percentual relativo de cada item em relação ao custo total do estoque (100%). Uma vez que se chega ao resultado da representatividade, pode-se estabelecer uma política de estoque baseada na curva ABC onde os gerentes de estoque podem concentrar seus esforços e controlar os itens mais significativos do estoque. Cabe ressaltar que os produtos classificados são identificados com um código ou uma descrição. Abaixo segue a classificação dos itens conforme a classe e suas respectivas características: a) Itens classe A: são os 20% de itens de alto valor que representam cerca de 80% do valor total do estoque, possuem rotação alta, e são os mais caros e com menor volume; b) Itens classe B: são aqueles de valor médio, usualmente os seguintes 30% dos itens que representam cerca de 10% do valor total têm a rotação moderada e quantidades e valores intermediários; c) Itens classe C: são os itens de baixo valor que, apesar de compreender cerca de 50% do total de tipos de itens estocados, provavelmente representam cerca de 10% de valor total de itens estocados, sua rotação é baixa e normalmente representam grandes quantidades em estoque, mas com valores pequenos. 1.6 - Custos dos estoques O custo referente à estocagem de materiais merece uma grande atenção dos gerentes e empresários. Deve-se tomar cuidados na tomada de 19 decisão de quando comprar, procurando primeiro identificar os custos que serão afetados por sua decisão. Os custos associados aos estoques podem ser divididos em três categorias: 1. Custo de pedir – são os custos fixos administrativos associados ao processo de aquisição das quantidades requeridas para reposição do estoque; 2. Custo de manter estoque – é o custo necessário para manter o estoque disponível. Os custos de manter normalmente incluem itens como custo de impostos, custo de capital de giro custo de seguro, custo de deterioração e obsolescência e custo de armazenagem. 2.1 - Custo de capital de giro: este custo relaciona-se ao pagamento realizado aos fornecedores antes do recebimento do valor devido pelos clientes. Quando se compra uma matéria prima de um fornecedor para revenda ou transformação, o pagamento deve ser realizado, e esse pagamento pode ser feito parcelado ou à vista. Após a venda do produto comprado é que se tem o retorno desse investimento. Mas a venda para o cliente também pode ser feita a prazo ou à vista. No entanto o pagamento ao fornecedor deve ser realizado e a empresa precisa contar com um capital (capital de giro), que lhe permita adiantar o pagamento de seus fornecedores. O estoque que não tiver a utilização em curto espaço de tempo terá suas finanças afetadas, devido ao lapso de tempo entre o pagamento dos fornecedores e o recebimento das vendas, aumentando, por sua vez, o capital de giro empregado. 2.2 - Custo de impostos: tem sua alíquota de imposto e base de cálculo diferente de uma região para outra. Normalmente o imposto é calculado sobre o volume de estoque em determinado dia do ano ou sobre o estoque médio de determinado período. 2.3 - Custo de seguro: este custo está relacionado ao risco e exposição dos produtos. Seu cálculo é feito com base em estimativa de risco ou exposição a risco em determinado período. Os produtos de altos valores que 20 estão mais sujeitos a roubo e produtos como combustíveis têm custos de seguros mais elevados. 2.4 - Custo de deterioração e obsolescência: o conceito de obsolescência pode ser entendido pelos produtos que tornam obsoletos pelo modelo, principalmente em casos que envolvem pedidos de quantidades muito grandes, o que significa que os itens estocados permanecerão longo tempo armazenados. Ainda há o risco de o produto deteriorar-se com a idade (no caso da maioria dos alimentos, por exemplo). 2.5 - Custo de armazenagem: esses são os custos associados à armazenagem física dos bens. Locação, climatização e iluminação do armazém podem ser caras, especialmente quando são requeridas condições especiais, como baixa temperatura ou armazenagem de alta segurança. 3. Custo Total – é a soma dos custos de pedir e de manter estoque. 1.7 - Determinação do Ponto de Ressuprimento ou Tempo de Reposição Quando Pedir? A idéia da determinação do Ponto de Ressuprimento está na abordagem de se ordenar um novo pedido sem que haja ruptura no estoque de segurança ou falta de material. O nível do estoque vai diminuindo conforme o tempo vai transcorrendo. O tempo gasto desde a verificação da necessidade do estoque e colocação do pedido no fornecedor até a efetiva chegada do material no almoxarifado da empresa ou disponibilidade para consumo é definido como lead time. O ponto de ressuprimento pode ser definido por item e por centro de distribuição e estipulado em unidades ou em dias de suprimento. O ponto de reposição segundo Ching (2009) é calculado como o produto entre o tempo de ressuprimento e o consumo previsto. A fórmula básica de ponto de ressuprimento é: 21 PR = D x T, onde: D = demanda diária média T = duração média do ciclo de atividades (lead time) Exemplificando, digamos que a demanda seja de 10 unidades por dia e o ciclo de atividades seja de 20 dias. PR = D x T = 10 unidades/dia x 20 dias = 200 unidades. Deve-se considerar a possibilidade das incertezas tanto quanto a demanda quanto à duração do ciclo de atividades. Neste caso faz-se necessária a formação de estoque regulador ou estoque de segurança. A determinação do ponto de ressuprimento possibilita a redução na probabilidade de falta de produtos. A revisão periódica é outra forma de se realizar o ressuprimento do estoque. Nesta abordagem os pedidos são realizados em períodos fixos e não se considerando o nível do estoque. Outra característica desta abordagem é que não se faz cálculos, pois o sistema de tempos em tempos ordena em novo pedido. Uma desvantagem desse método é que ele não é sensível às alterações na demanda, pois caso essa aumente o pedido deveria ser antecipado e, em caso contrário, o pedido deveria ser postergado, evitando, desta forma, a geração de estoque excessivo. 22 CAPÍTULO II PROCESSO DE ARMAZENAGEM Este capítulo examina o processo de armazenagem em várias perspectivas como suas funcionalidades e objetivos. Mostra alternativas de armazenagem, incluindo seus tipos. Trata do gerenciamento de recursos de Armazenagem e da Importância do manuseio de materiais. Finalizando, é abordado o layout de depósitos. 2.1 – Evolução do processo de Armazenagem A idéia de estocagem sempre fez parte do desenvolvimento econômico. O processo de se armazenar esteve e ainda está incluído na vida diária das pessoas, como por exemplo, quando elas vão aos Supermercados realizarem suas compras mensais. Todos os aspectos que envolvem o processo de estocagem são tratados nessa simples operação, porque há um grande cuidado em suprir o quê está faltando, comprar o essencial e por ordem de prioridades, guardar os produtos, de acordo com sua característica, em local adequado e cuidar para que não falte o alimento num determinado período. Mesmo com o passar dos anos, as características iniciais ainda permanecem, no entanto a estocagem passou das residências para as instalações de varejistas, atacadistas e fabricantes com alterações em alguns processos. A missão que antes era apenas de guardar estoques foi aperfeiçoada devido ao crescimento do mercado e da necessidade de se gerenciar o fluxo físico e de informações. Acompanhando as fases de mudanças numa linha de tempo, cada década foi marcada por uma característica. Nas décadas de 60 e 70, a ênfase era o uso de novas tecnologias nos depósitos. A tecnologia afetou quase todas as áreas de Operação de depósitos e proporcionou novos e melhores 23 procedimentos e técnicas de armazenagem e manuseio. Em 1980 a atenção estava voltada para a concentração em novas tecnologias de manuseio e aperfeiçoamento da configuração de sistemas. Da década de 90 em diante a atenção aos depósitos tem-se concentrado em flexibilidade e no uso de tecnologia de informação. A flexibilidade se faz necessária para atender as exigências do cliente no que tange à qualidade dos produtos e características de entrega, e a tecnologia da informação está ligada à flexibilidade, pois possibilitam que os depósitos tenham capacidade de resposta ao pedido de forma rápida, e ainda tornam possível a avaliação de desempenho sob uma ampla faixa de condições. 2.2 – Definição de Armazenagem A armazenagem compreende a guarda, localização, segurança e preservação do material adquirido, a fim de suprir adequadamente as necessidades operacionais das unidades integrantes da estrutura de uma empresa ou entidade. O processo de armazenagem está intrinsecamente ligado ao manuseio de produtos e materiais, e este envolve operações de embalagem, movimentação e estocagem. O manuseio interno de produtos e matérias trata de transportar pequenas quantidades de bens por distâncias relativamente pequenas, quando comparadas com as distâncias na movimentação de longo curso executadas pelas companhias transportadoras. É uma atividade realizada em depósitos, fábricas e lojas, assim como no transbordo entre tipos de transporte. Seu interesse concentra-se na movimentação rápida e de baixo custo das mercadorias (o transporte não agrega valor e é um item importante na redução de custos). Métodos e equipamentos de movimentação interna ineficientes podem acarretar altos custos para a empresa devido ao fato de que a atividade de manuseio deve ser repetida muitas vezes e envolve segurança e a integridade dos produtos. 24 2.3 – Objetivos da Armazenagem Segundo Viana (2002), o objetivo primordial da armazenagem é utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. As instalações do armazém devem proporcionar a movimentação rápida e fácil de suprimentos desde o recebimento até a expedição. Assim, ainda de acordo com Viana, alguns cuidados essenciais devem ser observados: - Determinação do local, em recinto aberto ou não; - Determinação adequada do layout; -Definição de uma política de preservação, com embalagens plenamente convenientes aos materiais; - Ordens, arrumação e limpeza, de forma constante; - Segurança patrimonial contra furtos, incêndios, etc. Ao se otimizar a armazenagem obtém-se: - Máxima utilização do espaço; - Efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão-de-obra e equipamentos); - Pronto acesso a todos os itens (seletividade); - Máxima proteção aos itens estocados; - Boa organização; - Satisfação das necessidades dos clientes. O objetivo da armazenagem é possibilitar as pessoas de guardarem bem seus produtos de modo seguro; que tenha uma movimentação facilitada e rápida, sem furtos ou danos, pois cada produto guardado dentro desses armazéns representa dinheiro que foi investido pela organização. 25 2.4 – Vantagens da Armazenagem De acordo com Bowersox; Closs (2001), as vantagens da armazenagem são de natureza econômica e de serviço. 2.4.1 – Vantagens Econômicas As vantagens econômicas relacionadas à armazenagem advêm da redução direta de custos logísticos, em função da quantidade de instalações. O depósito se justifica economicamente quando se reduz o custo total. Um exemplo desta vantagem é quando a adição de um depósito a um sistema logístico reduz o custo de transporte num valor maior que os custos fixos e variáveis de depósito. Dentro deste conceito das vantagens econômicas, destacam-se a consolidação de cargas, break bulk e cross-dock, processamento/ postergação e formação de estoque. Cada uma dessas vantagens é comentada a seguir. - Consolidação de Cargas: Consiste no ato de recebimento e consolidação dos produtos de várias fábricas, para envio a um cliente específico, numa só entrega. As vantagens desta operação estão refletidas em fretes menores e na eliminação de congestionamento em áreas de recebimento de mercadorias em instalações de clientes, e na combinação do fluxo logístico da várias cargas menores para uma área específica de mercado. Isso possibilita obter custos totais de distribuição menores do que aqueles incorridos em entregas individuais diretas. - Break Bulk e Cross-Dock: estas operações possuem características similares à operação de consolidação, mas possuí uma exceção que é a não existência de estoque de produto. O que difere uma operação da outra são os recebimentos por parte do fabricante. No caso da break Bulk, a carga é recebida parte de um fabricante, enquanto que na cross-dock a operação envolve mais de um fabricante. Segundo Bowersox; Closs (2001), numa operação de break bulk são recebidas do fabricante quantidades para atender a diversos clientes, e essas 26 quantidades são separadas e enviadas a clientes individuais. As viagens de longa distância, da fábrica para o depósito, são feitas sempre com grandes cargas, permitindo menores custos de transporte e rastreamento mais fácil. Já na operação de cross-dock os veículos são liberados à medida que são carregados com o sortimento de produtos, da vários fabricantes, conforme solicitado por cada cliente. As vantagens econômicas do cross-dock estão relacionadas ao transporte de cargas completas, dos fabricantes para o depósito e do depósito para os varejistas; da redução de manuseio, uma vez que os produtos não são estocados; e do uso mais eficiente da área de carregamento. Esse serviço é utilizado pelas cadeias varejistas para repor estoque de alta rotação. - Processamento/adiamento: este recurso é utilizado quando se deseja postergar ou adiar a produção. Um depósito com capacidade para embalar e etiquetar produtos, por exemplo, permite a postergação de acabamento final de produtos até que o destino dele seja conhecido. As vantagens desta operação estão em minimizar os riscos, visto que o empacotamento final não é realizado até ser recebido um pedido para um cliente e embalagem específica; e há ainda a redução do estoque total, pois se estocam apenas produtos básicos e variedades de etiquetas e embalagens, deixando para finalizar a etiquetagem e o empacotamento em condições conhecidas, à medida que os pedidos são recebidos. - Formação de estoque: consiste na possibilidade de formação de estoque sazonal, essencial para alguns tipos de negócios. A formação de estoque proporciona regulação de fluxo, permitindo eficiência na produção dentro das restrições impostas por condições de suprimentos e clientes. 2.4.2 – Vantagens de Serviço As vantagens de serviço para o sistema logístico não estão necessariamente relacionadas com a redução de custos, mas ao fato de que a existência de depósitos se justifica principalmente pela prestação de serviço e pelas melhorias ligadas a tempo e localização. 27 Cinco benefícios estão relacionados às vantagens básicas de serviço. São eles: estoque ocasional, sortimento, combinação, apoio à produção e presença no mercado. - Estoque Ocasional: estoque característico de fábricas com linhas de produção limitadas ou altamente sazonais. O uso deste tipo de depósito permite a colocação de estoque adjacente a clientes-chave, pouco antes do pico de vendas sazonais. - Sortimento (abastecimento): este serviço é prestado por depósitos para fabricantes, atacadistas ou varejistas que estocam certa variedade de produtos em antecipação aos pedidos de clientes. As vantagens ligadas aos depósitos que prestam serviços de sortimento se dão à redução do número de fornecedores com os quais os clientes têm que tratar e à disponibilidade de sortimento de produtos que contribui para a formação de cargas maiores, reduzindo o custo de transporte. - Combinação: serviço similar ao do break bulk, exceto pelo fato de envolver cargas de fabricantes diferentes. Uma vez que as fábricas são separadas geograficamente, o custo de transporte e as necessidades de armazenagem podem ser reduzidos pela combinação de cargas em trânsito. Em situações como essas, são envolvidas carretas fechadas das fábricas para os depósitos, beneficiando-se de taxas de frete reduzidas. As economias desse serviço estão relacionadas às tarifas especiais de fretes e esta modalidade das vantagens de serviço é considerada muito interessante pelo simples fato da separação ser feita de conformidade com as especificações dos clientes. - Apoio à Produção: Os serviços de apoio à produção possuem solução econômica, em se tratando de custo total, quando executados por depósitos para alimentar setores de montagem com materiais processados, componentes e subconjuntos, de forma econômica e em tempo hábil. - Presença de Mercado: vantagem característica dos depósitos locais. Este fator está ligado à percepção ou a convicção de que depósitos locais podem aumentar a capacidade de resposta às necessidades de clientes e proporcionar entregas mais rápidas do que depósitos mais distantes. 28 2.5 – Alternativas de Armazenagem Os depósitos são classificados como: próprios públicos e contratados. Cada uma dessas opções de armazenagem é operada por empresas que desejam serviços confiáveis e com resposta rápida, de forma mais econômica. Os depósitos próprios são administrados pelas empresas proprietárias das instalações e dos produtos manuseados; os depósitos públicos são operados como um negócio independente e oferecem serviços diversos como armazenagem, manuseio e transporte, mediante pagamento de uma taxa fixa ou variável; e a armazenagem contratada compreende na evolução das operações de depósitos públicos e próprios, buscando utilizar as vantagens desses dois serviços. As vantagens destas três modalidades de armazenagem são apresentadas a seguir: 2.5.1 - Depósito Próprio: é operado pela empresa proprietária da mercadoria e as instalações podem ser próprias ou alugadas. Principais Vantagens: - Controle mais preciso, visto que a empresa tem autoridade máxima para a tomada de decisões a respeito das atividades e das prioridades nas instalações. - Flexibilidade, pois políticas e procedimentos operacionais podem ser adaptados a fim de atender necessidades específicas. - Baixo Custo, considerando que nos custos dos depósitos públicos não são computadas margens de lucro, logo, tanto os custos fixos como os variáveis são menores. Este tipo de depósito possui ainda algumas vantagens intangíveis, principalmente em relação à presença no mercado, pois o fato do depósito possuir o nome da empresa na porta dá aos clientes a impressão de pronta resposta e estabilidade. 29 2.5.2 – Depósito Público: característicos em sistemas logísticos, e se fundamenta na execução de operações especializadas incluindo depósitos gerais, depósitos refrigerados, depósitos para commodities especiais, depósitos alfandegados e depósitos de móveis e de utensílios domésticos. O que diferencia um tipo de depósito do outro é a tecnologia de armazenagem e de manuseio de materiais. Principais Vantagens: - Flexibilidade financeira: assim como os depósitos próprios, os depósitos públicos também podem ter um baixo custo variável, que pode ser resultado de salários menores, maior produtividade, ou de economias de escala. - Flexibilidade física: essa vantagem está relacionada à facilidade de mudança de local, de tamanho do depósito, ou da quantidade de depósitos, visando responder prontamente as necessidades de fornecedores e de clientes sazonais. - Economia de escala: o custo fixo e de transporte são divididos entre os clientes. A baixa desses custos justifica a existência de equipamentos de manuseio mais eficientes e permite a consolidação de cargas de vários clientes. A Harley-Davidson faz uso de depósitos públicos para a distribuição de seus produtos. A justificativa pela adoção dessa opção de armazenagem é a diversidade de serviços e flexibilidade. 2.5.3 – Depósitos Contratados: é resultante da combinação das vantagens de depósitos próprios com os depósitos públicos. 2.6 – Gerenciamentos de recursos de Armazenagem Os benefícios que se pode obter com o uso da armazenagem estão ligados a diversos fatores como a escolha do tipo de depósito a ser adotado. 30 Na seção anterior, esses tipos de depósitos apresentaram vantagens próprias de cada modalidade. Mas outras particularidades merecem destaque quando se trata de armazenagem. A constituição dos depósitos quer seja público, privado ou contratado, deve considerar a necessidade de um bom planejamento em sua estrutura. Variáveis como critérios de projeto, tecnologia de manuseio e plano de estocagem, são vistas como princípios básicos para o projeto de um depósito. 2.6.1 – Critérios de projeto: esse aspecto envolve fatores como localização física e arquitetura dos depósitos. Uma vez selecionada a área de localização do depósito (que pode ser zonas comerciais, áreas de periferia servida apenas por caminhões ou áreas centrais da cidade) deve-se elaborar o projeto do depósito de acordo com as instalações físicas e da movimentação dos produtos. Os pontos a serem considerados no projeto são: o número de andares, a altura útil e o fluxo de produtos. Economicamente, o projeto ideal do depósito deve ser apenas de um andar, permitindo que os produtos sejam movimentados verticalmente. A justificativa está no fato de que o transporte de produtos de um piso para o outro através de elevadores, consomem tempo e energia, sem contar que o elevador também constitui um gargalo para o fluxo de produtos, quando vários encarregados competem pelo uso de poucos elevadores. A estrutura do depósito deve permitir a movimentação dos produtos em linha reta, onde os produtos devem ser recebidos numa ponta do edifício, armazenados no meio e despachados pela outra ponta. O fluxo de produtos em linha reta evita congestionamentos e confusão. A figura 2 exemplifica este princípio de fluxo. 31 Área de Recebimento Área de armazenagem no solo Recebimento Área de armazenagem em estantes Área de Separação de pedidos Armazenagem Área de embalagem ou unitização Área de espera para carregamento Expedição Fluxo de produtos Figura 2. Projeto típico de depósito. (Bowersox; Closs, 2001, p.332) 2.6.2 – Tecnologia de Manuseio: está voltada a eficácia e eficiência da tecnologia adotada para o manuseio de matérias, e tem como componentes: continuidade de movimento e economia de escala na movimentação. A continuidade de movimento é resultante de um movimento mais longo, realizado por um encarregado ou por um equipamento de manuseio. Para evitar a perda de tempo e o risco de danos aos produtos, devem-se realizar movimentações mais longas e com menos freqüência possível. A economia de escala na movimentação resulta da execução de todas as atividades englobando a maior quantidade possível de produtos. Deixa-se de movimentar caixas separadamente para movimentar grupos de caixas, usando paletes ou contêineres. 32 2.6.2.1 – Sistemas de Manuseio de Materiais: Podem-se classificar os sistemas de manuseio de matérias em mecanizados, semi-automatizados, automatizados e baseados em informação. Os sistemas mecanizados são os mais comuns, no entanto, a mão-deobra constitui o maior percentual de custo total. Estes sistemas empregam grande variedade de equipamentos de manuseio, e os mais comuns são empilhadeiras, paleteiras, cabos de reboque, veículos de reboque, esteiras transportadoras e carrosséis. O manuseio realizado através de sistemas semi-automatizados complementa os sistemas mecanizados, automatizando atividades especiais de manuseio. Os equipamentos mais comuns deste sistema são os veículos guiados por automação, separação computadorizada de pedidos, robótica e vários tipos de estantes inclinadas. No caso do manuseio automatizado, ainda não há muitas realizações práticas. As primeiras aplicações foram desenvolvidas para sistemas de separação de pedidos de produtos embalados em caixas. Recentemente, a ênfase mudou para sistemas automatizados de armazenagem e recuperação. As vantagens possibilidade de dos sistemas substituição de automatizados mão-de-obra por são inerentes investimentos da e equipamentos mais rápidos e precisos. 2.6.3 – Plano de estocagem: este terceiro princípio de projeto de depósitos leva em consideração as características dos produtos, como volume, peso e acondicionamento na estocagem. O volume dos produtos é o principal fator a ser levado em conta na definição de um plano de armazenagem. A disposição dos produtos deve variar com o seu grau de rotação, onde os de alta rotação devem ser armazenados em locais onde as distâncias a serem percorridas são menores e os de baixa rotação podem ser colocados em lugares distantes de saídas ou em prateleiras ou porta-paletes mais altos. Outro detalhe na armazenagem dos produtos é quanto às características 33 especiais de peso. Itens pesados devem ser colocados em locais baixos, para diminuir o esforço e o risco de danos com quedas e possíveis perdas. 2.7 – Layout de localização dos depósitos Para fazer um layout de um local de armazenagem é preciso saber que materiais ela ira colocar naquele lugar, quais os transportes irá usar, tudo isso tem que ser levado em conta para que o mesmo seja bem projetado. Segundo Viana (2002), a metodologia geral para projetar um layout de armazém consiste em cinco passos: a) definir a localização de todos os obstáculos; b) localizar áreas de recebimento e expedição; c) localizar áreas primárias, secundárias, de separação de pedidos e de estocagem; d) definir o sistema de localização de estoque; e) avaliar as alternativas de layout de armazém. 34 CAPÍTULO III FERRAMENTAS PARA CONTROLE DE ESTOQUE A busca por melhorias no controle de estoque por parte das organizações não é um trabalho recente. Desde meados e final de década de 80, grandes indústrias começaram a desenvolver sistemas de planejamento e projeção de estoques. Estes sistemas não possuíam uma informação integrada, onde cada segmento era gerenciado por uma ferramenta. A precisão e rapidez das informações não eram satisfatórias. O esforço estava no desejo de criar sistemas logísticos integrados consolidando todas as informações de planejamento e de controle, de forma que as atividades pudessem ser compartilhadas entre toda a empresa, e ainda proporcionasse prestação de melhores níveis de serviço aos clientes. Várias metodologias foram empregadas a fim de aperfeiçoar os controles de estoque. O surgimento de ferramentas como DRP (Planejamento das Necessidades de distribuição) e MRP (Planejamento das necessidades de materiais), auxiliam não só em termos de controle de produtos, mas permitem vantagens nas áreas de marketing e de logística. 3.1 – Ferramentas DRP e MRP 3.1.1 – A ferramenta DRP (Distribution Requirements Planning): esta abordagem de planejamento trata dos diversos estágios de distribuição e das características de cada um desses estágios. É baseada na demanda dos clientes e funciona num ambiente independente, onde a incerteza da demanda dos clientes determina os níveis necessários de estoque. O processo DRP tem várias funções, e Bowersox; Closs cita algumas delas quando diz que: “O DRP coordena níveis, planeja a movimentação de 35 estoque e, se necessário, reprograma estoques entre vários estágios da cadeia.” (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p.261). A principal característica desse sistema é a programação, e cada produto e local possuem uma programação própria. 3.1.2 – A ferramenta MRP (Manufacturing Requirements Planning): está técnica é baseada na programação de produção definida e controlada pela empresa. A sua principal função é o cálculo de materiais necessários para se atender à demanda de produtos finais, ou seja, calcula a quantidade ótima de materiais a serem adquiridos ou produzidos. Ele possui algumas variáveis de entrada e saída que permitem a geração de informações que auxiliam nas tomadas de decisão. São elas: - Variáveis de entrada: carteira de pedidos, previsão de venda, lista de materiais, registros de estoque. - Variáveis de saída: ordens de compra, planos de materiais, ordens de trabalho. - Variável de entrada e saída: programa mestre de produção. Este programa é importante, pois contem as informações do que será produzido pela empresa. A lógica do seu cálculo é informar: que itens comprar (O que), em que quantidade comprar (O quanto), e quando comprar. Dentro deste conceito de planejamento, houve uma evolução e surgiu o planejamento dos recursos de manufatura, o MRP II (Manufacturing Resource Planning). Este sistema veio para suprir algumas lacunas do MRP. Ele envolve as variáveis do que, quanto e quando comprar, mas trata também da questão COMO produzir, ou seja, usando quais recursos. O surgimento desta técnica veio para responder ao questionamento de se alinhar à quantidade de matéria-prima comprada com a capacidade de produção. O uso destas ferramentas, assim como de outras que envolvem tecnologia da informação, apresenta vantagens significativas, pois permite uma visão mais ampla de todos os processos da organização. 36 3.2 – Vantagens dos Sistemas de Controle de Estoque A adoção das ferramentas para o controle de estoque resulta em alguns benefícios para as organizações. Vale destacar as seguintes vantagens: - Aperfeiçoamento excepcional da capacidade interna e de comunicação, permitindo que todos trabalhem com os mesmos números; - Redução de estoques excessivos, identificação de áreas onde os estoques são necessários e aumento dos níveis de estoque em outras áreas, buscando atender diferentes níveis de serviço; - Redução dos tempos de ciclo. A função de previsão e análise de sistemas permite a produção reduzir seus custos de fabricação; - Melhoria no controle de qualidade da produção, onde o melhor planejamento da produção permite fluxos de fabricação ininterruptos; - Redução no custo de transporte, uma vez que um bom planejamento diminui a necessidade de fretes especiais e de urgência; - Administração mais eficiente tanto no que tange à lucratividade de cada produto quanto no capital de giro da empresa; - Mais qualidade nas previsões devido ao aperfeiçoamento da capacidade de controle e de monitoração; - Detecção de erros que poderiam gerar grandes prejuízos a organização. Segundo Bowersox; Closs, adoção de sistemas baseados na informática também pode aumentar a produtividade, pois possibilitam o rastreamento do desempenho dos operadores, permitindo que sua remuneração possa ser proporcional ao seu nível de atividade. As vantagens inerentes da integração da informação e de sistemas especialistas estão diretamente ligadas às melhorias no desempenho dos estoques. As informações que podem ser integradas envolvem previsões, 37 pedidos, planos de marketing, composição de estoques e posição da expedição. Os sistemas especialistas permitem o compartilhamento de técnicas de gerenciamento de estoques com outros setores da empresa, além de permitir mais precisão no processo de estocagem. Há outras vantagens que podem ser atribuídas aos sistemas especialistas. Algumas delas conforme diz Bowersox; Closs são: Sistemas especialistas podem proporcionar conhecimento mais profundo dos períodos de verificação de estoques, dos princípios de gerenciamento dos estoques e das estratégias a serem adotadas para cada grupo de produtos ou de mercados. (BOWERSOX; CLOSS, 2001, p. 273). 38 CONCLUSÃO Quais os benefícios para as organizações que procuram implantar uma política de Controle de Estoque e Armazenagem? A redução de custos, o aumento das vendas e a satisfação do cliente podem ser obtidos através de práticas corretas no estoque e na armazenagem. O gerenciamento de estoque e os cuidados tomados para sua estocagem e movimentação permitem as empresas minimizarem os riscos e ter mais eficácia em seus processos. Nem sempre as organizações possuem um controle adequado de seu estoque, como consequência, estão sujeitas ao desconhecimento da própria empresa. Isso gera fatores negativos como falta ou excesso de produtos, furtos, perdas, informações não precisas, erros de cálculos e prejuízos que afetam diretamente o caixa. A falta de um processo de armazenagem também gera malefícios para as organizações. A estocagem realizada de forma inadequada pode levar a danos significativos. O projeto traçado para as politicas de gerenciamento de estoque e armazenagem determinará qual a melhor medida a ser adotada. Cabe cada organização se adequar às melhores práticas que possam trazer vantagens e retorno para seu investimento. 39 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA BOWERSOX, Donald J; CLOSS, David J. Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento. São Paulo: Atlas, 2001. CHING, Hong Yuh. Gestão de Estoques na Cadeia de Logística Integrada. 3ª ed. São Paulo: Atlas, 2009. CORREA, Fernando Ramos. Gestão de Produção. Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 2009. DIAS, Marco Aurelio P. Administração de Materiais. 4ª ed. São Paulo: Atlas, 1995. MESSIAS, Reinaldo Miguel, 2010. Cliente, Vitrine e Estoque. Disponível em: http://www.sebraesp.com.br/midiateca/publicacoes/artigos/estrategia_em presarial/cliente_vitrine_estoque. Acesso em 09/09/2010. MOURA, Cássia E. Gestão de Estoques. Rio de Janeiro: Ciência Moderna, 2004. SLACK, Nigel; CHAMBRES, Stuart; JOHNSTON, Robert. Administração da produção. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2007. SOUZA, Rosendo de, 2009. Como evitar que o estoque elevado comprometa o caixa. Disponível em: http://www.sebraesp.com.br/midiateca/publicacoes/artigos/financas_cont abilidade/saldo_caixa. Acesso em 09/09/2010. VIANA, João José. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas, 2002. 40 ÍNDICE FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8 CAPÍTULO I – A IMPORTÂNCIA DO CONTROLE DE ESTOQUE 10 1.1 – Definição de Estoque 10 1.1.1 – Tipos de Estoque 11 1.2.2 – Níveis de Estoque 13 1.2 – Funções do Controle de estoque 13 1.3 – Objetivos do Controle de estoque 14 1.4 – Políticas de Estoque 16 1-5 – Sistema ABC 17 1.6 – Custos dos Estoques 18 1.7 – Determinação do Ponto de Ressuprimento ou tempo de reposição. Quando Pedir? 20 CAPÍTULO II – PROCESSO DE ARMAZENAGEM 22 2.1 – Evolução do processo de armazenagem 22 2.2 – Definição de Armazenagem 23 2.3 – Objetivos da Armazenagem 24 2.4 – Vantagens da Armazenagem 25 2.4.1 – Vantagens Econômicas 25 2.4.2 – Vantagens de Serviço 26 2.5 – Alternativas de Armazenagem 28 2.5.1 – Depósito Próprio 28 2.5.2 – Depósito Público 29 2.5.3 – Depósito Contratado 29 41 2.6 – Gerenciamento de recursos de Armazenagem 29 2.6.1 – Critérios de projeto 30 2.6.2 – Tecnologia de Manuseio 31 2.6.2.1 – Sistemas de manuseio de materiais 32 2.6.3 – Plano de estocagem 32 2.7 – Layout de Localização dos depósitos 33 CAPÍTULO III – FERRAMENTAS PARA CONTROLE DE ESTOQUE 34 3.1 – Ferramentas DRP e MRP 34 3.1.1 – A ferramenta DRP 34 3.1.2 – A ferramenta MRP 35 3.2 – Vantagens dos sistemas de controle de estoque 36 CONCLUSÃO 38 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 39 ÍNDICE 40 42 FOLHA DE AVALIAÇÃO Nome da Instituição: Título da Monografia: Autor: Data da entrega: Avaliado por: Conceito: