UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas e do Trabalho – PROGEP
Coordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos - CDRH
O PERFIL DO SERCRETÁRIO
DA UFAL:
RELATÓRIO DE PESQUISA
MACEIÓ
AGOSTO DE 2010
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
Reitora
Ana Deyse Rezende Dorea
Vice-Reitor
Eurico de Barros Lôbo Filho
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS E DO TRABALHO
Pró-Reitora
Sílvia Regina Cardeal
Coordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos
Coordenadora: Cleide Ferreira Pinto
Setor de Capacitação
Coordenadora do Programa de Capacitação: Lucenilda de Andrade Rocha
Édina Ferreira de Sá
Maria Anunciada Casado de Albuquerque
Miguel Rodrigues dos Santos
Rafaelly Francine Nascimento França
Silmar Paes de Lima
Thatiane Oliveira Pita dos Santos
Responsável pela pesquisa e elaboração do documento:
Thatiane Oliveira Pita dos Santos
2
SUMÁRIO
1. APRESENTAÇÃO............................................................................................. 4
2. INTRODUÇÃO.................................................................................................. 5
3. METODOLOGIA............................................................................................... 5
4. AVALIAÇÃO....................................................................................................... 6
4.1 Perfil......................................................................................................... 7
4.2 Demandas de trabalho..............................................................................11
4.3 Dificuldades no ambiente de trabalho.....................................................13
4.4 Necessidades............................................................................................14
4.5 Resultados................................................................................................16
5. CONCLUSÕES..................................................................................................18
6. ANEXOS.............................................................................................................19
6.1 Questionário de Perfil dos Secretários
6.2 Perguntas e respostas (questões abertas) do Questionário do Perfil do
Secretários
3
APRESENTAÇÃO
A pesquisa do perfil do secretário foi realizada com o intuito de identificar as
características, necessidades e principais problemas enfrentados no desempenho das
atividades dos secretários da Universidade Federal de Alagoas, para que, diante de tais
dados, obtivéssemos informações suficientes para direcionar nossas ações e
investimento na capacitação visando a melhoria na produtividade e satisfação do
secretário da UFAL.
 Público-alvo:
Secretários Executivos e Administrativos da UFAL.
 Data da pesquisa:
15 de Julho de 2010.
 Local:
A referida pesquisa foi realizada na ocasião do II Fórum dos Secretários, onde pudemos
reunir a grande maioria dos secretários da universidade, no Hotel Enseada.
4
INTRODUÇÃO
O relatório em questão visa apresentar o perfil do secretário para que de posse do
conhecimento a respeito deste nosso servidor, tenhamos subsídios para trabalharmos em
seu desenvolvimento.
O relatório é estruturado da seguinte forma: INTRODUÇÃO, AVALIAÇÃO E
CONCLUSÕES. Na AVALIAÇÂO são expostas informações relativas: 1) ao Perfil
encontrado, onde são identificadas as principais características deste servidor; 2) às
Demandas de Trabalho, onde são apontadas as principais atividades desempenhadas
pelos secretários no dia a dia de seu trabalho; 3) às Dificuldades no ambiente de
trabalho, onde são expostos os maiores problemas e limitações relacionados ao
ambiente de trabalho dos secretários, e; 4) às Necessidades, onde são indicadas as
principais necessidades em capacitação para esta categoria profissional.
A referida pesquisa possui extrema relevância, pois ao obtermos informações e
adquirirmos conhecimento mais profundo a respeito dos nossos servidores e do
ambiente de trabalho o qual o mesmo está inserido, podemos, com maior segurança,
traçar ações futuras que irão atuar no desenvolvimento individual e institucional.
METODOLOGIA
A pesquisa foi descritiva, quantitativa e qualitativa, viabilizada pela utilização do
método Survey com a aplicação de questionários estruturados, tais questionários
compostos de questões dicotômicas, abertas, de múltipla escolha intervalares e nominal.
Sendo sete questões fechadas e quatro questões abertas.
O questionário foi aplicado em quase a totalidade da população de secretários, 63
servidores. Obtivemos um índice de respostas em torno de 70%.
5
AVALIAÇÃO
A função de secretário na UFAL é desempenhada em todas as unidades acadêmicas,
departamentos e órgãos. Sendo sua função apoiar gerentes, supervisores e outros
profissionais nos vários serviços administrativos, a atividade de secretariado
proporciona um apoio fundamental às atividades administrativas e aos gestores.
Segundo a Lei 9.261 de 11/01/96 são atribuições deste profissional:
I – Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;
II – Assistência e assessoramento direto a executivos;
III – Coleta de informações para consecução de objetivos e metas da empresa;
IV – Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;
V – interpretação e sintetização de textos e documentos;
VI – taquigrafia de ditados, discursos e conferências, palestras de explanações, inclusive
em idioma estrangeiro;
VII – versão e tradução em idioma estrangeiro para atender às necessidades de
comunicação da empresa;
VIII – registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas;
IX – orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento
à chefia;
X – conhecimentos protocolares.
A Universidade Federal de Alagoas definiu como descrição sumária deste cargo nesta
instituição: Assessorar direções, gerenciando informações, auxiliando na execução de
tarefas administrativas e em reuniões, marcando e cancelando compromissos; coordenar
e controlar equipes e atividades; controlar documentos e correspondências; atender
usuários externos e internos; organizar eventos e viagens e prestar serviços em idioma
estrangeiro. Assessorar nas atividades de ensino, pesquisa e extensão.
Os dados a seguir, obtidos através da aplicação de questionários, demonstram quem é
esse profissional na UFAL, bem como suas demandas de trabalho, dificuldades e
necessidades.
6
PERFIL DOS SECRETÁRIOS
Perfil
SECRETÁRIO
não respondeu; 2
6%
SECRETÁRIO EXECUTIVO; 9
29%
SECRETÁRIO ADMINISTRATIVO; 20
65%
Como mostrado no gráfico, a maioria dos secretários está no grupo de secretários
administrativos. Ou seja, servidores oriundos de outros cargos que desempenham a
função de secretário mediante portaria.
SEXO
MASCULINO; 6
19%
FEMININO; 25
81%
7
FAIXA ETÁRIA
18 A 25 ANOS
17%
MAIS DE 45 ANOS
33%
26 A 35 ANOS
30%
36 A 45 ANOS
20%
Observa-se que mais da metade (53%) dos secretários tem idade superior a 35 anos.
ESTADO CIVIL
NÃO RESPONDEU; 1
3%
DIVORCIADO; 3
10%
SOLTEIRO; 11
35%
CASADO; 16
52%
8
GRAU DE INSTRUÇÃO
ENSINO MÉDIO 10%
ESPECIALIZAÇÃO 45%
ENSINO SUPERIOR 45%
EXPERIÊNCIA ANTERIOR COMO SECRETÁRIO
NÃO; 13
42%
SIM; 18
58%
9
TEMPO DE ATUAÇÃO COMO SECRETÁRIO NA UFAL
MAIS DE 20 ANOS
3%
DE 11 A 20 ANOS
10%
DE 5 A 10 ANOS
17%
MENOS DE 5 ANOS
69%
CURSO ESPECÍFICO NA ÁREA DE SECRETARIADO
NÃO; 16
52%
SIM; 15
48%
10
TEMPO DE SERVIÇO NA UFAL
MAIS DE 20 ANOS
23%
ENTRE 10 E 20 ANOS
10%
MENOS DE 4 ANOS
68%
Através das questões abertas conseguimos obter os seguintes dados referentes a
Demanda de Trabalho, Dificuldades no Ambiente de Trabalho e Necessidades em
capacitação:
Demandas de Trabalho
 Atividades desempenhadas pelos secretários em seu ambiente de trabalho:
•
atendimento ao público (alunos, docentes e público externo);
•
utilização do SIE;
•
relacionadas ao uso de Informática;
•
diligência em processos;
•
orientação a alunos;
•
acompanhamento dos alunos do Curso de Direito em audiências;
•
orientação em petições;
•
fotocópias;
•
reuniões de centro;
•
elaboração,encaminhamento e acompanhamento de documentos (ofícios,
relatórios, fichas, declarações, certificados etc);
•
administração de prédios;
11
•
assessorar Coordenadores;
•
solicitação de diárias e passagens;
•
elaboração de boletim de ocorrência mensal;
•
responsabilidade pelos cursos “Prof. Substituto ICBS – Prof. Efetivo”;
•
auxílio à direção em tudo;
•
redigir atas;
•
viabilizar o funcionamento da coordenação;
•
organização de ementas;
•
agendamentos;
•
manuseio de correspondência;
•
trâmite de processos;
•
arquivamento de documentos;
•
aumentação de sistemas inerentes à pós-graduação;
•
apoio nas atividades culturais;
•
coordenação do fluxo de documentação;
•
presidir reuniões;
•
selecionar correspondências;
•
organização de bancas de defesa;
•
fazer solicitações de material de documentos para o departamento;
•
atender fornecedores, bolsistas e servidores ao telefone ou presencialmente;
•
utilizar o ACDP;
•
apoio à pós-graduação da unidade acadêmica;
•
agendamento de férias;
•
solicitação de serviços e compras no SIE;
•
gerenciamento de processos administrativos e licitações;
•
assessoramento ao SACA;
•
apoio administrativo aos gerentes da unidade;
•
programação de reuniões;
•
controle de material (consumo e permanente);
•
emissão de folhas de pagamento de bolsistas.
12
ÀREAS DE ATIVIDADES DESEMPENHADAS COM
MAIOR FREQUÊNCIA
32%
25
27%
FREQUÊNCIA
20
15
13%
10
5
8%
9%
10%
Arquivamento
Infórmática/SIE
Agendamentos
Comunicação/Aten
dimento ao público
Apoio logístico,
administrativo e
patrimonial
Elaboração e
gestão de
documentos
Assessoria
3%
0
TIPOS DE ATIVIDADES
As atividades citadas como as que são desempenhadas com maior frequência foram as
que envolvem Elaboração e Gestão de documentos, seguida das que envolvem
Comunicação e na terceira posição as que envolvem a utilização de Informática. A
atividade menos citada foi a de arquivamento.
Dificuldades no ambiente de trabalho
 Problemas mais frequentes encontrados no desempenho da função:
•
Relativos à informática : Sistema fora do ar, falta de internet, instabilidade
do SIE;
•
Relativos ao relacionamento interpessoal: lidar com pessoas, pontualidade,
resistência a mudanças;
•
Relativos à comunicação e organização: falta de coordenação, falta de
estrutura padrão na documentação, desorganização do mestrado, falta de
orientações antecipantes, problemas relativos à desorganização anterior do
setor, indefinições de atribuições;
•
Relativos ao fluxo de trabalho: inexperiência, sobrecarga de tarefas
ocasionada pela falta de pessoal, falta de conhecimento sobre normas e
procedimentos inerentes à universidade e - por consequência - ao seu
trabalho, falta de liberdade para criar novas rotinas administrativas,
burocracia nos processos, falta de privacidade no desempenho de algumas
atividades;
13
•
Relativos à infraestrutura: espaço físico - inadequado, desconfortável e
desorganizado – falta de material de consumo, falta de material permanente,
deficiência em alguns equipamentos (impressoras, scanners etc)
•
Outros: falta de segurança pessoal, substituição.
OCORRÊNCIA NA POPULAÇÃO ESTUDADA
CONCENTRAÇÃO DOS PROBLEMAS
29%
12
Informática
22%
10
Relac.
Interpessoal
Comunic. e
Organização
8
6
Fluxo de trab.
12%12%
Infraestrutura
10%
4
Outros
5% 5% 5%
Não tem
problema
Não respondeu
2
0
TIPOS DE PROBLEMAS
Os problemas citados como sendo os maiores empecilhos no desempenho do trabalho
foram em primeiro lugar os de Infraestrutura, em segundo os de Fluxo de trabalho e na
terceira posição os de Comunicação e Relacionamento Interpessoal, esses seguidos bem
de perto pelos problemas relativos à informática.
Necessidades em Capacitação

Cursos que indicariam como necessidade de capacitação para a melhoria do
trabalho:
•
Encontros como o Fórum dos Secretários;
•
cursos na área de Direito de família;
•
Atendimento ao público;
•
Na área de: comunicação, atendimento, informática (BrOffice) e
principalmente mostrar como a UFAL funciona;
•
Relacionamento interpessoal;
•
Curso específico para a área de secretariado, inclusive com rotinas
administrativas de uma forma bem prática;
14
•
Relações humanas para servidores e chefes em conjunto e ao mesmo
tempo;
•
atualização português;
•
Curso de padronização de documentos oficiais;
•
Redação oficial;
•
licitação e compras para noção de pedido material;
•
funcionamento da PG e sistemas informatizados utilizados pala PG;
•
legislação;
•
saúde do servidor;
•
curso de libras;
•
treinamentos específicos no SIE;
•
Postura e ética profissional e etiqueta;
•
gerenciamento de reuniões e administração do tempo;
•
funcionamento da administração pública;
•
Motivação e melhorias contínuas no ambiente de trabalho;
•
cursos na área laboral (ler, tendinites etc);
•
padronização dos documentos da universidade;
•
arquivologia (noções);
•
integrando grupos, administrando conflitos;
•
medicina do trabalho;
•
qualidade de vida.
15
CURSOS APONTADOS COMO NECESSIDADE
QUANTIDADE DE INDICAÇÕES
24%
14
Comunicação
12
Administração
Pública
Postura e Ética
profissional
10
13%13%
8
9% 9% 9%
6
7%
5% 5% 5%
Atendimento
ao Público
Relac.
Interpessoal
Secretariado
Português
4
Informática
2
Redação
Oficial
Outros
0
CURSO
As maiores necessidades apontadas foram nos cursos mostrados no gráfico, variando
apenas na quantidade de vezes que cada curso foi citado como necessidade. Apesar de
no gráfico o grupo OUTROS mostrar maior porcentagem, esse grupo representa
diversos cursos que foram indicados, porém em sua maioria por apenas um respondente.
Resultados:
Como mostram os gráficos, o perfil encontrado na população estudada foi: pelo menos
65% são secretários administrativos; a grande maioria (4/5) é do sexo feminino; mais da
metade tem mais de 35 anos, sendo apenas 1/7 do total compreendida na faixa etária de
18 a 25 anos; pouco mais de 1/3 é solteiro; 90% têm ensino superior e destes metade
tem especialização.
Ao observarmos que quase 70% dos secretários estão a menos de 5 anos na UFAL e que
aproximadamente esta mesma porcentagem atua como secretário na universidade a
menos de 5 anos, constatamos que a maioria dos que estão atuando como secretários são
servidores que ingressaram recentemente na universidade e que, apesar de terem um
cargo distinto, estão desempenhando a função de secretário administrativo (uma
estimativa de pelo menos 41%, se considerarmos a totalidade dos 29% de secretários
executivos como sendo recém-admitidos).
Constatamos que quase 60% já atuou como secretário antes e pouco mais da metade tem
16
algum curso específico na área. Considerando que quase 70% dos secretários não têm
formação superior na área, fica evidente a necessidade de cursos específicos em
secretariado para atender a esta parcela sem a formação específica.
Os cursos apontados como de maior necessidade foram os de Redação Oficial e
Informática, seguidos dos de Português, Secretariado e Relações Interpessoais, e na
terceira posição o de Atendimento ao publico (que está inserido na área de
comunicação).
O quadro abaixo demonstra alguns dados extraídos da pesquisa em questão:
ATIVIDADES
PROBLEMAS
CURSOS
DESEMPENHADAS
FREQUENTES
INDICADOS
1º
Elaboração e gestão de Infraestrutura
Redação Oficial /
LUGAR
documentos
Informática
2º
Comunicação
Fluxo de trabalho
LUGAR
Português/Secretaria
do/Relações
Interpessoais
3º
Informática
LUGAR
Comunicação e
Atendimento ao
organização/Relacioname público
nto Interpessoal
Podemos observar que há uma forte relação dos cursos apontados como necessidade
com os problemas apontados como maiores empecilhos e com as atividades
desempenhadas com maior frequência. Há uma relação também dos problemas e dos
cursos indicados com o perfil predominantemente encontrado na população de
secretários estudada que é o de secretário administrativo. Observe que as principais
necessidades de cursos apontadas foram as de conhecimento técnico na área de
secretariado, além das de comunicação, que são inerentes à atividade do secretário.
Os problemas apontados também nos mostra essa necessidade de capacitação, pois os
relacionados ao fluxo de trabalho foram os mais citados, com exceção dos relacionados
à infraestrutura, ao qual não nos detemos mesmo porque os problemas estruturais vão
mais além, exigindo medidas mais profundas e alheias ao campo de atuação tanto do
secretário quanto da capacitação.
17
CONCLUSÕES
Esta pesquisa foi de grande valia, pois forneceu informações importantes com relação
aos servidores estudados. Identificamos que o perfil apresentado é de secretários mais
maduros em sua idade, porém uma parcela considerável é inexperiente na função,
apesar da boa formação, pois a formação apresentada pela maioria corresponde a outras
áreas de conhecimento. Somado a isso, temos o fato de que grande parte destes
servidores ingressaram recentemente na UFAL, não detendo ainda conhecimento
suficiente dos procedimentos adotados na universidade. Assim, detectamos a
necessidade de capacitação na área de secretariado.
Diante dos resultados obtidos, recomenda-se a realização de cursos introdutórios à
atividade de secretariado para os secretários administrativos; a padronização da
documentação na universidade; a realização de eventos que atuem na integração dos
secretários; e a realização de cursos em comunicação.
Identificamos como limitação desta pesquisa: o número de respondentes ter sido inferior
ao esperado. Observa-se que, com os resultados obtidos, os objetivos deste estudo
foram alcançados. Esta pesquisa é de grande relevância para a instituição, pois possui
aplicação prática
nos níveis de planejamento e execução de ações de Gestão de
Pessoas. Além de fornecer informações que poderão ser de uso das chefias em geral.
18
ANEXOS
19
UNIVERSIDADE FEDERAL DE ALAGOAS
PRÓ-REITORIA DE GESTÃO DE PESSOAS E DO TRABALHO
Coordenadoria de Desenvolvimento de Recursos Humanos
PROGRAMA DE CAPACITAÇÃO
QUESTIONÁRIO DE PERFIL DOS SECRETÁRIOS
Objetivando melhor atender às necessidades do profissional Secretário com
relação à capacitação na UFAL, a Progep vem através deste questionário
identificar o perfil desse profissional.
Assim, é muito importante a sua colaboração.
[
]SECRETÁRIO EXECUTIVO
[ ]SECRETÁRIO
ADMINISTRATIVO
1) Sexo:
[
] Feminino
[ ] Masculino
2) Faixa etária:
[
] 18 a 25 anos
[
] Mais de 45 anos
[ ] 26 a 35 anos
[ ] 36 a 45 anos
[ ] Viúvo (a)
3) Estado civil:
[
] Solteiro (a)
[ ] Casado (a)
[
] Divorciado (a)
[ ] Outros: __________________
4) Grau de instrução:
[
] Ensino médio
[ ] Superior
[
] Mestrado
[ ] Doutorado
[
] Especialização
5) Ano de admissão na UFAL: _____________
6) O(a0 Senhor(a) já atuou antes como secretário?
[
] Não
[
] Sim. Onde? Durante quanto tempo?__________________________________
______________________________________________________________________
20
7) O (a) Senhor(a) atua como secretário na UFAL a quanto tempo?
[
] Menos de 5 anos
[
] De 5 a 10 anos
[
] De 11 a 15
anos
[
] De 16 a 20 anos
[
] Mais de 20 anos
8) O(a) Senhor(a) possui algum curso específico na área?
[
] Não
[
] Sim. Quais?_______________________________________________________
______________________________________________________________________
9) Quais as atividades que o(a) Senhor(a) realiza no dia a dia do seu trabalho?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
6) Quais são os problemas mais frequentes que o(a) Senhor(a) encontra no
desempenho das suas funções?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
7) Que cursos o(a) Senhor(a) indicaria como necessidade de capacitação para a
melhoria no seu trabalho?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Obrigado!
21
PERGUNTAS E RESPOSTAS DO QUESTIONÁRIO DO
PERFIL DO SECRETÁRIO
QUESTÃO 09 - Quais as atividades que o(a) senhor(a) realiza no dia a dia do seu
trabalho?
•
Atendimento ao público, sistema do SIE e informática.
•
Atualmente, estou lotado no escritório modelo de assistência jurídica onde funciona a
prática forense dos alunos de Direito e estamos lá dando diligência em processos,
orientando os alunos, acompanhando-os nas audiências, orientando nas petições e
outros.
•
Atendimento ao público, xerox, computador com vários sistemas diferentes,
atendimento direto com a direção do centro, reuniões de centro, plenários e outros.
•
-Elaboração de ofícios, relatórios, fichas, etc.
•
-Acompanhar documentos
•
-Administrar o prédio da Usina Ciência
•
-Assessorar os coordenadores
•
Solicitação de diárias e passagens, boletim de ocorrência todo mês, ofícios, declarações.
Responsável pelos cursos “Prof. Substituto ICBS - Prof. Efetivo”. Enfim auxilio a
direção em tudo da secretária.
•
Atendo alunos e docentes, redijo atas, viabilizo o funcionamento da coordenação,
organizo ementas, etc.
•
Agendamento, correspondência, trâmite de processos, arquivamento de documentos.
•
Atendimento ao público, elaboração de documentação, aumentação de sistemas
inerentes à pós-graduação.
•
Encaminhamento de processos, relatórios, agendamento, etc.
•
Atendimento ao público, elaboração, arquivo, encaminhamento de documentos, apoio
nas atividades culturais.
•
Coordenar o fluxo de documentação, presidir reuniões, fazer atas, elaboração e
digitação de documentos, organizar arquivos.
•
Atendimento ao público, expedição ofício, documentação diárias e passagens, etc...
Atas, selecionar correspondências, etc...
•
Emissão de documentos relativos às atividades de PG (atas, declarações, certidões,
memorandos, históricos) e atendimento aos alunos.
•
Solicitação de diárias e passagens, confecção de documentos, atendimento a alunos e
professores, organização de documentos, organização de bancas de defesas...
•
receber e encaminhar processos; fazer solicitações de material de documentos para o
22
departamento (consultando cada divisão/seção). Preparar boletins de ocorrências para
enviar ao DAP; atender fornecedores, bolsistas e servidores ao telefone e
presencialmente. Utilizar o ACDP e etc...
•
Todas as atividades de secretária geral e apoio a pós-graduação da unidade acadêmica.
•
Avaliação de desempenho e estágio probatório de todos os servidores da UFAL;
pagamento de curso e concurso; atendimento ao público, etc...
•
Suporte aos programas de pós-graduação. Gestão de documentação, auxílio à
coordenação, solicitação de diárias e passagens, elaboração de diversos na área.
•
Solicitação de diárias e passagens no SCDP, abertura de processos, agendamento de
férias, solicitação de serviços e compras no SIE e também, desempenho de todas as
atividades de secretária de pós-graduação.
•
Gerencio processos administrativos e licitações, solicito diárias e passagens,
agendamento do superintendente do SINFRA, assessoramento ao SACA e apoios
administrativos aos gerentes da SINFRA.
•
Agenda diversa, programação de reuniões, redação de atas, ofícios e demais
documentos, secretária a direção executiva e as demais atividades inerentes à função.
•
-Rotinas Adm. Do setor (atendimento ao público (int. e ext.))
•
-Controle de documentos (externos e internos)
•
-Assessorar aos gestores; dentre outros.
•
Atendimento ao público; coordenar as atividades de secretária; controle de documentos;
redação de documentos; controle de material (consumo e permanente0 e outros.
•
Redações oficiais, atendimento, assistência logística, administrativa e patrimonial.
•
Assessoramento a chefia, agendamento de reuniões, atendimento ao público interno e
externo.
•
Assessorar à direção, emissão de expedientes administrativos, atendimento ao público
interno e externo.
•
Redação de documentos oficiais, condução de reuniões, organização de eventos, rotinas
administrativas, atendimento ao usuário, colegiado, etc.
•
Atendimento ao público; redação de documentos oficiais, assessoramento, comissões,
concursos, processos administrativos.
•
Atendimento ao público, assessoramento à direção, encaminhamento de documentos,
processos, procedimentos administrativos, etc.
•
Assessorar correspondências (documentos) e atendimento aos docentes.
•
Confecção de ofícios gerais, emissão de certificação dos cursos, eventos, seminários ou
projetos de extensão, (média anual de mais ou menos 18.000 certificações) atendimento
ao público, assistência direta ao Pró-reitor de extensão, atendimento telefônico, arquivo
geral, emissão de folhas de pagamento de bolsistas e uso no SIE, de maneira geral.
23
QUESTÂO 10 – Quais são os problemas mais frequentes que o(a) senhor(a) encontra
no desempenho de suas funções?
•
O sistema de informática, precisa de mais potência, sai do ar constantemente.
•
Nenhuma, porque é muito prazeroso, saber que, estamos contribuindo com a instituição
diante do convênio UFAL, em atender o público carente daquela jurisdição junto aos
alunos.
•
Lidar com seu humano em geral, principalmente com doutores estressados e querendo
tudo para ontem.
•
-Falta de compromisso da equipe com horário
•
-Falta de material de consumo e permanente
•
-Falta de segurança pessoal
•
Na secretária é um setor com pouca privacidade é muito aberta, tira a atenção, todas as
pessoas entram no ambiente, não se importam com a zoada.
•
Falta de equipamentos que realmente funcionem quando precisamos.
•
Problemas com os sistemas implantados, porque não funcionam a contento.
•
Falta de infraestrutura e material adequado ao desempenho de nossas atividades.
•
Deficiência em alguns equipamentos, impressoras, scanners.
•
Falta de estrutura padrão na documentação.
•
Limitações de material permanente, computadores só temos um, armários para
armazenar material, mas já está sendo providenciado pela unidade acadêmica.
•
Falta de orientações antecipantes.
•
Falta de coordenação e de outro funcionário ou bolsista para me auxiliar.
Desorganização do mestrado. Falta de estrutura física.
•
Instabilidade do SIE; falta de internet;
•
Lentidão no SIE, burocracia nos processos são os principais problemas.
•
Dificuldades relativas à infraestrutura para um ótimo funcionamento da secretária;
inexperiência; problemas relativos à desorganização anterior do setor.
•
Sobrecarga de tarafes ocasionada pela falta de pessoal.
•
Falta de conhecimento sobre funcionamento de aquisição na administração pública e os
procedimentos dentro da lei.
•
Não temos problemas.
•
Resistências a mudança.
•
A falta de liberdade para criar novas rotinas administrativas.
•
Privacidade necessária para a redação de atas tendo em vista o atendimento de pessoas e
telefones.
24
•
Substituição, falta de espaço físico suficiente, escassez de material.
•
Falta de união dos que, fazem parte da unidade, falta de recurso e estrutura da unidade e
locais da UFAL que, travam o serviço.
•
Infraestrutura, equipamentos, material de trabalho, recursos, etc.
•
Falta de material e espaço físico.
•
Indefinições de atribuições.
•
Falta de estrutura física, seja móveis ou mesmo a reforma do setor que, ainda não saiu
do papel e onde trabalhamos num grande desconforto bem como num meio de fios
(computadores, redes e outros.)
QUESTÃO 11 – Que cursos o(a) senhor(a) indicaria como necessidade de capacitação
para a melhoria no seu trabalho?
•
Encontro como este e outros que, foram realizados, cursos e mais cursos.
•
Participação nos cursos na área de Direito de família, pois ´pe o nosso cotidiano.
Necessitamos de cada vez aprimorarmos nossos conhecimentos.
•
Atendimento ao público.
•
Na área de; comunicação, atendimento, informática e principalmente mostrar como a
UFAL funciona.
•
Relacionamento interpessoal, capacitação específica ao cargo de secretário.
•
Relações humanas para servidores e chefes em conjunto e ao mesmo tempo.
•
Comunicação, relacionamento, atendimento ao público.
•
Curso específico para a área de secretariado, inclusive com rotinas administrativas de
uma forma bem prática.
•
Informática, atualização português, regras para arquivo.
•
Curso de padronização de documentos oficiais.
•
Redação empresarial, informática para uso do BR office, licitação e compras para noção
de pedido material, etc... Dois Fóruns para os secretários anuais, com 2 dias, um para
palestra e outras oficinas de trabalhos com dinâmicas das questões.
•
Atendimento ao público, funcionamento da PG, sistemas informatizados utilizados pala
PG, redação oficial.
•
Curso de legislação, redação oficial, saúde do servidor, curso de libras.
•
Alguns treinamentos específicos no SIE, exemplo ou módulo de marcação de férias
(não apenas o procedimento, mas explicando tudo o que, está por trás do sistema
(legislação, etc.)
•
Postura e ética profissional e etiqueta.
•
O setor de capacitação da PROGEP já fornece os cursos necessários e importantes para
25
a melhoria do meu trabalho, tais como: informática, qualidade no atendimento, etc.
•
Indico os cursos de redação oficial, gerenciamento de reuniões e administração do
tempo.
•
Curso de capacitação dos servidores como é que, funciona a administração pública,
curso postura ética profissional, entre outros.
•
Motivação e melhorias contínuas no ambiente de trabalho, cursos na área laboral (ler,
tendinites, etc.), postura e ética profissional, administração pública (contexto geral)
•
Postura e ética profissional, redação oficial, padronização dos documentos da
universidade.
•
Cursos específicos para os sistemas usados na UFAL e mais atualizações na área de
secretariado administrativo (língua portuguesa, redações oficiais, redações humanas e
comunicação interpessoal).
•
Atualização em Português, relações técnicas, práticas para elaboração de atas.
•
Postura ética, atividade laboral, noções de administração pública.
•
Pós-graduação em secretariado executivo
•
Redação oficial, gerenciando reuniões, administração do tempo, procedimentos da
UFAL, arquivologia (noções), integrando grupos, administrando conflitos, relações
interpessoais, português.
•
Além de cursos como: redação oficial. Sinto falta da presença da medicina do trabalho e
de uma presença mais efetiva da coordenação de qualidade de vida.
•
Cursos na área de informática, recursos humanos e língua portuguesa.
•
Técnicas secretariais.
•
Curso na área de informática, banco de dados, curso na área de secretariado em nível de
mestrado profissional e cursos condizentes às rotinas usadas na secretaria, para um
melhor atendimento aos alunos, professores, comunicadores e melhor qualidade do
trabalho executado.
26