UNIVERSIDADE FEDERAL RURAL DO RIO DE JANEIRO
DECANATO DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS
MANUAL DE ORIENTAÇÃO
Seropédica, junho de 2002
COMPRA DE MATERIAL
DESCRIÇÃO
Compra é toda aquisição remunerada de bens materiais, de consumo ou permanentes, para fornecimento de
uma só vez ou parceladamente.
PROCEDIMENTOS
1.
As SOLICITAÇÕES DE MATERIAIS serão encaminhadas ao DMSA, obedecendo ao CRONOGRAMA
em anexo, até o dia 10 de cada mês;
2. Toda solicitação deverá:
PERTENCER A UM MESMO GRUPO DE MATERIAL;
caracterizar adequadamente seu objeto, com especificação completa do bem a ser adquirido;
conter previsão de custo; e
indicar os recursos orçamentários para seu pagamento (Centro de Custo, Programa e Fonte);
3. Caberá, exclusivamente, ao DMSA a decisão sobre a modalidade de licitação ou a dispensa da mesma;
4. O Processo só será formado e encaminhado para a rotina de compra, após autorização do Decano de
Assuntos Administrativos, frente à disponibilidade orçamentária;
5. TODAS AS SOLICITAÇÕES DE MATERIAL, FORA DAS DATAS ESTIPULADAS NO
CRONOGRAMA DE AQUISIÇÕES, DEVERÃO SER JUSTIFICADAS E ENCAMINHADAS
DIRETAMENTE AO DECANATO DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS, para análise.
CASOS ESPECIAIS
1. Aquisições com recursos de convênios estão dispensadas do atendimento ao item 5 (cinco);
2. A aquisição de bens destinados exclusivamente à pesquisa científica e tecnológica com recursos
concedidos pela CAPES, FINEP, CNPq, FAPERJ ou outras instituições de fomento à pesquisa
credenciadas pelo CNPq, terão a licitação dispensada com base no artigo 24, inciso XXI da Lei 8.666,
quando devidamente caracterizado.
OBSERVAÇÕES
• A indicação de marca só é permitida nos casos em que o objeto da aquisição seja parte de um todo,
como por exemplo: lâmpada especial para retroprojetor Marca IEC. Observe que a marca não se refere
ao produto da compra e sim uma referência do que se deseja adquirir, constituindo-se de suma
importância sua menção;
• As propostas, por ventura anexadas, serão consideradas como base de orçamento, podendo, caso não se
obtenha outras com preços menores, serem aproveitadas para efetivação da compra. Ao DMSA caberá
a juntada de outros orçamentos;
• A dispensa de licitação não pressupõe escolha de fornecedor.
BASE LEGAL: Lei nº 8.666/93
2
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS: PESSOA JURÍDICA – CONSERTO DE EQUIPAMENTOS
DESCRIÇÃO
Serviço de Pessoa Jurídica é toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a
Administração, contratada com terceiros, ente jurídico. Neste caso específico, reparos e consertos de
bens.
PROCEDIMENTOS
1. A SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO será encaminhada ao DMSA;
2. Toda solicitação deverá:
caracterizar adequadamente seu objeto, principalmente no que se refere à identificação do bem,
de acordo com o patrimônio;
conter previsão de custo;
indicar os recursos orçamentários para seu pagamento (Centro de Custo, Programa e Fonte);
propor, se considerar relevante, o prestador do serviço.
3. O Processo só será formado e encaminhado para a rotina de contratação após autorização do Decano
de Assuntos Administrativos, frente à disponibilidade orçamentária.
BASE LEGAL: Lei nº 8.666/93
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS: PESSOA JURÍDICA – REFORMA OU ADAPTAÇÃO
DESCRIÇÃO
Serviço de Pessoa Jurídica é toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a
Administração, contratada com terceiros, ente jurídico. Este caso específico se refere a reformas,
reparos, adaptações, conservação e manutenção dos espaços físicos já construídos.
PROCEDIMENTOS
1. A SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO será encaminhada ao DMSA;
2. Toda solicitação deverá:
caracterizar adequadamente seu objeto, com especificação técnica completa;
conter planilha orçamentária detalhada, elaborada pela Prefeitura Universitária;
indicar os recursos orçamentários para seu pagamento (Centro de Custo, Programa e Fonte);
3. O Processo só será formado e encaminhado para a rotina de contratação após autorização do Decano
de Assuntos Administrativos, frente à disponibilidade orçamentária;
4. Quando julgar pertinente, o DMSA encaminhará à Prefeitura Universitária, solicitndo parecer.
OBSERVAÇÕES
• As propostas, por ventura anexadas à solicitação, serão consideradas como base de orçamento,
podendo, caso não se obtenham preços menores, serem aproveitadas para efetiva aquisição.
• A dispensa de licitação não pressupõe escolha de fornecedor.
BASE LEGAL: Lei nº 8.666/93
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS: PESSOA JURÍDICA – OUTROS SERVIÇOS
DESCRIÇÃO
Serviço de Pessoa Jurídica é toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a
Administração, contratada com terceiros, ente jurídico. Neste caso específico, são considerados os
serviços em geral, tais como: instalação e montagem de equipamentos, transporte, locação de bens,
seguros, trabalhos técnico-profissionais, inscrição em congresso e aquisição de softwares, entre outros.
PROCEDIMENTOS
1. A SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO será encaminhada ao DMSA;
2. Toda solicitação deverá:
caracterizar adequadamente seu objeto, com especificação completa;
conter planilha orçamentária detalhada;
indicar os recursos orçamentários para seu pagamento (Centro de Custo, Programa e Fonte);
3. Quando julgar pertinente, o Decanato de Assuntos Administrativos poderá solicitar parecer da área
técnica específica;
4. O Processo só será formado e encaminhado para a rotina de contratação após autorização do Decano
de Assuntos Administrativos, frente à disponibilidade orçamentária.
OBSERVAÇÃO
Serviços que incluam a utilização da REDE de INTERNET, somente serão autorizados após parecer da
COINFO/DAA.
BASE LEGAL: Lei nº 8.666/93
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CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS: PESSOA FÍSICA
DESCRIÇÃO
Serviço de Pessoa Física é toda atividade destinada a obter determinada utilidade de interesse para a
Administração, contratada com terceiros, ente físico, de natureza eventual e sem vinculo empregatício. A
SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS DE PESSOA FÍSICA DEVERÁ ENFOCAR O
SERVIÇO E NÃO A PESSOA A SER CONTRATADA.
PROCEDIMENTOS
1. A SOLICITAÇÃO DE CONTRATAÇÃO DO SERVIÇO será encaminhada ao DMSA;
2. Toda solicitação deverá:
caracterizar adequadamente o serviço a ser realizado, com descrição detalhada de seu objeto e
prazo de execução (quando couber, o serviço deverá ser quantificado);
indicar o valor a ser pago;
indicar os recursos orçamentários para seu pagamento (Centro de Custo, Programa e Fonte),
lembrando que, além dos recursos a serem efetivamente pagos, deve haver disponibilidade
adicional de 20% na rubrica 339047, para pagamento da Contribuição Social;
propor, se considerar relevante, o prestador do serviço;
3. O Processo só será formado e encaminhado para a rotina de contratação após autorização do Decano
de Assuntos Administrativos, frente à disponibilidade orçamentária.
OBSERVAÇÕES:
• Quando indicado o prestador de serviço, deverá ser anexada à solicitação, além da proposta, uma
“DECLARAÇÃO DE FATOS IMPEDITIVOS” (ver modelo na página do DAA).
• Através do site www.comprasnet.gov.br, os prestadores de serviço poderão fazer um précadastramento no SICAF – Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedor, devendo trazer ao
DMSA os documentos utilizados nesta rotina, para efeito de comprovação da Comissão de Cadastro.
• Os documentos necessários para o cadastramento são: Cópia autenticada da Carteira de Identidade e
do CPF, Certidão Negativa da Receita Federal e Certidão Negativa da Dívida Ativa da União.
• Para Serviços com duração superior a 30 dias, o cadastramento no SICAF deverá ser realizado com
documentos emitidos pelos órgãos oficiais, cujo prazo de validade gira em torno de 180 (cento e
oitenta) dias, enquanto os emitidos pela Internet duram no máximo 30 (trinta).
BASE LEGAL: Lei nº 8.666/93
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DIÁRIAS
DESCRIÇÃO
As diárias têm por finalidade cobrir despesas com pousada, alimentação e locomoção urbana do servidor
que se afastar da sede a serviço, em caráter eventual ou transitório, para outro ponto do território
nacional.
PROCEDIMENTOS
1. As diárias deverão ser solicitadas em FORMULÁRIO PRÓPRIO, preenchido em 3 vias, podendo haver
uma 4ª via opcional (ver item 7);
2. O FORMULÁRIO ESTÁ DISPONÍVEL NA PÁGINA DO DAA;
3. Após o preenchimento, a Unidade deverá encaminhar, através do e-mail [email protected], ao DCF, para
conferência dos valores. O não encaminhamento será de responsabilidade do setor e poderá implicar
na devolução da solicitação e o conseqüente atraso na concessão das diárias;
4. Após a devolução por parte do DCF, o formulário deverá ser impresso, assinado e encaminhado ao
DECANATO DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS;
5. No caso da diária ser solicitada com menos de 5 dias de antecedência à viagem, deverá ser
apresentada justificativa NO PRÓPRIO FORMULÁRIO (campo específico);
6. Após autorização, o Decanato encaminhará ao SAPG (protocolo), para formar processo;
7. O SAPG encaminhará o processo ao DCF para pagamento e restituirá a 4ª via, quando houver, com o
número do processo, ao setor interessado.
OBSERVAÇÕES:
•
Para diárias solicitadas com recursos do PROAP, cabe ao Coordenador do Curso a responsabilidade
pelo atendimento ao Regulamento do Programa (Anexo à Portaria CAPES nº 10 de 27/02/2002);
•
Deve ser observada atentamente, pelo proponente, a declaração de que o proposto não se encontra
em férias;
•
É vedada a concessão de diárias a partir de sextas-feiras, sábado, domingo e feriados, salvo no
absoluto interesse do serviço, quando deverá ser expressamente justificado, configurando a
autorização de pagamento pelo ordenador de despesa a aceitação da justificativa do proponente;
•
.Deverão ser restituídas pelo servidor, em 5 (cinco) dias contados do retorno à sede originária de
serviço, as diárias recebidas em excesso;
•
Deverão ser restituídas, em totalidade, no prazo de 5 (cinco) dias contados do recebimento, as
diárias recebidas pelo servidor quando, por qualquer circunstância, não ocorrer o afastamento.
BASE LEGAL: Decreto Nº 343 de 19 de novembro de 1991
PASSAGENS AÉREAS E RODOVIÁRIAS
DESCRIÇÃO
As passagens têm como finalidade a locomoção do servidor que se afastar da sede a serviço, em caráter
eventual ou transitório. As passagens também podem ser destinadas a alunos, com o objetivo de
participação em eventos de interesse da Instituição.
PROCEDIMENTOS
1. As passagens deverão ser solicitadas em FORMULÁRIO PRÓPRIO, preenchido em 4 (quatro) vias;
2. Toda solicitação deverá obrigatoriamente informar a previsão de horário de embarque, tanto para ida,
como para volta;
3. A solicitação deverá ser encaminhada à Secretaria do DECANATO DE ASSUNTOS
ADMINISTRATIVOS;
4. O FORMULÁRIO ESTÁ DISPONÍVEL NA PÁGINA DO DAA.
PRAZOS PARA SOLICITAÇÃO
•
PASSAGENS AÉREAS deverão ser solicitadas com antecedência de, no mínimo, 3 (três) dias úteis;
•
PASSAGENS RODOVIÁRIAS só poderão ser adquiridas quando solicitadas com antecedência de, no
mínimo, 5 (cinco) dias úteis.
OBSERVAÇÕES:
•
As passagens aéreas e rodoviárias e os cartões de embarque (quando houver), deverão,
obrigatoriamente, ser devolvidos ao DECANATO DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS, no prazo de
até 5 (cinco) dias úteis após a viagem.
•
O não atendimento ao item acima implicará na impossibilidade de novas concessões;
•
Especificamente para passagens aéreas lembramos que, quanto maior a antecedência da reserva,
menor o preço do bilhete.
5
SUPRIMENTO DE FUNDOS
DESCRIÇÃO
É a modalidade de pagamento de despesas, de caráter excepcional, que não possam subordinar-se ao
processo normal de compra ou pagamento.
Em cumprimento à legislação vigente, os suprimentos de fundos só poderão ser concedidos para:
atender DESPESAS EVENTUAIS, que exijam pronto pagamento em espécie;
atender DESPESAS DE PEQUENO VULTO, entendidas como aquelas cujos valores, em cada
caso, não ultrapassem o limite de R$ 200,00 (duzentos reais).
PROCEDIMENTOS
1. A Concessão de Suprimento de Fundos deverá ser solicitada em FORMULÁRIO PRÓPRIO, preenchido
em 3 vias, podendo haver uma 4ª via opcional (ver item 7);
2. A solicitação deverá ser encaminhada à Secretaria do DECANATO DE ASSUNTOS
ADMINISTRATIVOS;
3. O FORMULÁRIO ESTÁ DISPONÍVEL NA PÁGINA DO DAA;
4. Para concessão de suprimento para despesas eventuais é obrigatório, no campo “Objetivo do
Suprimento”, o detalhamento do material a ser adquirido ou do serviço a ser realizado;
5. Toda solicitação de concessão de suprimento deverá conter a JUSTIFICATIVA DA
EXCEPCIONALIDADE DO SUPRIMENTO, explicitando a razão pela qual a despesa será realizada
através de suprimento e não pelo processo normal de aplicação, ou seja, via DMSA;
6. Após autorização, o Decanato encaminhará ao SAPG (protocolo), para formar processo;
7. O SAPG encaminhará o processo ao DCF para pagamento e restituirá a 4ª via, quando houver, com o
número do processo, ao setor interessado.
OBSERVAÇÕES:
•
Os Suprimentos de Fundos só podem ser concedidos através de Conta tipo B (informações no DCF);
•
Os prazos para aplicação e comprovação de Suprimento de Fundos, serão definidos pelo Decanato de
Assuntos administrativos;
•
Os suprimentos para atender DESPESAS DE PEQUENO VULTO só serão concedidos aos Centros de
Custo considerados de Nível 1 (ver tabela em anexo);
•
AS NORMAS E O FORMULÁRIO PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS DE SUPRIMENTO DE FUNDOS
ESTÃO DISPONÍVEIS NA PÁGINA DO DAA/DCF
BASE LEGAL: Decreto Nº 93.872 de 23 de dezembro de 1986
REMESSA DE CORRESPONDÊNCIA.
DESCRIÇÃO
É o encaminhamento de correspondências oficiais, através da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos.
PROCEDIMENTOS
1.
A remessa de correspondência deverá ser solicitada em FORMULÁRIO PRÓPRIO;
2.
OS FORMULÁRIOS ESTÃO DISPONÍVEIS NA PÁGINA DO DAA;
3.
O SAPG é o órgão responsável pela remessa de correspondência;
4.
Toda solicitação deverá ser autorizada pelo Decanato de Assuntos Administrativos, antes de ser
entregue ao SAPG.
FORMULÁRIOS DISPONÍVEIS
•
TIPO 1 - deverá ser utilizado quando o número de correspondências a serem remetidas for inferior
a 6 (seis) unidades;
•
TIPO 2 – destina-se a um número superior a 6 (seis) correspondências e deverá ser acompanhado
de uma relação de destinatários, com o devido endereço;
•
TIPO 3 – para remessa de correspondência via sedex;
•
TIPO 4 – para solicitação de envelope e caixa sedex, aerograma e formulário para telegrama.
OBSERVAÇÃO:
Nos formulários tipos 1, 2 e 3, existe um campo para “Descrição”, com preenchimento obrigatório, onde
deverá ser informado, de forma sucinta, o assunto da correspondência. Por exemplo: convite para
palestra, contra-cheque, Rural Semanal, confirmação de inscrição, cartaz vestibular.
6
ALOCAÇÃO DE RECURSOS PRÓPRIOS
DESCRIÇÃO
Todos os recursos arrecadados são considerados Recursos Próprios. Como esses recursos são depositados
na Conta da Universidade, devem ser identificados pelo órgão que os arrecadou e alocados nos Elementos
de Despesa, conforme planejamento do setor interessado.
PROCEDIMENTOS
1. Alocação de Recursos Próprios deverá ser solicitada em FORMULÁRIO PRÓPRIO;
2. A solicitação deverá ser encaminhada ao DECANATO DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS;
3. O original do comprovante de depósito deverá ser anexado à solicitação;
4. O FORMULÁRIO ESTÁ DISPONÍVEL NA PÁGINA DO DAA.
OBSERVAÇÃO:
Não é necessário encaminhar através de Ofício.
TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS ENTRE CENTROS DE CUSTO E
ALTERAÇÃO DE ELEMENTO DE DESPESA
DESCRIÇÃO
Transferência de recursos entre Centros de Custos é a movimentação orçamentária de recursos de um
Centro de Custo para outro, por solicitação do detentor do recurso.
Alteração de Elemento de Despesa é a movimentação orçamentária dos recursos, já alocados em um
determinado Elemento de Despesa, para outro.
PROCEDIMENTOS
1. A solicitação deverá ser encaminhada ao DECANATO DE ASSUNTOS ADMINISTRATIVOS, através de
ofício.
OBSERVAÇÕES:
•
Não será permitida transferência entre Centro de Custo do PROAP e os demais Centros de Custo.
•
Alterações de elementos de despesa na fonte 112 só poderão ser autorizadas mediante justificativa
detalhada, entre os Elementos de Despesas Correntes.
GLOSSÁRIO E SIGLAS
DAA: Decanato de Assuntos Administrativos
DMSA: Departamento de Material e Serviços Auxiliares
DCF: Departamento de Contabilidade e Finanças
COINFO: Coordenação de Informática
Centro de Custo: Identificação do setor que realiza a movimentação orçamentária e financeira.
Programa: É o instrumento de organização da atuação governamental.
Fonte: Identifica a origem do recurso.
Fonte 112 – recursos do tesouro;
Fonte 250 – recursos de receita própria.
Elemento de Despesa: Identifica o objeto do gasto. Também é chamado de RUBRICA.
Despesas
Correntes
Despesas
de Capital
339014
339018
339030
339033
339036
339039
339047
449051
Diárias – Pessoa Civil
Auxílio Financeiro a Estudante
Material de Consumo
Passagens e Despesas de Locomoção
Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Física
Outros Serviços de Terceiros – Pessoa Jurídica
Obrigações Tributárias e Contributivas
Obras e Instalações
449052
Equipamento e Material Permanente
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