MANUAL DE INVENTÁRIO E AVALIAÇÃO DO EXERCÍCIO 2014
1.
DO INVENTÁRIO
1.1.Introdução
O Inventário é um procedimento administrativo e contábil obrigatório, previsto no
artigo 85 da Lei nº 4.320, de 17 de março de 1964 e na Instrução Normativa nº 205/88 da
Secretaria de Administração Pública da Presidência da República, e deve ser realizado ao
menos uma vez ao ano em todos os entes da Administração Pública federal.
1.2. Objetivo
Esse procedimento tem por finalidade verificar, com precisão, todas as características
do ativo patrimonial do Instituto Federal do Paraná, apontando a localização, o estado de
conservação, a forma de entrada e as condições de acondicionamento dos bens permanentes
que integram o patrimônio institucional, bem como recomendar medidas de regularização dos
mesmos de acordo com os princípios da eficiência, eficácia e economicidade da
Administração Pública.
1.3. Cronograma Geral
Evento
Data
Reunião Preparatória 12/05/2014
Local
Videoconferência
Envolvidos
Diretores Gerais, Diretores de Planejamento e
Administração, Coordenadores Contábil, Financeiro
e Orçamentário, Chefes de Seção Contábil e de
Patrimônio.
Indicação
dos 12/05 a 14/05 Todas as Unidades
integrantes
das
Comissões Locais
Diretores Gerais.
Formalização
Portaria
Reitor.
Contagem Física
da 15/05
Reitoria
15/05 a 26/05 Todas as Unidades
Comissões Locais.
Semana Institucional 19/05 a 26/05 Todas as Unidades
do Inventário
Toda a comunidade interna e a Coordenadoria de
Almoxarifado e Controle Patrimonial.
Confrontação
da 26/05 a 16/06 Todas as Unidades
Contagem Física com
os
Processos
de
Pagamento
Comissões Locais
Regularização
das 17/06 a 07/07 Comissão Central
Movimentações
Patrimoniais entre as
Unidades
Comissão Central, que poderá solicitar diligências
das Comissões Locais
Apresentação
Correções
Justificativas
Diretores Gerais e Comissões de Inventário Locais
de 08/07 a 14/07 Comissão Central
e
Avaliação Contábil
1.3.1.
15/07 a 28/08 Todas as Unidades
Comissões de Avaliação Locais
Reunião Preparatória
A participação na Reunião Preparatória é compulsória para os ocupantes dos cargos de
Direção Geral, Direção de Planejamento e Administração, Coordenadoria Contábil,
Financeira e Orçamentária e Seção Contábil e de Patrimônio de todas as Unidades.
Todavia cabe ressaltar que se nenhum dos ocupantes dos cargos mencionados acima
for contador e a Unidade dispor desse profissional em seu quadro efetivo, deverá ele também
participar da reunião.
O objeto de discussão serão os procedimentos de inventário e avaliação do ativo
patrimonial permanente do IFPR.
A reunião ocorrerá através de videoconferência, na sala 991001, e também poderá ser
acompanhada
através
do
aplicativo Adobe®
Connect,
através
do
link
http://webconf2.rnp.br/ifpr_dtic. Mais informações sobre a forma de acesso à
videoconferência podem ser obtidas junto a Diretoria de Tecnologia da Informação e
Comunicação.
1.3.2.
Contagem Física
As comissões locais, designadas pelos Diretores Gerais em conformidade com a
quantidade de bens de cada Unidade, deverá providenciar a contagem física nas guias
previamente disponibilizadas pela CACP e com as seguintes informações:
i.
Descrição Detalhada do Bem: descrever o bem de modo que ele possa ser
individualizado, fornecendo o máximo de especificações possível visando a uma
completa e perfeita caracterização do bem (ex. Telefone sem fio Motorola Dect 6.0
Auri 3500-MRD2 10557, frequência de 1.9 MHz, bivolt, com identificador de
chamadas, viva-voz, visor e teclado iluminado, acompanhado de base com visor e
teclado iluminado).
ii.
Diretoria ou Coordenadoria: informar a Diretoria ou Coordenadoria em que o
bem está sendo utilizado (ex. Direção de Ensino).
iii.
Cor: discriminar a(s) cor(es) predominante(s) do bem (ex. branco, preto e
verde musgo, etc.).
iv.
Material: apontar o(s) material(is) predominante(s) do bem (ex. madeira,
borracha e aço, etc.).
v.
Marca: quando possível, indicar a marca ou fabricante do bem (ex. Sony,
Bosch, etc.).
vi.
Número de Série: quando possível, informar o número de série do bem.
vii.
Estado de Conservação: optar entre bom, ocioso ou inservível. O bem será
considerado bom quando estiver em plenas condições de uso e estiver sendo
utilizado; ocioso quando embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo
aproveitado; ou inservível quando o bem estiver obsoleto, não apresentar
condições de utilização ou quando sua manutenção for demasiadamente onerosa
ou seu rendimento precário.
Após digitalizar as guias de inventário em uma planilha com a extensão .xlsx, que
também será disponibilizada previamente, as Comissões Locais deverão enviá-las à CACP até
o dia 26 de maio por meio de Memorando Eletrônico autenticado pelo Diretor Geral da
Unidade. Se necessário, a CACP e a Comissão Central poderão solicitar às Comissões Locais
ajustes ou melhoramentos nos dados enviados, o que deverá ser apresentado dentro do prazo
impreterível de 03 (dias) úteis.
1.3.3.
Semana Institucional do Inventário
Durante a última semana da contagem física, a Coordenadoria de Almoxarifado e
Patrimônio se colocará integralmente à disposição das Comissões Locais para auxiliar no que
for necessário para a conclusão do procedimento dentro do prazo estipulado.
1.3.4.
Confrontação da Contagem Física com os Processos de Pagamento
Após breve verificação pela Comissão Central da qualidade dos dados apresentados na
fase de contagem, a DCOF disponibilizará para as Comissões Locais os processos de
pagamento de cada Unidade para que as informações sejam confrontadas.
O resultado dessa atividade deverá ser encaminhado à CACP por meio de Memorando
Eletrônico autenticado pelo Diretor Geral até o dia 16 de junho de 2014, de acordo com as
orientações repassadas.
1.3.5.
Regularização das Movimentações Patrimoniais entre as Unidades
Com as informações dos bens encontrados, dos bens sem empenho e dos bens não
localizados, a Comissão Central encaminhará os bens aptos para tombamento e providenciará
a regularização dos bens movimentados entre as Unidades para que também possam ser
tombados.
Além disso, a Comissão Central encaminhará para análise superior a relação dos bens
que não foram localizados em nenhuma das Unidades.
1.3.6.
Apresentação de Correções e Justificativas
Se necessário, a Comissão Central poderá solicitar ajustes, correções ou justificativas
às Comissões Locais de Inventário e Avaliação e aos Diretores Gerais quanto aos dados
fornecidos na fase anterior. O prazo para conclusão dessa etapa é 14 de julho de 2014.
1.3.7.
Avaliação
O procedimento de avaliação será detalhado no item 2 deste documento.
2.
DA AVALIAÇÃO
2.1 Introdução
Conforme disposto na NBC T 16.10, art. 106 da Lei 4.320/64, no MCASP 5ª edição e
Instrução de Procedimentos Contábeis STN 00 que trata do plano de transição para a
implantação da Nova Contabilidade, todas as entidades do setor público deverão elaborar em
31/12/2014 (denominada “data de transição”), um Balanço Patrimonial inicial para refletir as
novas práticas contábeis de acordo com as novas normas para o setor público e dentre elas, o
inventário dos bens permanentes e a adoção inicial da Reavaliação e Depreciação.
2.2 Da Reavaliação
A Reavaliação tem por objetivo atribuir o valor justo aos bens do IFPR e será
realizada em duas etapas, a primeira a ser realizada pela Comissão Local de Inventário e
Avaliação, em que serão definidos os valores de mercado e a pontuação dos fatores de
influência para efeito de reavaliação de acordo com a tabela abaixo:
FATORES DE INFLUÊNCIA PARA EFEITO DE REAVALIAÇÃO
Estado de
Período de Vida Útil do Bem
Período de Utilização Futura
Conservação do Bem - EC
(já utilizado) - PVU
do Bem (previsão) - PUB
Conceito
Pontuação
Conceito
Pontuação
Conceito
Pontuação
Excelente
10
10 anos
1
10 anos
1
Bom
8
9 anos
2
9 anos
2
Regular
5
8 anos
3
8 anos
3
Péssimo
2
7 anos
4
7 anos
4
6 anos
5
6 anos
5
5 anos
6
5 anos
6
4 anos
7
4 anos
7
3 anos
8
3 anos
8
2 anos
9
2 anos
9
1 ano
10
1 ano
10
Fonte: Manual de Controle Patrimonial, 1ª edição, Editora Gestão Pública, Brasília, DF.
Durante a fase de avaliação, a comissão Local de Inventário e Avaliação deverá
preencher a planilha a ser encaminhada pela DCOF com os dados referentes às colunas
“valor de mercado”, “Estado de Conservação do Bem - EC”, “Período de Vida Útil do
Bem – PVU” e “Período de Utilização Futura do Bem – PUB”.
O julgamento dos fatores de influência para efeito de reavaliação deverá ser
realizado individualmente para cada bem, com o objetivo de demonstrar o seu estado de
conservação, o tempo de vida útil já decorrido desde sua aquisição (vide nota fiscal), e a
estimativa de vida útil para a utilização e geração de benefícios econômicos futuros para a
entidade.
Serão considerados bens passíveis de reavaliação os que tenham sido adquiridos
até 31/12/2013, os demais, adquiridos a partir de 01/01/2014 (data constante no
documento fiscal) serão considerados a valores justos para efeitos de reconhecimento,
mensuração e registro contábil.
O valor de mercado refere-se ao montante pelo qual o ativo pode ser intercambiado
entre as partes, sem interesses difusos, ou seja, em condições independentes e isentas. Este
valor deverá ser buscado entre fornecedores de bens novos, e para os bens raros ou
obsoletos, em que não haja valor de mercado disponível, deve-se considerar o valor de
bens que se aproximem em condições do objeto da avaliação, com características,
circunstâncias e localizações assemelhadas, conforme a NBC T 16.19. Os fatores de
influência para efeito de reavaliação é que determinará por meio de fórmula o quanto o
bem em estado atual, vale em relação ao preço de mercado de um bem novo.
A competência para a avaliação será da Comissão Local de Inventário e Avaliação,
no entanto o artigo 3º da Resolução CFC nº 560/1983, determina que são atribuições
privativas dos profissionais de contabilidade a avaliação de acervos patrimoniais e
verificação de haveres e obrigações, portanto, é prudente que no processo de avaliação
inicial e adoção das novas práticas contábeis, o trabalho seja acompanhado, subsidiado ou
realizado por um contador, conjuntamente com os demais membros da Comissão ou como
integrante desta.
Ao término do trabalho, que deverá ocorrer até 28/08/2014, a Comissão Local
emitirá relatório circunstanciado das atividades realizadas relativas à Avaliação dos Bens
do Patrimônio do IFPR, detalhando os procedimentos de Inventário, que incluem a
contagem física, reconhecimento e localização, os dados apresentados na planilha e os
procedimentos de Avaliação, a metodologia relativa à determinação dos valores de
mercado, as exceções em que não há a disponibilidade do valor de mercado e os bens
similares utilizados como parâmetro para a determinação do valor de mercado, a
utilização da metodologia dos fatores de influência para efeito de reavaliação e
determinação do valor justo. A planilha de inventário e avaliação deverá ser encaminhada
à CACP como anexo juntamente do relatório e todas as vias assinadas por todos seus
membros, inclusive pelo Contador da Unidade, caso este não faça parte da Comissão.
A segunda fase da avaliação será realizada no período de 01/09 a 31/10/2014 pela
Comissão Central de Inventário e Reavaliação e atribuirá o valor justo dos bens do IFPR,
por meio de aplicação da fórmula, em que considerará os fatores de influência para efeito
de reavaliação e o valor de mercado do bem novo para a determinação do valor justo do
bem no estado atual e realizará a comparação com o valor líquido contábil para o registro
da reavaliação ou a redução a valor recuperável, informará a vida útil econômica, a taxa
de depreciação aplicável, com a utilização da metodologia das quotas constantes, o valor
residual e o reconhecimento por meio de registro contábil das variações patrimoniais
aumentativas ou diminutivas (VPA e VPD) relativas aos exercícios anteriores, as doações
recebidas e não registradas e as baixas em que forem comprovados os extravios e perdas e
auxiliará no repasse dos dados para alimentação do Módulo SIPAC Patrimônio.
A comissão central emitirá relatório circunstanciado em que detalhará todos os
procedimentos realizados com vistas à identificação, localização, avaliação e tombamento
dos bens do IFPR, e evidenciará os bens não localizados e que estejam formalmente
reconhecidos na contabilidade e os bens localizados e não reconhecidos na contabilidade,
por serem provenientes de recebimento de doações, bem como as recomendações e
providências necessárias para a melhoria da gestão patrimonial do IFPR, e apuração das
responsabilidades, quando aplicável.
3.
DAS ATRIBUIÇÕES
3.1. Dos servidores em Geral
Todos os servidores do Instituto Federal do Paraná estão convocados pelo Magnífico
Reitor Prof. Irineu Mário Colombo a auxiliar no procedimento de inventário durante a fase de
contagem física e a Semana Institucional de Inventário do IFPR, sob pena de
responsabilização funcional.
Cabe aos servidores auxiliar a Comissão Local de Inventário a obter as informações
descritas no item 1.3.2. com relação aos bens de sua Seção, Coordenadoria ou Direção, ou
ainda dos locais indicados pela Comissão ou pela Direção Geral da Unidade.
3.2 Das Atribuições das Comissões Locais de Inventário e Avaliação
Cabe às Comissões Locais de Inventário e Avaliação:
i.
Orientar os servidores da Unidade sobre o conceito e o objetivo do
inventário, bem como alertá-los sobre suas atribuições e as consequências de sua
não participação no procedimento institucional.
ii.
Observar as orientações deste Manual na contagem e preenchimento da Guia
de Inventário.
iii.
Consolidar e digitalizar os dados obtidos na contagem em planilhas
eletrônicas (extensão tipo xlsx) e enviar, tempestivamente, à Coordenadoria de
Almoxarifado e Controle Patrimonial através de Memorando Eletrônico
autenticado pelo Diretor Geral.
iv.
Reportar à Comissão Central de Inventário quaisquer ocorrências que obstem
ou dificultem a realização dos procedimentos inventariantes.
v.
Realizar a avaliação a valor de mercado e atribuir os fatores de influência
para efeito de reavaliação.
vi.
Emitir relatório circunstanciado das atividades realizadas e encaminhar a
CACP.
vii.
Realizar a etiquetagem dos bens tombados, bem como a coleta de assinatura
nos respectivos termos de responsabilidade.
viii.
Atualizar no SIPAC Patrimônio os registros contábeis de Reavaliação e
Redução à Valor Recuperável referentes à unidade após o procedimento de
avaliação.
ix.
Tomar as providências ou realizar os ajustes solicitados pela Comissão
Central de Inventário.
3.3 Das Atribuições dos Diretores Gerais
Cabe aos Diretores Gerais das Unidades:
i.
Designar a Comissão Local de Inventário, que deverá ser composta por
quantidade de servidores compatível com a quantidade de bens permanentes
existentes na Unidade e por um presidente, preferencialmente o contador da
Unidade.
ii.
Adotar as medidas necessárias visando a assegurar o livre desenvolvimento
das atividades administrativas previstas nesse documento.
iii.
Tomar as providências ou realizar os ajustes solicitados pela Comissão
Central de Inventário.
3.4 Das Atribuições da Comissão Central:
Cabe a Comissão Central:
i.
Realizar o controle de qualidade dos dados apresentados pelas
Comissões Locais nas fases de contagem física e confrontação com os registros
contábeis.
ii.
Solicitar ajustes, correções ou justificativas às Comissões Locais de
Inventário e Avaliação e aos Diretores Gerais.
iii.
Reconhecer contabilmente as Variações Patrimoniais Aumentativas e
Diminutivas relativas aos exercícios anteriores.
iv.
Identificar os bens registrados na contabilidade e não localizados e os
bens localizados e não reconhecidos contabilmente.
v.
vi.
4.
Emitir relatório circunstanciado relativo às atividades realizadas.
Solicitar a apuração das responsabilidades, quando aplicável.
SANÇÕES
Independente de eventual responsabilização pessoal através de Processo
Administrativo Disciplinar, as Unidades que não cumprirem tempestivamente o disposto
nesse documento ficarão temporariamente impedidas de solicitar quaisquer registros de
empenho de Material Permanente.
5.
DISPOSIÇÕES FINAIS
A Pró-Reitoria de Administração é responsável por coordenar e auxiliar o
procedimento de maneira geral, trabalhando em conjunto com as Unidades para a
regularização da situação patrimonial de todo o Instituto Federal do Paraná.
Dessa forma, todos os empecilhos ou impedimentos devem ser reportados a esta Próreitoria para que tome ou solicite as providências necessárias visando ao pleno
desenvolvimento do procedimento estabelecido.
___________________________
Gilmar José Ferreira dos Santos
Pró-Reitor de Administração
SIAPE 342366
___________________________
Lara Cristiane dos Santos
Diretora de Contabilidade, Orçamento e Finanças
SIAPE 1803755
___________________________
Carlos Eduardo Fonini Zanatta
Diretor de Administração
SIAPE 1671281
___________________________
Rodrigo D. Santa Ritta
Coordenador de Almoxarifado e Controle Patrimonial
SIAPE 180376