Escola Estadual de
Educação Profissional - EEEP
Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
Curso Técnico em Secretaria Escolar
Organização e
Funcionamento da Secretaria
Governador
Cid Ferreira Gomes
Vice Governador
Domingos Gomes de Aguiar Filho
Secretária da Educação
Maria Izolda Cela de Arruda Coelho
Secretário Adjunto
Maurício Holanda Maia
Secretário Executivo
Antônio Idilvan de Lima Alencar
Assessora Institucional do Gabinete da Seduc
Cristiane Carvalho Holanda
Coordenadora da Educação Profissional – SEDUC
Andréa Araújo Rocha
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Ensino Médio Integrado à Educação Profissional
SUMÁRIO
Organização – Conceito ................................................................................................................ 02
Organização na Secretaria Escola.............................................................................................. 03
A Secretaria Escolar: Organização e Funcionamento ......................................................... 05
Requisitos Legais de um Secretário ................................................................................ 06
O Secretário Escolar na Rede Pública ............................................................................. 07
A Secretaria e suas interações ......................................................................................... 11
Organização e funcionamento de uma secretaria .......................................................... 13
A utilização do computador na Secretaria ...................................................................... 21
Referencias Bibliográfica ................................................................................................. 22
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Organização – Conceito
Em sentido geral organização é o modo em que se organiza um sistema, com Planejamento, e
Disciplina, desenvolvendo com comando e liderança, pois dessa forma facilita alcançar os
objetivos, que é o cerne da organização.
É a forma escolhida para arranjar, dispor ou classificar os diversos objetos, documentos e
informações, bem como sua necessária contabilidade, através do CONTROLE. Segundo
Montana (2003, p. 170) organizar é o processo de reunir recursos físicos e principalmente os
humanos, essenciais à consecução dos objetivos de uma empresa. A estrutura de uma
organização é representada através do seu organograma, fluxograma e Contabilidade. Em
Administração, organização tem sempre e necessariamente dois sentidos:
 Combinação de esforços individuais que tem por finalidade realizar propósitos coletivos.
Exemplo: empresas, associações, órgãos do governo, ou seja, qualquer entidade
pública ou privada. Ou seja, a organização em uma empresa determina o que fará cada
integrante para alcançar o objetivo coletivo, do grupo.
 Modo como foi estruturado, dividido e sequenciado o trabalho. Ou seja, um conjunto bem
determinado de procedimentos, divididos e seqüenciados (geralmente em um
organograma) necessários para se realizar um trabalho, no fluxograma derivado dai.
Definições
Segundo Maximiano (1992) uma organização é uma combinação de esforços individuais que
tem por finalidade realizar propósitos coletivos. Por meio de uma organização torna-se possível
perseguir e alcançar objetivos que seriam inatingíveis para uma pessoa. Uma grande empresa
ou uma pequena oficina, um laboratório ou o corpo de bombeiros, um hospital ou uma escola
são todos exemplos de organizações, que costumam se classificar desde micro - organizações,
a pequena, a médias, a grandes e até mega - organizações.
Uma organização é formada pela soma de pessoas, amparadas pelas máquinas e outros
equipamentos que facilitam o trabalho, recursos financeiros e outros. A organização então é o
resultado da combinação de todos estes elementos orientados a um objetivo comum.
Organizar compreende atribuir responsabilidades às pessoas e atividades aos órgãos
(unidades administrativas). A forma de organizar estes órgãos chama-se de
departamentalização. Do grego "organon", organização significa instrumento, utensílio.
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Organização na Secretaria Escola
É tarefa de todos que atuam na unidade escolar, participar de sua organização. A divisão de
responsabilidades e a conjugação de esforços são atitudes indispensáveis para o êxito das
ações desenvolvidas na unidade escolar.
Assim sendo, o planejamento, a execução e a avaliação são ações que devem ser realizadas
em conjunto por todos, de forma que seus reflexos sejam percebidos por toda a comunidade
escolar.
A Secretaria Escolar é o setor componente da unidade escolar responsável pela documentação
sistemática da vida da escola em seu conjunto. Seu papel é o de proceder, segundo
determinadas normas, ao registro:



Da vida escolar dos alunos;
Da vida funcional dos professores, dos técnicos e administrativos;
E dos fatos escolares.
O Secretário ou Secretária Escolar tem por responsabilidade organizar, sistematizar, registrar e
documentar todos os fenômenos que se processam no âmbito da unidade escolar, tornando
viável seu funcionamento administrativo e garantindo sua legalidade e a validade de seus atos.
Exaltar a importância que tem a documentação em qualquer atividade humana organizada
pode ser algo desnecessário. Basta lembrar a importância que têm para nós, hoje, os
documentos que nos são outorgados, para perceber-se o quanto de valor há nos registros e
anotações feitos pela Secretaria de uma unidade escolar. Os documentos que expede
assumem um caráter de testemunho, de prova, que acompanhará o aluno e influenciará sua
vida de forma significativa.
Há, ainda, outro aspecto da documentação: o registro das atividades didático-pedagógicas
desenvolvidas pela unidade escolar com todas as suas implicações. Uma unidade escolar
passa por constantes mutações, e as etapas dessas transformações devem ser retratadas em
benefício de seu próprio crescimento e desenvolvimento, já que a reflexão ordenada sobre o
passado é indispensável para o replanejamento que visa ao aperfeiçoamento.
Nesse sentido, ressaltamos a importância significativa da função do Secretário ou Secretária
Escolar em todo o processo escolar. Tendo constatado a necessidade urgente na preparação
desses profissionais, a Secretaria de Estado de Educação, ao publicar este Manual, oferece a
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esses profissionais subsídios para o desenvolvimento dos trabalhos da Secretaria Escolar, que
devem se pautar nos seguintes princípios:

Da estética da sensibilidade (trabalho bem feito e respeito pelo outro);

Da política da igualdade (valorizar o próprio trabalho e o trabalho dos
outros)

Da ética da identidade (defesa do valor da competência, do mérito, da
capacidade, contra os favoritismos de qualquer espécie, e da importância da
recompensa pelo trabalho bem feito que inclua o respeito, o reconhecimento e a
remuneração condigna) da atividade profissional em questão.
A ética da identidade inclui a estética da sensibilidade e a política da igualdade que, reunidas,
proporcionam ao trabalhador “saber ser”, “saber fazer”, “saber conviver”, que recobrem
dimensões práticas, técnicas e científicas adquiridas por meio de cursos, treinamentos,
capacitações e/ou por meio das experiências profissionais. Também inclui traços de
personalidade e caráter que ditam comportamentos nas relações sociais de trabalho, como:
capacidade de iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças,
assimilação de novos valores de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em
equipe, ser capaz de resolver problemas e realizar trabalhos novos e diversificados.
Os crescentes avanços tecnológicos acabam mudando tanto o perfil do profissional quanto a
metodologia do trabalho. Hoje, o profissional da Secretaria Escolar tem que estar atualizado
com as novas tecnologias da informação e da comunicação, o que irá servir como um
instrumento de trabalho para os secretários (as) e demais membros da Secretaria Escolar, a
fim de que possam cooperar no sentido de desempenharem com eficiência e de maneira eficaz
as funções que lhes competem, garantindo a perfeita dinamização do processo escolar.
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A Secretaria Escolar: Organização e Funcionamento
A escola é uma organização que, como muitas outras, lida com pessoas. Sua peculiaridade
está em ser a primeira instituição que os cidadãos, ainda crianças, conhecem depois da família.
Mais ainda, uma instituição que, em complemento às famílias, tem a missão de educar. A
experiência na escola pode desenvolver ou não os sentimentos de confiança e satisfação de
pertencer à sociedade e de exercer a cidadania.
Como o papel do secretário de escola confunde-se com o de um administrador, sua influência é
vital para o sucesso da experiência escolar. Escolas funcionam melhor ou pior, são mais ou
menos organizadas e capazes de atender às necessidades de suas comunidades interna e
externa, dependendo, em boa medida, de seus secretários(as). Como um administrador, o/a
Secretário/a deve estar capacitado para:

Organizar racionalmente o trabalho;

Aproveitar os talentos e motivações de sua equipe;

Simplificar processos e métodos de trabalho;

Aproximar-se de seus usuários e antecipando as suas necessidades;

Trabalhar com eficiência, reduzindo os desperdícios;

Planejar e dirigir, avaliar e controlar as atividades da Secretaria em
consonância com a Diretoria da escola.
O Secretário é um dos elementos a quem a Diretoria delega poderes. Sua posição é tão
importante que um dos requisitos para a autorização de funcionamento de uma escola é a
existência de um secretário credenciado.
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Requisitos Legais de um Secretário
O secretário de escola credenciado deve ser portador do registro de secretário, instituído pela
Portaria Ministerial nº 1.960, de 20 de novembro de 1954. Já nessa época, foram estabelecidas
condições para a obtenção desse registro, entre elas a de preparação em curso específico,
supervisionado pela antiga Diretoria do Ensino Secundário.
Atualmente, compete aos Estados, através dos Conselhos Estaduais de Educação, fixar
normas específicas a esse respeito, através de Resoluções. Estas, em geral, determinam que a
função de Secretário de estabelecimento de ensino fundamental e médio deve ser exercida por
pessoa habilitada em curso específico de formação de secretariado e portadora de registro
profissional em órgão próprio do MEC.
Prevê-se exceções a essas normas, em locais onde haja carência de pessoal habilitado.
Nestes casos, a função de Secretário pode ser exercida por professor primário que preencha
as seguintes condições:
 Tenha título de professor expedido por estabelecimento credenciado;
 Tenha curso de treinamento ou aperfeiçoamento de secretário;
 Seja aprovado em exame de suficiência.
Preenchidas essas condições, é fornecida ao candidato à função uma autorização a título
precário, após prova de conhecimentos específicos.
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O Secretário Escolar na Rede Pública
Sendo peça chave da administração escolar, o Secretário coordena uma equipe que colabora
com a Diretoria da escola. Uma síntese das atribuições do Secretário seria:
Competências dos Profissionais que atuam na Secretaria Escola
Compete ao Secretário Escolar:
I. Conhecer o Projeto Político-Pedagógico deste estabelecimento d e ensino;
II. Cumprir a legislação em vigor e as instruções normativas que regem o registro escolar do
aluno e a vida legal deste estabelecimento de ensino;
III. Distribuir as tarefas decorrentes dos encargos da secretaria aos demais técnicos
administrativos;
IV. Receber, redigir e expedir a correspondência que lhe for confiada;
V. organizar e manter atualizados a coletânea de legislação, resoluções, instruções normativas,
ordens de serviço, ofícios e demais documentos;
VI. Efetivar e coordenar as atividades administrativas referentes à matrícula, transferência e
conclusão de curso;
VII. Elaborar relatórios e processos de ordem administrativa a serem encaminhados às
autoridades competentes;
VIII. Encaminhar à direção, em tempo hábil, todos os documentos que devem ser assinados;
IX. Organizar e manter atualizado o arquivo escolar ativo e conservar o inativo, de forma a
permitir, em qualquer época, a verificação da identidade e da regularidade da vida escolar do
aluno e da autenticidade dos documentos escolares;
X. Responsabilizar-se pela guarda e expedição da documentação escolar do aluno,
respondendo por qualquer irregularidade;
XI. Manter atualizados os registros escolares dos alunos no sistema informatizado;
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XII. Organizar e manter atualizado o arquivo com os atos oficiais da vida legal da escola,
referentes à sua estrutura e funcionamento;
XIII. Atender a comunidade escolar, na área de sua competência, prestando informações e
orientações sobre a legislação vigente e a organização e funcionamento deste estabelecimento
de ensino, conforme disposições do Regimento Escolar;
XIV. Zelar pelo uso adequado e conservação dos materiais e equipamentos da secretaria;
XV. Orientar os professores quanto ao prazo de entrega do Livro Registro de Classe com os
resultados da frequência e do aproveitamento escolar dos alunos;
XVI. Cumprir e fazer cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da
secretaria, quanto ao registro escolar do aluno referente à documentação comprobatória, de
adaptação, aproveitamento de estudos, progressão parcial, classificação, reclassificação e
regularização de vida escolar;
XVII. Organizar o livro-ponto de professores e funcionários, encaminhando ao setor competente
a sua frequência, em formulário próprio;
XVIII. Comunicar imediatamente à direção toda irregularidade que venha ocorrer na secretaria
deste estabelecimento;
XIX. Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria,
desde que autorizado pela direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
XXI. Fornecer dados estatísticos inerentes às atividades da secretaria escolar, quando
solicitado;
XXII. Zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias;
XXIII. Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com
alunos, com pais e com os demais segmentos da comunidade escolar;
XXIV. Participar das atribuições decorrentes do Regimento Escolar e exercer as específicas da
sua função.
Compete aos Técnicos Administrativos que atuam na Secretaria Escolar:
I. Cumprir as obrigações inerentes às atividades administrativas da secretaria, quanto ao
registro escolar do aluno referente à documentação comprobatória, necessidades de
adaptação, aproveitamento de estudos, progressão parcial, classificação, reclassificação e
regularização de vida escolar;
II. Atender a comunidade escolar e demais interessados, prestando informações e orientações;
III. Cumprir a escala de trabalho que lhe for previamente estabelecida;
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IV. Participar de eventos, cursos, reuniões, sempre que convocado, ou por iniciativa própria,
desde que autorizado pela direção, visando ao aprimoramento profissional de sua função;
V. Controlar a entrada e saída de documentos escolares, prestando informações sobre os
mesmos a quem de direito;
VI. Organizar, em colaboração com o(a) secretário(a) escolar, os serviços do seu setor;
VII. Efetivar os registros na documentação oficial como Ficha Individual, Histórico Escolar,
Boletins, Certificados, Diplomas e outros, garantindo sua idoneidade;
VIII. Organizar e manter atualizado o arquivo ativo e conservar o arquivo inativo da escola;
IX. Classificar, protocolar e arquivar documentos e correspondências, registrando a
movimentação de expedientes;
X. Realizar serviços auxiliares relativos à parte financeira, contábil e patrimonial deste
estabelecimento, sempre que solicitado;
XI. Coletar e digitar dados estatísticos quanto à avaliação escolar, alimentando e atualizando o
sistema informatizado;
XIII. Zelar pelo sigilo de informações pessoais de alunos, professores, funcionários e famílias;
XIV. Manter e promover relacionamento cooperativo de trabalho com seus colegas, com
alunos, com pais e com os demais segmentos da comunidade escolar;
XV. Exercer as demais atribuições decorrentes do Regimento Escolar e aquelas que
concernem à especificidade de sua função
Atribuições da Secretaria Escolar

Responsabilizar-se pelo pleno funcionamento da Secretaria;

Zelar pela guarda e sigilo dos documentos escolares;

Manter em dia a escrituração, arquivos, fichários, correspondência escolar
e o resultado das avaliações dos alunos;

Manter atualizados o arquivo de Legislação e os documentos da escola,
inclusive dos ex-alunos;

Compatibilizar Histórico Escolar (Adaptação);

Manter as Estatísticas da escola em dia.
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As atividades da Secretaria envolvem também as três áreas de responsabilidade do quadro a
seguir:
ATRIBUIÇÕES DE UMA SECRETARIA DE ESCOLA
EXPEDIENTE

Prepara, redige e
expede
correspondência
administrativa
ARQUIVO

Classifica e guarda:

Documentos de
escrituração escolar

Ofícios

Correspondência

Requerimentos

Dossiês de alunos

Cartas

Cadastro de
professores

Atas


Circulares
Legislação de ensino
em vigor

Relatórios

Editais

Corrente;

Memorandos

Permanente;

Ordem de serviço, etc.

Semi-permanente.
ESCRITURAÇÃO ESCOLAR
Efetiva Registros Escolares
em:

Livros

Fichas individuais para
fins diversos

Certificados/ conclusões
de cursos

Diários de classe
Tipos de arquivo:
Existe uma tendência dos registros serem digitados no computador em programas próprios e
arquivados no disco rígido ou em disquetes. Por questão de segurança, o acesso a estes
programas deve ter uma senha e deve haver uma cópia atualizada destes arquivos.
O Secretário, por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo
centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores
envolvidos no processo pedagógico e na vida escolar.
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A Secretaria e suas interações

Assessoria, execução, coordenação e supervisão das
atividades administrativas sob sua responsabilidade.

Harmonia de propósitos e de princípios.

Colaboração

Apresentação de situações para ratificação ou retificação.

Atendimento direto, sem intermediários.

Busca de soluções

Elemento de ligação entre atividades pedagógicas e
administrativa

Respeito à competência e aos métodos do professor.

Postura ética.

Orientação e supervisão das rotinas de trabalho
estabelecidas

Respeito às aptidões e habilidades de cada um.

Presteza de informações.

Busca de soluções

Respeito ao sigilo profissional

Subsidiar com informações

Formar o apoio ao bom andamento das reuniões
COM A DIREÇÃO
COM A INSPEÇÃO OU
SUPERVISÃO
COM O CORPO DISCENTE
COM O CORPO DOCENTE
COM OS SUBORDINADOS
COM OS PAIS E
COMUNIDADE EM GERAL
COM ÓRGÃOS
COLEGIADOS
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Levando-se em conta as atribuições de produção e guarda da documentação e de atendimento
a todos os componentes da comunidade escolar, inclusive da comunidade externa, a
Secretaria deve localizar-se em lugar acessível, mas não devassado. É recomendável que seja
um local agradável e de fácil circulação interna, que também facilite o trabalho da equipe, que
precisa oferecer pronto atendimento ao usuário que comparece à Secretaria, com um mínimo
de prejuízo sobre as suas outras funções.
A Secretaria é um excelente local para manter um jornal mural, que funcione como um préatendimento aos usuários e divulgue informações e notícias de interesse, assim como um local
de passagem dos professores e funcionários para receber correspondência e notificar sua
presença ou ausência da escola.
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Organização e funcionamento de uma secretaria
Seguem abaixo algumas referências e recomendações sobre a organização de arquivos, a
escrituração e trato da documentação escolar.
Técnicas de arquivamento
Um arquivo bem organizado deve permitir, quando necessário, que outro auxiliar da secretaria
o consulte facilmente. Há várias alternativas de organização e, muitas vezes, a combinação de
dois critérios é a solução mais útil.
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Classificação alfabética: É a mais usada e admite vários procedimentos:
1. Palavra por palavra, letra por letra, até o final de
cada palavra.
Ex.: Lourdes, Lurdes ou Márcia,
Maria, etc.
2. O último sobrenome e, só depois, o nome.
Obs.: As partículas de, da, do, d', não são
consideradas.
Ex.: Coralina, Cora; Franco, Siron;
Rosa, João Guimarães
3. Prefixos escritos com maiúsculas porque
integram o sobrenome.
Ex.: Da Vega, Lopes; De Gaulle,
(General) Di Marco, João
4 - Como precedente, o sobrenome isolado e igual
a outro seguido de inicial ou de outro nome por
extenso
Ex.: Holanda, (depois) Holanda, B., (e
depois) Holanda, Buarque
5 - Abreviaturas por extenso quando se sabe o que
elas significam.
Ex.: C.B.F. = Confederação Brasileira
de Futebol
6 - Nomes de empresas e instituições
governamentais como se apresentam
Ex.: Banco do Estado de Goiás;
Ministério da Educação; Souza e
Souza S.A.
Observações
1 - Títulos honoríficos, artigos iniciais, etc:, não devem ser considerados para efeito de
arquivamento e devem vir depois do nome, entre parênteses. Ex.: British Brodcasting
Corporation (the); Nascimento, Nilton (Professor); Rezende, Iris (Governador); Sarney, José (
Presidente)
Exceção > Se o artigo integrar o nome, faz-se a entrada pelo artigo. Ex.: A Garota de Ipanema
2 - Sobrenomes com as palavras: São, Santo, Santa são indispensáveis:
Ex.: > Santa Rosa, José (Professor)
3 - Nomes de idiomas pouco conhecidos entre nós são arquivados como se encontram:
Ex.: > Yasunari Kawabata; Yukio Mishima
4 - Reuniões, congressos, conferências e semelhantes, quando precedidas por ordem
numérica, são arquivadas como se apresentam. A ordem numérica aparece no final, entre
parênteses:
Ex.: Conselho de classe (3º); Encontro Nacional de Orientadores Educacionais (V); Jornada
Pedagógica (1ª)
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Classificação por Assunto - Guardam-se os documentos por assunto.
Classificação Codificada ou Numérica- Convenciona-se um código ou número para os
diversos assuntos ou atividades
Classificação por Data - para documentação passada ou controle da correspondência
expedida ou recebida.
Pode-se adotar um sistema misto:
 Para dossiês ou pastas de alunos por ordem alfabética combinado com cronológico
(ano) ou numérico (série).
 Para correspondência expedida ou recebida Þ por assunto. Neste caso, depois de
classificada e catalogada a correspondência por assunto, as pastas devem obedecer ao
critério alfabético para facilitar o manuseio.
Protocolo e Registro
Uma boa memória é imprescindível para todos aqueles que lidam com o público, porque
permite atender bem e criar um ambiente de cordialidade com todos os membros da
comunidade escolar e da comunidade em geral.
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Entretanto, os serviços de uma secretaria não podem depender da memória. Além de um
arquivo bem organizado, são importantes em uma secretaria os serviços de registro e
protocolo, por que:

Eliminam e esclarecem dúvidas;

Atestam a expedição e o recebimento de documentos e

Permitem consulta rápida.
Lembretes:
1 - As primeiras vias de certificados e diplomas pertencem ao aluno, por direito. É aconselhável
manter um livro de protocolo para controle da entrega desses documentos.
2 - Documentos que apresentam dados pessoais do aluno (certidão, título de eleitor, certificado
de alistamento militar) não podem, por norma legal, ficar retidos mais de quinze dias. Uma
vez conferidos devem ser devolvidos.
3 - Para controle interno, é aconselhável manter um pequeno livro de protocolo onde são
assentados os ofícios e circulares expedidos:
4 - É ainda aconselhável manter um arquivo de "curriculum vitae" dos professores.
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Escrituração Escolar
O Setor de Escrituração Escolar é importantíssimo na dinâmica de uma escola. É através do
correto lançamento e da efetivação dos chamados registros escolares que são verificados:

Os direitos de um candidato à matrícula;

A regularidade da vida escolar;

O desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;

O acompanhamento do trabalho pedagógico

Os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de
conclusão;

As deficiências ocorridas no campo cognitivo e as medidas tomadas para eliminá-las.
Com a liberdade introduzida pela Lei 9394/96, cabe aos colégios a organização de seus
próprios modelos de registro. Há, entretanto, alguns registros que são exigidos pelos
Conselhos Estaduais de Educação e outros que não podem faltar em uma secretaria de escola:
Livros (ou arquivos) de

Matrícula;

Resultados finais;

Resultados de recuperação;

Resultados de adaptação;

Atas de reuniões;

Dependências (quando houver);

Atas de exames (quando houver).
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Em relação ao aluno, individualmente, seus registros devem demonstrar a regularidade de sua
vida escolar e o direito que tem a matricular-se em determinada série/disciplina. A vida escolar,
em determinado estabelecimento de ensino, tem início pelo ato de matrícula e encerra-se por
conclusão de curso, transferência ou evasão.
Características dos Livros de Registros Escolares
Matrícula: em ordem alfabética por série, turno e ano letivo.
Resultados Finais: por série, turno, turma, grau e ano letivo.
Resultados de Recuperação: por série, turno, turma, grau e ano letivo.
Atas de Resultados de Adaptação: por aluno, com indicação das disciplinas em que fez
adaptação, os resultados obtidos e indicação do período letivo.
Atas de Reuniões assinadas por quem as secretariou e por todos aqueles que estiveram
presentes. Obedecem, em estilo, à forma de redação oficial.
Dependências por série, turno, grau, componente curricular ou disciplina, obedecidas as
normas legais.
Exames procedimentos idênticos aos de resultados finais.
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Organização dos Registros Escolares
Atualmente, a inspeção escolar perdeu sua função predominantemente fiscalizadora. Entendese hoje a inspeção como função supervisora e de consultoria sobre aspectos legais. Entretanto,
assiste à inspeção a competência para, a qualquer momento, proceder ao exame de registros
escolares de acordo com normas baixadas pelos órgãos próprios da Secretaria. São de
responsabilidade da Secretaria: receber, manter e expedir registros corretos, organizados
racionalmente, passíveis de consulta rápida.
De acordo com sua finalidade, os registros podem ser manuseados ou consultados
constantemente, periodicamente ou eventualmente. Devem, portanto, ser organizados
racionalmente.
A organização dos registros escolares permite:
 Os direitos de um candidato à matrícula;
 A regularidade da vida escolar;
 O desenvolvimento da aprendizagem de um aluno;
 O acompanhamento do trabalho pedagógico;
 Os resultados finais de cada aluno para promoção ou expedição de certificados de
conclusão.
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Quadro de Organização dos Registros Escolares
Durante o ano letivo
Fichas de Controle de
Aproveitamento
Escolar
Por séries, turmas, graus,
turnos e ordem alfabética.
Ao término do ano letivo
Incluídas no dossiê de cada aluno.
Fazem parte do arquivo
corrente.
Arrumados por séries, turmas,
graus, turnos e ordem
alfabética.
Podem permanecer no arquivo
corrente até a constituição das
turmas no ano seguinte.
Podem fazer parte do arquivo
corrente, também, Segundo as
técnicas de arquivamento.
Em casos de transferência ou
conclusões de curso e depois de
expedida a documentação, passar
para o arquivo permanente.
Livros
Podem permanecer no arquivo
corrente ou semipermanente
Obs: Encerrado um livro, este
deve passar para o arquivo
permanente.
Formulários de
recuperação,
dependência,
adaptação
Fazem parte do arquivo
corrente e obedecem às
normas de arquivamento.
Incorporam-se à ficha individual
de controle de resultados
escolares.
Dossiês dos alunos
Diários de Classe
Fazem parte do arquivo
São incorporados ao arquivo
corrente e podem ser dispostos permanente por um período, em
por professor ou por série.
geral, de cinco anos.
Alguns Conselhos recomendam a
sua incineração após esse
período, com registro do fato em
livro próprio.
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A utilização do computador na Secretaria
As escolas começam a ser dotadas de computadores para fins pedagógicos e administrativos.
As atividades da Secretaria são particularmente beneficiadas pelo computador, por se tratarem
frequentemente do registro de informações, passível de ser digitado em programas próprios. A
conveniência da digitação, do arquivamento em meio eletrônico, da impressão em papel ou em
disquete e do envio por correio eletrônico (e-mail) simplificam as rotinas e evitam os erros de
transcrição.
A Secretaria da escola deve preencher formulários para serem enviados à Secretaria Municipal
de Educação (SME). O preenchimento feito diretamente no computador, através da digitação
dos dados em programas adequados, que permitam a verificação das informações fornecidas,
torna o processo mais rápido e mais seguro. Além disso, o envio por e-mail ou por disquete
destas informações facilita o tratamento dos dados pela SME, além de agilizar o processo de
transmissão.
Outra vantagem é o arquivamento, com uma maior facilidade de acesso e redução de espaço,
por tornar prescindíveis os arquivos tradicionais de aço. Finalmente, o trabalho de correção e
edição dos textos e tabelas, juntamente com sua impressão, torna-se mais cômodo e mais
rápido. Entretanto, medidas de segurança devem ser tomadas para proteção dos arquivos,
evitando o acesso de estranhos e a contaminação por vírus, provenientes geralmente de
disquetes que tenham sido trabalhados em outros computadores.
Bom Estudo !!!
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Referencias Bibliográficas
LUCK, Heloisa. Planejamento em Orientação. Petrópolis: Vozes, 1993.
MORAES, Maria Cândida. O Paradigma educacional emergente. Campinas, São Paulo:
Papirus,1997.
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Site
visitado
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Manual
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http://www.sed.ms.gov.br/geradorhtml/paginasgeradas/ead_3958/pdfs/manual_secretaria_escol
ar.pdf
.
Secretaria Escolar - Organização e Funcionamento da Secretara
Hino Nacional
Hino do Estado do Ceará
Ouviram do Ipiranga as margens plácidas
De um povo heróico o brado retumbante,
E o sol da liberdade, em raios fúlgidos,
Brilhou no céu da pátria nesse instante.
Poesia de Thomaz Lopes
Música de Alberto Nepomuceno
Terra do sol, do amor, terra da luz!
Soa o clarim que tua glória conta!
Terra, o teu nome a fama aos céus remonta
Em clarão que seduz!
Nome que brilha esplêndido luzeiro
Nos fulvos braços de ouro do cruzeiro!
Se o penhor dessa igualdade
Conseguimos conquistar com braço forte,
Em teu seio, ó liberdade,
Desafia o nosso peito a própria morte!
Ó Pátria amada,
Idolatrada,
Salve! Salve!
Brasil, um sonho intenso, um raio vívido
De amor e de esperança à terra desce,
Se em teu formoso céu, risonho e límpido,
A imagem do Cruzeiro resplandece.
Gigante pela própria natureza,
És belo, és forte, impávido colosso,
E o teu futuro espelha essa grandeza.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada,Brasil!
Deitado eternamente em berço esplêndido,
Ao som do mar e à luz do céu profundo,
Fulguras, ó Brasil, florão da América,
Iluminado ao sol do Novo Mundo!
Do que a terra, mais garrida,
Teus risonhos, lindos campos têm mais flores;
"Nossos bosques têm mais vida",
"Nossa vida" no teu seio "mais amores."
Ó Pátria amada,
Idolatrada,
Salve! Salve!
Brasil, de amor eterno seja símbolo
O lábaro que ostentas estrelado,
E diga o verde-louro dessa flâmula
- "Paz no futuro e glória no passado."
Mas, se ergues da justiça a clava forte,
Verás que um filho teu não foge à luta,
Nem teme, quem te adora, a própria morte.
Terra adorada,
Entre outras mil,
És tu, Brasil,
Ó Pátria amada!
Dos filhos deste solo és mãe gentil,
Pátria amada, Brasil!
Mudem-se em flor as pedras dos caminhos!
Chuvas de prata rolem das estrelas...
E despertando, deslumbrada, ao vê-las
Ressoa a voz dos ninhos...
Há de florar nas rosas e nos cravos
Rubros o sangue ardente dos escravos.
Seja teu verbo a voz do coração,
Verbo de paz e amor do Sul ao Norte!
Ruja teu peito em luta contra a morte,
Acordando a amplidão.
Peito que deu alívio a quem sofria
E foi o sol iluminando o dia!
Tua jangada afoita enfune o pano!
Vento feliz conduza a vela ousada!
Que importa que no seu barco seja um nada
Na vastidão do oceano,
Se à proa vão heróis e marinheiros
E vão no peito corações guerreiros?
Se, nós te amamos, em aventuras e mágoas!
Porque esse chão que embebe a água dos rios
Há de florar em meses, nos estios
E bosques, pelas águas!
Selvas e rios, serras e florestas
Brotem no solo em rumorosas festas!
Abra-se ao vento o teu pendão natal
Sobre as revoltas águas dos teus mares!
E desfraldado diga aos céus e aos mares
A vitória imortal!
Que foi de sangue, em guerras leais e francas,
E foi na paz da cor das hóstias brancas!