Unidade IV
Unidade IV
5 CADASTRO E CODIFICAÇÃO DE ITENS
5.1 Classificação e codificação de materiais
Segundo Gonçalves (2007), com o aumento considerável
dos materiais utilizados nas empresas e as exigências dos
consumidores por novos produtos, tornou-se necessária a criação
de uma linguagem única que permitisse identificar, de forma
5 inequívoca, cada item de material. Essa linguagem envolve uma
classificação e uma codificação dos diversos materiais.
Segundo Dias (2004), o objetivo da classificação
de materiais é definir uma catalogação, simplificação,
especificação, normalização, padronização e codificação de
10 todos os materiais componentes do estoque da empresa. A
necessidade de um sistema de classificação é primordial para
qualquer departamento de materiais, pois sem ela não podem
existir um controle eficiente dos estoques, procedimentos de
armazenagem adequados e uma operação do almoxarifado de
15 maneira correta.
Reduzir a diversidade de um item empregado para um
mesmo fim significa simplificar o material. Assim, no caso de
haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselhase a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao
20 simplificarmos um material, favorecemos sua normalização,
reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por
exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato
idênticos contribuem para que haja a normalização. Ao
requisitar uma quantidade desse material, o usuário irá
72
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas
e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua
aquisição, como também o desempenho daqueles que se
servem do material, pois a não simplificação (padronização)
5 pode confundir o usuário do material, se este em um dia
apresentar uma forma e em outro dia, outra forma de
maneira totalmente diferente.
Classificar um material, então, é agrupá-lo segundo sua
forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve
10 gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado
de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo
semelhante. A classificação, ainda, deve ser feita de maneira
em que cada gênero de material ocupe seu respectivo local.
Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos
15 alimentícios se estiverem próximos.
Classificar material, em outras palavras, significa ordenálo segundo critérios adotados, agrupando-os de acordo com
a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no
espaço nem alteração na qualidade.
20
A primeira fase da classificação, na visão de Gonçalves
(2007), é a identificação que consiste na análise e no registro
dos principais dados que caracterizam e individualizam cada
item de material em particular. Sua finalidade é identificar, a
partir de um processo descritivo que objetiva, seguindo regras
25 específicas, atribuir uma nomenclatura padronizada para todos
os materiais.
Na composição da nomenclatura são determinados: nome
básico do material, nome modificador (que é sua denominação
complementar), as características físicas de cada material,
30 a aplicação (onde o material é utilizado), a embalagem
(apresentação do invólucro, por exemplo: tinta em galões ou
em baldes etc.) e as referências comerciais que contêm o nome
ou o código de referência de cada fabricante.
73
Unidade IV
Veja no exemplo abaixo a classificação de um produto
levando em consideração a hierarquia.
Produto: amaciante de roupas Confort Natural 500 ml.
Departamento (setor): limpeza.
5
Categoria: lavagem de roupas.
Subcategoria: pós-lavagem de roupas.
Grupo: amaciantes.
Subgrupo: amaciantes 500 ml.
10
Descrição de produto: amaciante de roupas Confort
Natural 500 ml.
Devem-se evitar problemas resultantes das diferenças
entre descrições de produtos semelhantes no cadastro de
uma empresa ou entre cadastros e documentos fiscais. Para
o computador (por meio do qual se farão a pesquisa e a
15 análise), se um amaciante for cadastrado como “amac.” e outro
como “amaciante”, serão produtos diferentes. Por essa razão,
recomenda-se estabelecer um padrão único de descrição de
produtos, utilizando pelo menos quatro variáveis: produto
(amaciante de roupas); marca (Confort); detalhe (natural);
20 conteúdo (500 ml).
5.2 Sistemas de codificação
Conforme Gonçalves (2007), não adianta criarmos um
sistema de classificação de materiais se não acoplarmos a ele
um sistema de codificação.
Da necessidade de implantar um sistema de identificação,
25 nasceu a classificação de materiais, que tem por objetivo agrupálos segundo determinados critérios, tais como: forma, dimensões,
peso, tipo, uso etc. Com base na classificação, é possível elaborar
uma catalogação de todos os materiais utilizados na empresa,
74
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
criando por consequência uma codificação e uma padronização
que vão simplificar os controles, facilitar os procedimentos de
armazenagem e de operação de um armazém.
Após uma boa classificação de material, Dias (2004) afirma
5 que poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja,
representar todas as informações necessárias, suficientes e
desejadas por meio de números e/ou letras com base em toda
a classificação obtida do material. Os sistemas de codificação
mais comumente usados são: o alfabeto, o alfanumérico e o
10 numérico, também chamado de decimal.
No sistema alfabético, o material é codificado segundo uma
letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficiente para
preencher toda a identificação do material; pelo seu limite, em
termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, esse
15 sistema está caindo em desuso.
O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e
números que permite um número de itens em estoque superior
ao sistema alfabético. Normalmente, é dividido em grupos e
classes da seguinte maneira:
A C - 3721
Código indicador
Classe
Grupo
20
O sistema decimal é o mais utilizado pelas empresas, por
sua simplicidade e facilidade de uso. Suponha que uma empresa
utilize a seguinte classificação para especificar os diversos tipos
de materiais em estoque:
01 – Matéria-prima
25
02 – Óleos combustíveis e lubrificantes
03 – Produtos em processo
75
Unidade IV
05 – Material de escritório
06 – Material de limpeza
Podemos verificar que todos os materiais estão classificados
sob títulos gerais, de acordo com suas características. É uma
5 classificação bem geral. Cada um dos títulos de classificação
geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os
materiais. Para exemplificar, tomemos o título 05 – Material
de escritório, da classificação geral, e suponhamos que tenha a
seguinte divisão:
10
05 – Material de escritório
01 – Lápis
02 – Canetas esferográficas
03 – Blocos pautados
04 – Papel carta
15
Devido ao fato de um escritório ter diversos tipos de
materiais, essa classificação torna-se necessária, ela é chamada
de classificação individualizadora.
Essa classificação ainda não é suficiente, por faltar uma
definição dos diversos tipos de materiais. Por esse motivo,
20 cada título da classificação individualizadora recebe uma
nova codificação. Por exemplo, tomemos o título 02 – Canetas
esferográficas, da classificação individualizadora, e suponhamos
que seja classificada da seguinte maneira:
05 – Material de escritório
25
02 – Canetas esferográficas
01 – Marca alfa, escrita fina, cor azul
02 – Marca gama, escrita fina, cor preta
76
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
Essa nova classificação é chamada de codificação definidora
e, quando necessitamos referir-nos a qualquer material,
basta que informemos os números das três classificações que
obedecem à seguinte ordem:
5
• nº da classificação geral;
• nº da classificação individualizadora;
• nº da classificação definidora.
Por exemplo, quando quisermos referir-nos a “canetas
esferográficas marca alfa, cor vermelha, escrita fina”, basta
10 que tomemos os números 05 da classificação geral; 02 da
classificação individualizadora e 03 da classificação definidora,
e escrevemos:
Código: 05-02-03
Posteriormente, esse último sistema foi ampliado e deu
15 origem ao denominado Federal Stock Number (FSN), que faz
parte do sistema federal de suprimentos dos Estados Unidos. O
FSN é composto de dez algarismos e é estruturado em quatro
partes:
• grupo;
20
• classe;
• número de identificação;
• dígito de controle.
O sistema numérico pode ter uma amplitude muito grande e
com enormes variações, e tem a seguinte estrutura:
XX - XX - XXXXX - X
Dígito de controle
Código de identificação
Classe
Grupo
77
Unidade IV
Como pode ser observado, o conjunto de cinco números
permite identificar até 99.999 itens de materiais. Por sua vez,
as classes mais os grupos podem atingir um total de 9.999
possibilidades. Assim, esse conjunto estruturado de número
5 permite classificar um elevadíssimo número de itens.
Em razão disso, o governo dos Estados Unidos passou a
utilizar essa estrutura para codificar todos os materiais utilizados
usando o Federal Supply Classification (FSC), desenvolvido pelo
Departamento de Defesa para identificar, classificar e catalogar
10 todos os materiais movimentados pelos diversos departamentos
do governo americano.
Assim, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses
de acordo com a necessidade da empresa e do volume de
informações que se deseja obter de um sistema de codificação.
5.3 Cadastramento de materiais
Após a codificação dos materiais, é necessário fazer o
cadastro dos itens em um sistema informatizado. Ele pode ser
feito de várias maneiras, por exemplo, manualmente, em que os
dados dos itens são lançados um a um no sistema, ou por meio
de leitores de códigos de barras, em que o conjunto de dados de
20 cada item é lançado em cada operação de leitura das etiquetas
de identificação.
15
Segundo Gonçalves (2007), o cadastramento tem como
objetivo o registro do item com todas as suas características
em um sistema em banco de dados. Uma vez que os dados de
25 cada item de material são inseridos no sistema, o catálogo vai
se formando e, se o sistema for acessado por todos os usuários,
o catálogo também vai estar disponível para consultas pelos
interessados.
Esse cadastro envolve, em termos gerais, três operações
30 básicas: a inclusão de um item de material no cadastro de
78
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
materiais; eventuais alterações, quando algum item de material
tem algumas de suas características modificadas; e a exclusão,
quando um item de material não faz mais parte dos materiais
utilizados na empresa.
5
10
Assim, a última fase do processo de classificação de material
é a catalogação visando à consolidação de todos os dados
cadastrais de cada material em um acervo conhecido como
banco de dados de matérias, que:
• permite a consulta de todos os usuários para se certificar
do material de que necessita ou esclarecer eventuais
dúvidas sobre as características do material solicitado;
• facilita os processos de licitação, uma vez que todas as
características do material solicitado estão disponíveis no
banco de dados;
15
• evita a duplicidade de inclusão de itens no catálogo e, por
consequência, no banco de dados;
• permite a conferência dos dados cadastrais com os
documentos de identificação dos materiais da empresa.
5.4 Case – Decisão acertada: BSH Continental
Eletrodomésticos Ltda.
A BSH Continental Eletrodomésticos Ltda., uma das maiores
20 fabricantes de linha branca do país, inaugurou em abril de 2003,
em Jundiaí – SP, um novo centro de distribuição que tem uma
área útil de 32 mil metros quadrados e que armazena produtos
acabados e peças de reposição de fogões, geladeiras, freezers,
secadoras e máquinas de lavar das marcas Continental e Bosch.
25 O CD tem capacidade de armazenar até 150 mil itens. Os
produtos acabados somam 700 diferentes tipos. O sistema de
gerenciamento do armazém conta com automação com código
de barras e leitores óticos de radiofrequência. Movimentando
cerca de sete mil itens diariamente, organizados por categoria,
79
Unidade IV
que entram e saem do depósito, esse sistema automatizado
produziu benefícios como o aumento da produtividade em 30%,
a redução de 30% na discrepância dos inventários e a eliminação
dos erros de despacho e a possibilidade de rastreamento de carga
5 com uso da radiofrequência. Outros ganhos não mensurados
são verificados com otimização e flexibilização das operações,
agilidade, controle FIFO (first in first out) e melhor atendimento
ao cliente nos 350 pontos de revendas autorizados, que recebem
diariamente cerca de 5 mil unidades de produtos por dia
10 (Gonçalves, 2007, 345).
6 PREPARAÇÃO DA CARGA PARA
DISTRIBUIÇÃO
6.1 O sistema de distribuição de produtos
O sistema de distribuição de produtos é o processo que
assegura a integração do fluxo de mercadorias desde o fornecedor
até a área de vendas da loja, e, então, para o consumidor final.
Um sistema de distribuição eficaz é um elemento importante
15 da estratégia competitiva das empresas varejistas, podendo
influenciar a lucratividade da empresa.
Entrega direta na loja ou depósito central
As empresas podem adotar dois tipos de sistemas de
distribuição para que os produtos cheguem dos fornecedores até
20 seus clientes: por meio da entrega direta do fornecedor para seus
clientes ou mediante centros de distribuição. Muitas empresas
adotam um sistema misto de distribuição, em que parte dos
produtos chegam aos clientes por meio de depósitos centrais
do varejista e outros produtos são entregues diretamente pelos
25 fabricantes.
Centros de distribuição (CDs)
Muitas empresas estão desenvolvendo centros de
distribuição, utilizando sistemas computadorizados de
80
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
distribuição altamente automatizados que permitem
expressivas melhorias no processo de abastecimento (veja
case Carrefour). Esses sistemas aperfeiçoam o sistema de
controle de estoques, ajudam a implementar a reposição
5 contínua, permitem maior segurança e rapidez do fluxo de
abastecimento no giro dos estoques. A implementação de
sistemas mais eficazes de distribuição provoca impactos
significativos nos resultados de lucratividade da empresa.
6.2 Case – Carrefour investe em distribuição
centralizada
Após os grandes investimentos na compra de sete redes de
10 supermercados, agregando um faturamento anual de R$ 1,7
bilhão, o Carrefour está partindo para a implantação de uma
estrutura de centros de distribuição. A mudança da operação
de distribuição descentralizada ocorre porque a logística da
empresa ficou mais complexa com a redução do tamanho das
15 lojas e a expansão da rede em cinco Estados: Rio de Janeiro,
Minas Gerais, Espírito Santo, Amazonas e Distrito Federal.
Antes, o Carrefour operava somente com lojas grandes que
trabalhavam diretamente com os fornecedores. Além disso,
acompanha a nova estratégia de tirar a autonomia das lojas
20 e centralizar compras e decisões. Outro fator importante
é a ampliação da variedade de mercadorias oferecidas ao
consumidor. Há poucos anos o mix de produtos era composto
por 15 mil itens, atualmente é de 30 mil, e a meta é chegar aos
padrões europeus com 45 mil itens.
Com investimentos de US$ 35 milhões, o centro de
distribuição do Carrefour está localizado em um terreno de
220 mil m² na rodovia Anhanguera, ao lado do megadepósito
do Pão de Açúcar, que tem suas operações centralizadas há
20 anos. Em uma primeira fase, o galpão ocupará 45 mil
30 m², com espaço para 50 mil pallets. Entretanto, a meta é
operar somente com 35 mil pallets, com capacidade para
descarga diária de 250 veículos e carregamento de 100
25
81
Unidade IV
carretas, atendendo São Paulo, Paraná e Mato Grosso do
Sul. Em uma segunda etapa, serão incorporados mais de 35
mil m², que funcionarão como uma plataforma satélite para
produtos de baixo giro e alto valor (artigos de bazar, têxteis
5 e eletrodomésticos) destinados a todos os Estados com lojas
Carrefour.
Embora tenha menor capacidade de armazenamento do
que o concorrente Pão de Açúcar (100 mil pallets), o Carrefour
acredita que atualmente a deficiência está relacionada ao
10 fluxo de mercadoria em vez do tamanho do depósito. Por
isso, os centros de distribuição devem ser avaliados pela
rapidez em descarregar os produtos dos fornecedores e pela
montagem das carretas completas para abastecer as lojas.
A meta do Carrefour é que um produto de grande consumo
15 fique, no máximo, seis dias no megadepósito e dez dias nas
lojas. Para isso um caminhão de mono produto, paletizado,
deve ser descarregado em doze minutos.
A operação do centro de distribuição do Carrefour será operada
por uma joint venture entre Cotia Trading e a norte-americana
20 Pense Logistics. Como em outros centros de distribuição, todos
os processos internos serão computadorizados, descartando
a utilização de papel, e as atividades de recebimento,
armazenamento e expedição de mercadorias serão controladas
por radiofrequência.
25
A agilidade dos processos logísticos reflete-se no ponto
de venda, pois reduz o tamanho necessário para estocagem
de mercadorias, aumentando a superfície destinada à área
de vendas. No caso do Carrefour, a área reservada para
depósito em suas lojas será um décimo do espaço ocupado
30 anteriormente. Os investimentos na distribuição significam
uma redução nos custos da cadeia de abastecimento,
compartilhada pelo varejista e pela indústria, tornando os
produtos mais competitivos nas gôndolas (Parente, 2000, p.
237).
82
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
6.3 Seleção e montagem do pedido
Quando se recebe um pedido, seus itens devem ser retirados
do depósito, agrupados e preparados para a remessa. Todas essas
atividades envolvem mão de obra e transporte de produtos. O
trabalho deve ser organizado de modo a fornecer o nível exigido
5 do atendimento aos clientes com um custo mínimo. Há vários
sistemas que podem ser utilizados para organizar o trabalho.
Entre eles estão:
10
15
20
25
30
• Sistema por área: o responsável por pegar os itens circula
pelo depósito selecionando itens, como um comprador faz
em um supermercado. Os itens são, então, levados à área
de embarque para que sejam despachados. O pedido se
organiza sozinho, no sentido de que, quando o responsável
pela função termina, o pedido está completo. Esse sistema
é, geralmente, utilizado em pequenos depósitos, nos quais
os produtos são armazenados em locais fixos.
• Sistema por zona: o depósito é dividido em zonas, e
as pessoas que escolhem os itens trabalham apenas
em sua própria área. Um pedido é dividido por zona, e
cada pessoa escolhe os itens de sua zona e os envia para
a área de preparação, onde o pedido é montado para a
remessa. Cada pedido é manuseado separadamente, e
só um pedido é atendido em uma zona de cada vez. As
zonas são geralmente estabelecidas por agrupamentos
de peças relacionadas. As peças podem ser relacionadas
pelo tipo de armazenamento que exigem (por exemplo,
armazenamento em congeladores) ou, então, pelo fato
de serem, frequentemente, pedidas em conjunto. Uma
variação do sistema por zona é fazer com que o pedido
vá para a próxima zona e não para a área de preparação.
Quando deixa a última zona, o pedido está pronto para
remessa.
• Sistema de pedidos múltiplos: é igual ao sistema por
zona, só que, em vez de atender pedidos individuais, vários
83
Unidade IV
5
pedidos são reunidos e todos os itens divididos por zona.
As pessoas que escolhem os itens, então, circulam por sua
área, selecionando todos os itens necessários para aquele
grupo de pedidos. Os itens são, depois, enviados à área de
preparação, onde são separados em pedidos individuais a
serem remetidos.
O sistema por área pode ser facilmente controlado e
administrado, mas à medida que o processamento do depósito
aumenta, ele passa a ter baixo rendimento. Os sistemas por
10 zonas dividem o processo de atendimento de pedidos em
várias pequenas áreas que podem ser melhor administradas
individualmente. O sistema de pedidos múltiplos é, provavelmente,
mais adequado à situação em que existem muitos itens ou vários
pequenos pedidos com poucos itens.
15
20
25
• Estoques de trabalho e estoque de reserva: além
dos sistemas descritos anteriormente, o estoque de
trabalho e o estoque de reserva podem ser separados.
Esse procedimento é adequado quando a unidade
selecionada no pedido de um cliente pode ser uma caixa
que é armazenada em pallets. Um pallet pode ser trazido
para a área de trabalho por um carrinho elevador, e as
caixas podem ser retiradas dele. O estoque de trabalho
é localizado perto da área de embarque, de modo que
o trabalho de seleção fica reduzido. Uma outra força de
trabalho é utilizada para repor o estoque de trabalho a
partir do estoque de reserva.
6.4 Controle físico e segurança
Como o estoque é composto de objetos tangíveis, eles, por
vezes, são perdidos, roubados ou desaparecem durante a noite.
Não é que as pessoas sejam desonestas; elas são distraídas. Por
30 isso, faz-se necessário um sistema que ponha obstáculos aos
erros ou à desonestidade das pessoas. Segundo Arnold (1998),
vários elementos podem ajudar:
84
PLANEJAMENTO E OPERAÇÃO POR CATEGORIA DE PRODUTO
• Um bom sistema de numeração de peças.
5
10
15
20
25
30
35
• Acesso limitado. Os estoques devem ser mantidos em
locais seguros, com acesso geral limitado. Devem ficar
trancados, exceto nas horas normais de trabalho. Isso é
mais para garantir que pessoas não levem objetos sem
completar os passos da transação do que para impedir
furtos. Se as pessoas puderem passear livremente nas
áreas de armazenamento a qualquer hora e pegar alguma
coisa, o sistema de transação falha.
• Uma força de trabalho bem-treinada. Não apenas
o pessoal dos almoxarifados deve ser bem-treinado no
manuseio, no armazenamento dos materiais e no registro
das transações, mas também outros funcionários que
interagem com os almoxarifados devem ser treinados,
para garantir que as transações sejam registradas
adequadamente.
• Um sistema de transação simples e bem-documentado.
Quando os produtos são recebidos, enviados ou
transportados de alguma forma, ocorre uma transação.
Em toda transação há quatro passos. São eles:
– Identificar o item: muitos erros ocorrem por causa de
identificações incorretas. Quando se recebe um item,
deve-se fazer a identificação adequada do pedido de
compra, do número da peça e da quantidade. Quando
os produtos são armazenados, a localização deve ser
precisamente identificada. Quando os produtos são
lançados, a quantidade, a localização e o número da
peça devem ser registrados.
– Conferir a quantidade: a quantidade é conferida
por uma contagem física, mediante pesagens ou
mensurações. Em algumas ocasiões, contêineres de
tamanho padronizados podem ser úteis na contagem.
– Registrar a transação: antes que qualquer transação
seja fisicamente executada, toda informação sobre ela
precisa ser registrada.
85
Unidade IV
– Executar fisicamente a transação: transportar
os produtos internamente ou para fora da área de
armazenamento.
6.5 Intensidade da distribuição
Levy (2000) considera que a intensidade da distribuição se
5 refere ao número de varejistas que trabalham com uma categoria
em particular. No estágio introdutório, as categorias podem ser
distribuídas de forma mais ou menos intensiva, dependendo do
tipo de categoria e de sua disponibilidade. Uma categoria de
alta tecnologia, como os telefones celulares, estaria inicialmente
10 disponível somente por meio de poucos varejistas. Um fabricante
de nova ferramenta manual, por outro lado, iria querer que essa
categoria fosse distribuída de forma mais intensiva – por meio
da maior quantidade de varejistas possível.
Conforme a categoria obtém popularidade nos estágios
15 de crescimento e maturidade, a intensidade de distribuição
geralmente aumenta. Dessa forma, os telefones celulares foram
disponibilizados em muitos varejistas. Mas, quando a categoria
entra em declínio, menos varejistas se interessarão em estocá-la
por causa da diminuição da demanda.
20
Dessa forma, a gestão dos estoques também sofre forte
influência em função da intensidade de distribuição.
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