A utilização do Scrum para desenvolvimento de projetos
organizacionais: Aplicação na gerência de uma Empresa Júnior.
Diego R. M. da Silva¹, Gert U. Müller Neto²,
Thárcylla R. N. Clemente³, Thiago R. M. da Silva4
Faculdade de Ciência e Tecnologia de Caruaru (FACITEC) - Universidade de
Pernambuco – UPE
Curso de Sistemas de Informação - Campus Governador Miguel Arraes de Alencar
[email protected]¹, [email protected]²,
[email protected]³, [email protected]
Resumo
O contexto atual das organizações apresenta a tendência de requisitar a
utilização da tecnologia da informação. O objetivo desse estudo é apresentar uma
metodologia para suprir a necessidade da flexibilidade dos processos organizacionais. A
apresentação de uma metodologia de desenvolvimento ágil é significativa para a
aplicação de conceitos estruturais sobre o contexto organizacional de uma Empresa
Júnior. Como esse objetivo, o seguinte artigo aborda conceitos gerenciais sobre a
utilização de metodologias ágeis para desenvolvimento de projetos aplicados a um
contexto organizacional específico.
Palavras-chave: Projetos Organizacionais, Scrum, Metodologia Ágil.
Abstract
The current context of organizations presents the tendency to request the use of
information technology. The objective of this study is to present a methodology to meet
the need for flexibility in organizational processes. The presentation of an agile
development methodology is important for applying concepts on the structural context
orgnizacional of a Junior Enterprise. Like this objective, the following article discusses
management concepts on the use of agile methodologies to develop projects applied to a
specific organizational context.
Key-Words: Organizions Projects, Scrum, Agile Methodologies.
Introdução
Ao realizar um estudo sobre o ambiente organizacional atual, é notória a
influência que a tecnologia da informação exerce sobre os processos de uma empresa,
por exemplo. A utilização da tecnologia da informação vem sendo cada vez mais
requisitada no desenvolvimento dos processos gerenciados pelas organizações numa
tentativa de manter os recursos atualizados e sob controle com relação as mudanças
potenciais.
Quando o aspecto de análise ambiental é postulado, devem ser consideradas não
apenas o ambiente físico, mas as técnicas administrativas e o objetivo estratégico da
organização também, no intuito de envolver todos os aspectos que exercem influência
sobre os processos internos e externos da organização, bem como os agentes envolvidos
e suas capacidades intelectuais e técnicas.
A função administrativa é considerada por Fayol (1990) o conjunto de ações
gerais da empresa, sendo formalizadas na gerência do pessoal envolvido, na
coordenação dos esforços e na manutenção do controle sobre as demais funções. A essa
função são requisitadas habilidades de administração e devem ser abordadas em todos
os níveis da hierarquia organizacional, na intenção de definirem autoridades e
responsabilidades proporcionais as posições e contribuições dos envolvidos.
Por processos, entende-se o conjunto de etapas definidas para a realização de um
objetivo estabelecido, em geral, pela administração. Enquanto que, projetos são
constituídos de atividades processuais para realização de um objetivo. Com isso, podese concluir que os projetos são constituídos de processos para sua realização.
Os projetos desenvolvidos pela maioria das organizações no contexto
mercadológico atual, estão voltados a realização de atividades com aspectos de custo,
velocidade e consistência. O custo é um aspecto relevante para a escolha da
metodologia adotada para o desenvolvimento dos projetos, visto que o objetivo
financeiro das organizações é estabelecido como um dos principais fins. A velocidade
vem se tornando um requisito cada vez mais importante, vista a necessidade de
flexibilidade e integração entre os processos internos. A consistência garante a
integridade das ações, faz com que as atividades sejam realizadas em consonância com
os acordos e regras de padrões estabelecidos.
O desenvolvimento de projetos com metodologias que priorizam o cliente,
propõe um produto de qualidade e valor agregado, pelo tempo de entrega. Metodologias
de desenvolvimento ágil são utilizadas para agregar valor ao produto.
A metodologia de desenvolvimento ágil é um conceito que utiliza de práticas
aplicadas ao alcance de meios, métricas e métodos que priorizam a velocidade de
resposta dentre as atividades desempenhadas nos processos.
O presente artigo destina-se a explanar os conceitos da metodologia de
desenvolvimento de processos ágeis e aplicá-los ao contexto organizacional de uma
empresa júnior, além de demonstrar os benefícios e desvantagens da utilização da
metodologia de desenvolvimento Scrum em relação as metodologias tradicionais de
desenvolvimento de software. As seções são divididas em Metodologia, Apresentação
da Metodologia de Desenvolvimento Ágil, Conceitos Gerais sobre o Scrum,
Composição do Scrum, Contextualização de uma Empresa Jr, A Empresa, Aplicações
da Metodologia nos projetos da Empresa Júnior e uma Conclusão com resultados
obtidos.
Metodologia
Os procedimentos a serem adotados para elaboração do estudo serão baseados
em pesquisas a fontes secundárias, tais como artigos publicados, livros e informações
disponíveis na internet.
Para aplicação do proposto pelo estudo, o contexto da UPE Consultoria Júnior
será analisado pela coerência e viabilidade com o projeto. A aplicação dos conceitos
tratados pelo artigo será feita dentre um dos projetos desenvolvidos pela empresa.
Metodologia de Desenvolvimento Ágil
O atual contexto organizacional é caracterizado pela alta dinamicidade e
formação de uma economia global e informacional onde o ambiente envolve a
redefinição de processos e requisitos constante. As respostas são variadas e a
complexidade e mutação dos processos é evidante.
Esse contexto desencadeou uma inclinação por parte dos desenvolvedores de
software a desenvolver metodologias ágeis para o processo de desenvolvimento,
substituindo as metodologias tradicionais que são orientadas ao planejamento,
consideradas pesadas.
Essas metodologias são destinadas a aplicação de situações que os requisitos do
sistema são estáveis e os requisitos do futuro são previsíveis. Ou seja, nos projetos onde
há diversas mudanças, as equipes são pequenas, as datas de entrega são curtas e os
requisitos e necessidades mudam constantemente. A demanda por utilização de
metodologias ágeis de desenvolvimento rompem com uma regulamentação “pesada”
das metodologias tradicionais que assumem características burocráticas.
Portanto, tais metodologias atuam no sentido contrário das metodologias guiadas
pelo planejamento (tradicionais), e possuem natureza adaptativa que procura se adequar
as rápidas mudanças e transformações da realidade.
A metodologia Scrum tem se destacado na utilização de projetos, bem como no
gerenciamento de equipes de manutenção, sendo então o alvo de estudo e análise.
Conceitos Gerais sobre o Scrum
O conceito moderno dos métodos ágeis de gerenciamento de projetos começou a
tomar forma a partir da segunda metade da década de 1990, como parte de uma
revolução contra métodos de grande overhead, caracterizados por uma grande e
detalhista regulamentação, usando o modelo em cascata para desenvolvimento.
A partir da visão “burocrática” de modelagem em cascata, os aspectos de
lentidão e redundância foram postulados para estudo e potenciais minimizações. Essa
visão proporcionaou o entendimento e atualização dos conhecimentos sobre métodos
ágeis e iterativos de gerenciamento de projetos.
O Scrum pode ser definido como um método ágil para gerenciamento de
projetos. A sua função primária é gerenciar projetos de desenvolvimento de software.
Ele tem sido usado com sucesso para isso, assim como o Xtreme Programming e outras
metodologias de desenvolvimento.
Mas suas características, porém teoricamente, podem ser aplicadas em qualquer
contexto no qual as pessoas precisem trabalhar em conjunto em detrimento de um
objetivo comum, como por exemplo, desde a fundação de uma empresa júnior, projetos
de pesquisa científica, até o planejamento de um casamento.
De acordo com os princípios fundamentais do Scrum, ele foi idealizado para ser
usado em gestão de projetos de desenvolvimento de software, mas por algumas
características inerentes a vários tipos de projetos, ele também pode ser usado para
gerenciar equipes de manutenção de software ou até como uma abordagem de gestão de
metodologia, o Scrum de Scrum.
Essa metodologia ágil, e como se pode notar, também versátil, é iterativa e segue
um ciclo PDCA acelerado. Ao final das iterações, são entregues incrementos do
software, que são suplementos a itens de uma lista chamada Product Backlog. Essa lista
é uma definição conceituada e priorizada pelo Product Owner – mais conhecido como
proprietário ou cliente em outras metodologias – onde os itens são os requisitos do
software.
Quanto ao planejamento do software, existem duas ferramentas de apoio à
desburocratização do processo no Scrum. São elas: Sprint Backlog e Sprint Planning. O
backlog de sprint é uma interpretação de algum dos itens do Product Backlog e contém
as tarefas técnicas que devem ser realizadas durante a iteração especificada. De outro
lado, em suma, o planejamento do sprint é o conjunto de decisões e prioridades tomadas
pelo Product Owner, Scrum Master e pela equipe. Como a equipe é dividida em
subgrupos auto-gerenciados, eles decidem quanto de trabalho pode ser realizado e como
será definida a arquitetura do sprint para satisfazer o item escolhido do backlog do
produto.
Quanto à facilitação e à desburocratização realizadas pelo Scrum para
transformá-lo num método ágil, temos duas práticas essenciais, caracterizadas como
Standup Daily Meeting e Sprint Review Meeting. A reunião diária, como o próprio
nome já diz, é realizada pela equipe, de pé. Nela, os objetivos são simples e claros como
sua rapidez, disseminar o conhecimento sobre o que foi feito no dia anterior, identificar
impedimentos e priorizar o trabalho do dia que se inicia. Ao final de um sprint, a equipe
apresenta as funcionalidades implementadas e faz-se uma retrospectiva para dirimir
ganho e aprendizado daquele ciclo realizado.
Como figura essencial de apoio à facilitação e agilidade do processo de
gerenciamento realizado pelo Scrum, aparece o Scrum Master. Essa figura tem por
objetivo primordial remover qualquer impedimento à habilidade da equipe de entregar o
objetivo do sprint. Ele se aproxima muito da figura do gerente de projeto, mas há uma
diferença gritante: como no Scrum as equipes são auto-gerenciadas, ele não é o líder da
equipe, e sim alguém que está para ajudar na realização e conciliação das decisões
tomadas. Ele também atua como um bloqueio a qualquer influência desestabilizadora,
até assegurando que a equipe esteja realizando corretamente as práticas do Scrum.
A composição do Scrum
O Product Owner define as funcionalidades do produto e as datas dos releases. É
o responsável pelo retorno do investimento (ROI) do projeto, priorizando as
funcionalidades de acordo com seu valor de negócio. Ajusta o Product Backlog a cada
sprint, se necessário, além de aceitar o final do Sprint.
O Time é multidisciplinar e é formado por um conjunto de 7 a 9 membros. É
esse grupo que define o Sprint e a metodologia do trabalho a ser executado. O Time
pertence o direito de fazer o que estiver ao seu alcance para alcançar o objetivo do
processo através da autogerência, onde o Time se organiza em prol das atividades. E
demonstra o que foi feito para o Product Owner ao fim de cada sprint.
O Scrum Master é o responsável pelo processo, incluindo a realização do Daily
Scrum e datas e horários das reuniões, removendo os impedimentos e garante que o
Time está sempre funcionando em produtividade. Além de facilitar a cooperação entre
todos os membros do Time, protege o Time das interrupções extrenas.
Quanto as reuniões que definem a metodologia do Scrum, podem ser entendidas
como:
• Sprint Planning: entendimento do escopo, estimativas de complexidade,
definição do sprint.
• Daily Scrum: o que foi feito, o que será feito e o que esta impedindo?
• Sprint review: apresentação das funcionalidades e aceitação do product owner.
• Sprint Retrospective: revisão e levantamento do que pode ser melhorado.
Os artefatos podem ser definidos por: Product Backlog, Sprint Backlog e
Burndown chart.
Contextualização de uma Empresa Jr.
No ano de 1967, em Paris, França, surge a primeira Empresa Júnior, a ESSEC –
(L’Ecole Supérieure dês Sciences Economiques et Commerciales de Paris), motivada
por alunos dessa instituição que perceberam uma necessidade de complementar os seus
conhecimentos a partir de uma aplicação prática, de maneira a aproxima-los da
realidade empresarial e de mercado, diferentemente de um programa de estágio, pois
numa EJ o aluno possui alto grau de liberdade, estimulando assim sua capacidade de
iniciativa, além do fato de ter que lidar com todos os processos organizacionais da
Empresa Júnior.
Podemos definir uma Empresa Júnior, como uma associação civil que possui,
portanto um objetivo comum e claramente definido. Sua estrutura é composta, única e
exclusivamente, por alunos da graduação. Para que essa associação seja considerada
efetivamente uma Empresa Júnior, deve ser declaradamente considerada sem fins
econômicos, onde a receita proveniente de suas atividades deve ser reinvestida na
própria instituição, e não podendo ser distribuída entre os seus membros, exceto sob
justificativa do reembolso das atividades. Uma Empresa Júnior, caracteriza-se também
pela sua autonomia, não devendo sofrer intervenção externa, porém seja eventualmente
necessária a orientação do corpo docente nas atividades e confecção de projetos da
organização.
Uma Empresa Júnior funciona como uma espécie de laboratório prático de
conhecimento, porém possui estrutura e obrigações bastante idênticas às organizações
que possuem fins econômicos. Porém, a condição de não remuneração dos seus
membros, ou seja, a não distribuição da parcela do seu patrimônio a titulo de
participação nos resultados, onde os recursos são aplicados de maneira a proporcionar a
geração do conhecimento, a isenta de determinados impostos.
A redução da burocracia e o baixo custo de suas atividades aliados a uma mãode-obra dotada de um bom nível intelectual e orientada algumas vezes pelos docentes da
instituição, configuram a Empresa Júnior um diferencial competitivo em relação as
organizações comerciais convencionais. A Empresa Júnior, pode assumir uma única
vertente se constituída por alunos de um mesmo curso de graduação, ou pode ser
multidisciplinar, abrangendo diversos cursos de graduação.
Não existe uma regra para a divisão macro da estrutura de uma Empresa Junior,
porém a maioria das empresas dessa natureza adota uma macro-estrutura convencional
que se baseia em quatro instâncias: Assembléia Geral, Conselho, Diretoria Executiva e
Membros, podendo haver diversas outras ramificações a partir dessas instâncias, de
maneira a facilitar os processos organizacionais.
• Assembléia Geral: Corresponde a instância máxima de deliberação da Empresa
Júnior, sua função geralmente consiste na legitimação e validação das decisões
da empresa.
• Conselho: O conselho é composto geralmente por pessoas que já participaram
efetivamente das atividades da empresa, e que possui condições de orientar na
gestão.
• Diretoria Executiva: Na diretoria executiva consistem as divisões dos
departamentos da organização, tais como marketing, financeiro, etc. É
responsável pela elaboração dos objetivos e por assegurar o cumprimento das
atividades.
• Membros: Se enquadram os indivíduos que possuem qualquer vínculo com a
Empresa Júnior.
A Empresa
O estudo apresentado se propõe a explanar conceitos sobre o contexto de uma
organização sem fins lucrativos e formada com o intuito de aplicar conhecimentos
teóricos na prática mercadológica através de simulações e tendências de estudo
empresarial.
Para esse fim, a empresa selecionada para estudo é uma Empresa Júnior que
funciona com base na interação de núcleos para desenvolvimento de projetos, que
possibilitam a comunicação rápida e eficaz dentre os processos.
A estrutura organizacional é formada por uma hierarquia simples em que os
núcleos são submetidos a supervisão de diretorias específicas e a direção. Os núcleos
funcionam com a estratégia de independência, o que possibilita o progresso dos mesmos
sem a dependência de uma atividade extra. Esse método sugere o funcionamento de
sistemas dentro de cada núcleo, mas não impede que os núcleos se comuniquem e
mantenham atividades em cooperação.
A comunicação é um quesito que se destaca dentre dessa organização. Formada
por estudantes, a organização se mantém num nível de interação significativo, o que
possibilita a geração de meios diversos para a comunicação.
Os membros da organização são estudantes de cursos que aproximam o
conhecimento de metodologias e tecnologias. Envolvidos em diversos meios, os
integrantes dessa empresa apresentam significativa facilidade com a adoção de métricas
de interação e metodologias para desenvolvimento de processos ágeis.
Adotando a filosofia de desenvolvimento ágil, a empresa estudada se torna um
objetivo de estudo que favorece a realização da proposta do artigo apresentado.
Aplicações da Metodologia nos projetos da Empresa Júnior
O contexto organizacional da empresa estudada favorece a aplicação de
metodologias para melhoria dos processos e projetos internos. Vista a organização
como uma simuladora de conceitos e práticas a serem desenvolvidas, o estudo proposto
é facilitado e garante a satisfação dos resultados obtidos.
Pela formação estrutural da organização em núcleos independentes na realização
de seus projetos, a escolha de um núcleo para a aplicação da proposta do artigo se torna
mais viável e favorável.
O núcleo selecionado tem o objetivo de desenvolver e promover cursos de
capacitação profissional para o público social diverso e interessado nas questões
propostas. Assim, cursos das áreas de tecnologia e administração são comumente
desenvolvidos para atração e capacitação do núcleo social participante.
O núcleo tem a proposta de formar um banco de dados sobre seus clientes e
manter contato regular para a melhoria do processo de divulgação e proporcionar a
fidelização de clientela. Esse sistema de informação está em estado de informalização
através do desenvolvimento de um software específico. A comunicação entre os
componentes do núcleo é satisfatória e é facilitada pela metodologia adotada para
desenvolvimento de projetos.
Utilizando o intuito do estudo, a metodologia de desenvolvimento ágil, Scrum,
foi aplicada para exração de resultados de desempenho dentro do núcleo apresentado.
Os resultados obtidos garantem a vabilidade da proposta.
Como a metodologia do Scrum sugere uma interação constante entre os
membros do projeto, a comunicação deve ser gerenciada com atenções especiais, visto
que as informações transitadas apresentam significativa importância durante todo o
desenvolvimento dos processos.
Após a aplicação da metodologia do Scrum, a gerência da comunicação interna,
utiliza meios como os post-it, que facilitam a interação assim como os e-mails. As
reuniões se tornaram diárias e em tempo resumido e as Sprints são realizadas
regularmente.
A proposta de cada reunião é estabelecer o que foi feito, o que pretende-se fazer
para aquele dia e o que será feito nos para os próximos encontros. Esse mecanismo
favorece o foco das atividades e um fluxo de informações facilitado para o
desenvolvimento dos projetos.
A presença do Scrum Master, representado pela figura do gerente do núcleo, é
de fundamental importância, visto que, seguindo as contribuições de Fayol (1990), a
unidade de comando proporciona direção e disciplina, requisitados para o bom
funcionamento da equipe.
A aplicação da metodologia de desenvolvimento ágil para projetos foi bem
sucedida e certificou a conclusão do estudo proposto. A facilidade originou-se do alto
índice de flexibilidade adotado pelo contexto cultura da empresa e de seus integrantes.
Assim, a cultura organizacional é aspecto que deve ser considerado na tentativa de
adotar uma mudança contextual.
Conclusão
As metodologias de desenvolvimento ágil para projetos organizacionais são uma
tendência ascendente dentre a maioria dos contextos visualização em um ambiente de
relações que prioriza o atendimento do cliente em velocidade e qualidade que
satisfaçam suas necessidades.
A utilização de métodos que integram a tecnologia e as atividades
administrativas é satisfatória e proporciona embasamento para que os projetos e
processos organizacionais sejam estimulados para a melhoria contínua.
Ao concluir a análise da utilização da metodologia sobre os projetos
organizacionais pode-se entender como a cultura organizacional pode influenciar na
adoção de mudanças entre os processos internos. Em sentido oposto ao vivenciado, na
caracterização de uma cultura rígida, a aplicação da metodologia para mudança nos
processos poderia não ter tido resultados favoráveis, como o caso de uma cultura
flexível.
Contudo, os conceitos sobre metodologias de desenvolvimento de projetos ágeis
de podem ser elaborados e implementados a diversos processos internos, frisando que a
adaptação dos contextos é requisito fundamental.
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