MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS,
ARQUIVOS E BIBLIOTECA
Agência Nacional de Águas
Diretoria Colegiada
José Machado – Diretor-Presidente
Benedito Braga
Oscar de Morais Cordeiro Netto
Secretária-Geral
Mayui Scafuto
AGÊNCIA NACIONAL DE ÁGUAS
MANUAL DE GESTÃO DE DOCUMENTOS, ARQUIVOS E BIBLIOTECA
SECRETARIA-GERAL
Brasília – DF
2005
Centro de Documentação
Setor Policial – Área 5 – Quadra 3 – Bloco L
70610-200 – Brasília – DF
Fone : (61) 2109-5464 Fax : 2109-5265
Site: www.ana.gov.br
E-mail: [email protected]
Brasil. Agência Nacional de Águas
Manual de Gestão de Documentos, Arquivos e Biblioteca
---- Brasília : ANA, SGE, CDOC, 2005.
53 p ISBN
1. Arquivo 2. Biblioteca 3. Documentação 4. Gestão
5. Manual
CDU 025.34
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO
PARTE I
Centro de Documentação - CDOC
Capítulo I
1
DEFINIÇÃO E PROPÓSITO............................................................. 11
1.1
ESTRUTURA ..................................................................................... 12
1.2
COMPETÊNCIAS
1.2.1
1.2.2
1.2.3
1.2.4
1.2.5
1.2.6
Centro de Documentação ......................................................................................13
Protocolo Geral......................................................................................................13
Processamento Técnico .........................................................................................13
Arquivos Setoriais .................................................................................................14
Arquivo Central.....................................................................................................14
Biblioteca...............................................................................................................15
PARTE II
Rotinas
Capítulo II
2
ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.5.1
Recebimento e Registro de Correspondências ......................................................19
Distribuição e Tramitação de Correspondências...................................................20
Produção de Correspondências .............................................................................20
Expedição de Correspondências............................................................................21
Processo.................................................................................................................21
Formação, Recebimento, Tramitação, Juntada, Anexação, Apensação,
Desapensação, Numeração de Folhas, Alteração de Numeração, Termo de
Encerramento, Abertura de Volume, Retirada de Peças, Reconstituição e
Observações Gerais ...............................................................................................21
Formação e Atuação ..............................................................................................22
Recebimento..........................................................................................................23
Tramitação.............................................................................................................23
Juntada...................................................................................................................23
Anexação ...............................................................................................................24
Apensação .............................................................................................................25
Desapensação ........................................................................................................26
Numeração de Folhas ............................................................................................26
Alteração de Numeração .......................................................................................27
Termo de Encerramento ........................................................................................27
Abertura de Volume ..............................................................................................27
Desentranhamento de Peças ..................................................................................28
Desmembramento de Peças...................................................................................28
Reconstituição .......................................................................................................29
Considerações Gerais ............................................................................................30
2.5.2
2.5.3
2.5.4
2.5.5
2.5.5.1
2.5.5.2
2.5.5.3
2.5.6
2.5.6.1
2.5.7
2.5.8
2.5.9
2.5.10
2.5.11
2.5.11
Capítulo III
3
ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO
3.1
3.1.1
3.2
3.2.1
3.3
3.4
3.4.1
3.4.2
3.4.3
3.4.3.1
3.4.3.2
Classificação de Documentos................................................................................31
Operações de Classificação ...................................................................................32
Arquivamento de Documentos..............................................................................32
Operações de Arquivamento .................................................................................34
Empréstimo de Documentos .................................................................................34
Destinação de Documentos ...................................................................................35
Eliminação de Documentos...................................................................................35
Guarda Permanente de Documentos .....................................................................35
Rotinas para Destinação dos Documentos dos Arquivos Setoriais .......................36
Transferência de Documentos ...............................................................................36
Rotinas para Recebimento pelo Arquivo Central dos Documentos Transferidos
dos Arquivos Setoriais...........................................................................................37
Rotinas para Destinação dos Documentos do Arquivo Central ............................37
3.4.4
Anexos
Modelo de Guia de Providência de Documentos ................................................................38
Modelo de Capa de Processos .............................................................................................39
Modelo de Folha de Referência...........................................................................................41
Modelo de Recibo de Empréstimo ......................................................................................42
Modelo de Lista de Eliminação de Documentos .................................................................43
Modelo de Guia de Transferência de Documentos para o Arquivo Central .......................44
Modelo de Guia de Recolhimento de Documentos para o Arquivo Nacional ....................45
Modelo de Papeleta para Tramitação Interna ......................................................................46
Modelo de Papeleta para Controle de Divulgação ..............................................................47
GLOSSÁRIO .................................................................................................. 48
BIBLIOGRAFIA............................................................................................. 52
REFERÊNCIA LEGISLATIVA..................................................................... 53
SIGLAS
DC ........................................ DIRETORIA COLEGIADA
DP ........................................ DIRETOR-PRESIDENTE
DIRETOR BENEDITO BRAGA
DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO
SGE ...................................... SECRETARIA-GERAL
PGE....................................... PROCURADORIA-GERAL
COR ...................................... CORREGEDORIA
AUD...................................... AUDITORIA
AOR ...................................... ASSESSORIA DE ORÇAMENTO E CONTROLE
GAB ...................................... CHEFIA DO GABINETE
Aspar..................................... ASSESSORIA PARLAMENTAR
Ascom ................................... ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
Asint...................................... ASSESSORIA INTERNACIONAL
STC ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE TECNOLOGIA E CAPACITAÇÃO
SIH ........................................ SUPERINTENDÊNCIA DE INFORMAÇÕES HIDROLÓGICAS
SAS ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE CONSERVAÇÃO DE ÁGUA E SOLO
SUM...................................... SUPERINTENDÊNCIA DE USOS MÚLTIPLOS
SAF ....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE ADMINISTRAÇÃO E FINANÇAS
SAC....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE APOIO A COMITÊS
SPR ....................................... SUPERINTENDÊNCIA
HÍDRICOS
DE
PLANEJAMENTO
DE
SOC....................................... SUPERINTENDÊNCIA DE OUTORGA E COBRANÇA
SFI......................................... SUPERINTENDÊNCIA DE FISCALIZAÇÃO
SPP........................................ SUPERINTENDÊNCIA DE PROGRAMAS E PROJETOS
RECURSOS
APRESENTAÇÃO
A informação sempre se constituirá em um dos mais importantes fatores para a
adequada condução de qualquer atividade.
Fazê-la chegar, em tempo e hora, aos locais onde é necessária, de modo a possibilitar
corretas tomadas de decisão, é uma necessidade permanente e se constitui no desafio maior que
qualquer sistema de gestão de documentos precisa superar.
A concepção apresentada neste manual, longe de ser a definitiva, pretende atender as
necessidades de gestão da informação na Agência, tendo em vista suas condições atuais. É preciso ter
presente que essas condições encontram-se em constante processo de transformação, decorrente do
amadurecimento institucional e da aplicação de modernas técnicas de estruturação organizacional, que
buscam a otimização das atividades da Agência.
Assim, ao tempo em que se introduz essa nova arquitetura para gestão documental da
ANA, pode-se já admitir que mudanças eventuais, ditadas pela dinâmica dessas transformações
inevitáveis e necessárias, venham, em curto prazo, modificá-la.
Até que as dificuldades estruturais proporcionadas pela inexistência de instalações
apropriadas e de sistema informatizado sejam superadas, o funcionamento do Centro de
Documentação, tanto em termos materiais quanto de pessoal, será improvisado, condicionando a
implantação a um cronograma gradual, coexistindo com as imperfeições que o atual sistema apresenta.
Nesse particular, ressalta-se como indispensável, para a implantação do modelo
proposto, o apoio participativo das unidades organizacionais, sempre orientado por postura crítica
construtiva que vise ao seu aprimoramento. Significa dizer que todas as sugestões apresentadas, em
qualquer fase, serão bem-vindas e consideradas pelo Centro de Documentação.
PARTE I
CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO – CDOC
PARTE I
Centro de Documentação - CDOC
Capítulo I
1 - DEFINIÇÃO E PROPÓSITO
O Centro de Documentação - CDOC tem por finalidade a racionalização da
produção documental e a uniformização de procedimentos quanto ao recebimento, registro,
produção, expedição, tramitação, consulta, empréstimo, classificação, indexação, arquivamento,
avaliação, preservação e reprodução do conjunto de documentos, organicamente acumulados,
produzidos ou recebidos pela Agência Nacional de Águas - ANA, em decorrência do exercício
de suas atividades, bem como a aquisição, seleção, disponibilização e disseminação da produção
bibliográfica de interesse dos técnicos e do público em geral.
O CDOC foi concebido como instrumento otimizador da informação, objetivando
dotar a ANA de meios adequados ao desempenho das atividades decorrentes de suas funções,
visando o apoio à tomada de decisões.
11
1.1 - ESTRUTURA
O CDOC, unidade subordinada à Secretaria-Geral, possui a estrutura abaixo, sendo os
Arquivos Setoriais vinculados tecnicamente ao Centro de Documentação - CDOC e
administrativamente às suas respectivas unidades organizacionais.
Cabe a cada unidade organizacional a definição do espaço físico, dos recursos materiais
e profissionais necessários ao desempenho das atividades de seus respectivos Arquivos Setoriais.
CENTRO DE
DOCUMENTAÇÃO –
CDOC
PROTOCOLO
PROCESSAMENTO
ARQUIVOS
ARQUIVO
GERAL
TÉCNICO
SETORIAIS
CENTRAL
BIBLIOTECA
12
1.2 - COMPETÊNCIAS
1.2.1 Ao CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO, subordinado à Secretaria-Geral, compete:
1.2.1.1 gerir a política de documentação da ANA, garantindo a recuperação da
informação, o acesso ao documento e a preservação de sua memória;
1.2.1.2. normatizar os procedimentos de recebimento, registro, produção,
expedição, tramitação, arquivamento, avaliação, consulta e empréstimo
de documentos de Arquivo;
1.2.1.3 fixar critérios e normatizar os procedimentos para digitalização dos
documentos;
1.2.1.4 orientar e supervisionar a execução das atividades dos Arquivos
Setoriais;
1.2.1.5 normatizar os procedimentos de aquisição, intercâmbio, tratamento,
alimentação de base de dados, empréstimo e avaliação de documentos
bibliográficos;
1.2.1.6 orientar a aplicação do Código de Classificação e da Tabela de
Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio, de acordo com a
Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de
Arquivos – CONARQ;
1.2.1.7 elaborar, atualizar e orientar a aplicação do Código de Classificação e da
Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da ANA,
de acordo com a Resolução nº 14, de 2001 do CONARQ;
1.2.1.8 presidir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos¹;
1.2.1.9 estabelecer o intercâmbio de informações e experiências profissionais na
área de documentação com instituições nacionais e estrangeiras;
1.2.1.10 promover o treinamento dos servidores e usuários relativo às atividades
de protocolo, processamento técnico, arquivo e biblioteca;
1.2.1.11 planejar a racionalização da produção documental.
1.2.2 Ao PROTOCOLO-GERAL compete:
1.2.2.1 receber os documentos encaminhados à ANA;
1.2.2.2 encaminhar os documentos de âmbito externo;
1.2.2.3 atender o público.
1.2.3 Ao PROCESSAMENTO TÉCNICO compete:
1.2.3.1 cadastrar e tramitar os documentos recebidos;
1
O Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, dispõe sobre a criação da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos responsável por orientar e realizar o
processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para
guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor.
13
1.2.3.2 aplicar o Código de Classificação de Documentos nos documentos
recebidos;
1.2.3.3 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos
recebidos;
1.2.3.4 promover a digitalização dos documentos passíveis de serem
digitalizados;
1.2.3.5 proceder à autuação dos processos;
1.2.3.6 atender os usuários internos.
1.2.4 Aos ARQUIVOS SETORIAIS, subordinados tecnicamente ao Centro de
Documentação e administrativamente às suas unidades organizacionais, compete:
1.2.4.1 tramitar e controlar os documentos produzidos pela sua UORG e
recebidos das demais;
1.2.4.2 aplicar o Código de Classificação de Documentos nos documentos
produzidos pela sua UORG;
1.2.4.3 arquivar os documentos;
1.2.4.4 aplicar a Tabela de Temporalidade de Documentos nos documentos
produzidos pela sua UORG;
1.2.4.5 transferir documentos ao Arquivo Central;
1.2.4.6 atender às solicitações de empréstimo e consulta aos documentos sob sua
guarda.
1.2.5 Ao ARQUIVO CENTRAL compete:
1.2.5.1 elaborar rotinas administrativas próprias;
1.2.5.2 preservar o acervo arquivístico produzido e recebido no desenvolvimento
das funções e atividades da ANA;
1.2.5.3 manter o intercâmbio com as unidades organizacionais, visando à
integração e uniformização das atividades;
1.2.5.4 eliminar os documentos após a aprovação da lista de eliminação pela
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos;
1.2.5.5 receber os documentos transferidos para o Arquivo Central;
1.2.5.6
atender às solicitações de empréstimo e consulta dos documentos sob
sua guarda;
1.2.5.7 prestar assistência técnica aos Arquivos Setoriais para classificação,
eliminação e transferência de documentos.
14
1.2.6 À BIBLIOTECA compete:
1.2.6.1 planejar, coordenar e avaliar as atividades de organização, tratamento e
alimentação de base de dados, relativas aos acervos bibliográficos e de
multimeios; 2
1.2.6.2 adquirir, controlar e manter os documentos bibliográficos e multimeios
tornando-os disponíveis a consultas;
1.2.6.3 catalogar, classificar, indexar, controlar, inventariar, conservar, destinar e
distribuir o material bibliográfico e multimeios;
1.2.6.4 definir critérios de avaliação do acervo bibliográfico armazenado;
1.2.6.5 divulgar os produtos disponíveis e serviços prestados pela Biblioteca;
1.2.6.6 tratar e sistematizar a legislação de interesse do órgão, mantendo a sua
permanente atualização;
1.2.6.7 promover a integração do usuário com os serviços, sistemas e produtos
disponíveis para atender às suas necessidades de pesquisa;
1.2.6.8 promover a comutação bibliográfica com instituições nacionais e
estrangeiras;
1.2.6.9 realizar pesquisas e compilar bibliografias.
15
PARTE II
ROTINAS
PARTE II
Rotinas
Capítulo II
2 – ATIVIDADES GERAIS DE PROTOCOLO
2.1
RECEBIMENTO E REGISTRO DE CORRESPONDÊNCIAS
Toda correspondência de âmbito externo destinada à ANA será recebida pelo Protocolo
Geral, responsável por executar as seguintes rotinas:
a) verificar se o destinatário ou a unidade pertencem ou não à Agência; em caso
negativo, devolverá a correspondência ao remetente, apondo carimbo, conforme
modelo abaixo, e identificando o motivo da devolução.
Agência Nacional de Águas
Unidade:xxxxxxxxxxx
Destinatário não Localizado
Equívoco na Entrega
Mudou-se
Outros______________________
(INDICAR)
DEVOLVIDO À ECT
EM ___/___/___
___________________________
SERVIDOR
b) registrar, utilizando carimbo próprio, no canto inferior direito do original e da
cópia do interessado, quando houver, a data, hora e assinatura do recebedor;
c) separar a correspondência institucional da particular; 3
d) distribuir a correspondência particular diretamente ao destinatário;
e) registrar em sistema e encaminhar a correspondência institucional ao
Processamento Técnico.
Após receber as correspondências do Protocolo Geral, o Processamento Técnico
procederá da seguinte forma:
a) separa a correspondência oficial de caráter ostensivo daquela de caráter sigiloso;
b) avalia, juntamente com o destinatário da correspondência sigilosa, o grau de sigilo
adequado para cadastramento no sistema informatizado de controle de
documentos;
c) toma conhecimento do teor da correspondência pela leitura, verificando e
registrando no sistema a existência de antecedentes;
d) cadastra as correspondências no sistema, classificando-as de acordo com o Código
de Classificação de Documentos;
e) digitaliza os documentos que permitam essa operação;
f) confere os documentos digitalizados;
g) tramita as correspondências à Secretaria-Geral para despacho e tramitação.
19
2.2
DISTRIBUIÇÃO E TRAMITAÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS
Nenhuma correspondência oficial recebida poderá permanecer sem tramitação no
Protocolo Geral e no Processamento Técnico por mais de 24 horas, salvo as recebidas às sextasfeiras, vésperas de feriados e ponto facultativos.
Todo documento deverá ter sua tramitação registrada em sistema informatizado, sendo
VEDADA à tramitação informal.
A tramitação de documentos será efetuada de forma descentralizada, sendo a última
unidade organizacional, detentora do documento, responsável por dar continuidade à tramitação
no sistema informatizado.
Para efetivo controle dos documentos, a tramitação ocorrerá sempre por intermédio dos
responsáveis pelos Arquivos Setoriais, cabendo a estes gerenciar o recebimento e a distribuição
dentro das unidades organizacionais.
Ao receber um documento, o responsável pelo Arquivo Setorial deve verificar se este já
está cadastrado e tramitado no sistema (caso não esteja, deve-se solicitar ao Protocolo-Geral seu
cadastramento e tramitação).
2.3
PRODUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS
O Arquivo Setorial de cada unidade organizacional será responsável pelo
processamento de correspondências a serem encaminhadas ao Protocolo-Geral para expedição.
O controle da numeração para cada tipo de correspondência será fornecido
automaticamente pelo sistema informatizado e o registro dos dados será efetuado, de forma
descentralizada, em cada unidade organizacional. A numeração das correspondências deverá ser
seqüencial, numérico-cronológica e iniciada a cada ano.
Os envelopes das correspondências oficiais deverão conter:
Espécie, nº e Ano
Remetente
Destinatário
Nome
Cargo ou função
Unidade
Órgão
Endereço
Cidade-CEP
Pronome de tratamento
Nome
Cargo ou função
Unidade
Órgão
Endereço
Cidade-CEP
20
Cabe ao Arquivo Setorial, ao receber uma correspondência produzida na sua UORG,
para expedição, a execução das seguintes rotinas:
a) verificar se a correspondência está assinada por quem da UORG tenha tal
competência e se está confeccionada de acordo com o Manual de Redação e de
Atos Oficiais, providenciando qualquer correção necessária;
b) verificar se não faltam folhas ou anexos;
c) cadastrar a correspondência assinada no sistema;
d) providenciar cópia(s) como necessário;
e) efetuar o envelopamento e o lacre da correspondência;
f) identificar no envelope o tipo de remessa da correspondência, por exemplo,
SEDEX, AR etc;
g) emitir a etiqueta de endereçamento;
h) encaminhar a correspondência para o Protocolo-Geral providenciar a expedição
ou utilizar meios próprios para efetuar a entrega;
i) arquivar uma cópia da correspondência juntamente com o documento que lhe deu
origem (se houver).
2.4
EXPEDIÇÃO DE CORRESPONDÊNCIAS
Ao receber os documentos para expedição, o Protocolo-Geral deverá:
a) verificar se as correspondências recebidas coincidem com o controle de expedição
efetuado no sistema pela unidade organizacional;
b) conferir o endereçamento;
c) preencher o(s) formulário(s) específico(s) da Empresa Brasileira de Correios e
Telégrafos, quando necessário;
d) expedir pelo Correio ou por outros meios, de acordo com as necessidades da
UORG.
Obs.: Caso alguma UORG necessite expedir materiais de grande volume que requeiram
acondicionamentos especiais, esta deverá entrar em contato com o Centro de Documentação para
que seja providenciada a programação para o processamento destes volumes pelo Protocolo
Geral.
A correspondência de caráter particular não será expedida pelo Protocolo-Geral.
2.5
PROCESSO
2.5.1 FORMAÇÃO OU AUTUAÇÃO, RECEBIMENTO, TRAMITAÇÃO, JUNTADA,
ANEXAÇÃO, APENSAÇÃO, DESAPENSAÇÃO, NUMERAÇÃO DE FOLHAS,
ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO, TERMO DE ENCERRAMENTO, ABERTURA
DE VOLUME, DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS, DESMEMBRAMENTO DE
PEÇAS, RECONSTITUIÇÃO E CONSIDERAÇÕES GERAIS
21
Somente o Processamento Técnico poderá proceder à formação, juntada, anexação,
apensação, desapensação, alteração de numeração, termo de encerramento, abertura de volume,
desentranhamento de peças, desmembramento de peças e reconstituição de processos. Tais
procedimentos ocorrerão mediante solicitação do interessado por meio da Guia de Providência
de Documentos – GPD.
Os documentos que formarão processos deverão estar de acordo com o contido na
Resolução nº 270, de 14 de julho de 2003, e na Instrução Normativa nº 01, de 16 de outubro de
2001, da Procuradoria-Geral.
Os processos deverão ser formados com capa branca e a forma de apresentação deverá
ser em folha dupla.
Cópias de documentos para autuação de processos serão aceitas desde que autenticadas
por cartório ou por servidor da ANA, que a confrontar com o original, atestando-a com a
expressão: “CONFERE COM O ORIGINAL” e identificando-se.
2.5.2 FORMAÇÃO OU ATUAÇÃO
São as seguintes rotinas para formação de processo:
INTERESSADO
a) preencher o formulário denominado “Guia de Providência de Documentos GPD”;
b) dispor os documentos na ordem que comporão o processo.
c) encaminhar os documentos ao Processamento Técnico.
PROCESSAMENTO TÉCNICO
a) recebe a documentação;
b) verifica a existência de antecedentes. Caso exista algum processo sobre o mesmo
assunto, avalia, juntamente com o autor da GPD, a pertinência de anexação dos
documentos ao processo já existente;
c) efetua a autuação do processo;
d) localiza cada documento que compõe o processo no sistema e efetua a interface
com o processo formado;
e) digitaliza o processo se cabível;
f) encaminha o processo ao Arquivo Setorial da UORG que solicitou a autuação.
O processo classificado como sigiloso deverá ser tramitado dentro de envelope lacrado
contendo o número do processo, a UORG de destino e o grau de sigilo.
22
2.5.3 RECEBIMENTO
Ao receber um processo, o responsável pelo Arquivo Setorial deverá verificar:
a) se o processo está despachado para a sua unidade;
b) se o despacho está assinado e carimbado pelo remetente;
c) se todas as folhas do processo estão numeradas;
d) se o número de folhas indicado no sistema corresponde ao constante do processo;
e) se a unidade remetente procedeu à atualização da tramitação no sistema;
f) se a data de remessa é compatível com a do recebimento.
Caso algum desses itens não tenha sido atendido, o processo deverá ser devolvido à
unidade remetente para cancelar a última tramitação e proceder aos ajustes necessários.
2.5.4
TRAMITAÇÃO
Constituem rotinas indispensáveis à tramitação de processos:
a) a indicação da unidade para a qual está sendo remetido o processo;
b) a atualização do número de folhas que contém o processo no momento em que
deixa a unidade;
c) o registro, de forma precisa e clara, das razões do encaminhamento do processo
tais como: para instruir, para dar parecer, para pagamento, para publicar, para
autorizar, para empenhar, para arquivar, para consulta etc;
d) a data da remessa.
Não será admitida a alimentação do sistema somente com termos genéricos, tais como:
para providenciar, de ordem, à consideração, encaminhamento etc, havendo, sempre, a
necessidade de complementar a ação a ser executada.
2.5.5 JUNTADA: união de um documento a processo ou de um processo a outro, com o
qual tenha relação ou dependência. A juntada de um processo a outro processo
pode se dar por anexação ou apensação. A juntada de documento a documento se
dá por anexação.
O documento anexado ao processo deverá ser colocado ao final dos autos, com
carimbo de numeração seqüencial, número do processo e assinatura do
responsável pela anexação.
Caberá a cada unidade organizacional que anexar documento protocolado a
documento ou processo realizar a anexação também no Sistema Informatizado de
Controle de Documentos.
Os atos publicados na Imprensa Oficial, bem como em jornais de grande
circulação que forem necessários à instrução de processo, devem ter uma cópia da
respectiva publicação, colada em folha em branco, contendo o nome do jornal, a
23
data, a seção e a página. O mesmo procedimento deve ser obedecido quando
forem feitas alterações de qualquer natureza no teor da publicação.
2.5.5.1 ANEXAÇÃO: união de um processo a outro, ao qual se incorpora,
definitivamente.
TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Em...../......./....../, atendendo a GPD da peça......................., faço
anexar ao presente processo de nº(s)........................o processo
nº............,
passando
o
todo
a
constituir-se
de........................................peças.
...............................
Servidor
Carimbo
Esse procedimento é utilizado quando se trata do mesmo interessado e assuntos iguais
ou semelhantes. O processo principal fica à frente, e o outro, acessório, é anexado a ele.
Entende-se como processo principal aquele que contém o assunto de maior interesse ou
predominante, independentemente da sua data de abertura.
A(s) folha(s) do(s) processo(s) anexado(s) terá(ão) sua numeração anterior cancelada,
de forma que, ainda, permita a sua identificação, sendo renumeradas, prosseguindo-se a
numeração, seqüencialmente, a partir da última folha do processo principal. A Guia de
Providência de Documentos – GPD solicitando a anexação deverá ser inserida como última peça
do processo principal, constando o número do processo a ser anexado. Dobra-se a capa
verticalmente do processo juntado e na última peça do conjunto processado carimba-se o Termo
de Juntada por Anexação.
Se na juntada por anexação o processo acessório contiver “TERMO DE
DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS”, na renumeração do conjunto processado, permanecerá
vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta providência ser
consignada expressamente no “TERMO DE RESSALVA” a ser lavrado imediatamente após o
“TERMO DE JUNTADA”.
TERMO DE RESSALVA
A(s)
peça(s)
de
nº(s)......................do
processo
nº....................................após
a
juntada
por
anexação,
corresponde(m) à(s) peça(s) nº(s)..........................................do
conjunto processado.
...............................
Servidor
Carimbo
24
Após a anexação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo
anexado.
Caberá ao Processamento Técnico realizar a anexação de processos também no Sistema
Informatizado de Controle de Documentos.
2.5.5.2 APENSAÇÃO: união provisória de dois ou mais processos para estudo,
visando o estudo e à uniformização de tratamento em matérias
semelhantes.
Utiliza-se a apensação quando se trata de interessados diferentes e
assuntos iguais ou semelhantes.
Cada processo permanecerá com o seu respectivo número e quantitativo de peças,
continuando a numeração das suas peças independente um do outro.
Deverá ser anexada a GPD de solicitação de apensação como última peça do processo
principal, devendo o termo de apensação constar no processo principal bem como nos acessórios.
O processo a ser apensado deverá ser acostado ao processo principal que deverá ser, não
necessariamente, o de numeração mais baixa.
TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO
Em...../......./....../, atendendo a GPD da peça.......................,
faço apensar ao presente processo de nº.......................o(s)
processo(s) de nº(s)...............................................................
...............................
Servidor
Carimbo
Quando for feita a referência a peças ou elementos constantes do processo, dever-se-á
indicar a respectiva folha citada na instrução, e em caso de apensação, indicar-se-á, também, o
número do processo apensado.
Após a apensação, anotar na capa do processo principal o número de cada processo
apensado.
Caberá ao Processamento Técnico realizar a apensação de processos também no
Sistema Informatizado de Controle de Documentos.
25
2.5.5.3 DESAPENSAÇÃO: separação de dois ou mais processos quando
alcançado o efeito que o levou à apensação.
TERMO DE DESAPENSAÇÃO
Em......./......./......., atendendo a GPD da peça............, faço
desapensar do processo nº ..................o(s) processo(s) de
nº(s)......................., que passam a tramitar em separado.
...............................
Servidor
Carimbo
Deverá ser anexada a GPD de solicitação de desapensação no processo que contenha o
pedido inicial de apensação. O Termo de desapensação deverá ser lavrado no processo principal
e em seus acessórios.
Caberá ao Processamento Técnico realizar a desapensação de processos também no
Sistema Informatizado de Controle de Documentos.
A anotação da capa do número de cada processo apensado deverá ser tornada sem
efeito.
SEM EFEITO
2.5.6 NUMERAÇÃO DE FOLHAS
Todas as peças constantes do processo, excluída a capa, deverão ser contadas
seqüencialmente, recebendo a numeração a partir da primeira folha do documento autuado, e
conter no canto superior direito os seguintes dados:
Fls.____________
Processo:_______
_____________
Rubrica
A numeração das folhas iniciais será efetuada no Processamento Técnico quando da
formação do processo, sendo as folhas seguintes numeradas pelos servidores que as inserirem.
A numeração das folhas atribuída aos processos deverá obedecer à ordem seqüencial e
cronológica não se admitindo repetições de números ou diferenciação através de letras ou
quaisquer outros símbolos.
26
Na existência de documento de tamanho pequeno, o mesmo deverá ser colado numa
folha de papel ofício, para que possa ser preso com grampo trilho, uniformemente com as demais
peças, sem perigo de extravio. O carimbo de numeração de peças deverá abranger seus cantos
superiores e o papel em que está colado, evitando-se a sua retirada. Observando para não
prejudicar informações constantes no verso.
2.5.6.1 ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO
Jamais poderá haver peças com a mesma numeração. Caso seja detectada a falha,
deverá ser posto carimbo de SEM EFEITO e a folha ser renumerada com a devida justificativa:
TERMO DE ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO
Em....../....../......., atendendo a GPD nº..........., procedi a
renumeração das folhas deste Processo nº............, a partir da
folha número.............................................................
Por constar, eu......(cargo)......................... subscrevo e assino.
...............................
Servidor
Carimbo
2.5.7 TERMO DE ENCERRAMENTO
Após a folha de nº 200, incluir-se-á “Termo de Encerramento” do processo e de seus
volumes, conforme modelo:
TERMO DE ENCERRAMENTO
Em....../....../......., atendendo a GPD da peça nº...........,
procedi ao encerramento deste volume nº.......do Processo
nº.........., contendo.........folhas, abrindo-se......... em seguida
o volume nº..................................................
...............................
Servidor
Carimbo
O encerramento será feito no ato de abertura de volume.
2.5.8 ABERTURA DE VOLUME
Quando uma peça processual exceder 200 folhas, aproximadamente, deverá ser
providenciada a abertura de volume.
O volume criado deverá ter suas folhas numeradas a partir do número da última folha
(Termo de Encerramento) do processo ou volume anterior.
27
A solicitação de abertura de volume ao Processamento Técnico deverá ser realizada pela
unidade organizacional, detentora do processo, no momento do atingimento das 200 folhas, por
meio de Guia de Providência de Documentos – GPD.
2.5.9 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
O desentranhamento ou a retirada de peças dos processos poderá ocorrer quando houver
interesse da Administração, ou a pedido de terceiros, desde que autorizada, com despacho prévio
da autoridade competente, e preenchido o TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇA.
Este termo deverá ser posto na peça anterior à retirada, ou na subseqüente, quando faltar espaço
naquela.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO
Em........../......../.........., atendendo a GPD de nº...................,
faço a retirada do presente processo da(s) peça(s) nº
....................
...............................
Servidor
Carimbo
É vedada a retirada da primeira peça do processo.
Quando retirada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o mesmo
número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne a fazer parte do processo,
deverá ser colocada ao final do mesmo, com outra numeração.
Será mantido no processo cópia do documento retirado com o carimbo de “Confere com
Original”. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram retiradas
conservará a sua numeração original permanecendo vago o número correspondente ao
desentranhamento.
Deverá ser aposto carimbo de desentranhamento na peça anterior à retirada, ou na
subseqüente, quando faltar espaço naquela.
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo de
retirada de peças onde constar o recibo da parte interessada.
2.5.10 DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um processo para formar outro, ocorrerá
mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o “TERMO DE
DESMEMBRAMENTO”.
28
O carimbo deverá ser aposto na peça anterior ou na subseqüente às peças
desmembradas, quando não houver espaço naquela. As peças deverão ser renumeradas
quando da autuação do novo processo.
Será mantido no processo cópia do documento desmembrado com o carimbo de
“Confere com Original”. A cópia não será numerada sendo que o processo cujas peças foram
desmembradas conservará a sua numeração original permanecendo vago o número
correspondente ao desmembramento.
Quando desmembrada qualquer peça do processo, esta jamais poderá voltar com o
mesmo número que recebeu no ato da primeira numeração. Caso retorne a fazer parte do
processo, deverá ser colocada ao final do mesmo, com outra numeração.
Deverá ser aposto carimbo de desmembramento na peça anterior à desmembrada, ou na
subseqüente, quando faltar espaço naquela.
TERMO DE DESMEMBRAMENTO
Atendendo a GPD de n.º ........., a(s) página(s) de nº(s)
................ a ............... do processo nº....................................
foram retiradas por motivo de desmembramento e anexado ao
processo nº ..................................................................................
Em ......... / ......... / ..........
...............................
Assinatura
2.5.11
RECONSTITUIÇÃO
É o ato pelo qual o Processamento Técnico reconstitui o processo extraviado.
Constatado o extravio de processo autuado, a UORG onde se deu o desaparecimento
providenciará:
a) Comunicação interna assinada pelo último servidor detentor do processo
extraviado que caracterize que foi dado conhecimento à chefia imediata do
desaparecimento ou extravio do processo;
b) 2ª via do original extraviado e o controle do sistema quando da autuação do
processo original; e
c) a Guia de Providência de Documentos – GPD solicitando a reconstituição.
Deverá ser registrado em sistema próprio, a ocorrência, citando o número do
processo extraviado e o atual.
29
ATENÇÃO:
A reconstituição de processo extraviado tem caráter excepcional e não exclui o
procedimento administrativo destinado a apurar a responsabilidade do servidor detentor do
processo no momento do extravio.
O Centro de Documentação ao reconstituir os autos, enviará uma Comunicação Interna
a UORG, detentora do processo no momento do extravio, solicitando a sua localização no prazo
de 30 (trinta) dias. Caso o processo não seja encontrado neste período, o referido CDOC enviará
nova Comunicação Interna a Superintendência de Administração e Finanças – SAF solicitando a
apuração de responsabilidade de servidor.
2.5.12
CONSIDERAÇÕES GERAIS
O processo deverá permanecer sempre com a capa emitida pelo órgão de origem, sendo
vedada à substituição da capa do processo por qualquer outra forma de identificação.
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo deverá ser feita por meio de
despacho. Deverão ser utilizados somente a frente da folha de despacho, não sendo permitida a
inclusão de novas folhas até seu total aproveitamento.
Todo processo deverá conter o despacho na última peça informando a providência a ser
tomada e para qual setor está sendo encaminhado. Não se deve proceder ao encaminhamento de
processo por comunicação interna e ofício. Para tanto, deve ser utilizada a folha de despacho.
No caso de expedição de processos da ANA para outras instituições deverá ser retirada
cópia do processo para efeito de consulta e arquivamento.
A cópia de um processo não tem valor legal ou administrativo e não pode tramitar como
se fosse o processo original. Quando houver necessidade de reproduzir algum processo, deve-se
usar um carimbo que o identifique como CÓPIA.
Não existe cancelamento de processos. A unidade organizacional responsável pelo
assunto do processo poderá arquivá-lo, quando exaurida sua finalidade ou objeto da decisão se
tornar impossível, inútil, ou prejudicado por fato superveniente.
Para inclusão no processo de documentos que não possam ser perfurados e/ou
numerados, estes deverão ser colocados em envelopes a serem presos no processo.
30
O documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão
apensados ao processo com carimbo constando o número deste e a palavra “ANEXO”.
Nos termos da legislação em vigor, para que a mensagem de correio eletrônico tenha
valor documental e, que para que possa ser aceita como documento original, é necessário existir
certificação digital que ateste a identidade do remetente, na forma estabelecida em lei, portanto,
não se recomenda anexar mensagem de correio eletrônico em processo sem a devida certificação
digital.
Os processos autuados originariamente em outros Poderes, Empresas, Governos
Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, que estejam em tramitação nos órgãos públicos
federais, não poderão, em hipótese nenhuma, ser renumerados.
Quando a unidade fizer alguma solicitação para os seus servidores (benefícios, cursos,
passagens etc), o interessado deverá ser aquele que receberá o benefício, jamais a unidade
organizacional que está solicitando ou concedendo.
Na formação de processo, a primeira peça deverá ser a Guia de Providência de
Documento - GPD, contendo, de forma clara, o assunto e a assinatura do solicitante. Em hipótese
alguma poderá esta peça ser cópia.
O número do processo deverá ser colocado, obrigatoriamente, na capa e na primeira
peça do processo.
No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco
da última folha de despacho com o carimbo “EM BRANCO”.
Capítulo III
3 – ATIVIDADES GERAIS DE ARQUIVO
3.1
CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
A classificação é uma das atividades do processo de gestão de documentos
arquivísticos, o qual inclui procedimentos e rotinas específicas que possibilitam maior eficiência
e agilidade no gerenciamento e controle das informações.
31
Todo documento deverá ser classificado e arquivado de acordo com o Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio,
estabelecido pelo CONARQ, por meio da Resolução nº 14, de 2001, e com o Código de
Classificação de Documentos de Arquivo: Atividades-Fim da Agência Nacional de Águas.
A classificação deve ser realizada por servidores treinados, de acordo com as seguintes
operações:
a) ESTUDO: consiste na leitura de cada documento, a fim de verificar sob que
assunto deverá ser classificado e quais as referências cruzadas que lhe
corresponderão. A referência cruzada é um mecanismo adotado quando o
conteúdo do documento se refere a dois ou mais assuntos. Neste caso, o
documento é arquivado na pasta relativa ao assunto principal, registrando-se os
dados do documento em folha de referência a ser (em) arquivada(s) na(s) pasta(s)
correspondente(s) ao(s) assunto(s) secundário(s);
b) CODIFICAÇÃO: consiste na verificação do código numérico atribuído ao assunto
de que trata o documento e na aposição do referido código no canto superior
direito da primeira folha do documento. Quando necessário, deverá ser utilizado o
Índice (contém os conjuntos documentais ordenados alfabeticamente) anexo, para
agilizar a localização do código correspondente ao assunto tratado.
3.1.1 OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO
a) ler o documento, identificando o assunto principal e o(s) secundário(s) de acordo
com seu conteúdo;
b) localizar o(s) assunto(s) no Código de Classificação, utilizando o Índice, quando
necessário;
c) anotar o código na primeira folha do documento; e
d) preencher a(s) Folha(s) de Referência para os assuntos secundários.
Observação: Quando o documento possuir anexo(s), este(s) deverá(ão) receber a
anotação do(s) código(s) correspondente(s).
3.2
ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS
Os documentos da fase corrente, inclusive processos, serão arquivados nos Arquivos
Setoriais por tempo determinado pela Tabela de Temporalidade, anexa.
Após o vencimento do prazo de guarda nas unidades, tais documentos deverão ser
transferidos para o Arquivo Central.
32
Uma vez classificado e tramitado nas referidas unidades, o documento deverá ser
arquivado, obedecendo as seguintes operações:
a) INSPEÇÃO: consiste no exame do(s) documento(s) para verificar se este se
destina(m) realmente ao arquivamento, se possui(em) anexo(s) e se a classificação
atribuída será mantida ou alterada;
b) ORDENAÇÃO: consiste na reunião dos documentos classificados sob um mesmo
assunto. A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento, minimizando a
possibilidade de erros. Além disso, estando ordenados adequadamente será
possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto,
organizando-os previamente para o arquivamento;
Após a ordenação, os documentos classificados sob o mesmo código formarão dossiês
acondicionados em capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e
volumes. Os dados referentes ao seu conteúdo (código, assunto e, se for o caso, nome de pessoa,
órgão, entidade ou lugar) serão registrados na capa de forma a facilitar sua identificação. Os
dossiês, processos e volumes serão arquivados em pastas suspensas ou em caixas, de acordo com
suas dimensões. Esta operação possibilita economizar espaço no arquivo, uma vez que numa
mesma pasta poderão ser arquivados vários dossiês, de diferentes assuntos, correspondentes ao
mesmo grupo ou subclasse, diminuindo, assim, o número de pastas.
EXEMPLO:
Pasta:
061 – PRODUÇÃO EDITORIAL
Dossiês: 061.1– EDITORAÇÃO.PROGRAMAÇÃO VISUAL
061.2–DISTRIBUIÇÃO. PROMOÇÃO. DIVULGAÇÃO
- organizar internamente cada pasta, separando os documentos referentes a cada pessoa, órgão,
entidade ou lugar, sempre que a quantidade de documentos justificar e desde que relativos a um
mesmo assunto.
EXEMPLO:
Pasta:
021.2 – EXAMES DE SELEÇÃO
Dossiês: Será criado um dossiê para cada tipo de exame e título de concurso, a serem
ordenados alfabeticamente.
a) ARQUIVAMENTO: consiste na guarda do documento no local devido (pasta
suspensa, prateleira, caixa), de acordo com a classificação dada. Nesta fase devese ter muita atenção, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar
perdido, sem possibilidade de recuperação quando solicitado posteriormente.
33
3.2.1 OPERAÇÕES DE ARQUIVAMENTO
a) verificar a existência de antecedentes (documentos que tratam do mesmo assunto);
b) reunir os antecedentes, colocando-os em ordem cronológica decrescente, sendo o
documento com data mais recente em primeiro lugar e assim sucessivamente;
c) ordenar os documentos que não possuem antecedentes, de acordo com a ordem
estabelecida (cronológica, alfabética, geográfica ou outra), formando dossiês.
Verificar a existência de cópias, eliminando-as (caso o original não exista, manter
uma única cópia);
d) fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores
plásticos, à exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas
suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio;
e) arquivar os documentos nos locais devidos, identificando de maneira visível as
pastas suspensas, gavetas e caixas, através de notações registradas nas projeções
das pastas ou etiquetas;
f) alimentar sistema informatizado com os dados da localização dos documentos.
3.3
EMPRÉSTIMO DE DOCUMENTOS
Esta operação ocorre quando processos, dossiês ou outros documentos são retirados do
arquivo para:
a) empréstimo aos usuários;
c) prestar informações; ou
d) efetuar uma juntada.
Nesta fase é importante o controle de retirada, efetuado por meio do Recibo de
Empréstimo no qual são registradas informações sobre processos, dossiês ou outros documentos
retirados, além do setor, nome, assinatura do servidor responsável pela solicitação e,
posteriormente, a data da devolução do documento. O Recibo de Empréstimo tem como
finalidade controlar o prazo para devolução do documento e servir como indicador de sua
freqüência de uso, fator determinante para o estabelecimento dos prazos para sua transferência e
recolhimento.
Por meio desse controle é possível informar com precisão e segurança a localização
do(s) documento(s) retirado(s).
O controle de empréstimo de documentos será realizado por sistema informatizado de
arquivo, devendo o recibo de empréstimo ser assinado pelo solicitante, e ser arquivado tal como
34
Guia-Fora, para substituir o documento na pasta de onde foi retirado, devendo ser eliminado
quando da devolução do documento.
O prazo de devolução do documento será limitado, podendo ser prorrogado, conforme
solicitação do usuário, por igual período.
3.4
DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A destinação estabelecida aos documentos poderá ser a eliminação, quando o documento
não apresenta valor secundário (probatório ou informativo), ou a guarda permanente, quando as
informações contidas no documento são consideradas importantes para fins de prova, informação
ou pesquisa.
O CDOC será responsável por articular e orientar as unidades organizacionais para
execução dos procedimentos de destinação de documentos, observando o contido nas Resoluções
nº 2, de 18 de outubro de 1995, nº 5, de 30 de setembro de 1996, e nº 7, de 20 de maio de 1997,
do CONARQ, ou nas que as sucederem.
3.4.1 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A eliminação de documentos somente poderá ocorrer após a aplicação da Tabela de
Temporalidade de Documentos e aprovação da Lista de Eliminação pela Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos da ANA.
3.4.2 GUARDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS
Serão recolhidos ao Arquivo Nacional, de acordo com os prazos previstos na Tabela de
Temporalidade da ANA, os documentos de Guarda Permanente, considerados de valor histórico,
ou seja aqueles cuja preservação deverá ser em caráter definitivo em função de seu valor.
Os documentos recolhidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo Nacional,
sendo assegurado a este, conforme disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, promover o
acesso, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado, no
entanto, o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.
Cabe ressaltar que os documentos da fase permanente poderão, também, ser custodiados
pela ANA, caso haja a autorização do Arquivo Nacional. Tal autorização será negociada tão logo
esta Agência esteja com o Arquivo Central estruturado e com os documentos devidamente
organizados.
35
3.4.3 ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DOS ARQUIVOS
SETORIAIS
a) verifica se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os
conjuntos documentais definidos na Tabela de Temporalidade, procedendo à
organização, se for o caso;
b) observa se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste caso, ele
deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de guarda
ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a alteração nos
instrumentos de controle;
c) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de
guarda estabelecido para esta fase;
d) elimina as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no mesmo
conjunto ou dossiê;
e) preenche a lista de eliminação de documentos;
f) encaminha a lista de eliminação de documentos à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos;
g) procede à eliminação;
h) preenche a Guia de Transferência dos Documentos para o Arquivo Central;
i) transfere os documentos da fase intermediária para cumprirem os prazos no
Arquivo Central.
3.4.3.1 TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS
Os documentos destinados a cumprirem prazos na fase intermediária serão transferidos
para o Arquivo Central de acordo com os seguintes critérios:
a) serão transferidos ao Arquivo Central apenas os documentos de Arquivo,
definidos como sendo aqueles recebidos ou produzidos pela ANA, em decorrência
do exercício de suas atividades específicas, qualquer que seja o suporte de
informação ou a natureza, de acordo com os prazos estabelecidos pela Tabela de
Temporalidade, anexa;
b) a transferência será somente de documentos originais, excetuando-se os casos
cujos originais tiverem desaparecido, e os expedidos, dos quais só existem cópias;
c) as unidades arquivísticas (pastas, processos, dossiês, conjunto de fitas, discos,
fotografias e outros), serão transferidas segundo a ordem e a organização mantidas
nos arquivos setoriais;
d) quando da transferência das unidades arquivísticas, serão retirados, das mesmas,
os grampos e ferragens; as pastas suspensas serão substituídas por pastas de
cartolina sem ferragens e acondicionadas em caixas-arquivo;
e) os documentos transferidos passarão à custódia e responsabilidade do Arquivo
Central;
36
f) somente serão aceitas as transferências que estiverem de acordo com as exigências
fixadas na presente Manual, devendo o Arquivo Central devolver a documentação
incorreta ao Arquivo Setorial de origem para correção de eventuais falhas
verificadas.
3.4.3.2 ROTINAS PARA RECEBIMENTO PELO ARQUIVO CENTRAL DOS
DOCUMENTOS TRANSFERIDOS DOS ARQUIVOS SETORIAIS
a) confere os documentos recebidos, verificando possíveis irregularidades;
b) numera as caixas recebidas, dentro do subgrupo a que pertencer;
c) acondiciona as caixas em prateleiras, respeitando a ordem seqüencial crescente e o
subgrupo a que pertencer.
3.4.4 ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS DO ARQUIVO
CENTRAL
a) verifica se os documentos a serem destinados estão organizados de acordo com os
conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à organização, se for o
caso;
b) separa os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o prazo de
guarda estabelecido para esta fase;
c) procede à triagem dos documentos selecionados para a guarda permanente
separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual pertencem,
não constituem elemento de prova e ou informação que justifique sua guarda;
d) procede à alteração de suporte, se for o caso (microfilme, digitalização etc);
e) encaminha a lista de eliminação de documentos à Comissão Permanente de
Avaliação de Documentos;
f) elabora termo de eliminação e edital de eliminação após aprovação do Arquivo
Nacional;
g) procede à eliminação;
h) preenche a Guia de Recolhimento dos Documentos;
i) recolhe os documentos da fase permanente para o Arquivo Nacional.
37
MODELO DE GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO
GUIA DE PROVIDÊNCIA DE DOCUMENTO - GPD
Número:
Data:
PROCEDÊNCIA: ____________________________________________________________
(origem do documento)
(indicar a pessoa ou órgão
interessado pelo processo
ou documento)
INTERESSADO:
( Indicar resumidamente o
assunto a ser tratado no
processo ou documento)
ASSUNTO:
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
MARCAR COM “X” A PROVIDÊNCIA SOLICITADA:
AUTUAÇÃO
ANEXAÇÃO AO PROCESSO
Nº_________________________
APENSAÇÃO AO PROCESSO
Nº _________________________
DESAPENSAÇÃO DO PROCESSO
Nº ___________________________
ALTERAÇÃO DE NUMERAÇÃO
DESENTRANHAMENTO
ENCERRAMENTO
DESMEMBRAMENTO
ABERTURA DE VOLUME
RECONSTITUIÇÃO
A PARTIR DA PAGINA:_____________
REGISTRO E CADASTRAMENTO
OUTROS:__________________________
______________________________________
Solicitante
RECEBI EM: _____/_____/_____
HORA:____________RUBRICA_____________________
Observações:
38
MODELO DE CAPA DE PROCESSO
SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL
INTERESSADO:
ASSUNTO:
REFERÊNCIA:
M O V I M E N T A Ç Õ E S
S
E
Q.
DATA
01
/
/
02
/
/
03
/
/
04
/
/
05
/
/
06
/
/
07
/
/
08
/
/
09
/
/
10
/
/
11
/
/
12
/
/
13
/
/
14
/
/
ANEXOS:
DE
PARA
MOTIVO
APENSAÇÃO/ANEXAÇÃO
39
MODELO DE CAPA DE PROCESSO
M O V I M E N T A Ç Õ E S
S
E
Q.
DATA
15
/
/
16
/
/
17
/
/
18
/
/
19
/
/
20
/
/
21
/
/
22
/
/
23
/
/
24
/
/
25
/
/
26
/
/
27
/
/
28
/
/
29
/
/
30
/
/
31
/
/
32
/
/
33
/
/
34
/
/
35
/
/
36
/
/
37
/
/
38
/
/
39
/
/
40
/
/
41
/
/
42
/
/
43
/
/
44
/
/
45
/
/
46
/
/
DE
PARA
MOTIVO
40
MODELO DE FOLHA DE REFERÊNCIA
FOLHA DE REFERÊNCIA
CÓDIGO DO ASSUNTO
RESUMO DO ASSUNTO:
DADOS DO DOCUMENTO:
Nº:
DATA:
ESPÉCIE:
REMETENTE:
DESTINATÁRIO:
VER:
41
MODELO DE RECIBO DE EMPRÉSTIMO
RECIBO DE EMPRÉSTIMO
CLASSIFICAÇÃO: ____________________________________________________
RESUMO DO ASSUNTO:________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
REQUISITADO POR:___________________________________________________
SETOR: ______________________
TELEFONE: _____________________________
DATA:________/___________/___________
ENCAMINHADO POR:
RECEBIDO POR:
____________________________
assinatura e carimbo
_____________________________
DEVOLVER EM :___/ ____/____
PRORROGADO PARA___/___/___
DEVOLVIDO EM: :___/ ____/___
42
MODELO DE LISTA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
ORGÃO/SETOR:_______________
LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS
LISTAGEM Nº:_________________
ORGÃO/ENTIDADE
FOLHA Nº:____________________
UNIDADE/SETOR
CÓDIGO OU
Nº DO ITEM
UNIDADE DE
ASSUNTO/SÉRIE
DATAS-LIMITE
ARQUIVAMENTO
QUANT.
LOCAL/DATA
____________
___/___/___
ESPECIFICAÇÃO
LOCAL/DATA
_________________
RESPONSÁVEL
PELA SELEÇÃO
____________
___/___/___
OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA
LOCAL/DATA
___________________
PRESIDENTE DA COMISSÃO
PERMANENTE DE AVALIAÇÃO
43
____________
___/___/___
AUTORIZO:
__________________
AUTORIDADE DO
ÓRGÃO
A QUEM
COMPETE
AUTORIZAR
MODELO DE GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CENTRAL
ÓRGÃO
GUIA DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO CENTRAL
RELAÇÃO Nº
TOTAL DE CXs:
CÓDIGO
ASSUNTO – DESCRIÇÃO
DATAS
UNIDADE ARQUIVÍSTICA
ABRANGEN
NATUREZA DOS
TES
DOCUMENTOS
_____________________________________
RESPONSÁVEL PELO ÓRGÃO
REMETENTE
PARA USO DO ARQUIVO CENTRAL
QUANT.
CX
____/____/____
_______________________________________
DATA DA
RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO CENTRAL
TRANSFERÊNCIA
OBSERVAÇÕES
____/____/____
DATA
RECEBIMENTO
44
MODELO DE GUIA DE RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO NACIONAL
Gênero Documental
Documentos recolhidos
(
) textuais
(
) filmográficos
Procedência: _________________________
(
) sonoro
(
) micrográficos
Proveniência: _________________________
(
) cartográfico
(
) informático
(
) iconográfico
Tipo e nº das
embalagens
Tipo e nº das unidades Descrição do Conteúdo das unidades
utilizadas no
de acondicionamento
de acondicionamento
transporte
Data Limite_______________________________________
Nome: __________________________________________
Cargo: __________________________________________
Matrícula: _______________________________________
Assinatura: _______________________________________
45
Datas-limite Observações
MODELO DE TRAMITAÇÃO INTERNA
TRAMITAÇÃO INTERNA
DATA:________/__________/_________
DE:___________________________ PARA: ________________________________
DOCUMENTO ( )_______________________________________________________
PUBLICAÇÃO ( )_______________________________________________________
OUTROS
( )__________________________________________________
ACOMPANHAR
DAR PARECER
ABRIR PROCESSO
DAR SUGESTÃO
ANEXAR PROCESSO
FALAR-ME
ANEXAR CÓPIA DO EXPEDIENTE
INFORMAR
URGENTE
MINUTAR RESPOSTA
ATENDER
PROVIDENCIAR
ARQUIVAR
CRITICAR E REVISAR
DEVOLVER
CONHECER
________________________
COMENTÁRIOS: _______________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
46
MODELO DE CONTROLE DE DIVULGAÇÃO
CONTROLE DE DIVULGAÇÃO
DATA:________/__________/_________
DE:___________________________ PARA: ____________________________________
DOCUMENTO ( ) __________________________________________________________
PUBLICAÇÃO ( ) __________________________________________________________
OUTROS
( ) _____________________________________________________
VISTO/DATA
VISTO/DATA
DP _________________________________
Asint ________________________
DIRETOR BENEDITO BRAGA _________
SPR _________________________
DIRETOR OSCAR CORDEIRO NETTO __
SOC_________________________
SGE________________________________
SAS _________________________
PGE________________________________
SAC_________________________
COR ________________________________
SFI__________________________
AUD________________________________
SUM ________________________
AOR________________________________
SIH _________________________
GAB________________________________
STC _________________________
Aspar _______________________________
SAF _________________________
Ascom _____________________________
SPP _________________________
COMENTÁRIOS: __________________________________________________________
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GLOSSÁRIO
ACERVO – Totalidade dos documentos sob custódia de um arquivo.
ACONDICIONAMENTO – Ato ou efeito de embalar documentos de forma apropriada à sua
preservação e manuseio.
ARMAZENAMENTO – Ato ou efeito de guardar documentos em áreas utilizadas para este
fim.
ARQUIVAMENTO – Seqüência de operações que visam à guarda ordenada de documentos.
ARQUIVO CENTRAL – Unidade responsável pela normalização dos procedimentos técnicos
aplicados aos arquivos de uma administração e pela guarda dos documentos da Fase
Intermediária e Permanente (dependendo da aprovação do Arquivo Nacional). Também chamado
de Arquivo Geral.
ARQUIVO CORRENTE – 1. Conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu
valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a
sua administração.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO – 1. Conjunto de documentos originários de arquivos
correntes, com uso pouco freqüente que aguarda destinação.
2. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários.
ARQUIVO PERMANENTE – 1. Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo
em função de seu valor.
2. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo permanente também chamado de
arquivo histórico.
ARQUIVO SETORIAL – 1. Arquivo acumulado por um determinado setor ou serviço de uma
administração.
ASSUNTO - O tema principal do conteúdo do documento.
ATIVIDADE-FIM – Atividade desenvolvida em decorrência da finalidade de uma instituição.
ATIVIDADE-MEIO – Atividade de apoio empregada para execução da atividade fim, ou seja,
atividade administrativa, financeira, patrimonial etc.
AVALIAÇÃO – Processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua
destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos.
CLASSE – Cada divisão que compõe um sistema de classificação.
CLASSIFICAÇÃO – 1. Organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo
com um Plano de Classificação ou Quadro de Arranjo.
CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS – Sistema de código derivado de um
Plano de Classificação.
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COMISSÃO DE AVALIAÇÃO – Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de
documento de um arquivo.
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos.
DESCRIÇÃO – Conjunto de procedimentos que, levando em conta os elementos formais e de
conteúdo das unidades de arquivamento representam-nas nos instrumentos de pesquisa.
DESTINAÇÃO – Decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento dos documentos
para guarda permanente ou eliminação.
DOCUMENTAÇÃO – 1. Conjunto de documentos.
2. Ato ou serviço de coleta, organização, processamento técnico e disseminação de informações
e documentos.
DOCUMENTO - Unidade de registro de informações qualquer que seja o suporte utilizado.
DOSSIÊ – Unidade de arquivamento constituída de documentos relacionados entre si por
assunto.
ELIMINAÇÃO – Destruição de documentos, que, na avaliação, foram considerados sem valor
para a guarda permanente.
ESPÉCIE DOCUMENTAL – Divisão de gênero documental, que reúne tipos documentais por
suas características comuns de estruturação da informação, como ata, carta, decreto, fotografia,
memorando, ofício, plantas, relatório.
FASE CORRENTE – Aquela na qual os documentos encontram-se em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam objeto de consultas freqüentes.
FASE INTERMEDIÁRIA – Aquela na qual os documentos que, não sendo de uso corrente nos
órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
FASE PERMANENTE – Aquela na qual os conjuntos de documentos de valor histórico,
probatório e informativo devem ser definitivamente preservados.
GESTÃO DE DOCUMENTOS – Administração da produção, tramitação, organização, uso e
avaliação de documentos, mediante técnicas e práticas arquivísticas, visando à racionalização e
eficiência dos arquivos. Também referida como administração de documentos.
ÍNDICE – Produto da indexação, como instrumento de pesquisa autônomo ou complemento de
outro.
ORDENAÇÃO – Ato ou efeito de dispor documentos ou informações segundo um determinado
método.
PERÍODO DE RETENÇÃO – Período de tempo, baseado em estimativas de uso, em que os
documentos devem ser mantidos nos arquivos correntes, antes de serem transferidos para um
arquivo intermediário, ou em um arquivo intermediário, antes de serem recolhidos ao arquivo
permanente.
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PLANO DE CLASSIFICAÇÃO – Esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e
funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os
documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Expressão
geralmente adotada em arquivos correntes.
PRAZO DE ELIMINAÇÃO – Prazo fixado em Tabela de Temporalidade para eliminação de
documentos não considerados de valor permanente.
PRAZO DE GUARDA – Prazo definido na Tabela de Temporalidade, ao fim do qual a
destinação é efetivada. Também referido como prazo de retenção.
PRESERVAÇÃO – Prevenção da deterioração e danos em documentos, por meio de adequado
controle ambiental e/ou tratamento.
PROCESSO - Conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ação
judiciária ou contábil-financeira, seguindo tramitação em que recebe pareceres, anexos e
despachos.
RECOLHIMENTO – 1. Entrada de documentos em arquivos permanentes, em conformidade
com a sua jurisdição arquivística.
2. Operação pela qual um conjunto de documentos passa da custódia do arquivo intermediário
para o arquivo permanente.
RECUPERAÇÃO DA INFORMAÇÃO – Ato ou efeito de identificar ou localizar a
informação desejada.
SELEÇÃO – Eleição, durante a avaliação de um arquivo, dos documentos de valor permanente
e dos passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos.
SISTEMA DE ARQUIVAMENTO – Conjunto de rotinas, procedimentos e métodos de
arquivamento compatíveis entre si, tendo em vista a organização e conservação de documentos
ou arquivos, bem como acesso ágil às informações neles contidas.
SISTEMA DE ARQUIVOS – Conjunto de arquivos que independentemente da posição que
ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na
persecução de objetivos comuns.
TABELA DE TEMPORALIDADE – Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade
competente, que determina prazos de transferência, recolhimento ou eliminação de documentos.
TERMO DE ELIMINAÇÃO – Instrumento que reúne informações sucintas sobre os
documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de
Temporalidade, foram eliminados.
TRANSFERÊNCIA – Passagem de documentos do arquivo corrente para o arquivo
intermediário.
VALOR ADMINISTRATIVO – Valor que um documento possui para a administração
produtora do arquivo, na medida em que informa ou aprova seus atos presentes ou futuros.
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VALOR FISCAL – Valor atribuído a documentos ou arquivos para comprovação de operações
financeiras ou fiscais.
VALOR INFORMATIVO – Valor que um documento possui pelas informações nele contidas,
independente de seu valor probatório.
VALOR LEGAL – Valor que um documento possui perante a lei para comprovar um fato ou
constituir um direito.
VALOR PERMANENTE – Valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda
permanente de um documento em um arquivo.
VALOR PRIMÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam ter
para o gerador do arquivo, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais e
fiscais.
VALOR SECUNDÁRIO – Valor atribuído aos documentos em função do interesse que possam
ter para o gerador do arquivo, e para outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins
diferentes daqueles para os quais foram originalmente produzidos.
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BIBLIOGRAFIA
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS BRASILEIROS. Dicionário brasileiro de terminologia
arquivística: contribuição para o estabelecimento de uma terminologia arquivística em
língua portuguesa. São Paulo : CENADEM, 1990. BRASIL.
Agência Nacional de Energia Elétrica. Manual de gestão de documentos. Brasília: ANEEL,
2000.
CASTRO, Astréa de Moraes e, CASTRO, Andresa de Moraes e, GASPARIAN, Danuza Moraes
e Castro. Arquivística = técnica, arquivologia = ciência. Rio de Janeiro: Ao Livro Técnico,
1998.
GLOSSÁRIO técnico. Brasília: Agência Nacional de Águas, [ 2002?]. Disponível em:
< http://www.ana.gov.br/Glossario/vocabulario.asp>. Acesso em: 19 nov. 2004.
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REFERÊNCIA LEGISLATIVA
ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Instrução Normativa nº 1, de 18 de abril de 1997.
Estabelece os procedimentos para a entrada de acervos arquivísticos no Arquivo
Nacional. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 79, p. 82548256, 28 de abril de 1997, seção 1.
_____. Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem
observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para
instituições arquivísticas públicas. Diário Oficial [da] República Federativa do
Brasil. Brasília, nº 204, p. 16779, 24 de outubro de 1995, seção 1.
_____. Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais
para a eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal,
estados e municípios. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília,
nº 198, p. 20558, 11 de outubro de 1996, seção 1.
_____. Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a
eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder
Público. Diário Oficial [da] República Federativa do Brasil. Brasília, nº 97, p.
10718-10719, 23 de maio de 1997, seção 1.
_____. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada
da Resolução nº 04, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de
Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública:
Atividades-meio, a ser adotado como modelo pra os arquivos correntes dos órgãos
e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de
guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo relativos às Atividadesmeio da Administração Pública. Diário Oficial da República Federativa do Brasil.
Brasília, DF, p. 2, 8 de fevereiro de 2002, seção 1.
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria
Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispõe sobre os procedimentos para
utilização dos serviços de Protocolo no âmbito da Administração Pública Federal, para os
órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG. Diário Oficial [da]
República Federativa do Brasil. Brasília, nº 7, p.101 a 105, 9 de janeiro de 2003, seção 1.
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO (Brasil). Portaria
Normativa nº 3, de 16 de maio de 2003. Orienta os órgãos da Presidência da República,
Ministérios, autarquias e fundações integrantes do Sistema de Serviços Gerais – SISG,
quanto aos procedimentos relativos às atividades de Comunicações Administrativas, para
utilização do número único de processos e documentos. Diário Oficial [da] República
Federativa do Brasil. Brasília, v. 140, p. 80, de 19 de maio de 2003, seção 1.
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