A coleta e o tratamento das informações e o seu uso no
processo de tomada de decisões
Alfredo Fonceca Peris
As informações consistem, atualmente, na mais destacada e valorosa mercadoria
que uma empresa pode ter. Assim, o primeiro passo a ser dado, para que essa
mercadoria possua o valor real que ela tem é a sua coleta. E nesse quesito,
particularmente as empresas, deixam muito a desejar. Em poucas empresas existe
um setor, uma pessoa ou um grupo de pessoas responsáveis pela coleta de
informações, tanto internas quanto externas. Essas informações não são apenas
números. São todas as situações, variáveis e, também números, que envolvem a
ação da empresa, a ação dos seus concorrentes e o comportamento do mercado
onde ela atua e da comunidade onde ela está instalada. Portanto, a coleta de
informações precisa ser sistematizada, valorizada, compreendida e aceita por quem
dirige a empresa.
O segundo passo a ser dado, uma vez coletada a informação, é o seu tratamento. E
dentro dessa etapa, a separação por grupo, ou seja, se a informação é relativa a
recursos humanos, a comportamento do consumidor, a comportamento do
fornecedor, a mudança do trânsito na região onde a empresa está instalada, a
mudanças ambientais, a mudanças tecnológicas, por exemplo, é muito relevante.
Outra etapa importante é o armazenamento das informações num banco de dados
disponível para consultas pela direção da empresa, de uma forma rápida e ágil.
Para isso é necessário que a direção da empresa se acostume a usar e melhorar o
canal de comunicação criado para que essas informações cheguem na hora certa.
O terceiro passo é o mais difícil. Consiste na criação do hábito de consultar as
informações disponíveis antes de se tomar qualquer decisão. A partir do momento
em que se adquire esse hábito, inicia-se o quarto passo no qual se torna necessário
o desenvolvimento da capacidade de interpretação dessas informações. O que
aquele número ou informação atual ou passada significa para o futuro? Não é
exercício de futurologia, mas, sim, projeções futuras feitas com base no que
aconteceu ou está acontecendo e que consiste no quinto e último passo. Essa
capacidade é mais desenvolvida em algumas pessoas e menos em outras.
Todavia, a partir do momento em que se adquire o hábito de tomar decisões
consultando sempre as informações disponíveis e relevantes para o assunto, se
começa a desenvolver a capacidade de leitura dessas informações e projeções
futuras com base nas mesmas.
Portanto, o fluxograma dessa ação consiste em:
1º passo
Coleta da informação
2º passo
Tratamento da informação
3º passo
Consulta e uso das informações
pela direção da empresa
4º passo
Interpretação das informações
5º passo
Tomada de decisões
E como fazer isso? A primeira e mais importante fonte de informações é o setor de
contabilidade ou o próprio escritório contábil no caso de empresas que terceirizam a
sua contabilidade. A confecção do relatório diário de caixa, a separação e o envio
dos documentos e dos relatórios de caixa para a contabilidade, quinzenalmente,
fará com que o balancete contábil esteja disponível rapidamente, tão logo termine o
mês. Consequentemente, o balanço anual também estará fechado tão logo termine
o ano. É uma ação muito simples porem negligenciada pela maioria das pequenas e
médias empresas no Brasil.
A exigência de que cada setor tenha as suas estatísticas também é fácil de se obter
e muitas vezes negligenciada. Por exemplo, no caso do setor de produção de uma
empresa. Ajuda muito a coleta de informações sobre a produção diária.Quantos
dias foram trabalhados em determinado mês? Quantas pessoas trabalharam e
quantas horas foram trabalhadas? Quantas unidades foram produzidas? Quantas
horas foram destinadas ao retrabalho, ou seja, a consertos de peças com defeitos?
Qual o montante de matéria prima utilizada? Quantas horas-máquinas foram
despendidas? Quantas horas-máquinas foram perdidas em função de manutenção
preventiva? E de manutenção corretiva? São dados simples de serem coletados,
todavia, capazes de apontar onde estão os problemas mais graves e mais fáceis de
serem solucionados.
Da mesma forma, essa coleta de dados pode ser feita no setor de recursos
humanos, no setor comercial, no setor de pesquisa e desenvolvimento de novos
processos ou produtos, no setor de transportes e entregas, no setor administrativo
e no setor financeiro.
O mais importante é olhar para o fluxograma e começar. Muitas vezes, a
contratação de uma empresa de consultoria especializada poderá ser de muita valia
na montagem do sistema de coleta, tratamento e interpretação das informações. E
também pode ajudar a conscientizar a direção da empresa que a tomada de
decisões tendo como base informações passadas e presentes poderá ser uma
minimizadora de erros no futuro. Uma vez que tomar decisões somente com base
na experiência e no instinto, pode ser temerária num mundo em que as mudanças
são tão rápidas.
Alfredo Fonceca Peris é sócio-diretor da Peris Consultoria Empresarial
www.perisconsultoria.blogspot.com.br
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