Curso de Extensão a Distância
Administrar o tempo, segredo do sucesso.
O tempo passa, o tempo voa, mas ninguém pode reclamar: "ele tem o
mesmo tamanho para todos".
Pense no tempo como um baralho – diz o consultor americano Roy Alexander
no prefácio do Guia para a administração do tempo: "A cada dia, você recebe
um baralho novo exatamente como recebe 24 horas todos os dias. O que fazer
das cartas depende de você".
Nesse jogo de paciência, ninguém recebe nem mais nem menos cartas (ou
minutos). Cabe a cada um, portanto, distribuir as cartas da maneira mais
adequada possível. Claro que há cartas inesperadas – um telefonema urgente,
uma reunião desmarcada. Mas até com esses imprevistos é possível se
organizar. A primeira coisa a fazer é avaliar como você lida com isso. A
segunda? Interromper a choradeira de sempre e admitir: você tem tempo
suficiente, só precisa aprender a administrá-lo.
A chave da administração bem sucedida do tempo é programar-se com uma
meta específica. O primeiro passo é listar as metas mais importantes: vida
familiar, salário, vida conjugal, esportes, desenvolvimento profissional e
muito mais. Conforme ensina Roy Alexander: "Quando estiver tudo escrito,
refaça a lista em ordem de importância. Depois, estime o tempo gasto com
essas metas. Faça um acompanhamento. O tempo gasto é proporcional à
prioridade de cada meta?"
Para aprimorar a relação tempo-meta, Alexander recomenda:
1) Use "tesouras de poda": Corte as atividades que contribuem pouco para as
metas da sua vida. Se uma meta demanda muito tempo, corte o tempo pela
metade. E, principalmente, não gaste o tempo economizado em outra
atividade igualmente supérflua. Pergunte a si mesmo: esse é um projeto
prioritário?
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2) Guarde uma hora por dia para o planejamento: Com isso, você reduzirá
umas três horas por dia gastas com a execução de projetos mal elaborados.
3) Evite tarefas incompletas: Cada vez que você retoma um trabalho
interrompido, gasta mais tempo lembrando-se do que precisa fazer. Assim,
quando receber uma carta, responda imediatamente. Tome esse
procedimento com todas as tarefas que iniciou.
4) Delegue a subordinados as tarefas de rotina: Use o seu tempo com tarefas
que somente você sabe fazer.
De uma maneira ou de outra, esses conselhos foram incorporados por gerentes
e executivos entrevistados por Roy Alexander. Ler os seus depoimentos
também ajuda a montar seu próprio calendário. Veja um deles abaixo:
"Programo minhas sessões de trabalho com 90 minutos de cada vez. Esse é o
tempo máximo em que posso me concentrar produtivamente em um projeto.
Após cada sessão, dou atenção a telefonemas e mensagens que se
acumularam. A quebra da rotina reanima e logo estou pronto para outra
sessão de trabalho", diz o presidente de um banco americano. Ao final da
leitura, provavelmente, você cairá na tentação de estruturar um dia perfeito,
no qual você acorda na hora certa, não chega atrasado e, em 8 horas de
trabalho, consegue cumprir todos os compromissos pendentes. Mas tenha
calma: a preocupação com o perfeccionismo é tão ruim quanto a
desorganização.
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