Módulo NF-e
Manual de Utilização
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Conteúdo
Passo-a-passo para emissão de NF-e ................................................................................................................................ 3
1.
Obtendo seu Certificado Digital ................................................................................................................................ 3
2.
Registrando-se na Secretaria da Fazenda para Homologação (testes) .................................................................... 4
3.
Contratando o serviço de NF-e do SuasVendas.com ................................................................................................ 4
4.
Definindo as configurações para emissão de NF-e ................................................................................................... 7
5.
Convertendo Pedidos de Venda automaticamente em NF-e ................................................................................... 8
6.
Cadastrando uma NF-e ............................................................................................................................................. 9
7.
Adicionando produtos à NF-e ................................................................................................................................. 12
8.
Visualizando a NF-e ................................................................................................................................................. 13
9.
Enviar NF-e para a SEFAZ ........................................................................................................................................ 14
10.
Entendendo os status da NF-e ............................................................................................................................ 15
11.
Gerando o DANFE ............................................................................................................................................... 15
12.
Consultando Retorno (Resposta) da SEFAZ ........................................................................................................ 17
13.
Gerando o XML ................................................................................................................................................... 17
14.
Cancelando NF-e ................................................................................................................................................. 18
15.
Inutilizar numeração da NF-e .............................................................................................................................. 18
16.
Inutilizar numeração da NF-e em Lote................................................................................................................ 18
17.
Relatórios personalizados ................................................................................................................................... 19
18.
Personalização de campos da NF-e..................................................................................................................... 19
19.
Recadastrando na SEFAZ para usar a NF-e em modo de Produção.................................................................... 21
20.
Alterando a configuração do SuasVendas.com para NF-e em Produção ........................................................... 21
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Passo-a-passo para emissão de NF-e SuasVendas.com
Neste manual de utilização de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) do SuasVendas.com iremos detalhar passo-a-passo o
procedimento para que sua empresa possa emitir notas fiscais de forma simples e usando o melhor software de
vendas do Brasil: o SuasVendas.com.
1. Obtendo seu certificado tipo A1 ou A3
O primeiro passo para que você possa emitir NF-e no SuasVendas.com é adquirir seu certificado digital do tipo A1 ou
A3. Este certificado na realidade é um arquivo de computador ou um dispositivo de segurança (Token ou SmartCard)
que comprova que sua empresa é realmente quem ela alega ser. Ele armazena, de forma codificada, os dados de sua
empresa (CNPJ, Razão Social, Senha de Validação, etc).
Como obter o certificado?
O Certificado Digital pode ser obtido (comprado) através das seguintes empresas: Correios, CertiSign e Serasa. Uma
vez que você comprar seu certificado digital você poderá fazer o download dele ou ainda armazená-lo em seu
dispositivo de segurança (Token ou SmartCard).
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2. Registrando-se na Secretaria da Fazenda para Homologação (testes)
Agora que você já possui seu certificado digital você precisa se cadastrar no site da Secretaria da Fazenda de seu
Estado. Este cadastro é necessário para que você possa realizar testes (Fase de Homologação) na NF-e e então fazer
seu uso definitivo (Fase de Produção).
Neste primeiro momento, você fará o cadastro somente para ser autorizado pela SEFAZ a realizar testes (Fase de
Homologação) de NF-e. Durante a Homologação você poderá emitir quantas notas fiscais precisar para entender e
aprender a sistemática do emissor de NF-e do SuasVendas.com. As notas geradas durante a Homologação não tem
valor fiscal.
Importante: você deve fazer o cadastro individualmente para cada Estado que você possui empresa. Não é possível
fazer um único cadastramento em todos os Estados.
3. Contratando o serviço de NF-e do SuasVendas.com
Com seu certificado digital em mãos e cadastramento de Homologação concluído através do site da SEFAZ você já
está apto a usar a NF-e do SuasVendas.com.
O Serviço de NF-e está disponível no Plano Distribuidor Avançado do SuasVendas.com. Se você ainda não é cliente,
acesse www.SuasVendas.com e se cadastre no Plano Distribuidor Avançado, teste por 14 dias e faça a ativação de
sua assinatura. Você também pode ativar sua assinatura antes dos 14 dias de testes, basta enviar um e-mail para
[email protected].
Caso tenha dúvidas, entre em contato com nossa Central de Atendimento através do telefone (62) 3514-5144.
Cadastrando produtos para emitir NF-e
Antes de fazer as configurações necessárias para emitir suas NF-e é necessário que você cadastre seus produtos no
SuasVendas.com. Este procedimento pode ser manual (produto a produto) ou em lote (usando planilha de Excel no
Padrão SuasVendas.com).
Cadastro de produto
1. Clique no menu Produtos
2. Clique no botão Novo Produto
3. Preencha os campos de cadastro do produto e clique em Salvar
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Figura 1 - Cadastrando novo produto
Figura 2 - Detalhes de impostos no Produto
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Importando produtos via Planilha Excel
Nós sabemos que o cadastramento de produtos é algo dispendioso e é por isso que criamos o importador de
produtos do SuasVendas.com. Com ele você coloca sua lista de produtos em planilha Excel (baseado no Modelo
SuasVendas.com) e faz a importação de milhares de produtos em menos de 30 segundos. É uma ferramenta
fantástica e lhe economizará muito tempo.
1. Clique no menu Produtos
2. Clique no botão Importar
3. Na próxima página, faça o Download do Modelo da Planilha e insira seus produtos nesta planilha. Se
preferir, pode enviar sua planilha de produtos que podemos ajudá-lo na formatação (adequação) e
lhe enviar de volta para que você importe. Envie para [email protected]
4. Após adaptar a planilha, faça o envio da mesma, escolhendo a qual indústria (fornecedor) ela está
vinculada.
Pronto. Agora seus produtos já estão no SuasVendas.com e você pode ir para o próximo passo, que é configurar a
emissão de NF-e.
Importante: Na emissão de NF-e a SEFAZ valida todos os campos do produto (impostos, NCM, Código de barras, etc).
Se tiver algum campo inválido, a NF-e será rejeitada.
Dica: Se você quiser, pode cadastrar também seus Clientes para facilitar no momento de criar uma NF-e, pois os
dados dele poderão ser obtidos automaticamente a partir da NF-e. Os clientes também poderão ser importados via
Planilha Excel.
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4. Definindo as configurações para emissão de NF-e
Com o Certificado Digital, Cadastramento na SEFAZ (Homologação) e produtos cadastrados no sistema, vamos ao
próximo passo: Configurando o Emissão de NF-e do SuasVendas.com com seus dados:
1. Acesse sua conta no SuasVendas.com
2. Clique no menu NF-e
Figura 3 - Configurando o Emissor de NF-e do SuasVendas.com
3. Clique no botão Configurações, no canto superior direito da página de NF-e.
4. Na página de Configuração haverá 3 seções de cadastro: Informações do Emitente, Endereço e
Certificado Digital.
• Informações do Emitente: nesta seção você preencherá corretamente o cadastro de sua
empresa. Qualquer campo inválido aqui a SEFAZ rejeitará sua NF-e
• Endereço: os campos referentes ao endereço de sua empresa também serão validados junto
a SEFAZ na hora de enviar a NF-e, portanto, evite erros.
• Certificado Digital: nesta seção você escolherá o tipo do seu certificado (A1 ou A3). Caso o
seu certificado seja do tipo A1 você deverá fazer o upload (envio) para sua conta no
SuasVendas.com e informar a senha do Certificado. Se for do tipo A3, você deverá fazer o
download de um módulo auxiliar (SuasVendas NF-e) e configurá-lo informando seus dados
de acesso e selecionando o certificado a ser utilizado.
5. Na seção Informações do Emitente, vamos dar atenção especial aos seguintes campos: CRT, Série e
Ambiente.
• CRT – Este campo é o código de Regime Tributário de sua empresa.
• Série – É a série da NF-e, por padrão é mostrado a Série 1. A numeração das NF-e são feitas
em ordem crescente e leva em consideração a Série informada neste campo.
• Ambiente – Este campo você informa se as NF-e que serão emitidas estão em ambiente de
Homologação (testes) ou Produção. No SuasVendas.com você pode alterar este Ambiente
sempre que achar necessário, mas lembre-se de que as NF-e terão validade somente se
forem emitidas em Produção.
• Após preencher os campos, clique em Salvar.
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Dica: Neste momento , você usará o Ambiente de Homologação (Testes) para testar a
emissão de suas NF-e.
Figura 4 - Configuração do Emissor de NF-e
5. Convertendo Pedidos de Venda automaticamente em NF-e
A emissão de NF-e no SuasVendas.com pode ser feita incluindo produto a produto, como veremos na próxima seção,
ou então de forma “mágica”, onde você converte um pedido de vendas em uma NF-e com apenas um clique. Não
importa se seu pedido de venda possui 10, 100 ou 500 itens, com apenas um clique e num passe da mágica sua NF-e
é gerada.
1. Clique no menu Pedidos
2. Localize o Pedido que deseja converter em NF-e e selecione-o (clicando uma vez sobre ele)
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3. Em seguida, clique no botão Gerar NF-e
Figura 5 - Criando NF-e a partir de Pedidos
4. Pronto. Sua NF-e foi gerada com todos os itens do pedido e dados do cliente. Basta fazer uma
verificação e enviar sua NF-e para a SEFAZ processá-la.
Figura 6 - NF-e gerada a partir de pedido
6. Cadastrando uma NF-e
Já sabemos como fazer para converter um pedido em NF-e, mas há casos em que você quer gerar a NF-e
manualmente e no SuasVendas.com isso é extremamente simples e fácil de ser feito:
1. Clique no menu NF-e
2. Clique no botão Nova NF-e
3. Ao clicar no botão já será criada a NF-e e você poderá incluir os produtos, dados de clientes e outras
informações necessárias.
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Figura 7 - Cadastrando NF-e manualmente
Formulário de Cadastro de NF-e
O formulário de Cadastro da NF-e é divido basicamente em 5 seções: Informações Principais, Informações do
Cliente, Produtos, Cálculos dos Impostos e Informações sobre a Transportadora.
Dica: há outras informações que você pode adicionar através do botão Personalizar Campos.
•
Informações Principais
Figura 8 - Informações sobre a NF-e
o
Nesta seção são preenchidas informações básicas sobre a NF-e: Número da Nota (gerado
automaticamente), Série, Natureza da Operação, Forma de Pagamento, Tipo de Operação,
Finalidade da Emissão da NF-e e Data de Emissão.
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•
Informações do Cliente
Figura 9 - Informações sobre o Cliente da NF-e
Importante: Todas as informações (CPF, CNPJ e IE) devem estar corretas para que a NF-e não seja rejeitada pela
SEFAZ.
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•
Produtos
o Nesta seção é onde você poderá adicionar seus produtos clicando no botão Adicionar Produtos
ou simplesmente localizando o produto por código ou descrição.
Figura 10 - Incluindo produtos
o
•
Você poderá alterar ou visualizar as opções avançadas do produto (impostos e afins) dando dois
cliques sobre o nome incluso na NF-e.
Cálculos dos impostos
o Nesta seção é feito o detalhamento dos impostos incidentes na NF-e.
Figura 11 - Cálculo de Impostos
•
Informações sobre a Transportadora
o Os dados pertinentes a transportadora da NF-e são preenchidos nesta seção.
7. Adicionando produtos à NF-e
Para adicionar produtos à NF-e há duas formas: clicando no botão Adicionar Produtos ou adicionar os produtos por
código ou nome do produto. Veja imagem abaixo:
Figura 12 - Adicionando produtos na NFe
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Uma vez que adicionar, você poderá alterar o preço ou a quantidade. Para alterar dados de impostos e outras
informações dê dois cliques sobre o nome do produto na NF-e.
Depois de adicionar os produtos, clique no botão Salvar.
8. Visualizando a NF-e
Para visualizar a NF-e é simples:
•
•
•
Clique no menu NF-e
Escolha a NF-e que você quer visualizar
Clique no botão Visualizar
Figura 13 - Visualizar a NF-e
Figura 14 - Visualização da NF-e
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9. Enviar NF-e
e para a SEFAZ
O envio da NF-ee para a SEFAZ no SuasVendas.com é muito fácil:
1. Clique no menu NF-e
2. Selecione a NF-ee que deseja enviar
3. Clique no botão Enviar NF-e
4. Somente NF-e que estão com status “Em Digitação” ou “Validada” podem ser enviadas para a SEFAZ
5. Após clicar em enviar, você será redirecionado para uma página onde constará se a NF-e
NF foi validada com
sucesso ou se teve algum erro de validação.
Figura 15 - Resultado de Validação da NF-e
6. Caso tenha algum erro na validação clique no ícone
para ver quais são os erros e depois clique em
Corrigir para solucionar os problemas e fazer um novo envio.
7. Caso a NF-e seja válida,, clique no botão Enviar Notas Válidas para concluir o envio. Em alguns instantes você
receberá uma resposta da SEFAZ informando se ela foi Autorizada ou Rejeitada,
Rejeitada, caso rejeitada você poderá
checar o motivo, corrigir e reenviar. Se ela for Autorizada seu cliente receberá o XML e o DANFE
automaticamente no email cadastrado na emissão da nota.
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10.
Entendendo os status da NF-e
As NF-e emitidas pelo SuasVendas.com possuem diferentes situações (status) de acordo com a fase em que ela se
encontra no sistema. Vejamos quais são os Status disponíveis:
Figura 16 - Status da NF-e
Figura 17 – Visualizando a Legenda de Status da NF-e
11.
Gerando o DANFE
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é utilizado para acompanhar o trânsito da mercadoria. É
uma representação gráfica simplificada da Nota Fiscal Eletrônica, em papel comum e em via única e pode ser
impresso quantas vezes você precisar.
O DANFE é gerado a partir do momento em que você enviar a NF-e para a SEFAZ e ela ser AUTORIZADA. Uma vez
AUTORIZADA pela SEFAZ, você pode fazer o seguinte procedimento para imprimir:
1. Clique no menu NF-e
2. Escolha a NF-e que contenha o status AUTORIZADA
3. Clique no botão Gerar DANFE
15
Figura 18 - Gerar o DANFE
Figura 19 - Exemplo de DANFE do SuasVendas.com
16
12.
Consultando Retorno (Resposta) da SEFAZ
O processo de Consultar Retorno da SEFAZ é utilizado quando há algum atraso no processamento da NF-e quando
você clica no botão Enviar NF-e. Geralmente este processo leva cerca de 10 a 15 segundos para ser feito, porém, há
casos em que pode demorar um pouco mais e diante disso, você pode usar o botão de Consultar Retorno após
determinado tempo para saber se a NF-e foi autorizada pela SEFAZ ou não.
Esta opção é usada somente quando o Status da NF-e está marcado como “Enviada”.
13.
Gerando o XML
O XML é simplesmente um arquivo de computador que contém toda a informação da NF-e que foi autorizada pela
SEFAZ. Este arquivo pode ser enviado por email ou ser baixado (download) para que você integre com seu ERP.
1.
2.
3.
4.
5.
Clique no menu NF-e
Selecione a NF-e autorizada para gerarmos o XML
Clique na caixa de ações “Mais Ações”
Escolha a opção “Gerar XML”
O arquivo será gerado e será baixado para seu computador (geralmente dentro de sua pasta de Downloads
ou Documentos)
Outra opção também para gerar o XML é clicar com botão direito do mouse sobre a NF-e e escolher a opção Gerar
XML.
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14.
Cancelando NF-e
O procedimento de cancelamento da NF-e é possível através do SuasVendas.com, porém, deve-se obedecer ao
prazo máximo de 24 horas definido pela Receita Federal. Passado este tempo, não é possível fazer o cancelamento
da NF-e.
Para cancelar uma NF-e siga os passos:
1.
2.
3.
4.
5.
Clique no menu NF-e
Selecione a NF-e autorizada a ser cancelada
Clique na caixa de ações “Mais Ações”
Escolha a opção “Cancelar NF-e”
Digite o motivo do cancelamento com no mínimo 15 caracteres e clique em “Cancelar NF-e”
Figura 20 - Cancelando NF-e
15.
Inutilizar numeração da NF-e
O processo de inutilizar o número da NF-e é uma funcionalidade exclusiva do SuasVendas.com e permite que você
“isole” os números de NF-e que não serão mais utilizados. Somente NF-e com o status de Em Digitação, Validada ou
Inválida poderão ser inutilizadas.
Para inutilizar uma NF-e é simples:
1.
2.
3.
4.
Clique no menu NF-e
Clique na NF-e que deseja inutilizar
Clique na caixa “Mais Ações” e escolha “Inutilizar Numeração da NF-e”.
Basta informar o motivo com no mínimo 15 caracteres e clicar em Inutilizar NF-e
Importante: Uma NF-e não pode ser excluída em nenhuma hipótese.
16.
Inutilizar numeração da NF-e em Lote
No SuasVendas.com também é possível inutilizar a numeração da NF-e em lote, ou seja, você poderá inutilizar uma
faixa de numeração.
Para inutilizar uma faixa de numeração de NF-e faça o seguinte:
1. Clique no menu NF-e
2. Clique na caixa “Mais Ações” e escolha “Inutilizar Numeração em Lote”
18
3. Será mostrada uma caixa com os campos: Série, Número Inicial e Número Final.
Figura 21 - Inutilizando numeração de NF-e em lote
17.
Relatórios personalizados
No SuasVendas.com há os chamados “Filtros” que estão disponíveis em quase todas as páginas do software. Os
filtros são ferramentas que possibilitam a visualização personalizada de informações. Você pode filtrar por Data,
Total da NF-e e Status. Estes filtros também podem ser combinados e em seguida gerar relatório personalizado
clicando no link “Gerar Relatório”.
Figura 22 - Aplicando filtros para gerar relatórios
18.
Personalização de campos da NF-e
No formulário de cadastro de NF-e há vários campos predefinidos e outros “ocultos” que você pode adicioná-los.
Nesta seção vou explicar como fazer isso:
1. Clique no menu Configurações > Personalizar Campos
2. Escolha NF-e
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3. No campo “Escolha o campo” selecione os campos que deseja adicionar e clique em Adicionar. Após
isso, salve o seu formulário.
4. Nesta etapa você também poderá reordenar os campos da forma que precisar e achar mais viável
para sua organização.
Figura 23 - Personalizando campos de NF-e
Figura 24 - Vários campos adicionais na NFe
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19.
Recadastrando na SEFAZ para usar a NF-e em modo de Produção
Este procedimento é semelhante ao processo de cadastramento da NF-e para fins de homologação (testes), porém,
agora você optará pelo uso da NF-e para Produção. Desta forma basta alterar a configuração no SuasVendas.com
para que você possa definitivamente emitir suas NF-e para seus clientes.
Entre em contato com a SEFAZ de seu Estado e saiba como fazer este cadastrado para Produção da NF-e.
20.
Alterando a configuração do SuasVendas.com para NF-e em Produção
Por fim, uma vez que você já se cadastrou no ambiente de Produção para emissão de NF-e basta você acessar sua
conta e configurá-la para o modo Produção ao invés de Homologação:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Clique no menu NF-e
Clique no botão Configuração, no lado direito da página de NF-e
Será mostrado o formulário de cadastro
Altere o campo Ambiente para Produção
Clique no botão Salvar.
A partir de agora basta emitir suas notas fiscais normalmente e enviá-las para a SEFAZ.
Figura 25 - Configurando o Ambiente de Produção
21
Figura 26 - Alterando o campo Ambiente para Produção
Mais dúvidas?
Se tiver mais alguma dúvida ou precisar de qualquer ajuda entre em contato através do email
[email protected] e agende um horário para um treinamento rápido.
Software para Força de Vendas
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