Gerenciamento do ciclo de vida de um
documento
Simone de Abreu
“É o gerenciamento do ciclo de vida de todos os registros, em todos os tipos
de mídia, desde a criação até a destruição ou arquivo permanente. É um processo
que monitora documentos tais como papéis, livros, mapas, correio eletrônico,
conteúdo do website, fotografias ou mensagens durante o ciclo de vida dos
mesmos, desde o momento da sua criação até o momento em que são destruídos.
“ Gatner.
Gerenciamento de documentos (Document Management)
Todo o ciclo de vida de um documento pode ser gerenciado por meio de um
ambiente Document Management (DM) e, não, ser gerenciado, somente, após
sua conclusão.
O foco principal de um DM é, justamente, o controle do número de revisão,
versão, data de criação, autor, data de expiração etc.. Tais informações são
relevantes, pois, nesses sistemas, a informação é mais dinâmica.
Um ambiente DM, além de prover o gerenciamento de imagens, gerencia,
também, arquivos de editores de texto, planilhas e outras formas de documentos.
Como exemplo básico, podemos citar o gerenciamento de documentos para
efeito da certificação ISO 9000. Entretanto, as grandes aplicações acontecem na
área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. Nos últimos
anos, com a automação do escritório, o DM é perfeitamente viável para todos os
tipos de documentos de uma empresa. Hoje, essa tecnologia permite que seja
feito um monitoramento do acesso e uso em cada documento contido na base
de dados de um sistema de GED.
Funções de um ambiente do tipo DM
Reutilização
Criação
Alteração
Roteamento
Aprovação
Recuperação Armazenamento
Segurança
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2
Fase
Atividade
Criação
Criação do documento a partir de uma aplicação (exemplo:
editor de textos), captura por meio de digitalização ou
importação de legado, classificação da informação por
categoria ou tipo, indexação e definição do critério de
segurança.
Alteração
Controle de versão durante o ciclo de vida documental, que
deve implicar em publicar, somente, a versão mais recente,
permitir o acesso às versões anteriores (apenas com devida
autorização), comparar diferentes versões do mesmo
documento, criar, automaticamente, novas versões com
codificação própria em diversos níveis e, ainda, criar um
histórico de referência para auditoria.
Roteamento
Redirecionamento do documento a outro usuário (ou grupo)
antes de publicá-lo.
Aprovação
Disponibilização do documento para reutilização.
Recuperação
A pesquisa do documento que permita sua reutilização é feita,
geralmente, por meio de atributos (também chamados
propriedades ou índices) do documento, utilizando uma
linguagem de consulta. Há, ainda, outras técnicas de
recuperação de documentos como Texto integral (full-text
retrieval), por proximidade semântica, por fragmento de texto,
por fonética e por enciclopédia.
Arquivamento
O arquivamento pode ser feito on-line, near-line, off-line e
utilizando múltiplas mídias como discos óticos, CD, DVD, fitas,
discos magnéticos e, até, formatos analógicos como o
microfilme e o papel.
Descarte
Acontece quando o documento deixa de ser necessário,
tornando-se acordo com uma tabela de temporalidade préestabelecida.
Segurança
Controle do acesso em vários níveis como leitura, edição etc..
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Essa tabela reflete um ambiente, típico, de pessoas que trabalham
intensivamente em computadores.
Algumas funções típicas de um ambiente DM são:
Controle de versões de documentos
O controle de versões não é, simplesmente, guardar as diversas versões
dos documentos à medida que elas vão surgindo. Esse processo implica em:
• Publicar somente a versão mais recente do documento em uso e não
permitir que, acidentalmente, versões antigas sejam utilizadas.
•
Permitir que somente pessoas autorizadas vejam versões anteriores.
•
Permite acessar as versões para efetuar comparações entre elas.
• Criação automática de novas versões, mediante solicitação, com codificação
própria em, pelo menos, dois níveis.
•
Criar histórico de referências para auditoria.
Aplicações típicas em que o controle de versões é útil:
•
Controle de normas de qualidade.
•
Documentação de projetos.
•
Desenhos de manutenção de plantas instaladas.
• Criação de processos de compra ou outros em que documentos devem
ser, a todo tempo, revisados.
Documentação de sistemas de informática.
Documentos de engenharia com plantas industriais ou instalações (elétricas,
gás, telefonia etc.) apresentam-se como uma situação extrema, pois um
documento feito há 30 anos pode ser, ainda hoje, alterado.
Uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos
Esses modelos, conhecidos como templates, agilizam muito a criação de
novos documentos facilitando a padronização do documento dentro da empresa.
Por exemplo, se um usuário quiser enviar um fax, um modelo do documento
correspondente à área será fornecido. Nele estarão as informações necessárias
a serem preenchidas e, se for necessário criar um desenho, o mesmo será
repetido. Um formato será apresentado, exatamente, como deve ser criado para
que seja feito conforme as normas da empresa.
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Isso implica em padronizar, inicialmente, um grupo de documentos e a
empresa deverá criar, normalmente, novos padrões à medida que os
colaboradores necessitem.
Formulários eletrônicos e tecnologias como o xml permitem que, além de
criar documentos de maneira muito padronizada, possamos interagir com bases
de dados, permitindo a atualização automática desses documentos.
Integração com programas geradores de novos documentos
A integração entre o ambiente GED e programas geradores de documentos
permite que o usuário cadastre dados do documento somente uma vez, ou seja,
no próprio DM, pois, ao escolher o template desejado e com a integração pronta,
o usuário começará o documento já cadastrado no GED e no modelo desejado
(sem nenhum trabalho adicional).
A questão que resta refere-se às vantagens que essa iniciativa pode trazer
para a empresa. Com essa integração, a empresa ganha, conforme suas normas,
maior velocidade na codificação do documento e tem, além da segurança de já
possuí-lo gerenciado, a garantia de que os dados necessários à identificação do
documento estão registrados.
Tais integrações podem ser feitas, diretamente, na aplicação em uso no
momento (Word, Excel etc.).
Gerenciamento de documentos em construção
Um problema corrente, que ajuda a perder o controle da documentação de
trabalho do dia-a-dia, está na possibilidade do sistema não permitir que
documentos, ainda em construção, sejam gerenciados, pois, se forem concluídos,
poderão entrar no sistema. Por isso, é preciso fazer o documento fora do ambiente
GED para, somente depois de concluído, incluí-lo no ambiente.
É ideal que o repositório de documentos seja único e confiável e que, nunca,
não reste dúvida sobre qual versão é válida ou onde devemos procurar um
documento quando necessário. Uma forma muito interessante de resolver isso
é fazer com que o DM possa, também, controlar documentos que estão em
construção.
Itens de controle:
• Permitir uma identificação clara de que o documento em referencia está em
construção.
•
Identificar quem é o responsável pela alteração naquele momento.
• Não permitir que outros tenham acesso a essa versão em construção para
evitar que decisões sejam tomadas em função de documento incompleto.
•
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Integração com o sistema de controle de versões
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Fluxos documentais
O fluxo eletrônico de documentos possui algumas vantagens sobre o fluxo
em papel. Algumas possibilidades são:
• Uma notificação para verificar se um grupo de documentos pode ser
enviado a várias pessoas simultaneamente, pois, dessa forma, as pessoas
podem acessar, dessa maneira, o mesmo documento, sem precisar fazer várias
cópias dele.
• Mesmo distribuindo documentos a várias pessoas, não é necessário fazer
cópias eletrônicas para todas elas. Uma única cópia no ambiente DM é suficiente
e todos poderão ter acesso a essa versão válida. O índice que deve ser utilizado
para acessar o documento é enviado aos usuários.
• As notificações do ambiente DM podem ser integradas a sistemas de email, permitindo que, mesmo que o usuário não acesse o ambiente DM, ele
saiba que existe uma tarefa pendente a ser feita.
• É possível ver, pelo sistema, quem já verificou um documento, para poder
dar o encaminhamento necessário.
• Normalmente, o ambiente DM possui regras de segurança e permite
construção de fluxos documentais, impedindo que usuários não autorizados
aprovem documentos fora de sua competência.
• Podem ser criados grupos de trabalho para fins e tarefas específicas
(workareas), fazendo com que documentos desse grupo tenham tratamento
diferenciado como, por exemplo, evitar que outros os manipulem enquanto ele
estiver sendo trabalhado e notificar o ambiente DM sobre qual o grupo que está
fazendo a alteração.
Suporte a diversos tipos documentais
Pela possibilidade de reaproveitar documentos contidos no DM e, também,
os demais recursos de controle sobre documentos, armazenar documentos
em seu formato nativo digital passa a ser uma opção muito interessante.
O problema que isso gera é que, se muitos tipos documentais forem
utilizados, o visualizador nativo do DM pode não ser suficiente para o acesso de
toda a informação armazenada. Além dos documentos convencionais, como os
digitalizados, processados em editores de texto e planilhas e em ambientes
corriqueiros de trabalho, fala-se em armazenar tudo (pequenos bancos de
dados, apresentações de slides, páginas HTML, cronogramas de execução de
tarefas e obras, vídeos e sons digitais etc.) e, no fundo, chega-se à conclusão
de que, realmente, essas informações precisam ser armazenadas.
O DM permite que esses objetos sejam gerenciados com sucesso,
possibilitando uma flexibilidade nunca antes experimentada.
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XML (eXtensible Markup Language) - Linguagem extensível de formatação, o
XML é definido como formato universal para dados estruturados na Web. Esses
dados consistem em tabelas, desenhos, parâmetros de configuração etc.. A linguagem
trata, então, de definir regras que permitem escrever documentos de forma que sejam
adequadamente visíveis ao computador.
Leia o texto GED: assinatura digital e validade jurídica de documentos (www.ufmt.br/
cacomp/Downloads/monografias/GEDAssinaturaDigital.pdf)
Bibliografia básica:
BALDAM, R., VALLE, R., CAVALCANTI, M.
GED – Gerenciamento Eletrônico de
Documentos. 2.ed. São Paulo: Érica, 2002.
BALDAM, R. EDMS: Gerenciamento
Eletrônico de Documentos Técnicos. São
Paulo: Érica, 2004.
Bibliografia complementar:
Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação http://www.cenadem.com.br/
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