Boletim no 11B*
Política de Manutenção e Arquivamento de Documentos para o
Grupo de Gestão de Negócios e de Relacionamento
Entrada em Vigor: 11 de julho de 2012
Versão: 2
Autor: Grupo de Gestão de Negócios e de Relacionamento (BRM)
I. PERMANENTE
Os seguintes documentos de gestão de negócios e de relacionamento devem ser mantidos
permanentemente no sistema de gestão de documentos da Fitch Ratings:



Cartas de contratação;
Registro do status de solicitação e de não solicitação de cada rating de crédito; e
Contratos de confidencialidade assinados.
II. CINCO ANOS A PARTIR DA DATA DE CRIAÇÃO OU DE RECEBIMENTO
Os documentos a seguir ou outras comunicações (em conjunto, os “registros”) serão mantidos
por cinco anos a partir da data de criação ou de recebimento:

Comunicações eletrônicas ou escritas, recebidas ou enviadas pela Fitch e por seus
funcionários, relativas às negociações de tarifas;

Todos os materiais de marketing, incluindo as apresentações para emissores e banqueiros
exibidas para terceiros. As apresentações para emissores e banqueiros devem ser salvas
com o nome da empresa para a qual foram utilizadas. Os modelos de apresentação do
investidor devem ser salvos por data; e

Todas as comunicações eletrônicas internas e externas, recebidas ou enviadas, relativas
ao início, à determinação, manutenção, alteração ou retirada de um rating de crédito,
incluindo e-mails e pitchbooks que a Fitch recebe em relação a possíveis novos negócios.
Se as leis locais de uma jurisdição específica exigirem que os registros sejam mantidos por
período superior a cinco anos, o departamento jurídico informará, então, ao diretor global de
BRM (o “diretor global”) sobre o período de manutenção local. Uma vez informado pelo
departamento jurídico, o diretor global de BRM enviará notificação, por escrito, ao diretor
(*) Este documento é uma tradução do texto em inglês, fornecida apenas com o propósito informativo. Embora tenham sido
envidados esforços adequados na preparação desta tradução, a Fitch não assume qualquer responsabilidade por eventuais erros,
ambiguidades ou omissões que apareçam na tradução e/ou quaisquer outros danos (sejam diretos, indiretos, casuais,
consequentes ou punitivos) que possam surgir em conexão com esta tradução. Em caso de qualquer discrepância entre a tradução
e o texto original em inglês, que este documento pretende refletir, o texto do documento original em inglês deverá prevalecer.
Fitch Ratings – Política de Manutenção e Arquivamento de Documentos para o Grupo de Gestão de Negócios e de Relacionamento – 11 de julho
de 2012
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regional de BRM e ao diretor local de BRM, informando a estes sobre a exigência de
retenção de arquivos no país. Os diretores regional e do país enviarão uma confirmação, por
escrito, ao diretor global (i) confirmando o entendimento deles sobre a exigência de retenção
e (ii) indicando os procedimentos que eles pretendem adotar para assegurar que os registros
sejam mantidos pelo período que for necessário. Ao receber a aprovação por escrito do
diretor global para os procedimentos, o diretor de BRM no país registrará esses
procedimentos nos arquivos do escritório e enviará uma cópia destes ao grupo de
compliance.
(*) Este documento é uma tradução do texto em inglês, fornecida apenas com o propósito informativo. Embora tenham sido
envidados esforços adequados na preparação desta tradução, a Fitch não assume qualquer responsabilidade por eventuais erros,
ambiguidades ou omissões que apareçam na tradução e/ou quaisquer outros danos (sejam diretos, indiretos, casuais,
consequentes ou punitivos) que possam surgir em conexão com esta tradução. Em caso de qualquer discrepância entre a tradução
e o texto original em inglês, que este documento pretende refletir, o texto do documento original em inglês deverá prevalecer.
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