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S-DRE/2005/2551
Proc. DGF/001.05/3.46
N. º
N.
Proc.
GESTOR - PROCEDIMENTOS PARA USO DO SISTEMA DE CARTÕES
SIGE
ASSUNTO:
Atendendo a que vários serviços adoptaram o sistema de pagamentos através de cartões,
evitando a circulação, na escola, de numerário, os quais apenas são carregados em determinadas
máquinas e garantem todas as aquisições necessárias, no âmbito da escola;
Atendendo a que este procedimento pode conduzir ao registo, na tesouraria, de receitas
superiores às vendas registadas;
Considerando que importa definir regras para o registo contabilístico das operações
inerentes a este sistema;
Considerando que o registo contabilístico tem sido efectuado no programa GESTOR,
informa-se V. Exa. do seguinte:
1.
Pela venda dos cartões SIGE deve registar-se e cobrar-se uma guia de receita, sem
liquidar e classificar, para a conta bancária “FUNDO” do Banco Comercial dos Açores, conforme
figuras seguintes.
Paços da Junta Geral – Carreira dos Cavalos
9700-167 Angra do Heroísmo
Telef. 295401100
Fax 295401182
Email: [email protected]
http://srec.azores.gov.pt/dre
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Esta operação gerará um lançamento na contabilidade patrimonial (POC-Educação) a
débito da conta 1.2.1.1.1 – Fundo, o qual tem que se concluir manualmente, creditanto a conta
2.1.9.1 – Cartões SIGE.
Paços da Junta Geral – Carreira dos Cavalos
9700-167 Angra do Heroísmo
Telef. 295401100
Fax 295401182
Email: [email protected]
http://srec.azores.gov.pt/dre
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2.
Em simultâneo com o registo e cobrança da guia de receita relativa à venda dos
cartões SIGE, deve registar-se na Tesouraria um débito, pelo mesmo valor da guia de receita, para
a entidade de tesouraria “Cartões SIGE”, conforme figura seguinte.
Paços da Junta Geral – Carreira dos Cavalos
9700-167 Angra do Heroísmo
Telef. 295401100
Fax 295401182
Email: [email protected]
http://srec.azores.gov.pt/dre
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Este procedimento não gera qualquer movimento contabilístico na contabilidade
patrimonial, no entanto gera movimentos na conta corrente da entidade de tesouraria “Cartões
SIGE”, sendo que os valores a débito corresponderão às vendas de cartões SIGE (para obter essa
informação basta imprimir a listagem de movimentos da entidade de tesouraria, através do menu
Tesouraria, opção Entidades).
O registo do débito na entidade de tesouraria em simultâneo com o registo da guia de
receita, é fundamental para a preparação da conta de gerência pelo que não deverá ser esquecido.
3.
Pelas vendas efectuadas (nos bares, bufetes, papelaria, etc.) em que o meio de
pagamento seja o cartão SIGE (é necessário separar estas vendas das restantes), tem que se
introduzir uma guia de receita, liquidar e classificar, e proceder à cobrança da receita, à
semelhança das demais. No entanto, a cobrança não deverá ser feita para uma conta bancária, mas
antes para a entidade de tesouraria “Cartões SIGE”, conforme figuras seguintes.
Paços da Junta Geral – Carreira dos Cavalos
9700-167 Angra do Heroísmo
Telef. 295401100
Fax 295401182
Email: [email protected]
http://srec.azores.gov.pt/dre
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Fax 295401182
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Esta operação permitirá liquidar e cobrar as receitas para o artigo de receita adequado e
gerará os movimentos da contabilidade patrimonial adequados. O lançamento da cobrança da
receita, em vez de gerar um movimento contabilístico numa subconta da conta 121 – Depósitos à
Ordem, gera um movimento contabilístico a débito da conta 2.1.9.1 – Cartões SIGE, conforme
figuras seguintes.
Lançamento da
liquidação
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Lançamento da
cobrança
Por outro lado, esta operação gera automaticamente um crédito na conta corrente da
entidade de tesouraria "Cartões SIGE", conforme se pode ver na figura seguinte.
Assim, na conta corrente da entidade de tesouraria “Cartões SIGE” surgirão a débito os
valores das vendas de cartões e a crédito os valores das vendas cujo meio de pagamento foi o
cartão SIGE. O saldo representará os valores de vendas de cartões SIGE ainda não utilizados
como meio de pagamento em vendas.
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Assim teremos a débito as vendas de cartões e a crédito o valor das vendas pagas com os
cartões, sendo que o saldo representará os valores nos cartões ainda não utilizados. Aquando da
elaboração da conta de gerência, o saldo que possa existir nesta entidade de tesouraria "Cartões
SIGE" aparece como uma entrada por operações de tesouraria e como saldo para a gerência
seguinte por operações de tesouraria.
4.
Com alguma frequência e no limite antes da elaboração da conta de gerência haverá
que fazer um "encontro de contas" dos movimentos tesouraria "Cartões SIGE", ou seja, deve
entrar-se no registo de pagamentos e seleccionar débitos (aparecem com sinal positivo) e créditos
(aparecem com sinal negativo) de tal modo que o somatório seja nulo. Nessa altura deve procederse ao pagamento do valor nulo (existe um campo próprio no registo de pagamentos a entidades de
tesouraria que permite sinalizar o botão regularizações e que serve para estas situações).
Caso não seja possível encontrar débitos e créditos cujo somatório seja nulo, é sempre
possível reajustar o valor dos débitos (só os débitos) de maneira que o somatório seja nulo. Por
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exemplo, admitindo que selecciona todos os débitos e todos os créditos em aberto e que os valores
dos débitos excedem em 50 os valores dos créditos, como acontece na figura seguinte.
Neste exemplo haveria que ajustar o débito (ajustando o débito actual para 50 e criando
um novo débito de 50) de tal modo que um dos valores fosse 50, conforme se pode ver na figura
seguinte.
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Após este ajustamento do valor dos débitos, será então possível proceder ao encontro de
contas, conforme figura seguinte.
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Note-se que, neste exemplo, apenas ficam ainda pendentes de encontro de contas 50. Por
outro lado, para efectuar o encontro de contas sugere-se que seja criada uma folha de transferência
(por exemplo para a conta bancária CXTESOU), a qual deverá ser encerrada antes da elaboração
da conta de gerência.
Os encontros de contas através destas folhas de transferência não geram qualquer
movimento nas contas bancárias ou na contabilidade patrimonial.
Mais se informa que para o correcto funcionamento das instruções acima indicadas é
necessário estar instalada a versão 1.12 e efectuada a importação do FE_2005.txt que se encontra
disponível na página da DRE na Internet.
Com os melhores cumprimentos
A DIRECTORA REGIONAL
MARIA ISABEL DA CONCEIÇÃO LOPES RODRIGUES
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Telef. 295401100
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