O PROCESSO DE IMPLEMENTAÇÃO DO BALANCED SCORECARD:
CONSIDERAÇÕES ACERCA DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DA JUSTIÇA
FEDERAL DE SANTA CATARINA E SUGESTÃO DE PLANO DE AÇÕES.
Daiane De Bortoli, UFSC, [email protected]
RESUMO
Este artigoanalisa a elaboração do planejamento estratégico da Justiça Federal de Santa
Catarina,realizadoem 2009, para o período de 2010 a 2014, tendo como metodologia
oBalanced Scorecard.A pretensãoé sugerir ações para o Núcleo de Documentação,
visandoauxiliar na implementação do Planejamento institucional, garantindo o alinhamento
das atividades desta unidade ao que foi estabelecido em nível superior. Foi realizada uma
pesquisa contando com 17 respondentes.No decorrer do trabalho descreve-se a
instituição,apresenta-se
os
dados
coletados,
as
análisesdos
resultados,
as
ações
paraimplementação e a possibilidade de detalhamentopela ferramenta 5W2H. Ao final,as
considerações.
PALAVRAS-CHAVE
Planejamento Estratégico, Implementação, Alinhamento Estratégico.
1
INTRODUÇÃO
O presente artigobusca demonstrar a importância do Planejamento Estratégico como
instrumento de gestão das organizações que buscam eficiência, efetividade e eficácia na
prestação de seus serviços e oferecimento de seus produtos. O processo formal de
planejamento, para garantir os resultados pretendidos, deve ir além da formulação da
estratégia organizacional, desdobrada em objetivos e metas, este processo estratégico deve
consolidar a etapa de implementação e que a organização esteja comprometida com a
mudança.
Para maior compreensão do processo de planejamento, realiza-se um estudo de caso na
Justiça Federal de Santa Catarina, que no ano de 2009 aprovou seu Planejamento Estratégico,
para o período de 2010 a 2014. Neste contexto, o presente trabalho busca sugerir ações para o
Núcleo de Documentação da referida instituição, de modo a garantir que o Planejamento
Estratégico se efetive, adequando as atividades desta unidade específica ao que foi
estabelecido em nível superior. Tem-se por base as diretrizes estabelecidas pelo Conselho
Nacional de Justiça (CNJ), órgão responsável a nível nacional pelas ações de planejamento,
coordenação, controle e aperfeiçoamento dos serviços públicos no que se refere à prestação de
justiça.
Segundo Fernandes e Berto (2005) a administração estratégica é um processo amplo,
que envolve etapas de planejamento, execução e controle. Nesta concepção, o planejamento
estratégico é somente a primeira etapa do processo. Para os autores, [...] “Quando se formula
um plano, também devem-se encaminhar as questões referentes a como esse plano será
implementado”[...] (FERNANDES e BERTON, 2005 pg. 11). A proposta deste artigo, analise
do processo de formulação e proposição de ações com base nas diretrizes estratégicas, visa
contribuir para a implementação do planejamento estratégico e envolver o Núcleo de
Documentação em atividades alinhadas aos temas, objetivos e metas fixados pela instituição.
De modo a embasar a definição de ações e diagnosticar situações conflitantes com os
objetivos estratégicos, foi realizada uma pesquisa com os servidores e estagiários do Núcleo
em estudo, buscando verificar suas percepções a respeito do processo de formulação do
planejamento estratégico da Justiça Federal de Santa Catarina. Utilizando como referências os
dados obtidos, foi possível sugerir melhorias e identificar gargalos. A técnica de pesquisa
utilizada foi o questionário.
2
Para atingir bons resultados organizacionais a partir do planejamento estratégico, é
necessário que toda a instituição se comprometa com os temas e objetivos definidos para o
período. Os diferentes níveis organizacionais devem atuar de maneira alinhada e assim,
garantir que os esforços viabilizem a estratégia organizacional.
O artigo está estruturado, inicialmente, em uma análise acerca da Justiça Federal de
Santa Catarina, assim como a descrição do núcleo em estudo. Em um segundo momento,
realiza-se uma análise teórica e descrição da ferramenta Balanced Scorecard. Em seguida
apresenta-se a pesquisa realizada, sua análise e a interpretação dos dados coletados. Por fim,
as considerações finais justificam os argumentos apresentados.
O PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA JUSTIÇA FEDERAL DE
SANTA CATARINA - BRASIL
O Conselho Nacional de Justiça (CNJ), órgão regulador da atuação administrativa e
financeira dos tribunais, instituiu o Planejamento Estratégico do Judiciário. Este documento
foi consolidado no Plano Estratégico Nacional, a fim de modernizar as ações judiciárias e
definir diretrizes de atuação, de maneira a garantir a continuidade da atividade administrativa,
independente da alternância dos gestores.Com a resolução nº 69, de 31 de julho de 2009, do
Conselho da Justiça Federal, estabeleceu-se a elaboração do Planejamento Estratégico da
Justiça Federal em âmbito nacional. Em 22 de dezembro de 2009, com a publicação da
portaria nº 3909, fica aprovado o Planejamento Estratégico da Seção Judiciária de Santa
Catarina para o período de 2010 a 2014.
A elaboração do planejamento estratégico da Seção Judiciária de Santa Catarina baseiase noBalanced Scorecard, instrumento de gestão estratégica para atingir objetivos de longo
prazo. Através desta ferramenta, pretende-se a viabilização de questões como o
esclarecimento e a tradução da visão e da estratégia, a comunicação de medidas estratégicas e
objetivos a toda instituição, o planejamento e o estabelecimento de metas alinhadas às
iniciativas institucionais, a garantia do feedback, através de indicadores, e do aprendizado
organizacional(KAPLAN E NORTON, 1997).
O processo de elaboração de um scorecard é importante, de acordo com Kaplan e
Norton (1997), pois descreve a visão de futuro da instituição para toda a organização, criando
visões compartilhadas. Mostra a todos os funcionários e aos setores de que maneira podem
contribuir para o sucesso organizacional, tornando-os aptos a contribuir para a realização dos
3
objetivos. O escorecard tem como foco as mudanças, assim se ocorrer a identificação correta
dos objetivos e medidas a serem seguidas, a implementação será bem sucedida.
O Balanced Scorecard (BSC) trabalha com o estabelecimento de metas e objetivos
estratégicos e com a construção de indicadores, estes proporcionam o acompanhamento das
ações que estão sendo realizadas, de modo a verificar se estas estão de acordo com o que está
definido estrategicamente. Seguindo estas indicações, o planejamento estratégico da Seção
Judiciária de Santa Catarina tem como formato o estabelecimento de temas amplos. A partir
destes temas surgem os objetivos estratégicos, que são orientados por indicadores. Cada um
destes temas possui projetos relacionados, que irão garantir a efetivação dos objetivos.
Os indicadoresde cada objetivo descrevem o que se pretende alcançar. Para isto
institui algumas questões como: 1) o que medir? 2) quem mede? 3) quando medir? 4) onde
medir? 5) por que medir? 6) como medir?. Em seguida analisa-se em que estágio o objetivo se
encontra, considerando uma percentagem, indicando, a partir disto, uma meta de efetivação
para o período de 2010 a 2014.
O balancedscorecard (BSC) é uma ferramenta utilizada para entender a visão e a
estratégia da organização e a partir disto definir medidas de desempenho e indicadores.
Segundo Kaplan e Norton (1997), esta ferramenta deve traduzir a missão e a estratégia em
medidas tangíveis, representando um equilíbrio entre as condições externas, relacionadas aos
receptores dos produtos e serviços, como clientes, acionistas, e as medidas internas, voltadas
para melhoria dos processos críticos, do aprendizado e crescimento. Para tanto, o presente
artigo sugere ações que permitam a tradução e execução da estratégia em um núcleo
específico, o Núcleo de Documentação.
O NÚCLEO DE DOCUMENTAÇÃO E A IMPLEMENTAÇÃO DO PLANEJAMENTO
ESTRATÉGICO
A Seção Judiciária de Santa Catarina é composta, dentre outros núcleos, pelo Núcleo de
Documentação, que foi criado através da resolução nº 124 de 28 de novembro de 2005, tendo
como atribuições o gerenciamento da produção e eliminação de documentos da Subseção
Judiciária de Santa Catarina. Isto envolve procedimentos de criação, manutenção, utilização,
formas de conservação até o processo final de eliminação ou guarda permanente de
documentos.
4
O Núcleo de Documentação compõe a área administrativa da Seção Judiciária de Santa
Catarina e está vinculado diretamente à secretaria administrativa. Este núcleo é composto
pelas subáreas de arquivo judicial, arquivo administrativo, seção de autos findos, biblioteca,
além dos setores de memória institucional, de atendimento ao arquivo judicial e de pesquisa e
atendimento da biblioteca.Dos níveis organizacionais, o Núcleo de Documentação encontra-se
na área operacional, realizando atividades essenciais para garantir a efetividade dos serviços
públicos prestados aos cidadãos e a diminuição de gastos dos recursos públicos com a guarda
de documentos judiciais e administrativos.
O presente artigo apresenta como sugestão a proposição de ações específicas que
permitam a elaboração de um plano de implementação para o Núcleo de Documentação da
Seção Judiciária de Santa Catarina. Este plano visa garantir um alinhamento estratégico entre
os objetivos e metas definidos no planejamento institucional com a realidade do Núcleo e com
as atividades realizadas, propondo mudanças em processos e a incorporação de ações voltadas
para cada tema e objetivo estratégico estabelecido. Considera-se que os níveis operacionais
devem realizar atividades alinhadas com o que foi definido pela instituição, para que a
estratégia se efetive.
Existe uma interdependência entre a formulação e a implementação da estratégia, ambas
fazem parte de um mesmo processo. Para que o planejamento estratégico se concretize, é
fundamental a compreensão de que os planos a médio e curto prazo deverão ser instrumentos
de implementação da estratégia de longo prazo. As ações estratégicas devem ser executadas
de maneira conjunta e sincronizadas em todos os níveis organizacionais, assim os planos
táticos e operacionais devem estar alinhados à estratégia da organização.
De modo a identificar a percepção dos servidores a respeito do processo de formulação
do planejamento estratégico institucional e, vislumbrar possíveis ações que garantam a sua
efetiva implementação no Núcleo de Documentação e execução de atividades sincronizadas,
foi realizada uma pesquisa.Esta pesquisa classifica-se, segundo Gil (1999), como exploratória,
pois visa gerar hipóteses ou explicações prováveis e identificar áreas para um estudo mais
aprofundado sobre a natureza de um problema, tendo como principal característica a
informalidade, a flexibilidade e a criatividade. O instrumento de coleta de dados utilizado foi
um questionário com questões abertas, fechadas e mistas.Por ser um número pequeno de
respondentes, o resultado da pesquisa foi censitário, uma vez que todos os questionários
aplicados foram respondidos e que todos os servidores e estagiários foram contemplados na
pesquisa.
5
DEMONSTRAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
A pesquisa teve 17 respondentes, destes, 11 são servidores e 6 estagiários. Como a
população de estudo, apesar de abranger todos os servidores, foi pequena, o processo de
tabulação foi manual e simples. A tabulação simples consiste na contagem da frequência em
que uma resposta foi verificada, em cada categoria determinada nas perguntas fechadas.
Somente uma questão foi analisada pela tabulação cruzada, que identifica o tempo de
permanência no NDOC e o cargo/categoria em que pessoa está lotada.
Para facilitar a exposição dos dados quantitativos, estes foram distribuídos em tabelas e
para algumas questões foram utilizados gráficos representativos. No caso das questões
abertas, com análises qualitativas, as respostas foram interpretadas pela pesquisadora, de
modo condensar as respostas semelhantes. A seguir, apresenta-se a tabulação dos dados e
considerações relevantes sobre as informações obtidas.
Tabela 1 Quantidade de servidores do Núcleo de Documentação
Cargo / Função
Quantidade
%
Direção
1
5,8
Analista Judiciário
2
11,7
Técnico Judiciário
8
47,05
Estagiários
6
35,2
Total
17
100,00
Fonte: Da autora.
O Núcleo de Documentação é composto em 47,05% por técnicos judiciários, nota-se
uma concentração desta categoria em todos os setores que compões o Núcleo. A quantidade
de analistas judiciários é de 11,7%, nestas percentagens não está incluída a direção do Núcleo,
somente os demais servidores. Os estagiários representam um valor de 35,2% do total.
Tabela 2 Tempo de trabalho no Núcleo De Documentação.
Menos de 6 meses
6 meses a 1 1 a 3 anos
ano
Mais de 3
anos
Total
6
Direção
-
-
-
1
1
Analista
-
-
-
2
2
Técnico
2
-
1
5
8
Estagiários
4
-
2
-
6
Total
6
3
8
17
Fonte: Da autora.
Com relação ao tempo de trabalho no Núcleo, é possível perceber que, dos servidores
que compunham o Núcleo durante período da pesquisa, existe uma grande permanência no
Núcleo, visto que 47,05% das pessoas estão a mais de 3 anos prestando seus serviços. Nesta
permanência estão principalmente os técnicos judiciários (29,41% prestam serviços no setor a
mais de 3 anos), os analistas (11,7%) e a direção. No período menor de 6 meses encontram-se
principalmente técnicos e estagiários.
Tabela 3 Conhecimento dos projetos para o Núcleo de Documentação
Servidores
Estagiários
Conhece todos os projetos.
1
-
Conhece
projetos
alguns
4
2
Conhece somente os que
estão em andamento.
2
-
Não conhece.
4
4
somente
Fonte: Da autora.
7
Figura 1 Conhecimento dos projetos do NDOC
Tabela 4 Conhecimento do Planejamento Estratégico da Justiça Federal de Santa Catarina.
Servidores
Estagiários
3
1
do
5
2
Conhece somente questões
referentes ao Núcleo de
Documentação
2
-
Não conhece o Planejamento
5
3
Possui conhecimento
Conhece
partes
Planejamento Estratégico
Figura 2 Conhecimento do Planejamento Estratégico da JFSC
Tabela 5 A forma pela qual tomou conhecimento do Planejamento Estratégico.
Servidores
Estagiários
8
Cartazes
2
-
Intranet
6
3
Colegas de Trabalho
4
-
Reuniões
1
-
Outro
1
-
Não houve resposta
1
3
Fonte: Da autora
Figura 3 Instrumentos de divulgação
Tabela 6 Os servidores possuem conhecimento da Missão da Justiça Federal de Santa Catarina.
Servidores
Estagiários
Sim
6
4
Não
5
2
Fonte: Da autora.
Com base nos dados obtidos com as questões referentes à formulação do documento
final de planejamento estratégico, nota-se que 45,4% dos servidores que compõe o núcleo não
possuem conhecimento algum sobre os projetos previstos para o Núcleo de Documentação
para o período de 2010 a 2014. No número citado não estão incluídos os estagiários, onde
50% afirmam não conhecerem os projetos que se pretende desenvolver durante o período, no
total, 47,05% das pessoas que compõe o Núcleo não conhecem nenhum projeto do
Planejamento Estratégico. Os demais servidores afirmam conhecer apenas alguns projetos
9
pontuais (36,3%) e outros ainda responderam que conhecem somente os projetos que estão
em andamento atualmente (18,1%).
Sobre o documento final de Planejamento Estratégico fixado para a Justiça Federal de
Santa Catarina para o período de 2010 a 2014, suas diretrizes, objetivos estratégicos e demais
conteúdos, apenas três servidores e um estagiário afirmaram conhecer com bastante
propriedade o documento de Planejamento. A grande maioria dos servidores (45,5%) afirma
conhecer somente algumas partes do documento final, enquanto um dos servidores e três
estagiários não possuem conhecimento sobre o que se trata o Planejamento Estratégico e
também não conhecem o planejamento institucional.
A missão da instituição somente terá validade e será perseguida se todos que
contribuem para o desempenho das atividades e auxiliam na prestação dos serviços públicos
conseguirem compreendê-la e buscá-la em suas atividades diárias. A partir da pesquisa
realizada constatou-se que mais de 50% dos servidores (6 pessoas) do NDOC conhecem a
missão institucional, porém ainda assim, cinco servidores (45,4%) que fazem parte do Núcleo
não conhecem a missão da Justiça Federal de Santa Catarina.
O instrumento mais apontado como sendo o meio pelo qual os servidores e estagiários
tomaram conhecimento do planejamento estratégico foi através da INTRANET, página
eletrônica interna da Justiça Federal. Em seguida, os colegas de trabalho e os cartazes
distribuídos pelos murais da instituição foram responsáveis por divulgarem o planejamento.
A metodologia do BSC tem como foco a divulgação ampla, em toda a instituição, dos
objetivos, medidas estratégicas e da importância do planejamento para o futuro da
organização. Esta comunicação deve ser feita através de avisos, quadros de divulgação, meios
eletrônicos, entre outros. Nota-se que o foco da Justiça Federal foi utilizar o canal eletrônico
de comunicação interna, onde está disponível na íntegra o documento final de planejamento,
as resoluções de órgãos superiores, portarias referentes ao assunto, entre outros. A divulgação
ampla visa tornar públicas as ações que estão sendo pretendidas pelo planejamento, para o
período estipulado. Esta divulgação é utilizada principalmente para envolver os servidores no
processo e para que estes reconheçam a validadedo alcance destes objetivos estratégicos, e se
tornem agentes de efetivação do planejamento. O desconhecimento dos servidores sobre o
processo de formulação do planejamento demonstra um motivo pelo qual a implementação
possa ser dificultada, uma vez que ao compreender o processo, identifica-se mais facilmente a
importância das ações a serem realizadas para efetivá-lo.
10
Tabela 7 A percepção dos servidores sobre o Planejamento Estratégico Institucional.
Servidores
Estagiários
Consideram o Planejamento
Estratégico muito importante.
5
1
Necessário para melhoria dos
serviços
prestados
pela
instituição.
6
5
Dispensável. Não é essencial
para o desempenho das
atividades.
-
-
Desnecessário.
1
-
Desperdício de recursos.
1
-
Fonte: Da Autora.
Para que o Planejamento Estratégico tenha validade para a instituição e garanta que as
ações pretendidas sejam implementadas, é necessário que os servidores da Justiça Federal
compreendam a necessidade e a importância da elaboração de temas estratégicos, com
objetivos alinhados de maneira lógica e com projetos e ações que permitam a execução da
estratégia. Constata-se que a avaliação dos servidores com relação ao processo de
planejamento das diretrizes organizacionais e dos projetos pretendidos foi em sua maioria
(63,6%) considerado bom. Apenas um dos servidores afirmou que o processo de elaboração
foi ruim. Somente um dos servidores avaliou o processo de formulação como excelente,
afirmando que o planejamento estratégico da Justiça Federal está seguindo as diretrizes e está
alinhado com o planejamento estratégico de órgãos superiores, como o Conselho Nacional de
Justiça (CNJ), o Conselho da Justiça Federal (CJF) e o Tribunal Federal da 4ª Região. Estes
órgãos é que instituíram determinações para que o planejamento fosse realizado na Seção
Judiciária de Santa Catarina, atendendo às perspectivas superiores.
Os servidores que apontaram a formulação como boa justificam que os servidores foram
envolvidos no processo e tiveram oportunidade de sugerir alterações, no entanto, outros
afirmam que não houve envolvimento de todos os servidores, e sim uma concentração no
nível estratégico e tático da organização. Considera-se que o planejamento é bom, pois aborda
questões importantes no âmbito institucional de modo a buscaruma prestação de serviços mais
qualificada para a população. A afirmação ruim foi justificada pelo fato de não haver
11
divulgação do processo e envolvimento dos funcionários nas questões referentes ao futuro da
organização.
Tabela 8 O Planejamento Estratégico abrange a área de trabalho do servidor/estagiário nos projetos apresentados.
Servidores
Estagiários
Sim, em diversos projetos.
4
4
Somente
pontual.
4
-
Não abrange.
1
1
Não houve resposta
2
1
em
um
projeto
Fonte: Da autora.
A partir das respostas obtidas com a questão acima, referente à abrangência dos projetos
previstos no planejamento estratégico para o Núcleo de Documentação, é possível constatar a
justificativa da proposta deste artigo. Observa-se que ao menos 2 áreas não estão
contempladas nos projetos. Através da análise detalhada do planejamento estratégico,
constata-se que o Núcleo de Documentação possui apenas três projetos, um deles com foco na
biblioteca e outro no arquivo administrativo. O terceiro projeto é o “projeto reutilizar” que é
abrangente a todas as unidades da instituição.
De acordo com as afirmações dos servidores e estagiários, foram identificados pontos
que estarão norteando o plano de implementação proposto. Destaca-se que, apesar de os
servidores, em parte, afirmarem desconhecer o documento formal de planejamento, as
diretrizes e os projetos, nota-se ampla preocupação com os rumos da instituição, o
aprimoramento dos serviços prestados e a qualidade no desempenho das atividades diárias. Os
servidores reconhecem a importância de ações planejadas e valorizam a modernização e
aperfeiçoamento do serviço público. Em seguida, apresenta-se ações para auxiliar na
implementação do planejamento estratégico institucional.
A SUGESTÃO DE AÇÕES PARA IMPLEMENTAÇÃO DO BSC
12
Nesta seção são apresentadas ações que, ao serem desenvolvidas pelo Núcleo de
Documentação, podem auxiliar na consolidação dos objetivos estratégicos estabelecidos pela
Seção Judiciária de Santa Catarina. Tais ações estarão alinhadas ao planejamento estratégico
do Judiciário Federal, definido pelo Conselho Nacional de Justiça. Sugere-se também, o
detalhamento de cada ação, através da utilização da ferramenta 5W2H.
De acordo com a ferramenta 5W2H, cada atividade deverá prever os responsáveis pela
realização da ação, o tempo estimado para que esta ação se concretize em que local a
atividades será realizada. Também define-se o valor a ser gasto, a forma de realização e a
justificativa da ação, apontando a qual objetivo ela estará alinhada e os benefícios que trará
para a instituição.
Os temas estratégicos nos quais o planejamento se subdivide são Eficiência
Operacional, Acesso ao Sistema de Justiça, Responsabilidade Socioambiental, Alinhamento e
Integração, Atuação Institucional, Gestão de Pessoas, Infraestrutura e tecnologia,
Orçamento.Os temas possuem objetivos estratégicos relacionados a todas as áreas da Justiça
Federal de Santa Catarina. Estes temas apresentam os indicadores e projetos elencados para
cada objetivo específico.
A figura a seguir apresenta os temas estratégicos, vinculados aos objetivos estabelecidos
pela Justiça Federal e, na sequência, as ações sugeridas pelo presente artigo, de modo a
auxiliar na implementação do planejamento estratégico institucional. Cada ação apresentada
abaixo deve ser detalhada, para de fato alcançar os objetivos pretendidos. Sugere-se a
utilização da ferramenta 5W2H, de acordo com o modelo de ação detalhada, apresentada
como apêndice deste artigo, para dar suporte à elaboração das demais ações e verificar como
estas podem ser efetivas.
13
Figura 4 Ações para implementação do planejamento estratégico – Foco no Núcleo de Documentação
Fonte: Da autora
Os benefícios que se pretende alcançar com a efetivaçãodestas ações objetivam uma
melhoria na comunicação interna, a promoção de consciência coletiva entre os servidores e
estagiários, valorização do relacionamento do Núcleo com os demais setores institucionais e
com o ambiente externo da organização. Estas ações, por estarem vinculadas diretamente ao
planejamento estratégico, irão proporcionar uma visão de conjunto e de pertencimento, uma
vez que os servidores e estagiários estarão incluídos nas conquistas e resultados alcançados.
Com relação as dificuldades que poderão ser encontradas para a efetivação destas ações,
principalmente por se tratar de um órgão público, referem-se à falta de continuidade das
administrações da Justiça Federal, tanto no nível de Direção do Foro da Seção Judiciária,
como na direção do Núcleo de Documentação. O conservadorismo, o medo das mudanças,
14
presentes em inúmeras organizações, não exclusivamente do serviço público, podem tornar-se
um complicador na execução das ações propostas.
Ressalta-se que, após a formulação do planejamento estratégico este deve ser posto em
prática através de planos de ação, no entanto, estes planos não são imutáveis, eles podem ser
revistos e avaliados constantemente, buscando o melhor para a organização. As ações
propostas devem se adequar a estas mudanças e assim, de fato contribuir para uma melhor
prestação dos serviços pela Justiça Federal de Santa Catarina.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Este artigo buscou realizar um estudo sobre o Planejamento Estratégico da Justiça
Federal de Santa Catarina instituído em 2009, para o período de 2010 a 2014. O planejamento
é resultado das diretrizes designadas pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) a todos os
órgãos do judiciário brasileiro. Neste viés, tais diretrizes nortearam a definição de ações,
direcionadas ao Núcleo de Documentação, pertencente à Seção Judiciária de Santa Catarina,
de modo a garantir o alinhamento das atividades operacionais à estratégia estabelecida para o
período.
Este artigo sugere, através da analise do planejamento estratégico institucional e
tomando-o como parâmetro, ações alinhadas aos objetivos estratégicos, com vista a alcançar
as metas e os resultados esperados pela instituição. Tais ações englobam as diferentes
subáreas que compõe o Núcleo de Documentação e podem ser detalhadas, como sugerido pela
ferramenta 5W2H, em um plano de implementação.
Os aspectos positivos gerados com a adoção da proposta de intervenção garantem a
prestação de serviços públicos de maneira efetiva e eficaz, vinculadas a um contexto amplo,
que é resultado de um pensamento estratégico, em nível nacional. Em relação aos pontos
fracos, é possível que os servidores não se motivem a aderir às atividades propostas, por não
considerarem a importância do planejamento a longo prazo, porém, esta consideração esbarra
na pesquisa realizada, que demonstrou que os servidores são conscientes em relação à
importância do planejamento estratégico.
Ressalta-se que pensar e efetivar ações estratégicas exige uma readequação de
comportamentos e em alguns casos, uma alteração nas atividades desempenhadas. No entanto,
sabe-se que existe grande resistência para a mudança, nas diferentes organizações e inclusive
no serviço público. Uma característica do serviço público que pode interferir na
15
implementação do plano de ações é a mudança frequente na gestão, que na Justiça Federal
ocorre a cada dois anos. Os interessados podem considerar as atividades propostas com
impactos pouco relevantes no âmbito interno e externo da instituição.
O planejamento estratégico foi instituído em 2009 na Justiça Federal de Santa Catarina,
pouco antes da realização da pesquisa em 2010, com isso nota-se uma falta de conhecimento
por parte dos servidores sobre os projetos previstos e sobre os benefícios que podem ser
gerados através deste método de gestão. No entanto, a maior parte dos servidores considerou
o planejamento estratégico muito importante e necessário para a melhoria dos serviços. Este é
um indicador de que, reconhecendo as virtudes das ações propostas, certamente elas serão
incorporadas às atividades diárias do Núcleo.
Pela pesquisa realizada, verificou-se baixo conhecimento por parte dos servidores e
estagiários dos projetos pretendidos para o período de 2010 a 2014. É possível identificar que
o principal instrumento de divulgação do planejamento foi pela intranet. Entende-se que, a
partir da ferramenta do Balanced Scorecard, a divulgação do Planejamento Estratégico deve
ser reforçada, de modo a permitir maior aderência de todas as unidades institucionais e dos
servidores na aplicação dos objetivos estratégicos.
Recomenda-se a valorização da comunicação interna como forma de motivar todos os
envolvidos a adotarem a estratégia organizacional como rumo das próprias ações individuais.
É indispensável a colaboração de todos na execução de ações alinhadas e voltadas para a
mesma direção. Os servidores e estagiários devem possuir um sentimento de pertencimento e
confiança na organização, para assim sentirem-se determinados a buscar o melhor na
prestação dos serviços. É necessário valorizar o capital social interno através de ações em
grupo, compreender a instituição de modo sistêmico e reconhecer que as atividades
executadas individualmente pertencem a um conjunto e afetam o desenvolvimento dos demais
setores.
Através do estudo realizado, observa-se ausência de divulgação das propostas e
implementação do planejamento estratégico. A falta de publicidade enfraquece a credibilidade
do planejamento estratégico e desgasta a imagem desta ferramenta como promotora de
mudanças eficazes nos serviços prestados. Assim, o Núcleo de Documentação, como
percussor na implementação de ações complementares, que estão alinhadas aos objetivos
estratégicos, servirá como referência para os demais setores se envolverem no processo de
implementação do Planejamento Estratégico.
16
Com a finalidade de verificar a concretização dos objetivos estratégicos, através dos
projetos executados, aponta-se como sugestão a criação de uma cultura de avaliação periódica
das ações realizadas pela instituição, em especial as ações desenvolvidas pelo Núcleo de
Documentação. Esta avaliação poderá garantir que as ações desempenhadas que não trazem
resultados favoráveis possam ser readequadas aos padrões esperados. A Justiça Federal
apresenta com clareza seus objetivos e indicadores, que são parâmetros nacionais, estes são
fatores que facilitam a avaliação dos projetos. Sugere-se a avaliação voltada para os objetivos
ou então avaliação participante.
O Planejamento Estratégico é uma ferramenta essencial para as instituições que atuam
em um ambiente de mudanças intensas e que estão preocupadas com a efetividade e a
qualidade de seus serviços. No entanto, para que as estratégias pretendidas viabilizem
mudanças estruturais, é fundamental a aderência de todos os envolvidos aos objetivos
pretendidos e que ações sejam realizadas de modo a traduzir e executar a estratégia.
REFERÊNCIAS
BRASIL. Portaria nº 3909, de 22 de dezembro de 2009. Aprova o Planejamento Estratégico
da Seção Judiciária de Santa Catarina.
FERNANDES, Bruno Henrique Rocha; BERTON, Luiz Hamilton. Administração
estratégica: da competência empreendedora à avaliação de desempenho. São Paulo:
Saraiva, 2005. 264p.
GIL, Antonio Carlos. Métodos e técnicas de pesquisa social. 5.ed São Paulo: Atlas, 1999.
XVI,201p.
INTRANET JFSC. Justiça Federal de Primeiro Grau em Santa Catarina. Disponível em:
<http://intranet2.jfsc.gov.br/index.php> Acesso em: mar/2010.
KAPLAN, Robert; NORTON, David. A estratégia em ação: Balanced Scorecard. Tradução
Luiz Euclydes Trindade Frazão Filho. Rio de Janeiro: Elsevier, 1997.
PORTAL DA JUSTIÇA FEDERAL DA 4ª REGIÃO. Seção Judiciária deSanta Catarina.
Disponível em: <http://www.jfsc.gov.br/> Acesso em: mar/2010.
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Tema:
Alinhamento e integração
Objetivo Estratégico 10:
Fomentar a integração e a troca de experiências entre as unidades da Seção Judiciária de
Santa Catarina e entre os órgãos da Justiça Federal da 4ª Região.
Descrição do Objetivo:
Promover a integração das unidades da Seção Judiciária de Santa Catarina e dos órgãos
da Justiça Federal da 4ª Região mediante o compartilhamento de experiências e de
soluções jurídicas e administrativas.
Ações Estratégicas:
Ação 10.1: Criar o programa “Melhores práticas do NDOC”
Responsável:
Direção e Supervisores do Núcleo de Documentação
Local:
Justificativa:
Meios:
Quando:
Núcleo de Documentação
Demonstrar as práticas realizadas pelo NDOC de modo a servir de
exemplo aos demais órgãos do Judiciário.
Criar uma cultura de integração com as Seções Judiciárias pertencentes
à 4ª região.
Como o processo de eliminação de autos findos é inovador na Justiça
Federal, o NDOC pode contribuir com esta experiência para auxiliar aos
demais órgãos que estão aderindo ao processo eletrônico e também
contribuir para diminuição de custos operacionais com arquivos.
Este é um meio de buscar outras práticas realizadas pelo Núcleo para
serem repassadas às demais unidades da Justiça Federal.
Através da interação com as demais Seções Judiciárias, identificar
outras ações e métodos a serem adotados pelo Núcleo.
Facilidade na busca de soluções para os problemas diários, pois possui
como base ações realizadas por outras instituições.
Adoção de práticas diferenciadas.
Estímulo à inovação e identificação de novas práticas.
Criar um relatório, demonstrando a metodologia de eliminação, as
práticas realizadas para solucionar as dificuldades encontradas durante o
processo, a quantidade de processos já eliminados, os benefícios para a
Justiça Federal, entre outros.
Fazer um levantamento de outras práticas inovadoras realizadas no
Núcleo, e divulgá-las em toda a Justiça Federal e as Seções Judiciárias
da 4ª região.
Solicitar reuniões de integração e de compartilhamento de boas práticas
com os setores correspondentes ao NDOC, nas Seções Judiciárias do
Rio Grande do Sul e do Paraná.
Identificar ações inovadoras que podem ser adotadas pelo Núcleo.
Setembro de 2012 – Contínuo
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