1.0
Administração de Instâncias
Apresentação
Este documento tem por objetivo auxiliar a usabilidade do aplicativo IOB Administração de Instâncias de maneira
simplificada e ilustrativa.
2
1.0
Sumário
1.0 – O que é o IOB Administração de Instâncias, 4
7.0 – Funcionalidades, 17
2.0 – Estruturas dos Estabelecimentos, 4
7.1 – Convidar empresa, 17
3.0 – Estruturas dos Perfis de Usuários, 7
7.2 – Atribuir/Retomar licença, 19
4.0 – Primeiro Acesso, 9
7.3 – Convidar usuário, 20
4.1 – Welcome, 9
7.4 – Editar empresa, 22
4.2 – Cadastro de Usuário e Senha, 10
7.5 – Busca Global, 24
4.3 – Cadastro de Empresa, 11
7.6 – Filtro, 24
5.0 – IOB Administração de Instâncias, 12
7.7 – Refresh, 24
5.1 – Esqueci a Senha, 13
6.0 – Informações de Cabeçalho, 14
7.8 – Expandir todos, 25
6.1 – Tipo, 14
6.2 – CNPJ/CPF, 14
6.3 – IE, 14
6.4 – Razão Social, 14
6.5 – Licença de Uso de Software, 14
6.6 – Módulos, 15
6.6.1 – ECD, 15
6.6.2 – EFD ICMS/IPI, 15
6.6.3 – EFD-CONTRIBUIÇÕES, 15
6.6.4 – SINTEGRA/SEF I, 15
6.6.5 - ECF, 15
6.6.6 – CRUZAMENTOS, 15
6.7 – Asterisco, 16
7.9 – Fechar até GE, 25
7.10 – FAQ, 25
7.11 – Tutorial, 25
7.12 – Meu Cadastro, 25
7.13 – Alterar Senha, 26
7.14 – Sair, 26
7.15 – Relatórios, 26
7.15.1 – Relatório de Assinatura, 27
7.15.2 – Relatório de Usuabilidade, 29
7.15.3 – Relatório de Usuários, 31
8.0 – Suporte Técnico, 33
3
1.0
O que é o IOB Administração de Instâncias?
O IOB Administração de Instâncias é o aplicativo que proporciona o gerenciamento do programa IOB Auditor Eletrônico SPED,
com as principais funcionalidades:
2.0
• Gerenciamento dos estabelecimentos que serão utilizados nas auditorias eletrônicas;
• Gerenciamento de licenças por módulo;
• Gerenciamento de usuários; e
• Relatórios gerenciais para controle de usabilidade.
Estruturas dos Estabelecimentos
Para utilização do IOB Auditor Eletrônico SPED é necessário criar uma estrutura organizacional no IOB Administração de
Instâncias com o propósito de convidar e cadastrar as empresas que usufruirão do mesmo.
Exemplo 1:
Inicialmente o convite será
disponibilizado para os níveis
organizacionais “Canal” ou
“Grupo Econômico”.
I
Instância
C
Canal
Nível de Geração de Licenças
(IOB Administração de Instâncias)
IOB
Nível Organizacional
(IOB Administração de Instâncias)
IOB ou Cliente
GE
Grupo Econômico
Nível Organizacional
(IOB Administração de Instâncias)
Cliente
M
Matriz
Nível de Utilização
(IOB Auditor Eletrônico SPED)
Cliente
F
Filial
Nível de Utilização
(IOB Auditor Eletrônico SPED)
Cliente
4
2.0
Estruturas dos Estabelecimentos
Exemplo 2:
Estrutura simples no IOB Administração de Instâncias (Faturamento via Canal):
Exemplo 3:
Estrutura simples no IOB Administração de Instâncias (Faturamento via Grupo Econômico):
5
2.0
Estruturas dos Estabelecimentos
Conceito:
Instância - Trata-se do CNPJ onde exista o perfil de distribuição completa das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED.
Canal - Trata-se do CNPJ com perfil de comercialização e distribuição de licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED.
Obs. Este nível tem a finalidade de gerenciar o(s) respectivo(s) Grupo(s) Econômico(s), bem como, administrar suas licenças e criar
novos grupos.
Grupo Econômico - Trata-se do CNPJ com perfil de comercialização e distribuição das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED
dentro de um conglomerado empresarial.
Obs. Este nível tem a finalidade de gerenciar a(s) respectiva(s) Matriz(s), bem como, administrar suas licenças e criar novas
empresas matrizes.
Matriz - Trata-se do CNPJ + I.E com perfil de utilização das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED.
1ª Obs. Este nível tem a finalidade de gerenciar a(s) respectiva(s) Filial(s), bem como, administrar suas licenças e criar novas
empresas Filiais.
2ª Obs. Neste nível você poderá efetuar as respectivas auditorias conforme empresa matriz, sendo possível auditar os módulos
(ECD, EFD CONTRIBUIÇÕES, EFD ICMS/IPI, SINTEGRA/SEF I, ECF e CRUZAMENTOS).
Trata-se do CNPJ + I.E com perfil de utilização das licenças do IOB Auditor Eletrônico SPED.
Obs. Neste nível você poderá efetuar as respectivas auditorias conforme empresa filial, sendo possível auditar os módulos (EFD
ICMS/IPI, SINTEGRA/SEF I e CRUZAMENTO “EFD ICMS/IPI vs SINTEGRA/SEF I).
6
3.0
Estruturas dos Perfis de Usuários
O perfil de usuários tem a finalidade de distinguir as respectivas permissões de uso do sistema por usuário.
1ª Obs. Todas as empresas terão um ou mais usuário(s) “Administrador(es)” que gerenciará a mesma.
Exemplo 1:
Administrador
Nível Supremo
Permite acesso completo a todas as funcionalidades
do IOB Administração de Instâncias e IOB Auditor
Eletrônico SPED.
Gerencial
Nível Operacional
Restringe a utilização das funcionalidades de convidar
empresa e distribuir ou retomar licenças ainda
permitindo uso do IOB Auditor Eletrônico SPED.
Consulta
Nível de Análise
Permite somente visualizar os resultados das auditorias
e relatórios do IOB Auditor Eletrônico SPED executados
pelos níveis superiores.
2ª Obs. Poderá convidar novos usuários conforme seu respectivo nível ou abaixo a sua estrutura.
3ª Obs. Nos níveis de Matriz e Filial existe a possibilidade de restringir o acesso conforme módulo desejado, vide exemplo a seguir:
7
3.0
Estruturas dos Perfis de Usuários
Exemplo 2:
Tela de convite - IOB Administração de Instâncias:
Conceito:
Administrador - Os usuários administradores são aqueles com perfil de criar empresas e administrar licenças, bem como incluir
e administrar usuários do mesmo nível ou abaixo. Este usuário tem o acesso supremo com uso completo em ambos os sistemas
IOB Auditor Eletrônico SPED e IOB Administração de Instâncias, o mesmo deverá efetuar o preenchimento completo e correto dos
dados cadastrais das empresas em que administra.
Gerencial - Os usuários gerenciais são aqueles com o perfil parcial de utilização do sistema, o mesmo poderá incluir e administrar
usuários do mesmo nível ou abaixo. Este usuário terá acesso operacional, bem como a possibilidade de efetuar auditorias e
visualizar os relatórios no IOB Auditor Eletrônico SPED, restringindo as funcionalidades de convidar empresa e administrar as
licenças no IOB Administração de Instâncias.
Consulta - Os usuários consulta são aqueles com o perfil de análise, o mesmo poderá incluir e administrar usuários do mesmo
nível. Este usuário terá acesso para visualizar os retornos das auditorias e relatórios processados pelos níveis superiores no IOB
Auditor Eletrônico SPED não possibilitando acesso as acesso as funcionalidades do IOB Administração de Instâncias.
8
4.0
Primeiro Acesso
4.1 - Welcome
Solicite um treinamento gratuito conforme diretrizes expostas na welcome.
Caso deseje seguir com usabilidade do IOB Administração de Instâncias poderá utilizar este tutorial como instrumento de apoio.
9
4.0
Primeiro Acesso
4.2 - Cadastro de Usuário e Senha
Receberá um e-mail com o link para cadastro de usuário e senha, conforme o exemplo abaixo.
Obs. Deverá efetuar o preenchimento dos dados solicitados, sendo que o usuário sempre será o e-mail que já estará definido.
É importante sempre informar o DDD e telefone para eventuais contatos.
Exemplo:
10
4.0
Primeiro Acesso
4.3 - Cadastro de Empresa
No mesmo e-mail de convite conforme demonstrado anteriormente haverá um segundo link para efetuar o cadastro da Empresa.
1ª Obs. Deverá verificar hierarquia de estrutura dos estabelecimentos conforme apresentado no início deste documento e a condição
onde foi enquadrado na aquisição do produto, considerando Canal ou Grupo Econômico. Sempre deverá executar o cadastro pelo link
encaminhado no convite. O sistema não permite que se faça o cadastro diretamente pelo IOB Administrador de Instância.
2ª Obs. Lembrando que para utilização do IOB Auditor Eletrônico SPED é preciso criar uma empresa “Matriz” ou “Filial”
contemplando de suas devidas licenças vigentes em seu respectivo módulo.
Exemplo:
11
4.0
Primeiro Acesso
4.3.1 - Tratativa para SCP
Caso o cliente esteja sujeito a este tipo de cadastramento deverá seguir conforme exemplo abaixo:
Cadastro de Empresa Matriz (Participante de SCP)
Considerações:
1) Caso a opção “Participante de SCP como Sócio Ostensiva” seja SIM o cliente deverá cadastrar suas respectivas SCP´s usando o botão
até cadastrar todas as suas SCP´s. Após o cadastramento de todas SCP´s basta clicar no botão
e Finalizar seu Cadastro com
sucesso.
2) Caso a opção “Participante de SCP como Sócio Ostensiva” seja NÃO o cadastro permanecerá normalmente.
12
5.0
IOB Administração de Instâncias
Exemplo 1:
Tela de Login:
13
5.0
IOB Administração de Instâncias
Exemplo 2:
Tela principal / Dashboard - estrutura hierárquica simples:
5.1 - Esqueci a Senha
Esta funcionalidade tem por finalidade modificar a senha.
Exemplo:
14
6.0
Informações de Cabeçalho
6.1 - Tipo
Estrutura dos estabelecimentos abreviados conforme hierarquia.
I - Instâncias
C - Canal
GE - Grupo Econômico
M - Matriz
F - Filial
6.2 - CNPJ/CPF
CNPJ da empresa conforme a definição do usuário.
6.3 - IE
IE da empresa conforme a definição do usuário.
6.4 - Razão Social
Razão Social da empresa conforme cadastrado pelo usuário.
6.5 - Licença de uso de software
Rec - Licenças Recebidas;
Distr - Licenças Distribuídas;
Ativ - Licenças Ativadas;
Disp - Licenças Disponíveis.
Obs. Após ativação da licença conforme primeiro processamento no IOB Auditor Eletrônico SPED a mesma ficará vinculada.
15
6.0
Informações de Cabeçalho
6.6 - Módulos
6.6.1 - ECD
Escrituração Contábil Digital.
Abreviação do Módulo: ECD.
Obs. A respectiva auditoria somente será realizada no nível de matriz.
6.6.2 - EFD-ICMS/IPI
Escrituração Fiscal Digital (ICMS/IPI).
Abreviação do Módulo: EFD.
Obs. A respectiva auditoria poderá ser realizada nos níveis de matriz e filial.
6.6.3 - EFD-CONTRIBUIÇÕES
Escrituração Fiscal Digital (Contribuições - “PIS/ COFINS”).
Abreviação do Módulo: EPC.
Obs. A respectiva auditoria somente será realizada no nível de matriz.
6.6.4 - SINTEGRA/SEF I
SINTEGRA - Sistema Integrado de Informações Sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços.
SEF - Sistema de Escrituração Fiscal.
Abreviação do Módulo: SIN.
Obs. A respectiva auditoria poderá ser realizada nos níveis de matriz e filial.
6.6.5 - ECF
Escrituração Contábil Fiscal
Abreviação do Módulo: ECF.
Obs. A respectiva auditoria somente será realizada no nível de matriz.
16
6.0
Informações de Cabeçalho
6.6.6 - CRUZAMENTOS
Cruzamentos dos Arquivos seguintes:
ECD x EFD ICMS/IPI (Consome somente licença da matriz);
ECD x EFD CONTRIBUIÇÕES (Consome somente licença da matriz);
ECD x DIPJ (Consome somente licença da matriz);
EFD CONTRIBUIÇÕES x EFD ICMS/IPI (Consome somente licença da matriz);
EFD CONTRIBUIÇÕES x DACON (Consome somente licença da matriz);
DIPJ x DCTF (Consome somente licença da matriz);
DACON X DCTF (Consome somente licença da matriz);
EFD ICMS/IPI x SINTEGRA/SEF I (Poderá consumir licença da matriz e filial conforme necessidade);
EFD CONTRIBUIÇÕES x DCTF (Consome somente licença da matriz).
NOVO
ECF X ECD (Consome somente licença da Matriz)
ECF X EFD ICMS/IPI (Consome somente licença da Matriz)
ECF X EFD CONTRIBUIÇÕES (Consome somente licença da Matriz)
Abreviação do Módulo: CRZ.
6.7 - Asterisco
Informa que o estabelecimento esta pendente de cadastro.
Exemplo:
Grupo Econômico pendente de cadastro:
17
7.0
Funcionalidades
7.1 - Convidar Empresas
Permite convidar novas empresas conforme estrutura dos estabelecimentos.
Para criar uma nova empresa você deverá definir um e-mail do administrador,
Em seguida adicionar a empresa
onde consecutivamente será direcionado para uma tabela solicitando o preenchimento
dos dados CNPJ e IE e distribuição das licenças conforme nova empresa.
Exemplo:
1 ª Obs. Os cadastros passíveis do preenchimento de Inscrição Estadual são solicitados somente nos níveis de matriz e filial caso
a mesmo não contemple da informação preencher o respectivo campo com a descrição “Isento (a)”.
2 ª Obs. Neste momento é importante verificar a coerência das quantidades de licenças que serão atribuídas conforme
necessidade, verificar também os módulos que serão utilizados na auditoria levando em consideração novas empresas que
poderão ser criadas abaixo ao nível do estabelecimento em criação.
3 ª Obs. Se existir mais de uma empresa a serem criadas poderá efetuar um único convite adicionando todas as empresas
conforme exemplo:
18
7.0
Funcionalidades
Ao termino do convite “Salvar e Finalizar” solicitação, pois o usuário administrado conforme definição do email receberá o
convite de acesso contendo os respectivos links para cadastro da(s) empresa(s).
19
7.0
Funcionalidades
7.2 - Atribuir/Retomar Licenças
Permite a atribuição ou retomada de licenças na modalidade abaixo há hierarquia do estabelecimento selecionado. Ao acessar
a funcionalidade deverá selecionar a empresa conforme necessidade
após automaticamente o
sistema remeterá para uma tabela de licenças demonstrando as licenças “disponíveis para atribuir” e “licenças a disponíveis a
retomar”.
Ao termino “Salvar e Finalizar” solicitação onde as mesmas já estarão atualizadas.
Obs. A licença somente será considerada “ativada” quando executado o primeiro processamento no IOB Auditor Eletrônico SPED.
Caso não tenha ativado a licença, poderá retomar a mesma a qualquer momento e redistribuir a outro estabelecimento.
20
7.0
Funcionalidades
7.3 - Convidar Usuário
Permite a inclusão de um novo usuário selecionando por perfil e módulo desejado. Ao acessar esta funcionalidade, deverá
“Adicionar usuário”
onde automaticamente será remetido para preenchimento do e-mail e definição do perfil e módulo
de acesso.
Exemplo 1:
1ª Obs. Poderão ser encaminhados diversos convites, inclusive com perfis diferentes, basta ir adicionando os usuários
antes de concluir e enviar convite.
2ª Obs. O perfil “Administrador” terá automaticamente todos os módulos habilitados, lembrando que a opção para seleção de
módulos só ocorre nos níveis de matriz e filial.
21
7.0
Funcionalidades
Assim que concluído o novo usuário receberá e-mail para cadastro de senha:
Exemplo 2:
22
7.0
Funcionalidades
7.4 - Editar Empresa
Permite alteração dos dados cadastrais da empresa em casos de atualização.
Obs. Os campos CNPJ e I.E não são habilitados para alterações. Se identificado divergência, deverá acionar o suporte técnico
da IOB para os devidos ajustes. Caso a licença não tenha sido ativada, poderá retomar a mesma e fazer um novo convite com os
dados corretos, assim criando uma nova empresa.
Exemplo 1:
Tela de cadastro - Matriz
Nesta tela também é possível visualizar as licenças e administrar os usuários da mesma empresa.
23
7.0
Funcionalidades
Exemplo 2:
Exemplo 3:
24
7.0
Funcionalidades
7.5 - Busca Global
Permite uma busca geral através dos dados de usuários, razão social ou CNPJ onde serão demonstradas as informações e relacionadas contidas dentro do IOB Administração de Instâncias.
Exemplo:
7.6 - Filtro
Permite o filtro através da razão social ou CNPJ onde serão demonstradas as informações existentes contidas dentro do aplicativo
IOB Administração de Instâncias. O filtro também pode ser por tipo de estabelecimento.
Obs. Caso queira visualizar todas as empresa basta utilizar o filtro sem informações.
Exemplo:
25
7.0
Funcionalidades
7.7 - Refresh
Permite a atualização dos dados do Dashboard.
7.8 - Expandir todos
Permite a expansão para uma visualização completa de todos os níveis de cadastro.
7.9 - Fechar até GE
Permite a visualização somente dos grupos econômicos e acima na hierarquia.
7.10 - FAQ
Perguntas Freqüentes.
7.11 - Tutorial
Documento auxiliar de usabilidade do aplicativo IOB Administração de Instâncias.
7.12 - Meu cadastro
Permite a visualização das informações de Empresas e Perfis onde o usuário foi convidado.
26
7.0
Funcionalidades
7.13 - Alterar Senha
Permite a modificação de senha.
7.14 - Sair
Encerrar aplicação.
7.15 - Relatórios
Permite o controle de utilização entre Assinaturas, Usabilidade e Usuários.
Exemplo:
27
7.0
Funcionalidades
7.15 - Relatórios (cont.)
7.15.1 - Relatório de Assinaturas
Após acessar a opção Relatório de Assinaturas, haverá a opção para filtros, caso necessário.
No campo haverá dois hyperlinks que permitirá a visualização por Vigência ou Assinatura.
Exemplo 1:
Vigência:
28
7.0
Funcionalidades
Exemplo 2:
Assinatura:
No campo ID será apresentado o histórico de transferência de licença.
No campo QTD PROCESSAMENTO será apresentando todo histórico de uso da licença.
ID - Histórico de Transferência de Licença.
29
7.0
Funcionalidades
QUANTIDADE DE PROCESSAMENTO - Detalhe de arquivo por licença.
7.15.2 - Relatório de Usabilidade
Após acessar a opção Relatório de Usabilidade, haverá a opção para filtros, caso necessário.
30
7.0
Funcionalidades
O Relatório de Usabilidade tem como função principal informar a linha do tempo dos processamentos efetuados no IOB Auditor
Eletrônico SPED, tendo uma visualização da quantidade de processamentos e quando os mesmos foram efetuados “linha do
tempo mensal dos processamentos”.
Exemplo:
31
7.0
Funcionalidades
7.15.3 - Relatório de Usuários
Após acessar a opção Relatório de Usuários, haverá a opção para filtros, caso necessário.
O Relatório possibilita a visualização dos usuários conforme opções de filtro. Em
do usuário.
terá o relatório de toda usabilidade
Exemplo:
32
7.0
Funcionalidades
33
8.0
Suporte Técnico
Em caso de dúvida entre em contao com nosso suporte técnico.
Considerações:
Campos Obrigatórios:
- Telefone de contato
- Tipo de solicitação
- Assunto
Obs: O cliente deverá estar obrigatoriamente logado no sistema para abertura de chamado.
34