ESTADO DO CEARÁ
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
2014
ESTADO DO CEARÁ
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
Des. Luiz Gerardo de Pontes Brígido
Presidente
Des. Francisco Lincoln Araújo e Silva
Vice-Presidente
Des. Francisco Sales Neto
Corregedor-Geral da Justiça
Diana Santos Pontes
Secretária Especial de Planejamento e Gestão
ESTADO DO CEARÁ
PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
EQUIPE RESPONSÁVEL PELA ELABORAÇÃO
Alda Maria Araújo de Oliveira
Diretora do Departamento de Otimização Organizacional - Seplag
Suyane Pinheiro
Diretora da Divisão Sistemas de Gestão- Seplag
José Diego Xavier
Apoio à Gestão – Seplag
Mônica Andrade
Analista Judiciário – SGP
Jackeline Recamonde
Apoio à Gestão - SGP
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PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL DE JUSTIÇA
1. INTRODUÇÃO ................................................................................................................................ 5
2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA ............................................................. 5
3. PRINCIPAIS CONCEITOS ............................................................................................................ 6
4. SERVIÇOS QUE PODEM SER TERCEIRIZADOS ................................................................... 7
5. FORMA DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS ........................................ 9
6. ETAPAS DO PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO.................................................................... 11
7. MONITORAMENTO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS................................................... 15
8. DIREITOS DAS EMPRESAS CONTRATADAS ....................................................................... 17
9. RETENÇÕES LEGAIS EXISTENTES NOS CONTRATOS .................................................... 22
10. PROCESSOS EXISTENTES NO NÚCLEO DE TERCEIRIZAÇÃO ..................................... 23
11. FLUXO DE PREENCHIMENTO DE VAGA .............................................................................. 27
12. FLUXO DE MUDANÇA DE LOTAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS ............................................. 30
13. FLUXO DE DEVOLUÇÃO/SUBSTITUIÇÃO DE FUNCIONÁRIOS .................................... 33
14. FLUXO DE FATURAMENTO MENSAL ................................................................................... 36
15. FLUXO DE REAJUSTE ECONÔMICO E FINANCEIRO DOS CONTRATOS ................... 42
16. FLUXO DO REEQUILÍBRIO ECONÔMICO E FINANCEIRO DOS CONTRATOS ......... 49
17. LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA ......................................................... 52
17.1 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA - FÉRIAS E 1/3 FÉRIAS ................. 53
17.2 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA – RESCISÃO ................................... 58
17.3 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA – 13º SALÁRIO ............................... 64
18. FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS ................................................................................ 69
19. FLUXO DE RESSARCIMENTO DE DIÁRIAS ......................................................................... 73
20. FLUXO DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA ........................................................................... 78
21. SUBPROCESSO DE PAGAMENTO ........................................................................................... 80
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
Código:
Versão:
1.0
Elaborado por:
Aprovado em:
Revisado em:
Aprovado por:
Seplag
SGP
1. INTRODUÇÃO
O presente manual propõe um modelo para gestão dos serviços de terceirização.
Nele, são apresentados os principais conceitos sobre o tema, a legislação pertinente à
contratação de serviços terceirizados, as etapas do processo de terceirização e todos os
processos e fluxos relacionados ao assunto, ou seja, traz rotinas e explicações a fim de
promover uma melhoria dos serviços, bem como fornecer esclarecimentos para as áreas
envolvidas no processo de gestão e fiscalização de contratos.
Espera-se que os assuntos abordados sirvam como um padrão para nortear o bom
andamento das atividades, com vistas a uma melhor prestação de serviços tanto por parte do
Poder Judiciário Estadual como por parte das empresas contratadas.
2. DOCUMENTAÇÃO NORMATIVA DE REFERÊNCIA
• Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da
Administração Pública e dá outras providências;
• Decreto nº 2.271, de 7 de julho de 1997 - Dispõe sobre a contratação de
serviços pela Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional e
dá outras providências;
• Portaria nº 722/2011, de 31 de maio de 2011;
• Lei 10.520/2002, de 17 de julho de 2002 - Institui, no âmbito da União,
Estados, Distrito Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, modalidade de licitação denominada pregão, para
aquisição de bens e serviços comuns, e dá outras providências;
• Instrução Normativa MP nº 02, de 30 de abril de 2008 - dispõe sobre regras e
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diretrizes para a contratação de serviços, continuados ou não;
• Instrução Normativa MP nº 03/2009, de 15 de outubro de 2009 - Altera a
Instrução Normativa nº 02, de 30 de abril de 2008;
• Instrução Normativa MP nº 04/2009, de 11 de novembro de 2009 - Altera a
Instrução Normativa nº 02, de 30 de abril de 2008;
• Instrução Normativa MP nº 05/2009, de 18 de dezembro de 2009 - Altera a
Instrução Normativa nº 02, de 30 de abril de 2008:
• Resolução nº 98, de 10 de novembro de 2009 do Conselho Nacional de Justiça
– Dispõe sobre as provisões de encargos trabalhistas a serem pagos pelos
Tribunais às empresas contratadas para prestar serviços de forma contínua no
âmbito do Poder Judiciário;
• Resolução nº 169, de 31 de janeiro de 2013 do Conselho Nacional de Justiça Dispõe sobre a retenção de provisões de encargos trabalhistas, previdenciários e
outros a serem pagos às empresas contratadas para prestar serviços, com mão
de obra residente nas dependências de unidades jurisdicionadas do Conselho
Nacional de Justiça (CNJ);
• Resolução nº 183, de 24 de outubro de 2013 do Conselho Nacional de Justiça Altera dispositivos da Resolução CNJ nº 169, de 31 de janeiro de 2013.
3. PRINCIPAIS CONCEITOS
• Terceirização: contratação de serviços por meio de uma empresa que fará o
papel de intermediária entre o tomador de serviços e a mão de obra, mediante
contrato de prestação de serviços;
• Edital de licitação: instrumento convocatório, no qual constam todas as
exigências do processo licitatório, necessário à aquisição de bens, materiais e
serviços de que necessita a Administração Pública;
• Empenho: ato formal, emanado de autoridade competente, que cria a obrigação
de pagamento pendente ou não de implemento de condição (art. 58 da lei nº
4.320/64). Privativo do ordenador de despesas que determina deduzir de
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dotação orçamentária própria o valor da despesa a ser executada;
• Dotação Orçamentária: verba consignada em orçamento público ou em crédito
adicional para fazer face à despesa com fim específico;
• Projeto Básico/Termo de Referência: documento que deverá conter os
elementos técnicos capazes de propiciar a avaliação do custo, pela
administração, com a contratação e os elementos técnicos e suficientes, com
nível de precisão adequado para caracterizar o serviço a ser contratado e
orientar a execução e fiscalização contratual;
• Planilha de Custos: é o documento a ser utilizado para detalhar os componentes
de custo que incidem na formação do preço dos serviços, podendo ser adequado
pela Administração em função das peculiaridades dos serviços a que se destina,
no caso de serviços continuados;
4. SERVIÇOS QUE PODEM SER TERCEIRIZADOS
Conforme Instrução Normativa nº 02 do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão (MPOG), são atividades passíveis de terceirização:
“Art. 7º As atividades de conservação, limpeza, segurança, vigilância,
transportes,
informática,
copeiragem,
recepção,
reprografia,
telecomunicações e manutenção de prédios, equipamentos e
instalações serão, de preferência, objeto de execução indireta.
§ 1º Na contratação das atividades descritas no caput, não se admite a
previsão de funções que lhes sejam incompatíveis ou impertinentes.
§ 2º A Administração poderá contratar, mediante terceirização, as
atividades dos cargos extintos ou em extinção, tais como os elencados
na Lei nº 9.632/98.
§ 3º As funções elencadas nas contratações de prestação de serviços
deverão observar a nomenclatura estabelecida no Código Brasileiro
de Ocupações - CBO, do Ministério do Trabalho e Emprego. (Incluído
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pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MP Nº 3, DE 15/11/2009)
Art. 8º Poderá ser admitida a alocação da função de apoio
administrativo, desde que todas as tarefas a serem executadas estejam
previamente descritas no contrato de prestação de serviços para a
função específica, admitindo-se pela administração, em relação à
pessoa encarregada da função, a notificação direta para a execução
das tarefas previamente definidas.”
É mister ressaltar que:
“Art. 9º É vedada a contratação de atividades que:
I - sejam inerentes às categorias funcionais abrangidas pelo plano de
cargos do órgão ou entidade, assim definidas no seu plano de cargos e
salários, salvo expressa disposição legal em contrário ou quando se
tratar de cargo extinto, total ou parcialmente, no âmbito do quadro
geral de pessoal;
II - constituam a missão institucional do órgão ou entidade; e
III - impliquem limitação do exercício dos direitos individuais em
benefício do interesse público, exercício do poder de polícia, ou
manifestação da vontade do Estado pela emanação de atos
administrativos, tais como:
a) aplicação de multas ou outras sanções administrativas;
b) a concessão de autorizações, licenças, certidões ou declarações;
c) atos de inscrição, registro ou certificação; e
d) atos de decisão ou homologação em processos administrativos.
Art. 10. É vedado à Administração ou aos seus servidores praticar
atos de ingerência na administração da contratada, tais como:
I - exercer o poder de mando sobre os empregados da contratada,
devendo reportar-se somente aos prepostos ou responsáveis por ela
indicados, exceto quando o objeto da contratação prever o
atendimento direto, tais como nos serviços de recepção e apoio ao
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usuário;
II - direcionar a contratação de pessoas para trabalhar nas empresas
contratadas;
III - promover ou aceitar o desvio de funções dos trabalhadores da
contratada, mediante a utilização destes em atividades distintas
daquelas previstas no objeto da contratação e em relação à função
específica para a qual o trabalhador foi contratado; e
IV - considerar os trabalhadores da contratada como colaboradores
eventuais do próprio órgão ou entidade responsável pela contratação,
especialmente para efeito de concessão de diárias e passagens”
5. FORMA DE CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS TERCEIRIZADOS
Conforme caput do artigo 6º, da Instrução Normativa nº 02/2008 do MPOG, os
serviços continuados que podem ser contratados de terceiros pela Administração são aqueles
que dão suporte às atividades essenciais ao cumprimento da missão institucional. O referido
artigo, em seus parágrafos e incisos, afirma:
“§ 1º A prestação de serviços de que trata esta Instrução Normativa
não gera vínculo empregatício entre os empregados da contratada e a
Administração, vedando-se qualquer relação entre estes que
caracterize pessoalidade e subordinação direta. (Incluído pela
INSTRUÇÃO NORMATIVA MP Nº 3, DE 15/11/2009)
§ 2º O objeto da contratação será definido de forma expressa no edital
de licitação e no contrato, exclusivamente como prestação de serviços,
sendo vedada a utilização da contratação de serviços para a
contratação de mão de obra, conforme dispõe o art. 37, inciso II, da
Constituição da República Federativa do Brasil. (Incluído pela
INSTRUÇÃO NORMATIVA MP Nº 3, DE 15/11/2009)
§ 3º A contratação deverá ser precedida e instruída com plano de
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trabalho, aprovado pela autoridade máxima do órgão ou entidade, ou
a quem esta delegar competência, e conterá, no mínimo: (Incluído
pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MP Nº 3, DE 15/11/2009)
I - justificativa da necessidade dos serviços; (Incluído pela
INSTRUÇÃO NORMATIVA MP Nº 3, DE 15/11/2009)
II - relação entre a demanda prevista e a quantidade de serviço a ser
contratada; (Incluído pela INSTRUÇÃO NORMATIVA MP Nº 3, DE
15/11/2009)
III - demonstrativo de resultados a serem alcançados em termos de
economicidade e de melhor aproveitamento dos recursos humanos,
materiais ou financeiros disponíveis. (Incluído pela INSTRUÇÃO
NORMATIVA MP Nº 3, DE 15/11/2009)
Parágrafo único. A prestação de serviços de que trata esta Instrução
Normativa não gera vínculo empregatício entre os empregados da
contratada e a Administração, vedando-se qualquer relação entre
estes que caracterize pessoalidade e subordinação direta.”
5.1 Licitação
A Licitação é uma regra na Administração Pública e sempre deve ser utilizada
quando da necessidade de contratações ou aquisições, atendendo o disposto na Lei nº
8.666/93. Tal dispositivo legal determina que “a licitação destina-se a garantir a observância
do princípio constitucional da isonomia, a seleção da proposta mais vantajosa para a
administração e a promoção do desenvolvimento nacional sustentável. O certame licitatório
processar-se-á e julgar-se-á, em estrita conformidade com os princípios básicos da legalidade,
da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa,
da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são
correlatos”.
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5.1.1 Dispensa de licitação
É importante deixar claro que a Dispensa de Licitação é uma exceção à obrigação
de licitar e está amparada pelo artigo 24 da Lei 8666/93, e seus incisos. Ela acontece nos casos
em que a licitação não é realizada por razões de interesse público e devem, sempre, ser
justificadas.
Para a contratação de serviços terceirizados, devem-se observar os casos em que
pode ocorrer a dispensa:
• contratações em que a licitação anterior foi deserta e pode causar prejuízo à
Administração;
• contratações remanescentes de contrato de obra, serviço ou fornecimento, desde
que atendida a ordem de classificação da licitação anterior e aceitas as mesmas
condições oferecidas pelo licitante vencedor.
Há que se acrescentar que, em alguns momentos, a dispensa é possível em
situações onde ocorre a demora do procedimento licitatório, podendo acarretar em prejuízo
para o interesse público. Nesse caso, a urgência na celebração do contrato pede uma dispensa
de licitação, como, por exemplo, nos casos de emergência ou calamidade pública, onde não há
como esperar a licitação.
6. ETAPAS DO PROCESSO DE TERCEIRIZAÇÃO
6.1 Planejamento
Esta primeira etapa do processo de terceirização consiste em analisar o que se
pretende contratar e a quantidade de serviços que serão necessários para o cumprimento do
objetivo da contratação, sempre em conformidade com a legislação vigente. Para tanto, é
importante que se contrate somente o necessário e o planejamento deve ser realizado
observando-se os seguintes pontos:
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
• quantidade de funcionários necessária para o cumprimento das atividades,
tomando por base um estudo de dimensionamento de recursos;
• quais os serviços que serão contratados, especificando os postos de trabalho
(cargos) e locais onde serão prestados os serviços;
• os requisitos necessários que os funcionários a serem contratados pelas
empresas devem ter para exercerem as atividades propostas;
• descrição dos serviços a serem executados;
• salário dos profissionais;
• o gestor do contrato, que terá a responsabilidade de fiscalizar os serviços da
empresa contratada;
• pesquisa de mercado para estimar o valor da contratação, a fim de evitar que os
preços sejam superestimados na licitação.
Após as considerações acima, é hora de elaborar o Termo de Referência/Projeto
Básico, o qual deverá ser justificado e aprovado pela autoridade competente e deverá conter,
no mínimo:
• o objeto da contratação, contendo a indicação do que se está pretendendo licitar
com a descrição sucinta, clara e suficiente;
• justificativa da contratação, apresentando o motivo da necessidade da
contratação;
• vigência do contrato;
• fiscalização e gerenciamento do contrato;
• local, prazo e condições de execução dos serviços;
• especificação dos serviços;
• valor da contratação contendo planilha de custos detalhada;
• condições de pagamento;
• critérios de reajuste;
• garantia contratual;
• penalidades/sanções;
• obrigações da Contratada;
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• obrigações da Contratante;
• qualificação técnica da empresa.
6.2 Licitação
Após a elaboração do Projeto Básico/Termo de Referência e suas devidas
aprovações e tramitações dentro do TJCE, passa-se para a etapa de licitação.
A licitação terá início quando da finalização e aprovação do Termo de
Referência/Projeto Básico pela autoridade competente e o processo já deve estar
acompanhado da Dotação Orçamentária e Formulário de Autorização de Processo Licitatório
devidamente preenchido e assinado. Esta documentação deve ser encaminhada para a
Comissão Permanente de Licitação (CPL), que a analisará e, a partir das informações,
elaborará o edital. O edital finalizado será encaminhado para a Consultoria Jurídica (Conjur),
que analisará os requisitos legais. Uma vez aprovado, será encaminhado para a Presidência,
que retornará para Conjur. Na Conjur, o processo será digitalizado e devolvido para a CPL.
Após todas as aprovações, a CPL publicará o edital e aguardará o prazo legal. Na
data determinada, será aberta a sessão de disputa, onde serão recebidas as documentações dos
licitantes para o credenciamento. Em seguida, será realizada a abertura dos envelopes e as
propostas serão analisadas.
As propostas analisadas serão colocadas em ordem de valores e a de menor valor
será a classificada. Caso a documentação da vencedora não esteja totalmente correta, passa-se
para a segunda colocada e assim por diante.
Finalizado o processo, será declarado o vencedor e em caso de não haver recurso,
será elaborado o mapa de homologação, que será assinado pelas autoridades competentes.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
6.3 Contratação
Conforme José dos Santos Carvalho Filho (2011), o contrato administrativo é o
acordo celebrado entre a Administração e o particular, regulado basicamente pelo direito
público, e tendo por objeto uma atividade que, de alguma forma, traduza interesse público.
Finalizado todo o processo de licitação, dar-se-á início ao processo de contratação,
cabendo à Central de Contratos e Convênios deste Poder a elaboração da minuta contratual,
bem como os procedimentos necessários à sua formalização.
Após a finalização da minuta do contrato, esta será encaminhada para análise da
Consultoria Jurídica, que emitirá um parecer a ser assinado pelo Presidente. Uma vez
aprovado, a empresa vencedora será convocada para assinatura, devendo providenciar a
garantia no prazo de 5 (cinco) dias.
Salienta-se que o contrato a ser firmado deve estar de acordo com o disposto no
edital de licitação e na proposta da contratada.
6.3.1 Vigência Contratual
A vigência do contrato se refere a sua duração e deve ser sempre por prazo
determinado, sendo vedado, por meio da Lei 8.666/93, em seu §3º, um prazo de vigência
indeterminado. A lei ainda afirma que para os casos de contratos de prestação de serviços,
estes terão início a partir da data de sua assinatura e vigência de 12 (doze) meses, podendo ser
prorrogados por iguais e sucessivos períodos, não ultrapassando um total de 60 (sessenta)
meses.
6.3.2 Alterações Contratuais
Os contratos, durante a sua vigência, podem ser alterados por meio de
prorrogação, acréscimos e supressões, reajuste e reequilíbrio, conforme descritos a seguir:
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
• prorrogação: quando o término da vigência se aproxima, a Central de Contratos
e Convênios entrará em contato para que a Secretaria de Gestão de Pessoas
(SGP) se manifeste a favor ou contra a prorrogação. Assim, deve-se analisar se
a empresa está prestando seus serviços com qualidade e, desta forma, decidir se
é interesse da Administração prorrogá-lo ou não. Em caso de prorrogação, deve
ser elaborado um Ofício para a empresa questionando se a mesma possui
interesse na prorrogação. Em caso afirmativo, a empresa entrará com um
processo de solicitação de prorrogação, que será instruído pelo Núcleo de
Terceirização. Na instrução do processo deverá conter um Memorando a ser
assinado pela(s) autoridade(s) competente(s) e cópias do contrato e aditivos,
bem como Dotação Orçamentária para o período ao qual se está prorrogando o
contrato. Em seguida, o processo será encaminhado à Central de Contratos e
Convênios;
• acréscimos e supressões: nesse caso, trata-se de uma modificação do contrato já
existente, não podendo haver modificação do objeto contratual. Esses
acréscimos e supressões não podem ultrapassar 25% (vinte e cinco por cento)
do valor atual do contrato;
• reajuste e reequilíbrio: assuntos tratados adiante.
7. MONITORAMENTO DA EXECUÇÃO DOS CONTRATOS
7.1 Fiscalização de Contratos
O artigo 67 da lei de licitações determina que a execução dos contratos deva ser
acompanhada e fiscalizada por um representante da Administração, que deverá ser
formalmente designado. De acordo com a IN 02/2008:
“Art. 31. O acompanhamento e a fiscalização da execução do contrato
consistem na verificação da conformidade da prestação dos serviços e
da alocação dos recursos necessários, de forma a assegurar o perfeito
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cumprimento do contrato, devendo ser exercidos por um representante
da Administração, especialmente designado na forma dos arts. 67 e 73
da Lei nº 8.666/93.e do art. 6º do Decreto nº 2.271/97.”
O fiscal será o responsável pelo contato direto com a prestação de serviços,
controlando e fiscalizando o encaminhamento de ofícios, verificando as faturas e seus
comprovantes de regularidade fiscal e trabalhista, solicitando prorrogações, além de outras
atividades inerentes à função como, por exemplo, informar as possíveis irregularidades
durante a execução do contrato.
7.2 Preposto da Contratada
É a pessoa designada pela contratada para ser o responsável pelo controle efetivo
dos funcionários terceirizados, fazendo o papel de um fiscal por parte da contratada. O
preposto é quem deve resolver os problemas ocorridos no decorrer da prestação dos serviços,
bem como apresentar as soluções. No TJCE, é o preposto da contratada o encarregado de
cadastrar as digitais no relógio de ponto, entrega dos contracheques para os terceirizados,
envio das freqüências, recebimento de atestados médicos e etc.
7.3 Notificações sobre Descumprimento Contratual
Sempre que detectado o não cumprimento de uma cláusula contratual, o Núcleo de
Terceirização deverá informar à SGP. Esta, por sua vez, enviará um memorando à Central de
Contratos e Convênios informando o descumprimento a fim de que a empresa seja notificada.
A empresa terá um prazo de 5 (cinco) dias úteis para apresentar sua defesa.
A defesa enviada pela empresa será encaminhada à SGP que deverá responder se
aceita ou não os argumentos da contratada, por meio de análise prévia do Núcleo de
Terceirização.
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8. DIREITOS DAS EMPRESAS CONTRATADAS
Para que a gestão do contrato ocorra de forma eficiente, é necessário que o gestor
conheça e respeite os direitos das empresas contratadas, constantes na Lei 8.666/93. A seguir,
seguem alguns direitos das empresas a serem observados durante a gestão e acompanhamento
dos contratos:
• pontualidade no pagamento de suas prestações, na forma de sua exigibilidade:
“Art. 5º Todos os valores, preços e custos utilizados nas licitações
terão como expressão monetária a moeda corrente nacional,
ressalvado o disposto no art. 42 desta Lei, devendo cada unidade da
Administração,
no
pagamento
das
obrigações
relativas
ao
fornecimento de bens, locações, realização de obras e prestação de
serviços, obedecer, para cada fonte diferenciada de recursos, a estrita
ordem cronológica das datas de suas exigibilidades, salvo quando
presentes relevantes razões de interesse público e mediante prévia
justificativa da autoridade competente, devidamente publicada.(grifo
nosso)”
• minuta do contrato anexa ao edital:
“Art. 40. O edital conterá no preâmbulo o número de ordem em série
anual, o nome da repartição interessada e de seu setor, a modalidade,
o regime de execução e o tipo da licitação, a menção de que será
regida por esta Lei, o local, dia e hora para recebimento da
documentação e proposta, bem como para início da abertura dos
envelopes, e indicará, obrigatoriamente, o seguinte:
...
§ 2º Constituem anexos do edital, dele fazendo parte integrante:
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...
III - a minuta do contrato a ser firmado entre a administração e o
licitante vencedor...”
• reajuste obrigatório, com aplicação do índice real e consequente atualização
financeira, para os casos em que não ocorrerem a preclusão:
“Art. 5º...
§ 1° Os créditos a que se referem este artigo terão seus valores
corrigidos por critérios previstos no ato convocatório e que lhes
preservem o valor.
§ 2° A correção de que trata o parágrafo anterior, cujo pagamento
será feito junto com o principal, correrá à conta das mesmas dotações
orçamentárias que atenderam aos créditos a que se referem.”
“Art. 40...
XI - critério de reajuste, que deverá retratar a variação efetiva do
custo de produção, admitida a adoção de índices específicos ou
setoriais, desde a data prevista para apresentação da proposta, ou do
orçamento a que essa proposta se referir, até a data do adimplemento
de cada parcela;...”
• pagamento em até 30 dias:
“Art. 40...
XIV - condições de pagamento, prevendo:
a) prazo de pagamento não superior a trinta dias, contado a partir da
data final do período de adimplemento de cada parcela;...”
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• devolução da garantia em espécie, corrigida monetariamente:
“Art. 56...
...
§ 4° A garantia prestada pelo contratado será liberada ou restituída
após a execução do contrato, e, quando em dinheiro, atualizada
monetariamente.”
• acréscimos e supressões limitados em percentuais e direito de revisão dos
preços contratados após a data da proposta e, não, do contrato:
Art. 65. Os contratos regidos por esta Lei poderão ser alterados, com
as devidas justificativas, nos seguintes casos:
I - unilateralmente pela Administração:
a) quando houver modificação do projeto ou das especificações, para
melhor adequação técnica aos seus objetivos;
b) quando necessária a modificação do valor contratual em
decorrência de acréscimo ou diminuição quantitativa de seu objeto,
nos limites permitidos por esta Lei;
II - por acordo das partes:
a) quando conveniente a substituição da garantia de execução;
b) quando necessária a modificação do regime de execução da obra ou
serviço, bem como do modo de fornecimento, em face de verificação
técnica da inaplicabilidade dos termos contratuais originários;
c) quando necessária a modificação da forma de pagamento, por
imposição de circunstâncias supervenientes, mantido o valor inicial
atualizado, vedada a antecipação do pagamento com relação ao
cronograma financeiro fixado, sem a correspondente contraprestação
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
de fornecimento de bens ou execução de obra ou serviço;
d) para restabelecer a relação que as partes pactuaram inicialmente
entre os encargos do contratado e a atribuição da Administração para
a justa remuneração da obra, serviço ou fornecimento, objetivando a
manutenção do equilíbrio econômico-financeiro inicial do contrato, na
hipótese de sobrevirem fatos imprevisíveis, ou previsíveis porém de
consequências incalculáveis, retardadores ou impeditivos da execução
do ajustado, ou ainda, em caso de força maior, caso fortuito ou fato do
príncipe,
configurando
álea
econômica
extraordinária
e
extracontratual.
§ 1° O contratado fica obrigado a aceitar, nas mesmas condições
contratuais, os acréscimos ou supressões que se fizerem nas obras,
serviços ou compras, até 25% (vinte e cinco por cento) do valor inicial
atualizado do contrato, e, no caso particular de reforma de edifício ou
de equipamento, até o limite de 50% (cinquenta por cento) para os
seus acréscimos.
§ 2° Nenhum acréscimo ou supressão poderá exceder os limites
estabelecidos no parágrafo anterior.
§ 3° Se no contrato não houverem sido contemplados preços unitários
para obras ou serviços, esses serão fixados mediante acordo entre as
partes, respeitados os limites estabelecidos no § 1° deste artigo.
§ 4° No caso de supressão de obras, bens ou serviços, se o contratado
já houver adquirido os materiais e posto no local dos trabalhos, estes
deverão ser pagos pela Administração pelos custos de aquisição
regularmente comprovados e monetariamente corridos, podendo caber
indenização por outros danos eventualmente decorrentes da supressão,
desde que regularmente comprovados.
§ 5° Quaisquer tributos ou encargos legais criados, alterados ou
extintos, bem como a superveniência de disposições legais, quando
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ocorridas após a data da apresentação da proposta, de comprovada
repercussão nos preços contratados, implicarão a revisão destes para
mais ou para menos, conforme o caso.
§ 6° Em havendo alteração unilateral do contrato que aumente os
encargos do contratado, a Administração deverá restabelecer, por
aditamento, o equilíbrio econômico-financeiro inicial.
§ 7° (VETADO).
§ 8° A variação do valor contratual para fazer face ao reajuste de
preços previsto no próprio contrato, as atualizações, compensações ou
penalizações financeiras decorrentes das condições de pagamento nele
previstas, bem como o empenho de dotações orçamentárias
suplementares até o limite do seu valor corrigido, não caracterizam
alteração do mesmo, podendo ser registrados por simples apostila,
dispensando a celebração de aditamento.
• fiel cumprimento do contrato por parte da Administração:
“Art. 66. O contrato deverá ser executado fielmente pelas partes, de
acordo com as cláusulas avençadas e as normas desta Lei,
respondendo cada uma pelas consequências de sua inexecução total
ou parcial.”
• em caso de suspensão da execução, por parte da Administração, por mais de
120 dias, direito de indenização e de suspensão do cumprimento das obrigações
assumidas:
“Art. 78. Constituem motivo para rescisão do contrato:
...
XIV - a suspensão de sua execução, por ordem escrita da
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
Administração, por prazo superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em
caso de calamidade pública, grave perturbação da ordem interna ou
guerra, ou ainda por repetidas suspensões que totalizem o mesmo
prazo, independentemente do pagamento obrigatório de indenizações
pelas sucessivas e contratualmente imprevistas desmobilizações e
mobilizações e outras previstas, assegurado ao contratado, nesses
casos, o direito de optar pela suspensão do cumprimento das
obrigações assumidas até que seja normalizada a situação;”
9. RETENÇÕES LEGAIS EXISTENTES NOS CONTRATOS
Atualmente, os contratos de mão de obra firmados entre o Poder Judiciário do
Estado do Ceará e as empresas prestadoras de serviços estão de acordo com a Resolução nº
183, de 24 de outubro de 2013, do Conselho Nacional de Justiça, que estabelece, dentre os
principais pontos, o que se segue:
• o Tribunal deverá glosar do valor mensal do contrato os valores referentes a
retenção dos encargos trabalhistas, relativos a férias, 13º salário e multa do
FGTS por dispensa sem justa causa, bem como a incidência de encargos
previdenciários e FGTS sobre férias, 1/3 constitucional e 13º salário;
• o valor a que se refere o item anterior deve ser depositado em conta-depósito
vinculada e bloqueada para movimentação, a ser aberta em nome da contratada
e por meio de contrato, exclusivamente para esta finalidade, cuja
movimentação se dará somente por ordem deste Poder. Ressalte-se que a
abertura e a autorização para movimentar a conta serão providenciadas pelo
ordenador de despesa do Tribunal, ou servidor previamente designado pelo
ordenador;
• a solicitação de abertura de conta-depósito vinculada ao banco pelo Tribunal
será feita mediante ofício, em nome da empresa e conforme o modelo constante
no termo de cooperação. Essa solicitação deverá suceder à assinatura do
contrato. Após a solicitação de abertura de conta-depósito, a empresa
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
contratada deverá, no prazo de 20 (vinte) dias, assinar a documentação
referente a esta conta;
• os valores retidos na conta-depósito poderão ser liberados mediante autorização
do Tribunal;
• os saldos da conta-depósito vinculada serão remunerados diariamente pelo
índice da poupança ou por outro definido no termo de cooperação técnica,
escolhendo-se o de maior rentabilidade;
• a contratada poderá solicitar o resgate da conta-depósito vinculada referente aos
valores despendidos com o pagamento de verbas trabalhistas e previdenciárias,
desde que comprovado se tratar de empregados alocados no Tribunal. Esses
valores também poderão ser movimentados diretamente para a conta-corrente
dos empregados quando da ocasião de pagamento de verbas trabalhistas;
• para que haja o resgate de valores da conta-depósito vinculada, a empresa
deverá apresentar a documentação comprobatória do pagamento das verbas as
quais está solicitando o resgate. Somente após a confirmação destes
pagamentos, o Tribunal expedirá a devida autorização para liberação dos
valores. A autorização deverá ser enviada ao banco público no prazo máximo
de 10 (dez) dias a contar da data de apresentação dos comprovantes por parte
da empresa;
• os eventuais saldos da conta-depósito vinculada, que porventura possam existir
depois de findo o contrato, somente serão liberados à empresa se, após 2 (dois)
anos do término do contrato, o empregado que estava alocado na execução do
contrato não acionar a justiça do trabalho.
10. PROCESSOS EXISTENTES NO NÚCLEO DE TERCEIRIZAÇÃO
10.1 Preenchimento de vaga
O processo de preenchimento de vaga de terceirizados dar-se-á por meio de
solicitação escrita pela área onde as atividades serão executadas.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
10.2 Mudança de lotação
Sempre que solicitado por uma área, o terceirizado poderá ter sua lotação alterada,
desde que autorizado pelo Presidente do TJCE, após manifestação do gestor da atual lotação.
10.3 Devolução/substituição de funcionários
Existem casos em que o terceirizado não possui as habilidades necessárias à
função que ocupa e, desta forma, o gestor da unidade em que trabalha pode solicitar a sua
devolução para a empresa ou a sua substituição. Caso solicite somente a devolução, a vaga
poderá ser preenchida a qualquer momento e o novo terceirizado lotado em outra unidade.
Caso solicite a substituição, o novo terceirizado irá para o setor que solicitou a substituição.
10.4 Faturamento Mensal
• Mensalmente as empresas que possuem contrato com o TJCE enviam
solicitação de pagamento referente aos serviços prestados por meio de
terceirizados. Após a contratada dar entrada no processo juntando toda a
documentação necessária, o Núcleo de Terceirização confere e confirma os
valores cobrados pela empresa.
10.5 Reajuste Econômico e Financeiro dos Contratos
O reajuste econômico e financeiro ocorrerá sempre que novo instrumento legal
determinar reajuste de salários, vales-refeição, tarifas de transporte público e etc. O reajuste é
formalizado por meio de aditivo contratual e sua solicitação deverá partir da contratada em
tempo hábil, tendo em vista a possibilidade de preclusão lógica.
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10.6 Reequilíbrio Econômico e Financeiro dos Contratos
Em decorrência do reajuste, após a publicação do aditivo, as empresas solicitam
que os novos valores pagos aos funcionários sejam repassados para elas. Para isso, deverá
elaborar uma planilha contendo as diferenças entre o valor pago pelo Tribunal sem o reajuste e
o valor que deveria ser pago.
10.7 Liberação de Valores da Conta Vinculada
Com a finalidade de evitar possíveis inadimplências por parte das empresas, o
TJCE realiza a retenção em uma conta vinculada em nome da empresa, bloqueada para
movimentação, de valor equivalente aos seguintes encargos: férias, 1/3 de férias, 13º salário,
rescisão, impacto e lucro. Esse valor será liberado na medida em que forem sendo enviados
comprovantes de pagamento de cada encargo.
Cabe ressaltar que sempre que a empresa solicitar essa liberação, deverá fazê-la
por meio de abertura de processo no Serviço de Protocolo.
10.8 Solicitação de Diárias
Existem contratos de terceirização em que há previsão de pagamento de diárias
quando da necessidade de prestação de serviços em outra cidade. Sempre que houver essa
necessidade, o gestor da unidade de lotação do terceirizado deve solicitar ao Departamento de
Gestão de Pessoas (DGP) o pagamento das diárias por parte da empresa. O DGP, por sua vez,
enviará ofício à empresa a qual o terceirizado pertence para que a mesma realize o pagamento.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
10.9 Ressarcimento de Diárias para as Empresas Terceirizadas
Após o pagamento de diárias para o terceirizado, por parte da empresa, esta tem o
direito de receber de volta o valor pago, a título de restituição, desde que comprovado o
pagamento.
10.10 Controle de Férias
A empresa contratada deverá apresentar relatório, conforme prazo estabelecido em
contrato, ao Núcleo de Terceirização, com a escala de férias dos colaboradores terceirizados à
disposição do TJCE, com o período de gozo e o prazo fatal de cada funcionário. O relatório
deverá conter também a informação se haverá ou não substituto para as férias de cada
colaborador.
O Núcleo de Terceirização lançará as informações de férias no faturamento mês a
mês com base nesse relatório, checando com a chefia de cada área se houve reposição da mão
de obra que estava de férias e solicitando essa confirmação formalmente (por e-mail, por
exemplo).
10.11 Controle de Frequência
O controle do horário de funcionamento dos postos de trabalho deverá ser
realizado pelo preposto da contratada, com acompanhamento pelo gestor do contrato e servirá
de instrumento para pagamento da prestação de serviços.
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11. FLUXO DE PREENCHIMENTO DE VAGA
OBJETIVO DO PROCESSO: Solicitar o preenchimento de vaga para o Poder Judiciário
do Ceará.
INÍCIO DO PROCESSO:
• Solicitação da área demandante.
FIM DO PROCESSO:
• Comunicação da decisão
envolvidas/Encaminhamento
terceirizado à vaga.
às
áreas
do
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Ofício/Memorando de solicitação de • Informação de contratação;
contratação.
• Ofício à empresa de terceirização;
• Carta de Apresentação;
• Declaração de Não Parentesco;
• Declaração de Não Cumulação de Cargo
Público;
• Carta de encaminhamento.
SISTEMAS:
• CPA;
• Sistema de Gestão
Humanos (GRH);
• Editor de texto.
de
Recursos
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ATIVIDADE: Elaborar Documento de Solicitação de Preenchimento de Vaga
QUANDO: Depois de identificada
QUEM: Área Demandante
necessidade de preenchimento de vaga
a
COMO:
1. Elaborar documento de solicitação de preenchimento de vaga de terceirizado, informando o perfil
necessário.
2. Autorizar a solicitação, assinando o documento (Gestor da Área Demandante)
3. Inserir processo no CPA.
4. Encaminhar para o Núcleo de Terceirização.
Nota:
1. Utilizar Memorando para as solicitações internas (oriundas do Tribunal de Justiça).
2. Utilizar Ofício para as solicitações externas (de outras unidades do Poder Judiciário).
ATIVIDADE: Prestar Informações Necessárias
QUANDO:
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação
Após
recebimento
da
COMO:
1. Analisar o processo.
2. Verificar se o Ofício/Memorando está assinado pela parte competente ou se há a sua ciência no
processo.
3. Elaborar Informação contendo, no mínimo, mão de obra da unidade demandante; o cargo
adequado para o perfil profissional solicitado, considerando os cargos constantes nos contratos
vigentes; e quantitativo de vagas do cargo adequado.
4. Encaminhar a Informação para a SGP.
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUANDO:
Após
recebimento
da
QUEM: SGP/Presidência
informação elaborada pelo Núcleo de
Terceirização
COMO:
1. Levar informação para apreciação da Presidência.
2. Deferir ou indeferir solicitação (Presidência).
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Comunicar a Decisão à Área Demandante
QUANDO: Caso a Presidência indefira a
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação
COMO:
1. Informar decisão à área demandante, por meio do Ofício/Memorando.
2. Arquivar processo.
ATIVIDADE: Preencher Ofício de Autorização
QUEM: Núcleo de Terceirização QUANDO: Caso a Presidência defira a
/Dep. de Gestão de Pessoas
solicitação
COMO:
1. Preencher Ofício de autorização de preenchimento de vaga.
2. Assinar Ofício (Dep. de Gestão de Pessoas).
3. Enviar Ofício para a empresa de terceirização.
4. Esperar receber Carta de Apresentação, enviada pela empresa, e Declarações de Parentesco e
Não Cumulação de Cargo Público.
ATIVIDADE: Cadastrar no Sistema
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após recebimento da Carta de
Apresentação
COMO:
1. Inserir dados pessoais e funcionais do terceirizado no sistema GRH.
ATIVIDADE: Elaborar e Enviar Carta de Encaminhamento
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após o cadastro no sistema
COMO:
1. Elaborar Carta de Encaminhamento.
2. Enviar Carta de Encaminhamento para a unidade de lotação do terceirizado.
3. Arquivar processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
12. FLUXO DE MUDANÇA DE LOTAÇÃO DE FUNCIONÁRIOS
OBJETIVO DO PROCESSO: Realizar e registrar a mudança de lotação de um
funcionário terceirizado.
INÍCIO DO PROCESSO:
FIM DO PROCESSO:
• Ofício/Memorando de solicitação da • Comunicação da decisão
área demandante.
envolvidas.
às
áreas
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Ofício/Memorando de solicitação de • Mudança de lotação no sistema.
mudança de lotação.
SISTEMAS:
• CPA;
• Sistema de Gestão
Humanos (GRH);
• Editor de texto.
de
Recursos
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Elaborar Documento de Solicitação de Mudança de Lotação
QUANDO: A partir da identificação da
QUEM: Área Demandante
necessidade
COMO:
1. Preencher Ofício/Memorando de solicitação de mudança de lotação.
2. Autorizar solicitação de mudança de lotação. (Gestor da Área Demandante)
3. Manifestar ou não a concordância com a mudança de lotação. (Gestor da Lotação Atual)
ATIVIDADE: Prestar Informações Necessárias
QUANDO:
Após
recebimento
do
QUEM: Núcleo de Terceirização
Ofício/Memorando de mudança de lotação
COMO:
1. Verificar se consta a anuência do Gestor da Lotação Atual.
Nota:
1. Enviar documento de solicitação de mudança de lotação e aguardar manifestação do Gestor
da Lotação Atual, caso não conste a anuência.
2. Elaborar Informação contendo a lotação atual da área e a manifestação do Gestor da Lotação
Atual.
3. Encaminhar para SGP despachar com a Presidência.
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUANDO:
Após
recebimento
da
QUEM: SGP/Presidência
Informação elaborada pelo Núcleo de
Terceirização
COMO:
1. Levar Informação para apreciação da Presidência.
2. Deferir ou indeferir solicitação (Presidência).
ATIVIDADE: Comunicar Decisão à Área Envolvida
QUANDO: Caso
QUEM: Núcleo de Terceirização
indeferida
a
solicitação
seja
COMO:
1. Informar decisão à área demandante, por meio do Ofício/Memorando.
2. Arquivar processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Atualizar Sistema
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Caso a solicitação seja deferida
COMO:
1. Atualizar mudança de lotação do terceirizado no sistema GRH.
ATIVIDADE: Comunicar Decisão às Áreas Envolvidas
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após atualização do sistema
COMO:
1. Enviar email para as áreas envolvidas informando a decisão.
2. Arquivar processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
13. FLUXO DE DEVOLUÇÃO/SUBSTITUIÇÃO DE FUNCIONÁRIOS
OBJETIVO DO PROCESSO: Realizar a devolução/substituição dos funcionários
terceirizados.
INÍCIO DO PROCESSO:
• Solicitação da área demandante.
FIM DO PROCESSO:
• Devolução do funcionário;
• Processo de preenchimento de vaga (caso
se trate de uma substituição).
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Memorando/Ofício de solicitação de • Informação de devolução/substituição;
devolução/substituição.
• Ofício de devolução/substituição.
SISTEMAS:
• CPA;
• Sistema de Gestão
Humanos (GRH);
• Editor de texto.
de
Recursos
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Elaborar Documento de Devolução e/ou Substituição
QUANDO: Identificada a necessidade de
QUEM: Área Demandante
devolução/substituição de terceirizado
COMO:
1. Preencher Ofício/Memorando de solicitação de devolução e/ou substituição.
2. Autorizar a solicitação de devolução/substituição, assinando o Ofício (Gestor da Área
Demandante).
3. Inserir processo no CPA.
4. Encaminhar para o Núcleo de Terceirização.
Nota:
1. Para o caso de substituição, deverá ser elaborado um Ofício/Memorando único contendo a
devolução e a solicitação de preenchimento da vaga que ficará disponível.
ATIVIDADE: Prestar Informações Necessárias
QUANDO:
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação
Após
recebimento
da
COMO:
1. Analisar o processo.
2. Verificar se o documento está assinado pela parte competente ou se há a sua ciência no processo.
3. Elaborar Informação contendo, no mínimo, o cargo ocupado pelo profissional que será
devolvido.
4. Encaminhar a Informação para a SGP.
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUANDO:
Após
recebimento
da
QUEM: SGP/Presidência
informação elaborada pelo Núcleo de
Terceirização
COMO:
1. Levar Informação para apreciação da Presidência.
2. Deferir ou indeferir solicitação (Presidencia).
ATIVIDADE: Comunicar Decisão à Área Demandante
QUANDO: Caso o Presidente indefira a
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação
COMO:
1. Informar decisão à área demandante, por meio de Ofício/Memorando.
2. Arquivar processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Preencher Ofício de Devolução
QUEM: Núcleo de Terceirização QUANDO: Caso o Presidente defira a
/Dep. de Gestão de Pessoas
solicitação
COMO:
1. Preencher Ofício de devolução do terceirizado.
2. Assinar Ofício (Dep. de Gestão de Pessoas)
3. Enviar Ofício para a empresa a qual o terceirizado pertence.
ATIVIDADE: Atualizar no Sistema
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após envio do ofício à
empresa de terceirização
COMO:
1. Incluir no GRH a data de devolução do terceirizado.
ATIVIDADE: Avaliar Caso
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após atualização do sistema
/Dep. de Gestão de Pessoas
COMO:
1. Iniciar o processo de preenchimento de vaga, caso o processo inclua substituição.
2. Finalizar o processo, caso se trate apenas de uma devolução.
35/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
14. FLUXO DE FATURAMENTO MENSAL
36/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
OBJETIVO DO PROCESSO: Pagar à empresa terceirizada pelos serviços prestados ao
Poder Judiciário Cearense.
INÍCIO DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa.
FIM DO PROCESSO:
• Pagamento da fatura mensal.
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Ofício solicitando pagamento;
• Planilha Informação;
• Planilha
Informação
e planilha • Planilha Controle.
Controle com os valores solicitados
pela
empresa
terceirizada
para
pagamento;
• Folha de pagamento do mês anterior;
• Arquivo SEFIP (competência mês
anterior);
• Guia
da
Previdência
Social
(competência do mês anterior);
• Guia do Recolhimento do FGTS
(competência do mês do anterior);
• Crítica de Retorno dos Colaboradores
Terceirizados
e
Substitutos
(comprovando o pagamento do mês
anterior);
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Estaduais;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Municipais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Previdenciários;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Trabalhistas;
• Comprovante de pagamento de valerefeição dos terceirizados e substitutos
(referente ao mês do faturamento);
• Comprovante de pagamento de valetransporte
dos
terceirizados
e
substitutos (referente ao mês do
faturamento);
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitar Pagamento da Fatura Mensal
QUANDO: Até a data determinada no
QUEM: Empresa Terceirizada
contrato para solicitação de faturamento
COMO:
1. A empresa terceirizada dá entrada, pelo protocolo, no processo digital de faturamento incluindo:
a) Ofício de solicitação de pagamento;
b) Planilha Informação;
c) Planilha Controle;
d) Folha de Pagamento do mês anterior;
e) Arquivo SEFIP (competência mês anterior);
f) Guia da Previdência Social (competência referente ao mês anterior);
g) Guia do Recolhimento do FGTS (competência mês do anterior);
h) Crítica de Retorno dos terceirizados e substitutos (referente ao mês anterior);
i)
Certidão Negativa de Débitos Federais;
j)
Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
k) Certidão Negativa de Débitos Municipais;
l)
Certificado de Regularidade do FGTS;
m) Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;
n) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
o) Comprovante de pagamento de vale-refeição dos terceirizados e substitutos (referente ao
mês do faturamento);
p) Comprovante de pagamento de vales-transportes dos terceirizados e substitutos (referente ao
mês do faturamento).
Nota:
1. Todas as certidões devem estar atualizadas.
2. Deverá ser utilizado Memorando para os casos de solicitações internas (oriundas do Tribunal
de Justiça).
3. Deverá ser utilizado Ofício para os casos de solicitações externas (de outras unidades do
Poder Judiciário).
38/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Preparar as Planilhas de Faturamento Mensal
QUANDO:
Mensalmente,
QUEM: Núcleo de Terceirização
cronograma
conforme
COMO:
1. Preparar as planilhas, para cada contrato, contabilizando os dias trabalhados e úteis do mês,
inserindo nessas planilhas as informações contidas nos ofícios de movimentação – admissão e
devolução.
ATIVIDADE: Enviar Frequências para o Núcleo de Terceirização
QUANDO: Até o prazo estabelecido pelo
QUEM: Empresa Terceirizada
TJCE
COMO:
1. Enviar ao Núcleo de Terceirização as frequências para que sejam conferidas e levantadas as
ocorrências de faltas.
ATIVIDADE: Conferir as Freqüências
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO:
frequências
Após
recebimento
das
COMO:
1. Checar nome, mês, faltas, assinatura do funcionário e do chefe.
2. Se houver faltas, inseri-las na planilha de controle de frequências.
3. Retornar, caso exista alguma pendência, para empresa terceirizada, que deverá resolvê-la para
dar continuidade ao processo.
ATIVIDADE: Enviar Relatório de Movimentação do Mês
QUANDO: Após retorno dado pelo Núcleo
QUEM: Empresa Terceirizada
de Terceirização sobre as frequências
COMO:
1. Enviar para o e-mail do Núcleo de Terceirização o relatório de movimentação, contendo as
seguintes informações:
a) Admissão;
b) Devolução;
c) Faltas;
d) Licenças.
e) Férias;
f) Relação de colaboradores optantes por vale-transporte.
39/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Inserir as Informações na Planilha de Faturamento
QUANDO: Após recebimento do relatório de
QUEM: Núcleo de Terceirização
movimentação
COMO:
1. Conferir as informações prestadas pela empresa.
•
Caso haja divergências, comunicar à empresa para fazer as correções e enviar o relatório
retificado.
•
Caso não haja divergências, inserir as faltas, férias, licenças e demais informações
constantes no relatório que ainda não estavam na planilha do faturamento.
ATIVIDADE: Conferir Valor da Fatura Mensal
QUEM:
Núcleo
de QUANDO: Após a conferência das
Terceirização/Empresa Terceirizada movimentações pelo Núcleo de Terceirização
COMO:
1. Validar o valor da fatura mensal conjuntamente por telefone.
ATIVIDADE: Incluir Documentação no Processo
QUANDO: Após recebimento do processo
QUEM: Núcleo de Terceirização
digital
COMO:
1. Conferir o processo, solicitando os ajustes necessários, caso a documentação não se apresente
em sua completude.
2. Incluir no processo a seguinte documentação:
a) Contrato;
b) Aditivo (caso haja);
c) Planilha Informação;
d) Planilha Controle.
3. Encaminhar para a Divisão de Pessoal.
40/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Autorizar Faturamento
QUEM: Divisão de Pessoal/ QUANDO: Após recebimento do processo
Dep. de Gestão de Pessoas/SGP
digital
COMO:
1. Conferir o processo (Divisão de Pessoal).
2. Assinar a planilha Informação.
3. Encaminhar para o Dep. de Gestão de Pessoas.
4. Conferir e validar o processo (Dep. de Gestão de Pessoas).
5. Encaminhar para a SGP.
6. Conferir o processo e autorizar o faturamento (SGP).
7. Encaminhar para o Serviço de Preparo de Contas (Fermoju ou Tesouro).
ATIVIDADE: Subprocesso de Pagamento
QUEM: Secretaria de Finanças
QUANDO: Após autorização do processo
COMO:
Especificado no item 21.
41/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
15. FLUXO DE REAJUSTE ECONÔMICO E FINANCEIRO DOS CONTRATOS
(Continua)
42/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
OBJETIVO DO PROCESSO: Realizar o reajuste econômico e financeiro do contrato para manter
seu equilíbrio financeiro, a fim de equalizar o valor do contrato com o salário e outras variáveis que
sofrem aumento ao longo do tempo.
INÍCIO DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa.
FIM DO PROCESSO:
• Publicação do aditivo ao contrato.
ENTRADAS:
• Ofício de solicitação de reajuste.
• Contrato;
• Aditivos anteriores;
• Leis;
• Convenção Coletiva de Trabalho; e
• Outros instrumentos que causaram reajuste.
SAÍDAS:
• Planilha base de custo do contrato;
• Planilha dotação orçamentária;
• Informação explicando os cálculos da
planilha base de custo;
• Memorando
solicitando
dotação
orçamentária;
• Dotação Orçamentária; e
• Aditivo ao contrato publicado.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
43/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação da Empresa
QUEM: Empresa terceirizada
QUANDO: Após a publicação
instrumentos que causaram o reajuste
dos
COMO:
1. Dar entrada, por meio de processo no Serviço de Protocolo, devendo constar a seguinte
documentação:
a) Ofício de solicitação de reajuste;
b) Planilha de custos contendo o novo valor do contrato;
c) Os instrumentos que causaram o reajuste, tais como: leis, convenções coletivas, decretos
etc.
Nota:
1. Sugere-se que a documentação relativa ao processo seja levada em meio digital.
ATIVIDADE: Calcular Novo Valor do Contrato
QUANDO:
Após
recebimento
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação da empresa terceirizada
da
COMO:
1. Analisar o contrato, aditivos, convenções coletivas de trabalho, bem como todos os instrumentos
que causaram o reajuste.
2. Elaborar a planilha de custo do valor do contrato, incluindo os dados de função, número de
vagas, salário anterior, salário da convenção, encargos sociais, custo com farda (se houver), se
existe ou não vale transporte, o custo do vale transporte, o custo do vale alimentação, o custo da
cesta básica (se houver), o custo do plano de saúde (se houver).
ATIVIDADE: Elaborar Planilha de Dotação Orçamentária
QUANDO: Após cálculo do novo valor do
QUEM: Núcleo de Terceirização
contrato
COMO:
1. Elaborar a Planilha de Dotação Orçamentária, contendo o valor atual e novo valor do contrato,
para cada região, durante o período que a convenção se aplica, bem como o período de vigência
do contrato.
44/85
MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Elaborar Informação Sobre o Reajuste
QUANDO: Após elaboração da Planilha de
QUEM: Núcleo de Terceirização
Dotação Orçamentária
COMO:
1. Elaborar a Informação da Divisão de Pessoal sobre o reajuste, explicando cada variável
reajustada e seus percentuais, ou seja, como se deu o reajuste do contrato.
ATIVIDADE: Preencher Memorando de Solicitação de Dotação Orçamentária
QUANDO:
Após
elaboração
QUEM: Núcleo de Terceirização
informação sobre o reajuste
da
COMO:
1. Elaborar Memorando da SGP solicitando a dotação orçamentária à Secretaria de Finanças,
baseando-se na Planilha de Dotação Orçamentária.
2. Incluir informação sobre reajuste, planilha de custo, de dotação e Memorando no CPA.
3. Encaminhar para a Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Autorizar Reajuste
QUEM: Divisão de Pessoal/ Dep. de QUANDO: Após recebimento do processo
Gestão de Pessoas/SGP
digital
COMO:
1. Conferir o processo (Divisão de Pessoal).
2. Assinar a Informação e a planilha de custo do valor do contrato.
3. Encaminhar o processo para o Dep. de Gestão de Pessoas.
4. Conferir o processo (Dep. de Gestão de Pessoas).
5. Assinar a o Memorando e a Planilha de Dotação Orçamentária.
6. Encaminhar o processo para a SGP.
7. Conferir o processo (SGP).
8. Assinar o Memorando e a Planilha de Dotação Orçamentária.
9. Encaminhar o processo para a Divisão de Execução Orçamentária e Financeira.
ATIVIDADE: Fazer a Classificação Orçamentária
QUEM: Divisão de Execução QUANDO: Após
Orçamentária e Financeira.
processo digital
o
recebimento
do
COMO:
1. Conferir o processo.
2. Preencher o Formulário de Classificação Orçamentária com as informações necessárias,
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
identificando o número do processo, o valor, o credor, o código reduzido da classificação
orçamentária, o item da despesa, a descrição da despesa - incluindo o período, o contrato -, a
nota de reserva, a modalidade da licitação etc.
3. Assinar Formulário (Divisão de Execução Orçamentária e Financeira ou Divisão de
Contabilidade e Serviço de Preparo de Contas).
4. Encaminhar para o Serviço de Empenho.
•
No caso de despesas relativas ao exercício anterior (DEA) - Fermoju - a assinatura do
formulário deve ser do Diretor da Divisão, do Ordenador de Despesa, do Secretário
Geral e da Presidência.
•
No caso de despesas relativas ao exercício anterior (DEA) - Tesouro - a assinatura do
formulário deve ser do Diretor do Departamento, do Ordenador de Despesa, do
Secretário Geral e da Presidência.
5. Após as devidas assinaturas, o processo deverá ser encaminhado à Divisão Central de Contratos
e Convênios.
ATIVIDADE: Preparar Minuta do Aditivo ao Contrato
QUEM:
Divisão
Central
de QUANDO: Após o
Contratos de Convênios
dotação orçamentária
fornecimento
da
COMO:
1. Conferir o processo, verificando se constam todas as informações e se elas estão corretas:
a) Ofício de solicitação de reajuste;
b) Planilha de custos contendo o novo valor do contrato;
c) Dotação orçamentária;
d) Autorização do gestor do contrato;
e) Instrumentos que causaram o reajuste (leis, convenções coletivas, decretos etc.).
2. Elaborar Minuta do Aditivo ao Contrato.
3. Encaminhar para a Consultoria Jurídica.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Emitir Parecer
QUEM: Consultoria Jurídica
QUANDO: Após minuta do aditivo ao
contrato elaborado
COMO:
1. Conferir o processo, verificando se constam todas as informações e se elas estão corretas:
a) Ofício de solicitação de reajuste;
b) Planilha de custos contendo o novo valor do contrato;
c) Dotação orçamentária;
d) Autorização do gestor do contrato;
e) Instrumentos que causaram o reajuste (leis, convenções coletivas, decretos etc.).
2. Conferir a minuta do aditivo ao contrato, verificando se o conteúdo da minuta está de acordo
com o processo e a legislação vigente.
3. Elaborar Parecer.
4. Elaborar decisão do Presidente, aprovando a minuta do aditivo ao contrato.
5. Assinar o Parecer (Assessoria Jurídica).
6. Assinar o Parecer. (Consultoria Jurídica).
ATIVIDADE: Aprovar Aditivo ao Contrato
QUEM:
Consultoria
Jurídica/ QUANDO: Após emissão do parecer e da
Presidência
análise do aditivo ao contrato
COMO:
1. Despachar o reajuste do contrato com a Presidência.
2. Aprovar o aditivo ao contrato (Presidência).
3. Inserir aprovação no processo.
4. Encaminhar para a Central de Contratos.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Contatar Empresa para Assinatura
QUEM:
Divisão
Central
de QUANDO: Após recebimento do aditivo
Contratos de Convênios
aprovado pela Presidência
COMO:
1. Entrar em contato com a empresa para assinar o aditivo ao contrato.
2. Enviar cópia do aditivo ao contrato para análise por parte da empresa.
3. Aguardar recebimento do aditivo em meio físico assinado (a empresa entrega o documento
diretamente à Divisão Central de Contratos e Convênios).
4. Encaminhar para a SGP.
Nota:
1. O prazo para assinatura dependerá do previsto no contrato.
ATIVIDADE: Assinar Aditivo ao Contrato
QUEM:
SGP/Secretaria
Geral QUANDO: Após recebimento do aditivo ao
(Seger)
contrato assinado pela empresa
COMO:
1. Conferir o aditivo, verificando se está de acordo com o processo.
2. Assinar aditivo ao contrato.
3. Encaminhar para a Seger.
4. Conferir se constam no processo o parecer da Consultoria Jurídica e o despacho da Presidência
(Seger).
5. Assinar aditivo ao contrato (Seger).
6. Encaminhar processo para a SGP.
7. Encaminhar para a Consultoria Jurídica.
Nota:
1. Nos casos em que o aditivo ao contrato tenha valor superior a 650 mil reais, a SGP deve
recolher a assinatura do Presidente.
ATIVIDADE: Publicar Aditivo ao Contrato
QUEM:
Divisão
Central
de QUANDO: Após a assinatura do aditivo
Contratos e Convênios
pelas autoridades competentes.
COMO:
1. Conferir as assinaturas no documento.
2. Publicar aditivo ao contrato no Diário de Justiça por meio do sistema de envio de publicações.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
16. FLUXO DO REEQUILÍBRIO ECONÔMICO E FINANCEIRO DOS CONTRATOS
OBJETIVO DO PROCESSO: Pagar à empresa terceirizada a diferença de valor gerada
em função do reajuste do contrato.
INÍCIO DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa.
FIM DO PROCESSO:
• Pagamento da diferença.
ENTRADAS:
• Contrato e aditivo do novo valor do contrato;
• Planilha de custo do novo valor do contrato;
• Faturamentos mensais pagos sem reajuste
(levando em consideração o período
compreendido no aditivo);
• Comprovante de pagamento dos salários e
benefícios reajustados.
SAÍDAS:
• Planilha Informação da diferença a
ser paga regionalizada;
• Planilha Composição da diferença
por região;
• Memorando
solicitando
o
pagamento da diferença.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação da Empresa Terceirizada
QUANDO: Após publicação do aditivo
QUEM: Empresa Terceirizada
com o novo valor do contrato
COMO:
1. Dar entrada ao processo digital no serviço de protocolo. O processo deve conter:
a) Ofício solicitando pagamento da diferença em função do reajuste;
b) Planilha com o valor da diferença a ser paga;
c) Certidão Negativa de Débitos Federais;
d) Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
e) Certidão Negativa de Débito Municipal;
f) Certificado de Regularidade do FGTS;
g) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
h) Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;
i)
Comprovante de Pagamento dos salários e demais benefícios reajustados.
Nota:
1. As certidões devem estar atualizadas de acordo com o prazo de validade de cada uma.
ATIVIDADE: Calcular Diferença a ser Paga
QUANDO: Após recebimento do processo
QUEM: Núcleo de Terceirização
pelo Núcleo de Terceirização
COMO:
1. Atualizar os faturamentos mensais que deveriam ter sido pagos pelo novo valor de acordo com o
Aditivo publicado e com a planilha de custo do novo valor do contrato.
2. Inserir na planilha de composição da diferença o valor pago e o valor reajustado por região mês
a mês.
3. Compilar na Planilha Informação o valor total da diferença regionalizada.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Elaborar Memorando para Pagamento
QUANDO: Após cálculo da diferença a ser
QUEM: Núcleo de Terceirização
paga
COMO:
1. Elaborar Memorando para a SGP solicitar o pagamento da diferença à Secretaria de Finança em
função do reajuste econômico e financeiro.
2. Inserir no processo o Contrato, Aditivos, a Planilha Informação do valor da diferença, as
planilhas da composição das diferenças por região e o Memorando solicitando o pagamento da
diferença.
3. Encaminhar para a Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Autorizar Reequilíbrio
QUEM: Divisão de Pessoal/ Dep. de QUANDO: Após a elaboração
Gestão de Pessoas/SGP
memorando para pagamento
do
COMO:
1. Conferir o processo (Divisão de Pessoal).
2. Assinar a Planilha Informação do valor da diferença e as planilhas da composição das diferenças
por região (Divisão de Pessoal).
3. Encaminhar o processo para o Dep. de Gestão de Pessoas.
4. Conferir o processo (Dep. de Gestão de Pessoas).
5. Assinar o Memorando solicitando o pagamento da diferença.
6. Encaminhar o processo para a SGP.
7. Conferir o processo (SGP).
8. Assinar o Memorando solicitando o pagamento da diferença.
9. Encaminhar o processo para o Serviço de Preparo de Contas/Fermoju.
ATIVIDADE: Subprocesso de Pagamento
QUEM: Secretaria de Finanças
QUANDO: Após autorização do processo
COMO:
Especificado no item 21.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
17. LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA
(Continua)
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
Obs.: Existem duas fontes pagadoras no Poder Judiciário do Ceará: Fundo Especial de
Reaparelhamento e Modernização do Judiciário (Fermoju) e Tesouro Estadual. A depender do
contrato, o pagamento poderá ser feito pelo Departamento de Execução Orçamentária e
Financeira (Fermoju) ou Departamento Financeiro (Tesouro Estadual).
17.1 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA - FÉRIAS E 1/3 FÉRIAS
OBJETIVO DO PROCESSO: Liberar para empresa terceirizada os valores retidos em
conta vinculada para pagamento de férias e 1/3 de férias.
INÍCIO DO PROCESSO:
FIM DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa.
• Pagamento do valor retido.
SAÍDAS:
ENTRADAS:
• Ofício solicitando a liberação dos • Informação e Planilha contendo os
valores referentes a férias e a 1/3 de
nomes dos colaboradores terceirizados
que saíram de férias, com o valor a
férias;
liberar de cada um e o valor total.
• Planilha com nomes dos colaboradores
terceirizados, valor solicitado de cada
empregado, aviso de férias, recibo de
férias, guia de recolhimento do FGTS e
guia da Previdência Social dos meses
correspondentes às férias;
• Crítica de Retorno comprovando o
pagamento das férias;
• Certidão
Negativa
de
Débitos:
Trabalhistas, Previdenciários, Federais,
Municipais e Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação da Empresa Terceirizada
QUANDO: Após o pagamento das férias
QUEM: Empresa terceirizada
dos terceirizados.
COMO:
1. Dar entrada no processo digital, pelo serviço de protocolo, apresentando os seguintes
documentos e informações, dentro do prazo de validade, sempre que couber:
a) Ofício solicitando a liberação dos valores referentes a férias e a 1/3 de férias;
b) Planilha com os nomes dos colaboradores terceirizados e o valor solicitado de cada
empregado, aviso de férias, recibo de férias, guia de recolhimento do FGTS e guia da
Previdência Social dos meses correspondentes às férias;
c) Crítica de Retorno comprovando o pagamento das férias;
d) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
e) Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;
f) Certidão Negativa de Débitos Municipais;
g) Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
h) Certificado de Regularidade do FGTS; e
i)
Certidão Negativa de Débitos Federais.
ATIVIDADE: Conferir o Processo
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após recebimento do processo
digital.
COMO:
1. Conferir se os documentos e as informações incluídas no processo estão corretos, observando se:
a) Os avisos de férias, recibos de férias e crítica de retorno de todos os colaboradores
informados pela empresa terceirizada constam no processo;
b) As guias de recolhimento do FGTS e da Previdência Social estão pagas e referentes aos
meses das ocorrências das férias;
c) As certidões estão atualizadas.
2. Caso haja alguma inconsistência ou ausência no processo, solicitar correções à empresa
terceirizada.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Calcular Valor a Liberar para a Empresa Terceirizada
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após conferência do processo
COMO:
1. Montar uma planilha com os faturamentos mensais referentes ao contrato solicitado desde o
início até hoje, que chamamos de base.
2. Dessa base, filtrar os nomes dos colaboradores terceirizados constantes na planilha fornecida
pela empresa terceirizada e colar para outra planilha do mesmo arquivo.
3. Verificar se os colaboradores constantes na planilha da empresa permanecem no contrato, pois
caso contrário, a empresa tem que pedir resgate de rescisão para os colaboradores que
rescindiram o contrato e excluí-los da planilha.
4. Eliminar as demais colunas de valores de retenção, deixando apenas férias e 1/3 de férias.
5. Verificar se já foi liberado valor de retenção de férias para esses colaboradores. Se já tiver sido
liberado, excluir os meses referentes ao valor (apagar na coluna “Dia” as informações contidas).
6. Selecionar os próximos ou os primeiros doze meses na planilha para cada colaborador, por meio
da coluna “Dia”, e fazer um novo filtro contendo essa seleção. Depois somam os valores de
férias e 1/3 de férias correspondente a esse filtro, descriminando o valor total para cada
colaborador e o valor total da planilha (aplicar tabela dinâmica).
ATIVIDADE: Elaborar Informação
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após cálculo do valor a ser
liberado
COMO:
1. Elaborar Informação da Divisão de Pessoal com o valor a liberar para a empresa terceirizada e
um resumo com as demais informações sobre o processo de liberação de retenção dos valores da
conta vinculada referente a férias.
2. Incluir no processo o Contrato, Aditivo (casa haja), Informação e Planilha com o valor a liberar.
3. Encaminhar para a Divisão de Pessoal.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Autorizar Liberação
QUEM: Divisão de Pessoal/ Dep. de QUANDO: Após elaboração da planilha
Gestão de Pessoas/SGP
informação
COMO:
1. Conferir o processo e assinar a Planilha do valor a liberar (Divisão de Pessoal).
2. Encaminhar para o Dep. de Gestão de Pessoas.
3. Conferir o processo e autorizar a liberação dos valores retidos (Dep. de Gestão de Pessoas).
4. Encaminhar para a SGP.
5. Conferir o processo e autorizar a liberação dos valores retidos (SGP).
6. Encaminhar para a Divisão de Execução Financeira e Orçamentária.
ATIVIDADE: Elaborar Despacho para o Presidente
QUEM: Divisão de Execução
QUANDO: Após recebimento do processo
Orçamentária Financeira
COMO:
1. Elaborar despacho informando a conta para pagamento, o número do processo, o credor, o
número do contrato, o valor, etc.
2. Encaminhar despacho para o Departamento de Gerência Executiva do Fermoju.
ATIVIDADE: Verificar Documentação para Pagamento
QUEM: Departamento de Gerência QUANDO: Após elaboração do despacho
Executiva do Fermoju
para o Presidente
COMO:
1. Verificar documentação para pagamento (Departamento de Gerência Executiva do Fermoju).
2. Encaminhar para a Secretaria de Finanças.
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUEM:
Secretaria
de QUANDO:
Após
verificação
Finanças/Presidência
documentação para pagamento
da
COMO:
1. Despachar liberação de valores com o Presidente.
2. Assinar despacho (Presidência).
3. Encaminhar o processo a Divisão de Execução Orçamentária e Financeira.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Inserir Despacho do Presidente
QUEM: Divisão de Execução QUANDO: Após autorização do Secretário
Orçamentária Financeira
de Finanças
COMO:
1. Inserir, o processo, o despacho assinado pelo Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do
Ceará (TJCE) autorizando a liberação do valor constatado pelo Núcleo de Terceirização e
descrito na Informação da Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Elaborar Ofício de Pagamento
QUEM: Divisão de Execução
QUANDO: Após inserção do despacho do
Orçamentária Financeira/Secretaria
Presidente
de Finanças/Secretaria Geral
COMO:
1. Elaborar ofício de pagamento ao banco.
2. Encaminhar para a Secretaria de Finanças.
3. Assinar ofício ao banco solicitando a transferência do valor da conta vinculada para a conta da
empresa terceirizada (Secretaria de Finanças).
4. Encaminhar para a Secretaria Geral.
5. Assinar ofício ao banco (Secretaria Geral), independentemente do valor.
6. Encaminhar para a Divisão de Execução Orçamentária e Financeira.
ATIVIDADE: Enviar Ofício ao Banco
QUEM: Divisão de Execução QUANDO: Após ofício assinado pelo
Orçamentária e Financeira
Secretário de Finanças e Secretário Geral
COMO:
1. Enviar ofício ao banco.
2. Verificar se a transferência foi realizada.
ATIVIDADE: Incluir Ofício e Comprovante da Transferência Bancária
QUEM: Divisão de Execução QUANDO:
Após
confirmação
Orçamentária e Financeira
transferência
da
COMO:
1. Incluir, no processo, Ofício ao banco assinado pelo Secretário de Finanças e pelo Secretário
Geral.
2. Incluir comprovante da transferência bancária.
3. Arquivar o processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
17.2 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA – RESCISÃO
OBJETIVO DO PROCESSO: Liberar para empresa terceirizada os valores retidos em
conta vinculada para pagamento de rescisão trabalhista.
INÍCIO DO PROCESSO:
FIM DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa.
• Pagamento do valor retido.
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Ofício solicitando a liberação dos valores • Informação e Planilha contendo os
nomes dos colaboradores terceirizados
referentes às rescisões
que rescindiram o contrato, com o
• Planilha com os nomes dos colaboradores
valor a liberar de cada um e o valor
terceirizados e o valor solicitado de cada
total da planilha.
empregado;
• Termo de Rescisão;
• Guia de recolhimento rescisório do FGTS
e demonstrativo do trabalhador de
recolhimento FGTS rescisório de cada
colaborador;
• Guia de recolhimento do FGTS e guia da
Previdência
Social
dos
meses
correspondentes às rescisões;
• Crítica de Retorno comprovando o
pagamento do valor da rescisão;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Trabalhistas;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Previdenciários;
• Certidão Negativa de Débitos Municipais;
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação da Empresa Terceirizada
QUANDO: Após o pagamento
QUEM: Empresa terceirizada
rescisões dos terceirizados.
das
COMO:
1. Dar entrada no processo digital, pelo serviço de protocolo, apresentando os seguintes
documentos e informações, dentro do prazo de validade, sempre que couber:
a) Ofício solicitando a liberação dos valores referentes às rescisões;
b) Planilha com os nomes dos colaboradores terceirizados e o valor solicitado de cada
empregado;
c) Termo de Rescisão;
d) Guia de recolhimento rescisório do FGTS paga e demonstrativo do trabalhador de
recolhimento FGTS rescisório de cada colaborador;
e) Guia de recolhimento do FGTS e guia da Previdência Social dos meses correspondentes às
rescisões;
f) Crítica de Retorno comprovando o pagamento do valor da rescisão;
g) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
h) Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;
i)
Certidão Negativa de Débitos Municipais;
j)
Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
k) Certificado de Regularidade do FGTS;
l)
Certidão Negativa de Débitos Federais.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Conferir o Processo
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após recebimento do processo
digital.
COMO:
1. Conferir se os documentos e as informações incluídas no processo estão corretos, observando se:
a) O termo de rescisão, a guia de recolhimento rescisório do FGTS paga e o demonstrativo do
trabalhador de recolhimento FGTS rescisório de todos os colaboradores informados pela
empresa terceirizada constam no processo;
b) Consta a critica de retorno de todos os colaboradores que a empresa solicitou resgate de
rescisão e se o valor bate com o valor descrito no termo de rescisão;
c) As guias de recolhimento do FGTS e da Previdência Social estão pagas e são referentes aos
meses da ocorrência das rescisões;
d) As certidões estão atualizadas;
e) O termo de rescisão possui ressalva no sindicato.
2. Solicitar correções à empresa terceirizada, caso haja alguma inconsistência ou ausência no
processo.
ATIVIDADE: Calcular o Valor a Liberar para a Empresa Terceirizada
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após conferência do processo
COMO:
1. Fazer uma planilha com os faturamentos mensais referentes ao contrato solicitado desde o início
do contrato até hoje, que chamamos de base.
2. Dessa base, filtrar os nomes dos colaboradores terceirizados constantes na planilha fornecida
pela empresa terceirizada e colar em outra planilha do mesmo arquivo.
3. Verificar se já foi liberado valor de retenção de férias e 13º salário para esses colaboradores. Se
já tiver sido liberado, excluir os meses referentes a esses valores (apagar na coluna férias, 1/3 de
férias e 13º salário as informações contidas).
4. Somar os valores de todas as retenções correspondentes a esse filtro, descriminando o valor total
para cada colaborador e o valor total da planilha (aplicar tabela dinâmica).
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Elaborar Informação
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após o cálculo do valor a ser
liberado
COMO:
1. Elaborar Informação da Divisão de Pessoal com o valor a liberar para a empresa terceirizada e
um resumo com as demais informações sobre o processo de liberação de retenção dos valores da
conta vinculada referente às rescisões.
2. Incluir no processo o Contrato, Aditivo (casa haja), Informação e Planilha com o valor a liberar.
3. Encaminhar para a Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Autorizar Liberação
QUEM: Divisão de Pessoal/ Dep. de QUANDO: Após elaboração da Planilha
Gestão de Pessoas/SGP
Informação
COMO:
1. Conferir o processo e assinar a Planilha do valor a liberar (Divisão de Pessoal).
2. Encaminhar para o Dep. de Gestão de Pessoas.
3. Conferir o processo e autorizar a liberação dos valores retidos (Dep. de Gestão de Pessoas)
4. Encaminhar para a SGP.
5. Conferir o processo e autorizar a liberação dos valores retidos (SGP).
6. Encaminhar para a Divisão de Execução Financeira e Orçamentária.
ATIVIDADE: Elaborar Despacho para o Presidente
QUEM: Divisão de Execução
QUANDO: Após recebimento do processo
Orçamentária Financeira
COMO:
1. Elaborar despacho informando a conta para pagamento, o número do processo, o credor, o
número do contrato, o valor, etc.
2. Encaminhar para Departamento de Gerência Executiva do Fermoju.
ATIVIDADE: Verificar Documentação para Pagamento
QUEM: Departamento de Gerência QUANDO: Após elaboração do despacho
Executiva do Fermoju
para o Presidente
COMO:
1. Verificar documentação para pagamento (Departamento de Gerência Executiva do Fermoju).
2. Encaminhar para o Secretário de Finanças.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUEM: Secretaria de Finanças/ QUANDO:
Após
verificação
Presidência
documentação para pagamento
da
COMO:
1. Despachar liberação de valores a Presidência.
2. Assinar despacho (Presidência).
3. Encaminhar o processo para a Divisão de Execução Financeira e Orçamentária.
ATIVIDADE: Inserir Despacho do Presidente
QUEM: Divisão de Execução QUANDO: Após autorização do Secretário
Orçamentária Financeira
de Finanças
COMO:
1. Inserir despacho assinado pelo Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE)
autorizando a liberação do valor constatado pelo Núcleo de Terceirização e descrito na
Informação da Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Elaborar Ofício de Pagamento
QUEM: Divisão de Execução
QUANDO: Após inserção do despacho do
Orçamentária Financeira/Secretaria
Presidente
de Finanças/Secretaria Geral
COMO:
1. Elaborar ofício de pagamento ao banco (Divisão de Execução Orçamentária Financeira).
2. Encaminhar para o Secretário de Finanças.
3. Assinar ofício ao banco solicitando a transferência do valor da conta vinculada para a conta da
empresa terceirizada (Secretaria de Finanças).
4. Encaminhar para a Secretaria Geral.
5. Assinar ofício ao banco (Secretaria Geral), independentemente do valor.
6. Encaminhar para a Divisão de Execução Orçamentária e Financeira.
ATIVIDADE: Enviar Ofício ao Banco
QUEM: Divisão de Execução QUANDO: Após ofício assinado pelo
Orçamentária e Financeira
Secretário de Finanças e Secretário Geral
COMO:
1. Enviar ofício ao banco.
2. Verificar se a transferência bancária foi realizada.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Incluir Ofício e Comprovante da Transferência Bancária
QUEM: Divisão de Execução QUANDO:
Após
confirmação
Orçamentária e Financeira
transferência bancária
da
COMO:
1. Incluir, no processo, ofício ao banco assinado pelo Secretário de Finanças e pelo Secretário
Geral.
2. Incluir comprovante da transferência bancária.
3. Arquivar o processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
17.3 LIBERAÇÃO DE VALORES DA CONTA VINCULADA – 13º SALÁRIO
OBJETIVO DO PROCESSO: Liberar para empresa terceirizada os valores retidos em
conta vinculada referente ao 13º salário.
INÍCIO DO PROCESSO:
FIM DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa.
• Pagamento do valor retido.
SAÍDAS:
ENTRADAS:
• Ofício solicitando a liberação dos • Informação e Planilha contendo os nomes
dos colaboradores terceirizados que
valores referentes ao 13º salário;
receberam 13º salário, com o valor a
• Planilha
com
os
nomes
dos
liberar de cada um e o valor total.
colaboradores terceirizados e o valor
solicitado de cada empregado;
• Folha de pagamento do 13º salário;
• Guia de recolhimento do FGTS e guia da
Previdência Social correspondentes ao
13º salário;
• Crítica de Retorno comprovando o
pagamento do 13º salário;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Previdenciários,
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Municipais;
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Trabalhistas;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação da Empresa Terceirizada
QUANDO: Após o pagamento do 13º dos
QUEM: Empresa terceirizada
terceirizados.
COMO:
1. Dar entrada no processo digital, pelo serviço de protocolo, apresentando os seguintes documentos
e informações, dentro do prazo de validade, sempre que couber:
a) Ofício solicitando a liberação dos valores referentes ao 13º salário;
b) Planilha com os nomes dos colaboradores terceirizados e o valor solicitado de cada
empregado;
c) Folha de pagamento do 13º salário;
d) Guia de recolhimento do FGTS e guia da Previdência Social correspondentes ao 13º salário;
e) Crítica de Retorno comprovando o pagamento do 13º salário;
f) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
g) Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;
h) Certidão Negativa de Débitos Municipais;
i)
Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
j)
Certificado de Regularidade do FGTS;
k) Certidão Negativa de Débitos Federais.
ATIVIDADE: Conferir o Processo
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após recebimento do processo
digital.
COMO:
1. Conferir se os documentos e as informações incluídas no processo estão corretas, observando se:
a) Todos os colaboradores terceirizados constantes na planilha da empresa terceirizada
receberam o 13º salário, conferindo essa informação na crítica de retorno;
b) A folha de pagamento do 13º salário consta no processo;
c) As guias de recolhimento do FGTS e da Previdência Social estão pagas e são referentes ao
13º salário;
d) As certidões estão atualizadas.
2. Solicitar correções à empresa terceirizada, caso haja inconsistência ou ausência no processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Calcular Valor a Liberar para a Empresa Terceirizada
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após conferência do processo
COMO:
1. Fazer uma planilha com os faturamentos mensais referentes ao contrato solicitado do início até o
final do ano (de janeiro até dezembro do exercício atual), que chamamos de base.
2. Dessa base, filtrar os nomes dos colaboradores terceirizados constantes na planilha fornecida
pela empresa terceirizada e colar para outra planilha do mesmo arquivo.
3. Verificar se os colaboradores constantes na planilha da empresa permanecem no contrato, pois
caso contrário, a empresa tem que pedir resgate de rescisão para os colaboradores que
rescindiram o contrato e excluí-los da planilha.
4. Eliminar as demais colunas de valores de retenção, deixando apenas a coluna de 13º salário.
5. Somar os valores de 13º salário, e fazer uma tabela descriminando o valor total para cada
colaborador e o valor total da planilha (aplicar tabela dinâmica).
ATIVIDADE: Elaborar Informação
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após cálculo do valor a ser
liberado
COMO:
1. Elaborar Informação da Divisão de Pessoal com o valor a liberar para a empresa terceirizada e
um resumo com as demais informações sobre o processo de liberação de retenção dos valores da
conta vinculada referente ao 13º salário.
2. Incluir no processo o Contrato, Aditivo (casa haja), Informação e Planilha com o valor a liberar.
3. Encaminhar para a Divisão de Pessoal.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Autorizar Liberação
QUEM: Divisão de Pessoal/ Dep. de QUANDO: Após elaboração da planilha e
Gestão de Pessoas/SGP
da Informação
COMO:
1. Conferir o processo e assinar a Planilha e a Informação do valor a liberar (Divisão de Pessoal).
2. Encaminhar para o Departamento de Gestão de Pessoas.
3. Conferir o processo e autorizar a liberação dos valores retidos (Dep. de Gestão de Pessoas)
4. Encaminhar para a SGP.
5. Conferir o processo e autorizar a liberação dos valores retidos (SGP)
6. Encaminhar para a Divisão de Execução Financeira e Orçamentária.
ATIVIDADE: Elaborar Despacho para o Presidente
QUEM: Divisão de Execução
QUANDO: Após recebimento do processo
Orçamentária Financeira
COMO:
1. Elaborar despacho informando a conta para pagamento, o número do processo, o credor, o
número do contrato, o valor, etc.
2. Encaminhar para o Departamento de Gerência Executiva do Fermoju.
ATIVIDADE: Verificar Documentação para Pagamento
QUEM: Departamento de Gerência QUANDO: Após elaboração do despacho
Executiva do Fermoju
para o Presidente
COMO:
1. Verificar documentação para pagamento (Departamento de Gerência Executiva do Fermoju )
2. Encaminhar para a Secretaria de Finanças.
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUANDO:
Após
verificação
QUEM: Secretaria de Finanças
documentação para pagamento
da
COMO:
1. Despachar liberação de valores com a Presidência.
2. Assinar despacho (Presidência).
3. Encaminhar o processo à Divisão de Execução Financeira e Orçamentária .
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Inserir Despacho do Presidente
QUEM: Divisão de Execução QUANDO: Após autorização do Secretário
Orçamentária Financeira
de Finanças
COMO:
1. Inserir despacho assinado pelo Presidente do Tribunal de Justiça do Estado do Ceará (TJCE)
autorizando a liberação do valor constatado pelo Núcleo de Terceirização e descrito na
Informação da Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Elaborar Ofício de Pagamento
QUEM: Divisão de Execução
QUANDO: Após Despacho do Presidente
Orçamentária Financeira/Secretaria
do TJCE
de Finanças/Secretaria Geral
COMO:
1. Elaborar ofício de pagamento ao banco (Divisão de Execução Orçamentária Financeira).
2. Encaminhar para o Secretário de Finanças.
3. Assinar ofício ao banco solicitando a transferência do valor da conta vinculada para a conta da
empresa terceirizada (Secretaria de Finanças).
4. Encaminhar para a Secretaria Geral.
5. Assinar ofício ao banco (Secretaria Geral), independentemente do valor.
6. Encaminhar para o Departamento Financeiro.
ATIVIDADE: Enviar Ofício ao Banco
QUEM: Departamento Financeiro
QUANDO: Após ofício assinado pelo
Secretário de Finanças e Secretário Geral
COMO:
1. Enviar Ofício ao banco.
2. Verificar se a transferência bancária foi realizada.
ATIVIDADE: Incluir Ofício e Comprovante da Transferência Bancária
QUANDO:
Após
confirmação
QUEM: Departamento Financeiro
transferência bancária
da
COMO:
1. Incluir, no processo, ofício ao banco assinado pelo Secretário de Finanças e pela Secretaria Geral.
2. Incluir comprovante da transferência bancária.
3. Arquivar o processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
18. FLUXO DE SOLICITAÇÃO DE DIÁRIAS
OBJETIVO DO PROCESSO: Solicitar à empresa contratada o pagamento de diárias para
terceirizado.
INÍCIO DO PROCESSO:
FIM DO PROCESSO:
• Solicitação do pagamento de diárias pela • Envio do ofício de solicitação de diárias
unidade de lotação do terceirizado.
para a empresa terceirizada.
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Memorando/ofício de solicitação de • Ofício de solicitação de diárias.
diárias;
• Requisição de diárias;
• Atesto de diárias.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc;
• Writer.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação do Pagamento de Diárias
QUEM: Unidade de lotação do QUANDO: Até 10 dias antes do início do
terceirizado
deslocamento.
COMO:
1. Preencher e inserir no processo ofício/memorando de solicitação de diárias, endereçado à
Diretoria do Departamento de Gestão de Pessoas, que deve conter, no mínimo, indicação do dia
de início e retorno da viagem e destino.
2. Incluir justificativa, em caso de saída ou retorno em sábado, domingo ou feriado.
3. Preencher e inserir no processo a Requisição de Diárias, que deve ser assinada pelo terceirizado e
pelo chefe imediato ou superior da unidade de lotação do beneficiário.
4. Enviar o processo ou ofício/memorando para anuência do Desembargador, Secretário, ou
ocupante de cargo de hierarquia semelhante ou superior, conforme unidade de lotação do
beneficiário.
5. Inserir no processo o atesto da viagem, nos casos da solicitação de pagamento de diárias ocorrer
após o fim do deslocamento.
6. Solicitar autorização do Presidente no caso de a quantidade de diárias do terceirizado, no mês,
exceder o limite estabelecido na Resolução de diárias de servidor.
7. Enviar o processo por meio do CPA com, no mínimo:
a) Ofício/memorando de solicitação de diárias;
b) Requisição de diárias;
c) Anuência do Desembargador, Secretário ou ocupante de cargo de hierarquia semelhante ou
superior, conforme unidade de lotação do beneficiário, para o Núcleo de Terceirização.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Conferir Solicitação de Diárias
QUANDO:
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação
Após
recebimento
da
COMO:
1. Verificar se o processo está instruído com:
a) Ofício/memorando de solicitação de diárias;
b) Requisição de diárias;
c) Anuência do Desembargador, Secretário, ou ocupante de cargo de hierarquia semelhante ou
superior, conforme unidade de lotação do beneficiário
2. Verificar se há atesto da viagem, nos casos de o processo de solicitação de pagamento de diárias
chegarem ao Núcleo de Terceirização após o fim do deslocamento.
3. Verificar se há autorização do Presidente, nos casos de a quantidade de diárias excederem o
limite estabelecido na Resolução de diárias de servidor.
4. Devolver o processo para a unidade solicitante, caso falte algum documento necessário para a
concessão de diárias ou caso haja alguma inconsistência.
ATIVIDADE: Elaborar Ofício de Solicitação de Diárias
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após solicitação conferida
COMO:
1. Elaborar o Ofício que será enviado para a empresa terceirizada.
2. Conferir o Ofício elaborado pela equipe do Núcleo de Terceirização.
3. Assinar, caso todas as informações estejam corretas.
4. Solicitar que a equipe do Núcleo de Terceirização corrija o Ofício, caso alguma informação esteja
incorreta.
5. Enviar o processo por meio do CPA para o Departamento de Gestão de Pessoas.
ATIVIDADE: Autorizar Solicitação de Diária
QUEM: Departamento de Gestão de QUANDO: Após recebimento do ofício e
Pessoas
anexo
COMO:
1. Verificar se o processo está instruído com:
a) Ofício/Memorando de solicitação de diárias;
b) Requisição de diárias;
c) Anuência do Desembargador, Secretário, ou ocupante de cargo de hierarquia semelhante ou
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
superior, conforme unidade de lotação do beneficiário
2. Conferir o Ofício elaborado pela equipe do Núcleo de Terceirização.
3. Devolver para o Núcleo de Terceirização corrigir ou cobrar da área competente, caso Ofício
esteja incorreto ou esteja faltando alguma informação
4. Enviar para o Departamento de Gestão de Pessoas assinar, caso o processo esteja instruído com
toda a documentação necessária e o Ofício esteja elaborado corretamente.
5. Verificar Ofício (Dep. de Gestão de Pessoas)
6. Assinar Ofício.
7. Enviar para o Núcleo de Terceirização entregar à empresa, caso o processo esteja instruído
corretamente.
8. Devolver para o Núcleo de Terceirização reparar alguma falha, caso haja.
ATIVIDADE: Entregar o Ofício à Empresa Terceirizada
QUANDO:
Após
QUEM: Núcleo de Terceirização
solicitação de diárias
autorização
da
COMO:
1. Entregar o Ofício à empresa terceirizada.
2. Enviar o processo para a unidade de lotação do terceirizado atestar a viagem, caso a solicitação
de diária(s) tenha ocorrido antes do deslocamento.
3. Arquivar o processo, caso o atesto da viagem já esteja inserido no processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
19. FLUXO DE RESSARCIMENTO DE DIÁRIAS
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
OBJETIVO DO PROCESSO: Ressarcir a empresa terceirizada pelo pagamento das
diárias de viagem dos colaboradores terceirizados
INÍCIO DO PROCESSO:
• Solicitação da empresa
FIM DO PROCESSO:
• Pagamento das diárias
ENTRADAS:
SAÍDAS:
• Planilha com o valor total a ressarcir;
• Planilha Informação e Planilha anexo
controle com o nome dos colaboradores
• Planilha com o nome dos colaboradores,
terceirizados, período das diárias e valor
período das diárias e o valor para cada
de cada funcionário e o valor total a
funcionário;
pagar à empresa.
• Ofícios assinados por servidores do
tribunal de justiça com autorização das
diárias;
• Comprovante de pagamento das diárias
aos colaboradores terceirizados;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Trabalhistas;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Previdenciários;
• Certidão
Negativa
de
Débitos
Municipais;
• Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
• Certificado de Regularidade do FGTS;
• Certidão Negativa de Débitos Federais;
• Contrato e Aditivos.
SISTEMAS:
• CPA;
• Calc.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitação da Empresa Terceirizada
QUANDO: Após o pagamento das diárias
QUEM: Empresa terceirizada
aos colaboradores terceirizados.
COMO:
1. Dar entrada no processo digital, pelo serviço de protocolo, apresentando os seguintes
documentos e informações:
a) Planilha com o valor total a ressarcir;
b) Planilha com o nome dos colaboradores, o período das diárias e o valor para cada
funcionário;
c) Ofícios assinados por servidores do tribunal de justiça com autorização das diárias;
d) Comprovante de pagamento das diárias aos colaboradores terceirizados;
e) Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas;
f) Certidão Negativa de Débitos Previdenciários;
g) Certidão Negativa de Débitos Municipais;
h) Certidão Negativa de Débitos Estaduais;
i)
Certificado de Regularidade do FGTS;
j)
Certidão Negativa de Débitos Federais.
ATIVIDADE: Conferir Processo
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após o recebimento do
processo digital
COMO:
1. Conferir se:
a) Os Ofícios estão assinados pelos servidores do Tribunal de Justiça autorizando as diárias;
b) Constam no processo os comprovantes de pagamento das diárias em nome dos
colaboradores terceirizados;
c) As certidões estão atualizadas, ou seja, dentro do prazo de validade;
d) O período informado pela empresa da ocorrência das diárias ou do pagamento das diárias
está correto.
•
Caso seja possível corrigir a pendência, por meio de retificação de algum dos
documentos apresentados, comunicar à empresa para regularizar as inconsistências.
•
Caso contrário, arquivar o processo e comunicar à empresa para dar início a um novo
processo.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Calcular o Valor a Ressarcir à Empresa Terceirizada
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após conferência do processo
COMO:
1. Preencher a Planilha Anexo Controle informando nome do funcionário, função, CPF, lotação,
processo administrativo da solicitação da diária, código do motivo, número do ofício da
solicitação, período da ocorrência da diária e quantidade de diárias. Localizar o ofício da
solicitação de cada diária para preencher a planilha anexo controle.
2. Encontrar o valor total a ressarcir a empresa, após o preenchimento das informações acima,
checando se o valor bate com o solicitado pela empresa contratada.
3. Caso o valor não bata com o valor calculado pelo Núcleo de Terceirização, informar à empresa
para retificar a planilha com o valor total a ressarcir e a planilha com o nome dos colaboradores,
o período das diárias e o valor para cada funcionário.
4. Após retificação, a empresa poderá enviar essas planilhas assinadas para o e-mail da
terceirização para que a equipe do núcleo inclua-as no processo.
Nota:
1. A Planilha Anexo Controle deve ser assinada por servidor do Núcleo de Terceirização e pelo
Diretor da Divisão de Pessoal.
ATIVIDADE: Elaborar a Planilha Informação
QUANDO: Após calcular o valor a
QUEM: Núcleo de Terceirização
ressarcir à empresa terceirizada
COMO:
1. Preencher a planilha Informação, descriminando os meses em que as diárias ocorreram e o valor
total das diárias para cada mês.
Nota:
1. A planilha informação deve ser assinada pelo Diretor do Departamento de Gestão de Pessoas
e pelo Secretário de Gestão de Pessoas.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Autorizar Processo
QUEM: Div. de Pessoal / Dep. de Gestão QUANDO: Após
de Pessoas/SGP
planilha informação
elaboração
da
COMO:
1. Conferir o processo e assinar a Planilha Anexo Controle (Divisão de Pessoal).
2. Encaminhar para o Departamento de Gestão de Pessoas.
3. Conferir o processo e assinar a Planilha Informação (Dep. de Gestão de Pessoas).
4. Encaminhar para a SGP.
5. Conferir o processo e assinar a Planilha Informação (SGP).
6. Encaminhar para o Serviço de Preparo de Contas/Fermoju.
ATIVIDADE: Subprocesso de Pagamento
QUEM: Secretaria de Finanças
QUANDO: Após autorização do processo
COMO:
Especificado no item 21.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
20. FLUXO DE CONTROLE DE FREQUÊNCIA
OBJETIVO DO PROCESSO: Manter o controle das frequências dos colaboradores
terceirizados, para glosar as faltas no faturamento.
INÍCIO DO PROCESSO:
• Recebimento das freqüências
ENTRADAS:
• Cópia das freqüências
FIM DO PROCESSO:
• Lançamento
das
ocorrências
faturamento
SAÍDAS:
• Planilha de controle de freqüências
no
SISTEMAS:
• Calc
ATIVIDADE: Receber Frequências
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Até o prazo estabelecido pelo
TJCE
COMO:
1. Receber a cópia das frequências dos terceirizados em meio físico.
ATIVIDADE: Analisar Frequências
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após recebimento das
frequências
COMO:
1. Conferir se as cópias das frequências dos terceirizados relacionados no faturamento foram
entregues pela empresa.
2. Verificar, na cópia da folha de frequência, se há falta da prestação de serviço (falta, atraso,
atestado, licença, doação de sangue, certidão de óbito, certidão de casamento, certidão de
nascimento, etc.) e se consta assinatura do terceirizado e do chefe.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitar à Empresa Retificação das Pendências
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após análise das frequências
COMO:
1. Enviar e-mail para o responsável pelas frequências da empresa informando as frequências
pendentes.
2. Receber da empresa as frequências pendentes.
3. Verificar, na cópia da folha de frequência, se há falta da prestação de serviço (falta, atraso,
atestado, licença, doação de sangue, certidão de óbito, certidão de casamento, certidão de
nascimento, etc.) e se consta assinatura do terceirizado e do chefe.
ATIVIDADE: Registrar Ocorrências na Planilha
QUEM: Núcleo de Terceirização
QUANDO: Após resolução das pendências
COMO:
1. Inserir na planilha informações as ausências verificadas.
ATIVIDADE: Lançar Ocorrências no Faturamento
QUANDO: Após registro das ocorrências
QUEM: Núcleo de Terceirização
na planilha
COMO:
1. Inserir na planilha do faturamento eventuais ocorrências de falta de prestação de serviço.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
21. SUBPROCESSO DE PAGAMENTO
(Continua)
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Fazer a Classificação Orçamentária
QUEM: Serviço de Preparo de
QUANDO: Após
Contas (Tesouro ou Fermoju) ou
processo digital
Diretoria da Divisão.
o
recebimento
do
COMO:
1. Conferir o processo.
2. Preencher o Formulário de Classificação Orçamentária com as informações necessárias,
identificando o número do processo, o valor, o credor, o código reduzido da classificação
orçamentária, o item da despesa, a descrição da despesa - incluindo o período e o contrato -, a
nota de reserva, a modalidade da licitação etc.
3. Assinar Formulário (Divisão de Execução Orçamentária e Financeira ou Divisão de
Contabilidade e Serviço de Preparo de Contas).
4. Encaminhar para o Serviço de Empenho.
•
No caso de despesas relativas ao exercício anterior (DEA) - Fermoju – assinam o
formulário: o Diretor da Divisão, o Ordenador de Despesa, o Secretário Geral e a
Presidência.
•
No caso de despesas relativas ao exercício anterior (DEA) - Tesouro – assinam o
formulário: o Diretor do Departamento, o Ordenador de Despesa, o Secretário Geral e a
Presidência.
ATIVIDADE: Emitir Nota de Empenho
QUEM: Serviço de Empenho QUANDO:
(Tesouro ou Fermoju)
orçamentária
Após
classificação
COMO:
1. Conferir o processo.
2. Emitir e assinar Nota de Empenho no sistema S2GPR, com os dados informados na classificação
orçamentária e o código do contrato do sistema S2GPR.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Solicitar Nota Fiscal à Empresa
QUEM: Serviço de Empenho QUANDO: Após assinatura da Nota de
(Tesouro ou Fermoju)
Empenho
COMO:
1. Enviar e-mail para o credor, informando as notas de empenho para eles emitirem as respectivas
notas fiscais e certidões de regularidade fiscal.
2. Aguardar recebimento da documentação.
3. Anexar certidões de regularidade fiscal.
4. Anexar notas fiscais.
5. Encaminhar para o Serviço de Preparo de Contas.
ATIVIDADE: Elaborar Súmula
QUEM: Serviço de Preparo de QUANDO: Após recebimento da nota
Contas (Tesouro ou Fermoju)
fiscal
COMO:
1. Elaborar Súmula contendo número do processo, nome do credor, número do empenho, número
da nota fiscal com o respectivo valor a ser pago e as autoridades competentes.
Autoridades competentes:
•
Abaixo de 650 mil: Diretoria da Divisão (para casos de pagamentos realizados pelo
Fermoju), Diretoria do Departamento, Ordenador de Despesa e Secretaria Geral.
•
Acima de 650 mil: Diretoria da Divisão (para casos de pagamentos realizados pelo
Fermoju), Diretoria do Departamento, Ordenador de Despesa, Secretaria Geral e
Presidência.
ATIVIDADE: Realizar Checklist
QUEM: Departamento de Gerência
QUANDO: Após elaboração da Súmula
Executiva do Fermoju
COMO:
1. Conferir processo.
2. Assinar Súmula (Divisão de Execução Orçamentária e Financeira).
3. Assinar Súmula (Departamento de Gerência Executiva do Fermoju).
4. Enviar para a SGP.
Nota:
1. Esta atividade será realizada apenas para os casos de pagamentos efetuados pelo Fermoju.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Assinar documentação
QUEM:SGP/Secretaria
Geral/Presidência
QUANDO: Após assinatura da Súmula
pela Ger. Exec. Do Fermoju ou Diretoria do
Departamento Financeiro.
COMO:
1. Assinar documentação (SGP).
2. Encaminhar para a Secretaria Geral.
3. Assinar documentação (Secretaria Geral).
4. Assinar a documentação (Presidência).
•
Caso o valor seja até 650 mil, encaminhar processo para Tesouraria (processo de
competência do Departamento Financeiro) ou Serviço de Pagamento (processo de
competência do Fermoju).
•
Caso o valor seja acima de 650 mil, encaminhar processo para o Secretário de Finanças
despachar pagamento com a Presidência.
ATIVIDADE: Despachar com o Presidente
QUANDO: Caso o valor a ser pago seja
QUEM: Secretaria de Finanças
acima de 650 mil
COMO:
1. Levar as peças do processo, explicar o processo.
2. Assinar a documentação (Presidência).
3. Encaminhar para o Serviço de Pagamento ou Tesouraria.
ATIVIDADE: Elaborar Ofício de Transferência de Contas
QUANDO: O contrato é de competência
QUEM: Serviço de Pagamento
do Fermoju
COMO:
1. Elaborar a relação das planilhas dos pagamentos, contendo o número do processo, o nome do
credor, a fonte de pagamento, o empenho e o valor a ser pago.
2. Elaborar Ofício com o valor da planilha, indicando a conta que irá sair o recurso para a conta de
pagamento.
3. Assinar Ofício (Secretaria de Finanças).
4. Assinar Ofício (Secretaria Geral).
5. Enviar Ofício para o banco do qual irá sair o recurso.
6. Aguardar o valor ser disponibilizado na conta de pagamento.
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MANUAL DE TERCEIRIZAÇÃO
ATIVIDADE: Liquidar Despesa
QUANDO: Após recebimento do processo
QUEM: Serviço de Pagamento ou
com a Súmula assinada pelas autoridades
Tesouraria
competências
COMO:
1. Verificar se:
a) A Súmula está assinada pelas autoridades competentes;
b) As certidões estão válidas;
2. Liquidar a despesa, por meio do S2GPR.
3. Informar o credor que irá receber o pagamento, o número do empenho, a conta de pagamento do
credor, a conta que irá sair o recurso, a data prevista para realização do pagamento e as retenções
(ISS, INSS, IRRF e retenções da Res. CNJ 183/2013).
ATIVIDADE: Realizar Pagamento
QUEM: Serviço de Pagamento ou
Divisão de Tesouraria/Secretaria de QUANDO: Após liquidação da despesa
Finanças/Secretaria Geral
COMO:
1. Verificar se existem retenções para emissão da respectiva guia.
a) Caso exista guia de ISS, entrar no sistema GISSONLINE (Prefeitura de Fortaleza) e emitir a
respectiva guia.
b) Caso exista guia de INSS, entrar no sistema GPS (Receita Federal) e emitir respectiva guia;
c) Caso exista guia de ICMS, entrar no SITTRAM (site da SEFAZ) e emitir a respectiva guia.
2. Realizar o pagamento do credor.
3. Realizar o pagamento das retenções.
4. Gerar o relatório de pagamento e anexar ao relatório guias emitidas.
5. Assinar relatório de pagamento (Divisão de Tesouraria).
6. Assinar relatório de pagamento (Secretaria de Finanças).
7. Encaminhar cópia do processo para a Secretaria Geral.
8. Assinar relatório de pagamento (Secretaria Geral).
9. Enviar o relatório juntamente com as guias para o banco.
10. Aguardar recebimento das guias autenticadas.
11. Incluir as guias pagas das retenções nos autos do processo.
12. Arquivar processo.
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