UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
Gestão de Projetos Arquivisticos no âmbito do Comando da
Aeronáutica(COMAER)
Por: José Augusto de Oliveira Jorge
Orientador
Prof. Nelsom Magalhães
Rio de Janeiro
2012
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
AVM FACULDADE INTEGRADA
Gestão de Projetos Arquivisticos no âmbito do Comando da
Aeronáutica(COMAER)
Apresentação de monografia à AVM Faculdade
Integrada como requisito parcial para obtenção do
grau de especialista em Gerência de projetos.
Por:José Augusto de Oliveira Jorge
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AGRADECIMENTOS
Aos familiares, amigos e à Deus, minha
força maior
4
DEDICATÓRIA
.....Dedico esta obra primeiramente a
Deus
meu refúgio e fortaleza, a Ingrid,
Joyce e Soraia e principalmente minha
querida Ana Paula e a todos
que
contribuíram para a conclusão deste
curso.
5
RESUMO
Este trabalho é um estudo da importância e de como é feito e gerenciado o
projeto de solução documental no âmbito da Força Aérea Brasileira, Aborda o
documento arquivístico como objeto da arquivística de modo a estar
identificando fatores que ajudam e permitem que as informações sejam
localizadas em tempo hábil quando solicitadas. Destaca o contexto hierárquico
e histórico das organizações militares responsáveis pelo gerenciamento dos
projetos de solução documental
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METODOLOGIA
A metodologia para a elaboração deste trabalho monográfico será
bibliográfica e documental. Coleta de dados em revistas e internet com uma
metodologia de tipo qualitativo, baseada fundamentalmente na análise de
casos, para que se tenha fundamentação teórica para assuntos pertinentes ao
tema.
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LISTA DE ABREVIATURAS
DIRDOC Diretoria de Documentação
CAN
Correio Aéreo Nacional
CENDOC Centro de documentação e histórico da Aeronáutica
COMAER Comando da Aeronáutica
FAB
Força Aérea Brasileira
GED
Gestão eletrônica de documentos
OM
Organização Militar
SEGECAE Serviço de correspondência e Arquivo da Aeronáutica
SPADAER Subcomissão permanente de avaliação de documentos da
aeronáutica
8
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO
-
09
CAPÍTULO I - Histórico da Força Aérea brasileira
10
CAPÍTULO II - Arquivo:Conceito e evolução
16
CAPÍTULO III – Arquivistica
19
CAPÍTULO IV- Gestão de projetos Arquivisticos
22
CONCLUSÃO-
33
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA-
34
ÍNDICE
35
-
9
INTRODUÇÃO
Os Projetos de Solução Documental – Sistema Híbrido (Microfilme
e Imagem Digital) é o cumprimento das disposições previstas no art. 1º da Lei
8.159/91: “é dever do Poder Público a Gestão Documental e a proteção
especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à
administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de
prova e informação”. Neste sentido todo o conhecimento produzido e
acumulado, deve ser preservado pelo COMANDO DA AERONÁUTICA. Em seu
art. 7º, a lei define os arquivos públicos como os “conjuntos de documentos
produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos
de âmbito Federal, Estadual, do Distrito Federal e Municipal em decorrência de
suas funções administrativas, legislativas e judiciárias”.
O Sistema de Documentação, cujo Órgão Central é o Centro de
Documentação e Histórico da Aeronáutica – CENDOC, é a OM responsável
pela gestão de documentos do COMAER.
O Serviço Geral de
Correspondência e Arquivo da Aeronáutica - SEGECAE é a organização
subordinada ao CENDOC e segundo estabelecido no art. 5º do seu
regulamento
interno,
compete
ao
SEGECAE
“estudar,
planejar
e
acompanhar a implantação dos projetos de solução documental, assim como
planejar e assessorar a implantação das metodologias e tecnologias
referentes à gestão e preservação documental do COMAER”.
Os Projetos de Solução Documental são desenvolvidos para o
COMANDO DA AERONÁUTICA- COMAER, sob supervisão do Centro de
Documentação e Histórico da Aeronáutica – CENDOC, e são executados
em parceria do Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica
– SEGECAE.
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CAPÍTULO I
HISTÒRICO DA FORÇA AÈREA BRASILEIRA
...E assim surgia a Força Aérea Brasileira.
O poder aéreo nasceu em 1913, após o homem adquirir o domínio das
máquinas voadoras, um pouco antes do início da Primeira Guerra Mundial. No
Brasil, mediante acordo governamental, tivemos a presença de militares
franceses ligados ao que, naquele tempo, não era ainda uma arma aérea, mas
uma capacidade bélica de emprego dos "engenhos voadores". Assim, no
Campo dos Afonsos , Rio de Janeiro, se fez presente uma missão militar, com
o objetivo de treinar pilotos militares da Marinha e do Exército, visando ao
emprego de aeronaves em objetivos militares. Essa missão deu origem à
Escola Brasileira de Aviação, que iniciou suas atividades em 2 de fevereiro de
1914, interrompendo-as em 18 de junho do mesmo ano.
Evidentemente, o desenvolvimento da Aviação como arma aérea teve o seu
início na Primeira Guerra Mundial , quando aeronaves foram empregadas em
missões de Observação no campo de batalha.A partir dessas missões de
Observação, passou-se a utilizar o avião também para a regulagem de tiros de
artilharia e para missões de interceptação de aviões inimigos, incrementandose a utilização da potencialidade da arma aérea.
Surgia, assim, no cenário mundial, a Aviação de Caça que, inicialmente,
conduzia atiradores de elite nas naceles traseiras das aeronaves, atirando nos
aviões incursores que tentavam realizar Observação.Daí, evoluiu-se para o
lançamento de bombas, a princípio com a mão, e posteriormente com o
emprego de engenhos mecânicos, seguindo-se a instalação de uma maior
capacidade de tiro a bordo da aeronave e operada pelo próprio piloto.
Esses fatores serviram de estímulo e desafio para as mentes militares que,
naquela ocasião, tiveram disposição e oportunidade de participar ativamente no
desenvolvimento dessa nova arma.Na época, o Brasil recebeu uma série de
aeronaves para treinamento de suas Aviações - Militar (Exército) e Naval
(Marinha)- e enfrentou o novo desafio, adestrando e preparando suas
11
equipagens, além de, seguindo uma tradição histórica iniciada no século 17,
partir, pelo ar, para o desbravamento do interior do País, lançando-se na
abertura de novas rotas aéreas, com o apoio do Departamento de
Comunicações do então Ministério de Viação e Obras Públicas, que fazia o
controle do movimento dessas e de outras aeronaves.
Foi grande a participação das comunidades municipais, que, para auxiliar a
nossa Aviação, escreviam o nome da cidade sobre o telhado das estações
ferroviárias, como forma de orientar os aviões que seguiam para o interior do
País. Nessa época, as facilidades e auxílios para a navegação aérea
praticamente inexistiam.A 12 de junho de 1931 , dois Tenentes da Aviação
Militar - Nélson Freire Lavenére-Wanderley e Casimiro Montenegro Filho pilotando um Curtiss Fledgling, saíram do Rio de Janeiro e chegaram a São
Paulo, conduzindo uma mala postal (com 2 cartas). Nascia assim o Correio
Aéreo Militar (CAM).
Esse CAM, atualmente denominado Correio Aéreo Nacional (CAN), permanece
com a missão de assegurar a presença do Governo Federal nos mais diversos
rincões do Brasil, o que levou o nosso Congresso, tocado por um forte espírito
cívico, a exigir da Força Aérea Brasileira a continuidade da operação do
Correio Aéreo Nacional, incluindo-o na Constituição de 1988.Os fatos históricos
abordados até o momento permitiram que se criasse no País, no final da
década de 30, uma atmosfera de questionamento sobre a arma aérea, e de
que forma deveria ela ser administrada pela Nação.
Debates calorosos ocorreram, tanto no Clube Militar como através dos jornais
da época, movidos por aviadores militares das duas Aviações Militares Marinha e Exército - que buscavam defender posições: se as armas aéreas
deveriam continuar no âmbito das duas Forças, ou se elas deveriam agrupar
meios aéreos de ambas e constituir uma arma única e independente, vindo a
ser a única a administrar a atividade aérea no Brasil. A segunda corrente
prevaleceu, tornando-se vitoriosa no dia 20 de janeiro de 1941 , quando foi
criado o Ministério da Aeronáutica, tendo como primeiro titular da pasta um civil
- Dr. Joaquim Pedro Salgado Filho . Esta foi a solução adotada pelo Governo
de então para manter as duas Forças em harmonia.
Os anos seguintes permitiram um engrandecimento do setor aeronáutico
brasileiro, tendo sido criada uma respeitável infra-estrutura por todo o País,
12
aumentando a capacidade tecnológica e organizando toda a aviação civil e
militar. O Ministério da Aeronáutica manteve-se atuante até 10 de junho de
1999 , quando foi criado o Ministério da Defesa. A partir de então, passou a
ser
denominado
Comando
da
Aeronáutica,
tendo
como
primeiro
Comandante o Ten.-Brig.-do-Ar Walter Werner Bräuer.
1.1 Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica-CENDOC
Em de 25 de Fevereiro de 1967, o então Presidente da República, Humberto
de Alencar Castelo Branco, assinou o Decreto-Lei Nº 200 que dispunha sobre a
organização da Administração Federal e estabelecia diretrizes para a Reforma
Administrativa.
Em consonância com o referido instrumento legal, em 31 de março do
mesmo ano, foi publicado o Decreto No. 60.521 que estabelecia a estrutura
básica de organização do Ministério da Aeronáutica e criava a Diretoria de
Acervo Histórico.
Pouco mais de dois anos depois, pela Portaria No. 38/GM7, de 20 de maio
de 1969, foi ativado o Núcleo da Diretoria de Documentação e Histórico da
Aeronáutica (DIRDOC), sendo nomeado seu primeiro Chefe o Maj Brig Eng
EWERTON FRITSCH.
Em 12 de novembro de 1970, pelo Decreto No. 67.555, foi aprovado o
regulamento da DIRDOC, no qual foi enfim ativada a mesma Diretoria.
Este Regulamento informava que a DIRDOC tinha por finalidade “o trato
dos assuntos relativos às atividades de Expediente, de Arquivologia, de
Biblioteconomia, de Histórico, de Museologia e de Cerimonial”. Também eram
missões da DIRDOC as atividades relacionadas à Imprensa e Publicações.
Subordinada ao Comando-Geral do Pessoal (COMGEP), a antiga DIRDOC
passou a funcionar em duas salas no edifício do Ministério da Aeronáutica
(MAER), no centro da cidade do Rio de Janeiro, vindo a estabelecer-se em
definitivo em 5 de julho de 1974, no campus da Universidade da Força Aérea
(UNIFA), localizado no lendário Campo dos Afonsos, Rio de Janeiro, ocupando
o Pavilhão Van Ness.
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Com a extinção da DIRDOC e a criação do Centro de Documentação e
Histórico da Aeronáutica (CENDOC), em 7 de dezembro de 1977, este passou
cumprir a mesma missão, herdando suas instalações, numerário e pessoal.
1.1.2 O CENDOC na atualidade
O Centro de Documentação e Histórico da Aeronáutica (CENDOC),
Organização do Comando da Aeronáutica (COMAER) criado pelo Decreto nº
80.965, de 7 dezembro de 1977, tem por missão planejar, gerenciar, controlar e
executar as atividades relacionadas à Documentação, ao Histórico, ao
Cerimonial Militar e ao Arquivo permanente do COMAER, estando diretamente
subordinado ao Comando-Geral do Pessoal (COMGEP).
Na missão do CENDOC, se destacam as atividades de Arquivologia,
Biblioteconomia, Correspondência, Imprensa, Publicações e Heráldica Militar
no COMAER, bem como das atividades de preservação de peças e
documentos representativos da história da Aeronáutica e do tombamento do
patrimônio histórico da Aeronáutica.
O CENDOC trata, ainda, da normatização dos assuntos musicais, do
Cerimonial Militar, mantendo o intercâmbio com entidades militares ou civis
para o trato de assuntos que envolvam os Sistemas de Documentação, de
Histórico e de Cerimonial. Além disso, armazena a documentação permanente
de valor histórico, probatório e informativo da Aeronáutica, assessorando o
Comandante-Geral do Pessoal nesses assuntos. O CENDOC, em setembro de
2002, passou a emitir o Boletim do Comando da Aeronáutica (BCA).
Nas atividades de Histórico no âmbito do COMAER, o CENDOC busca
realizar a pesquisa, o registro e a narração metódica dos fatos notáveis, de
modo a estabelecer e preservar a Tradição e a História da Aeronáutica
brasileira, nos seus aspectos civil e militar, bem como a exaltação e a
divulgação dos episódios e a vida de seus vultos.
Este aspecto do trabalho do CENDOC tem sua continuidade nas
pesquisas que rotineiramente têm sido realizadas por pesquisadores militares e
civis que procuram este Centro para substancializar seus trabalhos.
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1.2 Serviço de Arquivo e Correspondência da Aeronáutica- SEGECAE
No Ministério da Aeronáutica, em 1945, era criado o primeiro Serviço para
tratar dos assuntos documentais, chamado Arquivo Geral da Aeronáutica
(AGA).
O AGA, em 1946, passou a ter a denominação de Serviço de Comunicações
da Aeronáutica (SCAER), com as mesmas atribuições quanto ao recebimento e
guarda documental da extinta AGA, acrescidas das obrigações quanto à
tramitação documental.
Em 1949, passou a chamar-se Serviço Geral de Expediente e Arquivo da
Aeronáutica (SGEAAER).
Em 1974, foi criada a Diretoria de Documentação da Aeronáutica (DIRDOC)
como Órgão Central do Sistema (normativo e gerenciador), com a missão de
administrar o Patrimônio Histórico e Cultural.
Em 1977, a DIRDOC deu origem a três Organizações: INCAER, MUSAL e
CENDOC. O CENDOC foi o herdeiro dos assuntos documentais, tornando-se o
Órgão Central do Sistema de Documentação.
Finalmente, em 1982, o SGEAAER teve sua denominação modificada para
Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica, SEGECAE.
1.2.1 O SEGECAE na atualidade
O Serviço Geral de Correspondência e Arquivo da Aeronáutica (SEGECAE),
Organização doComando da Aeronáutica (COMAER) criada pela Portaria n°
508/GM3, de 4 de maio de 1982, tem atualmente por finalidade planejar,
gerenciar, controlar e executar as atividades relacionadas com a tramitação,
tratamento e o arquivamento de documentos do COMAER.
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CAPÍTULO II
Arquivo: Conceito e Evolução
Segundo estudos e registros realizados na área arquivística, o arquivo
teve sua origem nas civilizações pré-clássicas, o primeiro conjunto de
documentos produzidos com tais características remonta ao Oriente Médio e a
Antiguidade Clássica, mas foi a partir da época contemporânea com a
Revolução Francesa no final do século XVIII, sendo primeiramente como
arquivo da Assembléia Nacional, que se originou o arquivo propriamente dito.
Com o advento do Estado de Direito, os documentos do arquivo passam
a ser considerados como garantia dos direitos dos cidadãos, visto que
anteriormente o seu acesso era apenas permitido para as pessoas ligadas a
órgãos do poder. Com a criação dos Archives Nationales de França, o arquivo
nacional deixou de ser privilégio de poucos para ser aberto ao cidadão comum
adquirindo também o papel de memória do passado, ou seja, o arquivo passa a
ter função administrativa e de memória social.
No século XX ocorre a consolidação do conceito de arquivo. A palavra
arquivo está associada a diversos significados e definições. Segundo o
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), arquivo é o conjunto
de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, publica ou
privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades independente
da natureza dos suportes. Ou, arquivo é instituição ou serviço que tem por
finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a
documentos. Ou, arquivos são instalações e móveis destinados à guarda de
documentos.
“Os arquivos constituem-se órgãos de assessoramento e de
pronta informação sobre os documentos produzidos”.
(KURTZ, 1997, p.94).
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Apesar da amplitude de termos para designar a palavra arquivo,
abordaremos aqui o que diz respeito ao conjunto de documentos que teve
início com o advento da escrita, que foi a primeira ferramenta da tecnologia da
informação a que se tem registro e surgiu na mesopotâmia através de
desenhos “pictogramas” utilizados para expressar a realidade daquele povo,
sendo utilizada com instrumento de prova. Com o passar do tempo, a escrita foi
evoluindo até que chegasse ao alfabeto utilizado nos dias de hoje. Com o
surgimento do telégrafo, telefone, máquina de escrever, rádio, televisão, e
outras tecnologias até o advento do computador, que a partir do momento que
passou a ser popularizado, surgiu como uma grande aposta para o acesso
rápido e dinâmico das mais diversificadas informações. Dessa maneira surge a
informação digital e conseqüentemente o arquivo digital, o documento
eletrônico passa a fazer parte do cotidiano arquivístico e junto dele inúmeros
desafios, o que acarretou o aparecimento de novos instrumentos de trabalho
passando a ser utilizado um novo tipo de suporte.
O arquivo tem sua organicidade baseada na trajetória específica da
organização e por isso exige conhecimento da relação entre o documento, a
estrutura e função da empresa/instituição, pois ele é o produto da
administração. A rapidez e precisão no atendimento ao usuário são um dos
fatores que contribuem para o bom desempenho administrativo. Por isso um
arquivo organizado contribui para agilizar a recuperação da informação
trazendo benefícios ou até mesmo evitando perdas.
2.1- Gestão de Documentos
A lei nº. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política
nacional de arquivos públicos e privados, define o conceito de gestão de
documentos como “o conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase
corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda
permanente”.
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O conceito de gestão de documentos associa-se aos princípios da
administração no início do século XX e surgiu da necessidade de ter uma
pessoa para tratar a documentação. A gestão administra o uso da
documentação pela empresa de maneira econômica, eficiente e eficaz,
utilizando um serviço de qualidade.
A preocupação com o acesso a informação e o controle do fluxo dos
documentos e suas informações durante seu ciclo de vida que é a fase
corrente, intermediária ou permanente, contribuem para um trabalho de
excelência, pois os documentos não surgem para o arquivo e sim para atender
as necessidades administrativas das empresas.
Na gestão de documentos há vários níveis de aplicação, sendo eles o
nível mínimo, com a implantação de programas de avaliação da massa
documental acumulada, o nível mínimo ampliado, que tem como uma das
funções a criação de centros de arquivamento intermediário, o nível
intermediário, que também contempla a adoção de programas de controle da
produção documental e implantação de sistemas de arquivo e o nível máximo,
que engloba a adoção da gestão e diretrizes e uso de recursos de automação.
A avaliação é uma atividade vital em um programa de gestão de
documentos, pois, permite racionalizar o acúmulo dos documentos nas fases
corrente e intermediária, facilitando a constituição dos arquivos permanentes.
Consiste no processo de análise dos documentos arquivísticos, visando
estabelecer prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores
primário e secundário que lhes são atribuídos. Os prazos de guarda e as ações
de destinação deverão estar formalizados na tabela de temporalidade e
destinação do órgão ou entidade. Vale ressaltar que nenhum documento
deverá ser conservado por tempo maior que o necessário.
Para uma organização precisa dos documentos, são necessárias
inúmeras etapas de trabalho. O levantamento de dados, a análise dos dados
coletados, o planejamento, a implantação e acompanhamento das informações
são fundamentais para a atividade administrativa, visto que os documentos
para a arquivística surgem para cumprir uma função imediata, que será
abordada no próximo capítulo.
18
CAPÍTULO III
Arquivística
A arquivística tem como objeto o conhecimento da natureza dos
arquivos, das suas teorias, seus métodos e técnicas a serem observados na
sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização, permitindo a
gestão da informação orgânica, tendo como principal preocupação o valor
primário do documento. O desenvolvimento arquivístico no século XIX e na
primeira metade do século XX deu-se primeiramente a partir da existência da
administração que agia seguindo seus próprios princípios, depois pelo fato do
Estado reconhecer a importância dos documentos produzidos e por fim, pela
disponibilização pública de acesso por parte da população.
A arquivística era vista até então, com olhar historicista, sendo os
documentos agrupados pelo seu valor histórico e não pelo valor orgânico. Com
o passar dos anos e a evolução da sociedade, os arquivos foram aos poucos
modificados, e foram sendo constituídos de documentos tradicionais e
modernos.
3.1-Documentos Tradicionais
O desafio da arquivística é garantir a integridade física e informacional
dos documentos, para que sejam mantidas as características que os definem
como documentos de arquivo. Para isso, faz-se necessária a utilização de
normas e procedimentos técnicos que auxiliem na realização de tais
propósitos, porém, além da informação não se pode esquecer o suporte na
qual estão registradas, pois esses são diversificados e merecem atenção
individualizada, visto que são tão importantes quanto o conteúdo informacional
cuja característica de sua produção são tão complexas quanto à matéria-prima
usada na elaboração.
Os documentos classificados como Correntes - são aqueles que ainda
estão em curso e sendo utilizado pela administração, devendo ser guardados
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próximos ao setor administrativo -. Documentos Intermediários – são aqueles
cujo uso não é tão freqüente, mas ainda possuem valor administrativo e por
isso deve ficar armazenado próximo a empresa produtora, mas não
necessariamente no mesmo local -. Documentos Permanentes – são
constituídos por documentos que definitivamente devem ser preservados
devido seu valor informativo, histórico e probatório -.
Segundo Rousseau e Couture “enquanto todos os documentos têm um
valor primário, nem todos têm ou adquirem necessariamente um valor
secundário”. No caso dos documentos que cumpriram valor primário, mas não
apresentam valor secundário, estes serão eliminados.
Vale destacar que a passagem do documento de uma fase para outra é
feito através da avaliação, cuja finalidade é identificar o valor do documento de
acordo com o seu prazo prescricional. O valor primário é a atribuição dada aos
documentos que possuem utilidade administrativa imediata, que cumprem a
finalidade para qual foram criados. Já o valor secundário refere-se ao valor
atribuído aos documentos em função da sua utilidade para fins diferentes
daqueles para os quais foram originalmente produzidos, como, por exemplo,
provas judiciais e administrativas e pesquisas acadêmicas.
3.2-Documentos tradicionais x novas tecnologias
As novas tecnologias da informação trouxeram consigo novos desafios,
principalmente no que se refere ao uso do computador, visto que ao contrário
do que se comentava, ao invés de diminuir, o que ocorreu foi o aumento do
número de documentos e informações produzidas. Embora a automação tenha
tornado o trabalho no arquivo mais dinâmico, trouxe também preocupações no
que diz respeito ao tratamento arquivístico empregado.
A mudança de paradigma com o aparecimento dos documentos
produzidos em meio eletrônico, gerou inúmeros questionamentos para
utilização prática dos conceitos como produção, classificação, avaliação, uso e
armazenamento, atingindo inúmeras etapas sua autenticidade. A multiplicidade
de cópias e a complexidade de sua preservação no decorrer dos anos
tornaram-se uma preocupação constante.
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O documento eletrônico possui a estrutura lógica, que visa indicar suas
partes diversas como títulos, capítulos, autor, destinatário, escritor, criador. A
estrutura do conteúdo, que é a informação que se deseja transmitir e a
estrutura de apresentação, que é a formatação do documento. Ou seja, esse
registro virtual só existe quando está numa tela, o que acaba muitas vezes não
sendo fidedigno. Seu suporte é magnético (fita cassete, vídeo, HD) ou óptico
(Cd, DVD), constituído de símbolos que são os códigos binários codificados
para a leitura com criação de metadados, isto é, dados sobre dados. Porém,
não se deve ignorar os fatos e nem tão pouco confundi-los, pois há
documentos digitalizados e documentos digitais. Digitalização é a produção de
uma imagem, uma “fotografia eletrônica” produzida através de um cenário ou
documento escaneado, ou seja, antes de ser digitalizado o documento foi
produzido no meio físico. Já os documentos digitais são aqueles que foram
produzidos no meio digital, não chegaram a ter uma forma física, impressa,
palpável.
É fundamental que se tenha a clareza que independente do suporte na
qual esteja à informação, a mesma deve ser avaliada criteriosamente sobre a
ótica arquivística para que assim, mesmo com o passar dos tempos e as
inovações tecnológicas a informação seja preservada.
3.3 -Microfilmagem
A microfilmagem é um sistema de gerenciamento e preservação de
informações, mediante a captação das imagens de documentos por processo
fotográfico. O microfilme está amparado e protegido pela Lei Federal nº 5.433,
de 08 de maio de 1968, e regulamentado pelo Decreto nº 1.799, de 30 de
janeiro de 1.996. De acordo com esta legislação, deve ser gerado um
microfilme original e uma cópia para cada imagem documental. No microfilme
esta imagem documental denomina-se fotograma.
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3.4- Digitalização
È o processo pelo qual uma imagem ou sinal analógico é transformado em
código digital. Isso se dá através de um digitalizador de imagens (ou scanner,
scâner, escâner) ou de um transdutor de sinais.
A utilização de dispositivos eletrônicos, como os escaners, permitem que
documentos originalmente em papel e materiais similares, filmes negativos e
positivos, microfilmes e microfichas sejam convertidos em arquivos digitais,
acessíveis em computador. Com isso, grandes volumes de informação
documental podem ser armazenados em ambiente digital o que permite serem
disponibilizadas e reutilizadas, como, por exemplo, em um sistema de
Gerenciamento Eletrônico e Documentos, conhecido como GED ou em bancos
de imagens ou áudio
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CAPÍTULO IV
Gestão de Projetos Arquivisticos
No Comando da Aeronautica-COMAER, como em todas as Organizações
Públicas ou Privadas, um dos bens mais valiosos é a informação. É raro o
processo ou atividade que não gera informações que precisam ser
preservados. Neste sentido é relevante a gestão da informação no COMAER,
visando à preservação do conhecimento adquirido através da formação de
pessoal especialista em diversas áreas do conhecimento aeronáutico
Diante disso, cabe ressaltar que a preservação de acervos documentais se
torna essencial em razão da necessidade do Comando da Aeronáutica de
proporcionar acesso às informações por parte de interessados, para atingir
seus fins com oportunidade, sob pena de comprometer ou até inviabilizar ações
da administração pública.
Com o intuito de salientar as informações acima dispostas, vale lembrar
o incidente que ocorreu com DAC, DIRMA, DEPV e CCA-RJ, que tiveram os
seus acervos documentais atingidos profundamente com o incêndio ocorrido
em 1998, no Aeroporto Santos Dumont. Porém, dos referidos acervos, os que
se encontravam microfilmados estavam salvaguardados, e puderam dar
suporte às atividades-fim daquelas Organizações em tempo hábil.
Em caso de sinistro, como o incêndio do Aeroporto Santos Dumont, é
imperativo
existir
salvaguarda
da
documentação
permanente
sob
a
responsabilidade do Comando da Aeronáutica em cópia microfilmada, único
suporte documental aceito judicialmente como prova de direitos, conforme
disposto na Lei nº 5433, de 08 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto
nº 1.799, de 30 de janeiro de 1996.
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4.1- A importância da gestão de projetos Arquivisticos no Comaer
Pode-se dizer que devido à constante evolução tecnológica no espaço
mundial, o acesso à informação de maneira rápida e eficaz se torna cada vez
mais necessário. Diante disso, além da microfilmagem, a transformação da
documentação física em documentos digitais (Digitalização) faz-se essencial,
devido aos benefícios que esta proporciona aos seus usuários, dos quais
podem ser destacados: agilidade e precisão na localização de arquivos;
segurança na recuperação de informações, economia de espaço físico; acesso
simultâneo aos documentos; garantia da integridade do arquivo durante anos,
sem perda da qualidade das imagens, e possibilidade de copiarem os
documentos sem retirá-los do arquivo.
4.1.1- Objetivos da Gestão de Projetos Arquivisticos
Ø Preservar os documentos originais pertencentes aos arquivos da FAB,
multiplicando as informações para o suporte analógico (micrográfico) e o
digital;
Ø Recuperar
eletronicamente
as
informações
contidas
nos
acervos
documentais;
Ø Ampliar a disponibilização das informações para os usuários potenciais;
Ø Atender aos usuários em melhor qualidade e em menor tempo,
disponibilizando as informações via imagens digitalizadas; e
Ø Preservar as informações, garantindo tanto a continuidade racional dos
trabalhos como a manutenção da memória da organização.
Ø Salvaguardar com cópia de segurança o acervo;
Ø Armazenar o acervo em mídia legal (microfilme);
Ø Recuperar eletronicamente as informações contidas no acervo;
Ø Agilizar a tomada de decisão no que concerne à utilização da informação
documental no processo decisório do COMAER;
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Ø Estimular e promover a capacitação e aperfeiçoamento técnico dos
recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivos;
Ø Gerir o dado científico e dispor a informação técnica para a Gestão do
Conhecimento na área de sua atividade-fim;
Ø Preservar as informações, garantindo tanto a continuidade racional dos
trabalhos como a manutenção da memória da organização;
Ø Preservar informações de relevante importância para a administração
pública, permitindo inclusive a pesquisa científica; e
Ø Racionalizar o acesso e agilizar o processo de consulta a documentos
públicos.
4.2- implantação de projetos Arquivisticos
Para promover o desenvolvimento de programas para Execução da
Gestão Documental é preciso conhecer a OM, ou seja, sua estrutura (e
alterações), os possíveis caminhos dos processos documentais, seus objetivos,
funcionamento e missão. O levantamento de dados consiste no exame dos
regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos
constitutivos da estrutura organizacional da OM mantenedora do arquivo,
sendo complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.
Especificamente quanto ao documento, é preciso analisar:
Ø O gênero, as espécies mais freqüentes, os modelos e formulários em uso;
Ø O volume, o estado de conservação e reprodução;
Ø O arranjo e a classificação;
Ø O controle de empréstimo;
Ø A existência de registros e protocolos; e
Ø A existência de normas de arquivo, os manuais, etc.
Por fim, foram necessários, além de dados e referências sobre o
pessoal encarregado do arquivo, equipamentos e localização física.
25
Para realizar o levantamento de dados relativos aos documentos do
Comando
da
Aeronáutica–COMAER,
foi
utilizado
um
Formulário
de
Levantamento Documental (FLD) e, posteriormente, visitas de assessoramento
tecnico para complementar o trabalho.
4.3- Tecnologia empregada na realização dos projetos
A escolha da tecnologia para os projetos foi a microfilmagem e a
digitalização.
O Brasil possui legislação Federal específica (Lei nº 5433 de 08 de maio
de 1968 e Decreto nº 1799, de 30 de janeiro de 1996), que autoriza as
atividades de microfilmagem no país, estabelecendo que o microfilme reproduz
os mesmos efeitos legais dos documentos originais.
A definição da tecnologia a ser empregada está diretamente relacionada
aos objetivos do projeto; ao volume da carga de trabalho; à qualidade
requerida; aos métodos de armazenagem e acesso aos documentos; à
freqüência de acesso, à urgência de acesso; às necessidades referentes ao
tempo de resposta; ao estado dos documentos e às dimensões das páginas.
Um sistema de preservação baseado em microfilmes é uma solução
geralmente aceitável para a maioria dos materiais impressos. Trata-se de uma
tecnologia bem amadurecida, familiar e bem difundida, e com ampla base
estabelecida. Microfilmes de alta qualidade criados e armazenados de acordo
com normas técnicas podem durar até quinhentos anos.
Um sistema de preservação baseado em imagens digitais é a solução
mais promissora para materiais impressos. Trata-se de uma tecnologia de
rápida mudança de qualidade, velocidade e aspectos econômicos. Seus
maiores inconvenientes são o fato de ser uma tecnologia recente, em
constante evolução, os altos requisitos para armazenagem de dados e a
ausência de uma capacidade comprovada de armazenagem de qualidade
arquivística.
Um sistema híbrido, que combine microfilme e reprodução digital de
imagens, pode oferecer a melhor alternativa para as necessidades atuais de
26
preservação.
Microfilmes
proporcionam
um
meio
de
armazenamento
relativamente barato, de alta qualidade arquivística. A tecnologia digital de
imagens contribui para uma melhor distribuição e transmissão da informação.
4.3.1 Operação de Microfilmagem
Ø A operação de microfilmagem é executada seguindo-se os passos
estabelecidos no “layout” da microfilmagem e da indexação do microfilme;
Ø A operação de microfilmagem é executada em equipamento específico;
Ø Nos microfilmes de 16 mm, os documentos de formato “retrato” serão
posicionados com o cabeçalho à esquerda do campo fotográfico da
microfilmadora;
Ø Nos microfilmes de 16 mm, os documentos de formato “paisagem” serão
posicionados com o cabeçalho na parte inferior do campo fotográfico da
microfilmadora;
Ø A base do campo fotográfico da microfilmadora será forrada com material
de cor branca, objetivando não sensibilizar o microfilme nas regiões onde
não contenham informações, sendo este procedimento voltado para facilitar
a futura digitalização do microfilme; e
Ø Os microfilmes utilizados para a microfilmagem serão de sais de prata, de
boa qualidade, em rolo de 100 ft (30,5 m), estando dentro do prazo de
validade estipulado pelo fabricante.
4.3.1.1 – Processamento
Ø A processadora de microfilmes será preparada conforme as especificações
do fabricante e suas recomendações técnicas;
Ø A qualidade da água utilizada para a lavagem dos microfilmes será
compatível com os padrões que se fazem necessários para propiciar um
microfilme de qualidade arquivística; e
27
Ø Os produtos químicos utilizados para o processamento serão de boa
qualidade (próprios para processamento de microfilmes), estando dentro do
prazo de validade estipulado pelo fabricante.
Ø
4.3.2– Controle de Qualidade
4.3.2.1 – Densitometria
Ø A densidade do microfilme será de 1.0, medida na folha branca específica
para este fim, sendo aceitável uma variação entre 0.90 e 1.20;
Ø A densidade do início e do final do microfilme deve estar dentro dos
parâmetros do item anterior; e
Ø A densidade da base do microfilme, base véu, não pode ultrapassar a 0,05.
4.3.2.2– Resolução
Ø A resolução do microfilme será de, no mínimo, 180 linhas por polegadas.
4.3.2.3– Resíduos Químicos e Secagem de Microfilmes
Ø Os microfilmes não poderão apresentar resíduos de hiposulfito (tiosulfato de
sódio) superior a 0,02 gramas por polegada, conforme estabelecido por
instituições internacionais da área de controle de qualidade, a fim de
garantir a qualidade arquivística do microfilme;
Ø Serão realizados testes de residual de prata nos microfilmes; e
Ø Serão feito testes de secagem da película do microfilme.
4.3.2.4– Inspeção Óptica
Todo microfilme será inspecionado visualmente pela empresa contratada
a fim de se verificarem os seguintes itens:
Ø Ocorrência de irregularidades nas etapas de preparo técnico, operação de
microfilmagem e processamento químico;
Ø Manchas, velaturas, arranhões ou qualquer outra ocorrência indevida nos
microfilmes; e
Ø a constatação de qualquer irregularidade ou anormalidade, serão
discriminadas no Fluxo de Operações e encaminhadas para o repreparo.
28
4.3.3– Duplicação
Ø Os microfilmes serão duplicados em microfilmes diazóicos de médio
contraste, para fins de consulta e acesso; e
Ø A densidade e a resolução da cópia seguirão os padrões do negativo
matriz, sendo admitida a perda de, no máximo, 2% de legibilidade.
4.3.4– Acondicionamento
Ø Os microfilmes matrizes serão acondicionados em caixas e carretéis de
material plástico inerte, de cor preto, sendo que as caixas serão dotadas de
sobressalto nas extremidades e perfurações na base inferior para ventilação
do seu interior;
Ø Os microfilmes cópias serão acondicionados em caixas e carretéis de
material plástico inerte, de cor cinza, sendo que as caixas serão dotadas de
sobressalto nas extremidades e perfurações na base inferior para ventilação
do seu interior; e
Ø Nas caixas serão afixadas etiquetas (Anexo 2), na parte superior e frontal,
onde constarão o número do microfilme, o resumo da indexação, além de
outras informações pertinentes.
4.3.5– Arquivamento
Ø Os microfilmes negativos matrizes serão armazenados no arquivo de
segurança nas instalações do Centro de Documentação e Histórico da
Aeronáutica (CENDOC), localizado no Rio de Janeiro; e
Os microfilmes cópias diazóicos serão armazenados, em arquivo próprio, nas
instalações do SEGECAE no Rio de Janeiro.
4.4- operação de digitalização
Após a microfilmagem, todos os fotogramas serão convertidos em
imagens digitais e serão armazenadas em banco de dados, com opção para
busca automatizada a partir de programa de computador, usando os campos
conforme disposto no item 9.4. O sistema a ser implantado naCOMAER, será
apenas para visualização das imagens digitalizadas a partir dos microfilmes.
29
4.4.1– Captura de Imagens
A Captação da imagem é o processo de conversão de documentos em
papel ou microfilme para imagens digitais.
Será utilizado “scanner” com uma resolução mínima de 200 DPI
(Duzentos Pontos por Polegada). A captação será efetuada com alto padrão de
qualidade, contraste, brilho e enquadramento de imagem na tela, de modo a
garantir a impressão em equipamento convencional a jato de tinta.
Para os documentos constituídos por mais de uma página, as imagens
dos mesmos serão anexadas de forma a serem apresentadas em um único
arquivo.
4.4.2 – Tratamento de Imagens
O SEGECAE deverá primar pela qualidade das imagens digitalizadas,
com a finalidade de que sejam legíveis, sabendo-se que um documento com
alta elegibilidade propiciará uma imagem digital de baixa qualidade.
4.4.3 – Controle de Qualidade
Esta etapa é responsável pela verificação da qualidade da imagem
digitalizada, segundo os parâmetros técnicos e operacionais estabelecidos em
cada etapa executada anteriormente.
4.4.4 – Indexação
A indexação é o relacionamento de cada documento digitalizado com
seus respectivos índices de recuperação.
A Indexação deste trabalho será simplificada, rápida e segura para a
pesquisa e localização das informações. Os campos de indexação serão
levantados durante o preparo técnico da documentação, pelos responsáveis
indicados pelaCOMAER, que acompanharão a execução do projeto.
4.4.5– Gravação
Com posse das imagens dos documentos, realiza-se a liberação destas
informações para o próximo subsistema. A forma de armazenamento definida
para esse trabalho de digitalização será a gravação dos documentos em mídia
do tipo CD-R e/ou DVD em duas cópias.
30
4.5- Transferência do Acervo
A
transferência
dos
documentos
para
o
SEGECAE
será
de
responsabilidade do COMAER e terá o acompanhamento e orientação dos
arquivistas do SEGECAE, conforme prevê o Decreto Nº 4.553, de 27 de
dezembro de 2002, que dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações,
documentos e materiais sigilosos da administração pública federal: “O
deslocamento de material sigiloso é de responsabilidade do detentor da
custódia e deverá considerar o respectivo grau de sigilo”.
4.5.1- Procedimentos para a Transferência do Acervo
A
transferência
do
Acervo
deverá
obedecer
aos
seguintes
procedimentos:
a)
Os documentos deverão estar acondicionados em caixas de
papelão
devidamente
lacradas
e
acompanhadas
de
instrumento descritivo que permita a identificação de cada
documento;
b)
O instrumento descritivo deverá conter os seguintes dados:
Órgão de procedência, número das embalagens utilizadas no
transporte; descrição do conteúdo, indicando, entre outras
informações, a quantidade de documentos acondicionados em
cada caixa e quantidade;
c)
O instrumento descritivo deverá conter data e assinatura do
responsável pela transferência dos documentos, que deverão
estar em duas vias, sendo que uma ficará no COMAER a
outra deverá ser remetida ao SEGECAE para conferência dos
documentos. Recomenda-se que no ato do recebimento da
31
documentação no SEGECAE esteja presente um funcionário
do COMAER; e
d)
Os responsáveis pela transferência deverão assegurar a sua
integridade
e
confiabilidade
por
meio
da
adoção
de
procedimentos administrativos e técnicos que gerenciem
riscos e garantam a segurança de maneira a evitar a
corrupção ou perda de informações.
4.6- Responsabilidades e atribuições para a execução dos projetos
4.6.1 – Comando da Aeronáutica–COMAER
Caberá a OM a justificativa de solicitação de recursos financeiros para a
execução do projeto.
4.6.2 - Subcomissão Permanente de Avaliação de Documentos - SPADAER
A Subcomissão de Avaliação de Documentos do COMAER deverá:
Ø Informar ao SEGECAE por meio de ata a determinação de microfilmagem e
digitalização do acervo;
Ø Acompanhar a execução dos serviços;
Ø Definir a organização dos documentos para a microfilmagem e digitalização;
Ø Aprovar do microfilme piloto; e
Ø Aprovar o CD/DVD piloto.
4.6.3 – Responsabilidade do CENDOC
Caberá ao CENDOC:
32
Ø
Supervisionar a execução de todo o serviço executado.
4.6.4 – Responsabilidades do SEGECAE
Caberá ao SEGECAE:
Ø Elaborar o Projeto de Solução Documental;
Ø Promover a articulação das atividades de assistência técnica, para
estabelecer prioridades e disciplinar a prestação de serviços, objetivando o
planejamento e o bom desempenho do Projeto;
Ø Fiscalizar a execução do Projeto;
Ø Aprovar da planilha de implantação; e
Ø Assessoramento técnico especializado.
33
Conclusão
No Comando da Aeronáutica - COMAER, como em todas as Organizações
Públicas ou Privadas, um dos bens mais valiosos é a informação. É raro o
processo ou atividade que não gera informações que precisam ser
preservados. Neste sentido é relevante a gestão da informação no COMAER,
visando à preservação do conhecimento adquirido através da formação de
pessoal especialista em diversas áreas do conhecimento aeronáutico
Pode-se dizer também que devido à constante evolução tecnológica no
espaço mundial, o acesso à informação de maneira rápida e eficaz se torna
cada vez mais necessário. Diante disso, além da microfilmagem, a
transformação da documentação física em documentos digitais (Digitalização)
faz-se essencial, devido aos benefícios que esta proporciona aos seus
usuários, dos quais podem ser destacados: agilidade e precisão na localização
de arquivos; segurança na recuperação de informações, economia de espaço
físico; acesso simultâneo aos documentos; garantia da integridade do arquivo
durante anos, sem perda da qualidade das imagens, e possibilidade de
copiarem os documentos sem retirá-los do arquivo
Diante disso, cabe ressaltar que a preservação de acervos documentais se
torna essencial em razão da necessidade do Comando da Aeronáutica de
proporcionar acesso às informações por parte de interessados, para atingir
seus fins com oportunidade, sob pena de comprometer ou até inviabilizar ações
da administração pública
Este trabalho é o ponto de partida para viabilizar a solução documental
necessária ao COMAER.
34
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
FONSECA, Maria Odila Kahl. Arquivologia e Ciência da Informação. 1 ed.
Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.
HEREDIA HERRERA, A. Archivistica general: teoria y prática. 6.ed. Sevilla,
1993.
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NACIONAL DE ARQUIVOS UNIVERSITÁRIOS, 1., Campinas, 1992.
Anais...Campinas: UNICAMP, 1992.
JARDIM, José Maria. O conceito e a prática de gestão de documentos.
In:ACERVO, Rio de Janeiro, v.2, nº 2, jul/dez.1987. p.35-42.
JENKINSON, H. A manual of archive administration. London: Percy Lund,
1965.
JUNIOR, I.M. et al. Gestão da Qualidade. 6. ed. Rio de Janeiro: Editora
FGV,2005
KURTZ, C. M. Arquivística contemporânea. In: TEXTOS de arquivologia.
Santa Maria: UFSM, AAB/RS, 1997. p. 91-99
LODOLINI, E. El problema fundamental de la archivística: la naturaleza y el
ordenamiento del archivo. In: GUTIERREZ MUÑOZ, C. Archivística. Lima:
Universidad Católica, 1991. p. 30-51
PORTARIA MD Nº 672, DE 25 DE OUTUBRO DE 2001 – Institui o Sistema
de Gestão de Documentos Eletrônicos (SGED/MD) para o Ministério da
Defesa e a sua Implantação;
PORTARIA Nº 627/GC3, DE 7 DE JUNHO DE 2004 – Aprova a reedição da
Instrução sobre Organização, Edição, Distribuição e Controle do Boletim
do Comando da Aeronáutica;
PORTARIA Nº 1.329/GC3, DE 20 DE DEZEMBRO DE 2004 – Dispõe sobre o
projeto Gestão Eletrônica de Documentação (GED)
PORTARIA COMAER Nº 274/GC3, DE 29 DE ABRIL DE 2008 – Institui a
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos do Comando da
Aeronáutica e dá outras providências.
35
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO
02
AGRADECIMENTO
03
DEDICATÓRIA
04
RESUMO
05
METODOLOGIA
06
LISTA DE SIGLAS E ABREVIATURAS
07
SUMÁRIO
08
INTRODUÇÃO
09
CAPITULO I
HISTORICO DA FORÇA AEREA BRASILEIRA
10
1.1-Centro de documentação e histórico da aeronáutica- CENDOC
12
1.1.2-Cendoc na atualidade
13
1.2-Serviço de arquivo e correspondência da aeronáutica-SEGECAE
14
1.2.1-Segecae na atualidade
14
CAPITULO II
ARQUIVO:CONCEITO E EVOLUÇÃO
15
2.1-Gestão de documentos
16
CAPITULO III
ARQUIVISTICA
18
3.1-Documentos tradicionais
18
3.2-Documentos tradicionais x Novas tecnologias
19
3.3-Microfilmagem
20
36
3.4-Digitalização
20
CAPITULO IV
GESTÃO DE PROJETOS ARQUIVISTICOS
22
4.1-Importancia de projetos arquivisticos no COMAER
22
4.1.1-objetivos dos projetos arquivisticos
23
4.2-Implantação de projetos arquivisticos
23
4.3- Tecnologia empregada na realização dos projetos
25
4.3.1- Operação de microfilmagem
26
4.3.1.1-Processamento
26
4.3.2- Controle de qualidade
26
4.3.2.1-Densiometria
26
4.3.2.2-Resolução
27
4.3.2.3-Residuos químicos e secagem do microfilme
27
4.3.2.4-Inspeção óptica
27
4.3.3-Duplicação
27
4.3.1-Acondicionamento
27
4.3.2-Arquivamento
28
4.4-Operação de digitalização
28
4.4.1-Captura de imagem
28
4.4.2-Tratamento das imagens
29
4.4.3-Controle de qualidade
29
4.4.4-Indexação
29
4.4.5-Gravação
29
4.5-Tranferencia do acervo
29
37
4.5.1-Procedimentos para transferência do acervo
30
4.6-Responsabilidades e atribuições para a execução do projeto
31
4.6.1-Comando da Aeronáutica
31
4.6.2-Subcomissao permanente de avaliação de documentos-SPDAER
31
4.6.3 Responsabilidades CENDOC
31
4.6.4-Responsabilidades SEGECAE
31
CONCLUSÃO
33
BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
34
INDICE
35