MINI-CURSO DE EVENTOS
Professoras:
Luçany Silva Bueno e
Kelma Lemos Freire
1
PERGUNTAS
 O que são Eventos?
 Evento é pura e simplesmente uma festa?
Uma reunião de pessoas?
 Quem nunca participou de um evento na
vida?
 Para que serve os eventos?
 O que é preciso saber para Organizar um
Evento?
 Qual o segredo do sucesso de um Evento?
2
CONCEITOS

EVENTO (Discionário Aurélio)


1. QUALQUER ACONTECIMENTO RELATIVAMENTE
IMPORTANTE. 2. EVENTUALIDADE. 3. REUNIÃO SOCIAL
EVENTO (Segundo alguns autores)

Os conceitos para Eventos são muitos, desde as mais
simples as mais complexas citações:
 Seleção de público alvo e agrupamento em determinado
local, ambiente e horário, onde todos os interessados
estarão sintonizados no mesmo interesse. Nakane ( 2000:5)
 Todo acontecimento fora da rotina, que tem local, data,
hora e objetivo definido. Vilma Bolssoni (1999)
 A origem da palavra eventos vem do termo eventual, o
mesmo que casual, um acontecimento, que foge à rotina e
sempre é programado para reunir um grupo de pessoas.
(CAMPOS, WYSE & ARAÚJO, 2002).
3
O UNIVERSO DOS EVENTOS
 Como ser social, o homem busca incessantemente
formas de interação entre seus pares, entre os
instrumentos de maior utilização para atingir sua
sociabilidade está o Universo de Eventos.
 Nos últimos 10 anos, tanto as empresas como os
organizadores de eventos se multiplicaram;
 As empresas e a comunidade em geral investem
cada vez mais na realização e promoção de
eventos;
 Estamos aprendendo a viver e nos relacionarmos
através dos eventos.
 Estamos próximos de uma “sociedade de eventos.”
4
O MERCADO DE EVENTOS
“ A Indústria do entretenimento é a que
mais cresce no mundo. Ela envolve
esporte, show bizz, lazer, cultura, saúde,
viagem, com vasto arsenal de produtos,
serviços e merchandising. Nos Estados
Unidos, responde por 18% do PIB.
O FUTURO DO EMPREGO É DELA.”
Joelmir Beting
5
HISTÓRIA DOS EVENTOS
 Antigo Egito: cerimônias oficiais e
religiosas, abrangia a vida do faraó, sua
corte e as honras póstumas
 Na China: Os chineses foram os grandes
mestres no assunto. O Cerimonial chinês foi
básico na formação da ordem social da
civilização mais perfeita do passado
 Civilização Greco-Romana: A mitologia
grega e as competições esportivas
6
HISTÓRIA DOS EVENTOS
 Idade Média: Cerimonial cheio de ostentação,
principalmente, nas cortes feudais da Itália, na
Áustria, na Espanha e na França. Na França, à
época dos reis, a etiqueta foi muito apurada.
Representações Teatrais, Congressos,
Conferências, principalmente após a queda do
Império Romano no Séc. V.
 Revolução industrial: Intensificam a
organização dos eventos técnicos/científicos:
mesas redondas, congressos, painéis e outros.
7
O PAPEL DE QUEM ORGANIZA
UM EVENTO
 PALANEJAMENTO: Estabelecimento de um esquema
orientador (tarefas futuras), levantamento de
necessidades.
 ORGANIZAÇÃO: É o agrupamento lógico das tarefas.
 DIREÇÃO: Tomada de decisão entre diversas
alternativas; Delegação de tarefas; Coordenação das
atividades individuais.
 CONTROLE: Supervisão, verificação da execução do
plano, correção dos desvios em busca dos objetivos do
seu evento.
Palavras Chaves: Técnica, Criatividade, Bom
Senso, Dedicação, Controle e Acompanhamento
8
NOÇÕES DE ORGANIZAÇÃO E
PLANEJAMENTO

O QUE É UM EVENTO?
- É um fato: tem local, data, horário, início e fim;
- Deve ser marcante, gerar emoções;
- Deve ser um acontecimento (virar notícia).

INGREDIENTES INDISPENSÁVEIS AO EVENTO:
1- Música
2- Comida
3- Emoção
4- Novidade
5- Virar notícia

PERGUNTO: QUAL O EVENTO QUE CONSEGUE REUNIR
TODOS ESTES INGREDIENTES?
9
O CIRCO
O Circo é provavelmente a arte de
espetáculos de entretenimento mais
antiga do mundo. Há cerca de 5.000
anos, pinturas onde aparecem
acrobatas, contorcionistas e
equilibristas, foram descobertas na
China, partindo daí uma hipótese do
surgimento da arte circense. Naquela
época, a acrobacia era utilizada como
forma de treinamento para os
guerreiros, pois gerava agilidade,
flexibilidade e força.
Origem: Wikipédia, a enciclopédia livre.
10
CARACTERÍSTICAS DE UM
EVENTO:
 O evento como um
fato; tem data e
horário de início e
fim.(planejamento).
 O evento como um
acontecimento que
gera sensação;
criatividade, gera
emoções, algo
novo,clima do
evento
 O evento como
notícia; O sucesso
do evento faz dele
notícia na mídia e é
bom para o
patrocinador,
promotor ,
participante e
organizador.
11
O QUE AS PESSOAS ESPERAM DE UM
EVENTO?
 PARTICIPAÇÃO: Envolvimento,
Interatividade, Entretenimento.
 EMOÇÃO: Surpresa, Novidade, Atração.
 FANTASIA: Tema, Sonhos, Decoração.
 REALIZAÇÃO: Satisfação, Objetivo.
12
PLANEJAMENTO
DICA:
“NUNCA PLANEJE UM EVENTO PARA
QUE ELE SEJA “MAIS OU MENOS”
BOM. PLANEJE UM SHOW DIGNO DA
BROADWAY, E SE TUDO SAIR
ERRADO, AINDA ASSIM VOCÊ TERÁ
UM GRANDE EVENTO”.
13
PLANEJAMENTO E GESTÃO DE
EVENTOS
Sugerimos que você divida o tempo
destinado à organização do evento em “7
Fases” distintas:
 Planejamento
 Criação Produção
 Ação
 Pré-evento
 Realização
 Pós-evento
14
O QUE É PRECISO AVALIAR?
PERFIL DO EVENTO:
Com a elaboração do
perfil você adquire informações suficientes para
gerar o planejamento e orçamento preliminar do
seu evento.
1- O





EVENTO:
Local
Possíveis Datas
Tempo de duração
Tipo de vento
Objetivo
15
2- CONVIDADOS/PÚBLICO:
 Quem serão seus convidados;
 Onde vai encontrá-lo (tipo de convite);
 Número esperado de convidados;
 Preço aproximado por pessoa (inscrições).
3- EVENTOS ANTERIORES:
 O que deu certo e o que deu errado;
 Número de participantes que compareceram.
16
4- OS RECURSOS FINANCEIROS:
 Qual o caixa disponível;
5- O LOCAL DO EVENTO:
 Ambiente: Salão, Chácara, Igreja, Clube, Área de Lazer,
Hotel, Bares e Restaurantes, Ginásios, Ruas e outros.





Objetivo do evento x local
Ambiente propício para o evento
Localização
Infra estrutura
Fatores Sazonais que podem atrapalhar
“O Local do evento é mais uma ciência do que uma arte.”
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6- PROGRAMAÇÃO:







Solenidades;
Café da manhã
Coffee-break;
Almoços;
Jantares;
Atividades de lazer;
Etc.
ATENÇÃO:
DURANTE A ELABORAÇÃO DESTA ETAPA/PROGRAMAÇÃO
PROCURE REALACIONAR TODOS OS ITENS SOBRE OS QUAIS
INCIDEM CUSTOS E JAMAIS DEIXE DE RELACIONAR À
LOGÍSTICA NECESSÁRIA, POIS PODERÁ INVIABILIZAR SEU
EVENTO FINANCEIRAMENTE.
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AS FORÇAS DETERMINANTES
DA EXCELÊNCIA EM EVENTOS
1- BRIEFING/PERFIL
Avaliação de Objetivos, necessidades, Prazos e
Recursos
2 - PLANEJAMENTO
 Variáveis Controláveis: ações, pessoa responsável,
recursos e cronograma/tempo.
 Variáveis Incontroláveis:
cenários adversos e plano de contingência.
AS FORÇAS DETERMINANTES
DA EXCELÊNCIA EM EVENTOS
3 – SELEÇÃO DE FORNECEDORES
Habilidade técnica, reputação,
responsabilidade e comprometimento.
4 - PROFISSIONALISMO
Gerenciamento de fornecedores, controle,
transparência, padrão de qualidade
compatível com o mercado.
20
PEQUENOS EVENTOS E DATAS
COMEMORATIVAS DE 2007










FEVEREIRO – 20 – Carnaval
MARÇO – 08 – Dia Internacional da Mulher
ABRIL – 08 - Páscoa
MAIO – 13 - Dia das Mães
JUNHO – 13 – Dia de Santo Antônio; 24 Dia de São João;
29 – Dia de São Pedro
AGOSTO – 11 – Dia do Estudante; 12 – Dias dos Pais; 22 –
Dias do Folclore
SETEMBRO – 07 – Dia da Independência do Brasil
OUTUBRO - 15 – Dia do Professor
NOVEMBRO – 02 Dia de Finados
DEZEMBRO – 25 – Dia do Natal
21
CLASSIFICAÇÃO DOS EVENTOS
 CATEGORIA: Particular, Institucional ou
promocional.
 TIPOLOGIA: Artístico, Científico, Cultural,
Folclórico, Educativo, Cívico, Político,
Governamental, Empresarial, Lazer, Social,
Desportivo, Religioso, Beneficente e
Turístico.
 DEFINIÇÃO E FINALIDADE: Chá, Jantar,
Almoço, Brunch, Café Colonial, Reunião,
Palestra, Encontro, Feira, Exposição, Show,
Excursão, Jantar Dançante, Baile e outros.
22
A MODA AGORA É:








Casamentos;
Aniversário de Bodas;
Aniversário de Casamento;
Quinze Anos;
Chá de Bebê;
Chá de Panela;
Batizados;
Festas e Comemorações em Geral.
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TIPOLOGIA DE EVENTOS
 Não existe nenhuma área na qual a atividade de
eventos não possa ser desenvolvida, mas
considerando as data comemorativas do nosso curso
temos:


SOCIAL
 visa confraternização (aniversário, bodas, chás, despedidas);
CUNHO RELIGIOSO
 Páscoa - Festa cristã que celebra a ressurreição de Jesus Cristo
 Festa Junina: origem em países católicos da Europa e, portanto,
seriam em homenagem a São João


 Natal - solenidade cristã que celebra o nascimento de Jesus Cristo
FOLCLÓRICO / CULTURAL
 Carnaval– festas, divertimentos públicos, bailes de máscaras e
manifestações folclóricas.
COMEMORATIVOS (datas fixas)
 Dia das Mães, do Pais, da mulher etc
24
DECIDINDO FAZER UM EVENTO

MARCAR A DATA

RESERVAR O LOCAL

LISTA DE CONVIDADOS E CONVITES

COMPRAR INGREDIENTES OU CONTRATAR
SERVIÇOS/FORNECEDORES

FAZER O JANTAR

COLOCAR A “CASA EM ORDEM”

ESTAR NO LOCAL PARA RECEBER

REALIZAR O EVENTO (Jantar, Almoço, Coquetel etc.)

DESPERDIR DOS CONVIDADOS

RESULTADO FINAL (Entregar Materiais. Local etc.)
25
PLANEJANDO AS ATIVIDADES
Para qualquer projeto deve-se:
 Listar as atividades e relacionar as suas dependências;
 Estima-se a duração de cada atividade (horas, dias, etc.)
 Otimizar e executar:
A3 - Comprar
ingredientes
A2 - Fazer a lista
de Convidados A4 - Emitir e
distribuir
Convites
A1- Decidir
A6 - Colocar a
oferecer o jantar
Casa em Ordem
A5 - Fazer o
Jantar
A7 - Recepcionar
os Convidados
A8 - Servir o Jantar
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DICAS IMPORTANTES
Atenção Ao Tempo Certo De Convidar:












Almoço familiar 1 semana a 10 dias de antecedência
Almoço social 10 dias de antecedência
Almoço de negócios 10 a 15 dias de antecedência
Café da Manhã ou Brunch 10 dias de antecedência
Jantar informal 10 a 15 dias de Antecedência
Aniversários 10 dias de antecedência
Coquetel 15 a 20 dias (2 a 3 semanas) de antecedência
Jantares sociais (formal) 20 dias (3 semanas) de antecedência
Jantar de formatura, noivado, bodas, jubileu ou aniversário
especial (50 e 80 anos) 20 a 30 dias (3 a 4 semanas) de
antecedência
Fim de semana prolongado na casa de praia ou de campo 20
a 30 dias (3 a 4 semanas) de antecedência
Casamento 30 a 40 dias (6 semanas) de antecedência
Bailes 40 dias (6 semanas) de antecedência.
27
ORDEM DE PRECEDÊNCIA
28
CARDÁPIO E QUANTIDADES

Atenção ao seu orçamento:















Arroz – 30 a 50gr p/ pessoa
Bolo/Torta – 70% dos convidados
Cerveja – 1 p/ pessoa
Champanhe – 1 p/ 3 pessoa
Churrasco ou feijoada – 350gr p/ pessoa
Camarão graúdo – 65gr p/ pessoa
Frango – 200gr p/ pessoa
Peixe - 180gr p/ pessoa
Batata (limpa s/ casca)– 100gr p/ pessoa
Massas (com acompanhamento)– 150gr p/ pessoa
Refrigerante – 10 garrafas (2l) p/ 50 pessoas
Salgadinho – 6 a 10 p/ pessoa
Sorvete – 1 bola p/ pessoa
Uísque – 1 garrafa p/ 10 pessoas
Vinho – 1 garrafa p/ 4 pessoas
29
Cardápio para almoço ou jantar

Ordem Dos Pratos de um Almoço ou Jantar

Entradas;

Sopas, Cremes, Massas;

Peixes, Crustáceos, Moluscos;

Aves;

Carnes;

Sobremesas;

Café;

Licor;

Chocolate.

Café da manhã

Sucos, Frutas;

Cereais, Iogurtes;

Pratos Salgados;

Frios, Pães;

Biscoitos, Geléias – Café, Leite e Chá.
30
Cardápio para outros eventos




Chás : Horário: 16 às 17 horas

Doces: Bombons, Folheados, Croassants.

Leite

Torta doce e salgada (interia)

Café

Chocolate quente/Chá
Coffee Break: Horário: 9 e 30 às 11 horas

Quitandas (bolos,etc)

Sucos

Café/Leite
Coffee Break:Horário 15 às 17 horas

Quitandas(menos bolo)

Salgados assados (evite as frituras)

Refrigerantes
Happy Hour Horário: 17 e 30 às 18 horas (acréscimo de 30 minutos)

Tem frios em geral

Bebidas alcoólicas(cerveja, vinho)

Salgados quentes (poucos) se não vira coquetel

Patês
31
O SEGREDO DO SUCESSO
Seja qual for o seu evento, usando-se
as técnicas que aprenderam,
criatividade, bom senso, dedicação
e um contínuo acompanhamento de
todas as etapas existentes na
realização de um acontecimento
especial, não há erro, o sucesso é o
resultado certo.
32
BIBLIOGRAFIA

BRITTO, Janaína e FONTES, Nena. Estratégias para eventos: uma
ótica do marketing e do turismo. São Paulo, SP: Aleph, 2002.
CAMPOS, Luiz Cláudio, WYSE, Nely e ARAÚJO, Maria Luiza da Silva.
Eventos: Oportunidade de novos negócios. Rio de Janeiro, RJ:
Senac Nacional, 2000.
CAIXETA, Nely. “A explosão do turismo”. Exame, São Paulo, SP:
março, 2001, p.40-59.
GONÇALVES, Fabiana. “Nichos dão o tom no mercado”. Turismo em
Números, São Paulo, SP: ano 2, edição n°17/2003, p.14-21.
OLIVEIRA, Antônio P. Turismo e desenvolvimento: planejamento e
organização. São Paulo, SP: Atlas, 2000.
PRANDI, Daniela. “Abertura econômica impulsiona mercado”.
Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotéis e Convenções, 20
de março de 2003, p.02.
_______________. “Em Campinas, eventos garantem 70% da
ocupação”. Correio Popular, Campinas, SP: Caderno Hotéis e
Convenções, 20 de março de 2003, p.02.
SEBRAE (Serviço Brasileiro de apoio as micro e pequenas
empresas). I Dimensionamento econômico da indústria de eventos
no Brasil. São Paulo, SP: Revista dos eventos, 2001.
33
MÃOS À OBRA




Forme grupos de trabalho.
Escolha um evento de interesse.
Defina: categoria, tipologia e finalidade.
Monte seu projeto:
 Apresentação, Objetivo, Público alvo, Número de
participantes, Local, Data, Horário, Atividades,
Ações necessárias, Levantamento de custos,
Serviços que serão contratados (convites,
Decoração e outros).
 Apresentação dos projetos.
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