TREINAMENTO DTT
EXERCÍCIO 4
IDENTIFICANDO CONTROLES
Objetivo
Identificar exemplos de controles para minimizar os riscos
Com base nas informações apresentadas no texto do “Exercício de Identificação de Riscos”, identifique a
estrutura de controles associada aos riscos identificados no processo.
Identifique também eventuais deficiências de controles a serem reportadas. Atente para o fato que existe
a possibilidade de um mesmo controle estar associado a mais de um risco.
Cada grupo deverá colocar os principais controles e/ou deficiências identificadas no “flip-chart” para
discussão ao final do exercício.
Tempo necessário para as atividades:
Leitura do Material
10 min
Identificação dos Controles /
25 min
Deficiências
Discussão Resultados
15 min
TOTAL
50 min
Descrição do Risco (O que
pode dar errado)
Controles ou Deficiências de Controle
Atrasos ou falha no fornecimento
de materiais pela realização de
compras de fornecedores que
não atendem a padrões de
qualidade estabelecidos.
Políticas e procedimentos incluindo os critérios formais
e pré-definidos para avaliação/reavaliação de
fornecedores
Análise prévia da situação financeira dos fornecedores
a serem cadastrados, incluindo consulta a instituições
de controle de crédito.
Segregação de função no cadastramento de dados
financeiros dos fornecedores
Formalização de contratos junto aos fornecedores da
Companhia
Revisões periódica (Trimestral) sobre os fornecedores
incluídos no cadastro.
Armazenamento da documentação de confirmação do
pedido de compra enviado ao fornecedor.
Acompanhamento e revisão dos pedidos de compra
considerando o prazo de entrega.
Aquisição de materiais em
desacordo com as necessidades
de produção (à maior ou à
menor) ou fora da especificação
da área requisitante (quantidade
/ descrição / qualidade).
Compras em condições
comerciais desfavoráveis.
Atraso no pagamento aos
fornecedores ou liberação de
recursos para pagamento em
desacordo com as Notas Fiscais
de compra.
Políticas e procedimentos formalmente estabelecidos.
Conciliação periódica entre os Sistemas MRP e VIX,
para geração de pedidos de compras
Contagem cega dos itens recebidos.
Análise das divergências no recebimento x pedido.
Bloqueio de alteração nos pedidos de compra emitidos.
Bloqueio de inclusão de pedido de compra de forma
manual.
Limites de alçada estabelecidos e contemplados no
Sistema VIX.
Armazenamento da documentação de cotações.
Política e procedimento específicos que direcionem o
processo de cotação de preços incluindo a realização
de cotações para no mínimo três fornecedores.
Aprovação das cotações por funcionário independente.
Bloqueio do registro de recebimentos com divergência
entre a NF de entrada e o pedido de compras.
Definição formal dos níveis de alçada para aprovação
dos pagamentos.
Bloqueio de aprovação de pagamentos em desacordo
com os níveis de alçada.
Restrição de acesso aos arquivos de borderô na rede.
Análise dos relatórios de críticas de interface entre o
Sistema Finance e o banco.
Descrição do Risco (O que
pode dar errado)
Pagamentos por materiais não
recebidos.
Falhas no recolhimento de
impostos relacionadas ao
recebimento de mercadorias
Controles ou Deficiências de Controle
Análise das divergências no recebimento x pedido.
Bloqueio do registro de recebimentos com divergência
entre a NF de entrada e o pedido de compras.
Bloqueio de geração de títulos a pagar sem pedido com
status de recebido associado.
Bloqueio dos pagamentos no caso de inconformidade
do material recebido identificado na produção.
Bloqueio de alteração dos dados do pedido no Sistema
SGM.
Bloqueio de alteração em pedidos confirmados no
Sistema SGM.
Contagem cega dos itens recebidos.
Checagens entre os valores da NF de entrada e as
contagens físicas.
Restrição de acesso aos arquivos de borderô na rede
Armazenamento das guias de recolhimento de encargos
aos fornecedores.
Monitoramento sobre as confirmações do recolhimento
dos impostos pelos fornecedores.
Monitoramento do recolhimento dos encargos devidos
para casos em que o fornecedor não apresentou
confirmação de recolhimento.