APOSTILA
Gestão de Documentos Públicos e Arquivos
SIGED
Parte Teórica
SUMÁRIO
1 – CONCEITOS PRINCIPAIS ....................................................................................... 3
1.1 Documento: gênero, espécie e natureza .................................................................. 3
1.2 Ciclo de vida dos documentos ................................................................................ 7
1.3 Arquivo: finalidade e tipos ..................................................................................... 7
1.4 Terminologia arquivística ....................................................................................... 7
2 - GESTÂO DOCUMENTAL ...................................................................................... 10
2.1 Objetivo ................................................................................................................ 10
2.2 Vantagens.............................................................................................................. 10
2.3 Instrumentos.......................................................................................................... 10
3 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ................................................................. 11
3.1 Importância ........................................................................................................... 11
3.2 Estrutura ................................................................................................................ 11
3.3 Como Classificar................................................................................................... 11
4 - METODOS ARQUIVAMENTO .............................................................................. 11
4.3 Como Fazer arquivamento .................................................................................... 12
5 - DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS ...................................................................... 13
5.1 – Tabela de temporalidade Documental ............................................................... 13
5.2 - Avaliação documental ........................................................................................ 14
5.3 – Eliminação ......................................................................................................... 14
5.4 – Transferência ..................................................................................................... 15
5.5 – Recolhimento ..................................................................................................... 15
6 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – CPAD ........ 15
7 – LEGISLAÇÃO ......................................................................................................... 15
8 – PROTOCOLO .......................................................................................................... 16
8.1- Atividades ............................................................................................................ 16
8.2 – Procedimentos .................................................................................................... 16
Registro ................................................................................................................... 16
Autuação ................................................................................................................. 16
Juntada .................................................................................................................... 17
Desapensação .......................................................................................................... 17
Desentranhamento de peças .................................................................................... 17
Desmembramento de peças .................................................................................... 17
Encerramento de processo e abertura de volume subseqüente ............................... 17
Reconstituição de processos ................................................................................... 18
9 - GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS ...................................................... 18
Digitalização ........................................................................................................... 18
ANEXOS ........................................................................................................................ 21
INTRODUÇÃO
A nova conjuntura econômica e social que o mundo vivencia exige
constante aprimoramento da dinâmica das instituições. Estas passam a
procurar novas formas de atuação na busca da execução das suas
competências. Todo este contexto determina reavaliações na qualidade dos
serviços prestados aos cidadãos e no modo de gestão dos recursos
disponíveis, sejam eles humanos ou tecnológicos.
A Gestão documental como um sistema dinâmico de interação busca a
atualização, o ajustamento e a reorganização como condição de adaptação a
ambientes de contínuas mudanças tecnológicas, voltando-se para a aquisição
de habilidades que capacite aos gerenciadores o diagnóstico e a tomada de
decisão diante das oportunidades e desafios que se impõe na atualidade.
Nessa perspectiva, em busca da gestão por excelência é necessário
definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los. A
implementação de padrões e procedimentos a serem seguidos colaboram para
que as rotinas de trabalho sejam desempenhadas com qualidade. Assim a
capacitação de servidores na gestão documental possibilita um ganho no
tratamento do capital informacional.
Este trabalho busca oferecer aos participantes condições de atuarem
em suas áreas de acordo com as normativas e metodologias para o tratamento
da documentação da instituição com o objetivo de obter otimização nos
processos de trabalho e eficiência na recuperação da informação para a
tomada de decisão.
2
1 – CONCEITOS PRINCIPAIS
1.1 Documento: gênero, espécie e natureza
Documento é a unidade de registro de informações, qualquer que seja
seu suporte ou formato1. Os documentos classificam-se quanto ao gênero,
espécie e natureza do assunto.
Gênero documental é a reunião de espécies documentais que se
assemelham por suas características essenciais, particularmente o suporte e o
formato2. O gênero pode ser:
 Textuais – documentos manuscritos, datilografados ou impressos;
 Audiovisuais – e o documento que combina som e imagem em
movimento presente nas produções cinematográficas e televisivas.
 Cartográficos – são documentos representados em escala cartográfica
possuindo formato e dimensões variáveis. Ex: plantas, mapas, etc.;
 Iconográficos – documentos representados por imagens estáticas
(paradas). Fotos, gravuras, desenhos;
 Filmográficos – são documentos em películas cinematográficas e fitas
magnética de imagem conjugadas ou não a trilhas sonoras. Ex: filmes e fitas
videomagnéticas ;
 Micrográficos – implica na conversão de arquivos em microfilmes. Ex:
microfilmes, jaquetas, microfichas, cartão janela etc.;
 Sonoros – a informação está em forma de som, ou seja, trata-se de
registro fonográfico. Ex: CD, DVD;
 Informáticos – documentos criados e processados por intervenção de
computador, utilizando-se de software específicos para leitura da extensão do
arquivo correspondente.
Espécie documental é a configuração que assume um documento de
acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas3. Podem
ser atos normativos, enunciativos, de assentamento, comprobatórios, de ajuste
e correspondência tais como:
 Ata – exposição do que ocorreu durante uma reunião ou sessão;
 Aviso – correspondência entre Ministros ou Governadores de Estado;
 Carta – correspondência entre empresas, instituições e particulares em
geral;
 Certidão – documento emitido por autoridade pública onde se atesta que
algo se verificou de acordo com o que se encontrava já registrado em algum
outro documento ou registro;
 Circular – correspondência impressa e enviada simultaneamente a
vários destinatários;
 Decreto – ato de natureza legislativa;
1
Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.
Idem 1.
3
Bellotto, 2004.
2
3
 Despacho – manifestação escrita, de autoridade, sobre assunto de sua
competência;
 Edital – ordem oficial afixado nos lugares públicos;
 Formulário – relatório padronizado onde se preenchem os campos
previamente definidos;
 Lei – norma jurídica escrita pelo poder competente, com caráter de
obrigatoriedade. Cria, extingue ou modifica direito;
 Memorando – correspondência interna de um órgão;
 Ofício – correspondência entre autoridades de órgãos;
 Ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum
serviço;
 Portaria – ato escrito que determina providências de caráter
administrativo, dá instruções sobre a execução de uma lei ou serviço, entre
outros;
 Regimento – conjunto de princípios e normas que estabelecem o modo
de funcionamento interno de um órgão;
 Regulamento – conjunto de normas estabelecidas para a perfeita
execução de uma lei;
 Relatório – documento expondo para autoridade
desenvolvimento de um trabalho num determinado período;
superior
o
 Requerimento – documento em que se faz pedido à autoridade
competente;
 Solicitação – solicitação de um serviço.
Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou
sigilosos. Os ostensivos qualquer indivíduo pode consultar o documento já os
sigilosos o seu acesso é restrito devendo ser tomadas medidas de proteção e
segurança para custódia e disseminação. Segundo a necessidade de sigilo e
quanto à extensão do meio em que pode circular, são três os graus de sigilo e
suas correspondentes categorias: ultrassecreto, secreto e reservado.
4
5
Os servidores civis e
militares, de acordo
com regulamentação
específica de cada
órgão ou entidade da
Administração
Pública Federal
Dados ou
informações cuja
revelação nãoautorizada possa
comprometer planos,
operações ou
objetivos neles
previstos ou referidos
Autoridades que exerçam
funções de direção,
comando, chefia ou
assessoramento, de acordo
com regulamentação
específica de cada órgão ou
entidade da Administração
Pública Federal
Dados ou informações
referentes a sistemas,
instalações, programas,
projetos, planos ou
operações de interesse da
defesa nacional, a assuntos
diplomáticos e de
inteligência e a planos ou
detalhes, programas ou
instalações estratégicos,
cujo conhecimento nãoautorizado possa acarretar
dano grave à segurança da
sociedade e do Estado.
Mediante decisão da autoridade responsável pela
classificação ou autoridade hierarquicamente
superior
Presidente, Vice presidente, Ministro
de Estado, comandante da s forças
armadas, chefes de missões
diplomáticas e consulares
permanentes no exterior
Referentes à soberania e a
integridade territorial nacionais, a
planos e operações militares, as
relações internacionais do país a
projetos de pesquisa e
desenvolvimento cientifico e
tecnológico de interesse da defesa
nacional e programas econômicos,
cujo conhecimento não autorizado
possa acarretar danos
excepcionalmente graves à
segurança da sociedade e do Estado.
Mediante decisão da autoridade
competente. Desclassificação
automática.
Prazo de duração
Autoridade Competente
para classificar
Dados e informações
passiveis de classificação
Desclassificação e
reclassificação
Reservado
Maximo 5 anos
prorrogado uma vez
por igual período.
Secreto
Maximo de 20 anos
prorrogado uma vez por
igual período
Ultrassecreto
Maximo de 30 anos + prorrogado
uma vez por igual período
Características
6
Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos
Agente público no exercício do cargo que tenha necessidade de conhecê-lo.
Cidadão, naquilo que diga respeito à sua pessoa, ao seu interesse particular ou do
interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao órgão ou entidade competente
Programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia da união são considerados
sigilosos e deverão ser submetidos a certificação de conformidade da secretaria executiva
do conselho de defesa nacional
Pode ser contrata empresa para o transporte de documentos sigilosos, inclusive com uso
de guarda armada, civil e militar
Avaliação preservação e
eliminação.
Acesso
Sistemas de informação
Transporte
Expedição, registro, tramite
e guarda.
Envelopes duplos, no externo não constará identificação do grau de sigilo nem do teor do
documento.
No interno será informado o destinatário e o grau de sigilo; lacrado e expedido mediante
recibo indicado: remetente, destinatário e numero ou outro indicativo.
O ultra-secreto, em princípio, será efetuado pessoalmente, por agente público autorizado,
sendo vedada a sua postagem
Secreto, ou reservado poderá ser feita mediante serviço postal
1.2 Ciclo de vida dos documentos
Os documentos passam por sucessivas fases desde a sua produção a
guarda permanente ou eliminação A sua freqüência de utilização é que vai
determinar a sua permanência em cada estágio. São eles: Corrente,
intermediário e permanente.
No corrente ficam os documentos que são consultados freqüentemente,
pois possuem alto valor funcional e administrativo. Já no intermediário ficam os
documentos provenientes do corrente que já não são mais objetos de consulta
freqüente e aguardam a sua destinação final. No permanente ficam os
documentos que possuem valor histórico, cultural ou informacional. Vale
ressaltar que, nem todos os documentos passam por todos os estágios; sendo
que, em certos casos, alguns deles são eliminados na fase corrente sem ter
que passar para o intermediário.
Abaixo um esquema dos caminhos que os documentos podem
percorrer
1.3 Arquivo: finalidade e tipos
Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por pessoa
física ou jurídica, pública ou privada no desempenho de suas atividades. A
finalidade do Arquivo é servir à administração, tendo como instrumento de
apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua
utilização. Quando o documento não mais servir à Administração, pode ser
selecionado para servir de fonte para a História e a memória da instituição.
Os tipos de arquivos podem ser públicos ou privados.
Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do distrito federal e
municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e
judiciárias.
Os arquivos privados são os conjuntos de documentos produzidos ou
recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, podendo ser institucionais e
pessoais.
1.4 Terminologia arquivística
ARMAZENAMENTO - Estocagem
apropriados que lhe garantam preservação.
de
documentos,
em
locais
7
ARQUIVAMENTO - Consiste na embalagem e estocagem de
documentos de forma adequada a sua conservação, proteção, facilitando seu
manuseio e obedecendo a uma ordem estabelecida.
ARQUIVÍSTICA - Ciência, conhecida como arquivologia, tem como
objeto o estudo dos arquivos, seus princípios e técnicas, sua constituição,
organização, desenvolvimento e utilização.
ARQUIVO CORRENTE - Constituído de documentos em movimentação
ou freqüentemente consultado, exclusivo do órgão produtor. Seu uso
apresenta valor primário, atendendo aos objetivos de sua criação. Unidade ou
órgão responsável pelo arquivo corrente.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO - Constituído de documentos que não
sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.
Unidade ou órgão responsável pelo arquivo intermediário.
ARQUIVO PERMANENTE - Constituído de documentos de guarda
permanente em razão do seu valor histórico informativo e probatório. Seu uso
apresenta um valor secundário de testemunho e informação. Unidade ou órgão
responsável pelo arquivo permanente
AVALIAÇÃO - O processo de avaliação de documentos de arquivo é
feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de
documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente,
intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e
secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por
profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores,
pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os
documentos serão avaliados, economistas e etc.
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS - Serie de etapas na qual passam
os documentos, caracterizados em intervalos de tempo, de acordo com a
freqüência da sua utilização. A vida dos documentos de arquivo é dividida em
três intervalos de tempo: a atividade, a semi-atividade e a inatividade.
CLASSIFICAÇÃO - Organização da qual a instituição gestora visa a
disposição dos documentos de um arquivo, podendo haver restrição ou não
quanto ao acesso e uso dependendo das normas e legislações vigente.
CONSERVAÇÃO - Papel da arquivística que tem por destinação garantir
aos documentos de arquivo, condicionamento, armazenamento, preservação e
restauração adequadas.
DATAS-LIMITE - Dados que identificam a cronologia da unidade de
arquivamento, indicando datas de início e término do período que contém os
documentos.
DESCRIÇÃO - Constituídos de procedimentos, que partindo de elementos
formais e de conteúdo, permitem identificar o acervo arquivístico e elaborar
instrumentos de pesquisa.
DESTINAÇÃO - Atividades que após envolverem a avaliação, definem o
caminho quanto a guarda dos documentos, ou seja, guarda temporária, guarda
permanente, a eliminação ou reprodução.
8
DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS - Avaliação de dados básicos sobre as
condições dos arquivos, com o objetivo de implantar sistemas e estabelecer
programas quanto a produção, tramitação e arquivamento dos documentos.
DIPLOMÁTICA - Disciplina que tem por fim a estrutura formal e
autêntica dos documentos.
FUNDO - Unidade de arranjo principal dos arquivos permanentes, onde
os documentos acumulados da fonte geradora passam a conviver com os de
outra fonte, reunidos por semelhanças de atividades, respeitando sua origem.
Documentos reunidos, independentes da sua forma e suporte, reunidos
orgânica e automaticamente, sendo utilizados por uma física ou jurídica no
decorrer das suas funções e atividades.
GESTÃO DE DOCUMENTOS - Avaliação rotineira, com o objetivo eficaz
quanto à criação, manutenção, classificação, tramitação e avaliação dos
documentos de arquivo.
ORDENAÇÃO Série de documentos dispostos partindo de elemento
convencionado para recuperação.
ORGANICIDADE - Qualidade na qual os arquivos transmitem a
estrutura, funções e atividade da instituição acumuladora nas suas relações
internas e externamente.
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO - Processo pelo qual se estabelece o
armazenamento, ordenação e classificação.
PRESERVAÇÃO - Procedimentos destinados a garantir proteção física
dos arquivos contra agentes decompositores.
TABELA DE TEMPORALIDADE - Registro do ciclo de vida dos
documentos, elaborado após análise e aprovação por autoridade competente,
determinando o prazo de guarda, transferência, recolhimento, eliminação e
reprodução dos documentos.
TEORIA DAS TRÊS IDADES - Teoria na qual os arquivos passam por
três períodos distintos de arquivamento, dependendo de seu uso: arquivo
corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.
TIPOLOGIA DOCUMENTAL - Conjunto de caracteres utilizados para
estudar os tipos documentais.
VALOR PRIMÁRIO - Valor que o documento apresenta para atender a
finalidade de sua criação, com vista ao uso para fins administrativos, legais e
fiscais.
VALOR PROBATÓRIO - Valor que possuem os documentos que
envolvam direitos, prova ou testemunho, tanto de pessoas físicas ou jurídicas
quanto da coletividade.
VALOR SECUNDÁRIO - Com fins, diferentes para os quais foram
originados, tem em vista o uso do documento como fonte de pesquisa,
informação para o próprio serviço e para terceiros.
VIGÊNCIA - Tempo na qual os documentos possuem validade,
obedecendo a um ciclo de vida e uma tabela de temporalidade.
9
2 - GESTÂO DOCUMENTAL
Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações
técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento
em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento
para guarda permanente.4
2.1 Objetivo
 Organizar de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento,
manutenção e destinação dos documentos;
 Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo
de arquivamento;
 Garantir o uso adequado de meios de reprografia e outras técnicas de
gerenciamento eletrônico de documentos;
 Assegurar o acesso à informação quando e onde se fizer necessária ao
governo e aos cidadãos;
 Garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter
permanente, reconhecidos por seu valor para pesquisa histórica ou científica.
 Preservar a memória institucional
2.2 Vantagens
As vantagens da aplicação da gestão de documentos numa organização
se caracterizam pela:
 Economia do custo operacional, assegurando a produção, tramitação,
utilização e destinação final do documento;
 Pelo acesso rápido e disponibilidade da informação e pela utilização
adequada de técnicas avançadas, garantido a preservação dos documentos de
valores históricos e científicos para sua guarda permanente;
 Redução considerável de custos;
 Clareza na distinção dos valores dos documentos;
 Melhor organização dos documentos;
 Maior consciência do valor dos arquivos.
2.3 Instrumentos
Os instrumentos são mecanismos de controle utilizado na gestão de
documentos, possibilitando a identificação, a codificação e a localização dos
documentos nas respectivas classes, subclasses, grupos, subgrupos etc.
4
Art. 3º Lei 8.159/91
10
São considerados instrumentos de gestão de documentos:
 Índice de Assuntos/Tipos Documentais;
 Código de Classificação de Documentos;
 Tabela de Temporalidade de Documentos.
Instrumentos adicionais: glossário, vocabulário controlado e tesauro.
3 - CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS
3.1 Importância
A classificação dos documentos tem por função guiar a produção
documental da instituição dando visibilidade as funções e atividades do
mesmo, além de agilizar a recuperação do documento, facilitar as tarefas de
arquivo também fornece elementos para a organização física.
3.2 Estrutura
O código de classificação permite classificar os documentos produzidos,
recebidos ou acumulados por uma entidade no exercício de suas atividades e
funções. O código de classificação usado na administração pública é baseado
na classificação decimal onde os assuntos recebem códigos numéricos, os
quais refletem a hierarquia funcional do órgão, definida através de classes,
subclasses, grupos e subgrupos, partindo-se sempre do geral para o particular.
3.3 Como Classificar
O conteúdo do documento, ou seja, o assunto deve ser o critério
classificador, possibilitando agrupar espécies documentais que tratam do
mesmo assunto em um dossiê, processo ou pasta. A classificação será
realizada pelos servidores que compõem o Protocolo.
Procedimentos:
 Fazer a leitura do assunto do documento;
 Buscar no Código de Classificação dos Documentos o código
correspondente ao grupo de assunto a que pertence;
 Anotar o código a lápis no canto superior direito do documento
4 - METODOS ARQUIVAMENTO
O método de arquivamento é determinado pela natureza dos
documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. O método mais
adequado contribuirá para a rápida e eficiente localização da informação no
acervo documental. Os métodos se dividem em básicos e padronizados.
Dois parâmetros devem ser considerados para a escolha do método de
arquivamento: Como foi produzida ou acumulada a documentação; Como
será solicitada a informação.
Os métodos mais utilizados na administração pública são o alfabético e
o ideográfico (assunto) decimal.
No método alfabético o principal elemento a ser considerado é o NOME.
Nesse método as fichas são dispostas na ordem rigorosamente alfabética,
11
respeitadas as regras gerais para alfabetação. Geralmente são utilizados para
organização de pastas funcionais.
O sistema decimal de classificação por assuntos é constituído por um
código numérico que reflete a hierarquia funcional e as atividades
desempenhadas pelo órgão. As dez classes principais são representadas
por um número inteiro, composto de
Três algarismos, como se segue:
Classe 000
Classe 100
Classe 200
Classe 300
Classe 400
Classe 500
Classe 600
Classe 700
Classe 800
Classe 900
As
classes
principais
correspondem
às
grandes
funções
desempenhadas pelo órgão Tomando como exemplo a classe 000, temos:
CLASSE
000
SUBCLASSE
010
GRUPO
012
ADMINISTRAÇÃO GERAL
SUBGRUPOS 012.1
012.11
ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO
COMUNICAÇÃO SOCIAL
RELAÇÕES COM A IMPRENSA
CREDENCIAMENTO DE
JORNALISTAS
Nota-se que os códigos numéricos refletem a subordinação dos
subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e destas às classes. Essa
subordinação é representada por margens, as quais espelham a hierarquia
dos assuntos tratados.
4.3 Como Fazer arquivamento
Uma vez registrado, classificado e tramitado nas unidades competentes,
o documento deverá ser encaminhado ao seu destino para arquivamento, após
receber despacho final.
O arquivamento é a guarda dos documentos no local estabelecido, de
acordo com a classificação dada. Nesta etapa toda a atenção é necessária,
pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando
solicitado posteriormente. As operações para arquivamento são:
 Ler o último despacho, verificando se o documento destina-se ao
arquivamento;
12
 Se o documento não estiver classificado, atribuir um código conforme o
assunto;
 Ordenar os documentos na ordem seqüencial indicada no Código de
classificação;
 Ao arquivar o documento na caixa, verificar a existência de antecedentes
na mesma e agrupar aqueles que tratam do mesmo assunto, por
conseqüência, o mesmo código;
 Arquivar as caixas na seqüência dos códigos atribuídos – usar uma
caixa para cada código, evitando a classificação “diversos”;
 Ordenar os documentos que não possuem antecedentes de acordo com
a ordem estabelecida – cronológica, alfabética, geográfica, verificando a
existência de cópias e eliminando-as. Caso não exista o original manter uma
única cópia;
 Arquivar o anexo do documento, quando volumoso, em caixa ou pasta
apropriada, identificando externamente o seu conteúdo e registrando a sua
localização no documento que o encaminhou.
5 - DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS
A destinação de documentos é uma decisão da CPAD, com base na
avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos à guarda permanente
ou a eliminação. Os instrumentos de destinação são basicamente dois: Tabela
de temporalidade Documental (TTD) e Lista de Eliminação.
5.1 – Tabela de temporalidade Documental
A tabela de temporalidade é um instrumento de destinação, aprovado
por autoridade competente, onde constam os prazos certos e determinados de
quanto tempo um documento irá permanecer no arquivo corrente ou
intermediário.
A estrutura básica de uma TTD apresenta em seu corpo os seguintes
itens: código de classificação, espécie documental, prazos de guarda na fase
corrente e intermediária, destinação final (eliminação ou guarda permanente) e
um campo para observações que se fizerem necessárias.
A Tabela de Temporalidade de Documentos deve ser utilizada no
momento de classificação e avaliação da documentação. Deve se proceder da
seguinte forma:
 Verificar se os documentos estão classificados de acordo com os
assuntos de Código de Classificação de Documentos;
 Documentos que se referem a dois ou mais assuntos, deverão ser
classificados e agrupados ao conjunto documental (dossiê, processo ou pasta)
que possui maior prazo de arquivamento ou que tenha sido destinado à guarda
permanente;
 O prazo de arquivamento deve contar a partir do primeiro dia útil do
exercício seguinte ao do arquivamento do documento, exceto aqueles que
originam despesas, cujo prazo é contado a partir da aprovação das contas pelo
Tribunal de Contas;
13
 Eliminar as cópias e vias, quando o documento original estiver no
conjunto documental (dossiê, processo ou pasta);
 Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
 Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para o
arquivo intermediário do órgão.
5.2 - Avaliação documental
A avaliação documental são processos de análise de documentos de
arquivo que estabelece os prazos de guarda e a destinação de acordo com os
valores que lhes são atribuídos.
O objetivo da avaliação documental visa ao aproveitamento adequado e
ganho de espaço físico; redução da massa documental; preservação do
patrimônio documental; maior controle do acervo; recuperação rápida e
eficiente dos documentos e da informação; melhor aproveitamento dos
recursos materiais e humanos, entre outros benefícios.
A Avaliação Documental é realizada em cada órgão pela Comissão
Permanente de Avaliação documental.
Considera-se na avaliação o valor primário e secundário dos
documentos.
Valor primário - refere-se ao valor do documento para atender aos fins
pelo qual foi produzido, sejam esses fins de caráter administrativo, legal ou
fiscal. Os documentos apenas com valor primário podem ser eliminados após o
cumprimento do prazo de arquivamento estabelecido na Tabela de
Temporalidade.
Valor secundário – refere-se ao valor do documento para atender outros
fins que não são, necessariamente, aqueles pelos quais foi criado. Os
documentos com valor secundário apresentam interesse cultural, científico,
tecnológico ou histórico. Devem ser preservados em caráter permanente,
mesmo já tendo cumprido suas finalidades primeiras.
5.3 – Eliminação
A eliminação de documentos é definida após a análise da Comissão de
Avaliação, que julga os valores primários e secundários dos documentos
seguindo os critérios indicados na TTD e os prazos de arquivamento.
Segundo a Resolução Federal nº 7, de 20/05/1997, definida pelo
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos, o registro dos documentos a
serem eliminados deverá ser efetuado por meio dos seguintes instrumentos:
 Listagem de Eliminação de Documentos que tem por objetivo registrar
informações pertinentes aos documentos a serem eliminados.
 Edital de Ciência de Eliminação de Documentos que tem por objetivo
tornar público, em periódicos oficiais, o ato de eliminação dos acervos
arquivísticos, conforme modelo do Edital da Resolução Federal nº 5 do
CONARQ,
 Termo de Eliminação de Documentos que tem por objetivo registrar as
informações relativas ao ato de eliminação.
14
5.4 – Transferência
É a operação responsável pela passagem dos documentos do arquivo
corrente para o intermediário. A transferência de documentos do arquivo
corrente ou setoriais para o arquivo intermediário do órgão é atividade
fundamental para racionalizar o uso do espaço físico das áreas administrativas,
mantendo nos arquivos setoriais a documentação de valor primário necessário
a administração. As transferências deverão seguir os prazos de arquivamento
prescritos na Tabela de Temporalidade de Documentos, bem como elaborar a
guia de transferência de documentos.
5.5 – Recolhimento
Os documentos que possuem valor secundário, após cumprirem os
prazos de arquivamento nos setores e arquivos intermediários dos órgãos,
serão recolhidos ao Arquivo Permanente seguindo os procedimentos previstos
em legislação.
6 - COMISSÃO PERMANENTE DE AVALIAÇÃO DOCUMENTAL – CPAD
A comissão permanente de avaliação documental é responsável por
orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da
documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação tendo em
vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação
dos destituídos de valor.5
E também de responsabilidade das CPADs encaminhar ao Arquivo
Nacional as listagens de eliminação de documentos, os códigos de
classificação e tabela de temporalidade da área fim para aprovação.
7 – LEGISLAÇÃO
O Conselho Nacional de Arquivos, criado pela lei n. 8.159, de 1991, tem
por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, e
exercer orientação normativa, visando à gestão documental e a proteção
especial aos documentos de arquivo6.
O Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) tem o CONARQ como órgão
central é composto pelo Arquivo Nacional, pelos arquivos dos poderes
Executivo, Legislativo e Judiciário federais, e pelos arquivos estaduais, do
Distrito Federal e municipais. Podem ainda integrar o SINAR as pessoas
físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, mediante acordo
com o CONARQ. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional
de arquivos públicos e privados, em conformidade com as diretrizes e normas
emanadas pelo CONARQ, promovendo a gestão, a preservação e o acesso às
informações e aos documentos na esfera de competência dos integrantes do
SINAR7
5
Art. 18 do Decreto 4.073/02
Art. 1º do Decreto 4.073/02
7
Arts. 10 a 13 do Decreto 4.073/02
6
15
A lei 8.159/91 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados; define a competência do Arquivo Nacional e delega ao poder
legislativo e judiciário a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos
nas suas respectivas esferas.
A Norma ISO 15.489 estabelece um conjunto de elementos e uma
metodologia de implementação que permitirá às organizações estabelecer uma
adequada gestão dos seus documentos, capaz de suportar o enquadramento
de um processo de qualidade definido pelas normas ISO 9001 e ISO 14001.
Pretende ser aplicável a todo o tipo de documentos, independentemente
do seu suporte material e dos objetivos ou da personalidade jurídica da
entidade produtora. Pretende, ainda, ser útil para os gestores das
organizações, para os profissionais responsáveis pela gestão da informação,
dos arquivos e das tecnologias de suporte, e para a generalidade do pessoal
de uma organização, implicado na produção ou conservação de documentos.
8 – PROTOCOLO
O protocolo compreende um conjunto de operações que possibilita o
controle do fluxo documental no órgão/instituição possibilitando a sua
recuperação e o acesso a informação.
8.1- Atividades
As atividades do protocolo consistem no recebimento, registro e
autuação, classificação, distribuição, controle da tramitação e expedição de
documentos.
8.2 – Procedimentos
Registro
Todos os documentos recebidos e produzidos pelas unidades do Mapa
devem ser registrados no Sistema de Gestão Eletrônica de documentos –
SIGED. Ao documento registrado é atribuído automaticamente o número de
registro sendo reiniciado automaticamente a cada ano.
A correspondência externa recebida via correio ou malote deve ser
aberta e registrada na unidade recebedora. Já as correspondências
particulares não devem ser abertas nem registradas no sistema devendo ser
encaminhada diretamente ao destinatário.
Ao registrar o documento é necessário fazer uma leitura para identificar
o assunto principal do texto com o objetivo de se elaborar um resumo conciso
expondo os pontos importantes.
Autuação
Autuação ou formação de processos é o termo que caracteriza a
abertura de processo. Na formação de processo deverão ser observados os
documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis
financeiras, ou que requeira análises, informações, despachos, e decisões de
diversas unidades organizacionais da instituição.
16
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento
original, entretanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento
de documento, tendo em vista que o servidor tem fé publica para autenticar
documentos e fazer reconhecimento de firmas.
Os documentos iniciais do processo devem ser numerados e rubricados
pela unidade autuadora, os demais são numerados pelas unidades por onde o
processo tramita.
Recomenda-se utilizar o verso da folhas, porém esta não é numerada
Juntada
A juntada é a união de um documento a outro mediante despacho
podendo ser por anexação ou apensação.
Juntada por anexação é a união definitiva de um documento a outro
desde que pertencentes ao mesmo assunto e interessados. As páginas
deverão ser renumeradas sequencialmente a partir do processo principal.
Juntada por apensação é a união temporária de dois ou mais
documentos para estudo visando a uniformidade de tratamento em matérias
semelhantes, conservado cada documento sua identidade, independência e
numeração.
Desapensação
É a separação física dos processos apensados, após a decisão final e
antes do arquivamento, mediante despacho e pode ocorrer no protocolo
setorial da unidade onde se encontrarem.
Desentranhamento de peças
É a retirada de folhas ou peças do processo que poderá ocorrer a
pedido da administração ou interessado. O processo conservará a sua
numeração original permanecendo vago o número de folha(s) correspondente
(s) ao desentranhamento.
Desmembramento de peças
É a separação de parte da documentação de um processo, mediante
despacho da autoridade competente, para formar outro.
Encerramento de processo e abertura de volume subseqüente
O encerramento de processo pode ser por indeferimento do pleito,
atendimento da solicitação e dos compromissos arbitrados, desistência do
interessado e quando seu desenvolvimento for interrompido por período
superior a um ano por omissão da parte interessada.
O encerramento e a abertura de volume serão efetuados mediante a
lavratura dos termos respectivos em folhas suplementares prosseguindo a
numeração no volume subseqüente.
A abertura de volume será informada no volume anterior e no novo
volume. No volume anterior incluir-se-á o TERMO DE ENCERRAMENTO DE
VOLUME devidamente numerado e no novo volume, logo após a capa, inclui-
17
se o TERMO DE ABERTURA DE VOLUME numerado obedecendo a
sequência do volume anterior. Cada volume não pode exceder 200 folhas.
Reconstituição de processos
Em caso de desaparecimento ou extravio do processo ele poderá ser
reconstituído mediante apuração através de sindicância ou processo
administrativo disciplinar.
O servidor responsável pela reconstituição observará os procedimentos
elencados na portaria normativa nº 05 de 2002 do MP.
9 - GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS
GED - Gerenciamento eletrônico de documentos ou gestão eletrônica de
documentos é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de
documentos em forma digital auxiliando a produção, controle, armazenagem,
compartilhamento e recuperação das informações8.
O Sistema informatizado de gestão arquivística de documentos (SIGAD)
é um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do
ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final,
seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um
sistema informatizado9.
O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos, isto é, que utilizam
documentos digitais e documentos convencionais10.
Digitalização
A digitalização é um processo de conversão dos documentos
arquivísticos em formato digital, ou seja, é a transformação do documento em
uma linguagem com os quais os computadores criam, recebem, processam,
transmitem e armazenam dados. No entanto, o produto dessa conversão não
será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado. A
digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo
documental.
Antes de começar a digitalização de documentos é necessário que estes
tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado.
Podem ser utilizados diversos equipamentos para a captura digital da
imagem. A definição destes deve ser feita após uma análise minuciosa do
suporte original considerando suas características físicas e estado de
conservação.
Recomenda- se a digitalização de documentos daqueles que possuem
prazo de guarda elevada demanda de acesso alta com objetivos de proteger
os originais.
8
Coleção tribunais, Arquivologia, 2011
e-ARQ Brasil
10
Idem ao 9.
9
18
REFERÊNCIAS
Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a lei 8.159, de 8 de janeiro
de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.
Disponível
em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/2002/d4073.htm>.
Acesso em: 01/07/12
Decreto 7.724 de 16/05/2012. Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de
2011, que dispõe sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII
do caput do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da
Constituição. Disponível em: < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2012/Decreto/D7724.htm> Acesso em: 10/06/13
Lei 8.159 de 01/01/1991. Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e
privados
e
dá
outras
providencias.
Disponível
em:
<http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em 01/01/12.
Lei 12.527 de 19/09/2011. Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII
do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição
Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n o 11.111,
de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
outras providências. Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato20112014/2011/lei/l12527.htm>. Acesso em: 02/07/12.
Portaria Normativa nº 3, de 13 de maio de 2003. Disponível
<http://www.comprasnet.gov.br/legislacao/portarias/p03_03.htm>.
Acesso
03/07/12.
em:
em:
Portaria Normativa n 5, de 19 de dezembro de 2002. Dispõe sobre procedimentos
gerais para utilização dos serviços de protocolo, no âmbito da Administração Pública
Federal para os órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços gerais –
SISG.
Disponível
em:
<http://www81.dataprev.gov.br/sislex/paginas/61/MP/2002/5.htm>.
Acesso
em:
03/07/12.
Portaria Normativa n 12, de 23 de novembro de 2009. Altera a Portaria Normativa nº
5, de 19 de dezembro de 2002, que dispõe sobre os procedimentos gerais para
utilização de protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos
e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG. Disponível em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=717&s
id=56>. Acesso em: 03/07/12.
ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de
Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.
ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. Classificação,
temporalidade e destinação de documentos de arquivo; relativos às atividades-meio
da administração pública. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2001.
19
ARQUIVO NACIONAL. Conselho Nacional de Arquivos. e-ARQ BRASIL:
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documentos. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2009.
Arquivo Nacional. CONARQ: Recomendações para digitalização de
documentos
arquivísticos
permanentes.
Disponível
em:
<http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/reco
mendaes_para_digitalizao.pdf>. Acesso em: 04/07/12.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: Teoria e Prática. 3º ed. Rio de Janeiro: Ed.
FGV, 2005.
RODRIGUES, George Melo. Arquivologia: coleção técnico e analista tribunais.
Bahia. Ed. jusPodivm, 2011.
RONDINELLI, Rosely Curi, Gerenciamento Arquivístico de Documentos
eletrônicos:
uma abordagem
teórica da
diplomática arquivística
contemporânea. 4ª Ed. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2005.
20
ANEXOS
PORTARIA SLTI/MPOG Nº 5, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2002 - DOU DE
09/01/2003 - REPUBLICAÇÃO
Alterado pela PORTARIA SLTI/ MPOG Nº 12, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2009
Dispõe sobre os procedimentos gerais para
utilização dos serviços de protocolo, no âmbito
da Administração Pública Federal, para os
órgãos e entidades integrantes do Sistema de
Serviços Gerais - SISG.
A SECRETÁRIA-ADJUNTA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO, DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E
GESTÃO, no uso das atribuições conferidas pelo Decreto s/nº, de 3 de
novembro de 1999 e pelo Decreto nº 3.858 de 5 de junho de 2001 e tendo em
vista o disposto na Portaria/MP nº 171, de 28 de dezembro de 1999, resolve:
Art. 1º Dispor sobre os procedimentos gerais para utilização dos serviços de
protocolo, no âmbito da Administração Pública Federal, para os órgãos e
entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG, nos termos do
Anexo desta Portaria Normativa.
Art. 2º Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
RENATA VILHENA
Este texto não substitui o publicado no DOU de 09/01/2003 - seção 1.
ANEXO
PROCEDIMENTOS GERAIS PARA UTILIZAÇÃO DOS SERVIÇOS DE
PROTOCOLO
1. OBJETIVO
Esta norma tem por objetivo equalizar os procedimentos gerais referentes à
gestão de processos e correspondência, com a finalidade de criar bases para a
implantação de sistemas informatizados unificados no âmbito a que se destina.
2. CONCEITOS E DEFINIÇÕES
Para efeito desta norma, foram utilizados os seguintes conceitos e definições:
AUTUAÇÃO E/OU FORMAÇÃO DE PROCESSO - É o termo que caracteriza a
abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os
documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis
financeiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de
diversas unidades organizacionais de uma instituição.
21
CORRESPONDÊNCIA - É toda espécie de comunicação escrita, que circula
nos órgãos ou entidades, à exceção dos processos.
Quanto à natureza: A correspondência classifica-se em interna e externa,
oficial e particular, recebida e expedida.
a) Interna e externa
A correspondência interna é mantida entre as unidades do órgão ou entidade.
A correspondência externa é mantida entre os órgãos ou entidades da
Administração Pública Federal.
b) Oficial e particular
A correspondência oficial é a espécie formal de comunicação mantida entre os
órgãos ou entidades da Administração Pública Federal ou destes para outros
órgãos públicos ou empresas privadas.
A correspondência particular é a espécie informal de comunicação utilizada
entre autoridades ou servidores e instituições ou pessoas estranhas à
Administração Pública Federal.
c) Recebida e expedida
A correspondência recebida é aquela de origem interna ou externa recebida
pelo protocolo central ou setorial do órgão ou entidade.
A expedição é a remessa da correspondência interna ou externa no âmbito da
Administração Pública Federal.
DESAPENSAÇÃO - É a separação física de processos apensados.
DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É a retirada de peças de um processo,
que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do
interessado.
DESMEMBRAMENTO - É a separação de parte da documentação de um ou
mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de
processo dependerá de autorização e instruções específicas do órgão
interessado.
DESPACHO - Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que
lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável
à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.
DILIGÊNCIA - É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender as
formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é
devolvido ao órgão que assim procedeu, a fim de corrigir ou sanar as falhas
apontadas.
DISTRIBUIÇÃO - É a remessa do processo às unidades que decidirão sobre a
matéria nele tratada.
DOCUMENTO - É toda informação registrada em um suporte material,
suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos,
fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada
época ou lugar.
22
De acordo com seus diversos elementos, formas e conteúdos, os documentos
podem ser caracterizados segundo o gênero, a espécie e a natureza, conforme
descrito a seguir.
a) Caracterização quanto ao gênero
Documentos textuais: São os documentos manuscritos, datilografados ou
impressos;
Documentos cartográficos: São os documentos em formatos e dimensões
variáveis, contendo representações geográficas arquitetônicas ou de
engenharia. Ex.: mapas, plantas e perfis;
Documentos iconográficos: São documentos em suporte sintético, em papel
emulsionado, contendo imagens estáticas. Ex.: fotografias (diapositivos,
ampliações e negativos fotográficos), desenhos e gravuras;
Documentos filmográficos: São documentos em películas cinematográficas e
fitas magnéticas de imagem (tapes), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com
bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento. Ex.: filmes e
fitas vídeomagnéticas;
Documentos sonoros: São os documentos com dimensões e rotações
variáveis, contendo registros fonográficos. Ex.: discos e fitas audiomagnéticas;
Documentos micrográficos: São documentos em suporte fílmico resultante da
microrreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas. Ex.:
rolo, microficha, jaqueta e cartão-janela;
Documentos informáticos: São os documentos produzidos, tratados e
armazenados em computador. Ex.: disco flexível (disquete), disco rígido
(Winchester) e disco óptico.
b) Caracterização quanto à espécie
Atos normativos: Expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade
de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Ex.: medida provisória,
decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução
normativa, ordem de serviço, decisão, acórdão, despacho decisório, lei;
Atos enunciativos: São os opinativos, que esclarecem os assuntos, visando a
fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório;
Atos de assentamento: São os configurados por registros, consubstanciando
assentamento sobre fatos ou ocorrências. Ex.: apostila, ata, termo, auto de
infração;
Atos comprobatórios: São os que comprovam assentamentos, decisões etc.
Ex.: traslado, certidão, atestado, cópia autêntica ou idêntica; Atos de ajuste:
São representados por acordos em que a Administração Pública Federal,
Estadual ou Municipal - é parte. Ex: tratado, convênio, contrato, termos
(transação, ajuste etc.) e, Atos de correspondência: Objetivam a execução dos
atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofício, carta, memorando,
mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama,
telex, telefax, alvará, circular.
c) Caracterização quanto à natureza
23
Documentos Sigilosos: São os que requerem rigorosas medidas de segurança
e cujo teor ou característica possam ser do conhecimento de servidores que,
embora sem ligação íntima com seu estudo e manuseio, sejam autorizados a
deles tomarem conhecimento em razão de sua responsabilidade funcional;
Documentos Urgentes: São os documentos cuja tramitação requer maior
celeridade que a rotineira. Ex.: Pedidos de informação oriundos do Poder
Executivo, do Poder Judiciário e das Casas do Congresso Nacional; mandados
de segurança; licitações judiciais ou administrativas; pedidos de exoneração ou
dispensa; demissão; auxílio - funeral; diárias para afastamento da Instituição;
folhas de pagamento; outros que, por conveniência da Administração ou por
força de lei, exijam tramitação preferencial.
Documentos Ostensivos: São documentos cujo acesso é irrestrito;
Documentos Reservados: São aqueles cujo assunto não deva ser do
conhecimento do público em geral.
FOLHA DO PROCESSO - São as duas faces de uma página do processo.
INTERESSADO - Pessoa física ou instituição que será objeto de análise do
processo.
JUNTADA - É a união de um processo a outro, ou de um documento a um
processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.
JUNTADA POR ANEXAÇÃO - É a união definitiva e irreversível de 01 (um) ou
mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado
principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham
o mesmo assunto.
JUNTADA POR APENSAÇÃO - É a união provisória de um ou mais processos
a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de
tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não. Ex.
Um processo de solicitação de aposentadoria de servidor público federal,
apensado ao outro referente à solicitação de revisão de percepção, para
subsidiá-lo, caracterizando a apensação do processo acessório ao processo
principal.
NUMERAÇÃO DE PEÇAS - É a numeração atribuída às partes integrantes do
processo.
PÁGINA DO PROCESSO - É cada uma das faces de uma folha de papel do
processo.
PEÇA DO PROCESSO - É o documento que, sob diversas formas, integra o
processo. Ex: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura,
termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.
PROCEDÊNCIA - A instituição que originou o documento.
PROCESSO - É o documento ou o conjunto de documentos que exige um
estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos,
pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de
despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos
autorizados a executar tais procedimentos.
24
PROCESSO ACESSÓRIO - É o processo que apresenta matéria indispensável
à instrução do processo principal.
PROCESSO PRINCIPAL - É o processo que, pela natureza de sua matéria,
poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua
decisão.
PROTOCOLO CENTRAL - É a unidade junto ao órgão ou entidade,
encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e
expedição de documentos.
PROTOCOLO SETORIAL - É a unidade localizada junto aos setores
específicos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades
de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área à qual se
vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.
REGISTRO - É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema
próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do
processo e fornecer dados de suas características fundamentais, aos
interessados.
TERMO DE DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS - É uma nota utilizada para
informar sobre a retirada de peça(s) de um processo pode ser por intermédio
de carimbo específico.
TERMO DE DESAPENSAÇÃO - É uma nota utilizada para registrar a
separação física de dois ou mais processos apensados pode ser por
intermédio de carimbo específico.
TERMO DE ENCERRAMENTO - É uma nota utilizada para registrar o
encerramento do processo pode ser por intermédio de carimbo específico.
TERMO DE JUNTADA DE FOLHA OU PEÇA - É uma nota utilizada para
registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo pode ser por intermédio
de carimbo específico.
TERMO DE RETIRADA DE FOLHA OU PEÇA - É uma nota utilizada para
registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo pode ser por intermédio
de carimbo específico.
TERMO DE RESSALVA - É uma nota utilizada para informar que uma peça foi
retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a
anexação foi constatada a ausência de uma peça pode ser por intermédio de
carimbo específico.
TRAMITAÇÃO - É a movimentação do processo de uma unidade à outra,
interna ou externa, através de sistema próprio.
3. RECEBIMENTO, REGISTRO E DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS
Ao receber a correspondência e proceder à abertura do envelope, o protocolo
setorial deverá observar:
a) se está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou
procurador, caso em que deverá ser anexado o instrumento de procuração;
b) se está acompanhado dos respectivos anexos, se for o caso;
25
c) se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a respectiva
devolução;
d)se a correspondência será autuada ou não;
A seguir, tratar o documento conforme os procedimentos descritos abaixo,
destinados à correspondência ou processo, conforme o caso.
Nenhuma correspondência poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro
horas) nos protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de
feriados ou pontos facultativos.
4. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO À CORRESPONDÊNCIA
a) Toda correspondência oficial expedida deverá conter, para sua identificação
em sistema próprio, a espécie do documento e o órgão emissor, seguido da
sigla da unidade, do número de ordem, destinatário, assunto e da data da
emissão.
A correspondência oficial expedida será encaminhada por intermédio do
protocolo central do órgão ou entidade, por meio dos serviços da empresa de
correios, ou utilizando-se de meios próprios para efetuar a entrega.
A correspondência oficial interna será encaminhada por intermédio do
protocolo setorial;
Toda correspondência oficial expedida será acondicionada em envelope,
contendo, no canto superior esquerdo, o nome, cargo, endereço do
destinatário, a espécie e número da correspondência, bem como nome e
endereço do remetente, a fim de que, em caso de devolução, a empresa de
correios o localize, conforme modelo a seguir:
Ex.:
26
Ressalta-se que o documento oficial faz referência ao cargo do destinatário e
não à pessoa que o ocupa; portanto, quando um documento oficial for
encaminhado para um destinatário que não ocupe mais o cargo, deverá ser
aberto, para as providências cabíveis.
b) A correspondência particular não será expedida pelas unidades de protocolo
central ou setorial do órgão ou entidade.
A correspondência de caráter particular recebida pelas unidades de protocolo
central ou setorial deverá ser encaminhada diretamente ao destinatário.
c) Correspondência Recebida e expedida
Correspondência Recebida
A correspondência recebida será entregue no protocolo central de cada órgão
ou entidade da Administração Pública Federal, para posterior distribuição.
O protocolo central receberá a correspondência e verificará se o destinatário
ou a unidade pertencem ou não ao órgão ou entidade; em caso negativo,
devolverá a correspondência ao remetente, apondo o carimbo, e identificando
o motivo da devolução.
As unidades de protocolo central remeterão a correspondência lacrada, ao
protocolo setorial da unidade à qual pertença o destinatário, controlando por
meio de sistema próprio.
d) Correspondência Expedida
O controle da expedição de correspondência caberá ao respectivo protocolo
setorial, responsável pela numeração, que deverá ser seqüencial, numéricocronológica e iniciada a cada ano.
O protocolo central do órgão ou da entidade manterá um controle da expedição
de correspondência, a fim de informar aos usuários, sua localização, em tempo
real.
5. PROCEDIMENTOS COM RELAÇÃO A PROCESSOS
5.1. AUTUAÇÃO OU FORMAÇÃO DE PROCESSO
A autuação, também chamada formação de processo, obedecerá a seguinte
rotina:
a) Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes,
obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o mais recente, isto é, os
mais antigos serão os primeiros do conjunto;
b) Apor, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de
protocolo;
c) Apor, na primeira folha do processo, outra etiqueta com o mesmo número de
protocolo;
d) Numerar as folhas, apondo o respectivo carimbo (órgão, número da folha e
rubrica do servidor que estiver numerando o processo);
e) Ler o documento, a fim de extrair o assunto, de forma sucinta, clara e
objetiva;
f) Identificar, na capa, a unidade para a qual o processo será encaminhado;
27
g) Registrar, em sistema próprio, identificando as principais características do
documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data,
procedência, interessado, assunto e outras informações julgadas importantes,
respeitando as peculiaridades de cada órgão ou entidade;
h) Conferir o registro e a numeração das folhas;
i) Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a unidade
específica correspondente, do órgão ou entidade;
j) O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo,
devendo ser descartado, anotando-se as informações necessárias, referentes
ao endereço do remetente.
A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser
registrada em sistema próprio e encaminhada à unidade de destino.
A
autuação
de
documentos
classificados
como
"SECRETO",
"CONFIDENCIAL" ou "RESERVADO" será processada por servidor com
competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo,
no entanto, as unidades de protocolo central ou setorial, após a autuação,
lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de
destino e o carimbo correspondente ao grau de sigilo.
As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não poderão
se constituir em peças de processo.
Não serão autuados os documentos que não devam sofrer tramitação, tais
como convites para festividades, comunicação de posse, remessa para
publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e
outros que, por sua natureza, não devam constituir processo.
A prioridade na autuação e movimentação de processos deve contemplar
documentos caracterizados como urgentes.
O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento original;
no entanto, pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento,
considerando-se que o servidor tem fé pública para autenticar documentos e
fazer reconhecimento de firmas.
5.2 NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras,
devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número,aposto no
canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1. O
verso da folha não será numerado e sua identificação quando for necessária
terá como referência a letra "v", da palavra verso. Exemplo: folha 3v. A capa
do processo não será numerada. (Nova redação dada pela PORTARIA
SLTI/ MPOG Nº 12, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2009)
O documento não encadernado receberá numeração
cronológica e individual para cada peça que o constituir.
em
seqüência
A numeração das peças do processo é iniciada no protocolo central ou setorial
da unidade correspondente, conforme faixa numérica de autuação. As peças
subseqüentes serão numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do
processo não será numerada. Nenhum processo poderá ter duas peças com a
28
mesma numeração, não sendo admitido diferenciar pelas letras "A" e "B", nem
rasurar.
Nos casos em que a peça do processo estiver em tamanho reduzido, será
colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numeração de
peças de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo
referido carimbo.
Os processos oriundos de instituições não pertencentes à Administração
Pública Federal só terão suas peças renumeradas se a respectiva numeração
não estiver correta; não havendo falhas, prosseguir com a seqüência numérica
existente;
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por
intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em
folha de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas
folhas quanto necessário. Poderá ser utilizada a frente e o verso da folha de
despacho, não se permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total
aproveitamento do verso. No caso de inserção de novos documentos no
processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo
o carimbo "Em branco". (Nova redação dada pela PORTARIA SLTI/ MPOG
Nº 12, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2009)
Quando, por falha ou omissão, for constatada a necessidade da correção de
numeração de qualquer folha dos autos, inutilizar a anterior, apondo um "X"
sobre o carimbo a inutilizar, renumerando as folhas seguintes, sem rasuras,
certificando-se da ocorrência.
Exemplo:
5.3 JUNTADA
A juntada de processos será executada pelo protocolo central ou setorial da
unidade correspondente, mediante determinação, por despacho, de seu
dirigente.
29
5.3.1 JUNTADA POR ANEXAÇÃO
A juntada por anexação será feita somente quando houver dependência entre
os processos a serem anexados.
A dependência será caracterizada quando for possível definir um processo
como principal e um ou mais como acessórios.
Exemplos que caracterizam os processos principais e acessórios:
Processo Principal
Processo Acessório
Inquérito Administrativo
Recurso
Inquérito
Auto de Infração
Defesa contra Auto de Infração
Aquisição de Material
Prestação de Contas
Licença sem vencimentos
Cancelamento de Licença
contra
decisão
de
Na juntada por anexação, as peças do conjunto processado serão
renumeradas a partir do processo acessório.
Se, na juntada por anexação, o processo acessório contiver "TERMO DE
RETIRADA DE PEÇA", na renumeração do conjunto processado, permanecerá
vago o lugar correspondente à peça desentranhada, devendo, no entanto, esta
providência ser consignada expressamente no "TERMO DE RESSALVA" a ser
lavrado imediatamente após o "TERMO DE JUNTADA".
A metodologia adotada para juntada por anexação é:
a) Colocar em primeiro lugar a capa e o conteúdo do processo principal;
b) Retirar a capa do processo acessório, sobrepondo-a à capa do processo
principal e manter os processos sobre as duas capas, formando um único
conjunto;
c) Renumerar e rubricar as peças do processo acessório, obedecendo a
numeração já existente no principal;
d) Lavrar o "TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO' na última folha do
processo mais antigo;
e) Anotar, na capa do processo principal, o número do processo acessório que
foi juntado;
f) Registrar, em sistema próprio, a juntada por anexação.
5.3.2 JUNTADA POR APENSAÇÃO
Observar, na juntada por apensação, a seguinte metodologia:
a) manter superposto um processo ao outro, presos por colchetes ou barbante,
conforme o número de páginas, ficando em segundo lugar o processo que
contenha o pedido de juntada;
b) manter as folhas de cada processo com sua numeração original;
30
c) lavrar o 'TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO' na última folha do
processo mais antigo, o qual, no ato da apensação, ficará em primeiro lugar;
d) anotar na capa do processo que ficar em primeiro lugar o número do
processo apensado;
e) Registrar, em sistema próprio, a juntada por apensação.
5.4 DESAPENSAÇÃO
Após a decisão final, os processos poderão ser desapensados no protocolo
setorial da unidade onde se encontrarem.
A desapensação ocorrerá antes do arquivamento.
A metodologia para a desapensação será:
a) separar os processos;
b) lavrar o "TERMO DE DESAPENSAÇÃO' no processo que solicitou a
juntada;
c) tornar sem efeito a anotação da capa do processo feita à época da
apensação;
d) apor despacho de encaminhamento em cada processo a ser desapensado;
e) registrar em sistema próprio, a desapensação.
A desapensação, bem como a juntada de processos, serão executadas pelo
protocolo central ou pelo setorial da unidade correspondente, mediante
determinação, por despacho de seu dirigente.
5.5 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
A retirada de folhas ou peças ocorrerá onde se encontrar o processo, mediante
despacho prévio da autoridade competente.
Sempre que houver retirada de folhas ou peças, lavrar, após o último
despacho, o "TERMO DE DESENTRANHAMENTO".
Quando a retirada de folhas ou peças for a pedido de terceiros, usar o carimbo
de desentranhamento de peça, onde consta o recibo da parte interessada.
O processo que tiver folha ou peça retirada conservará a numeração original
de suas folhas ou peças, permanecendo vago o número de folha(s)
correspondente(s) ao desentranhamento, apondo-se o carimbo de
desentranhamento.
É vedada a retirada da folha ou peça inicial do processo.
5.6 DESMEMBRAMENTO DE PEÇAS
A separação de parte da documentação de um processo, para formar outro,
ocorrerá mediante despacho da autoridade competente, utilizando-se o
"TERMO DE DESMEMBRAMENTO", conforme metodologia a seguir:
a) Retirar os documentos que constituirão outro processo;
b Apor o "TERMO DE DESMEMBRAMENTO" no local onde foram retirados os
documentos;
31
c) Proceder à autuação dos documentos retirados, conforme esta norma,
renumerando suas páginas.
5.7 DILIGÊNCIA
Quando o processo envolver pessoas ou instituições estranhas à
Administração Pública Federal, será devolvido ao protocolo central do órgão ou
da entidade, para que convoque o interessado afim de, no prazo máximo de
trinta dias, cumprir a exigência.
A convocação do interessado para cumprir diligência não pertencente à
Administração Pública Federal será feita através de correspondência expedida
pelo setor de comunicação do órgão ou entidade que a solicitar.
Vencido o prazo, sem o cumprimento da exigência, o órgão responsável
anexará ao processo cópia da convocação expedida e o remeterá à instituição
que determinou a diligência.
5.8 ENCERRAMENTO DO PROCESSO E ABERTURA DE VOLUME
SUBSEQÜENTE
5.8.1 O encerramento dos processos será:
a) Por indeferimento do pleito;
b) Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos
arbitrados ou dela decorrentes;
c) Pela expressa desistência do interessado;
d) Quando seu desenvolvimento for interrompido por período superior a um
ano, por omissão da parte interessada.
Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e a fixação dos
colchetes observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2cm.
Quando a peça processual contiver número de folhas excedente ao limite
fixado nesta norma, a partir do próximo número, formar-se-ão outros volumes.
Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um
documento que exceda às 200 folhas, esse documento abrirá um novo volume.
Ex: No caso de processo contendo 180 folhas, ao qual será incluído um
documento contendo 50, encerrar-se-á o volume com 180 e abrir-se-á novo
volume com o referido documento de 50 folhas.
O encerramento e a abertura de novos volumes serão efetuados mediante a
lavratura dos respectivos termos em folhas suplementares, prosseguindo a
numeração, sem solução de continuidade, no volume subseqüente.
A abertura do volume subseqüente será informada no volume anterior e no
novo volume, da seguinte forma:
No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se- á "TERMO DE
ENCERRAMENTO DE VOLUME", devidamente numerado e no novo volume,
proceder conforme abaixo.
5.8.2 ABERTURA DO VOLUME SUBSEQÜENTE
32
No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á "TERMO DE ABERTURA DE
VOLUME" devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume
anterior.
A abertura de um novo volume será executada diretamente pelo protocolo
central ou setorial das unidades correspondentes, que deverão providenciar o
preenchimento da nova capa, certificando a sua abertura e atualizando o
sistema de protocolo correspondente. Os volumes deverão ser numerados na
capa do processo, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc.
Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume,
serão apensados ao processo com a colocação da etiqueta de anexo contendo
o número do processo e a palavra "anexo".
5.9 RECONSTITUIÇÃO DE PROCESSOS
Havendo desaparecimento ou extravio de processo, o servidor que primeiro
tomar conhecimento do fato comunicará, à sua chefia, o ocorrido.
A autoridade administrativa que tiver ciência do fato promoverá a sua apuração
imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
Independentemente das ações adotadas anteriormente, o servidor responsável
pela reconstituição do processo observará o seguinte procedimento:
a) Ordenar a documentação que caracterize a busca de localização do
processo dentro de uma capa, juntamente com o documento, pelo qual foi
dado conhecimento à chefia, do desaparecimento ou extravio do processo;
b) Fazer representação ao chefe da unidade a que estiver jurisdicionado, a
quem compete autorizar a reconstituição do processo;
c) Reconstituir o processo, resgatando as suas informações e obtendo cópias
de documentos que o constituíam;
d) Apor uma folha inicial informando que aquele processo está sendo
reconstituído, constando o número do processo, procedência, interessado e
assunto e outras informações julgadas necessárias;
e)Atribuir nova numeração ao processo reconstituído;
f)Registrar, no sistema próprio, a ocorrência, citando o número do processo
extraviado e o atual.
6. CARIMBOS
Os carimbos sugeridos nesta norma poderão ser emitidos
informatizada, nos casos dos órgãos e entidades que utilizam
próprios de protocolo, com medidas definidas pela conveniência
instituição, preservando as recomendações quanto às informações,
os exemplos a seguir.
por via
sistemas
de cada
conforme
6.1 CONFERE COM O ORIGINAL
O carimbo "confere com o original" será utilizado para autenticar a reprodução
do documento ou peças de processo, cujos originais são imprescindíveis à
Administração.
Esse carimbo tem a identificação do órgão ou entidade onde o documento está
sendo autenticado e os seguintes campos a serem preenchidos:
33
a) data da autenticação;
b) assinatura do servidor.
Exemplo:
6.2 CONFERIDO
O carimbo "conferido" será usado nas unidades de protocolo para registrar a
quantidade de folhas ou peças inseridas no processo, quando da autuação.
Os campos próprios desse carimbo serão preenchidos com as seguintes
informações:
a) quantidade de peças que constituem o processo;
c) rubrica do servidor e sigla do órgão autuado.
Exemplo:
6.3 CONFIDENCIAL
O carimbo "confidencial" será utilizado para facilitar a identificação do
documento ou processo cujo teor somente será conhecido por servidor
autorizado.
Usarão o carimbo "confidencial", os servidores competentes para classificar o
documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o
documento ou processo, precedido da assinatura do servidor que o classificou.
34
As unidades de protocolo também usarão esse carimbo após a autuação de
documento classificado como "confidencial", observados os procedimentos
definidos nesta norma.
Exemplo:
CONFIDENCI AL
6.4 DESMEMBRAMENTO
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
PROCESSO Nº:
TERMO DE DESMENBRAMENTO
Página (s): _________ a _________
retida (s) por motivo de desmembramento
________________
_____/_____/_____
Servidor
Data
6.5 DESENTRANHAMENTO DE PEÇAS
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE DESTRATAMENTO
Em ........./........./........., faço a retirada do
presente processo da (s) peça (s) nº (s)
.................................................
por
motivo de ...........................................
_________________________________
Servidor
35
6.6 DEVOLUÇÃO DE CORRESPONDÊNCIA
O carimbo "devolução de correspondência" será usado pelos órgãos e
entidades, para comunicar ao serviço dos correios a não localização do
interessado.
Exemplo:
6.7 EM BRANCO
Ao autuar um processo, apor o carimbo "EM BRANCO", em páginas e espaços
que não contenham informações.
Exemplo:
6.8 NUMERAÇÃO DE FOLHA OU PEÇA
O carimbo de "numeração de folha ou peça" será utilizado para registrar a
inclusão de uma ou mais peças no processo.
Caberá ao protocolo central ou setorial do órgão ou entidade que inserir uma
ou mais folhas, bem como peças no processo, fazer a aposição do carimbo de
"numeração de folha ou peça", preenchendo com os seguintes dados:
a) número da folha ou peça;
b) rubrica do servidor que fez as anotações;
O nome do órgão ou entidade deverá circundar o carimbo.
Os órgãos ou entidades serão representados por abreviaturas, na palavra
inicial, conforme detalhado abaixo, seguido de seu respectivo nome,
36
constando, também, à volta do carimbo, a sigla da unidade específica que
tenha autuado o processo ou inserido peças.
Exemplo:
Agência – A
Fundação – F
Instituto – I
Ministério – M
Secretria – S
Documentos de tamanho pequeno (Ex.: guias de depósito bancário, DARF)
serão colados no centro da página do processo e carimbados de forma que o
carimbo atinja seus cantos superiores direito e esquerdo, observando para não
prejudicar informações constantes do verso.
Exemplo:
6.9 NUMERADOR-DATADOR
37
O carimbo "numerador-datador" será usado para registrar, em ordem
numérico-cronológica, os processos formados pelas unidades de protocolo.
Esse carimbo registrará, no processo, os seguintes elementos:
a) nome ou sigla da unidade administrativa responsável pela autuação;
b) número do processo;
c) data da autuação.
Será opcional, a cada órgão, a utilização do carimbo numerador-datador.
6.10 RESERVADO
O carimbo "reservado" será usado para caracterizar os documentos cujo
assunto não deva ser do conhecimento do público em geral.
Usarão o carimbo "reservado", os servidores competentes para classificar o
documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o fechamento do envelope que protege o
documento ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor
que o classificou.
As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação
de documento classificado como "reservado", observados os procedimentos
definidos nesta norma.
Exemplo:
6.11 SECRETO
O carimbo "secreto" será utilizado para salvaguardar o documento ou processo
cujo trato requeira alto grau de segurança e cujo teor deva ser,
exclusivamente, do conhecimento de servidores diretamente ligados ao seu
estudo ou manuseio.
Poderão usar o carimbo de "secreto", exclusivamente, os servidores
competentes para classificar o documento como tal.
Esse carimbo será aposto sobre o lacre do envelope que protege o documento
ou processo, precedido da assinatura e identificação do servidor que o
classificou.
As unidades de protocolo também deverão usar este carimbo após a autuação
de documento classificado como "secreto", observados os procedimentos
definidos nesta norma.
Exemplo:
6.12 TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
38
Este termo será lavrado, no protocolo central ou setorial, na abertura de
volume.
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE ABERTURA DE VOLUME
Aos ......... dias do mês de ................... de
..........., procedemos a abertura nº ........................ Para
constar,
eu
(nome
do
servidor)
..............................................
(cargo
do
servidor)
...................................... subscrevo e assino.
_________________________________
Servidor
6.13 TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, no encerramento de
volume.
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME
Aos ......... dias do mês de ................... de
..........., procedemos ao encerramento deste volume
nº
......................................
do
processo
nº
............................................, contendo .......... folhas,
abrindo-se em seguida o volume nº ...........
_________________________________
Servidor
6.14 TERMO DE DESAPENSAÇÃO
39
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando ocorrer a
desapensação de processos.
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE DESAPENSAÇÃO
Em ........./........./......... faço desapensar
do
processo
nº
.....................................................
o
(s)
processo (s) de nº (s) ..................................
...........................................................................,
que passam a tramitar em separado.
_________________________________
Servidor
6.15 TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, na juntada por
apensação.
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE JUNTADA POR APENSAÇÃO
Em ........./........./......... atendendo o
despacho do (a) ......................................,
faço apensar ao presente processo de nº
.....................................................
o
(s)
processo
(s)
de
nº
(s)
.............................................................
_________________________________
Servidor
6.16 TERMO DE RESSALVA
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, quando, no momento
da anexação de processos, for constatada a ausência de peça(s) em um dos
processos anexados.
Exemplo:
40
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE RESALVA
As
peça
(s)
de
nº
.......................................... do processo nº
................................................... do conjunto
processado.
_________________________________
Servidor
6.17 URGENTE
O carimbo "urgente" será usado em documentos cuja tramitação requeira
maior celeridade que a rotineira.
Usarão o carimbo "urgente" os servidores competentes para classificar o
documento como tal.
Esse carimbo será aposto na capa do processo, ou sobre o documento assim
classificado.
Exemplo:
6.18 TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Este termo será lavrado no protocolo central ou setorial, por ocasião da juntada
por anexação, de dois ou mais processos.
Exemplo:
M. Planejamento Orçamento de Gestão
Unidade: XXXX
TERMO DE JUNTADA POR ANEXAÇÃO
Em ........./........./......... atendendo o
despacho do (a) ......................................,
faço anexar ao presente processo nº
.....................................................
o
(s)
processo
(s)
de
nº
(s)
.............................................................
_________________________________
Servidor
41
7. DISPOSIÇÕES FINAIS
7.1 Observar princípios éticos dispensados aos documentos, mantendo
absoluta discrição com relação às informações neles contidas.
7.2 Dispensar adequado tratamento físico aos documentos, observando
cuidados de higiene no seu manuseio, fazer furos centralizados, fazer as
dobras necessárias com simetria, utilizar material adequado, como cola
apropriada, evitar uso de grampos metálicos, clips, preservar informações ao
apor elementos, como carimbos, etiquetas, etc.
7.3 Caberá a cada órgão ou entidade desenvolver seu respectivo manual
operacional das ações destinadas ao serviço de protocolo, detalhando as
rotinas e procedimentos, com base nesta norma.
7.4 Cada órgão ou entidade deverá ter uma comissão credenciada, com
competência para receber documentos de caráter sigiloso
, como confidenciais, secretos e reservados.
7.5 Caberá a cada órgão ou entidade definir sua própria estrutura de protocolo,
determinando quanto à existência de protocolo central e/ou setorial.
7.6 As dúvidas e casos omissos serão dirimidos junto ao
Departamento de Logística e Serviços Gerais, subordinado à Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão.
PORTARIA SLTI/ MPOG Nº 12, DE 23 DE NOVEMBRO DE 2009 - DOU DE
24/11/2009
Altera a Portaria Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, que dispõe
sobre os procedimentos gerais para utilização de protocolo, no âmbito
da Administração Pública Federal, para os órgãos e entidades
integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG.
A SECRETÁRIA ADJUNTA DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA
INFORMAÇÃO DO MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E
GESTÃO, no uso de suas atribuições que lhe conferem o Decreto nº 6.929, de
6 de agosto de 2009 e o Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994 , resolve:
Art. 1º Os itens primeiro e sétimo do subitem 5.2 do Anexo à Portaria
Normativa nº 5, de 19 de dezembro de 2002, passam a vigorar com a seguinte
redação:
"5.2 NUMERAÇÃO DE FOLHAS E DE PEÇAS
As folhas dos processos serão numeradas em ordem crescente, sem rasuras,
devendo ser utilizado carimbo próprio para colocação do número, aposto no
canto superior direito da página, recebendo, a primeira folha, o número 1. O
verso da folha não será numerado e sua identificação quando for necessária
terá como referência a letra "v", da palavra verso. Exemplo: folha 3v. A capa do
processo não será numerada.
42
Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo será feita por
intermédio de despacho no próprio documento ou, caso seja possível, em folha
de despacho, a ser incluída ao final do processo, utilizando-se tantas folhas
quanto necessário. Poderá ser utilizada a frente e o verso da folha de
despacho, não se permitindo a inclusão de novas folhas até o seu total
aproveitamento do verso. No caso de inserção de novos documentos no
processo, inutilizar o espaço em branco da última folha de despacho, apondo o
carimbo "Em branco".
........................................................................................................................."(N
R)
Art. 2º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
PORTARIA Nº 3, DE 16 DE MAIO DE 2003
O SECRETÁRIO DE LOGÍSTICA E TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO, DO
MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E GESTÃO, no uso da
atribuição que lhe confere o Decreto nº 3.858, de 4 de julho de 2001, e tendo
em vista o disposto no Decreto nº 1.094, de 23 de março de 1994, resolve:
Art. 1º Baixar a presente Portaria, destinada a orientar os órgãos da
Presidência da República, Ministérios, autarquias e fundações integrantes do
Sistema de Serviços Gerais - SISG, quanto aos procedimentos relativos às
atividades de Comunicações Administrativas, para utilização do número único
de processos e documentos.
Art. 2º Os processos autuados pelos órgãos públicos federais integrantes do
SISG deverão adotar a sistemática de numeração única de processo e/ou
documentos, de acordo com o disposto nesta Portaria, visando a integridade
do número atribuído ao processo e/ou documento, na unidade protocolizadora
de origem.
Parágrafo único. Entende-se por unidade protocolizadora, a unidade
organizacional que tenha, dentre suas competências, independentemente da
sua denominação e hierarquia, na escritura do órgão que integra, a
responsabilidade pela autuação/numeração de processos e/ou documentos.
Art. 3º Para a utilização da sistemática de numeração única de processo, os
órgãos integrantes do SISG deverão obedecer as faixas numéricas de
codificação de unidades protocolizadoras relacionadas abaixo:
00001 A 00399 - PRESIDÊNCIA DA REPÚBLICA
00400 A 00599 - ADVOCACIA-GERAL DA UNIÃO
01200 A 01399 - MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA
01400 A 01599 - MINISTÉRIO DA CULTURA
02000 A 02999 - MINISTÉRIO DO MEIO AMBIENTE
03000 A 05999 - MINISTÉRIO DO PLANEJAMENTO, ORÇAMENTO E
GESTÃO
58000 A 58999 - MINISTÉRIO DO ESPORTE
08000 A 08999 - MINISTÉRIO DA JUSTIÇA
43
09000 A 09999 - MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES
10000 A 19999 - MINISTÉRIO DA FAZENDA
21000 A 21999-MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
23000 A 23999 - MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
25000 A 25999 - MINISTÉRIO DA SAÚDE
33000 A 33999 - MINISTÉRIO DA SAÚDE
35000 A 39999 - MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
44000 A 45999 - MINISTÉRIO DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
46000 A 47999 - MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO
48000 A 49999 - MINISTÉRIO DE MINAS E ENERGIA
50000 A 51999 - MINISTÉRIO DOS TRANSPORTES
52000 A 52999- MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO, INDÚSTRIA E
COMÉRCIO EXTERIOR
53000 A 53999 - MINISTÉRIO DAS COMUNICAÇÕES
54000 A 56999 - MINISTÉRIO DO DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO
59000 A 59999 - MINISTÉRIO DA INTEGRAÇÃO NACIONAL
60000 A 69999 - MINISTÉRIO DA DEFESA
70000 A 70999 - MINISTÉRIO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E
ABASTECIMENTO
71000 A 71999 - MINISTÉRIO DA ASSISTÊNCIA E PROMOÇÃO SOCIAL
72000 A 72999 - MINISTÉRIO DO TURISMO
80000 A 80899 - MINISTÉRIO DAS CIDADES
90000 A 90499 - GABINETE DO MINISTRO EXTRAORDINÁRIO DE
SEGURANÇA ALIMENTAR E COMBATE À FOME
Art. 4º Os órgãos já cadastrados no Cadastro Nacional de Unidades
Protocolizadoras da Administração Pública Federal deverão encaminhar ao
Departamento de Logística e Serviços Gerais - DLSG, da Secretaria de
Logística e Tecnologia da Informação - SLTI, do Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão - MP, no prazo de trinta dias, a contar da data de
publicação desta Portaria, a relação das suas unidades protocolizadoras, com
os respectivos dados atualizados, para a manutenção e atualização do referido
Cadastro, viabilizando, assim, a reedição do novo Catálogo Nacional de
Protocolos da Administração Federal.
Art. 5º Para o cadastramento de novas unidades protocolizadoras, o órgão
interessado deverá solicitar, previamente, ao DLSG/SLTI/MP, o seu
cadastramento, devendo constar da solicitação, os seguintes dados:
I - nome/sigla da unidade protocolizadora (órgão);
II - DDD/telefone, fax, e-mail; e
44
III - endereço completo (rua, avenida, número, bairro, cidade, UF e CEP).
§ 1º As solicitações de cadastramento deverão ser encaminhadas ao
DLSG/SLTI/MP, no seguinte endereço:
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão Secretaria de Logística e
Tecnologia da Informação Departamento de Logística e Serviços Gerais
Esplanada dos Ministérios, Bloco "C", 3º Andar, Sala/351 70046-900 - BrasíliaDF
§ 2º Toda e qualquer alteração, ocorrida nos dados das unidades
protocolizadoras cadastradas, deverá ser comunicada ao DLSG/SLTI/MP,
mencionando o código da unidade seguido das alterações a serem
introduzidas, visando a atualização do Cadastro Nacional de Unidades
Protocolizadoras da Administração Federal.
Art. 6º O número único atribuído ao processo, quando da sua autuação, será
constituído de quinze dígitos, devendo, ainda, ser acrescido de mais dois
dígitos de verificação (DV) e, com o acréscimo dos dígitos verificadores, o
número atribuído ao processo será composto por dezessete dígitos, separados
em grupos (00000.000000/0000-00), conforme descrito abaixo:
I - o primeiro grupo é constituído de cinco dígitos, referentes ao código
numérico atribuído a cada unidade protocolizadora e este código identifica o
órgão de origem do processo, mantendo-se inalterado, de acordo com as
faixas numéricas determinadas no art. 3º;
II - o segundo grupo é constituído de seis dígitos, separados do primeiro por
um ponto e determina o registro seqüencial dos processos autuados, devendo
este número ser reiniciado a cada ano;
III - o terceiro grupo, constituído de quatro dígitos, separado do segundo grupo
por uma barra, indica o ano de formação do processo; e
IV - o quarto grupo, constituído de dois dígitos, separado do terceiro grupo por
hífen, indica os Dígitos Verificadores (DV), utilizados pelos órgãos que façam
uso de rotinas automatizadas.
Parágrafo único. Somente terão valor, perante a Administração Pública
Federal, os processos autuados de acordo com as disposições desta Portaria.
Art. 7º As Empresas Públicas poderão adotar a sistemática de numeração
única de processo, mediante solicitação de cadastramento no Ministério ao
qual estão vinculadas.
Art. 8º Os processos autuados originariamente nos órgãos que não utilizam a
sistemática de numeração única de processos, como outros Poderes,
Empresas, Governos Estaduais, Municipais e do Distrito Federal, e que
estejam em tramitação nos órgãos públicos federais, deverão ser identificados
por intermédio de mecanismos de controle desenvolvidos para prestar
informações à parte interessada, tanto pelo número de origem, quanto pelo
nome do órgão ou do interessado, não podendo, em hipótese alguma, ser
renumerados.
Art. 9º Os órgãos cadastrados e que foram transformados de acordo com o
disposto nos artigos 30 e 31 da Medida Provisória nº 103/2003, mantêm
45
inalteradas as suas respectivas faixas numéricas de codificação de unidades
protocolizadoras, conforme estabelecido no art. 3º .
Art. 10. As entidades vinculadas a Ministérios extintos, na forma do art. 33 da
Medida Provisória nº 103/2003, e transferidas para outros Ministérios, serão
recadastradas.
§ 1º O recadastramento será efetuado de acordo com a faixa numérica de
codificação de unidades protocolizadoras do Ministério, o qual tais unidades
passem a integrar.
§ 2º O recadastramento será efetuado pelo DLSG/SLTI/MP, que enviará
listagem para todos os órgãos do Sistema, contendo a nova codificação das
unidades protocolizadoras pertencentes aos órgãos que foram transferidos,
dos Ministérios extintos para outros Ministérios.
§ 3º Os códigos de unidades protocolizadoras anteriormente utilizados por
órgãos extintos ou transferidos para outros Ministérios, não poderão ser
reutilizados e serão automaticamente extintos do Cadastro Nacional de
Unidades Protocolizadoras, mantido pelo DLSG/SLTI/MP.
Art. 11. O registro de processos e/ou documentos a ser adotado pelas
unidades protocolizadoras conterá os seguintes campos:
I - número único de processo/documento;
II - identificação do documento original (espécie, procedência, data);
III - nome do interessado (nomes de pessoas físicas ou jurídicas);
IV - data de cadastramento (dia, mês e ano); e
V - assunto (descrição clara e concisa do conteúdo do documento).
Parágrafo único. Os processos autuados e os documentos registrados
anteriormente permanecerão tramitando com o número de origem, até a
decisão final e o seu arquivamento, não sendo permitida a renumeração de
processos e documentos no âmbito da Administração Pública Federal.
Art. 12. Após o cadastramento do processo e/ou documento, deverá ser
mantido o efetivo controle da movimentação, visando a imediata localização
física e a pronta prestação de informações à parte interessada.
§ 1º Nos casos de tramitação externa, haverá, no controle de movimentações
da unidade protocolizadora do órgão expedidor, a indicação dos dados que
permita a identificação do órgão de destino.
§ 2º Na tramitação interna, a identificação será feita por intermédio de tabela
de códigos definida para as unidades organizacionais internas.
§ 3º A movimentação de processos e/ou documentos deverá ser efetuada por
intermédio das unidades protocolizadoras cadastradas e, após cada
movimentação, poderá ser registrada uma síntese dos despachos proferidos,
objetivando a pronta prestação de informações à parte interessada.
Art. 13. O código do arquivamento de processos deverá ser indicado em
campo específico, definido no registro de cadastramento, a fim de permitir a
respectiva localização física e os processos deverão ser arquivados,
preferencialmente, no órgão de origem.
46
Parágrafo único. Deverá ser mantida cópia de segurança (back up) diária dos
arquivos gerados por sistema informatizado de protocolo.
Art. 14. As unidades protocolizadoras, que utilizem rotinas automatizadas,
acrescentarão dois dígitos ao número único de processo, os dígitos
verificadores (DV), definidos por módulo 11 (onze) e pesos correspondentes à
posição dos dígitos, da direita para a esquerda, em progressão aritmética de
razão 1 (um), com o primeiro termo igual a 2 (dois) e assim, o último termo,
será igual a 16 (dezesseis).
Art. l5. O cálculo do 1º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os
passos a seguir:
I - multiplica-se cada um dos quinze algarismos do número único de processo
pelo respectivo peso, somando-se os produtos parciais;
II - a soma encontrada (ponderada) será dividida por 11 (onze); e
III - com relação ao resto da divisão por 11, que poderá ser de l0 (dez) a 0
(zero), a tabela a seguir conduzirá ao dígito procurado:
MÓD
(menos) RESTO
>
DV
11
10
1
11
9
2
11
8
3
11
7
4
11
6
5
11
5
6
Art. 16. O cálculo do 2º Dígito Verificador (DV) será obtido observados os
passos a seguir:
I - O primeiro algarismo, obtido na etapa precedente, será colocado
imediatamente à direita do número único de processo, utilizando-se o mesmo
procedimento do 1º Dígito Verificador, com a diferença de que os pesos,
sempre da direita para a esquerda, partirão de 2 (dois) - 1º termo da
progressão, e finalizando em 17 (dezessete) - último termo da progressão
aritmética.
1º Exemplo:
Dado o número único de processo 35041.000387/2000, os dígitos verificadores
serão calculados do seguinte modo:
a) (0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(7x6)+(8x7)+(3x8)+(0x9)+(0x10)+(0x11) + (1x12) +
(4x13) + (0x14) + (5x15)+(3x16);
b) 0+0+0+10+42+56+24+0+0+0+12+52+0+75+48=319
47
c) 319÷11 = 29; RESTO = 0;
d) 11-0=11 - despreza-se a casa da dezena; e
e) o 1º DV será 1 (um).
OBSERVAÇÃO: o número encontrado para o 1º DV, deverá ser colocado à
direita do número único de processo, dando continuidade aos procedimentos
relativos ao cálculo do 2º DV, conforme a seguir:
a)(lx2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(7x7)+(8x8)+(3x9)+(0x10)
+(0x11)+(0x12)+(1x13)+(4x14)+(0x15)+(5x16)+(3x17);
b) 2+0+0+0+12+49+64+27+0+0+0+13+56+0+80+51=354
c) 354÷11 = 32; RESTO = 2;
d) 11-2=9; e
e) O 2º DV será 9 (nove).
Assim sendo, o número único do processo dado como exemplo, será acrescido
dos dígitos verificadores 35041.000387/2000-19.
2º Exemplo:
Dado o número único de processo 0400.001412/2000, calcular os dígitos
verificadores.
a)(0x2)+(0x3)+(0x4)+(2x5)+(2x6)+(1x7)+(4x8)+(1x9)
+(0x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+(4x15)+(0x16);
b) 0+0+0+10+12+7+32+9+0+0+0+0+0+60+0=130;
c) 130÷11 = 11; RESTO = 9;
d) 11-9=2; e
e) O 1º DV será 2 (dois).
Para o segundo DV:
a)(2x2)+(0x3)+(0x4)+(0x5)+(2x6)+(2x7)+(1x8)+(4x9)
+(1x10)+(0x11)+(0x12)+(0x13)+(0x14)+ (0x15) +(4x16)+(0x17);
b) 4+0+0+0+12+14+8+36+10+0+0+0+0+0+64+0=148;
c) 148÷11=13; RESTO=5;
d) 11-5=6; e
e) O 2º DV será 6 (seis).
Assim sendo, o número único de processo dado como exemplo será acrescido
dos dígitos verificadores 4000.001412/2000-26.
Art. 17. Os órgãos que não dispõem de recursos automatizados deverão,
simplesmente, colocar à direita dos quinze algarismos referentes ao número
inteiro do processo, duas letras, D e V (iniciais de DÍGITO VERIFICADOR),
considerando que, no futuro, poderão ser automatizados e farão uso desta
sistemática.
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Art. 18. Quando uma unidade protocolizadora receber um processo de outro
órgão, deverá proceder seu registro e a sua tramitação deverá ocorrer com o
número de origem, rigorosamente, inalterado.
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 19. É vedado adotar procedimentos diversos do admitido nesta Portaria,
como colocar arbitrariamente qualquer algarismo para indicar o dígito
verificador ou suprimir dígitos de verificação que tenham sido lançados por
outro órgão.
Art. 20. Recomenda-se que, no desenvolvimento de sistemas automatizados
para a tramitação/controle de processos e/ou documentos, seja prevista a
elaboração de relatórios para a prestação de informações gerais.
Art. 2l. A capa de processo utilizada atualmente, pelos órgãos públicos
federais, será mantida e tem as seguintes especificações básicas:
I - material: Papel Kraft branco (KB-125) com 125g/m2;
II - formato: 220mm x 298mm;
III - forma de apresentação: Folha Dupla (D);
IV - timbre: 5 (centrado no impresso com os dizeres "Serviço Público Federal",
ficando a parte superior do emblema a 15mm (40 pontos);
V - impressão: Preto frente;
VI - acondicionamento: Pacote de 250 impressos, envoltos em papel kraft (KN75), cor parda e rotulado; e
VII - unidade de compra: Milheiro.
Art. 22. Os sistemas informatizados deverão prever cálculos diferenciados dos
DÍGITOS VERIFICADORES entre os números dos processos anteriores e os
posteriores a 1/1/2000, e a fórmula de cálculo destes dígitos será a mesma
descrita nesta Portaria, sendo que os números dos processos autuados
anteriormente àquela data terão 13 posições (ano com 2 caracteres numéricos)
e os posteriores terão 15 posições (ano com 4 caractéres numéricos).
Art. 23. Os casos omissos e as dúvidas serão dirimidos pelo DLSG/SLTI/MP.
Art. 24. Fica revogada a Portaria MP nº 02, de 26 de fevereiro de 2003.
Art. 25. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
ROGÉRIO SANTANNA DOS SANTOS
LEI Nº 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991
Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá
outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional
decreta e eu sanciono a seguinte lei:
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial
a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
49
cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e
informação.
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e
operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e
arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou
recolhimento para guarda permanente.
Art. 4º Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu
interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos
de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de
responsabilidade, ressalvadas aquelas cujos sigilo seja imprescindível à
segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.
Art. 5º A Administração Pública franqueará a consulta aos documentos
públicos na forma desta lei.
Art. 6º Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral
decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e
administrativa.
CAPÍTULO II
Dos Arquivos Públicos
Art. 7º Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e
recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito
federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas
funções administrativas, legislativas e judiciárias.
§ 1º São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos
por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da
gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades.
§ 2º A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público
implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública
ou a sua transferência à instituição sucessora.
Art. 8º Os documentos públicos
intermediários e permanentes.
são
identificados
como
correntes,
§ 1º Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo
sem movimentação, constituam de consultas freqüentes.
§ 2º Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso
corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo,
aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
§ 3º Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor
histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.
50
Art. 9º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de
caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística
pública, na sua específica esfera de competência.
Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
CAPÍTULO III
Dos Arquivos Privados
Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos
produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, em decorrência de
suas atividades.
Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como
de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos
de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social
não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental,
nem transferidos para o exterior.
Parágrafo único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá
preferência na aquisição.
Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de
interesse público e social poderá ser franqueado mediante autorização de seu
proprietário ou possuidor.
Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse público e social
poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições
arquivísticas públicas.
Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse
público e social.
CAPÍTULO IV
Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas
Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público
compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do Distrito Federal e
municipais.
§ 1º São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os
arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados,
também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do
Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da
Aeronáutica.
§ 2º São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 3º São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo
do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário.
§ 4º São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do
Poder Legislativo.
51
§ 5º Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua
estrutura político-jurídica.
Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos
documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como
preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar
e implementar a política nacional de arquivos.
Parágrafo único. Para o pleno exercício de suas funções, o Arquivo Nacional
poderá criar unidades regionais.
Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo
Federal no exercício das suas funções, bem como preservar e facultar o
acesso aos documentos sob sua guarda.
Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o
recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário
Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízo e oriundos de
cartórios e secretarias, bem como preservar e facultar o acesso aos
documentos sob sua guarda.
Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os critérios
de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a
gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição
Federal e nesta lei.
CAPÍTULO V
Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos
Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos
(Revogado pela Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011)
Art. 23. Decreto fixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas
pelos órgãos públicos na classificação dos documentos por eles
produzidos. (Revogado pela Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011)
§ 1º Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da
inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das
pessoas são originariamente sigilosos. (Revogado pela Lei 12.527, de 18
de novembro de 2011)
§ 2º O acesso aos documentos sigilosos referentes à segurança da
sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta)
anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser
prorrogado, por uma única vez, por igual período. (Revogado pela Lei
12.527, de 18 de novembro de 2011)
§ 3º O acesso aos documentos sigilosos referente à honra e à imagem
das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a
contar da sua data de produção.
Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a
exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que
52
indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação
pessoal da parte. (Revogado pela Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011)
Parágrafo único. Nenhuma norma de organização administrativa será
interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste
artigo. (Revogado pela Lei 12.527, de 18 de novembro de 2011)
Disposições Finais
Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma
da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor
permanente ou considerado como de interesse público e social.
Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado
ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão
central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).
§ 1º O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do
Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e
acadêmicas, públicas e privadas.
§ 2º A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo serão
estabelecidos em regulamento.
Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.
FERNANDO COLLOR
Jarbas Passarinho
DECRETO Nº 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002
Regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a
política nacional de arquivos públicos e privados.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art.
84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8
de janeiro de 1991,
DECRETA:
Capítulo I
DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 1º O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, órgão colegiado,
vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, tem por finalidade definir a política nacional de arquivos
públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão
documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.
Art. 2º Compete ao CONARQ:
I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos - SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivos;
53
II - promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas
ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas;
III - propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao
aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados; (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que
norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos públicos;
V - estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos
de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou
recebidos em decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;
VI - subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo
metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados;
VII - estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos
Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios;
VIII - estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados;
IX - identificar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do
art. 12 da Lei nº 8.159, de 1991;
X - propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da
Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados;
(Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
XI - estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam
atividades de arquivo nas instituições integrantes do SINAR;
XII - recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à
política nacional de arquivos públicos e privados;
XIII - promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e
privados, bem como desenvolver atividades censitárias referentes a arquivos;
XIV - manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas finalidades
sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber
elementos de informação e juízo, conjugar esforços e encadear ações;
XV - articular-se com outros órgãos do Poder Público formuladores de políticas
nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, informação e
informática
Art. 3º São membros conselheiros do CONARQ:
I - o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá;
II - dois representantes do Poder Executivo Federal;
III - dois representantes do Poder Judiciário Federal;
IV - dois representantes do Poder Legislativo Federal;
V - um representante do Arquivo Nacional;
VI - dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal;
VII - dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais;
54
VIII - um representante das instituições mantenedoras de curso superior de
arquivologia;
IX - um representante de associações de arquivistas;
X - três representantes de instituições que congreguem profissionais que
atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a fontes
documentais.
§ 1º Cada Conselheiro terá um suplente
§ 2º Os membros referidos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão
designados pelo Presidente do Supremo Tribunal Federal e pelos Presidentes
da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente.
§ 3º Os conselheiros e suplentes referidos nos inciso II e V a X serão
designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo
Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e
entidades representados. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
Vigência
§ 4º O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma
recondução.
§ 5º O Presidente do CONARQ, em suas faltas e impedimentos, será
substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.
Art. 4º Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao
CONARQ.
Art. 5º O Plenário, órgão superior de deliberação do CONARQ, reunir-se-á, em
caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e,
extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a
requerimento de dois terços de seus membros.
§ 1º O CONARQ funcionará na sede do Arquivo Nacional.
§ 2º As reuniões do CONARQ poderão ser convocadas para local fora da sede
do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste,
sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida
Art. 6º O CONARQ somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo
de dez conselheiros.
Art. 7º O CONARQ poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais,
com a finalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos
necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e
privados e ao funcionamento do SINAR, bem como câmaras setoriais, visando
a identificar, discutir e propor soluções para questões temáticas que
repercutirem na estrutura e organização de segmentos específicos de
arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.
Parágrafo único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados
pelo Presidente do CONARQ, ad referendum do Plenário.
Art. 8º É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer
remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do CONARQ e de
integrante das câmaras e comissões.
55
Art. 9º A aprovação do regimento interno do CONARQ, mediante proposta
deste, é da competência do Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo
Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
Capítulo II
DO SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS
Art. 10. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de
arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos
documentos de arquivo.
Art. 11. O SINAR tem como órgão central o CONARQ.
Art. 12. Integram o SINAR:
I - o Arquivo Nacional;
II - os arquivos do Poder Executivo Federal;
III - os arquivos do Poder Legislativo Federal;
IV - os arquivos do Poder Judiciário Federal;
V - os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
VI - os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário;
VII - os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo.
§ 1º Os arquivos referidos nos incisos II a VII, quando organizados
sistemicamente, passam a integrar o SINAR por intermédio de seus órgãos
centrais.
§ 2º As pessoas físicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos,
podem integrar o SINAR mediante acordo ou ajuste com o órgão central.
Art. 13. Compete aos integrantes do SINAR:
I - promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos
documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as diretrizes
e normas emanadas do órgão central;
II - disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas
pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento;
III - implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma a
garantir a integridade do ciclo documental;
IV - garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente;
V - apresentar sugestões ao CONARQ para o aprimoramento do SINAR;
VI - prestar informações sobre suas atividades ao CONARQ;
VII - apresentar subsídios ao CONARQ para a elaboração de dispositivos
legais necessários ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional
de arquivos públicos e privados;
VIII - promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esfera de
atuação;
56
IX - propor ao CONARQ os arquivos privados que possam ser considerados de
interesse público e social;
X - comunicar ao CONARQ, para as devidas providências, atos lesivos ao
patrimônio arquivístico nacional;
XI - colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e
privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias referentes a
arquivos;
XII - possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras
setoriais e comissões especiais constituídas pelo CONARQ;
XIII - proporcionar aperfeiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de
arquivo, garantindo constante atualização.
Art.14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do
CONARQ, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.
Capítulo III
DOS DOCUMENTOS PÚBLICOS
Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos:
I - produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas federais, estaduais,
do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas funções
administrativas, legislativas e judiciárias;
II - produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu
cargo ou função ou deles decorrente;
III - produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de
economia mista;
IV - produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, definidas como tal
pela Lei nº 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo
Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei nº 8.246, de 22 de
outubro de 1991.
Parágrafo único. A sujeição dos entes referidos no inciso IV às normas
arquivísticas do CONARQ constará dos Contratos de Gestão com o Poder
Público.
Art. 16. Às pessoas físicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a
responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e
recebidos no exercício de atividades públicas.
Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo
arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total,
serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esfera de
competência.
§ 1º O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específica de
edital nos processos de desestatização.
§ 2º Para efeito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o
processo de desestatização, providenciarão, em conformidade com as normas
arquivísticas emanadas do CONARQ, a identificação, classificação e avaliação
do acervo arquivístico.
57
§ 3º Os documentos de valor permanente poderão ficar sob a guarda das
empresas mencionadas no § 2º, enquanto necessários ao desempenho de
suas atividades, conforme disposto em instrução expedida pelo CONARQ.
§ 4º Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a
usucapião, nos termos do art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991.
§ 5º A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor
permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das
sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do
CONARQ sobre a matéria.
Capítulo IV
DA GESTÃO DE DOCUMENTOS
DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL
Seção I
Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos
Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será
constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a
responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e
seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação,
tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a
eliminação dos destituídos de valor.
§ 1º Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e
selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos
órgãos e das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos
estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo
CONARQ.
§ 2º Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela
referida no § 1º serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de
Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que
estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem
aprovados pelo Arquivo Nacional.
§ 3º Os documentos relativos às atividades-fim serão avaliados e selecionados
pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conformidade com as
tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões
mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.
Seção II
Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional
Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito federal, ao serem
transferidos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados,
organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de
instrumento descritivo que permita sua identificação e controle.
Parágrafo único. As atividades técnicas referidas no caput, que precedem à
transferência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e
custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.
58
Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo
sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos
para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justiça
a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à
preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos
do § 2º do art. 7º da Lei no 8.159, de 1991. (Redação dada pelo Decreto nº
7.430, de 2011) Vigência
Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo
Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados
pelos órgãos e entidades da administração pública federal, para a plena
consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo
Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
Capítulo V
DA DECLARAÇÃO DE INTERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS
PRIVADOS
Art. 22. Os arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham
documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional
podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente
da República.
§ 1º A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não
implica a transferência do respectivo acervo para guarda em instituição
arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus
detentores pela guarda e a preservação do acervo.
§ 2º São automaticamente considerados documentos privados de interesse
público e social:
I - os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público;
II - os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3º da Lei nº 8.394, de 30 de
dezembro de 1991;
III - os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos
anteriormente à vigência da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916, de acordo
com o art. 16 da Lei nº 8.159, de 1991.
Art. 23. O CONARQ, por iniciativa própria ou mediante provocação,
encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da
Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos
privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430,
de 2011) Vigência
§ 1º O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão
especialmente constituída pelo CONARQ.
§ 2º A avaliação referida no § 1º será homologada pelo Presidente do
CONARQ.
§ 3o Da decisão homologatória caberá recurso das partes afetadas ao Ministro
de Estado da Justiça, na forma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de
1999 (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
59
Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse
público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transferência do
local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do
território nacional.
Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e
social deve ser precedida de notificação à União, titular do direito de
preferência, para que manifeste, no prazo máximo de sessenta dias, interesse
na aquisição, na forma do parágrafo único do art. 13 da Lei nº 8.159, de 1991.
Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de
interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua
custódia, ficando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na
forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de
valor permanente.
Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de
interesse público e social poderão firmar acordos ou ajustes com o CONARQ
ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de
atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.
Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de
interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser
comunicada ao CONARQ, por seus proprietários ou detentores.
Capítulo VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos
termos da lei.
Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará instruções complementares à
execução deste Decreto. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011)
Vigência
Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida
a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3º
do art. 3º. (Redação dada pelo Decreto nº 7.430, de 2011) Vigência
Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 33. Ficam revogados os Decretos nºs 1.173, de 29 de junho de 1994,
1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18
de janeiro de 1999.
FERNANDO HENRIQUE CARDOSO
Silvano Gianni
LEI Nº 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011.
Regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5 o, no
inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera
a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei n o 11.111, de 5 de
maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá
outras providências.
60
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional
decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
o
Art. 1 Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela
União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a
informações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3º do art. 37 e
no § 2º do art. 216 da Constituição Federal.
Parágrafo único. Subordinam-se ao regime desta Lei:
I - os órgãos públicos integrantes da administração direta dos Poderes
Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do
Ministério Público;
II - as autarquias, as fundações públicas, as empresas públicas, as
sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou
indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.
Art. 2o Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades
privadas sem fins lucrativos que recebam, para realização de ações de
interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante
subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo,
ajustes ou outros instrumentos congêneres.
Parágrafo único. A publicidade a que estão submetidas as entidades
citadas no caput refere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua
destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente
obrigadas.
Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o
direito fundamental de acesso à informação e devem ser executados em
conformidade com os princípios básicos da administração pública e com as
seguintes diretrizes:
I - observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como
exceção;
II - divulgação de informações de interesse público, independentemente
de solicitações;
III - utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da
informação;
IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na
administração pública;
V - desenvolvimento do controle social da administração pública.
Art. 4o Para os efeitos desta Lei, considera-se:
I - informação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para
produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte
ou formato;
II - documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o
suporte ou formato;
61
III - informação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de
acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da
sociedade e do Estado;
IV - informação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identificada
ou identificável;
V - tratamento da informação: conjunto de ações referentes à produção,
recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte,
transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação,
avaliação, destinação ou controle da informação;
VI - disponibilidade: qualidade da informação que pode ser conhecida e
utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VII - autenticidade: qualidade da informação que tenha sido produzida,
expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou
sistema;
VIII - integridade: qualidade da informação não modificada, inclusive
quanto à origem, trânsito e destino;
IX - primariedade: qualidade da informação coletada na fonte, com o
máximo de detalhamento possível, sem modificações.
Art. 5o É dever do Estado garantir o direito de acesso à informação, que
será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma
transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.
CAPÍTULO II
DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO
Art. 6o Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as
normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e
sua divulgação;
II - proteção da informação,
autenticidade e integridade; e
garantindo-se
sua
disponibilidade,
III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada
a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de
acesso.
Art. 7o O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre
outros, os direitos de obter:
I - orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem
como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a informação
almejada;
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou
acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos
públicos;
III - informação produzida ou custodiada por pessoa física ou entidade
privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo
que esse vínculo já tenha cessado;
62
IV - informação primária, íntegra, autêntica e atualizada;
V - informação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades,
inclusive as relativas à sua política, organização e serviços;
VI - informação pertinente à administração do patrimônio público,
utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e
VII - informação relativa:
a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas,
projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e
indicadores propostos;
b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas
realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de
contas relativas a exercícios anteriores.
§ 1o O acesso à informação previsto no caput não compreende as
informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científicos ou
tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do
Estado.
§ 2o Quando não for autorizado acesso integral à informação por ser ela
parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de
certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo.
§ 3o O direito de acesso aos documentos ou às informações neles
contidas utilizados como fundamento da tomada de decisão e do ato
administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo.
§ 4o A negativa de acesso às informações objeto de pedido formulado aos
órgãos e entidades referidas no art. 1o, quando não fundamentada, sujeitará o
responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei.
§ 5o Informado do extravio da informação solicitada, poderá o interessado
requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para
apurar o desaparecimento da respectiva documentação.
§ 6o Verificada a hipótese prevista no § 5 o deste artigo, o responsável
pela guarda da informação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias,
justificar o fato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação.
Art. 8o É dever dos órgãos e entidades públicas promover,
independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso,
no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral
por eles produzidas ou custodiadas.
§ 1o Na divulgação das informações a que se refere o caput, deverão
constar, no mínimo:
I - registro das competências e estrutura organizacional, endereços e
telefones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público;
II - registros de quaisquer repasses ou transferências de recursos
financeiros;
III - registros das despesas;
63
IV - informações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os
respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados;
V - dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos
e obras de órgãos e entidades; e
VI - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade.
§ 2o Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades
públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que
dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial
de computadores (internet).
§ 3o Os sítios de que trata o § 2o deverão, na forma de regulamento,
atender, entre outros, aos seguintes requisitos:
I - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à
informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil
compreensão;
II - possibilitar a gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos,
inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a
facilitar a análise das informações;
III - possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em formatos
abertos, estruturados e legíveis por máquina;
IV - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da
informação;
V - garantir a autenticidade e a integridade das informações disponíveis
para acesso;
VI - manter atualizadas as informações disponíveis para acesso;
VII - indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se,
por via eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e
VIII - adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de
conteúdo para pessoas com deficiência, nos termos do art. 17 da Lei no
10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9o da Convenção sobre os
Direitos das Pessoas com Deficiência, aprovada pelo Decreto Legislativo n o
186, de 9 de julho de 2008.
§ 4o Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes
ficam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se refere o § 2 o,
mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de informações
relativas à execução orçamentária e financeira, nos critérios e prazos previstos
no art. 73-B da Lei Complementar no 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de
Responsabilidade Fiscal).
Art. 9o O acesso a informações públicas será assegurado mediante:
I - criação de serviço de informações ao cidadão, nos órgãos e entidades
do poder público, em local com condições apropriadas para:
a) atender e orientar o público quanto ao acesso a informações;
b) informar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas
unidades;
64
c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a informações; e
II - realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à
participação popular ou a outras formas de divulgação.
CAPÍTULO III
DO PROCEDIMENTO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Do Pedido de Acesso
Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a
informações aos órgãos e entidades referidos no art. 1o desta Lei, por qualquer
meio legítimo, devendo o pedido conter a identificação do requerente e a
especificação da informação requerida.
§ 1o Para o acesso a informações de interesse público, a identificação do
requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação.
§ 2o Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa
de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios oficiais na
internet.
§ 3o São vedadas quaisquer exigências relativas aos
determinantes da solicitação de informações de interesse público.
motivos
Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o
acesso imediato à informação disponível.
§ 1o Não sendo possível conceder o acesso imediato, na forma disposta
no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não
superior a 20 (vinte) dias:
I - comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, efetuar a
reprodução ou obter a certidão;
II - indicar as razões de fato ou de direito da recusa, total ou parcial, do
acesso pretendido; ou
III - comunicar que não possui a informação, indicar, se for do seu
conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o
requerimento a esse órgão ou entidade, cientificando o interessado da
remessa de seu pedido de informação.
§ 2o O prazo referido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez)
dias, mediante justificativa expressa, da qual será cientificado o requerente.
§ 3o Sem prejuízo da segurança e da proteção das informações e do
cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá oferecer
meios para que o próprio requerente possa pesquisar a informação de que
necessitar.
§ 4o Quando não for autorizado o acesso por se tratar de informação total
ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser informado sobre a
possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo,
ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação.
65
§ 5o A informação armazenada em formato digital será fornecida nesse
formato, caso haja anuência do requerente.
§ 6o Caso a informação solicitada esteja disponível ao público em formato
impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão
informados ao requerente, por escrito, o lugar e a forma pela qual se poderá
consultar, obter ou reproduzir a referida informação, procedimento esse que
desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu fornecimento
direto, salvo se o requerente declarar não dispor de meios para realizar por si
mesmo tais procedimentos.
Art. 12. O serviço de busca e fornecimento da informação é gratuito, salvo
nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública
consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor
necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.
Parágrafo único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput
todo aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem prejuízo do
sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de
agosto de 1983.
Art. 13. Quando se tratar de acesso à informação contida em documento
cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser oferecida a
consulta de cópia, com certificação de que esta confere com o original.
Parágrafo único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado
poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a
reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a conservação do
documento original.
Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa
de acesso, por certidão ou cópia.
Seção II
Dos Recursos
Art. 15. No caso de indeferimento de acesso a informações ou às razões
da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão
no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.
Parágrafo único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente
superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manifestar no
prazo de 5 (cinco) dias.
Art. 16. Negado o acesso a informação pelos órgãos ou entidades do
Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral
da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se:
I - o acesso à informação não classificada como sigilosa for negado;
II - a decisão de negativa de acesso à informação total ou parcialmente
classificada como sigilosa não indicar a autoridade classificadora ou a
hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou
desclassificação;
III - os procedimentos de classificação de
estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e
informação
sigilosa
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IV - estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos
previstos nesta Lei.
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à
Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo
menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão
impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias.
§ 2o Verificada a procedência das razões do recurso, a ControladoriaGeral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências
necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei.
§ 3o Negado o acesso à informação pela Controladoria-Geral da União,
poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, a que se refere o art. 35.
Art. 17. No caso de indeferimento de pedido de desclassificação de
informação protocolado em órgão da administração pública federal, poderá o
requerente recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das
competências da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, previstas no
art. 35, e do disposto no art. 16.
§ 1o O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às
autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos
uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou a decisão
impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando.
§ 2o Indeferido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a
desclassificação de informação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à
Comissão Mista de Reavaliação de Informações prevista no art. 35.
Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias proferidas
no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classificação de documentos
sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e
Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao
solicitante, em qualquer caso, o direito de ser informado sobre o andamento de
seu pedido.
Art. 19. (VETADO).
§ 1o (VETADO).
§ 2o Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público informarão ao
Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministério Público,
respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, negarem acesso a
informações de interesse público.
Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei no 9.784, de 29
de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo.
CAPÍTULO IV
DAS RESTRIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Seção I
Disposições Gerais
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Art. 21. Não poderá ser negado acesso à informação necessária à tutela
judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
Parágrafo único. As informações ou documentos que versem sobre
condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes
públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de
restrição de acesso.
Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de
sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial
decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por
pessoa física ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder
público.
Seção II
Da Classificação da Informação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou
do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja
divulgação ou acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do
território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações
internacionais do País, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso
por outros Estados e organismos internacionais;
III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou
monetária do País;
V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das
Forças Armadas;
VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento
científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas
de interesse estratégico nacional;
VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades
nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação
ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de
infrações.
Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas,
observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da
sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta
ou reservada.
§ 1o Os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a
classificação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e
são os seguintes:
I - ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos;
II - secreta: 15 (quinze) anos; e
68
III - reservada: 5 (cinco) anos.
§ 2o As informações que puderem colocar em risco a segurança do
Presidente e Vice-Presidente da República e respectivos cônjuges e filhos(as)
serão classificadas como reservadas e ficarão sob sigilo até o término do
mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
§ 3o Alternativamente aos prazos previstos no § 1 o, poderá ser
estabelecida como termo final de restrição de acesso a ocorrência de
determinado evento, desde que este ocorra antes do transcurso do prazo
máximo de classificação.
§ 4o Transcorrido o prazo de classificação ou consumado o evento que
defina o seu termo final, a informação tornar-se-á, automaticamente, de acesso
público.
§ 5o Para a classificação da informação em determinado grau de sigilo,
deverá ser observado o interesse público da informação e utilizado o critério
menos restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
II - o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que defina seu
termo final.
Seção III
Da Proteção e do Controle de Informações Sigilosas
Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de
informações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a
sua proteção.
§ 1o O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada
como sigilosa ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecêla e que sejam devidamente credenciadas na forma do regulamento, sem
prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei.
§ 2o O acesso à informação classificada como sigilosa cria a obrigação
para aquele que a obteve de resguardar o sigilo.
§ 3o Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem
adotados para o tratamento de informação sigilosa, de modo a protegê-la
contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não
autorizados.
Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias
para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e
observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de
informações sigilosas.
Parágrafo único. A pessoa física ou entidade privada que, em razão de
qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de
informações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus
empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e
procedimentos de segurança das informações resultantes da aplicação desta
Lei.
Seção IV
69
Dos Procedimentos de Classificação, Reclassificação e Desclassificação
Art. 27. A classificação do sigilo de informações no âmbito da
administração pública federal é de competência:
I - no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no
exterior;
II - no grau de secreto, das autoridades referidas no inciso I, dos titulares
de autarquias, fundações ou empresas públicas e sociedades de economia
mista; e
III - no grau de reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II e
das que exerçam funções de direção, comando ou chefia, nível DAS 101.5, ou
superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia
equivalente, de acordo com regulamentação específica de cada órgão ou
entidade, observado o disposto nesta Lei.
§ 1o A competência prevista nos incisos I e II, no que se refere à
classificação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela
autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior,
vedada a subdelegação.
§ 2o A classificação de informação no grau de sigilo ultrassecreto pelas
autoridades previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I deverá ser ratificada
pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento.
§ 3o A autoridade ou outro agente público que classificar informação
como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à
Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a que se refere o art. 35, no
prazo previsto em regulamento.
Art. 28. A classificação de informação em qualquer grau de sigilo deverá
ser formalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos:
I - assunto sobre o qual versa a informação;
II - fundamento da classificação, observados os critérios estabelecidos no
art. 24;
III - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do
evento que defina o seu termo final, conforme limites previstos no art. 24; e
IV - identificação da autoridade que a classificou.
Parágrafo único. A decisão referida no caput será mantida no mesmo
grau de sigilo da informação classificada.
Art. 29. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade
classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante
provocação ou de ofício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com
70
vistas à sua desclassificação ou à redução do prazo de sigilo, observado o
disposto no art. 24.
§ 1o O regulamento a que se refere o caput deverá considerar as
peculiaridades das informações produzidas no exterior por autoridades ou
agentes públicos.
§ 2o Na reavaliação a que se refere o caput, deverão ser examinadas a
permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do
acesso ou da divulgação da informação.
§ 3o Na hipótese de redução do prazo de sigilo da informação, o novo
prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção.
Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará,
anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de
dados e informações administrativas, nos termos de regulamento:
I - rol das informações que tenham sido desclassificadas nos últimos 12
(doze) meses;
II - rol de documentos classificados em cada grau de sigilo, com
identificação para referência futura;
III - relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação
recebidos, atendidos e indeferidos, bem como informações genéricas sobre os
solicitantes.
§ 1o Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação
prevista no caput para consulta pública em suas sedes.
§ 2o Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de informações
classificadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos fundamentos da
classificação.
Seção V
Das Informações Pessoais
Art. 31. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma
transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das
pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
§ 1o As informações pessoais, a que se refere este artigo, relativas à
intimidade, vida privada, honra e imagem:
I - terão seu acesso restrito, independentemente de classificação de sigilo
e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a
agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se referirem; e
II - poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante
de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se
referirem.
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações de que trata este artigo
será responsabilizado por seu uso indevido.
§ 3o O consentimento referido no inciso II do § 1o não será exigido
quando as informações forem necessárias:
71
I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou
legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento
médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente
interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identificação da
pessoa a que as informações se referirem;
III - ao cumprimento de ordem judicial;
IV - à defesa de direitos humanos; ou
V - à proteção do interesse público e geral preponderante.
§ 4o A restrição de acesso à informação relativa
imagem de pessoa não poderá ser invocada com
processo de apuração de irregularidades em que o
estiver envolvido, bem como em ações voltadas para
históricos de maior relevância.
à vida privada, honra e
o intuito de prejudicar
titular das informações
a recuperação de fatos
§ 5o Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de
informação pessoal.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do
agente público ou militar:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos desta Lei,
retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente
de forma incorreta, incompleta ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar,
desfigurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre
sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício
das atribuições de cargo, emprego ou função pública;
III - agir com dolo ou má-fé na análise das solicitações de acesso à
informação;
IV - divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso
indevido à informação sigilosa ou informação pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro,
ou para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação
sigilosa para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a
possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado.
§ 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido
processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas,
transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles
72
estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção
penal; ou
II - para fins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e
suas alterações, infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no
mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos.
§ 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente
público responder, também, por improbidade administrativa, conforme o
disposto nas Leis nos 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de
1992.
Art. 33. A pessoa física ou entidade privada que detiver informações em
virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público e deixar de
observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo com o poder público;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de
contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; e
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a
administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria
autoridade que aplicou a penalidade.
§ 1o As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas
juntamente com a do inciso II, assegurado o direito de defesa do interessado,
no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias.
§ 2o A reabilitação referida no inciso V será autorizada somente quando o
interessado efetivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos
resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso
IV.
§ 3o A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência
exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, facultada a
defesa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da
abertura de vista.
Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos
danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização
indevida de informações sigilosas ou informações pessoais, cabendo a
apuração de responsabilidade funcional nos casos de dolo ou culpa,
assegurado o respectivo direito de regresso.
Parágrafo único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa física ou
entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos
ou entidades, tenha acesso a informação sigilosa ou pessoal e a submeta a
tratamento indevido.
CAPÍTULO VI
DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 35. (VETADO).
73
§ 1o É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, que
decidirá, no âmbito da administração pública federal, sobre o tratamento e a
classificação de informações sigilosas e terá competência para:
I - requisitar da autoridade que classificar informação como ultrassecreta
e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da informação;
II - rever a classificação de informações ultrassecretas ou secretas, de
ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto
no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e
III - prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como
ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou
divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à
integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do
País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24.
§ 2o O prazo referido no inciso III é limitado a uma única renovação.
§ 3o A revisão de ofício a que se refere o inciso II do § 1 o deverá ocorrer,
no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39,
quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos.
§ 4o A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de
Reavaliação de Informações nos prazos previstos no § 3 o implicará a
desclassificação automática das informações.
§ 5o Regulamento disporá sobre a composição, organização e
funcionamento da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, observado
o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposições desta
Lei.
Art. 36. O tratamento de informação sigilosa resultante de tratados,
acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações
constantes desses instrumentos.
Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da
Presidência da República, o Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC),
que tem por objetivos:
I - promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança
de pessoas físicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de
informações sigilosas; e
II - garantir a segurança de informações sigilosas, inclusive aquelas
provenientes de países ou organizações internacionais com os quais a
República Federativa do Brasil tenha firmado tratado, acordo, contrato ou
qualquer outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das
Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes.
Parágrafo único. Regulamento disporá sobre a composição, organização
e funcionamento do NSC.
Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de
1997, em relação à informação de pessoa, física ou jurídica, constante de
registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de caráter
público.
74
Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação
das informações classificadas como ultrassecretas e secretas no prazo
máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei.
§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação
prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos nesta Lei.
§ 2o No âmbito da administração pública federal, a reavaliação prevista no
caput poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de
Reavaliação de Informações, observados os termos desta Lei.
§ 3o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput,
será mantida a classificação da informação nos termos da legislação
precedente.
§ 4o As informações classificadas como secretas e ultrassecretas não
reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automaticamente,
de acesso público.
Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o
dirigente máximo de cada órgão ou entidade da administração pública federal
direta e indireta designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada
para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes
atribuições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a
informação, de forma eficiente e adequada aos objetivos desta Lei;
II - monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar
relatórios periódicos sobre o seu cumprimento;
III - recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao
aperfeiçoamento das normas e procedimentos necessários ao correto
cumprimento do disposto nesta Lei; e
IV - orientar as respectivas unidades no que se refere ao cumprimento do
disposto nesta Lei e seus regulamentos.
Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da administração
pública federal responsável:
I - pela promoção de campanha de abrangência nacional de fomento à
cultura da transparência na administração pública e conscientização do direito
fundamental de acesso à informação;
II - pelo treinamento de agentes públicos no que se refere ao
desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração
pública;
III - pelo monitoramento da aplicação da lei no âmbito da administração
pública federal, concentrando e consolidando a publicação de informações
estatísticas relacionadas no art. 30;
IV - pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com
informações atinentes à implementação desta Lei.
Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no prazo
de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação.
75
Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei n o 8.112, de 11 de dezembro de
1990, passa a vigorar com a seguinte redação:
“Art. 116. ...................................................................
............................................................................................
VI - levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao
conhecimento da autoridade superior ou, quando houver suspeita de
envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade competente para
apuração;
.................................................................................” (NR)
Art. 44. O Capítulo IV do Título IV da Lei n o 8.112, de 1990, passa a
vigorar acrescido do seguinte art. 126-A:
“Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou
administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quando houver
suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade competente para apuração
de informação concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha
conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, emprego ou
função pública.”
Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em
legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei,
definir regras específicas, especialmente quanto ao disposto no art. 9 o e na
Seção II do Capítulo III.
Art. 46. Revogam-se:
I - a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e
II - os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de
sua publicação.
Brasília, 18 de novembro de 2011; 190 o da Independência e 123o da
República.
DILMA ROUSSEFF
José Eduardo Cardoso
Celso Luiz Nunes Amorim
Antonio de Aguiar Patriota
Miriam Belchior
Paulo Bernardo Silva
Gleisi Hoffmann
José Elito Carvalho Siqueira
Helena Chagas
Luís Inácio Lucena Adams
Jorge Hage Sobrinho
Maria do Rosário Nunes
76
DECRETO Nº 7.724, DE 16 DE MAIO DE 2012
Regulamenta a Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe
sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o, no
inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA, no uso das atribuições que lhe confere
o art. 84, caput, incisos IV e VI, alínea “a”, da Constituição, e tendo em vista o
disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011,
DECRETA:
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1o Este Decreto regulamenta, no âmbito do Poder Executivo federal,
os procedimentos para a garantia do acesso à informação e para a classificação
de informações sob restrição de acesso, observados grau e prazo de sigilo,
conforme o disposto na Lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, que dispõe
sobre o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do caput do art. 5o,
no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição.
Art. 2o Os órgãos e as entidades do Poder Executivo federal assegurarão,
às pessoas naturais e jurídicas, o direito de acesso à informação, que será
proporcionado mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma
transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão, observados os
princípios da administração pública e as diretrizes previstas na Lei no 12.527, de
2011.
Art. 3o Para os efeitos deste Decreto, considera-se:
I - informação - dados, processados ou não, que podem ser utilizados para
produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte
ou formato;
II - dados processados - dados submetidos a qualquer operação ou
tratamento por meio de processamento eletrônico ou por meio automatizado
com o emprego de tecnologia da informação;
III - documento - unidade de registro de informações, qualquer que seja o
suporte ou formato;
IV - informação sigilosa - informação submetida temporariamente à
restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a
segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais
hipóteses legais de sigilo;
V - informação pessoal - informação relacionada à pessoa natural
identificada ou identificável, relativa à intimidade, vida privada, honra e imagem;
77
VI - tratamento da informação - conjunto de ações referentes à produção,
recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão,
distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação
ou controle da informação;
VII - disponibilidade - qualidade da informação que pode ser conhecida e
utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados;
VIII - autenticidade - qualidade da informação que tenha sido produzida,
expedida, recebida ou modificada por determinado indivíduo, equipamento ou
sistema;
IX - integridade - qualidade da informação não modificada, inclusive quanto
à origem, trânsito e destino;
X - primariedade - qualidade da informação coletada na fonte, com o
máximo de detalhamento possível, sem modificações;
XI - informação atualizada - informação que reúne os dados mais recentes
sobre o tema, de acordo com sua natureza, com os prazos previstos em normas
específicas ou conforme a periodicidade estabelecida nos sistemas
informatizados que a organizam; e
XII - documento
preparatório - documento
formal
utilizado
como
fundamento da tomada de decisão ou de ato administrativo, a exemplo de
pareceres e notas técnicas.
Art. 4o A busca e o fornecimento da informação são gratuitos, ressalvada a
cobrança do valor referente ao custo dos serviços e dos materiais utilizados, tais
como reprodução de documentos, mídias digitais e postagem.
Parágrafo único. Está isento de ressarcir os custos dos serviços e dos
materiais utilizados aquele cuja situação econômica não lhe permita fazê-lo sem
prejuízo do sustento próprio ou da família, declarada nos termos da Lei no 7.115,
de 29 de agosto de 1983.
CAPÍTULO II
DA ABRANGÊNCIA
Art. 5o Sujeitam-se ao disposto neste Decreto os órgãos da
administração direta, as autarquias, as fundações públicas, as empresas
públicas, as sociedades de economia mista e as demais entidades controladas
direta ou indiretamente pela União.
§ 1o A divulgação de informações de empresas públicas, sociedade de
economia mista e demais entidades controladas pela União que atuem em
regime de concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição, estará
submetida às normas pertinentes da Comissão de Valores Mobiliários, a fim de
78
assegurar sua competitividade, governança corporativa e, quando houver, os
interesses de acionistas minoritários.
§ 2o Não se sujeitam ao disposto neste Decreto as informações relativas
à atividade empresarial de pessoas físicas ou jurídicas de direito privado
obtidas pelo Banco Central do Brasil, pelas agências reguladoras ou por outros
órgãos ou entidades no exercício de atividade de controle, regulação e
supervisão da atividade econômica cuja divulgação possa representar
vantagem competitiva a outros agentes econômicos.
Art. 6o O acesso à informação disciplinado neste Decreto não se aplica:
I - às hipóteses de sigilo previstas na legislação, como fiscal, bancário, de
operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e
segredo de justiça; e
II - às informações referentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento
científicos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da
sociedade e do Estado, na forma do §1o do art. 7o da Lei no 12.527, de 2011.
CAPÍTULO III
DA TRANSPARÊNCIA ATIVA
Art. 7o É dever dos órgãos e entidades promover, independente de
requerimento, a divulgação em seus sítios na Internet de informações de
interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas, observado o
disposto nos arts. 7o e 8o da Lei no 12.527, de 2011.
§ 1o Os órgãos e entidades deverão implementar em seus sítios na
Internet seção específica para a divulgação das informações de que trata
o caput.
§ 2o Serão disponibilizados nos sítios na Internet dos órgãos e entidades,
conforme padrão estabelecido pela Secretaria de Comunicação Social da
Presidência da República:
I - banner na página inicial, que dará acesso à seção específica de que
trata o § 1o; e
II - barra de identidade do Governo federal, contendo ferramenta de
redirecionamento de página para o Portal Brasil e para o sítio principal sobre
a Lei no 12.527, de 2011.
§ 3o Deverão ser divulgadas, na seção específica de que trata o § 1o,
informações sobre:
I - estrutura organizacional, competências, legislação aplicável, principais
cargos e seus ocupantes, endereço e telefones das unidades, horários de
atendimento ao público;
79
II - programas, projetos, ações, obras e atividades, com indicação da
unidade responsável, principais metas e resultados e, quando existentes,
indicadores de resultado e impacto;
III - repasses ou transferências de recursos financeiros;
IV - execução orçamentária e financeira detalhada;
V - licitações realizadas e em andamento, com editais, anexos e
resultados, além dos contratos firmados e notas de empenho emitidas;
VI - remuneração e subsídio recebidos por ocupante de cargo, posto,
graduação, função e emprego público, incluindo auxílios, ajudas de
custo, jetons e quaisquer outras vantagens pecuniárias, bem como proventos
de aposentadoria e pensões daqueles que estiverem na ativa, de maneira
individualizada, conforme ato do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão;
VII - respostas a perguntas mais frequentes da sociedade; e
VIII - contato da autoridade de monitoramento, designada nos termos
do art. 40 da Lei no 12.527, de 2011, e telefone e correio eletrônico do Serviço
de Informações ao Cidadão - SIC.
§ 4o As informações poderão ser disponibilizadas por meio de ferramenta
de redirecionamento de página na Internet, quando estiverem disponíveis em
outros sítios governamentais.
§ 5o No caso das empresas públicas, sociedades de economia mista e
demais entidades controladas pela União que atuem em regime de
concorrência, sujeitas ao disposto no art. 173 da Constituição, aplica-se o
disposto no § 1o do art. 5o.
§ 6o O Banco Central do Brasil divulgará periodicamente informações
relativas às operações de crédito praticadas pelas instituições financeiras,
inclusive as taxas de juros mínima, máxima e média e as respectivas tarifas
bancárias.
§ 7o A divulgação das informações previstas no § 3o não exclui outras
hipóteses de publicação e divulgação de informações previstas na legislação.
Art. 8o Os sítios na Internet dos órgãos e entidades deverão, em
cumprimento às normas estabelecidas pelo Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão, atender aos seguintes requisitos, entre outros:
I - conter formulário para pedido de acesso à informação;
II - conter ferramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à
informação de forma objetiva, transparente, clara e em linguagem de fácil
compreensão;
80
III - possibilitar gravação de relatórios em diversos formatos eletrônicos,
inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a
facilitar a análise das informações;
IV - possibilitar acesso automatizado por sistemas externos em formatos
abertos, estruturados e legíveis por máquina;
V - divulgar em detalhes os formatos utilizados para estruturação da
informação;
VI - garantir autenticidade e integridade das informações disponíveis para
acesso;
VII - indicar instruções que permitam ao requerente comunicar-se, por via
eletrônica ou telefônica, com o órgão ou entidade; e
VIII - garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com deficiência.
CAPÍTULO IV
DA TRANSPARÊNCIA PASSIVA
Seção I
Do Serviço de Informação ao Cidadão
Art. 9o Os órgãos e entidades deverão criar Serviço de Informações ao
Cidadão - SIC, com o objetivo de:
I - atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;
II - informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e
III - receber e registrar pedidos de acesso à informação.
Parágrafo único. Compete ao SIC:
I - o recebimento do pedido de acesso e, sempre que possível, o
fornecimento imediato da informação;
II - o registro do pedido de acesso em sistema eletrônico específico e a
entrega de número do protocolo, que conterá a data de apresentação do pedido;
e
III - o encaminhamento do pedido recebido e registrado à unidade
responsável pelo fornecimento da informação, quando couber.
Art. 10. O SIC será instalado em unidade física identificada, de fácil
acesso e aberta ao público.
81
§ 1o Nas unidades descentralizadas em que não houver SIC será
oferecido serviço de recebimento e registro dos pedidos de acesso à
informação.
§ 2o Se a unidade descentralizada não detiver a informação, o pedido será
encaminhado ao SIC do órgão ou entidade central, que comunicará ao
requerente o número do protocolo e a data de recebimento do pedido, a partir da
qual se inicia o prazo de resposta.
Seção II
Do Pedido de Acesso à Informação
Art. 11. Qualquer pessoa, natural ou jurídica, poderá formular pedido de
acesso à informação.
§ 1o O pedido será apresentado em formulário padrão, disponibilizado em
meio eletrônico e físico, no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades.
§ 2o O prazo de resposta será contado a partir da data de apresentação do
pedido ao SIC.
§ 3o É facultado aos órgãos e entidades o recebimento de pedidos de
acesso à informação por qualquer outro meio legítimo, como contato telefônico,
correspondência eletrônica ou física, desde que atendidos os requisitos do art.
12.
§ 4o Na hipótese do § 3o, será enviada ao requerente comunicação com o
número de protocolo e a data do recebimento do pedido pelo SIC, a partir da
qual se inicia o prazo de resposta.
Art. 12. O pedido de acesso à informação deverá conter:
I - nome do requerente;
II - número de documento de identificação válido;
III - especificação, de forma clara e precisa, da informação requerida; e
IV - endereço físico ou eletrônico do requerente, para recebimento de
comunicações ou da informação requerida.
Art. 13. Não serão atendidos pedidos de acesso à informação:
I - genéricos;
II - desproporcionais ou desarrazoados; ou
82
III - que exijam trabalhos adicionais de análise, interpretação ou
consolidação de dados e informações, ou serviço de produção ou tratamento de
dados que não seja de competência do órgão ou entidade.
Parágrafo único. Na hipótese do inciso III do caput, o órgão ou entidade
deverá, caso tenha conhecimento, indicar o local onde se encontram as
informações a partir das quais o requerente poderá realizar a interpretação,
consolidação ou tratamento de dados.
Art. 14. São vedadas exigências relativas aos motivos do pedido de
acesso à informação.
Seção III
Do Procedimento de Acesso à Informação
Art. 15. Recebido o pedido e estando a informação disponível, o acesso
será imediato.
§ 1o Caso não seja possível o acesso imediato, o órgão ou entidade
deverá, no prazo de até vinte dias:
I - enviar a informação ao endereço físico ou eletrônico informado;
II - comunicar data, local e modo para realizar consulta à informação,
efetuar reprodução ou obter certidão relativa à informação;
III - comunicar que não possui a informação ou que não tem conhecimento
de sua existência;
IV - indicar, caso tenha conhecimento, o órgão ou entidade responsável
pela informação ou que a detenha; ou
V - indicar as razões da negativa, total ou parcial, do acesso.
§ 2o Nas hipóteses em que o pedido de acesso demandar manuseio de
grande volume de documentos, ou a movimentação do documento puder
comprometer sua regular tramitação, será adotada a medida prevista no inciso II
do § 1o.
§ 3o Quando a manipulação puder prejudicar a integridade da informação
ou do documento, o órgão ou entidade deverá indicar data, local e modo para
consulta, ou disponibilizar cópia, com certificação de que confere com o original.
§ 4o Na impossibilidade de obtenção de cópia de que trata o § 3o, o
requerente poderá solicitar que, às suas expensas e sob supervisão de servidor
público, a reprodução seja feita por outro meio que não ponha em risco a
integridade do documento original.
83
Art. 16. O prazo para resposta do pedido poderá ser prorrogado por dez
dias, mediante justificativa encaminhada ao requerente antes do término do
prazo inicial de vinte dias.
Art. 17. Caso a informação esteja disponível ao público em formato
impresso, eletrônico ou em outro meio de acesso universal, o órgão ou entidade
deverá orientar o requerente quanto ao local e modo para consultar, obter ou
reproduzir a informação.
Parágrafo único. Na hipótese do caput o órgão ou entidade desobriga-se
do fornecimento direto da informação, salvo se o requerente declarar não dispor
de meios para consultar, obter ou reproduzir a informação.
Art. 18. Quando o fornecimento da informação implicar reprodução de
documentos, o órgão ou entidade, observado o prazo de resposta ao pedido,
disponibilizará ao requerente Guia de Recolhimento da União - GRU ou
documento equivalente, para pagamento dos custos dos serviços e dos
materiais utilizados.
Parágrafo único. A reprodução de documentos ocorrerá no prazo de dez
dias, contado da comprovação do pagamento pelo requerente ou da entrega de
declaração de pobreza por ele firmada, nos termos da Lei no 7.115, de 1983,
ressalvadas hipóteses justificadas em que, devido ao volume ou ao estado dos
documentos, a reprodução demande prazo superior.
Art. 19. Negado o pedido de acesso à informação, será enviada ao
requerente, no prazo de resposta, comunicação com:
I - razões da negativa de acesso e seu fundamento legal;
II - possibilidade e prazo de recurso, com indicação da autoridade que o
apreciará; e
III - possibilidade de apresentação de pedido de desclassificação da
informação, quando for o caso, com indicação da autoridade classificadora que o
apreciará.
§1o As razões de negativa de acesso a informação classificada indicarão o
fundamento legal da classificação, a autoridade que a classificou e o código de
indexação do documento classificado.
§ 2o Os órgãos e entidades disponibilizarão formulário padrão para
apresentação de recurso e de pedido de desclassificação.
Art. 20. O acesso a documento preparatório ou informação nele contida,
utilizados como fundamento de tomada de decisão ou de ato administrativo, será
assegurado a partir da edição do ato ou decisão.
84
Parágrafo único. O Ministério da Fazenda e o Banco Central do Brasil
classificarão os documentos que embasarem decisões de política econômica,
tais como fiscal, tributária, monetária e regulatória.
Seção IV
Dos Recursos
Art. 21. No caso de negativa de acesso à informação ou de não
fornecimento das razões da negativa do acesso, poderá o requerente
apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à
autoridade hierarquicamente superior à que adotou a decisão, que deverá
apreciá-lo no prazo de cinco dias, contado da sua apresentação.
Parágrafo único. Desprovido o recurso de que trata o caput, poderá o
requerente apresentar recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da
decisão, à autoridade máxima do órgão ou entidade, que deverá se manifestar
em cinco dias contados do recebimento do recurso.
Art. 22. No caso de omissão de resposta ao pedido de acesso à
informação, o requerente poderá apresentar reclamação no prazo de dez dias
à autoridade de monitoramento de que trata o art. 40 da Lei no 12.527, de
2011, que deverá se manifestar no prazo de cinco dias, contado do
recebimento da reclamação.
§ 1o O prazo para apresentar reclamação começará trinta dias após a
apresentação do pedido.
§ 2o A autoridade máxima do órgão ou entidade poderá designar outra
autoridade que lhe seja diretamente subordinada como responsável pelo
recebimento e apreciação da reclamação.
Art. 23. Desprovido o recurso de que trata o parágrafo único do art. 21 ou
infrutífera a reclamação de que trata o art. 22, poderá o requerente apresentar
recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, à ControladoriaGeral da União, que deverá se manifestar no prazo de cinco dias, contado do
recebimento do recurso.
§ 1o A Controladoria-Geral da União poderá determinar que o órgão ou
entidade preste esclarecimentos.
§ 2o Provido o recurso, a Controladoria-Geral da União fixará prazo para
o cumprimento da decisão pelo órgão ou entidade.
Art. 24. No caso de negativa de acesso à informação, ou às razões da
negativa do acesso de que trata o caput do art. 21, desprovido o recurso pela
Controladoria-Geral da União, o requerente poderá apresentar, no prazo de
dez dias, contado da ciência da decisão, recurso à Comissão Mista de
Reavaliação de Informações, observados os procedimentos previstos no
Capítulo VI.
85
CAPÍTULO V
DAS INFORMAÇÕES CLASSIFICADAS EM GRAU DE SIGILO
Seção I
Da Classificação de Informações quanto ao Grau e Prazos de Sigilo
Art. 25. São passíveis de classificação as informações consideradas
imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou
acesso irrestrito possam:
I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do
território nacional;
II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações
internacionais do País;
III - prejudicar ou pôr em risco informações fornecidas em caráter sigiloso
por outros Estados e organismos internacionais;
IV - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;
V - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou
monetária do País;
VI - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das
Forças Armadas;
VII - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento
científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de
interesse estratégico nacional, observado o disposto no inciso II do caput do art.
6o;
VIII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades
nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou
IX - comprometer atividades de inteligência, de investigação ou de
fiscalização em andamento, relacionadas com prevenção ou repressão de
infrações.
Art. 26. A informação em poder dos órgãos e entidades, observado o seu
teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do
Estado, poderá ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reservado.
Art. 27. Para a classificação da informação em grau de sigilo, deverá ser
observado o interesse público da informação e utilizado o critério menos
restritivo possível, considerados:
I - a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e
86
II - o prazo máximo de classificação em grau de sigilo ou o evento que
defina seu termo final.
Art. 28. Os prazos máximos de classificação são os seguintes:
I - grau ultrassecreto: vinte e cinco anos;
II - grau secreto: quinze anos; e
III - grau reservado: cinco anos.
Parágrafo único. Poderá ser estabelecida como termo final de restrição de
acesso a ocorrência de determinado evento, observados os prazos máximos de
classificação.
Art. 29. As informações que puderem colocar em risco a segurança do
Presidente da República, Vice-Presidente e seus cônjuges e filhos serão
classificadas no grau reservado e ficarão sob sigilo até o término do mandato em
exercício ou do último mandato, em caso de reeleição.
Art. 30. A classificação de informação é de competência:
I - no grau ultrassecreto, das seguintes autoridades:
a) Presidente da República;
b) Vice-Presidente da República;
c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas;
d) Comandantes da Marinha, do Exército, da Aeronáutica; e
e) Chefes de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior;
II - no grau secreto, das autoridades referidas no inciso I do caput, dos
titulares de autarquias, fundações, empresas públicas e sociedades de
economia mista; e
III - no grau reservado, das autoridades referidas nos incisos I e II
do caput e das que exerçam funções de direção, comando ou chefia do GrupoDireção e Assessoramento Superiores - DAS, nível DAS 101.5 ou superior, e
seus equivalentes.
§ 1o É vedada a delegação da competência de classificação nos graus de
sigilo ultrassecreto ou secreto.
§ 2o O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá delegar a
competência para classificação no grau reservado a agente público que exerça
função de direção, comando ou chefia.
87
§ 3o É vedada a subdelegação da competência de que trata o § 2o.
§ 4o Os agentes públicos referidos no § 2o deverão dar ciência do ato de
classificação à autoridade delegante, no prazo de noventa dias.
§ 5o A classificação de informação no grau ultrassecreto pelas autoridades
previstas nas alíneas “d” e “e” do inciso I do caput deverá ser ratificada pelo
Ministro de Estado, no prazo de trinta dias.
§ 6o Enquanto não ratificada, a classificação de que trata o § 5o considerase válida, para todos os efeitos legais.
Seção II
Dos Procedimentos para Classificação de Informação
Art. 31. A decisão que classificar a informação em qualquer grau de sigilo
deverá ser formalizada no Termo de Classificação de Informação - TCI,
conforme modelo contido no Anexo, e conterá o seguinte:
I - código de indexação de documento;
II - grau de sigilo;
III - categoria na qual se enquadra a informação;
IV - tipo de documento;
V - data da produção do documento;
VI - indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação;
VII - razões da classificação, observados os critérios estabelecidos no art.
27;
VIII - indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do
evento que defina o seu termo final, observados os limites previstos no art. 28;
IX - data da classificação; e
X - identificação da autoridade que classificou a informação.
§ 1o O TCI seguirá anexo à informação.
§ 2o As informações previstas no inciso VII do caput deverão ser mantidas
no mesmo grau de sigilo que a informação classificada.
§ 3o A ratificação da classificação de que trata o § 5o do art. 30 deverá ser
registrada no TCI.
88
Art. 32. A autoridade ou outro agente público que classificar informação no
grau ultrassecreto ou secreto deverá encaminhar cópia do TCI à Comissão Mista
de Reavaliação de Informações no prazo de trinta dias, contado da decisão de
classificação ou de ratificação.
Art. 33. Na hipótese de documento que contenha informações
classificadas em diferentes graus de sigilo, será atribuído ao documento
tratamento do grau de sigilo mais elevado, ficando assegurado o acesso às
partes não classificadas por meio de certidão, extrato ou cópia, com ocultação
da parte sob sigilo.
Art. 34. Os órgãos e entidades poderão constituir Comissão Permanente
de Avaliação de Documentos Sigilosos - CPADS, com as seguintes atribuições:
I - opinar sobre a informação produzida no âmbito de sua atuação para fins
de classificação em qualquer grau de sigilo;
II - assessorar
a
autoridade
classificadora
ou
a
autoridade
hierarquicamente superior quanto à desclassificação, reclassificação ou
reavaliação de informação classificada em qualquer grau de sigilo;
III - propor o destino final das informações desclassificadas, indicando os
documentos para guarda permanente, observado o disposto na Lei no 8.159, de
8 de janeiro de 1991; e
IV - subsidiar a elaboração do rol anual de informações desclassificadas e
documentos classificados em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado na
Internet.
Seção III
Da Desclassificação e Reavaliação da Informação Classificada em Grau de
Sigilo
Art. 35. A classificação das informações será reavaliada pela autoridade
classificadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante
provocação ou de ofício, para desclassificação ou redução do prazo de sigilo.
Parágrafo único. Para o cumprimento do disposto no caput, além do
disposto no art. 27, deverá ser observado:
I - o prazo máximo de restrição de acesso à informação, previsto no art. 28;
II - o prazo máximo de quatro anos para revisão de ofício das informações
classificadas no grau ultrassecreto ou secreto, previsto no inciso I do caput do
art. 47;
III - a permanência das razões da classificação;
89
IV - a possibilidade de danos ou riscos decorrentes da divulgação ou
acesso irrestrito da informação; e
V - a peculiaridade das informações produzidas no exterior por autoridades
ou agentes públicos.
Art. 36. O pedido de desclassificação ou de reavaliação da classificação
poderá ser apresentado aos órgãos e entidades independente de existir prévio
pedido de acesso à informação.
Parágrafo único. O pedido de que trata o caput será endereçado à
autoridade classificadora, que decidirá no prazo de trinta dias.
Art. 37. Negado o pedido de desclassificação ou de reavaliação pela
autoridade classificadora, o requerente poderá apresentar recurso no prazo de
dez dias, contado da ciência da negativa, ao Ministro de Estado ou à autoridade
com as mesmas prerrogativas, que decidirá no prazo de trinta dias.
§ 1o Nos casos em que a autoridade classificadora esteja vinculada a
autarquia, fundação, empresa pública ou sociedade de economia mista, o
recurso seráapresentado ao dirigente máximo da entidade.
§ 2o No caso das Forças Armadas, o recurso será apresentado
primeiramente perante o respectivo Comandante, e, em caso de negativa, ao
Ministro de Estado da Defesa.
§ 3o No caso de informações produzidas por autoridades ou agentes
públicos no exterior, o requerimento de desclassificação e reavaliação será
apreciado pela autoridade hierarquicamente superior que estiver em território
brasileiro.
§ 4o Desprovido o recurso de que tratam o caput e os §§1o a 3o, poderá o
requerente apresentar recurso à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações, no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão.
Art. 38. A decisão da desclassificação, reclassificação ou redução do
prazo de sigilo de informações classificadas deverá constar das capas dos
processos, se houver, e de campo apropriado no TCI.
Seção IV
Disposições Gerais
Art. 39. As informações classificadas no grau ultrassecreto ou secreto
serão definitivamente preservadas, nos termos da Lei no 8.159, de 1991,
observados os procedimentos de restrição de acesso enquanto vigorar o prazo
da classificação.
Art. 40. As informações classificadas como documentos de guarda
permanente que forem objeto de desclassificação serão encaminhadas ao
90
Arquivo Nacional, ao arquivo permanente do órgão público, da entidade pública
ou da instituição de caráter público, para fins de organização, preservação e
acesso.
Art. 41. As informações sobre condutas que impliquem violação dos
direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades
públicas não poderão ser objeto de classificação em qualquer grau de sigilo nem
ter seu acesso negado.
Art. 42. Não poderá ser negado acesso às informações necessárias à
tutela judicial ou administrativa de direitos fundamentais.
Parágrafo único. O requerente deverá apresentar razões que demonstrem
a existência de nexo entre as informações requeridas e o direito que se pretende
proteger.
Art. 43. O acesso, a divulgação e o tratamento de informação classificada
em qualquer grau de sigilo ficarão restritos a pessoas que tenham necessidade
de conhecê-la e que sejam credenciadas segundo as normas fixadas pelo
Núcleo de Segurança e Credenciamento, instituído no âmbito do Gabinete de
Segurança Institucional da Presidência da República, sem prejuízo das
atribuições de agentes públicos autorizados por lei.
Art. 44. As autoridades do Poder Executivo federal adotarão as
providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado conheça as
normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento
de informações classificadas em qualquer grau de sigilo.
Parágrafo único. A pessoa natural ou entidade privada que, em razão de
qualquer vínculo com o Poder Público, executar atividades de tratamento de
informações classificadas, adotará as providências necessárias para que seus
empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e
procedimentos de segurança das informações.
Art. 45. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará
anualmente, até o dia 1° de junho, em sítio na Internet:
I - rol das informações desclassificadas nos últimos doze meses;
II - rol das informações classificadas em cada grau de sigilo, que deverá
conter:
a) código de indexação de documento;
b) categoria na qual se enquadra a informação;
c) indicação de dispositivo legal que fundamenta a classificação; e
d) data da produção, data da classificação e prazo da classificação;
91
III - relatório estatístico com a quantidade de pedidos de acesso à
informação recebidos, atendidos e indeferidos; e
IV - informações estatísticas agregadas dos requerentes.
Parágrafo único. Os órgãos e entidades deverão manter em meio físico as
informações previstas no caput, para consulta pública em suas sedes.
CAPÍTULO VI
DA COMISSÃO
CLASSIFICADAS
MISTA
DE
REAVALIAÇÃO
DE
INFORMAÇÕES
Art. 46. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações, instituída
nos termos do § 1o do art. 35 da Lei no 12.527, de 2011, será integrada pelos
titulares dos seguintes órgãos:
I - Casa Civil da Presidência da República, que a presidirá;
II - Ministério da Justiça;
III - Ministério das Relações Exteriores;
IV - Ministério da Defesa;
V - Ministério da Fazenda;
VI - Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão;
VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidência da República;
VIII - Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República;
IX - Advocacia-Geral da União; e
X - Controladoria Geral da União.
Parágrafo único. Cada integrante indicará suplente a ser designado por
ato do Presidente da Comissão.
Art. 47. Compete à Comissão Mista de Reavaliação de Informações:
I - rever, de ofício ou mediante provocação, a classificação de informação
no grau ultrassecreto ou secreto ou sua reavaliação, no máximo a cada quatro
anos;
II - requisitar da autoridade que classificar informação no grau ultrassecreto
ou secreto esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral, da informação,
quando as informações constantes do TCI não forem suficientes para a revisão
da classificação;
92
III - decidir recursos apresentados contra decisão proferida:
a) pela Controladoria-Geral da União, em grau recursal, a pedido de
acesso à informação ou às razões da negativa de acesso à informação; ou
b) pelo Ministro de Estado ou autoridade com a mesma prerrogativa, em
grau recursal, a pedido de desclassificação ou reavaliação de informação
classificada;
IV - prorrogar por uma única vez, e por período determinado não superior a
vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informação classificada no grau
ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça
externa à soberania nacional, à integridade do território nacional ou grave risco
às relações internacionais do País, limitado ao máximo de cinquenta anos o
prazo total da classificação; e
V - estabelecer orientações normativas de caráter geral a fim de suprir
eventuais lacunas na aplicação da Lei no 12.527, de 2011.
Parágrafo único. A não deliberação sobre a revisão de ofício no prazo
previsto no inciso I do caput implicará a desclassificação automática das
informações.
Art. 48. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações se reunirá,
ordinariamente, uma vez por mês, e, extraordinariamente, sempre que
convocada por seu Presidente.
Parágrafo único. As reuniões serão realizadas com a presença de no
mínimo seis integrantes.
Art. 49. Os requerimentos de prorrogação do prazo de classificação de
informação no grau ultrassecreto, a que se refere o inciso IV do caput do art. 47,
deverão ser encaminhados à Comissão Mista de Reavaliação de
Informações em até um ano antes do vencimento do termo final de restrição de
acesso.
Parágrafo único. O requerimento de prorrogação do prazo de sigilo de
informação classificada no grau ultrassecreto deverá ser apreciado,
impreterivelmente, em até três sessões subsequentes à data de sua autuação,
ficando sobrestadas, até que se ultime a votação, todas as demais deliberações
da Comissão.
Art. 50. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações deverá apreciar
os recursos previstos no inciso III do caput do art. 47, impreterivelmente, até a
terceira reunião ordinária subsequente à data de sua autuação.
Art. 51. A revisão de ofício da informação classificada no grau
ultrassecreto ou secreto será apreciada em até três sessões anteriores à data de
sua desclassificação automática.
93
Art. 52. As deliberações
Informações serão tomadas:
da Comissão
Mista
de
Reavaliação
de
I - por maioria absoluta, quando envolverem as competências previstas nos
incisos I e IV do caput do art.47; e
II - por maioria simples dos votos, nos demais casos.
Parágrafo único. A Casa Civil da Presidência da República poderá
exercer, além do voto ordinário, o voto de qualidade para desempate.
Art. 53. A Casa Civil da Presidência da República exercerá as funções de
Secretaria-Executiva da Comissão Mista de Reavaliação de Informações, cujas
competências serão definidas em regimento interno.
Art. 54. A Comissão Mista de Reavaliação de Informações aprovará, por
maioria absoluta, regimento interno que disporá sobre sua organização e
funcionamento.
Parágrafo único. O regimento interno deverá ser publicado no Diário
Oficial da União no prazo de noventa dias após a instalação da Comissão.
CAPÍTULO VII
DAS INFORMAÇÕES PESSOAIS
Art. 55. As informações pessoais relativas à intimidade, vida privada,
honra e imagem detidas pelos órgãos e entidades:
I - terão acesso restrito a agentes públicos legalmente autorizados e a
pessoa a que se referirem, independentemente de classificação de sigilo, pelo
prazo máximo de cem anos a contar da data de sua produção; e
II - poderão ter sua divulgação ou acesso por terceiros autorizados por
previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que se referirem.
Parágrafo único. Caso o titular das informações pessoais esteja morto ou
ausente, os direitos de que trata este artigo assistem ao cônjuge ou
companheiro, aos descendentes ou ascendentes, conforme o disposto
no parágrafo único do art. 20 da Lei no 10.406, de 10 de janeiro de 2002, e
na Lei no 9.278, de 10 de maio de 1996.
Art. 56. O tratamento das informações pessoais deve ser feito de forma
transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das
pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais.
Art. 57. O consentimento referido no inciso II do caput do art. 55 não será
exigido quando o acesso à informação pessoal for necessário:
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I - à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver física ou
legalmente incapaz, e para utilização exclusivamente para o tratamento médico;
II - à realização de estatísticas e pesquisas científicas de evidente interesse
público ou geral, previstos em lei, vedada a identificação da pessoa a que a
informação se referir;
III - ao cumprimento de decisão judicial;
IV - à defesa de direitos humanos de terceiros; ou
V - à proteção do interesse público geral e preponderante.
Art. 58. A restrição de acesso a informações pessoais de que trata o art.
55 não poderá ser invocada:
I - com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades,
conduzido pelo Poder Público, em que o titular das informações for parte ou
interessado; ou
II - quando as informações pessoais não classificadas estiverem contidas
em conjuntos de documentos necessários à recuperação de fatos históricos de
maior relevância.
Art. 59. O dirigente máximo do órgão ou entidade poderá, de ofício ou
mediante provocação, reconhecer a incidência da hipótese do inciso II
do caput do art. 58, de forma fundamentada, sobre documentos que tenha
produzido ou acumulado, e que estejam sob sua guarda.
§ 1o Para subsidiar a decisão de reconhecimento de que trata o caput, o
órgão ou entidade poderá solicitar a universidades, instituições de pesquisa ou
outras entidades com notória experiência em pesquisa historiográfica a emissão
de parecer sobre a questão.
§ 2o A decisão de reconhecimento de que trata o caput será precedida de
publicação de extrato da informação, com descrição resumida do assunto,
origem e período do conjunto de documentos a serem considerados de acesso
irrestrito, com antecedência de no mínimo trinta dias.
§ 3o Após a decisão de reconhecimento de que trata o § 2o, os
documentos serão considerados de acesso irrestrito ao público.
§ 4o Na hipótese de documentos de elevado valor histórico destinados à
guarda permanente, caberá ao dirigente máximo do Arquivo Nacional, ou à
autoridade responsável pelo arquivo do órgão ou entidade pública que os
receber, decidir, após seu recolhimento, sobre o reconhecimento, observado o
procedimento previsto neste artigo.
95
Art. 60. O pedido de acesso a informações pessoais observará os
procedimentos previstos no Capítulo IV e estará condicionado à comprovação
da identidade do requerente.
Parágrafo único. O pedido de acesso a informações pessoais por terceiros
deverá ainda estar acompanhado de:
I - comprovação do consentimento expresso de que trata o inciso II
do caput do art. 55, por meio de procuração;
II - comprovação das hipóteses previstas no art. 58;
III - demonstração do interesse pela recuperação de fatos históricos de
maior relevância, observados os procedimentos previstos no art. 59; ou
IV - demonstração da necessidade do acesso à informação requerida para
a defesa dos direitos humanos ou para a proteção do interesse público e geral
preponderante.
Art. 61. O acesso à informação pessoal por terceiros será condicionado à
assinatura de um termo de responsabilidade, que disporá sobre a finalidade e a
destinação que fundamentaram sua autorização, sobre as obrigações a que se
submeterá o requerente.
§ 1o A utilização de informação pessoal por terceiros vincula-se à
finalidade e à destinação que fundamentaram a autorização do acesso, vedada
sua utilização de maneira diversa.
§ 2o Aquele que obtiver acesso às informações pessoais de terceiros será
responsabilizado por seu uso indevido, na forma da lei.
Art. 62. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de
1997, em relação à informação de pessoa, natural ou jurídica, constante de
registro ou banco de dados de órgãos ou entidades governamentais ou de
caráter público.
CAPÍTULO VIII
DAS ENTIDADES PRIVADAS SEM FINS LUCRATIVOS
Art. 63. As entidades privadas sem fins lucrativos que receberem recursos
públicos para realização de ações de interesse público deverão dar publicidade
às seguintes informações:
I - cópia do estatuto social atualizado da entidade;
II - relação nominal atualizada dos dirigentes da entidade; e
III - cópia integral dos convênios, contratos, termos de parcerias, acordos,
ajustes ou instrumentos congêneres realizados com o Poder Executivo federal,
96
respectivos aditivos, e relatórios finais de prestação de contas, na forma da
legislação aplicável.
§ 1o As informações de que trata o caput serão divulgadas em sítio na
Internet da entidade privada e em quadro de avisos de amplo acesso público em
sua sede.
§ 2o A divulgação em sítio na Internet referida no §1o poderá ser
dispensada, por decisão do órgão ou entidade pública, e mediante expressa
justificação da entidade, nos casos de entidades privadas sem fins lucrativos
que não disponham de meios para realizá-la.
§ 3o As informações de que trata o caput deverão ser publicadas a partir
da celebração do convênio, contrato, termo de parceria, acordo, ajuste ou
instrumento congênere, serão atualizadas periodicamente e ficarão disponíveis
até cento e oitenta dias após a entrega da prestação de contas final.
Art. 64. Os pedidos de informação referentes aos convênios, contratos,
termos de parcerias, acordos, ajustes ou instrumentos congêneres previstos no
art. 63 deverão ser apresentados diretamente aos órgãos e entidades
responsáveis pelo repasse de recursos.
CAPÍTULO IX
DAS RESPONSABILIDADES
Art. 65. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do
agente público ou militar:
I - recusar-se a fornecer informação requerida nos termos deste Decreto,
retardar deliberadamente o seu fornecimento ou fornecê-la intencionalmente de
forma incorreta, incompleta ou imprecisa;
II - utilizar indevidamente, subtrair, destruir, inutilizar, desfigurar, alterar ou
ocultar, total ou parcialmente, informação que se encontre sob sua guarda, a
que tenha acesso ou sobre que tenha conhecimento em razão do exercício das
atribuições de cargo, emprego ou função pública;
III - agir com dolo ou má-fé na análise dos pedidos de acesso à
informação;
IV - divulgar, permitir a divulgação, acessar ou permitir acesso indevido a
informação classificada em grau de sigilo ou a informação pessoal;
V - impor sigilo à informação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou
para fins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem;
VI - ocultar da revisão de autoridade superior competente informação
classificada em grau de sigilo para beneficiar a si ou a outrem, ou em prejuízo de
terceiros; e
97
VII - destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a
possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado.
§ 1o Atendido o princípio do contraditório, da ampla defesa e do devido
processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas:
I - para fins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas,
transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles
estabelecidos, desde que não tipificadas em lei como crime ou contravenção
penal; ou
II - para fins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990,
infrações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com
suspensão, segundo os critérios estabelecidos na referida lei.
§ 2o Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público
responder, também, por improbidade administrativa, conforme o disposto
nas Leis no1.079, de 10 de abril de 1950, e no 8.429, de 2 de junho de 1992.
Art. 66. A pessoa natural ou entidade privada que detiver informações em
virtude de vínculo de qualquer natureza com o Poder Público e praticar conduta
prevista no art. 65, estará sujeita às seguintes sanções:
I - advertência;
II - multa;
III - rescisão do vínculo com o Poder Público;
IV - suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de
contratar com a administração pública por prazo não superior a dois anos; e
V - declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a
administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a
autoridade que aplicou a penalidade.
§ 1o A sanção de multa poderá ser aplicada juntamente com as sanções
previstas nos incisos I, III e IV do caput.
§ 2o A multa prevista no inciso II do caput será aplicada sem prejuízo da
reparação pelos danos e não poderá ser:
I - inferior a R$ 1.000,00 (mil reais) nem superior a R$ 200.000,00
(duzentos mil reais), no caso de pessoa natural; ou
II - inferior a R$ 5.000,00 (cinco mil reais) nem superior a R$ 600.000,00
(seiscentos mil reais), no caso de entidade privada.
§ 3o A reabilitação referida no inciso V do caput será autorizada somente
quando a pessoa natural ou entidade privada efetivar o ressarcimento ao órgão
98
ou entidade dos prejuízos resultantes e depois de decorrido o prazo da sanção
aplicada com base no inciso IV do caput.
§ 4o A aplicação da sanção prevista no inciso V do caput é de
competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública.
§ 5o O prazo para apresentação de defesa nas hipóteses previstas neste
artigo é de dez dias, contado da ciência do ato.
CAPÍTULO X
DO MONITORAMENTO DA APLICAÇÃO DA LEI
Seção I
Da Autoridade de Monitoramento
Art. 67. O dirigente máximo de cada órgão ou entidade designará
autoridade que lhe seja diretamente subordinada para exercer as seguintes
atribuições:
I - assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso à informação,
de forma eficiente e adequada aos objetivos da Lei no 12.527, de 2011;
II - avaliar e monitorar a implementação do disposto neste Decreto e
apresentar ao dirigente máximo de cada órgão ou entidade relatório anual sobre
o seu cumprimento, encaminhando-o à Controladoria-Geral da União;
III - recomendar medidas para aperfeiçoar as normas e procedimentos
necessários à implementação deste Decreto;
IV - orientar as unidades no que se refere ao cumprimento deste Decreto; e
V - manifestar-se sobre reclamação apresentada contra omissão de
autoridade competente, observado o disposto no art. 22.
Seção II
Das Competências Relativas ao Monitoramento
Art. 68. Compete à Controladoria-Geral da União, observadas as
competências dos demais órgãos e entidades e as previsões específicas neste
Decreto:
I - definir o formulário padrão, disponibilizado em meio físico e eletrônico,
que estará à disposição no sítio na Internet e no SIC dos órgãos e entidades, de
acordo com o § 1o do art. 11;
99
II - promover campanha de abrangência nacional de fomento à cultura da
transparência na administração pública e conscientização sobre o direito
fundamental de acesso à informação;
III - promover o treinamento dos agentes públicos e, no que couber, a
capacitação das entidades privadas sem fins lucrativos, no que se refere ao
desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na administração
pública;
IV - monitorar a implementação da Lei no 12.527, de 2011, concentrando e
consolidando a publicação de informações estatísticas relacionadas no art. 45;
V - preparar relatório anual com informações referentes à implementação
da Lei no 12.527, de 2011, a ser encaminhado ao Congresso Nacional;
VI - monitorar a aplicação deste Decreto, especialmente o cumprimento
dos prazos e procedimentos; e
VII - definir, em conjunto com a Casa Civil da Presidência da República,
diretrizes e procedimentos complementares necessários à implementação da Lei
no 12.527, de 2011.
Art. 69. Compete à Controladoria-Geral da União e ao Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão, observadas as competências dos demais
órgãos e entidades e as previsões específicas neste Decreto, por meio de ato
conjunto:
I - estabelecer procedimentos, regras e padrões de divulgação de
informações ao público, fixando prazo máximo para atualização; e
II - detalhar os procedimentos necessários à busca, estruturação e
prestação de informações no âmbito do SIC.
Art. 70. Compete ao Gabinete de Segurança Institucional da Presidência
da República, observadas as competências dos demais órgãos e entidades e as
previsões específicas neste Decreto:
I - estabelecer regras de indexação relacionadas à classificação de
informação;
II - expedir atos complementares e estabelecer procedimentos relativos
ao credenciamento de segurança de pessoas, órgãos e entidades públicos ou
privados, para o tratamento de informações classificadas; e
III - promover, por meio do Núcleo de Credenciamento de Segurança, o
credenciamento de segurança de pessoas, órgãos e entidades públicos ou
privados, para o tratamento de informações classificadas.
CAPÍTULO XI
100
DISPOSIÇÕES TRANSITÓRIAS E FINAIS
Art. 71. Os órgãos e entidades adequarão suas políticas de gestão da
informação, promovendo os ajustes necessários aos processos de registro,
processamento, trâmite e arquivamento de documentos e informações.
Art. 72. Os órgãos e entidades deverão reavaliar as informações
classificadas no grau ultrassecreto e secreto no prazo máximo de dois anos,
contado do termo inicial de vigência da Lei no 12.527, de 2011.
§ 1o A restrição de acesso a informações, em razão da reavaliação
prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos neste
Decreto.
§ 2o Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto
no caput, será mantida a classificação da informação, observados os prazos e
disposições da legislação precedente.
§ 3o As informações classificadas no grau ultrassecreto e secreto não
reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automaticamente,
desclassificadas.
Art. 73. A publicação anual de que trata o art. 45 terá inicio em junho de
2013.
Art. 74. O tratamento de informação classificada resultante de tratados,
acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações desses
instrumentos.
Art. 75. Aplica-se subsidiariamente a Lei no 9.784, de 29 de janeiro de
1999, aos procedimentos previstos neste Decreto.
Art. 76. Este Decreto entra em vigor em 16 de maio de 2012.
Brasília, 16
República.
de maio
de 2012; 191º da Independência e 124º da
DILMA ROUSSEFF
José Eduardo Cardozo
Celso Luiz Nunes Amorim
Antonio de Aguiar Patriota
Guido Mantega
Miriam Belchior
Paulo Bernardo Silva
Marco Antonio Raupp
Alexandre Antonio Tombini
Gleisi Hoffmann
Gilberto Carvalho
José Elito Carvalho Siqueira
Helena Chagas
101
Luis Inácio Lucena Adams
Jorge Hage Sobrinho
Maria do Rosário Nunes
Este texto não substitui o publicado no DOU de 16.5.2012 - Edição extra
e retificado em 18.5.2012
ANEXO
GRAU DE SIGILO:
(idêntico ao grau de sigilo do documento)
TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO
ÓRGÃO/ENTIDADE:
CÓDIGO DE INDEXAÇÃO:
GRAU DE SIGILO:
CATEGORIA:
TIPO DE DOCUMENTO:
DATA DE PRODUÇÃO:
FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO:
RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO:
(idêntico ao grau de sigilo do documento)
PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO:
DATA DE CLASSIFICAÇÃO:
AUTORIDADE CLASSIFICADORA
AUTORIDADE RATIFICADORA
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
Nome:
Cargo:
DESCLASSIFICAÇÃO em ____/____/________
(quando aplicável)
Nome:
RECLASSIFICAÇÃO em ____/____/_________
(quando aplicável)
Nome:
REDUÇÃO DE PRAZO em ____/____/_______
(quando aplicável)
Nome:
PRORROGAÇÃO DE PRAZO em ___/ ____/_____
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
102
_____________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE CLASSIFICADORA
_____________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)
________________________________________________________________
________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por DESCLASSIFICAÇÃO
(quando aplicável)
________________________________________________________________
______________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por RECLASSIFICAÇÃO
(quando aplicável)
________________________________________________________________
_______________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por REDUÇÃO DE PRAZO
(quando aplicável)
________________________________________________________________
_______________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por PRORROGAÇÃO DE
PRAZO (quando aplicável)
103
PORTARIA Nº 339, 29 de Maio de 2013
O MINISTRO DE ESTADO DA AGRICULTURA, PECUÁRIA E ABASTECIMENTO, no
uso das atribuições que lhe conferem os incisos I e II do parágrafo único do art. 87 da
Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei n°12.527, de 18 de novembro de
2011, e no Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, resolve:
Art. 1º A classificação dos assuntos sigilosos no âmbito do Ministério da Agricultura,
Pecuária e Abastecimento nos termos da Lei nº 12.527/2011 e do Decreto n°
7.724/2012, observará as disposições desta Portaria.
§ 1º A discriminação exemplificativa dos assuntos de que trata o caput nas tabelas 1 e
2 do Anexo I desta Portaria não exclui a responsabilidade de cada órgão pela edição
dos atos de classificação.
§ 2º O Termo de Classificação da Informação – TCI, Anexo II desta Portaria, a ser
formalizado conforme o art. 31 do Decreto n° 7.724/2012, será anexado aos
documentos e processos classificados como sigilosos.
Art. 2º As hipóteses de sigilo previstas na legislação, tais como: fiscal, bancário, de
operações, serviços de mercado de capitais, comercial, profissional, industrial,
segredo de justiça e afins serão tratadas conforme a legislação específica que as
regulamentam, sem prejuízo dos comandos do Decreto n° 7.724/2012.
Art. 3º Incluem-se nas hipóteses referidas no artigo anterior os cadastros, bancos de
dados, informações e documentos de que o Ministério é guardião, tais como os
relativos aos procedimentos de autorização, registro e fiscalização de produtos e
atividades que utilizem organismos geneticamente modificados e seus derivados; os
cultivares, defensivos, agrotóxicos, inoculantes, insumos agropecuários em geral e
correlatos, que envolvam a titularidade de direitos patenteados, depositados e outros
que de algum modo desfrutem de proteção legal da propriedade intelectual, pesquisa,
desenvolvimento tecnológico, fórmula, processo de criação, produção e multiplicação
tecnológica.
Art. 4° As informações de natureza pessoal, independentemente de classificação de
sigilo, terão seu acesso restrito pelo prazo máximo de 100 anos, na forma da Seção V
da Lei nº 12.527/2011.
Art. 5º A classificação das informações será realizada pelas autoridades competentes,
conforme graus determinados a seguir:
I - ultrassecreto e secreto: Ministro de Estado da Agricultura, Pecuária e
Abastecimento; e
II - reservado: Ministro de Estado da Agricultura, Pecuária e Abastecimento, e
servidores ocupantes de cargos de chefia do Grupo-Direção e Assessoramento
Superiores - DAS, nível 101.5 ou superior.
Art. 6º No caso de negativa de acesso à informação ou de não fornecimentos das
razões da negativa do acesso, poderá o requerente apresentar recurso no prazo de
dez dias, contado da ciência da decisão, à autoridade hierarquicamente superior à que
adotou a decisão, que deverá apreciá-lo no prazo de cinco dias, contado da sua
apresentação.
104
§ 1 º Desprovido o recurso de que trata o caput, poderá o requerente apresentar
recurso no prazo de dez dias, contado da ciência da decisão, ao Ministro da
Agricultura, Pecuária e Abastecimento, que deverá se manifestar em cinco dias
contados do recebimento do recurso.
§ 2 º No caso de omissão de resposta ao pedido de acesso à informação, o
requerente poderá apresentar reclamação no prazo de dez dias ao Ministro-Chefe da
Controladoria Geral da União.
§ 3 º A interposição do recurso ao Mapa poderá se feita por meio do sistema e-SIC,
acessável nas páginas eletrônicas: www.cgu.gov.br e www.agricultura.gov.br, ou
entregue presencialmente no SIC-Mapa, localizado no Anexo B, Térreo, Sala 22, do
Ministério; a reclamação poderá ser enviada à Controladoria Geral da União, por meio
do sistema e-SIC, acessável na página eletrônica: www.cgu.gov.br.
Art. 7º A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos, instituída
pela Portaria nº 745, de 13 de agosto de 2012 assessorará as autoridades
classificadoras quanto à classificação, reclassificação e desclassificação de
informações e aos trâmites dos recursos.
Art. 8º Esta Portaria entra em vigor na data da sua publicação.
ANTONIO ANDRADE
105
Anexo I
Tabela 1 – Rol exemplificativo de assuntos classificáveis como RESERVADOS
Assuntos classificados no
grau de sigilo
RESERVADO
Informações relativas ao
trânsito internacional de
mercadorias
Aplicação material (rol não
exaustivo)
Atos normativos em
desenvolvimento relativos ao
trânsito internacional de
mercadorias, salvo os que por sua
natureza forem abertos à consulta
pública
Fundamentação
legal
Incisos II e VI, art.
23, Lei nº
12.527/2011
Informações relativas a
atividades de inteligência,
investigação ou fiscalização
em andamento
Atividades de inteligência,
investigação ou fiscalização em
andamento
Inciso VIII, art. 23,
Lei nº 12.527/2011
Informações relativas ao
registro de produtos
fitossanitários
Registros de insumos agrícolas em
andamento
Inciso VIII, art. 23,
Lei nº 12.527/2011
Informações relacionadas
com a segurança biológica,
abastecimento interno,
impactos econômicos e
mudanças de situação de
pragas
Análise de Risco de Pragas
Incisos III e IV, art.
23, Lei nº
12.527/2011
Informações relacionadas
ao credenciamento de
empresas para realizar
tratamentos fitossanitários
com fins quarentenários
Processos administrativos nominais
e credenciamento de empresas
para realizar tratamentos
fitossanitários com fins
quarentenários em trânsito
internacionais de vegetais, partes
de vegetais, seus produtos,
embalagens e suportes de madeira
Prevenção, Controle e Erradicação
de Pragas
Inciso VIII, art. 23,
Lei nº 12.527/2011
Processos administrativos nominais
relativos à apuração de infração
cometida pelas empresas
credenciadas para realizar
tratamento fitossanitário com fins
quarentenários no transito
internacional de vegetais, partes de
vegetais, seus produtos,
embalagens e suportes de madeira
Relatórios trimestrais e semestrais
encaminhados ao Mapa emitidos
pelas empresas credenciadas para
realizar tratamento fitossanitários
com fins quarentenários no transito
internacional de vegetais, partes de
vegetais, seus produtos,
embalagens e suportes de madeira
Comunicados de tratamento
encaminhados ao Mapa emitidos
pelas empresas credenciadas para
realizar tratamento fitossanitários
106
com fins quarentenários no trânsito
internacional de vegetais, partes de
vegetais, seus produtos,
embalagens e suportes de madeira
Informações relativas a
dados de países
estrangeiros a serem
acordados em negociações
internacionais
Informações relativas à
saúde financeira e
econômica do país
Informações relativas à
produção orgânica e
agroecologia
Ofertas e dados enviados por
países estrangeiros, tais como
tarifas, quotas e regras a serem
acordadas em negociações
internacionais para Acordos de
Livre Comércio
Notas Técnicas ou informes à
CAMEX sobre temas que o
DAC/SRI considere reservados ou
secretos
Inciso II, art. 23, Lei
nº 12.527/2011
Processos administrativos nominais
e de credenciamento de empresas
e de organismos de avaliação de
conformidade
Inciso VIII, art. 23,
Lei nº 12.527/2011
Processos de fiscalização com
andamento em aberto, ainda não
julgados nas instâncias finais
Inciso VIII, art. 23,
Lei nº 12.527/2011
Inciso IV, art. 23, Lei
nº 12.527/2011
107
Anexo I
Tabela 2 – Rol exemplificativo de assuntos classificáveis no grau de sigilo
SECRETO
(Fundamentação legal: Lei nº 12.527/2011, art. 23, incisos II, III, IV, VII)
Dados ou informações referentes ao Inventário de Ativos.
Dados ou informações referentes aos Relatórios de Gestão de Riscos.
Dados ou informações referentes aos Arquivos de Configuração dos Dispositivos de
Rede de Dados.
Dados ou informações referentes aos Arquivos de Configuração dos Servidores de
Rede de Dados.
Dados ou informações referentes aos Arquivos de Logs.
Dados ou informações referentes às Plantas Baixas: lógicas, elétricas e físicas da
sala cofre.
Dados ou informações referentes à Planta Baixa da Infraestrutura e Cabeamento em
Fibra Ótica.
Dados ou informações referentes à Topologia das Redes de Cabos Lógicos e
Elétricos.
Dados ou informações referentes à Topologia da Rede de Dados.
Dados ou informações referentes aos Diagramas da Rede de Dados.
Dados ou informações referentes às Senhas de Operação dos Sistemas, Servidores
e Dispositivos de Rede de Dados.
Dados ou informações referentes aos Manuais de Procedimentos Técnicos.
Dados ou informações referentes às Especificações Técnicas de Hardware e Software
dos Ativos de Rede.
Dados ou informações referentes às Gravações das Videoconferências.
Dados ou informações referentes ao Endereçamento IP (Internet Protocol) dos
Servidores da Rede de Dados.
Informações referentes às Bases de Dados das Ferramentas de Monitoramento da
Rede de Dados.
Informações referentes à Base de Dados do AD (Active Directory).
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Arquitetura de Referência de
Softwares.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Arquitetura de Serviços.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Arquitetura de Sistemas.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Qualidade de Código.
Dados ou informações referentes ao Manual do Desenvolvedor - Guia de
Implementação.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Modelagem de Banco de Dados.
Dados ou informações referentes às Diretrizes do Roteiro de Auditoria de Banco de
Dados.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Qualidade de Projetos.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Usabilidade de Sistemas.
Dados ou informações referentes às Diretrizes Visuais de Sistemas.
Dados ou informações referentes às Diretrizes do Documento de Requisitos de
Sistemas.
Dados ou informações referentes às Diretrizes de Segurança para Acesso aos
Sistemas de Informação.
Dados ou informações referentes à Metodologia de Desenvolvimento de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Documentos de Visão de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Planos de Projeto de Sistemas.
Dados ou informações referentes às Especificações de Casos de Uso de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Documentos de Regras de Negócio de
Sistemas.
108
Dados ou informações referentes aos Documentos de Mensagens de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Glossários de Sistemas.
Dados ou informações referentes às Especificações Suplementares de Sistemas.
Dados ou informações referentes à Rastreabilidade de (Casos de Uso x Regras de
Negócio) de Sistemas
Dados ou informações referentes aos Diagramas de Casos de Uso de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Modelos Lógicos de Banco de Dados.
Dados ou informações referentes aos Códigos-Fonte de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Scrips de Banco de Dados.
Dados ou informações referentes aos Planos de Implantação de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Detalhamentos de Implantação de Sistemas Ambiente.
Dados ou informações referentes aos Detalhamentos de Implantação de Sistemas Banco de Dados.
Dados ou informações referentes a os Planos de Teste de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Relatórios de Execução de Testes.
Dados ou informações referentes aos Planos de Treinamento de Sistemas.
Dados ou informações referentes aos Relatórios de Execução de Treinamentos.
Dados ou informações referentes aos Registros de Aceite das fases de
(Iniciação/Elaboração/Implementação/Transição) de Sistemas.
Dados ou informações referentes às Ordens de Serviço de
Desenvolvimento/Manutenção de Sistemas.
Informações referentes à Base de Dados do Service Desk Manager - Módulo
Ouvidoria.
Informações referentes à Base de Dados do Service Desk Manager - Módulo
Sistemas.
109
Anexo III
Termo de Classificação de Informação - TCI
TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO
ÓRGÃO/ENTIDADE:
CÓDIGO DE INDEXAÇÃO:
GRAU DE SIGILO:
CATEGORIA:
TIPO DE DOCUMENTO:
DATA DE PRODUÇÃO:
FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO:
RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO:
(idêntico ao grau de sigilo do documento)
PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO:
DATA DE CLASSIFICAÇÃO:
AUTORIDADE CLASSIFICADORA
AUTORIDADE RATIFICADORA
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
Nome:
Cargo:
DESCLASSIFICAÇÃO em ____/____/________
(quando aplicável)
Nome:
RECLASSIFICAÇÃO em ____/____/_________
(quando aplicável)
Nome:
REDUÇÃO DE PRAZO em ____/____/_______
(quando aplicável)
Nome:
PRORROGAÇÃO DE PRAZO em ___/ ____/_____
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
Cargo:
_____________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE CLASSIFICADORA
_____________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)
________________________________________________________________
________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por DESCLASSIFICAÇÃO
(quando aplicável)
110
________________________________________________________________
______________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por RECLASSIFICAÇÃO
(quando aplicável)
________________________________________________________________
_______________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por REDUÇÃO DE PRAZO
(quando aplicável)
________________________________________________________________
_______________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por PRORROGAÇÃO DE
PRAZO (quando aplicável)
Guia de preenchimento do TERMO DE CLASSIFICAÇÃO DE INFORMAÇÃO
Este documento tem por objetivo a apresentação de orientações para o
preenchimento do Termo de Classificação de Informação (TCI). Desta forma, em
vermelho, encontram-se os campos que devem ser preenchidos e em cada campo
uma breve explicação a respeito daqueles que consideramos imprescindível
esclarecer.
ÓRGÃO/IDENTIDADE: Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento
CÓDIGO DE INDEXAÇÃO: (Ver explicação e exemplo abaixo)
O formato de apresentação do CIDIC obedece às seguintes regras, de acordo
com os artigos 50 a 54 do Decreto nº 7.845/2012:
1. A 1ª parte do CIDIC corresponde ao Número Único de Protocolo – NUP do
documento que contém a informação. Este é um código exclusivamente numérico;
2. A 2ª parte do CIDIC, separada da 1ª parte por um “.”, iniciará sempre por um
caractere alfabético (“U”, “S” ou “R”), de acordo com o grau de sigilo, Além disso, deve
prever até o máximo de 39 posições, com caracteres alfanuméricos e separadores;
3. Os separadores utilizados serão: “.” e “/” para as datas;
4. Para as informações classificadas no grau reservado e secreto, a 2ª parte
do CIDIC terá sempre 28 posições com caracteres alfanuméricos e separadores;
5. Para as informações classificadas no grau ultrassecreto, a 2ª parte do CIDIC
terá 28 posições com caracteres alfanuméricos e separadores, enquanto não ocorrer
prorrogação do prazo do sigilo;
6. Quando ocorrer a prorrogação do prazo de sigilo da informação classificada
no grau ultrassecreto, a nova data deverá constar no final da 2ª parte do CIDIC,
totalizando as 39 posições com caracteres alfanuméricos e separadores;
111
Fonte: http://dsic.planalto.gov.br/documentos/NSC/CIDIC_COMPOSICAO.pdf
GRAU DE SIGILO: Reservado (R); Secreto (S) ou (U) Ultrassecreto
Somente devem ser incluídas no “Rol de informações classificadas” as
informações classificadas nos termos do §1º do art. 24 da Lei nº 12.527/2011,
ou seja, como reservadas, secretas e ultrassecretas. Informações cujo sigilo é
devido a outras legislações, como fiscal e tributário, além de documentos
preparatórios e informações pessoais, portanto, não estão sujeitos aos termos
de divulgação do presente guia.
CATEGORIA: Agricultura, extrativismo e pesca
TIPO DE DOCUMENTO: Memorando, Processo, Nota, etc.
DATA DE PRODUÇÃO: Data em que foi produzido o documento
FUNDAMENTO LEGAL PARA CLASSIFICAÇÃO: Usar como base um ou
mais dos oito (8) incisos do art. 23 da Lei nº 12.527, de 18/11/2011
RAZÕES PARA A CLASSIFICAÇÃO: Texto livre da autoridade
classificadora, observados os critérios estabelecidos no art. 27 (assunto
sobre o qual versa a informação) (idêntico ao grau de sigilo do
documento)
PRAZO DA RESTRIÇÃO DE ACESSO: Vinculado ao grau de sigilo.
Exemplo: de 1 a 5 anos se for Reservado. Contado em anos, meses ou
dias, observados os limites previstos no art. 28, ou seja, até 25 anos, 15
anos ou 5 anos.
112
DATA DE CLASSIFICAÇÃO: Data da classificação do documento
AUTORIDADE CLASSFICADORA Nome:
Cargo:
AUTORIDADE RATIFICADORA
(quando aplicável)
Nome:
Cargo
DESCLASSIFICAÇÃO em ___/___/___
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
RECLASSIFICAÇÃO em ___/___/____
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
REDUÇÃO DE PRAZO em __/___/___
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
PRORROGAÇÃO DE PRAZO em __/___/__
(quando aplicável)
Nome:
Cargo:
_________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE CLASSIFICADORA
__________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE RATIFICADORA (quando aplicável)
________________________________________________________________
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por DESCLASSIFICAÇÃO (quando
aplicável)
___________________________________________________________________
_
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por RECLASSIFICAÇÃO (quando
aplicável)
113
___________________________________________________________________
__
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por REDUÇÃO DE PRAZO
(quando aplicável)
_______________________________________________________________
_____
ASSINATURA DA AUTORIDADE responsável por PRORROGAÇÃO DE
PRAZO (quando aplicável)
LEI Nº 12.682, DE 9 DE JULHO DE 2012.
A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional
decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
o
Art. 1 A digitalização, o armazenamento em meio eletrônico, óptico ou equivalente e a
reprodução de documentos públicos e privados serão regulados pelo disposto nesta Lei.
Parágrafo único. Entende-se por digitalização a conversão da fiel imagem de um
documento para código digital.
o
Art. 2 (VETADO).
o
Art. 3 O processo de digitalização deverá ser realizado de forma a manter a
integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital, com o
emprego de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas
Brasileira - ICP - Brasil.
Parágrafo único. Os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão
protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados.
o
Art. 4 As empresas privadas ou os órgãos da Administração Pública direta ou indireta
que utilizarem procedimentos de armazenamento de documentos em meio eletrônico, óptico
ou equivalente deverão adotar sistema de indexação que possibilite a sua precisa localização,
permitindo a posterior conferência da regularidade das etapas do processo adotado.
o
Art. 5 (VETADO).
o
Art. 6 Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados
de acordo com o disposto na legislação pertinente.
o
Art. 7 (VETADO).
o
Art. 8 Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.
114
Brasília, 9 de julho de 2012; 191o da Independência e 124o da República.
DILMA ROUSSEFF
Márcia Pelegrini
Guido Mantega
Jorge Hage Sobrinho
Luis Inácio Lucena Adams
115