Programa de Prevenção a Fraudes –
Processo de Horas Extras
Programa de Prevenção a Fraudes –
Processo de Horas Extras
PAULO BERNARDO SILVA
Presidente do Conselho de Administração
WAGNER PINHEIRO DE OLIVEIRA
Presidente da ECT
JOSÉ LUIS SERAFINI BOLL
Chefe da Auditoria da ECT
SHEILA DOS SANTOS REIS DO NASCIMENTO
Gerente Corporativo de Auditorias em Gestão de Pessoas – GCGP/AUDIT
COORDENAÇÃO DOS TRABALHOS
José Pinheiro de Araújo Júnior
Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão de Pessoas – GCGP/AUDIT
ELABORAÇÃO
José Augusto de Almeida Forte
Gerência Corporativa de Auditorias em Gestão de Pessoas – GCGP/AUDIT
COLABORAÇÃO
Aurora Gonçalves da Silva Araújo
Central de Gestão de Pessoas – CEGEP
Célia Regina Pereira Lima Negrão
Gerência Corporativa de Execução – GCEX/AUDIT
Manoel Paulo da Cunha
Departamento de Planejamento de Gestão de Pessoas
Sérgio Macioski
Central de Gestão de Pessoas – CEGEP
REVISÃO ORTOGRÁFICA
Fernanda Lobo Fonseca
Departamento de Relacionamento Institucional – DERIN
DIAGRAMAÇÃO E PROJETO GRÁFICO
Hisla Sena
Departamento de Relacionamento Institucional – DERIN
SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO
4
1. INTRODUÇÃO
5
2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL
6
2.1 Legislação
6
2.2 Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho
6
2.3 Normas aplicáveis ao processo
6
3. Sistemas e Ferramentas de Controle e Gestão
6
4. GENERALIDADES E CONCEITOS
7
4.1 Banco de Horas
7
4.2 Fraudes
7
4.3 Frequência
7
4.4 Hora Extra
7
4.5 Hora extra diurna
8
4.6 Hora extra noturna
8
4.7 Jornada de Trabalho
8
4.8 Remuneração
8
4.9 Remuneração Singular
8
4.10 Salário
9
4.11 Trabalho Noturno
9
5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO
10
5.1 PRINCIPAIS PONTOS DE CONTROLE NO PROCESSO DE HORAS EXTRAS
11
5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para
a realização de horas extras
11
5.1.2 Realização de horas extras
14
5.1.3 Pagamento de horas extras
17
6. CONCLUSÃO
18
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
19
APRESENTAÇÃO
O combate à fraude e à corrupção por meio de boas práticas de governança
corporativa alcança a noção de responsabilidade social e empresarial das Organizações e responde ao princípio do Pacto Global das Nações Unidas que estabelece que
“as empresas devem combater a corrupção em todas as suas formas, incluindo extorsão
e propina” (http://www.pactoglobal.org.br).
O valor que emerge do combate à fraude e à corrupção, somado ao impacto
econômico da corrupção – reconhecidamente significativo –, além da prevenção aos
danos na imagem da empresa representam algumas das justificativas para a implementação de um Programa de Prevenção a Fraudes. Fraude e corrupção conduzem à
ineficiência e ao incentivo errado para investimentos, originando impactos financeiros expressivos.
Por esse prisma, o Programa de Prevenção a Fraudes (PPF) implantado na
Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos foi desenvolvido com base na legislação
e nas principais normas e regulamentos internacionais e visa o desenvolvimento de
ações de prevenção e monitoramento das áreas/processos que apresentem riscos a
serem materializados pela ocorrência de fraudes na empresa. São ações voltadas à
compreensão da natureza e dinâmica da fraude e da corrupção, com adoção de medidas práticas de sensibilização e mitigação.
O PPF contribui com ações para o fortalecimento do sistema de controles
internos de modo a sensibilizar todas as áreas sistêmicas da empresa para a importância do cumprimento da legislação e das políticas, normas e procedimentos internos
sensíveis à ocorrência de fraudes.
Esta cartilha é um dos componentes desse programa e visa propor aos
empregados envolvidos nos processos internos o aperfeiçoamento da visão de
pontos de controles internos necessários à gestão, visando à salvaguarda e a correta
utilização do patrimônio público. Não possui a intenção de esgotar todos os possíveis
controles referentes ao tema. Dessa forma, cabe aos gestores e agentes envolvidos
com o processo um olhar atento com o objetivo de descobrir as lacunas que facilitam
a ação dos fraudadores e reforçar o controle necessário, especificamente os controles
primários de gestão.
4
Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
1. INTRODUÇÃO
Esta cartilha apresenta os procedimentos internos e aspectos legais no que
se refere à realização de serviços extraordinários – Horas Extras pelos empregados da
ECT. A observância de tais procedimentos significa a conformidade com a Consolidação
das Leis Trabalhistas (CLT), Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho e normas internas da
ECT. Visa fortalecer os Controles Internos das áreas envolvidas com o processo de
avaliação da necessidade, do monitoramento da realização e do pagamento de Horas
Extras buscando otimizar os recursos humanos, a prevenção a fraudes e uma maior
economicidade na folha de pagamento.
O controle efetivo da jornada de trabalho, somado ao monitoramento da
produtividade, pode evitar o pagamento desnecessário de horas extraordinárias,
refletindo, também, na redução de haveres trabalhistas e, por consequência, minimizar gastos com pessoal, em função dos reflexos advindos da realização deste tipo de
jornada.
A instituição de controles internos e o seu monitoramento contínuo, impacta
na diminuição do risco de ocorrência de erros ou fraudes. Logo, a intensificação desses
controles visa proteger os ativos da empresa, a saúde da ECT, mantendo a empregabilidade, e maior segurança aos empregados envolvidos no processo e à gestão,
proporcionando maior eficiência às operações organizacionais. Desta forma, é de
suma importância que os gestores observem as legislações e os normativos vigentes
que regem sobre o assunto, de modo a assegurar uma gestão proativa.
Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
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2. LEGISLAÇÃO E NORMA APLICÁVEL
2.1 Legislação
Decreto-Lei Nº 5.452, de 1º de maio de 1943 (Consolidação das Leis do
Trabalho – CLT):
Os aspectos legais que podem refletir em jornada extraordinária de trabalho
(horas extras), quanto à duração da jornada de trabalho, período de descanso, trabalho
noturno e anotação de horário de trabalho, estão estabelecidos principalmente nos
artigos 57 a 74 e 372 a 386 da CLT.
2.2 Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho
O resultado das negociações trabalhistas entre a empresa e seus empregados,
representados por meio da entidade sindical da classe, pode ser firmado por meio de
Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho.
2.3 Normas aplicáveis ao processo
Na ECT, as normas internas aplicáveis ao processo de horas extras estão
contempladas no Manual de Pessoal – MANPES.
3. SISTEMAS E FERRAMENTAS DE CONTROLE E GESTÃO
ERP – Enterprise resource planning – Módulo Contas a Pagar/Contábil;
POPULIS – Sistema da área de Gestão de Pessoas;
SISCOMP – Sistema de Compensação;
PGP – Programa de Gestão de Pessoas.
6
Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
4. GENERALIDADES E CONCEITOS
4.1 Banco de Horas
Poderá ser dispensado o acréscimo de salário se, por força de acordo ou
convenção coletiva de trabalho, o excesso de horas em um dia, for compensado pela
correspondente diminuição em outro dia, de maneira que não exceda, no período
máximo de um ano, à soma das jornadas semanais de trabalho previstas, nem seja
ultrapassado o limite máximo de dez horas diárias. (art. 59, § 2º - CLT).
4.2 Fraudes
“Quaisquer atos ilegais caracterizados por desonestidade, dissimulação ou
quebra de confiança. Estes atos não implicam no uso de ameaça de violência ou força
física. As fraudes são perpetradas por partes e organizações a fim de se obter dinheiro,
propriedade ou serviços; para evitar pagamento ou perda de serviços; ou para garantir
vantagem pessoal ou em negócios.” (Glossário IIA Brasil – 2012).
“Qualquer ato ardiloso, enganoso, de má-fé, com o intuito de lesar ou ludibriar
outrem, ou de não cumprir determinado dever” (Dicionário Houaiss).
4.3 Frequência
É o comparecimento e a permanência do empregado na sua unidade/posto
de trabalho ou em atividade fora de sua unidade de lotação, para o cumprimento da
jornada de trabalho estabelecida, por meio do contrato de trabalho.
4.4 Hora Extra
É a continuação da jornada diária de trabalho do empregado. Observando,
inclusive, que sua realização somente deve ser em caráter eventual e de absoluta
necessidade de serviços e mediante autorização superior. São as horas suplementares acrescidas à jornada diária normal de trabalho, mediante acordo escrito entre
empregador e empregado, (art. 59, da CLT) sendo que, na ECT, a referida pactuação
está disposta no Contrato Individual de Trabalho e no Acordo Coletivo de Trabalho.
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4.5 Hora extra diurna
Considera-se hora extra diurna a realizada entre as 5h às 22h. (§ 2º do art. 73,
da CLT). Na ECT, por meio de Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho, considera-se hora
extra diurna as horas/minutos que excederem a jornada diária normal de trabalho,
compreendidas entre 6h às 20h.
4.6 Hora extra noturna
Considera-se hora extra noturna a realizada entre as 22h de um dia e às 5h do
dia seguinte (§ 2º do art. 73, da CLT). Na ECT, considera-se hora extra noturna aquela
realizada entre as 20h de um dia e às 6h do dia seguinte, conforme disposto em
Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho.
4.7 Jornada de Trabalho
É o período de tempo pré-estabelecido para que o empregado possa desenvolver suas atividades, em decorrência do Contrato de Trabalho.
4.8 Remuneração
É o total de provento legal e habitualmente auferido pelo empregado em
virtude do Contrato de Trabalho. Compreendem-se ainda na remuneração do empregado, para todos os efeitos legais, as diárias para viagens, quando excedam a 50% do
salário, os abonos e as gratificações ajustadas.
4.9 Remuneração Singular
É a quantia paga mensal ou temporariamente pelo exercício de Função
Gerencial ou Técnica que possuam previsão de valor singular. É utilizado para cálculo
do pagamento da parcela de função, mensal e temporária, que será recebida pelo
ocupante da função. Caso seja mais vantajoso, pela situação particular do designado,
esse receberá o correspondente ao valor de função convencional.
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Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
4.10 Salário
Contraprestação devida e paga, mensalmente, pela ECT ao empregado pela
sua prestação de serviço, de acordo com o estabelecido no Contrato Individual de
Trabalho. Considera-se para efeito de cálculo de pagamento o mês comercial de 30
dias.
4.11 Trabalho Noturno
Considera-se trabalho noturno o realizado entre as 22h (vinte e duas) horas de
um dia e as 5(cinco) do dia seguinte (§ 2º, art. 73 da CLT). Na ECT, conforme disposto
em Acordo Coletivo de Trabalho, considera-se trabalho noturno o executado entre
as 20 (vinte) horas de um dia e as 6(seis) horas do dia seguinte. A hora do trabalho
noturno será computada como de 52 minutos e 30 segundos.
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5. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE E PREVENÇÃO
Todo empregado deve ter acesso de forma clara, desde o início de sua
relação de trabalho, a todas as normas e políticas que devem ser seguidas durante
sua permanência nas dependências da empresa, por meio de comunicados, manuais,
reuniões, ações educativas e de fiscalização, a fim de que o empregado tenha conhecimento quanto ao correto cumprimento de sua jornada de trabalho.
Os horários de trabalho dos empregados necessitam ser controlados com a
utilização de mecanismos que evidenciem suas chegadas e saídas, com a finalidade
de registrar a correta jornada de trabalho para assegurar a veracidade das informações
a serem apresentadas em eventuais ações trabalhistas contra a empresa.
Um controle de jornada de trabalho eficiente poderá evitar que o empregado:
inicie a jornada de trabalho, sem autorização, antes do horário de trabalho estabelecido, não paralise suas atividades no horário de almoço e avance, em excesso, o
horário estabelecido de saída, são algumas das situações que levam os empregados a
reclamar o pagamento de horas extras na justiça trabalhista.
A falha na gestão, no controle e na distribuição adequada de tarefas, que visem
o equilíbrio entre as necessidades da ECT e as jornadas de trabalho, normalmente,
tem como consequência a realização de horas extras injustificadas, contribuindo para
o aumento do desequilíbrio da carga de trabalho entre os empregados.
A seguir, são apresentadas as fases do processo referente a hora extra, divididas entre a avaliação da necessidade, realização e o pagamento de hora extra, seus
riscos e os principais pontos de controles.
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Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
5.1 PRINCIPAIS PONTOS DE CONTROLE NO PROCESSO DE HORAS EXTRAS
5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de
horas extras
Avaliação da necessidade
Agentes envolvidos: gestor imediato e/ou
gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria
Regional/Administração Central) do empregado.
O mapeamento de processos permite
identificar e conhecer as atividades
relacionadas aos negócios existentes.
O dimensionamento de efetivo busca
um melhor aproveitamento e desenvolvimento dos recursos humanos.
Dimensionar o efetivo envolve o processo sistemático e contínuo de avaliação
das necessidades atuais e futuras de
recursos humanos, no tocante ao quantitativo e a composição, alinhados a quantidade de produtos e serviços ofertados
pela ECT.
!
O mapeamento e a descrição das
atividades das unidades operacionais da ECT permite enxergar
claramente os pontos fortes e
pontos que precisam ser melhorados tais como: complexidade na
operação, custos altos, gargalos,
falhas de integração, atividades
redundantes, tarefas de baixo valor
agregado, retrabalho, etc. Pode ser
utilizado como forma de reduzir ou
eliminar a necessidade de realização
de serviços extraordinários, além de
fortalecer os controles internos e
aumentar o desempenho do
negócio.
O desenvolvimento e o acompanhamento de indicadores relacionados
ao dimensionamento de pessoal
possibilita ajustar os processos ao
quantitativo ideal de pessoal de
acordo com a necessidade das áreas,
impactando diretamente na necessidade, ou não, da realização de
serviços extraordinários.
A utilização de sistemas informatizados que refletem: carga de trabalho,
objetos postados, distritos existentes
e etc, a exemplo do SD/WEB, SDE,
STDE, devidamente atualizados,
juntamente com o planejamento
adequado de pessoal subsidia a
decisão quanto ao dimensionamento
do efetivo, o que pode contribuir para
uma possível redução ou eliminação
de horas extraordinárias.
O trabalho não executado durante a jornada normal de trabalho, sem motivação, não deve ser justificativa para o surgimento de demanda por serviços extraordinários. Por exemplo, Unidades Operacionais que não tiveram o volume de carga elevado e mantiveram o número de efetivo após o distritamento, a princípio, não se justifica a realização de horas extras.
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5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de
horas extras
Avaliação da necessidade
Agentes envolvidos: gestor imediato e/ou
gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria
Regional/Administração Central) do empregado.
O empregado somente poderá ser convocado para trabalhar em horário extraordinário, em caráter eventual e por absoluta
necessidade do serviço. (art. 61 – CLT).
Em situações excepcionais e quando não
for possível a mudança do horário de
trabalho do empregado.
Considerando a natureza extraordinária
de prorrogação da jornada diária de
trabalho, não deverá ser autorizada a
realização de horas extras de forma
habitual para um mesmo empregado.
Análise do cargo/função do empregado
antes da autorização para a realização
de horas extras, pois somente os
ocupantes das funções descritas no
Manual de Pessoal (MANPES) possuem a
permissão para serem convocados e
receber pela realização de Horas Extras.
O gestor deve evitar que os empregados excedam sua jornada de
trabalho sem a devida demonstração
e justificativa clara da necessidade
de realização das horas extras, por
meio de acordo/autorização, por
escrito, entre o gestor competente e
o empregado, na forma da Lei e dos
normativos internos, sob pena de
responsabilização pecuniária.
A implantação de uma escala bem
planejada é de fundamental importância para evitar o acúmulo de carga
de trabalho para o empregado e a
realização de horas extras habituais.
Antes de autorizar a realização de
horas extras é recomendável que o
gestor considere: a capacidade produtiva da unidade no horário normal
de trabalho; existência de Resto;
baixa quantidade de carga e etc...
Em situações contingênciais, devidamente regulamentadas,
outros
empregados poderão ser convocados
a realizar hora extra, desde que
justificada a necessidade e autorizada pela autoridade competente, e
observado o limite legal.
O empregado estudante, comprovadamente matriculado, não será convocado para a realização de
horas-extras em horário que coincida com o escolar durante o período letivo, sem que haja a sua
!
“expressa” concordância. (Acordo Coletivo 2012/2013, cláusula 28, g).
Atenção aos casos dos empregados que fazem jus ao recebimento de horas “in itinere”, de acordo
com a súmula 90 do Tribunal Superior do Trabalho TST, V: Considerando que as horas “in itinere”
são computáveis na jornada de trabalho, o tempo que extrapola a jornada legal é considerado como
extraordinário e sobre ele deve incidir o adicional respectivo.
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5.1.1 Avaliação da necessidade de convocação de empregado para a realização de
horas extras
Avaliação da necessidade
Agentes
envolvidos:
empregado/gestor
imediato e/ou gestor da Unidade/Área/Órgão
(Diretoria Regional/Administração Central) do
empregado.
Adoção do Banco de Horas como forma
de redução de pagamento de horas
extras.
Caso a empresa tenha pretensão na
implantação de um Banco de Horas,
deve-se atentar para sua negociação e
aprovação por meio de Acordo Coletivo
de Trabalho entre a empresa e o sindicato dos trabalhadores.
Compensação de horas decorrentes de
paralisação em dias de greve.
!
Apesar do Banco de Horas não ser
adotado atualmente pela ECT, é um
instrumento para a compensação de
horas, admissível a partir da Lei
9.601/1998 e pode ser considerado
como uma Boa Prática em Gestão de
Pessoas, possibilitando à empresa
adequar a jornada de trabalho dos
empregados às suas necessidades
de produção e demanda de serviços.
Antes de convocação do empregado
para realizar horas extras, deve ser
verificado se o mesmo possui horas a
compensar em função de movimentos grevistas, até que seja encerrada a
compensação total das ausências em
período de greve.
O empregado deve ser convocado para a compensação das ausências em dias de greve dentro do
prazo estabelecido no Acordo/Dissídio Coletivo de Trabalho, observando-se os intervalos intra e
entre jornadas de trabalho e o descanso semanal remunerado.
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5.1.2 Realização de horas extras
Realização de horas extras
Agentes envolvidos: empregado, gestor
imediato e/ou gestor da Unidade/Área/Órgão
(Diretoria Regional/Administração Central).
A realização de serviço em horário extraordinário deve ser autorizada em nível
mínimo pelo respectivo Chefe de Departamento, na Administração Central, e
pelo Diretor Regional Adjunto nas
Diretorias Regionais.
Após a autorização para realização de
horas extras pela autoridade competente, é fundamental que a execução seja
supervisionada, de modo a certificar do
cumprimento do limite de duas horas
extras diárias (Art. 59 – CLT), exceto em
casos de força maior, conforme estabelecido pela CLT e pelo Acordo Coletivo de
Trabalho (ACT).
O controle do cumprimento da
jornada de trabalho dos empregados
é de extrema importância para evitar
o trabalho extraordinário sem
autorização. Tal situação gera
obrigações de pagamento pela
empresa ou até mesmo passivos
trabalhistas e possível responsabilização dos gestores.
O gestor imediato deve controlar a
realização da jornada extraordinária,
de modo a evitar a prática de horas
extras superiores ao permitido diariamente e de forma habitual pelo
mesmo empregado e até o pagamento de horas extras sem a efetiva
prestação do serviço.
A realização de horas extras de forma habitual para um mesmo empregado durante pelo menos um
ano, quando suprimidas, asseguram ao empregado o direito a uma indenização única correspondente
ao valor de um mês das horas suprimidas para cada ano ou fração igual ou superior a 6(seis) meses de
prestação de serviço em horário extraordinário.(Enunciado 291, TST).
!
As horas extras realizadas sem a prévia autorização das autoridades competentes serão de responsabilidade pecuniária do gestor imediato do empregado, nas respectivas Diretorias Regionais e na
Administração Central – Manual de Pessoal (MANPES).
Em casos excepcionais, devidamente autorizados, que excedam o limite diário de horas extras, independentemente de acordos coletivos, deverá ser comunicado, dentro de 10 (dez) dias à DRT (Delegacia Regional do Trabalho) ou, antes desse prazo, justificado no momento da fiscalização, sem prejuízo
dessa comunicação (art. 61 da CLT).
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Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
5.1.2 Realização de horas extras
Realização de horas extras
Agentes envolvidos: gestor imediato e/ou
gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria
Regional/Administração Central) do empregado.
O registro nos instrumentos de controle
de jornada de trabalho, a título de horas
extras, deve refletir exatamente às
jornadas extraordinárias realizadas
pelos empregados.
Obedecer ao intervalo com limite
mínimo de 11 (onze) horas entre as
jornadas. (art. 66 da CLT).
O sistema PGP (Programa de Gestão
de Pessoal) deve possuir controles
efetivos que garantam as mesmas
informações dos registros da
jornada diária do empregado a fim
de evitar pagamentos indevidos.
Atentar para a possibilidade de
fraude no registro de horas extras
não trabalhadas.
A jurisprudência do Tribunal Superior
do Trabalho orienta no sentido de
que o desrespeito ao intervalo de
descanso mínimo de onze horas
entre jornadas acarreta os mesmos
efeitos que o § 4º do art. 71 da CLT,
qual seja o direito ao empregado de
receber as horas descansadas à
menor como horas extras.
A ECT assinou Termo de Ajustamento de Conduta (TAC) nº. 54/2007 perante o Ministério Público
de Trabalho da 10ª Região, comprometendo-se a observar, em todo território nacional, a legislação
referente à jornada de trabalho de seus empregados, não praticando o trabalho em horário
extraordinário, a não ser nos casos específicos previstos pela legislação, em caso de aplicação de
!
multa à Empresa pelo descumprimento do referido TAC será apurada a responsabilidade do gestor
e, configurada a responsabilidade, este deverá ressarcir à Empresa as despesas decorrentes (Nota
Técnica emitida pelo Departamento de Relações Trabalhistas - DERET – 081/2013 – Operacionalização
do Dissídio Coletivo de Trabalho 2012/2013).
Após a jornada normal de trabalho, caso haja a necessidade de realização de jornada extraordinária,
respeitando as normas internas, a mulher empregada terá o direito a realizar um intervalo de 15
minutos entre as duas jornadas (Art. 384 – CLT).
Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
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5.1.2 Realização de horas extras
Realização de horas extras
Agentes envolvidos: gestor imediato e/ou
gestor da Unidade/Área/Órgão (Diretoria
Regional/Administração Central) do empregado.
Possibilidade de utilização de e-mails e
equipamentos corporativos (celulares,
tablets ou notebooks) fora da empresa e
do horário comercial.
A realização de cursos on lines, disponibilizados pela empresa.
Somente em casos excepcionais e nas
situações em que não for possível a
mudança do horário de trabalho do
empregado, poderá haver realização de
hora extra antes do início da jornada do
trabalho. Nesse caso a Chefia da Unidade
deverá justificar por escrito essa necessidade. (Manual de Pessoal).
É recomendável que as organizações
tenham uma política bem definida
para a utilização de e-mail corporativo e outros dispositivos móveis fora
do horário da jornada de trabalho do
empregado. Tal política deve observar o disposto no Art. 6º da CLT de
modo a mitigar o risco de caracterização de serviço extraordinário pelo
empregado.
É recomendável que as organizações
adotem políticas, meios de controles
e os recursos necessários para que
cursos online sejam realizados,
preferencialmente, em suas dependências, considerando a jornada de
trabalho normal do colaborador,
compatibilizando com as atividades,
de modo a se evitar eventuais
questionamentos jurídicos sobre
horas extras.
É de responsabilidade dos gestores
acompanharem o cumprimento da
jornada de trabalho de seus subordinados, de modo a evitar que os
empregados iniciem o trabalho antes
do horário previsto em sua jornada
de trabalho para os que realizam o
horário fixo e antes de 7h30 para os
empregados com horário flexível. Tal
situação, se não observada, pode
gerar direito ao recebimento de horas
extras não autorizadas.
LEI Nº 12.551, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2011 - Alterou o art. 6o da Consolidação das Leis do
Trabalho (CLT) para equiparar os efeitos jurídicos da subordinação exercida por meios telemáticos
e informatizados à exercida por meios pessoais e diretos). Art. 6°: “Não se distingue entre o trabalho
realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a
distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego”.
!
Para os cursos ou reuniões obrigatórias, por exigência da ECT, se não forem realizados no horário
de serviço, serão passíveis de pagamento de horas extras aos empregados ou compensação. Nesses
casos deve ser comunicado ao empregado com, no mínimo, 2 (dois) dias úteis de antecedência sobre
sua participação em cursos obrigatórios. (Dissídio Coletivo de Trabalho 201/2013, cláusula 18, §2°).
Apenas os empregados com autorização para realizar jornada de trabalho com horário flexível, podem
compensar o horário de entrada com o de saída, isto é, chegar antes do início da jornada de trabalho
e, em contrapartida, sair antes do seu término, desde que cumpridos os horários limites de entrada
e saída e as horas estipuladas em seu contrato de trabalho, e também, as orientações constantes no
Acordo Coletivo de Trabalho e nas normas internas.
5.1.3 Pagamento de horas extras
Pagamento de horas extras
Agentes envolvidos: : Área de Administração
- Central de Gestão de Pessoas - CEGEP
Rotinas de controle e de monitoramento
dos dados inseridos no sistema PGP
(Programa de Gestão de Pessoas) e de
importação para o sistema POPULIS para
realização do pagamento de horas extras.
Os sistemas utilizados devem ser
parametrizados
para
inibir
lançamentos de natureza expressamente proibidas na legislação
trabalhista, nos acordos ou nos
dissídios coletivos, bem como seja
previsto monitoramento das áreas
envolvidas, dentro de suas competências,
de
modo
que
os
lançamentos/pagamentos de horas
extras estejam de acordo com o
efetivamente
trabalhado
pelo
empregado e pela legislação
vigente.
Deve-se verificar a conformidade
dos dados lançados no sistema PGP,
evitando os pagamentos indevidos
ou sem a respectiva autorização.
Demais sistemas utilizados para lançamento das informações referentes à
jornada de trabalho dos empregados.
Deve-se evitar a utilização de
sistemas paralelos para lançamentos
de informações de jornada de
trabalho, tendo em vista a possibilidade da ocorrência de erros, fraudes
e lançamentos impróprios, causando
pagamentos indevidos, principalmente pela falta de integração entre
os sistemas e a possibilidade de
haver interferência manual.
A fim de se evitar fraude, pagamento indevido, elevação de custos e passivo trabalhista, é essencial
!
que as áreas da empresa, relacionadas com a realização de horas extras, instituam controles internos
eficientes quanto à autorização, execução e registro de horas extras.
Deve-se manter a guarda da documentação, permanentemente organizada e pelo período estabelecido
pela legislação, para que não haja prejuízos em eventuais ações trabalhistas contra a empresa (Art.
11 – CLT).
Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
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6. CONCLUSÃO
Esta cartilha apresentou o processo referente à gestão de horas extras na
empresa, abordando os principais pontos de controle e riscos relacionados. A ECT possui
uma das maiores folhas de pagamento do setor público do Brasil, com mais de 120.000
empregados. Dessa forma, os assuntos voltados à gestão de pessoas são complexos
e estratégicos, o que demanda a gestão de riscos estruturada e o estabelecimento
de controles eficientes, visando à diminuição do impacto de processos e multas
trabalhistas, além de atuar ativamente no fortalecimento da cultura organizacional,
fundamentado na Ética, conforme disposições previstas no Código de Ética da ECT.
A partir dessa cartilha, que compreende uma das fases do Programa de
Prevenção a Fraudes, elaborada com base no mapeamento do processo e na
identificação dos riscos e controles relacionados, serão desenvolvidas ações, de
caráter educativo, para a sua completa disseminação entre os gestores e envolvidos no
processo. Posteriormente, serão desenvolvidas as técnicas de avaliação de controles
para a verificação da conformidade do processo.
A proposta do Programa de Prevenção a Fraudes baseia-se na atuação proativa de equipes especializadas para identificar as situações que expõem a empresa
ao risco de fraudes. O combate a fraudes é fundamental para elevar os padrões de
governança corporativa.
Destaca-se que a responsabilidade pelo planejamento, estabelecimento,
operação, manutenção e aprimoramento dos sistemas de controles internos é dos
gestores da Empresa, em todos os seus níveis, a quem recai, também, a responsabilidade pela prevenção, detecção e correção de erros e irregularidades.
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Correios [Programa de Prevenção a Fraudes – Processo de Horas Extras]
7. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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