Manual da
Sistemática Gerencial
dos
Comitês Permanentes
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção.
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SG-CP-01
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MANUAL DA SISTEMÁTICA GERENCIAL DOS COMITÊS PERMANENTES
Índice Geral
Diagnóstico e Objetivos
Implantação e Gestão
Comunicações
Informática
Reuniões
Escritório do CPR
Conceitos de Planejamento
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Sistemática
Diagnóstico e Objetivos
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção.
Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
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Sistemática Gerencial
dos Comitês Permanentes
z Aumentar
eficiência e eficácia
z Promover maior integração
z Gerar e difundir resultados
z Otimizar uso de recursos
z Melhorar comunicação e interrelações
z Incentivar a formação de CPR’s
Estes são os objetivos do trabalho em desenvolvimento.
A implantação e continuidade do uso da Sistemática Gerencial proposta deverá
dar condições para o atingimento destes resultados.
Podemos identificar duas ações chaves:
-Procedimentos e Padrões
-Comunicação
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-
Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
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Comitês Permanentes
z
Organização
– Regimentos pouco uniformes
– Sem infra-estrutura própria (a cargo dos
coordenadores rotativos)
– Informalidade
– Sem verbas, orçamento (depende de rateio caso a
caso)
– Dependência da “alavancagem” Fundacentro
Os CPR’s tem muitas diferenças entre si.
1. Começando pelos Regimentos, que apresentam diferenças significativas e que
precisarão ser uniformizados. Um ponto importante é esclarecer a ligação e as
relações CPR x CPN. É fundamental o completo atendimento da NR-18.
2. A falta de infra-estrutura própria na maioria dos CPR’s é um fato. A
Sistemática não pode ignorar este fato, e precisará considerar opções “virtuais”,
“móveis”, “passageiras”.
3. O estabelecimento de Planos de Trabalho, com dimensionamento de custos,
possibilitará a prévia determinação das contribuições necessárias.
4. Nos 3 locais onde o Fundacentro está implantado os CPR’s tem se
“alavancado” significativamente. Devemos avaliar alternativas com “apoio” de
outros órgãos (por exemplo DRT’s).
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
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Motivação para criar/consolidar CP’s
Empresário:
flexibilizar o
cumprimento
das normas
Governo:
otimizar e
integrar a
fiscalização
CP’s
Empregados:
obter ganhos
sociais (cláusulas)
Estas 3 motivações ou “vantagens” precisam ser divulgadas para conseguirmos
maior adesão de todas partes.
São vantagens importantes que hoje não são claras.
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Fundacentro
3
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Fluxo Canalizador: CPR’s x CPN
Produtos/
resultados/
grupos de
trabalho
Planos de
Trabalho
CPN
Necessidade de
esclarecimentos
e/ou apoio
Este fluxo hoje tem funcionamento limitado.
É necessário ativá-lo e estabelecer índices.
Um dos papéis possíveis para o CPN é agilizar e incentivar estes fluxos.
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Fundacentro
4
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Fluxo integrador/distribuidor CPN x CPR’s
Apoio Técnico/ indicação
de alternativas
CPN
Divulgação /
multiplicação
Integração com
outros CPR’s
Um item chave para a ação do CPN é a comunicação.
O papel de “coordenador” e “divulgador” precisa ser mais intenso e constante.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
23/08/2.002
CP’s: “catalizadores” de ações
Universidades/
órgãos de
pesquisa
Ações ligadas à
segurança
Comitês
Permanentes
Eventos, pesquisas,
apoio técnico
Atualmente há um grande número de ações relacionadas à Segurança na
Construção Civil:
-Estudos, Teses, Monografias Técnicas, desenvolvidas por Universidades,
Faculdades, Institutos, Órgãos de Pesquisa, ONG’s, Sindicatos, Empresas,
Interessados na área.
-Eventos tais como Work-Shops, Feiras, Seminários, Congressos.
-Divulgação nas mais diversas mídias: publicações, rádio e TV, filmes,
programas de treinamento, Internet.
Todas estas ações poderão ser ainda mais efetivas e eficazes com a participação
dos CPR’s.
Como os CPR’s tem participação tripartite, sua penetração, confiabilidade, e
conhecimento e amplitude de ações é maior, podendo “catalizar”estas ações
tornando-as mais rápidas, sinérgicas, cooperativas além de eficientes e eficazes.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
23/08/2.002
Operação de modelos tripartites
9Obter compromissos dos
participantes
9Representação forte x “formal”
9Necessidade de renovação
contínua
9Exemplos de sucesso: CONAMA
9Buscar bibliografias
9CPN: fornecer apoio
Um dos pontos interessantes dos CP’s é sua composição tripartite.
Este modelo de gestão ainda gera muitas dúvidas pela falta de referências.
Deveremos atuar divulgando condições positivas deste modelo.
-Todos tem suas “vantagens” e “motivações”.
-Não basta ser nomeado. Tem que ter participação efetiva.
-Precisamos criar novas pessoas para trabalhar neste ambiente. Vícios antigos,
desconfianças, prejudicam os resultados.
-Devemos dar exemplos bem-sucedidos, como o CONAMA que funciona bem e
neste modelo tripartite.
-Existem bibliografias disponíveis, e o CPN poderá indicá-las e incentivar o
acesso”`as mesmas.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
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SG-CP: Constituição CPs
Regimento
Comitês
Permanentes
Composição
Cadastro de
Pessoas
(participantes)
9Situação: Mapa de CP’s x áreas de atuação
9Participantes
9Identificar CP’s potenciais
Constituição dos CP’s
-Para apoiar a Sistemática, seria interessante elaborar um Mapa dos CP’s, suas
áreas de atuação, participantes, dados de sua constitução, etc
-A Sistemática poderá prever um formulário/questionário para este fim.
-O Mapa permitirá identificar regiões com atendimento precário, e depois definir
açóes para incentivar a formação de novos CPR’s.
-O cadastro de participantes será de grande utilidade como “networking”, e
poderá abrir contatos, grupos de discussão, etc.
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-
Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
23/08/2.002
SG-CP: Constituição CP’s
(1) Cópia PDF ou
HTML para
visualização
Integrantes:
CP =
Mandato =
Pessoa =
Função =
Início =
Final Previsto =
Pessoa:
Nome =
Dados Pessoais =
Dados Profission =
Gov/Patr/Empreg=
Regimento
CPs:
Sigla =
Região =
Cidade =
Abrangência =
Dados Cadastrais=
Links =
Regimento =
Comitês
Permanentes
Composição
Cadastro de
Pessoas
(participantes)
A formação de bancos de dados, começará com o registro das informações aqui
indicadas.
Os campos ainda são preliminares. Novos estudos determinarão a formatação
final.
Deve haver equilíbrio, evitando-se exagero de informações, ou informações
inúteis. O foco deve ser nas informações “poucas e importantes”.
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-
Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
SG-CP:
Produção
CPs
9Situação: Mapa
de ações em
andamento
9Mapa de
Realizações
9Divulgar nos
encontros
23/08/2.002
Coordenação e
Secretaria
Executiva
Comissões
Específicas Grupos de
Trabalho
Ações,
Documentos,
Solicitações
Trabalhos,
publicações
Reuniões
ordinárias ou
extraordinárias
Atas
Encontros
Regionais e
Nacionais
Atas, anais
O diagrama mostra “produtores” e os “produtos” dos CP’s, de forma
simplificada.
Hoje não existe um diagnóstico das produções dos “CP’s”.
Tampouco existe qualquer “incentivo” aos “mais produtivos”, ou “advertência”
aos “improdutivos”.
Para apoiar a Sistemática, seria interessante elaborar um Mapa de Produção dos
CP’s, estágios de progresso, programação para continuidade, etc.
-A Sistemática poderá prever um formulário/questionário para este fim.
-O Mapa permitirá identificar “produtos” similares que estão sendo trabalhados
em paralelo e que podem ser integrados.
-Pode estabelecer referências para todos interessados. Sua divulgação nos
encontros e reuniões dos CP’s será bastante interessante e positiva.
-Poderá abrir contatos, grupos de discussão, oportunidades de divulgação,
condições para apoio aos trabalhos, etc.
-Também é necessário montar um Mapa dos “produtos” já concluídos.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
Coordenação e
Secretaria
Executiva
Comissões
Específicas Grupos de
Trabalho
Reuniões
ordinárias ou
extraordinárias
Encontros
Regionais e
Nacionais
23/08/2.002
Ações,
Documentos,
Solicitações
Trabalhos,
publicações
Atas
Atas, anais
Ações do CP:
CP=
Tipo Dcto=
Dcto/Ação =
Descrição =
Emitente =
Emissão =
Follow-up =
Destinatários =
Trabalhos:
CP =
Grupo =
Objetivo =
Produção =
Descrição =
Fonte Recursos=
Atas:
CP =
Local =
Reunião =
Objetivo =
Descrição =
Começaremos a formação de bancos de dadoscom o registro das informações dos
quadros amarelos.
Os campos ainda são preliminares. Novos estudos determinarão a formatação
final. Deve haver equilíbrio, evitando-se exagero de informações, ou informações
inúteis. O foco deve ser nas informações “poucas e importantes”.
Um bloco adicional (que não aparece) será dedicado aos “Planos de Trabalho”
mostrando “próximos produtos”, “sonhos”, etc
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
23/08/2.002
Assuntos,
Temas, NR's
Regionalização
Segmentos
Categorias
Profissionais
Classificações Parametrizadas
SG-CP:
Classificação,
organização,
disponibilidade
dos dados
Base de Dados
Gerenciais
Referências
Gerais
Acidentes
Doenças
A formação de bancos de dados, começará com o registro das informações aqui
indicadas.
O manuseio das informações dos bancos de dados dará melhores resultados se
houver uma “parametrização” que permita obter estatísticas, agrupamentos,
filtragens.
Com a classificação, os resultados de pesquisas serão muito mais rápidos e
eficientes, facilitando sua disponibilização para consultas.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
23/08/2.002
Assuntos,
Temas, NR's
Regionalização
Segmentos
Categorias
Profissionais
Classificações Parametrizadas
Base de Dados
Gerenciais
Referências
Gerais
Classificações:
Referência=
Tipos=
Acidentes
Doenças
Deverão ser criadas “Tabelas de Parametrização”.
Os “temas” inicialmente identificados estão na figura.
As tabelas deverão ser criadas com apoio de especialistas nas áreas.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
23/08/2.002
Pesquisas:
Temas
Pessoas
CPR's
CPN
Doenças
Regiões
Setores
Acidente
Categoria
Referência
Planejamentos
Atas
Classificadas
Período
downloads
etc...
etc....
etc....
Índices
Sistemática de
Informações
Gerenciais
Controles
Follow-up
consultas
Agenda
Estatísticas
Divulgação
cópias
impressas
etc....
Após a implantação da Sistemática haverá condições de implantação de um
Sistema Computadorizado que consolide os dados obtidos com o uso da
Sistemática proposta.
O slide dá uma visão de informações possíveis.
Os meios dependerão do Sistema e a formatação das saídas deverá ser estudada.
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Fundacentro
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Sistemática Gerencial dos Comitês
Permanentes - Diagnóstico e Objetivos
Coordenação
e Secretaria
Executiva
Ações,
Documentos,
Solicitações
Cadastro de
Pessoas
(participantes)
Grupos de
Apoio Técnico
Comissões
Específicas Grupos de
Trabalho
Reuniões
ordinárias ou
extraordinárias
Assuntos,
Temas, NR's
Referências
Gerais
Trabalhos,
publicações
Atas
Regionalização
Segmentos
Categorias
Profissionais
Encontros
Regionais e
Nacionais
Planejamentos
Controles
Estatísticas
etc....
Pesquisas:
Temas
Pessoas
CPR's
CPN
Doenças
Regiões
Setores
Acidente
Categoria
Referência
Período
etc...
etc....
etc....
Classificações Parametrizadas
Comitês
Permanentes
Composição
Base de Dados
Gerenciais
Regimento
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Acidentes
Atas, anais
Doenças
Atas
Classificadas
downloads
Índices
Follow-up
Agenda
Divulgação
consultas
Sistemática de
Informações
Gerenciais
cópias
impressas
SG-CP Visão Geral da Sistemática
Este diagrama (apesar de ilegível) mostra o conjunto integrado de ações aqui
descritas, e que se consolidam na Sistemática Gerencial.
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Fundacentro
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Implantação e Gestão de
Comitês Permanentes
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
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MANUAL DE IMPLANTAÇÃO E GESTÃO DOS COMITÊS PERMANENTES
1. INTRODUÇÃO
O que é o Comitê Permanente
O Comitê Permanente é um colegiado tripartite e paritário, que tem por objetivo promover a
difusão e o cumprimento da NR – 18, e participar do processo de sua permanente atualização
face à evolução dos métodos, aos avanços da tecnologia e das relações de trabalho.
O que são os Comitês Permanentes Regionais
Os Comitês Permanentes Regionais são colegiados tripartites e paritários, com atuação limitada a
uma região (normalmente um estado da federação) que tem por objetivo:
Promover a difusão e o cumprimento da NR-18 na sua região
Participar do processo de sua permanente atualização face à evolução dos métodos,
aos avanços da tecnologia, das relações de trabalho, das aplicações e características
regionais.
Estudar e propor melhorias das condições e dos ambientes de trabalho.
Promover/participar campanhas de prevenção de acidentes.
Manter estreita articulação com os demais CPR’s e CPN
Elaborar RTP-Recomendações Técnicas de Procedimentos, e apreciar as recebidas.
NR-18 – Textos de referência aos CP’s
No corpo da NR-18, em seu item 18.34 (Comitês permanentes sobre condições e meio ambiente
do trabalho na indústria da construção) estão descritos conceitos básicos dos Comitês
Permanentes:
Sub-Item 18.34.1 – Criação do CPN e CPR’s.
Sub-Item 18.34.2 – CPN e CPR’s: composição, mandatos, coordenação, reuniões,
atribuições.
Sub-Item 18.34.3 – CPR’s composição, propostas, atribuições.
Sub-Item 18.34.4. – Constituição e Regulamentos Internos do CPN e CPR’s.
Comitê Permanente Regional
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2. Organização
Modelo de Regimento Interno
O Anexo 1 é o Regimento Interno do CPN e serve como modelo para elaboração do Regimento
Interno de um novo Comitê Permanente Regional.
É através do Regimento Interno que o CPR efetivamente formalmente passa a existir.
O Regimento deve conter tópicos que detalhem:
I.
Objetivos
II.
Composição (sempre tripartite e paritária) e mandatos.
III.
Funcionamento (Coordenação, Secretaria, Membros e suas atribuições).
IV.
Reuniões (Ordinárias e Extraordinárias)
V.
Disposições Gerais
Roteiro (Check-List) para constituição de CPR
Consultar o CPN sobre a existência ou não de CPR nesta região.
Identificar membros com representatividade e interesse na participação do CPR, no
Governo Federal, Empregados e Empregadores.
Promover reunião para esclarecimentos sobre o papel e ações do CPR. Destacar o
funcionamento tripartite e paritário, vantagens na participação, necessidade de
representatividade, tempo necessário, etc.
Promover reunião/work-shop para avaliação dos procedimentos da Sistemática
Gerencial dos Comitês Permanentes.
Elaborar, discutir e aprovar o Regimento Interno.
Manter contato com o CPN durante todo este processo, solicitando apoio quando
necessário.
Promover reunião de constituição do CPR.
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Integração com o CPN
A integração do CPR com o CPN é fundamental. É imprescindível manter um endereço completo
para comunicações rotineiras com o CPN, incluindo telefone, fax, e-mail, endereço físico com
CEP.
Fluxo CPR x CPN:
Produtos (resultados) dos Grupos de Trabalho
Planos de Trabalho do CPR
Solicitações de Dados (esclarecimentos) ou Apoio
Fluxo CPN x CPR:
Respostas das SDD’s – Indicações de Alternativas e Sugestões
Divulgação das ações e eventos do CPN e CPR’s
Tramitação de Propostas de Alteração da NR-18
Mapas dos CPR’s e de “Produções”
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Cadastros (CPR, Participantes, Períodos)
O CPR deverá criar e manter atualizado um cadastro de todos seus participantes e atividades
regulares conforme ficha-modelo do Anexo 2 – Cadastro dos CPR’s & Cadastro de Participantes.
Divulgação regional
O CPR deverá promover um significativo esforço para tornar-se bem conhecido na região de sua
atuação, explorando todas as mídias disponíveis:
- Órgãos governamentais regionais: DRT’s (Delegacias Regionais de Trabalho)
- Sindicatos Patronais da Indústria da Construção Civil
- Sindicatos de Empregados da Indústria da Construção Civil
- Associações de Classes relacionadas com a Indústria da Construção Civil:
Arquitetos, Engenheiros, Técnicos de Edificação, Trabalhadores especializados
(eletricidade, hidráulica, cimento, acabamentos fundações, poços, etc).
- Universidades e Escolas Técnicas incluindo as de Segurança no Trabalho
- Revistas e Periódicos Técnicos
- Revistas e Periódicos Regionais
- Mídias (impressa, rádio, TV, internet, etc)
Estas mídias deverão receber dados (serem informadas) sobre:
- Publicação de “Informativo” (jornal periódico do CPR),
- Eventos Técnicos (palestras, seminários, cursos, etc),
- Reuniões Periódicas,
- Grupos de Trabalho (temas em análise),
Um trabalho de “Assessoria de Imprensa” poderá contribuir nesta atividade.
A divulgação contribuirá para o CPR receber mais participações, tornando-se mais ativo e melhor
cumprindo seus objetivos.
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3. Trabalhos do CPR
Plano de Trabalho
O “Plano de Trabalho” é o documento que organiza as atividades previstas do CPR, definindo
metas para sua realização.
Sua elaboração deverá seguir o Anexo-3 Procedimento de “Plano de Trabalho de Comitê
Permanente”.
Na constituição do CPR, deverá ser elaborado o primeiro Plano de Trabalho, com metas
específicas para as áreas:
Organizacional
Institucional
Técnica
O acompanhamento do Plano de Trabalho deverá ser atualizado no mínimo trimestralmente
indicando o progresso das atividades e eventuais reprogramações. Esta atualização será objeto
de análise em todas reuniões do CPR.
Grupos de Trabalho
Grupos de Trabalho são as equipes que executarão estudos e trabalhos técnicos determinados
pelo CPR. Ao constituir um Grupo de Trabalho o CPR determinará:
Prazos Estimados para conclusão dos Trabalhos
Escopo, Objetivos e Produtos deste trabalho,
Necessidades, Estimativa e Fonte de Recursos necessários.
Justificativas do trabalho, vantagens e desvantagens previstas.
Os integrantes do Grupo de Trabalho deverão ser devidamente cadastrados conforme Anexo-4
Cadastro de Grupos de Trabalho.
A criação e operação dos Grupos de Trabalho deverão seguir o Anexo-5 Procedimento Grupos
de Trabalho.
O “Produto” do Grupo de Trabalho sempre será um documento formal que deverá ser cadastrado
e divulgado conforme Anexo-6 Cadastro de Produção dos CPR’s.
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Conflito de Interesses
“Conflito de Interesses” é uma situação em que um participante:
Tem interesse financeiro pessoal (ou da sua empresa) que possa afetar sua
atuação ou julgamento profissional.
Poderá obter algum tipo de vantagem pessoal através do acesso a informações.
Participa de alguma atividade profissional externa incompatível com seu papel no
CPR
A identificação de um “Conflito de Interesses” deverá ser apreciada pelo CPR que decidirá
considerando o aspecto ético e individual de cada questão, decidindo pela manutenção ou
substituição do participante.
Calendário de Eventos
O CPR deverá periodicamente, no mínimo semestralmente, divulgar um calendário de eventos
onde constarão:
Reuniões Ordinárias do CPR
Reuniões Programadas dos Grupos de Trabalho
Encontros, Seminários, Work-Shop, Treinamentos promovidos pelo CPR
Eventos promovidos por terceiros e apoiados pelo CPR
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4. Administração do CPR
Reuniões (Agenda, Notas)
Reuniões são as atividades mais comuns dos CPR’s. Nelas são discutidos assuntos relevantes e
as discussões e decisões tomadas pelas partes envolvidas, devem ser adequadamente
registradas e divulgadas.
Para que as reuniões sejam produtivas, eficazes e eficientes deverão ser seguidos os
procedimentos recomendados pela Sistemática Gerencial para:
Agendamento e Convocação de Reunião (Anexo 7 – Convocação de Reunião)
Elaboração de Notas e sua distribuição (Anexo 8 - Notas de Reunião)
Além da elaboração das Notas de Reunião, o CPR deve observar os procedimentos para
preservação destes dados, de forma organizada, que permita fácil recuperação e que também
constitua a “Memória Técnica do CPR” (veja item específico adiante).
Formulários com Logotipo – Identificação Visual
O CPR deve estabelecer uma identidade visual, com a criação de logotipo, símbolo ou logomarca,
que deverá ser aplicada em todos documentos produzidos pelo CPR.
A Sistemática Gerencial tem uma “Recomendação de Identidade Visual” – vide Anexo 9 – que
deverá ser considerada pelo CPR.
Obs: trata-se de recomendação, não sendo, portanto, obrigatória sua adoção.
SDD – Solicitação de Dados
O processo para solicitação de dados entre Comitês Permanentes e o acompanhamento da
emissão das respostas será denominado “Solicitação de Dados”, o qual terá um controle que
permita o acompanhamento das ações relacionadas.
Veja o Anexo 10 – SDD - Solicitação de Dados
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Memória Técnica
As informações tratadas no CPR devem ser preservadas, organizadas, permitindo fácil
recuperação para divulgação e compartilhamento com outros CPRs.
Haverá 3 bases de dados:
Base Organizacional: (dados da organização e funcionamento do CP)
Base Institucional: (dados de divulgação do CP)
Base Técnica: (dados técnicos)
Nestas bases deverão ser cadastrados documentos Impressos, Virtuais, ou em outras Mídias.
Veja o Anexo 11 – Memória dos Comitês Permanentes.
Classificações Parametrizadas
Toda informação relevante produzida pelo CP deverá ser classificada, atendendo critérios préestabelecidos e parametrizados.
As listas de classificações parametrizadas serão produzidas pela equipa da Sistemática Gerencial,
e cobrirão os seguintes assuntos:
Assuntos
Regiões Geográficas
Categorias Profissionais
Doenças Profissionais
Acidentes
Categorias de Obras
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5. Ações Técnicas do CPR
A Produção Técnica dos CPR’s é composta por dados técnicos em suas diversas formas:
Normas, Referências, Livros, Apostilas
Anotações, documentos e pareceres técnicos
Softwares e arquivos técnicos digitais
Cadastro de Produção dos CPR’s
A Produção Técnica deverá ser cadastrada permitindo sua divulgação a todos CPR’s (através da
base técnica de dados) e rápida recuperação.
O cadastro deverá ser feito no padrão estabelecido no Anexo 12 – Cadastro de Produtos
Periodicamente, no mínimo trimestralmente, o CPR informará o CPN do conjunto de produções no
período, divulgando um “Mapa de Produção”.
PAN – Proposta de Alteração de Norma
Os CPR’s tem dentre seus objetivos:
Propor alterações de norma (incluindo a NR-18) para permanente atualização face à
evolução da Indústria da Construção.
Elaborar RTP-Recomendações Técnicas de Procedimentos.
As propostas deverão ser feitas conforme o Anexo 13 - Procedimentos de Proposta de Alteração
de Norma (PAN).
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6. Ações Institucionais do CPR
O fortalecimento do CPR ocorrerá com sua consolidação como instituição.
Assim, uma das missões de seus participantes é promover a divulgação das ações do CPR.
Relatórios Periódicos
No mínimo anualmente o CPR deverá divulgar um relatório descrevendo as ações empreendidas
no período. Deverão ser destacadas aquelas ações com benefícios práticos que resultaram em
diminuição dos acidentes na Indústria da Construção.
Publicações e Divulgação
Uma forma de divulgação é através de folhetos, jornais, informativos, que deverão ser distribuídos
principalmente nas empresas, obras e órgãos governamentais ligados à Indústria da Construção.
Organização de Eventos
O CPR deverá colaborar, sempre que possível, na organização de feiras, congressos, seminários,
encontros, participando direta ou indiretamente dos mesmos.
Esta participação visará a divulgação do CPR e dos trabalhos de seus participantes.
Site na Web
É bastante desejável que o CPR implante um web-site e o mantenha permanentemente
atualizado, e cadastrado nos “sites de pesquisas”.
Índices de Produtividade
Caberá ao CPN a Apuração de Índices de Produtividade conforme critérios de pontuação que
acentuem a importância e abrangência de cada produto.
A partir destes índices o CPN atribuirá um Índice de Produtividade para cada CPR:
Vide Anexo 14 – Índice de Produtividade dos Comitês Permanentes
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MANUAL DE IMPLANTAÇÃO E GESTÃO DOS COMITÊS PERMANENTES
7. Referências & Anexos
Anexo-1 Regimento Interno do CPN
Anexo 2 Cadastro dos CPR’s & Cadastro de Participantes.
Anexo-3 Procedimento de “Plano de Trabalho de Comitê Permanente”.
Anexo-4 Cadastro de Grupos de Trabalho.
Anexo-5 Procedimento Grupos de Trabalho.
Anexo-6 Cadastro de Produção dos CPR’s.
Anexo 7 – Agenda da Reunião.
Anexo 8 - Notas de Reunião.
Anexo 9 - Recomendação de Identidade Visual
Anexo 10 – SDD - Solicitação de Dados
Anexo 11 – Memória dos Comitês Permanentes.
Anexo 12 – Cadastro de Produtos
Anexo 13 - Procedimentos de Proposta de Alteração de Norma (PAN).
Anexo 14 – Índice de Produtividade dos Comitês Permanentes
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REFERÊNCIA : MODELO DE REGIMENTO DE CONSTITUIÇÃO DE CPR
CAPÍTULO I - DOS OBJETIVOS
PR
Art. 1º - O Comitê Permanente Nacional sobre condições e Meio Ambiente do Trabalho na
Indústria da Construção- CPN, instituído pela Portaria SSST/MTb/nº 04 de 04/07/95 (DOU de
07/07/95), que aprovou o novo texto da Norma Regulamentadora nº 18 – Condições e Meio
Ambiente do Trabalho na Indústria da Construção, na forma do que estabelece o item 18.34 da
referida Norma, é um colegiado tripartite e paritário, que tem por objetivo promover a difusão e o
cumprimento da NR – 18, e participar do processo de sua permanente atualização face à
evolução dos métodos, aos avanços da tecnologia e das relações de trabalho.
xo
1
-M
an
ua
lC
Art. 2º - Para a consecução dos seus objetivos, o CPN tem as seguintes atribuições:
a. Estudar e propor medidas para o controle e melhoria das condições e dos ambientes
de trabalho na indústria da construção;
b. participar e propor campanhas de prevenção de acidentes para a indústria da
construção;
c. incentivar estudos e debates visando ao aperfeiçoamento permanente das normas
técnicas, regulamentadoras e de procedimentos, na indústria da construção;
d. manter estreita articulação com os Comitês Permanentes Regionais – CPR,
mobilizando-os e apoiando suas iniciativas para a melhoria das condições e dos
ambientes de trabalho na indústria da construção atendido o item 18.34 da NR – 18
e. elaborar e deliberar sobre propostas que visem o aperfeiçoamento e atualização da
NR-18, ouvidos os CPR;
f. apreciar e deliberar sobre propostas de modificação da NR-18 oriundas de cada CPR,
sempre ouvindo os demais CPR e justificando a sua decisão;
g. apreciar e deliberar sobre as RTP- Recomendações Técnicas de Procedimentos,
elaboradas pelos órgãos técnicos do MTb, ouvidos os CPR;
h. encaminhar ao Ministério do Trabalho suas decisões sobre modificações da NR-18,
para a efetivação das mudanças por meio de dispositivos legais pertinentes, no prazo
máximo de 90 noventa) dias.
ne
CAPÍTULO II – DA COMPOSIÇÃO
A
Art. 3º- O CPN, de composição tripartite e paritária, será por:
a. de 03 (três) a 05 (cinco) representantes titulares do Governo Federal, e respectivos
suplentes;
b. de 03 (três) a 05 (cinco) representantes titulares de empregados, e respectivos
suplentes;
c. de 03 (três) a 05 (cinco) representantes titulares dos empregadores, e respectivos
suplentes.
§ único – A Secretaria de Segurança e Saúde no Trabalho, do Ministério do Trabalho, fixará o
número de membros de bancada, designará os representantes do Governo e as entidades
nacionais representativas de empregadores e empregados que comporão o CPN, as quais
indicarão seus representantes titulares e suplentes.
Art.4º- O mandato de cada representante no CPN é de 03 (três) anos, permitida uma recondução
§ primeiro – Os órgãos e entidades que compõem o CPN poderão substituir seus representantes
a qualquer tempo e nessa hipótese o substituto completará o mandato do substituído.
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REFERÊNCIA : MODELO DE REGIMENTO DE CONSTITUIÇÃO DE CPR
§ segundo – Os representantes das entidades no CPN perderão seus mandatos no caso de
ausência a 3 (três) reuniões ordinárias ou extraordinárias consecutivas, ou 5 (cinco) alternadas,
devendo a respectiva entidade designar seus substituto.
§ terceiro – a presença do suplente supre a ausência do titular.
Art.5º - Pela atividade exercida no CPN os seus membros não receberão qualquer tipo de
remuneração, sendo considerada atividade relevante e correndo por conta de cada órgão ou
entidade as despesas de participação de seus representantes nas reuniões.
PR
Art.6º- Fica facultado ao CPN a convocação de entidades técnico–científicas ou de profissionais
especializados, para atuarem como apoio técnico sempre que necessário.
lC
CAPÍTULO III – DO FUNCIONAMENTO
ua
Art. 7º- Para desenvolvimento de seus trabalhos o CPN contará com uma Coordenação e uma
Secretaria Executiva.
an
Art. 8º- A Coordenação será exercida em sistema de rodízio entre as bancadas de Governo,
empregadores e empregados, tendo o mandato de cada bancada a duração de 02 (dois) anos.
-M
§ único – O Coordenador e Vice-Coordenador serão indicados pela respectiva bancada, dentre
seus membros titulares, para um período de 01 (um) ano, podendo ser reconduzidos para o
segundo período de 01 (um) ano.
A
ne
xo
1
Art. 9º - Compete ao Coordenador:
- convocar e coordenar as reuniões ordinárias e extraordinárias do CPN;
- consolidar a pauta das reuniões, fazendo constar as sugestões encaminhadas
previamente pelos membros do CPN;
- representar o CPN junto aos órgãos de Governo e entidades da sociedade;
- promover a integração do CPN com os CPR;
- delegar atribuições aos demais membros do CPN;
- construir grupos de trabalhos tripartites para relatoria das propostas de modificação da
NR-18, indicando para cada grupo um relator e dois vice-relatores que o auxiliarão, em
sistema de rodízio entre as bancadas, ouvidas as bancadas
- expedir todos os atos necessários à efetivação das deliberações do CPN;
- convidar, a seu critério ou por indicação dos membros do CPN, autoridades ou técnicos
de notório conhecimento profissional, para participar das reuniões, sem direito
à participação nas deliberações do CPN;
- conceder visto de matérias aos membros do CPN, quando solicitado;
- supervisionar as atividades exercidas pela Secretaria Executiva do CPN;
- fazer cumprir este Regimento;
- decidir "ad referendum" do CPN, sobre questões omissas neste Regimento, submetendoas ao CPN na primeira reunião subsequente.
§ único – O Vice-Coordenador substituirá o Coordenador nas suas ausências ou afastamentos
temporários, cabendo à bancada no exercício da Coordenação a indicação de substitutos para
complementação do mandato, nos casos de vacância dos referidos cargos.
Art.10º- A Secretaria Executiva do CPN será da bancada em exercício do mandato de
Coordenação com o apoio técnico administrativo da SSST.
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REFERÊNCIA : MODELO DE REGIMENTO DE CONSTITUIÇÃO DE CPR
Art. 11º - Compete à Secretaria Executiva:
- preparar a pauta das reuniões, submetendo-a ao Coordenador;
- elaborar as atas e encaminhá-las aos membros do CPN, num prazo máximo de 15
(quinze) dias;
- organizar o local das reuniões e a infra-estrutura necessária;
- assessorar o Coordenador em todos os assuntos de sua competência;
lC
PR
Art. 12 - Compete à SST, em apoio à Secretaria Executiva:
- expedir convocação para as reuniões, anexando a pauta e documentação necessária
para as deliberações;
- dar encaminhamento às deliberações do CPN;
- organizar e manter atualizados os arquivos do CPN, inclusive com as informações
relativas à composição e funcionamento dos CPR;
- elabora e divulgar, anualmente, relatório das atividades do CPN.
-M
CAPÍTULO IV – DAS REUNIÕES
an
ua
Art. 13º- São direitos e deveres dos membros do CPN:
- participar das reuniões, discutir e deliberar sobre quaisquer assuntos constantes da
pauta;
- propor assuntos para a pauta das reuniões;
- pedir vistas de assuntos em discussão;
- colaborar para que os objetivos do CPN sejam atingidos.
xo
1
Art. 14- O CPN se reunirá:
I - Ordinariamente, a cada trimestre, por convocação do Coordenador, com antecedência
mínima de 15 (quinze) dias.
II - Extraordinariamente, a qualquer tempo, por convocação do Coordenador ou por
solicitação de
qualquer umas das bancadas, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias
ne
§ primeiro - Da convocação constará a pauta dos assuntos a serem tratados.
A
§ segundo – Qualquer matéria urgente ou de alta relevância poderá, a critério do Coordenador,
ser colocada em discussão ainda que não constante pauta de convocação.
§ terceiro – As reuniões ordinárias terão seu calendário anual definido pelos membros do CPN na
última reunião de cada ano.
Art.15º- As reuniões ordinárias e extraordinárias serão instaladas e iniciadas, com a presença de
pelo menos 2 (dois) membros de cada bancada.
Art.16º- As deliberações do CPN serão tomadas por consenso entre os membros presentes à
reunião.
§ único – Na impossibilidade do consenso, o tema poderá voltar a pauta em reuniões seguintes,
por solicitação de qualquer bancada.
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ua
lC
PR
REFERÊNCIA : MODELO DE REGIMENTO DE CONSTITUIÇÃO DE CPR
Art.17º- As propostas de mudanças da NR-18, somente poderão ser apresentadas por bancada
do CPN ou pelos CPR, e serão submetidas à deliberação do CPN após cumprido o seguinte
fluxograma:
I - O texto proposto e sua justificativa deverão ser apresentados à Secretaria Executiva do
CPN, que registrará as propostas e num prazo de 10 (dez) dias expedirá cópias para todos
os membros do CPN e para todos os CPR.
II - Os membros do CPN e os CPR disporão de um prazo de 30 (trinta) dias para
apresentar à Secretaria Executiva do CPN seu pronunciamento sobre as propostas,
inclusive eventuais emendas, com as devidas justificativas.
III - Vencido o prazo, a Secretaria Executiva do CPN, num prazo de 15 (quinze dias,
organizará a documentação e a encaminhará ao grupo de trabalho tripartite constituído
pelo Coordenador para a relatoria da proposta, na forma prevista na letra g do artigo 9º
deste regimento.
IV - O grupo de trabalho disporá de um prazo de 30 (trinta) dias para apresentar à
Secretaria Executiva seu relatório conclusivo, podendo ser prorrogado por sua solicitação,
a critério do Coordenador do CPN.
V - As propostas cuja tramitação esteja concluída, serão incluídas na pauta de convocação
da primeira reunião subsequente do CPN para sua deliberação, devendo a cópia do
relatório do grupo de trabalho ser anexada à convocação, para prévia avaliação dos
membros do CPN.
-M
an
§ único – As propostas oriundas dos CPR e seus pronunciamentos sobre outras propostas que
lhes sejam apresentadas pelo CPN, somente serão consideradas se apresentadas por escrito,
com a assinatura e identificação dos membros do CPR que as aprovaram, por consenso.
CAPÍTULO V – DISPOSIÇÕES GERAIS
1
Art.18 - Os CPR disporão de um prazo de 90 (noventa) dias para adaptar seus regimentos, em
consonância com este regimento, no que couber.
ne
xo
Art.19º- Este regimento entra em vigor na data de sua aprovação e só poderá ser alterado em
reunião ordinária do CPN, de cuja convocação e pauta conste especificamente uma proposta para
sua alteração.
A
§ único – O disposto no artigo 8º- entrará em vigor a partir de 24 de novembro de 1999.
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Estrutura dos Cadastros – CPR’s
Código Interno
IDENTIFICAÇÃO
COMPOSIÇÃO
ua
lC
Período de – até
Função
Representante de
Nome
Sobrenome
PR
Região do CPR
Sigla adotada
Site internet
Constituído em
Endereço atual
e-mail do CPR
an
REGIMENTO INTERNO
-M
Arquivo (pdf)
Última emissão em
ATIVIDADES REGULARES
xo
2
Última reunião em:
Penúltima reunião em
Ante-penúltima reunião em
OBSERVAÇÕES
A
ne
Observações
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Estrutura dos Cadastros - Participantes
DADOS PESSOAIS
Nome
Sobrenome
Representante de (gov,pat,emp)
Profissão
Nascimento
Celular
e-mail pessoal
lC
DADOS PROFISSIONAIS
PR
Código Interno
an
ua
Empresa
Endereço comercial
Telefone comercial
Fax comercial
e-mail profissional
Cargo
2
-M
QUALIFICAÇÕES TÉCNICAS
Especialidades Técnicas
Especialidades Técnicas
Especialidades Técnicas
PARTICIPAÇÕES NOS CPR’S
A
ne
xo
Função
Período
Função
Período
Função
Período
Função
Período
Função
Período
OBSERVAÇÕES
Observações
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PLANO DE TRABALHO DE COMITÊ PERMANENTE
A. Objetivo
PR
Definir um procedimento para elaboração do “Plano de Trabalho” do Comitê Permanente.
O “Plano de Trabalho” permitirá:
organizar as atividades do Comitê Permanente,
integrá-las com as atividades de outros CP’s (inclusive o CPN),
acompanhamento do progresso das atividades e da produção,
manter registro permanente das atividades
B. Abrangência
lC
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
C. Definições
ua
Não se aplica.
D. Diagrama
an
Vide anexo – “Fluxo de Atividades do Plano de Trabalho”
-M
E. Procedimentos
A
ne
xo
3
E.1. Preparação dos “Programas Específicos”
• Participantes trazem propostas e idéias de trabalhos.
• O Comitê Permanente nomeia entre seus participantes os responsáveis para
elaboração de “Programas Específicos de Trabalho”
• Deverão ser detalhados “Programas Específicos de Trabalho” subdivididos nas
seguintes Áreas de Atuação:
Organizacional: atividades de organização interna do CP abrangendo:
realização das reuniões ordinárias e extraordinárias,
coordenação de atividades,
centralização de contatos com outros CPR’s,
centralização de contatos com o CPN,
organização de arquivos físicos e banco de dados,
organização e participação em “Encontros dos CP’s”
Institucional: atividades de divulgação das atividades do CP, seu papel e
participação, abrangendo:
implementação e manutenção de site institucional
implementação e manutenção de meios de comunicação (jornais,
periódicos, folders, banners, etc)
eventos de divulgação (seminários, work-shops, stands em feiras, etc)
produção e divulgação de material institucional
Técnica: atividades de pesquisa, definição, recomendação de procedimentos,
normas, soluções técnicas aplicáveis à Construção Civil:
Grupos de Trabalho
Comissões Técnicas
Publicações e Pareceres Técnicos
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PLANO DE TRABALHO DE COMITÊ PERMANENTE
• Os Programas Específicos deverão detalhar de forma bastante clara e direta:
Prazos Estimados
Escopo, Objetivos e Produtos,
Necessidade, Estimativa e Fonte de Recursos
Justificativas, vantagens e desvantagens.
• Os Programas Específicos deverão ser divulgados para os membros do CP, com
antecedência, para que possam ser avaliados antes da reunião.
xo
3
-M
an
ua
lC
PR
E.2. Discussão dos Programas Específicos e Consolidação do “Plano de Trabalho”.
• Durante reunião, o Comitê Permanente analisa cada um dos “Programas
Específicos” e define/classifica:
Sua Importância
Sua Prioridade/Urgência
Sua abrangência
Disponibilidade de Recursos e Viabilidade de obtenção de recursos
adicionais
• A partir desta discussão, deliberação cada Programa Específico será:
“Aprovado”- e incluído no Plano de Trabalho
“Reprovado” - descartado pela insuficiência de dados, incompatibilidade
com objetivos do CP, inadequação, etc
“Reprogramado” – sendo mantido em acompanhamento (“follow-up”)
para futura atualização e re-análise, visando posterior inclusão em novos
“Planos de Trabalho”.
• O conjunto de “Programas Específicos” que foi aprovado é organizado, podendo
durante este processo sofrer algumas alterações.
• Para cada “Programa Específico”é designado um responsável.
• É designado um membro do CP que consolidará este conjunto; o formatará como
“Plano de Trabalho” e enviará à Coordenação do CP.
• A Coordenação do CP aprova, emite e distribui o Plano de Trabalho.
• É obrigatória a distribuição do “Plano de Trabalho” para os membros do CP, e
também para o CPN.
A
ne
E.3. Acompanhamento e Controle do “Plano de Trabalho”.
• Em toda reunião do CP, deverá ser previsto na agenda, um período de tempo para
verificação do andamento dos itens do Plano de Trabalho.
• Durante a reunião, cada item deverá ser analisado de forma sumária, e classificado
como:
Em andamento – Informar Progresso estimado, status do andamento (em
dia, atrasado, ou adiantado) e estimativa para término.
Concluído – Informar data da emissão do “produto”.
Não iniciado – informar data prevista para seu início.
• A partir destas informações o CP designará um responsável que atualizará e
distribuirá o “Mapa de Andamento do Plano de Trabalho”.
• O CP definirá eventuais inclusões de novos itens, exclusões e alterações do Plano
de Trabalho. Este processo configurará o dinamismo do Plano de Trabalho e sua
permanente atualização.
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PLANO DE TRABALHO DE COMITÊ PERMANENTE
F. Arquivos
Arquivar os originais dos Programas Específicos e do Plano de Trabalho no CPR.
Dar preferência para mídia eletrônica (disquetes, CDs) em arquivos tipo “pdf”.
Divulgar no site (quando existente e sempre que possível).
G. Referências
PR
Não se aplica.
H. Observações
A
ne
xo
3
-M
an
ua
lC
Sempre que possível, a programação cronológica do “Plano de Trabalho” deverá ser publicado na
forma de “Cronograma de Barras” usando o software Project da Microsoft.
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IDORT
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PLANO DE TRABALHO DE COMITÊ PERMANENTE
Início
PR
Idéias e
Propostas gerais
ua
lC
CP: nomeação de
responsáveis
pelos Planos
Específicos
Organizacional
Institucional
an
Técnica
3
-M
Elaboração de Planos
Específicos
(Propostas de Trabalho)
Análise &
Classificação
dos Planos
ne
xo
Reprovado
Reprogramado
Aprovado
A
Plano de Trabalho
consolidado
Reuniões
Periódicas
do CP
Não Iniciado
Concluído
Final
Comitê Permanente Regional
Em andamento
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Estrutura dos Cadastros – Grupos de Trabalho
Código Interno
CPR DE ORIGEM
Sigla do CPR
Data constituição do GT
Designação do GT
TEMA DO GT
ua
lC
PR
Tema principal
Temas correlatos
Temas correlatos
Temas correlatos
Temas correlatos l
Temas correlatos
-M
an
PARTICIPANTES
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
REUNIÕES DELIBERATIVAS
xo
4
Data (1)
Participantes (1)
Notas de Reunião (pdf) (1)
PRODUTOS
A
ne
Tipo de “produto”
Data
Mídia
OBSERVAÇÕES
Observações
Comitê Permanente Regional – (modelo AAA) -
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PROCEDIMENTO: GRUPOS DE TRABALHO
A. Objetivo
Definir um procedimento para criação de Grupos de Trabalho, definição de seu funcionamento e
relacionamento com os CP’s.
B. Abrangência
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
PR
C. Definições
lC
Os Grupos de Trabalho devem ser definidos nos Regimentos Internos dos CP’s.
D. Diagrama
ua
Vide Anexo.
an
E. Procedimentos
ne
xo
5
-M
E.1. Criação de Grupo de Trabalho
• Os CP’s constituirão Grupos de Trabalho atendendo proposta clara e objetiva para
elaboração de trabalho técnico relacionado com as atribuições do CP.
• Será designado um Coordenador do GT.
• Será elaborado um Programa Específico de Trabalho que deverá detalhar:
Prazos Estimados
Escopo, Objetivos e Produtos,
Necessidade, Estimativa e Fonte de Recursos
Justificativas, vantagens e desvantagens.
• O CP deverá providenciar uma consulta (SDD) ao CPN para obter referência de
trabalhos similares que estejam em andamento ou já tenham sido produzidos.
• O CP aprovará o Grupo de Trabalho após a análise de todos documentos e por
unanimidade de seus integrantes.
A
E.2. Andamento dos Trabalhos e sua finalização
• Todas reuniões do GT devem seguir os procedimentos do CP: agenda de
convocação, notas de reunião, etc.
• O coordenador deverá informar à CP o andamento dos trabalhos, principalmente
em relação ao cronograma estabelecido.
• O produto final deverá ser um documento formal, por exemplo uma “Proposta de
Alteração de Norma”.
• Este produto deve ser cadastrado e divulgado.
• Após apresentação dos resultados à CP, e atendidos os comentários finais, caberá
à CP extinguir o GT.
E.3. GTs simultâneos
• Cabe ao CP avaliar a quantidade de GT’s em operação. Deve-se evitar a criação
de muitos GT’s pois isto poderá causar acumulo de atividades, redundância, e perda
do foco.
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PROCEDIMENTO: GRUPOS DE TRABALHO
F. Arquivos
Não se aplica.
G. Referências
Não se aplica.
H. Observações
A
ne
xo
5
-M
an
ua
lC
PR
Não se aplica.
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PROCEDIMENTO: GRUPOS DE TRABALHO
Início
PR
Propostas
de Temas
SDD ao CPN
trabalhos similares
em andamento ou
concluídos
ua
lC
Programa de
Trabalho
Específico
an
Reprovado
Aprovado
A
ne
xo
5
-M
Designar Coordenador e
Componentes do GT
Atas e Pareceres
Técnicos
Reuniões de
Trabalho
Manter CP
informado do
andamento
Emitir Produto/
Apresentar ao CP/
Atender
comentários
Final
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Revisão/Data::
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Página:
Estrutura dos Cadastros – Produtos dos CPRs
Código Interno
CPR DE ORIGEM
Sigla do CPR
PRODUTO
ua
lC
PR
Classificação/Tipo
Mídia
Data
Título
Abrangência
Temas/Assuntos padrão
Temas/Assuntos padrão
Temas/Assuntos padrão
-M
an
PARTICIPANTES
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
OBSERVAÇÕES
A
ne
xo
6
Observações
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AGENDA DE REUNIÃO
A. OBJETIVO
Definir o processo para preparação e convocação de reuniões de trabalho.
B. Abrangência
Aplicável a qualquer reunião de trabalho.
C. Definições
Não se aplica.
PR
D. Diagrama
Não se aplica.
lC
E. Procedimento
7
-M
an
ua
1. Coordenador da Reunião
• Define os temas da reunião
• Definir os participantes, tomando o cuidado de convocar participantes com poder
decisório para os temas.
• Estabelece tempos para as discussões
• Define local, data, horário (se necessário fazendo uma prévia consulta aos
participantes)
• Assegura a infra-estrutura necessária (reserva de sala, permissões de acesso dos
participantes, equipamentos de apoio, cópias de material, etc).
• Distribui as agendas e obtém as confirmações de participação, fazendo eventuais
ajustes quando necessário.
F. Arquivos
xo
Arquivar o original no Arquivo Principal do CPR.
G. Referências
ne
Formulário CPR-10 – “Agenda de Reunião”
H. Observações
A
Não se aplica.
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AGENDA DE REUNIÃO
Prezados Sr(a)s
Solicitamos sua presença na reunião abaixo:
Data
Local
Horário de Início
Horário de Término
Assunto Principal
Presentes
:
:
:
:
:
:
Pauta Detalhada:
Item
Nro.
PR
C
-M
3.
Título
Descrição do tema
Objetivo da atividade
Tempo previsto
Título
Descrição do tema
Objetivo da atividade
Tempo previsto Descrição e lista de ações.
Título
Descrição do tema
Objetivo da atividade
Tempo previsto
ua
l
2.
Responsável
an
1.
Assunto
7
Em caso de impedimento para participação favor comunicar-se com o remetente o mais breve
possível.
A
ne
xo
Atenciosamente
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NOTAS DE REUNIÃO
A. OBJETIVO
Definir o processo para documentar as discussões e decisões tomadas pelas partes envolvidas
durante reuniões de trabalho.
Este documento NÃO substitui as ATAS DE REUNIÃO formais, mas complementa e otimiza a
divulgação das informações.
B. Abrangência
PR
Aplicável a qualquer reunião onde ocorram troca de informações verbais, ou quando decisões são
tomadas com a determinação de responsáveis e prazos para atividades.
C. Definições
lC
Não se aplica.
D. Diagrama
Não se aplica.
ua
E. Procedimento
ne
xo
8
-M
an
1. Coordenador da Reunião
• Assegura o cumprimento da agenda, horários e a participação ativa de todos
convocados.
• Designa um responsável para redigir as “Notas de Reunião”.
• Esclarece as decisões tomadas, ações requeridas, responsáveis e prazos.
• Revisa as “Notas de Reunião” efetuando complementações e correções.
• Assina as “Notas de Reunião” no final da mesma.
2. Redator das “Notas de Reunião”:
• Acompanha cuidadosamente a reunião e auxilia o coordenador.
• Registra as informações relevantes no formulário.
• Ao final de cada item da reunião ou no final da mesma, faz a leitura das “Notas de
Reunião”, atende comentários, complementa e corrige, e obtém a assinatura de cada
participante no próprio formulário.
F. Arquivos
A
Arquivar o original no Arquivo Principal do CPR.
G. Referências
Formulário CPR-11 – “Notas de Reunião”
H. Observações
Não se aplica.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
1 de 1
NOTAS DE REUNIÃO
REUNIÃO NRO.
DATA
ASSUNTO:
LOCAL DA REUNIÃO
PRESENTES
DISTRIBUIÇÃO
PREPARADA POR :
EMITIDA EM:
Participantes,
Item
Nro.
Ação por /
Data para
conclusão
3.
Título
Descrição e lista de ações.
lC
Título
Descrição e lista de ações.
ua
2.
an
Título
Descrição e lista de ações.
Class.
-M
1.
PR
Assunto
A
ne
xo
8
Observação aos participantes: se algum dos itens acima estiver incorreto ou incompleto, por favor enviem imediatamente seus
comentários para o emitente deste documento.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 12/09/02
IDORT
1 de 1
RECOMENDAÇÃO: IDENTIFICAÇÃO VISUAL
A. Objetivo
Definir critérios para criação de identidade visual e divulgação ‘marca’ dos Comitês Permanentes
da Indústria da Construção.
B. Abrangência
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
Sua aplicação não é obrigatória, sendo portanto opcional, conforme decisão de cada Comitê.
C. Definições
PR
Não se aplica.
D. Diagrama
lC
Não se aplica.
E. Procedimento
A
ne
xo
9
-M
an
ua
Comitê Permanente
Define o conjunto de imagens e padrões que servirão de “identidade visual” do Comitê
Permanente:
• Logomarca – deverá estar presente em todos documentos oficiais – em tamanho
legível e compatível com o documento. O exemplo abaixo mostra elementos
importantes da Logomarca:
Sigla: CPR – com destaque.
Sub-sigla: XX – identificando Estado ou Região de atuação
Bandeira estilizada: para identificação visual do Estado ou Região
abrangida. Atenção: verificar eventuais restrições legais para uso da
bandeira, mesmo que estilizada, na logomarca.
Texto: NR-18 Comitê Permanente Regional – Indústria da Construção –
elementos de identificação da origem dos comitês.
• Formulários – devem ser padronizados garantindo uniformidade e eficiência em sua
utilização. Elementos a considerar:
Tamanho do Papel: preferencialmente o formato A4, conforme ABNT.
Podem ser usados outros formatos padrão da ABNT.
Trazer a Logomarca no cabeçalho, no canto superior esquerdo
Utilizar cabeçalho e rodapé para identificações gerais: número do
documento, data, revisão, aprovação, endereço, telefones, e-mail, número
das páginas, etc.
Preferencialmente criar um conjunto de modelos para uso no editor de
texto adotado (por exemplo Word ou similar).
F. Arquivos
Não se aplica.
G. Referências
Não se aplica.
H. Observações
Não se aplica.
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
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Aprovado por:
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0 – 12/09/02
IDORT
1 de 3
SDD – SOLICITAÇÃO DE DADOS
A. Objetivo
Definir o processo para solicitação de dados entre Comitês Permanentes e o acompanhamento da
emissão das respostas.
O controle deste processo garantirá ao solicitante que seu pedido teve atenção e terá oportuna
resposta, permitindo o acompanhamento das ações relacionadas.
B. Abrangência
PR
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
C. Definições
Não se aplica.
lC
D. Diagrama
Não se aplica.
ua
E. Procedimento
F. Arquivos
10
-M
an
Comitê Permanente Solicitante:
• Define a questão, prazo, dados desejados, de forma clara e direta
• Registra a SDD no formulário de acompanhamento
• Efetua “follow-up” periodicamente até o recebimento da resposta
• Com o recebimento de resposta satisfatória, dá baixa no acompanhamento.
Comitê Permanente Solicitado:
• O Coordenador recebe a SDD e a repassa para participante(s).
• Participante prepara resposta e passa para coordenador ou
• Resposta é definida pelo comitê, em reunião
• Retorna a resposta ao solicitante.
ne
xo
Arquivar o original no CPR solicitante
Arquivar cópia no CP solicitado
Divulgar no site (sempre que possível).
G. Referências
A
Não se aplica.
H. Observações
Não se aplica.
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
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Página:
0 – 12/09/02
IDORT
2 de 3
SDD – SOLICITAÇÃO DE DADOS
SDD Nro.:
Data Emissão:
Enviada pelo CPR
Solicitante:
PR
Enviada para:
Assunto:
lC
Resposta desejável até:
-M
an
ua
Informação/Dados
solicitados:
A
ne
xo
10
Resposta
Respondido por
Data da Resposta
Cópias para:
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 12/09/02
IDORT
3 de 3
SDD – SOLICITAÇÃO DE DADOS
Emitida
Emitida
Nro.
no dia
para
Emitida
para
Descrição / Assunto
Obs.
A
ne
xo
10
-M
an
ua
lC
PR
SDD
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 02/10/02
IDORT
1 de 3
PROCEDIMENTO: MEMÓRIA DOS COMITÊS PERMANENTES
A. Objetivo
Definir um procedimento para preservação da produção e de dados históricos dos CP’s, de forma
organizada, que permita fácil recuperação e aproveitamento das experiências anteriores.
B. Abrangência
PR
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
C. Definições
11
-M
an
ua
lC
A “Memória dos CP’s” será constituída por:
Base Organizacional: (dados da organização e funcionamento do CP)
Agendas, atas, anexos de reuniões
Correspondências em geral
Documentação Fiscal
Regimento e dados referentes à constituição e direção do CP
Base Institucional: (dados de divulgação do CP)
Publicações, jornais, periódicos, folders, banners, etc.
Anais, atas, resumos de eventos (seminários, work-shops, stands em
feiras, etc)
Registros de reuniões, eventos, manifestações culturais, etc
Base Técnica: (dados técnicos)
Normas, Referências, Livros, Apostilas
Anotações, documentos e pareceres técnicos
Softwares e arquivos técnicos digitais
A
ne
xo
Quanto à forma(mídia), a “Memória dos CP’s” será constituída por:
Documentos Impressos: basicamente papel, organizado em pastas e arquivos
físicos de aço, prateleiras, estantes, caixas de arquivo morto, etc.
Documentos Virtuais: arquivos magnéticos originados por softwares padrão:
Word, Excel, Power Point, AutoCad, Corel, etc e gravados em disquetes, zip
disk, CD’s, hard-disks, locais ou remotos.
Outras Mídias: filmes fotográficos, fitas de vídeo, DVD, microfilmes, etc
D. Diagrama
Vide anexo – Memória dos CPs.
E. Procedimentos
E.1. Classificação dos Dados
• Toda informação relevante produzida pelo CP deverá ser classificada.
• As classificações serão feitas conforme as “listas de dados parametrizados” dos
CPs.
• Cada item deverá ter pelo menos uma classificação.
• É recomendável que cada item tenha mais de uma classificação parametrizada,
pois isto facilitará sua recuperação.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 02/10/02
IDORT
2 de 3
PR
PROCEDIMENTO: MEMÓRIA DOS COMITÊS PERMANENTES
• Exemplos de classificação:
Assuntos
Regiões Geográficas
Categorias Profissionais
Doenças Profissionais
Acidentes
Categorias de Obras
• A classificação deverá ser feita pelo emitente, conforme critérios fornecidos pelo
CP. Na ausência do emitente caberá ao CP designar um dos seus membros para
realizar esta classificação.
• Periodicamente o CP deverá nomear uma comissão que ficará encarregada de
avaliar e revisar as classificações.
-M
an
ua
lC
E.2. Armazenamento Físico
• Caberá à coordenação do CP determinar, obter e instalar os recursos físicos para
armazenamento, tais como móveis, estantes, caixas, mídias virtuais, etc.
• Independente do tipo de recurso físico, este deverá ser claramente identificado e
subdividido. Exemplos:
Móvel(arquivo), gavetas, pastas
Móvel(estante), área, compartimento(caixa)
Computador(designação na rede), drive, pasta(diretório), subpasta
• Adicionalmente, os arquivos de segurança (back-up) tamb’’em deverão ser
identificados. Estes arquivos não devem ficar instalados no mesmo imóvel que o dos
originais.
A
ne
xo
11
E.3. Índice para localização
• Os dados de identificação, classificação e localização dos itens deverão ser
cadastrados em bancos de dados que permitam múltiplas classificações, rápida
localização, pesquisas por palavra chave.
• Preferencialmente estes índices serão informatizados.
• Após a classificação, no mínimo, os seguintes dados deverão ser cadastrados:
Identificação do documento (número, título, revisão, data, emitente)
Classificações (Assuntos, Regiões Geográficas, Categorias Profissionais,
Doenças Profissionais, Acidentes).
Localização (Local, Móvel/Máquina, Gaveta/Diretório, etc)
• As pesquisas deverão ser possíveis por cada uma destas chaves.
F. Arquivos
Dar preferência para mídia eletrônica (disquetes, CDs) em arquivos tipo “pdf”.
G. Referências
Não se aplica.
H. Observações
Não se aplica.
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 02/10/02
IDORT
3 de 3
PROCEDIMENTO: MEMÓRIA DOS COMITÊS PERMANENTES
Início
lC
Institucional
Virtual
Impressos
outras
mídias
ua
Organizacional
PR
Produção de
Informaçãp
Técnica
-M
an
Informações Classificadas
Definição do local de
armazenamento
Cadastramento &
criação de índice
A
ne
xo
11
Revisão e confirmação
periódica das
classificações
Pesquisas e
Recuperação de
dados
Final
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
Estrutura dos Cadastros – Produtos dos CPRs
Código Interno
CPR DE ORIGEM
Sigla do CPR
PRODUTO
ua
lC
PR
Classificação/Tipo
Mídia
Data
Título
Abrangência
Temas/Assuntos padrão
Temas/Assuntos padrão
Temas/Assuntos padrão
-M
an
PARTICIPANTES
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
Nome / Sobrenome / Função
OBSERVAÇÕES
A
ne
xo
12
Observações
Comitê Permanente Regional – (modelo AAA) -
Página 1 de 1
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 12/09/02
IDORT
1 de 2
PAN – PROPOSTA DE ALTERAÇÃO DE NORMA
A. Objetivo
Definir o processo para encaminhamento e discussão de propostas para alteração de normas,
entre os Comitês Permanentes.
O controle deste processo garantirá maior adesão e consistência no processo, agilizando sua
eventual aprovação e incorporação no texto normativo.
B. Abrangência
PR
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
C. Definições
Não se aplica.
lC
D. Diagrama
Não se aplica.
ua
E. Procedimento
xo
13
-M
an
Comitê Permanente Solicitante:
• Define a proposição para alteração da norma, de forma clara e objetiva.
• Preenche o formulário PAN e encaminha ao CPN.
• Efetua “follow-up” periodicamente até o recebimento da resposta.
• Eventualmente revisa ou complementa a proposta em função de comentários
recebidos e emite PAN revisada.
• Registra as propostas como “produção do CPR”.
Comitê Permanente Nacional:
• O Coordenador recebe a PAN e a repassa para os participantes do CPN
• Os comentários e sugestões são consolidados e enviados como resposta ao
solicitante.
• Havendo consenso para aprovação da proposta a mesma é encaminhada para
revisão oficial.
F. Arquivos
A
ne
Arquivar o original no CPR solicitante
Arquivar cópia no CP solicitado
Divulgar no site (sempre que possível).
G. Referências
Não se aplica.
H. Observações
Não se aplica.
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 12/09/02
IDORT
2 de 2
PAN – PROPOSTA DE ALTERAÇÃO DE NORMA
PAN Nro:
Norma e Item a serem
alterados:
PR
Descrição e justificativa
da mudança proposta:
lC
Documentos anexos:
-M
an
ua
Texto Original:
A
ne
Vantagens:
xo
13
Novo Texto Proposto:
Desvantagens:
Parecer da CPN:
Observações
Comitê Permanente Regional
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Documento nro:
Revisão/Data::
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Página:
0 – 02/10/02
IDORT
1 de 3
PROCEDIMENTO: ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE DOS COMITÊS PERMANENTES
A. Objetivo
Definir um procedimento para registro de produção dos CP’s e obtenção de Índices de
Produtividade, que permitam quantificar e comparar as produções de diferentes CP’s.
B. Abrangência
PR
Aplicável ao CPN e CPR’s da Indústria da Construção.
C. Definições
D. Diagrama
xo
Vide Anexo.
14
-M
an
ua
lC
São denominados “produtos” as ações e documentos produzidos pelos CP’s. Os “produtos” serão
divididos em 3 grupos abaixo descritos:
“Produção Organizacional”: reflete a organização e funcionamento do CP:
Reuniões realizadas (e documentação gerada: ata)
SDD Solicitações de Dados
Correspondências em geral
“Produção Institucional”: reflete a divulgação do CP e suas produções:
Publicações (jornais, revistas, periódicos em geral)
Realização de reuniões, visitas, eventos, manifestações culturais, etc
Eventos (seminários, work-shops, stands em feiras, etc)
“Produção Técnica”: reflete a produção técnica:
Emissão/Revisão de Proposta de revisão de Normas, Instruções
Técnicas, Livros, e outros documentos técnicos
E. Procedimentos
A
ne
E.1. Registro da Produção
• Todo “produto” do CP deverá ser classificado (vide Procedimento de Memória).
• O registro da produção é feito em formulário/cadastro específico, onde constam, no
mínimo:
Identificação do “produto”
Classe de “produto” (Organizacional, Institucional, Técnico)
Classificações Parametrizadas (Assuntos, Regiões Geográficas,
Categorias Profissionais, Doenças Profissionais, Acidentes, Categorias de
Obras)
Meio de divulgação/Mídia (interno, web, periódico, etc)
• Periodicamente, no mínimo trimestralmente, o CP informará o CPN do conjunto de
produções no período, divulgando o conjunto completo de registros e mais um “Mapa
de Produção”.
E.2. Apuração de Índices de Produtividade
• Caberá ao CPN estabelecer critérios de pontuação (de 1 a 5) para estabelecer a
importância e abrangência de cada produto.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 02/10/02
IDORT
2 de 3
PROCEDIMENTO: ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE DOS COMITÊS PERMANENTES
• O CPN apurará os totais de pontos de produção, por grupo, e de acordo com a
pontuação total do período atribuirá um Índice de Produtividade:
Produção Excelente
Produção Acima da Média
Produção Razoável
Baixa Produção
Sem produção no período
• Os limites destas faixas serão estabelecidos pelo CPN considerando médias
históricas.
ua
lC
PR
E.3. Comparação de Índices de Produtividade
• O CPN periodicamente, em particular quando da realização de Encontros dos
CPR’s, publicará “Mapas de Produtividade” destacando os CPR’s mais produtivos, e os
trabalhos mais importantes.
• Esta publicação servirá para incentivar a maior participação e ação dos demais
CPR’s. A divulgação destes dados pretende também obter maior adesão dos
participantes.
an
F. Arquivos
-M
Não se aplica.
G. Referências
H. Observações
A
ne
xo
Não se aplica.
14
Não se aplica.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
0 – 02/10/02
IDORT
3 de 3
PROCEDIMENTO: ÍNDICES DE PRODUTIVIDADE DOS COMITÊS PERMANENTES
Elaboração de
"Produto"
Organizacional
lC
Institucional
PR
Início
ua
Técnica
an
Registro do "Produto"
Descrição e Classificação
-M
Relação de Produtos num
Período
Índices de
Produtividade
A
ne
xo
14
Atribuição de Pontos
conforme critério CPN
Divulgação
Final
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Comunicação
dos CPR’s
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção.
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
SG-CP-03
0 – 29/10/02
IDORT
1 de 15
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DOS CPR’s
1. INTRODUÇÃO
Os Comitês Permanentes tem composição tripartite (empregados, empregadores e governo) e
seus integrantes trabalharão juntos, com alguns objetivos em comum, visando obter os melhores
resultados possíveis.
Boas comunicações serão necessárias para que essas pessoas possam trabalhar, discutir,
compartilhar informações, cooperar mutuamente e coordenar seus esforços na obtenção de
resultados.
Língua Oficial
Toda comunicação preferencialmente deverá ser em Português. É aceitável o uso de termos
técnicos em outras línguas.
Comunicações internacionais devem ser feitas com a mensagem traduzida nos dois idiomas.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
SG-CP-03
0 – 29/10/02
IDORT
2 de 15
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DOS CPR’s
Processos e Formas de Comunicação
Para ser efetiva a Comunicação precisa de:
Uso de linguagem apropriada ao nível de compreensão dos receptores.
Garantia de que as mensagens estão chegando aos receptores.
Mecanismos que facilitem a abertura, a confiança, a honestidade e a cooperação.
Garantia de feedback (comunicação de volta, do receptor para o emissor)
Para escolher a melhor forma de comunicação, considere os aspectos:
Importância da mensagem.
Eficiência dos diversos meios.
Tipo de feedback desejável.
A linguagem deverá ser simples, clara, objetiva e quando possível de frases curtas.
Usamos a comunicação escrita para emitir documentos, relatórios, transmitir ordens, manuais,
normas, divulgar trabalhos em congressos, seminários, publicações, correio eletrônico.
Se a mensagem é importante é melhor comunicar por escrito, principalmente se nos dirigimos a
várias pessoas e se precisamos documentar que a mensagem foi divulgada.
Infelizmente o feedback é mais difícil pela impossibilidade de observar os receptores, avaliá-los e
ajustar as mensagens.
Usamos a comunicação falada para conversas entre pessoas, discussões em grupo, reuniões,
discursos, palestras, telefones, telefones celulares, TV, rádio, etc.
Mensagens informais, para uma ou duas pessoas, podem ser transmitidas por telefone.
Nos contatos pessoais outros fatores influem nas comunicações:
Aparência/imagem, atitudes.
Contato visual (olhar)
Linguagem Corporal (postura, atitude, movimentos, expressões, etc.)
Qualidade verbal (tom de voz, segurança, confiança)
Nível de energia (atenta x apática, receptiva x reativa, entusiasmada x cansada).
O Feedback assegura que a comunicação é efetiva. Permite discutir a mensagem, fazer
esclarecimentos e resolver mal-entendidos.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
SG-CP-03
0 – 29/10/02
IDORT
3 de 15
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DOS CPR’s
2. Comunicação Impressa (formal)
Comunicação Institucional
Todo comunicado oficial do CPR, com padrão “Institucional” deve ter as seguintes características:
Impressa em formulário oficial – papel timbrado ou impresso com Logomarca,
identificação institucional e endereço.
Com assinatura e identificação do Coordenador do Comitê Permanente.
Ter sido aprovada pelo Comitê Permanente. (Matérias Técnicas)
Ter sido aprovada pelo Coordenador do Comitê Permanente (Matérias Administrativas)
Com Identificação única (número de correspondência registrado em controle próprio).
Ser registrada no “Controle de Comunicações Institucionais”, onde será indicado:
o Identificação(Número da Correspondência), por exemplo CPR-XX-I-99-999, onde:
XX - identifica a região do CPR.
I - indica tratar-se de comunicação Institucional.
99 - indicativo do ano da emissão, por exemplo 01 para 2.001.
999 - é número seqüencial do controle, no ano.
o Data da emissão
o Destinatário
o Assunto de Referência
Após a emissão/distribuição, deve ser colocada em processo de acompanhamento
(follow-up) pelo Coordenador
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
SG-CP-03
0 – 29/10/02
IDORT
4 de 15
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DOS CPR’s
Correspondências Enviadas
As correspondências são mensagens rotineiras com pessoas, empresas, entidades externas ao
CPR.
Toda correspondência do CPR deve ter as seguintes características:
Impressa em formulário oficial – papel timbrado ou impresso com Logomarca,
identificação institucional e endereço.
Com assinatura e identificação do Emitente (integrante do CPR ou de Grupo de
Trabalho).
Com cópia para o Coordenador do Comitê Permanente.
Ter sido aprovada, e preferencialmente rubricada, pelo Coordenador do Grupo de
Trabalho (Matérias Técnicas)
Com Identificação única (número de correspondência registrado em controle próprio).
Ser registrada no “Controle de Correspondências Enviadas”, onde será indicado:
o Identificação(Número da Correspondência), por exemplo CPR-XX-E-99-999, onde:
XX - identifica a região do CPR
E - indica tratar-se de correspondência emitida
99 - indicativo do ano da emissão, por exemplo 01 para 2.001.
999 - é número seqüencial do controle, no ano.
o Data da emissão
o Emitente
o Destinatário
o Assunto de Referência
o Existência ou não de anexos.
Após a emissão/distribuição, deve ser colocada em processo de acompanhamento
(follow-up) pelo Emitente.
Correspondências Recebidas
As correspondências são mensagens rotineiras enviadas por pessoas, empresas, entidades
externas ao CPR.
Toda correspondência recebida no CPR deverá receber o seguinte tratamento:
Recebimento centralizado pelo Coordenador (e sua secretária quando existir)
Ser registrada no “Controle de Correspondências Recebidas”, onde será indicado:
o Identificação(Número da Correspondência)
o Data da emissão
o Emitente
o Destinatário
o Assunto de Referência
o Existência ou não de anexos.
É encaminhada ao destinatário o qual determinará ações de:
Distribuição de cópia para outros
Colocação em processo de acompanhamento (follow-up) pelo Destinatário.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
SG-CP-03
0 – 29/10/02
IDORT
5 de 15
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DOS CPR’s
Correspondências Internas
As correspondências são mensagens rotineiras trocadas entre participantes do CPR e seus
Grupos de Trabalho.
Por tratar-se de documento interno, recomenda-se o mínimo de burocracia e controle no seu
tratamento. Somente em casos excepcionais, quando o volume for relevante é que deverá ser
implantado controle semelhante aos das correspondências emitidas e recebidas.
Emissão de Atas, SDD’s, PAN’s e outros Documentos Técnicos
Os documentos técnicos/produtos gerados pelo CPR ao serem emitidos devem seguir os
seguintes procedimentos:
Impressos em formulário oficial – papel timbrado ou impresso com Logomarca,
identificação institucional e endereço.
Com assinatura e identificação do Emitente (integrante do CPR ou de Grupo de
Trabalho).
Com cópia para o Coordenador do Comitê Permanente.
Ter sido aprovada e rubricada, pelo Coordenador do CPR.
Com Identificação única (número de correspondência registrado em controle próprio).
Ser registrada nos “Controles” correspondentes (existe um para cada tipo), onde será
indicado:
o Identificação do Documento, por exemplo CPR-XX-Z-99-999, onde:
XX - identifica a região do CPR
Z - indica o tipo de documento:
A = Ata de Reunião
S = SDD Solicitação de Dados
P = PAN Proposta de Alteração de Norma
T = Documento Técnico em geral
99 - indicativo do ano da emissão, por exemplo 01 para 2.001.
999 - é número seqüencial do controle, no ano.
o Data da emissão
o Emitente
o Destinatário
o Assunto/Tema/Título do Documento
o Existência ou não de anexos.
Após a emissão/distribuição, deve ser colocada em processo de acompanhamento
(follow-up).
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Documento nro:
Revisão/Data::
Aprovado por:
Página:
SG-CP-03
0 – 29/10/02
IDORT
6 de 15
MANUAL DE COMUNICAÇÃO DOS CPR’s
Publicações
Recomenda-se que o CPR publique um “jornal” - algum tipo de periódico (jornalzinho ou revista ou
folheto interno) - como forma de divulgar seus trabalhos para todos envolvidos e para a sociedade
em geral.
o Os coordenadores dos Grupos de trabalho devem fazer breves resumos dos
trabalhos em andamento.
o Os participantes devem ser incentivados a escrever artigos sobre assuntos
relacionados ao CPR.
o Deve-se verificar a eventual necessidade de ter um Jornalista Responsável
dependendo da classificação e distribuição.
Estas publicações - folhetos, jornais, informativos - deverão ser distribuídos principalmente nas
empresas, obras e órgãos governamentais ligados à Indústria da Construção.
Alem disso o CPR deverá colaborar, sempre que possível, na organização de feiras, congressos,
seminários, encontros, participando direta ou indiretamente dos mesmos.
Esta participação visará a divulgação do CPR e dos trabalhos de seus participantes.
Controles de Documentos Impressos
Conforme descrito nos itens anteriores, é indispensável efetuar um adequado “Controle de
Correspondências”.
Exceto para as correspondências recebidas, as demais seguem o seguinte padrão de controle:
o Identificação do Documento, por exemplo CPR-XX-Z-99-999, onde:
XX - identifica a região do CPR
Z - indica o tipo de documento:
I - Comunicação Institucional.
E - Correspondência emitida
A = Ata de Reunião
S = SDD Solicitação de Dados
P = PAN Proposta de Alteração de Norma
T = Documento Técnico em geral
99 - indicativo do ano da emissão, por exemplo 01 para 2.001.
999 - é número seqüencial do controle, no ano.
o Data da emissão
o Emitente
o Destinatário
o Assunto/Tema/Título do Documento
o Existência ou não de anexos.
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Arquivamento Físico
Os documentos produzidos pelo CPR’s devem ser adequadamente arquivados para servir no
exercício do seu papel e à preservação da memória.
Um sistema eficiente de arquivos facilita o acesso às informações necessárias à administração e
ao exercício das funções do CPR.
Deve haver uma racionalização eliminando arquivamentos em duplicidade, reduzindo a geração
de documentos e tornando a circulação/fluxo de documentos mais rápida e eficaz.
Os documentos serão classificados:
Ativos: de ações em curso. Permitem controle das ações do CPR.
Intermediários: de ações encerradas, mas que podem ser necessários para novas
ações. Servem para controle e referência.
Históricos: de valor permanente. Servem à preservação da memória do CPR.
Caso o CPR já tenha um grande volume de dados, estes deverão ser organizados, segundo um
Plano de Arquivamento:
Diagnosticar o volume de documentos acumulados, as tipologias documentais, os
critérios de arquivamento, o fluxo dos documentos e o estado de organização.
Efetuar a classificação e ordenação das séries de documentos.
Este trabalho visa obter os seguintes resultados:
Eficiência
Democratização do CPR
Recuperação e preservação da memória.
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Índice de Arquivamento Físico
A organização será feita através de pastas (ou divisórias).
As pastas serão determinadas pelo CPR, porém sugerimos a seguinte organização mínima:
Funcionamento do CPR
-
Constituição do CPR
o Regimento Interno
o Documentos da Constituição do CPR
o NR-18
o Modelos dos Formulários
-
Cadastros do CPR
o CPR
o Participantes
o Produção
o Classificações Parametrizadas
-
Reuniões do CPR
o Agendas/Convocações
o Atas / Notas de Reunião
-
Plano de Trabalho (um por ano)
-
Calendário de Eventos (um por ano)
-
Site do CPR
o Documentação de Referência
o Contrato com provedor/hospedagem
Produção do CPR
-
Grupos de Trabalho (uma pasta para cada Grupo)
o Atas
o Trabalhos Técnicos
o Documentos de Referência
o Dados Específicos
-
Produção do CPR
o Documentos
o Eventos
-
Publicações do CPR (tantas quantas necessário)
-
Solicitações de Dados
o Controle de SDDs
o SDDs
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-
Propostas de Alteração de Normas
o Controle de PANs
o PANs
Administração do CPR
-
Correspondência Emitida (em ordem cronológica)
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos (com protocolos)
o Faxes (com protocolos)
-
Correspondência Recebida
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos
-
Administração
o Orçamentos
o Controles de Gastos
Referências
-
Sistemática Gerencial
o Manuais
o Atualizações
-
Documentos de Referência (tantos quantos necessários)
Arquivo Morto
Os documentos arquivados deverão ser periodicamente reavaliados quanto à sua utilidade.
Já destacamos os seguintes 3 tipos de documentos arquivados:
Ativos: de ações em curso. Permitem controle das ações do CPR.
Intermediários: de ações encerradas, mas que podem ser necessários para novas
ações. Servem para controle e referência.
Históricos: de valor permanente. Servem à preservação da memória do CPR.
Todos documentos que não forem classificados num dos 3 grupos acima deverão passar para o
“Arquivo Morto”, sendo acondicionados em caixas, depois de devidamente classificados e
indexados.
Após um período, determinado no ato de seu acondicionamento (em geral variável de 3 a 5 anos),
estes documentos deverão ser destruídos.
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3. Comunicação Verbal
Reuniões
Reuniões são muito importantes no processo de gerenciamento. Elas são uma poderosa
ferramenta para agilizar as decisões e comunicações, desde que adequadamente realizadas.
É fundamental que elas sejam produtivas. Seu objetivo é atingir resultados através do processo de
interação, troca de experiências, tomada de decisão coletiva e geração de idéias.
Evite reuniões para assuntos que podem ser tratados individualmente, ou resolvidos através de
conversas informais.
Para fazer com que as reuniões sejam eficientes, considere os seguintes pontos:
Antes da Reunião:
Agenda:
Distribua a agenda com antecedência descrevendo o objetivo, os tópicos a serem
discutidos, duração prevista e o cunho da reunião: decisório ou informativo.
Participantes:
Assegure que a quantidade de participantes é adequada, pois um número
excessivo prejudica o andamento.
Assegure-se que eles tem um nível equilibrado com relação ao conhecimento dos
assuntos a serem tratados na reunião.
Todos devem ser antecipadamente e adequadamente informados.
Todos devem vir preparados com informações e respostas
Obtenha compromisso de todos para cumprir o horário com pontualidade.
Sala
Escolha um local adequado à quantidade de participantes. Avalie o tamanho,
forma, iluminação, cores, temperatura, qualidade e disposição do mobiliário.
Assegure a necessidade e disponibilidade de equipamentos de apoio: data-show,
retro-projetor, TV e vídeo-cassete, flip-chart, etc.
Durante a Reunião
Mediador/Líder da Reunião
Inicie a reunião com o assunto mais importante.
Dê oportunidade a todos de contribuir com idéias e opiniões.
Evite que a reunião seja dominada pelas “vozes mais altas”.
Faça com que a “cooperação” prevaleça à “competição”. Enfatize as concordâncias
e não as discordâncias que ocorrem na reunião.
Oriente o andamento para cumprir a agenda/horários prefixados.
Evite interrupções provocadas por pessoas estranhas à reunião
Assegure que está sendo feito o registro sistemático do andamento da reunião.
Corrija o rumo quando há excesso de opiniões e nenhuma conclusão.
Evite consultas externas a elementos não presentes à reunião
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Participantes
Usar linguagem adequada que facilite a comunicação.
Contribuir para o objetivo da reunião.
Evitar conversas paralelas.
No encerramento da Reunião
Assegure-se de que o objetivo foi atingido
Certifique-se de que foram claramente combinadas ações, e que todos
compreenderam por que, por quem e quando as ações devem ser executadas
Determine a data da próxima reunião ou atividade para continuidade dos assuntos
Divulgue, em até 24 horas, a ata com a descrição de ações, responsáveis e prazos
Áudio Conferências (Conference-calls)
Áudio conferências são reuniões com os participantes em diferentes locais, todos conectados
numa central telefônica, permitindo a comunicação e participação simultânea.
Em alguns locais, contando com vários participantes, é recomendável o uso de equipamentos
“Viva Voz” facilitando a audição e manifestação de todos.
As áudio conferências devem ter o mesmo procedimento das reuniões, com estabelecimento de
agenda, emissão de ata, etc.
Um detalhe importante é determinar o número telefônico e senha (quando necessária) da central
onde todos se conectarão. Determine o horário claramente, e indique sua referência, já que
eventualmente alguns participantes poderão estar em cidades com “fuso horário” diferenciado.
A escolha do local/sala também é importante, devendo dar especial atenção à presença de ruídos
que prejudiquem a comunicação.
Vídeo Conferências
Nas vídeo conferências, além do áudio, os participantes tem contato visual com os demais
participantes através de câmeras.
Os mesmos cuidados aplicados à áudio conferência devem ser aqui aplicados, e adicionalmente
deve-se assegurar o bom funcionamento dos equipamentos e sistemas de comunicação
utilizados.
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Telefonemas
O uso do telefone deve ser racional, cordial e profissional.
Assuntos relevantes discutidos em conversa telefônica devem ser posteriormente registrados por
escrito, seja numa correspondência ou mesmo em “Notas de Conversa Telefônica”.
Dicas para um bom atendimento telefônico:
Ao atender
Ao atender ao telefone, tenha sempre papel e caneta à mão.
Atenda sempre ao primeiro toque, evite a expressão "alô".
Trate todas as chamadas como ligações importantes.
Utilize o tom de voz natural - não mude o tom; sorria ao identificar-se.
Seja cordial e prestativo – sem interferência de humor ou de problemas.
Anote quem é a pessoa/empresa que está chamando e passe a tratá-la pelo nome.
Ao conversar
Ouça ativamente – primeiro entenda o que o interlocutor deseja.
Comunique-se de forma eficiente –descomplique, esclareça, seja objetivo e ágil,
respeite a paciência e o tempo do interlocutor.
Evite gírias e intimidade. Seja amável em qualquer ocasião.
Não permita um fundo ruidoso – nem conversas paralelas
Evite conversas demoradas. Deixe a linha disponível.
Para conversas muito importantes, faça anotações e combine com o interlocutor a
emissão de “Notas” para registrar o que foi conversado.
Ao receber recados
Quando a ligação for para uma pessoa ausente, informe que ela não está e
ofereça-se para anotar o recado.
Anote o dia, hora, destinatário. Nome da pessoa e telefone. Resuma o recado,
preferindo descrevê-lo como ação.
Ao interromper ou transferir:
Tape o bocal ao interromper o atendimento - diga "só um momento, Sr(a)."
Evite deixar esperando quem chamou. Ninguém gosta do "um minuto, por favor".
Se precisar transferir uma ligação, forneça o ramal a quem está transferindo, para o
caso de queda da linha.
Ao encerrar:
Encerre a conversa cordialmente. Use palavras de cortesia: obrigado, por favor, às
suas ordens, desculpe.
Sendo o assunto relevante, combine com o interlocutor a emissão de
correspondência ou de “Notas de Conversa Telefônica” para registrar as decisões.
Caixa Postal ou Secretária Eletrônica:
Não grave mensagem muito longa e complexa.
Só grave mensagem em outro idioma se receber ligações internacionais com um
mínimo de freqüência.
Fale clara e pausadamente.
Ao informar outro telefone faça-o de forma clara, e repita o número fornecido.
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Conversas Informais
Conversar é o meio mais prático de negociar, discutir alternativas, apresentar pontos de vista,
defender idéias, apresentar projetos, enfim, comunicar-se com um ou vários interlocutores.
Conversas focadas nos interesses e objetivos do CPR sempre serão estimuladas.
Entretanto deve-se tomar cuidado com as “decisões” tomadas no corredor, durante o café, no
almoço, etc. O ambiente informal não permite concluir que as “decisões” sejam firmes, ou se
apenas se tratam de “posicionamento preliminar”, “em princípio”, “opinião pessoal” (e não decisão
profissional), “sim, é claro..., porém....”, etc.
Desta forma, todas “decisões” tomadas em conversas informais (e até mesmo formais) deverão
ser confirmadas por escrito.
A confirmação por escrito dá peso e consistência e assegura o completo entendimento entre as
partes envolvidas.
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4. Fluxos de Comunicação
O diagrama abaixo representa o fluxo de comunicações no CPR.
A centralização de dados em “pessoas-chave” garantirá o controle, consistência e uniformidade no
tratamento das informações.
Fluxo na Estrutura Organizacional
Entidades
Oficiais
CPR's
Universo
Externo
Geral
CPN
CPR
Coord.
CPR
partic.
CPR
partic.
CPR
Coord.
GT
partic.
GT
partic.
GT
LEGENDA
Institucional (externa)
Formal (interna)
Informal (interna)
Informal (externa)
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Critérios para arquivamento de dados
O CPR deverá estabelecer procedimentos para montagem e manutenção dos seus arquivos,
evitando sua sobrecarga com a duplicidade de arquivos.
Esta filosofia se aplicará tanto aos arquivos físicos (papel) quanto aos arquivos eletrônicos
(virtuais).
Alguns procedimentos básicos são:
Apenas uma via deve ser arquivada
O responsável pelo arquivamento está designado na tabela abaixo
Deve ser implantado um controle de retiradas de documentos do arquivo, onde o
usuário registra seu nome, a data de retirada e o documento retirado; na devolução
ele deve recolocar o documento na mesma posição seqüencial e depois dar baixa
indicando a data de devolução.
Responsáveis pelo arquivamento:
Tipo de Documento
Comunicação Institucional
Correspondências Enviadas
Correspondências Recebidas
Correspondências Internas
Atas de Reuniões do CPR
Atas de Reuniões dos Grupos de Trabalho
SDD’s
PAN’s
Documentos Técnicos
Publicações
Arquivamento por
Coordenação CPR
Emitente
Destinatário
Apenas o emitente
Coordenação CPR
Coordenação GT
Coordenação CPR
Coordenação CPR
Coordenação Geral dos
GT’s
Coordenação CPR
Observação
Original assinado
Original assinado
Original assinado
Original assinado
Original assinado
Original assinado
Original assinado
Acompanhamento e cobrança de respostas (Follow-up)
Muitos documentos exigem uma manifestação: resposta, comentários, de acordo, etc.
Esta manifestação deve ser feita em tempo hábil, conforme prazo estabelecido pelo emitente, ou
em geral até uma semana do recebimento.
Para que estes prazos sejam cumpridos (pelo emitente ou destinatários), e não haja omissão, o
CPR deve estabelecer um processo de acompanhamento (“follow-up”) e cobrança.
O procedimento básico compreende:
Ao registrar o documento em seu controle, indicar a data de follow-up.
Na data de follow-up, verificar se a manifestação já ocorreu; em caso positivo
considerar o processo encerrado.
Caso a manifestação esteja pendente, cobrar a ação do responsável, e
eventualmente programar um novo acompanhamento, e assim sucessivamente até
seu encerramento.
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Informática
dos CPR’s
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção.
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1. Site na Internet
É recomendável a criação de um “site” do CPR. A identificação do site preferencialmente deve ser
www.cprxx.org.br , onde xx é a sigla do estado/região abrangida pelo CPR.
O site tende a tornar-se um dos principais meios de comunicação, via Internet, com o CPR,
possibilitando:
Facilidade de acesso aos seus dados,
Possibilidade de ações remotas,
Maior exposição e divulgação dos trabalhos,
Maior intercâmbio,
Integração com o CPN e outros CPR’s.
É indispensável que no site estejam disponíveis alternativas de comunicação com o CPR, por
exemplo:
Opção “Fale conosco” – permitindo contato por e-mail
Endereço para correspondência
Telefones e Fax de contato
Ficha para Cadastro de Interessados
Na medida em que existam possibilidades, o Site deve incorporar os procedimentos da
Sistemática Gerencial, disponibilizando:
Modelos e Rotinas para Cadastros
Modelos de Formulários e Documentos Padrão
Procedimentos, Instruções, Recomendações Gerais
Programas de Treinamento Interativo
Manuais para Consultas
Documentos de Referência para Consultas
O uso de “chats” e de programas de “bate-papo”, como o ICQ, ComVc ou Mirc, não devem ser
usados como instrumento de comunicação formal do CPR, e seu uso, por enquanto, não é
recomendado.
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2. Padronização de formatos e versões de arquivos
A comunicação e troca de arquivos entre o CPR, seus participantes e outras entidades (inclusive o
CPN e demais CPR’s) depende de compatibilidade entre os formatos e versões dos arquivos, e
também plataformas e sistemas operacionais.
A decisão sobre escolha dos softwares é soberana de cada CPR, porém recomenda-se a
distribuição de arquivos nos seguintes formatos:
Documentos para Consulta -.pdf (Acrobat Reader 4)
Textos -.doc (Word 97)
Planilhas -.xls (Excel 97)
Apresentações -.ppt (Power Point 97)
Planejamento - mpp (Project 98)
Desenhos Técnicos -.dwg (AutoCad12)
Imagens (bitmaped) -.jpg
Imagens (vetoriais) -.cdr (Corel Draw 10)
Diagramas - vsd (Visio 2000)
Arquivos Compactados - zip (Winzip 8)
Base de Dados - .mdb (Acess)
Anti Virus - (Norton e McAfee)
Arquivos Eletrônicos para Consultas (pdf)
A distribuição de documentos e sua disponibilização ao público deve ser feita de maneira tal que
preserve seu formato e conteúdo originais, evitando revisões não autorizadas e permitindo a
leitura independente da plataforma e softwares usados na sua criação.
Recomendamos que os arquivos sejam disponibilizados no formato pdf.
Os arquivos PDF (Adobe Portable Document Format) se tornaram um padrão aberto para
distribuição eletrônica de documentos.
Ele preserva todas as fontes, itens de formatação, cores e gráficos de qualquer documento
original, independentemente do aplicativo e da plataforma utilizados para sua criação.
Os arquivos PDF são compactos e podem ser compartilhados, exibidos, navegados e impressos
exatamente da forma pretendida por qualquer usuário, bastando que ele tenha o Adobe Acrobat
Reader (software gratuito disponível em www.adobe.com).
Para converter qualquer documento em PDF utiliza-se o software Adobe Acrobat.
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3. Correio Eletrônico (e-mails)
Caso haja a impossibilidade de criação e manutenção de um site, no mínimo o CPR deverá ter um
endereço exclusivo e próprio de e-mail.
Também devem ser criados endereços de e-mail individuais para cada participante do CPR ou de
seus Grupos de Trabalho.
Os endereços de e-mail dos participantes do CPR e das pessoas/entidades com que mantém
contato devem ser continuamente atualizados nos cadastros.
Destacamos que o e-mail melhora, facilita e agiliza a comunicação, mas ele deve ser considerado
um veículo informal de comunicação, pois a falta de formato padrão e a tendência em abreviar
palavras aumentam as chances do conteúdo da mensagem ser mal-interpretado.
Os e-mails devem ser adequadamente organizados em pastas (vide modelo no Índice de Pastas e
Diretórios Virtuais) e os e-mails relevantes devem ter cópia de segurança (Back-up), podendo ser
resgatados e consultados no futuro.
Regras para administrar seus e-mails:
Apague e-mail. Leia os cabeçalhos e apague aquilo que você não precisa saber ou que
dispense a sua intervenção.
Livre-se dos anexos. Prefira disponibilizá-los num bom local na Intranet.
Quando estiver nervoso, cansado, não envie e-mails. Espere por um momento mais
calmo.
Nunca troque um encontro pessoal necessário por um e-mail - especialmente se o
assunto é repreensão, recompensa, ou demissão.
Lembre-se: primeiro os encontros face-a-face, depois as ligações telefônicas, as
mensagens de voz e finalmente, o e-mail.
Mantenha sua lista de endereços atualizada.
Quebre as correntes.
Não espalhe rumores, fofocas e boatos.
Não se envolva em discussões por meio de e-mails abusivos ou insultantes.
E-mails são imperfeitos: se a mensagem precisa ser perfeita, não use e-mail.
Não espere respostas imediatas. Se for urgente use o telefone ou celular.
Escreva com clareza e concisão para poder ser lido antes dos outros.
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4. Segurança Virtual – Senhas – Vírus - Backups
Cada CPR deve implantar uma política de segurança de informações, estabelecendo
procedimentos de segurança de pessoal e de controle sobre acessos a dados.
Deverá prever o controle de acesso lógico aos sistemas, através de senhas e registro de usuários,
impedindo acessos não autorizados.
Uma boa senha, no ambiente de informática é um item de grande importância, pois é capaz de
garantir 90% de segurança de seus sistemas. Exceto se os usuários compartilham senhas, neste
caso não há tecnologia no mundo capaz de proteger seus sistemas.
Boas Senhas:
Devem ter caracteres maiúsculos e minúsculos.
Dígitos e/ou caracteres de pontuação.
Fáceis de lembrar.
Ter no mínimo 7 caracteres.
Não serem baseadas em informações pessoais, nomes próprios ou palavras (mesmo
que de trás para a frente).
Vírus de computador é um programa que se anexa aos arquivos na máquina alvo (infecção) e por
meio da replicação espalha-se no sistema provocando problemas operacionais ou destruição de
arquivos. Sistemas anti-virus deverão ser instalados e freqüentemente atualizados.
Para preservar os dados o CPR deve implantar um Procedimento de Cópias de Segurança
(Backups).
Cópias de Segurança dos Arquivos (Backups):
Só são uma ferramenta eficiente se as informações forem gravadas com regularidade.
Deverá ser estabelecida uma norma instruindo os usuários a armazenarem todas
informações importantes no servidor, onde são feitos backup's regulares
A freqüência de backup deve ser apropriada e pelo menos uma cópia do backup deve
ser guardada em local seguro e externo ao escritório.
Os procedimentos de restauração devem ser periodicamente testados para garantir
sua efetividade quando forem necessários.
Identifique claramente seus backups e os mantenha em local seguro, fresco e seco.
Identifique o tipo de backup que você quer fazer a cada dia:
o Backup completo ( todos os arquivos do sistema)
o Backup incremental (diário, apenas os arquivos alterados nas últimas 24 hs)
o Backup diferencial (apenas os arquivos alterados desde o último backup completo).
Estabeleça uma rotina clara indicando data x fita x tipo de backup
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5. Índice de Diretórios e Pastas Virtuais
A organização será feita através de diretórios(pastas) e sub-diretórios.
Preferencialmente o acesso deve ser controlado através de senhas, com acesso restrito.
Os diertórios serão determinadas pelo CPR, porém sugerimos a seguinte organização mínima:
Funcionamento do CPR
-
Constituição do CPR
o Regimento Interno
o Documentos da Constituição do CPR
o NR-18
o Modelos dos Formulários
-
Cadastros do CPR
o CPR
o Participantes
o Produção
o Classificações Parametrizadas
-
Reuniões do CPR
o Agendas/Convocações
o Atas / Notas de Reunião
-
Plano de Trabalho (um por ano)
-
Calendário de Eventos (um por ano)
-
Site do CPR
o Documentação de Referência
o Contrato com provedor/hospedagem
Produção do CPR
-
Grupos de Trabalho (uma pasta para cada Grupo)
o Atas
o Trabalhos Técnicos
o Documentos de Referência
o Dados Específicos
-
Produção do CPR
o Documentos
o Eventos
-
Publicações do CPR (tantas quantas necessário)
-
Solicitações de Dados
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Controle de SDDs
SDDs
Propostas de Alteração de Normas
o Controle de PANs
o PANs
Administração do CPR
-
Correspondência Emitida (em ordem cronológica)
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos (com protocolos)
o Faxes (com protocolos)
-
Correspondência Recebida
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos
-
Administração
o Orçamentos
o Controles de Gastos
Referências
-
Sistemática Gerencial
o Manuais
o Atualizações
-
Documentos de Referência (tantos quantos necessários)
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6. Lixo Digital
Deverá ser estabelecida uma política para armazenamento de dados e preservação dos arquivos
eletrônicos, tendo como objetivo a otimização do espaço digital disponível, e a constante
eliminação do “lixo digital”.
É importante usar adequadamente o espaço disponível para armazenagem compactando seus
arquivos. Use softwares de compactação como o Winzip ou similares.
O correto armazenamento e descarte de “lixo digital” permite que os usuários encontrem mais
facilmente os arquivos armazenados, compartilhem informações de forma estruturada e otimizem
o tempo de transmissão de dados, agilizando a rotina de trabalho.
Podem ser considerados “lixo digital”:
Arquivos que não tenham relação com o negócio,
Arquivos obsoletos e que não são mais utilizados (sem modificação há mais de 2 anos)
Arquivos duplicados (em várias versões),
Arquivos armazenados na área pessoal em vez da área de trabalho.
As tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) permitem a conversão de
documentos em formato físico para o meio digital, substituindo pastas de papeis e arquivos de
aço, por uns poucos CDs.
Os principais benefícios do GED são:
Economia de espaço.
Acesso a documentos se torna mais dinâmico (podem ser atribuídos múltiplos índices).
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Reuniões
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção.
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1. Reuniões (agenda e notas)
Reuniões são muito importantes no processo de gerenciamento. Elas são uma poderosa
ferramenta para agilizar as decisões e comunicações, desde que adequadamente realizadas.
É fundamental que elas sejam produtivas. Seu objetivo é atingir resultados através do processo de
interação, troca de experiências, tomada de decisão coletiva e geração de idéias.
Evite reuniões para assuntos que podem ser tratados individualmente, ou resolvidos através de
conversas informais.
Reuniões são as atividades mais comuns dos CPR’s. Nelas são discutidos assuntos relevantes e
as discussões e decisões tomadas pelas partes envolvidas, devem ser adequadamente
registradas e divulgadas.
Para que as reuniões sejam produtivas, eficazes e eficientes deverão ser seguidos os
procedimentos recomendados pela Sistemática Gerencial para:
Agendamento e Convocação de Reunião (Anexo 7 – Convocação de Reunião)
Elaboração de Notas e sua distribuição (Anexo 8 - Notas de Reunião)
Além da elaboração das Notas de Reunião, o CPR deve observar os procedimentos para
preservação destes dados, de forma organizada, que permita fácil recuperação e que também
constitua a “Memória Técnica do CPR” (veja item específico adiante).
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MANUAL DE REUNIÕES DOS COMITÊS PERMANENTES
2. Procedimentos Gerais
Para fazer com que as reuniões sejam eficientes, considere os seguintes pontos:
Antes da Reunião:
Agenda:
Distribua a agenda com antecedência descrevendo o objetivo, os tópicos a serem
discutidos, duração prevista e o cunho da reunião: decisório ou informativo.
Participantes:
Assegure que a quantidade de participantes é adequada, pois um número
excessivo prejudica o andamento.
Assegure-se que eles tem um nível equilibrado com relação ao conhecimento dos
assuntos a serem tratados na reunião.
Todos devem ser antecipadamente e adequadamente informados.
Todos devem vir preparados com informações e respostas
Obtenha compromisso de todos para cumprir o horário com pontualidade.
Sala
Escolha um local adequado à quantidade de participantes. Avalie o tamanho,
forma, iluminação, cores, temperatura, qualidade e disposição do mobiliário.
Assegure a necessidade e disponibilidade de equipamentos de apoio: data-show,
retro-projetor, TV e vídeo-cassete, flip-chart, etc.
Durante a Reunião
Mediador/Líder da Reunião
Inicie a reunião com o assunto mais importante.
Dê oportunidade a todos de contribuir com idéias e opiniões.
Evite que a reunião seja dominada pelas “vozes mais altas”.
Faça com que a “cooperação” prevaleça à “competição”. Enfatize as concordâncias
e não as discordâncias que ocorrem na reunião.
Oriente o andamento para cumprir a agenda/horários prefixados.
Evite interrupções provocadas por pessoas estranhas à reunião
Assegure que está sendo feito o registro sistemático do andamento da reunião.
Corrija o rumo quando há excesso de opiniões e nenhuma conclusão.
Evite consultas externas a elementos não presentes à reunião
Participantes
Usar linguagem adequada que facilite a comunicação.
Contribuir para o objetivo da reunião.
Evitar conversas paralelas.
No encerramento da Reunião
Assegure-se de que o objetivo foi atingido
Certifique-se de que foram claramente combinadas ações, e que todos
compreenderam por que, por quem e quando as ações devem ser executadas
Determine a data da próxima reunião ou atividade para continuidade dos assuntos
Divulgue, em até 24 horas, a ata com a descrição de ações, responsáveis e prazos.
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MANUAL DE REUNIÕES DOS COMITÊS PERMANENTES
3. Áudio Conferências (Conference-calls)
Áudio conferências são reuniões com os participantes em diferentes locais, todos conectados
numa central telefônica, permitindo a comunicação e participação simultânea.
Em alguns locais, contando com vários participantes, é recomendável o uso de equipamentos
“Viva Voz” facilitando a audição e manifestação de todos.
As áudio conferências devem ter o mesmo procedimento das reuniões, com estabelecimento de
agenda, emissão de ata, etc.
Um detalhe importante é determinar o número telefônico e senha (quando necessária) da central
onde todos se conectarão. Determine o horário claramente, e indique sua referência, já que
eventualmente alguns participantes poderão estar em cidades com “fuso horário” diferenciado.
A escolha do local/sala também é importante, devendo dar especial atenção à presença de ruídos
que prejudiquem a comunicação.
4. Vídeo Conferências
Nas vídeo conferências, além do áudio, os participantes tem contato visual com os demais
participantes através de câmeras.
Os mesmos cuidados aplicados à áudio conferência devem ser aqui aplicados, e adicionalmente
deve-se assegurar o bom funcionamento dos equipamentos e sistemas de comunicação
utilizados.
5. Referências & Anexos
Anexo 7 – Agenda da Reunião.
Anexo 8 - Notas de Reunião.
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AGENDA DE REUNIÃO
A. OBJETIVO
Definir o processo para preparação e convocação de reuniões de trabalho.
B. Abrangência
Aplicável a qualquer reunião de trabalho.
C. Definições
Não se aplica.
PR
D. Diagrama
Não se aplica.
lC
E. Procedimento
7
-M
an
ua
1. Coordenador da Reunião
• Define os temas da reunião
• Definir os participantes, tomando o cuidado de convocar participantes com poder
decisório para os temas.
• Estabelece tempos para as discussões
• Define local, data, horário (se necessário fazendo uma prévia consulta aos
participantes)
• Assegura a infra-estrutura necessária (reserva de sala, permissões de acesso dos
participantes, equipamentos de apoio, cópias de material, etc).
• Distribui as agendas e obtém as confirmações de participação, fazendo eventuais
ajustes quando necessário.
F. Arquivos
xo
Arquivar o original no Arquivo Principal do CPR.
G. Referências
ne
Formulário CPR-10 – “Agenda de Reunião”
H. Observações
A
Não se aplica.
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AGENDA DE REUNIÃO
Prezados Sr(a)s
Solicitamos sua presença na reunião abaixo:
Data
Local
Horário de Início
Horário de Término
Assunto Principal
Presentes
:
:
:
:
:
:
Pauta Detalhada:
Item
Nro.
PR
C
-M
3.
Título
Descrição do tema
Objetivo da atividade
Tempo previsto
Título
Descrição do tema
Objetivo da atividade
Tempo previsto Descrição e lista de ações.
Título
Descrição do tema
Objetivo da atividade
Tempo previsto
ua
l
2.
Responsável
an
1.
Assunto
7
Em caso de impedimento para participação favor comunicar-se com o remetente o mais breve
possível.
A
ne
xo
Atenciosamente
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NOTAS DE REUNIÃO
A. OBJETIVO
Definir o processo para documentar as discussões e decisões tomadas pelas partes envolvidas
durante reuniões de trabalho.
Este documento NÃO substitui as ATAS DE REUNIÃO formais, mas complementa e otimiza a
divulgação das informações.
B. Abrangência
PR
Aplicável a qualquer reunião onde ocorram troca de informações verbais, ou quando decisões são
tomadas com a determinação de responsáveis e prazos para atividades.
C. Definições
lC
Não se aplica.
D. Diagrama
Não se aplica.
ua
E. Procedimento
ne
xo
8
-M
an
1. Coordenador da Reunião
• Assegura o cumprimento da agenda, horários e a participação ativa de todos
convocados.
• Designa um responsável para redigir as “Notas de Reunião”.
• Esclarece as decisões tomadas, ações requeridas, responsáveis e prazos.
• Revisa as “Notas de Reunião” efetuando complementações e correções.
• Assina as “Notas de Reunião” no final da mesma.
2. Redator das “Notas de Reunião”:
• Acompanha cuidadosamente a reunião e auxilia o coordenador.
• Registra as informações relevantes no formulário.
• Ao final de cada item da reunião ou no final da mesma, faz a leitura das “Notas de
Reunião”, atende comentários, complementa e corrige, e obtém a assinatura de cada
participante no próprio formulário.
F. Arquivos
A
Arquivar o original no Arquivo Principal do CPR.
G. Referências
Formulário CPR-11 – “Notas de Reunião”
H. Observações
Não se aplica.
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NOTAS DE REUNIÃO
REUNIÃO NRO.
DATA
ASSUNTO:
LOCAL DA REUNIÃO
PRESENTES
DISTRIBUIÇÃO
PREPARADA POR :
EMITIDA EM:
Participantes,
Item
Nro.
Ação por /
Data para
conclusão
3.
Título
Descrição e lista de ações.
lC
Título
Descrição e lista de ações.
ua
2.
an
Título
Descrição e lista de ações.
Class.
-M
1.
PR
Assunto
A
ne
xo
8
Observação aos participantes: se algum dos itens acima estiver incorreto ou incompleto, por favor enviem imediatamente seus
comentários para o emitente deste documento.
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Escritório dos
Comitês Permanentes
(virtual e real)
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção Civil.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
1. Introdução
Cada Comitê Permanente Regional, de acordo com seu Regimento, definirá a forma de sua
instalação e operação.
É desejável que o CPR disponha de um local, para instalar-se fisicamente, mas sua operação é
possível independente deste local, através da utilização dos recursos de Telecomunicações e
Informática, criando um “escritório virtual”.
Independente da instalação adotada, o escritório do CPR deverá organizar-se adequadamente.
Este manual traz sugestões para sua organização e funcionamento.
Escritório de Referência do CPR
Escritório Físico
Poderá ser em local próprio, alugado, ou mesmo em instalações compartilhadas
(instalações locadas apenas para uso eventual).
A instalação poderá ocorrer em sala (ou espaço) cedida por entidade participante
(dos empregados, empregadores ou governo) desde que esta cessão fique
claramente estabelecida e sem qualquer expectativa de favorecimento.
Seu endereço deve ser amplamente divulgado: rua, número, complemento, bairro,
cidade, estado, CEP, DDD, telefone, fax.
É desejável que disponha de uma sala de reuniões que será utilizada nas reuniões
do CPR ou dos grupos de Trabalho.
Deverá ter mobiliário suficiente para atender às reuniões e às funções
administrativas da Coordenação.
Qualquer que seja o local de funcionamento, as atividades do CPR terão absoluta
independência, com decisões de consenso entre as 3 partes envolvidas.
Escritório Virtual
O CPR deverá ter um endereço na Internet.
É recomendável a criação de um “site”. Exemplo de identificação do site:
www.cprxx.org.br
onde xx é a sigla do estado/região abrangida pelo CPR
Caso haja a impossibilidade de criação e manutenção de um site, no mínimo o
CPR deverá ter um endereço próprio de e-mail.
Com funcionamento virtual o CPR deverá dispor de condições para disponibilizar
seus arquivos computadorizados para seus integrantes através de Bibliotecas
Virtuais e FTP’s na Internet.
As reuniões dos membros do CPR, preferencialmente devem ser “presenciais” (ou
seja, com a presença física dos membros), em local a ser informado na
Convocação-Agenda.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
2. Escritório Físico do CPR
Escritório Móvel x Composição tripartite x Coordenação Rotativa
Como já dissemos, é desejável que o CPR disponha de um local, para instalar-se fisicamente.
Entretanto na impossibilidade de contar com recursos para locação de local exclusivo, o CPR
poderá assumir o mesmo endereço do seu dirigente principal, o Coordenador.
Tendo uma composição tripartite e como sua Coordenação normalmente é rotativa (com mudança
periódica por pessoa de outra parte), na troca de Coordenação, o endereço de referência do CPR
será alterado, caracterizando uma mobilidade constante do endereço de referência.
Esta mobilidade - troca sucessiva e constante de endereço - tem inconvenientes, mas não deverá
impedir o CPR de sempre ter um local de referência para envio e recebimento de
correspondências e materiais.
Seu endereço deve ser amplamente divulgado: rua, número, complemento, bairro, cidade, estado,
CEP, DDD, telefone, fax, sempre constando nos documentos oficiais.
Quando possível o CPR se instalará em local para uso exclusivo, alugado, ou mesmo em
instalações compartilhadas (instalações locadas apenas para uso eventual).
Privacidade e Independência
A instalação do escritório poderá ser em sala (ou espaço) cedido por entidade participante (dos
empregados, empregadores ou governo).
O local/sala deverá garantir privacidade ao CPR.
Qualquer que seja o local de funcionamento, as atividades do CPR terão absoluta independência,
com decisões de consenso entre as 3 partes envolvidas, sem qualquer privilégio ou favorecimento
à parte que eventualmente tenha cedido o imóvel ou sala em uso.
Requisitos Mínimos Desejáveis
É desejável o escritório do CPR tenha:
Sala de reuniões que será utilizada nas reuniões do CPR e dos grupos de trabalho.
Sala administrativa (incorporada ou não à de reuniões) para despachos do
Coordenador.
Mobiliário suficiente para atender às reuniões, arquivamento e funções
operacionais e administrativas da Coordenação.
Telefone/Fax independentes
Equipamentos como Micro-computador, Impressora, Fax
Conexão com Internet, e provedor com funcionamento contínuo.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
Arquivamento Físico
Os documentos produzidos pelo CPR’s devem ser adequadamente arquivados para servir no
exercício do seu papel e à preservação da memória.
Um sistema eficiente de arquivos facilita o acesso às informações necessárias à administração e
ao exercício das funções do CPR.
Deve haver uma racionalização eliminando arquivamentos em duplicidade, reduzindo a geração
de documentos e tornando a circulação/fluxo de documentos mais rápida e eficaz.
Os documentos serão classificados:
Ativos: de ações em curso. Permitem controle das ações do CPR.
Intermediários: de ações encerradas, mas que podem ser necessários para novas
ações. Servem para controle e referência.
Históricos: de valor permanente. Servem à preservação da memória do CPR.
Caso o CPR já tenha um grande volume de dados, estes deverão ser organizados, segundo um
Plano de Arquivamento:
Diagnosticar o volume de documentos acumulados, as tipologias documentais, os
critérios de arquivamento, o fluxo dos documentos e o estado de organização.
Efetuar a classificação e ordenação das séries de documentos.
Este trabalho visa obter os seguintes resultados:
Eficiência
Democratização do CPR
Recuperação e preservação da memória.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
Índice de Arquivamento Físico
A organização será feita através de pastas (ou divisórias).
As pastas serão determinadas pelo CPR, porém sugerimos a seguinte organização mínima:
Funcionamento do CPR
- Constituição do CPR
o Regimento Interno
o Documentos da Constituição do CPR
o NR-18
o Modelos dos Formulários
-
Cadastros do CPR
o CPR
o Participantes
o Produção
o Classificações Parametrizadas
-
Reuniões do CPR
o Agendas/Convocações
o Atas / Notas de Reunião
-
Plano de Trabalho (uma pasta para cada ano)
-
Calendário de Eventos (uma pasta para cada ano)
-
Site do CPR
o Documentação de Referência
o Contrato com provedor/hospedagem
Produção do CPR
- Grupos de Trabalho (uma pasta para cada Grupo)
o Atas
o Trabalhos Técnicos
o Documentos de Referência
o Dados Específicos
-
Produção do CPR
o Documentos
o Eventos
-
Publicações do CPR (tantas pastas quanto necessárias)
-
Solicitações de Dados (SDD)
o Controle de SDDs
o SDDs
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
-
Propostas de Alteração de Normas (PAN)
o Controle de PANs
o PANs
Administração do CPR
- Correspondência Emitida (em ordem cronológica)
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos (com protocolos)
o Faxes (com protocolos)
-
Correspondência Recebida
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos
-
Administração
o Orçamentos
o Controles de Gastos
Referências
- Sistemática Gerencial
o Manuais
o Atualizações
-
Documentos de Referência (tantas pastas quanto necessárias)
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
3. Escritório Virtual do CPR
Site na Internet – Criação e Hospedagem
Independente da existência ou não de escritório físico, o CPR deverá estruturar-se para trabalhar
de forma bastante intensiva e integrada na Internet, possibilitando:
Facilidade de acesso aos seus dados,
Possibilidade de ações remotas,
Maior exposição e divulgação dos trabalhos,
Maior intercâmbio,
Integração com o CPN e outros CPR’s.
Para isto é recomendável a criação de um “site”. O CPN poderá fornecer dados de referência para
criação e hospedagem do site do CPR.
A identificação do site preferencialmente deve ser www.cprxx.org.br , onde xx é a sigla do
estado/região abrangida pelo CPR.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
Correio Eletrônico (e-mails)
Caso haja a impossibilidade de criação e manutenção de um site, no mínimo o CPR deverá ter um
endereço exclusivo e próprio de e-mail.
Também devem ser criados endereços de e-mail individuais para cada participante do CPR ou de
seus Grupos de Trabalho.
Os endereços de e-mail dos participantes do CPR e das pessoas/entidades com que mantém
contato devem ser continuamente atualizados nos cadastros.
Destacamos que o e-mail melhora, facilita e agiliza a comunicação, mas ele deve ser considerado
um veículo informal de comunicação, pois a falta de formato padrão e a tendência em abreviar
palavras aumentam as chances do conteúdo da mensagem ser mal-interpretado.
Os e-mails devem ser adequadamente organizados em pastas (vide modelo no Índice de Pastas e
Diretórios Virtuais) e os e-mails relevantes devem ter cópia de segurança (Backup), podendo ser
resgatados e consultados no futuro.
Regras para administrar seus e-mails:
Apague e-mail. Leia os cabeçalhos e apague aquilo que você não precisa saber ou que
dispense a sua intervenção.
Livre-se dos anexos. Prefira disponibilizá-los num bom local na Intranet.
Quando estiver nervoso, cansado, não envie e-mails. Espere por um momento mais
calmo.
Nunca troque um encontro pessoal necessário por um e-mail - especialmente se o
assunto é repreensão, recompensa, ou demissão.
Lembre-se: primeiro os encontros face-a-face, depois as ligações telefônicas, as
mensagens de voz e finalmente, o e-mail.
Mantenha sua lista de endereços atualizada.
Quebre as correntes.
Não espalhe rumores, fofocas e boatos.
Não se envolva em discussões por meio de e-mails abusivos ou insultantes.
E-mails são imperfeitos: se a mensagem precisa ser perfeita, não use e-mail.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
Arquivos Eletrônicos
Deverá ser estabelecida uma política para armazenamento de dados e preservação dos arquivos
eletrônicos, tendo como objetivo a otimização do espaço digital disponível, e a constante
eliminação do “lixo digital”.
É importante usar adequadamente o espaço disponível para armazenagem compactando seus
arquivos. Use softwares de compactação como o Winzip ou similares.
O correto armazenamento e descarte de “lixo digital” permite que os usuários encontrem mais
facilmente os arquivos armazenados, compartilhem informações de forma estruturada e otimizem
o tempo de transmissão de dados, agilizando a rotina de trabalho.
Podem ser considerados “lixo digital”:
Arquivos que não tenham relação com o negócio,
Arquivos obsoletos e que não são mais utilizados (sem modificação há mais de 2 anos)
Arquivos duplicados (em várias versões),
Arquivos armazenados na área pessoal em vez da área de trabalho.
As tecnologias de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) permitem a conversão de
documentos em formato físico para o meio digital, substituindo pastas de papeis e arquivos de
aço, por uns poucos CDs.
Os principais benefícios do GED são:
Economia de espaço.
Acesso a documentos se torna mais dinâmico (podem ser atribuídos múltiplos índices).
Arquivos Eletrônicos Seguros para Consultas (pdf)
A distribuição de documentos e sua disponibilização ao público devem ser feitas de maneira tal
que preserve seu formato e conteúdo originais, evitando revisões não autorizadas e permitindo a
leitura independente da plataforma e softwares usados na sua criação.
Recomendamos que os arquivos sejam disponibilizados no formato pdf.
Os arquivos PDF (Adobe Portable Document Format) se tornaram um padrão aberto para
distribuição eletrônica de documentos.
Ele preserva todas as fontes, itens de formatação, cores e gráficos de qualquer documento
original, independentemente do aplicativo e da plataforma utilizados para sua criação.
Os arquivos PDF são compactos e podem ser compartilhados, exibidos, navegados e impressos
exatamente da forma pretendida por qualquer usuário, bastando que ele tenha o Adobe Acrobat
Reader (software gratuito disponível em www.adobe.com).
Para converter qualquer documento em PDF utiliza-se o software Adobe Acrobat.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
Segurança Virtual – Senhas – Vírus - Backups
Cada CPR deve implantar uma política de segurança de informações, estabelecendo
procedimentos de segurança de pessoal e de controle sobre acessos a dados.
Deverá prever o controle de acesso lógico aos sistemas, através de senhas e registro de usuários,
impedindo acessos não autorizados.
Uma boa senha, no ambiente de informática é um item de grande importância, pois é capaz de
garantir 90% de segurança de seus sistemas. Exceto se os usuários compartilharem senhas,
neste caso não há tecnologia no mundo capaz de proteger seus sistemas.
Boas Senhas:
Devem ter caracteres maiúsculos e minúsculos.
Dígitos e/ou caracteres de pontuação.
Fáceis de lembrar.
Ter no mínimo 7 caracteres.
Não serem baseadas em informações pessoais, nomes próprios ou palavras (mesmo
que de trás para frente).
Vírus de computador é um programa que se anexa aos arquivos na máquina alvo (infecção) e por
meio da replicação espalha-se no sistema provocando problemas operacionais ou destruição de
arquivos. Sistemas anti-virus deverão ser instalados e constantemente atualizados.
Para preservar os dados o CPR deve implantar um Procedimento de Cópias de Segurança
(Backups).
Cópias de Segurança dos Arquivos (Backups):
Só são uma ferramenta eficiente se as informações forem gravadas com regularidade.
Deverá ser estabelecida uma norma instruindo os usuários a armazenarem todas
informações importantes no servidor, onde são feitos backup's regulares.
A freqüência de backup deve ser apropriada e pelo menos uma cópia do backup deve
ser guardada em local seguro e externo ao escritório.
Os procedimentos de restauração devem ser periodicamente testados para garantir
sua efetividade quando forem necessários.
Identifique claramente seus backups e os mantenha em local seguro, fresco e seco.
Identifique o tipo de backup que você quer fazer a cada dia:
o Backup completo (todos os arquivos do sistema)
o Backup incremental (diário, apenas os arquivos alterados nas últimas 24 horas).
o Backup diferencial (apenas os arquivos alterados desde o último backup completo).
Estabeleça uma rotina clara indicando data x fita x tipo de backup.
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Índice de Diretórios e Pastas Virtuais
A organização será feita através de diretórios (pastas) e sub-diretórios.
Preferencialmente o acesso deve ser controlado através de senhas, com acesso restrito.
Os diretórios serão determinados pelo CPR, porém sugerimos a seguinte organização mínima:
Funcionamento do CPR
- Constituição do CPR
o Regimento Interno
o Documentos da Constituição do CPR
o NR-18
o Modelos dos Formulários
-
Cadastros do CPR
o CPR
o Participantes
o Produção
o Classificações Parametrizadas
-
Reuniões do CPR
o Agendas/Convocações
o Atas / Notas de Reunião
-
Plano de Trabalho (uma pasta para cada ano)
-
Calendário de Eventos (uma pasta para cada ano)
-
Site do CPR
o Documentação de Referência
o Contrato com provedor/hospedagem
Produção do CPR
- Grupos de Trabalho (uma pasta para cada Grupo).
o Atas
o Trabalhos Técnicos
o Documentos de Referência
o Dados Específicos
-
Produção do CPR
o Documentos
o Eventos
-
Publicações do CPR (tantas pastas quanto necessárias)
-
Solicitações de Dados (SDD)
o Controle de SDDs
o SDDs
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Propostas de Alteração de Normas (PAN)
o Controle de PANs
o PANs
Administração do CPR
- Correspondência Emitida (em ordem cronológica)
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos (com protocolos)
o Faxes (com protocolos)
-
Correspondência Recebida
o Índice de Controle (Numerador)
o Originais dos Documentos
-
Administração
o Orçamentos
o Controles de Gastos
Referências
- Sistemática Gerencial
o Manuais
o Atualizações
-
Documentos de Referência (tantas pastas quanto necessárias)
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
Bibliotecas Virtuais
Dados e informações computadorizadas dos CPR’s comporão uma Biblioteca Virtual/Digital.
Bibliotecas digitais são aquelas cujos conteúdos estão originariamente em forma
eletrônica e são acessados local ou remotamente por meio de redes de comunicação.
Bibliotecas virtuais são Sistemas nos quais os recursos de informação são distribuídos
via rede, independentemente de sua localização física num determinado local.
A operação/funcionamento virtual do CPR deverá dispor de condições para disponibilizar seus
arquivos computadorizados para seus integrantes e outros usuários através de FTP’s na Internet.
FTP é a sigla de File Transfer Protocol (protocolo de transferência de arquivos). É uma
forma de enviar arquivos pela Internet.
A criação e manutenção de FTP devem ser incluídas na contratação da hospedagem
do site.
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MANUAL DO ESCRITÓRIO CPR (VIRTUAL OU REAL)
4. Gerenciamento Financeiro
Administração Financeira
O CPR deverá implantar um procedimento para sua administração financeira.
Em geral os gastos são reduzidos e até podem ser cobertos por pequenas contribuições informais
dos participantes. Porém, este processo informal, não é recomendado.
O procedimento sugerido é o seguinte:
a) Elaboração de orçamento contemplando gastos necessários para
Locação/Manutenção de Instalações (Físicas)
Concessionárias (Luz, Água, Telefone)
Locação/Leasing de Equipamentos
Serviços (Informática, Hospedagem de Site, Provedor)
Material de Consumo
Viagens e Hospedagens
Publicações
Eventos
Taxas e Seguros
Gastos específicos conforme cada atividade prevista no Plano de Trabalho.
b) Discussão, revisão e aprovação do orçamento.
c) Estabelecimento de Cronograma de Gastos e correspondente Cronograma de Recebimentos
d) Divulgação do Orçamento e Cronogramas, aos participantes, para solicitação de contribuições
ou adoção de despesas (uma entidade poderá responsabilizar-se por algumas despesas que
serão feitas em seu nome, e os correspondentes recibos/notas lhe serão encaminhados).
e) Consolidação do Orçamento e Confirmação dos compromissos.
f) Administração regular com publicação mensal de quadro de receitas e despesas.
g) Aprovação dos relatórios e revisão do orçamento nas Reuniões Ordinárias do CPR.
Importante: não é prevista qualquer remuneração aos participantes do CPR e de seus Grupos de
Trabalho.
Comitê Permanente Regional
Sistema Gerencial dos Comitês Permanentes
Conceitos de
Planejamento
para uso nos CPR’s
Direitos Autorais
As informações, dados, conceitos aqui contidos são protegidos pelas leis de Direitos Autorais e
não podem ser copiadas, divulgados, distribuídos, no todo ou em parte, sem prévia e formal
autorização do Comitê Permanente Nacional da Indústria da Construção.
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1 – Conceitos e Técnicas de Gerenciamento de Projetos
1.1. O que é um Projeto?
Organizações realizam trabalhos que podem ser classificados em operações ou projetos.
Operações e Projetos compartilham as seguintes características:
• São executados por pessoas.
• Tem recursos limitados.
• São planejados, executados e controlados.
Entretanto Operações e Projetos diferem principalmente porque:
• Operações são contínuas e repetitivas
• Projetos são temporários e únicos (sem igual).
Assim podemos definir:
Um projeto (empreendimento) é um conjunto de esforços temporários para
criação de um produto ou serviço único (sem igual).
•
•
Projeto é temporário, pois tem pontos definidos de início e fim.
É único, pois o produto ou serviço de um projeto apresenta diferenças de todos os
produtos ou serviços semelhantes.
Projetos são realizados em todos os níveis da organização. Eles podem envolver uma
única pessoa ou muitos milhares; uma única unidade da organização ou ultrapassar os
limites organizacionais como nos investimentos em consórcios ou em parcerias. Eles
podem requerer menos que 100 horas para serem completados ou mais de 10.000.000.
Muitas das atividades dos CPR’s são projetos:
Elaborar estudos técnicos e propor alteração de normas.
Implementar programas de segurança e prevenção de acidente.
Realizar eventos técnicos e culturais.
Etc.
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1.2. O que é Gerenciamento de Projetos?
Gerenciamento de Projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas, e
técnicas nas atividades de um projeto objetivando atender ou exceder as necessidades e
expectativas do Cliente e de nossa empresa, naquele projeto.
Para isto será necessário equilibrar as demandas (competitivas entre si) de:
• Escopo, Prazos, Custos, Riscos e Qualidade.
• Exigências explícitas (necessidades) e exigências não explícitas (expectativas).
• Diferentes necessidades e expectativas dos Clientes e dos componentes do CPR.
O conhecimento necessário para o Gerenciamento de Projetos engloba algumas técnicas
específicas (por exemplo, análise de caminho crítico e a estrutura analítica de projeto),
mas também são necessárias muitas outras habilidades e técnicas.
• Há uma diferença essencial entre gerenciamento de projetos e
gerenciamento de operações rotineiras:
“Em projetos, nada acontece, exceto se for levado a acontecer”.
• Os projetos têm resultados bastante distintos e específicos, não há lugar
para desculpas, o fracasso é evidente.
• Os projetos são transitórios - eles se iniciam, se desenvolvem e se concluem
- estão em constante mutação e, portanto não tem rotina.
• Em projetos, o tempo é um fator crítico - recursos são investidos para
produzirem benefícios, e o prazo de retorno é determinante para o
sucesso.
• Em projetos, tudo é possível - todos precisam estar constantemente
procurando adicionar valor ao projeto, otimizando o equilíbrio entre custo,
tempo e benefício.
Gerenciamento de Projetos deve ser aplicado em TODOS projetos. Projetos de diferentes
tipos e dimensões terão procedimentos diferenciados para evitar burocratização. Mesmo
os menores projetos DEVEM ser gerenciados, planejados e controlados.
Padrões e Referências no Gerenciamento de Projetos
• O P.M.I. (Project Management Institute) é a organização mais conceituada
no Gerenciamento de Projetos e nos últimos anos vem se tornando uma
referência na qualificação de gerentes de projeto e na divulgação dos
principais conceitos e técnicas.
• O P.M.I. publica revistas, jornais e diversos livros sobre esta especialidade,
destacando-se o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – um
conjunto de conceitos e conhecimentos sobre o Gerenciamento de
Projetos, que pode ser baixado gratuitamente pela Internet.
• O P.M.I. tem escritórios/representantes no Brasil que tem o PMBOK –
versão 96 – traduzido e disponível.
• Site do PMI: www.pmi.org
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1.3 Por que os projetos fracassam?
É comum ouvirmos uma lista de desculpas, a maioria delas referente a deficiências, falta
de apoio e cooperação, e obstrução por outras pessoas.
Na verdade os projetos fracassam por uma simples razão: ”Porque não foram feitas
todas as coisas necessárias para que desse certo”.
Isto ocorre por que é difícil:
a) identificar o que deve ser feito!
b) conseguir que se façam as coisas
Cada projeto é diferente. As pessoas
envolvidas no projeto nunca realizaram
exatamente as mesmas tarefas e não estão
familiarizadas com seus papéis.
O detalhamento dos objetivos é um trabalho difícil, meticuloso. O
processo deve identificar todas as ações necessárias não só para
produzir resultados concretos, mas também para atender objetivos
pessoais. Isso é crítico para o sucesso.
Em geral projetos envolvem pessoas de vários departamentos e com
diferentes papéis dentro da organização que precisarão trabalhar
juntas em relacionamentos pouco habituais.
*****
1.4. Como o Gerenciamento de Projetos agrega valor?
O gerenciamento de projetos agrega valor de diversos modos, por exemplo:
• Maximiza os resultados, pois concentra os esforços dos envolvidos na obtenção de
mais benefícios.
• Antecipa os ganhos, minimizando o tempo gasto no projeto.
• Otimiza os recursos, garantindo que todos saibam o que devem fazer.
• Minimiza custos, garantindo que somente o trabalho essencial seja corretamente
executado e que não precise ser refeito.
• Evita perda de tempo através de intensa comunicação e de reuniões eficientes.
• Minimiza frustrações, pois os resultados são atingidos com mais eficiência.
• A introdução de uma melhoria pode ser fortemente acelerada, aumentando a
satisfação dos envolvidos, e evitando frustrações.
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1.5. A “filosofia” do Gerenciamento de Projetos?
Gerenciamento de projetos não é apenas um conjunto de ferramentas e técnicas que são
aplicadas quando surgem as necessidades. Acima das técnicas encontra-se a “análise
gerencial do projeto”, que representa um estilo único de trabalho.
Esta “filosofia” pode ser identificada nas seguintes afirmações:
• Invista em planejamento total, integral, e sempre vise o atendimento dos prazos.
• Busque o equilíbrio entre custo, tempo e resultado, maximizando o benefício.
• Mantenha o senso de urgência.
• Incentive idéias e inovações, a fim de buscar uma “alternativa melhor”.
• Demonstre otimismo e promova uma atitude tipo “eu posso”. Confie nos planos.
• Seja franco, direto e honesto ao enfrentar problemas – procure soluções, não
confrontações.
• Opte por agir e não reagir, antecipe-se às crises em vez de aguardar que elas surjam.
• “Vá um pouco além” ao atender aos compromissos e realizar os objetivos do projeto.
• Invista nas comunicações na equipe e com outros. Sempre ouça com muita atenção.
•
•
•
•
•
•
•
•
Concentre-se nas exigências do negócio/cliente – pergunte constantemente “por que
estamos fazendo isto e como isto vai ajudar o negócio/cliente?”.
Comprometa-se a entender integralmente as necessidades do cliente.
Garanta que todos papéis e responsabilidades estejam claramente definidos.
Cobre de cada indivíduo sua ação e resultados.
Estimule a iniciativa e delegue decisões ao mais baixo nível possível.
Respeite as habilidades particulares e a contribuição de cada um – invista tempo para
entender suas metas, pontos fortes, limitações e preocupações.
Seja generoso no reconhecimento e recompense as
realizações da equipe.
Promova, apoie e invista no trabalho em grupo.
1.7. Princípios do Gerenciamento de Projetos
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
1. Necessidades Claras e Precisas
2. Resultados e Benefícios Definidos
3. Planos Explícitos
4. Eventos Planejados
5. Tomada de Decisão Ativa
6 . Acompanhamento Ativo
7. Responsabilidades Claras e Delegação adequada
8. Liderança
9. Comunicações Abertas
10. Trabalho em Equipe
11. Reuniões Eficientes
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2 – Equipe de Projeto
2.1. A Equipe de Projeto
É um conjunto de pessoas alocadas ao Projeto, de modo temporário, durante o tempo
necessário para que o trabalho se realize e que se reportam ao Gerente do Projeto.
O Gerente do Projeto deve determinar, o mais cedo possível, a quantidade e habilidades
das pessoas que comporão a equipe. A composição da equipe e o envolvimento de seus
membros variam ao longo das fases do ciclo de vida do projeto. Com uma organização
clara haverão mais possibilidades do Projeto ser bem sucedido.
2.2. O Gerente de Projeto
O papel de Gerente de Projeto é extremamente exigente, envolvendo uma rara
combinação de habilidades de relacionamento interpessoal e técnicas de gerenciamento.
É um papel simultaneamente desafiador e realizador.
Resumidamente, o papel do Gerente de Projeto é:
• Garantir que tudo seja feito para atender à
necessidade do negócio
• Obter o máximo de benefício do projeto, no
mínimo de tempo e custo
Aspectos mais específicos de seu papel incluem:
• Definir a necessidade do negócio, o objetivo do
projeto e os benefícios esperados.
• Detalhar os objetivos do projeto em sub-objetivos,
para todos os membros da equipe.
• Administrar a equipe, visando à execução de todas
as tarefas e manter a integridade do projeto.
• Gerar e manter a motivação da equipe.
• Planejar o trabalho.
• Delegar com eficiência, identificando claramente tarefas, metas e resultados em
sinergia com todos os participantes (ou colaboradores) do projeto.
• Monitorar o progresso e tomar iniciativa para superar desvios ou problemas.
• Revisar e melhorar constantemente o equilíbrio entre custo, tempo e
objetivo/benefício, a fim de alcançar o melhor resultado para o projeto.
• Gerenciar as comunicações do projeto.
Em resumo, o Gerente de Projeto tem a responsabilidade única de
alcançar resultados.
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Além destas características o Gerente de Projeto de sucesso também deve ter:
• Concentração (Foco) - reforça constantemente, as questões “poucas e essenciais”
contrapondo-se “às muitas e importantes”.
• Coerência - estabelece a confiança daqueles com quem está trabalhando.
• Compromisso - transmite sua crença no que estão fazendo e sua determinação em
serem bem sucedidos.
• Disposição para assumir autoridade sem esperar que essa lhe seja transmitida. (de
fato, raramente tem autoridade hierárquica).
• Entusiasmo, energia, tenacidade e, talvez o mais importante, senso de humor.
Teremos menos frustrações e um melhor ambiente de trabalho se mantivermos o
senso de humor.
2.3. Os papéis da equipe
Os papéis dos membros da equipe variam bastante em cada projeto, mas cada um deve
ser um subgerente de Projeto, com objetivos, metas e responsabilidades, sendo
responsável por planejar e monitorar sua área de trabalho, e por tomar a iniciativa de
otimizar o resultado em termos de qualidade, tempo, custo, superando dificuldades.
O sucesso do projeto depende muito do comprometimento e responsabilidade individual
de cada membro da equipe para atingir os objetivos de sua área de trabalho específica.
Problemas freqüentes em equipes:
• Hesitação, falta de confiança e liderança.
• Falta de certezas, expectativas não claras.
• Excesso de dominação.
• Ausência de Participação.
• Antagonismos, Rixas, Confrontos.
• Pressa para concluir.
• Não discernir fatos de opiniões.
• Atitudes defensivas, pessimistas, irrealistas.
• Não serem ouvidos.
• Não receberem feed-back.
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Característica de uma ótima equipe de projeto
1. Objetivos claros – Os membros partilham com orgulho uma noção do por
quê a equipe existe e está empenhada em realizar sua missão. Há
comprometimento conjunto para atender as necessidades do negócio.
2. Papéis claros – Os membros conhecem seus papéis na realização das
tarefas e sabem quando permitir que um membro da equipe mais bem
capacitado execute uma determinada tarefa.
3. Prioridades – Os membros sabem o que precisa ser feito, por quem, e até
quando, para alcançar as metas da equipe. O planejamento é bem feito.
4. Decisões – As linhas de autoridade e de tomada de decisão estão
claramente compreendidas.
5. Risco – Os membros são capazes de partilhar inovações e idéias arriscadas,
sentindo-se apoiados pela equipe, e não criticados ou caçoados.
6. Sucesso – A equipe compartilha do sentimento de sucesso com orgulho.
7. Conflito – Conflitos são tratados abertamente e são importantes para se
tomarem decisões e para o crescimento pessoal. Há respeito mútuo. A
abordagem dos problemas é positiva. A comunicação é aberta e direta.
8. Características pessoais – Os membros sentem que suas características
são bem avaliadas e utilizadas. São oferecidas oportunidades de treinamento.
9. Reuniões eficientes – Os membros fazem reuniões eficientes e produtivas.
Dicas gerais para motivar sua equipe:
• Conheça individualmente cada membro de sua equipe.
• Compreenda o que os motiva, tanto no trabalho como fora dele.
• Analise e conheça seus pontos fortes e fracos.
• Oriente e treine-os nos seus pontos fracos.
• Passe-lhes situações desafiadoras.
• Envolva-os na preparação dos planos e nas decisões.
• Incentive o bom trabalho da equipe. Partilhe informações.
• Estimule a inovação e novas idéias.
• Dê assistência na solução de problemas organizacionais
• Delegue algumas de suas próprias atividades.
• Demonstre reconhecimento imediato.
• Garanta que a equipe receba as recompensas (prêmios) que merece.
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Veja algumas diferenças entre equipes vencedoras e outras.
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4 – Plano de Gerenciamento do Projeto
4.1. Plano de Gerenciamento do Projeto
O Plano de Gerenciamento de Projetos é um conjunto de documentos que descrevem “o
por que”, “o que”, “o quem” e “o como” do projeto. Apresenta detalhes para que todos
possam compreender o projeto e sua função no mesmo.
O que?
Por que?
Quem?
Como?
Quando?
Plano de Gerenciamento de Projetos
Comunicações
O Plano de Gerenciamento de Projetos é fundamental para o sucesso do projeto. Ele
agregará qualidade ao trabalho, pois ajudará a responder:
• O escopo, seus limites e exclusões: Por que estamos fazendo isto? O que estamos
tentando conseguir? Qual é a dimensão do projeto? O que se inclui e o que se exclui?
• Onde nós estamos agora? Onde nós iremos chegar? Quais são os requisitos técnicos
de desempenho?
• Procedimentos que serão aplicados para o acompanhamento e as revisões do projeto
• Quem são os clientes? Quais são as necessidades dos clientes?
• Papéis e as obrigações de cada participante dentro da estrutura organizacional do
projeto. Quem são os responsáveis?
• A seqüência lógica das tarefas e quem são os responsáveis por cada uma delas. Qual
a duração do projeto? Quais nossas dependências? Qual nossa estratégia?
• Quais são as necessidades financeiras? Como serão controlados os custos e o
cronograma.
• De quais riscos devemos nos precaver?
• Quais são as comunicações necessárias? Como serão feitos os registros e descrições
sobre o desenvolvimento, integração, entregas e como seu histórico será preservado.
• Quais procedimentos de qualidade devem ser seguidos?
É muito importante que o Plano de Gerenciamento do Projeto seja formalmente emitido
(por escrito) pois as comunicações informais (que não são escritas), tornam o processo
frágil, e sem comprometimento.
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Os Planos de Trabalho devem ser organizados de forma idêntica ao Plano de
Gerenciamento de Projeto.
Na criação e nas revisões do Plano de Trabalho observe os seguintes pontos:
• Mantenha o documento curto e simples – ele só acrescentará valor se
for lido, entendido e citado regularmente.
• Complemente o Plano quando necessário, anexando Especificações de
dados relevantes, Míni-Planos para itens importantes, Descrições, etc.
• Divulgue o Plano amplamente, e garanta que todos os participantes
compreendam o seu conteúdo e as suas implicações nas suas
atividades.
• Garanta que todo o CPR o compreenda, e concorde formalmente, e
reconheça o que deve fazer, e tenha comprometimento para o projeto
ser bem sucedido.
• Obtenha aceitação clara de quaisquer riscos e incertezas.
• Revise o Plano quando mudanças forem combinadas e aprovadas. O
Plano serve de referencial para avaliar as mudanças no escopo do
trabalho e deve ter um controle formal de revisões.
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5 – Planejamento do Projeto
Destacamos que planejar é o aspecto mais importante do gerenciamento de projetos.
Planejar é pré-solucionar!
Planejando adequadamente poderemos:
• “enxergar” dificuldades e desafios do projeto
• estar preparados para os trabalhos
• definir a melhor seqüência
• definir recursos necessários
• aprovisionar recursos e fazer o melhor uso dos mesmos
• evitar re-trabalhos e interferências
• estar consciente dos riscos
• minimizar conflitos
• estabelecer o “grau de urgência”
• identificar as “datas finais” para tomada de decisão.
Planejar exige criatividade, imaginação e muito trabalho, compreendendo:
• Pensar à frente e decidir o que deve ser feito para alcançar os objetivos.
• Imaginar o que pode acontecer e como superar dificuldades potenciais.
• Visualizar os resultados e identificar detalhes relevantes
Para que o projeto comece e se desenvolva com sucesso, tempo e esforços devem ser
dedicados para um planejamento total. “Começar bem” este é caminho correto.
A seqüência de trabalho recomendada para elaboração do plano é a seguinte:
Escopo / Organização
Estrutura Analítica do Projeto (EAP/WBS)
Lista de Atividades e Milestones
Rede de Precedências
Cronogramas de Barras e Calendário de Eventos (Milestones)
Lista de Recursos
Alocação de Recursos por Atividades
Estimativa ou Orçamento
Análise de Riscos
Estabelecimento do Baseline
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5.1. Definição do Escopo
A partir das idéias iniciais a equipe deverá descrever e registrar o escopo do projeto de
forma a caracterizá-lo o melhor possível. Devem ser claros os objetivos do trabalho
determinado pelo cliente(CPR).
Para definir o escopo (limites do projeto) relacione de forma organizada, inclusive com
auxílio de desenhos, todos os itens que compõe o projeto. Não esqueça também de
destacar aquilo que está fora do projeto.
Dentre os itens que devem ser relacionados no escopo destacamos:
•
Título do Projeto – identificação e código interno que serão utilizados.
•
Histórico – dados relevantes que levaram à decisão de execução do projeto.
•
Objetivos – Necessidades que serão atendidas. Principais “Gols”. Metas
quantificadas e expectativas não-mensuráveis.
•
Principais responsáveis e outros participantes – Identificar quem são as
pessoas, departamentos, empresas, envolvidas, mesmo indiretamente.
•
Responsabilidades
•
Premissas Básicas, Limitações, Imposições, Exceções e Exclusões.
•
Projetos relacionados – outros projetos que tem alguma forma de
dependência.
•
Estratégia e Política adotadas – formas de contratação e compras.
Responsabilidades técnicas. Pré-qualificações.
•
Riscos e medidas preventivas
•
Comunicações – Relatórios e Sistemas usados dentro do projeto.
Freqüência de emissões.
•
Aceitação – Critérios de aceitação impostos pelo cliente.
Crie “check-lists”.
Use trabalhos já executados e similares ao em
questão para verificar itens que são necessários.
Consulte os integrantes da equipe. Some as
experiências.
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O processo de definição do escopo deve esclarecer ao máximo todas as necessidades do
cliente e as interfaces dos envolvidos.
É fundamental compreender e descrever o que o Cliente realmente precisa e quer.
Lembretes importantes:
• Procure entender o processo do cliente. Compreenda suas necessidades e
prioridades.
• Verifique se todos aspectos legais foram considerados.
• Olhe o projeto como um todo, e não apenas o seu módulo.
• Entenda claramente os limites de seu processo. Deixe estes limites claros para os
demais envolvidos.
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5.2. Estrutura analítica de projeto – EAP - (WBS)
EAP(WBS) é uma representação lógica, estruturada e disciplinada do projeto em ações a
serem executadas, o mais detalhado possível, identificando todos itens a serem
entregues e os principais elementos que compõe e definem o escopo total do projeto.
O processo de montagem da EAP inicia-se com a definição do objetivo principal do
projeto e, depois sistematicamente, subdividi-lo hierarquicamente em metas
intermediárias e atividades necessárias para sua execução. Recomendamos:
• Procure ter de 3 a 8 itens para cada nível de detalhamento.
• Use afirmações “verbo-substantivo”, por exemplo, “fazer algo”.
• Continuamente pergunte: “Todas as atividades são necessárias? Juntas, elas são
suficientes para se alcançar os resultados esperados?”.
• Detalhe o trabalho de modo a visualizar os responsáveis.
• Preocupe-se inicialmente, em ter tudo identificado em algum lugar; depois melhore
a estrutura, removendo duplicidades e otimizando a estrutura.
A EAP é utilizada para:
• Identificar todas entregas parciais do projeto, e todos “pacotes de trabalho”
• Identificar responsáveis
• Elaborar as estimativas de tempo e custo.
• Definir sistema de medição do progresso do projeto.
• Auxiliar na determinação das prioridades das atividades.
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5.3. Rede de Precedências
A “rede de precedências” define as interdependências lógicas entre atividades, tornandoas visíveis e explícitas para todos os envolvidos. Isso fornece a base para:
• Identificar o caminho crítico, isto é, as seqüências de atividades que determinam
o prazo final do projeto.
• Avaliar alternativas de abordagem com análises (“e se...”) e simulações.
• Rever e atualizar a programação, à medida que os trabalhos são realizados.
• “Enxergar” os impactos provocados pelos desvios ocorridos.
O processo compreende organizar as atividades identificadas na EAP numa seqüência
lógica. Para cada atividade, você deve saber:
• O que precisa estar feito antes desta atividade se iniciar;
• O que não pode se iniciar até que esta atividade esteja concluída.
• Inicialmente ignore as limitações de recursos e considere apenas a lógica de
execução.
• Evite redes muito grandes. Procure trabalhar com redes de 100 a 300 atividades.
• Se necessário, crie sub-redes onde aa atividades principais serão subdivididas
mais detalhadamente.
• Procure manter a lógica o mais simples possível.
• Inclua dependências parciais (isto é, com superposição de tarefas) somente onde
for essencial.
• Discuta e aprove a rede com a equipe – a comunicação é fundamental
Para o gerenciamento dos prazos necessitamos de cronogramas. O cronograma auxilia
na implementação, na comunicação e no acompanhamento dos progressos. Primeiro
devemos montar a rede de precedências para em seguida consolidar o cronograma.
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5.4. Cronograma Geral do Projeto
Para montagem do cronograma:
• Use a rede de precedências e a EAP como base para fazer a lista de atividades.
• Identifique marcos (milestones). Eles indicam eventos principais, para que todos
concentrem suas energias para cumpri-los. Prepare um “Calendário de Milestones”.
• Avalie o tempo necessário para cada atividade ser concluída e o correspondente
“esforço” exigido. Entende-se por esforço as horas gastas para a execução de
determinada tarefa. Para estimar as durações é necessário:
- Considerar limitações (o que temos, com quem contamos, preços).
- Experiência, dados históricos, tarefas similares.
- Realismo, probabilidade de ocorrência de problemas.
- Descontinuidades, Sazonalidades.
- Necessidade de decisões.
• Faça considerações de prazos otimistas, médios e pessimistas para as atividades
mais críticas. Quando necessário considere o prazo pela fórmula:
Prazo Adotado = (1 x Prazo Otimista + 1 x Prazo Pessimista + 4 x Prazo Normal) / 6
Otimize o cronograma. É normal que este primeiro cronograma indique prazos maiores
que o desejado, pois as considerações iniciais são cautelosas e conservadoras.
• Revise durações e precedências das atividades do caminho crítico. Inicie pelas
atividades de maior duração. Divida as tarefas mais longas em tarefas de poucos dias.
• A cada modificação verifique o novo caminho crítico.
• Considere (e registre) novas condições de trabalho.
• Cuidado ao reduzir prazos pois quase sempre provoca menor qualidade e mais riscos.
• Não adiantar “impor” prazos isto destrói o compromisso
• Lembre-se que não podemos fazer além do possível: "o dia tem 24 horas".
• Emita o cronograma, e faça-o circular entre os envolvidos.
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5.5. Estimativas - Orçamento
O orçamento deve ser elaborado a partir da EAP ou da definição do escopo. A estimativa
de recursos humanos deve ser feita a partir da lista de atividades do cronograma.
As estimativas têm os seguintes objetivos:
• Auxiliar na obtenção e organização dos recursos necessários.
• Apoiar a tomada de decisões, principalmente na análise de alternativas.
• Estabelecer uma base para avaliar o desempenho.
O modo como o orçamento será usado vai determinar quanto tempo e esforços devemos
gastar no seu preparo, e o grau de detalhamento necessário.
No desenvolvimento deste trabalho:
• Não perca tempo com itens de menor importância; calcule de acordo com o
objetivo da estimativa.
• Sempre inclua uma folga no projeto para atividades que você pode ter
esquecido ou desprezado (verba para imprevistos).
• Considere as particularidades e condições para o trabalho.
• Evite “chutes” - sempre há uma maneira lógica de se produzir uma estimativa
confiável, por mais que o trabalho seja incomum.
A precisão da estimativa depende:
• da precisão com que as quantidades
podem ser calculadas (cotações ou
baseadas em trabalhos anteriores).
• da precisão, adequação e atualização
dos custos unitários considerados,
incluindo forma de contratação,
volumes comprados, adicionais de
transporte, impostos, embalagens,
custos de supervisão, custos
indiretos, variações cambiais, etc.
• das unidades que são utilizadas.
Para estimar recursos humanos de cada atividade:
• Estime/calcule a quantidade do trabalho a ser realizado.
• Determine a unidade de medida da atividade – por exemplo, desenhos
produzidos, homens hora utilizados, painéis a serem ligados, etc.
• Avalie o tempo necessário e determine a composição da equipe executora,
tanto em quantidade como em tipos de profissionais.
• Estime os custos unitários e calcule o total.
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5.6. Análise de Riscos
A análise de riscos é um aspecto crítico nos projetos. Para
tomarmos decisões, devemos ter uma boa noção do grau de
incerteza adotado nas estimativas.
No Gerenciamento do Projeto devemos fazer a avaliação
cuidadosa dos riscos envolvidos, formas de minimizá-los, e
provisão de recursos (contingências).
Discuta com a equipe e considere provisões de contingência e
algumas folgas nos prazos.
5.7. Estabelecendo o Baseline (compromissos do Projeto)
Todo projeto deve ter uma “Referência Básica” (Baseline) indicando os compromissos
estabelecidos pela equipe de projeto. Ela servirá para comparação com o andamento real,
indicando eventuais desvios (baseline x realizado x reprogramado) que devem merecer
especial atenção e gerar ações corretivas para não comprometer as metas.
A “Referência Básica” (baseline) NÃO deve ser alterada muitas vezes. Sua revisão
dependerá de um consenso entre os principais interessados (gerente do projeto, cliente,
contratados, autoridades), com base em eventos de significativo impacto no projeto.
A partir da “Referência Básica” é que são alocados os recursos necessários, montada a
equipe de projeto, os procedimentos de acompanhamento, etc.
O "baseline" deve ser adequadamente divulgado para todos envolvidos.
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5.9. O Processo de Planejamento passo-a-passo
Os passos do nosso processo estão resumidos no diagrama abaixo:
text
Lista de Atividades
Itens terminais da EAP =
atividades
Hierarquia
Identificar Milestones
Lista de Recursos
- Responsável pelas atividades
- Executores, Grupos de Recursos
- Custos Unitários/ Pagamentos/
Calendários
Rede de Precedências
Sequência lógica das atividades
text
Interligações consistentes
(predecessoras e sucessoras)
Alocação de Recursos
- Fixar variável:text
duração,
trabalho, ou qtde.recursos
- Associar Recursos x Atividades
- Indicar qtde. % de participação
Cronograma
Definir durações e calendários
Análise do Caminho Crítico
Adequação das datas-objetivos
Otimização Prazos, Precedências
Orçamento
Ajustar Horas x Atividades
Ajustar custos unitários e totais
Estratégias execução/contratação
Análise de Riscos
Identificar Riscos Potenciais
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Definir medidas preventivas, custos associados
Definir alternativas, verbas de contingências, plano "B"
Plano do Projeto = Compromisso = Baseline
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E SE?
QUANDO? COMO?
EAP - Estrutura Analítica do Projeto
- Diagrama hierarquizado, estruturado
- Até níveis de controle
- Organizado em critérios funcionais,
etapas, disciplinas, locais, etc.
QUEM? QUANTO?
DEFINIÇÃO DE ESCOPO
Título; Objetivos; Histórico; Exclusões
Participantes, etc.
O QUE? POR QUE?
IDÉIAS
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6 – Controle do Projeto
6.1. Controle de Progresso
Lembre-se: “Num projeto, nada acontece, a não ser que alguém faça acontecer”.
O gerente de projeto deve maximizar sua influência, utilizando todos os meios para levar
as pessoas a fazerem aquilo que é necessário para se atingir os objetivos do projeto. É
fundamental implantar um adequado processo de controle do andamento do Projeto.
O processo de controle compreende o seguinte ciclo de atividades:
A realização de um controle eficiente depende de:
• Planejamento total – saber com exatidão o que se quer que aconteça.
• Excelente comunicação – saber objetiva e rapidamente o que está
acontecendo.
• Medir com precisão e rapidamente comparar o resultado obtido com o
previsto.
• Em caso de desvios, avaliar junto com os responsáveis as alternativas para
corrigir/recuperar.
• Ter meios para agir e influenciar, quando as coisas derem errado.
• Delegar com eficiência. Ter credibilidade. As pessoas precisam acreditar que
o trabalho realmente será feito.
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•
Agir com presteza e determinação. Apenas informar não resolve os
problemas, se não houver uma ação a tendência é de agravamento do
problema.
Portanto, para controlar o projeto, dentre outras, temos as seguintes atividades:
• Emitir relatório mostrando valores planejados, reais e reprogramados em
forma de tabelas ou de “curva –S”.
• Mostrar a linha de progresso (time-now) comparando com o baseline e
permitindo a visualização dos atrasos.
• Destacar as datas originais, reais e reprogramadas dos milestones.
• Propor e providenciar ação positiva nos desvios para corrigi-los e recuperálos.
• Assegurar-se que as ações determinadas nas reuniões estão sendo
efetivamente realizadas (ou se apenas estão “empurrando com a barriga”).
• Verificar continuamente se há evidências de que a equipe do projeto está
concentrada em maximizar benefícios, prazos e custos.
• Analisar se os sub-gerentes estão com controle efetivo da situação, ou se
eles estão apenas reagindo aos eventos, em vez de estar tomando a
iniciativa.
• Avaliar a viabilidade dos Planos e agregar Reprogramações (ou
programações setoriais mais detalhadas) na medida em que o Projeto evolui,
e que as medições indicam desvios que devam ser corrigidos.
Reprogramar não significa substituir os programas originais, mas sim estabelecer
estratégias que permitam manter os objetivos originais através de alternativas viáveis e
mais realistas.
Reprogramações são necessárias para:
• Evitar novas ocorrências de um mesmo problema
• Minimizar as conseqüências de problemas já ocorridos, nos objetivos do
Projeto (custo, prazo, qualidade)
Antes de reprogramar considere:
• Mantenha o plano original intacto, até que deixe de ser relevante.
• Não aceite desvios – descubra como replanejar futuras atividades para
recuperar o tempo perdido e atender às datas dos marcos.
• Não desperdice energia tentando corrigir desvios de metas irreais, crie meios
diferenciados para superar o problema.
• Procure problemas reincidentes: desvios ocorridos podem se repetir em
futuras atividades semelhantes? Corrija estimativas com base na nova
realidade.
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Processo de Controle passo-a-passo
Os passos do nosso processo de controle estão resumidos no diagrama abaixo:
Definir Estratégia de Controle
- Periodicidade de acompanhamento formal
- Caminhos/fontes de informação
- Critérios de avaliação de progresso
- Estabelecer o Baseline
Medições - Registrar dados ocorridos:
- datas de início real
- datas de término real
- progresso obtido
Replanejamento - atualizar planos
- novas durações e/ou precedências
- novas atividades
- novas informações
- novas estratégias
Análise de dados e consistência
- dias faltantes para atividades em progresso.
- Atividades com início previsto para os
próximos dias
- Desvios em relação ao Baseline
Otimização do replanejamento
- Minimizar desvios em relação ao baseline
- Análise do Caminho crítico atualizado
- Análise detalhada (durações x precedências
x recursos) para curto prazo.
- Deslocamentos dos Milestones
- Obter compromisso dos envolvidos
Comunicação, decisões e ações
Divulgar status
Implementar ações
Rotina de acompanhamento (follow-up)
sistemático
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6.3. Encerramento do Projeto
A conclusão de todas atividades do projeto com o cumprimento dos objetivos
estabelecidos além de ser motivo para comemoração (se o sucesso foi alcançado, é
lógico), deve ser adequadamente formalizada por escrito.
Devem ser aplicados “check-lists” para conferência dos itens entregues e preenchidas
listas de pendências com indicações de responsáveis e prazos para sua solução.
O Encerramento do Projeto deve concentrar-se em assegurar que todas obrigações
contratuais foram cumpridas. A emissão de termos de recebimento ou de aceitação
(integrais, parciais ou com pendências) é fundamental para facilitar este evento.
Contratos comerciais são encerrados e retenções financeiras são liberadas.
Com o encerramento, a equipe de Projeto é
dissolvida, e seus membros são remanejados
para novos projetos, ou passam/retornam para
funções hierárquicas dentro da empresa.
Relatório Final de Projeto – Lições Aprendidas
É altamente recomendável a emissão de um relatório final abordando todos aspectos
relevantes do projeto:
• Análise final, e desvios ocorridos. Comparação do real x planejado.
• O bom ou mau funcionamento das ferramentas/técnicas gerenciais utilizadas.
• A eficiência dos processos.
• O desempenho da equipe, e da organização.
• O nível de satisfação/aceitação alcançado.
Neste relatório, o Gerente de Projeto deve ressaltar as “lições aprendidas”. Dados do
projeto devem ser compilados e incorporados ao banco de dados e memória.
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