CURSO: SE_006_ APOIO EXECUTIVO, COMUNICAÇÃO E ARQUIVO
MÓDULO: Apoio Executivo
OBJECTIVOS GERAIS:
OBJECTIVOS
ESPECÍFICOS:
Comunicação
Este Curso tem como objetivo dotar os participantes de competências, técnicas e instrumentos
que lhes permitam melhorar o desempenho pessoal e aperfeiçoar-se na função Apoio
Executivo utilizando as técnicas de comunicação adequadas.
Este curso tem também como objetivo dotar os participantes das competências que permitam
o levantamento, a análise e a estruturação ou a reestruturação dos seus sistemas de
tratamento de dados e a criação e gestão de arquivos funcionais.
No final deste curso os participantes saberão:
• Identificar as principais funções, tarefas e atividades dos diferentes tipos de secretariado
• Escolher os principais tipos e formas de tornar a informação útil e acessível
• Rentabilizar e tornar eficaz a função secretariado e de assessoria de direção
• Criar sistemas de tratamento de informação eficazes e eficientes
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS
Módulo I – Apoio Executivo
INDICAÇÕES
METODOLÓGICAS

1. MELHORAR O DESEMPENHO DA(O)
SECRETÁRIA(O) AO NÍVEL DE TAREFAS,
Metodologia
Interrogativa

Metodologia ativa

Estudo de casos
INSTRUMENTOS DE TRABALHO E
COMPETÊNCIAS
a. Noções de eficiência, eficácia,
AUXILIARES
DIDÁCTICOS

Computador

Videoprojector

Quadro Branco

Quadro
Interativo

Manual de
Suporte ao
Curso
CARGA HORÁRIA
T
P
TOTAL
18
6
24
produtividade
e qualidade global do trabalho
b. O impacto das novas tecnologias na
função Secretariado
c. As competências do Secretariado do
século XXI
2. PROBLEMAS DE ORGANIZAÇÃO DO
TRABALHO/GESTÃO DO TEMPO
a. Autodiagnóstico de perdas de tempo
b. Definição de objetivos e prioridades
c. Técnicas de planificação e racionalização
do trabalho
3. ORGANIZAÇÃO DE REUNIÕES
a. Planeamento e logística
b. Acolhimento dos participantes e
acompanhamento dos trabalhos
c. Áudio e videoconferências
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4. GESTÃO DOS CONTACTOS TELEFÓNICOS
a. As novas tecnologias na gestão das
chamadas recebidas e efetuadas
b. A escuta ativa e a tomada de notas
c. Atendimento de reclamações
Módulo II – Comunicação
1. A EXPRESSÃO E A COMUNICAÇÃO
• Objetivos
• Fundamentação da sua necessidade
• Sua relação
2. CAPACIDADES DE EXPRESSÃO
• Analisar as capacidades
- Postura
- Voz e entoação
- Linguagem
- Apresentação pessoal
• Pontos fortes e fragilidades a ter em
conta
3. FALAR E SABER APRESENTAR|SE A SI
PRÓPRIO
• Preparar a apresentação
• Distinguir objetivo de conteúdo
• A clareza e o entusiasmo
• Analisar o contexto da apresentação
• A formulação dos pedidos / perguntas e
suas respostas
4. OS SUPORTES DA COMUNICAÇÃO
• Quadros de apoio
• Transparências• Dispositivos
• Videoprojector
• Outros suportes.
5. COMUNICAÇÃO
• Componentes e tipos
• Comunicação verbal e Não-verbal
• Objetivos da comunicação
6. COMUNICAÇÃO-INTERPESSOAL /
INTERGRUPAL / INTERSECTORIAL
• Funções da Comunicação
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• Barreiras á Comunicação
• Os facilitadores da comunicação
• Os facilitadores da comunicação
Técnicas para melhoria do processo
7. COMUNICAÇÃO TÉCNICA – TIPOS DE
DOCUMENTOS
a. Manuais
b. Relatórios
c. Cartas e Ofícios
d. Faxes
e. E-mails
f. Memorandos
8. A PRODUÇÃO DE UM DOCUMENTO
ESCRITO
a. Objetivos e Argumentos
b. Coerência sequencial
c. Capacidade de síntese
d. O essencial e o acessório
9. APRESENTAÇÃO E ESTILO DO
DOCUMENTO
a. Títulos, Sumários e Resumos
b. A informação visual
c. Técnicas para controlar a qualidade do
texto
10.A ESPECIFICIDADE DO E-MAIL (CORREIO
ELECTRÓNICO)
a. Envio de situações-chave, palavraschave ou problemas-chave, antes de
premir o botão
b. Captar a atenção e atingir os resultados
c. Construir uma imagem profissional
d. Apresentar linhas fortes
e. Aberturas e fechos
f. Gerir os e-mails
g. Acompanhar o processo
Módulo III – Arquivo
1 - SISTEMAS DE TRATAMENTO DE
INFORMAÇÃO A GERIR
• O arquivo geral e suas relações com os
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arquivos sectoriais
• Os dossiers temáticos
• As pastas de apoio às reuniões
• O plano de atividades ? seu
acompanhamento
• Correspondência e documentos de
informação Ex: Faxes, emails, entre outros
• Documentos internos de decisão,
informação e comunicação
• Documentos originais pelas reuniões
atas, comunicados, entre outros
2 - PREPARAÇÃO E ESCOLHA DOS DADOS A
TRATAR DE
FORMA SISTEMÁTICA
• A escolha dos dados
• A organização e o tratamento dos dados
3 - O SISTEMA DE TRATAMENTO DA
INFORMAÇÃO
• Análise dos sistemas existentes
• Os sistemas de apoio ao secretariado
• Manutenção ou reestruturação da
informação
• Relatórios e outputs a sistematizarem
4 - SISTEMAS BÁSICOS
• Alfabético
• Numérico
• Sistemas derivados (decimal, centesimal,
alfanumérico, alfa-decimal, codificações
diversas, etc.)
• Domínios de aplicação
• As vantagens e inconvenientes dos
diversos sistemas de classificação
• Determinação do método de
classificação adaptado às necessidades
5 - A CLASSIFICAÇÃO POR ASSUNTO
• Plano dicionário (descritores)
• Plano ideológico hierarquizado
• Avaliação comparativa destes dois tipos
de plano
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• Parâmetros a ter em conta na escolha
6 - CONHECER A TOPOGRAFIA E VIDA DA
INFORMAÇÃO
• Os diversos níveis: ativa, sema ativa e
inativa
• Coordenação e fluxos de documentos
entre eles
• Gestão e controlo dos movimentos
(empréstimos) e de circulação dos
documentos• Controlo dos custos e da
eficácia: rácios significativos
• A revisão periódica dos arquivos: fluxos
legais e prazos funcionais de conservação
dos arquivos
7 - ESCOLHER OS MEIOS MATERIAIS
• A informação em suporte de papel:
posições e material correspondente e os
meios de sinalização
• Os novos suportes da informação:
• Microfilmes
• Suportes magnéticos
• O disco ótico numérico
• Vigilância e sua Conservação
8 - ELABORAR FICHAS E FICHEIROS
• Recorrer à informática para:
• Gerir a documentação do departamento
• Gestão de dossiers: elaborar e atualizar o
plano de classificação
• Recorrer a pesquisas multicritérios
• Gestão dos documentos
• Indexação pelos campos-chave
• Pesquisa
• Listagens
9 - CONSTRUIR O MANUAL DE ARQUIVO
DA INFORMAÇÃO
• Relevância do manual
• Os aspetos que deve incluir
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