O CONCEITO DE PORTAIS CORPORATIVOS DE CONHECIMENTO NAS UNIVERSIDADES
PÚBLICAS BRASILEIRAS
Olival de Gusmão FREITAS JÚNIOR
Bacharel em Ciências da Computação e Mestre em Informática pela UFPB. Doutor em Engenharia de
Produção pela UFSC. Professor do Instituto de Computação da UFAL.
E-mail: [email protected]
André Luiz Pereira Domarques de MENEZES
Bacharel em Administração pela UFAL. Especialista em Gestão Universitária pela UFAL.
E-mail: [email protected]
Victor Diogho Heuer de CARVALHO
Graduando em Bacharelado em Sistemas de Informação pela UFAL.
E-mail: [email protected]
RESUMO
A capacidade de criar, gerenciar, distribuir e compartilhar ativos de informação e conhecimento é
fundamental para que uma universidade posicione-se em vanguarda, criando diferenciais
competitivos. Observa-se a necessidade nas Universidades Públicas Brasileiras – UPB’s de
remodelar seus canais de relacionamento social, promovendo compartilhamento e disseminação de
seu capital intelectual, aplicando-o na busca de soluções e construção de estratégias para o
desenvolvimento regional. Este artigo tem como objetivo identificar as UPB’s que utilizam o conceito
de portais, visando construir uma escala de referência para as universidades quanto ao seu estágio
evolutivo nos aspectos conceituais e tecnológicos.
Palavras-Chave: Gestão do Conhecimento. Tecnologia da informação. Governo Eletrônico. Gestão
Universitária.
Grupo Temático 4: Gestão da Informação e do Conhecimento nas Organizações.
1
Introdução
A universidade pública brasileira experimentou, nas últimas décadas, um
período
de
expansão
quantitativa
e de
transformações
qualitativas,
bem
representadas por um aumento significativo do número de matrículas na graduação
e pelos esforços na qualificação do corpo docente e na criação de cursos de pósgraduação. Todavia, o cenário atual traz novas exigências e desafios relativos à
definição da missão social das universidades e às formas de seu relacionamento
com a sociedade e o estado (UNESCO, 1995). Nesse cenário, a Universidade
Pública Brasileira (UPB) tem sido questionada sobre seus objetivos, sua estrutura e
sua gestão, assim como sobre a eficiência e qualidade dos seus serviços e a
maneira como tem utilizado os recursos provenientes da sociedade (BRYSON,
2004; ESTRADA, 2000).
O advento do governo eletrônico (e-gov), do comércio eletrônico (e-business)
e ainda o relacionamento eletrônico (e-relationship) vêm impondo um novo ritmo aos
1
relacionamentos
existentes
na
sociedade
organizada.
Conceitos
como
a
transparência, serviços eletrônicos, otimização do tempo e dos processos de
trabalho e ainda sobre o aumento da confiança nos relacionamentos digitais – com
base na segurança da informação –
estão norteando este novo modelo, e,
inevitavelmente, as UPB’s precisam se adequar a este contexto.
No âmbito das UPB’s, visualizadas pela sociedade como ampla geradora e
disseminadora de informações e conhecimentos, bem como principal formadora de
recursos humanos especializados, as novas tecnologias estão redesenhando
significativamente os seus canais de relacionamento com a sociedade. Desta forma,
a estruturação de um portal corporativo de conhecimento permitirá que essas
universidades estejam em constante processo de relacionamento com a sociedade,
baseando-se
significativamente
nos
recursos
digitais
para
promover
o
compartilhamento dos seus conhecimentos acadêmicos e científicos, aplicando-os
na busca de soluções e construção de estratégias para o desenvolvimento da
sociedade.
Este artigo tem como objetivo identificar as UPB’s que utilizam o conceito de
portais corporativos de conhecimento, visando construir uma escala de referência
para as universidades quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e
tecnológicos. Estas instituições foram escolhidas como objeto de estudo por
apresentarem um grau mais elevado de geração e disseminação do conhecimento,
dado o desenvolvimento de pesquisas científicas em diversas áreas conforme
exposto por Gaspar, Donaire, Santos e Silva (2009), evidenciando a necessidade de
explorar seus portais como meio de externalização do conhecimento.
O estudo é caracterizado como de natureza exploratória e descritiva, trazendo
uma abordagem qualitativa (YIN, 2005) sobre como as UPB’s utilizam o conceito de
portais corporativos de conhecimento.
Na primeira etapa (teórica), foi realizada uma revisão bibliográfica da literatura
sobre a temática de portais corporativos de conhecimento, com o intuito de construir
um referencial teórico e estabelecer o conceito de portais corporativos a ser
pesquisado nas UPB´s.
Por conseguinte, realizou-se o levantamento de dados através da avaliação
em cada um dos sítios das universidades alvo, de forma a estabelecer quais deles
se enquadram com o conceito de portais definido pelo estudo e, finalmente, delinear
um conjunto que englobe as instituições que possuem este conceito desenvolvido da
2
forma mais próxima ao teorizado.
A segunda etapa consistiu na exposição dos resultados obtidos por meio da
análise de cada um destes sítios, apresentando, através de uma tabela, a
caracterização geral dos portais dessas universidades bem como os conceitos
empregados de acordo com o referencial teórico. Através da análise realizada podese, pois, apresentar o perfil de cada um dos portais de forma estrutura segundo o
que foi estabelecido na revisão bibliográfica.
2
O Ambiente das Universidades
O ambiente funciona como um campo dinâmico de forças que interagem entre
si, provocando mudanças e que influenciam as UPB’s. O ambiente é uma fonte de
recursos (humanos, materiais, informacionais e financeiros) e oportunidades em que
as UPB’s podem extrair os insumos necessários ao seu funcionamento.
As UPB’s apesar de terem finalidades específicas e objetivos diferentes,
possuem semelhanças: têm estruturas similares, podendo ser administradas,
conforme seus princípios e modelos propostos pelas teorias da administração
(DOMENICO, 2001). Do ponto de vista administrativo, essas instituições são
organizáveis e planejáveis sob influências do ambiente em que estão inseridas.
Ambiente, neste contexto, é entendido como o conjunto de elementos que não
pertencem à organização.
De acordo com Magalhães (2001), a gestão na UPB está voltada para gerência
dos seguintes elementos:
• Comunidade interna – representados pelos funcionários (docentes e
técnicos) e discentes;
• Mercado – o mercado são os clientes externos, finais (empresas públicas e
privadas) e organizações governamentais, que absorverão os egressos;
• Fornecedores – fornecedores são os agentes (ou entidades) que fornecem
bens, serviços, capital, materiais, equipamentos ou demais recursos
necessários às atividades internas da instituição; e
• Produto – os produtos são os resultados das atividades internas da
instituição, o profissional formado, preparado para atuar no mercado, além
dos produtos (bens e serviços) educacionais, resultados de atividades de
pesquisa e de extensão.
3
Diante do exposto, pode-se identificar os principais atores de uma UPB que
são: o discente, o servidor, o gestor, o empreendedor e o cidadão.
• O discente é o maior cliente de uma UPB, que tem como objetivo prepará-lo
para atuar no mercado de trabalho e torná-lo um profissional altamente
qualificado.
• O servidor é representado pelo docente ou pelo técnico. Este primeiro tendo
o papel maior de formar os discentes, atuando como mestres. O segundo
atuaria como apoio técnico necessário à realização das atividades da
instituição.
• O gestor é representado pelas organizações governamentais, pelos
fornecedores (parceiros) e pelos gestores internos. Os fornecedores são os
agentes (ou entidades) que fornecem recursos necessários às atividades
internas da instituição. Os gestores internos são os diretores de unidades,
coordenadores e pró-reitores que fazem uso dos recursos da instituição. Além
disso, os gestores podem acompanhar o desempenho operacional das suas
unidades por meio de indicadores.
• O empreendedor é representado, sobretudo, pelo setor produtivo que
necessita da mão-de-obra qualificada (discentes) e dos resultados das
atividades de pesquisa e de extensão desenvolvidas pela comunidade
acadêmica para inovar em suas linhas de produtos e serviços.
• O cidadão é representado pela sociedade ou pela comunidade externa que
utiliza os serviços da IES.
3
Conceitos de Portais Corporativos de Conhecimento
Os portais corporativos de conhecimento surgiram no contexto do processo
de integração de funcionalidades, tais como chats em tempo real, listas de
discussão, comunidades virtuais, fóruns, conteúdos personalizados de acordo com o
interesse do usuário, acesso aos conteúdos especializados. Dessa forma, as
organizações acabaram percebendo o sucesso desses ambientes virtuais, em
termos
gerais
de
aceitação
pelo
público
e
começaram
a
trabalhar
no
desenvolvimento de sistemas de informação que pudessem ser acessados via Web.
Os portais corporativos de conhecimento possibilitam às organizações uma
4
infraestrutura tecnológica para apoiar e sustentar fluxos otimizados de informação e
conhecimento (TERRA E GORDON, 2002).
Os portais corporativos disponibilizam informações estruturadas em dois
espaços de acesso, sendo um público disponível para todos os usuários da Internet
e outro restrito (ambiente da Intranet), permitindo acesso apenas para alguns atores,
como, por exemplo, a comunidade universitária (alunos, professores e técnicos). No
entanto, o acesso ao ambiente restrito obedece às regras de personalização para
cada ator, ou seja, cada ator possui acesso diferenciado às determinadas
informações e aplicativos. No espaço destinado para acesso restrito, normalmente
são disponibilizados acessos a determinados aplicativos e sistemas legados bem
como ferramentas de e-mail e fóruns de discussão. Já no ambiente externo, voltado
para a sociedade, são fornecidas informações gerais sobre a instituição, links
externos e conteúdos variados. Com isso, os diversos serviços disponibilizados nos
portais corporativos de conhecimento permitem dinamizar o fluxo de informação e
conhecimento, possibilitando maior interação e integração entre os atores (mesmo
os dispersos geograficamente).
Os portais corporativos contribuem para o início do processo de criação do
conhecimento organizacional mediante o modelo de conversão proposto por Nonaka
e Takeuchi (1997). Com base nesse modelo, podem-se contextualizar os portais
corporativos da seguinte maneira:
•
a utilização dos portais corporativos como plataformas integradoras de
sistemas relacionadas à área de atuação da organização, uma vez que o
conhecimento é compartilhado e disseminado por meio do intercâmbio de
experiências, informações e conhecimentos individuais entre os demais
atores, ocorrendo a socialização do conhecimento;
•
como ocorre o processo de organização da conversão do conhecimento tácito
em conhecimento explícito por meio da plataforma, os portais promovem a
externalização do conhecimento;
•
a plataforma disponibiliza uma série de informações
por meio de
documentos, manuais, relatórios, cursos on-line; dessa forma, a organização
realiza a combinação do conhecimento que servirá de base para a criação de
novos conhecimentos;
•
o conhecimento gerado pela combinação é transformado em tácito por meio
da internalização. Esse processo ocorre quando os colaboradores da
5
organização por intermédio de um processo interativo acessam e internalizam
o conhecimento explícito gerado conforme suas próprias necessidades,
voltando a assumir um contexto abstrato e subjetivo para cada indivíduo na
organização.
Existe uma série de benefícios na implantação do conceito de portais, entre
eles estão:
•
aumento da eficiência. O portal não só disponibiliza novas informações para
os usuários, como também fornece informações de modo integrado e
personalizado;
• redução do custo da informação. O benefício é uma consequência tanto do
reduzido custo da publicação na Web como da automação oferecido pelo
próprio portal;
• aumento da colaboração. Este benefício se traduz na busca e implantação
dos objetivos da instituição, aumentando a integração social dos seus
diversos ambientes por meio da integração das unidades acadêmicas e
administrativas;
• aumento da produtividade dos servidores. Este argumento relaciona-se a
redução do tempo gasto para localizar informações e serviços necessários à
realização das tarefas/atividades dos setores;
• visão única das informações corporativas. A visão unificada das informações
tem forte impacto na qualidade das informações, evitando inconsistências e
redundâncias. Essa característica também é atraente no que se refere à
dispersão dos servidores pelas diversas unidades da instituição, pois cria uma
visão holística da mesma.
Dessa forma, a estruturação dos sítios em portais permitirá que a UPB esteja
em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se
significativamente nos recursos digitais, aplicando-o na busca de soluções e na
construção de estratégias para o desenvolvimento do país.
Tomando por base cada um dos principais atores nas UPB´s, pode-se
estabelecer uma série de portais para atender suas demandas informacionais: portal
do aluno, portal do servidor, portal do cidadão, portal do gestor, portal do
empreendedor. Esta caracterização se enquadra com o conceito de portal do
conhecimento definido por Dias (2001, p. 56) :
[...] é um ponto de convergência de portais de informações, corporativos e
6
de especialistas, sendo capaz de implementar tudo o que os outros tipos de
portais implementam e de fornecer conteúdo personalizado de acordo com a
atividade de cada usuário.
No que diz respeito à regulamentação legal sobre a disponibilização de
informações em sítios de órgãos públicos, as referências ainda são muito escassas.
No Governo Federal Brasileiro tem-se a Resolução nº 07/2002 da Presidência da
República/CEE que normatiza aspectos relacionados à concepção, criação,
desenvolvimento e publicação de websites e portais de órgãos do poder executivo
nacional. A Portaria nº 2.864/2005 do Ministério da Educação que exige a publicação
de um conjunto de informações importantes para diversos públicos-alvos. E,
especificamente para o Portal do Gestor, tem-se a Portaria Interministerial nº
140/2006 da Controladoria-Geral da União que exige a publicação de diversas
informações sobre a execução orçamentária e financeira dos órgãos públicos, bem
como a publicação de editais e resultados de licitação, convênios, despesas com
diárias e passagens etc.
Por consequência de todos estes fatos, as UPB´s passaram a adotar portais
corporativos do conhecimento, focando o atendimento de demandas informacionais
de seus atores, fato que comprova o interesse na externalização do conhecimento
originado dentro delas e seu aperfeiçoamento tecnológico em relação as formas de
apresentação deste conhecimento para a sociedade de forma generalizada.
4
O Conceito de Portais Corporativos nas Universidades Públicas
Brasileiras
Com base no que foi apresentado, foi realizada uma pesquisa envolvendo as
58 (cinquenta e oito) IFES – Instituições Federais de Ensino Superior, e as 3 (três)
Universidades Estaduais de São Paulo, visando identificar quais delas utilizam o
conceito de portais. Foram identificadas apenas 20 (vinte) UPB’s que fazem uso do
conceito de portais corporativos.
O conceito adotado nesta pesquisa para portal corporativo consiste em um
sistema centrado nos diversos serviços, sistemas de informação e processos da
instituição, integrando e divulgando informações da memória organizacional,
ampliando significativamente as redes de relacionamento com a sociedade. Este
conceito possibilitou a criação de perfis para os portais de acordo com o atores nas
7
UPB´s de modo a tornar a análise realizada mais consistente e permitindo,
posteriormente a comparação do encontrado com as definições estabelecidas:
•
Portal do Aluno: é um espaço com informações e serviços de interesse dos
alunos (graduação, extensão e pós-graduação). Este portal poderá ter como
conteúdo as seguintes informações e serviços: manual do aluno, programas
de apoio ao aluno, calendário acadêmico, acesso à biblioteca, informações
sobre colação de grau, editais, link para o processo seletivo, acesso ao
sistema de controle acadêmico, informações diversas sobre os cursos
ofertados por modalidade.
•
Portal do Servidor: é um espaço de cooperação e acesso às informações e
serviços de interesse de todos os servidores da instituição, sejam docentes
ou técnicos. Este portal proporcionará uma área de trabalho comum, no qual
o servidor por meio de uma visão integrada pode ter acesso a todas às
informações e sistemas informatizados relevantes e necessários à execução
do seu trabalho. O portal do Servidor permitirá também que os servidores
acessem às informações institucionais de forma mais ágil e personalizada,
resultando, teoricamente, em um aumento de produtividade bem como
estimulando a criação, a disseminação e a (re)utilização do conhecimento.
Este portal poderá ter como conteúdo as seguintes informações e serviços:
acesso aos módulos do SIE, acesso e/ou integração aos diversos sistemas
do governo federal, documentação e fluxos dos processos de trabalho, etc.
•
Portal do Gestor: tem como objetivo ser um espaço de divulgação de dados
e informações sobre a Instituição. Esse portal poderá conter as seguintes
informações
e
serviços:
execução
orçamentário-financeira,
licitações,
contratos, convênios, despesas com passagens e diárias, além de outros
conteúdos de interesse institucional (relatório de gestão, plano de
desenvolvimento institucional, planejamento das unidades etc). O portal do
gestor enfatiza a gestão por resultados como sendo a mais adequada para
responder com agilidade às demandas da sociedade, mantendo a
competitividade e a efetividade. Neste portal, tem-se também o conceito de
painel do gestor, que consiste em um espaço para divulgação das
informações gerenciais bem como o acompanhamento e o monitoramento
das ações da gestão das unidades, a partir das diretrizes estratégicas
definidas para a universidade.
8
•
Portal do cidadão: é um espaço de cooperação e troca de saberes,
buscando
a
construção
e
produção
de
conhecimento,
visando
à
transformação da sociedade em que está inserida. O trânsito instituiçãocomunidade deve ser assegurado aos docentes e discentes que encontrariam
na sociedade a elaboração da práxis de um conhecimento acadêmico, além
da possibilidade de uma dinâmica interdisciplinar, o que permite a visão
integrada do social. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações
e serviços por área temática: projetos, cursos, eventos, publicações, links,
fórum de discussão, um banco de dados dos parceiros e membros de cada
área.
•
Portal do empreendedor: tem como objetivo ser um espaço de cooperação
entre empresas e a comunidade científico-tecnológica. Além disso, a
interação é dinamizada por um sistema de busca por oportunidades nas
empresas e por competência científico-tecnológica. O principal foco desse
portal reside na interseção entre demandas do setor produtivo por novas ou
melhores tecnologias (em produtos, processos e serviços) e ofertas de
conhecimento científico construído por equipes especialistas dentro da
universidade.
Verifica-se que os portais corporativos dessas instituições apresentam
características comuns, tais como: áreas para notícias e informes, eventos, menus e
submenus (interativos ou não) - com links para diversas informações relativas à
estrutura
e
organização
universitária;
unidades
acadêmicas,
centros
e/ou
departamentos; cursos de graduação e pós-graduação; acesso ao sistema
acadêmico, acesso à biblioteca virtual. Além disso, esses portais estão divididos por
áreas temáticas: alunos, instituição, administração, professores, servidores etc.
Todas essas UPB’s possuem um portal principal denominado Portal Corporativo.
Cada uma das 20 (vinte) UPB’s que seguem apresenta sítios denominados
portais; dentre as 58 IFES, somente 19 utilizam o conceito de portal e das 3 (três)
universidades estaduais do Estado de São Paulo (USP, UNICAMP, UNIFESP),
apenas uma delas aplica tal conceito. Na Tabela 01, são apresentadas as
características dos portais em cada uma das 20 instituições.
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Universidade
Universidade Federal de
Goiás (UFG)
Universidade Federal de
Itajubá (UNIFEI)
Universidade Federal de
Mato Grosso (UFMT)
Universidade Federal de
Santa Catarina (UFSC)
Universidade Federal de
Uberlândia (UFU)
Universidade Federal do
Amapá (UNIFAP)
Universidade Federal do
Amazonas (UFAM)
Universidade Federal do
Espírito Santo (UFES)
Universidade Federal do
Estado do Rio de Janeiro
(UNIRIO)
Universidade Federal do
Pampa (UNIPAMPA)
Universidade Federal do
Recôncavo
da
Bahia
(UFRB)
Diagnóstico
A UFG trabalha com os conceitos de portal do aluno e portal do
servidor, os quais requerem acesso a partir de login e senha
cadastrados
A UNIFEI trabalha com o conceito de portal do aluno. O portal do
aluno permite acesso ao sistema acadêmico, identificado como portal
acadêmico, através de login e senha cadastrados mas pode-se
visualizar algumas informações e acessar um “menu” com horários de
aulas dos cursos de graduação e pós-graduação. Contém ainda
informações desde notícias da instituição e informações sobre as
unidades acadêmicas, informações sobre reitoria e pró-reitorias,
grupos de pesquisa, processos seletivos, formação acadêmica e link
para biblioteca virtual
A UFMT apresenta a designação em seu menu de portal do aluno
que oferece submenu com links para informações acadêmicas
(Sistema Integrado de Gestão Acadêmica - SIGA), autenticação de
documentos, e atualização de dados cadastrais dos alunos
A UFSC apresenta um portal da reitoria com notícias, links para
contatos, legislação, estatuto e regimento da instituição, boletim
oficial, órgãos de apoio acadêmicos e administrativos, ouvidoria,
informações sobre reitoria e pró-reitorias, grupos de pesquisa,
processos seletivos, formação acadêmica e link para biblioteca virtual
A UFU utiliza três portais – portal do estudante, portal do docente e
portal do servidor – os quais só podem ser acessados mediante
autenticação de usuário por meio de login e senha cadastrados
A UNIFAP apresenta um ambiente acadêmico acessível somente a
partir de autenticação, e um portal dos professores, possuindo
estrutura de um blog com acesso por login e senha, porém
apresentando conteúdos visualizáveis por qualquer visitante externo
A UFAM trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor
e do servidor os quais só podem ser acessados mediante
autenticação de usuário. Essa instituição possui um sistema integrado
de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que
utiliza o conceito de banco de dados único
A UFES trabalha com os conceitos de portal do aluno e portal do
professor. Tais portais só podem ser acessados mediante
autenticação de usuário. Essa instituição possui um sistema integrado
de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que
utiliza o conceito de banco de dados único
A UNIRIO oferece acesso aos portais do aluno e do servidor. O
portal do aluno requer acesso autenticado, porém apresenta a
qualquer visitante links para calendário, solicitação de matrícula, a
evolução destas solicitações no semestre corrente e instruções para
essa solicitação de acordo com algumas unidades que compõem a
instituição. O portal do servidor se apresenta como um “informativo
interno”, no qual existem links para formulários diversos e informações
de interesse dos servidores. Essa instituição possui um sistema
integrado de informações (SIE – sistema de informações para o
ensino) que utiliza o conceito de banco de dados único
A UNIPAMPA trabalha com o conceito de portal do aluno, somente
acessível através de autenticação de usuário; na área inicial deste
portal, existe espaço para informações e orientações além de links
para informações a cada um dos campi da instituição. Essa instituição
possui um sistema integrado de informações (SIE – sistema de
informações para o ensino) que utiliza o conceito de banco de dados
único
A UFRB trabalha com o conceito de portal acadêmico (sistema
SAGRES), somente acessível através de autenticação de usuário
(login e senha), mas dispõe links para acesso a diversas informações
em sua área inicial
10
Universidade Federal do
Rio Grande do Norte
(UFRN)
Universidade Federal de
Tocantins (UFT)
Universidade
Federal
Rural de Pernambuco
(UFRPE)
Universidade Tecnológica
Federal
do
Paraná
(UTFPR)
Universidade
Rural
do
(UFERSA)
Federal
Semi-Árido
A UFRN trabalha com os conceitos de portal do aluno, servidor,
administrativo e de serviços. O portal do aluno apresenta
informações diversas de interesse dos discentes dentre as quais:
apoio ao estudante, avaliações calendário, cursos, programas de
bolsas, representações, residência universitária, legislação do aluno,
acesso ao sistema acadêmico, sistema de crédito nas disciplinas, etc.
O portal do servidor apresenta link para acesso ao sistema
acadêmico, informações sobre concursos, busca por servidores,
acesso ao sistema Prodocente, acesso ao SIAPENET, link para
ouvidoria, etc. O portal administrativo possui links para o sítio da
reitoria e das pró-reitorias, informações sobre os conselhos, links para
secretarias, órgãos suplementares e superintendências. O portal de
serviços apresenta links para editais, notícias, buscas, convênios,
concursos, sistemas (acadêmico, de recursos humanos, Prodocente),
ouvidoria, hospitais e comunicação. Essa instituição possui um
sistema integrado de informações que utiliza o conceito de banco de
dados único
A UFT trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor e
para concursos, vestibular e seleções. O portal do aluno possui
área para autenticação (acesso específico para o aluno ao sistema
acadêmico), buscas, calendário acadêmico, notícias referentes aos
alunos, informações para pré-matrícula, acesso a biblioteca virtual, ao
portal de notícias, área para tirar dúvidas dentre outros serviços. O
portal do professor também possui área para autenticação (acesso
específico para docente ao sistema acadêmico), espaço para
informativos e acesso a intranet, Sistema de Avaliação e Seleção de
Bolsa de Permanência e instruções para usos de recursos do portal.
O portal de concursos, seleções e vestibular disponibiliza informações
ligadas a processos seletivos já finalizados e em andamento da
instituição: editais de vestibulares e concursos, desempenhos dos
candidatos e provas aplicadas, resultados
A UFRPE trabalha com os conceitos de portal do aluno e portal do
servidor. O portal do aluno possui links para informações sobre
cursos, calendário acadêmico, mapa do campus, manual do aluno,
organograma da Instituição, estágios, pró-reitorias e outros órgãos,
informe com os horários das disciplinas do semestre corrente e link
para notícias para os alunos. O portal do servidor é uma área para
acesso ao sítio da Superintendência de Gestão e Desenvolvimento de
Pessoas (SUGEP) responsável pelo gerenciamento de recursos
humanos
A UTFPR trabalha com o conceito de portal corporativo. O portal
corporativo possui abas denominadas por: alunos, futuros alunos, exalunos, servidores e comunidades, cada uma delas vinculadas a
páginas com conteúdos relacionados aos atores que designam. Em
alunos há uma série de informações e um link para o portal do aluno
onde é possível realizar e confirmar matrículas, conferir boletim e
histórico escolar e fazer avaliação de docentes; dentre as informações
disponíveis estão: calendário acadêmico, cursos, avaliação de
professores e outros assuntos de interesse do discente; mediante
login pode-se realizar matricula, conferir boletim, confirmar a
matrícula, conferir o histórico escolar e realizar a avaliação dos
docentes de acordo com o campus ao qual pertence. Em “servidores”
há aceso a uma página com menu para as opções Sistemas
Corporativos Internos (acessíveis somente com autenticação de
usuário), recursos humanos e comunicação interna
A UFERSA trabalha com os conceitos de portal do aluno, do
professor, do servidor e de serviços, que na realidade não se
comportam como portais estritamente segundo o conceito adotado,
porém apenas áreas para links e recursos informacionais sobre esses
atores/temáticas
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A UFAL trabalha com os conceitos de portal do gestor, do servidor e
da extensão. O portal do gestor tem como objetivo ser um espaço de
divulgação de dados e informações sobre a Instituição. O portal do
servidor apresenta notícias e informes de interesse dos servidores da
instituição, tais como: informações sobre capacitação, informações
sobre a instituição, eventos, agenda da Pró-Reitoria de Gestão de
Pessoas (PROGEP), formulários, informações sobre concursos,
boletins voltados aos servidores e contatos. O Portal da Extensão é
um espaço virtual para integração de ações de extensão (projetos,
cursos, eventos e produções acadêmicas), programas e grupos de
pessoas na Universidade e fora dela; utiliza a base de dados do SIE e
permite a Gestão em Rede de Pessoas e Ações agrupadas em 53
Linhas de Extensão e 08 Áreas Temáticas. Esse portal também serve
como um canal de acesso aos serviços disponíveis para a
comunidade externa
Universidade Federal de A UFSM trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor
e do ex-aluno. Os portais do aluno e do professor, entretanto, só
Santa Maria (UFSM)
podem ser acessados mediante autenticação de usuários
cadastrados. A página ao qual leva o link do portal do ex-aluno
caracteriza-se como um espaço virtual para divulgação de eventos,
cursos e estágios, contando também um espaço para notícias; exalunos podem realizar login para acesso a conteúdos mais
específicos. Essa instituição possui um sistema integrado de
informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que utiliza
o conceito de banco de dados único
Universidade Federal do A UFRG trabalha os conceitos de portal do aluno e do servidor. O
Rio
Grande
do
Sul portal do aluno oferece uma série de informações através de links
(UFRGS)
referentes a calendário acadêmico cartões de acesso dentro da
universidade, casa do estudante, estágios, matrícula, dentre outros;
possui área para acesso mediante autenticação. O portal do servidor
dispõe links para informações acerca de cartões de acesso na
universidade, qualificações e aperfeiçoamentos, restaurantes
universitários; também disponibiliza o manual do servidor e um guia
telefônico da universidade; possui área para acesso por autenticação
de usuário
Universidade
de
São A USP oferece acesso a espaços virtuais designados como portal do
aluno, do docente e dos funcionários. O portal do aluno traz uma
Paulo (USP)
série de links para serviços como sistemas acadêmicos e de pósgraduação,
informações
sobre
restaurante
universitário,
Coordenadoria de Assistência Social (COSEAS), espaço da
comunidade USP, agendamento de consultas no hospital universitário
(HU) e página do diretório central de estudantes. O portal do docente
também oferece links de acesso aos mesmos recursos citados para o
caso dos alunos, com exceção do acesso ao COSEAS; além desses,
oferece links para os sistemas acadêmicos e de pós-graduação,
departamento de recursos humanos e comissão especial de trabalho.
O portal dos funcionários dispõe links para diversos sistemas de
informação e para o departamento de recursos humanos, informações
sobre restaurante universitário, consultas no hospital universitário,
espaço da comunidade USP e sindicato dos funcionários da
instituição
Tabela 01 – Características dos Portais das 20 Universidades Públicas Brasileiras.
Universidade Federal de
Alagoas (UFAL)
Focando-se
nas
principais
designações
encontradas
através
do
levantamento, isto é, os alunos, os servidores, os docentes, os gestores, serviços e
a extensão, pode-se dispor o seguinte, conforme os principais atores nas UPB´s, e
os perfil traçados para os portais:
12
•
Portal do Aluno: pelo levantamento, pode-se incluir neste perfil, as
designações de portal do aluno, portal do estudantes, dos ex-alunos e portal
acadêmico.
•
Portal do Servidor: neste perfil estão incluídas as designações de portal do
servidor, portal dos funcionários, portal do docente e portal do professor.
•
Portal do Gestor: neste perfil podem ser incluída a designação de portal do
gestor, portal administrativo e portal da Reitoria.
•
Portal do Cidadão: as designações de portal de serviços, portal para
concursos, vestibulares e seleções e da extensão que possuem uma
conceituação a parte destes quatro estabelecidos.
•
Portal do Empreendedor: a única designação encontrada pelo levantamento
que pode se enquadrar como portal do empreendedor é a do portal de
extensão devido a característica das atividades de extensão que diz respeito
a levar o conhecimento produzido dentro das universidades para aplicação
em prol do desenvolvimento da sociedade, de forma empreendedora.
Estes perfis são, no entando, idealizações feitas a partir do ponto de vista
teórico adotado, podendo variar de acordo com a visão de aplicabilidade que a
instituição possui, assim como a identificação que faz de seus atores e de suas
demandas pelo conhecimento.
Pelo levantamento realizado, constata-se a necessidade da adoção de uma
arquitetura orientada a serviços para as UPB’s, visando disponibilizar seus serviços
à sociedade de maneira padronizada e sincronizada por meio de portais corporativos
de conhecimento, possibilitando maior interação e integração entre os seus diversos
atores (gestores, servidores, alunos, cidadão e empreendedores). Na orientação a
serviços o principal objetivo é organizar e coordenar uma série de características e
potencialidades existentes nas instituições que até então, encontram-se sobre a
gestão de distintas unidades acadêmicas e administrativas.
De acordo com esta definição de orientação a serviços, as universidades
devem buscar de forma mais específica: (1) a identificação dos serviços a serem
disponibilizados para cada ente e cada instituição; (2) a identificação das fontes
(áreas temáticas/unidades acadêmicas e administrativas) de cada informação e/ou
serviço; (3) o processo de trabalho referente a cada serviço; e (4) o nível de
maturidade de cada serviço.
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Considerações Finais
As
universidades,
tradicionalmente
consideradas
como
fábricas
de
conhecimento, encontram-se em um paradigma em que são pressionadas a
demonstrar com maior clareza sua contribuição à sociedade. Dessa forma, é
necessário que as UPB’s saibam lidar com essas mudanças, tornando-as mais ágeis
e flexíveis, para cumprir sua função social com eficiência.
Em função da complexidade existente no processo de gerência das UPB’s,
constata-se a necessidade de eficientes sistemas de gestão do conhecimento que
tratem os ativos de informação e conhecimento como recursos estratégicos, visando
atingir a excelência acadêmica e científica, bem como melhorar e ampliar os canais
de relacionamento com a sociedade organizada.
Esta complexidade se deve aos diversos horizontes que as universidades
possuem: a gerencia deve focar-se tanto na infraestrutura e na organização
universitária quanto no desenvolvimento das atividades acadêmicas – as principais
sendo a pesquisa, o ensino e a extensão que podem se dividir em diversos projetos
e ações cada qual com características específicas. Os atores, por sua vez, possuem
papel fundamental seja no desenvolvimento ou no controle do conjunto destes
processos que tornam a gestão das UPB´s tão complexa, necessitando de
mecanismos ágeis e acessíveis para qualquer tipo demanda.
Os portais corporativos de conhecimento são vistos como ambientes
propícios para a busca contínua de melhoria dos serviços e no atendimento à
sociedade. Todavia, no presente estudo apenas 33% das UPB’s investigadas
empregam o conceito de portais.
Para que as UPB’s obtenham êxito na implantação desses portais, é
necessário que haja consenso sobre a importância da informação e definição da
arquitetura de informação dentro da instituição, sobre quem deve ser responsável
por seu gerenciamento e sua disseminação, bem como uma mudança na cultura dos
servidores para trabalhar com o conceito de gestão por resultados, cujo foco
engloba desde a estrutura funcional (gestão de processos) aos pormenores (sistema
integrado de informações e portal corporativo do conhecimento) do corpo funcional
(gestão de processos), de quem se presume uma postura eficaz e eficiente.
Dessa forma, a estruturação dos portais em categorias (aluno, servidor,
gestor, empreendedor e cidadão), permitirá que a IES pública esteja em constante
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processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos
recursos digitais, aplicando-o na busca de soluções e na construção de estratégias
para o desenvolvimento do País. Tais recursos estão amplamente difundidos através
da internet (seu maior veículo) podendo ser aplicados de variadas formas, tendo nos
portais seus principais contenedores e disponibilizadores garantindo a sociedade
acesso de qualquer localidade a qualquer momento.
Referências
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