FACULDADE BORGES DE MENDONÇA
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
MIRIAN CORRÊA DA SILVA
EFD SOCIAL ESCRITURAÇÃO FISCAL DA FOLHA DE PAGAMENTO E DAS
OBRIGAÇÕES PREVIDÊNCIÁRIAS, TRABALHISTAS E FISCAIS: UM ESTUDO
DE CASO NUMA EMPRESA DE GRANDE PORTE, EM FLORIANÓPOLIS, SANTA
CATARINA
FLORIANÓPOLIS
2014
EFD SOCIAL-ESCRITURAÇÃO FISCAL DA FOLHA DE PAGAMENTO E DAS
OBRIGAÇÕES PREVIDÊNCIÁRIAS, TRABALHISTAS E FISCAIS: UM ESTUDO
DE CASO NUMA EMPRESA DE GRANDE PORTE, EM FLORIANÓPOLIS, SANTA
CATARINA
Mirian Corrêa da Silva1
Marcelo Nascimento2
RESUMO
O presente artigo tem como objetivo identificar o nível de conhecimento dos profissionais
responsáveis pelo departamento pessoal de uma empresa de grande porte, situada em
Florianópolis no tocante a nova obrigatoriedade chamada Escrituração Fiscal Digital Social eSocial. Buscando alcançar tal objetivo, realizou-se uma pesquisa bibliográfica e descritiva e
uma pesquisa de campo com abordagem qualitativa, através de uma entrevista estruturada
com questões abertas. A amostra selecionada foi composta de 4 gestores Os resultados dessa
pesquisa demonstram que a maioria dos respondentes estão preparados para planejar as
mudanças necessárias. Demonstrou-se também que, para melhor implantação do eSocial,
deverá ocorrer uma significativa sensibilização da gestão no intuito de respeitar os prazos e as
novas regras, a conscientização de todas os departamentos e seus envolvidos, assim como um
massivo esclarecimento das duvidas existentes no tocante às informações que deverão ser
enviadas ao governo e readequação dos cronogramas da empresa e de seus fornecedores.
Palavras-chave: eSocial. Gestão de pessoas. Dificuldades frente às mudanças.
1 INTRODUÇÃO
Com as constantes mudanças que ocorrem nos órgãos fiscalizadores surge no cenário
atual o e-Social, este que é um projeto do governo federal e vem substituir os sistemas antigos
de envio de informações referentes à situação trabalhista dos colaboradores.
O e-Social tem por objetivo unificar o envio das informações, que hoje ocorrem
separadamente a cada órgão competente. O novo sistema irá ligar em uma única informação
todos os eventos relacionados à remuneração de cada colaborador, atrelando todos os órgãos
responsáveis tais como, Receita Federal do Brasil (RFB), Instituto Nacional do Seguro Social
(INSS), Caixa Econômica Federal (CEF),Ministério do Trabalho (MTE) e Justiça do trabalho.
1
Acadêmica do Curso de Ciências Contábeis pela Faculdade Borges de Mendonça – email:[email protected]
2
Professor Orientador Graduado em Ciências Contábeis Universidade Federal de Santa Catarina e Mestre em
Administração pela UNISUL – e-mail:[email protected]
Com base nas informações que serão armazenadas no programa criado pela Receita
Federal do Brasil, buscou-se aumentar o controle sobre a fiscalização nas empresas, inclusive
pelo próprio empregado, que também terá acesso as suas informações trabalhistas.
Esta análise tem como objetivo geral apresentar o programa eSocial criado pelo
governo federal, tendo como objetivos secundários descrever como era o processo anterior ao
programa eSocial; verificar como os gestores estão inserindo o programa em suas
organizações e as dificuldades que os mesmos estão tendo em implementar o ato número 05
(cinco) publicado em 17 de julho de 2013.
A Receita Federal do Brasil disponibilizou o cronograma do e-Social, que será
implementado por fases, de acordo com o regime tributário de cada empresa. A primeira data
teve previsão para entrar em vigor em 30/04/2014 atualmente a nova data é janeiro de 2015, a
qual se destina as empresas do Lucro Real. Baseado no novo calendário, que ocasiona um
pequeno espaço de tempo para o enquadramento das empresas no programa, o Departamento
de Gestão de Pessoas irá sofrer um grande impacto na sua rotina diária e mensal. Diante do
problema surge a seguinte pergunta: Quais as maiores dificuldades que os gestores de RH
terão perante o novo EFD?
As informações fornecidas neste artigo auxiliarão os profissionais da área de gestão de
pessoas a conhecer e preparar-se para esta mudança, evitando assim as penalidades
administrativas. Além disso, contribuirá aos acadêmicos com conhecimento da nova
Escrituração Fiscal da Folha de Pagamento (EFD). Em virtude de o tema ser atual e pouco
pesquisado, os resultados alcançados com a pesquisa contribuirão para o desenvolvimento dos
acadêmicos do Curso de Ciências Contábeis.
Este trabalho será elaborado com base nas informações extraídas da rotina do
departamento de gestão de pessoas e dos relatos dos gestores da empresa Softplan, situada em
Florianópolis. Estruturado em cinco itens, sendo no primeiro a introdução, referencial teórico,
apresentação de dados e análise de resultados e considerações finais.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
2.1Dificuldades encontradas por gestores e as organizações frente às mudanças
O homem tem dificuldade em lidar com as mudanças desde a antiguidade. Sempre
cultivou a fantasia da segurança e constância, e não se percebia que não há solo firme no
universo. A mudança não é precursora de uma morte peremptória, mas de um novo
nascimento onde o grande desafio é institucionalizar a instabilidade. Devido a isso, quando se
refere a mudanças, a palavra-chave é a antecipação, com agilidade de adaptação, precipitando
os riscos e consequências das decisões tomadas hoje, mas cujos resultados só poderão ser
avaliados num momento futuro (ROCHA, 2000).
Neste trabalho, quando se cita a questão das mudanças, ressalta-se a importância dos
colaborados estarem se antecipando e estudando as modificações das leis trabalhistas, para
passarem pelos processos de mudança com tranquilidade e eficiência, sabendo que isso é
contínuo, e adiantar-se será sempre a melhor maneira de passar pelos processos.
As mudanças que serão relatadas nesta pesquisa ocorrerão devido à nova tecnologia
que o Governo implantará para obter maior controle e fiscalização das informações
trabalhistas. Segundo Basil e Cook3 (1974 apud WOOD JR., 2002), os principais meios de
mudança organizacional são a tecnologia, a conduta social e as instituições e estruturas. Para
esse autor, a maioria das organizações se transforma de acordo com as crises, sendo limitado
de casos e atitudes proativas.
Herzog4(1991 apud WOOD JR., 2002)considera que a chave para enfrentar o processo
de mudança é gerenciamento de pessoas, mantendo alto nível de motivação e evitando
desapontamentos. Espera-se que os gestores consigam liderar os colaboradores, sem que os
mesmos sofram com as mudanças.
As alterações legislativas que serão apresentadas neste projeto são de ordens fiscais,
não tendo às organizações a opção de inadequação, sendo assim os gestores e diretores serão
os responsáveis pelo envio dessas informações ao governo. Como Sayles e Strauss (1969) já
relatavam no seu livro “Comportamento humano nas organizações”, partirá da alta
administração a gestão das pessoas para as mudanças que ocorrerão, sem incertezas do novo e
sem a percepção de violação dos seus costumes tradicionais.
2.2 Procedimentos operacionais antes do eSocial
Em 01 de Maio de 1943, o Brasil passou por uma grande transformação, foi aprovado
pelo presidente Getúlio Vargas sob o Decreto da lei nº 5.452 a Consolidação das Leis
Trabalhistas (CLT) (MARTINS, 2012).
3
BASIL, Douglas Constantine; COOK, Curtis W. The management of change. Maidenhead: McGraw-Hill,
1974, p. 234.
4
HERZOG, J. P. People: the critical factor in managing change. Journal of Systems Management. Cleveland,
v. 42, n. 3, p. 6-11, Mar. 1991.
A Consolidação agregou toda a legislação trabalhista então vigente no Brasil. Seu
objetivo principal foi regulamentar as relações individuais e coletivas. Nasceu como uma
necessidade constitucional, após a criação da Justiça do Trabalho. Os eventos que marcaram
sua criação e desenvolvimento ocorreram na Carta Constitucional de 1934, na Assembleia de
1946 e na Constituição de 1967. No entanto, seu grande marco realizou-se na Constituição de
1988, definindo o cotidiano das relações formais de trabalho e assegurou aos brasileiros seus
direitos sociais essenciais ao exercício da cidadania (BRASIL, 2013c).
Na sequência citam as leis e procedimentos que envolvem o Ato Declaratório 05, de
17 de Julho de 2013, que não alteram a legislação, somente fazem com que a mesma seja
cumprida, possibilitando os órgãos participantes deste projeto ter acesso de forma mais eficaz
as informações concernentes à relação: empregador e trabalhador. Evitando assim, fraudes a
legislação vigente (ROSA, 2013).
Atualmente, todas as empresas seguem um cronograma com procedimentos para
enviarem as informações trabalhistas a seus devidos órgãos competentes. No Manual de
Orientação do Esocial (BRASIL, 2013a), são descritas as obrigações, sendo:
 Registro do empregado: na contratação do empregado, deve ser realizado o seu
registro, sendo o tal, imediato. Poderá ser feito em livros, fichas, ou sistema
eletrônico, conforme Artigo 41 da CLT (COSTA, 2012);
 Folha de pagamento: A legislação previdenciária prevê que as empresas preparem
as folhas de pagamento das remunerações que serão pagas aos empregados, de
acordo com os padrões e normas que são estabelecidas pelos órgãos competentes
da Seguridade Social, conforme artigo 32,Inciso I (BRASIL, 1991a);
 CAGED: É o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. Foi criado pelo
Governo Federal através da Lei nº 4.923/1965, com o intuito de manter o registro
permanente das admissões, dispensa e transferência de empregados escritos pela
CLT. As informações do CAGED são utilizadas pelo programa do Seguro
Desemprego, para conferir a veracidade do vínculo trabalhista e fazer a liberação
do benefício. Tem como objetivo cooperar com informações para o Governo
Federal e a sociedade por meio de dados para elaboração de políticas de emprego e
salário, bem como pesquisas sobre o mercado de trabalho. O envio dessas
informações ocorre até o dia 07 (sete) do mês subsequente que aconteceu às
admissões e demissões, estando sujeito à multa automática caso não seja entregue
(COSTA, 2012);
 RAIS: Relação Anual de Informações Social. Foi instituída pelo decreto número
76.900, de 23/12/75. Segundo o decreto, todo estabelecimento deverá fornecer ao
Ministério do Trabalho todas as informações referente dos seus empregados. As
declarações são enviadas pela internet por meio do programa gerador de arquivo
da RAIS que se denomina GDRAIS (COSTA, 2012).
 O Ministério do Trabalho e Emprego determina que:
Os dados coletados pela RAIS constituem expressivos insumos para atendimento
das necessidades: da legislação da nacionalização do trabalho;de controle dos
registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);dos Sistemas de
Arrecadação e de Concessão e Benefícios Previdenciários;de estudos técnicos de
natureza estatística e atuarial e de identificação do trabalhador com direito ao abono
salarial Programa de Integração Social e do Programa de Formação do Patrimônio
do Servidor Público (PIS/PASEP) (BRASIL, 2013b);
 DIRF: Declaração do Imposto de Renda retido na fonte. Foi aprovado pela
Instrução Normativa SRF n°144, de 07/12/98. Estão obrigadas a apresentar a
DIRF as pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre
os quais tenha incidido retenção do imposto sobre a Renda Retido na Fonte
(IRRF). A DIRF é enviada uma única vez ao ano respeitando o calendário
instituído pela Receita Federal do Brasil (BRASIL, 1998);
 COMUNICAÇÃO DE ACIDENTE DE TRABALHO (CAT): A comunicação de
acidente de acidente de trabalho passou a ser exigida das empresas a partir da Lei
5.316/67 (BRASIL, 1967). Atualmente, a Lei nº 8.213/91, estabeleceu que todo
acidente de trabalho ou doença profissional ocorrido com o trabalhador, deverá ser
comunicado a Previdência Social até o primeiro dia útil da sua ocorrência
(BRASIL, 1991b);
 PERFIL PROFICIOGRÁFICO PREVIDÊNCIÁRIO (PPP): É um documento
obrigatório para todas as organizações que mantenham empregados em atividade
de risco, precisando ser elaborado individualmente. Tem como objetivo avisar a
Previdência Social das atividades desempenhadas pelos empregados, por meio de
um mapeamento completo da passagem destes pela empresa, apresentando toda
sua rotina laboral desde a admissão até o rompimento de contrato. Este documento
é emitido pela empresa no momento em que o empregado solicitar ou na sua
desvinculação. A obrigatoriedade para entrega do PPP passou a ser exigida a partir
de 01/01/04, conforme determinado pelo decreto nº 3.048/99 (BRASIL, 1999);
 MANAD: Manual Normativo de Arquivos Digitais. É um arquivo que contém as
informações relativas à folha de pagamento, tais como: empregados em geral,
contribuintes individuais, servidores públicos estáveis e não estáveis contratos
temporários, agentes políticos e estagiários. É apresentado quando a organização
for fiscalizada (BRASIL, 2006).
Todas as obrigações citadas anteriormente que eram realizadas em diversas
periodicidades e declaradas a distintos órgãos por variados meios digitais, serão agora,
justificadas por meio do Sistema de Escrituração Fiscal (eSocial).
2.3Principais mudanças com a implementação do eSocial
No tópico anterior, foram mencionadas as leis e procedimentos que envolvem as
principais mudanças relacionadas ao Decreto 05, de 17 de Julho de 2013. Neste subcapítulo,
serão descritas tais mudanças conforme o Manual de Orientação do eSocial (2013).
Dentre as principais mudanças que ocorrerão, destaca-se primeiramente a do Registro
de Empregados, que com novo decreto ocorrerá diretamente no portal eletrônico do e - Social,
dispensando assim, o registro de forma material. Também será realizado no portal, o registro
da folha de pagamento, sendo um arquivo mensal, no qual deverá ser informado até o segundo
mês subsequente ao que está sendo calculado. Será necessária a padronização das rubricas
utilizadas, facilitando aos fiscais, identificar de forma clara, as verbas que são pagas ao
empregado e as devidas incidências de INSS, FGTS e IRRF.
Outra grande mudança será o enceramento do CAGED. Em virtude de existir somente
um sistema de envio de informações, que consistirá o eSocial, não será necessário a emissão
de tais informações ao Ministério do Trabalho. Anteriormente ao novo programa, as
informações de todos os empregados eram expedidas mensalmente ao Ministério, no entanto,
a partir do eSocial serão transmitidas no ato em que ocorrerem. Já, as informações que eram
enviadas pela RAIS, serão agora abastecidas no sistema de forma direta, tempestiva ou
mensal, deixando de ser elabora anualmente.
Mais um benefício do eSocial, constituirá na extinção da DIRF. Por meio do novo
programa, a Receita Federal terá acesso às informações sobre o Imposto de Renda Retida na
Fonte (IRRF), sendo desnecessário o envio anual da DIRF. A transmissão do IRRF ocorrerá
mensalmente conforme o fechamento das folhas de pagamento de cada colaborador.
Seguindo com a descrição das mudanças, pode-se relatar a nova forma de entrega do
PPP, no qual era apresentado pela empresa ao empregado em forma de documento impresso.
Com o novo programa, passará a ser acessado pelo empregado no site do eSocial ou
diretamente pela Previdência Social, otimizando assim, o processo num todo.
Finalizando as principais mudanças, o MANAD não se fará mais necessário, já que as
rubricas já estarão padronizadas devido ao programa. O fiscal poderá identificar com clareza
qual verba foi paga na folha de pagamento de cada empregado, bem como verificar se as
verbas estão incidindo corretamente na base, ou se as mesmas estão sendo tributadas
corretamente pelo empregador.
3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
Entende-se por metodologia o modo como o pesquisador desenvolverá seu trabalho.
Para Parra Filho e Santos (2002), o método nada mais é que o caminho a ser percorrido para
atingir um objetivo. Quanto à tipologia de pesquisa em relação aos objetivos estabelecidos, a
forma abordada é descritiva. De acordo com Gil (2002), a pesquisa descritiva objetiva
descrever características de determinada população, fenômeno ou o estabelecimento de
relações entre variáveis.
No que diz respeito aos procedimentos que pretende-se utilizar,a pesquisa será
bibliográfica. Segundo Martins (1990, p. 23), “é a que se efetua para se resolver problema ou
adquirir conhecimentos a partir de consultas a livros, artigos, jornais”. Tem como objetivo
recolher, selecionar, analisar e interpretar as contribuições teóricas já existentes sobre
determinado assunto.
A pesquisa será aplicada em uma organização, tratando-se de um estudo de
caso.Segundo Yin (2001), o estudo de caso trata-se de uma estratégia de pesquisa que busca
examinar um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto. Ele é apenas uma das
maneiras de se fazer pesquisa em ciências sociais, através de experimentos, levantamentos,
pesquisas históricas e análise de informações.
Quanto à tipologia da pesquisa em relação à abordagem do problema, será a
qualitativa. Afirma Richardson (1989, p. 39) que os estudos que utilizam a metodologia
qualitativa “podem descrever a complexidade de determinado problema, analisar a interação
entre as variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos vividos por grupos sociais”.
3.1 Amostra e Fonte de Informações
Para o levantamento das informações foi utilizado uma entrevista estruturada a partir
de um questionário com 13 perguntas abertas. Este questionário foi aplicado a quatro gestores
da Empresa Softplan Planejamento e Sistemas Ltda., no mês de setembro de 2014.
Segundo Gil (1999, p. 128) pode-se definir questionário como:
[...] a técnica de investigação composta por um número mais ou menos
elevado de questões apresentadas por escrito às pessoas, tendo por
objetivo o conhecimento de opiniões, crenças, sentimentos, interesses,
expectativas, situações vivenciadas, etc.
4 ANÁLISES DOS RESULTADOS
Nesse capítulo apresentam-se a análise dos resultados para posteriores considerações
finais. No quadro 1 apresenta-se parte das informações coletadas da entrevista (perguntas 1, 2,
3, 5, 6 e 10).
Pesquisad
o
Cargo
(1)
Formação
(2)
Tempo
Trabalho
(3)
Tempo que a
empresavem
adequando
o eSocial(5)
A
Coordenador
Depto
Pessoal
Administração
8a
Desde jul. 2014
B
Analista
DHO
Administração
6a
6m
6a
Desde jul. 2014
DHO, ADM,
Financeiro, TI
6m
3m
Desde maio
2014
DHO
5m
Analista
Administração
DHO
Gerente
Administração
D
MKT DHO
Quadro 1: Informações coletadas
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
C
Quais Deptos
envolvidos no
eSocial
(6)
DHO, ADM,
Contabilidade,
Unid.
Negócios
DHO,
Segurança e
Medicina
Tempo para
a empresa
implantar o
eSocial (10)
6m
6m
Conforme os dados do quadro 1 tabela, todos os respondentes tem formação superior
em Administração, a maioria (75%) trabalha na área há mais de 6 anos, e todos relatam que,
considerando o tamanho da empresa e alta complexibilidade dos eventos que devem ser
reportados no sistema do eSocial, o tempo total que a empresa estima utilizar para a revisão e
as novas exigências do programa,estima-se em seis meses.
Para a quarta pergunta do questionário (Em que etapa do processo de implementação
do eSocial se encontra a sua organização?), tem-se as seguintes declarações dos respondentes
conforme quadro 2.
Respondente Resposta
A
“Atualização de informações cadastrais e implantação do
sistema de medicina e segurança.”
B
“Implantação de novos sistemas e adequação dos processos
dentro do departamento pessoal, mas ainda não ocorreu a
conscientização da empresa como um todo.”
C
“Em implantação do sistema de segurança e medicina e
atualização das informações cadastrais.”
D
“Estamos na etapa de revisão dos processos, identificando quais
precisarão ser alterados e como essas mudanças ocorrerão.”
Quadro 2: Processo de implementação do eSocial.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Para a sétima pergunta (Como gestor, você considera necessário capacitar os
colaboradores do Departamento Pessoal? Por quê?), tem-se as seguintes declarações dos
respondentes, conforme quadro 3.
Respondente Resposta
A
“Sim, para atender corretamente todas as exigências do esocial.”
B
“Sim, pois o departamento pessoal exercerá um papel
fundamental na execução e cumprimento do eSocial. A
legislação não mudará, mas a forma de envio das informações
ao governo sim e para isso será necessário treinamento. Além
disso, com pessoal capacitado, será possível conscientizar
melhor os demais gestores da empresa da importância do
eSocial.”
C
“Sim, é necessário que toda a equipe esteja preparada para
orientar a todos na organização sobre os impactos do eSocial. A
capacitação é necessária também porque as áreas e os processos
de rh serão os mais afetados e exigidos pelo novo programa.”
D
“Certamente. Acredito na capacitação contínua de todos os
colaboradores e não seria diferente no DP (Departamento
Pessoal). No caso do eSocial, em função dos impactos que ele
terá na rotina do DP, a necessidade de capacitação acaba sendo
potencializada.”
Quadro 3: Capacitação do departamento pessoal.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Percebe-se que de forma unânime, os respondentes acham necessário capacitar os
colaboradores do departamento pessoal.
Capacitação ou treinamento é “um processo de assimilação cultural em curto prazo
que objetiva repassar ou reciclar conhecimento, habilidades ou atitudes relacionadas
diretamente à execução de tarefas ou à otimização no trabalho” (MARRAS 2001, p.145).
Ressalta-se ser uma atividade que se responsabiliza por transmitir conhecimentos e
desenvolver potencialidades, suprindo as necessidades do colaborador e da empresa,
qualificando mão-de-obra, preparando-a para superar os obstáculos e desafios. Sobre o
assunto, Chiavenato(1999, p.294), ensina que:
A conceituação de treinamento apresenta significados diferentes. Antigamente
alguns especialistas em RH consideravam o treinamento um meio para adequar cada
pessoa ao seu cargo e desenvolver a força de trabalho da organização a partir dos
cargos ocupados. Mais recentemente passou-se a ampliar o conceito, considerando o
treinamento um meio para alavancar o desempenho no cargo. Quase sempre o
treinamento tem sido estendido como o processo pelo qual a pessoa é preparada para
desempenhar de maneira excelente as tarefas específicas do cargo que deve ocupar.
Modernamente, o treinamento é considerado um meio de desenvolver competências
nas pessoas para que elas tornem-se mais produtivas, criativas e inovadoras, a fim de
contribuir melhor para os objetivos organizacionais, e cada vez mais valiosos. Assim
o treinamento é uma fonte de lucratividade ao permitir que as pessoas contribuam
efetivamente para os resultados do negócio.
Para a oitava pergunta (Referente às admissões, as empresas deverão enviar as
informações da contratação com 24 horas de antecedência. Isso irá atrapalhar o andamento
das atividades?), tem-se as seguintes declarações dos respondentes, conforme quadro 4.
Respondente
A
B
C
D
Resposta
“Não visto que estamos colocando em pratica esta nova
determinação.”
“Não, pois já estamos nos adequando há um tempo com relação
às admissões.”
“Não irá atrapalhar as atividades, mas fará com que as equipes
envolvidas no processo de atratividade, seleção e admissão
trabalhem de forma mais alinhada, sempre atentos aos prazos
definidos nos processos.”
“Atrapalhar não. No entanto, o processo deverá sofrer alteração
para que os procedimentos se adequem a essa necessidade.”
Quadro 4: Prazo de envio x andamento das atividades.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Verifica-se que, todos os respondentes declaram que não irá atrapalhar o andamento
das atividades, desde que haja uma adequação e alinhamento entre os diversos setores da
organização.
Para a nona pergunta (Qual a sua opinião em relação à substituição das obrigações que
passarão a ser tempestivas e mensais?), tem-se as seguintes declarações dos respondentes,
conforme quadro 5.
Respondente
A
B
C
D
Resposta
“Em algumas situações acho um pouco exagerado envio
das informações, por exemplo ref. a alteração das escalas
do colaborador.”
“Atualmente estamos acostumados a trabalhar de forma
retroativa, ou seja, os gestores informam as alterações
durante o mês para serem realizadas no mês corrente e
não para o mês seguinte. Portanto, as obrigações
tempestivas serão mais “trabalhosas”, mas com
organização das atividades, acredito que não será um
problema.”
“Acredito que esta seja uma substituição positiva. Desde
que se tenha um sistema que auxilie nestas atividades, e
um grupo de lideranças que entendam e apoiem o DHO.”
“Certamente o envio eletrônico das informações e a
centralização dos cadastros é algo muito interessante.
Creio que, em ambos os casos, haverá um transtorno
inicial, inerente a qualquer mudança, para as empresas se
adaptarem as novas normas. Porém, com o passar do
tempo, essas medidas trarão benefícios para a empresa.”
Quadro 5: Prazo de entrega do eSocial.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Embora a unificação de cadastros e informações seja positivo, isso dependerá de
esforço combinado na equipe de profissionais para trazer melhores resultados.
Para a pergunta 11 (Quais as expectativas da organização em relação à implantação do
e-Social? tem-se as seguintes declarações dos respondentes, conforme quadro 6.
Respondente
A
B
C
D
Resposta
“Melhorar as demandas dos gestores, visto a necessidade
de cumprir com as novas regras do eSocial, além de
eliminar com os anuais (DIRF, RAIS) distribuindo esta
atividade ao longo do ano.”
“Que a longo prazo, os processos sejam padronizados,
facilitando a rotina de departamento pessoal.”
“Em implantação do sistema de segurança e medicina e
atualização das informações cadastrais.”
“Estamos com grande expectativa na organização, os
sistemas, processos e rotinas já estão sendo adequados e já
iniciamos um trabalho de sensibilização das lideranças.
Estamos agora no aguardo do governo para o envio de
mais informações e datas de início.”
Quadro 6: Expectativas frente a implantação do eSocial.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Verifica-se que, um dos participantes não respondeu as questões 12 e 13. Como
expectativas, verificam-se melhorar as demandas dos gestores, padronizar processos e
adequação de prazos e dados.
Para a pergunta 12 (Qual o maior desafio que você encontrou perante o programa?),
tem-se as seguintes declarações dos respondentes, de acordo com quadro 7.
Respondente
A
B
C
Resposta
“Sensibilização da gestão para respeitar os prazos e novas
regras.”
“Conscientização de todas as áreas, fazer com que não
haja mais exceções a regra.”
“Em implantação do sistema de segurança e medicina e
atualização das informações cadastrais.”
D
Quadro 7: Desafio perante o eSocial.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Este questionamento esclarece o objeto central deste trabalho de pesquisa e, mesmo
concentrando os depoimentos dos declarantes de que a implantação do eSocial poderá
melhorar as demandas e facilitar a rotina de departamento pessoal, verifica-se que para
melhor implantação do o eSocial, dever-se-á que ocorra uma significativa sensibilização da
gestão no intuito de respeitar os prazos e as novas regras, a conscientização de todas os
departamentos e seus envolvidos, assim como um massivo esclarecimento das duvidas
existentes no tocante às informações que deverão ser enviadas ao governo e readequação dos
cronogramas da empresa e de seus fornecedores.
Para a pergunta 13 (A empresa está preparada para cumprir as etapas?), tem-se as
seguintes declarações dos respondentes apresentadas no quadro 8.
Respondente
A
B
C
Resposta
“No momento estamos trabalhando no projeto de
adequação das novas exigências, e ao fim deste projeto
penso que a empresa estará preparada para o eSocial.”
“De acordo com o gestor do projeto e encaminhamentos
até o momento, a empresa está preparada.”
“Sim. Estamos preparados para cumprir as etapas do
projeto que prevê o atendimento a todos os requisitos do
eSocial.”
D
Quadro 8: Adequação da empresa para cumprir o eSocial.
Fonte: Elaborado pelo autor (2014).
Ressalta-se que todos os respondentes, declaram que tanto a organização quanto o
participante da pesquisa estão preparados para cumprir as etapas e requisitos do eSocial.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Existem constantes mudanças que ocorrem nos órgãos fiscalizadores. Dentre estas,
surge no cenário atual o e-Social, este que é um projeto do governo federal e, vem substituir
os sistemas antigos de envio de informações referentes à situação trabalhista dos
colaboradores das empresas.
O trabalho buscou apresentar o programa eSocial criado pelo governo federal,
descrevendo como era o processo anterior ao programa eSocial, também mencionando como
os gestores estão inserindo o programa em suas organizações e as dificuldades que os mesmos
estão tendo em implementa-lo.
Sendo assim surgiu a seguinte pergunta: Quais as maiores dificuldades que os gestores
de RH terão perante o novo EFD?
Dessa forma percebe-se que o gestor terá uma significativa sensibilização perante
gestão frente a respeitar os prazos e as novas regras, dever-se-á conscientizar todos os
departamentos e seus envolvidos, assim como um massivo esclarecimento das duvidas
existentes no tocante às informações que deverão ser enviadas ao governo e readequação dos
cronogramas da empresa.
Entende-se que o presente trabalho cumpriu seus objetivos estabelecidos, pois
apresentou considerações atuais e anteriores diante do novo sistema unificador de informação
sobre os eventos relacionados à remuneração de cada colaborador, atrelando todos os órgãos
responsáveis, o eSocial.
O artigo também abordou como os gestores estão inserindo o programa em suas
organizações, salientando que para isso o tempo para implantação seria em torno de seis
meses.
Por fim o trabalho serviu como instrumento importante para entender quais as maiores
dificuldades que os gestores de RH estão tendo perante o novo EFD.
Por se tratar de um assunto recente e que ainda não entrou em vigor, torna-se
dificultoso encontrar materiais que abordam o referido tema. Este é um projeto de âmbito
nacional, que englobará todos os tipos de organizações diante disto a uma grande necessidade
dos profissionais de Contabilidade e Recursos Humanos entenderem sobre o tema e estarem
se preparando de acordo com cronograma do eSocial. Essas informações irão contribuir para
o conhecimento de acadêmicos, profissionais da área, empresários, contadores demais pessoas
interessadas sobre o assunto dissertado.
ABSTRACT
This article aims to identify the level of knowledge of the professionals responsible for the
Personnel Department a Accounting Office, located in Florianópolis regarding the new
requirement called Social Digital Tax Bookkeeping - eSocial. Seeking to achieve this goal, we
carried out a bibliographic and descriptive research and field research with a qualitative
approach, using questionnaires with open questions. The sample was composed of four
employees. The results of this survey show that 75% of respondents are well prepared to plan
the necessary changes. Also demonstrated that, for better deploy eSocial, significant
sensitization of management in order to meet the deadlines and the new rules, awareness of all
the departments involved and their should occur, as well as a clarification of existing massive
doubts in relation to information to be sent to the government and readjustment of schedules
of the company and its suppliers.
Keywords: eSocial. People management. Facing difficulties to change.
REFERÊNCIAS
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ANEXOS
ANEXO A: Pesquisa
Esta pesquisa tem por objetivo relatar como a empresa: X está se preparando para as
mudanças decorrentes do e-Social que entrará em vigor na competência de Janeiro de 2015.
Qual o cargo que você ocupa na sua Organização?
R:
2- Qual a sua Formação?
R:
3- Há quanto tempo trabalha na área de Gestão Pessoas?
R:
4-Em que etapa do processo de implementação do eSocial se encontra a sua organização?
R:
5-Há quanto tempo sua empresa já está atuando nesse projeto de revisão e adequação de
processo?
R:
6-Dentro da empresa, quais os departamentos envolvidos para adequação do e-Social?
R:
7-Como gestor, você considera necessário capacitar os colaboradores do Departamento
Pessoal? Por quê?
R:
8-Referente às admissões, as empresas deverão enviar as informações da contratação com 24
horas de antecedência. Isso irá atrapalhar o andamento das atividades?
R:
9- Qual a sua opinião em relação à substituição das obrigações que passarão a ser tempestivas
e mensais?
R.
10-Considerando o tamanho da sua empresa e alta complexibilidade dos eventos que deverão
ser reportados no sistema do eSocial, qual o tempo total que a sua empresa estima utilizar para
a revisão e as novas exigências do programa?
R. estimamos 6 meses
11 – Quais as expectativas da organização em relação à implantação do e-Social?
R.
12-Qual o maior desafio que você encontrou perante o programa?
R.
13-A empresa está preparada para cumprir as etapas?
R.
Muito obrigada pela participação.
ANEXO B:
O SUBSECRETÁRIO DE FISCALIZAÇÃO, no uso da atribuição que lhe confere o inciso
III do art. 311 do Regimento Interno da Secretaria da Receita Federal do Brasil, aprovado
pela Portaria MF nº 203, de 14 de maio de 2012, e tendo em vista o disposto no art. 11 do
Decreto-lei nº 1.968, de 23 de novembro de 1982, nos incisos I, III e IV da Lei nº 8.212, de 24
de julho de 1991, e no Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, resolve:
Art. 1º Declarar aprovado o leiaute dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração
Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), que será
exigido para os eventos ocorridos a partir da competência de janeiro de 2014.
Parágrafo único. O leiaute aprovado nos termos do caput consta no Manual de Orientação do
eSocial - versão 1.0, que está disponível na Internet, no endereço eletrônico
<www.esocial.gov.br> .
Art. 2º A escrituração de que trata o art. 1º é composta pelos eventos decorrentes das
obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, cujos arquivos deverão ser transmitidos em
meio eletrônico pela empresa, pelo empregador ou por outros obrigados a eles equiparados,
nos prazos a serem estipulados em ato específico.
Art. 3º Este Ato Declaratório Executivo entra em vigor na data de sua publicação. (DOU DE
18/07/2013, Caio Marcos Candido).