União Europeia
Delegação no Brasil
Sessão de Informação
Procedimentos
Operacionais
Brasília 10/04/2013
Apresentação: Denise Verdade
Documentos Aplicáveis ao contrato
- Condições Especiais
- Anexo I – Descrição da Ação
- Anexo II – Condições Gerais
- Anexo III – Orçamento
- Anexo IV – Procedimentos de Adjudicação do
-
Contrato
Anexo V – Pedido de Pagamento
Anexo VI – Modelo de Relatório Narrativo e
Financeiro
Anexo VII – Modelo de Relatório de Verificação de
Despesas
Encontros e Eventos
•
Kick-Off Meeting
•
Solenidade de Inauguração do Projeto
•
Curso sobre a Metodologia do Quadro Lógico &
Monitoramento Baseado em Resultados e troca
de experiências
• Brasília – 4 dias (Agosto)
• A DUE vai arcar com as despesas de
•
hospedagem e alimentação
Passagens aéreas devem ser emitidas pelos
beneficiários (pagas pela instituição ou pelo
projeto)
Tipos de Relatórios
• Relatórios Técnicos Intercalar e Final
(Anexo VI):
parte narrativa e parte financeira
• Relatório de Verificação de Despesas
(Anexo VII)
* Artigo 2º das Condições Gerais
Relatórios Técnicos
Apresentação:
•
•
•
•
*
Acompanhado do pedido de pagamento
original assinado e datado (Anexo V)
2 exemplares impressos + versão eletrônica
(e-mail ou CD).
Em português
Anualmente (devem cobrir o mesmo
período)
Notificar a Delegação caso não seja possível encaminhar o
relatório dentro do prazo estabelecido.
Relatório Técnico
O relatório técnico deve apresentar de forma objetiva os
seguintes itens:
• Fornecer uma panorâmica geral da execução da ação
• Enumerar todas as atividades conforme indicado no Anexo I
• Descrever os resultados alcançados para cada atividade
•
•
•
(Progresso alcançado para atingir as metas e os objetivos
Listar as atividades que não se realizaram e explicar os
motivos
Apresentar uma avaliação dos resultados da ação, incluindo
observações sobre o desempenho, realizações e impacto em
relação aos objetivos específico e geral;
Quantificar resultados tanto quanto possível através dos
índices definidos no Quadro Lógico (importante o
monitoramento interno contínuo, usar QL como ferramenta de
monitoramento).
Relatório Técnico
•
Enumerar contratos (obras, prestação de serviços,
fornecimento) de valor superior a 10.000 Euros
adjudicados durante o período do relatório indicando
para cada contrato o montante, o procedimento de
adjudicação e o nome do contratante
• Incluir uma avaliação da relação entre os parceiros
formais da ação;
•
Descrever a relação entre a sua organização e as
entidades públicas. Como isso afeta a ação?
•
Descrever sua relação com outras organizações
(associados, subcontratantes, beneficiários finais e
grupos-alvo, partes terceiras envolvidas)
Relatório Técnico
•
Enviar o Quadro Lógico atualizado
• Incluir Plano de Ação atualizado
•
Precisar de que forma foi assegurada e visibilidade
da contribuição da EU para a ação (Plano de
Comunicação e Visibilidade do projeto)
•
Anexos: Lista de publicações e exemplares,
recortes de imprensa (clippings), fotos digitais que
poderão ser usadas para ilustrar a página web ou
publicações da UE.
Relatório Técnico (Informações
complementares)
• Dificuldades que afetaram o andamento do
projeto e as soluções encontradas e ou
sugeridas.
• Fatores de sucesso ou fracasso do projeto que
estiverem para além do controle dos parceiros do
projeto.
•
Casos de sucesso - resumo descritivo de
qualquer destaque especial ou de interesse para
a dimensão humana que tenha ocorrido no
período do projeto.
Relatório Técnico (Informações
complementares)
•
Resultados não esperados e lições aprendidas
que não foram incluídas nos itens acima.
• Riscos para a sustentabilidade.
•
Listar os equipamentos adquiridos e localização
dos mesmos.
Relatório Técnico Final
6 meses ( Beneficiários sediados na Europa)
3 meses ( Beneficiários sediados no Brasil)
• Abranger todo o período da ação;
• Designar todas as atividades desenvolvidas;
• Apresentar sua avaliação dos resultados de acordo
•
•
com os objetivos específicos e globais. Houve
resultados imprevistos?
Conter uma descrição minuciosa das condições em
que foi realizada a ação (ou seja o projeto);
Identificar as medidas tomadas para assegurar a
visibilidade do financiamento da EU.
Relatório Técnico Final
•
•
•
•
•
•
•
Enumerar os contratos adjudicados superiores a
10 mil Euros;
Transferência de propriedade para parceiros
locais ou beneficiários finais (equipamentos,
veículos e materiais) (CG art.7.3);
Identificar os elementos que permitam avaliar o
impacto da ação;
Como está previsto assegurar a sustentabilidade;
Indicar aspectos transversais (gênero, direitos
humanos, meio ambiente);
Indicar como foi feito o controle e a avaliação da
ação;
Lições aprendidas.
Monitoramento
Visitas aos projetos:
•
•
•
•
Monitoramento interno do próprio projeto conforme
indicadores do QL, estudos de caso, etc.
Visitas dos gestores aos projetos (acompanhamento
de campo + sede das instituições e seus parceiros).
Informar à Delegação sobre os eventos importantes
de cada projeto;
Visitas de funcionários e Membros da Comissão,
Parlamento em Bruxelas (p. ex. Comissários);
Visitas de jornalistas e outros convidados da
Comissão (p. ex. deputados dos Estados-Membros
da UE ou do Parlamento Europeu).
Monitoramento Externo
•
Externo e independente;
• Rápido e periódico;
•
Pontual;
•
Através de contrato-quadro específico de prestação
de serviços especializados de consultoria
(consultores europeus e brasileiros).
Monitoramento Externo
•
ROM Monitoramento por resultado:
instrumento útil em nível micro. Para informar os atores
sobre a performance do projeto e ajudar os gestores de
projeto “a pensar em termos de gestão por resultados” –
principal objetivo do monitoramento.
•
Apenas como informação manual do ROM:
http://ec.europa.eu/europeaid/how/ensuringquality/monitoring-projects/index_fr.htm
Monitoramento Externo
Resultados do ROM (Result Oriented Monitoring):
Relatório padrão e sintético que contém
apreciações sobre a situação do projeto no
momento da visita com relação aos seguintes
parâmetros:
•
•
•
•
•
Pertinência;
Eficiência;
Eficácia;
Sustentabilidade e
Impacto.
Monitoramento Externo
Trabalho dos monitores nos projetos:
•
•
•
Necessita de apoio logístico para o deslocamento
às suas sedes e áreas de intervenção;
Pelo menos 50% do tempo da visita dos
monitores ao projeto deverá ser dedicado aos
trabalhos no terreno para obter uma visão clara
das atividades atuais e/ou futuras.
Sempre que possível, a equipe de monitoramento
deve se reunir com as instituições nacionais de
referência.
CiSocH
Civil Society Homepage
•
http://ec.europa.eu/europeaid/where/worldwid
e/civil-society/working-documents_en.htm
•
https://webgate.ec.europa.eu/fpfis/mwikis/aid
co/index.php/Main_Page
Correspondências
•
Correspondência formal com a Delegação para:
Delegação da União Europeia
a/c Chefe de Delegação
Contato: nome do gestor responsável
SHIS QI 07 Bloco A - Lago Sul
71615-205 - Brasília-DF – Brasil
Fax: (61) 2104 3141
•
Pedidos de pagamento: SFC
Contatos
Delegação da União Europeia
SHIS QI 07 Bloco A – Comércio Local
71615-205 Brasília – DF
Tel.: +55 61 2104 3122 - Fax: + 55 61 2104 3141
e-mail: [email protected]
http://eeas.europa.eu/delegations/brazil/index_en.htm
E-mails de Contato
Gestores Operacionais:
[email protected]
[email protected]
[email protected]
MUITO OBRIGADA!