AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SISTEMA DE CONTROLO INTERNO (SCI) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES SETEMBRO 2013 AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Índice SISTEMA DE CONTROLO INTERNO .................................................................................................................. 10 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 10 Capítulo I ........................................................................................................................................................ 10 DISPOSIÇÕES GERAIS...................................................................................................................................... 10 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 10 Definições................................................................................................................................................. 10 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 10 Âmbito de aplicação................................................................................................................................. 10 Artigo 3.º .................................................................................................................................................. 10 Objetivos .................................................................................................................................................. 10 Artigo 4.º .................................................................................................................................................. 11 Princípios .................................................................................................................................................. 11 Capítulo II ....................................................................................................................................................... 11 NORMAS DE ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS PREVISIONAIS ...................................................................... 11 Secção I .......................................................................................................................................................... 11 Plano Anual de Atividades ............................................................................................................................. 11 Artigo 5.º .................................................................................................................................................. 11 Plano anual de atividades ........................................................................................................................ 11 Secção II ......................................................................................................................................................... 11 Orçamentos ................................................................................................................................................... 11 Artigo 6.º .................................................................................................................................................. 11 Princípios, regras e procedimentos.......................................................................................................... 11 Artigo 7.º .................................................................................................................................................. 11 Princípios .................................................................................................................................................. 11 Artigo 8.º .................................................................................................................................................. 12 Execução orçamental ............................................................................................................................... 12 Capítulo III ...................................................................................................................................................... 12 DISPONIBILIDADES ......................................................................................................................................... 12 Artigo 9.º .................................................................................................................................................. 12 Contas bancárias ...................................................................................................................................... 12 Artigo 10.º ................................................................................................................................................ 13 Cheques ................................................................................................................................................... 13 Artigo 11.º ................................................................................................................................................ 13 Cheques não levantados ou extraviados ................................................................................................. 13 Artigo 12.º ................................................................................................................................................ 13 Reconciliações bancárias ......................................................................................................................... 13 Artigo 13.º ................................................................................................................................................ 14 Pagamentos ............................................................................................................................................. 14 Artigo 14.º ................................................................................................................................................ 14 Cobranças de receita................................................................................................................................ 14 Capítulo IV ..................................................................................................................................................... 14 2/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ EXISTÊNCIAS ................................................................................................................................................... 14 Artigo 15.º ................................................................................................................................................ 14 Receção de bens gerais ............................................................................................................................ 14 Artigo 16.º ................................................................................................................................................ 15 Receção de bens do serviço de ação social escolar (ASE) ........................................................................ 15 Artigo 17.º ................................................................................................................................................ 15 Controlo das existências .......................................................................................................................... 15 Capítulo V ...................................................................................................................................................... 16 TERCEIROS ..................................................................................................................................................... 16 Secção I .......................................................................................................................................................... 16 Circuito de Receitas e Despesas ..................................................................................................................... 16 Artigo 18.º ................................................................................................................................................ 16 Receitas .................................................................................................................................................... 16 Secção II ......................................................................................................................................................... 16 Procedimentos para aquisição de bens e serviços .......................................................................................... 16 Artigo 19.º ................................................................................................................................................ 16 Destino das Receitas ................................................................................................................................ 16 Artigo 20.º ................................................................................................................................................ 17 Despesas .................................................................................................................................................. 17 Artigo 21.º ................................................................................................................................................ 17 Reembolso das Despesas ......................................................................................................................... 17 Artigo 22.º ................................................................................................................................................ 17 Competências .......................................................................................................................................... 17 Artigo 23.º ................................................................................................................................................ 18 Aquisição de bens e serviços gerais ......................................................................................................... 18 Artigo 24.º ................................................................................................................................................ 18 Aquisição de bens e serviços de ação social escolar (ASE) ...................................................................... 18 Artigo 25.º ................................................................................................................................................ 19 Preenchimento das relações de necessidades ......................................................................................... 19 Artigo 26.º ................................................................................................................................................ 19 Arquivamento das relações de necessidades .......................................................................................... 19 Artigo 27.º ................................................................................................................................................ 19 Preenchimento das requisições ............................................................................................................... 19 Artigo 28.º ................................................................................................................................................ 20 Arquivamento das requisições ................................................................................................................. 20 Artigo 29.º ................................................................................................................................................ 20 Faturação de terceiros ............................................................................................................................. 20 Secção III ........................................................................................................................................................ 20 Processo de adjudicação ................................................................................................................................ 20 Artigo 30.º ................................................................................................................................................ 20 Realização de despesas públicas .............................................................................................................. 20 Artigo 31.º ................................................................................................................................................ 21 Unidade de despesa ................................................................................................................................. 21 3/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 32.º ................................................................................................................................................ 21 Critérios de adjudicação........................................................................................................................... 21 Secção IV ........................................................................................................................................................ 21 Tramitação do ajuste direto ........................................................................................................................... 21 Artigo 33.º ................................................................................................................................................ 21 Decisão de contratar ................................................................................................................................ 21 Artigo 34.º ................................................................................................................................................ 21 Modalidades de ajuste direto .................................................................................................................. 21 Artigo 35.º ................................................................................................................................................ 22 Decisão de escolha do procedimento ...................................................................................................... 22 Artigo 36.º ................................................................................................................................................ 22 Aprovação das peças do procedimento ................................................................................................... 22 Artigo 37.º ................................................................................................................................................ 22 Júri ............................................................................................................................................................ 22 Artigo 38.º ................................................................................................................................................ 22 Convite ..................................................................................................................................................... 22 Artigo 39.º ................................................................................................................................................ 23 Negociação ............................................................................................................................................... 23 Artigo 40.º ................................................................................................................................................ 23 Formalização ............................................................................................................................................ 23 Artigo 41.º ................................................................................................................................................ 23 Documentos que constituem a proposta ................................................................................................ 23 Artigo 42.º ................................................................................................................................................ 24 Relatório preliminar ................................................................................................................................. 24 Artigo 43.º ................................................................................................................................................ 24 Exclusão de propostas.............................................................................................................................. 24 Artigo 44.º ................................................................................................................................................ 24 Relatório final e escolha do adjudicatário................................................................................................ 24 Artigo 45.º ................................................................................................................................................ 24 Apresentação dos documentos de habilitação ........................................................................................ 24 Capítulo VI ..................................................................................................................................................... 25 IMOBILIZADOS ............................................................................................................................................... 25 Artigo 46.º ................................................................................................................................................ 25 Definição .................................................................................................................................................. 25 Artigo 47.º ................................................................................................................................................ 25 Campo de aplicação ................................................................................................................................. 25 Artigo 48.º ................................................................................................................................................ 25 Responsabilidade de inventariação ......................................................................................................... 25 Capítulo VII .................................................................................................................................................... 25 DISPOSIÇÕES FINAIS ....................................................................................................................................... 25 Artigo 49.º ................................................................................................................................................ 25 Norma supletiva ....................................................................................................................................... 25 Artigo 50.º ................................................................................................................................................ 25 Entrada em vigor ...................................................................................................................................... 25 4/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ REGIMENTO INTERNO DO CONSELHO ADMINISTRATIVO ............................................................................... 26 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 26 DISPOSIÇÃO GERAL ........................................................................................................................................ 26 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 26 Definição .................................................................................................................................................. 26 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 26 Composição do Conselho Administrativo ................................................................................................ 26 Artigo 3.º .................................................................................................................................................. 26 Competências do Conselho Administrativo ............................................................................................. 26 Artigo 4.º .................................................................................................................................................. 27 Competências do Presidente do Conselho Administrativo ...................................................................... 27 Artigo 5.º .................................................................................................................................................. 27 Deveres dos membros do Conselho Administrativo ................................................................................ 27 Artigo 6.º .................................................................................................................................................. 27 Poderes dos membros do Conselho Administrativo ................................................................................ 27 Artigo 7.º .................................................................................................................................................. 27 Impedimento temporário do Presidente Do Conselho Administrativo ................................................... 27 Artigo 8.º .................................................................................................................................................. 27 Calendarização das reuniões.................................................................................................................... 27 Artigo 9.º .................................................................................................................................................. 28 Quórum .................................................................................................................................................... 28 Artigo 10.º ................................................................................................................................................ 28 Secretariado ............................................................................................................................................. 28 Artigo 11.º ................................................................................................................................................ 28 Duração das reuniões .............................................................................................................................. 28 Artigo 12.º ................................................................................................................................................ 28 Deliberações ............................................................................................................................................ 28 Artigo 13.º ................................................................................................................................................ 28 Voto de vencido ....................................................................................................................................... 28 Artigo 14.º ................................................................................................................................................ 28 Obrigatoriedade de voto .......................................................................................................................... 28 Artigo 15.º ................................................................................................................................................ 28 Confidencialidade .................................................................................................................................... 28 Artigo 16.º ................................................................................................................................................ 29 Entrada em vigor ...................................................................................................................................... 29 Artigo 17.º ................................................................................................................................................ 29 Atualização e omissões ............................................................................................................................ 29 REGIMENTO DOS SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR ........................................................................... 30 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 30 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 30 Localização e horário de funcionamento ................................................................................................. 30 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 30 Constituição dos Serviços de Administração Escolar ............................................................................... 30 Artigo 3.º .................................................................................................................................................. 30 5/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Competências da Coordenadora Técnica ................................................................................................ 30 Artigo 4.º .................................................................................................................................................. 31 Dependência hierárquica direta .............................................................................................................. 31 Artigo 5.º .................................................................................................................................................. 31 Substituição da Coordenadora Técnica.................................................................................................... 31 Artigo 6.º .................................................................................................................................................. 31 Funcionamento ........................................................................................................................................ 31 Artigo 7.º .................................................................................................................................................. 35 Horário de atendimento .......................................................................................................................... 35 Artigo 8.º .................................................................................................................................................. 35 Horário de trabalho dos Assistentes Técnicos ......................................................................................... 35 ORGANOGRAMA DOS SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR ................................................................... 36 REGULAMENTO DAS VISITAS DE ESTUDO ....................................................................................................... 37 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 37 Visitas de estudo ...................................................................................................................................... 37 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 37 Procedimentos para as viagens de estudo .............................................................................................. 37 Artigo 3.º .................................................................................................................................................. 38 Entrada em vigor ...................................................................................................................................... 38 REGULAMENTO DE UTILIZAÇÃO DO CARTÃO DA ESCOLA ............................................................................... 39 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 39 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 39 Utilizadores .............................................................................................................................................. 39 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 39 Cartão para visitantes .............................................................................................................................. 39 Artigo 3.º .................................................................................................................................................. 39 Carregamentos ......................................................................................................................................... 39 Artigo 4.º .................................................................................................................................................. 39 Extravio ou cartão danificado .................................................................................................................. 39 Artigo 5.º .................................................................................................................................................. 40 Cartão de substituição ............................................................................................................................. 40 Artigo 6.º .................................................................................................................................................. 40 Portaria .................................................................................................................................................... 40 Artigo 7.º .................................................................................................................................................. 40 Papelaria .................................................................................................................................................. 40 Artigo 8.º .................................................................................................................................................. 40 Bufete ....................................................................................................................................................... 40 Artigo 9.º .................................................................................................................................................. 40 Refeições .................................................................................................................................................. 40 Artigo 10.º ................................................................................................................................................ 41 Quiosque .................................................................................................................................................. 41 Artigo 11.º ................................................................................................................................................ 41 Ação Social Escolar (ASE) ......................................................................................................................... 41 Artigo 12.º ................................................................................................................................................ 41 Reprografia .............................................................................................................................................. 41 6/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 13.º ................................................................................................................................................ 41 Situações especiais................................................................................................................................... 41 Artigo 14.º ................................................................................................................................................ 42 Salvaguarda de dados .............................................................................................................................. 42 Artigo 15.º ................................................................................................................................................ 42 Omissões .................................................................................................................................................. 42 Artigo 16.º ................................................................................................................................................ 42 Entrada em vigor ...................................................................................................................................... 42 CACIFOS - CRITÉRIOS DE ATRIBUIÇÃO E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO ............................................................. 43 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 43 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 43 Procedimentos de atribuição ................................................................................................................... 43 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 44 Regras de utilização ................................................................................................................................. 44 REGULAMENTO DA EXECUÇÃO FÍSICA E FINANCEIRA NO ÂMBITO DOS PROJETOS FINANCIADOS ................. 45 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 45 Execução física ......................................................................................................................................... 45 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 45 Execução financeira ................................................................................................................................. 45 REGULAMENTO DO FUNCIONAMENTO DO TELEFONE FIXO ........................................................................... 46 REGULAMENTO DO FUNCIONAMENTO DO TELEFONE MÓVEL ....................................................................... 46 FUNCIONAMENTO DA REPROGRAFIA............................................................................................................. 47 GESTÃO DE PESSOAL: DESCRIÇÃO DOS CIRCUITOS ......................................................................................... 48 SECÇÃO I ........................................................................................................................................................ 48 REGISTO DE ASSIDUIDADE ............................................................................................................................. 48 Artigo 1.º .................................................................................................................................................. 48 Pessoal docente ....................................................................................................................................... 48 Artigo 2.º .................................................................................................................................................. 48 Pessoal não docente ................................................................................................................................ 48 SECÇÃO II ....................................................................................................................................................... 50 REGISTO DAS HORAS EXTRAORDINÁRIAS ...................................................................................................... 50 Artigo 3.º .................................................................................................................................................. 50 Pessoal docente do ensino pré-escolar e do 1.º ciclo .............................................................................. 50 Artigo 4.º .................................................................................................................................................. 50 Pessoal docente dos 2.º e 3.º ciclos ......................................................................................................... 50 Artigo 5.º .................................................................................................................................................. 51 Pessoal não docente ................................................................................................................................ 51 SECÇÃO III ...................................................................................................................................................... 52 PROCESSAMENTO DO SUBSÍDIO DE REFEIÇÃO – CIRCUITO E NOTAS ESPECÍFICAS.......................................... 52 Artigo 6.º .................................................................................................................................................. 52 Pessoal docente do quadro e contratado com horário completo ........................................................... 52 Artigo 7.º .................................................................................................................................................. 52 7/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Pessoal docente contratado com horário incompleto ............................................................................. 52 SECÇÃO IV ...................................................................................................................................................... 54 PROCESSAMENTO DO SUBSÍDIO DE FÉRIAS – CIRCUITO E NOTAS ESPECÍFICAS .............................................. 54 Artigo 8.º .................................................................................................................................................. 54 Pessoal docente do quadro...................................................................................................................... 54 Artigo 9.º .................................................................................................................................................. 55 Pessoal docente contratado .................................................................................................................... 55 Artigo 10.º ................................................................................................................................................ 55 Cessação de funções ................................................................................................................................ 55 SECÇÃO V ....................................................................................................................................................... 56 PROCESSAMENTO DO SUBSÍDIO DE NATAL – CIRCUITO E NOTAS ESPECIFICAS .............................................. 56 Artigo 11.º ................................................................................................................................................ 56 Pessoal docente do quadro...................................................................................................................... 56 Artigo 12.º ................................................................................................................................................ 56 Pessoal docente contratado .................................................................................................................... 56 SECÇÃO VI ...................................................................................................................................................... 58 RELAÇÃO DE NECESSIDADES/ REQUISIÇÃO INTERNA: CIRCUITO E PROCEDIMENTOS ..................................... 58 Artigo 13.º ................................................................................................................................................ 58 Relação de necessidades.......................................................................................................................... 58 SECÇÃO VII ..................................................................................................................................................... 59 CONTROLO DE ARMAZÉM: CIRCUITO E PROCEDIMENTOS.............................................................................. 59 Artigo 14.º ................................................................................................................................................ 59 Armazéns ................................................................................................................................................. 59 Artigo 15.º ................................................................................................................................................ 59 Armazém 1 - pessoas envolvidas ............................................................................................................. 59 Artigo 16.º ................................................................................................................................................ 59 Armazém 1 - procedimentos.................................................................................................................... 59 Artigo 17.º ................................................................................................................................................ 59 Armazém 2 - pessoas envolvidas ............................................................................................................. 59 Artigo 18.º ................................................................................................................................................ 60 Armazém 2 - procedimentos.................................................................................................................... 60 SECÇÃO VIII .................................................................................................................................................... 61 REGULAMENTO DE BACKUP (CÓPIAS DE SEGURANÇA) .................................................................................. 61 INTRODUÇÃO ................................................................................................................................................. 61 Artigo 19.º ................................................................................................................................................ 61 Diretrizes .................................................................................................................................................. 61 Artigo 20.º ................................................................................................................................................ 61 Esquema de Backups................................................................................................................................ 61 ANEXO 1 ......................................................................................................................................................... 62 RELAÇÃO DE NECESSIDADES .......................................................................................................................... 62 ANEXO 2 ......................................................................................................................................................... 63 REQUISIÇÃO OFICIAL ...................................................................................................................................... 63 8/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ ANEXO 3 ......................................................................................................................................................... 64 PROPOSTA DE DESLOCAÇÃO EM SERVIÇO ...................................................................................................... 64 ANEXO 4 ......................................................................................................................................................... 65 CACIFOS ......................................................................................................................................................... 65 9/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SISTEMA DE CONTROLO INTERNO INTRODUÇÃO O Plano Oficial de Contas do setor da educação, designado por POC - educação, aprovado pela Portaria n.º 794/2000 de 20 de setembro, estipula no seu ponto 2.9 que as entidades contabilísticas obrigadas a utilizar este Plano Oficial de Contas deverão implementar um sistema de controlo interno, adiante designado por SCI, o qual deverá estabelecer um conjunto de regras definidoras de políticas, métodos e procedimentos de controlo adotados, neste caso pelo Agrupamento de Escolas Dr. Francisco Sanches, que permitam assegurar, de forma metódica e eficiente, a conduta da sua atividade, evitando a ocorrência de erros e irregularidades. CAPÍTULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Artigo 1.º Definições O SCI engloba o plano de organização interna do Agrupamento, apresentando os métodos, as técnicas e os procedimentos de controlo. Artigo 2.º Âmbito de aplicação O presente regulamento é aplicável no Agrupamento de Escolas Dr. Francisco Sanches, e estabelece os princípios gerais que regem todas as operações da contabilidade do mesmo, assim como as competências dos diversos serviços que estão envolvidos na implementação desses objetivos. Artigo 3.º Objetivos O SCI compreende um conjunto de procedimentos tendentes a garantir os seguintes objetivos: A salvaguarda dos ativos; O registo e atualização do imobilizado da entidade; A legalidade e a regularidade das operações; A integralidade e exatidão dos registos contabilísticos; A execução dos planos e políticas superiormente definidas; A eficácia da gestão e a qualidade da informação; A imagem fiel das demonstrações financeiras. 10/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 4.º Princípios O SCI deverá incluir princípios básicos que lhe dão consistência e que são: A segregação de funções; O controlo das operações; A definição de autoridade e de responsabilidade; O registo metódico dos factos. CAPÍTULO II NORMAS DE ELABORAÇÃO DOS DOCUMENTOS PREVISIONAIS SECÇÃO I PLANO ANUAL DE ATIVIDADES Artigo 5.º Plano anual de atividades 1. O plano anual de atividades deve diferenciar os objetivos gerais e específicos, tendo em conta as orientações do projeto educativo, os intervenientes, a calendarização, as parcerias efetuadas e os responsáveis por cada atividade. 2. Deverá existir uma estimativa orçamental para cada atividade proposta. 3. Compete ao Conselho Pedagógico apresentar propostas para a elaboração do plano anual de atividades, ouvidos os departamentos, e dar o seu parecer sobre o respetivo projeto. 4. Compete ao Diretor (ou a uma equipa de docentes por si designada) elaborar o plano anual de atividades e aprovar o documento final, de acordo com o parecer vinculativo do conselho geral. SECÇÃO II ORÇAMENTOS Artigo 6.º Princípios, regras e procedimentos Na elaboração do orçamento do Agrupamento devem ser seguidos os seguintes princípios: orçamentais, contabilísticos, as regras previsionais e as orientações emanadas pelo gabinete de gestão financeira bem como todos os procedimentos contabilísticos, estabelecidos no POC- educação. Artigo 7.º Princípios Na elaboração e execução do orçamento da escola devem ser seguidos os seguintes princípios orçamentais: a) Princípios da anualidade - os montantes previstos no orçamento são anuais, coincidindo o ano económico com o ano civil; b) Princípio da unidade - o orçamento da escola é único; 11/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade c) _______________________________ Princípio da universalidade - o orçamento compreende todas as despesas e receitas, em termos globais; d) Princípio do equilíbrio - o orçamento prevê os recursos necessários para cobrir todas as despesas, e as receitas correntes devem ser pelo menos iguais às despesas correntes; e) Princípio da especificação - o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e receitas nele previstas; f) Princípio da não consignação - o produto de quaisquer receitas não pode ser afeto à cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afetação for permitida por lei. Artigo 8.º Execução orçamental 1. As operações de execução do orçamento das receitas e das despesas obedecem ao princípio da segregação das funções de liquidação e de cobrança, quanto às primeiras, e de autorização da despesa, e de pagamento, quanto às segundas. 2. Nenhuma receita pode ser liquidada ou cobrada, mesmo que seja legal, sem que cumulativamente: a) Tenha sido objeto de correta inscrição orçamental; b) Esteja adequadamente classificada. 3. A liquidação e a cobrança podem, todavia, ser efetuadas para além dos valores previstos na respetiva inscrição orçamental. 4. As dotações constantes do orçamento das despesas constituem o limite máximo a utilizar na realização destas. 5. Nenhuma despesa pode ser autorizada ou paga sem que, cumulativamente: a) O facto gerador da obrigação de despesa respeite as normas legais aplicáveis; b) A despesa em causa disponha de inscrição orçamental, tenha cabimento na correspondente dotação, esteja adequadamente classificada e obedeça ao princípio da execução do orçamento por duodécimo, salvo, nesta última matéria, as exceções previstas na lei; c) A despesa em causa satisfaça o princípio de economia (o mesmo rendimento com menor custo), eficiência (mais rendimento com o mesmo custo) e eficácia (obtenção dos resultados pretendidos). CAPÍTULO III DISPONIBILIDADES Artigo 9.º Contas bancárias 1. As contas bancárias da escola só podem ser movimentadas com duas assinaturas em simultâneo. 2. Compete ao tesoureiro manter permanentemente atualizadas as contas correntes referentes a todas as contas tituladas em nome da escola. 12/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 10.º Cheques 1. O tesoureiro emite os cheques que são apresentados, apensos à fatura ou documentos que sejam equivalentes, ao Conselho Administrativo para assinatura e pagamento das faturas. 2. Os cheques que não estão preenchidos estão sob a guarda do tesoureiro. 3. Os cheques que, por lapso ou erro, sejam anulados pelo tesoureiro, devem acompanhar o novo cheque emitido. 4. Os cheques que sejam anulados, após a emissão, são arquivados no respetivo espaço da caderneta de cheques pelo tesoureiro, após a inutilização das assinaturas, caso existam, e com a inscrição de “anulado” a vermelho. No verso deve ser registado o número do cheque que o substitui e a data em que foi substituído, ou a transferência bancária e a respetiva data. 5. Não são permitidos cheques passados ao portador. Artigo 11.º Cheques não levantados ou extraviados 1. Quando é emitido um cheque e num prazo de seis meses não surge o seu extrato na conta bancária, o tesoureiro deve contactar o destinatário, solicitando informações sobre a não movimentação do mesmo. 2. Em caso de extravio, poderá ser passado outro cheque substituindo o anterior. A emissão do novo cheque só poderá ser efetuada depois de contactada, por escrito, a Caixa Geral de Depósitos, a dar conta da ocorrência, e de receber da mesma informação, via ofício, de que a situação ficou registada e de que foram tomadas as devidas precauções no caso do cheque extraviado ser apresentado nos balcões desta entidade. 3. Depois de tomadas as medidas referidas nos pontos anteriores, o novo cheque que irá substituir o extraviado, pode ser passado anulando-se o primeiro. 4. Em caso de desinteresse do destinatário pelo cheque, após um ano da sua emissão, o serviço pode proceder à sua anulação, avisando a Caixa Geral de Depósitos e revertendo a respetiva quantia como receita do serviço, partindo do princípio de que tudo está registado e existe recibo devidamente legalizado. 5. Os custos referentes aos processos de anulação/cancelamento de cheques são da responsabilidade do/s destinatário/s ou da tesouraria. Artigo 12.º Reconciliações bancárias 1. A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar designa um funcionário, que não se encontre afeto à tesouraria e não tenha acesso às respetivas contas correntes, para proceder, no final de cada mês, às reconciliações bancárias, devendo confrontar as mesmas com os registos contabilísticos. 13/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 2. _______________________________ Após cada reconciliação bancária, a contabilidade analisa a validade dos cheques em trânsito, promovendo o respetivo cancelamento junto da instituição bancária correspondente, nas situações que o justifiquem, efetuando os necessários registos contabilísticos de regularização. 3. Perante a relação dos cheques cancelados fornecida pela contabilidade, o tesoureiro, no dia em que obtém a confirmação deste facto, procede à regularização das respetivas contas correntes. Artigo 13.º Pagamentos Os pagamentos são feitos preferencialmente por transferência bancária, podendo, excepcionalmente, ser efetuados por cheque. Artigo 14.º Cobranças de receita 1. Os operadores de caixa responsáveis pela cobrança de receitas do setor de ASE (papelaria, bufete e reprografia) devem entregar, diariamente, ao tesoureiro, o dinheiro correspondente ao diário de Caixa do 1 PAAE , juntamente com o respetivo relatório (Folha de Caixa), devidamente assinado. 2. O tesoureiro faz, no momento, a conferência das receitas arrecadadas, entregues pelos funcionários, e assina com a Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar as respetivas Folhas de Caixa. 3. A tesoureira efetua o registo das receitas cobradas na folha de cofre. 4. As verbas entregues são guardadas pelo tesoureiro em cofre próprio, dentro da caixa forte que mantém à sua exclusiva guarda. 5. No próprio dia ou dia útil seguinte, o tesoureiro deposita na respetiva conta bancária da Caixa Geral de Depósitos, as verbas arrecadadas no dia anterior. CAPÍTULO IV EXISTÊNCIAS Artigo 15.º Receção de bens gerais 1. A entrega dos bens gerais é feita nos Serviços de Administração Escolar, onde os funcionários, designados para o efeito, procedem à conferência física qualitativa e quantitativa. 2. Após a conferência, confronta-se com a guia de remessa/fatura, requisição e relação das necessidades e é registado “Conferido” ou “Não conferido”, consoante a situação, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura. 3. No caso em que a encomenda é entregue em volumes, é obrigatória a conferência do número de volumes. 4. O funcionário que acusou a receção encaminha os bens para o setor/estrutura requisitante. 1 PAAE - O Projeto Autónomo de Automação de Escolas, é uma solução integrada de gestão escolar que abarca todas as áreas da escola, baseada na utilização de um cartão eletrónico com smart chip por cada utente que permite a centralização de toda a informação numa única base de dados. 14/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 5. _______________________________ O funcionário que acusou a receção da mercadoria entrega a documentação à contabilidade, que efetua o seu registo no programa informático. 6. O responsável pelo setor requisitante, no caso de o material não ter sido conferido, é responsável pela sua conferência, registando “Conferido”, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura e pela entrega da documentação nos Serviços de Administração Escolar. 7. A entrega dos bens de escritório e papelaria destinados ao JI e EB1, efetua-se nos estabelecimentos respetivos. Artigo 16.º Receção de bens do serviço de ação social escolar (ASE) 1. A entrega dos bens é feita no bufete e papelaria respetivamente, onde um funcionário, designado para tal efeito, procede à conferência física, qualitativa e quantitativa. Os funcionários designados para conferir os bens são os que estiverem no momento como responsáveis, nos setores respetivos. 2. Após a conferência confronta-se com a guia de remessa/fatura, a requisição e a relação das necessidades e é registado “conferido”, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura. 3. Os funcionários responsáveis pela receção e conferência da mercadoria na papelaria e bufete entregam a documentação na área de ASE que efetuará o registo no programa informático. 4. Concluído o procedimento anterior, a área de ASE elabora a contabilidade das guias de remessa/faturas acompanhadas da requisição e da relação de necessidades. 5. A conferência da guia de remessa com as faturas apresentadas é efetuada pela área de ASE, as quais são posteriormente entregues na contabilidade onde é posto um carimbo de autorização de pagamento que é assinado pelo presidente do Conselho Administrativo (Diretor). 6. Os bens destinados a auxílios económicos e materiais específicos para alunos com NEE são entregues à área de ASE, que os encaminha para os requisitantes. 7. O leite escolar é entregue nos diferentes estabelecimentos, em função da relação de necessidades efetuada. Artigo 17.º Controlo das existências 1. Os funcionários que exercem funções nos setores da papelaria, bufete e reprografia são responsáveis pelas existências em armazém. A assistente técnica responsável pela área da Ação Social Escolar, nas interrupções letivas, solicita a um funcionário de cada setor a contagem física das existências dos setores bufete e papelaria, devendo haver uma confrontação com os registos contabilísticos. 2. O coordenador dos assistentes operacionais é responsável pela existência em armazém dos produtos de limpeza e manutenção da Escola Sede. 15/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ CAPÍTULO V TERCEIROS SECÇÃO I CIRCUITO DE RECEITAS E DESPESAS Artigo 18.º Receitas 1. Todas as receitas angariadas pelos jardins de infância, EB1 e Escola Básica Dr. Francisco Sanches, são entregues, nos Serviços de Administração Escolar do Agrupamento, ao tesoureiro. 2. O tesoureiro recebe o dinheiro e entrega o original do comprovativo de recebimento de receita, assinado e datado, ficando os Serviços de Administração Escolar com o duplicado do referido recibo. 3. O tesoureiro faz o depósito das receitas na Caixa Geral de Depósitos na conta conjunta do Agrupamento, no próprio dia ou dia seguinte ao da entrega das mesmas. 4. Os jardins de infância ou escolas têm que ter um arquivo, organizado por ano económico (janeiro a dezembro), onde guardam os duplicados das folhas de guiché, comprovativas das entregas das receitas na Escola Sede. 5. As receitas/transferências da DGEstE-Direção de Serviços da Região Norte para os setores do ASE (leite escolar, auxílios económicos e acidentes escolares) são registadas pelo tesoureiro no sistema informático e o Conselho Administrativo procede à distribuição das verbas pelas diferentes rubricas. 6. As receitas das máquinas de venda automática existentes na Escola Sede de Agrupamento, para uso exclusivo do pessoal docente, pessoal não docente e alunos, são recolhidas periodicamente pelo funcionário da empresa e a assistente técnica responsável pela área da Ação Social Escolar. Periodicamente o funcionário da empresa efetua à escola o pagamento da percentagem estipulada (10%) e entrega ao tesoureiro que confirma o valor e emite um documento da receita, regista no programa informático e deposita-o. 7. As receitas provenientes do telefone, resultantes de chamadas excecionais, são registadas pela Assistente Operacional do PBX que as entrega periodicamente à/ao tesoureira/o. Esta/e regista-as no programa informático, emite um documento que fica em anexo ao comprovativo de depósito. SECÇÃO II PROCEDIMENTOS PARA AQUISIÇÃO DE BENS E SERVIÇOS Artigo 19.º Destino das Receitas 1. As receitas entregues e depositadas no banco entre os dias 1 e 31 de cada mês são entregues na Direção Geral do Tesouro até ao dia 10 do mês seguinte e requisitadas de imediato, mediante requisição ao Gabinete de Gestão Financeira do MEC. 2. As receitas entregues pelos jardins de infância ou escolas, entre os dias 1 e 31 de cada mês, só estarão disponíveis para a realização de despesas no mês seguinte. 3. As receitas de cada jardim de infância ou escola, pertencem-lhes e só podem ser utilizadas pelos próprios. 16/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 20.º Despesas 1. Os jardins de infância, as EB1 e a Escola Básica Dr. Francisco Sanches, só podem fazer despesas desde que estejam cabimentadas por verbas disponíveis para pagamento. 2. As despesas têm que ser requisitadas previamente, por meio de relação de necessidade, para verificação do cabimento das mesmas. 3. Depois de verificado o cabimento, a autorização é dada pelo Diretor. 4. As faturas, ou vendas a dinheiro, têm que ser passadas em nome do Agrupamento, com o respetivo NIF. 5. O prazo para apresentação das faturas das compras diretas é de: a) 5 dias úteis, contados a partir da data da fatura/venda a dinheiro, quando já existem a relação de necessidades e a requisição, respetivas. b) 1 dia útil, contado a partir da data da fatura/venda a dinheiro, se ainda não foram efetuadas a relação de necessidades e a requisição, respetivas. 6. Os documentos de despesa, entregues fora dos intervalos de tempo referidos no ponto anterior, não serão aceites. Artigo 21.º Reembolso das Despesas 1. Todas as despesas apresentadas na Escola Sede do Agrupamento dentro do prazo estipulado no ponto 5 do artigo 20.º serão pagas pelo Conselho Administrativo, dentro dos prazos estipulados. 2. As despesas pagas no ato da compra pelos docentes ou outro pessoal devidamente autorizado, serão pagas no ato da entrega do documento de despesa, ou no prazo de 5 dias úteis. 3. Não é permitido efetuar despesas a pronto pagamento superiores a 200,00€ (duzentos euros). 4. Excetuam-se do disposto no número anterior as situações de entradas em museus, visitas de estudo ou outras no âmbito das atividades do Plano Anual de Atividades. 5. Todas as despesas que ultrapassem a importância referida no ponto 3 do presente artigo serão efetuadas em casas comerciais, que aceitem o pagamento efetuado por meio de cheque/transferência bancária, a trinta dias. Artigo 22.º Competências 1. Compete aos Coordenadores de Estabelecimento e de Departamento, entregar as receitas e apresentar as despesas. 2. Em casos excecionais podem proceder ao descrito no ponto 1 do presente artigo, outros elementos autorizados pelo Conselho Administrativo. 17/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 23.º Aquisição de bens e serviços gerais 1. Os intervenientes neste processo são o serviço requisitante, a área de expediente geral, a Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar, a tesoureira e o Conselho Administrativo. 2. A relação das necessidades é elaborada e assinada pelo serviço requisitante. 3. No caso das EB1 e JI são elaboradas e assinadas pelo Coordenador de Estabelecimento ou, na sua inexistência, pelo elemento designado pelo Diretor para exercer essas funções. 4. A receção da relação de necessidades é efetuada pela tesouraria. 5. A contabilidade informa sobre a disponibilidade de verba para a aquisição de material (carimbo de cabimento) e leva a despacho do presidente do Conselho Administrativo (Diretor). 6. Com base na relação das necessidades e após a verificação do cumprimento das normas legais para a execução orçamental e a realização de despesas públicas, através da emissão da respetiva requisição, a contabilidade efetua as respetivas compras. 2 7. A contabilidade regista a cativação da verba necessária ao encargo na aplicação informática CONTAB . 8. Na área de contabilidade o funcionário procede à conferência do material requisitado com a respetiva documentação (relação das necessidades, requisição, guia de remessa e/ou faturação). 9. A área de contabilidade faz a conferência da documentação e efetua o registo na aplicação informática CONTAB. 10. O presidente do Conselho Administrativo (Diretor) procede ao despacho de autorização de pagamento, enviando a documentação ao tesoureiro para proceder ao pagamento por emissão de cheque ou transferência bancária. 11. O pagamento da despesa é registado na folha de cofre pelo tesoureiro através da aplicação informática, CONTAB. Artigo 24.º Aquisição de bens e serviços de ação social escolar (ASE) 1. Os intervenientes neste circuito são o serviço requisitante (bufete e papelaria), a área de ASE, a coordenadora técnica dos Serviços de Administração Escolar e o Conselho Administrativo. 2. O funcionário designado pelo Diretor para o efeito, para cada um dos setores elabora e assina a relação de necessidades. 3. As compras para os diferentes setores (bufete e papelaria), são realizadas pelos funcionários designados pelo Diretor para essa função, de acordo com a relação das necessidades após verificação do cumprimento das normas legais para a realização das despesas públicas, através da emissão do modelo 689 (requisição). 4. A entrega dos bens é feita no local indicado no ato de aquisição, onde o funcionário designado pelo Diretor para o efeito, procede à conferência física, qualitativa e quantitativa. 2 CONTAB, software certificado pelo Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da Educação (MISI), que consiste numa aplicação informática para contabilidade do setor da Educação. Responde ao sistema atual de contabilidade a que as escolas estão obrigadas, articulando procedimentos técnicos no âmbito do POC- educação. Permite a substituição dos modelos da escrituração manual por registos informatizados. Faz a Ligação ao GPV para registo automatizado das despesas com pessoal. 18/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 5. _______________________________ Após a conferência confronta-se a relação das necessidades com a guia de remessa/fatura e é registado “conferido”, a data e a assinatura legível na guia de remessa/fatura. 6. Os funcionários responsáveis pela receção e conferência da mercadoria na papelaria e bufete entregam a documentação na área de ASE, que efetuará o registo no programa informático específico. 7. Concluído o procedimento anterior, a área de ASE, elabora a contabilidade das guias de remessa/faturas acompanhadas da requisição e a relação das necessidades. 8. A conferência da guia de remessa com as faturas apresentadas é feita pela área de ASE. 9. A área de ASE é também responsável pela colocação do carimbo de autorização de pagamento que é assinado pelo presidente Conselho Administrativo (Diretor). Artigo 25.º Preenchimento das relações de necessidades A relação de necessidades deve ser preenchida na observância dos seguintes procedimentos: 1. Só preenche o número de pedido no caso dos estabelecimentos de ensino JI e EB1 (na Sede de Agrupamento este é preenchido pelos Serviços de Administração Escolar). 2. Sempre que no documento de relação de necessidades não seja possível inscrever todo o pedido, deve-se passar para novo documento e atribuir o mesmo número da anterior. 3. Preencher detalhadamente a designação dos bens necessários, o número de exemplares e o preço certo ou aproximado do mesmo. 4. Referir sempre o estabelecimento de ensino/grupo disciplinar/departamento/setor e o fim a que se destinam os bens. 5. Nas observações pode ser indicado onde podem requisitar os bens. 6. Assinar a requisição com o nome bem legível. Artigo 26.º Arquivamento das relações de necessidades 1. O original da relação de necessidades é anexado à fatura, sempre que a mesma se destine a um único fornecedor. Sempre que a relação de necessidades se destine a mais do que um fornecedor, esta deve ser fotocopiada, anexando um exemplar a cada fatura. O original da relação de necessidades é sempre anexado à fatura de maior valor. 2. O duplicado da relação de necessidades é arquivado em dossiê próprio na tesouraria ou no setor de ASE por ordem numérica crescente. 3. O triplicado da relação de necessidades é arquivado em dossiê próprio em cada setor, escola e jardim de infância. No caso das aquisições gerais da Escola Sede ficam em livro. Artigo 27.º Preenchimento das requisições A requisição deve ser preenchida na observância dos seguintes procedimentos: 19/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 1. _______________________________ Preencher detalhadamente a designação dos bens necessários, o número de exemplares e o preço certo ou aproximado do mesmo. 2. A requisição tem que ter uma numeração sequencial, por ano económico. 3. Sempre que numa requisição não seja possível inscrever todo o pedido, deve-se passar para a requisição seguinte e atribuir o mesmo número da anterior. Artigo 28.º Arquivamento das requisições 1. O original da requisição é anexado à fatura. 2. O duplicado da requisição é para o fornecedor. 3. O triplicado da requisição fica no livro da mesma. 4. Os blocos de requisições, sempre que chegam ao fim, devem ser arquivados no cofre. Artigo 29.º Faturação de terceiros 1. As faturas enviadas por terceiros dão entrada na tesouraria/ASE. 2. A tesouraria/ASE procede à conferência das faturas, com base nas relações das necessidades e nas requisições, tendo em conta as quantidades e valores requisitados e os efetivamente fornecidos ou prestados. 3. Na fatura é apenso o carimbo respetivo para se proceder à legitimação dos pagamentos, sendo inscrito os seguintes dados: número de documento, classificação económica, FOFI, atividade, mês, conta/Banco, cheque/transferência bancária. 4. Estando a situação referida no ponto anterior em conformidade, a tesoureira procede à preparação do pagamento e o Conselho Administrativo efetua-o. SECÇÃO III PROCESSO DE ADJUDICAÇÃO Artigo 30.º Realização de despesas públicas O regime jurídico de realização de despesas públicas consta do Código de Contratos Públicos, adiante designado por CCP, e tem por objetivos simplificar procedimentos, garantir a concorrência e assegurar a boa gestão dos dinheiros públicos. A aquisição de bens e serviços ao abrigo dos acordos quadro é efetuada através do centro de aprovisionamento integrado (CAPI), como unidade ministerial de compras do MEC, nos termos do Despacho n.º 13646/2010, de 26 de agosto. 20/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 31.º Unidade de despesa 1. A despesa a considerar é a do custo total da aquisição de bens ou serviços. 2. É proibido o fracionamento da despesa com a intenção de a subtrair. Artigo 32.º Critérios de adjudicação 1. De acordo com o previsto no CCP a escolha do fornecedor/prestador será efetuado por produto/serviço, com base no critério do mais baixo preço e ou no critério da proposta economicamente mais vantajosa. 2. O critério do mais baixo preço será adotado quando o caderno de encargos defina todos os restantes aspetos da execução do contrato, submetendo à concorrência apenas o preço a pagar pela entidade adjudicante. 3. Relativamente aos fatores e subfatores que densificam o critério da proposta economicamente mais vantajosa, devem abranger todos os aspetos, da execução do contrato, submetidos à concorrência, nomeadamente: a) Relação preço/qualidade; b) Capacidade de fornecimento/ prestação de serviço em prazos até 24 horas; c) Garantias e assistência pós fornecimento/prestação. 4. O critério de adjudicação escolhido deve ser indicado nos documentos que servem de base ao procedimento. SECÇÃO IV TRAMITAÇÃO DO AJUSTE DIRETO Artigo 33.º Decisão de contratar 1. A decisão de contratar marca o início do procedimento pré-contratual público e cabe ao órgão competente (Conselho Administrativo) a decisão de autorizar a despesa inerente ao contrato a celebrar. 2. A decisão de contratar não precisa de ser explícita, desde que exista decisão de autorização da despesa, decorre desta última. Artigo 34.º Modalidades de ajuste direto O ajuste direto pode revestir uma das seguintes modalidades: a) Ajuste direto com convite a uma única entidade; b) Ajuste direito com convite a várias entidades: c) i. Com fase de negociações; ii. Sem fase de negociações. Ajuste direto simplificado. 21/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 35.º Decisão de escolha do procedimento 1. No seguimento da decisão de contratar ou da decisão de autorização da despesa ou, em alternativa, em simultâneo com alguma dessas decisões, o órgão competente para a decisão de contratar toma a decisão de escolha do ajuste direto – a qual deve ser fundamentada (por recurso à regra geral de escolha do procedimento ou a um critério material aplicável à celebração do contrato em causa). 2. A decisão de escolha do procedimento deve ainda conter o número e a identificação das entidades a convidar. Artigo 36.º Aprovação das peças do procedimento O convite à apresentação de propostas e o caderno de encargos são aprovados pelo órgão competente para a decisão de contratar. Esta aprovação pode ser feita no seguimento da decisão de escolha do procedimento de ajuste direto ou em simultâneo com ela. Artigo 37.º Júri 1. Salvo no caso em que tenha sido convidada uma única entidade, o órgão competente para a decisão de contratar designa um júri para conduzir o procedimento de ajuste direto – o qual será composto por três membros efetivos (um dos quais presidirá) e dois suplentes. Os titulares do órgão competente para a decisão de contratar podem ser designados membros do júri ficando, no entanto, posteriormente impedidos de participar na tomada da decisão de adjudicação. 2. A designação do júri pode ser feita no seguimento da decisão de escolha do procedimento de ajuste direto, em simultâneo com ela ou com a aprovação das peças do procedimento - não carecendo de ser divulgada no convite. 3. O júri: a) Inicia o exercício das suas funções no dia útil subsequente ao do envio do convite; b) Só pode funcionar quando o número de membros presentes na reunião corresponda ao número de membros efetivos. 4. As deliberações do júri, devem ser sempre fundamentadas, sendo tomadas por maioria de votos, não sendo admitida a abstenção. 5. Quando tenha sido apresentada uma única proposta (ainda que tenha sido convidada mais do que uma entidade) o júri é dispensado, não havendo lugar às fases de negociação e de audiência prévia, nem à elaboração dos relatórios preliminar e final, podendo, porém, o concorrente ser convidado a melhorar a sua proposta. Artigo 38.º Convite 1. No convite devem ser indicados, designadamente, os seguintes elementos: a) Objetivo do fornecimento; 22/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ b) Critério de adjudicação, com explicação, no caso de o mesmo ser o da proposta economicamente mais vantajosa, dos fatores que nele intervêm, por ordem decrescente de importância; c) Endereço designação do serviço de receção das propostas, com menção do respetivo horário de funcionamento e a hora e data limites para apresentação de propostas; d) Elementos que devem ser indicados nas propostas; e) Modo de apresentação das propostas e documentos que a devem acompanhar, quando exigidos; f) A indicação da opção por uma fase de negociações. 2. O convite deve ser acompanhado do caderno de encargos. Artigo 39.º Negociação 1. A possibilidade de negociação está prevista quando seja apresentada mais do que uma proposta. 2. Cabe à entidade adjudicante indicar no convite se pretende incluir no procedimento uma fase de negociações. Artigo 40.º Formalização 1. A fase de formalização é suportada em plataformas eletrónicas disponibilizadas pela entidade governamental. 2. As peças do procedimento (convite à apresentação das propostas e caderno de encargos) são obtidas por download efetuado a partir da plataforma eletrónica utilizada pela entidade adjudicante. Artigo 41.º Documentos que constituem a proposta 1. A proposta é constituída pelos seguintes documentos: a) Declaração do concorrente de aceitação do caderno de encargos (elaborada em conformidade com o modelo constante do anexo I do CCP); b) Documentos que contenham os atributos da proposta; c) Documento justificativo da apresentação de um preço anormalmente baixo (alínea d) do n.º 1 do artigo 57.º do CCP). 2. Quando, pela sua natureza (por exemplo: uma amostra), qualquer documento dos que constituem a proposta não possa ser apresentado através de meio de transmissão escrita e eletrónica de dados, deve ser encerrado em invólucro opaco e fechado: a) No rosto do qual se deve indicar a designação do procedimento de ajuste direto e da entidade adjudicante; b) Que deve ser entregue diretamente ou enviado por correio registado à entidade adjudicante, devendo, em qualquer caso, a respetiva receção ocorrer dentro do prazo fixado para a apresentação das propostas; c) Cuja receção deve ser registada por referência à respetiva data e hora. 23/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 42.º Relatório preliminar 1. Após a análise e a avaliação das propostas (tanto das suas versões iniciais como das suas versões finais, no caso de a entidade adjudicante ter optado por uma fase de negociação), o júri elabora fundamentadamente um relatório preliminar, no qual deve propor a ordenação das propostas. 2. No relatório preliminar, o júri deve também propor, fundamentadamente, a exclusão das propostas. 3. A análise do conteúdo das propostas não deve ter em consideração fatores relacionados com as habilitações profissionais ou capacidade financeira ou técnica dos concorrentes. 4. Se uma proposta apresentar preço anormalmente baixo (artigo 71.º do CCP) deve ser solicitado, por escrito, esclarecimento sobre os elementos constitutivos da mesma. Não é possível excluir uma proposta com fundamento em que apresenta um preço anormalmente baixo sem que antes seja dada ao concorrente a possibilidade de a justificar. 5. Deve ser rejeitada a proposta cujo preço seja anormalmente baixo e não se encontre devidamente justificado por razões objetivas. Artigo 43.º Exclusão de propostas A eventual exclusão das propostas pode ser determinada: a) Por motivos materiais (n.º 2 do artigo 70.º do CCP) – violação do caderno de encargos e situações similares; b) Por motivos formais (n.º 2 do artigo 146.º do CCP) – incumprimento de formalidades da tramitação procedimental. Artigo 44.º Relatório final e escolha do adjudicatário 1. O júri elabora um relatório final devidamente fundamentado. O relatório final, juntamente com os demais documentos que compõem o processo de ajuste direto, é enviado ao órgão competente para a decisão de contratar. 2. A entidade competente para autorizar a despesa escolhe o adjudicatário, devendo a respetiva decisão ser notificada aos concorrentes, nos três dias subsequentes à data daquela decisão, no caso de ajuste direto. Artigo 45.º Apresentação dos documentos de habilitação 1. Apenas o adjudicatário apresenta os documentos de habilitação, devendo fazê-lo após a notificação da decisão de adjudicação. 2. Os documentos de habilitação são os estritamente necessários à averiguação da aptidão do adjudicatário para celebrar o contrato em causa, encontrando-se elencados no artigo 81.º do CCP. 24/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ CAPÍTULO VI IMOBILIZADOS Artigo 46.º Definição Imobilizado – Todos os bens suscetíveis de perdurarem por um período superior a um ano, em condições normais de utilização. Artigo 47.º Campo de aplicação Aplica-se na aquisição, inventariação e restantes operações respeitantes ao imobilizado, corpóreo ou incorpóreo, da Sede do Agrupamento. Não se integram aqui os bens dos jardins de infância e das EB1 por se tratar de imobilizado do património das autarquias. Artigo 48.º Responsabilidade de inventariação O inventário, cadastro e abate dos imobilizados, decorre conforme o estipulado no Regulamento de Cadastro e Inventário de Bens. CAPÍTULO VII DISPOSIÇÕES FINAIS Artigo 49.º Norma supletiva Em tudo o que não estiver expressamente previsto no presente documento, aplicar-se-ão as disposições legais. Artigo 50.º Entrada em vigor Este sistema de controlo interno entra em vigor após a sua aprovação em Conselho Administrativo e será revisto sempre que os dispositivos legais o exijam. Aprovado em reunião do Conselho Administrativo realizada em ____/_____/_____ O Presidente do Conselho Administrativo (Diretor) _________________________________________ A Vice-Presidente do Conselho Administrativo _________________________________________ A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar _________________________________________ 25/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ REGIMENTO INTERNO DO CONSELHO ADMINISTRATIVO INTRODUÇÃO O presente regulamento define as regras de funcionamento do Conselho Administrativo do Agrupamento de Escolas Dr. Francisco Sanches, em conformidade com o disposto no DL n.º 75/2008 de 22 de abril alterado pelo DL n.º 137/2012 de 2/07. DISPOSIÇÃO GERAL O presente documento servirá para regulamentar o funcionamento do Conselho Administrativo do Agrupamento de Escolas Dr. Francisco Sanches, que integra as Escolas Básica Dr. Francisco Sanches, EB 1 S. Vítor, EB1/JI das Enguardas, EB1/JI da Quinta da Veiga, EB1/JI do Bairro da Alegria, EB1 do Bairro da Misericórdia e o JI da Quinta das Fontes. Artigo 1.º Definição O Conselho Administrativo é o órgão deliberativo em matéria administrativo-financeira do Agrupamento, nos termos da legislação em vigor. Artigo 2.º Composição do Conselho Administrativo 1. O Conselho Administrativo do Agrupamento é composto por três elementos, assim distribuídos: O Diretor, que preside; A Subdiretora; A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar ou quem a substitua. Artigo 3.º Competências do Conselho Administrativo As competências do Conselho Administrativo decorrem do enunciado no artigo 38.º DL n.º 75/2008 de 22 de abril alterado pelo DL n.º 137/2012 de 2/07: 1. Elaborar o seu regimento interno; 2. Aprovar o projeto de orçamento anual do Agrupamento, em conformidade com as linhas orientadoras definidas pelo Conselho Geral; 3. Elaborar o relatório de contas da gerência; 4. Autorizar a realização de despesas e o respetivo pagamento, fiscalizar a cobrança de receitas e verificar a legalidade da gestão financeira do Agrupamento; 5. Zelar pela atualização do cadastro patrimonial do Agrupamento; 6. Exercer as demais competências que lhe estão legalmente cometidas. 26/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 4.º Competências do Presidente do Conselho Administrativo Compete ao presidente do Conselho Administrativo: 1. Convocar, presidir e dirigir as reuniões, assegurando o cumprimento da legislação e a regularidade das deliberações; 2. Promover e coordenar a elaboração do regimento interno do Conselho Administrativo nos primeiros trinta dias do seu mandato; 3. Garantir o funcionamento do Conselho Administrativo, de modo a assegurar a satisfação dos objetivos que lhe são cometidos, nos termos e para efeitos da legislação em vigor; 4. Promover o cumprimento das deliberações tomadas pelo Órgão a que preside. Artigo 5.º Deveres dos membros do Conselho Administrativo Constituem deveres dos membros do Conselho Administrativo: 1. Desempenhar conscienciosamente as tarefas que lhes forem confiadas; 2. Contribuir, com diligência, para a eficácia e prestígio da atividade do Conselho Administrativo; 3. Comparecer com pontualidade às reuniões e participar nas votações; 4. Observar, escrupulosamente, o cumprimento das normas do Regimento Interno, deste órgão e demais legislação aplicável. Artigo 6.º Poderes dos membros do Conselho Administrativo Os membros do Conselho Administrativo gozam dos seguintes poderes: 1. Apresentar propostas para a elaboração ou alteração do Regimento do Conselho Administrativo; 2. Apresentar propostas de alteração aos documentos submetidos à apreciação do Conselho Administrativo, nos termos da lei; 3. Apresentar propostas sobre todas as matérias da competência do Conselho Administrativo. Artigo 7.º Impedimento temporário do Presidente Do Conselho Administrativo Nos seus impedimentos temporários o Presidente do Conselho Administrativo será substituído/a pelo Subdiretor do Agrupamento e este por um dos Diretores Adjuntos. Artigo 8.º Calendarização das reuniões O Conselho Administrativo reúne ordinariamente uma vez por mês e extraordinariamente sempre que o presidente o convoque, por sua iniciativa ou a requerimento de qualquer dos restantes membros. 27/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 9.º Quórum O Conselho só pode deliberar na primeira reunião quando estiver presente a totalidade dos seus membros com direito a voto. Artigo 10.º Secretariado 1. De todas as reuniões serão lavradas atas e posteriormente arquivadas em livro de folhas avulsas; 2. O Conselho Administrativo elege um elemento que, durante o mandato, exercerá as funções de secretário; 3. Compete ao secretário a elaboração da ata que deve conter todos os pontos da agenda de trabalhos e as deliberações tomadas, incluindo os resultados das votações, se os houver. No final da reunião o secretário deve ler a minuta da ata. A ata será aprovada no início da reunião seguinte, à exceção da última que será aprovada no final da própria reunião. Artigo 11.º Duração das reuniões As reuniões do Conselho Administrativo têm a duração máxima de duas horas, podendo, no entanto, prolongar-se por decisão da maioria dos membros presentes. Em cada reunião haverá uma tolerância de 10 minutos para início dos trabalhos. Artigo 12.º Deliberações As deliberações do Conselho são tomadas por maioria absoluta dos votos dos seus membros. Artigo 13.º Voto de vencido Um membro do Conselho Administrativo pode fazer registar em ata o seu voto de vencido e as razões que o justifiquem, ficando isento da responsabilidade que daí eventualmente resulte. Artigo 14.º Obrigatoriedade de voto No silêncio da lei, é proibida a abstenção a todos os membros do Conselho que não se encontrem impedidos de votar. Artigo 15.º Confidencialidade 1. Os elementos do Conselho Administrativo ficam sujeitos ao dever de sigilo. 2. As reuniões do Conselho Administrativo não são públicas, podendo, contudo, estar presente o/a coordenador/a do POPH quando convocada pelo presidente, bem como quem este convocar, por concordância dos seus membros. 28/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 3. _______________________________ Os convidados terão obrigatoriamente de manter a confidencialidade nos assuntos tratados na reunião, tendo direito a tomar opinião; não têm, contudo, poder decisório. Artigo 16.º Entrada em vigor O presente regulamento entrará em vigor após a sua aprovação. Artigo 17.º Atualização e omissões 1. O Regulamento do Conselho Administrativo deve ser revisto ordinariamente no início de cada ano civil. 2. Qualquer situação omissa no presente Regulamento rege-se pela legislação aplicável ou pelo Código do Procedimento Administrativo, DL n.º 442/91, de 15 de novembro com as alterações introduzidas pelo DL n.º 6/96 de 31 de janeiro. 29/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ REGIMENTO DOS SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR INTRODUÇÃO Os Serviços de Administração Escolar são responsáveis pelos procedimentos administrativos do Agrupamento e compreendem áreas funcionais, sob a direta responsabilidade da Coordenadora Técnica dos Serviços. Artigo 1.º Localização e horário de funcionamento Os Serviços de Administração Escolar encontram-se situados na Escola Básica Dr. Francisco Sanches, Sede do Agrupamento. Artigo 2.º Constituição dos Serviços de Administração Escolar 1. Os Serviços de Administração escolar são constituídos por: a) Uma Coordenadora Técnica, responsável pelos serviços; b) Uma assistente técnica que desempenha as funções de tesoureira; c) Oito assistentes técnicos que desempenham funções nas áreas de gestão de alunos, recursos humanos, contabilidade e tesouraria, ASE, património, expediente e arquivo. Artigo 3.º Competências da Coordenadora Técnica 1. À Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar compete genericamente dirigir e supervisionar os Serviços de Administração Escolar do Agrupamento. 2. À Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar compete, ainda, predominantemente: a) Providenciar para o bom funcionamento dos serviços; b) Orientar e coordenar as atividades; c) Supervisionar a elaboração dos documentos administrativos; d) Organizar e submeter à aprovação do Diretor a distribuição de serviço; e) Assinar o expediente corrente, bem como o que respeita a assuntos já submetidos a despacho do Diretor; f) Preparar e submeter a despacho do Diretor todos os assuntos da sua competência; g) Proceder à leitura do Diário da República, tomando as providências necessárias para garantir a sua divulgação pelas diferentes áreas; h) Verificar as propostas e processos de nomeação de pessoal; i) Apreciar os pedidos de justificação de faltas dos Assistentes Técnicos; j) Participar no Conselho Administrativo; k) Coordenar, de acordo com o Conselho Administrativo, a elaboração das contas de gerência; l) Preparar os documentos para análise e posterior deliberação do Diretor; m) Dar cumprimento às deliberações do Diretor; 30/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ n) Validar as requisições de material, quando devidamente autorizadas; o) Assinar os termos de abertura e de encerramento e chancelar todas as folhas dos livros utilizados nos serviços; p) Responsabilizar-se pela segurança do Selo Branco da Unidade Orgânica; q) Levantar autos de notícia ao pessoal administrativo relativos a infrações disciplinares verificadas; r) Apreciar qualquer outro assunto respeitante aos serviços, decidindo os que forem da sua competência e expondo ao Diretor os que a ultrapassarem; s) Propor medidas tendentes à modernização, eficiência e eficácia dos serviços. Artigo 4.º Dependência hierárquica direta A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar depende hierárquica e funcionalmente do Diretor. Artigo 5.º Substituição da Coordenadora Técnica A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar é substituída nas faltas e impedimentos pelo Assistente Técnico de maior categoria e mais antigo. Artigo 6.º Funcionamento 1. As áreas funcionais dos Serviços de Administração Escolar são as seguintes: a) Ação Social Escolar; b) Alunos; c) Expediente Geral; d) Pessoal/vencimentos; e) Contabilidade/POPH; f) Tesouraria. 1.1. A área da ação social escolar compreende as seguintes tarefas: a) Atendimento (alunos, encarregados de educação e professores); b) Auxílios económicos Registar, no livro auxiliar, as receitas e despesas; organizar todos os processos individuais dos alunos do Agrupamento que se candidatam a subsídio da ASE; elaborar a relação de necessidades dos livros e do material escolar dos alunos dos 2.º e 3.º ciclos e a respetiva distribuição; elaborar os mapas mensais e trimestrais. c) Seguro escolar Aplicar os inquéritos de acidentes escolares; elaborar a relação de necessidades; organizar processos; registar as receitas e despesas no livro auxiliar; elaborar os respetivos mapas. d) Leite Escolar Elaborar a relação de necessidades; controlar as entradas e saídas de leite escolar; registar as receitas e despesas no livro auxiliar; elaborar os respetivos mapas mensais. 31/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ e) Transportes escolares Organizar os pedidos de transporte; elaborar o mapa de previsão; elaborar os mapas mensais. f) Refeitório escolar Proceder à marcação de senhas a alunos que não trazem o cartão escolar; lançar as ementas; comunicar, diariamente, à cozinha o número de refeições marcadas; controlar as refeições marcadas e consumidas e elaborar os respetivos mapas mensais; registar as receitas e as despesas no livro auxiliar; proceder à vigilância, no refeitório, do servir das refeições dos alunos. g) Papelaria Inserir as mercadorias em armazém; registar a receita e despesa no livro auxiliar; actualizar a tabela de preços dos materiais disponibilizados na papelaria; elaborar, trimestralmente, o mapa de armazém. h) Bufete Inserir as mercadorias em armazém, registar a receita e despesa no livro auxiliar; elaborar, trimestralmente, o mapa de armazém. i) Análise Financeira da ASE Elaborar o mapa de análise financeira da ASE. j) Contabilidade da ASE Elaborar a relação de necessidades; elaborar a requisição oficial; registar faturas; escriturar, mensalmente, no Livro de Caixa, todas as despesas e receitas; preparar de todas as faturas para pagamento; entregar todos os documentos de despesa à tesoureira para pagamento; organizar e arquivar todos os documentos relacionados com a contabilidade da ASE; disponibilizar todos os dados para o preenchimento do mapa de análise financeira; verificar, organizar e arquivar todas as propostas de fornecedores; atualizar a tabela de preços do bufete; inventariar a loiça do refeitório e do bufete. 1.2. Alunos A área de alunos compreende as seguintes tarefas: a) Atendimento; b) Organizar processos de matrícula; c) Organizar processos de bolsas de mérito; d) Organizar processos de transferência; e) Organizar processos de exame; f) Certidões/diplomas/ cartas de curso; g) Cobrar as receitas desta área; h) Atualizar o arquivo; i) Elaborar estatísticas; j) Operacionalizar o expediente pelo sistema informático. 1.2.1.Compete aos Serviços de Administração Escolar organizar o processo de matrícula do aluno, o qual se deverá manter nestes serviços até ao final da escolaridade. 1.2.2.Do processo administrativo do aluno deverá constar: O boletim de matrícula e demais fotocópias dos documentos pessoais; 32/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ O Registo Biográfico do aluno. 1.2.3. Os estabelecimentos do 1.º Ciclo e do ensino Pré-Escolar devem manter à sua guarda o processo individual do aluno, a que se refere o artigo n.º 2.º do Despacho Normativo 24-A/2012 e o artigo n.º 11.º da Lei n.º 51/2012, de 5 de setembro — Estatuto do Aluno e Ética Escolar. 1.3. Expediente geral Esta área compreende as seguintes tarefas: a) Rececionar e expedir correspondência; b) Ler e analisar o Diário da República; c) Apoiar administrativamente qualquer ação a desenvolver dentro dos objetivos gerais Unidade Orgânica, bem como o andamento do expediente não diretamente ligado às tarefas cometidas a alguma das outras áreas; d) Arquivar a documentação; e) Elaborar estatísticas; f) Atendimento. 1.4. Pessoal A área de pessoal compreende as tarefas de natureza administrativa respeitantes a pessoal, nomeadamente: a) Processos individuais; b) Concursos; c) Processos de provimento e contratos; d) Inscrição nas instituições; e) Registo e controlo de assiduidade; f) Transferência de processos individuais; g) Licenças para férias; h) Progressão de escalões; i) Juntas médicas; j) Acidentes de serviço; k) Aposentações; l) Certidões e declarações; m) Elaboração de estatísticas; n) Arquivamento de documentação; o) Expediente relativo a esta área; p) Atendimento. 1.5. A área de contabilidade compreende as seguintes tarefas: 1.5.1. Tesouraria O tesoureiro depende hierarquicamente da Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar, sem prejuízo do controle direto do Conselho Administrativo. 1.5.2. Funções de tesoureiro 33/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Para além de outras tarefas que lhe possam ser distribuídas nos termos legais, compete predominantemente ao assistente técnico que desempenha as funções de tesoureiro: a) Arrecadar todas as importâncias legalmente cobradas na Unidade Orgânica, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes; b) Proceder ao depósito das importâncias autorizadas; c) Entregar na repartição de finanças, nos prazos regulamentares, as importâncias das guias de receitas do Estado; d) Entregar na Caixa Geral de Depósitos (CGD) ou na repartição de finanças, nos prazos regulamentares, as importâncias das guias de operações de tesouraria; e) Emitir cheques para pagamento das despesas com pessoal, devidamente autorizadas, ou depositar nas respetivas contas as importâncias devidas; f) Elaborar a Conta de Gerência; g) Fazer a estatística e arquivo de tesouraria; h) Proceder ao pagamento de despesas de funcionamento, devidamente autorizadas, emitindo os documentos necessários; i) Operacionalizar todo o processo contabilístico (orçamental/patrimonial) pelo POCE (CONTAB); j) Controlar as contas bancárias; k) Colaborar na elaboração dos balancetes para apresentar ao Conselho Administrativo; l) Operacionalizar o expediente pelo sistema informático; m) Atendimento. n) Executar tudo o mais que lhe seja determinado. O tesoureiro é proposto, de entre os Assistentes Técnicos, pelo Coordenador dos Serviços de Administração Escolar e homologado pelo Diretor. 1.5.3. Escrituração Esta área compreende as seguintes tarefas: a) Preparar os elementos necessários à elaboração de projetos de orçamentos e encerramento de contas; b) Elaborar as Conta de Gerência; c) Efetivar as despesas de funcionamento; d) Escriturar as receitas e despesas nos livros de Relação de Necessidades, Registo Diário de Faturas, Contas Correntes, Folha Cofre e livro-caixa do ASE; e) Controlo orçamental; f) Cadastro dos bens do Estado - Inventário; g) Economato; h) Estatística; i) Arquivo; j) Operacionalizar o expediente pelo sistema informático; 34/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ k) Atendimento. 1.5.4. Vencimentos Esta área compreende as seguintes tarefas: a) Remunerações certas e permanentes; b) Guias de entrega de descontos a diversos organismos/instituições; c) IRS; d) Taxa extraordinária; e) Conta de gerência, no respeita a remunerações certas e permanentes; f) ADSE; g) Cadastro dos bens do Estado-Inventário; h) Arquivo; i) Estatística; j) Operacionalizar o expediente pelo sistema informático; k) Atendimento. Artigo 7.º Horário de atendimento 1. O horário de atendimento será fixado pelo Diretor, ou por quem o substitua, sob proposta da Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar, só podendo ser reduzido de uma hora relativamente aos dois períodos de funcionamento. 2. O horário de atendimento está afixado no placard dos Serviços de Administração Escolar. Artigo 8.º Horário de trabalho dos Assistentes Técnicos 1. O pessoal administrativo pratica um horário previsto nos normativos legais. 2. O pessoal administrativo assegura um horário de trabalho seguido das 9:00 horas às 17:30 horas, com atendimento à hora de almoço, de acordo com a distribuição de serviço. 35/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em setembro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ ORGANOGRAMA DOS SERVIÇOS DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR COORDENADORA TÉCNICA DOS SERVIÇOS ADMINISTRATIVOS Otília Rodrigues ASE ALUNOS EXPEDIENTE PESSOAL / VENCIMENTOS CONTABILIDADE / POPH TESOURARIA Alice Antunes Ermelinda Vasques Rosa M.ª Teixeira Conceição Barbosa Ermelinda Vasques Rosa M.ª Teixeira Sameiro Dantas Armindo Carvalho Salomé Macedo Armindo Carvalho Judite Pires Conceição Barbosa Ermelinda Vasques Teresa Lagarelhos Teresa Lagarelhos Salomé Macedo Teresa Lagarelhos AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ REGULAMENTO DAS VISITAS DE ESTUDO Artigo 1.º Visitas de estudo 1. Considera-se visita de estudo toda e qualquer atividade curricular decorrente do Projeto Educativo do Agrupamento e enquadrável no âmbito do desenvolvimento dos planos de estudo de cada disciplina e dos planos de trabalho de cada turma, organizada por professores para alunos, e realizada fora do espaço da Escola. 2. Toda a visita de estudo organizada nos moldes anteriores é considerada atividade curricular pelo que deve o seu conteúdo ser sumariado e devem ser numeradas as aulas disciplinares que ocupou nesse dia. 3. Relativamente à especificidade da dinâmica pedagógica do ensino pré-escolar, verifica-se por vezes a necessidade de realizar ao exterior saídas, com proximidade do estabelecimento, por razões de motivação espontânea dos grupos e desenvolvimento de projetos. Artigo 2.º Procedimentos para as viagens de estudo 1. Objetivos: a) Os objetivos das visitas de estudo devem ser integrados no plano anual de atividades e no plano de trabalho da turma salvo situações excecionais de manifesto interesse pedagógico; b) As visitas de estudo são um complemento das atividades curriculares e/ou uma contribuição para a formação pessoal e social dos alunos. 2. Organização: a) Nas visitas de estudo devem participar o (s) professor (es) proponente (s); b) As visitas de estudo só deverão ser realizadas depois de ouvido o Conselho Pedagógico. Estas carecem de posterior aprovação do Diretor, desde que verificados todos os requisitos. Nesta aceção, uma visita de estudo é sempre uma atividade curricular, intencionalmente planeada, servindo objetivos e conteúdos curriculares, logo uma atividade letiva, obrigatória para todos os alunos da turma ou para um conjunto de turmas para a qual foi estruturada; c) Deverá ser apresentado ao Diretor, com a devida antecedência, um documento que contenha os seguintes elementos: Anos e turmas envolvidas; Data de realização; Itinerário; Objetivos; Recursos; Área curricular promotora; Professor responsável; Professores acompanhantes (dois professores por turma). d) Uma cópia do documento anterior será obrigatoriamente entregue ao Diretor de Turma; AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade e) _______________________________ No nível pré-escolar, as saídas decorrentes de motivações espontâneas/desenvolvimento de projetos podem ser avisadas telefonicamente ao Diretor formalizando, desta forma, a sua autorização; f) Todo o processo relativo às visitas de estudo deverá ser arquivado no dossiê de turma, bem como o relatório de avaliação da atividade; 3. No 3.º período, não se podem realizar visitas de estudo salvo situações excecionais em que se manifeste interesse pedagógico. 4. O contrato com a empresa transportadora é realizado pelo Diretor. Os custos envolvidos são suportados pela escola quando houver cabimento orçamental. Na falta de cabimento orçamental, a despesa será suportada pelos encarregados de educação dos alunos intervenientes. O dinheiro envolvido será entregue nos serviços de contabilidade que procedem ao pagamento das despesas inerentes à visita de estudo. 5. Os montantes a pagar pelos alunos deverão ser recolhidos pelo Diretor de Turma. Até ao dia da realização da visita o Diretor de Turma deverá fazer a entrega dos valores recolhidos à Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração e Escolar. 6. Após a chegada à escola, os professores devem participar de imediato qualquer incidente. 7. Após a visita de estudo os professores deverão dar a(s) aula(s) seguinte(s) desde que a chegada ocorra antes do seu início. Se a visita de estudo terminar na hora de almoço deve ser concedido, a professores e alunos, um tempo letivo para esse efeito. 8. Os professores que participam na visita de estudo assinam o livro de ponto, sumariam e numeram a lição na(s) turma(s) que acompanham. 9. O professor da turma que não acompanha os alunos à visita de estudo assina o livro de ponto. Se tiver alunos, numera a lição e faz sumário. Se não tiver alunos, numera a lição, assina e escreve no sumário "Os alunos foram todos a uma visita de estudo ", e informa os assistentes operacionais em serviço no setor, ficando disponível para outras atividades. 10. Cabe ao aluno participar nas visitas de estudo de acordo com o dever de assiduidade. Pode, contudo, justificar o motivo da sua não participação. 11. Os alunos que não participam na visita de estudo e/ou ficaram sem professor por motivo de visita de estudo têm as aulas definidas no seu horário, em regime de assiduidade normal. 12. Os alunos com autorização para a visita de estudo mas que nela não compareçam, sem aviso prévio, terão falta de presença a todas as disciplinas coincidentes com o horário da visita de estudo, sendo informados os encarregados de educação. 13. O relatório da visita de estudo deverá ser entregue ao Diretor, dispondo o professor organizador de uma semana para o fazer e entregar. Este, depois de analisado, será devolvido. 14. Caso a visita não se realize, embora esteja aprovada, devem ser comunicados, por escrito, ao órgão de gestão os motivos da sua não realização. Artigo 3.º Entrada em vigor O presente regulamento entrará em vigor após a sua aprovação pelo Conselho Geral. 38/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ REGULAMENTO DE UTILIZAÇÃO DO CARTÃO DA ESCOLA INTRODUÇÃO O Projeto Autónomo de Automação Escolar (PAAE) é um sistema informático instalado em rede em todos os postos de trabalho de prestação de serviços à comunidade: portaria, Serviços de Administração Escolar, ação social escolar (ASE), refeitório, bufetes, reprografia e papelaria. Todas as transações efetuadas ao nível do bufete, compra de refeições, papelaria, reprografia, etc., far-se-ão, preferencialmente, através da utilização deste meio de pagamento. O cartão da escola, adiante designado unicamente por cartão, é pessoal e intransmissível tendo impressa a fotografia do seu proprietário no canto inferior direito. Cada vez que é utilizado aparece a respetiva fotografia no monitor, permitindo dessa forma comprovar a propriedade do mesmo. O seu uso indevido por outrem é considerado infração passível de procedimento disciplinar. O presente regulamento aplica-se a todos os utilizadores do sistema e portadores do cartão magnético deste Agrupamento. Artigo 1.º Utilizadores 1. São portadores de cartão os alunos, funcionários (docentes e não docentes) e todos os colaboradores que regularmente acedem à Escola. 2. O cartão será atribuído gratuitamente a todos os elementos supracitados. Artigo 2.º Cartão para visitantes 1. Aos visitantes esporádicos não será atribuído qualquer cartão magnético. 2. Aos colaboradores e visitantes com caráter prolongado, serão atribuídos cartões de substituição para utilização. No ato da sua solicitação deve ser paga uma caução de cinco euros a ser restituída aquando da devolução do respetivo cartão, desde que este se encontre em boas condições. No caso de existir saldo no cartão, o ASE fará a devolução da totalidade desse valor. Artigo 3.º Carregamentos 1. Todos os carregamentos são feitos na papelaria. 2. Após o carregamento, feito contra a entrega de dinheiro, é impresso um talão comprovativo do valor carregado no cartão. Artigo 4.º Extravio ou cartão danificado 1. Quando o utilizador perde, extravia ou danifica o seu cartão, deve solicitar um novo cartão. 2. A requisição da 2.ª via do cartão terá um custo de cinco euros. 3. Enquanto aguarda o novo cartão deve solicitar um cartão de substituição, aplicando o disposto no artigo subsequente. 39/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 5.º Cartão de substituição 1. O cartão de substituição deve ser utilizado unicamente nas situações previstas do presente regulamento. 2. Aquando do pedido do cartão de substituição, os serviços debitam ao requisitante uma caução de cinco euros, a ser restituída no momento da sua devolução, desde que este se encontre situação idêntica à do momento em que foi recebido. Artigo 6.º Portaria 1. O cartão funciona como ponto para o pessoal não docente. 2. Os funcionários deverão passar o cartão magnético na portaria quando entram e saem do serviço. Artigo 7.º Papelaria 1. A assistente operacional em serviço, na papelaria/reprografia, é responsável pela: a) Validação dos cartões; b) Atribuição de cartões a visitantes ou colaboradores, referidos no artigo 2 n.º 1, com a respetiva cobrança de caução; c) Substituição de cartões quando seja feita a requisição da 2.ª via, com a respetiva cobrança de caução; d) Desativação dos cartões. 2. Na papelaria é permitido fazer compras de material, carregar os cartões e proceder à aquisição de impressos. Artigo 8.º Bufete Os utilizadores do sistema devem fazer os pedidos dos produtos do bufete diretamente no serviço, fazendo uso do cartão para o seu pagamento. Artigo 9.º Refeições 1. A marcação e pagamento de refeições para alunos e funcionários (docentes e não docentes) poderão ser realizados quer nos quiosques físicos existentes no Agrupamento quer no portal disponibilizado na página web e no MOODLE. 2. Cada cartão compra apenas uma refeição por dia. 3. Até às 10h:10min do próprio dia, é possível comprar a refeição, à qual acrescerá o valor de taxa de multa legalmente definido. 4. Na ASE é possível anular as senhas de refeição, desde que seja antes das 10h:10 min se esta for do próprio dia, ou até às 16h:30min se esta disser respeito a datas posteriores. 5. No portal, é possível fazer a anulação da marcação de refeição até às 23h:59mim do dia anterior a que se destina. 40/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 6. _______________________________ O utente que marque uma senha de refeição e não almoce perde o direito à devolução do valor da refeição, dado que o número de senhas marcadas é indicado para a confeção das refeições. O número de senhas marcadas é igual ao número de refeições cobradas pela empresa à qual está concessionado o refeitório. Artigo 10.º Quiosque 1. Os quiosques são por imposição do sistema o local privilegiado dos utilizadores. 2. Os quiosques permitem ao utilizador: a) Adquirir refeições; b) Conhecer o valor do seu saldo; c) 3. Conhecer os movimentos do cartão. O quiosque da portaria permite validar a entrada e a saída do pessoal não docente. Artigo 11.º Ação Social Escolar (ASE) 1. Em articulação com os Serviços de Administração Escolar, a equipa deste serviço é responsável por propor o sistema (PAAE) para inserção e anulação de produtos e respetivos preçários. 2. É responsável por imprimir os mapas diários e do controlo de stock. 3. Caso seja solicitado, entregar ao encarregado de educação o documento, para efeito de IRS, do valor gasto na escola. Artigo 12.º Reprografia 1. Os alunos sempre que utilizarem este serviço deverão pagar com o cartão. 2. Os professores têm no seu cartão dois fundos de utilização: a) um fundo, ao qual está associado um plafond, que se aplica a todo o material inerente à atividade do docente; b) outro para uso pessoal, decorrente dos carregamentos efetuados. ARTIGO 13.º Situações especiais 1. Os alunos que no final do ano letivo permaneçam com saldo no seu cartão magnético, deverão dirigir-se ao ASE para este proceder à sua devolução. No caso de serem alunos menores a devolução do dinheiro será feita na presença, ou com consentimento expresso, do encarregado de educação. Passados dois meses, em caso de não reclamação do saldo do cartão, esse valor reverterá a favor da escola. 2. Os cartões de substituição quando entregues pelos utentes que os utilizaram darão lugar ao reembolso da caução e do saldo que o cartão tenha. 3. Após cessação de contacto com o Agrupamento, tem o utente um período de dois meses para ser ressarcido de verbas que, eventualmente, tenha entregue enquanto cauções (chaves, comandos, 41/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ cacifos…) ou em carregamentos de cartão não despendidos, após o que reverterão para a rubrica da compensação e receita do Agrupamento. Artigo 14.º Salvaguarda de dados As informações constantes da base de dados servem apenas para fins administrativos e funcionais, não podendo ser divulgadas. Em qualquer altura o titular do cartão, ou o encarregado de educação no caso dos alunos menores, pode solicitar a consulta dos seus movimentos. Artigo 15.º Omissões Os casos não previstos no presente regulamento e as dúvidas resultantes da sua aplicação serão resolvidos pelo Diretor. Artigo 16.º Entrada em vigor O presente regulamento entrará em vigor após a sua aprovação pelo Conselho Geral. 42/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ CACIFOS - CRITÉRIOS DE ATRIBUIÇÃO E CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO INTRODUÇÃO A Escola Básica Dr. Francisco Sanches, Sede de Agrupamento, possui um conjunto de cacifos disponibilizáveis aos alunos. Artigo 1.º Procedimentos de atribuição 1. A escola possui um número de cacifos suficientes para todos os alunos. Porém, todos os anos há cacifos que são vandalizados e, por isso, a sua atribuição terá de ser racionalizada da seguinte forma: a) No 2.º ciclo poderão ser atribuídos cacifos para todos os alunos. b) No 3.º ciclo, o diretor de turma deverá distribuir os cacifos pelos alunos da turma de acordo com os seguintes critérios: Alunos com problemas psicomotores; Alunos de menor compleição física; Alunos que permaneçam mais tempo na escola, nomeadamente aqueles que tendo aulas nos dois períodos almocem na escola; Outras situações ao critério do diretor de turma. 2. Os alunos devem distribuir-se em pares, de acordo com as suas preferências, segundo o exemplo: N.º CACIFO XX YY N.º E NOME DOS ALUNOS Nº Y, José Antunes; Nº Z, Maria Andrade. …., ……………. …., ……………. 3. Após o preenchimento da tabela (anexo 4), o diretor de turma deverá entregá-la na papelaria. A partir desse momento, os alunos poderão optar por: a) Utilizar o aloquete disponibilizado pela escola. Os alunos levantam na papelaria a chave correspondente ao seu cacifo. A caução relativa a um aloquete e duas chaves é de 2 euros (1 euro por aluno). No final do ano, os alunos devem deixar o cacifo limpo e entregar o aloquete e chaves na papelaria. Receberão, então, o dinheiro da caução. b) Utilizar o aloquete particular Os alunos poderão usar um aloquete particular no cacifo que lhes foi atribuído. Neste caso, terão de informar essa preferência na papelaria, de forma a poder ser substituído o aloquete da escola pelo dos alunos. Deverão, também, deixar obrigatoriamente uma chave extra desse aloquete na papelaria que será devolvida no final do ano. 43/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 2.º Regras de utilização 1. Não são permitidas trocas de cacifos entre os alunos, salvo se devidamente justificadas e aceites pelo diretor de turma. Nesse caso, a alteração deve ser comunicada na papelaria. Os alunos não deverão deixar alimentos e outros produtos perecíveis nos cacifos. 2. O acesso ao cacifo é autorizado pelo período de um ano letivo, podendo a escola suspender ou interromper a sua utilização sempre que entenda haver motivos que o justifiquem, nomeadamente, evidente falta de cuidado na sua utilização. 3. Os alunos devem levantar as chaves do cacifo numa das primeiras aulas da disciplina de SAE. 4. Os alunos com Necessidades Educativas Especiais (NEE) possuem cacifo próprio, pelo que não devem integrar a lista de cada turma, referida no art.º 1.º. 5. No caso de perda da chave os alunos deverão deslocar-se à papelaria onde poderão obter uma outra chave mediante nova caução. 44/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ REGULAMENTO DA EXECUÇÃO FÍSICA E FINANCEIRA NO ÂMBITO DOS PROJETOS FINANCIADOS Pessoas envolvidas: Conselho Administrativo Assistente Técnica: Maria da Conceição Rodrigues Barbosa Coordenadora TEIP: Maria Isabel Candeias Coordenadora dos Diretores de Turma: Olga Santos Diretores de Curso/Diretores de Turma Responsável externo pelo apoio técnico financeiro: a definir anualmente. Artigo 1.º Execução física 1. Entende-se por execução física, o conjunto de dados referentes aos alunos/formandos, professores/formadores e/ou outro pessoal docente e não docente. 2. No início de cada ano letivo, o coordenador das diferentes ofertas formativas e ou a coordenador do Território Educativo de Intervenção Prioritária e o assistente técnico responsável pelo apoio técnico financeiro, devem inserir na plataforma SIIFSE os dados dos formandos, formadores e/ou outro pessoal docente e não docente, de acordo com o regulamente específico da cada tipologia, fazendo-os corresponder à respetiva ação de formação (turma) ou atividade. 3. Os Diretores de Curso/Diretores de Turma do curso em causa devem entregar ao coordenador, as aulas (n.º de horas) mensais dadas por cada formador, para garantir o lançamento das faltas no programa apropriado até ao dia 5 do mês seguinte a que as mesmas dizem respeito; 4. Os Diretores de Curso/Diretores de Turma são responsáveis pela formação fora do contexto escolar, e como tal devem, até ao dia 5 de cada mês, enviar ao coordenador a listagem dos alunos que fizeram a referida formação. Essa listagem tem de conter as horas de formação que cada aluno efetuou e os respetivos dias (com o somatório mensal e acumulado anual). Artigo 2.º Execução financeira 1. Entende-se por execução financeira a gestão das operações contabilísticas efetuadas no âmbito destes projetos e conducentes à realização dos pedidos de reembolso. 2. Os pedidos de reembolso compreendem todas as despesas efetivamente pagas com os projetos, sejam ou não de carácter exclusivo. 3. O coordenador, a assistente técnica e o responsável pelo apoio técnico financeiro devem submeter para cada projeto: a. Pedidos de reembolso das despesas incorridas e pagas que são efectuados com periodicidade mínima bimestral, no SIIFSE, até ao dia 10 do mês seguinte a que se refere o reembolso, composto por um mapa de execução financeira e física, pelo que é necessário que esta informação tenha sido previamente recolhida pelos Diretores de Curso/Diretores de Turma; 45/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ b. Um pedido de reembolso intermédio, o caso de projetos plurianuais, que deverá ser efetuado até ao dia 15 de fevereiro de cada ano reportado a 31 de dezembro do ano anterior, sobre a execução física e financeira da candidatura; c. Um pedido de pagamento de saldo de cada candidatura, até 45 dias após a data da sua conclusão. 4. As solicitações de material específico com os cursos envolvidos nos projetos devem ser feitas ao coordenador, através dos Diretores de Curso/Diretores de Turma. 5. O coordenador, juntamente com o assistente técnico responsável pelo apoio técnico financeiro, analisam o seu enquadramento pedagógico e a viabilidade financeira no projeto. Existindo viabilidade financeira, será elaborada uma relação de necessidades, para, posteriormente, ser levada à apreciação Conselho Administrativo. 6. Compete ao Conselho Administrativo autorizar ou recusar a despesa. 7. Devem ser tidas em consideração as devidas retificações/ajustamentos de acordo com os regulamentos específicos. REGULAMENTO DO FUNCIONAMENTO DO TELEFONE FIXO 1. O uso do telefone é reservado ao serviço oficial; 2. O pedido de chamada é feito à telefonista, sendo este de registo obrigatório; 3. Os telefones com acesso direto não carecem de registo das chamadas efetuadas; 4. O Conselho Administrativo confere o registo e analisa a fatura detalhada; 5. O Conselho Administrativo emite um parecer sobre o respetivo registo. REGULAMENTO DO FUNCIONAMENTO DO TELEFONE MÓVEL 1. É portador de telemóvel da escola o Diretor; 2. A utilização do telemóvel é reservada ao serviço oficial; 3. O uso do telemóvel é preferencialmente reservado a chamadas para redes móveis. 46/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ FUNCIONAMENTO DA REPROGRAFIA 1. O funcionário da reprografia deve prever as necessidades de papel e providenciar a sua requisição junto do responsável de armazém; 2. De igual forma deverá solicitar, quando necessário, junto da empresa responsável pela prestação de serviço, a revisão das máquinas, para que o seu funcionamento não seja colocado em causa; 3. A requisição de serviços de reprografia é registada, obrigatoriamente, através de um cartão magnético do requisitante ou em livro próprio; 4. Todos os trabalhos destinados aos alunos devem ter o nome da Agrupamento, da Área Curricular, o ano, e a sua finalidade (fichas informativas, textos de apoio ou outros). 5. Também os trabalhos produzidos internamente e destinados a professores devem ter o nome da Escola e a referência aos destinatários. 6. Todos os trabalhos destinados aos alunos, tais como fichas informativas, textos de apoio e outros documentos devem ser previamente autorizados pelo Diretor. 7. Todos os trabalhos serão entregues para encadernar, policopiar ou fotocopiar com, pelo menos, 24:00h de antecedência. 8. As cópias particulares são pagas de acordo com a tabela em vigor e tiradas dentro das disponibilidades do serviço. 9. No último dia de cada mês, a Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar elabora um mapa resumo contendo a totalidade das fotocópias. 10. O Conselho Administrativo analisa os mapas resumo. 11. As situações omissas são decididas pelo Diretor. 47/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ GESTÃO DE PESSOAL: DESCRIÇÃO DOS CIRCUITOS SECÇÃO I REGISTO DE ASSIDUIDADE Pessoas envolvidas e respetivas funções Diretor Coordenadora Técnica dos Serviços de Administrativos: Otília Rodrigues Coordenador dos Assistentes Operacionais: António Marinho Área de Pessoal: Salomé Macedo Área de Pessoal/Vencimentos: Teresa Lagarelhos Assistentes Operacionais Artigo 1.º Pessoal docente 1. O/a assistente operacional, responsável pelo piso/setor preenche a relação de faltas do pessoal docente no mapa respetivo, assina-a e apresenta-a, de seguida, ao encarregado operacional; 2. O encarregado operacional, após receção e confirmação dos mapas de faltas de pessoal de cada piso ou sector, entrega-o à assistente técnica /área de pessoal dos Serviços Administrativos responsável pelo serviço; 3. A área de pessoal, após receção dos mapas de faltas, verifica a legalidade da justificação e envia ao Diretor para despacho; 4. Após despacho, a área de pessoal lança as faltas, diariamente, no modelo 0096 da Editorial do Ministério 3 da Educação e Ciência, conforme a legislação em vigor e no programa informático GPV ; 5. A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos supervisiona todo o processo administrativo. Artigo 2.º Pessoal não docente 1. O pessoal não docente efetua o seu registo de presenças, mediante o uso do seu cartão magnético e assinando sempre o livro de ponto. 2. O encarregado operacional verifica a assiduidade dos assistentes operacionais a partir do livro de ponto, rubricando-o em seguida. 3. As faltas são comunicadas diariamente à área de pessoal. 4. A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos verifica a assiduidade dos assistentes técnicos operacionais a partir do livro de ponto, rubricando-o em seguida. 5. A área de pessoal receciona a justificação de faltas, verifica a sua legalidade e envia-a ao Diretor para despacho; 3 GPV – é um software certificado pelo Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da Educação (MISI), que consiste numa aplicação informática que permite fazer a gestão de pessoal e vencimentos, automatizando a ligação entre duas áreas: registo de faltas e licenças, marcação de férias, contagem de tempo de serviço e listas de antiguidade; processamento da remuneração principal, adicional, horas extraordinárias, subsídio de férias e Natal. Permite ainda a impressão de mapas oficiais e outras listagens de gestão interna, mapas de faltas (geral e individual) pedido de férias, listas de antiguidade, folhas de vencimento, requisição de fundos, modelo RF3, relações e ficheiros para Banco, CGA, Seg. Social e DGT, relações de abonos e descontos, ficha de vencimentos, IRS individual, declaração anual de IRS - anexo J (ficheiro) e importação e exportação de processos. 48/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade 6. _______________________________ Após despacho, a área de pessoal lança as faltas, conforme a legislação em vigor, diariamente, no modelo 0096 da Editorial do MEC, e no programa informático GPV; 7. A área de pessoal elabora, posteriormente, a relação de frequência do pessoal não docente, fornecido pela Câmara Municipal de Braga; 8. A relação de frequência do pessoal não docente é impressa, sendo em seguida enviada ao Diretor para despacho; 9. A relação de frequência do pessoal não docente é enviada, mensalmente, até ao dia 5 de cada mês, à Divisão da Educação da Câmara Municipal de Braga; 10. A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administrativos supervisiona todo o processo administrativo. 49/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO II REGISTO DAS HORAS EXTRAORDINÁRIAS Pessoas envolvidas e respetivas funções Diretor Coordenadora técnica dos serviços de administrativos: Otília Rodrigues; Coordenador dos Assistentes Operacionais: António Marinho; Área de Pessoal: Salomé Macedo; Área de Pessoal/Vencimentos: Teresa Lagarelhos; Assistentes Operacionais. Artigo 3.º Pessoal docente do ensino pré-escolar e do 1.º ciclo O pessoal docente do ensino pré-escolar e do 1.º ciclo não presta trabalho extraordinário. Artigo 4.º Pessoal docente dos 2.º e 3.º ciclos 1. A atribuição de trabalho extraordinário tem de obedecer ao disposto nos normativos legais em vigor. 2. As horas extraordinárias são assinaladas no horário do docente, por acordo entre o mesmo e a Direção do Agrupamento. Na ausência de acordo entre ambos, prevalece a decisão da Direção. 3. A área de pessoal/vencimentos verifica os dias úteis por mês em que o docente tem horas extraordinárias, excluindo feriados, interrupções oficiais e interrupções internas, confrontando ainda esta informação com as faltas dadas pelo docente. 4. A área de pessoal/vencimentos, após lançar os dados anteriores no programa GPV, efetua semanalmente os cálculos das referidas horas. 5. A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos supervisiona todo o processo administrativo. 6. O processamento das horas extraordinárias deve ter em conta a Lei do Orçamento de Estado, que é uma lei orgânica e que prevalece sobre disposições gerais e especiais que disponham em sentido contrário. Cálculo: a) Retribuição horário normal (artº36º do DL nº 259/98, de 18 de agosto): Rhn= (Rb*12) / (52*n) em que: Rhn = Remuneração horária normal; Rb =Remuneração base; N =componente letiva obrigatória dos professores: 22 horas. b) Remuneração de trabalho extraordinário – acréscimo na retribuição horária de 25% na 1ª hora semanal de trabalho extraordinário e de 50% para as horas subsequentes. *O abono por trabalho extraordinário não pode exceder cinco horas por semana, salvo casos excecionais devidamente fundamentados e autorizados pelo Delegado Regional (art.º 83 nº 4 do Estatuto da Carreira Docente). 50/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 5.º Pessoal não docente Pessoal Não Docente O pessoal não docente não se encontra autorizado a prestar trabalho extraordinário. 51/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO III PROCESSAMENTO DO SUBSÍDIO DE REFEIÇÃO – CIRCUITO E NOTAS ESPECÍFICAS Pessoas envolvidas e respetivas funções Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos: Otília Rodrigues Coordenador dos Assistentes Operacionais: António Marinho Área de Pessoal: Salomé Macedo Área de Pessoal/Vencimentos: Teresa Lagarelhos Assistentes Operacionais Nota: O montante do subsídio de refeição é fixado anualmente em diploma legal, por dia de prestação de serviços. Artigo 6.º Pessoal docente do quadro e contratado com horário completo 1. Atribuição do subsídio durante 5 dias por semana, de acordo com o estabelecido no art.º 76º do ECD. 2. A área de pessoal comunica à área de contabilidade/vencimentos a assiduidade do pessoal docente do quadro e contratado com o horário completo; 3. A área de contabilidade/vencimentos procede ao cálculo do subsídio de refeição com base na assiduidade comunicada: 4. Subsídio de refeição = valor diário anualmente fixado para o abono x nº de dias que conferem direito ao abono. Artigo 7.º Pessoal docente contratado com horário incompleto 1. A atribuição de subsídio sempre que: a) Prestem serviço em dois períodos diários ou no mínimo de 4 horas, se for num só período; b) Ou se prestarem serviço em mais de uma escola, sempre que, conjugando os horários das duas escolas, lecionem no mínimo 4 horas de trabalho, devendo estas concertarem entre si os dias do subsídio de refeição que cada uma irá pagar, nunca podendo exceder os 5 dias por semana (conforme comunicação da Direção-Geral do Planeamento e Gestão Financeira do MEC). 2. A área de pessoal comunica à área de contabilidade/vencimentos a assiduidade do pessoal docente contratado com o horário incompleto. 3. A área de contabilidade/vencimentos procede ao cálculo do subsídio de refeição com base na assiduidade comunicada: Subsídio de refeição = Valor diário anualmente fixada para o abono x nº de dias que conferem direito ao abono. 52/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Exemplo: horário de professor com 16 horas semanais, distribuídas por 2 períodos (manhã e tarde) 2.ªfeira Manhã Tarde * * * * 3.ªfeira 4.ªfeira * * * * 5.ªfeira * * * * 6.ªfeira * * * * *Dias com direito ao abono de subsídio de refeição:2.ª, 4.ª, 5.ª e 6.ª feira - em que o serviço é prestado por um período diário de 4 horas, ou está distribuído por dois períodos diários (uma hora em cada); *Na 3.ª feira não há direito ao subsídio de refeição por não se reunirem as condições estabelecidas no nº 2 do art.3 do DL nº57-B/84 de 20 de fevereiro. 53/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO IV PROCESSAMENTO DO SUBSÍDIO DE FÉRIAS – CIRCUITO E NOTAS ESPECÍFICAS Pessoas envolvidas e respetivas funções A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos: Otília Rodrigues Coordenador dos Assistentes Operacionais: António Marinho Área de Pessoal: Salomé Macedo Área de Pessoal/Vencimentos: Teresa Lagarelhos Assistentes Operacionais a) A remuneração do período de férias corresponde à que o trabalhador receberia se estivesse em serviço efetivo, à exceção do subsídio de refeição; b) Além da remuneração base mencionada, o trabalhador tem direito a um subsídio de férias de valor igual a um mês de remuneração base mensal, que deve ser pago por inteiro no mês de junho de cada ano. Artigo 8.º Pessoal docente do quadro 1. A área de pessoal comunica à área de contabilidade/vencimentos os seguintes aspetos (nos termos da Lei n.º 59/2008): * Relação de pessoal com direito a férias, no dia 1 de janeiro de cada ano, que se reporta em regra ao ano anterior, nos termos do art.º 161 da lei referida; * Relação de pessoal com faltas injustificadas; * Relação de faltas que contam para efeito de desconto de dias de férias. 2. A área de contabilidade procede ao cálculo do subsídio de férias: Subsídio de férias = Remuneração base diária x 1,365 x 22 dias úteis Remuneração base ilíquida mensal (Rb) = (índice x valor do índice 100 da carreira) /100; Índice = Índice remuneratório correspondente ao escalão que o docente ocupa na carreira; Remuneração base diária = Rb /30 (nº de dias do mês considerado para cálculo da remuneração diária); Coeficiente 1,365 = Coeficiente definido; N.º dia úteis = N.º de dias úteis definidos para o cálculo do subsídio de férias, nos termos do art.º 173.º da Lei 59/2008. 3. O processamento do subsídio de férias deve ter em conta a Lei do Orçamento de Estado, que é uma lei orgânica e que prevalece sobre disposições gerais e especiais que disponham em sentido contrário. 54/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Artigo 9.º Pessoal docente contratado As faltas dadas por conta do período de férias pelos docentes contratados determinam o desconto no período de férias do próprio ano, de acordo com o art.º n.º 102.º n.º 4, que nos remete para o art.º 94.º n.º 5 ambos do ECD. 1. A área de pessoal comunica à área de contabilidade a relação de pessoal com direito a férias no dia 1 de janeiro de cada ano. Os contratos celebrados ao abrigo do DL n.º 35/2007, de 15 de fevereiro, para efeito de férias e de subsídio de férias regem-se pelo Código do Trabalho. Este regime aplica-se conforme o período de duração do contrato: conforme o art.º 212.º n.º 2 para os contratos superiores a 6 meses e o art.º 214.º para contratos de duração inferior a 6 meses, ambos do Código de Trabalho (CT). Os docentes contratados têm direito a gozar dois dias úteis de férias por cada mês completo de serviço de duração do contrato, devendo as mesmas serem gozadas no momento anterior ao da cessação do contrato (art.º 214.º, nº 3 do CT), salvo acordo das partes. Os docentes referidos anteriormente têm direito ao subsídio de férias de montante correspondente ao período de férias de acordo com o art.º 221.º, nº 3 do CT. 2. A área de contabilidade/vencimentos processa o subsídio de férias de acordo com as instruções dadas pela área de pessoal. O subsídio de férias deverá ser pago aquando da cessação para os contratos inferiores a 6 meses, de acordo com o Código de Trabalho. 3. O processamento do subsídio de férias deve ter em conta a Lei do Orçamento de Estado, que é uma lei orgânica e que prevalece sobre disposições gerais e especiais que disponham em sentido contrário. Artigo 10.º Cessação de funções No caso de existir cessação de funções, antes do gozo total ou parcial do período de férias, vencido em 01 de janeiro desse ano, aplica-se o disposto no art.º 180 da Lei n.º 59/2008. 55/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO V PROCESSAMENTO DO SUBSÍDIO DE NATAL – CIRCUITO E NOTAS ESPECIFICAS O subsídio de Natal é calculado e pago de acordo com os normativos. Pessoas envolvidas e respetivas funções Coordenadora técnica dos serviços administrativos: Otília Rodrigues Coordenador dos Assistentes Operacionais: António Marinho Área de Pessoal: Salomé Macedo Área de Pessoal/Vencimentos: Teresa Lagarelhos Assistentes Operacionais Artigo 11.º Pessoal docente do quadro A área de pessoal comunica à área de contabilidade/vencimentos a relação de pessoal em efetividade de funções no dia 1 de novembro. 1. A área de contabilidade procede ao cálculo do subsídio de Natal: Subsídio de Natal = Remuneração base ilíquida mensal (Rb) auferida no dia 1 de novembro Em que: Remuneração base ilíquida mensal (Rb) = (índice x valor do índice 100 da carreira ou categoria) / 100 Índice = Índice remuneratório correspondente ao escalão que o docente ocupa na carreira ou ao índice que o funcionário ocupa na categoria. Artigo 12.º Pessoal docente contratado O subsídio de Natal é pago no mês de novembro ao pessoal docente contratado em efetividade de funções. 1. A área de pessoal comunica à área de contabilidade/vencimentos a relação do pessoal docente contratado em efetividade de funções no dia 1 de novembro. 2. A área de contabilidade procede ao cálculo do subsídio de Natal: 3. Subsídio de Natal = Montante do valor de cada um dos duodécimos calculado por cada mês de prestação serviço docente. 4. Este abono é pago por duodécimos calculados com base na remuneração dos meses do ano em que o docente prestou serviço até 31 de dezembro. Considera-se mês completo de serviço um período de duração superior a 15 dias (art.º 87.º, nº 3 do ECD), com a exceção dos docentes contratados a termo. 5. O processamento do subsídio de Natal deve ter em conta a Lei do Orçamento de Estado, que é uma lei orgânica e que prevalece sobre disposições gerais e especiais que disponham em sentido contrário. 56/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Pessoal docente e não docente contratado que cessou funções 1. O subsídio de Natal é pago no mês de dezembro ao pessoal docente e não docente contratado que cessou funções. Este subsídio é pago por duodécimos calculados com base na remuneração recebida nos meses do ano em que prestaram funções. 2. O processamento do subsídio de Natal deve ter em conta a Lei do Orçamento de Estado, que é uma lei orgânica e que prevalece sobre disposições gerais e especiais que disponham em sentido contrário. 57/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO VI RELAÇÃO DE NECESSIDADES/ REQUISIÇÃO INTERNA: CIRCUITO E PROCEDIMENTOS Pessoas Envolvidas Diretor Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos: Otília Rodrigues Tesoureiro: Teresa Lagarelhos Coordenador dos Assistentes Operacionais: António Marinho Responsável pelo armazém 1 - Teresa Lagarelhos /Tesoureiro Responsável pelo armazém 2 - António Marinho /Coordenador dos Assistentes Operacionais Artigo 13.º Relação de necessidades 1. Os docentes/assistentes operacionais que necessitem de fazer qualquer despesa, deverão previamente preencher a relação de necessidades, e entregar na receção dos Serviços Administrativos. 2. Todos os dias pelas 16:00 horas, são levantadas as relações de necessidades, que depois de autorizadas pelo Diretor são entregues à/ao responsável de armazém. 3. Caso o material solicitado exista em armazém é entregue ao requisitante até ao final do dia seguinte. 4. Caso o material solicitado não esteja disponível em armazém, é comunicado à Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar para que seja elaborada a relação de necessidades. 5. Elaborada a relação de necessidades, é entregue ao Tesoureiro para que verifique a sua cabimentação. 6. A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos elabora a requisição oficial ou aguarda a reunião de controlo financeiro para que seja analisada e aprovado todo o processo de aquisição. 7. Após aprovado o responsável de armazém envia via fax ou e.mail a requisição ao fornecedor. 58/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO VII CONTROLO DE ARMAZÉM: CIRCUITO E PROCEDIMENTOS Artigo 14.º Armazéns 1. Existem dois armazéns no Agrupamento. O armazém 1 diz respeito ao material de secretaria e apoio às áreas disciplinares no que concerne ao material didático. O armazém 2 está afeto ao material de higiene e limpeza. 2. O material só pode sair do armazém mediante a relação de necessidades, autorizada nos termos do subcapítulo anterior, devendo ser sempre atualizada a folha de armazém. Artigo 15.º Armazém 1 - pessoas envolvidas Diretor Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos/responsável pelo armazém – Otília Rodrigues; Tesoureira – Teresa Lagarelhos Artigo 16.º Armazém 1 - procedimentos 1 – A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos, Otília Rodrigues, elabora a relação das necessidades; 2 – O Diretor autoriza a realização da despesa; 3 – O tesoureiro cabimenta a despesa tendo em conta a classificação económica; 4 – A Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos efetua a requisição oficial; 5 – O/A funcionário/a afeta ao armazém, juntamente com a Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos, efetua a receção da encomenda e confere a fatura ou guia de remessa com a relação de necessidades; 6 – Após essa conferência, coloca na fatura “visto e conferido”. Havendo bens em falta e/ou em mau estado, anota essa informação na fatura. Os bens em mau estado devem ser devolvidos de imediato, para que sejam substituídos, facto que tem de ser comunicado à empresa; os bens que não foram entregues deverão ser abatidos à fatura; 7 - A funcionária efetua o registo da aquisição em mapas elaborados para o efeito; 8 – O Conselho Administrativo analisa o processo de aquisição, para proceder à respetiva autorização de pagamento; 9 – O Diretor controla todo o processo. Artigo 17.º Armazém 2 - pessoas envolvidas Diretor Coordenadora Técnica dos Serviços Administrativos – Otília Rodrigues; Coordenador dos Assistentes Operacionais / responsável pelo armazém – António Marinho 59/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ Tesoureira – Teresa Lagarelhos Artigo 18.º Armazém 2 - procedimentos 1 – O Coordenador dos Assistentes Operacionais elabora a relação das necessidades; 2 – O Diretor autoriza a realização da despesa; 3 – O Tesoureiro cabimenta a despesa tendo em conta a classificação económica; 4 – A Coordenadora Técnica dos Serviços de Administração Escolar efetua a requisição oficial; 5 – O Coordenador dos Assistentes Operacionais afeto ao armazém efetua a receção da encomenda e confere a fatura ou guia de remessa com a relação de necessidades; 6 – Após essa conferência, coloca na fatura “visto e conferido”. Havendo bens em falta e/ou em mau estado de, anota essa informação na fatura. Os bens em maus estado devem ser devolvidos de imediato, para que sejam substituídos e, comunicado tal facto à empresa; os bens que não foram entregues deverão ser abatidos à fatura; 7 - O funcionário efetua o registo da aquisição em mapas elaborados para o efeito; 8 – O Conselho Administrativo analisa o processo de aquisição, para proceder à respetiva autorização de pagamento; 9 – O Diretor controla todo o processo. 60/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ SECÇÃO VIII REGULAMENTO DE BACKUP (CÓPIAS DE SEGURANÇA) INTRODUÇÃO Entende-se por backups (cópias de segurança), os procedimentos/métodos, equipamentos e softwares que, integrados, oferecem uma garantia de imunidade do computador e do servidor a eventuais perdas parciais ou totais de dados/arquivos, bem como dos procedimentos para recuperação de arquivos de dados. O objetivo deste regulamento é estabelecer diretrizes para o processo de Backups de dados que constam dos servidores, relativos aos programas e aplicações do PAAE 3.0 e 3.5 (alunos, ASE, avaliações) e JPM & ABREU (VENCIMENTOS, CONTAB), visando garantir a permanente disponibilidade dos mesmos e o funcionamento em pleno de todas as atividades inerentes aos Serviços Administrativos do Agrupamento. Artigo 19.º Diretrizes 1 - Assegurar o acesso contínuo a toda informação contida no servidor. 2 - Definir os procedimentos/métodos de armazenamento. 3 - Periocidade dos Backups. Artigo 20.º Esquema de Backups O servidor está apetrechado de um sistema antivírus sempre atualizado, de modo a garantir que este não seja alvo de vírus que o possam danificar ou destruir ficheiros. 1 - Esquema de Backups de dados dos programas PAAE 3.0 e 3.5 (alunos, ASE, avaliações) e JPM & ABREU (VENCIMENTOS, CONTAB): Backup diário – é realizado diária e automaticamente num disco próprio para o efeito no servidor. Backup mensal – é realizado mensalmente e automaticamente num disco próprio para o efeito no servidor e posteriormente gravado num CD que fica à guarda do responsável pela segurança informática. Backup anual – é realizado no final de cada ano letivo. Os dados são armazenados num DVD regravável. Backup eventual – é realizado aquando de uma atualização de uma das aplicações dos programas PAAE 3.0 e 3.5 (alunos, ASE, avaliações) e JPM & ABREU (VENCIMENTOS, CONTAB) no servidor dos updates numa pasta temporária com o nome “BACKUPS”. 2 – Consta em regulamento específico, existente na Direção do agrupamento, o acesso aos Backups, por parte dos docentes e pessoal administrativo. 61/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ ANEXO 1 RELAÇÃO DE NECESSIDADES 62/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ ANEXO 2 REQUISIÇÃO OFICIAL 63/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ ANEXO 3 Exmo. Senhor Diretor do Agrupamento de Escolas Dr. Francisco Sanches Travessa do Taxa 4700-449 BRAGA PROPOSTA DE DESLOCAÇÃO EM SERVIÇO _______________________________________________, que _____________________, no que se refere _________________________________, requer a deslocação a _________________ no(s) dia(s) abaixo indicado(s), pelo que solicita a V. Ex.ª autorização prévia para o efeito, nos termos do disposto no n.º 29 do Mapa II, anexo ao Decreto-Lei n.º 323/89 de 26 de setembro, conjugado com o disposto no Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril, conforme se indica: 1. Precisão dos dias e horas de deslocação _______________________________________; 2. Dia e hora da reunião de trabalho_____________________________________________; 3. Transporte a utilizar: Viatura oficial (matrícula_________________) Viatura própria (matrícula_________________) Comboio Outro (indique qual)__________________________ 4. Ajudas de Custo a abonar, após a missão 5. Residência oficial (designação do local onde exerce a função) ___________________________________ ______________________________________________________________________________________ Com os melhores cumprimentos, Braga ______________, de ______________, de 20____ O/A colaborador/a (nome legível) ______________________________________ Despacho do Diretor Autorizo a deslocação em automóvel próprio, ao valor de ______€/km Não autorizo Data_____________________ 64/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013) AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DR. FRANCISCO SANCHES - 150988 Uma Escola de Cidadania Uma Escola de Qualidade _______________________________ ANEXO 4 CACIFOS Ano / Turma: ______ Nº de alunos: ______ Nº de cacifos atribuídos: ______ Localização dos Cacifos: Bloco: ______ Atribuição de cacifos aos alunos Nº cacifo (preencher pelo diretor de turma e entregar na papelaria) Nº e nome dos alunos Uso de aloquete da escola Uso de aloquete particular (preencher pelos serviços da papelaria) (preencher pelos serviços da papelaria) Chave do aloquete entregue em: Chave do aloquete devolvido em: Troca de aloquete e entrega de chave extra e/ ou do código do aloquete em: Devolução da chave extra em: O Diretor de Turma: _____________________________________ Data de entrega na papelaria: ____ / ____ / ____ O Diretor /Jorge Armando de Oliveira Queirós Amado/ 65/65 Sistema de Controlo Interno - AEFS (atualizado em janeiro de 2013)
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