Manual de Controlo Interno
maio de 2014
ÍNDICE
I.
Introdução .............................................................................................................................. ...........................1
II.
Definições .............................................................................................................................. ............................2
1.
Funções de controlo ........................................................................................................................................... 2
2.
Princípios, regras e procedimentos administrativos .......................................................................................... 3
3.
Instrumentos de gestão ..................................................................................................................................... 3
4.
Orçamento ......................................................................................................................................................... 4
5.
Princípios orçamentais ...................................................................................................... ................................. 4
6.
Gestão orçamental ............................................................................................................................................. 5
7.
Gestão financeira ............................................................................................................................................... 5
8.
Gestão de tesouraria .......................................................................................................................................... 5
9.
Infrações ................................................................................................................... .......................................... 6
10. Alterações e casos omissos ................................................................................................................................ 6
11. Entrada em vigor ................................................................................................................................................ 6
III. Enquadramento e Organização ......................................................................................................................... 7
1.
Enquadramento e atividades do CEJ .................................................................................................................. 7
1.1. Natureza jurídica .........................................................................................................................................7
1.2. Princípios e instrumentos de gestão ...........................................................................................................7
1.3. Caraterização genérica das atribuições do CEJ e das respetivas unidades orgânicas .................................7
1.4. Enquadramento legal – Principais diplomas ...............................................................................................8
1.5. Organização contabilística .........................................................................................................................12
1.6. Estrutura orgânica do CEJ ..........................................................................................................................14
IV. Normas de controlo interno ............................................................................................................................ 15
1.
Receita.............................................................................................................................................................. 15
1.1. Natureza da receita ...................................................................................................................................15
1.2. Unidades orgânicas geradoras de receita .................................................................................................15
1.3. Procedimentos ..........................................................................................................................................15
1.4. Documentos de suporte/Arquivo ..............................................................................................................17
2.
Operações extraorçamentais ........................................................................................................................... 17
2.1. Conceito ....................................................................................................................................................17
2.2. Procedimentos ..........................................................................................................................................18
2.3. Documentos de suporte/Arquivo ..............................................................................................................18
3.
Despesa – fundo de maneio ............................................................................................................................. 19
3.1. Conceito ....................................................................................................................................................19
3.2. Procedimentos ............................................................................................................. .............................19
3.3. Constituição do fundo de maneio ........................................................................................... ..................19
3.4. Documentos de suporte/Arquivo .............................................................................................................20
4.
Despesa – aquisição de bens e serviços ........................................................................................................... 20
4.1. Enquadramento ........................................................................................................................................20
4.2. Procedimentos ............................................................................................................. .............................21
4.3. Instrução dos processos de despesa .........................................................................................................24
4.4. Documentos de suporte/Arquivo .............................................................................................................26
5.
Despesa – prestação de serviços de formação contínua ................................................................................. 26
6.
Despesa – formação nos Tribunais .................................................................................................................. 27
7.
Despesa – processamento de abonos .............................................................................................................. 28
7.1. Conceito ....................................................................................................................................................28
7.2. Procedimentos ............................................................................................................. .............................28
8.
Despesa – ajudas de custo ................................................................................................... ............................ 29
8.1. Conceito ....................................................................................................................................................29
8.2. Procedimentos ............................................................................................................. .............................29
8.3. Tramitação ................................................................................................................................................31
9.
Despesa – deslocações ..................................................................................................................................... 31
9.1. Conceito.....................................................................................................................................................31
9.2. Procedimentos ..........................................................................................................................................32
9.3. Casos especiais ..........................................................................................................................................33
9.4. Documentos de suporte/Arquivo ..............................................................................................................33
10. Outras despesas – transportes de magistrados e oficiais de justiça ................................................................ 33
10.1.Conceito ...................................................................................................................................................33
10.2. Procedimentos ........................................................................................................................................34
11. Outras despesas – senhas de presença ............................................................................................................ 35
12. Cadastro e inventário dos bens ........................................................................................................................ 35
12.1. Conceito ..................................................................................................................................................35
12.2. Inventário e Cadastro ..............................................................................................................................35
12.3. Regras de inventariação ..........................................................................................................................36
12.4. Aquisição e registo do bem .....................................................................................................................37
12.5. Transferências .........................................................................................................................................37
12.6. Abate .......................................................................................................................................................37
12.7. Documentos de suporte/Arquivo ............................................................................................................37
13. Veículos ............................................................................................................................................................ 38
13.1. Enquadramento .......................................................................................................................................38
13.2. Procedimentos ........................................................................................................................................38
V. ANEXOS .............................................................................................................................. ..............................39
EKd͗
WŽĚĞ͞ĐůŝĐĂƌ͟ŶŽƐŝƚĞŶƐĚŽşŶĚŝĐĞĚĞŵŽĚŽĂƐĞƌƌĞĚŝƌĞĐŝŽŶĂĚŽĂƵƚŽŵĂƚŝĐĂŵĞŶƚĞƉĂƌĂŽƚĞŵĂĞŵ
ƋƵĞƐƚĆŽ͘
ůŝĐĂŶĚŽŶŽƐşŵďŽůŽ
ĞdžŝƐƚĞŶƚĞŶŽĨŝŶĂůĚĞĐĂĚĂƉĄŐŝŶĂ͕ƐĞƌĄƌĞĚŝƌĞĐŝŽŶĂĚŽƉĂƌĂŽşŶĚŝĐĞ͘
Manual de Controlo Interno
I. Introdução
O presente manual visa estabelecer um conjunto de regras que definem os métodos e
procedimentos de controlo interno a observar por todas as unidades orgânicas do Centro de
Estudos Judiciários (CEJ).
Os princípios gerais aqui definidos pretendem disciplinar, de forma articulada, todas as
operações, nas suas diversas vertentes, nomeadamente administrativa, financeira,
orçamental, contabilística e patrimonial, em especial na aquisição de bens e serviços.
As normas do controlo interno aqui fixadas integram os procedimentos de controlo nas
áreas da receita, despesa, operações de tesouraria, cadastro e inventário de bens do CEJ.
Assim, definem-se os procedimentos administrativos a observar em todas as áreas de
atividade do CEJ, bem como os circuitos da informação entre os diferentes serviços e unidades
orgânicas, por forma a assegurar as boas práticas de gestão, bem como a transparência dos
processos e a fiabilidade da informação administrativa, financeira e contabilística e ainda a
conformidade dos procedimentos com as leis em vigor.
Para melhor compreensão, sobretudo por parte de quem não domina esta temática, o
presente manual começa por apresentar alguns conceitos gerais, bem como a legislação
relevante relativamente às diferentes áreas, após o que se definem as regras e procedimentos
do controlo interno, os quais pretendem, fundamentalmente, assegurar a prevenção e
deteção de erros involuntários, a precisão dos registos e a atempada preparação e
disponibilização da informação. Pretende-se, ainda, garantir a execução das diferentes tarefas
de acordo com as orientações da direção, o respeito pelos princípios contabilísticos legalmente
fixados e promover o cumprimento das normas estabelecidas internamente.
Os dirigentes e responsáveis pelas unidades orgânicas deverão implementar e fazer
cumprir as normas aqui definidas.
1
Manual de Controlo Interno
II. Definições
1. Funções de controlo
O controlo interno consiste na verificação, acompanhamento, avaliação e informação
sobre a legalidade, regularidade e boa gestão, relativamente a atividades, programas e
projetos da Administração Pública.
O controlo interno é estruturado em 3 níveis:
x Operacional ou auto controlo, centrado nas decisões dos órgãos de gestão das
unidades, é feito, nos serviços integrados, pela contabilidade e nos serviços
autónomos, para além da contabilidade, pela auditoria e inspeções inseridas no
âmbito da respetiva unidade.
x Setorial, centrado no controlo operacional, avalia a adequada inserção das atividades
das unidades nos planos globais do respetivo Ministério. Este controlo é feito pelas
inspeções-gerais ou órgãos equiparados de cada Ministério.
Os serviços de inspeção e auditoria consagrados em cada Ministério, além de
apreciarem a legalidade e a regularidade financeira dos atos praticados pelos seus
serviços ou organismos, avaliam ainda a sua gestão e os seus resultados.
Estes serviços de inspeção e auditoria, criados no âmbito do Programa de
Reestruturação da Administração do Estado (PRACE) têm, também, entre outras, a
missão de auditar os sistemas e procedimentos de controlo interno dos serviços e
organismos do respetivo Ministério.
x Estratégico ou de alto nível, exercido horizontalmente a toda a Administração
Financeira do Estado, abarca todo o âmbito das atribuições do Ministério das Finanças
e Administração Pública. Este controlo é feito pela Inspeção-Geral das Finanças, pela
Direção-Geral do Orçamento e pelo Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social.
As ações dos 3 níveis de controlo interno acima identificado devem ser ainda
complementares, para evitar que haja interferência nas respetivas áreas de
intervenção, nas fronteiras, critérios e metodologias a adotar. Além disso, as
intervenções devem ser planeadas, tendo em conta a avaliação do risco e a
materialidade das situações objeto de controlo.
Na definição das funções de controlo deve atender-se ao seguinte:
2
Manual de Controlo Interno
x Ao cumprimento dos princípios de segregação de funções, nomeadamente para
salvaguardar a separação entre o controlo físico e o processamento dos
correspondentes registos, isto é, assegurar que a pessoa que tem a seu cargo o
controlo físico de um ativo, não tenha a seu cargo, simultaneamente, os registos a ele
inerentes;
x Aos circuitos obrigatórios dos documentos e respetivas verificações;
x Ao controlo das operações, que tem como objetivo assegurar a sequência das mesmas,
isto é, que o ciclo autorização/ aprovação/execução/registo seja cumprido de acordo
com os critérios estabelecidos;
x Ao registo e atualização do imobilizado do organismo;
x À identificação dos responsáveis funcionais.
2. Princípios, regras e procedimentos administrativos
Devem ser observados os princípios orçamentais, contabilísticos e patrimoniais, bem
como todos os procedimentos definidos pela legislação em vigor.
Os documentos escritos que integram os processos administrativos, os despachos e
informações sobre eles exarados e os documentos contabilísticos devem identificar sempre, de
forma legível, os dirigentes e demais colaboradores que os subscrevem, bem como a qualidade
em que o fazem.
3. Instrumentos de Gestão
Os principais instrumentos de gestão de um organismo são o Plano de Atividades – para
definir a estratégia, hierarquizar opções, programar ações e afetar e mobilizar os recursos, e o Relatório de Atividades – destinado a relatar o percurso efetuado, apontar os desvios, avaliar
os resultados e estruturar a informação relevante para o futuro.
Estes dois instrumentos de gestão, anuais, complementam-se, na medida em que
assumem as funções de planeamento, o primeiro, e de controlo, o segundo.
Sendo um instrumento que se destina a detalhar as ações a desenvolver e os recursos a
utilizar, o Plano de Atividades deve fundamentar a proposta de orçamento a apresentar pelos
organismos na fase de preparação do Orçamento de Estado.
3
Manual de Controlo Interno
4. Orçamento
O Orçamento do Estado é um documento jurídico, contabilístico, feito para um
determinado exercício económico, obedecendo a regras, onde constam as previsões de
receitas a cobrar e se fixam as despesas a realizar.
A sua elaboração assenta numa metodologia centrada em vetores, definidos como
principais objetivos, designadamente a definição rigorosa das prioridades (tendo em conta a
escassez dos recursos), a identificação clara das atividades e das ações que as realizam e a
melhoria da eficiência através duma maior responsabilização no cumprimento das ações
definidas.
Esta metodologia de organização das contas públicas com base num plano e orçamento
por atividades consubstancia, a partir de 2001, o abandono da forma tradicional assente numa
base incrementalista, em que o controlo era meramente político, a despesa estava focada no
objeto e obedecia a um único critério: o da legalidade.
5. Princípios orçamentais
Para a elaboração e execução do orçamento dever-se-á atender aos seguintes princípios
orçamentais:
x Princípio da anualidade – o orçamento é anual (sem prejuízo de nele serem integradas
despesas que impliquem encargos plurianuais) e coincide com o ano económico;
x Princípio da unidade e universalidade – o orçamento deve ser único e deve
compreender todas as receitas e todas as despesas, em termos globais;
x Princípio do equilíbrio – o orçamento deve prever todos os recursos necessários para
cobrir todas as despesas;
x Princípio da especificação – o orçamento deve discriminar todas as receitas e todas as
despesas nele fixadas. Segundo a sua natureza, as receitas são classificadas através de
classificação económica própria e as despesas por classificação económica, funcional e
orgânica;
x Princípio da não compensação – todas as despesas e todas as receitas deverão ser
inscritas pela sua importância, sem deduções de qualquer natureza, isto é, receitas e
despesa têm valor igual;
x Princípio da não consignação – o produto de quaisquer receitas não pode ser afeto à
cobertura de determinadas despesas, exceto em situações previstas na lei.
4
Manual de Controlo Interno
6. Gestão orçamental
Encontra-se apoiada na execução orçamental, a qual obedece a regras básicas e respeita
várias fases do registo da receita e da despesa:
x Receita (Para ser cobrada tem de estar inscrita no orçamento)
- Reconhecimento ou emissão de receita – Corresponde à emissão de fatura por
prestações de serviço ou venda de bens.
- Liquidação de receita – Momento em que se comunica ao devedor o montante,
prazo, local e forma de pagamento.
- Recebimento – Momento em que o devedor (cliente) através de meios de
pagamento legalmente aceites, procede ao pagamento do bem ou serviço.
x Despesa (Para ser paga tem de estar inscrita no orçamento)
- Cabimento prévio – Informação de existência de dotação que possibilita a
realização da despesa proposta.
- Autorização da despesa – Antes da assunção do compromisso, a despesa é
autorizada pelo dirigente máximo do serviço ou por quem tenha essa competência
delegada.
- Compromisso – Momento em que a despesa é assumida pelo serviço, através da
emissão de documento de suporte (requisição, nota de encomenda, contrato,
ofício).
- Liquidação da despesa – autorização para se fazer o pagamento, tendo em conta a
soma dos valores a pagar devidamente abatidos de retenções ou diminuições a
considerar.
- Pagamento
–
Momento em que a dívida assumida é paga, através dos meios de
pagamento aceites.
7. Gestão Financeira
Tem o seu enfoque nos recebimentos e pagamentos delineados a curto, médio ou longo
prazo.
É uma gestão de previsão de disponibilidades.
8. Gestão de Tesouraria
Evidencia as cobranças efetivadas e os pagamentos efetuados, destacando, a nível de
caixa, o saldo ainda disponível.
5
Manual de Controlo Interno
9. Infrações
Todos os atos que contrariem o preceituado no presente manual devem ser reportados,
de imediato, aos responsáveis dos serviços, sendo imediatamente reposto o normal
funcionamento deste.
10. Alterações e casos omissos
O presente manual pode ser alterado sempre que as razões o justifiquem, devendo ser
aprovado pelo Diretor do CEJ.
11. Entrada em vigor
O presente manual entra em vigor em 2 de junho de 2014.
6
Manual de Controlo Interno
III. Enquadramento e Organização
1. Enquadramento e atividade do CEJ
1.1. Natureza jurídica
O Centro de Estudos Judiciários é um organismo dotado de personalidade jurídica e de
autonomia administrativa, sob tutela do Ministro da Justiça.
1.2. Princípios e instrumentos de gestão
O desenvolvimento da missão do Centro de Estudos Judiciários está subordinado aos
princípios do planeamento, da orçamentação, do controlo e da avaliação, pelo que são
utilizados os principais instrumentos de gestão, comuns a todos os organismos, que são o
Orçamento, o Plano Anual de Atividades o Relatório Anual de Atividades.
A Lei nº 2/2008, de 14 de janeiro, prevê que o ano de atividades do CEJ, tendo em conta
as suas competências, tem início em 1 de setembro e termo a 31 de julho, coincidindo o
respetivo ciclo de gestão com este calendário, pelo que que os instrumentos de gestão –
Plano e Relatório Anual de Atividades – coincidem com o ano de atividades, muito
embora o Orçamento coincida com o ano económico.
1.3. Caraterização genérica das atribuições do CEJ e das respetivas unidades orgânicas
O CEJ é dirigido por um Diretor, coadjuvado por dois Diretores-Adjuntos.
x Constitui missão do CEJ:
- Assegurar a formação de magistrados judiciais e do Ministério Público para os
tribunais judiciais e para os tribunais administrativos e fiscais;
- Assegurar
ações de formação jurídica e judiciária dirigida a advogados,
solicitadores e agentes de outros setores profissionais da justiça, bem como
cooperar em ações organizadas por outras instituições;
- Desenvolver atividades de investigação e estudo no âmbito judiciário;
- Constitui ainda missão do CEJ, no âmbito da formação de magistrados
ou
candidatos à magistratura de países estrangeiros, assegurar a execução de:
ƒ
Atividades formativas, no âmbito de redes ou outras organizações
internacionais de formação em que se integre;
ƒ
Protocolos de cooperação que estabeleça com entidades congéneres
7
Manual de Controlo Interno
estrangeiras, em especial dos países de língua portuguesa;
ƒ
Projetos internacionais de assistência e cooperação na formação de
magistrados, por iniciativa própria ou em consórcio com outras entidades
congéneres;
ƒ
Acordos de cooperação técnica em matéria judiciária celebrados pelo
Estado português.
x Para prossecução da sua missão e atribuições, o CEJ dispõe das seguintes
unidades orgânicas:
- O Departamento da Formação (DEF), unidade orgânica nuclear, dirigido por
um coordenador. Na sua dependência funciona a Secção de Apoio à Formação
(SEAF), unidade flexível criada por decisão do diretor;
- O Gabinete de Estudos Judiciários (GAEJ), na dependência direta do diretor. No
âmbito desta unidade orgânica nuclear funciona o Centro de Documentação
(CEDOC), dirigido por um chefe de divisão, dirigente intermédio do 2º grau;
- O Departamento das Relações Internacionais (DRI) dirigido um coordenador;
- O Departamento de Apoio Geral (DAG) dirigido por um Diretor de Serviços. Na
sua dependência funciona a Divisão de Informática e Multimédia (DIM), dirigida
por um chefe de divisão, dirigente intermédio de 2º grau, bem como a Secção de
Património e Contabilidade (SEPAC) e a Secção de Pessoal e Expediente (SEPE)
unidades flexíveis criadas por decisão do Diretor.
1.4. Enquadramento legal – Principais diplomas
x Funcionamento do CEJ
- Lei nº 2/2008, de 14 de Janeiro, alterada pela Lei nº 60/2011, de 28 de
novembro e pela Lei nº 45/2013, de 3 de julho, que regula o ingresso nas
magistraturas, a formação de magistrados e a natureza, estrutura e
funcionamento do Centro de Estudos Judiciários.
- Despacho nº 24837/2008, que fixa o valor das senhas de presença dos
membros do Conselho Geral, Conselho Pedagógico e Conselho de Disciplina do
CEJ, publicado no DR, nº 193, 2ª série, de 6 de outubro de 2008.
- Despacho nº 24838/2008, que define o regime remuneratório dos docentes,
coordenadores e formadores no CEJ e nos tribunais e membros dos júris do
concurso de ingresso na formação inicial, incluindo a entidade competente para a
8
Manual de Controlo Interno
realização do exame psicológico de seleção, publicado no DR, 2ª série, nº 193, 2ª
série, de 6 de outubro de 2008.
- Portaria nº 965/2008, de 29 de agosto, que aprova os Estatutos do Centro de
Estudos Judiciários.
- Portaria nº 222/2009, de 26 de fevereiro, que adapta o subsistema de
Avaliação do Desempenho dos dirigentes da Administração Pública (SIADAP 2) aos
dirigentes intermédios do CEJ e o subsistema de Avaliação do Desempenho dos
Trabalhadores da Administração Pública (SIADAP 3), aos trabalhadores do CEJ.
- Regulamento nº 339/2009, que aprova o Regulamento Interno do Centro de
Estudos Judiciários, publicado no DR, 2ª série nº 150, de 5 de agosto, alterado
pelo Regulamento (extrato) nº 62/2011, publicado no DR, 2ª série nº 15, de 21 de
janeiro.
- Despacho (extrato) nº 7890/2011, que aprova o regulamento interno de
funcionamento, atendimento e horário de trabalho do Centro de Estudos
Judiciários, publicado no DR. 2ª série, nº 106, de 1 de junho.
x Contabilístico
- Leis do Orçamento de Estado.
- Decretos-Lei de execução orçamental.
- Circulares e outras Instruções da DGO.
- Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho – Estabelece os procedimentos
necessários à aplicação da Lei dos Compromissos e Pagamentos em Atraso (LPCA)
e à operacionalização da prestação de informação.
- Lei nº 8/2012 – Aprova as regras aplicáveis à assunção de compromissos e aos
pagamentos em atraso das entidades públicas.
- Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de fevereiro – Classificador económico das
receitas e das despesas.
- Lei nº 91/2001, de 20 de agosto, republicada pela Lei nº 37/2013, de 20 de
agosto – Lei do Enquadramento Orçamental.
- Decreto-Lei nº 191/99, de 5 de junho – Aprova o regime da tesouraria do
estado.
- Decreto-lei nº 166/98, de 25 de junho – Institui o Sistema do Controlo Interno
da Administração Financeira do Estado.
- Decreto-Lei nº 183/96, de 27 de setembro – Elaboração do Plano e do
Relatório de Atividades.
9
Manual de Controlo Interno
- Decreto-Lei nº 171/94, de 24 de junho – Aprova o esquema da classificação
funcional das despesas públicas.
- Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de julho – Regime da Administração Financeira
do Estado.
- Lei nº 8/90, de 20 de fevereiro - Bases da contabilidade pública.
- Instruções nº 1/2004 – 2ª Secção – Instruções para a organização e
documentação da conta de gerência.
x Contratação Pública
- Decreto-Lei n º 18/2008 – Aprova o Código dos Contratos Públicos (CCP).
- Acordos Quadro – Celebrados pela Entidade de Serviços Partilhados da
Administração Pública (eSPap).
- Decreto-Lei nº 37/2007, de 19 de fevereiro – define o Sistema Nacional de
Compras Públicas (SNCP).
- Decreto-Lei nº 197/99 – Competência para autorização da despesa.
x Cadastro e Inventário dos bens
- Portaria nº 42/2001, de 19 de janeiro – Aprova a orientação nº 2/2000 –
orientação genérica relativa às normas de inventariação dos bens administrados e
controlados pelos serviços e organismos obrigados à aplicação do Plano Oficial de
Contabilidade Pública (POCP).
- Portaria nº 671/2000, de 17 de abril – Aprova as instruções regulamentadoras
do cadastro e inventário dos bens do Estado (CIBE).
- Decreto-Lei nº 477/80, de 15 de outubro – Cria o inventário geral do
património do Estado.
x Veículos
- Decreto-Lei nº 170/2008, de 26 de agosto, com as alterações posteriores –
Estabelece o regime jurídico do parque de veículos do Estado.
- Portaria nº 383/2009, de 12 de março – Identificação e regime de utilização
dos veículos;
- Despacho nº 7382, de 12 de março – Regulamenta a parque de veículos do
estado;
- Regulamento nº 329/2009, de 9 de junho – Gestão do parque de veículos do
Estado.
10
Manual de Controlo Interno
- Decreto-Lei nº 37/2007, de 10 de fevereiro - define o Sistema Nacional de
Compras Públicas (SNCP).
- Decreto-Lei nº 490/99, de 17 de novembro – Estabelece o regime jurídico
aplicável à permissão de condução de viaturas oficiais do Estado por
trabalhadores que não possuam a categoria de motorista.
- Decreto-Lei nº 50/78, de 28 de março – Reformula os princípios reguladores
das viaturas do Estado.
x Ajudas de custo e transporte
- Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de abril.
- Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de julho, com as alterações introduzidas pelo
Decreto-Lei nº 137/2010 e pela Lei do OE de 2013.
- Portaria nº 1553-D/2008, de 31 de dezembro.
x Recursos Humanos
- Lei nº 12-A/2008, de 27 de fevereiro - Estabelece os Regimes de Vinculação, de
Carreiras e de Remunerações dos trabalhadores em funções públicas.
- Lei nº 59/2008, de 11 de setembro, com as alterações posteriores – Aprova o
Regime do Contrato de Trabalho em Funções Públicas.
- Decreto-Lei nº 190/96, de 9 de outubro – Balanço social.
- Lei nº 7/2009, de 12 de fevereiro - Código do trabalho.
- Código do Procedimento Administrativo.
- Decreto-Lei nº 498/72, de 9 de dezembro, com as alterações posteriores –
Estatuto da Aposentação.
- Lei nº 66-B/2007, de 28 de dezembro – (Sistema Integrado de gestão e
Avaliação do Desempenho na Administração Pública (SIADAP).
- Decreto-Lei nº 89/2009, de 9 de abril – Regulamenta a proteção na
parentalidade, nas eventualidades maternidade, paternidade e adoção no regime
de proteção social convergente.
- Decreto-Lei nº 176/2003, de 2 de agosto – Abono de família para crianças e
jovens e definição de proteção familiar na eventualidade de encargos familiares.
- Portaria nº 511/2009, de 14 de maio – fixação dos montantes das prestações
familiares.
- Lei nº 110/2009, de 16 de setembro – Código dos regimes contributivos do
sistema previdencial da Segurança Social.
11
Manual de Controlo Interno
- Decreto-Lei nº 57-B/84, de 20 de fevereiro – regime do subsídio de refeição.
- Circular nº 1349/Série A da DGO – Fixa o abono mensal a atribuir aos
motoristas para lavagem de viaturas.
- Portaria nº 83-A/2009, de 22 de janeiro – Tramitação do procedimento
concursal.
- Decreto-Lei nº 204/98, de 11 de julho, Decreto-Lei nº 97/2001, de 26 de
março; Portaria nº 358/2002, de 3 de abril – recrutamento de trabalhadores das
carreiras não revistas de informática.
x Regulamentação coletiva de trabalho
- Acordo Coletivo de Trabalho nº 1/2009, DR, 2ª série de 28 de setembro.
- Regulamento de Extensão nº 1-A/2010, DR, 2ª série de 2 de março.
- Acordo Coletivo de Entidade Empregadora Pública celebrado entre o CEJ e a
Federação Nacional dos Sindicatos dos Trabalhadores em Funções Públicas, DR, 2ª
série, nº 157, de 16 de agosto de 2013.
1.5. Organização Contabilística
x Contabilidade
O CEJ é um organismo com autonomia administrativa e, portanto, com competência
para praticar atos que resultem da sua atividade normal de funcionamento e para
pagar diretamente as suas despesas, mediante requisição de fundos.
Sendo um serviço integrado, o CEJ deve proceder ao registo da informação sobre a
execução orçamental em suporte informático definido pela DGO e proceder ao
reportes obrigatórios, nos seguintes termos:
Permanente
- Compromissos Plurianuais [SCEP].
Mensalmente
- Até ao 5.º dia útil do mês:
ƒ
Fundos disponíveis;
ƒ
Pedido de Libertação de Créditos.
- Até dia ao dia 15 de cada mês:
12
Manual de Controlo Interno
ƒ
Necessidades relativas a despesas com o pessoal.
- Até ao dia 10 do mês seguinte:
ƒ
Pagamentos em Atraso.
- Até ao dia 15 do mês seguinte:
ƒ
Unidade de Tesouraria;
ƒ
Deslocações em território nacional e estrangeiro.
- Até dia 24 do mês seguinte:
ƒ
Envio de faturas registadas através do e-fatura.
- Mensalmente, em calendário a definir:
ƒ
Previsão mensal da execução
Trimestralmente
- Até dia 15 do mês seguinte após o trimestre:
ƒ
Compromissos Plurianuais [SCEP];
- Até dia 20 do mês seguinte após o trimestre:
ƒ
Mapa de controlo de efetivos, nos termos da RCM nº 22/2012, de 9 de
março.
- Até dia 30 do mês seguinte após o trimestre:
ƒ
Fluxos financeiros para as Autarquias Locais (cooperação técnica e
financeira).
Anualmente e Conta Geral do Estado
- Até dia 06 de março:
ƒ
Declaração de entrega de saldos de gerência anterior.
- Em data a estipular pelo tribunal de Contas:
ƒ
Identificação dos principais credores do estado – Tribunal de contas.
- Até dia 30 de abril:
ƒ
Conta de Gerência.
- Até dia 10 de maio:
ƒ
CGE/Transferências, Subsídios e Indemnizações
ƒ
CGE/Créditos extintos
- Em data a estipular por circular da DGO (agosto ou setembro):
ƒ
Orçamento para o ano seguinte
- Até dia 30 de setembro:
13
Manual de Controlo Interno
ƒ
Plano anual de compras e compras ecológicas
- Em data a estipular pela ESPAP (Outubro ou Novembro):
ƒ
Reporte estatístico anual de compras públicas de bens e serviços.
1.6. Estrutura orgânica do CEJ
Diretor
Conselho Geral
Conselho
Pedagógico
DiretoresAdjuntos
Departamento
da Formação
Gabinete de
Estudos
Judiciários
Órgãos do CEJ
Departamento
das Relações
Internacionais
Departamento
de Apoio Geral
Divisão de
Informática e
Multimédia
Centro de
Documentação
Secção de Apoio
à Formação
Conselho de
Disciplina
Secção de
Pessoal e
Expediente
Organização
interna
Secção de
Património e
Contabilidade
14
Manual de Controlo Interno
IV.Normas de controlo interno
1. Receita
1.1. Natureza da receita
Nos termos da Lei nº 2/2008, de 14 de janeiro, além da dotação do Orçamento do Estado
e das transferências do Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos do Ministério da
Justiça, o CEJ dispõe das receitas próprias provenientes, entre outras, da venda de
publicações e outros materiais formativos e de quantias cobradas por atividades ou
serviços prestados no âmbito da sua missão.
O CEJ dispõe ainda de receita com origem em transferências da Rede Europeia de
Formação Judiciária (REFJ), na sequência de reembolsos de verbas pagas pelo CEJ com
atividades no âmbito desta Organização, da qual o CEJ é membro fundador.
Os valores da receita proveniente dos serviços prestados são recebidos através de
transferência bancária para a conta do CEJ no Homebanking, designadamente a que
resulta do pagamento da comparticipação no custo do procedimento do concurso de
ingresso no CEJ e do pagamento pela inscrição em ações de formação contínua.
Os valores da receita proveniente da venda de fotocópias, livros e outras publicações são,
geralmente pagos em numerário.
Porém, poderá haver pagamentos através de cheque ou vales de correio, em
determinadas situações, designadamente aquelas em que há envio de documentação por
correio, à cobrança.
1.2. Unidades orgânicas geradoras de receita
x Departamento da Formação.
x Centro de Documentação.
x Departamento de Relações Internacionais.
1.3. Procedimentos
x Entrega da receita
A entrega da receita é efetuada na Secção de Património e Contabilidade (SEPAC) e
obedece ao seguinte circuito.
15
Manual de Controlo Interno
Receita em numerário:
- As unidades orgânicas geradoras de receita entregam na SEPAC informação
relativa aos valores a receber;
- A SEPAC recebe os valores indicados na informação e emite uma fatura
simplificada no sistema informático GeRFiP, cujo original e duplicado entrega ao
utente;
Receita recebida através de transferência bancária:
- O Departamento da Formação (DEF) fornece os dados para a emissão da fatura;
- A SEPAC confirma, no Homebanking, que a transferência foi efetuada;
- A SEPAC emite a fatura no GeRFiP.
x Depósito dos valores recebidos em numerário
- A SEPAC emite a guia de depósito, através do homebanking, para entrega do
numerário apurado durante o mês;
- O valor recebido é depositado no Banco, mediante apresentação da guia extraída
do homebanking.
x Registo contabilístico e entrega ao Estado
A fase de lançamento da receita envolve as fases de liquidação e de cobrança da
receita e obedece aos seguintes circuitos.
Receita em numerário e receita em recebida através de transferência bancária:
- A liquidação e cobrança de cada uma das faturas emitidas pela SEPAC são
efetuadas em GeRFiP, com indicação da fonte de financiamento e a respetiva
classificação económica;
- A receita é registada no SGR por classificação económica dando origem à criação
de um Documento Único de Cobrança (DUC);
- A receita é entregue ao Estado através do pagamento do DUC.
16
Manual de Controlo Interno
Receita proveniente dos reembolsos da Rede Europeia de Formação Judiciária
(REFJ):
- A liquidação e cobrança desta receita são efetuadas apenas pelo valor necessário
para as despesas previstas no Pedido de Libertação de Créditos (PLC) seguinte, à
medida que vá ficando disponível no Homebanking;
- A receita é registada no Sistema de Gestão de Receita (SGR) por classificação
económica, dando origem á criação de um DUC.
- A receita é entregue ao Estado através do pagamento do DUC;
- O valor é pedido em PLC.
Notas:
Mensalmente, é identificada cada entrada e cada saída de valores no Homebanking, por forma a classificar
corretamente a receita por Fonte de Financiamento e Classificação Económica, bem como para controlar o
saldo existente para reporte, sempre que necessário.
1.4. Documentos de suporte/Arquivo
x Informação interna das unidades geradoras de receita que é arquivada na SEPAC.
x Triplicado da fatura, arquivado com a informação da unidade orgânica geradora
da receita, igualmente, na SEPAC.
x Guia de depósito, sendo um exemplar entregue no Banco e outro arquivado na
SEPAC.
x Comprovativo da transferência (extraído do sistema IGCP) e arquivada na SEPAC.
x DUC para entrega de receita ao Estado.
2. Operações extraorçamentais
2.1. Conceito
Consideram-se operações extraorçamentais aquelas que não são consideradas receita
ou despesa orçamental, mas que têm expressão na tesouraria.
Estas operações extraorçamentais são designadas Operações de tesouraria.
São Operações de tesouraria a retenção de receitas do Estado, designadamente:
x Descontos no vencimento, designadamente penhoras e quotizações;
x Descontos relativos a impostos e taxas a entregar ao Estado;
x Acertos em vencimentos ou descontos.
17
Manual de Controlo Interno
2.2. Procedimentos
x Operações de tesouraria
- As retenções de receitas do Estado, bem como as penhoras e quotizações são
efetuadas com o processamento de vencimentos, pela Secção de Pessoal e
Expediente (SEPE). A respetiva entrega às diferentes entidades é efetuada de acordo
com as instruções em vigor, sendo a geração e conferência dos ficheiros efetuada
pela SEPE que, posteriormente, os remete à ESPAP.
- A contabilidade efetua o pagamento depois do ficheiro ser integrado pela ESPAP.
x Reposições abatidas nos pagamentos
- Os acertos referentes a restituição de valores pagos indevidamente dão origem a
guias de reposição.
- Estas guias são geradas pelo GeRFiP, em quadruplicado, de acordo com
informação da SEPE, devendo dois exemplares ser remetidos ao destinatário com um
ofício a solicitar o pagamento nos serviços de Finanças da área da residência bem
como o envio do respetivo comprovativo, e devendo o terceiro exemplar ser
arquivado na SEPAC.
- No final do ano a SEPAC deverá fazer a relação das guias não cobradas e informar
os serviços de Finanças.
- Recebido o comprovativo do pagamento, a contabilidade regista as reposições
abatidas nos pagamentos no GeRFiP.
Notas:
- As reposições não abatidas nos pagamentos não geram qualquer movimento contabilístico por não terem
qualquer influência no orçamento do ano em que são liquidadas.
- A SEPE deverá ficar com cópia de todas as guias de reposição emitidas, que arquivará no processo
individual do trabalhador.
2.3. Documentos de suporte/Arquivo
x Folhas de vencimentos extraídas do Sistema de Recursos Humanos (SRH)
(arquivadas na SEPAC);
x Folha de cálculo para apurar os valores a repor, emitida pela SEPE e remetida aos
serviços de contabilidade;
18
Manual de Controlo Interno
x Guia de reposição emitidas pelos serviços de contabilidade em quadruplicado
(três originais para os serviços de Finanças e um para a SEPAC).
x Uma cópia da guia de reposição deverá ser arquivada na SEPE.
3. Despesa – Fundo de maneio
3.1. Conceito
O fundo de maneio é uma verba definida anualmente, pelo dirigente máximo, até ao
montante que for definido pelo Decreto-Lei de Execução Orçamental, e destina-se ao
pagamento de despesas de pequeno montante, consideradas urgentes e inadiáveis.
3.2. Procedimentos
- No início de cada ano é autorizada a constituição do fundo de maneio, através de
despacho do Diretor do CEJ, sendo a sua movimentação da exclusiva competência do
responsável designado para o efeito.
- Consideram-se despesas de baixo montante as despesas de valor igual ou inferior
a €80 (oitenta). Para efeito de determinação deste valor, considera-se integrada
numa despesa o conjunto de despesas da mesma natureza (igual classificação
económica) realizada com o mesmo fornecedor e no intervalo de 30 dias.
- A utilização do fundo de maneio deve ser sempre considerada como uma situação
excecional, devendo apenas ser utilizado para pequenas aquisições, nas quais não se
possa seguir os trâmites normais a observar nas aquisições de bens e serviços, que
devam ser pagos no ato da compra.
- A competência para autorizar a realização e pagamento das despesas por conta
do fundo de maneio cabe ao responsável pelo mesmo, nos termos do nº 3 do artigo
32º do Decreto-Lei nº 155/92, de 28 de julho.
3.3. Constituição do fundo de maneio
- A constituição do fundo de maneio é anual e é efetuada pela SEPAC, mediante
preenchimento, pelo responsável pelo fundo de maneio, do impresso para o efeito.
- O valor é definido anualmente pelo Diretor do CEJ, dentro dos limites legais.
- O responsável pelo fundo de maneio responde pelo cumprimento das
formalidades legais aplicáveis à realização das despesas, bem como pelo respetivo
pagamento.
19
Manual de Controlo Interno
- Para o levantamento de qualquer importância do fundo de maneio deve utilizarse o impresso para o efeito.
- As compras efetuadas através do fundo de maneio têm de ser comprovadas
através de recibo legalmente aceite, emitido em nome do CEJ (original).
- As despesas efetuadas através do fundo de maneio devem ser classificadas e as
designações devem ser concretas.
- Mensalmente, deve ser feita a relação das despesas efetuadas através do fundo
de maneio, através do impresso para o efeito.
- A regularização do fundo de maneio deve ter caráter mensal, nos termos do
Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho.
- A liquidação do fundo de maneio é, obrigatoriamente, efetuada até ao termo do
prazo estipulado no Decreto-Lei de execução orçamental de cada ano.
- Os registos contabilísticos na classificação económica respetiva, após a
constituição do fundo de maneio, é feita pelos serviços de contabilidade.
- O arquivo é efetuado na SEPAC.
3.4. Documentos de suporte/Arquivo
x Impresso para designação do responsável pelo fundo de maneio (Anexo I);
x Formulário de constituição do fundo de maneio (Anexo II),
x Requisição de verbas do fundo de maneio (Anexo III);
x Guia de entrega de documentos de despesa pagos por fundo de maneio (Anexo
IV).
4. Despesa – Aquisições de bens e serviços
4.1. Enquadramento
As aquisições de bens e serviços observam o disposto no Decreto-Lei nº 18/2008, de
29 de janeiro, que aprova o Código dos Contratos Públicos (CCP).
O procedimento para a aquisição de bens e serviços inicia-se com a decisão de
contratar, pelo órgão competente para autorizar a despesa inerente ao contrato a
celebrar.
Antes da decisão de contratar, deve observar-se o seguinte:
x Verificar se há cabimento orçamental;
x Solicitar o parecer prévio vinculativo ao responsável pela área das Finanças e da
Administração Pública, nos termos legais, se for caso disso;
20
Manual de Controlo Interno
x Se estiverem em causa compromissos plurianuais, deverá fazer-se o pedido para
assunção dos mesmos, nos termos das disposições legais aplicáveis.
Após a decisão de contratar, mediante fundamentação, é tomada a decisão de escolha
do procedimento a adotar.
A aquisição de bens e serviços através de procedimento de contratação por ajuste
direto pressupõe que o preço contratual seja igual ou inferior a €75.000 (setenta e
cinco mil euros).
Não podem ser convidadas a apresentar propostas entidades às quais a entidade
adjudicante já tenha adjudicado, no ano económico em curso e nos dois anos
económicos anteriores, na sequência de ajuste direto, propostas para a celebração de
contratos cujo objeto seja constituído por prestações do mesmo tipo ou idênticas às
do contrato a celebrar e cujo preço contratual acumulado seja superior a €75.000 (nº 2
do artº 113º do CCP).
Não podem igualmente ser convidadas a apresentar propostas entidades que tenham
fornecido bens móveis ou prestado serviços à entidade adjudicante, a título gratuito,
no ano económico em curso ou nos dois anos económicos anteriores, exceto se o
tiverem feito ao abrigo do Estatuto do Mecenato (nº 4 do artº 113º do CCP).
4.2. Procedimentos
As aquisições de bens e serviços no CEJ são, regra geral, feitas ao abrigo do
procedimento por ajuste direto (regime geral e simplificado).
Antes da realização de qualquer despesa, a necessidade de adquirir o bem ou serviço
deve ser comunicada à SEPAC pela unidade orgânica que dele necessita. Na
comunicação deve constar a descrição do bem ou serviço a adquirir e, sempre que
possível, anexar o respetivo orçamento.
Porém, grande parte das aquisições de bens e serviços no CEJ são efetuadas através de
procedimento centralizado na Unidade de Compras do Ministério da Justiça (UCMJ)
x Ajuste direto simplificado
A aquisição de bens e serviços por ajuste direto simplificado, aplica-se às aquisições
cujo valor não ultrapasse €5.000 (cinco mil) e pressupõe os seguintes registos, pela
ordem indicada:
- Identificação da necessidade;
- Proposta de aquisição, com orçamento (sempre que possível 3 orçamentos);
- Autorização do procedimento;
21
Manual de Controlo Interno
- Cabimento;
- Autorização da despesa;
- Compromisso, na data em que é feita a requisição do bem ou serviço;
- Emissão da Nota de Encomenda;
- Comunicação do número do compromisso ao fornecedor do bem ou do serviço;
- Receção do bem ou serviço;
- Receção e conferência da fatura ou documento equivalente;
- Autorização de pagamento;
- Transferência bancária.
x Ajuste direto geral
A aquisição de bens e serviços por ajuste direto geral aplica-se às aquisições cujo
valor não ultrapasse €75.000 (setenta e cinco mil) e pressupõe os seguintes registos:
- Identificação das necessidades;
- Informação/proposta para autorização da realização do procedimento e
aprovação da minuta do convite e do caderno de encargos, bem como da proposta
de constituição do Júri;
- Após a autorização do Diretor para a realização do procedimento, envio do
convite às entidades, acompanhado do caderno de encargos;
- Receção e análise das propostas;
- Análise das propostas;
- Informação com proposta de adjudicação;
- Autorização de adjudicação;
- Adjudicação;
- Comunicação ao adjudicatário (após autorização) e demais formalidades previstas
no Código da Contratação Pública (CCP).
Os registos contabilísticos são os referidos no ajuste direto simplificado.
A celebração de quaisquer contratos na sequência de ajuste direto (simplificado ou
geral), independentemente da sua redução ou não a escrito, deve ser publicitada no
Portal da Internet dedicado aos contratos públicos, nos termos do artº 127º do CCP.
x Procedimentos centralizados na UCMJ
- Levantamento de necessidades;
ƒ
As aquisições no âmbito dos Acordos Quadro celebrados pela Entidade de
Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP) são, em regra, efetuadas
22
Manual de Controlo Interno
através de procedimento centralizado. Porém, esporadicamente, quando não está
previsto procedimento centralizado, o CEJ faz aquisições diretas ao abrigo dos
referidos Acordos Quadro, utilizando a plataforma eletrónica para o efeito,
seguindo os procedimentos sequenciais ali definidos, os quais obedecem ao CCP.
ƒ
Os procedimentos para aquisição centralizada de bens e serviços para o
Ministério da Justiça são levados a cabo pela sua Unidade de Compras, que
funciona na Secretaria - Geral do Ministério.
ƒ
Antes de iniciar qualquer procedimento, a UCMJ procede, junto de todos os
organismos, ao levantamento das respetivas necessidades.
ƒ
O levantamento de necessidade é efetuado pela Secção de Património e
Contabilidade, após o que é enviado à UCMJ com a documentação solicitada por
aquele organismo, designadamente a declaração de cabimento orçamental, o
registo dos encargos no Sistema Central da DGO (SCEP) nos casos em que os
encargos abrangem mais de 1 ano económico, e ainda a ficha de execução de
contratos anteriores com o mesmo objeto.
- Procedimentos a observar após conclusão do procedimento na UCMJ
ƒ
Terminado o procedimento e após o envio das respetivas peças, pela UCMJ, o
Departamento de Apoio Geral (DAG) elabora o processo de despesa, tendo em
vista a obtenção de autorização da despesa e a preparação do contrato, se for
caso disso.
ƒ
Autorizada a despesa e efetuada a respetiva nota de encomenda, tratando-se
de aquisição de serviços, o controlo da sua prestação é efetuado pela unidade
orgânica beneficiária da prestação do serviço que verifica as faturas, tendo em
vista a confirmação da entrega do bens ou da realização dos serviços.
ƒ
Tratando-se de aquisição de bens relativos a comunicações e hardware o
processo é conduzido pela Divisão de Informática e Multimédia (DIM), que verifica
as faturas, tendo em vista a confirmação da entrega dos bens ou da realização dos
serviços.
ƒ
Tratando-se de aquisições de outros bens, o processo é conduzido pela SEPAC,
que executará todos os procedimentos, incluindo a conferência das faturas.
Em todos os casos acima referidos, a SEPAC confere os valores a nível contratual.
23
Manual de Controlo Interno
4.3. Instrução dos processos de despesa
x Competência para a instrução dos processos
A competência para organizar e instruir os processos de despesa é do DAG.
A assunção de quaisquer encargos sem prévia autorização de despesa pelo Diretor
do CEJ, ou em quem este delegou competências para o efeito, constitui
responsabilidade pessoal dos intervenientes.
x Instrução do processo de aquisição e autorização do procedimento e da despesa
O processo de aquisição é instruído e gerido pelo DAG, que o apresentará ao Diretor
do CEJ ou a quem este delegou competências, para autorizar o procedimento e a
respetiva despesa.
x Procedimentos de aquisição, adjudicação e emissão de Requisições Oficiais
- O DAG é responsável pela organização e acompanhamento dos procedimentos,
pela elaboração da proposta de adjudicação e emissão de Nota de Encomenda para o
Fornecedor.
- Na altura em que for adjudicado o bem ou o serviço, a Secção de Património e
Contabilidade (SEPAC) deve remeter a ficha de recolha de dados, quando se tratar de
novo fornecedor.
- Obtidos os elementos necessários para efetuar o compromisso da despesa no
Sistema de Informação Contabilística (GeRFiP), a SEPAC comunica o respetivo
número ao fornecedor, nos termos nº 3 do artº 5º da Lei nº 8/2012, de 21 de
fevereiro e solicita a entrega do bem ou da prestação do serviço, através do envio da
Nota de Encomenda, ou através de pedido por email.
x Receção dos bens e serviços
A receção dos bens e serviços é, geralmente, efetuada pela SEPAC. Porém, em alguns
casos, pode ser efetuada pelas unidades orgânicas às quais se destinam, que
confirmarão a receção, com base na entrega física dos bens ou na execução do
serviço, remetendo a Guia de Remessa ou Nota de Entrega à SEPAC, devidamente
assinada.
24
Manual de Controlo Interno
x Receção e conferência de faturas
A receção das faturas ou outros documentos contabilísticos dos fornecedores são da
responsabilidade da SEPAC, devendo toda a documentação ser enviada, pelos
fornecedores, diretamente para a SEPAC.
Os documentos contabilísticos de fornecedores, recebidos pelas unidades orgânicas,
devem ser imediatamente canalizados para a SEPAC.
Compete à SEPAC conferir a fatura nas vertentes contabilística, contratual e fiscal.
Caso não esteja em conformidade, deve ser devolvida ao fornecedor, indicando o
motivo.
x Registo de faturas
Conferida a fatura, o DAG procede ao registo no GeRFiP.
Para poder ser processada, a fatura deverá conter os seguintes elementos:
- Nome e NIF do fornecedor;
- Nome, NIF e morada do CEJ;
- Descrição do bem/serviço, quantidade e preço unitário;
- Informação sobre o IVA e respetiva taxa.
x Pagamentos a fornecedores
Os pagamentos aos fornecedores deverão ser efetuados dentro dos prazos definidos,
de acordo com a disponibilidade de fundos, após verificação da conformidade legal.
O pagamento é efetuado por transferência bancária e é da responsabilidade do DAG.
x Gestão de stocks
A responsabilidade pela gestão dos stocks é de um trabalhador da SEPAC, que regista
a entrada dos bens em armazém através do GeRFiP.
As requisições internas são efetuadas através de impresso para o efeito.
O responsável pela unidade orgânica autoriza o pedido de aquisição do material.
Após autorização, a requisição é registada no GeRFiP e validada pelo DAG.
A SEPAC procede à entrega do material.
Semestralmente, em junho e em dezembro, deve ser efetuada a conferência física
dos bens em stock com as existências na contabilidade.
25
Manual de Controlo Interno
4.4. Documentos de suporte/Arquivo
x Informação/proposta de autorização do procedimento para aquisição do bem ou
do serviço arquivada junto ao processo de despesa (Anexo V);
x Minuta de convite à apresentação de proposta (Anexo VI);
x Minuta do contrato (Anexo VII);
x Cabimento;
x Autorização da despesa:
x Fichas de recolha de dados, arquivadas na SEPAC (Anexo VIII e IX);
x Nota de Encomenda;
x Fatura, arquivada na SEPAC;
x Requisição interna, arquivada na SEPAC (Anexo X).
5. Despesa – Prestação de serviços de formação contínua
Os formadores no CEJ são escolhidos pelo Diretor de entre magistrados, docentes
universitários, advogados, e outras personalidades de mérito, obtida a autorização da
entidade competente, se for caso disso.
A formação pode também ser ministrada por entidades com as quais o CEJ estabeleça
acordos neste domínio.
Caso os formadores sejam magistrados, têm direito a um suplemento remuneratório
fixado no Despacho nº 24838/2008, publicado no DR, 2ª série, nº 193 de 6 de outubro.
Nos restantes casos, a prestação de serviços de formação é feita por ajuste direto.
x Procedimentos a observar na instrução dos processos
- Após o planeamento da ação de formação, antes do envio do convite aos
formadores, o DEF envia, por e-mail, o programa da formação, para efeito de
cabimento;
- O DAG, verificada a existência de cabimento (que efetua pela totalidade da ação
de formação), inicia a instrução do processo de despesa e informa o DEF da
existência de cabimento, para que proceda ao envio dos convites e da ficha de
recolha de dados, nos casos em que é necessário;
- Tratando-se de oradores não magistrados, o convite deve conter o valor que o CEJ
se dispõe a pagar a título de honorários, bem como as demais condições,
designadamente o pagamento de despesas de deslocação;
26
Manual de Controlo Interno
- Autorizada a despesa, o DAG regista o compromisso no GeRFiP, logo que o DEF
forneça os dados necessários ao registo.
- A SEPAC informa o número de compromisso, nos termos da Lei nº 8/2012, através
de ofício, no qual deverá também ser indicado o valor a pagar, com a demonstração
dos descontos efetuados, bem como da redução remuneratória prevista no artigo
19º da Lei nº 55-A/2010, de 31 de Dezembro, com as alterações posteriores, (se a ela
houver lugar);
- Logo após a realização da ação, o DEF confirma, por email, a presença de todos os
oradores ou informa da ausência, quando for caso disso, para efeitos de pagamento;
- Após o pagamento, a SEPAC remete ofício aos oradores com a informação da data
da transferência bancária a efetuar através do homebanking;
- Até ao final do mês seguinte à realização das ações de formação, é efetuada a
comunicação nos termos da Portaria nº 53/2014, de 3 de março, relativamente aos
processos sujeitos a parecer genérico.
Notas:
De acordo com instruções da Direção-Geral do Orçamento, a prestação dos serviços de formação por
oradores que não possuam relação jurídica de emprego público é considerada contrato de tarefa, razão pela
qual se procede à comunicação ao membro do Governo responsável pelas Finanças e Administração Pública,
nos termos da referida Portaria.
6. Despesa – Formação nos Tribunais
O 2º ciclo do curso de formação inicial de magistrados teórico-prática, bem como o
estágio, decorrem nos tribunais e a respetiva formação é assegurada por magistrados
formadores nos tribunais e coordenada por magistrados nomeados em comissão de
serviço ou designados, em regime de acumulação, com redução de serviço, por um
período de três anos renovável.
A respetiva remuneração está fixada no Despacho nº 24838/2008, publicado no DR, 2ª
série, nº 193 de 6 de outubro.
x Procedimentos a observar na instrução dos processos
- No início do ano é efetuado um cabimento (anual), com base nas previsões de
formação, tendo em conta o número de formandos em cada ano.
27
Manual de Controlo Interno
- Mensalmente, o Secretariado do Diretores-Adjuntos do CEJ remete, por correio
eletrónico, aos serviços de contabilidade, a lista dos formadores que irão assegurar a
formação durante o mês, após visto dos diretores-adjuntos;
- A SEPE verifica, na base de dados desenvolvida para o efeito e que há de integrar
o sistema de informação do CEJ, se houve alterações à lista de formadores,
relativamente ao mês anterior.
- O Ficheiro contendo a lista acima referida é registado no GeRFiP e enviado para
pagamento por transferência bancária através do homebanking.
7. Despesa – Processamento de abonos
O 2º ciclo do curso de formação inicial de magistrados teórico-prática, bem como o
estágio, decorrem nos tribunais e a respetiva formação é assegurada por magistrados
formadores nos tribunais e coordenada por magistrados nomeados em comissão de
serviço ou designados, em regime de acumulação, com redução de serviço, por um
período de três anos renovável.
A respetiva remuneração está fixada no Despacho nº 24838/2008, publicado no DR, 2ª
série, nº 193 de 6 de outubro.
7.1. Conceito
Processamento de vencimentos e outros abonos e processamento descontos no
vencimento, designadamente penhoras e quotizações, bem como impostos e taxas a
entregar ao Estado.
7.2. Procedimentos
x O processamento das remunerações e dos abonos ao pessoal é efetuado,
mensalmente, pela SEPE, de acordo com as normas em vigor.
x As despesas com pessoal pressupõem registos contabilísticos a efetuar pelos
serviços de contabilidade, designadamente:
- Cabimento, autorização da despesa e compromisso, mensal (para o período de
três meses), dos encargos com o pessoal existente, em cumprimento do Decreto-Lei
nº 127/2012, de 21 de junho;
- Processamento das remunerações, através da inserção das folhas de abonos;
- Registo dos vencimentos e integração do ficheiro pela Espap;
- Pedido de autorização de pagamento (PAP);
- Processamento das retenções e descontos;
28
Manual de Controlo Interno
- Pagamento na data da transferência bancária, a qual é efetuada no dia fixado
para o efeito.
x Após o processamento, no SRH, a SEPE remete a folha de vencimentos aos
serviços de contabilidade e envia à Espap os ficheiros dos abonos e descontos para
registo no GeRFiP.
x A SEPE procede ainda à preparação dos ficheiros a entregar às diferentes
entidades, nos termos legais, designadamente ADSE, CGA, Segurança Social e
Finanças.
x Sempre que se verifique admissão ou mudança de situação de trabalhadores
depois de processados os vencimentos, os abonos são regularizados no
processamento do mês seguinte.
x As folhas de vencimentos e o processo de despesa são arquivados na SEPAC.
8. Despesa – Ajudas de custo
8.1. Conceito
Trata-se de um abono diário, concedido aos trabalhadores com relação jurídica de
emprego público, quando se deslocam em serviço oficial fora da localidade onde
exercem funções, cuja tabela é aprovada por Portaria do Ministério das Finanças e
revista anualmente.
8.2. Procedimentos
x Ajudas de custo em território nacional
As ajudas de custo em território nacional classificam-se em diárias e por dias
sucessivos.
Quando as deslocações diárias se realizam no país, o abono é concedido em
percentagens:
- 25% do abono para suportar o encargo com o almoço (onde é deduzido o valor do
Subsídio de refeição caso se trate de dia útil) se a deslocação abranger, ainda que
parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas;
- 25% do abono destina-se a suportar o encargo com o jantar, se a deslocação
abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21
horas;
- 50% destina-se a suportar o encargo com o alojamento, se a deslocação implicar
alojamento.
29
Manual de Controlo Interno
x Ajudas de custo por deslocações ao estrangeiro
As deslocações ao estrangeiro, seja qual for o montante das despesas daí
decorrentes e/ou a sua duração, carecem de autorização prévia do Diretor.
Quando as ajudas de custo se referem a deslocações no estrangeiro, o respetivo
abono é regulado pelo Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de julho,
abonam-se as
seguintes percentagens:
Dia da partida
- 100%, se a partida ocorrer até às 13 horas;
- 75%, depois das 13 e até às 21 horas;
- 50%, depois das 21 horas;
- Dia do regresso
- 0% até às 13 horas;
- 25% depois das 13 e até às 20 horas;
- 50%, depois das 20 horas.
Restantes dias – 100%.
Porém, considerando que as percentagens referidas correspondem ao pagamento de
deslocações e alojamento, não haverá lugar ao respetivo pagamento se a deslocação
incluir o pagamento de refeições e alojamento, nos seguintes termos:
x No caso de a deslocação incluir o alojamento em estabelecimento hoteleiro de 3
estrelas ou equivalente, é paga apenas a percentagem de 70% da ajuda de custo
diária, em todos os dias da deslocação.
x No caso de a deslocação incluir o fornecimento de uma ou duas refeições diárias,
a ajuda de custo será reduzida do valor da percentagem das refeições, não podendo
a ajuda de custo a abonar ser de valor inferior a 20% do montante previsto na tabela
em vigor.
x Pagamento de ajudas de custo a formadores
Tendo em conta que as atividades formativas envolvem a prestação de serviços por
formadores que não possuem relação jurídica de emprego com o CEJ, nos termos da
Lei nº 2/2008, de 24 de janeiro, foi publicado o Despacho nº 24838/2008, publicado
no DR, 2ª série, nº 193 de 6 de outubro, que prevê que o CEJ paga ajudas de custo a
magistrados formadores e nos tribunais e magistrados formadores no CEJ, sendo o
30
Manual de Controlo Interno
processamento efetuado de acordo com a lei geral e os procedimentos acima
referidos.
8.3. Tramitação
x As ajudas de custo devem ser devidamente autorizadas e documentadas.
x As ajudas de custo relativas a docentes, magistrados formadores no CEJ,
formadores nos tribunais e membros de júris de seleção a que se refere o Despacho
24838/2008, atrás referido, não carecem de autorização prévia, mas obrigam ao
preenchimento do Boletim Itinerário e respetiva fundamentação.
x Para ser processado o abono de ajudas de custo, o trabalhador deve apresentar
na SEPE, devidamente preenchido e assinado, o Boletim Itinerário, acompanhado da
justificação para a deslocação em serviço, nos casos em que a mesma não tenha sido
previamente comunicada à SEPE, indicando se a deslocação inclui alojamento e
refeições.
x As ajudas de custo são mensais, pelo que o Boletim Itinerário deverá ser
entregue, mensalmente, na SEPE, com todas as deslocações efetuadas no mês.
x A SEPE verifica a conformidade da documentação apresentada, efetua os cálculos,
após o que envia o boletim com toda a documentação de suporte para autorização
do Diretor.
x Obtida a autorização do Diretor, a SEPE processa as ajudas de custo no SRH, para
que possam ser pagas com o processamento de vencimentos.
x Nos casos de ajudas de custo abonadas a trabalhador que não tenha relação
jurídica de emprego com o CEJ, designadamente magistrados formadores e membros
de júris a que se refere o já citado despacho nº 24838/2008, o processamento é
efetuado com o processamento dos respetivos honorários, numa base de dados
desenvolvida para o efeito e que há de integrar o sistema de informação do CEJ.
x Compete à SEPAC verificar a legalidade dos documentos de despesa apresentados
para reembolso das ajudas de custo e deslocações.
9. Despesa – Deslocações
9.1. Conceito
O Estado deve facultar aos seus trabalhadores os veículos necessários às deslocações
em serviço.
31
Manual de Controlo Interno
Na falta ou na impossibilidade de recurso a viaturas do serviço, deve utilizar-se,
preferencialmente, o transporte público, sem prejuízo de, em casos excecionais, se
recorrer ao uso de viatura própria ou de aluguer.
9.2. Procedimentos
As despesas decorrentes das deslocações em serviço no país carecem de autorização
prévia e só ocorrem após verificada a indisponibilidade das viaturas do CEJ.
x Uso de viatura própria
- A título excecional, e em casos de comprovado interesse do serviço, pode ser
autorizado o uso de veículo próprio nas deslocações em serviço em território
nacional.
- O uso de viatura própria só é permitido em situações especiais e quando,
esgotadas as possibilidades de utilização das viaturas afetas ao serviço, o atraso no
transporte implique inconveniente grave.
- São consideradas situações especiais as que decorrem da incompatibilidade de
horários e da deficiência de ligações entre o local de origem e de destino, que
possam por em causa o cumprimento da missão, designadamente as deslocações às
comarcas, com orientação de estágio, efetuadas pelos coordenadores da formação
nos tribunais. Nestes casos, a taxa quilométrica a aplicar corresponderá ao valor
estipulado para transporte em automóvel próprio, devendo ser entregues os
originais dos documentos comprovativos das despesas efetuadas.
- Nos casos em que o recurso à viatura própria for do interesse do próprio, o valor a
pagar não poderá exceder o valor do(s) transporte(s) público(s) que deveria(m) ser
utilizado(s).
x Uso de automóvel de aluguer
- O transporte em automóvel de aluguer só deve verificar-se nos casos em que a
utilização seja considerada indispensável ao interesse dos serviços e mediante prévia
autorização.
- Em casos especiais, e quando não for possível ou conveniente utilizar o transporte
público, pode ser autorizado o reembolso das despesas de transporte efetivamente
realizadas, mediante pedido fundamentado a apresentar no prazo de 10 dias após a
ocorrência, apresentando a respetiva fatura/recibo.
32
Manual de Controlo Interno
9.3. Casos especiais
O CEJ poderá pagar também as deslocações de formadores contratados por ajuste
direto, nos termos do artº 81º, nº 2 da Lei nº 2/2008, de 14 de janeiro, se o convite
para a prestação do serviço o referir expressamente.
Neste caso, as deslocações incluem a utilização de viatura própria e o recurso ao uso
de táxi, se o convite não excluir tal possibilidade, sendo o pagamento efetuado
mediante preenchimento do Boletim Itinerário e o comprovativo das deslocações.
9.4. Documentos de suporte/Arquivo
x Boletim Itinerário original.
x Comprovativos da realização das despesas (originais).
O arquivo é efetuado na SEPAC.
10. Outras despesas – Transportes de magistrados e oficiais de justiça
10.1. Conceito
Nos termos do artº 1º do Decreto-Lei nº 274/78, de 6 de setembro, os magistrados
têm direito à utilização gratuita dos transportes coletivos públicos na área de
circunscrição em que exercem funções.
Nos termos do nº 2 do artº 2º do mesmo diploma, os magistrados autorizados a residir
fora da circunscrição judicial têm igualmente direito a transporte entre a sua
residência e a sede da circunscrição.
Posteriormente, o Decreto-Lei nº 106/87, de 6 de março, veio estabelecer o princípio
de que o direito à utilização gratuita dos transportes públicos pelo pessoal que, pelo
respetivo estatuto, a ele tenha direito, tem de ter contrapartida pecuniária para as
empresas transportadoras.
Em sequência, a Portaria nº 719/88, de 28 de outubro, regulamentou as caraterísticas
e condições de emissão de documento que permite a utilização do transporte gratuito.
Porém, a Portaria nº 807-A/88, de 28 de outubro, veio suspender a sua aplicação ao
Ministério da Justiça, pelo que só com a revogação desta, pela Portaria nº 105/2008,
de 5 de fevereiro, foram tomadas as medidas necessárias ao pagamento dos
transportes às empresas prestadoras do serviço, devendo o CEJ providenciar a
33
Manual de Controlo Interno
obtenção dos títulos de transporte para os seus docentes e oficiais de justiça que aqui
prestam serviço.
10.2. Procedimentos
x Área metropolitana de Lisboa
- No início de funções de cada um dos magistrados ou oficiais de justiça, A SEPAC
procede à recolha da informação, designadamente daqueles que se deslocam em
transporte público e respetiva residência, para apurar qual o título de transporte
mais adequado.
- Mensalmente, a SEPAC procede à requisição dos títulos de transporte (passes),
numa aplicação disponibilizada pela empresa OTLIS, que agrega grande parte das
empresas transportadoras, sendo os passes carregados na mesma aplicação.
- O cabimento e autorização da despesa são efetuados no início de cada ano, por
estimativa, tendo em conta o pessoal com direito ao transporte gratuito e respetivo
título de transporte.
-O
compromisso é efetuado mensalmente, para o período de três meses, em
cumprimento do Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho.
- Caso o título de transporte a adquirir não possa ser validado na referida aplicação,
faz-se mensalmente, um processo de despesa.
x Transportes em comboio para viagens de longo curso
- O CEJ, tal como outros organismos do Ministério Justiça, celebrou um protocolo
com a empresa Caminho-de-ferro de Portugal (CP), tendo em vista a simplificação do
processo de aquisição de títulos de transporte para viagens em comboio fora da área
metropolitana de Lisboa, para os seus Diretores-Adjuntos e Coordenadores da
Formação nos Tribunais que, com alguma frequência, têm de se deslocar para
participar em reuniões e ações de formação.
- O procedimento consiste na emissão, pela CP, de um cartão nominal que os
titulares do mesmo utilizam para a aquisição do título de transporte (evitando a
requisição oficial), sempre que necessitam de se deslocar em serviço.
- Mensalmente, a CP remete ao CEJ a fatura detalhada das viagens efetuadas
durante o mês, com indicação dos locais de origem e destino e número do cartão
utilizado.
34
Manual de Controlo Interno
- O cabimento e autorização da despesa são efetuados no início de cada ano, por
estimativa.
- O compromisso é efetuado mensalmente, para o período de três meses, em
cumprimento do Decreto-Lei nº 127/2012, de 21 de junho.
11. Outras despesas – Senhas de presença
O CEJ paga senhas de presença aos membros do Conselho Geral, do Conselho Pedagógico
e do Conselho de Disciplina, nos termos do artº 101º da Lei nº 2/2008, de 14 de janeiro e
do Despacho nº 24837, publicado no DR, 2ª série, nº 193, de 6 de outubro.
A lista dos membros presentes em cada reunião, com direito ao abono de senhas de
presença, é remetida, pela pessoa designada para secretariar as reuniões, ao DAG que
procede aos registos contabilísticos e pagamento através do GeRFiP.
12. Cadastro e inventário dos bens
12.1. Conceitos
Com este manual pretende-se estabelecer as responsabilidades e métodos de controlo
e inventariação dos bens do CEJ, pelo que focaremos aqui apenas o imobilizado,
considerando-se como tal todos os bens propriedade do CEJ, suscetíveis de
perdurarem por um período superior a um ano em condições normais de utilização.
12.2. Inventário e Cadastro
Inventário é a relação dos elementos patrimoniais da entidade com a indicação dos
seus custos unitários, quantidade e valores.
A aquisição dum bem inventariável obedece às seguintes etapas:
x Elaboração da relação dos bens a inventariar;
x Classificação – operação que consiste na repartição dos bens por classe;
x Colocação de marcas – operação que consiste na colocação de etiquetas com o
código que os identifique;
x Descrição – operação que consiste na identificação das caraterísticas que os bens
apresentam;
x Avaliação – operação que consiste na atribuição de um valor ao bem.
Para o cumprimento destas regras, serão elaborados os mapas adiante referidos, de
acordo com a lei em vigor, e que fazem parte integrante deste manual.
35
Manual de Controlo Interno
12.3. Regras de inventariação
A inventariação dos bens obedece às seguintes regras:
x Os bens devem manter-se em inventário desde o momento da sua aquisição até
ao seu abate, o qual, em regra, ocorre no final de vida útil;
x Os bens que evidenciem ainda boas condições de funcionamento e que se
encontrem totalmente amortizados deverão ser, sempre que se justifique, objeto de
avaliação, sendo-lhe fixado um novo período de vida;
x Nos casos em que não seja possível apurar o ano de aquisição dos bens, adota-se
o ano de inventário inicial para se estimar o período de vida útil, que corresponde ao
período de utilização durante o qual se amortiza o seu valor;
x Todo o processo de inventário e respetivo controlo deverá ser efetuado através
do GeRFiP.
Para cada bem é elaborada uma ficha individual em que é realizado um registo
permanente de todas as ocorrências que existam desde a sua aquisição ao seu abate.
A SEPAC é o serviço responsável pelo inventário, competindo-lhe:
x Assegurar a gestão e controlo do património;
x Executar e acompanhar todos os processos de inventariação, aquisição,
transferência e abate dos bens móveis do CEJ;
x Proceder à atualização da lista do cadastro e inventário dos bens existentes,
através da conferência física;
x Realizar verificações periódicas, por amostragem.
O resultado da verificação deverá permitir a atualização do inventário, de modo a que
haja perfeita concordância entre o registo e a conferência.
Caso se verifiquem situações anómalas, (bens não localizados, danificados, em mau
estado de conservação, etc.) dever-se-á diligenciar de seguida, a sua correção, ou, não
sendo possível no relatório de verificação, serão tomadas superiormente as medidas
necessárias à resolução dos casos.
Compete às restantes unidades orgânicas:
x Fornecer todos os elementos que lhes sejam solicitados pela SEPAC;
x Zelar pelo bom estado de conservação dos bens que lhes estão afetos;
x Informar a SEPAC da necessidade de aquisição, transferência e abate dos bens
que lhes estão afetos.
36
Manual de Controlo Interno
12.4. Aquisição e registo do bem
x Aquisição
Todas as aquisições de bens sujeitas a cadastro e inventariação são efetuadas de
acordo com as regras em vigor e respeitando os procedimentos e circuitos definidos
para as aquisições de bens e serviços.
x Receção e Registo
Quando é adquirido um bem suscetível de ser inventariado passa a fazer parte
integrante do imobilizado do CEJ.
Para efeitos de cadastro, devem ser inventariados todos os bens cujo valor unitário
seja superior a 100 euros e cuja vida útil seja, previsivelmente, superior a um ano.
O inventário e cadastro de cada bem decorrem nos termos definidos neste manual.
12.5. Transferências
A transferência de bens móveis entre zonas físicas só poderá ser efetuada mediante
autorização superior e com prévio conhecimento da SEPAC, que deverá proceder à
atualização do inventário.
12.6. Abate
Procede-se ao abate dum bem nas seguintes situações:
x Furto, roubo ou incêndio;
x Destruição;
x Declaração de incapacidade do bem.
Em caso de furto, roubo, extravio, destruição de etiquetas compete ao responsável
pela unidade orgânica onde o bem está afeto informar a SEPAC, sem prejuízo de serem
apuradas eventuais responsabilidades.
12.7. Documentos de suporte/Arquivo
x Ficha de identificação dos bens móveis (F1 CIME)
x Auto de Abate (anexo XI)
O arquivo é feito na SEPAC.
37
Manual de Controlo Interno
13. Veículos
13.1. Enquadramento
A frota automóvel do CEJ é composta por duas viaturas:
x Uma viatura, propriedade da Secretaria-Geral do Ministério da Justiça, está afeta
ao CEJ, a título de empréstimo.
x Uma viatura apreendida pela Polícia Judiciária.
13.2. Procedimentos
O CEJ deve proceder, mensalmente, ao reporte da informação relativa a cada um dos
veículos, no Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE),
designadamente sinistros, manutenção, abates, inspeções periódicas, combustíveis e
quilómetros percorridos.
O regulamento interno de uso de veículos, elaborado nos termos do Decreto-Lei nº
170/2008, de 26 de agosto, constitui o Anexo XII ao presente manual.
38
ANEXOS
ANEXO I
Designação do responsável pelo fundo de
maneio
Manual de Controlo Interno
ANEXO I
DESIGNAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO FUNDO DE MANEIO
Responsável pelo fundo de maneio: Maria de Jesus Shoerder Coimbra
Unidade Orgânica/Categoria: Coordenadora Técnica da Secção de Património e
Contabilidade
Valor do fundo de maneio: 600 euros (seiscentos euros)
41
ANEXO II
Formulário de constituição anual do fundo de
maneio
Manual de Controlo Interno
ANEXO II
FORMULÁRIO DE CONSTITUIÇÃO ANUAL DO FUNDO DE MANEIO
Verificada a conformidade legal, autorizo a
constituição do fundo de maneio conforme
proposto.
O Diretor
António Pedro Barbas Homem
Inicial
Reforço
Exmº Senhor
Diretor do Centro de Estudos Judiciários
Nome:
Solicita a V. Exª a necessária autorização para a constituição anual do fundo de maneio no valor de ___________ €
(valor não superior a um duodécimo do orçamento)
O responsável pela movimentação do fundo de maneio,
Assinatura: _________________________________________________________
Data: __/__/____
Informação da SEPAC
Valor máximo que pode ser autorizado: _______________€
Verificado o cabimento na CE 02 02 25.
Assinatura __________________________________________
Data: __/__/_____
43
ANEXO III
Requisição de verba do fundo de maneio
Manual de Controlo Interno
ANEXO III
REQUISIÇÃO DE VERBA DO FUNDO DE MANEIO
(Despesas de pequeno montante e com carácter urgente e inadiável)
Requisita-se a importância de ___________ € do fundo de maneio para a compra de
__________________________________________________________________________
________________________________________________, com o seguinte fundamento:
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________,
a realizar no prazo de _______ horas.
Lisboa, _____/______/______
(Assinatura do requerente)
Foi entregue a importância de __________________ €
A responsável pelo fundo de maneio
_________________________________
____/____/_____
45
ANEXO IV
Guia de entrega de documentos de despesa
pagos por fundo de maneio
Manual de Controlo Interno
ANEXO IV
GUIA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DE DESPESA PAGOS POR FUNDO DE MANEIO
Ano ______
Mês ________
Resumo dos movimentos:
Valor anual do fundo de maneio: ___________________€
Saldo do mês anterior: _________________________€
Total: _____________________€
Importância justificada com esta guia: _____________ €
Saldo: ______________________ €
Doc.
Data
Data: ___/___/______
Assinatura
________________________
Relação de documentos
Fornecedor
Valor
Total/ a transportar1 2
GUIA DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DE DESPESA PAGOS POR FUNDO DE MANEIO
(continuação)
Doc.
Data
Fornecedor
Valor
Total
Data ____/____/______
Rubrica: ______________
1
Caso os espaços disponíveis sejam insuficientes para o total de documentos, utilizar folhas de continuação. Nesse
caso, cortar total e indicar importância a transportar.
2
Trancar os espaços não utilizados
47
ANEXO V
Modelo de informação/Proposta interna
Manual de Controlo Interno
ANEXO V
MODELO DE INFORMAÇÃO/PROPOSTA INTERNA
PARECER
Informação/Proposta N.º__ / (Unidade orgânica) /201
DESPACHO
Lisboa
Assunto:
Exmo. Senhor Diretor
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
O/A Trabalhador(a)
Em ___/___/______
Concordo/Autorizo
____/___/_______
O dirigente/Coordenador da unidade orgânica
___________________________
49
ANEXO VI
Minuta do convite
Manual de Controlo Interno
ANEXO VI
MINUTA DO CONVITE
Assunto: Convite para apresentação de proposta no âmbito do procedimento ______________
Ex.mos Senhores,
O Centro de Estudos Judiciários vem por este meio convidar ___________ com sede __________,com o
endereço de correio eletrónico _____@______a apresentar proposta no âmbito do procedimento
_______________pelo preço de ________€ (por extenso), ao qual acresce o IVA à taxa legal em vigor, nos termos e
condições a seguir descritos:
I – OBJETO DO CONTRATO
O presente procedimento tem por objeto _________________________________________
II – ENTIDADE ADJUDICANTE
A entidade adjudicante é o Centro de Estudos Judiciários, abreviadamente designado por CEJ, sita no Largo do
Limoeiro, 1149-048 Lisboa, com os números de telefone 218 845 600 e fax 218 845 615 e com o endereço de
correio eletrónico [email protected].
III – DECISÃO DE CONTRATAR
A decisão de contratar foi adotada por despacho do Diretor do Centro de Estudos Judiciários __/__/201_, nos
termos das disposições conjugadas da alínea a) do n.º 1 do artigo 17.º do Decreto-Lei n.º 197/99, de 8 de Junho, e
do n.º 5 do artigo 94.º da Lei n.º 2/2008, de 14 de Janeiro.
IV – PROCEDIMENTO DE AQUISIÇÃO
O presente convite é efetuado ao abrigo de procedimento por ajuste direto previsto no artigo 128.º do Código dos
Contratos Públicos (CCP).
V – DOCUMENTOS DA PROPOSTA
A proposta deve ser constituída pelos seguintes documentos:
a) modelo de declaração constante do Anexo I do CCP;
b) documento (s) dos termos em que a entidade convidada se dispõe a contratar;
c) quaisquer outros documentos que a entidade convidada considere indispensáveis.
VI – APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS VARIANTES
Não é permitida a apresentação de propostas variantes.
VII – PRAZO E MODO DE APRESENTAÇÃO DA PROPOSTA
A proposta, bem como os documentos que a acompanham, deve ser remetida até às _____ horas do dia
__/__/____, para o endereço de correio eletrónico da entidade adjudicante.
51
Manual de Controlo Interno
VIII – CAUÇÃO
É /não (selecionar o que interessa) é exigida a prestação de caução nos termos do artº______________ do Código dos
Contratos Públicos.
IX – NEGOCIAÇÃO
Haverá / Não haverá (considerar o que interessa) lugar à negociação das propostas.
X – LEILÃO ELECTRÓNICO
Haverá / não haverá (considerar o que interessa) lugar à realização de leilão eletrónico.
XI – DECISÃO DE ADJUDICAÇÃO
A adjudicação será notificada ao adjudicatário nos 5 (cinco) dias subsequentes à data da decisão.
XII – FORNECIMENTO DO BEM/SERVIÇO
O fornecimento do bem /serviço em causa deve ocorrer no prazo máximo de x dias a contar da data da notificação
da adjudicação.
XIII – PEDIDOS DE ESCLARECIMENTOS
Os esclarecimentos necessários à boa compreensão e interpretação das peças do procedimento são da
competência do Departamento de Apoio Geral do Centro de Estudos Judiciários/Júri e podem ser solicitados, por
escrito, para o endereço de correio eletrónico da entidade adjudicante ou através do endereço de correio
eletrónico [email protected].
52
ANEXO VII
Minuta do contrato (indicativa)
Manual de Controlo Interno
ANEXO VII
MINUTA DO CONTRATO (INDICATIVA)
Como Primeiro Outorgante, o Estado através de …… (designação do organismo), com sede na ………………….,
Contribuinte n.º …………………, representado/a no ato por ……… (indicação dos respetivos representantes), na
qualidade ……… (indicação do título a que intervêm), o qual tem poderes para outorgar o presente contrato, nos
termos
………
(indicação
dos
atos
que
habilitam
os
representantes
para
a
celebração
do
contrato)………………………………………………………………………………………………………………………….
Como Segundo Outorgante, a empresa ………………………………………, pessoa Coletiva n.º ……………, com sede em
………………….., matriculada na Conservatória do Registo Comercial de ……………., com o n.º ………., com o capital social
de € ……….., representada no ato por ………, portador do BI n.º ………, emitido em …/…/…, pelos S.I.C. de ………,
residente
………,
na
qualidade
de
………,
o
qual
tem
poderes
para
outorgar
o
presente
contrato………………………………………………………………………………………….
Tendo em conta a decisão de adjudicação e a aprovação da minuta do contrato, em …/…/…, pelo ………, relativas ao
procedimento _______________ e considerando que a despesa inerente ao contrato, registada com o
compromisso nº___________, será satisfeita pela dotação orçamental _______________,
É celebrado o presente contrato nos termos das seguintes cláusulas:
Cláusula 1.ª
Objeto do contrato
O presente contrato tem por objeto o fornecimento, pelo Segundo Outorgante ao Primeiro Outorgante, de
_________ conforme estabelecido no convite para apresentação de propostas.
Cláusula 2.ª
Prazo de vigência do contrato
O fornecimento de _______, terá início com a assinatura do respetivo contrato e terminará em (data por extenso).
Cláusula 3.ª
Preço contratual
O Primeiro Outorgante obriga-se a pagar ao Segundo Outorgante pelo fornecimento de _______a que se refere o
convite aos preços constantes da proposta adjudicada, a que corresponde um encargo máximo de ……….. €
(…………………………………………………………), a que acresce o IVA, à taxa de 23%, no montante de ……….
(………………………………………………………….), o que perfaz a quantia global de …………….. (………………………………………..).
Cláusula 4.ª
Acréscimo ou redução dos bens
A quantidade definida no contrato poderá ser aumentada ou reduzida pelo Primeiro Outorgante, com a
consequente e proporcional alteração das quantidades contratadas e do preço a pagar.
Cláusula 5.ª
Pagamentos
1.
Os pagamentos serão efetuados no prazo de __ dias após a receção da fatura e devida
2.
As faturas serão enviadas após o fornecimento dos bens;
aceitação.
54
Manual de Controlo Interno
3.
Em caso de atraso por parte do Primeiro Outorgante, no cumprimento das obrigações
pecuniárias a que está vinculado, tem o Segundo Outorgante, nos termos do artigo 1.º da Lei n.º
3/2010, de 27 de abril, direito aos juros de mora sobre o montante em dívida à taxa legalmente
fixada para o efeito .
Cláusula 6.ª
Fatura eletrónica
O Segundo Outorgante deverá emitir faturas eletrónicas sempre que solicitada pelo Primeiro Outorgante.
Cláusula 7.ª
Elementos contratuais
Fazem parte integrante do contrato os documentos referidos no n.º 2 do artigo 96.º do CCP, que, em caso de
divergência, prevalecem de acordo com o estabelecido nos nºs 5 e 6 do mesmo artigo.
Cláusula 8.ª
Legislação Aplicável
A tudo o que não esteja especificado no presente contrato aplicam-se as disposições constantes no CCP, bem como
as disposições legislativas e regulamentares aplicáveis, de acordo com a natureza do fornecimento contratado.
Lisboa, ___ de ___________ de 201-
O Primeiro Outorgante,
____________________________
O Segundo Outorgante,
____________________________
55
ANEXO VIII
Ficha de recolha de dados do fornecedor
Manual de Controlo Interno
ANEXO VIII
FICHA DE RECOLHA DE DADOS DO FORNECEDOR
Número de contribuinte:
Nome: ______________________________________________________________________
Morada: _____________________________________________________________________
Localidade: ___________________________________________________________________
Código Postal:
______________________________________
Código de Repartição de Finanças:
__________________________________
Telefone: __________________________________Fax: _______________________________
e-mail: _______________________________________________________________________
Contacto: _____________________________________________________________________
Número de Identificação Bancária (NIB):
Observações: ________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
Junto se anexa autorização para consulta no Site das
Finanças e Segurança Social, da situação contributiva e
fiscal da Entidade, desobrigando à apresentação em papel.
Junto se anexa certidão/declaração
contributiva e tributária regularizada.
da
situação
Assinatura do Responsável
Data: __/__/____
57
ANEXO IX
Ficha de recolha de dados de formadores
Manual de Controlo Interno
ANEXO IX
FICHA DE RECOLHA DE DADOS DE FORMADORES
59
ANEXO X
Modelo de requisição de material
Manual de Controlo Interno
ANEXO X
MODELO DE REQUISIÇÃO DE MATERIAL
REQUISIÇÃO DE MATERIAL N.º ______/_________
(A preencher pela Secção de Património e Contabilidade)
Unidade Orgânica:_______________________________________________________
Quantidade
Designação
Pedido
Satisfeito
Não satisfeito
Data: __/__/____
O/A Requisitante
_______________
O/A Responsável da Unidade Orgânica do Requisitante
______________________________________
61
ANEXO XI
Auto de Abate
Manual de Controlo Interno
ANEXO XI
AUTO DE ABATE
Concordo e autorizo.
O Diretor do Centro de Estudos Judiciários
AUTO DE VERIFICAÇÃO DE INCAPACIDADE/PROPOSTA E ABATE
Aos _________ dias do mês de ________ do ano de dois mil e ___ no Centro de Estudos Judiciários, tendo-se
procedido a rigoroso exame do estado de conservação atual do (s) bem (s) abaixo referido (s), verificou-se que o (s)
mesmo (s) se encontra (m) muito deteriorado pelo muito uso e/ou tempo de serviço, estando já obsoleto e sem
qualquer utilidade para o Serviço.
Face ao exposto, venho propor que o (s) bem (s) referido (s) nesta proposta seja (m) ___________ e abatido (s) ao
inventário do Centro de Estudos Judiciários:
N.º Inventário
Descrição do
Bem
Ano de
Aquisição
Custo de
Aquisição
Valor Líquido
Imobilizado
Motivo do
Abate
Por ser verdade e a fim de ser enviado ao Diretor do Centro de Estudos Judiciários, se lavrou o presente auto que
depois de lido e achado em conformidade, vai ser assinado pelos intervenientes, dando fé que tudo se passou se
passou como nele consta.
Os trabalhadores que testemunharam a inoperacionalidade do (s) bem (s):
_____________________________________________________________________(nome completo)
Categoria____________________________________Ass.:___________________________________
_____________________________________________________________________(nome completo)
Categoria____________________________________Ass.:___________________________________
A Diretora do Departamento de Apoio Geral
_________________________________Data __/__/____
Notas Explicativas
1. A Descrição do (s) Bem (s) deve ser completa e igual à que consta dos mapas de registo e inventariação.
2. Convém referenciar no auto o destino a dar aos bens para os quais se solicita o abate (Motivo do Abate), tais como, e por
exemplo:
a) Alienação a título gratuito;
b) Furto/Roubo;
c) Bens para destruição ou demolição, por serem insuscetíveis de reutilização;
d) Sinistro ou incêndio;
e) Outros (para desmantelamento, tendo em visto o aproveitamento de peças; disponibilização, tendo em vista a sua
reafectação a outros serviços; entrega por conta de outro bem semelhante; cessão definitiva e indicação do destinatário
e utilização que este lhe terá de dar; permanência no serviço, por ter interesse artístico, histórico ou outro
63
ANEXO XII
Regulamento de uso de veículos do Centro de Estudos
Judiciários
Manual de Controlo Interno
ANEXO XII
REGULAMENTO DE USO DE VEÍCULOS DO CENTRO DE ESTUDOS JUDICIÁRIOS
CAPÍTULO I
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 1.º
Objecto
Nos termos do n.º 2 do artigo 11.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de Agosto, que define o
regime jurídico do Parque de Veículos do Estado (PVE), o presente Regulamento cria normas,
procedimentos e critérios de utilização dos veículos do Centro de Estudos Judiciários, adiante
designado por CEJ, tendo em vista uma gestão mais racional e eficiente dos veículos do PVE.
Artigo 2.º
Âmbito
O presente Regulamento aplica-se à frota de veículos afectos ao CEJ, enquanto entidade
utilizadora do PVE, e a todos os trabalhadores que utilizam os mesmos, independentemente
da modalidade da constituição da relação jurídica de emprego público.
Artigo 3.º
Competência
1 - A responsabilidade pela gestão corrente da frota automóvel é da competência do
Departamento de Apoio Geral, através da Secção de Património e Contabilidade (SEPAC), que
orienta e supervisiona a referida frota automóvel, de forma racional, eficiente, de modo a
elevar os padrões de produtividade dos meios existentes e no rigor dos princípios legais.
2 - À SEPAC compete, especialmente, o controlo e a fiscalização do uso dado às viaturas no que
respeita ao serviço geral, através da atempada programação das missões e utilização rendível
de todo o contingente que se encontra afeto ao serviço do CEJ.
Artigo 4.º
Caracterização e distribuição da frota automóvel
A frota do CEJ distribui-se de acordo com o indicado no anexo I ao presente Regulamento e
que dele faz parte integrante.
65
Manual de Controlo Interno
CAPITULO II
UTILIZAÇÃO DOS VEÍCULOS
Artigo 5.º
Habilitação para circulação
1 - Apenas poderão circular na via pública os veículos que cumpram os seguintes requisitos:
a) Possuam os documentos legalmente exigíveis;
b) Estejam munidos de todos os instrumentos necessários à sua circulação, nomeadamente
triângulo de sinalização de perigo, pneu suplente ou equipamento equivalente, caso aplicável,
e colete refletor.
2 - Os veículos afetos ao CEJ apenas podem ser utilizados no desempenho das suas atividades
próprias e no âmbito das suas atribuições e competências, excluindo quaisquer fins
particulares.
Artigo 6.º
Habilitação para condução
1 - As viaturas afetas ao CEJ só podem ser conduzidas por trabalhadores habilitados e
posicionados na carreira de assistente operacional que desempenhem funções de motorista
ou outros, nos termos do disposto no n.º 2 do artigo 1.º e n.º 3 do artigo 2.º, ambos do
Decreto-Lei n.º 490/99, de 17 de Novembro, respetivamente, no caso de carência de
assistentes operacionais que desempenhem as funções de motorista no serviço ou da
existência de uma permissão genérica de condução, acolhida em Despacho Conjunto do
Ministro da Tutela, do Ministro de Estado e das Finanças e do membro do Governo que tenha
a seu cargo a Administração Pública.
2 - Os trabalhadores, devidamente autorizados a conduzir as viaturas do CEJ respondem
civilmente perante terceiros, nos mesmos termos que os assistentes operacionais que
desempenhem funções de motorista.
3 - A condução de viaturas, nos termos deste capítulo, não constitui fundamento para
atribuição de qualquer subsídio, abono ou suplemento.
4 - As viaturas afetas ao CEJ não podem ser conduzidas por docentes, formadores e auditores
de justiça do CEJ.
Artigo 7.º
Documentação obrigatória
Os veículos poderão apenas circular quando disponham de toda a documentação obrigatória
para a função a que se destinam, nomeadamente:
66
Manual de Controlo Interno
a) Documento Único Automóvel (ou equivalente, tal como o Título de Registo de propriedade,
Livrete ou Guia Descritiva do IMTT);
b) Ficha de Inspecção Periódica Obrigatória (IPO) válida, quando obrigatória nos termos legais;
c) Certificado de Seguro válido;
d) Documento comprovativo de isenção ou pagamento do Imposto Único de Circulação (IUC).
Artigo 8.º
Seguro Automóvel
Os veículos cujo seguro esteja contratado, diretamente com uma seguradora ou através de
contrato Aluguer Operacional de Veículos (AOV), devem manter afixada a vinheta no
párabrisas, e a carta verde (certificado internacional de seguro) deverá estar sempre válida,
devendo o CEJ efetuar o pagamento do prémio atempadamente, para que o mesmo nunca
seja considerado caducado.
Artigo 9.º
Imposto único de circulação
1 - O Imposto Único de Circulação deve ser liquidado pelo CEJ todos os anos, de acordo com a
legislação em vigor.
2 - Para os veículos isentos, deve o CEJ assegurar o pedido de isenção atempadamente.
3 - Caso o veículo seja objeto de um contrato de AOV, o responsável pelo pagamento é a
empresa que presta o serviço de aluguer operacional.
Artigo 10.º
Infracções
1 - Todas as infrações, coimas, multas ou outras sanções que advenham da circulação dos
veículos do PVE devem ser analisadas a fim de se averiguar e decidir em relação à
responsabilidade pela prática das mesmas.
2 - As multas, coimas ou infrações podem ser da responsabilidade do condutor ou do CEJ.
3 - Quaisquer coimas e outras sanções aplicadas aos condutores em consequência de
infracções cometidas em violação da lei e que aos mesmos sejam imputáveis, são da sua
exclusiva responsabilidade.
4 - A utilização abusiva ou indevida do veículo, em desrespeito pelas condições de utilização
fixadas no presente Regulamento ou noutros diplomas legais e regulamentares do PVE,
constitui infração disciplinar e deve ser punida de acordo com a legislação em vigor.
67
Manual de Controlo Interno
5 - Para o efeito do disposto do número anterior considera-se integrado no conceito de
utilização abusiva ou indevida do veículo, nomeadamente a utilização da via verde, cartão de
combustível ou outros que lhe sejam associados de forma distinta daquela para os quais os
mesmos são atribuídos.
Artigo 11.º
Procedimento em caso de sinistro
1 - Para efeitos do presente Regulamento, entende-se por sinistro qualquer ocorrência com
um veículo em que daí resultem danos materiais ou corporais.
2 - Em caso de sinistro, o condutor do veículo deve adotar os seguintes procedimentos:
a) Obter, dos intervenientes e de eventuais testemunhas, no local e momento do sinistro, os
elementos necessários ao completo e correto preenchimento da Declaração Amigável de
Acidente Automóvel (DAAA);
b) Preencher a DAAA e entregá-la na SEPAC, no prazo máximo de 48 horas, após a ocorrência
do acidente;
c) Solicitar obrigatoriamente a intervenção da autoridade policial sempre que algum dos
intervenientes ou terceiros envolvidos no sinistro:
i) Se recuse a preencher e/ou assinar a DAAA;
ii) Não apresente os documentos válidos e necessários à sua identificação, da companhia de
seguros e do veículo;
iii) Se ponha em fuga sem se identificar, devendo, neste caso e se possível, anotar a matrícula
assim como recolher outros dados indispensáveis à sua possível identificação (marca, modelo
e cor do veículo);
iv) Apresente um comportamento perturbado, nomeadamente que indicie embriaguez ou
consumo de drogas ou estados análogos;
v) Apresente ferimentos;
vi) Do sinistro resultem danos materiais de grande extensão;
vii) O(s) outro(s) veículo(s) possua(m) matrícula estrangeira.
3 - No próprio dia ou no dia útil imediato, o condutor deve dirigir-se à SEPAC para comunicar a
ocorrência, fazendo-se acompanhar de todos os elementos probatórios.
4 - O procedimento descrito no número anterior é obrigatório em todos os casos, mesmos
quando os danos ocorridos na viatura não envolvam outras viaturas.
5 - Compete à SEPAC a compilação da informação detalhada dos sinistros, devendo os
condutores prestar toda a colaboração necessária para o apuramento dos factos.
68
Manual de Controlo Interno
6 - A SEPAC elabora um relatório sobre os factos apurados a apresentar ao director do CEJ para
abertura de processo de inquérito.
7 – Do resultado do procedimento a que se refere o número anterior é dado conhecimento à
Agência Nacional de Compras Públicas, E.P.E. (ANCP), nos termos e para os efeitos do disposto
no art. 14.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de Agosto.
Artigo 12.º
Avaria ou imobilização da viatura
1 - Em caso de imobilização, o condutor deve acionar os meios necessários garantindo, desta
forma, que a função para a qual o veículo se destina seja assegurada sem interrupção,
nomeadamente:
a) Adotar as regras gerais e os procedimentos regulamentares a que, como condutor, está
vinculado;
b) Contactar a SEPAC e atuar conforme as instruções recebidas; ou, não sendo tal possível,
recorrer aos meios locais, quer para assegurar a continuação do transporte, quer o eventual
reboque da viatura tendo em atenção o seguinte:
i. Na impossibilidade do veículo se deslocar pelos seus próprios meios, o mesmo ficará
imobilizado devendo o condutor de imediato acionar a Assistência em Viagem, comunicando
ao mesmo tempo a situação à SEPAC que indicará o local para onde a viatura deve ser
transportada, sendo o transporte do condutor ao destino assegurado pelo Seguro de
Assistência em Viagem;
ii. Em caso de imobilização, o condutor não deve, em caso algum, abandonar o veículo até à
sua remoção.
2 - Os condutores devem apresentar à SEPAC, no prazo de 72 (setenta e duas) horas contadas
da chegada ao CEJ todos os documentos das despesas que, por motivos inopinados, tenham
de suportar, a fim de serem reembolsados.
3 - Sempre que seja previsível a necessidade de realização de despesas reembolsáveis, devem
os condutores solicitar à SEPAC o respectivo adiantamento, havendo lugar, no prazo de 72
(setenta e duas) horas contados do final da diligência, à respectiva prestação de contas.
Artigo 13.º
Viatura de substituição
Os veículos de substituição podem ser solicitados pela SEPAC, sempre que aplicável nos
contratos de AOV ou no contrato de seguro, nas seguintes situações:
a) Sinistro;
69
Manual de Controlo Interno
b) Avaria;
c) Outras situações previstas nos contratos de AOV ou no seguro da viatura.
Artigo 14.º
Manutenção e reparação
1 - A manutenção ou reparação de veículos deve ser efetuada em oficinas autorizadas pelo
CEJ, devendo as mesmas ser alvo de avaliações qualitativas e quantitativas, com estrita
observância dos princípios da eficiência operacional e da racionalidade económica.
2 - A manutenção ou reparação de veículos deve obedecer aos parâmetros definidos pelo
fabricante no manual de utilização do veículo.
3 - Tratando-se de veículos com contrato de AOV, deverão ser observadas, para além dos
parâmetros definidos no número anterior, todas as instruções dadas pela empresa de gestão
de frota em relação a matérias de manutenção e reparação de veículos.
4 - Sempre que necessário e se registem custos avultados de manutenção ou reparação, deve
o CEJ recorrer a empresas de peritagem, a fim de controlar e validar os custos que lhe estão a
ser apresentados, tendo em vista aferir da adequabilidade dos mesmos e, se possível, apurar a
responsabilidade pela anomalia.
Artigo 15.º
Adesão e Utilização de Serviços Via Verde
1 - Qualquer viatura que integra a frota automóvel do CEJ, deverá, sempre que possível, estar
equipada com o serviço de via verde, pelo que as portagens são faturadas mediante este
dispositivo.
2 - Para efeitos do número anterior deve a SEPAC preencher devidamente a proposta de
adesão (fornecida pela empresa) e submetê-la a autorização do director do CEJ.
3 - A adesão aos serviços de via verde, obedece, designadamente, aos seguintes requisitos:
a) Associação a uma viatura, através da identificação pela matrícula, marca e modelo;
b) Associação a este Centro, através da identificação pela designação do mesmo e por código
que permita identificar o Serviço e o respectivo Ministério;
c) Associação a um número de contrato.
4 - Em caso de extravio, anomalia, deterioração ou outro fator que origine a
inoperacionalidade do dispositivo de via verde, deve de imediato ser dado conhecimento à
SEPAC.
70
Manual de Controlo Interno
5 - O pagamento das portagens em dinheiro só é consentido excecionalmente, quando
circunstâncias urgentes e imperiosas o exijam, devendo, porém, os trabalhadores que o façam,
entregar o respectivo comprovativo, para posterior reembolso, no prazo de 2 (dois) dias úteis.
6 - A utilização do serviço de via verde é da responsabilidade da entidade utilizadora do
veículo.
Artigo 16.º
Abastecimento de combustível
1 - Cada veículo dispõe de um único cartão electrónico de abastecimento de combustível, com
o respetivo código atribuído, o qual só pode ser utilizado, exclusivamente, em benefício do
veículo ao qual está atribuído.
2 - A utilização abusiva e indevida do cartão de abastecimento, constitui infração disciplinar e
será punida nos termos da legislação em vigor.
3 - A atribuição do cartão electrónico de abastecimento de combustível obedece,
designadamente, aos seguintes requisitos:
a) Associação a um veículo através da identificação pela matrícula;
b) Associação ao CEJ, através da identificação pela designação da entidade e por código que
permita identificar o Serviço e o respectivo Ministério;
c) Associação a um número de contrato;
d) Existência de número e de código secreto;
e) Possibilidade de limitar o abastecimento em valor, de acordo com a capacidade do depósito
de combustível;
f) Possibilidade de limitar o abastecimento a um tipo de combustível;
g) Obrigatoriedade de registo de quilometragem no momento do abastecimento;
h) Contabilização do número de quilómetros entre abastecimentos;
i) Registo dos consumos.
3 - O abastecimento a dinheiro só excecionalmente é consentido, quando urgentes e
imperiosas circunstâncias o exijam, devendo, porém, os trabalhadores que o façam, entregar o
respectivo comprovativo na SEPAC, para posterior reembolso, no prazo de 2 (dois) úteis.
4 - O CEJ reserva-se ao direito de, em situações devidamente justificadas, anular, suspender ou
limitar o uso do cartão magnético de abastecimento de combustível.
5 - Em caso de extravio, anomalia, deterioração ou outro fator que origine a
inoperacionalidade do cartão magnético de abastecimento de combustível deve de imediato
ser dado conhecimento à SEPAC.
71
Manual de Controlo Interno
6 - O abastecimento de combustível e a utilização correcta do cartão é da responsabilidade do
condutor da viatura.
CAPÍTULO III
PROCEDIMENTOS DE GESTÃO E CONTROLO DA FROTA
Artigo 17.º
Atribuição de veículos
1 - A atribuição de veículos cabe ao diretor do CEJ, tendo por base as necessidades
fundamentadas dos serviços, devidamente classificadas de acordo com o previsto no artigo 8.º
do Decreto-Lei n.º 170/2008, enquadradas nas tipologias de veículos previstas no “Acordo
Quadro de Veículos Automóveis e Motociclos” celebrado pela ANCP, devendo ainda respeitar
os critérios definidos no Despacho n.º 7382/2009, de 12 de Março.
2 - Cabe ainda ao CEJ propor a desafetação temporária ou definitiva de determinado veículo
que lhe tenha sido atribuído, sempre que a utilização do mesmo deixe de ser necessária ou o
próprio veículo não ofereça as condições de segurança necessárias para circular.
3 - É ainda da responsabilidade do CEJ a devolução dos veículos com contrato de AOV no final
do período contratual ou sempre que se atinja o número máximo de quilómetros contratados.
Artigo 18.º
Recolha, parqueamento e chaves do veículo
1 - Findo o serviço, todos os veículos devem obrigatoriamente recolher às instalações do CEJ,
onde ficarão parqueados no local a eles destinados.
2 - Excetuam-se do disposto no número anterior os veículos cuja recolha não se afigure
economicamente viável considerando a distância ou a função a que se destinam, desde que
devidamente autorizado por quem tenha competência para o efeito.
3 - Excetuam-se ainda do disposto do n.º 1 os veículos que, pela função a que se destinam,
devem permanecer junto do respectivo condutor.
4 - As chaves das viaturas devem ficar à guarda dos serviços de segurança e vigilância
existentes no CEJ, exceto nas situações devidamente autorizadas.
Artigo 19.º
Deveres do CEJ como utilizador do PVE
1 - Dar cumprimento de todas as obrigações legais aplicáveis impostas pelo regime jurídico do
PVE e demais diplomas regulamentares.
72
Manual de Controlo Interno
2 - Assegurar o cumprimento de todas as normas e procedimentos constantes no presente
Regulamento.
Artigo 20.º
Gestão operacional da frota do CEJ
1 - No âmbito da gestão operacional da frota, cabe à SEPAC gerir e praticar os seguintes atos,
sem prejuízo dos demais atos referidos no presente Regulamento:
a) Assegurar que cada veículo possui a documentação necessária e legalmente exigível para a
função a que se destina;
b) Assegurar que, por cada utilização, são registados no Boletim Diário de Veículo os
quilómetros que a viatura detém no início e no final do serviço, bem como os quilómetros que
a viatura percorreu, o serviço efectuado, a hora de saída e de chegada e ainda a sua validação
no final do mês;
c) Gerir a quilometragem percorrida quer pelos veículos afetos ao CEJ quer pelos veículos em
aluguer operacional (AOV), quando aplicável, até ao limite dos quilómetros contratualizados
no acordo;
d) Controlar mensalmente as despesas relativas aos consumos de combustível, via verde e
lavagens;
e) Registar as anomalias que lhe são comunicadas e proceder de imediato à sua resolução;
f) Providenciar e submeter as viaturas às Inspecções Periódicas Obrigatórias (IPO), até 1 (um)
mês antes da data limite;
g) Providenciar e submeter as viaturas às revisões de acordo com os quilómetros percorridos;
h) Verificar, conferir e validar a facturação relacionada com as reparações, revisões e outras;
i) Assegurar o envio à ANCP, via Sistema de Gestão do PVE (SGPVE), mensalmente, até ao
décimo dia útil, por veículo, no que se refere à informação do mês anterior relativa a
manutenções, substituições de pneus, reparações, sinistros, combustível, quilómetros
percorridos, portagens e via verde, bem como incidentes com fornecedores ou prestadores de
serviços;
j) Enviar à ANCP, até 30 de Novembro de cada ano, o Plano Anual de Necessidades de veículos
para o ano seguinte, com actualização trimestral, por tipologia de veículos, de acordo com o
definido nos acordos quadro celebrados pela ANCP para fornecimento de veículos automóveis
e motociclos e prestação de serviços de seguro automóvel.
2 - Propor ao diretor do CEJ, em devido tempo, as alterações ao presente Regulamento que se
mostrem necessárias.
73
Manual de Controlo Interno
3 - Propor ao diretor do CEJ a aprovação dos formulários que se mostrem adequados à
eficiente aplicação deste Regulamento.
Artigo 21.º
Deveres dos condutores
1 - Os condutores devem zelar sempre pela máxima segurança e estado de conservação dos
veículos, respeitando o Código da Estrada e demais legislação aplicável.
2 - O condutor de cada viatura é responsável pela mesma e fica obrigado às seguintes
obrigações:
a) Conferir a documentação e acessórios necessários à circulação do veículo, antes de cada
deslocação, nomeadamente triângulo de sinalização de perigo, pneu suplente ou equipamento
equivalente, caso aplicável, e colete refletor;
b) Ler sempre o manual de instruções do veículo e ter em consideração os alertas luminosos e
sonoros;
c) Verificar, previamente à utilização, eventuais danos existentes na viatura;
d) Verificar os níveis de líquidos do motor ou órgãos de segurança do veículo, nomeadamente
o nível do óleo, da água e a pressão dos pneus, antes de iniciar a condução;
e) Imobilizar sempre o veículo em caso de sinistro ou avaria grave de acordo com o manual de
instruções do veículo;
f) Zelar pela boa conservação do veículo, assegurando a sua lavagem exterior e limpeza
interior, com regularidade adequada, e sempre que necessário;
g) Alertar sempre, a SEPAC, para qualquer anomalia relacionada com o veículo,
nomeadamente qualquer dano, furto ou roubo, falta de componentes, sinistro ou
comportamento anómalo;
h) Fazer cumprir as revisões atempadamente conforme preconizado pelo fabricante;
i) Preencher corretamente o Boletim Diário de Veículo;
j) Proceder regularmente à inspecção visual do veículo de modo a verificar se o mesmo não
apresenta danos não participados;
l) Utilizar o veículo exclusivamente para o serviço que lhe foi destinado;
m) Cumprir com as regras constantes do presente Regulamento, assim como, outros
procedimentos relativos à mesma matéria.
74
Manual de Controlo Interno
Artigo 22.º
Pedido de utilização de veículos
1 - A utilização das viaturas do CEJ carece de autorização do diretor do Departamento de Apoio
Geral e do preenchimento da adequada requisição, de acordo com a minuta constante do
Anexo II ao presente Regulamento e que dele faz parte integrante.
2 - Todas as requisições de utilização devem ser efectuadas em impresso próprio onde conste:
a) O nome do requisitante;
b) A finalidade da utilização;
c) O período provável de utilização da viatura em serviço;
d) A assinatura do responsável pela unidade orgânica a que pertence o requisitante.
3 - O preenchimento das requisições de utilização de viaturas é da competência do
trabalhador.
4 - Sempre que, por razões de serviço, faltem alguns dos elementos necessários ao
preenchimento das requisições, eles devem ser suprimidos imediatamente após a realização
da diligência.
5 - As alterações ao plano de utilização inicial da viatura carecem de prévio visto do
responsável pela unidade orgânica a que pertence o requisitante e são imediatamente
comunicadas ao dirigente previsto no anterior n.º 1.
Artigo 23.º
Registo e cadastro dos veículos
1 - Todos os veículos, independentemente da sua proveniência ou tipo de contrato, estão
sujeitos às regras de inventariação da entidade utilizadora do PVE que, nos termos do artigo
21.º do Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de Agosto, comunica à ANCP.
2 - Na comunicação referida no número anterior, deve constar informação sobre os veículos
afectos ao seu serviço, incluindo as respectivas marcas e modelos, matrículas, anos de
matrícula, número de quilómetros percorridos por veículo, cilindrada, tipo de combustível,
cartões de combustível associados, seguros, principais intervenções efetuadas e respetivos
custos, nos termos e condições da Portaria n.º 382/2009, de 12 de Março.
3 - O registo e cadastro dos veículos da frota do CEJ é da responsabilidade da SEPAC.
4 - Todos os veículos estão sujeitos a um cadastro informático periódico e obrigatório no
Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE), a ser gerido pela ANCP.
75
Manual de Controlo Interno
Artigo 24.º
Identificação de veículos
Os veículos de serviços gerais, sempre que aplicável, e sem prejuízo da função para o qual os
mesmos se destinam, devem ser identificados por dísticos do “ESTADO PORTUGUÊS”,
conforme disposto na Portaria n.º 383/2009, de 12 de Março.
CAPITULO IV
DISPOSIÇÕES GERAIS
Artigo 25.º
Dever de informação
Compete ao CEJ, na qualidade de entidade utilizadora do PVE, através da SEPAC, reportar toda
a informação à ANCP, conforme disposto na Portaria n.º 382/2009, de 12 de Março, bem como
a demais informação que seja suportada pelo SGPVE, sistema único e obrigatório para todos os
serviços e entidades utilizadores do PVE.
Artigo 26.º
Dúvidas e omissões
As dúvidas que venham a ser colocadas na interpretação e aplicação do presente Regulamento
e que não possam ser resolvidas com o recurso aos critérios legais, serão submetidas ao
diretor do CEJ para resolução.
Artigo 27.º
Norma revogatória e entrada em vigor
O presente Regulamento entra em vigor no dia da sua aprovação, revogando todas as
disposições ou determinações anteriores que disponham em contrário ao agora estipulado.
76
Manual de Controlo Interno
ANEXO I
TABELA DA DISTRIBUIÇÃO DAS VIATURAS
Aquisição
ou Próprio
Aluguer
operacional de
veículos (AOV)
#
%
#
%
Representação
0
0,0%
0
Uso Pessoal
0
0,0%
Serviços Gerais
3
Serviços
Extraordinários
Serviços
Especiais
Total
Distribuição
Outros
Total
#
%
#
%
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0,0%
0
0,0%
0
100%
3
100%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0
0,0%
0,0%
0
0,0%
3
0,0%
0
0,0%
100%
3
100%
0,0%
0,0%
100%
77
Manual de Controlo Interno
ANEXO II
REQUISIÇÃO DE VIATURA
DESPACHO
____/____/ ______
IDENTIFICAÇÃO DO SERVIÇO E TRABALHADOR
Designação____________________________________________________________________
Nome________________________________________________________________________
Trabalhador com a categoria de ___________________________________________________
CARACTERIZAÇÃO DESLOCAÇÃO
Data Partida ____/ ____/ ______
Data Regresso ____/ ____/ ______
Total Dia (s) _______
Destino (s)
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Justificação da Deslocação
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Data ____/_____/_____O DECLARANTE_____________________________________________
78