THE GLOBAL LEADERSHIP SUMMIT
Treinamento
Gerente de Eventos
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- Apresentação breve
- Expectativas
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QUEM É O GERENTE DE
EVENTOS DO SUMMIT?
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O Gerente de Eventos é o responsável
por liderar e gerenciar a Equipe
operacional visando assegurar uma
experiência excelente e inesquecível
para os participantes do lado de fora
do Auditório.
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Principal Objetivo:
Gerar um ambiente livre de distrações
possibilitando a cada participante focar
naquilo que Deus tem para ele durante o
Summit.
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HABILIDADES E DONS
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Liderança na organização e construção de equipes
Administração
Saber delegar tarefas e faz acompanhamento
Possuir comunicação clara e objetiva
Ser atento a detalhes
Saber analisar e resolver problemas
Ter conhecimento em Microsoft Office (Word, Excel)
Ser acessível por e-mail
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Equipes Operacionais
 Coordenador dos Voluntários;
 Coordenador de Inscrições;
 Coordenador de Hospitalidade;
 Coordenador de Atendimento aos Participantes;
 Coordenador da sala de Oração;
 Coordenador de Recursos;
 Coordenador da Instalação;
 Coordenador de Administração & Finanças
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10
ITENS ESSENCIAIS PARA O GERENTE DE EVENTOS
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1. RECRUTE A EQUIPE DE OPERAÇÕES
 Comece recrutando sua equipe.
 Você NÃO pode gerenciar o evento sozinho, você
precisa de uma equipe que possa liderar os
voluntários em cada área.
DESCENTRALIZE / DELEGUE / GERENCIE
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2. BUSQUE EXCELÊNCIA
 A excelência honra a Deus e inspira as pessoas.
 Busque excelência em tudo que fizerem.
 O que você colocar como modelo de padrão durante
o preparo e treinamento das equipes será o padrão
dos voluntários com os participantes.
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3. CRIE UMA EXPERIÊNCIA ACIMA DA EXPECTIVA
 Assim que os participantes chegam, nós queremos
que eles saibam nós estamos ali para servi-los.
 Seja claro nas sinalizações sobre Recepção (Registro),
coffee-break, banheiros e assim por diante.
 Considere criar algo inesperado que sirva os
participantes além das expectativas.
 Certifique-se que o local esteja bem cuidado.
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4. RECRUTE O NUMERO CERTO DE VOLUNTARIOS
 O número de participantes determinará a quantidade
de voluntários necessários.
 É MUITO importante ter a quantidade correta para
servir os participantes e manter um ambiente sem
distração.
 Ter muitos voluntários também é um problema pois
pode gerar confusão e dificuldades de valorizar e
utilizar o tempo dado pelo voluntário.
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5. MAXIMIZE O IMPACTO DOS VOLUNTÁRIOS
 Sua responsabilidade não é somente preencher as
vagas de serviço que precisa.
 Quando você recruta o voluntário certo para o
serviço adequado a ele, você proporciona uma
oportunidade de crescimento espiritual.
 Ore com eles, ajude-os a entender o impacto de seu
serviço e o que Deus está fazendo através do
Summit.
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6. CUIDE DOS VOLUNTARIOS
 Crie um clima de unidade e de pertencimento
 Deixe claro o papel de cada membro da equipe
 Honre seus voluntários ao empregar seu tempo de
forma correta
 Valorize o voluntario e a importância de seu trabalho.
 Tenha espaço para voluntários
 Reconheça, agradeça e celebre os voluntários
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7. ESCOLHA O MELHOR LOCAL PARA REGISTRO
DOS PARTICIPANTES (RECEPÇÃO).
 Facilmente visível a todos ao chegarem.
 Possa receber um numero grande de pessoas que
chegam ao mesmo tempo
 Permita acesso rápido ao auditório
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8. BUSQUE REDUZIR FILAS DURANTE OS
INTERVALOS
• É muito importante honrar o tempo que
participante tem entre cada Sessão pois é limitado.
• Avalie o local e a forma de servir os lanches visando
reduzir filas. Exemplo: mais de um ponto, uso
melhor das mesas, uso de kits.
• Avalie a questão de banheiros.
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9. ESTEJA PREPARADO
 Seu trabalho como Gerente de Eventos é eliminar o
maximo possivel da incerteza. Se você fizer isso, você
terá uma chance melhor de ser bem sucedido
quando situações não planejadas acontecerem.
 Saber que sempre haverá desafios inesperados
motivará os melhores Gerentes de Eventos a planejar
e organizar tudo que for possível de forma
antecipada.
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10. MANTENHA CONSTANTE COMUNICAÇÃO
COM SUA EQUIPE E COM O PRODUTOR
 Mantenha contato com sua equipe antes do Summit
e durante (não somente em situações de stress).
 Mantenha a comunicação com o Produtor.
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PLANEJAMENTO
Avaliação geral
Roteiro/cronograma
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ATENDIMENTO AO PARTICIPANTE
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Check-in rápido
Novas Inscrições
Solução de Problemas (local e
dedicados)
Alimentação – Intervalos & Almoços
Central de Informações
Sinalização
Cuidados Médicos
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