WORKSHOP
MELHORIA DE PROCESSOS
Superintendência de Planejamento e Gestão
Escritório de Processos Organizacionais
Goiânia, 27 de maio de 2009
WORKSHOPS DE MELHORIA DE PROCESSOS
Objetivos:

Promover o mapeamento, melhoria e normalização de um processo crítico de cada
Superintendência, da Controladoria Interna e do Departamento de Engenharia e
Arquitetura utilizando as metodologias MAMP (Método de Análise e Melhoria de
Processos) e Guia de Simplificação (GESPÚBLICA);
C D

Nivelar o conhecimento das unidades a respeito de processos;

Disseminar o conhecimento e utilização prática das ferramentas
para as unidades por meio do CONSULTOR INTERNO DA GESTÃO.
POR QUE TRABALHAR COM
GESTÃO POR PROCESSOS?





Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de
definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de
anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura
e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação
interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação
dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial
estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM
GESTÃO POR PROCESSOS?





Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de
definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de
anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura
e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação
interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação
dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial
estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM
GESTÃO POR PROCESSOS?





Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de
definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de
anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura
e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação
interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação
dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial
estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM
GESTÃO POR PROCESSOS?





Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de
definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de
anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura
e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação
interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação
dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial
estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
POR QUE TRABALHAR COM
GESTÃO POR PROCESSOS?





Iniciativa estabelecida no Plano Estratégico 2009-2022;
Necessidade institucional de uniformização das rotinas de trabalho, de
definição de responsabilidades na execução das rotinas e de eliminação de
anomalias e paralelismos;
Necessidade detectada no diagnóstico estratégico e nas pesquisas de cultura
e clima organizacionais realizados em 2008 – fato gerador de insatisfação
interna e desgastes entre as áreas;
Alinhamento com a política institucional de buscar a excelência na prestação
dos serviços;
Alinhamento com os fundamentos da excelência gerencial
estabelecidos pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão
(Modelo de Excelência – GESPÚBLICA).
Objetivo Estratégico: 9 - Excelência na
Gestão Institucional
Estratégia: 9.1 – Melhorar a gestão
administrativa
Iniciativa Estratégica: 9.1.3 – Implantar e
implementar o Escritório de Processos,
garantindo a identificação, o mapeamento
e o redesenho de cem por cento dos
processos em vigor no MP das áreas meio
e finalística
2.Aprendizado
organizacional
3.Cultura de
inovação
4.Liderança e
constância de
propósitos
5.Orientação
por processos
e informações
1.Pensamento
sistêmico
13.Gestão
participativa
6.Visão de
futuro
Fundamentos
da excelência
gerencial
8.Comprometimento
com as
pessoas
12.Controle
social
Fonte:
Instrumento para
Avaliação da
Gestão Pública Ciclo 2008/2009
11.Responsabilidade
social
7.Geração de
valor
10.Desenvolvimento
de parcerias
9.Foco no
Cidadão e na
sociedade
ENTRADA
GESTÃO
ATIVIDADES (inter-relacionadas
ou interativas)
SAÍDA
RECURSOS
= SATISFAÇÃO DE CLIENTES
Os resultados são alcançados mais rapidamente
quando as atividades e os recursos se relacionam
de forma processual
Eficácia do processo.
-Execução adequada do
processo
- Alcance dos resultados
planejados
Processo
(“Conjunto de atividades
Entrada
Inter-relacionadas
(Inclui recursos)
ou interativas”)
Saída
Produto
(Resultado de um Processo)
Medição e Monitoramento
(Antes, durante e depois do processo)
Fatos e dados
Tomada de decisão e produção de informação e
conhecimento
Alta capacidade para agir e inovar
Aumento de produtividade
Postura pró-ativa – antecipação e resposta rápida às mudanças no ambiente
Efetividade
Análise do Material
das Unidades Organizacionais
Unidades que enviaram o material:
•
Controladoria Interna;
•
Engenharia;
•
Superintendências de Administração, Informática, Orçamento e
Compras, Judiciária, Planejamento e Gestão, Finanças e Recursos
Humanos.
Análise do Material
das Unidades Organizacionais
Ferramentas tecnológicas utilizadas para diagramação ou
fluxogramação de processos:
•
EA – Enterprise Architect (02 un.);
•
Igrafx (02 un.);
•
Editor de texto (02 un.);
•
Planilha eletrônica / Ferramenta para desenho
Broffice.org Draw. (01 un.);
•
Unidades que ainda não desenvolveram
trabalhos de diagramação ou fluxogramação (02 un.).
Análise do Material
das Unidades Organizacionais
Pontos Positivos:
•
Entrega do material solicitado;
•
Engajamento das áreas – algumas já fluxogramaram vários
processos;
•
Unidades sensibilizadas;
•
Entendimento pelas unidades a respeito da gestão por
processos (visão)
Análise do Material
das Unidades Organizacionais
Oportunidades de Melhoria:
•
Estabelecer uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas;
•
Apresentar conceitos para utilização devida de termos afetos à Gestão de
Processos;
•
Nivelamento institucional – todas as unidades alcançarem o mesmo estágio;
•
Estabelecer orientação institucional no que se refere à gestão por processos.
BENEFÍCIOS DA GESTÃO POR PROCESSOS
•
Uniformização da metodologia, ferramentas e técnicas utilizadas;
•
Uniformização das rotinas de trabalho;
•
Otimização dos recursos;
•
Agilidade dos processos;
•
Clareza de responsabilidades;
•
Eliminação de anomalias;
•
Conhecimento tácito e pessoal  Conhecimento expresso e institucional
Estágios de maturidade
em Gestão por Processos
Estágios de maturidade
em Gestão por Processos
Estágios de maturidade
em Gestão por Processos
Escritório de Processos
Organizacionais - EPO
O QUE É:
É a unidade responsável por fornecer métodos e ferramentas para a
identificação, a descrição, melhoria, normalização e documentação
das rotinas de trabalho desenvolvidas na Instituição.
OBJETIVO:
Obtenção do alinhamento organizacional através da
Gestão por Processos e da produção contínua
de inovação organizacional centrada em processos.
Escritório de Processos
Organizacionais - EPO
NATUREZA:
Consultiva: Auxílio às atividades dos gestores do processo, prescrição
de métodos, ferramentas e padrões.
Escritório de Processos
Organizacionais - EPO
ATRIBUIÇÕES:
Propor metodologia de gestão por processos
ferramentas, regras, medidas de desempenho, etc..);
–
(padrões,
Planejar, organizar, controlar e coordenar todas as atividades
relacionadas à gestão por processos institucional;
–
Proporcionar a padronização, a integração e a
harmonização dos processos organizacionais;
–
Escritório de Processos
Organizacionais – EPO
ATRIBUIÇÕES:
Promover, em parceria com a SGRH, treinamento
desenvolvimento de pessoal nas melhores práticas
ferramentas de gestão por processos;
•
•
Disseminar as melhores práticas;
Estabelecer mecanismos para promover a contínua
melhoria dos processos institucionais.
•
e
e
Escritório de Processos
Organizacionais – EPO
EQUIPE:
Cristina Maria das Chagas
 Julio Cesar Amato
 Renata Vieira Evangelista

WORKSHOP
MELHORIA DE PROCESSOS
Dinâmica de trabalho
Como será a condução dos trabalhos?
8 worshops
Às quartas-feiras
Horário: das 9:00 às 12:00h
Sala 327
Participantes: Superintendentes, Chefe do Departamento de
Engenharia e Arquitetura, Chefe da Controladoria Interna e
Consultores Internos.
Acordos e alinhamento de expectativas…
Comparecimento e comprometimento de todos;
Busca por metodologia de fácil aplicação e testada no setor
público;
Projeto piloto – necessidade da avaliação pelas unidades;
Execução das tarefas previstas para a semana;
Compreensão e colaboração das áreas com
trabalhos mais adiantados.
Forma de aplicação do trabalho
Cada workshop apresentará orientação teórica, exercícios e aplicação
prática das ações a serem realizadas posteriormente em cada unidade pelo
consultor.
Teoria → Exercício → Prática
No período de desenvolvimento das atividades pelas unidades, estas podem
recorrer ao EPO para agendamento e esclarecimento
de dúvidas e orientações.
Forma de aplicação do trabalho
Cada área passará para a etapa posterior após aprovação da anterior pelo
Consultor Interno, pelo Responsável pelo Processo, pelo Responsável pela
Unidade Organizacional.
Cada área encaminhará para a SUPLAN
([email protected]) os trabalhos realizados
na semana para acompanhamento e orientação.
Definição dos papéis
Papel do Consultor Interno:
Disseminar e aplicar as práticas de gestão por processos no âmbito da unidade;
Dar o aporte do conhecimento técnico especializado na execução dos processos de
sua área;
A P
Identificar os pontos fortes e oportunidades de melhoria da sua unidade
C D
organizacional no que se refere aos processos;
APOIAR (auxiliar) o mapeamento, o redesenho, a melhoria e a
definição dos indicadores dos processos da sua unidade
organizacional, em conformidade com a metodologia adotada pelo MP-GO.
Definição dos papéis
Papel do Responsável pelo Processo

Responder diretamente pelo processo
Mapear, redesenhar e melhorar os processos sob sua responsabilidade;
 Definir e monitorar os indicadores de desempenho dos processos;
 Garantir a execução e o bom desempenho do processo de acordo com os
critérios definidos;
 Verificar se os processos estão produzindo os resultados previstos;
 Verificar se os recursos estão de acordo com a necessidade dos
processos mapeados;
 Propor melhorias ou inovações, para tornar o processo mais eficiente e
eficaz;
 Garantir a disseminação do processo às partes interessadas.

Definição dos papéis
Papel do responsável pela Unidade Organizacional




Proporcionar ambiente interno favorável e adequado ao trabalho de
mapeamento, melhoria e normalização dos processos;
Conduzir e integrar os processos afetos à sua área;
Validar os formulários, juntamente com o Consultor Interno e os
Responsáveis pelos processos;
Aprovar os processos mapeados, redesenhados e normalizados da
sua unidade organizacional, juntamente com o Consultor Interno e
os Responsáveis pelos Processos.
Preencher
conforme
metodologia
Há
dúvida?
EPO - Escritório de
Processos
Organizacionais
Não
Encaminhar
para aprovação
Sim
Não
Participa do
Workshop e
recebe
metodologia e
formulários
Orienta os
trabalhos
Há
dúvida?
Validar o
trabalho quanto
à metodologia
Sim
Responsável pela
Unidade
Organizacional
Consultor Interno da
Gestão
Responsável pelo Processo
Fluxo de aplicação do trabalho
Encaminha o
trabalho via email
Valida e aprova
o trabalho
Sanar as
dúvidas quanto
à metodologia
Está adequado
quanto à
metodologia?
Não
Sim
Disponibiliza os
documentos
para toda a
instituição
1º WORKSHOP DE MELHORIA DE PROCESSOS
1) Apresentação da metodologia a ser utilizada;
2) Apresentação de conceitos;
3) Orientação para priorização do processo da área.
1) METODOLOGIA DO TRABALHO
AS QUATRO FASES
1. Planejamento: Planejar o trabalho do EPO - SUPLAN.
2. Mapeamento do processo: Identificar todas as entradas
e saídas do processo e desenhar o fluxograma (situação
atual).
3. Análise e Melhoria: Identificar os problemas e
desenvolver soluções (situação desejada).
4. Implementação: Desenhar novo fluxograma, definir
indicadores e metas, monitorar e documentar o
processo.
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
WORKSHOP I –
Conceitos e
priorização
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
WORKSHOP I –
Conceitos e
priorização
Mapeamento de
Processos
Planejamento
METODOLOGIA DO TRABALHO - AS QUATRO FASES
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
2) Apresentação de conceitos
O que é um PROCESSO?
É um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que
transforma insumos (entradas) em serviços/produtos (saídas).
(NBR ISO 9000:2005)
Processo é um conjunto de recursos e atividades inter-relacionadas ou
interativas que transforma insumos (entradas) em serviços/produtos
(saídas). Esses processos são geralmente planejados e realizados para
agregar valor aos serviços/produtos. (GESPÚBLICA)
É qualquer atividade executada dentro de uma companhia ou
organização (BPMN 2006).
2) Apresentação de conceitos
Categorias de processos:
Processo finalístico – processo associado às atividades-fim da organização ou
diretamente envolvido no atendimento às necessidades dos seus cidadãos.
Processos de apoio – processos que dão suporte a alguma atividade-fim da
organização, tais como: a gestão de pessoas, a gestão de material, o
planejamento e o acompanhamento das ações institucionais etc.
Processo crítico → pode ser um processo finalístico ou de apoio, desde que
tenha natureza estratégica, sendo fundamental para o sucesso da
organização.
2) Apresentação de conceitos
O que é MACROPROCESSO?
•
•
É o conjunto de processos por meio do qual a área cumpre
sua missão.
Agrupamento de processos necessários para o desempenho
de uma atribuição da organização. Corresponde a grandes
funções da organização, para as quais devem estar voltadas
todas as suas unidades internas. Um macroprocesso engloba
vários outros processos.
2) Apresentação de conceitos
O que é subprocesso?
É um processo que está incluso em outro processo.
O que é atividade?
Ações a serem realizadas dentro de um processo ou subprocesso.
E tarefa?
Elementos individuais e/ou subconjuntos de uma atividade.
Fonte: BPM – Gerenciamento de Processos de Negócio – vários autores
2) Apresentação de conceitos
Hierarquia de processos
Macroprocesso
Processo
Sudprocesso
Atividade
Tarefa
Hierarquia de processos
Gestão de pessoas
Macroprocesso
Provimento de
cargos
Processo
Nomeação
Subprocesso Publicar a lista
dos nomeados
no DO
Atividade
Encaminhar
documento
para órgão
responsável
pelo DO
Tarefa
Pré-requisitos
Análise e melhoria
de processos
Priorização do
processo a ser
melhorado
Identificação
dos problemas,
causas e
soluções
Implementação das
melhorias
WORKSHOP I –
Conceitos e
priorização
Mapeamento de
Processos
Planejamento
2) Orientação para priorização do processo da área
Desenho do
novo
fluxograma
Formação e
capacitação
EPO
Levantamento
das atividades
e normas
Priorização dos
problemas
Definição dos
indicadores e
metas
Definição de
Atribuições
EPO e
Unidades
Identificação
dos elementos
e do objetivo
Desenho do
fluxograma
atual
Desenvolvimento das
soluções
Monitoramento
e avaliação do
processo
Documentação
do processo
Mapeamento
dos processos
Análise e
melhoria dos
processos
Implementação
das melhorias
FIM
2) Orientação para priorização do processo da área

A priorização de ações é necessidade básica em
qualquer atividade, pois recursos são sempre escassos
ou limitados;

Saber priorizar é uma das bases da gerência eficaz;

Para priorizar podemos utilizar dados quantificáveis ou
ferramentas específicas. Ex: método GUT.
2) Orientação para priorização do processo da área
O que é o método GUT?
É uma ferramenta para auxiliar a priorização das ações.
GUT é a abreviatura das palavras-chave do método
(Gravidade, Urgência, Tendência).
Método GUT
G (Gravidade) - tamanho do impacto negativo na área caso o
processo não seja melhorado.
U (Urgência) - relaciona-se ao tempo estimado para
manifestação do problema caso o processo não seja melhorado –
quanto mais urgente, menor o tempo disponível para melhorá-lo.
T (Tendência) - é o potencial do problema caso o processo não
seja melhorado, ou seja, "Se eu não resolver esse problema
agora, ele vai piorar pouco a pouco ou vai piorar bruscamente?".
IMPORTANTE!!!
Premissa para escolha do processo a ser trabalhado:
Ter impacto na área fim, ou seja, o processo escolhido deve
ter também como cliente a área fim institucional (promotorias
e procuradorias)
Ex: Processo de concessão de férias, Processo de liberação de
diárias, etc.
Vamos ao exercício!!
1) Escolher três processos da unidade – Grupo:
integrantes de cada unidade
2) Pontuar os processos quanto à Gravidade, Urgência e
Tendência - EPO 02 - FORMULÁRIO DE PRIORIZAÇÃO
DE PROCESSOS – 10 minutos
3) O mais pontuado é o processo a ser trabalhado.
Trazer para o próximo WORKSHOP – 03/06:
- Processo a ser trabalhado na unidade definido
utilizando a ferramenta de priorização. Sugestão:
realizar discussão com os chefes dos departamentos,
divisão e seção para levantar os processos e realizar
pontuação (o formulário está na WIKIMP –
http://wikimp.mp.go.gov.br:8000/twiki/bin/view/SUPLAN/EPO/Form
ulariosEPO)
- Realizar leitura do material de apoio entregue.
Agradecemos a presença.
Boa semana e bom trabalho!!!