A
TR
EX
BUSINESS
INTELLIGENCE 3
Como fazer o melhor uso
das ferramentas de BI
índice
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Capítulo 1
7
Capítulo 2
10
Capítulo 3
13
Capítulo 4
Como garantir o melhor uso das ferramentas
Sabia gerar relatórios eficientes
Colaborar e disseminar as informações
Casos de sucesso
Introdução
BUSINESS
INTELLIGENCE 3
Bom planejamento, treinamento na ferramenta e uso
constante de seus recursos de colaboração são meios
de garantir que o BI traga os resultados esperados
Com o passar do tempo, as ferramentas de Business Intelligence (BI)
evoluíram, ganharam recursos, interfaces mais simples e tiveram
seus preços reduzidos, tornando-se acessíveis para as companhias
de menor porte. Em paralelo, à medida que o mercado ganhou
competitividade, essas soluções começaram a exercer um papel
ainda mais importante por serem fundamentais no apoio à tomada de
decisões relevantes para o negócio.
De olho nessa tendência, PC WORLD desenvolveu uma série de artigos
especiais para não apenas apresentar o BI, mas auxiliar os médios,
pequenos e microempresários a decidirem pela melhor solução,
o momento adequado e a maneira ideal de implementar e tirar o
máximo proveito dessas ferramentas.
O primeiro número da série PC WORLD Extra – Business Intelligence
explicou o conceito de BI e como essas ferramentas permitem reunir,
armazenar e analisar os dados de companhias de todos os portes. Na
segunda edição, o leitor entendeu o que é preciso levar em conta na
hora de adotar soluções de BI e qual o melhor momento de fazê-lo.
E agora, em Business Intelligence 3, PC WORLD detalha caminhos e
práticas para garantir que as ferramentas de BI sejam exploradas ao
máximo, e da melhor forma possível. Boa leitura!
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Capítulo 1
COMO GARANTIR
o melhor uso das ferramentas
O
s passos para garantir que a ferramenta de BI terá todo o
seu potencial explorado começam já no planejamento do
projeto. “É preciso estabelecer claramente a finalidade
principal do BI e qual camada do negócio ele atenderá (tática,
operacional ou gerencial)”, alerta Gilberto Ramos, gerente da
área de Business Intelligence da BearingPoint. “Esses são os
fatores que de fato se deve gerenciar para determinar aquilo que
o afasta ou aproxima das metas. É com base neles que um projeto
bem elaborado deve ser implementado”, completa Milton Bispo,
consultor especialista em BI da integradora Sonda Procwork.
“Lá atrás, na fase de planejamento, é preciso criar visões
departamentais de uso do BI, de forma que a ferramenta atenda às
necessidades dos usuários de todas as áreas”, diz o especialista da
BearingPoint. “As funcionalidades da ferramenta devem ser adequadas
ao tipo de usuário por trás dela”, reitera Marcos Bittencourt, gerente de
serviços de BI da integradora de sistemas YKP. “O usuário final deve
participar de todo o processo de modelagem do BI. Isso o fará se sentir
dono do produto e estimulará o seu uso”, sugere José Valdoberto Leão,
gerente de soluções de BI e CRM da Stefanini.
Reforçando a idéia de que os bons frutos só serão colhidos
com um bom trabalho já na fase de planejamento, Lysandro Trotta,
diretor-executivo da consultoria de negócios DNMCA, ressalta a
importância da qualidade das informações a serem trabalhadas
pela ferramenta de BI. “É impossível transformar uma informação
ruim em um bom conhecimento”, assegura o especialista.
Depois de implementada a solução de BI, o treinamento eficaz
dos usuários é outro meio de garantir a sua boa utilização, de
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Como garantir o melhor uso das ferrramentas
Capítulo 1
acordo com os especialistas. Eles são unânimes em afirmar que o
treinamento deve ser dividido por perfil de uso. “Os treinamentos
devem seguir o nível de cada usuário. Há usuários de camadas
mais gerenciais, que utilizam os dados para análises mais
aprofundadas e outros para quem a ferramenta deve oferecer
dados como base de decisões”, explica Ramos, da BearingPoint.
Na YKP, segundo Bittencourt, o workshop de capacitação
realizado ao fim do projeto também divide os usuários conforme o
uso que cada um fará das funcionalidades.
Ainda sobre treinamentos, Trotta, da
O usuário final deve participar de
todo o processo de modelagem do
BI. Isso o fará se sentir dono do
produto e estimulará o seu uso
José Valdoberto Leão, gerente de
soluções de BI e CRM da Stefanini.
DNMCA, opina que a capacitação deve ser
feita pelo chamado “on the job”, em que
se entendem exatamente os problemas e
objetivos antes. “É uma espécie de coaching,
em que se chega muito perto da realidade
do dia-a-dia do usuário. Mesmo que seja um
pouco mais caro, o retorno é válido”, garante o executivo.
Além da capacitação de pessoal, Bispo, da Sonda Procwork,
destaca ainda a importância da conscientização de que as
informações devem ser inseridas. Ele sugere um projeto de
gestão de mudança complementar à implementação. “É uma boa
maneira de derrubar resistências ou mesmo timidez daqueles
que ainda não sabem utilizar o sistema”, justifica. Sem revelar o
nome, Leão, da Stefanini, conta que um cliente da sua empresa
adotou um programa que estimula e premia os funcionários que
fazem o melhor uso da ferramenta.
Finalmente, outro aspecto fundamental para o bom
aproveitamento das soluções de BI é que o sistema esteja sempre
disponível e com dados confiáveis. Aqui, novamente entra a questão
da colaboração entre as áreas de negócios e TI. “As informações
são geradas nos processos operacionais e devem ser trazidas com
qualidade para a camada técnica. Então cabe ao pessoal de TI prezar
por manter as informações disponíveis”, avalia Bispo.
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Capítulo 2
SAIBA GERAR
relatórios eficientes
S
e o assunto é a geração de relatórios simplificados,
novamente, voltamos à fase do planejamento inicial do
projeto de BI. “Ele só poderá dar uma boa qualidade e
sofisticação de relatórios se o ambiente lhe disponibilizar isso.
E um ambiente com dados disponíveis só pode ser explorado se
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Saiba gerar relatórios eficientes
Capítulo 2
for incluído na arquitetura inicial do ambiente”, explica Ramos,
da BearingPoint. Segundo ele, no momento do planejamento,
deve-se estabelecer quem são os usuários, quem acessa o que e
qual nível de utilização lhe será autorizado. Também na visão de
Bispo, da Sonda Procwork, a questão da qualidade dos relatórios
está na discussão e estabelecimento do modelo de informação
que representa o negócio. E este deve estar aderente ao
desenhado inicialmente para que o BI consiga analisar o cenário.
“Não dá para confundir sofisticação com volume de dados.
O importante é colocar a informação certa para a pessoa certa”,
afirma Trotta, da DNMCA. “O executivo quer ler o menor volume de
informações possível”, completa. E isso, segundo ele, é exatamente
o que o BI permite: pouca informação, consistente e direcionada,
de forma que cada um veja exatamente aquilo que precisa.
Ramos, da BearingPoint, diz ainda que muitos projetos já
constroem o BI prevendo o máximo de informações possíveis.
Este seria, de acordo com ele, um modelo equivocado. “A
estratégia de entrega para o usuário deve ser feita por fases”, diz
ele, explicando que assim fica mais fácil assimilar as informações
e também evitar problemas de qualidade dos dados. “A estratégia
de entregar muita coisa pode comprometer um projeto”, alerta
o consultor. “Um bom relatório deve priorizar as informações de
maior relevância, de forma que elas sejam entregues antes, e às
pessoas certas”, completa Ramos.
“Quando se pensa em relatório, se pensa em minimizar o
tempo para digerir informações e situações de negócios”, concorda
Bispo. Para isso, diz ele, existem os indicadores. “Eles precisam
estar estruturados de forma a facilitar a visualização e rápida
identificação de indícios de bons ou maus resultados. De forma
que o profissional consiga dedicar esforços àquilo que de fato exige
esforços”, afirma o especialista da Sonda Procwork. Segundo ele,
o segredo está em ter informações concisas. “O BI deve entregar o
panorama do negócio, e não as informações”, resume.
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TIPOS DE RELATÓRIOS E USO
As informações dentro das organizações seguem o
esquema da tradicional pirâmide de dados operacionais,
táticos e estratégicos. Veja abaixo os modelos que os
relatórios podem seguir e de que forma a ferramenta de
BI pode intervir em cada um dos níveis.
Nível operacional
Dados estáticos e disponíveis para usuários que precisam de informações
atualizadas em curto período de tempo, por dia ou por hora. Não contém dados
estratégicos e se presta a atender a demanda operacional do dia-a-dia. No BI, são
relatórios pré-agendados, diários e que são disponibilizados por e-mail, no celular
ou outra ferramenta de colaboração existente.
Nível tático
Informações direcionadas a gerentes. Dão suporte à administração do
departamento, através de indicadores de desempenho da área em questão. As
informações são consolidadas a partir dos dados operacionais. As ferramentas de
BI dão suporte a este nível através de relatórios de indicadores de desempenho,
alertas que detectam desvios significativos e pré-configurados e permitem
análises dimensionais, pelas quais o usuário pode visualizar a mesma informação
a partir de múltiplas dimensões, gerando diferentes visões do negócio.
Nível estratégico
Traz informações consolidadas dos departamentos, divisões da empresa e
informações de mercado, através de indicadores corporativos. Com a utilização
de ferramentas de BI é possível implementar o conceito de Balanced Scorecard,
que permite a análise desses indicadores através de temas estratégicos, como,
por exemplo, clientes, financeiro, processos internos, processos de inovação e
aprendizado. Pode-se também partir de um desvio em um indicador estratégico
e realizar um aprofundamento da análise (Drill-down) até conseguir visualizar
a causa do problema, o que permitiria ao executivo ter maior assertividade na
tomada de decisão.
Fonte: WBA, empresa desenvolvedora de soluções de BI
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Capítulo 3
COLABORAR
e disseminar as informações
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O
s especialistas em Business Intelligence apontam alguns
caminhos para a simplificação da colaboração entre os usuários
das ferramentas. Bispo, da Sonda Procwork, lembra de um
detalhe importante: “A tecnologia não está descolada dos processos
de negócios, ela os suporta, mas quem deve determinar esses
processos são os gestores”, diz o executivo. E, para isso, segundo ele,
a troca de informações pessoalmente é primordial. “O que se faz é
uma abordagem de processos. Por exemplo, uma reunião semanal
para troca de informações sobre resultados. É um momento em que o
tomador de decisão pára para analisar o desempenho de seu negócio.
Caso contrário, ele não pararia nunca”, garante Bispo, acrescentando
que o BI vem sustentar esse processo de análise de informações.
O consultor da Sonda Procwork explica que uma camada
identifica indicadores, leva para uma segunda camada de análise
e a partir dela é que acontece a distribuição de relatórios.
“As informações estão registradas ali e qualquer pessoa com
autorização pode checar os dados. O ideal é que o sistema de BI já
comporte essa interface, como se ele tivesse um blog embutido, no
qual é possível fazer a inserção de dados, imagens e conhecimento”,
sugere Trotta, da DNMCA. “O BI não é de mão única. Ele
fundamentalmente é o autoconhecimento da empresa, que só pode
existir se for alimentado com informações”, completa.
As informações nunca devem estar concentradas em um único
profissional, mas no sistema em si, e precisam chegar até os seus
usuários. Para disseminá-las, as ferramentas de BI contam hoje com
uma série de recursos, muitos deles já baseados na web 2.0, que trazem
incutido o exercício da colaboração. “O mundo hoje é colaborativo! Não
dá para o BI não estar baseado na internet”, dispara Trotta.
Bittencourt, da YKP, observa que as ferramentas atuais têm
funcionalidades de ambiente colaborativo, que possuem, por
exemplo, a criação de fóruns ou chats entre os criadores de análises
e os provedores dos dados. “É uma boa maneira de concentrar o
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Capítulo 3
Colaboração e disseminação das informações
debate entre os envolvidos, sem que ele fique perdido em emails, por exemplo”, afirma.
Ramos, da BearingPoint, conta que muitas das soluções
de BI hoje permitem a disponibilização de informações no email ou no celular do executivo ou usuário. Em smartphones,
o usuário pode inclusive modificar os dados e enviá-los de
volta ou interagir com o sistema. “Ele pode receber SMS com
os principais números da empresa”, exemplifica. Há inclusive
ferramentas de BI que utilizam o RSS – o usuário assina as
informações relevantes para ele, e é informado toda vez que
alguma delas for inserida no sistema.
O diretor-executivo da DNMCA, Trotta, aconselha que o
“Seja qual for o meio de
disseminação adotado, é preciso
ter um sistema de segurança
da informação rígido, do qual
participem tanto TI, quanto as áreas
de negócios
Marcos Bittencourt, gerente
perfil de cada usuário, incluindo
assinatura de RSS, seja feito
em uma configuração inicial.
“Não é aconselhável acreditar
que todos os usuários serão
pró-ativos”, explica. Bittencourt
alerta os administradores de TI
e executivos de negócios para que tenham muito cuidado com
o controle de acesso. “Seja qual for o meio de disseminação
adotado, é preciso ter um sistema de segurança da informação
rígido, do qual participem tanto TI, quanto as áreas de
negócios”, aconselha. “As áreas de negócios definem quem
tem acesso a que tipo de informações, e o pessoal de TI cuida
da questão técnica para que essas regras sejam cumpridas.”
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Capítulo 4
Casos de
SUCESSO
BI acelera acesso a informações
na Predicta
Ferramenta de BI baixada da internet permite à
consultoria de estratégias de marketing online
o acesso direto a informações relevantes para o
seu negócio
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Capítulo 4
Casos de sucesso
P
or definição, a Predicta é uma empresa de análise de
informações. A companhia é especializada na otimização
de estratégias de marketing online e tem entre suas inúmeras
tarefas a missão de avaliar, por exemplo, o desempenho de
campanhas via web de seus clientes. Desta forma, o acesso
contínuo e rápido a uma série de informações armazenadas em
seu banco de dados é vital para a sobrevivência da companhia.
“Quando começamos a prestar também serviços de
consultoria, vimos que seria inviável continuarmos dependendo
dos profissionais de TI para ter acesso aos dados necessários”,
afirma Claudia Woods, diretora de estratégia da Predicta,
acrescentando que a nova oferta demandaria ainda mais detalhes
e análises dos negócios de seus clientes. “Os funcionários ligados
aos projetos de consultoria não tinham acesso ao banco de dados.
Os dados eram crus e precisavam ser solicitados ao pessoal de
TI”, lembra Claudia, destacando que isso criava uma dependência
enorme da tecnologia para entregar o trabalho de consultoria.
Foi nesse momento, segundo ela, que a Predicta detectou
a necessidade de uma solução de inteligência que fosse
além dos relatórios já existentes em suas ferramentas, e que
levasse menos tempo para devolver relatórios concisos. Ela
conta que a empresa chegou a estudar a contratação de um
profissional de tecnologia especializado em banco de dados
para cuidar exclusivamente da extração das informações
para a equipe de análises. “Um profissional com esse nível
de conhecimento custa muito caro, além de que precisaria
entender o lado de negócios da empresa”, explica.
A Predicta então começou a estudar ferramentas de
mercado. Buscou, segundo Claudia, uma solução intuitiva o
suficiente para não espantar os usuários, mas que também
lhes garantisse acesso direto ao banco de dados sem a
dependência de um profissional de tecnologia.
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Há cerca de cinco meses a empresa selecionou uma ferramenta
de BI chamada Tableau, da Tableau Software. “O processo de
escolha foi um trabalho conjunto, realizado entre a diretoria
estratégica e a de TI. Determinamos aonde queríamos chegar,
quais gargalos precisavam ser desfeitos e então escolhemos a
melhor ferramenta”, detalha a diretora. A Tableau foi implementada
pela própria equipe de TI da Predicta e consumiu poucos recursos
financeiros. “Não tínhamos um orçamento dedicado para esse tipo
de tecnologia”, diz Claudia, preferindo não revelar o valor por ainda
estar em negociações para ampliar o uso do aplicativo.
Segundo ela, a solução foi comprada pela própria internet e
sua implementação foi algo rápido e simples. A própria Predicta
criou uma interface web na qual os relatórios são embutidos e
compartilhados. “A ferramenta gera o gráfico e se, for preciso que
o cliente ou outro consultor o acesse, basta entrar em uma URL
determinada, controlada por login e senha”, detalha.
“Ela permite a geração de relatórios para o
compartilhamento com os demais usuários da empresa. Gera
inteligência sobre como o cliente usa o nosso serviço, quais
informações ele mais acessa e nos permite até pensar em
novos produtos com base nesse comportamento”, destaca
Claudia. A diretora conta que a empresa possui dois profissionais
considerados “heavy users”, que utilizam a Tableau com mais
freqüência, e outros seis em fase de treinamento.
Hoje a área de consultoria da Predicta consegue atender
a uma demanda em quatro horas, algo que antes do BI levava,
no mínimo, uma semana. “Temos as respostas na mão das
pessoas certas, em menos tempo”, afirma. “Também já
estamos passando por uma fase de análise sobre como escalar
o uso dessa ferramenta dentro da empresa. E, quem sabe,
compartilhá-la com nossos clientes”, antecipa Claudia.
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Capítulo 4
Casos de sucesso
PUC Minas acelera
tomada de decisão com BI
Redução do custo e do tempo de extração foram
resultados obtidos pelo Datapuc
E
m busca de mais independência, agilidade e flexibilidade
na obtenção de informações, a PUC Minas optou por
implementar a solução de Business Intelligence (BI) da
MicroStrategy. Além de consistência aos relatórios e gráficos
gerados, a ferramenta também permitiu diferentes e eficazes
possibilidades de análise e apresentação dos dados.
No entanto, nem foram esses os principais benefícios
obtidos com o BI. Pela plataforma, a diretoria de tecnologia da
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informação da universidade (Datapuc) conseguiu imprimir mais
velocidade à tomada de decisão e reduziu os custos pertinentes à
obtenção de informações.
Humberto Torres Marques Neto, diretor do Datapuc, conta
que antes do BI todas as informações eram solicitadas pelos
usuários à área de informática, que passava por um processo no
mínimo complexo para chegar até eles. Os dados eram gerados
em paralelo a outros processos, por meio de uma leitura das
bases de dados transacionais, transformados em arquivos e
manipulados em ferramentas gráficas (Excel) e pequenos bancos
de dados, como o Access.
As necessidades adicionais ou relatórios diferenciados
demandavam uma programação especial para extração, em novos
formatos ou níveis de sumarização diferentes dos existentes até
então, conforme detalha Marques Neto. Além da dependência
excessiva e demora na obtenção, a pulverização das informações
contribuía para a inconsistência e falta de padronização.
“O BI possibilitou uma análise mais elaborada e aumento da
credibilidade da informação, trazendo mais valor e qualidade
ao serviço prestado pelo departamento de TI às demais áreas.
Muitas vezes a extração manual dos dados causava estresse.
O cotidiano dos assessores da alta gestão e dos coordenadores
dos mais de 60 cursos da instituição mudou de forma brusca,
pois passaram a ter acesso a dados importantes, como perfil,
matrícula e evasão dos cerca de 45 mil alunos, de forma mais
rápida e independente. A área financeira consegue acessar suas
informações estratégicas com confiabilidade. Antes, o grau
de dificuldade era alto e o trabalho, dispendioso. As planilhas
davam resultados inconsistentes e as fórmulas comprometiam,
algumas vezes, a análise da competitividade por conta de
possíveis erros”, lembra Neto.
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Capítulo 4
Casos de sucesso
Implementação em etapas
O projeto foi implantado inicialmente nas áreas responsáveis
pela gestão acadêmica dos cursos de graduação da instituição
(pró-reitoria de graduação, centro de registro acadêmico,
coordenações dos cursos) e nas áreas responsáveis pela
compilação de dados anuais sobre a instituição (Pró-reitoria
de planejamento e desenvolvimento institucional e secretaria
geral), que por manipular grande volume de dados demandavam
uma quantidade excessiva de relatórios.
De acordo com Neto, o projeto também está em
desenvolvimento na clínica de apoio às atividades práticas
dos cursos da área de saúde. Neste data warehouse serão
gerados indicadores clínicos que farão a ponte do atendimento
à comunidade. Atualmente, mais ou menos 400 usuários,
de coordenadores de curso até pró-reitores, utilizam o BI
da MicroStrategy. Nem todos acessam ao mesmo tempo o
banco de dados, que possui aproximadamente 120 GB. Foram
definidas, por questões de segurança, algumas políticas para
garantir que cada usuário acesse apenas as informações
compatíveis com o seu perfil.
“O projeto inicial foi desenvolvido em parceria com empresa
de consultoria, podendo ser considerado de média complexidade
por não envolver a instituição como um todo. O processo, desde
a avaliação até o início da implementação, também foi bastante
simplificado – não houve tempo hábil para realização de piloto ou
provas de conceito – e durou cerca de dois meses. Levamos em
consideração a experiência da empresa parceira e a tecnologia da
plataforma em relação às outras empresas que visitamos”, explica.
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