Manual do FORNECEDOR Índice Manual do fornecedor............................................................. 04 Objetivos e atividades da área de Logística................ 05 Logística...................................................................................... 06 Horários de atendimento.................................................. 06 Dados cadastrais das estruturas.................................. 06 Código de Conduta para Fornecedores......................... 10 Identidade Corporativa........................................................... 11 Sustentabilidade.......................................................................... 12 Canais de Relacionamento.................................................... 13 Seleção de Fornecedores........................................................ 17 Normas para recebimento de materiais........................ 19 Normas para execução de serviços nas instalações da Unimed VTRP.............................................. 20 Avaliação de Fornecedores................................................... 21 Suspensão das Atividades..................................................... 21 MANUAL DO FORNECEDOR Este guia é dirigido a você, fornecedor da Unimed Vales do Taquari e Rio Pardo. A partir dele, você poderá se informar sobre as diretrizes da Cooperativa para o fornecimento de materiais, conhecer os canais para o seu relacionamento com a empresa e tudo o que for importante para o bom andamento do trabalho. A área responsável pela sua contratação é a Logística da Unimed, que também gerencia o processo e faz o recebimento de todos os trabalhos. Sempre que necessitar, entre em contato. Teremos satisfação em atendê-lo e esclarecer suas dúvidas. 04 OBJETIVOS E ATIVIDADES DA ÁREA DE LOGÍSTICA A Logística tem como objetivo otimizar e disponibilizar recursos para a execução dos processos da Cooperativa, contribuindo para a sustentabilidade do negócio e dando suporte para a excelência no atendimento aos clientes. Para atingir esse objetivo é fundamental o papel desempenhado pelos fornecedores. É o desenvolvimento de parcerias e ações conjuntas entre a área de Logística e os fornecedores que vai levar mais eficiência para os processos da empresa. As atividades específicas da área de Logística estão ilustradas na imagem a seguir: Aquisições Gestão dos Estoques GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos Gestão dos Fornecedores Contratação Serviços Terceirizados Construções e Reformas Gestão Serviços Terceirizados COMPRAS Manutenções Preventivas e Corretivas Gestão Terceirizada Digitalização ÁREA LOGÍSTICA ARQUIVO Coordenador de Logística MANUTENÇÃO Arquivamento e Localização Controles de Temporalidade Serviços Limpeza e Conservação EXPEDIÇÃO Gestão de Frotas Motorista Gestão dos serviços de transporte (pessoas e materiais) Seviços Bancários /Cartório Gestão do envio de correspondências 05 Logística Av. Benjamin Constant, 1058, 2º subsolo, Bairro Centro, Lajeado/RS Telefone: (51) 3714-7110 Fax: (51) 3714-7103 e-mail: [email protected] Horários de atendimento Atendimento a fornecedores com pré agendamento Terça a quinta-feira: das 9h às 11h e das 14h às 16h Entregas de materiais Segunda a quinta-feira: das 8h às 11h30 e das 13h30 às 17h Sexta-feira: das 8h às 11h30 e das 13h30 às 16h Dados cadastrais das estruturas Razão social: Unimed Cooperativa de Serviços de Saúde dos Vales do Taquari e Rio Pardo Ltda LAJEADO Sede Lajeado CNPJ: 87.300.448/0001-09 Inscrição Estadual: 072/0135443 Av. Benjamin Constant, 1058, Bairro Centro, Lajeado/RS, Cep 95900-000. Telefone: (51) 3714-7110 | Fax: (51) 3714-7103 Espaço Vida Lajeado CNPJ: 87.300.448/0002-90 Av. Benjamin Constant, 952, Bairro Centro, Lajeado/RS, Cep 95900-000 Telefone: (51) 3714-7130 | Fax: (51) 3714-7130 06 SOS Lajeado CNPJ: 87.300.448/0003-70 Rua 15 de Novembro, 594, Bairro Florestal, Lajeado/RS, Cep 95900-000 Telefone: (51) 3714-7150 (central) | Telefone urgência: (51) 3709-3000 Núcleo de Atendimento Unimed Lajeado CNPJ: 87.300.448/0022-33 Rua Alberto Torres, 452 3ºan., Bairro Centro, Lajeado/RS, Cep 95900-000 Telefone: (51) 3714-7112 e (51) 3714-7119 SANTA CRUZ DO SUL Escritório Santa Cruz do Sul CNPJ: 87.300.448/0006-13 Rua Marechal Deodoro, 166, Bairro Centro, Santa Cruz do Sul/RS, Cep 96810-110 Telefone: (51) 3713-8300 | Fax: (51) 3714-8301 Núcleo de Atendimento/Rol de Procedimentos Santa Cruz do Sul CNPJ: 87.300.448/0004-51 Rua Marechal Deodoro, 855, Bairro Centro, Santa Cruz do Sul/RS, Cep 96810-110 Telefone: (51) 3711-8180 | Fax: (51) 3711-7655 Espaço Vida Santa Cruz do Sul CNPJ: 87.300.448/0014-23 Rua Borges de Medeiros, 269, Bairro Centro, Santa Cruz do Sul/RS, Cep 96810-034 Telefone: (51) 3713-8345 07 BUTIÁ Escritório Butiá CNPJ: 87.300.448/0019-38 Av. Leandro de Almeida, 809, Bairro Centro, Butiá/RS, Cep 96750-000 Telefone: (51) 3652-1426 CHARQUEADAS Centro Clínico Charqueadas CNPJ: 87.300.448/0018-57 Rod. RS 401, Km 19, 605, Bairro Centro, Charqueadas/RS, Cep 96745-000 Telefone: (51) 3658-6364 e (51) 3658-1700 | Fax: (51) 3658-3158 ENCANTADO Escritório Encantado CNPJ: 87.300.448/0008-85 Rua Duque de Caxias, 503, sala 108, Bairro Centro, Encantado/RS, Cep 95960-000 Telefone: (51) 3751-2363 | Fax: (51) 3751-1560 Espaço Vida Encantado CNPJ: 87.300.448/0024-03 Rua Duque de Caxias, 919, Bairro Centro, Encantado/RS, Cep 95960-000 Telefone: (51) 3751-1972 ESTRELA Escritório Estrela CNPJ: 87.300.448/0009-66 Rua Geraldo Pereira, 315, sala 105, Bairro Centro, Estrela/RS, Cep 95880-000 Telefone: (51) 3720-1055 | Fax: (51) 3720-1310 08 SÃO JERÔNIMO Escritório São Jerônimo CNPJ: 87.300.448/0017-76 Rua Rio Branco, 1122, Bairro Bela Vista, São Jerônimo/RS, Cep 96700-000 Telefone: (51) 3651-1202 | Fax: (51) 3651-1753 TAQUARI Escritório Taquari CNPJ: 87.300.448/0010-08 Rua Sete de Setembro, 2437, sala 1, Bairro Centro, Taquari/RS, Cep 95860-000 Telefone: (51) 3653-1811 | Fax: (51) 3653-1446 TEUTÔNIA Escritório Teutônia CNPJ: 87.300.448/0013-42 Rua Santos Dumont, 957, Bairro Languiru, Teutônia/RS, Cep 95890-000 Telefone: (51) 3762-2014 | Fax: (51) 3762-3173 VENÂNCIO AIRES Escritório e Espaço Vida Venâncio Aires CNPJ: 87.300.448/0016-95 Rua Reinaldo Schmaedecke, 1175, Bairro Centro, Venâncio Aires/RS, Cep 95800-000 Telefone: (51) 3741-3195 | Fax: (51) 3741-2633 Auditório e Sala de Recreação Venâncio Aires CNPJ: 87.300.448/0007-02 Rua Tiradentes, 890, Bairro Centro, Venâncio Aires/RS, Cep 95800-000 09 CÓDIGO DE CONDUTA PARA FORNECEDORES A Unimed VTRP não é condescendente com a exploração do trabalho escravo ou infantil, nem com qualquer outra forma de degradação das condições humanas de trabalho. A Cooperativa mantém vínculos comerciais com empresas que possuem as mesmas preocupações em relação à responsabilidade social e ambiental. A cooperativa exige de seus parceiros comerciais um posicionamento contrário a condutas que causem desrespeito e constrangimento às pessoas, como emprego de palavras ofensivas, intimidação, assédio moral, sexual e agressão psicológica ou física. Para estabelecer, com transparência e imparcialidade, parcerias com fornecedores e prestadores de serviços, a Unimed VTRP adota as seguintes práticas de gestão: - Contrata somente empresas idôneas, que atendam às obrigações legais e aos pré-requisitos definidos em procedimentos específicos; - Exige o cumprimento de procedimentos de saúde e segurança necessários às suas atividades; - Contratos firmados pela Cooperativa com fornecedores e prestadores de serviços não devem conter cláusulas sobre exclusividade, fixação de preços, delimitadoras de território ou que possam boicotar ou promover a preferência; - É responsabilidade do colaborador informar a seu gestor quando um fornecedor ou prestador de serviços prejudicar os interesses da Cooperativa ou desconsiderar as questões legais, tributárias, de trabalho ou meio ambiente. 10 IDENTIDADE CORPORATIVA “Assegura a melhoria contínua dos serviços prestados, promovendo o desenvolvimento e a satisfação de seus médicos cooperados, colaboradores e clientes.” É um conjunto de normas e valores assumidos pela Unimed Vales do Taquari e Rio Pardo, chamado de Identidade Corporativa, que assegura a melhoria contínua dos serviços prestados, promovendo o desenvolvimento e a satisfação de seus médicos cooperados, colaboradores e clientes. Acima de tudo, é nossa forma de consolidar o posicionamento da Cooperativa em cuidar da saúde e promover a qualidade de vida das pessoas. VISÃO Ser reconhecida como uma das melhores Cooperativas Médicas em Gestão da Saúde. MISSÃO Promover a saúde e a qualidade de vida dos clientes, gerando trabalho e reconhecimento aos cooperados, colaboradores e prestadores de serviços. NEGÓCIO Saúde e qualidade de vida VALORES ÉTICA, princípio de conduta; COOPERATIVISMO, filosofia do negócio; RELACIONAMENTO, valorização das pessoas; COMPROMETIMENTO SOCIETÁRIO, participação efetiva na cooperativa e respeito aos princípios do código de ética médica; EXCELÊNCIA, melhoria contínua dos serviços; 11 PARCERIA, integração com as partes interessadas; SUSTENTABILIDADE, econômica, social e ambiental. POLÍTICA DA QUALIDADE Promover o desenvolvimento e a satisfação dos clientes, cooperados e colaboradores, comprometida com a melhoria contínua dos serviços de saúde. POLÍTICA DE RESPONSABILIDADE SOCIOAMBIENTAL Desenvolver o negócio de forma ética, com sustentabilidade econômica, respeitando os públicos de relacionamento, contribuindo para o fortalecimento da sociedade e a preservação do meio ambiente. SUSTENTABILIDADE Para a Unimed VTRP, a sustentabilidade é um tema que faz parte de todas as suas ações. Como Cooperativa, o engajamento social e o envolvimento com a comunidades em que atua já fazem parte da sua cultura. A Unimed VTRP procura nortear suas ações pela aplicação da sustentabilidade em suas práticas atitudes socialmente justas, economicamente viáveis e que respeitem o meio ambiente. Para isso, procura envolver todos os seus públicos de relacionamento na busca de formas de promover homogeneamente a igualdade social, o bem estar das pessoas e a preservação de um mundo mais sustentável. O Blog Unimed contém nas categorias "Cuidar" e "Região/Mundo" o desdobramento de ações e dicas relacionadas ao tema. Acesse e confira: www.blogunimed.com.br 12 CANAIS DE RELACIONAMENTO Por saber que o diálogo é muito importante para o alinhamento de todo e qualquer trabalho, a Unimed VTRP se relaciona de diversas formas com seus fornecedores: Reuniões presenciais Conforme necessidade da Unimed VTRP ou dos seus fornecedores, são realizadas reuniões presenciais a fim de acordar condições de fornecimento. E-mails informativos A Unimed VTRP divulga suas ações de Responsabilidade Socioambiental e informações diversas para os seus fornecedores com o envio de e-mails informativos. Esse canal também é utilizado para o envio de pedidos de compra, solicitações de orçamentos, negociações de descontos ou condições de compras, e para o acompanhamento de entrega dos pedidos. Contatos telefônicos Por esse canal são realizadas negociações, acompanhamento de entrega dos pedidos, questionamentos referentes divergências e informações diversas. Visitas a fornecedores A fim de conhecer a gestão dos seus fornecedores, frequentemente colaboradores da Logística realizam visitas àqueles que representam maior volume de compras constatadas na Curva ABC¹. ¹A Curva ABC indica a representatividade das compras com cada fornecedor comparadas ao total de compras efetuadas pela Unimed em um determinado período, listando os fornecedores em ranking, do mais representativo para o menos representativo. O relatório gera informações de valores e percentuais. 13 A Logística também disponibiliza aos fornecedores espaço para o recebimento de visita às instalações da Cooperativa. Pesquisa de satisfação A cada dois anos, a Unimed envia uma pesquisa de satisfação para os fornecedores que representam maior volume de compras constadas na Curva ABC e cujos produtos impactam diretamente nos clientes externos. Ouvidoria de fornecedores Disponível através do endereço unimed.me/1jqcNZ2 para contato dos fornecedores diretamente com o Coordenador da Logística. Através desse canal, podem enviar sugestões, opiniões, reclamações, elogios e informações. Após o recebimento dos contatos. O Coordenador da Logística analisa e encaminha para os Compradores ou Analistas planejarem ações baseadas nas necessidades dos fornecedores, que recebem retorno posteriormente. 14 Cadastro de fornecedores É um canal que também esta disponível no site www.unimedvtrp.com.br para que as empresas enviem seus contatos comerciais, os quais servirão para prospecção de novos fornecedores. 15 Encontro com fornecedores Periodicamente a Unimed VTRP realiza encontros com fornecedores, nos quais são abordados assuntos relacionados às atividades, ações e objetivos da Cooperativa, com foco em melhoria contínua, desenvolvimento e parceria com fornecedores. 16 SELEÇÃO DE FORNECEDORES A Unimed VTRP adotou critérios para a seleção dos seus fornecedores. Produtos: A seleção abrange requisitos mínimos e requisitos desejáveis para a seleção de fornecedores de produtos que impactam diretamente nos clientes externos, internos e nos processos da Unimed Vales do Taquari e Rio Pardo. • Demonstração do produto, atendendo especificações do produto (incluindo qualidade) ou, se necessário, lote piloto (primeira compra); • Capacidade de produção / atendimento avaliada por visita aos fornecedores, se for o caso, após lote piloto (primeira compra); • Preço compatível ao mercado; • Documentação: certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais; certidão negativa de previdência social; FGTS; cartão CNPJ; contrato social; • Possuir nota fiscal; • Condição de pagamento adequada; • Prazo de entrega adequado. OBS.: Se necessário, é realizada visita às instalações dos fornecedores. O requisito desejável é possuir sistemas de gestão pela qualidade. 17 Serviços: Com o objetivo de contemplar as normas de segurança do trabalho impostas pelo MTE (Ministério do Trabalho e Emprego) e fiscalizadas por intermédio de suas DRT's (Delegacia Regional do Trabalho), os fornecedores de prestação de serviços devem apresentar os requisitos mínimos descritos abaixo: • Preço compatível ao mercado; • Documentação: certidões negativas de tributos federais, estaduais e municipais; certidão negativa de previdência social; FGTS; cartão CNPJ; contrato social; • Possuir nota fiscal; • Relação de funcionários cadastrados na empresa; • Condição de pagamento adequada; • Prazo de entrega adequado; • PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais); • PCMSO (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional); • ASO (Atestado de Saúde Ocupacional); • Apresentar fichas de entrega e comprovação de treinamento para o uso de EPI's (Equipamentos de Proteção Individual); • Responsabilidade Socioambiental. OBS.: Se necessário, é realizada visita às instalações dos fornecedores. São desejáveis os seguintes requisitos: • Programas de saúde ocupacional; • Responsabilidade Socioambiental; • Sistemas de gestão pela qualidade. 18 NORMAS PARA RECEBIMENTO DE MATERIAIS Para o ideal funcionamento do recebimento de materiais é fundamental que o produto e a descrição da nota fiscal estejam de acordo com as especificações do pedido de compra. Para avaliar a conformidade dos materiais gráficos com as especificações, o recebedor inspeciona com uma amostragem de 5% da quantidade total recebida, sendo inspecionado mais de um volume. Para os demais materiais, o lote é inspecionado por completo. Se necessário, a análise é feita junto com o comprador. Se houver alguma não conformidade no material recebido, o Comprador avalia o impacto dessa e contata com o fornecedor para solucionar o problema. Caso seja definida a devolução do material, a mesma é feita com a própria nota fiscal do fornecedor no ato da entrega. Se a não conformidade for identificada após o recebimento, é emitida nota fiscal de devolução. É importante que as empresas de transporte contratadas aguardem o período da inspeção, respeitem os horários de recebimento e tenham conhecimento das condutas descritas neste manual. 19 NORMAS PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS NAS INSTALAÇÕES DA UNIMED VTRP Para as empresas que executam serviços nas instalações da Unimed VTRP é importante atenção às questões descritas abaixo: • Apresentação na área de Logística, com exceção de serviços contínuos; • Utilização de crachá de identificação fornecido pela Logística, com exceção de serviços contínuos; • Utilização de EPI´s; • Preferência pela utilização de uniforme que identifique a empresa que está prestando o serviço; • Caso o fornecedor venha a subcontratar outra empresa para prestar serviços dentro da Cooperativa, deve comunicar à Logística; • Consultar a Logística sobre horários para a execução dos serviços; • Manter limpos os ambientes da Unimed VTRP; • Não fumar nos ambientes da Unimed VTRP; • Não utilizar o telefone Unimed VTRP, exceto quando autorizado; • É importante ter discrição no ambiente em que está realizando os serviços; • Evitar manter conversas paralelas em ambientes onde as pessoas estão trabalhando ou realizando atendimento; • Caso necessitar atender o celular, fazê-lo com discrição e o mais breve possível, com o intuito de não atrapalhar as atividades; • Não permanecer no ambiente de trabalho durante o seu intervalo; • Toda e qualquer refeição como jantar, almoço e lanche, deve ser realizada no horário de intervalo; • Caso tenham reclamações quanto ao tratamento de um colaborador da Unimed VTRP, informar a Supervisão da Logística. 20 AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES Para avaliação dos produtos e serviços adquiridos pela logística é realizada a cada contratação, focada sempre na melhoria da qualidade e no aprimoramento constante da relação de parceria. SUSPENSÃO DAS ATIVIDADES Os fornecedores com condutas, práticas consideradas irregulares ou em desacordo com os princípios e valores da Unimed VTRP poderão ser advertidos verbalmente e, após, suspensos do quadro de fornecedores da Cooperativa. Também poderão ser executadas ações conjuntas visando desenvolvimento para dar seguimento aos trabalhos ou o retorno às atividades. 21 DC 836 | Rev 01 | 08/2014