MANUALIZAÇÃO
Elaboração e Uso de Manuais
Prof. Daciane de O. Silva
OSM- Luiz Carlos D Ascenção
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Conceito
Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas,
diretrizes, politicas, objetivos, instruções e orientações que
indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando,
quem deve fazer e por que é feito.
Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática
dos procedimentos, instruções e orientações que indicam,
para os funcionários que direta ou indiretamente se
relacionam com o processo, o que deve ser feito, como,
onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.
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Vantagens e desvantagens
VANTAGENS
Auxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões
necessários para o bom desempenho do processo;
Inibição da improvisação inadequada
aparece das mais variadas formas;
que
sempre
Evitação, ou minimização dos conflitos entre os
funcionários envolvidos com o processo, por meio de
clara exposição do que deve ser feito, como, onde,
quando, quem e por que deve ser feito
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Vantagens e desvantagens
DESVANTAGENS
São pouco flexíveis;
Não representam a solução de todos os problemas do
processo;
Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento
podem ser elevados;
Incluem somente as relações formais, não apresentando
as relações informais.
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Objetivos
• Permitir
que
a
reunião
de
informações dispostas de forma
sistematizada,
criteriosa
e
segmentada atue como instrumento
facilitador do funcionamento da
organização.
• O manual vale como instrumento de
permanente consulta, sem ser o
único no qual executivos e
executantes devem pautar seu
trabalho.
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Estratégia para a Manualização
• Otimizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é
necessário que sejam identificados os
vários tipos de manual que a
organização demanda.
• Qualificar
a
Manualização:
detalhamento do que será manualizado,
ou seja, serão selecionados os modelos.
• Elaborar o manual: é a colocação em
prática
dos
estudos
realizados
anteriormente;
• Distribuir o manual.
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Tipos de manuais
MANUAIS TÉCNICOS:
Manual de manutenção de máquinas e equipamentos;
Manual de operacionalização de máquinas e equip;
Manual de terminologia técnica;
Manual de processo de produção.
MANUAIS ADMINISTRATIVOS:
Manual de política e diretrizes;
Manual da organização (ou da estrutura organizacional);
Manual de normas e procedimentos;
Manual do funcionário.
Manual de política e diretrizes: objetiva divulgar aos
funcionários ligados a liderança a filosofia, os objetivos e os
valores a empresa;
Manual da organização (ou da estrutura organizacional):
abrange os direitos e deveres de cada departamento, bem
como o nível hierárquico entre os cargos;
Manual de instruções especializadas: uma espécie de guia de
trabalho para um grupo profissional específico;
Manual de normas e procedimentos: papeis desempenhados
pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos
envolvidos na execução das tarefas;
Manual do funcionário: abrange o histórico da empresa,
direitos, deveres, regime de incentivos, normas de
comportamento, regime de sanções.
Manual
de processos administrativos
Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito,
quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é
executada, por que e para que é feito, bem como a
relação e interdependência dessas atividades.
FINALIDADE
Divulgar as atividades(o que é feito) ao pessoal
envolvido com o processo;
Permitir padronização de procedimentos (como, quando,
quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia
do processo;
Delimitar as áreas de competência dos órgãos
envolvidos com o processo;
Permitir coordenação efetiva das atividades.
Manual
de processos administrativos
CONTEÚDO:
NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem
executa, de como, onde e quando são executadas as
atividades.
DOCUMENTAÇÃOé
a especificação
de
documentação(formulários,
relatórios,
etc.)
pertencem ao processo administrativo.
toda
que
FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa
graficamente por meio das áreas envolvidas
ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.
Requisitos dos manuais de processos
REDAÇÃO OBJETIVA;
DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;
UTILIZAÇÃO RACIONAL;
REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE.
ESTRUTURA
Introdução/apresentação
Sumário
Instruções de uso e atualização
Conteúdo
Anexos
Bibliografia
Requisitos dos manuais de processos
REDAÇÃO OBJETIVA;
DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;
UTILIZAÇÃO RACIONAL;
REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE;
ESTRUTURA
Introdução/apresentação
Sumário
Instruções de uso e atualização
Conteúdo
Anexos
Bibliografia
Estrutura
ESTRUTURA
• Introdução/apresentação: objetivos do manual e uma
comunicação da alta administração sobre sua
importância.
• Sumário: indicação dos itens que formam o conteúdo
do manual
• Instruções de uso e atualização: sistema de
codificação, utilização do conteúdo.
• Conteúdo: procura responder as questões levantadas:
o que é feito? Quem faz? Como é feito? Onde é feito?
Por que e para que é feito?
Roteiro de elaboração
DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS
CONHECIMENTO DA EMPRESA
PLANEJAMENTO DO MANUAL
LEVANTAMENTO
ELABORAÇÃO DO MANUAL
Manuais: Roteiro de elaboração
DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS: avaliar
quais processo serão desenhados ou redesenhados.
Depende do custo benefício.
CONHECIMENTO DA EMPRESA: entrevistar com o
pessoal da alta administração; conhecer a infraestrutura
da empresa; analisar documentos do tipo Contrato
Social, manuais e relatórios.
PLANEJAMENTO MANUAL: cronograma de trabalho(
início e término)
LEVANTAMENTO: entrevista, questionário e observação
direta
Manuais: Roteiro de elaboração
ELABORAÇÃO:
Redação: redigir pensando na facilidade da leitura, pois
será um tira dúvida do usuário
DIAGRAMAÇÃO/FORMATAÇÃO:
São diferentes entre os manuais de papel e os
eletrônicos.
Manual de papel- é o único que se preocupa com
formatação, usando as normas da ABNT
Logotipo da empresa
Nome do manual
Nome do processo
Norma:
N Folha
Cod.
Manual/norma
Logotipo
MANUAL DE
PR.ADMINISTRATIVO
PROCESSO DE COMPRAS
Norma: Aquisição de bens patrimoniais
1. –Diretrizes gerais
1.1- Conceituação
1.2-Tipos de bens patrimoniais
2. Procedimentos das áreas envolvidas
2.1 Do usuário
2.2 Da divisão do almoxarifado
2.3 Da divisão de compras, etc.
N Folha
Cod.
Manual/norma
Manuais eletrônicos
São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários
por meio de redes de computadores da empresa.
Os M.E são vantajosos por vários motivos:
Não se imprime e nem os encadernam;
De fácil consulta, basta acessar as páginas da web
A atualização é feita de imediato, basta os responsáveis
acessarem e em seguida avisar aos interessados.
As desvantagens são as mesmas verificadas nos
manuais impressos.
Recomendações Finais
• O manual é elaborado para quem não
sabe. Quem sabe não o consulta.
• Elabore o manual em folhas soltas,
para melhor atualização.
• É fundamental a existência de um
padrão
estético
que
inclua
obrigatoriamente a redação e a
apresentação de cada manual
• É interessante a adoção de um
sistema de modificação que permita
uma fácil referência e/ou busca.
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Recomendações Finais (1)
• A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto;
sumário de assuntos; gráficos
explicativos.
• Forma de impressão do texto.
• Desenho do gabarito da folha.
• Qualidade do papel.
• Cor do papel
• Perfuração da folha (quando for o
caso)
• Formato da folha padrão
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Recomendações Finais (2)
• Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso):
– tamanho
– gravação
– ferragens
• O uso de divisórias para separar os vários
segmentos é interessante.
• O manual deve ser visto como um
documento que subsidia os trabalhos de
cada pessoa na empresa.
• A linguagem escrita tem de estar ao
alcance de quem lê e usa o manual.
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