Nestlé Continuous Excellence Grupo de Trabalho RH Lean Office Passo 0 Quais são os objetivos do GT RH? Desenvolver e melhorar a capacidade dos GTs para: • Entender as diferenças entre o Normal e Anormal; • Desenvolver capacidade organizacional e individual, necessárias para padronizar; TPM - OF Pillar 5 November 2015 5 Os 5 Sensos Criado nos anos 50 pelo Dr. Kaoru Ishikawa, Engenheiro Químico japonês e principal pregador dos conceitos de qualidade total naquele país A denominação 5S é devida às cinco atividades iniciadas pela letra “S”, quando nomeadas em japonês. São elas: SEIRI, SEITON, SEISO, SEIKETSU e SHITSUKE. No Brasil, a ferramenta foi traduzida em 5 Sensos Organizacionais que são: Senso de Utilização Senso de Ordenação Senso de Limpeza Senso de Padronização Senso de Autodisciplina TPM - OF Pillar 5 November 2015 6 SEIRI 1º - Senso de Utilização É manter no local de trabalho apenas o que você realmente precisa e usa, e na quantidade certa. Esta etapa serve para eliminar materiais desnecessários, reduzir acidentes, Reaproveitar recursos, Elevar a produtividade, diminuir custos, limpar espaços, etc.. LOGO AGORA QUE EU MAIS PRECISO DA RESVISTA, ELA SOME! Princípio: Separar os materiais necessários ao seu trabalho dos desnecessários. TPM - OF Pillar 5 November 2015 22 SEITON 2º - Senso de Ordenação É determinar um local único e exclusivo para cada coisa, para você achar facilmente quando precisar. Esta etapa serve para economizar tempo, Facilitar a comunicação, trabalhar melhor com mais conforto, Reduzir acidentes, Poupar energia das pessoas e Elevar a produtividade. ACABEI O TRABALHO, MAS SÓ DEPOIS DE UMA SONEQUINHA, ARRUMO AS FERRAMENTAS! BOM, JÁ QUE ACABEI O TRABALHO, É MELHOR GUARDAR AS FERRAMENTAS, POIS ALGUÉM PODE PRECISAR! Princípio: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. TPM - OF Pillar 5 November 2015 23 SEISO 3º - Senso de Limpeza É eliminar a sujeira, inspecionando para descobrire atacar as fontes de problemas. A limpeza deve ser encarada como uma oportunidade de inspeção e de reconhecimento do ambiente. Esta etapa serve para eliminar todo e qualquer tipo de sujeira e maior controle sobre o estado de conservaçãodas ferramentas, computadores e instrumentos. Será que posso trabalhar assim? TPM - OF Pillar Princípio: você é responsável pela sua área; mais importante do que limpar é não sujar. 5 November 2015 24 SEIKETSU 4º - Senso de Padronização É padronizar os estágios de organização, ordem e limpeza alcançados, através da padronização de hábitos, normas e procedimentos. Esta etapa serve para manter os ganhos obtidos nos 3 primeiros “S”. Princípio: Assegurar que todos saibam o que fazer e quando fazer, tornando evidente quando há um desvio da normalidade. TPM - OF Pillar 5 November 2015 25 SHITSUKE 5º - Senso de Autodisciplina É o cumprimento rigoroso das normas e procedimentos estabelecidos entre as pessoas. Esta etapa serve para estimular o auto desenvolvimento e aumentar a confiança entre as pessoas. POR CAUSA DO SEU ATRASO, NÃO FECHEI O CONTRATO! TEMOS QUE ENCONTRAR UMA FORMA DE EVITAR O ATRASO! Princípio: Estar comprometido c/ o cumprimento dos e c/ a melhoria contínua 26 do sistema. TPM padrões - OF Pillar 5 November 2015 É... ELE TEM RAZÃO! Ferramentas Lean Office Ferramentas de Ouro! 1° Reuniões 2° Etiquetas 3°Quarentena e Área de Descarte 4° Inventário de Gaveta e Armário TPM - OF Pillar 5 November 2015 32 Ferramentas Lean Office - Etiquetas Utilizar as etiquetas do Office para identificar as anomalias TPM - OF Pillar 5 November 2015 33 Ferramentas Lean Office - Etiquetas A etiquetagem é a alma do negócio!!! Veja quais categorias de etiquetas iremos utilizar: Esta etiqueta Organizacional deve ser utilizada sempre que a área inspecionada estiver desorganizada, suja ou com excesso de material Esta etiqueta Infraestrutura deve ser utilizada para problemas ligados às condições físicas do ambiente (móveis, pisos, paredes e equipamentos de escritório) ou condições ergonômicas dos mesmos. Esta etiqueta Informática deve ser utilizada quando o problema involver algum equipamento de TI (computador, impressora, etc…) ou software TPM - OF Pillar 5 November 2015 34 Ferramentas Lean Office - Etiquetas A etiquetagem é a alma do negócio!!! Veja quais classificações de etiquetas iremos utilizar: Classificação A → Classificação B → Classificação C → TPM - OF Pillar Anomalias que impactam em Segurança e Meio Ambiente. Anomalias que impactam nos Processos ou Resultados da área. Anomalias que não se enquadram nas classificações anteriores. 5 November 2015 35 Ferramentas Lean Office - Etiquetas Categoria Etiqueta Local Descrição da Anomalia Data de deecção Quem detecou TPM - OF Pillar 5 November 2015 36 3 . Retirar as etiquetas e restabelecer condições básicas das áreas de trabalho Retirar as etiquetas Após a etiquetagem e utilizando o fluxo, o GT Office deve programar a retirada das etiquetas,definir as ações e registrar na planilha de Controle de Etiquetas Apesar da atuação poder não estar 100% sob controle do GT Office, a responsabilidade por eliminar as não conformidades e solucionar as etiquetas é do GT OFFICE e do Gestor da Área com suporte do Pilar quando necessário Vencimento da Etiqueta Ação provisória tomada de contenção Ação definitiva para solução da etiqueta (qd necessário) TPM - OF Pillar 5 November 2015 37 Responsável pela Ação 3 . Retirar as etiquetas e restabelecer condições básicas das áreas de trabalho Retirar as etiquetas A retirada das etiquetas,é feita quando as ações para solucionar as não conformidades foram concluídas. Uma vez que a etiqueta for retirada, devemos lembrar de fazer o lançamento na Planilha de de Controle de Etiquetas!!! Status da Etiqueta Quando foi retirada Data prevista Quem concluiu TPM - OF Pillar 5 November 2015 38 Ferramentas Lean Office - Etiquetas Retirar as etiquetas Cada tipo de etiqueta tem seus responsáveis definidos dentro da unidade As ações para retirada destas etiquetas estão no escopo de atuação e são de responsabilidade do GT Office - o membro do Office responsável pela area deve se reponsabilizar para fechar a etiqueta As ações para retirada destas etiquetas geralmente dependem de suporte das áreas de Engenharia e Manutenção na fábrica – as etiquetas amarelas geralmente geram uma notificação no SAP (em AMM) - o membro do Office responsável pela area deve fazer esse link com a área através de ticket As ações para retirada destas etiquetas geralmente dependem dos setores de service-desk ou TI na unidade - o membro do Office responsável pela area deve fazer esse link com a área através de ticket TPM - OF Pillar 5 November 2015 39 Ferramentas Lean Office – Quarentena e Área de descarte Com base na retirada de etiquetas, ocorre: Quarentena -Esse material será reutilizado? Com que frequência o material será usado - Apenas 40 dias Área de descarte - Descarte; Destruição - Doação interna, uso de outros setores; - Doação externa, baixa de ativo fixo – de acordo com política da empresa; TPM - OF Pillar 5 November 2015 41 Ferramentas Lean Office – Inventário de Armário e Gaveta Documento Padrão (*) para Inventário (ex:Armários): Quantidade padrão Descrição do material Responsável pela manutenção do inventário (*) Por documento padrão, entende-se o mínimo que será cobrado na Auditoria TPM - OF Pillar 5 November 2015 42 Tempo para revisão do inventário Game - 5 S RH Dicas : Classificar os objetos em: objetos necessários para uso comum desnecessários Os objetos e materiais desnecessários deverão ser descartados ou doados Os objetos e materiasi de uso comum deverão ser agrupados de maneira a que todos os usuários dos mesmos possam ter acesso Os objetos que ainda não se tem segurança se são necessários ou não deverão ser separados em um local determinado por um período (quarentena) para uma posterior reavaliação – se após algum tempo ainda estiverem por lá, talvez relamente não sejam necessários TPM - OF Pillar 5 November 2015 43 Game - 5 S RH Pontos principais: Reduzir ao máximo o número de objetos, arquivos digitais e móveis no escritório ou área de trabalho; Não utilizar as gavetas como local de arquivo Sempre lembrar que o descarte dos materiais, objetos e arquivos desnecessários e compartilhamento dos de uso comum suportarão os esforços nos próximos passos para eficientização dos processos administrativos TPM - OF Pillar 5 November 2015 44 Game - 5 S RH Armários Check List 1 Os armários do setor são realmente necessários? 2 Os armários de uso comum estão sendo compartilhados? 3. Existe material de escritório em excesso no armário destinado para guarda do mesmo? 4. Existe uma rotina formal documentada de descarte do material mantido no armário? Inspeção inicial: Gavetas - Armários; 1 Apenas o que é realmente utilizado está na gaveta? - Gaveteiros; 2 Existe uma rotina formal documentada de descarte do material mantido nas gavetas? 3 Existe material de escritório em excesso no gaveteiro destinado para guarda do mesmo? 4 Os objetos de uso comum são compartilhados? 5 Há uma regra sobre o que colocar ou não no gaveteiro? Arquivos digitáis 1 As pastas e arquivos são realmente necessários? 2 As informações de uso comum estão sendo compartilhadas? 3 Existe duplicidade de informação? 4 Existe uma rotina de descarte de informação? TPM - OF Pillar 5 November 2015 45 - Arquivos digitáis; OBRIGADO