Manual de procedimentos da função património
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DA FUNÇÃO PATRIMÓNIO
0
Manual de procedimentos da função património
Histórico do documento
Versão
0.1
Data
21-08-2014
Descrição
Autor
Versão preliminar
do manual de
procedimentos do
processo de
aquisição de bens e
serviços
UCT e DAG
0.2
26-05-2015
Aprovação
Versão Final
1
Deliberação do
Conselho
Diretivo de --/--/-
Manual de procedimentos da função património
Relação de Siglas e Abreviaturas
ACSS, I.P. – Administração Central do Sistema de Saúde, I.P.
ALD – Aluguer Longa Duração
AV – Avaliação (Reavaliação Livre)
AVU – Acréscimo de vida útil, sem variação de valor
CIBE – Cadastro e Inventário dos Bens do Estado
CIIDE - Cadastro e Inventários dos Imóveis e Direitos do Estado
CIME – Cadastro e Inventários dos Bens Móveis do Estado
CIVE - Cadastro e Inventários dos Veículos do Estado
DAG – Departamento de Administração Geral
DE – Desvalorização Excecional
DFI – Departamento de Gestão Financeira
DRS – Departamento Gestão da Rede de Serviços e Recursos em Saúde
GAI – Gabinete de Auditoria Interna
GR – Grande Reparação ou beneficiação que originou acréscimo de valor
NAM – Núcleo de Aprovisionamento e Manutenção
POCP – Plano Oficial de Contabilidade Pública
RV – Reavaliação por Portaria
S/N – Serial Number
UCT – Unidade de Contabilidade e Tesouraria
VE – Valorização Excecional
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Manual de procedimentos da função património
1.
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................................. 6
2.
ENQUADRAMENTO LEGAL ......................................................................................................................... 6
3.
REGULAMENTOS DE APLICAÇÃO DO MANUAL ........................................................................................... 7
4.
A FUNÇÃO PATRIMÓNIO ............................................................................................................................ 7
5.
RESPONSABILIDADES SOBRE O PATRIMÓNIO ............................................................................................. 8
6.
ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA GESTÃO DO PATRIMONIO ................................................................... 9
6.1.
Natureza e Objetivos do Serviço ......................................................................................................... 9
6.2.
Plano anual de investimentos ........................................................................................................... 10
7.
REALIZAÇÃO DE ENCOMENDAS ................................................................................................................ 10
7.1.
8.
Gestão da Encomenda ...................................................................................................................... 10
RECEPÇÃO E VALIDAÇÃO DE FORNECIMENTOS ........................................................................................ 11
8.1.
Receção dos Bens Adquiridos ........................................................................................................... 11
8.2.
Validação do Fornecimento .............................................................................................................. 11
8.3.
Identificação Física dos Bens............................................................................................................. 12
8.3.1 Normas de Identificação Física dos Bens ...................................................................................... 13
8.3.2 Normas de Recolha e Registo de Informação ............................................................................... 13
8.4.
9.
Destino das Guias de Remessa.......................................................................................................... 15
REQUISIÇÃO DE REPARAÇÕES E MANUTENÇÕES ...................................................................................... 15
9.1.
Requisição de uma Reparação ou Manutenção Preventiva ............................................................... 15
9.2.
Encomenda de uma Intervenção Externa.......................................................................................... 15
10.
VALORIZAÇÃO CONTABILISTICA E AVALIAÇÃO DO IMOBILIZADO .......................................................... 16
10.1.
Critérios de Valorimetria............................................................................................................... 16
10.2.
Acréscimo de Vida Útil .................................................................................................................. 18
10.3.
Grande Reparação, ampliação ou Beneficiação ............................................................................. 18
10.4.
Valorização Excecional .................................................................................................................. 19
10.5.
Desvalorização Excecional ............................................................................................................ 19
10.6.
Avaliações .................................................................................................................................... 20
10.7.
Reavaliações ................................................................................................................................. 21
10.8.
Plano de Depreciação dos Ativos Fixos (Amortização) ................................................................... 22
10.9.
Manutenções Preventivas............................................................................................................. 22
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Manual de procedimentos da função património
10.10.
Reparações ................................................................................................................................... 22
10.11.
Seguros ........................................................................................................................................ 23
11.
ALTERAÇÕES PATRIMONIAIS ................................................................................................................ 23
12.
CONTROLO PERIÓDICO DE INVENTÂRIO ............................................................................................... 24
12.1.
Controlo Periódico de Inventário .................................................................................................. 24
12.2.
Realização de uma Auditoria de Inventário ................................................................................... 25
12.3.
Periodicidade das Auditorias Físicas de Inventário ........................................................................ 25
12.4.
Resultados da Auditoria de Inventário .......................................................................................... 25
13.
ETIQUETAGEM E INVENTARIAÇÃO DE EQUIPAMENTOS ........................................................................ 26
13.1.
Bens a Inventariar......................................................................................................................... 26
13.2.
Registo de Inventário .................................................................................................................... 26
13.2.1 Procedimento se impossível afixar etiqueta de inventário.......................................................... 27
13.2.2 Elementos de Informação a Recolher no Registo de Inventário .................................................. 27
13.2.3 Estado de Operacionalidade do Equipamento ............................................................................ 31
13.2.4 Normas de Etiquetagem ............................................................................................................ 31
13.2.5 Normas Genéricas de Afixação de Etiquetas de Inventário ......................................................... 32
14.
TRANSFERÊNCIAS ENTRE LOCAL FISICO E CENTRO DE CUSTO ............................................................... 34
14.1.
Nota Prévia................................................................................................................................... 34
14.2.
Comunicação da Necessidade de Transferência de Bens ............................................................... 34
14.3.
Autorização de uma Transferência ................................................................................................ 35
14.4.
Procedimento no Caso de Aprovação da Transferência ................................................................. 35
14.5.
Empréstimo Temporário de Equipamentos ................................................................................... 35
15.
ABATES ................................................................................................................................................ 36
15.1.
Abate............................................................................................................................................ 36
15.2.
Tipos de Abate.............................................................................................................................. 36
15.3.
O Processo de Abate..................................................................................................................... 37
15.4.
Competências para Aprovar um Abate.......................................................................................... 38
16.
Desrespeito do Manual ........................................................................................................................ 39
17.
Revisão do Manual ............................................................................................................................... 39
18.
Entrada em vigor do Manual ................................................................................................................ 39
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Manual de procedimentos da função património
19.
FLUXOGRAMAS .................................................................................................................................... 40
20.
Anexos (formulários) ............................................................................................................................ 46
5
Manual de procedimentos da função património
1. INTRODUÇÃO
O património de uma empresa, entidade ou instituição constitui um dos seus elementos mais
importantes, uma vez que dele depende o desenvolvimento da sua atividade. O património é formado
por um conjunto heterogéneo de bens (designados por ativos fixos), normalmente valorizados numa
unidade monetária.
Organizar, controlar e gerir o património apresenta-se assim como uma das principais tarefas no
âmbito do controlo interno de qualquer organismo, quer este seja privado ou público.
Numa instituição com a dimensão da Administração Central do Sistema de Saúde, IP, a organização do
património pressupõe a existência de regras e procedimentos sistematizados, para que os processos
de inventariação e aferição de variações patrimoniais se orientem por critérios uniformes e coerentes.
O manual de procedimentos da função património apresenta-se, deste modo, como um instrumento
de trabalho fundamental para a identificação, registo, controlo e gestão do imobilizado.
Pretende-se, com este manual, orientar os intervenientes nos processos de identificação dos bens
constitutivos do ativo fixo (imobilizado), fornecendo-lhes os instrumentos necessários para uma
correta aproximação à problemática que lhe é inerente, um assunto complexo, mas interessante, face
aos indiscutíveis benefícios que decorrem duma correta gestão financeira e operacional dos recursos
disponíveis, em cada momento, para o exercício da atividade.
2. ENQUADRAMENTO LEGAL
• Decreto-Lei n.º 477/80, de 15 de outubro - Cadastro e Inventário dos Bens do Estado (CIBE), define o
que se entende por inventário dos bens do Estado e lança as bases para a inventariação sistemática
dos bens que se encontram na sua posse e, sob a sua alçada, no que diz respeito à gestão de
exploração e manutenção;
• Decreto-Lei n.º 307/94, de 21 de dezembro – Estabelece o regime de aquisição, gestão e alienação
dos bens móveis do domínio privado do Estado;
• Decreto-Lei n.º 232/97, de 3 de setembro – Plano Oficial de Contabilidade Pública;
• Portaria n.º 671/2000, de 17 de abril –Integra as instruções que regulam o Cadastro e Inventário dos
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Manual de procedimentos da função património
Bens do Estado (CIBE) e respetivo classificador geral, bem como os anexos a esta portaria, da qual
fazem parte integrante;
• Portaria n.º 898/2000, de 28 de setembro – Plano Oficial de Contabilidade do Ministério da Saúde.
3. REGULAMENTOS DE APLICAÇÃO DO MANUAL
O presente manual é efetuado no imperativo respeito dos procedimentos, regras e princípios
contabilísticos e orçamentais.
O controlo físico do imobilizado faz-se através da sua inventariação, a qual deve merecer maior
atenção quando se abordam os problemas de controlo interno nesta área.
De facto, se bem que seja indispensável efetuar a inventariação física dos bens de imobilizado quando
não existe um sistema de atualização permanente e adequado, a mesma é altamente recomendável
mesmo quando tal sistema está implementado, sobretudo com o objetivo de se confirmar que a
realidade física está de acordo com a realidade contabilística.
Sabendo-se da relevância que o imobilizado tem, quer na determinação dos resultados do exercício
quer na análise da sua posição financeira, não é de mais salientar os cuidados a respeitar quando se
trata de proceder à sua inventariação física. A inventariação pode ser anual ou cíclica, ou seja, pode
ocorrer uma vez por ano ou pode ser realizada ao longo dos vários meses do ano.
A importância de se implementar um sistema de controlo permanente do imobilizado permitirá
dispor, em qualquer momento, da informação de apoio à tomada de decisão, à identificação e
caracterização física dos ativos bem como no que se refere à sua contabilização e gestão.
4. A FUNÇÃO PATRIMÓNIO
A função património é, numa organização, o garante do controlo interno dos ativos na ótica do seu
máximo e melhor aproveitamento, sua alocação físico-departamental e gestão de exploração
(histórico de eventos relacionados com o bem, nomeadamente, avarias, reparações, manutenções
preventivas, garantias e seguros).
Numa instituição com a dinâmica e dimensão da ACSS, IP, a organização, controlo e supervisão do
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Manual de procedimentos da função património
património, apresenta-se como imprescindível tanto para efeitos de relato financeiro como para
efeitos de gestão operacional.
5. RESPONSABILIDADES SOBRE O PATRIMÓNIO
Os Dirigentes Intermédios (Diretores dos Departamentos e coordenadores de Unidades) são
responsáveis pelos bens em exploração nas suas unidades orgânicas, pelo que, devem zelar pela sua
permanência, boa utilização e conservação.
Em caso de transferência não autorizada, furto, roubo ou outros incidentes dos quais resulte a
indisponibilidade dos bens, será sua a responsabilidade de informar o Departamento de Administração
Geral (DAG) dessa ocorrência e proceder ao apuramento dos factos.
Depois da comunicação do respetivo departamento do facto ocorrido ao DAG, deve ser comunicado
superiormente ao Conselho Diretivo o facto para apuramento de responsabilidades, à Unidade de
Contabilidade e Tesouraria (UCT), para reflexo nas demonstrações financeiras da ACSS, IP, bem como
ao Gabinete de Auditoria Interna (GAI) de forma a que este possa averiguar os procedimentos de
controlo interno instituídos que possam ter falhado.
Para tal, os Dirigentes intermédios poderão solicitar ao DAG o apoio necessário à justificação daquelas
ocorrências, nomeadamente o acesso aos comprovativos de receção de material.
Note-se que, determinados acontecimentos obrigam a procedimentos específicos, cuja condução
compete ao DAG, entre os quais se destacam:
Participação às autoridades para se lavrar auto de ocorrência;
Participação à companhia de seguros, para desafetação do bem da respetiva apólice, se for esse
o caso.
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Manual de procedimentos da função património
6. ATRIBUIÇÕES E COMPETÊNCIAS DA GESTÃO DO PATRIMONIO
6.1.
Natureza e Objetivos do Serviço
Nos termos da Portaria n.º 155/2012, de 22 de maio, compete ao Departamento de Administração Geral
(DAG) gerir o património imobiliário e mobiliário da ACSS, IP, e ao Departamento de Gestão Financeira (DFI)
assegurar a contabilidade da ACSS, I.P., nestes termos são os departamentos com as competências para
manter o inventário atualizado.
Para o cumprimento das suas atribuições na área de gestão do imobilizado, devem ser asseguradas as
tarefas a seguir descritas, sem prejuízo de outras afins que se mostrem necessárias pelos serviços de
suporte:
DAG/NAM
Estudar e propor a nomenclatura de materiais;
Efetuar o plano anual de investimento;
Organizar o arquivo dos procedimentos patrimoniais e instruções em vigor;
Efetuar a gestão de encomenda;
Definir a classificação dos bens de acordo com a finalidade/destino dos mesmos;
Acompanhar administrativamente a receção de bens de inventário;
Efetuar a etiquetagem dos bens;
Realizar controlos por amostragem para validação de inventário.
DFI/UCT
Propor a inutilização de bens com proposta própria do DAG/NAM quando aplicável;
Registar no software de gestão de imobilizado o movimento de bens de inventário;
Dar indicadores periódicos sobre a situação e evolução do inventário;
Supervisionar a utilização informática do software de gestão do imobilizado;
9
Manual de procedimentos da função património
Encerrar informaticamente cada mês;
Conferir os registos de imobilizado com valores contabilísticos;
Corrigir erros detetados e propor procedimentos retificativos para a não repetição da situação que
originou o erro;
Comunicar superiormente anomalias significativas detetadas.
6.2.
Plano anual de investimentos
Os Dirigentes Intermédios (Diretores dos Departamentos e coordenadores de Unidades) da ACSS, IP,
deverão
remeter
à
Direção
do
DAG,
a
expressão
de
necessidades
relativas
à
aquisição/manutenção/reparação de bens de investimento duradoiros necessários para o ano económico
subsequente, até ao termo do mês de junho do ano antecedente.
A Direção do DAG, até ao termo do mês de julho do ano antecedente, agrega as necessidades dos diversos
Departamentos da ACSS, I.P., e submete a aprovação do Conselho Diretivo da ACSS, I.P., o Plano anual de
investimento para o ano subsequente.
A Direção do DAG, remete ao DFI, até ao fim do mês de agosto, o Plano anual de investimento para o ano
subsequente, aprovado pelo Conselho Diretivo da ACSS, I.P., para ser incluído na proposta de orçamento
da ACSS, IP.
7. REALIZAÇÃO DE ENCOMENDAS
7.1.
Gestão da Encomenda
De acordo com a sua tipologia, as aquisições são instruídas pelo DAG/NAM devendo todas as
requisições internas (expressões de necessidades) para aquisição de bens de imobilizado ser-lhe
dirigidas. O procedimento de aquisição inicia-se depois de averiguada a efetiva necessidade de
compra, considerando, entre outros, os bens disponíveis, a relevância do investimento, e ,após,
autorização da expressão de necessidades pelo Conselho Diretivo da ACSS, IP, os termos para a
condução do procedimento aquisitivo encontram-se descritos no manual de procedimentos do
processo de aquisição de bens e serviços.
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Manual de procedimentos da função património
O NAM é responsável por:
Elaboração do contrato, se aplicável;
Elaboração da Nota de Encomenda, onde conste o prazo de entrega/execução;
Negociação com o fornecedor sobre as condições de entrega dos materiais;
Gestão da encomenda de acordo com o número de fornecimentos;
Controlo quantitativo da receção dos materiais, no caso de bens de investimento, bens de entrada
direta, obras e serviços.
A gestão de encomendas aos fornecedores decorre desde o envio da nota de encomenda à
conferência da fatura, de acordo com os seguintes passos:
Envio da nota de encomenda para os destinatários;
Confirmação da receção da nota de encomenda;
Anulação eventual da nota de encomenda;
Vigilância do prazo de entrega relativamente a bens de investimento e serviços;
Esclarecimento de eventuais divergências detetadas pela Unidade de Contabilidade (UCT) entre a
fatura e a nota de encomenda.
8. RECEPÇÃO E VALIDAÇÃO DE FORNECIMENTOS
8.1.
Receção dos Bens Adquiridos
A receção de bens requisitados e/ou adquiridos externamente é da competência do NAM.
8.2.
Validação do Fornecimento
A validação do fornecimento consiste em comparar o descritivo da guia de remessa, com o material
rececionado e com a adjudicação emitida (nota de encomenda), aferindo desde logo o aparente bom
estado do equipamento fornecido e as respetivas quantidades.
Pretende-se, com esta conferência, verificar-se:
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Manual de procedimentos da função património
O fornecimento corresponde integral, ou parcialmente, à encomenda;
O material entregue é, ou não, aquele que se descreve na guia de remessa;
A validação culmina com a assinatura legível da guia de remessa por quem tenha conferido a
entrega de material e aceite o fornecimento.
8.3.
Identificação Física dos Bens
Os bens móveis devem, preferencialmente, ser identificados e cadastrados imediatamente após a sua
aquisição e antes da entrega ao utilizador final. Trata-se de garantir que nenhum bem entra em
exploração sem que tenha sido devidamente cadastrado e de facilitar uma inequívoca
correspondência físico-contabilística, imprescindível ao processo de contabilização e validação para
efeitos de pagamento ao fornecedor.
O colaborador do NAM deverá rigorosamente preencher todos os campos previstos no documento de
receção/ficha de imobilizado.
O processo de recolha e registo de informação, cumprirá a seguinte ordem de intervenção:
Colar a etiqueta no bem;
Proceder de imediato ao registo das informações desse bem no documento de receção/ficha de
imobilizado.
NOTA: Não se deverá colar etiquetas nos bens rececionados para, só depois, os registar; este erro, comum,
leva facilmente a que se esqueça o registo de algumas peças. Uma etiqueta colada deve significar que o bem
foi já inventariado.
Quando não seja possível colar etiqueta no bem, por este ter dimensões reduzidas, porque a sua
superfície não permite colagem ou por se tratar de peça não etiquetável, deverá proceder-se
imediatamente ao registo das informações que lhe correspondem no documento de receção/ficha de
imobilizado anexando-lhe, se possível, uma fotografia.
Os Serviços Descentralizados, como i.e. o Centro de Conferência de Faturas devem etiquetar os bens
no ato da receção (solicitar antecipadamente ao NAM as etiquetas necessárias), preencher
rigorosamente o documento de receção/ficha de imobilizado e remeter à UCT essa informação bem
como a cópia da fatura/guia de remessa. A UCT é responsável pelo registo dessa informação no
sistema informático.
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Manual de procedimentos da função património
8.3.1 Normas de Identificação Física dos Bens
A identificação física dos bens deve respeitar as seguintes normas genéricas:
Os bens devem ser registados, preferencialmente peça a peça, ainda que exista uma ligação física
entre eles (i.e.: uma secretária com um bloco de gavetas acoplado, é um posto de trabalho com
dois bens devendo, portanto, etiquetar-se ambas as peças individualmente).
Deve adotar-se um mesmo local de fixação da etiqueta para todos os bens, se necessário por tipo
de bem, garantindo, na medida do possível, o acesso para posterior verificação de inventário
(leitura do número e código de barras), apenas dos colaboradores do NAM.
A etiqueta de inventário a adotar deve oferecer uma boa resistência às diferenças de temperatura
atmosférica, boa aderência e a respetiva impressão deve ser por transferência térmica – única
tecnologia que garante que a impressão se mantém inalterável ao longo dos anos (pode obter-se
absoluta resistência à água, álcool, éter, materiais de limpeza diversos, ação do sol, altas e baixas
temperaturas, etc.).
O «layout» da etiqueta deve contemplar a identificação da ACSS, IP, um número de inventário
legível à vista desarmada e um código de barras no qual se incluam apenas informações que não
sejam suscetíveis de se tornar obsoletas (i.e.: marca, modelo, nº de série); deverá ter-se em conta
que, incluir numa etiqueta de inventário uma informação que se desatualiza facilmente (por ex.:
nome do utilizador, designação da sala em que o bem se encontre, etc.), obrigará à reimpressão
dessa etiqueta quando de eventuais futuras alterações.
8.3.2 Normas de Recolha e Registo de Informação
Devem ser recolhidas as informações que permitam uma caracterização correta dos bens e o registo
completo dos dados financeiros necessários para efeitos de gestão, através de reconciliação físico
contabilística e/ou avaliação.
A descrição mínima a garantir deve respeitar o seguinte exemplo:
Tipo: Impressora
Marca: Hewllet Packard
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Manual de procedimentos da função património
Modelo: Deskjet 660
Nº de Série: NPW001-ON90451-WW330
Tipo
Designação da “família” do bem ou do Grupo Homogéneo a que pertence.
NOTA: existirá sempre um tipo para cada bem e a nomenclatura a adotar será a estabelecida no classificador
CIBE.
Marca
Designação do fabricante do equipamento ou marca comercial adotada pelo mesmo.
NOTA: Quando não existir marca deve colocar-se a designação S/ MARCA
Modelo
Deverá ser dada preferência ao modelo comercial do equipamento, sempre que este exista. O modelo
comercial é, normalmente, apresentado na parte frontal do equipamento. Pelo contrário, o modelo
numérico (model number ou model type) do fabricante, que deve ser recolhido nos casos em que não
exista modelo comercial, encontra-se normalmente atrás, por baixo ou dentro do equipamento. O
modelo numérico é, normalmente, precedido da abreviatura «M/N»
NOTA: Quando surgirem dúvidas em relação ao modelo, este deverá ser verificado, se possível, por
comparação com outros bens semelhantes que se encontrem nas imediações. Na ausência do modelo colocar
ND (não disponível).
Nº de Série
O número de série, quando existe, é normalmente precedido da abreviatura «S/N» (Serial Number) e
codificado com código de barras atribuído pelo fabricante.
Determinados bens não têm número de série, como é por exemplo o caso das peças de mobiliário. O
número de série encontra-se, normalmente, atrás, por baixo ou dentro do equipamento.
NOTA: Quando surgirem dúvidas em relação ao número de série, este deverá ser verificado por comparação
com outros bens semelhantes que se encontrem nas imediações; por cada tipo, marca e modelo há uma
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Manual de procedimentos da função património
tipologia semelhante para o número de série (mesma quantidade de dígitos, sempre começado por
determinado conjunto de caracteres, etc.). Prescinde-se da recolha do número de série quando não exista,
quando a respetiva etiqueta tenha sido destruída ou quando não seja possível ler corretamente o número
(máquinas com superfície muito suja ou desgastada, acesso impossibilitado, etc.).
Devem ser recolhidas as informações que permitam conhecer, com exatidão, a localização física e/ou
departamental dos bens, nomeadamente:
Local: Lisboa
Sub-Local: Edifício ou Morada
Departamento: Unidade Orgânica
Centro Custo: Código ou Designação
8.4.
Destino das Guias de Remessa
A guia de remessa, quando exista, deve ser assinada (assinatura legível) por quem rececione o
material, imediatamente após validação da encomenda e conferência do material rececionado.
O original da guia de remessa deve ser anexado à fatura e enviado à UCT e o duplicado será devolvido
ao fornecedor, ficando uma cópia no processo aquisitivo
9. REQUISIÇÃO DE REPARAÇÕES E MANUTENÇÕES
9.1.
Requisição de uma Reparação ou Manutenção Preventiva
A necessidade de intervenção técnica (manutenção preventiva ou reparação) carece de um pedido de
assistência, submetido ao DAG/NAM, que assegura e coordena o processo.
Os Departamentos deverão comunicar as necessidades de intervenção técnica, sempre que detetem
disfunção ou avaria nos bens que utilizam, devendo fazer uma breve descrição da anomalia através do
mail [email protected] .
9.2.
Encomenda de uma Intervenção Externa
O NAM encarregar-se-á de confirmar se existe uma garantia ou contrato de assistência em vigor, ao
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Manual de procedimentos da função património
abrigo do qual se possa proceder à intervenção requisitada. Se tal se verificar acionará a garantia ou
contrato, segundo a natureza e especialidade das coberturas, e agendará as respetivas intervenções.
Caso não se verifique, tomará as diligências necessárias no sentido de garantir uma reparação interna
ou, quando tal não seja exequível, iniciará consulta ao mercado para obtenção de orçamentos
alternativos para intervenção técnica. A encomenda de uma intervenção técnica é em tudo idêntica às
restantes encomendas, reguladas no manual de procedimentos do processo de aquisição de bens e
serviços.
10. VALORIZAÇÃO CONTABILISTICA E AVALIAÇÃO DO IMOBILIZADO
É responsabilidade da UCT proceder à valorização dos bens que forem sendo adquiridos e,
anualmente, reajustar os respetivos valores patrimoniais líquidos considerando a desvalorização dos
bens, por via das reintegrações a que houver lugar ou por depreciação extraordinária, bem como as
reavaliações a que eventualmente houver lugar, pela aplicação dos coeficientes de desvalorização
monetária definidos (reavaliações por portaria).
10.1. Critérios de Valorimetria
Os bens serão inicialmente valorizados pelo custo de aquisição ou produção, mencionado nos
respetivos documentos contabilísticos que suportam as aquisições (faturas).
Assim, o custo de aquisição dos elementos do ativo imobilizado deve incluir:
Transporte, seguros de transporte, impostos, comissões, despesas de frete e/ou de
desalfandegamento, custos com escrituras, bem como de instalação, configuração, etc.;
Matéria-prima, mão-de-obra (própria ou de terceiros) e seus encargos, bem como outros custos
diretos e indiretos relacionados com a construção, quando se trate de bens produzidos pela própria
entidade.
Os custos de distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de
produção.
Notas:
a)
Encargos financeiros decorrentes de empréstimos e financiamentos para a aquisição de bens do
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Manual de procedimentos da função património
ativo imobilizado não devem ser incluídos no custo dos bens adquiridos, mas lançados como
despesas financeiras, ou ativo diferido (se em fase de construção «imobilizado em curso»);
b)
Nas compras a prazo, devem ser expurgados do valor de aquisição os juros nominais do custo de
aquisição (quando existam juros) de acordo com o período de financiamento o que significa que
os juros não são componentes do investimento, pelo que não amortizam (serão entendidos como
custo); todos os impostos pagos na compra dos bens devem integrar o custo, exceto quando se
trate de impostos sobre crédito fiscal;
c)
O princípio da valorização pelo custo de aquisição pode, em determinadas situações, não ser o
mais adequado; há situações em que a avaliação de bens pelo justo valor de mercado é desejável,
tais como em caso de:
°
Transformação, incorporação, fusão e cisão;
°
Elaboração de demonstrações financeiras (valores correntes para fins de gestão e de
crédito);
A valorização far-se-á, preferencialmente, logo que seja recebida a respetiva fatura ou, se por
conveniência de serviço se tornar mais adequado, deverá ocorrer mensalmente; isto é, todos os
bens adquiridos num determinado mês estarão valorizados, o mais tardar, até ao oitavo dia do
mês seguinte.
O processo de valorização inicial consiste, preferencialmente, em reconciliar os registos de
inventário com os documentos contabilísticos que suportam essas aquisições.
Assim sendo, deverá cruzar-se a informação contabilística com a que conste do registo no
software de património, identificando-se a correspondência inequívoca entre ambas as
informações e, finalmente, associar-se a cada registo informatizado os elementos de especial
relevância das respetivas faturas (n.º de fatura, fornecedor, data de fatura, valor de aquisição
s/IVA, taxa de IVA e valor de aquisição c/IVA).
No que se refere a aquisições patrimoniais não documentadas, como o são, em alguns casos as
doações, poderá proceder-se à avaliação pelos valores correntes de mercado «estado de uso» ou
«valor de substituição a novo» -ou através da aplicação de outro critério que melhor se ajuste à
natureza dos bens.
Note-se que, em função do fim a que se destina a valorização, poderão não ser aceites
17
Manual de procedimentos da função património
fiscalmente os valores resultantes de uma avaliação.
10.2. Acréscimo de Vida Útil
Ocorre um acréscimo de vida útil quando a depreciação à qual o bem se encontra sujeito não
corresponde à realidade de utilização desse bem.
Apesar do mesmo ter chegado ao limite da vida útil e de ter valor zero, por força da aplicação das
taxas de amortização do classificador geral, ainda contribui de forma ativa e normal para o
funcionamento do organismo. Neste caso, deverá realizar-se um acréscimo de vida útil ao bem, visto
que se prevê que esse bem dure mais anos do que os que inicialmente estavam previstos.
O acréscimo de vida útil não implica necessariamente uma alteração de valor, mas neste caso apenas
traduz uma alteração de espaço temporal.
10.3. Grande Reparação, ampliação ou Beneficiação
As grandes reparações e beneficiações operadas num bem que já se encontre inventariado devem ser
registadas no programa de património.
As grandes reparações e beneficiações podem implicar, ou não, acréscimo da vida útil do bem em
causa.
É muito frequente confundir a simples conservação ou manutenção de um bem com uma grande
beneficiação ou reparação, quando estes conceitos são distintos.
Assim, em caso de dúvida, deve considerar-se que existe uma Grande Reparação, ampliação ou
Beneficiação nos seguintes casos:
Se a reparação efetuada implica um aumento da vida útil do bem;
Se a reparação efetuada implica um aumento da operacionalidade, da eficiência e da qualidade do
bem;
Se o valor total da reparação exceder 30% do valor patrimonial líquido do bem móvel, tendo em
atenção o critério de materialidade;
No caso dos automóveis, se o valor total da reparação exceder 30% do seu valor patrimonial
líquido;
18
Manual de procedimentos da função património
No caso dos imóveis, uma grande reparação ou beneficiação estrutural implica sempre uma grande
remodelação no edifício; o cálculo da nova vida útil do imóvel (vida útil espectável após
beneficiação) dependerá, então, dos materiais de construção utilizados; uma pintura ou
revestimento não são beneficiações, mas sim manutenções.
O valor de um bem, após grande reparação ou beneficiação, será o que resulta da seguinte expressão:
Valor atual = [(valor líquido antes da beneficiação)+(valor da beneficiação)]
Esta alteração deve ocorrer após emissão da fatura referente à grande reparação ou beneficiação,
devendo ser sempre comunicada à UCT, através do envio da identificação dos números de inventário
dos bens e seus valores atuais.
10.4. Valorização Excecional
A valorização excecional de qualquer bem explica-se por razões de mercado, que levam a um aumento
extraordinário do valor do bem. Apesar destes casos serem mais raros do que os de desvalorização
excecional, poderão ocorrer e afetar os bens registados no património da instituição.
10.5. Desvalorização Excecional
A desvalorização excecional poderá resultar de uma das seguintes situações:
Obsolescência Técnica ou Funcional -ocorre quando, por razões de desenvolvimento tecnológico,
um determinado bem se torne desatualizado (obsoleto) ou inadequado à sua função específica,
deixando de satisfazer o propósito para o qual foi adquirido (i.e.: equipamento informático);
Deterioração -ocorre quando, pelas condições de exposição ao meio externo, de manutenção ou
outras que a ACSS, IP, não controla, um bem apresente uma depreciação superior à prevista no
classificador geral (i.e.: uma máquina instalada no exterior de um edifício, um aparelho sujeito a
agentes naturais agressivos);
Utilização Intensiva -ocorre quando o bem tenha que operar intensivamente para o cumprimento
de uma função imperativa, devido a um projeto que implique uma mais frequente utilização do
bem (i.e.: uma fotocopiadora afeta a um centro de fotocópias que opere ininterruptamente).
Em qualquer um destes casos haverá lugar a uma correção do valor registado no património da ACSS,
IP, assim como se justificará um ajuste da sua vida útil remanescente face ao comprovado acréscimo
19
Manual de procedimentos da função património
de desgaste do bem.
10.6. Avaliações
As avaliações são efetuadas quando:
Apesar de totalmente amortizado, o bem ainda se encontra em condições de produzir benefícios
para a entidade contabilística;
Se desconhece o seu custo histórico.
Os bens cujo valor não seja materialmente relevante, devido à aplicação do critério de materialidade,
ficam dispensados de qualquer tipo de avaliação.
No caso de bens móveis, a avaliação deverá basear-se nos preços correntes do mercado, ao seu valor
atual, entendendo-se por valor atual de um bem o seu custo de aquisição em estado novo, aplicando a
depreciação ocorrida até à data da avaliação.
A avaliação dos veículos existentes no património da ACSS, IP deve basear-se, tal como acontece para
os bens móveis, nos preços correntes de mercado ao seu valor atual e implica uma estimativa de nova
vida útil, devido às amortizações a que os veículos possam estar sujeitos.
Pode-se dispensar a avaliação quando se aplicam tabelas da especialidade organizadas e publicadas
por entidades que possam vir a ser recomendadas pela Direção-Geral do Tesouro e Finanças ou outra
entidade com competências para o efeito.
A avaliação de imóveis deverá ser solicitada quando se trate de:
Edifícios e outras construções (com mais de 5 anos) dos quais a entidade seja titular;
Terrenos (com mais de 10 anos) dos quais a entidade seja titular.
A avaliação, quando houver lugar, deverá ser feita com base nos preços correntes de mercado e os
valores deverão ser identificados de forma autónoma: do terreno, das edificações e de outras, de
acordo com o seu valor atual.
O valor atual das edificações corresponde ao montante que seria necessário despender para construir
o imóvel em estado de novo com materiais equivalentes, deduzindo as amortizações que porventura
poderiam ter tido lugar. Quando se avaliam imóveis deve ser produzido um relatório que fundamente
a opinião de valor, os pressupostos e os métodos de cálculo adotados. Este deve conter uma previsão
20
Manual de procedimentos da função património
da nova vida útil para o imóvel, face à avaliação efetuada. Aos imóveis que se destinam a ser
demolidos não se atribui nenhum valor, avaliando-se somente o terreno onde o mesmo está
implantado ou utilizando-se outro tipo de valor.
Quando não existam meios de determinação do custo histórico dos bens (ausência de faturas, bens
incorporados por doação ou por transferência não documentada, incorporados por fusão de
instituições, adquiridos por usucapião ou outras razões), deve proceder-se à estimativa de um valor de
partida com base nos métodos de avaliação internacionalmente aceites.
MÉTODOS DE CÁLCULO NA AVALIAÇÃO
A determinação das opiniões de valor sobre ativos avaliados desenvolve-se, na sua expressão mais
simples, pela aplicação das seguintes fórmulas:
Valor substituição a novo = [(cotação média de mercado em estado novo)]
Valor mercado em usado = [(cotação média de mercado em estado de uso)]
Valor reconstrução = [(matéria prima)+(mão-obra)+(transporte)+(licenças e taxas)] = [(valor de
mercado em usado)]
Justo valor em estado de uso ou = [(valor substituição a novo)+(taxa desvalorização aplicável)]
Os cálculos subjacentes à ponderação de indicadores de mercado são certamente mais complexos,
pelo que não se torna exequível apresentá-los neste documento, mas a derradeira aferição de valor
pode resumir-se -de forma simplificada -como atrás se indica.
10.7. Reavaliações
A Reavaliação aparece como um meio para minimizar os efeitos da inflação nos ativos registados como
património da ACSS, IP. As Reavaliações têm como objetivo, deste modo, corrigir o valor atribuído ao
património, assim como refletir o mais fielmente possível o efeito que a desvalorização da moeda tem
sobre o valor contabilístico dos bens patrimoniais constantes em inventário.
As Reavaliações dos bens do ativo imobilizado corpóreo - o que compreende todo o tipo de bens
abordados neste manual - serão calculadas com base em diplomas legais (reavaliações por portaria),
que definirão o coeficiente monetário a aplicar ao valor de aquisição ou ao valor da última avaliação
21
Manual de procedimentos da função património
do bem, consoante o ano da sua aquisição ou da última avaliação.
Apenas poderão ser reavaliados os bens que:
Se encontram em efetiva utilização na data de reavaliação;
Tenham ainda valor residual, após aplicada a depreciação prevista no classificador geral.
10.8. Plano de Depreciação dos Ativos Fixos (Amortização)
A ACSS, IP adotará um plano de amortizações anual, em quotas constantes, pelo que a depreciação
dos ativos se calculará com periodicidade anual.
A aplicação de taxas inferiores às máximas permitidas gerará perda de amortizações (taxas perdidas) e
a assunção de taxas superiores às máximas estabelecidas não é fiscalmente aceite senão com prévia
submissão e justificação (motivos que justifiquem uma amortização acelerada).
Bens totalmente amortizados, que apresentem boas capacidades de utilização e que ainda contribuam
para o normal desenvolvimento da atividade a que estão afetos, poderão ser avaliados em estado de
uso (reavaliações livres) -para efeitos de controlo de gestão e aferição de valor patrimonial intrínseco fixando-se-lhes um valor residual para a expectável vida útil remanescente que se lhe tenha atribuído.
10.9. Manutenções Preventivas
Os contratos de assistência técnica (manutenção) associados a determinados bens que fazem parte do
património da ACSS, IP deverão ser registados no software de património pela UCT com menção
expressa aos bens que abrangem e respetivas coberturas de assistência.
Normalmente os contratos de assistência técnica são celebrados «a posteriori». O DAG/NAM deverá
informar a UCT acerca dos compromissos de pagamento, acompanhado de cópia dos contratos
existentes e visando as faturas correspondentes às intervenções ao abrigo de contrato, para que esses
elementos fiquem corretamente registados e associados ao histórico de manutenções (ficha do bem).
Dever-se-á ter em especial atenção os casos particulares de viaturas e os equipamentos em que a
exploração do bem e o direito de utilização existem ao abrigo de ALD’s.
10.10.Reparações
O mesmo se aplica a todas as operações de Reparação ou de Manutenção ocorridas nos bens
22
Manual de procedimentos da função património
inventariados, quer estas sejam periódicas ou pontuais, como:
Avarias com reparação extra contrato;
Substituição de peças;
Manutenção avulsa.
Todas as intervenções técnicas/reparações a que um bem tenha estado sujeito durante a sua vida útil
ficarão, deste modo, registadas na sua ficha individual, o que facilita a utilização dessa informação
como apoio à decisão e como instrumento de gestão.
10.11.Seguros
Os bens de imobilizado devem, em função da sua materialidade, estar devidamente segurados,
sobretudo aqueles bens cuja titularidade se garanta através de registo de propriedade nas entidades
oficiais competentes. Sempre que ocorra variação patrimonial relevante, para mais ou para menos,
deverá ajustar-se o valor do imobilizado na(s) correspondente(s) apólice(s) de seguros, devendo a UCT
informar o DAG/NAM.
Sempre que existir seguro para bens cuja indisponibilidade funcional tenha sido originada por
roubo/furto, este deverá ser acionado o mais rapidamente possível. Para tal deverá remeter-se à
seguradora uma cópia do respetivo auto de ocorrência. No que se refere a bens com proposta de
abate autorizada, seja por que motivo, caso se encontrem cobertos por uma apólice de seguro, o
seguro deverá ser imediatamente cancelado/anulado. A responsabilidade pela participação à(s)
companhia(s) de seguros para a desafetação do bem da respetiva apólice é do DAG/NAM.
11. ALTERAÇÕES PATRIMONIAIS
Todos os bens suscetíveis de alteração do valor, sujeitos ou não às regras de amortização, devem
constar do inventário pelo seu valor atualizado.
Quando ocorram grandes reparações, beneficiações, valorizações ou desvalorizações excecionais, por
razões inerentes ao próprio bem (alteração, para melhor ou para pior, das suas condições técnicofuncionais), por obsolescência ou por variação do seu valor de mercado, estas deverão ser
evidenciadas no mapa geral e nas fichas de inventário através das seguintes designações:
23
Manual de procedimentos da função património
GR -Grande reparação ou beneficiação que originou acréscimo de valor
VE ou DE -Valorização excecional ou desvalorização excecional
RV -Reavaliação por Portaria
AV -Avaliação (Reavaliação Livre)
AVU -Acréscimo de vida útil, sem variação de valor
Pretende-se, com estas indicações, viabilizar a extração de mapas que distingam os bens em cada uma
das circunstâncias atrás descritas promovendo uma mais célere análise das diversas situações de
variação patrimonial.
12. CONTROLO PERIÓDICO DE INVENTÂRIO
Constitui obrigação legal a manutenção do controlo periódico do inventário. Com tal objetivo
estabelecem-se os seguintes procedimentos:
1. Nenhum pedido de reparação de equipamentos poderá ser encaminhado para o DAG/NAM, sem
indicação do respetivo número de inventário.
2. Nenhum equipamento poderá ser colocado em utilização pelos serviços sem prévia etiquetagem, a
executar pelo DAG/NAM, quer se trate de aquisição, doação ou qualquer outra forma de afetação a
título permanente ou duradouro.
3. Compete aos Diretores de Departamento zelar no sentido de que todos os equipamentos se
mantenham etiquetados; em caso de deterioração acidental da etiqueta, compete-lhe solicitar, ao
DAG/NAM, a emissão e aposição de nova etiqueta.
12.1. Controlo Periódico de Inventário
Trata-se de uma ação de verificação, aleatória e por amostragem, desenvolvida Departamento a
Departamento, com o objetivo de confirmar a permanência dos bens que constituem o imobilizado.
Constitui obrigação legal o retrato transparente das imobilizações da entidade e a correspondente
tradução contabilística dos ativos disponíveis que suportam a sua atividade. Assim sendo, importa
implementar rotinas de controlo interno que viabilizem o cumprimento deste imperativo legal e que,
por outro lado, garantam a não obsolescência da informação que resultou do levantamento inicial de
cadastro dos ativos patrimoniais da ACSS, IP.
24
Manual de procedimentos da função património
12.2. Realização de uma Auditoria de Inventário
A auditoria de inventário é desenvolvida conjuntamente pelo DAG/NAM e pela UCT e processa-se por
confronto entre as existências físicas, em cada departamento, e as respetivas folhas de carga
(extraídas do software de património).
12.3. Periodicidade das Auditorias Físicas de Inventário
As auditorias de inventário terão uma periodicidade semestral, muito embora possam decidir-se
controlos pontuais fora dessa cadência.
Deverão existir três níveis de conferência, em cada exercício em curso, de modo a garantir a
permanente atualização do cadastro dos ativos da ACSS, IP:
1º Nível de Auditoria - conferência promovida pelo DAG/NAM, UCT em articulação com a Gabinete de
Auditoria Interna (GAI), com periodicidade semestral, abrangendo uma amostra de 5% dos ativos
registados no software de gestão de património; esta ação deve ser realizada por escolha aleatória no
que se refere à seleção dos departamentos a auditar.
2º Nível de Auditoria - conferência anual, promovida pelo DAG/NAM, UCT em articulação com a
Gabinete de Auditoria Interna (GAI), abrangendo 10% dos ativos que constituem o imobilizado; esta
ação pode incidir nos Departamentos / Áreas mais críticas (aqueles em que se tenham anteriormente
detetado maiores discrepâncias ou nos quais existam bens com maior tendência de mobilidade).
Esta conferência de 2º Nível tem por objetivos:
Credibilizar o «reporting» de cadastro, detetar eventuais falhas internas na inventariação de novas
aquisições (ocorridas em cada exercício),
Corrigir imparidades no ativo imobilizado
12.4. Resultados da Auditoria de Inventário
A elaboração do relatório de Auditoria de Inventário será da competência do GAI, e este terá como
objetivo o registo das discrepâncias injustificadas, sendo posteriormente remetido ao Diretor de cada
Departamento/Gabinete para que este fundamente ou justifique a ausência de equipamentos.
25
Manual de procedimentos da função património
13. ETIQUETAGEM E INVENTARIAÇÃO DE EQUIPAMENTOS
13.1. Bens a Inventariar
Os bens duradouros serão obrigatoriamente levados a imobilizado e, consequentemente, submetidos
a registo de inventário no software de imobilizado.
À UCT cumpre estabelecer uma norma de capitalização, baseada em critérios uniformes.
A incorporação de bens no imobilizado da ACSS, IP será determinada pela verificação de pelo menos
um dos seguintes critérios: «durabilidade esperada superior a um ano» ou «valor de aquisição igual ou
superior a 100,00 EUR». Isto é, para que um bem seja considerado de investimento (imobilizado)
deverá verificar-se uma das seguintes condições.
13.2. Registo de Inventário
O registo de inventário consiste em duas etapas:
REGISTO INTERCALAR DE INVENTÁRIO
Consiste no preenchimento do documento de receção/ficha de imobilizado pelo DAG/NAM
NOTA: no caso concreto de instalações geograficamente dispersas, deverá o DAG/NAM fornecer ao
Diretor/Responsável do mesmo as etiquetas. Deve preencher devidamente a ficha de aquisição de imobilizado
e enviar a mesma acompanhada da respetiva fatura/guia de remessa para o DAG/NAM de forma a que este a
remeta para a UCT.
REGISTO DEFINITIVO NO SOFTWARE DE IMOBILIZADO
É processado diretamente no software de gestão de imobilizado, pela UCT, com base nas informações
apostas nas guias de remessa já validadas, nos documentos de receção e nas faturas correspondentes
(remetidas pelo DAG/NAM).
O registo de entrada de um bem em imobilizado deverá manter uma associação entre o número de
inventário físico afixado nos bens e a fatura que fundamenta a sua aquisição.
Os bens de imobilizado serão referenciados no software de gestão de imobilizado através do número
de inventário que lhe foi fisicamente colado (etiqueta de inventário).
Este número será a chave única de pesquisa, tanto para efeitos de controlo patrimonial como para
26
Manual de procedimentos da função património
efeitos de gestão de exploração (manutenções, avarias, contratos, garantias, seguros).
Se, por inoportunidade ou por indisponibilidade do funcionário responsável pelo registo de
imobilizado no software de gestão, não for possível registar de imediato a entrada de novos bens no
software de gestão de imobilizado, deverá cumprir-se esta norma tão rapidamente quanto possível e,
preferencialmente, até ao fim do mês em que se verificou o início de utilização do bem.
No caso específico de imóveis, veículos automóveis e reboques, deverá ainda proceder-se ao respetivo
registo de propriedade, sob pena da inexistência do mesmo impedir uma futura alienação.
13.2.1 Procedimento se impossível afixar etiqueta de inventário
Quando não for possível colocar uma etiqueta no bem, será preenchido um documento de
receção/ficha de imobilizado no qual constarão os elementos que possibilitem a sua correta e
inequívoca identificação, respetiva etiqueta e, quando possível ou necessário, uma fotografia do bem.
13.2.2 Elementos de Informação a Recolher no Registo de Inventário
Dependendo da tipologia dos bens, será mais ou menos extenso o conjunto de informações de
caracterização para efeitos de inventário, devendo abranger uma descrição tipológica e técnicofuncional suficiente para que se garanta o efetivo conhecimento das características intrínsecas dos
bens adquiridos, da sua natureza ou classe de utilização a que se destinam e da sua alocação orgânica.
Deverá ser possível conhecer, inequivocamente, a natureza e especialidade dos bens incorporados no
imobilizado, o serviço ou serviços que deles farão uso (centros de custo utilizadores), o centro de custo
que suportou o investimento, a função técnica a que estarão adstritos e as características técnicas
básicas que os distinguem dos demais equipamentos, de modo a facilitar uma correta gestão dos
recursos disponíveis e promover a sua máxima e melhor utilização.
A informação mínima a recolher quando da inventariação inicial das aquisições, deverá ser a que se
indica no seguinte quadro resumo:
27
Manual de procedimentos da função património
Grupo
Homogéneo
Tipo de Bem
Características
a Recolher
Mobiliário
Armários Bancos
Cadeiras Cofres
Divisórias
amovíveis
Estantes Ficheiros
Mesas Secretárias
Sofás Cesto de
papéis (metal)
Outro mobiliário
Material/Tipo
de
Revestimento,
Cor, Dimensões
Máquinas de:
escrever,
calcular,
fotocopiar
Fotocopiadora,
Máq de Calcular,
de escrever
Outros artigos
de conforto /
decoração
Quadros, Cinzeiro
de Pé Tapetes,
Floreiras
Televisores
Televisão
Máquinas não
especificadas
Máquina café,
Balança
Frigorífico,
Aspirador
Destruidor papel,
outros
Computadores
Computadores,
Impressoras,
Monitores,
Modems,
Multiplexores,
Scanners,
Terminais,
Plotters, Outros
Centrais
Telefónicas
Privativas
Centrais
telefónicas,
Telefones, Fax
28
Marca, Modelo,
Número de
Série Digital,
c/sorter,
c/alimentador,
c/tabuleiro,
Elétrica
Motivo
Principal, Cor,
Material,
Dimensões
Marca, Modelo,
Número de
Série, Dimensão
(Ex:51 cm, 72
cm, 82 cm)
Marca, Modelo,
Número de
Série
Marca, Modelo,
Número de
Série, Outras
Características
Aplicáveis
(RAM, Disco C:,
Processador,
Velocidade,
Tipo de
Impressão,
Formato,
Versão,
Teclado, Rato...)
Marca, Modelo,
Número de
Série
Manual de procedimentos da função património
Ferramentas e
Utensílios
Aparelhos de
Ventilação
Aparelhagem
e Máq.
Electrónicas
Escadotes
Utensílios,
Máquinas
Ferramentas
Ventoinhas,
Exaustores
Termoventiladores
Equip. Áudio
Equip. Vídeo
Equip. Vigilância
Equip. Segurança
Outros
Nº de Degraus,
Material Marca,
Modelo
Marca, Modelo,
Número de
Série
Marca, Modelo,
Número de
Série
Preenchimento do campo descrição, para os bens mais comuns
Tipo de
bem
Cadeiras
Secretárias
Extintores
Armários
Estantes
Mesa
Blocos de
gavetas
Descrição
Exemplo
Revestimento
+ Cor
Material +
Cor +
Dimensões
(CxPxA)
Peso + Tipo
Material +
Cor + Nº
Portas +
Dimensões
(CxPxA)
Material +
Cor + Nº
Prateleiras +
Dimensões
(CxPxA)
Material +
Cor +
Dimensões
(CxPxA)
Material +
Cor + Nº
Gavetas +
Rodas +
Dimensões
(CxPxA )
Tecido encarnado
c/braços c/rodas
29
Fórmica Castanho
140x70x75
6 kg ABC
Metal Preto 2 Portas
160x40x80
PVC Cinzento 4
Prateleiras
150x100x200
PVC Cinzento
100x45x110
PVC Cinzento 3
Gavetas C/Rodas
45x65x60
Manual de procedimentos da função património
Bengaleiros
Cestos de
papéis
Material +
Cor +
Dimensões
(Altura)
Material +
Cor +
Formato
Metal Preto 200
Metal Preto Quadrado
Características de PC’s
Tipo de Processador
Velocidade do Processador
RAM
Disco C: (ou mais)
ZIP DRIVE
486SX; 486DX; 486DX2; 486DX4; Pentium; Pentium PRO; Pentium MMX; Pentium IV; Core Duo, etc
233 Mhz; 300 Mhz; 1.4 Ghz; 3.2 Ghz, etc
32MB; 64MB; 128MB; 256MB; 512MB; etc.
64GB; 120GB (Arredondar para o múltiplo de 5 mais próximo)
100MB; 200MB; 250MB; etc.
Características de Monitores
Tamanho
12”; 14”; 15”; 17”; 19”; 21”; etc
Características de Impressora e Plotters
Formato:
A4; A3
Tipo impressão:
Laser; Jacto de Tinta; Matricial; Térmica
Características de Drives de CD ou DVD (Externos)
Velocidade e Tipo
8x; 10x; 24x; 48x; RW, R, etc.
30
Manual de procedimentos da função património
13.2.3 Estado de Operacionalidade do Equipamento
BOM
RAZOÁVEL
MAU
Bens instalados e em boas condições de
operacionalidade
Bens em exploração que manifestem
avarias suscetíveis de reparação
Inutilizado
Bens que não estejam em uso, se considerem obsoletos, tenham avarias de difícil reparação ou que
tenham as suas funcionalidades naturais manifestamente afetadas
Bens que manifestem avarias irreparáveis, ou modificação irreversível das suas funcionalidades
13.2.4 Normas de Etiquetagem
Tendo em conta a permanente necessidade de referenciação do número de inventário, pelo utilizador
final, para múltiplos fins que se prendem com a gestão operacional, manutenção e/ou reparação, as
normas de etiquetagem neste universo patrimonial obedecerão a regras específicas que garantam um
fácil acesso e leitura do número de inventário.
Assim:
Cada bem será identificado por etiqueta com número de identificação único, que permitirá
distingui-lo dos restantes;
A superfície onde a etiqueta for colada deve encontrar-se limpa;
As etiquetas devem ser colocadas distantes de eventuais fontes de calor e, de preferência, numa
superfície superior direita;
Bens do mesmo tipo terão etiqueta colocada sempre no mesmo local;
As etiquetas devem ser coladas numa superfície protegida, mas acessível para posteriores leituras.
Considerando as tipologias de bens mais comuns, passamos a resumir algumas sugestões para a
aplicação das etiquetas de inventário:
° Cadeiras: A etiqueta estará, preferencialmente, por baixo do assento e, estando nela sentado,
na face direita do assento; em casos particulares estará por baixo, mas estando nela sentado,
localizar-se-á nas costas
31
Manual de procedimentos da função património
° Mesas: A etiqueta estará num dos cantos sob o tampo, quase sempre o que se apresenta mais
além e à direita ao olhar para a mesa no ângulo mais imediato de aproximação; estando na
posição de trabalho, a etiqueta situa-se no lado direito do tampo por debaixo do mesmo
° Armários: A etiqueta estará na face lateral direita, preferencialmente em cima
° Máquinas: Será colocada, sempre que possível, junto à etiqueta do fabricante
° Monitores: Junto à etiqueta do fabricante na parte posterior
° Computadores: Junto ao número de série na parte posterior
13.2.5 Normas Genéricas de Afixação de Etiquetas de Inventário
Equipamento
Tipo
CABLAGEM DE
REDE
CD-ROM EXTERNO
CD-ROM INTERNO
COLUNAS SOM
CPU
Equipamento
Informático
HUB
IMPRESSORA
MODEM
MONITOR
RATO
SCANNER
TECLADO
Zona de Identificação da Peça
À volta o cabo, com braçadeira, o mais perto possível
do encaixe na CPU
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
No interior, no prato de posicionamento do CD, com
etiqueta pequena
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face inferior quando possível; Face lateral esquerda
(com etiquetas pequenas)
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face inferior
32
Ilustrações
Manual de procedimentos da função património
ENCADERNADORA
FAX
Equipamento
de Burótica
FOTOCOPIADORA
MÁQ. CALCULAR
AMPLIFICADOR,
TV, VÍDEO
LEITOR CD AUDIO
Equipamento
Audiovisual
LEITOR GRAVADOR
AUDIO
MÁQ. DE FILMAR
MÁQ.
FOTOGRÁFICA
TELA DE
PROJECÇÃO
RETROPROJECTOR
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior junto à
etiqueta do fabricante; outra zona junto ao n.ºsérie
do fabricante
Face posterior, junto ao n.ºsérie do fabricante; Face
lateral direita à frente
Face posterior, junto ao n.ºsérie do fabricante; Face
lateral direita à frente
Face posterior, junto ao n.ºsérie do fabricante; Face
lateral direita à frente
Face inferior, junto à etiqueta fabricante; ou junto ao
n.ºsérie (tampa painel comandos)
Face inferior; outra zona junto ao n.ºsérie do
fabricante
Face inferior da base de extensão da tela; Face
posterior da tela (etiqueta de tecido)
Face posterior; outra zona junto ao n.ºsérie do
fabricante
Não deve reproduzir-se nem permitir-se o acesso a terceiros sem autorização prévia
Equipamento
Tipo
CANDEEIRO DE PÉ
Artigos
Decoração e
Conforto
CANDEEIRO DE
MESA
QUADRO
TAPEÇARIA
FLOREIRA
MESA
SECRETÁRIA
CADEIRA
SOFÁ
Zona de Identificação da Peça
Sob a base; Abraçando o pé, o mais abaixo possível
Sob a base; Abraçando o suporte junto ao casquilho
Face posterior, à direita e o mais abaixo possível
Face posterior (com etiqueta de tecido)
Face interior, junto ao bordo de remate superior;
Sob a base
Sob o tampo, num dos cantos do mesmo
Face lateral direita, à frente; Sob o tampo, junto a
um dos cantos do mesmo
Sob o tampo, à frente, ao alcance da mão direita de
quem está sentado nela; Sob o tampo, atrás, no
alinhamento das costas
Face lateral direita, à frente; Num dos pés do sofá, à
direita de quem está sentado nele
33
Ilustrações
Manual de procedimentos da função património
Mobiliário
ARMÁRIO
ESTANTE AMOVÍVEL
QUADRO DIDÁTICO
BIOMBO
BENGALEIRO
AQUECEDOR /
VENTOÍNHA
Outros
Equipamentos
AR CONDICIONADO
DESUMIDIFICADOR
Balanças
Caixa Registadora
Face lateral direita, à frente; Face posterior, à direita
em cima ou a meia altura
No painel de fundo, à direita e o mais acima
possível; Face posterior, à direita em cima ou a meia
altura
Sob o suporte do apagador, à direita; Face posterior,
à direita e o mais abaixo possível
Numa das ilhargas, o mais abaixo possível; No pé
duma das ilhargas entre folhas
Sob a base; Na face posterior, à direita e o mais
abaixo possível; Abraçando o pé, o mais abaixo
possível
Face lateral direita, à frente; Junto ao n.ºsérie do
fabricante / Sob a base ou no pé
Face lateral direita, à frente; Outra zona junto ao
n.ºsérie do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face posterior, à
direita; Junto ao n.ºsérie do fabricante
Face lateral direita, à frente; Outra zona junto ao
n.ºsérie do fabricante
Face lateral direita, à frente; Face anterior, à direita;
Junto ao n.ºsérie do fabricante
14. TRANSFERÊNCIAS ENTRE LOCAL FISICO E CENTRO DE CUSTO
14.1. Nota Prévia
A atualização permanente do inventário é uma obrigação legal do Conselho Diretivo. Nos termos
legais, os Diretores dos Departamentos são responsáveis pelos bens colocados à disposição das
Unidades Orgânicas que superintendem.
Na eventualidade de um equipamento ser afeto a mais que uma Unidade Orgânica, os respetivos
Diretores são solidariamente responsáveis, pela sua localização e utilização adequada, devendo os
custos de amortização ser proporcionalmente imputados, consoante o grau de utilização; a proporção
de imputação é proposta pela UCT e aprovada pelo Conselho Diretivo.
14.2. Comunicação da Necessidade de Transferência de Bens
Comunica-se ao DAG/NAM através do preenchimento do Modelo de Transferência - Documento de
Transferência.
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14.3. Autorização de uma Transferência
A autorização de uma transferência é do Diretor do DAG. No caso de não existir acordo sobre a
transferência entre os serviços, a autorização da transferência é do Conselho Diretivo.
14.4. Procedimento no Caso de Aprovação da Transferência
Após a receção da transferência autorizada pelo Diretor do DAG, e caso seja necessário, é este serviço
que providencia o transporte dos equipamentos.
No caso dos serviços descentralizados, é o DAG que providencia o transporte dos equipamentos
cedidos para o mesmo. O serviço destino, ao rececionar os equipamentos, confirma a receção.
Quando a cedência for temporária (com data prevista de retorno dos bens ao serviço origem), os bens
continuarão a amortizar no centro de custo origem. Quando a cedência for definitiva, passarão a
amortizar no centro de custo destino.
NOTA: Os Departamentos que procedam a cedências de equipamento não autorizadas, ainda que temporárias,
continuarão a responder pela permanência desses bens no seu serviço e pelo seu estado de conservação. Após
a utilização temporária, a devolução ao Departamento a que está formalmente atribuído o equipamento, deve
ser objeto de registo escrito através do preenchimento da Ficha de Transferência Física de Imobilizado. O
preenchimento da Ficha de Transferência Física de Imobilizado é sempre da responsabilidade de quem solicita
o empréstimo. Compete a cada Diretor de Departamento estabelecer o modo de arquivo deste tipo de
documentação.
14.5. Empréstimo Temporário de Equipamentos
Não carece de formalismo específico, desde que mediante acordo do Diretor que solicita o
empréstimo e do Diretor que cede o equipamento, designadamente quando o empréstimo é por
tempo curto e determinado.
Em qualquer caso, sempre que entender conveniente, o Diretor que cede o equipamento, poderá
exigir comprovativo escrito do empréstimo.
Quando o empréstimo for determinado superiormente, por motivo de conveniência de serviço, o
empréstimo fica sujeito a documento escrito de formato livre, mas donde conste:
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Manual de procedimentos da função património
Marca e Modelo;
Número de Inventário do equipamento;
Departamentos intervenientes e respetiva identificação do Centro de Custo;
Duração previsional do empréstimo.
NOTA: Após a utilização temporária, a devolução ao Departamento serviço a que está formalmente atribuído
o equipamento deve ser objeto de registo escrito, caso a cedência tenha sido efetuada mediante suporte
escrito. A preparação de suportes escritos é da responsabilidade de quem solicita o empréstimo. Compete a
cada Diretor estabelecer o modo de arquivo deste tipo de documentação.
15. ABATES
15.1. Abate
Trata-se de retirar bens ao imobilizado, por motivos que devem fundamentar-se, originando variações
patrimoniais que dependem do motivo do abate (destruição, roubo ou furto, alienação, doação ou
outro).
15.2. Tipos de Abate
Os abates podem ter origem em vários factos, a saber:
Alienação a título oneroso ou a título gratuito (doação);
Furto ou Roubo;
Destruição ou Demolição;
Transferência, Troca ou Permuta (entre departamentos);
Devolução ou Reversão (na extinção ou resolução de um contrato de concessão ou de
arrendamento);
Sinistro.
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Manual de procedimentos da função património
15.3. O Processo de Abate
Comissão de abate
A Comissão de Abate é constituída pelos Diretores do DAG, DFI e DRS, ou em quem estes deleguem, e
reúne sempre que o NAM comunique a existência de documentos “Proposta de Reparação/Abate”.
Compete à Comissão de Abate:
Analisar os documentos de Proposta de Reparação/Abate;
Validar a informação constante no documento de Proposta de Reparação/Abate, com o bem físico;
Solicitar pareceres técnicos para a tomada de decisão;
Elaborar propostas de abate “Auto de Abate”;
Remeter os Autos de Abate para o DAG/NAM.
Procedimentos
As situações em que um Diretor pode sugerir que se proceda ao abate de equipamento são as
seguintes:
Bens que já não cumpram eficazmente as suas funcionalidades básicas;
Bens que tenham manifestamente afetadas as suas características intrínsecas;
Bens que tenham desaparecido (furto ou roubo);
Bens que patenteiem um elevado grau de obsolescência técnica;
Bens que se destinem a ser alienados (a título oneroso ou a título gratuito);
Bens que tenham sido destruídos (parcial ou totalmente) por qualquer tipo de sinistro;
Bens que se destinem a ser devolvidos, por inoperacionalidade ou disfunção.
O processo de abate tem início com uma proposta de abate, formalizada no envio do documento
Proposta de Reparação/Abate pelo serviço utilizador do bem, dirigido ao DAG/NAM com a
identificação do(s) motivo(s) de abate(s) do(s) bens.
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Manual de procedimentos da função património
O Departamento/Gabinete, pode ainda, considerar que o bem não lhe é útil para exploração direta
(inútil ou dispensável para as necessidades do serviço), mas tal não significa que o bem não seja útil
num outro serviço, pelo que esta situação não deve gerar uma sugestão de abate, mas sim uma
sugestão de transferência.
O NAM é responsável por informar a Comissão de Abate da existência dos documentos referidos no
ponto anterior.
As propostas resultantes das reuniões da Comissão de Abate, são submetidas a aprovação do Conselho
Diretivo da ACSS, I.P.
O NAM informa o DFI, das propostas da Comissão de Abate aprovadas pelo Conselho Diretivo da ACSS,
IP, para se proceder ao seu registo na aplicação informática.
15.4. Competências para Aprovar um Abate
A aprovação dos abates e a definição dos momentos em que devem ocorrer compete ao Conselho
Diretivo. Após a autorização do Auto de Abate, este deverá ser remetido ao DFI/UCT, pelo NAM, para
processamento da informação no software de gestão de imobilizado. A UCT deverá proceder à
regularização contabilística do bem e informar o respetivo Departamento/Gabinete do seu abate.
Compete ao DAG/NAM proceder ao desmantelamento e/ou destruição do equipamento. Este deve
ainda analisar a possibilidade do reaproveitamento de componentes para utilização em avarias de
bens semelhantes.
Consoante o destino dos bens a abater, será emitido o respetivo auto de movimento e que poderá ser
um dos seguintes:
Auto de Destruição - documento que comprova a destruição de bens abatidos, devendo ser
assinado por duas testemunhas;
Auto de Cessão - documento que titula a doação de um bem a uma terceira entidade ou a cedência
gratuita a outro centro de custo; a cedência de bens poderá ser por tempo indeterminado, por
tempo determinado ou definitiva (funcionando neste último caso como uma doação);
Auto de Alienação - documento que formaliza a venda (alienação a título oneroso), devendo optarse preferencialmente pela venda em hasta pública (leilão) ou por concurso público; a alienação
também poderá ocorrer por retoma quando, na aquisição de um novo bem, se der em troca um
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bem usado; a retoma só é permitida quando o bem a adquirir for semelhante ao bem que se dá de
retoma;
Auto de Doação - documento que formaliza a alienação a título gratuito, devendo nele constar a
identificação da entidade a quem se doaram os bens, o valor que aqueles bens apresentam na
contabilidade do donatário à data da doação e a identificação de duas testemunhas.
16. Desrespeito do Manual
O não cumprimento dos procedimentos previstos no presente manual serão comunicados ao Conselho
Diretivo que determinará as consequências de acordo com as suas competências.
17. Revisão do Manual
O presente manual deverá ser revisto sempre que exista necessidades legais ou formais.
18. Entrada em vigor do Manual
O presente manual entra em vigor no dia subsequente à sua aprovação pelo Conselho Diretivo da
ACSS, I.P.
Deverá ser divulgado internamente e publicado na intranet da ACSS, I.P.
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19. FLUXOGRAMAS
19.1. Circuito para a aquisição de Bens
A normativa para efeitos de requisição interna de equipamentos difere em função da natureza das aquisições e
da competência específica das áreas funcionais requisitantes, devendo obedecer ao que a seguir
esquematicamente se apresenta:
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19.2.Circuito de transferências Físicas
A normativa para efeitos de transferência físico-departamental de bens do imobilizado, é a que
seguidamente se apresenta.
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19.3.Circuito de Avarias e Reparações
A normativa para efeitos de comunicação de avarias e pedido de reparações é a seguinte:
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19.4.Circuito de Doações
A normativa para efeitos de comunicação de doações é a seguinte:
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19.5.Circuito de Abate
A normativa para efeitos de sugestão e aprovação de abates ao imobilizado é a que seguidamente se
resume:
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19.6. Circuito de Alienação
A normativa para efeitos de sugestão e aprovação de alienação do imobilizado é a que seguidamente
se resume:
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20. Anexos (formulários)
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DOCUMENTO DE RECEÇÃO
Número:________________
Identificação do Bem
Nº de inventário
Designação do bem
Modelo do bem
Quantidade
Local/Sublocal
Centro custo
Fornecedor
Valor sem IVA unitário
Outros custos
Tipo de aquisição
Tipo de bem
Marca do bem
Nº de série
Localização
Departamento
Data recepção
Nº Factura
Valor do IVA unitário
Vida útil
Data garantia
Outros dados pelo Serviço de Instalações e Equipamentos, Informática ou pelo Utilizador
Características funcionais e técnicas do bem
Ensaios (1)
(1): O bem foi testado e encontra-se operacional
Serviço Receptor
Data:
Serviço Instalações
Equipamentos/Informática
Data:
NAM
Data:
Documento de Receção
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