Solução de Imobilizado
Recursos Patrimoniais
Os recursos
patrimoniais
• Constituem os
elementos primordiais
para uma organização
poder operar, produzir
produtos e serviços que
irão corresponder às
necessidades do
mercado.
Manutenção
do Bens
Patrimoniais
• Sucesso da Organização
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Representação Contabilística do Património
Activo
Passivo
Bens
( - ) Obrigações
+
Direitos
( = ) Património Líquido
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Incorporação de Bens
Resultante da Execução
Orçamentária
Adjudicação - Liquidação Pagamento - Compra
Independente da Execução
Orçamentária
Doações, Dação em
Pagamento, Permuta, etc
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Desincorporarão de Bens
Resultante da Execução
Orçamentária
Alienação
Independente da Execução
Orçamentária
Consumo, Permuta,
Extravio, Desgaste, etc.
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Situação Patrimonial
Activo
Passivo
Activo Financeiro
Passivo Financeiro
•Disponível
•Vinculado em c/ bancária
•Realizável
•Restos a Pagar
•Serviços da Dívida a Pagar
•Depósitos
•Débitos de Tesouraria
Activo Permanente
Passivo Permanente
•Bens Móveis
•Bens Imóveis
•Bens de Natureza Industrial
•Créditos
•Valores
•Dívida Fundada Interna
•Dívida Fundada Externa
•Outras Obrigações
Saldo Patrimonial
Saldo Patrimonial
Passivo Real a Descoberto
Activo Compensado
Activo Real Líquido
Passivo Compensado
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Classificação Contabilística dos Bens
Bens Móveis
Bens Imóveis
• Mobiliários, utensílios,
veículos, aeronaves,
embarcações,
equipamentos,
materiais, etc.
• Terrenos e
edificações, tais
como: sede da
empresa, delegações
regionais, armazéns,
oficinas, etc.
Bens de Natureza
Industrial
• Bens utilizados no
funcionamento de
estabelecimentos
industriais.
Características:
São contabilizados no Activo Permanente, gerando variações patrimoniais;
São inventariados e avaliados;
São inalienáveis.
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Gestão de Património …
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Aquisição por Compra Bens Móveis
• Inicio
• Proposta de cliente
• Compra
• Factura
• Liquidação
• Atribuição de numero de inventario
• Estabelecer localização física do bem
• Localização do bem
• Colocação de etiquetas no bem
• Identificação dos responsáveis pelo bem
• Arquivo dos documentos contabilísticos e processo de compras
• Fim
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Documentação do processo
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Controle de Bens
Inicio
Transferência de bens
Equipa de inventário de
imobilizado
Cadastro de bens pela
area de patrimonio
Inventário
anual de
bens
Termo de
responsabilidade
Bens não localizados
Bens em Uso
Determinar
responsabilidade
Avaliar Estado de
Conservação
Avaliar a causa da não
localização do bem
Registo de Inventário
Abertura de Processo
Bens não utilizados
Avaliar necessidade
noutro centro de custo
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Inventário de Bens
• Processo de verificação das existências e localizações
dos bens permanentes: contagem física do bem
in
loco.
• O inventário permite conhecer a composição qualitativa
e quantitativa do património num determinado momento,
bem como fornecer informações para que se estabeleça a
sua expressão qualitativa.
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Para Refletir...
Até a pouco tempo, numa fábrica, como por
exemplo de automoveis, tínhamos uma média de 1
pessoa na manutenção para 5 a 7 pessoas nos
trabalhos directos. Há previsões de que essa
relação chegue em 1 para 1, colocando a
manutenção de instalações como área vital para as
empresas.
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Logo …
• Os recursos patrimoniais de uma organização
compreendem instalações, máquinas, equipamentos e
veículos que fazem possível sua existência, ou seja, sua
operação.
• São todos os bens necessários para a empresa operar,
criar valor e proporcionar satisfação ao cliente. Os bens
patrimoniais não são adquiridos todos de uma só vez,
mas durante sua existência
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Objetivo da Classificação e Codificação de
Bens ...
• É agrupar os materiais segundo determinados critérios como:
forma, dimensões, peso, tipo, uso, etc., bem como estabelecer um
processo de identificação, codificação, cadastramento e
catalogação dos materiais de uma empresa.
• A primeira fase da classificação é a identificação que consiste na
análise e no registo dos principais dados que caracterizam e
individualizam cada item de material em particular. Sua finalidade é
identificar, a partir de uma especificação bem estruturada, cada item
da empresa.
•
A identificação é construída a partir de um processo descritivo que
objetiva, seguindo regras específicas, atribuir uma nomenclatura
padronizada para todos os materiais.
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Recolha de Inventário de Imobilizado
Procedimentos:
Nomeação da equipa de trabalho;
Definição da (s) data (s) da contagem;
Proibição de qualquer transferência ou entrega de bens durante a contagem;
Impressão de relatório com posição da distribuição dos bens por “Responsáveis”
Realização da contagem “in loco” com avaliação do estado de conservação dos bens.
Identificação e apuramento das divergências;
Lançamentos dos ajustes/ Processo administrativo;
Impressão do relatório final de bens por localização
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Identificação do Bem - Nomenclatura
• Na composição da nomenclatura são determinados:
Numero do Bem, descrição do Bem, descrição
complementar, corpóreo / incorpóreo, subclasse, centro
de custo associado ao bem, principal ou componente,
data garantia, numero de serie, as características físicas
de cada material, captação de fotografia e/ou vídeo
etc…
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Codificação dos Bens
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Sistemas de Codificação
•
Sistema alfabético: constituído unicamente por
conjunto de letras, em sua maioria estruturadas de
forma mnemônica mediante associação das letras que
permite identificar cada material;
•
Sistema alfanumérico: é um método de codificação
que mescla números e letras para representar cada
material. Esse sistema de codificação é muito utilizado
na indústria de autopeças, por exemplo;
•
Sistema numérico: consiste em atribuir uma
composição lógica de números para identificar cada
material.
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Tecnologias Envolvidas
A codificação de materiais tomou um grande impulso com a introdução
denovas tecnologias que permitiram o reconhecimento ótico de caracteres,
em substituição à digitação de código dos itens
Formas de identificação:
•
Identificação através de etiquetas de código de barras: neste sistema,
as informações são gravadas oticamente em materiais e com tintas
variadas e actualmente está sendo largamente utilizado
•
Identificação através de tags RFID: neste sistema, as informações são
gravadas na memoria do tag RFID
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Etiquetagem por Código de Barras
A leitura dos códigos de barras é realizada por
equipamentos denominados terminais portateis
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Vantagens da Etiquetagem por Código de
Barras
De fácil utilização;
Grande capacidade de captura dos
dados via reconhecimento óptico das
barras;
Baixo custo operacional;
Implantação relativamente simples;
Uso de equipamentos portáteis
incorporando leitura de código de
barras
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Idenfificação por RF-ID
•
A tecnologia não parou no código de barras. A identificação por radiofrequência é
uma tecnologia mais recente que vem sendo expandida na recolha automática de
dados.
•
A operação de um sistema de identificação por radiofrequência requer um conjunto
de equipamentos: etiquetas, também chamadas de transporder ou RF-TAG,
terminais portáteis com antenas que utilizam as ondas de radiofrequência para a
leitura dos tags que são os responsáveis pela descodificação das informações
existentes na RF-TAG.
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Vantagens da Identificação por RF-ID
Capacidade de armazenamento, leitura e envio
dos dados para etiquetas activas;
Detecção sem necessidade da proximidade da
leitora para o reconhecimento dos dados;
Durabilidade das etiquetas com possibilidade de
reutilização;
Prevenção de roubos e falsificação de
mercadorias;
Recolha de dados de animais ainda no campo;
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Problemas mais comuns nas organizações
relativos a gestão do imobilizado
Caracterização insuficiente ou incorrecta dos bens
Acesso a poucas formas de pesquisa
Dispositivos de actualização dos dados muito limitados
Poucos outputs, listagens mal estruturadas e com dados pouco
relevantes
Problemas de afectação e desperdício de recursos
Desperdício de recursos no acompanhamento dos processos
abrangidos pela gestão do património
Falhas de coordenação entre a perspectiva patrimonial,
administrativa e de gestão.
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Solução Inventário de imobilizado
Easystock
A solução proposta consiste em
funcionalidades para o controle
patrimonial mediante a
realização de inventário geral, a
organização do cadastro dos
bens imobilizados, a implantação
de normas e procedimentos de
movimentação de bens e outros
procedimentos específicos de
cada organização.
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Funcionalidades do Easystock - Imobilizado
 Controle todos os bens da empresa com todos os detalhes e precisão
 Total flexibilidade na definição de bens e das suas características
 Gestão da criação, movimentação e destruição de um bem ou grupo de
bens
 Histórico de movimentos, registo inicial e alterações de local, etc.
 Recolha de dados através de terminal portátil
 Permite gerir bens por localização, centros de custo, etc.
 Função de pesquisas multi-critério de todo o imobilizado registado
•
Solução proposta é composta pelos seguintes módulos:
 Aplicação de terminal portatil
 Software de Back-Office para visualização dos dados e geração de relatórios.
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Arquitectura do Sistema
•
A solução assenta numa filosofia de comunicação off-line com a base de dados, a sincronização
dos dados entre o terminal portátil e um computador da rede interna do cliente será efectuada
através de uma base de comunicações utilizando um cabo USB. A sincronização dos dados entre
o terminal portátil e a base de dados central será feita de forma bidireccional.
•
O interface entre a solução de terminais portáteis e a base de dados do cliente será efectuado
pela utilização de tabelas auxiliares em SQL Server.
A solução proposta engloba duas soluções / funcionalidades vitais na gestão de património:
•
Recolha inicial dos bens
•
Conferência periódica
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Conferência periódica dos dados inventariados
•
O módulo de conferência de inventário importa os dados colhidos
durante o inventário físico, permite ao utilizador a leitura das etiquetas
dos bens e a conciliação relativamente ao cadastro de bens e regista
automaticamente as divergências encontradas.
A recolha dos dados do inventário físico é realizada a partir de um
terminal portátil com leitor de código de barras, o resultado desta
recolha de dados, é a criação de uma base de dados, com layout
parametrizável, que será importado pelo sistema de gestão de
património.
•
•
A partir da importação dos dados, permite:
Realizar a recolha de bens automática e apurar as divergências
existentes entre o cadastro de bens e o inventário físico. Estas
divergências podem ser impressas a qualquer momento.
Realizar, após a recolha de bens, a conciliação automática e gerar a
movimentação para corrigir as divergências encontradas entre o
cadastro de bens e o inventário físico.
Identificar todos os bens em falta e que se encontram fora do local
correcto, e prepará-los para um novo ciclo de conciliação automática.
Isso ocorre após a primeira conciliação automática, através da
preparação para conciliação manual.
•
•
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Emissão de relatórios
•
Na funcionalidade de BackOffice são apresentadas cinco listas: Inventariados, Fora do Local, Em Falta, Não
Existentes e Inventário fechado. Na primeira encontram-se os bens inventariados, na segunda os bens que foram
inventariados numa localização mas que estavam registados noutra, na seguinte os bens que ainda falta
inventariar, na quarta os bens inventariados mas que não estão registados na base de dados central e em último
se a sala já foi fechada ou não.
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A Gestão de Bens Móveis, dá resposta às
necessidades de uma empresa em termos de:
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Conclusões
Os sistemas de informação definem, actualmente, a forma de organização das
instituições, com a grande vantagem de poderem:




Aumentar a produtividade dos recursos humanos envolvidos;
Garantir o cumprimento das regras e medir a eficiência dos recursos;
Testar a validade das normas face aos procedimentos correntes;
Rapidamente transmitir novas orientações de gestão.
A diferença entre esta nova perspectiva e a tradicional decorre do facto de os sistemas
de informação se imporem como mecanismos vivos, criando um enquadramento que
apoia e baliza o desenvolvimento da actividade
Agilizar a Administração sem perder a transparência e o
rigor exigido à gestão de verbas que resultam do esforço
conjunto de todos
32
Obrigado
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