PROCEDIMENTOS PARA A MIGRAÇÃO DE PROCESSOS NO SISTEMA
DE AUTOMAÇÃO DO JUDICIÁRIO/ARQUIVO CENTRAL (SAJ/ARC)
Procedimentos para a migração de processos no sistema de automação do Judiciário/Arquivo Central (SAJ/ARC)
1 Introdução
Olá! Nesta aula vamos aprender os
procedimentos para a migração de
processos no sistema de
automação do Judiciário/Arquivo
Central (SAJ/ARC). Mas, antes,
que tal conhecermos um pouco a
Divisão de Arquivo e Memória do
Judiciário (DAMJ)?
Procedimentos para a migração de processos no sistema de automação do Judiciário/Arquivo Central (SAJ/ARC)
2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
A Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ) está distribuída em três unidades situadas
nos municípios de São José e Palhoça.
Unidade São José
Unidade Palhoça
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2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
A Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
abriga, aproximadamente, 500 mil caixas com
processos judiciais findos e a documentação
administrativa da Secretaria do Tribunal de Justiça.
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2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
A Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ) compreende, ainda, o Museu do
Judiciário Catarinense, localizado na sede do Tribunal de Justiça.
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2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
A DAMJ está dividida em cinco seções:
SEÇÃO DE ALOCAÇÃO E LOCALIZAÇÃO
Responsável pelo atendimento de pedidos de desarquivamento de processos do
primeiro grau - [email protected] (ramal 2472);
SEÇÃO DE CONTROLE CADASTRAL
Responsável pelo recebimento, conferência e alocação das caixas com processos do
primeiro grau - [email protected] (ramal 2476);
SEÇÃO DE DIGITALIZAÇÃO
Responsável pelo envio eletrônico de processos para o STJ e o STF, como também pelo
atendimento de pedidos de desarquivamento de processos de segundo grau [email protected] (ramal 8101);
SEÇÃO DE MUSEU
Responsável pela pesquisa e pelo acervo histórico do PJSC - [email protected]
(ramal 2480);
SEÇÃO DE PREPARO TÉCNICO
Responsável pelo atendimento de pedidos de desarquivamento de documentos e de
processos administrativos, arquivados pela Secretaria do Tribunal de Justiça [email protected] (ramal 2497).
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2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
Ao término do procedimento de migração dos processos para o SAJ/ARC (Sistema de
Automação do Judiciário/Arquivo Central), os cartórios de cada unidade de Justiça de
Primeiro Grau utilizarão basicamente os serviços de duas seções da DAMJ:
Clique nas abas abaixo para visualizar o conteúdo:
Seção de Controle Cadastral
Seção de Alocação e Localização
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2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
Ao término do procedimento de migração dos processos para o SAJ/ARC (Sistema de
Automação do Judiciário/Arquivo Central), os cartórios de cada unidade de Justiça de
Primeiro Grau utilizarão basicamente os serviços de duas seções da DAMJ:
Clique nas abas abaixo para visualizar o conteúdo:
Seção de Controle Cadastral
Para agendamento do recolhimento
das caixas de processos migrados. A
Seção fará a conferência das caixas
recebidas e solicitará, se for o caso,
que a comarca realize ajuste das
movimentações no SAJ/PG para
correção
das
inconsistências
verificadas.
Seção de Alocação e Localização
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2 Divisão de Arquivo e Memória do Judiciário (DAMJ)
Ao término do procedimento de migração dos processos para o SAJ/ARC (Sistema de
Automação do Judiciário/Arquivo Central), os cartórios de cada unidade de Justiça de
Primeiro Grau utilizarão basicamente os serviços de duas seções da DAMJ:
Clique nas abas abaixo para visualizar o conteúdo:
Seção de Controle Cadastral
Seção de Alocação e Localização
Para pedidos de desarquivamento de
processos
de
primeiro
grau
cadastrados no SAJ/PG. Os pedidos de
desarquivamento continuam sendo
efetuados normalmente no SAJ/PG.
Quando não houver possibilidade de
registro no SAJ/PG, eles deverão ser
solicitados pelo endereço eletrônico
[email protected]. O tempo
médio de atendimento é de 10 dias
úteis, nos termos da Resolução
Conjunta GP/CGJ n. 4/2015.
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3 Remessa de processos à DAMJ
A remessa de processos à Divisão de
Arquivo e Memória do Judiciário –
DAMJ seguirá o trâmite previsto na
Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4/2015,
no Código de Normas da
Corregedoria-Geral da Justiça e na
Resolução TJ n. 30/2014.
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3 Remessa de processos à DAMJ
Após a realização dos procedimentos
previstos nos incisos I e II do artigo 3º da
Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4/2015, a
atividade de migração dos processos para
o Sistema de Automação do Judiciário –
Arquivo Central (SAJ/ARC) deverá observar
as orientações dispostas no Procedimento
Operacional Padrão n. 6.
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4 Instalação do SAJ/ARC
A Diretoria de Tecnologia da Informação, por meio
dos técnicos de suporte em informática (TSI),
instalará o SAJ/ARC nas máquinas indicadas pela
Direção do Foro, após o repasse das orientações pela
Diretoria de Documentação e Informações.
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4 Instalação do SAJ/ARC
Uma vez instalado o sistema, a Secretaria do
Foro deverá informar à Seção de Controle
Cadastral da Divisão de Arquivo e Memória do
Judiciário (DAMJ), por correspondência
eletrônica ([email protected]), a
quantidade de caixas que cada unidade
(cartório) encaminhará para arquivamento
nessa divisão, observado o montante
autorizado pela DDI. A referida seção enviará
os números de caixa para migração pelas
unidades.
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4.1 Inserção de processos nas caixas
Destaca-se que, conforme artigo 4º da Resolução
Conjunta GP/CGJ n. 4/2015, não poderão ser enviados:
I – processos arquivados administrativamente;
II – processos sem cadastro no SAJ/PG;
III – processos físicos digitalizados cujo processo
eletrônico esteja em tramitação; e
IV – documentos administrativos das unidades
judiciárias.
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4.1 Inserção de processos nas caixas
Ainda, para a inserção de processos nas caixas, deverá ser observado o disposto no inciso IV e
parágrafos 1º a 4º do artigo 3º da Resolução Conjunta GP/CGJ n. 4/2015, além das seguintes
condições:
a numeração deve ser registrada na caixa
apenas com pincel atômico no campo
destinado para essa finalidade. Caso a caixa
já possua algum registro, o lado oposto
(fundos da caixa) deve ser usado para
registrar a numeração sequencial da DAMJ;
a migração no SAJ/ARC só poderá ser realizada
com a numeração fornecida pela DAMJ;
após a migração dos processos para o SAJ/ARC,
o usuário deverá imprimir relação para
conferência e assinatura do responsável;
uma vez conferida, a relação deve ser
inserida dentro da caixa, a qual deverá ser
lacrada com fita, sob pena de não ser
recolhida.
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4.1 Inserção de processos nas caixas
Em relação ao procedimento de migração,
cumpre esclarecer que:
deve ser efetuado com os processos em
mãos e não mediante a utilização da
RELAÇÃO DO SAJ/PG;
todos os apensos e os incidentes enviados à
DAMJ deverão ser migrados no SAJ/ARC e
inseridos na caixa;
a comarca terá acesso apenas à opção
“Associação de Processos à Caixa”;
a comarca não poderá efetuar a exclusão no
SAJ/ARC de processos já migrados. Se
necessário, deverá solicitá-la à Seção de
Controle
Cadastral,
por
meio
de
correspondência eletrônica para o endereço
[email protected] .
seguir as instruções a seguir descritas:
havendo solicitação de exclusão, aguardar o
tempo necessário para que o sistema
atualize as informações;
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
Acompanhe os procedimentos para
a migração (associação) de
processos para a caixa:
Procedimentos para a migração de processos no sistema de automação do Judiciário/Arquivo Central (SAJ/ARC)
5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
1 Na tela inicial do SAJ/ARC, clicar em Associação de Processos à Caixa.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
2 Na nova janela, adicionar o número da caixa fornecida pela DAMJ no campo Caixa e teclar
“Tab”.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
3 No campo Processo, inserir o número do processo a ser migrado (associado) e teclar “Enter” ou “Tab”.
Após essa ação, o cursor volta automaticamente para o campo Processo. Para adicionar mais processos na
mesma caixa, repetir esse procedimento, colocando um número de cada vez. Poderá ser utilizado o leitor
óptico de código de barras da etiqueta do processo.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
3.1 A inclusão do número do processo deverá ser realizada conforme a versão do SAJ utilizada
pela comarca, de acordo com as orientações abaixo:
SAJ3: inserir o
número SAJ do
processo no campo
Processo.
ou
o
número
padrão CNJ no
campo Processo.
SAJ5: inserir o
número SAJ do
processo no campo
Outro nº.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
3.2 Ao incluir o número padrão do CNJ, aparecerá uma nova janela para a seleção do processo. Nesse caso,
o usuário deverá clicar no número correspondente ao processo que está sendo migrado (associado), depois
clicar no botão “Selecionar” ou dar dois cliques sobre o número do processo desejado.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
4 O SAJ/ARC identifica os processos que não estão aptos ao arquivamento, emitindo mensagens na tela
sempre que houver tentativa de migrá-los. Quando isso ocorrer, os processos não devem ser migrados para
o SAJ/ARC.
4.1 Processos arquivados administrativamente. Nesse caso, o sistema emitirá a mensagem a seguir:
Escolha a opção “Não”.
Observação: esses processos devem ser mantidos nas comarcas, conforme o art. 2º, § 1º, da Resolução
Conjunta GP/CGJ n. 6/2008: “é vedada a remessa de processos arquivados administrativamente nas
comarcas para a Divisão de Arquivo e Memória do Poder Judiciário”.
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PRÓXIMO
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4.2 Os processos que se encontram com a situação em andamento e encaminhado a grau de recurso
também não devem ser migrados (associados). Nesse caso, o processo deve continuar a sua tramitação.
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4.3 Quando arquivados, os processos recebem a numeração da caixa da Divisão de Arquivo, e é essa a sua
única forma de localização. No ato da migração, o sistema emitirá a mensagem a seguir sempre que o
processo já possuir um número de caixa.
Escolha a opção “Não”.
Observação: portanto, se esse processo já foi migrado para o SAJ/ARC, é porque já esteve arquivado na
DAMJ. Assim, autos nessas condições devem retornar àquela Divisão exclusivamente via malote. A
inclusão em outra caixa inviabilizará o desarquivamento futuro desse processo.
A única exceção para essa situação é quando um mesmo processo é inserido em diversas caixas, uma vez
que a quantidade de volumes dos autos impede o arquivamento em apenas uma caixa.
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PRÓXIMO
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
4.4 Os processos, cuja quantidade de volumes (mesmo processo, mesmo número, vários volumes) exceder a
capacidade de uma caixa, deverão ser migrados para quantas caixas se fizerem necessárias, utilizando-se
numeração sequencial.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
No exemplo abaixo, foi utilizada a caixa de número 255800, de modo que deve ser observado o sequencial
255801, 255802, etc. até a quantidade necessária para a alocação do processo. Ao inserir o processo em
uma nova caixa, aparecerá a mensagem: “O processo informado encontra-se na caixa 255800. Deseja
continuar?” Nesse caso, deve-se clicar em “Sim”, pois o processo estará fisicamente em mais de uma caixa.
Por fim, clicar em “Salvar”.
Observação: repetir o procedimento para tantas caixas quantas forem necessárias para a migração do
processo.
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5 Procedimentos para migração (associação) de processos na caixa
IMPORTANTE: a migração para uma nova caixa não exclui a caixa em que o processo já foi adicionado.
Dessa forma, a informação será a real, porquanto o processo está, de fato, em mais de uma caixa, como na
figura a seguir.
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6 Procedimento para a migração de processos com incidentes/apensos
Todos os processos
incidentes/apensos e entranhados
devem ser adicionados à caixa, com
exceção das cartas precatórias,
rogatórias e de ordem.
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6 Procedimento para a migração de processos com incidentes/apensos
5 O sistema permite selecionar o processo principal e os incidentes/apensos que serão associados à caixa.
Deve-se inserir a numeração SAJ no campo Processo (SAJ 03) ou à direita no campo Outro nº (SAJ 05), e
clicar “Tab”. No caso do SAJ05, é possível, ainda, inserir a numeração padrão do CNJ no campo Processo.
Após a inserção, o cursor passará automaticamente para o campo da numeração do apenso. Pode-se
digitar o número do apenso desejado, utilizando cinco dígitos (00001, por exemplo), ou clicar na lupa ao
lado, que serão mostradas todas as possibilidades relacionadas ao processo digitado.
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6 Procedimento para a migração de processos com incidentes/apensos
Selecionar cada processo ou incidente, individualmente. Clicar uma vez em cima do número desejado e,
depois, clicar em “Selecionar”, ou dar dois cliques sobre o processo desejado.
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6 Procedimento para a migração de processos com incidentes/apensos
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6 Procedimento para a migração de processos com incidentes/apensos
Para salvar os processos migrados (associados) na caixa, é necessário clicar na opção “Salvar”.
Essa ação poderá ser efetuada ao final de cada caixa ou a cada processo inserido.
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PRÓXIMO
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6 Procedimento para a migração de processos com incidentes/apensos
6 Para iniciar a migração de uma nova caixa, clicar na opção “Limpar” e repetir o
procedimento, informando o novo número de caixa, conforme item 1.
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7 Procedimento para gerar a relação de processos
Após salvar a migração, ainda na tela Associação de Processos à Caixa, clicar no botão
“Relação”:
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7 Procedimento para gerar a relação de processos
Aparecerá uma nova tela com algumas opções. Clicar em “Imprimir”.
Atenção! Inserir essa relação, assinada pelo servidor responsável, na caixa correspondente e
lacrar com fita adesiva.
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7 Procedimento para gerar a relação de processos
Observação: para caixas com mais de 55 (cinquenta e cinco) processos, o sistema não
permitirá a impressão do relatório. Nesses casos, terminada a migração dos processos, clicado
o botão “Salvar”, maximizar a tela Associação de Processos à Caixa. A tela se expandirá, o
que permitirá a visualização de uma quantidade maior de processos.
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7 Procedimento para gerar a relação de processos
Com a tela expandida, pressionar a tecla “Print Screen” do teclado. No caso de usuário do
SAJ5, que dispõe de duas telas, pressionar a tecla “Alt” e a tecla “Print Screen”
simultaneamente, para capturar apenas a primeira tela.
Abrir o Paint (editor de imagens disponível no Windows) e colar a imagem capturada.
Imprimir e inserir esse documento no interior da caixa em apenas uma via carimbada e
assinada pelo Chefe de Cartório.
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7 Procedimento para gerar a relação de processos
E, assim, encerramos nossa aula
sobre os procedimentos para a
migração de processos no sistema
de automação do
Judiciário/Arquivo Central
(SAJ/ARC).