SISTEMA MALOTE DIGITAL INSTRUÇÕES DE UTILIZAÇÃO 1- Clicar no item “Sistemas” localizado na página inicial da intranet e, após, clicar em “Sistema Hermes – Malote Digital”: 2- Acessar o Sistema Malote Digital informando login e senha (a mesma utilizada no acesso ao Windows – AD) e, após, clicar no botão “Acesse”: Caso seja necessário (dificuldade ou impossibilidade de acesso das Unidades que integrarão referido sistema), poderá ser acionado o Help Desk (0800- 770.2779) ou acessado o ícone computador. disponibilizado no monitor do 3- Após acessar o sistema, será aberta a “Página inicial” com o menu na lateral esquerda, como mostra a figura abaixo. Para selecionar a opção desejada, basta clicar com o mouse na opção desejada, tais como “Não Lidos”, “Enviar”, “Enviar em Sigilo”, “Lidos”, “Enviados”, “Últimos Lidos”, “Últimos Enviados”, “Pessoais” ou ainda “Enviados e Lidos” e “Enviados e Não Lidos”, como mostram as figuras abaixo: a) Menu “Documentos”: b) Tela de documentos “Não Lidos”: c) Tela de documentos a “Enviar”. Selecionar tipo de documento a ser enviado: c.1) Selecionar o destinatário: d) Tela de documentos a “Enviar em Sigilo”: e) Tela de pesquisa de documentos “Lidos”: f) Tela de pesquisa de documentos “Enviados”: g) Tela de pesquisa dos 10 últimos documentos lidos: O ícone é utilizado para encaminhar o documento para uma Unidade Organizacional. é utilizado para encaminhar o documento em modo sigiloso, caso O ícone seja necessário. O ícone é utilizado para encaminhar o documento por e-mail (não habilitada configuração de contas de email). h) Tela de pesquisa dos últimos 10 documentos enviados: i) Tela de pesquisa de documentos pessoais lidos: j) Tela de recibo de documentos enviados e lidos: k) Tela de recibo de documentos enviados e não lidos: 4- Na página inicial, temos no menu superior à direita as opções de “Página Inicial”, “Fazer Logoff” e “Alterar UO” (este para quem tem mais de uma Unidade Organizacional vinculada ao acesso). “Página Inicial” retorna à página do início do sistema; “Fazer Logoff” retorna à pagina de acesso ao sistema; “Alterar UO” permite a alteração da Unidade Organizacional do usuário. 5- Temos também a opção de consulta pelo código de rastreabilidade. Observações: a) O Manual completo do sistema está disponível para leitura e/ou gravação, na tela de acesso ao sistema e na página inicial, na aba “Úteis”: b) O sistema emite recibos de e-mail’s enviados e lidos e também de enviados e não lidos: c) Os documentos que tramitarem pelo sistema deverão ser obrigatoriamente em formato PDF (portable document format). d) Para as Unidades já contempladas com o sistema SAJ/PG5, basta a assinatura digital para a conversão do arquivo em PDF. Para salvá-lo em uma pasta, clicar no menu “Arquivo/Imprimir” do editor de texto (do sistema SAJ) com o documento finalizado e assinado, juntamente com a seleção de outros documentos digitais ou digitalização de peças de autos físicos, quando necessário. Deverá ser selecionada a opção de impressora PrimoPDF, PDF24 ou outro conversor. Caso não apareça essa opção, entrar em contato com o Help Desk (0800-770.2779). Abrir uma pasta em “Meus Documentos” para salvar os arquivos convertidos e que serão anexados e enviados pelo sistema Malote Digital. e) Para as Unidades não usuárias do sistema SAJ, após a assinatura, as folhas deverão ser digitalizadas para obtenção do arquivo em PDF, juntamente com outros documentos necessários. Abrir uma pasta em “Meus Documentos” para salvar os arquivos convertidos e que serão anexados e enviados pelo sistema Malote Digital.