Professional Archive Manager
para Exchange
Arquivo de e-mails,
Arquivo de E-mail,
Gestão de Ciclo de Vida e
Pós-processamento para
Microsoft Exchange Server
5.5/2000/2003/2007
Reduza custos operacionais.
Reduza tempo em administração e gestão de e-mails.
Proteja os seus e-mails.
Professional Archive Manager (PAM) para Exchange
veja como pode ser fácil a gestão de e-mail.
1
3
Cinco razões para arquivar e-mails.
5
Porquê escolher PAM para Exchange?
7
Como funciona o PAM para Exchange.
8
Gestão global de e-mail empresarial.
9
Arquitectura de arquivo HSM.
11
PAM para Exchange - métodos de arquivo.
14
PAM - gestão de arquivo.
15
PAM - gestão de conformidade.
16
PAM - gestão de pós-processamento.
20
PAM - para utilizadores.
21
PAM - especificações técnicas.
Metalogix Software Corporation
Faça a gestão de e-mails com segurança e eficiência
através do PAM para Exchange.
Embora o e-mail seja a forma mais importante de
comunicação na maioria de empresas, muito poucas estão
devidamente preparados para lidar com os desafios
inerentes ao armazenamento desta importante ferramenta.
A tradicional correspondência baseada em papel, tem vindo a ser substituída pela prática e
eficiente tecnologia de e-mail. Mesmo documentos legais e facturas são oficialmente
reconhecidas como legítimos, quando as assinaturas electrónicas são aplicadas.
Contudo, gerir a comunicação por e-mail cresceu constantemente durante os anos
para uma demorada, dispendiosa e legalmente arriscada operação.
O uso excessivo conduz a caixas de correio totalmente ocupadas, criando uma redução de
produtividade dos colaboradores que deixam de poder enviar ou receber aquelas mensagens
importantes, bem como as mensagens antigas são rapidamente eliminadas para remediar o
problema, podendo causar situações complicadas para a empresa. Uma rápida operação de
limpeza muitas vezes prejudicada mais do que ajuda. A perca irrevogável da informação
essencial, pode converter uma solução a curto prazo numa dor de cabeça a longo prazo.
O crescimento constante da base de dados, obriga os departamentos a fazer upgrades
contínuos do armazenamento, criando uma tensão desnecessária no orçamento das
empresas.
E não podemos esquecer os administradores, que constantemente ‘perdem’ tempo precioso
a executar backups ineficientes, recuperação e tarefas de reorganização, causadas pelo
crescimento implacável no volume de e-mails.
2
Professional Archiving Manager para Exchange
5 boas
razões
para arquivar
e-mails
#1: Perca de controlo
O e-mail é reconhecido como uma ferramenta de
comunicação essencial. Cada colaborador é
responsável de e-mails de entrada e saída, alguns
dos quais podem ser de importância vital.
Muitos administradores reagem limitando a
capacidade de armazenamento de caixas de correio,
para evitar upgrades constantes e caros aos sistemas
de armazenamento. Os colaboradores eliminam
constantemente e-mails para disponibilizar espaço
para novas mensagens, enquanto as caixas de
correio crescem rapidamente até o ponto de ruptura.
Os e-mails importantes são eliminados, deixando
apenas uma possibilidade de perigo eminente.
Alguns utilizadores tentam resolver este problema em
armazenar os e-mails antigos, como ficheiros PST no
disco rígido local. Ter gigabytes de dados PST
instáveis não é situação rara. Mesmo um
administrador experiente tem grande dificuldade em
abrir um ficheiro PST que um colaborador arquivou
com uma senha. Naturalmente, esta situação é
exacerbada se o utilizador sair da empresa sem
revelar a senha.
#2: Perca de e-mails
A recuperação de e-mails eliminados por erro, é
uma árdua tarefa e que exige muito tempo.
Os administradores, já com pouca disponibilidade,
são continuamente desafiados com a tarefa de
recuperar e-mails que foram eliminados demasiado
cedo ou, simplesmente, por engano. Esta situação só
pode normalmente ser tratada por especialistas que
possuem os conhecimentos apropriados. Um tempo
significante e esforço é necessário para recuperar o email do sistema de backup e restaurá-lo no sistema
de produção.
3
Metalogix Software Corporation
#3: Perca de tempo
#5: Conformidade
Gestão do servidor MS-Exchange cria exigências no
pessoal de IT, que por sua vez cria um estado de
ineficiência.
É cada vez mais comum, tanto para legisladores
nacionais como para internacionais, regulamentar a lei
acerca do armazenamento a longo prazo de e-mails
vitais para Auditoria.
Actualmente as mensagens de texto com anexos de
vários megabytes aumentam o problema. Também é
cada vez mais popular, combinar sistemas de e-mail com
sistemas internos de workflow, resultando num aumento
maciço de dados ao longo do tempo (visto que cada
pequena modificação requer um inevitável processo de
backup e recuperação). Os administradores,
frequentemente, têm de encontrar tempo para o backup
diário do MS-Exchange. O tempo gasto na actividade de
backup de todas as cópias, pode atingir as 24 horas ou
mais. O facto do sistema de e-mail não estar disponível
durante o processo de recuperação, simplesmente
aumenta o problema, já por si complexo e oneroso.
#4: Optimização
O armazenamento pode ficar caro guardando e-mails
como evidência documental.
Segundo um estudo feito pela Hitachi Data Systems, vinte
por cento dos responsáveis de IT disseram que o espaço
de armazenamento de e-mail, ocupa quase 40% da
capacidade de armazenamento total nas suas respectivas
empresas e este número é projectado para crescer
durante os próximos anos. Com estes números
alarmantes, espera-se que os responsáveis pelos
sistemas organizem o armazenamento de um modo
seguro e eficiente. Os e-mails, como toda a informação,
têm um ciclo de vida; o esforço necessário para encontrar
mensagens antigas aumenta exponencialmente com o
tempo. O armazenamento eficiente de e-mails e anexos, é
reconhecido como um dos maiores desafios enfrentados
hoje pelos departamentos de IT. A tecnologia de
armazenamento alternativa, como discos ópticos e
sistemas de juke-box, é indicada para essas tarefas,
sobretudo quando os e-mails devem permanecer
inalterados para cumprir com certas leis e regulações.
Em muitos países, o arquivo de e-mails vitais para Auditoria
é obrigatório para certas empresas e organizações. Os EUA
são um bom exemplo de regulações recentemente
apertadas onde a conformidade com o Sarbanes-Oxley Act
ou o Securities and Exchange Commission (SEC) é
obrigatória. As empresas americanas devem guardar todos
os e-mails com relevância financeira, por um período de
tempo legalmente regulado. Esta lei também se aplica a
todas as empresas europeias que têm relações comerciais
com empresas americanas, ou são financiadas através dos
EUA.
Regras semelhantes são também prevalecentes na Europa.
Os e-mails são tomados em consideração como evidência e
são muitas vezes a única prova que pode ser apresentada
ao tribunal, para este tomar uma decisão. Mesmo que um
único e-mail não seja aceite como prova, a empresa pode
ainda ser punida quando a incompetência de um
colaborador é exposta.
International and national regulations that
stipulate a compulsory storage of emails in
terms of compliance.
USA
Sarbanes-Oxley Act Section 404, AML, SEC 17a-4, HIPAA
ISO/PRFTR15801, ISO/WD18509, FDA 21 CRF Part 11,
Basel II Capital Accord, Patriot Act, Electronic Evidence Act
(Canada) ...
EMEA
IFRS (EU), Solvency II (EU), BSI PD5000 (UK),
Public Record Office (UK), Fin. Serv. Authority (UK),
AIPA (Italy), NF Z 42-013 (France), GDPdU & GoBS, HGB,
AO, Produkthaftpflichtgesetz (Germany) ...
ASIA
11MEDISDC (Japan),
Electronic Ledger Storage Law (Japan) ...
4
Professional Archiving Manager para Exchange
Se os e-mails já são
O arquivo de e-mails
arquivados em Microsoft
constitui muito mais de
Exchange, porque
que apenas armazenar
necessitamos de uma
e-mails antigos
solução específica?
Como um responsável de IT ou administrador de
sistema de e-mail, não há dúvida que já investigou as
funções de arquivo integradas e provavelmente
descobriu que a solução standard é limitada.
O arquivo de e-mails deve ser capaz de fazer mais
do que só armazenar e-mails como ficheiros. Um
sistema de arquivo potente é um instrumento de
gestão e vai de encontro às seguintes exigências
mínimas:
É limitada no facto que não arquiva mensagens e
ficheiros seleccionados, para manter as caixas de correio
tão baixas quanto possível. Este método leva o utilizador
a manter o armazenamento de e-mail o menor possível,
para que o sistema de e-mails possa funcionar sem
qualquer problema.
Um processo de arquivo flexível e transparente:
As simples ferramentas de administração permitem a
criação de processos de arquivo diferentes, que podem
ser iniciados manualmente ou automaticamente. Emails idênticos que são dirigidos a um grupo de
utilizadores só devem ser arquivados uma vez. Um
atalho de entre 2 a 5 Kilobytes é só o que permanece
no armazenamento do MS-Exchange.
Isto é uma solução insatisfatória, porque os e-mails só
são armazenados como ficheiros e não estão disponíveis
aos utilizadores na aplicação normal de Outlook. A
situação é agravada por constantes modificações nas
regulações legais relacionadas com o armazenamento
de e-mails críticos e simplesmente expõe o facto que as
funcionalidades básicas não são suficientes. Também o
aumento de tempo necessário para a administração dos
sistemas de e-mail, necessita de uma solução mais
sofisticada.
O facto de o utilizador não ter acesso aos ficheiros PST
na aplicação de Microsoft Outlook, só aumenta os
problemas existentes.
Arquivo a longo prazo e segurança na auditoria:
Os e-mails são transferidos para tipos de
armazenamento diferentes nalguma etapa do ciclo de
vida. Uma eliminação é evitada pela lógica de tempo de
retenção do software, bem como pelo uso indicado do
hardware , antes do fim do ciclo de vida.
Direccionado ao utilizador:
O utilizador pode utilizar a sua aplicação de MS-Outlook
normal para abrir e editar e-mails arquivados. A
pesquisa full-text em anexos, também ajuda a aumentar
a eficiência e a performance no local de trabalho.
Adicionalmente é fornecido um portal web-based para
abrir mensagens arquivadas e totalmente compatível
com Apple Mac OS incluindo um plug-in para
Entourage.
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Metalogix Software Corporation
SEM ARQUIVO
COM ARQUIVO E-MAIL Professional Archive Manager para Exchange
Redução de tempo
de backup através
de arquivo paralelo
em suporte de
baixo custo
local C:\\
Network Drive Z:\\
Arquivo
executado em
sistemas
ópticos para
uma superior
conformidade
local C:\\
.PST
.PST
.PST
.PST
.PST
.PST
.PST
.PST
Possíveis problemas legais causados por
perda de e-mails
Sem acesso on-line a ficheiros .PST
Backups e Recuperação demorados e
esforço de administração aumentado
Paragem do MS-Exchange durante o processo
de recuperação
Sem integração a sistemas DMS, CRM ou ERP
Não é necessário armazenamento .PST
Acesso a e-mails arquivados
Nenhum cliente independente necessário. Microsoft Outlook permanece a aplicação do utilizador
Protecção contra perda de e-mails e manipulação arquivando para media legalmente
segura. Nenhum armazenamento de e-mails em ficheiros .PST
Tempo de backup e recuperação mais curto para o MS-Exchange visto que só um
atalho de 2-5Kb tem de ser arquivado.
Nenhuma paragem de servidor MS-Exchange durante a recuperação de e-mails
eliminados por engano.
Economia de custos com media de armazenamento de menor custo.
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Professional Archiving Manager para Exchange
PAM para Exchange
O sistema de arquivo de e-mail desenhado para uma
performance superior e rápido retorno do seu investimento.
Compatível com Microsoft Exchange 5.5/2000/2003/2007
Funcionamento
No coração do servidor PAM para Exchange está a
solução DMS PAM-STORAGE. O motor HSM (Gestor
de Armazenamento Hierárquico) foi desenvolvido
especificamente para processos de arquivamento de
alto volume e foi comprovado por empresas com
milhões de documentos.
este problema, o PAM para Exchange permite definir o
tamanho do texto no corpo que mostra no painel de
preview. Isto permite ao utilizador ver só as primeiras
linhas de texto, e assim reduz a carga no servidor
Exchange com texto até o utilizador expandir o preview.
O PAM para Exchange verifica constantemente se os emails estão a ser armazenados no servidor MSExchange, à qual as definições de arquivo se aplicam. O
administrador decide quando um e-mail deve ser
arquivado e especifica a estratégia de arquivo por formas
intuitivas.
Os e-mails são desagregados e arquivados como conteúdos
O PAM para Exchange retira um e-mail pronto para
arquivo do armazenamento do MS-Exchange e substituio por um atalho. Este atalho também é registado numa
base de dados relacional (ORACLE ou MS-SQL) e serve
de referência da nova posição de armazenamento
(sistema de armazenamento). O próprio e-mail é
comprimido e armazenado no sistema de
armazenamento definido, que por sua vez reduz espaço
de armazenamento.
As necessidades para o armazenamento do e-mail no
MS-Exchange fica reduzido a 2-5Kilobytes depois do
arquivo.
O preview no MS Outlook e OWA actua nos e-mails
arquivados ao deixar uma cópia do corpo da mensagem
no servidor de Exchange. No entanto o corpo do texto da
mensagem pode contribuir para um espaço significante
se incluir threads longos de respostas. Para solucionar
7
Formato de Arquivo
separados (corpo da mensagem e anexos). Em caso do
formato .MSG não ser suportado no futuro, PAM para
Exchange oferece a opção de gravar cópia do e-mail em
formato .TXT ou .HTML.
Processo de Arquivo
Simples, múltiplo ou sincronizado para diferentes tipos de
armazenamento, baseados em tecnologia Instância Única
integrada com HSM (Gestor de Armazenamento Hierárquico).
SIS Armazenamento de Instância Única
Os e-mails são muitas vezes endereçados a um grupo (p. ex.
departamento). Um bloco de destinatários recebe mensagens
idênticas com anexos idênticos. O PAM para Exchange lida
com este desperdício de espaço valioso, graças à função de
Instância Única. O PAM para Exchange utiliza a lógica de
checksum MD5 para ver se os e-mails e os anexos já foram
arquivados, independentemente de quantos servidores MSExchange estão ligados. Cada e-mail ou anexo só será
arquivado uma vez. O grupo de destinatários pode abrir essas
mensagens e anexos normalmente.
Metalogix Software Corporation
Gestão global empresarial de e-mail
A escalabilidade do PAM para Exchange oferece muitas
vantagens para empresas grandes e geograficamente
separadas. Um ID local especial permite a escalabilidade
de serviços relacionados com os requisitos de cada
localização
Com isto, os serviços de administração do arquivo PAM para
Exchange pode ser afinado considerando as operações
durante o dia, noite, durante as tarefas de arquivo de PST,
para arquivo paralelo ou até recuperação em load-balancing
através das várias localizações.
No Data Center da Séde
2 Servidores MS-Exchange
1 Servidor PAM para Exchange
4 PAM para Exchange Serviços de Arquivo HSM
2 PAM para Exchange Serviços de Importação PST
2 PAM para Exchange Serviços de Recuperação para acesso local
Unidade de Produção (Fábrica)
1 Servidor MS-Exchange
1 Servidor PAM para Exchange.
1 PAM para Exchange Serviços de Recuperação para colaboradores.
Centro de Distribuição Remoto
1 Servidor MS Exchange.
1 Servidor PAM para Exchange
3 PAM para Exchange Serviços de Recuperação para
colaboradores remotos.
Estabilidade do sistema com suporte SMTP
Na eventualidade de falha do servidor MS-Exchange, os utilizadores de MS-Outlook
podem aceder às mensagens arquivadas através de protocolo http ao arquivo PAM
para Exchange baseado na Web. Utilizadores podem enviar estas mensagens
através do gateway SMTP. Em conjunto com arquivo directo e armazenamento
paralelo, as organizações a utilizar o PAM para Exchange estarão preparadas para
cenários catastróficos.
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Professional Archive Manager para Exchange
O Processo de Arquivo (baseado em regras)
O Servidor PAM para Exchange continuamente verifica se existem mensagens no MS-Exchange com as
condições predefinidas. O administrador define quando, como e aonde as mensagens serão arquivadas.
Os Serviços de Arquivo HSM utilizam o algoritmo MD5 para verificar se a mensagem já existe no arquivo. Isto
assegura que a tecnologia de armazenamento de Instância Única evita cópias múltiplas no arquivo. A
mensagem pode depois ser encriptada (utilizando metodologia RC4), comprimida e passada para o serviço
HSM.
Uma tarefa de arquivo pode ser programada a ser arquivada simultaneamente para diferentes tipos de media
de armazenamento. Este tipo de armazenamento síncrono assegura contra perca de dados e auxilia a
desenhar um sistema de Disaster Recovery.
O serviço de Media HSM
A tarefa do serviço de Media HSM é armazenar e referenciar e-mails e anexos no sistema de armazenamento
de escolha (qualquer plataforma standard de armazenamento para Windows e Unix).
A Indexação de Arquivo HSM
PAM para Exchange encontra e-mails arquivados no media de armazenamento e indexa-os numa base de
dados relacional SQL ou Oracle. Os metadados aí armazenados contêm informação relacionada com a
localização aonde os dados estão armazenados.
O servidor PAM para Exchange substitui o e-mail
com um atalho logo depois de ser arquivado.
Importador de PST
O serviço PAM para Exchange de
importação PST colecciona os ficheiros
PST dos PC’s dos utilizadores antes de
fazer upload e arquivá-los. O utilizador fica
com a estrutura original da pasta PST e
um relatório detalhado é feito para os
administradores. O importador PST pode
ser instalado em mais servidores para
aumentar a performance se necessário
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Metalogix Software Corporation
Processo de Recuperação (client/server)
Microsoft Exchange & MS-Outlook
O MS-Outlook verifica se o e-mail está no armazenamento do Exchange ou no arquivo
do PAM para Exchange. O MS-Outlook envia um pedido ao serviço de recuperação
HSM que por sua vez, lê o e-mail da localização física de armazenamento e envia para
o Outlook via serviço HSM.
O Servidor PAM para Exchange
referencia o arquivo HSM de metadados para a localização física e envia um pedido ao
serviço de recuperação HSM que por sua vez lê o e-mail do seu local de
armazenamento físico e devolve-o ao Outlook
O Processo de Ciclo de Vida (Servidor/Servidor)
O servidor lógico pode mover e-mails arquivados para outros tipos de media de
armazenamento utilizando o gestor de media, integrado.
Isto permite aos administradores uma gestão completa do ciclo de vida – tempos
de retenção podem ser definidos baseados em armazenamento ou requisitos de
conformidade. Expirado o tempo de retenção, e-mails podem ser eliminados ou
enviados para media de armazenamento a longo prazo.
10
Professional Archive Manager para Exchange
Métodos de arquivo
PAM para Exchange oferece arquivo standard e
avançado com simples configuração. Tarefas de
arquivo são criadas e optimizadas através do
gestor PAM para Exchange.
Simplesmente deixe o PAM para Exchange fazer todo
o trabalho de arquivo difícil. Todos os seguintes
métodos de arquivo podem ser usados, tanto para
ambas as Inbox e Outbox, como pastas de grupo e
públicas. O PAM para Exchange utiliza o Active
Directory / Addressbook Active Directory LDAP, ao
organizar caixas de correio únicas num novo grupo de
arquivo. A data do arquivo e a descrição das
propriedades de e-mail que levam ao arquivo é definida
por vários métodos.
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Modo imediato
O modo imediato permite que e-mails e anexos nas
Caixas de Entrada e de Saída de utilizadores
especificados, grupos e directórios públicos, sejam
imediatamente arquivados. Novas mensagens são
automaticamente arquivadas para o media designado,
logo que elas cheguem à mailbox definida. Isto
simplesmente impede o utilizador de eliminar ou alterar a
mensagem posteriormente.
Modo programado
O modo programado apresenta um versátil e flexível
conjunto de processos de arquivo.
O tempo de/data (Hora/Dia) quando a tarefa de
arquivo deve iniciar e terminar, assim como a janela
indicadora de tempo máximo disponível.
Início automático da tarefa de arquivo (p. ex.
diariamente).
Metalogix Software Corporation
Modo condicional
Modo manual
Este modo iniciado por um evento verifica e-mails:
Após receber autorização do administrador, o utilizador
também pode destinar certas funções de arquivo com a
utilização de um Plug-in de Microsoft Outlook
correspondente. A autorização também pode ser dada para
funcionalidades únicas:
Quando o e-mail é mais antigo de n-tempo (dia,
hora …)
Quando um tamanho especificado é excedido.
Conforme classes de e-mail definidas.
Modo de Conteúdo
Uma poderosa ferramenta de scripting está também
disponível. Isto define os critérios de arquivamento com
base em propriedades MAPI. O seguinte conteúdo pode
ser analisado e arquivado utilizando a ferramenta de
scripting:
Assunto
De
Para
CC
BCC
Corpo
Tem Anexo
Tamanho de Mensagem
Classe de Mensagem
Pasta Afiliada
Data Enviada
Data Recebida
Data Modificada
Data Respondida
Anexos
Ícones de Mensagem
Status de Mensagem
Modo de Threshold
O arquivo inicia automaticamente logo que ultrapasse o
limite superior de armazenamento, continuando até que
o limite inferior (em percentagem) seja atingido.
Arquivar e-mails seleccionados no arquivo
Copiar e-mails seleccionados para o
armazenamento MS-Exchange
Eliminar e-mails seleccionados do armazenamento
MS-Exchange
Iniciar pesquisas full-text
Mostrar versões de e-mail
Sincronização de Offline Folder
Modo de atraso de atalho
O PAM para Exchange deixa um atalho no servidor MSExchange logo depois de um e-mail ser arquivado. Isto
permite aos utilizadores acederem às suas mensagens
arquivadas e anexos directamente do Outlook.
Utilizadores de Blackberry estão em desvantagem visto
que o servidor de Blackberry não distingue entre uma
mensagem original e um atalho.
Por esta razão PAM para Exchange tem uma nova
característica de atraso de atalho. E-mails são
arquivados mas só são substituídos por atalhos depois
de tempo definido (14 dias p. ex.). O utilizador de
Blackberry pode aceder a mensagens arquivadas via
PDA até finalmente ser substituída por um atalho.
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Junte os e-mails às soluções estratégicas do negócio.
Esteja em conformidade com directivas e leis de corporate governance.
Melhore a sua gestão de desastres com e-mails.
Professional Archive Manager para Exchange
Veja como é fácil gerir e-mails.
Metalogix Software Corporation
Gestão de
Arquivo
As tarefas mais complicadas só podem ser executadas
com as ferramentas correctas. PAM para Exchange
retira-lhe as tarefas administrativas que exigem muito
tempo e dá-lhe o controle completo na gestão de e-mail.
Gestão de Recuperação
Os e-mails arquivados podem ser devolvidos do PAM
para Exchange para o armazenamento do MSExchange com uma ferramenta especial, que elimina o
atalho original no arquivo e recupera o e-mail para o
armazenamento do MS-Exchange, de onde pode ser
acedido normalmente. É como se o arquivo nunca se
tivesse realizado. Tem ainda o valor acrescentado de
um servidor de e-mail em operação contínua, evitando
a tarefa de constantemente fazer back-ups
Gestão de Quotas
A gestão de quotas limita o armazenamento de arquivo
de ambos os utilizadores e grupos de utilizadores, o
que por sua vez significa maior transparência de custos
e uma simplificação do processo de designação de
custos internos.
Gestão de Alertas
Uma notificação pró-activa também está incluída. Isto
informa o administrador quando o limite superior da
quota actual, tempo de arquivo e processos de arquivo
são atingidos.
Gestão de Ciclo de Vida
Todos os documentos empresariais, inclusive e-mails têm
um ciclo de vida. Ocasião virá quando um e-mail perde a
sua importância para a empresa, mas ainda tem de ser
guardado por razões legais. A gestão eficiente é, por
isso, o seguinte passo lógico.
Isto deve ter a forma de um sistema de armazenamento
dinâmico e altamente acessível, ou de um arquivo seguro
a longo prazo.
O PAM para Exchange trata de ambas essas tarefas com
a sua gestão de armazenamento hierárquico (HSM)
integrado. Muitos processos de ciclo de vida podem ser
programados para que os e-mails (dependendo da sua
importância) possam ser movidos de armazenamento de
alta disponibilidade “on-line” para media de baixo custo
near-line e off-line.
O PAM para Exchange é compatível com todos os
sistemas de armazenamento standard, suportando
cópias e recolocação, assim como também possui função
de eliminação, independente do respectivo tempo de
retenção ao nível do e-mail.
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Professional Archive Manager para Exchange
Gestão de
Conformidade
Actualmente as empresas estão
pressionadas para respeitar directivas e
leis de conformidade respeitantes a
corporate governance.
Arquivo auditável assegura que as exigências das
autoridades e outros corpos de supervisão são
cumpridas.
O conteúdo do documento permanece praticamente
inalterado. A única coisa que mudou foi o tipo de troca
de informação. Os documentos críticos estão agora em
formato electrónico em vez de papel. O
armazenamento completo e alterável é sujeito às
mesmas regulações que documentos oficiais em papel.
Corporate Governance especifica as condições legais
e institucionais que têm influência directa ou indirecta
nas decisões de gestão e no sucesso de uma
empresa. A conformidade é o componente mais
importante nesta área, sobretudo com respeito a
documentação e datas.
Proteja os seus e-mails contra manipulação e
perda com PAM para Exchange
A tecnologia de software PAM para Exchange e o
hardware apoiam a sua política de conformidade. A
cada tarefa de arquivo é designado um tempo de
retenção. E-mails e anexos só podem ser eliminados do
arquivo de PAM para Exchange depois do tempo
estipulado expirar. O PAM para Exchange também
suporta todos os sistemas de armazenamento como
WORM, UDO, EMC Centera, Nexan Assureon e sistema
NetApp com snaplock, que assegura que o conteúdo
armazenado está seguro e livre de interferência.
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Arquivo de MS Exchange email journal
O journal é uma mailbox especial no MS-Exchange que
contem uma cópia de todos os e-mails que foram ou
enviadas ou recebidas. Esta mailbox é auditável e em
conformidade depois do PAM para Exchange o arquivar.
Todos os três modos de arquivo estão disponíveis:
Imediato, programado e manual.
Modo Imediato é recomendado para empresas que
cumpram as regras de conformidade.
Versionamento Automático
O PAM para Exchange reconhece quando um e-mail é
modificado por um utilizador e automaticamente cria
uma nova versão no arquivo. Ser capaz de seguir
todas as mensagens de e-mail, legalmente relevantes,
durante o seu ciclo de vida não é nada insignificante.
Metalogix Software Corporation
Gestão de
Pós-Processamento
O e-mail aumenta a produtividade na maioria
das empresas e é cada vez mais utilizado
internacionalmente por empresas
Recomenda-se às empresas que optem por um
fornecedor com um portfólio completo de Gestão de
Conteúdos para lidar com os processos complexos do
negócio. De acordo com um estudo pela Khan
Consulting (Gerir e-mails na nova realidade
empresarial), a tecnologia de e-mail está a ser utilizada
estrategicamente em muitas áreas do negócio:
A Metalogix desenvolveu um módulo de classificação de email (PPM Módulo de Pós-Processamento) para acelerar o
processo. O pós-processamento de e-mails é baseado em
passos pré-definidos: leitura, validação e exportação.
93% Esclarecimentos a clientes
84% Discussões estratégicas
82% Respostas a pedidos oficiais
71% Negociações de contratos
69% Facturas e condições de pagamento
65% Troca de informação confidencial
56% assuntos laborais
Passo 1: Leitura e extracção
Com estas estatísticas pode ser deduzido que a
importância da ferramenta MS-Exchange nos processos
de negócio não pode ser ignorada. A transmissão de
mensagens de e-mail deve ser vista da mesma maneira
como conteúdos/documentos, como digitalização de
documentos ou ficheiros de MS-Word.
As mensagens têm de ser processadas depois de
serem recebidas. Idealmente os arquivos de e-mail
deviam passar a uma gestão de conteúdos empresarial.
E-mails organizam-se em ficheiros electrónicos
dependendo do conteúdo e assim asseguram um ciclo
completo e fechado de todos os documentos
relacionados com uma tarefa.
Palavras-chave podem ser adicionadas ao processo
utilizando a ferramenta de scripting integrada.
O módulo de pós-processamento analisa todos os campos
de um e-mail (de, para, assunto…) e extrai a informação
relevante a ser utilizada.
Passo 2: Validação
A informação extraída é depois verificada com a base de
dados e validada.
Passo 3: Exportação
A informação do e-mail e o arquivo do e-mail são depois
armazenados numa base de dados (MS SQL ou Oracle)
a qual depois pode ser acedida por aplicações de
terceiras partes assim como CRM/ERP/DMS.
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Professional Archive Manager para Exchange
MS-Outlook
98/2000/XP/2003/2007
e-Discovery
Interface Web
Um simples duplo-click abre o e-mail e os anexos. As
mensagens podem ser pesquisadas, editadas,
reencaminhadas, movidas para outras pastas ou
eliminadas. Quando uma mensagem arquivada é
eliminada o atalho no MS-Exchange também é
eliminado. O e-mail permanece no arquivo e pode ser
recuperado a qualquer momento.
Uma das muitas novas características que tem o PAM
para Exchange é a interface web de e-discovery.
“Plug-in” para utilizador MS Outlook
Se optar por PAM para Exchange também recebe um
Plug-in para o MS-Outlook. O utilizador pode aceder a
novas funcionalidades se o administrador o autorizar.
Autorização é dada para cada funcionalidade:
Isto é acessível directamente do Outlook ou um browser
Internet. O utilizador pode fazer pesquisas avançadas
(de, assunto, conteúdo, data arquivada, etc.) tanto no
corpo como nos anexos.
A interface web também pode ser utilizada como
ferramenta para auditores, e administradores com toda
a legalidade. Templates de pesquisa podem ser criados
e armazenados. Os resultados são depois exportados
para ficheiros PST se necessário.
Arquivar e-mails seleccionados no arquivo
Copiar e-mails para o MS Exchange
Eliminar e-mails do MS Exchange
Mostrar versões de e-mails
Iniciar pesquisa full-text
Sincronização de pastas off-line
Iniciar e-discovery da Interface Web
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O front-end continua a ser o
MS-Outlook 98/2000/XP/2003/2007
Pesquisa no arquivo de e-mail com o
Interface e-discovery da Web
Metalogix Software Corporation
Serviço de Pasta
OST Off-line
O PAM para Exchange também fornece um Serviço de
Offline Folders para aqueles que desejam aceder aos
seus e-mails remotamente. Os e-mails podem ser
sincronizados para o Offline Folder através de um
processo standard de sincronização.
Serviço de Acesso
Web OWA
Os e-mails arquivados também podem ser
facilmente acedidos via Web Access sem qualquer
reconfiguração.
Outlook
Entourage:mac
Algumas empresas utilizam ambos sistemas Microsoft e
Apple. Utilizadores de MAC podem agora aceder a emails arquivados via Outlook Entourage.
Serviço
Blackberry
Utilizadores de Blackberry ainda podem aceder aos emails arquivados. A característica de “atraso de atalho”
arquiva os e-mails e substituem-nos com um atalho
depois de um período definido pelo administrador.
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Professional Archive Manager para Exchange
PAM para Exchange para administradores
Gestor de Sistema PAM para Exchange
O Gestor PAM para Exchange é o painel de comando
central para administradores. Cada caixa de correio do
Active Directory / Addressbook Active Directory LDAP, na
qual o processo de arquivo deve ocorrer, é definida aqui.
Modos de arquivo especiais podem ser definidas para
cada caixa de correio ou grupo de caixas de correio,
como uma tarefa de arquivo.
Definições globais de PAM para Exchange
Isto é onde as funcionalidades especiais como
actualização, compressão de dados e administração de
media HSM, podem ser activadas e controladas com um
único clique do rato.
Políticas de arquivo PAM para
Exchange
Crie múltiplas tarefas e aplique-as a grupos ou caixas de
correio.
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Metalogix Software Corporation
PAM para Exchange para o utilizador
MS Outlook 98/2000/XP/2003/2007
Um e-mail arquivado transforma-se num atalho com só
uns poucos de kilobytes. O preview mantém-se.
Um simples duplo-clique entra no e-mail e anexos. As
mensagens podem ser pesquisadas, editadas, enviadas,
movidas para outras pastas ou eliminadas. Quando um email é eliminado, o atalho no MS-Exchange também é
retirado. O e-mail permanece no arquivo e pode ser
recuperado e restaurado a qualquer momento.
e-Discovery Web Interface
Uma das muitas novas características que o PAM para
Exchange tem é a interface Web de e-Discovery.
Pode ser acedido directamente do Outlook ou de um
browser Internet. O utilizador pode efectuar pesquisas
avançadas (receptor, assunto, conteúdo, data arquivada
etc.) tanto no corpo como nos anexos. A interface Web
também pode ser utilizada para uma pesquisa totalmente
legal para auditores e administradores. Templates de
pesquisa podem ser criados e armazenados. Os
resultados são depois exportados para ficheiros PST se
necessário.
A Interface Web e-Discovery também pode apoiar os
seus conceitos de Disaster Recovery. Utilizadores ainda
podem aceder a mensagens arquivadas mesmo que o
MS-Exchange esteja indisponível.
Autorizações podem ser dadas a auditores externos para
pesquisar e-mails específicos e exportar os resultados
para PST.
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Professional Archive Manager para Exchange
PAM para Exchange V3 características técnicas
Suporta Servidores:
Suporta Cluster:
Arquivo Multiplo:
Downtime prevention:
Administration:
Archive Database
Archive media:
MS-Exchange 5.5 / 2000 / 2003 / 2007
MS-Exchange 2000 / 2003/ 2007
Scalable archive, retrieve and PST import services based on an Professional Archive Manager para
Exchange Location.ID
Users can access archived emails via SMTP Mail Gateway if Exchange is unavailable.
User / Group Administration using Active Directory / Addressbook Active Dir. LDAP
SQL Express / MS-SQL 2000 / MS-SQL 2005 / MS-SQL Express 05 / Oracle 8.x und 9.x 10
All current media (HDD, Jukebox, Band, EMC Centera, DVD, CD-ROM, SAN)
Access - Internal:
Access - External:
Access - Offline
Email Request:
Full text search
MS-Outlook 98 / 2000 / XP / 2003 / 2007
MS Outlook OWA Support (Access via Web Access for archived emails)
Access via the local Offline Folder (OST)
Direct in MS Outlook Front End via bodytext, subject and sender/receiver
Full text search in attachments (requires MS-SQL 2000 or Oracle from Version 8.7.1 x database).
Email Source:
All Inboxes and Outboxes, Groups, Public Folders and MS Exchange Journal Inboxes
are based on Active Directory / Addressbook Active Directory LDAP.
Archiving Format:
Preview Size:
Archiving technology:
Splitting email objects (body text and attachments) and archiving them as separate contents.
Shortcut size can be defined by editing the body text length.
PAM-STORAGE HSM (Hierarchical. Storage Management) Technology.
Avoids multiple archiving of the same email with SIS Single Instance Store.
Splits up the storage media by compressing and packing archived mails with
Metalogix Container technology. Simple and/or parallel archiving onto all current storage systems.
Archiving methods:
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immediate mode:
scheduled mode:
As soon as an email message arrives.
Specifying (Day/Hour) when an archiving task should be started and terminated and defining
the maximum number of timeslots until the end of the archiving process.
manual mode:
threshold mode:
Manual archiving by the user in the MS Outlook Front End.
Archiving begins when an upper storage limit has been reached and ends when the lower
storage limit has been reached (in percent).
condition mode:
When an email is older than n-time. When an email is bigger than n-Bytes.
In connection with a defined email class (e.g. IPM.NOTE).
content mode:
delay mode:
PST-Import:
Archiving in accordance with field content script.
Shortcut creation can be delayed for Blackberry users
Import PST files: the original folder structure is recreated and the files replaced with shortcuts
Metalogix Software Corporation
PAM para Exchange V3 características técnicas
Compliance
Storage media:
Archive format:
Archiving onto compliant storage media.
Stays in original .msg format but can also be converted to TXT and HTML formats for
long term archiving.
Retention times:
Versions Management:
Auditorias:
Two tier retention management based on compliant storage requirements.
Automatic creation and archiving of a new email version after modification by the user.
Auditors can search and export specific emails on demand.
Post Processing
Script language
Export format:
Connectors:
VBScript or JScript.Net.
Stores the extracted email content in the SQL or Oracle database.
Connectors to 3rd Party applications.
Administrators Tools
PAM para Exchange Enterprise Manager
Archive Settings:
Restore Management:
Lifecycle Management:
Tool creates archiving policies for individual mailboxes, groups or public folders.
Restores emails from the archive to the MS Exchange Store.
Copying, transfer and deletion of emails and attachments onto different media in accordance
with business/legal relevance and accessibility.
Quota Management:
Alerter Management:
Storage limit can be set for each user or group.
Pro-active reporting system for administrators when limits are reached for pre-defined quotas.
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http://www.metalogix.com
http://archiving.metalogix.com
Metalogix Software Corporation
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55 East Cordova Street
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V6A 0A5
Canada Phone: 604 – 677 - 4636
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