BPMN e Ágiles
Business Process Modeling Notation
(Notação para Modelagem de Processos
de Negócio)
Este material pode ser utilizado
individualmente ou como parte do
treinamento “TABPMB01 – Metodologia de
Análise e Modelagem de Processos”.
São Paulo, agosto de 2007
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Objetivo e Pré-requisito
– Objetivo
• Capacitação em modelagem de processos na
notação BPMN (www.bpmn.org).
– Pré-requisitos
• Profissionais com conhecimentos de processos.
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Conteúdo
– Cadeia de Valor X Orientação a Eventos
– Processos – Conceitos Básicos
– BPM, BPMI, BPMN e BPMS
– Introdução à notação BPMN
– Mapeando Processos no ÁGILES
– ÁGILES - Características
– Um caso prático
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Cadeia de Valor
X
Orientação a Eventos
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Cadeia de Valor
VAC
A Cadeia de Valor (VAC –
Value Added Chain), mapeia
processos de acordo com o
valor adicionado ao negócio.
– Uma Atividade é algo que adiciona / agrega valor ao negócio, independente de
quantos passos sejam necessários para isso (o resultado dos passos individuais
não é relevante, o que importa é o resultado do todo).
Exemplos de Atividades: Aprovação de Crédito (envolvendo 5 alçadas).
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Orientação a Eventos
A Cadeia de Processos Orientados
a Eventos (EPC – Event-Driven
Process Chain), mapeia processos
de acordo com os trabalhos
(manuais ou de sistema) que
devem ser executados.
EPC
– Uma Atividade (ou Evento) é um trabalho que será executado por uma pessoa
ou pelo sistema, e gerará um resultado identificável e importante para o
processo como um todo.
Exemplos de Atividades: Aprovação de Crédito (envolvendo 5 alçadas) – é um
processo composto por “n” atividades.
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Ágiles e BPMN
– O Ágiles segue a notação BPMN (que será explicada a seguir) e
atua de maneira próxima ao EPC (orientação a eventos).
– Sua visão é de automação dos processos de negócios.
– Totalmente direcionado à execução dos eventos / atividades.
– É necessário descrever como os eventos ocorrem (como são
cumpridos). Por exemplo: quem aprova a tarefa, quem é o
responsável pela execução, quais são as regras para que o
conteúdo seja aceito.
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Processos – Conceitos Básicos
Características de um
Processo no ÁGILES
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Características de um Processo no ÁGILES
– Um Processo é formado por um conjunto de atividades em
determinada seqüência.
– Precisa ter um “responsável” por ele (“process owner”).
• Esse responsável não precisa, necessariamente, executar alguma
atividade no processo, mas é quem responderá por ele quando
quisermos esclarecer dúvidas ou propor mudanças.
– É iniciado por um evento de negócio, que pode ser:
• uma regra específica;
• uma ocorrência em outro processo;
• uma mensagem;
• manualmente por um usuário do ÁGILES;
• Outros.
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Caract. de um Processo no ÁGILES (cont.)
– Consome recursos ao longo do seu percurso: trabalho manual,
processamento das atividades automáticas, envio de
mensagens, etc.
• A interação entre os usuários do processo (“front-end”) e o
ÁGILES ocorre principalmente através de formulários (HTML ou
PDF).
• A “comunicação” entre o ÁGILES e o usuário pode acontecer
pelos próprios formulários ou através do envio de mensagens
(e-mails).
– Gera como resultado um produto ou serviço.
• Exemplos: formulários / documentos preenchidos e publicados,
integrações com sistemas legados, um outro processo iniciado.
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Caract. de um Processo no ÁGILES (cont.)
– As atividades percorrem a organização por diversas unidades /
caminhos diferentes.
• O processo não precisa se ater a um único departamento / área
da empresa (verticalização), ele deve funcionar de maneira
horizontal, isto é utilizando quantas áreas / pessoas forem
necessários (internos ou externos à empresa se for o caso) para
que o fluxo de trabalho seja cumprido satisfatoriamente.
– As pessoas / áreas envolvidas dependem de como o processo
foi mapeado e das regras de negócio utilizadas.
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Componentes do Processo de Negócio
– Diversas situações diferentes iniciam Atividades. Por
exemplo: uma operação manual, a execução de outro
processo ou atividade, mensagens.
– Atividades geram Eventos e/ou outras Atividades.
• O conceito de “evento” e “atividade” será visto mais à
frente,
mas no
momento serão
citadas algumas
características de cada um.
– Dados / informações são processados nas atividades.
Eventos não processam dados / informações.
– Pessoas ou Grupos de pessoas são responsáveis pelas
atividades (os eventos são executados automaticamente).
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Componentes do Processo de Negócio (cont.)
– As atividades produzem e processam produtos e serviços.
– As atividades requerem conhecimentos específicos para
sua realização (não porque elas sejam complexas do
ponto de vista operacional, mas a pessoa que irá realizálas deve ter pleno conhecimento do trabalho / operação
em si, uma vez que os resultados dessa atividade serão
de sua responsabilidade).
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BPM, BPMI, BPMN e BPMS
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BPM ou BPMS - Conceito
– BPM ou BPMS – Business Process Management System
• BPM (Gerenciamento de Processos de Negócios) é um termo
genérico que descreve um conjunto de serviços e ferramentas
que permitem o gerenciamento de processos de maneira
explícita, preferencialmente incluindo atividades humanas e
de sistema integradas. - Gartner
Transforma o
conhecimento implícito
(pessoas) em
conhecimento tácito
(ao alcance de todos).
A sigla BPM também pode
significar “Business
Process Modeling”, isto
é, ferramentas para a
modelagem (desenho) dos
processos de negócios.
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Trocando em miúdos, o BPM objetiva construir processos que
podem conter atividades humanas e de sistema, cuja utilização
possa ser feita pelos mais diversos níveis de usuários (pessoas
das áreas técnicas, administrativas, negócios, etc.).
O conhecimento do fluxo de trabalho e regras de negócios
necessários devem estar representados no próprio processo, de
maneira que não dependamos do conhecimento específico de
determinadas pessoas para utilizá-lo.
Dessa forma, independente das pessoas que estiverem interagindo
com o processo, ele sempre funcionará da mesma maneira.
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BPMI - Conceito
– BPMI – Business Process Management Initiative
• A Iniciativa para a Gestão de Processos de Negócios (BPMI) –
www.bpmi.org – é um grupo de estudos composto por empresas
tais como: IBM, Sterling Commerce, iGrafx, Proforma, IDS Scheer,
ITPearls AG, SAP, Oracle, entre outras.
• Esse grupo desenvolveu o padrão de modelagem de processos
denominado “Business Process Modeling Notation” (BPMN – Notação
para Modelagem de Processos de Negócios) e uma linguagem
denominada “Business Process Execution Language” (BPEL – Meta
Linguagem de Integração de Processo).
– Uma das motivações para a criação da BPMN foi o fato de que cada
ferramenta de desenho de processos utilizava uma notação diferente, o
que dificultava a compreensão por parte dos usuários (principalmente
para quem estava habituado a utilizar uma ferramenta e precisava
começar a trabalhar com outra).
– Para utilizar a notação BPMN não é necessário conhecer a linguagem
BPEL, ou seja, os processos mapeados segundo essa notação podem ser
implementados na linguagem que melhor convier ao desenvolvedor.
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BPMI – Conceito (cont.)
• O objetivo da BPMN é apoiar o gerenciamento de
processos de negócios tanto para usuários da área
técnica como de negócios, fornecendo uma notação
intuitiva e capaz de representar tanto processos simples
como complexos.
• Em maio/2004 foi publicada a especificação BPMN 1.0,
resultado de mais de dois anos de esforços do Grupo de
Trabalho de Notação da BPMI.
• Em fevereiro/2006 foi publicada a versão final adotada
para essa especificação, ainda com numeração 1.0.
– Cada versão publicada costuma ser disponibilizada para download
no site da BPMI (www.bpmi.org) ou da própria notação
(www.bpmn.org).
A Image utiliza a notação BPMN
desde o seu “Draft” (2002).
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BPMN e Mapa do Processo
– BPMN – Business Process Modeling Notation
• O objetivo principal da BPMN é prover uma notação que seja
prontamente compreendida por todos os usuários de negócios,
desde os analistas que criam os esboços iniciais dos processos,
passando pelos desenvolvedores técnicos (responsáveis pela
tecnologia que executará tais processos), até as áreas de negócios
que gerenciarão e monitorarão os mesmos processos.
• A BPMN define um Diagrama de Processos de Negócios (BPD), que
é baseado numa técnica de fluxogramação customizada para a
criação de modelos gráficos de processos de negócios. Assim, um
Modelo (diagrama) de Processos de Negócios é uma rede de
objetos gráficos, que representam atividades (ou seja, trabalho) e
os controles de fluxo que definem sua seqüência de execução.
– Tanto a definição de processo, como o diagrama que o representa, são
semelhantes à definição de programa e ao fluxograma utilizados em
análise / desenvolvimento de sistemas.
• O BPD é o que costumamos chamar de “Mapa do Processo”.
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O que é o ÁGILES
– O ÁGILES é uma plataforma de BPMS (Business Process
Management System), que automatiza processos e integra pessoas,
documentos, dados e sistemas legados, propiciando às organizações
uma solução corporativa de automação de fluxo de trabalho
(workflow), colaboração e gerenciamento eletrônico de documentos
(ECM – Enterprise Content Management).
– Os profissionais de processos criam / documentam as tarefas e
atividades com a notação BPMN (padronizada pela BPMI), que é
universal e de fácil entendimento. De maneira simples, o profissional
associa as tarefas, atividades, responsáveis e formulários eletrônicos
às regras de negócios que regem a execução do processo.
– Os módulos do ÁGILES são todos “web-based”, o que permite aos
usuários usufruir de um ambiente de colaboração e trabalho pela
internet, intranet ou extranet. Os participantes do processo recebem
de forma pró-ativa as atividades e tarefas a serem executadas, bem
como a descrição dos formulários eletrônicos e as regras de negócios
específicas.
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Introdução à notação BPMN
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BPMN – Tipos de Objetos
– A BPMN é composta por elementos que propiciam uma
modelagem facilitada de fluxos de trabalho, que parecerão
familiares à maior parte dos analistas de negócios.
– Os elementos foram elaborados para serem distinguíveis uns
dos outros e serem intuitivos à maior parte dos usuários.
– Deve ser enfatizado que uma das diretrizes para o
desenvolvimento da BPMN foi criar um padrão simples para a
criação de modelos de processos de negócios, e ao mesmo
tempo ser capaz de lidar com a complexidade inerente aos
mesmos.
– Para tanto, temos objetos que representam:
• Atividades
• Fluxo de Dados
• Eventos
• Comentários
• Bifurcação e Sincronização
• Raias
Ressaltamos que todos os produtos de BPM (Business Process
Modeling) estão se adequando a esse novo padrão de modelagem.
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BPMN - Atividades
– São representadas por retângulos.
– Indicam trabalhos a serem executados.
– Processam dados / informações.
– Costumam compor a maior parte do mapa do processo.
– Subdividem-se em 4 tipos e são diferenciadas por cores*, a saber:
Do Usuário – Azul
Automática – Amarela
Notificação – Verde
Integração – Roxo
Necessitam de
interação manual
(do usuário).
São completamente
executadas pelo
sistema.
Enviam e-mail para
os usuários
especificados.
Trocam informações
(envio/recebimento)
entre processos ou
aplicações diferentes
(com Web Services).
* Com relação à diferenciação dos tipos de atividades, a BPMN não estabelece um padrão, ela sugere que a
diferenciação seja feita por cores. As cores apresentadas neste material são as utilizadas no ÁGILES e foram escolhidas
pela Image Technology S/A.
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BPMN – Atividade do Usuário
– Qualquer atividade que necessite de interação do usuário,
por mais simples que seja, será desse tipo.
– A interação pode ser, por exemplo, apenas clicar em “OK”
para indicar que visualizou o conteúdo da atividade.
– A atividade do usuário também é comumente chamada
de “atividade manual”.
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BPMN – Observações sobre Ativ. Usuário
– Cada atividade deve ter um nome e, no mínimo, uma tarefa.
Mas pode conter diversas tarefas.
• A BPMN exige que alguns tipos de objetos no mapa do processo
sejam nomeados, porém o ÁGILES exige que quase todos os
objetos sejam nomeados (as exceções são a “transição” / “fluxo
de dados” e a ferramenta para comentários).
– A tarefa é a menor unidade possível do trabalho (por
exemplo, ler um documento, preencher um formulário).
– Algumas tarefas podem ser obrigatórias e outras opcionais.
– A atividade pode ser concluída (finalizada) quando todas as
tarefas obrigatórias foram realizadas.
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BPMN – Observações sobre Ativ. Usuário
– Um processo e uma atividade podem ter diversos formulários,
porém cada tarefa só pode utilizar um formulário.
– Em cada tarefa informamos os campos do formulário que
obrigatoriamente devem ser preenchidos, quais estarão
visíveis e os que serão “somente leitura” (não podem ser
modificados).
– Se uma pessoa precisar executar várias tarefas consecutivas,
elas poderão ser agregadas em uma mesma atividade, porém
não é possível estabelecer a seqüência em que serão
realizadas.
– Para determinar a seqüência de execução será necessário
criar diversas atividades do usuário, consecutivas, para a
mesma pessoa.
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BPMN – Atividade Automática
– Apenas atividades que possam ser completamente executadas pelo
sistema, sem qualquer interferência humana, podem ser
consideradas “automáticas”.
– O conteúdo dessa atividade pode ser desde um simples comando
até uma enorme seqüência de operações.
– Uma vez iniciada, a atividade automática terá seu conteúdo
executado por inteiro antes que uma próxima atividade seja
iniciada / disponibilizada para o usuário.
– Por isso, normalmente não são utilizadas 2 atividades automáticas
em seqüência. Costuma-se colocar todo o código necessário, na
ordem em que deve ser executado, em uma só atividade.
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BPMN – Atividade de Referência
– Há um tipo especial de atividade automática que representa
outra atividade definida no mesmo mapa do processo.
– É a atividade de “Referência”, que pode ser utilizada quando o
comportamento de uma atividade se repete em várias outras.
– Utilizando a “Referência” não há necessidade de copiar todos
os dados da primeira atividade para as demais, basta
referenciá-las.
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BPMN – Atividade de Notificação
– Quando for necessário notificar um ou mais usuários,
independente se eles interagem no processo atual ou não, esse
tipo de atividade será utilizada.
– As mensagens podem ser enviadas para uma ou diversas
pessoas, usuários ou não do sistema em que se está
trabalhando.
– Por exemplo: eu estou usando o ÁGILES e posso enviar uma
mensagem para o usuário ABC (cadastrado no sistema, pelo
login do usuário é localizado o e-mail) ou para os e-mails
[email protected]; [email protected]; [email protected] que não
são usuários do sistema em que estou trabalhando no momento.
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BPMN – Ativ. Usuário com Notificação
– Existe uma situação específica em que a atividade de
notificação pode ser parte da atividade manual, que é
quando formos notificar APENAS o responsável pela
atividade manual.
– Neste caso, não teremos uma atividade de notificação, e
sim uma atividade manual com a notificação embutida.
– A representação dessa situação é um retângulo azul com
um envelope na parte inferior.
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BPMN – Sub-processo
– Há um tipo especial de atividade que representa sub-processos,
ou seja, através dela iniciamos outro processo a partir do atual.
• O sub-processo é representado por um retângulo rosa com um
sinal de adição na parte inferior central. Nessa situação, o
conteúdo do sub-processo é representado em um mapa de
processo diferente do atual.
• Se o conteúdo do sub-processo estiver mapeado no processo
atual (nesse caso costumamos dizer que o sub-processo está
“expandido”), ele será representado por um retângulo com o sinal
de subtração na parte inferior (e todo o conteúdo desse subprocesso estará contido neste retângulo).
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BPMN – Atividades de Integração
– São utilizadas para o envio e recebimento de “mensagens” (com Web
Services).
– Na prática, o uso de “mensagens” é uma maneira de trocar informações
(enviar / receber) entre processos ou aplicações diferentes.
• Uma explicação mais técnica para “mensagem”: é uma requisição (envio ou
pedido de informação) que é feita utilizando uma aplicação externa ou
função do ÁGILES, e permite enviar – ou receber – um XML para um Web
Service (conjunto de operações/métodos que podem ser acessados
remotamente).
– As atividades para o envio e/ou recebimento de mensagens são:
Conector
Atividade de
Receber
Atividade de
Envio
Atividade de
Serviço
Recebe uma
mensagem, processa
a informação e envia
outra mensagem.
Aguarda o
recebimento de uma
mensagem e a
processa.
Envia uma
mensagem.
Envia uma
mensagem e espera
o retorno através de
outra mensagem.
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BPMN – Atividade Conector
– O conector recebe uma mensagem, processa a
informação, e depois envia outra mensagem
(normalmente de resposta à solicitação original).
– Ou seja, é equivalente a uma atividade de receber
seguida de uma atividade de envio, mas definidas em
uma só.
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BPMN – Atividade de Receber
– Aguarda o recebimento de uma mensagem para processá-la
e, então, continuar a execução do fluxo de trabalho.
– Por exemplo: um processo que depende de informações
provenientes de outro processo pode ter uma atividade
desse tipo; ela aguardará o recebimento da mensagem com
as informações necessárias para, então, processá-la e dar
seqüência ao fluxo.
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BPMN – Atividade de Envio
– Atividade que envia uma mensagem.
– Pode ser utilizada para enviar uma mensagem a um
processo ou outra aplicação externa.
• Como será visto mais para frente (ainda neste treinamento),
é possível enviar mensagens dentro de um mesmo processo
(de uma “pool” para outra – a “pool” também será vista mais
para frente), mas a utilização de mensagens costuma ser
feita entre processos ou aplicações diferentes.
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BPMN – Atividade de Serviço
– A atividade de serviço envia uma mensagem e espera um
retorno através de outra mensagem, que pode ser
proveniente de outro processo ou aplicação (ou ainda de
outra “pool” do mesmo processo, embora essa situação
seja menos comum).
– Equivale a uma atividade de enviar e outra de receber,
mas definidas em uma só.
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Processo Exemplo – Diversos Tipos de Atividades
Exemplo de um processo simples, com os diversos tipos de atividades.
Atividade do usuário,
com notificação.
Atividade
do usuário.
Atividade
automática.
Atividade de
notificação.
Sub-processo.
Apesar de possuir elementos que ainda não foram explicados, o objetivo deste
processo é exemplificar os diversos tipos de atividades. Os demais elementos,
necessários para que o mapa do processo esteja correto, serão vistos neste
mesmo treinamento.
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Processo Exemplo – Sub-processo Expandido
Este exemplo possui um
sub-processo expandido,
isto é, com suas
atividades representadas
no mesmo mapa do
processo principal.
Os elementos utilizados neste
processo e que ainda não
foram vistos, serão
apresentados mais para frente
neste mesmo treinamento.
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Sub-processo
expandido.
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BPMN – Eventos
– São representadas por círculos.
– Indicam o início e final do processo, assim como eventos
intermediários.
– Contêm regras de negócios
obrigatória ou opcional.
cuja
execução
pode
ser
– Normalmente utilizados para: tratar exceção, obrigar a
execução de regras de negócio ou monitoramento (controle
de tempo entre uma atividade e outra, por exemplo).
– Não processam dados / informações.
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BPMN – Eventos (cont.)
– Subdividem-se em 3 grupos (com diversos subtipos cada um)
e são diferenciados pela borda, a saber:
Início
Borda Simples
Intermediário
Borda Dupla
Fim
Borda em Negrito
Cada subtipo só existe
uma vez, no início do
processo. Mas podemos
ter vários inícios
diferentes, por exemplo,
um “normal” (iniciado
manualmente pelo
usuário), um por regra,
um por mensagem, etc.
Podem estar entre duas
atividades (execução
obrigatória) ou fazer
parte de uma delas
(tratamento de exceção
como, por exemplo,
cancelamento da
atividade ou término por
decurso de prazo).
Deve existir no mínimo um, mas
podem ter vários no mapa do
processo (representando, por
exemplo, um “final com aprovação da
solicitação” e um “final com
reprovação da solicitação”). Esse
recurso normalmente torna a “leitura”
do mapa / acompanhamento do
processo mais simples e amigável.
Obs.: assim como foi citado anteriormente (na explicação das atividades), a BPMN permite que se diferencie
os tipos de objetos por cores. Na versão 1.9 do ÁGILES, por exemplo, os eventos de Início e Fim
eram azuis.
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BPMN – Eventos (cont.)
A seguir serão apresentadas as variações (subtipos) de cada
tipo de evento.
Mas é importante ressaltar que o objetivo deste treinamento
não é praticar todos esses subtipos, e sim informar ao aluno
que eles existem, cada qual para uma situação diferente.
Quando for necessário utilizá-los, maiores informações devem
ser obtidas na própria documentação da BPMN
(www.bpmn.org) / BPMI (www.bpmi.org) ou nos
treinamentos de Implementação de Processos em ÁGILES,
que são voltados para os desenvolvedores e apresentam os
objetos com mais detalhes.
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BPMN – Subtipos do Evento de Início
Normal: simplesmente inicia o processo. Esse início pode ocorrer pela solicitação de
um usuário ou, por exemplo, através de uma atividade automática que, a partir de
um processo, inicia a execução de outro.
Mensagem: início através de uma mensagem externa (Web Service). Este tipo de
evento é utilizado para que outros programas iniciem um processo no Ágiles.
Regra: o processo será iniciado quando uma condição (regra) se tornar verdadeira.
Por exemplo, para um fluxo de trabalho de venda de ações, quando o valor subir 10%
em um dia, o processo deve ser iniciado.
Tempo: o processo será inciado segundo uma regra de tempo. Por exemplo: toda
segunda-feira, ou no dia 02/09/2010.
Ligação: inicia o processo atual quando outro processo, que esteja "ligado" a ele
através desse tipo de evento, tiver sido finalizado. Por exemplo: um processo
finalizado com um evento de ligação iniciará outro processo de mesmo nome.
Sinal: inicia o processo ao perceber um sinal que satisfaça sua condição
Obs.: é importante lembrar que cada mapa de processo pode ter mais de um início, desde que sejam de
tipos diferentes.
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BPMN – Subtipos Evento Intermediário - Sequência
Quando o evento é utilizado entre duas atividades, na sequência do fluxo, sua
execução é obrigatória.
A regra / condição para que ele aconteça, bem como sua data de início, são
especificadas no próprio evento. Essa regra ou condição recebe o nome de “avaliação”.
Normal: o resultado da avaliação será SEMPRE Verdadeiro ou Falso. Quando "falso", o processo
espera o tempo definido em "Data de Início" e volta a executar a "Avaliação" até que a mesma
retorne Verdadeiro. Só então o processo executará a próxima atividade.
Exceção: aguarda uma exceção ou informa a ocorrência de uma (exceção é uma ação que não faz
parte das operações "normais", por exemplo uma falha na tentativa de acesso a um banco de
dados).
Mensagem: aguarda e/ou envia uma mensagem (Web Service).
Tempo: aguarda um determinado tempo para execução.
Compensar: inicia um evento que "compensa" uma atividade, a utilização normal é para desfazer o
que a atividade tinha feito.
Ligação: evento que une dois pontos distantes de um processo. Por exemplo: um evento com o
nome "1" levará a outro evento de mesmo nome no fluxo. Utilizá-lo é equivalente a colocar uma
transição extensa que una os dois pontos do fluxo.
Sinal: evento que lança ou aguarda a identificação de um sinal no sistema.
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BPMN – Subtipos Evento Intermediário - Borda
Exceção: aguarda a ocorrência de uma exceção na atividade ou sub-processo a que este
evento está anexado (exceção é uma ação que não faz parte das operações "normais", por
exemplo, um erro pelo não preenchimento de um campo do formulário, ou na tentativa de
acesso a um banco de dados).
Mensagem: aguarda uma mensagem (Web Service).
Regra: o evento será executado quando uma condição (regra) se tornar verdadeira. Por
exemplo, quando há um documento aguardando aprovação e o mesmo é modificado, a
aprovação deverá ser suspensa porque o documento precisará ser revisado novamente. A
suspensão acontecerá através do evento do tipo "regra".
Tempo: aguarda um determinado tempo para execução. Esse evento é utilizado para
aguardar o decurso de prazo de uma atividade, por exemplo.
Cancelar: possibilita o cancelamento de uma atividade ou sub-processo. Se esse evento
estiver anexado a uma atividade de usuário, existirá a opção "cancelar" na tela da mesma.
Compensar: mapeia uma regra de compensação (rollback) para a atividade ou sub-processo
a que este evento está anexado. Se um evento final de compensação ocorrer, todos os
eventos de compensação em atividades já executadas serão iniciados.
Sinal: Irá aguardar que um sinal especifico seja emitido por alguma evento no sistema para
que então a atividade seja suspença e o fluxo siga por sua transição.
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BPMN – Subtipos do Evento de Fim
Normal: finaliza o processo se não existir nenhuma atividade pendente.
Exceção: só pode ser utilizado em sub-processos. Finaliza o sub-processo e
informa o processo-pai que uma exceção aconteceu.
Mensagem: finaliza o processo e envia uma mensagem (Web Service).
Cancelar: finaliza o processo e inicia um evento de cancelamento na borda
desse processo.
Compensar: finaliza o processo e inicia os eventos de compensação que
existirem no escopo deste processo, do último para o primeiro. É utilizado em
situações de exceção, para desfazer as atividades citadas nos respectivos
eventos (aquelas que serão "compensadas").
Ligação: finaliza o processo atual e inicia um outro que esteja "ligado" a ele
através desse tipo de evento. Por exemplo: um evento com o nome "1"
levará a outro processo que inicia por um evento de mesmo nome.
Terminar: finaliza o processo, cancelando qualquer atividade pendente.
S
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Sinal: finaliza o processo, lançando um sinal no sistema.
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Processo Exemplo – Eventos
Exemplo de um processo que utiliza alguns dos subtipos dos eventos
de início, intermediário e de fim.
Evento de Início
“Normal”.
Evento Intermediário
(sequência) de Tempo.
Evento de Fim
“Normal”.
Evento Intermediário
(de borda) de
Cancelamento.
Evento de Fim com
Cancelamento.
Saída do subprocesso
quando ocorre
cancelamento.
Saída do
subprocesso
quando é
finalizado
normalmente.
Obs.: os elementos utilizados neste processo e que ainda não foram vistos, serão apresentados mais para
frente neste mesmo treinamento.
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BPMN – Bifurcação e Sincronização
– São representadas por losangos.
– De acordo com o subtipo podem representar a “divisão” ou “união” de
diversos “caminhos” no fluxo de trabalho.
– As bifurcações indicam a “divisão de caminhos”, ou seja, fluxos
diferentes à medida que condições são satisfeitas. Também são
conhecidas como “decisões”.
– A sincronização pode ser utilizada em 2 situações:
• para “unir” caminhos diferentes, ou seja, sempre que for necessário
aguardar que várias situações – provenientes de partes diferentes do
processo ou de “caminhos” diversos após uma ou mais decisões – estejam
resolvidas para que o fluxo de trabalho possa continuar (nesse caso podem
“chegar” quantos caminhos forem necessários na sincronização, e o fluxo
só “seguirá em frente” quando ela receber a resposta de todos eles);
• para representar caminhos paralelos, isto é, o ponto a partir do qual o fluxo
de trabalho se divide em dois ou mais caminhos simultâneos (nessa
situação, a sincronização difere da decisão porque condições não precisam
ser satisfeitas, todos os caminhos serão executados, ou iniciados,
simultaneamente).
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BPMN – Subtipos da Bifurcação e Sincronização
Nenhum: representa a "decisão", ou seja, a partir dela o fluxo poderá
seguir por diversos "caminhos" diferentes de acordo com as condições
que forem satisfeitas.
Xor: apenas um dos "caminhos" é seguido. Os "caminhos" são avaliados
e quando o primeiro deles é verdadeiro, ele é seguido.
Ou: mais de um "caminho" pode ser seguido. Similar ao tipo “Nenhum”,
porém a documentação fica explícita.
Complexo: é um tipo personalizado de decisão, onde quem está
mapeando o processo define qual a condição exata para o fluxo de
trabalho continuar. Por exemplo: uma decisão que receba de 1 a 5
entradas, mas a próxima atividade só será executada se 3 desses
"caminhos" acontecerem. Essa situação só poderá ser resolvida através
do tipo "complexo".
Paralelo: representa a "sincronização", ou seja, a união ou separação
de todos os "caminhos" que chegam ou saem desta atividade para,
então, o fluxo continuar sua execução.
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Processo Exemplo – Bifurcação (decisão)
Exemplo de um processo que utiliza bifurcação (decisão).
Bifurcação do tipo “XOR”, onde
somente um dos “caminhos” será
seguido (quando for encontrada a
primeira condição verdadeira).
Os elementos
utilizados neste
processo e que
ainda não foram
vistos, serão
apresentados mais
para frente neste
mesmo
treinamento.
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Processo Exemplo – Sincronização
Exemplo de um
processo que utiliza
sincronização.
Sincronização indicando o
paralelismo (dois fluxos de
trabalho sendo executados
ao mesmo tempo – o que
revisa o documento e o
que envia e-mails).
Evento de Fim do
tipo “Terminar”. Esse
tipo de evento
finalizará os dois
fluxos paralelos.
Os elementos utilizados
neste processo e que
ainda não foram vistos,
serão apresentados
mais para frente neste
mesmo treinamento.
O envio de e-mails
acontecerá até que seja
terminado o fluxo de trabalho
de revisão do documento
(com publicação ou
cancelamento).
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Mais Informações no Mesmo Exemplo
Subprocesso expandido.
Sincronização
indicando o
paralelismo (dois
fluxos de trabalho
sendo executados ao
mesmo tempo – o
que revisa o
documento e o que
envia e-mails).
Evento intermediário de
tempo (sequência).
Eventos que permitem o
cancelamento deste
subprocesso.
Evento intermediário
de tempo (borda).
Quando houver
cancelamento,
esse fluxo será
executado.
Decisão do tipo “XOR”
(apenas um dos
caminhos é seguido).
O envio de e-mails
acontecerá até que seja
terminado o fluxo de trabalho
de revisão do documento
(com publicação ou
cancelamento).
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Evento de Fim do tipo
“Terminar”. Esse tipo
de evento finalizará os
fluxos paralelos.
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BPMN – Fluxo de Dados
– São representados por setas que indicam a direção / seqüência das
operações. Este tipo de objeto também é conhecido como “transição”.
– Necessariamente une 2 outros elementos do mapa do processo. Para
utilizá-la, primeiro desenhe os elementos que serão conectados e,
depois, a transição que une esses elementos.
– Dependendo da situação representada no processo, a regra de negócio
estará contida no fluxo de dados (seta) e não nos elementos ligados a
ele.
• Um bom exemplo é a decisão: como, a partir dela, podem sair “n”
caminhos, as setas (transições) indicarão a regra para cada um deles.
• Ainda com relação às decisões, existe um tipo especial de transição que
indica o caminho padrão, isto é, aquele que será seguido quando nenhuma
das condições for satisfeita. Essa transição é representada por uma seta
que começa com um traço diagonal.
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Processo Exemplo – Fluxo de Dados
Exemplo de um processo que utiliza transições comuns (com e sem
regras) e a que indica o caminho padrão em uma decisão.
Transição
com regra.
Bifurcação do tipo
“XOR”, onde somente
um dos “caminhos”
será seguido (quando
for encontrada a
primeira condição
verdadeira ou a
transição padrão).
Transição padrão
(aquela que será
seguida quando
nenhuma das
condições for
satisfeita).
Transição
sem regra.
Obs.: os elementos utilizados neste processo e que ainda não foram vistos, serão apresentados mais para
frente neste mesmo treinamento.
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BPMN – Observações sobre Fluxo de Dados
– Apenas pela imagem NÃO é possível saber se uma transição
(fluxo de dados) possui ou não uma regra associada.
– A exibição do rótulo da transição ajuda a identificar essa
situação, porém ela só poderá ser verificada com certeza
olhando-se o desenho do processo no ÁGILES ou a
documentação do referido processo.
– Se alguma das condições for satisfeita, a transição que possui
essa condição indicará o “caminho” a ser seguido (mesmo que
o processo tenha uma transição “padrão”).
– A transição “padrão” simplifica o mapeamento do processo,
pois não é necessário estabelecer todas as demais condições
que podem acontecer (além das especificadas nas transições
que possuem regras).
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BPMN – Comentários
– Permite que sejam incluídas anotações no mapa do processo
que independem dos demais elementos.
– Possui uma borda que ocupa o lado esquerdo e o início das
partes superior e inferior.
– Costuma ser utilizado para documentar o mapa do processo,
mas pode incluir qualquer tipo de anotação.
– Sua utilização é opcional e não se recomenda que seja feita em
excesso, pois acaba poluindo visualmente o mapa do processo.
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BPMN – Raias
– São representadas por retângulos vazados, com um nome
na parte superior ou esquerda (dependendo da orientação
em que a raia está desenhada).
– Envolvem os demais elementos do fluxo.
– Indicam as pessoas / unidades que atuam no processo
(“players”).
– Sua utilização possui caráter documentacional.
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BPMN – Raias (cont.)
– As raias podem, ainda, ser envolvidas por uma “Pool” (piscina). Essa
representação indica que temos, por exemplo, uma unidade da
organização (a “Pool”) e dentro dela diversos papéis diferentes (as
“Raias”).
– A principal diferença entre a utilização de
raias e “pools” é que os objetos de uma raia
podem se “comunicar” livremente com os
objetos de outra raia, enquanto os objetos
de uma “pool” só podem se conectar a
outros objetos da mesma “pool”.
– Para interligar duas “pools”, ou para
conectar o objeto de uma “pool” a outro
externo a ela, é necessário utilizar uma
ferramenta
específica,
o
fluxo
de
mensagens.
– Essa ferramenta é semelhante à transição,
porém sua linha é pontilhada.
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Processo Exemplo – Raias e Pools
Exemplo de um processo que utiliza raias e pools.
Pool
Evento de
Início do tipo
“Mensagem”.
Raia
Fluxo de mensagens (para
conectar as duas pools).
Obs.: esse processo também poderia ser mapeado usando somente raias. As pools foram utilizadas com o
objetivo de demonstrar este recurso.
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Mapeando Processos no ÁGILES
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O ÁGILES Process Design
– No módulo de Desenho de Processos (Process Design) são
armazenados os processos de negócios (templates) e seus
respectivos formulários.
– Os processos podem ser desenhados diretamente neste
módulo ou importados para o ÁGILES (atualmente é
possível importar um processo do próprio ÁGILES ou do
Aris Toolset). Quando estiverem prontos devem ser
publicados e, então, estarão disponíveis para uso.
– A interação dos usuários com o processo (“front-end”), e
vice-versa, acontece através de formulários, eventos
diversos (celular, Palm, outros), sistemas legados.
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ÁGILES – Conceitos Úteis
– Modelos/Templates: mapa do processo, com as regras do
negócio/processo
e
os
formulários
associados
a
cada
atividade/tarefa.
– É importante saber que:
• um processo pode trabalhar com um ou vários formulários;
• um processo possui diversas atividades (manuais, automáticas, etc.);
• uma atividade manual tem no mínimo uma, mas pode ter várias
tarefas;
• uma atividade automática possui ações (em vez de tarefas);
• os formulários não são associados à atividade, e sim às tarefas,
porém cada tarefa só pode utilizar um formulário;
• portanto, se para executar um determinado trabalho são necessários
2 formulários, serão necessárias no mínimo 2 tarefas (quer elas
façam parte da mesma atividade manual ou atividades diferentes).
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ÁGILES – Conceitos Úteis
– Instâncias: execução de um template. Ela guarda tudo o que
"aconteceu" durante essa execução (decisões, valores, etc.,
chamados de "artefatos"). A instância existe sozinha, ou seja,
uma execução torna-se independente a partir do momento
em que é iniciada e pode-se ter várias instâncias sendo
executadas ao mesmo tempo (por exemplo, uma trabalhando
com orçamento acima de um valor - precisando de aprovação
da diretoria -, e outra com valores abaixo do estabelecido, e
que não exige aprovação).
– Documentos / Artefatos: elementos da instância =
formulários preenchidos, valores utilizados, caminhos /
decisões tomadas. Qualquer elemento que a instância crie /
receba / utilize durante sua execução.
– Publicar: disponibilizar para acesso, dentro de um conjunto
de regras (local de publicação, informações disponíveis, etc.).
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Process Design – Mapa do Processo (Ágiles 1.9)
1 = Ferramenta de
Seleção
2 = Início
3 = Evento
4 = Atividade do
Usuário
5 = Bifurcação da
Atividade
6 = Atividade
Automática
7 = Sincronização
8 = Notificação
9 = Fim
10 = Sub-Processo
11 = Transição
12 = Raia
13 = Anotação
Do lado esquerdo estão dispostas as ferramentas de desenho. Para ilustrar a explicação, na área
de desenho (região quadriculada) foi incluído um símbolo de cada ferramenta, e associados nos.
Na parte inferior estão os botões de ação (Salvar, Validar, Importar, etc.).
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Process Design – Mapa Processo (Ágiles 1.9 – cont.)
O slide anterior exibiu a tela do módulo de Desenho de Processos do ÁGILES 1.9.
Na versão atual a tela é diferente, mas as funções principais são as mesmas.
Didaticamente falando, a tela da versão 1.9 é melhor para exemplificar as
ferramentas de desenho, pois todas são exibidas de uma vez, do lado esquerdo
da tela (na versão atual elas estão divididas por categorias e só visualizamos uma
categoria por vez).
Para ilustrar as explicações dadas anteriormente, na área de desenho (região
quadriculada) foi incluído um símbolo de cada ferramenta, e associados números.
O quadro à direita da figura possui o nome das ferramentas.
Na parte inferior estão os botões de ação (Salvar, Validar, Importar, etc.). Na
versão atual esses botões também estão divididos em categorias e são
apresentados em menus na parte superior da tela.
Como o objetivo do treinamento atual é apresentar apenas a notação BPMN (e
não detalhar o uso do Process Design), esses botões não serão explicados no
momento.
Apenas para comparação, os próximos slides exibem as telas do Process Design
da versão atual do Ágiles (conteúdos equivalentes ao do slide anterior).
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Process Design – Mapa do Processo (Ágiles 2.0)
Menus
Permite visualizar o
mapa do processo em
um Zoom entre 1% e
90% do tamanho real.
Ferramentas e suas
propriedades.
A aba "Figuras"
apresenta as
ferramentas (objetos)
para o desenho do
mapa do processo,
divididas por
categorias.
64
Área para desenho do mapa do processo.
O tamanho do processo não precisa se
limitar à área visível no momento, as barras
de rolagem estarão sempre disponíveis para
permitir a visualização de outras partes do
mapa.
Exibe os problemas detectados pelo
ÁGILES no momento em que o processo é
validado (a validação é um procedimento
para verificação de erros enquanto o
processo é salvo). Essa parte da tela pode
ou não estar sendo exibida.
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Process Design – Mapa Processo (Ágiles 2.0 - cont.)
As categorias de ferramentas para o desenho
de processos estão representadas a seguir.
A categoria “Outros” possui apenas a
"Ferramenta de Seleção" (existente também
em “Conexões” e “Atividades”).
Essa categoria existe prevendo que novas
ferramentas possam ser incluídas em versões
futuras do ÁGILES.
Obs.: as propriedades de cada ferramenta e as demais partes da tela do Process Design não serão
detalhadas, pois não são o objetivo deste treinamento.
65
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4 Passos da Automação
1
Modelagem dos
Processos e Regras
de Negócios.
66
2
Com base nas regras de negócio,
os usuários recebem as atividades
a serem executadas por eles.
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4 Passos da Automação
Exemplo de uma atividade manual: o usuário recebe a atividade e, quando for realizá-la,
o respectivo formulário é exibido e deve ser preenchido.
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4 Passos da Automação
Exemplo de uma atividade de notificação: o ÁGILES envia a notificação e o usuário a
recebe em seu programa padrão para envio/recebimento de e-mail.
68
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4 Passos da Automação
Exemplo de uma atividade automática: o ÁGILES executa os procedimentos necessários. Por
exemplo: integração com outros sistemas, preenchimento de formulários, publicação de doctos.
69
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4 Passos da Automação
Exemplo do acompanhamento de um processo em execução: o ÁGILES realça o que já
foi executado e mantém o restante em cinza. Dessa forma, é simples saber o caminho que o
processo “percorreu”, bem como em que ponto ele se encontra no momento.
70
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4 Passos da Automação
4
3
O “Process Owner”
(responsável pelo processo)
gerencia o desempenho dos
processos (SLA’s) e
promove melhorias.
Os gestores da Função,
acompanham o desempenho do Negócio.
71
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1
Workshop: BPMN e Ágiles
Mapa do Processo - Exemplo de objetos
A tela abaixo mostra parte de um processo desenhado no ÁGILES, com alguns tipos de
eventos e atividades. Observe que o processo está totalmente de acordo com a BPMN.
Decisão
Compensação
Início
Atividade
Humana
Mensagem
Fim
Documentação
Subprocesso
Falha
72
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Outras Soluções
A seguir são apresentadas as telas de outras soluções. É importante notar
que a simbologia utiilzada em cada uma delas é totalmente diferente.
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Outras Soluções
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ÁGILES - Características
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Características do ÁGILES
Apenas como uma visão geral, pois também não
é o objetivo deste treinamento, a seguir será
apresentada uma breve descrição dos módulos
que compõem o ÁGILES.
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ÁGILES – Módulo “Administração”
Este módulo é responsável pelo
gerenciamento do software.
Nele é feita a manutenção dos
diversos cadastros, tais como:
usuários, grupos de usuários,
estrutura organizacional,
categorias de processos, árvore de
diretórios do módulo Visitante.
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ÁGILES – módulo Análise e Monitoramento
Permite analisar o tempo de execução das atividades / tarefas.
Através deste módulo é possível medir a performance das
áreas, atividades e pessoas, através de indicadores de
desempenho.
Com eles a empresa pode avaliar os processos e tomar
decisões, a partir de informações monitoradas e vindas
diretamente de seus processos de negócio.
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ÁGILES – Módulos Externos
Permite acessar componentes externos ao ÁGILES,
relatórios por exemplo.
O conteúdo que será exibido neste módulo depende dos
objetos externos que existirem para este cliente. No
padrão, o módulo aparece vazio.
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ÁGILES – módulo Desenho de Processos
Aqui são desenhados e publicados os processos (eles serão
executados no módulo Área de Trabalho).
A interação dos usuários com o processo (e vice-versa) é feita
através de formulários, os quais devem ser desenhados fora
do ÁGILES (em formato HTML ou PDF) e importados para cá.
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ÁGILES – módulo Visitante
Através deste módulo é possível consultar os documentos
publicados.
A publicação de documentos ocorre durante a execução dos
processos.
A pasta Visitor Root sempre existe e corresponde à “raiz” da
árvore de diretórios em que os documentos são publicados.
A estrutura dessa árvore depende de cada cliente.
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ÁGILES – módulo Área de Trabalho
Através deste módulo o usuário inicia os processos a que tem
acesso, executa as atividades que lhe competem (de diversos
processos, independente de quem iniciou os mesmos), e
acompanha os processos e atividades que estão sob sua
responsabilidade.
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Um Caso Prático
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Documento de Análise do Processo
Para a correta documentação dos processos que serão mapeados
no ÁGILES, recomendamos a elaboração de um Documento de
Análise, o qual engloba toda a especificação do processo.
Este documento deve ser feito na fase de análise do processo e
atualizado até a homologação (final) do mesmo.
Deve conter pelo menos:
84
•
descrição do processo (objetivo, resultados possíveis);
•
formulários que o compõem;
•
descrição dos campos do formulário;
•
mapa do processo;
•
descrição das atividades.
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Mapeando um Processo
Como exemplo, crie um processo para “Empréstimo
Documentos”, com as características a seguir.
de
• O usuário solicita o empréstimo de um documento que fica no
arquivo físico da empresa, informando a razão pela qual precisa
do mesmo.
• Esta solicitação é passada para o Gestor da área (responsável
pelo arquivo físico). O mesmo deverá aprová-la ou reprová-la, e
justificar sua decisão.
• Se o empréstimo for aprovado, o sistema deverá anotar na
“ficha de controle” do documento que o mesmo encontra-se com
o usuário solicitante. Também deve ser enviado um e-mail para
o solicitante informando que ele pode retirar o documento no
arquivo da empresa.
• Se o empréstimo for recusado, o solicitante receberá um e-mail
informando-o. Esse e-mail conterá a justificativa do Gestor para
a reprovação.
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Uma Solução Possível
Para cada processo (assim como para cada programa / sistema) há
sempre várias soluções possíveis, uma delas está representada abaixo.
Poderia haver uma
raia representando o
sistema, na qual a
atividade automática
ficaria, mas não é
necessário.
A notificação deve
ser representada na
raia de quem
RECEBE o e-mail.
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Comentários sobre a Solução Proposta
Optamos por representar uma raia para o Solicitante (usuário que inicia
o trabalho) e outra para o Gestor. Poderíamos, por exemplo, representar
mais uma raia para o ÁGILES, e colocar a atividade automática lá, mas
preferimos simplificar.
Outra questão é com relação aos formulários utilizados: poderíamos ter
um formulário para a solicitação de empréstimo e outro com as
informações do documento.
Optamos em exemplificar apenas um, onde temos:
• na seção “Dados da Solicitação” as informações referentes ao pedido de
empréstimo;
• em “Dados da Aprovação”, o registro da opinião do gestor;
• em “Empréstimo Aprovado”, a anotação de quem é o novo responsável
pelo documento.
O formulário deste exemplo está representado na imagem a seguir.
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Formulário da Solução Proposta
Informações referentes ao
pedido de empréstimo.
Registro da opinião do gestor.
Anotação de quem é o novo
responsável pelo documento.
Grava o conteúdo para
que a atividade seja
continuada depois.
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Exige que todas as
informações obrigatórias
estejam preenchidas.
Workshop: BPMN e Ágiles
Comentários sobre o Formulário Proposto
É importante ressaltar que em todas as seções do formulário
podemos ter informações que são automaticamente colocadas pelo
ÁGILES (por exemplo: data, número da solicitação, nome do
usuário) e outras que devem ser digitadas ou escolhidas pelo usuário.
Também podemos ter informações cujo preenchimento é obrigatório
e outras opcionais.
No final de todos os formulários do ÁGILES devemos ter um botão
para “Salvar” as informações (grava o conteúdo para que a atividade
seja continuada depois) e outro para “Concluir” a tarefa (exige que
todas as informações obrigatórias estejam preenchidas).
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Obrigado!
Em caso de dúvidas favor entrar em
contato com a Image Technology.
(11) 3846-3190
[email protected]
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