TCEMG - Curso de Pós-Graduação em
Direito Público: Controle de Contas,
Transparência e Responsabilidade
Disciplina: Execução, Relatório e Monitoramento
em Auditoria Operacional
AULA 04
Instrutor: HENRIQUE HERMES GOMES DE MORAIS
Auditor Fiscal da Receita Estadual
Superintendente de Auditorias e Tomadas de Contas Especiais
Controladoria Geral do Estado de Minas Gerais
[email protected]
Fevereiro/2013
RELATÓRIO DE AUDITORIA
O Relatório de Auditoria é o documento produzido
pela equipe a ser encaminhado ao gestor do
programa, para ciência das ocorrências detectadas e
correspondentes recomendações.
É o instrumento em que se demonstram os resultados
de modo a possibilitar a tomada de decisão ou
providências cabíveis por parte das autoridades
competentes. Daí a preocupação constante com a
qualidade e a segurança das informações nele
inseridas, sob pena de perda da credibilidade e
confiança do auditado.
Ordem de Apresentação das Informações no
Relatório
A padronização não deve ser vista como algo estático,
pois os padrões de qualidade na produção de
relatórios podem se alterar com o tempo, até mesmo
para garantir que os documentos técnicos produzidos
mantenham-se atualizados e compatíveis com o nível
tecnológico vigente.
O Relatório de Auditoria deve destacar os pontoschave do trabalho realizado de forma clara e
convincente, favorecendo a tomada de decisão e a
melhoria do processo e do ambiente de controle da
organização auditada.
Estrutura do Relatório de Auditoria
Sumário
Enumeração sequencial das principais divisões, seções e
outras partes do Relatório na mesma ordem em que a
matéria se apresenta, oferecendo ao leitor uma visão geral
do seu conteúdo e facilitando a localização de assuntos.
Deve demonstrar que as informações estão logicamente
encadeadas, com cada capítulo podendo ser visto
isoladamente, mas formando, no seu conjunto, um todo
integrado, mencionando, também, os adendos ao relatório
(glossário, referências bibliográficas, lista de siglas,
ilustrações, apêndices, anexos e demais documentos ou
informações necessárias à formulação dos argumentos e
das conclusões do relatório).
Introdução
A introdução é a apresentação sucinta e objetiva
do trabalho, fornecendo informações sobre:
 objeto de auditoria: ações do Programa que
foram selecionados para serem auditadas;
 objetivos, escopo e estratégia metodológica da
auditoria;
 informações gerais sobre o programa situando-o
nos
instrumentos
de
planejamento
e
correlacionando-o com as áreas de prioridade
governamental;
 órgãos envolvidos na sua execução e no seu
gerenciamento.
Ao informar o escopo da auditoria, a equipe deve:
 mencionar a abrangência do trabalho: a relação entre o
universo e as unidades auditadas, informando a técnica de
amostragem utilizada e justificar a sua escolha;
 explicar as estratégias metodológicas e os métodos de
coleta e análise de dados empregados;
 mencionar as limitações impostas ao trabalho de auditoria
identificadas nas organizações associadas à confiabilidade
ou à dificuldade na obtenção de dados;
 mencionar os especialistas entrevistados, os locais
visitados e o período abrangido pela auditoria;
Visão geral do Programa Auditado
Breve histórico sobre o programa auditado situando-o
no âmbito das prioridades governamentais,
destacando sua criação, o objetivo do programa e
informando quem é o gerente responsável e qual é o
indicador de desempenho previsto para o programa.
Mencionar como é o sistema de controle do
programa: qual o público-alvo atendido; quais foram
os requisitos necessários para o enquadramento dos
beneficiários no programa; e como foi o critério para
a escolha dos municípios e para a seleção dos
beneficiários a serem atendidos.
Aspectos orçamentários e físicos do
programa
Neste tópico, a equipe deverá elaborar um
quadro comparativo entre a meta física e o valor
orçamentário previstos e o que foi efetivamente
realizado no programa, por ação. Fará também
um demonstrativo dos recursos aplicados no
programa, analisando o desempenho das ações
objeto da auditoria.
Capítulos sobre os temas principais
No Relatório de Auditoria, cada questão de
auditoria descrita na Matriz de Planejamento
receberá um capítulo específico, onde serão
desenvolvidos temas sobre as questões e seus
respectivos achados.
Os capítulos devem estar ordenados de forma a
facilitar a leitura e compreensão dos temas
abordados. O excesso de informação ou detalhe
deve ser evitado, procurando-se manter um
equilíbrio entre a concisão e a clareza. É
imprescindível que se faça distinção entre fatos e
opiniões.
A análise deverá abordar:
 as
causas
identificados;
de
baixos
 os achados de auditoria
sustentados por evidências;
 apresentação de “Boas práticas”;
desempenhos
devem
estar
Recomendações de auditoria
Com base nos achados de auditoria, a equipe
deve formular recomendações para a melhoria
do
desempenho
do
programa.
As
recomendações devem ser exequíveis e
apresentadas com clareza e concisão.
As recomendações visam à melhoria do
desempenho do programa e podem abranger
diversos aspectos, tais como:
 revisão da concepção do programa;
 alteração de procedimentos operacionais;
 capacitação de recursos humanos;
 confecção de manuais;
 integração com ações de outros programas;
 definição da participação de estados e municípios
na implementação do programa;
 criação de ação de desenvolvimento e
fortalecimento institucional;
 estabelecimento de critérios objetivos para
alocação de recursos;
 aprimoramento de atos normativos;
 melhoria de controles;
 elaboração de indicadores de desempenho.
Conclusão
Visão global e sintética dos aspectos tratados em cada
capítulo, de maneira a se obter um quadro geral
compreensível dos principais achados e das
recomendações cabíveis, destacando os possíveis
benefícios esperados e, sempre que possível,
quantificá-los em termos de melhoria no desempenho
do objeto auditado.
É recomendável que a equipe adote uma abordagem
positiva, reconhecendo as dificuldades enfrentadas
pelo gestor e destacando as iniciativas importantes por
ele empreendidas para melhorar o desempenho e
superar as deficiências apontadas.
Anexos e Apêndices
Muitas vezes, é necessário que o detalhamento necessário ao
entendimento e sustentação dos argumentos expostos seja
apresentado à parte, a título de anexo ou apêndice, pois sua
inserção no texto principal poderia prejudicar o fluxo da
exposição, exemplo: ANEXO A – Lei de Diretrizes e Bases.
Os apêndices são textos ou documentos elaborados pelo autor
do trabalho que servem de comprovação de sua argumentação,
como por exemplo questionário aplicado e roteiro de
entrevistas, exemplo: APÊNDICE A – Questionário aplicado aos
alunos.
Sumário Executivo
O Sumário Executivo é um breve resumo dos elementoschave do relatório que propicia ao leitor uma visão dos
principais achados ou problemas identificados e
recomendações, constando:
 introdução;
 o que foi avaliado pela Auditoria;
 por que foi avaliado;
 os principais achados de auditoria, resumidos, por
tópicos;
 o que pode ser feito para melhorar o desempenho do
Programa.
Encaminhamento do Relatório de Auditoria ao
Gestor do Programa
Concluído o relatório deve-se agendar a data de sua
entrega e apresentação aos gestores responsáveis
pela execução do programa/ação auditados, os quais
serão informados da necessidade de se manifestarem
quanto às recomendações apresentadas.
Deverá também ser encaminhada cópia do relatório
para outras autoridades e entidades envolvidas no
programa.
Finalização do Trabalho
A finalização do trabalho de auditoria compreende:
 confronto final entre o trabalho realizado e o
planejado;
revisão final do conteúdo e ordenação sequencial
dos papéis de trabalho;
referenciação adequada dos documentos e papéis
de trabalho;
arquivamento dos papéis de trabalho e do relatório
final
de auditoria
devidamente
assinado e
referenciado;
 encaminhamento do relatório final de auditoria para
o gestor e autoridades competentes.
Apresentação do Relatório de Auditoria ao
Gestor do Programa
A equipe responsável pelo trabalho fará uma
apresentação consistindo em um resumo dos
elementos-chave
do
Relatório
de
Auditoria,
demonstrando:
 “Por que o programa foi avaliado”;
 “O que foi avaliado”;
 “Municípios visitados”;
 “Critérios de definição de amostra”;
 “Principais constatações”.
(Recomenda-se a utilização de gráficos e fotos)
O Gestor do Programa deverá apresentar manifestação
sobre o Relatório de Auditoria contemplando:
 medidas adotadas visando à implementação das
recomendações;
 justificativa
pela
não
implementação
das
recomendações;
solicitação de prorrogação do prazo previsto para
implementação.
Os comentários apresentados pelo gestor acerca da
situação das recomendações serão analisados pela
equipe de auditoria e registrados em papéis de trabalho,
para utilização na fase de monitoramento do programa
auditado.
MONITORAMENTO DO PROGRAMA AUDITADO
 O acompanhamento do programa auditado é medida
indispensável para se verificar se as recomendações estão
sendo efetivamente implementadas.
 De nada adianta se produzir relatórios se não haver o
acompanhamento da solução dos problemas apontados e
a implementação das recomendações sugeridas no
Relatório de Auditoria.
 A fase de monitoramento deve ser realizada em sintonia
com os gestores responsáveis e visa maximizar a
probabilidade de adoção das recomendações e verificar a
sua adequação. Além disso, permite a retroalimentação do
sistema, na medida em que fornece aos gestores as
informações de que necessitam para verificar se as ações
que vêm adotando têm contribuído para o alcance dos
resultados desejados.
 A objetividade dos procedimentos recomendados
permite ao gestor manifestar-se com mais exatidão
quanto aos estágios da implementação e facilita o
trabalho de monitoramento;
 O Mapa de Acompanhamento permitirá ao gestor do
programa que informe a posição de implementação de
cada recomendação e apresente seus comentários;
 Sempre que necessário, nova versão do Mapa de
Acompanhamento será solicitada ao Gestor para
atualização da posição de implementação das
recomendações a fim de subsidiar a elaboração do
Relatório de Avaliação de Impacto.
Data
[data atual]
Recomendações
Descrição
Prazo para
Implementação
1
[recomendação I]
[data limite de
implementação]
MAPA DE ACOMPANHAMENTO
Órgão/Entidade
Número do relatório
[órgão/entidade auditado]
[nº do relatório]
Informações do Gestor
Comentários
Proposta de
Ações
Situação Atual
ou
novo prazo para
empreendidas
justificativas
implementação
Implementada
( ) Conforme documento
de auditoria
( ) Por meio de medidas
alternativas
( ) Parcialmente, com
justificativa
Não implementada
( ) Ausência de
providências
( ) Medidas em curso
( ) Em implementação1
( ) Excluída
Notas:
(1) A situação “Em implementação” deverá ser escolhida caso as providências para implementar a recomendação ainda
estejam em curso e tenha sido acordado novo prazo para a conclusão da implementação.
(2) A situação “Excluída/Não se aplica” refere-se à recomendação que, por motivos supervenientes, não mais se aplica à
situação.
Avaliação do Impacto das Recomendações
Implementadas no Programa
Completados doze meses (CGE) da entrega do
Relatório de Auditoria ao gestor, será iniciado o
trabalho de certificação da implementação das
recomendações e de avaliação de seu impacto no
programa, por meio do Mapa de Acompanhamento.
Deverão
ser
observados
os
seguintes
procedimentos antes de elaborar o Relatório de
Impacto:
 Reunião inicial - manter contato com o auditado,
antes de completar doze meses da entrega do
Relatório de Auditoria, para agendar reunião em que
será exposto o trabalho a ser realizado;
 Solicitação da última versão do Mapa de
Acompanhamento preenchido pelo gestor para a
avaliação da implementação das recomendações e,
se for o caso, agendar nova reunião para os
esclarecimentos que se fizerem necessários.
Algumas questões que podem ser dirigidas ao
gestor:
 Quais foram as principais melhorias de
desempenho decorrentes da implementação das
recomendações?
 Quais medidas serão implementadas nos
próximos doze meses para incremento na qualidade
do programa ou na melhoria da gestão do órgão
auditado?
 Quais são os maiores obstáculos ou dificuldades
para implementar as recomendações propostas?
 Que contribuição as instituições fiscalizadoras ou
avaliadoras podem oferecer para a melhoria de
desempenho do programa ou órgão auditado?
Procedimentos para a Avaliação do Impacto das
Recomendações Implementadas no Programa
Cronograma - elaborar um cronograma das atividades a
serem desenvolvidas pela equipe de auditoria, pelos
responsáveis e executores, definindo-se a data limite de
cumprimento de cada uma delas.
Análise do Mapa de Acompanhamento - A equipe de
auditoria responsável por aferir a efetividade das
recomendações deve conhecer cada ponto levantado no
Relatório de Auditoria, bem como as recomendações
informadas como implementadas na última versão do Mapa
de Acompanhamento, para definição do escopo do trabalho
de avaliação do impacto que referidas recomendações
provocaram junto aos beneficiários do programa.
Revisão de legislação e documentos - verificar a
compatibilidade entre a legislação vigente e a
constante em papéis de trabalho que deram
suporte ao Relatório de Auditoria e, se for o caso,
requererá ao gestor quaisquer documentos que
considerar pertinentes à realização do trabalho;
Questionários e entrevistas - no intuito de
verificar
o
efetivo
cumprimento
das
recomendações, a equipe de auditoria deverá
elaborar questionários e entrevistas específicos a
serem aplicados às pessoas selecionadas nos
trabalhos de campo.
Definição de localidade e execução do teste-piloto validar e ajustar as tarefas e instrumentos de coleta de
dados propostos.
Trabalhos de campo - verificação in loco do cumprimento
das recomendações propostas constantes em Relatório de
Auditoria. A logística a ser empregada nesta etapa deve
ser a mesma da execução dos trabalhos de campo da
auditoria. (É interessante aplicar os questionários
desenvolvidos para o monitoramento nos municípios em
que foi feita a auditoria para aferir se houve a efetiva
implementação das recomendações, bem como avaliar a
evolução do programa no intervalo entre a auditoria e o
monitoramento).
Consolidação dos dados proceder à
consolidação das entrevistas e dos questionários
aplicados após o retorno dos trabalhos de campo,
a fim de conhecer o resultado da pesquisa
realizada. Sempre que possível, os valores
apurados, a forma de mensuração e os resultados
decorrentes
da
implementação
das
recomendações propostas devem ser validados
pelo gestor. Possíveis divergências devem ser
registradas no relatório.
Elaboração do Relatório de Impacto
O Relatório de Impacto tem por objetivo demonstrar, de
forma analítica, os benefícios efetivos decorrentes da
implementação das recomendações constantes do
Relatório de Auditoria e deverá conter:
Introdução - onde se expõem os antecedentes do trabalho
e as características da auditoria, tais como: decisão que
determinou a realização da auditoria, objetivos da auditoria,
principais constatações constantes do primeiro relatório,
atividades desenvolvidas durante o monitoramento.
Aspectos orçamentários e financeiros - Análise da
execução financeira e orçamentária do programa ao longo
da realização da auditoria e da avaliação de seu impacto,
visando a estabelecer uma relação entre o desempenho do
programa, os recursos orçamentários disponíveis e a
execução financeira efetiva.
Monitoramento e avaliação - deve abranger os objetivos e o
escopo do monitoramento, ressaltando a quantidade de itens
recomendados e enviados ao gerente para esclarecimentos
acerca da implementação, bem como a metodologia utilizada
na execução do trabalho.
Análise de implementação das recomendações – a partir
das respostas do gestor sobre a implementação das
recomendações, manifestadas por meio do Mapa de
Acompanhamento, e das visitas de campo e entrevistas
realizadas, a equipe de auditoria deve apresentar neste tópico
uma análise de cada ponto objeto de monitoramento,
comentando o grau de implementação das recomendações
tanto do ponto de vista do gestor quanto da equipe de
auditoria, bem como o impacto decorrente da implementação
ou não das recomendações.
Conclusão - deverá conter um resumo das conclusões
obtidas durante o trabalho, ressaltando o impacto causado no
programa decorrente da implementação das recomendações.
Para a classificação da situação (status) de implementação das
recomendações, utilizam-se as seguintes categorias:
Implementada: Situação em que os objetivos almejados
foram alcançados.
Não implementada: Situação em que as medidas adotadas
tenham sido insuficientes para sua implementação e para a
qual não tenha sido acordado novo prazo.
Em implementação: Situação em que as medidas adotadas,
ainda em curso, tenham sido insuficientes para o alcance dos
objetivos, porém tenha sido acordado novo prazo para
implementação.
Excluída/Não se aplica: Situação em que a recomendação,
por motivos supervenientes, não mais se aplica à situação.
Na conclusão sugere-se a apresentação de um quadroresumo de forma a evidenciar, em termos percentuais, a
situação de implementação das recomendações.
Situação da
recomendação
Implementadas
Não implementadas
Em Implementação
Excluída/Não se aplica
Total
Situação informada
pelo gestor (%)
54,4
31,6
14,0
100,0
Situação na data de
avaliação de impacto (%)
80,0
15,0
5,0
100,0
O percentual de implementação das recomendações
evidenciará o grau de comprometimento do gestor
quanto às recomendações do relatório.
Entrega e Apresentação do Relatório de Impacto
Por ocasião da entrega do Relatório de Impacto, a
equipe de auditoria fará, sempre que possível, uma
apresentação da avaliação realizada sobre a posição
informada pelo gestor quanto à implementação das
recomendações e do seu impacto no programa
auditado, contemplando os seguintes tópicos:
 O que foi avaliado;
 Municípios visitados;
 Critérios de definição de amostra;
 Constatações que geraram recomendações no
Relatório de Auditoria;
 Comparativo entre recomendação sugerida versus
situação encontrada;
 Conclusão.
Após a apresentação e a entrega do Relatório de Impacto
será comunicado ao gestor do programa que as informações
relativas às recomendações ainda não implementadas, no
todo ou em parte, e cujo prazo de implementação tenha sido
prorrogado, poderão ser encaminhadas posteriormente para
análise e acompanhamento pela equipe de auditoria.
Com base nessas informações, a equipe de auditoria poderá
alterar o status da recomendação informada no Relatório de
Impacto, e o encaminhará à direção superior para as devidas
providências.
Relatórios de Auditoria
 RELATÓRIO
DE
AVALIAÇÃO
DO
PROGRAMA “Fome Zero – Um Leite pela
Vida”
 RELATÓRIO
DE
AVALIAÇÃO
DO
PROGRAMA “Programa Poupança Jovem”
Processo de Auditoria em Programas Governamentais
Seleção do
Tema
Estudo de
Viabilidade
Planejamento
1º Painel de
Referência
Matriz de Risco (critérios de seleção)
•Relevância: programas sinalizados como prioritários pelo governo, no PMDI (Redes de
Desenvolvimento Integrado), no PPAG (Programas Estruturadores, Programas Associados
e Programas Especiais) e na LDO (ações do governo em programas estratégicos que
tendem a assegurar o alcance dos objetivos propostos)
•Risco (suscetibilidade de ocorrência de irregularidades, tais como: execução
descentralizada, multiplicidade de gestores, etc.)
•Materialidade (volume do aporte de recursos)
Conveniência de realizar o trabalho de auditoria
•a importância e relevância do tema;
•o tempo de existência e a execução física e financeira do programa;
•a existência ou o comportamento de indicadores de desempenho;
•a disponibilidade e confiabilidade de dados.
Definição das Questões de Auditoria
•entrevistas abertas com o gestor do Programa;
•identificação de stakeholders;
•análise SWOT;
•verificação de riscos;
•mapa de processos;
•mapa de produtos;
•análise RECI;
•construção de indicadores de desempenho.
MATRIZ DE PLANEJAMENTO
•Questões de Auditoria
•Fontes de informações;
•Estratégicas metodológicas;
•Métodos de coleta de dados;
•Métodos de análise de dados;
•Limitações;
•O que a análise permitirá dizer
•Confirmação do problema de auditoria e se as questões de auditoria foram declaradas
adequadamente;
•Considerações dos especialistas da área sobre as fontes de informações e sobre as
estratégias propostas para a coleta e análise de dados.
EXECUÇÃO: aplicar os procedimentos definidos na Matriz de Planejamento por Questão de Auditoria
Estratégias
Metodológicas
(Métodos de
Investigação)
•estudo de caso (situação específica e complexa);
•pesquisa (obtenção de informações);
•delineamento experimental e quase-experimental (relação de causa-efeito ou o impacto);
•delineamentos não experimentais (não determina o nexo causal, avalia o antes e o depois).
Métodos de
Coleta de Dados
•entrevistas;
•questionários;
•observação direta;
•dados secundários.
Métodos de
Análise de
Dados
Limitações
O que a análise
vai permitir
dizer
•tratamento estatístico (comportamento dos dados);
•análise de conteúdo (interpretação dos dados sistematizados);
•triangulação (usar diferentes métodos para validar as conclusões);
•representações gráficas;
•análise de séries temporais;
•avaliação das metas de desempenho (indicadores de desempenho e mapa de
produtos);
•Especificar as limitações inerentes à estratégia metodológica adotada, às
características das informações que se pretende coletar e às condições
operacionais de realização dos trabalhos.
•esclarecer precisamente quais conclusões ou resultados pretende-se alcançar
com a estratégia metodológica adotada.
MATRIZ DE ACHADOS
(cada questão de auditoria deve ser analisada segundo os quatro elementos que consubstanciam as conclusões ou achados de
auditoria: critério, condição, causa e efeito)
Questão
de
Auditoria
Achados
Principais
Análises
e evidências
Causas
Efeitos
Boas
Práticas
Recomendações
Benefícios
Esperados
Relatório de Auditoria
Documento produzido pela equipe a ser encaminhado ao gestor do programa, para ciência das ocorrências
detectadas e correspondentes recomendações.
Sumário
Introdução
Aspectos
físicos e
orçamentários
Visão
Geral do
programa
Capítulos sobre
os temas
principais
Recomendações
Conclusão
Anexos e
Apêndices
Gestor do Programa
Monitoramento do Programa Auditado
Medida indispensável para se verificar se as recomendações estão sendo efetivamente
implementadas.
Manifestação
do Gestor do
Programa
Mapa de
Acompanhamento
Avaliação do Impacto das
Recomendações
Implementadas
Relatório de Impacto das
Recomendações
Implementadas