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integración
IMPORT EXPRESS ONLINE
GUIA DO USUÁRIO
importexpressonline.dhl.com
Prepare e gerencie os seus envios de
forma rápida e precisa com o Import
Express Online, com detalhes seguros
de conta e visibilidade de envio.
O Import Express Online foi projetado para aprimorar e
coordenar comunicações entre os importadores e os
remetentes—onde quer que estejam, diretamente pela Internet.
Proporciona aos Importadores o controle total das suas
importações, permitindo aos Expedidores preparar e fazer
a gestão dos seus envios.
Benefícios:
•Prepare os seus envios de importação apenas com alguns
cliques, incluindo instruções por e-mail para o Expedidor,
conhecimento aéreo, faturas e solicitação de coletas.
•O número da sua conta de importação é confidencial, por isso
as instruções de envio são enviadas para seus fornecedores e
as informações da sua conta são mantidas em sigilo.
•Otimize as comunicações e a visibilidade, porque todos os
números de conhecimento de embarque aéreo e dados
relacionados aos envios podem ser facilmente acessados por
todas as partes envolvidas.
•Verifique o status da entrega dos envios a qualquer momento
durante o processo de importação.
•Facilmente você consegue fornecer a documentação necessária
e correta graças ao processo totalmente automatizado.
•Prepare e faça a gestão online dos envios 24 horas por dia,
7 dias por semana.
Envio Online
Gestão de Envios
Soluções de integração
ACESSO E REGISTRO
Com o Import Express Online, não é necessário instalar
softwares e o uso da ferramenta é completamente gratuito.
O Import Express Online da DHL só requer que o importador
tenha uma conta de importação; o remetente (exportador) não
precisa de uma conta para registrar-se e usar o aplicativo.
Site global da DHL (escolha seu país)
Acesse o DHL Import Express Online diretamente pelo link
importexpressonline.dhl.com
OU
pelo site da DHL Express: www.dhl.com.br
Se você já possui um cadastro, basta inserir seu endereço de
e-mail e senha.
Dica
Marque a opção abaixo dos campos de login para que o sistema se lembre
de sua ID de e-mail.
PRIMEIROS PASSOS
Login
Caso você seja um importador e esta é a primeira vez que usa
a ferramenta, será necessário registrar-se para obter o acesso.
Clique em “Registre-se agora” sob a opção “Login”. Tenha os
números da conta de importação disponíveis.
Registro
Dica
Como importador, você poderá incluir vários números de conta de
importação durante o registro, ou poderá adicioná-los posteriormente
editando seu perfil de usuário.
Se você é um remetente (exportador), poderá registrar-se
e manter um perfil de usuário no Import Express Online,
mesmo que o sistema não exija a inserção de uma conta da
DHL Express.
Envio Online
Gestão de Envios
Soluções de integração
IMPORTADORES
PREPARANDO AS INSTRUÇÕES DE ENVIO: DETALHES DO ENDEREÇO
Detalhes do endereço
Os importadores podem preparar e encaminhar instruções
de envio para seus remetentes
Ou
preencher os envios em nome de seus remetentes.
Os importadores podem autorizar os remetentes com apenas
uma instrução de envio, o que possibilita um envio por vez,
com a utilização da conta do importador; ou os importadores
podem criar uma autorização permanente* permitindo que os
remetentes enviem ao destinatário vários envios a qualquer
momento usando a conta do importador.
Insira e salve as informações dos endereços do Remetente e
do Destinatário, oferecendo detalhes importantes de envio para
criar instruções de envio, revise as informações inseridas e rastreie
os envios.
Encontre o remetente ou o recipiente (destinatário)
Etapa 1A:
Para preparar instruções de envio de uma forma rápida,
utilize as informações de remetente ou recipiente
(destinatário) recentemente utilizadas escolhendo a opção
adequada nos menus suspensos “Ship From/Ship To” e clique
em “Next” para continuar.
OU
Se o remetente ou recipiente não foi usado recentemente ou
precisa inserir novas informações do endereço, clique nos
links “Open Address Book” ou “Create New Shipper” abaixo
do campo “Ship From”.
Etapa 1B:
Crie documentos fáceis de usar
Para criar documentos fáceis de usar, selecione o idioma do
remetente no menu suspenso correspondente e autorize o
remetente para atualizar suas informações de endereços. Se for
um novo endereço, clique na caixa para salvá-lo na Agenda.
Observação
Se a opção que autoriza o remetente a alterar as informações de coleta
não estiver marcada, os campos relacionados não poderão ser editados
pelos remetentes.
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
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Gestão de Envios
Soluções de integração
PREPARANDO AS INSTRUÇÕES DE ENVIO: DETALHES DO ENVIO
Detalhes do envio
Etapa 2A:
A tela “Shipment Details” possibilita que os importadores:
•Digitem uma mensagem para o remetente, como itens que
devem ser pedidos, quantidades e instruções de manuseio.
•Ou você pode anexar um arquivo, que poderia ser uma
ordem de pedido ou qualquer documento relacionado ao
seu envio.
•Caso necessário, é possível escolher em qual conta serão
cobrados os custos de frete e taxas de importação.
Separadas, se precisar. Usar o menu suspenso para escolher
a conta de importação a ser cobrada.
•Indicar se gostaria de receber notificações por e-mail
no momento do envio e com que frequência, ou definir
as preferências de recebimento de um e-mail de
acompanhamento no caso do remetente não realizar
as instruções de envio durante determinado período
de tempo.
Detalhes do envio (prepare o envio em nome do remetente)
Etapa 2B:
Além das informações da etapa 2A listadas acima, se o
importador estiver preparando um envio em nome do
remetente, os importadores podem:
•Selecionar um tipo de pacote, informar peças, peso e
uma descrição do conteúdo, status de taxas a pagar
(“non-document” [sem documento] para envios com
impostos e “document” [com documento] para envios
sem impostos), e decidir se deseja criar uma fatura
comercial online.
•Escolher um serviço a partir das opções exibidas; o
aplicativo mostra apenas os serviços disponíveis de acordo
com os dados de envio inseridos pelo importador.
•Se o serviço selecionado não estiver disponível no momento
do envio, indique sua preferência para a opção mais rápida
ou mais econômica.
Observação
A data de entrega estimada é baseada no envio em processamento. A data
de entrega pode mudar dependendo de quando o envio for processado.
Envio Online
Gestão de Envios
Soluções de integração
PREPARANDO AS INSTRUÇÕES DE ENVIO: REVISÃO E ENCAMINHAMENTO DE INSTRUÇÕES
Revisão dos detalhes do envio
Etapa 3A:
O Import Express Online oferece aos importadores a
oportunidade de revisar todas as informações inseridas antes
do envio para o remetente.
•Autorize um remetente a processar uma instrução ou crie
uma autorização permanente* para o remetente usar sua
conta de importação para envios regulares.
•Marque a opção para permitir que o remetente possa
visualizar as taxas.
Dica
MANAGE AUTHORIZATIONS
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
Para fazer alterações, clique em “Back” ou “Cancel” na parte inferior da
página. Clique em “Forward Instructions” para enviar instruções de envio
por e-mail ao remetente designado.
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Gestão de Envios
Soluções de integração
GERENCIAMENTO DE AUTORIZAÇÕES
Etapa 3B:
Crie autorizações permanentes* para seus remetentes
e mantenha um registro deles usando a função
“Manage Authorizations”.
•Insira os detalhes do remetente (De) e recipiente (Para)
selecionando nos respectivos menus os últimos contatos
utilizados, ou use o link “Open Address Book” Abrir
agenda) para pesquisar qualquer outro remetente já
salvo em sua agenda ou, ainda, clique em “Create new
shipper/receiver” para inserir detalhes para um novo
Remetente/Recipiente.
• Clique no número de conta a ser cobrada.
•Verifique as informações de endereços e revise os detalhes
da conta, escolhendo se a conta será cobrada pelos valores
do frete e dos impostos.
•Clique em “Grant Standing Authorization” na parte inferior
da página.
S erá fornecido um link para que o remetente obtenha acesso
direto ao Import Express Online.
Dica
O remetente receberá um e-mail informando que há uma autorização
permanente* concedida pelo importador. O e-mail fornecerá o endereço
de e-mail do importador, um link direto para que o remetente acesse o
aplicativo e a senha a ser utilizada.
HISTÓRICO E RASTREAMENTO DE ENVIOS
Visualizar histórico e rastreamento de envios
Etapa 4:
Para visualizar e rastrear os seus envios, clique na guia
“History/Track”.
Clique em um cabeçalho de coluna para classificar por número
de ID, última atualização, nome do remetente, país, ID de
e-mail, número de conhecimento e status.
OU
Rastreie um envio concluído clicando no link “Track” na
coluna “Status”.
Você também pode atualizar/autorizar, cancelar ou preparar
novas instruções de envio, se precisar.
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
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Gestão de Envios
Soluções de integração
OUTROS LINKS E TELAS IMPORTANTES
Meu perfil
A tela “My Profile” contém as informações que você
inseriu durante o registro. Você pode revisá-la ou atualizá-la
a qualquer momento.
Se tiver dúvidas sobre como usar uma determinada tela, clique
no link “Help” na barra de navegação ou em um dos links
“Help” próximos aos campos de formulários.
A tela “Address Book” é uma ótima maneira de salvar as
informações de contato de todos os remetentes e recipientes
(destinatários).
Para criar novos remetentes ou recipientes (destinatários),
clique no botão correspondente e preencha as informações
obrigatórias.
Agenda de endereços
Para importar/exportar a agenda, use os botões correspondentes
na parte inferior da tela.
• Selecione quais agendas deseja importar/exportar (a do
remetente ou a do recipiente [destinatário]).
• Indique se o arquivo a ser importado/exportado possui
cabeçalhos, anexe o arquivo e clique em “Start Importing/
Exporting”.
• Corresponda os nomes de campos do Import Express
Online com os nomes de campos do arquivo CSV a ser
importado/exportado.
• Clique em “Importar/Exportar”.
• Você receberá um e-mail de confirmação.
Envio Online
Gestão de Envios
Soluções de integração
REMETENTES
Insira e salve as informações de endereços do remetente e do
recipiente (destinatário), oferecendo detalhes importantes de
envio para criar instruções de envio, revise as informações
inseridas e rastreie-os.
Os remetentes podem acessar o Import Express Online
• Por notificações de e-mail enviadas pelos importadores ou
• Usando o link direto importexpressonline.dhl.com e seus
respectivos logins após fazerem o registro no aplicativo.
Página principal ao clicar na URL
Etapa 1:
Os remetentes poderão acessar o Import Express
Online das seguintes formas:
FPO
• Clicando na URL fornecida em uma notificação por
e-mail enviada pelos importadores.
OU
• Acessando o aplicativo pelo link direto
importexpressonline.dhl.com
Observação
Página principal ao clicar no link
Após conectar-se ao Import Express Online pela primeira vez usando
a URL e uma senha temporária fornecida na notificação por e-mail, o
remetente precisará escolher uma nova senha, que será válida para todos
os envios futuros.
Remetentes já registrados têm uma página dividida em
duas seções:
•Preparar novos envios (envios invertidos): para
remetentes que desejam preparar uma solicitação de
envio para o responsável pela conta da DHL; os
valores do envio serão cobrados ao responsável da
conta após a autorização da solicitação.
•Gerenciar envios: exibe as instruções de envio
dos importadores.
Envio Online
SOLICITAÇÕES DE ENVIO: RESUMO DE ENVIO
Resumo de envio
Gestão de Envios
Soluções de integração
Etapa 2:
Ao utilizar a URL enviada por e-mail para acessar o programa, o
remetente verá um resumo das instruções de envio do importador.
Clique em “Accept” para aceitar a solicitação de envio do importador
exatamente como está na tela.
OU
Se quer aceitar a solicitação de envio, mas sabe que as informações
de coleta foram alteradas e deseja atualizá-las, clique em “Modify
pickup address and accept”.
OU
Rejeite o envio por qualquer motivo digitando uma mensagem no
campo “Reject reason”. Clique em “Reject”.
Observação
O botão “Modify pickup address” só estará disponível ao remetente se o
importador indicou que o remetente tem autorização para atualizar informações.
SOLICITAÇÕES DE ENVIO: OPÇÕES DE ENVIO
Detalhes do envio
Etapa 3A:
Após aceitar uma solicitação, insira informações adicionais como o
tipo de pacote, o número de peças, o peso total, uma descrição do
conteúdo e, se passível de impostos, o valor declarado.
Se o importador preparou os detalhes do envio em nome do
remetente, o remetente só precisará verificá-los e atualizá-los,
se necessário.
Etapa 3B:
Use o menu suspenso “Pickup” para agendar a coleta.
Você pode digitar instruções adicionais no campo
“Special instructions”.
Os horários de coleta podem ser definidos previamente,
dependendo do país.
Dicas
O Import Express Online auxilia o remetente até mesmo para decidir se o
envio é considerado passível ou não de impostos. Clique no link “Help me
decide” à direita do campo “Shipment status”.
Os remetentes nos EUA que possuem envios passíveis de impostos também
deverão inserir um número ITN ou FTR válido no menu suspenso.
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Gestão de Envios
Soluções de integração
Informações sobre alfândega
Etapa 4:
Selecione “Commercial Invoice” ou “Proforma Invoice” na tela
suspensa “Invoice type”, dependendo do tipo da modalidade
do seu envio.
Indique o tipo de exportação no menu suspenso.
Forneça as informações dos produtos preenchendo os campos
do formulário e clique em “Add”. Repita este processo até que
todas as informações de bens tenham sido inseridas.
Dicas
As informações opcionais não obrigatórias na tela de faturas
correspondem ao número da fatura, os termos de comércio, “Other
Remarks” e “Other Charges”.
É possível inserir várias listagens de informações sobre os bens. Apenas
digite na descrição do envio, indicando o país de origem, a quantidade, a
unidade de medida e o preço por unidade. Clique em “Add” para incluir
cada item na sua lista.
Após preencher as informações da fatura, poderá salvar em seus modelos
de fatura clicando na caixa na parte inferior da janela e digitando um
nome de arquivo novo.
Opções do serviço
Etapa 5:
A tela “Service Options” exibirá todos os produtos e serviços
disponíveis de acordo com a origem, o destino e os detalhes de
envio inseridos. Também mostrará o horário de coleta mais
cedo possível para realizar a coleta no país do remetente.
Se um importador escolher autorizar um remetente para ver as
taxas, elas serão exibidas próximas a cada serviço DHL Express.
Selecione o serviço DHL Express que melhor se adéqua às suas
necessidades de envio.
Se o importador já selecionou o serviço, verifique sua
disponibilidade e continue para a tela “Confirm Shipment”.
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Gestão de Envios
Soluções de integração
SOLICITAÇÕES DE ENVIO: CONFIRMAÇÃO DE ENVIO
Confirmar envio
Etapa 6:
Na tela “Confirm Shipment”, altere os dados inseridos clicando
no botão “Back”.
Após verificar os detalhes, aceite os “Terms and Conditions”.
Clique no botão “Confirm shipment” para continuar.
FPO
Dica
As instruções de envio podem ser canceladas clicando-se no botão
“Cancel” a qualquer momento.
SOLICITAÇÕES DE ENVIO: IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS
Impressão de documentos
Etapa 7:
Selecione a opção de impressão e o número de cópias
a imprimir.
Clique em “Print Preview” para revisar os documentos
a serem impressos (resumo do envio, números de
conhecimento, fatura) e clique em “Print”.
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Gestão de Envios
Soluções de integração
ENVIOS INVERTIDOS
Os remetentes podem preparar e enviar uma solicitação de
envio a um importador. O importador precisa autorizar a
solicitação para que o remetente possa processá-la. As
cobranças de envio serão feitas na conta do importador.
Instruções de envio
Etapa 1A - Remetente:
O remetente deve se conectar ao Import Express Online.
• Selecione um recipiente (destinatário) na agenda.
• Insira os detalhes do envio e selecione um importador
na lista suspensa (se não houver um relacionamento
importador-remetente previamente estabelecido, o
remetente precisará inserir o endereço de e-mail do
importador).
• Selecione um produto.
• Solicite a aprovação.
• Será enviado um e-mail de notificação ao importador.
Detalhes do remetente/recipiente
Etapa 1B - Importador:
O importador recebe uma notificação por e-mail e se conecta
ao Import Express Online.
• Visualize a solicitação de envio. Atualize a mensagem para o
remetente e as informações de cobrança, se necessário.
• Aprove ou rejeite a solicitação de envio.
• Será enviado um e-mail de notificação ao remetente.
Etapa 1C - Remetente:
O remetente recebe uma notificação por e-mail e conecta-se ao
Import Express Online.
• Visualize a solicitação de envio com a mensagem atualizada
do importador.
• Imprima os documentos de envio e programe a coleta.
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Gestão de Envios
Soluções de integração
Programação da coleta
Se não há uma programação de coleta regular, você pode
solicitar uma coleta facilmente usando a opção “Schedule
pickup”. Vários envios podem ser coletados de uma só vez.
Solicitar/Revisar autorizações
Mantenha um registro de todas as autorizações permanentes*
concedidas pelos importadores.
Autorização permanente*
Solicite uma autorização permanente* de um importador
para poder enviar envios regularmente.
• Insira o e-mail do importador.
• Selecione um recipiente (destinatário).
• E siga o mesmo processo dos envios invertidos.
*Disponível no primeiro trimestre de 2011
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Gestão de Envios
Soluções de integração
OUTROS LINKS E TELAS DO REMETENTE
Meu perfil
A tela “My Profile” contém informações que o importador
inseriu. O remetente pode revisá-las ou atualizá-las a qualquer
momento. Para tanto, apenas insira as novas informações ou
as altere-as clicando em “Submit”.
Se tiver dúvidas sobre como usar uma determinada tela, clique
no link “Help” na barra de navegação.
Dica
Para obter mais ajuda sobre os formulários de envio, clique nos
diversos links de ajuda localizados à direita de alguns campos de
formulário.
Modelos de fatura comercial/pró-forma
Após preencher as informações da fatura, poderá adicioná-la
aos seus modelos de fatura clicando na caixa na parte inferior
da janela e digitando um nome de arquivo novo.
Agenda de endereços
A agenda armazena as informações de todos os recipientes
(destinatários), o que possibilita preparar envios sem inserir
repetidamente as mesmas informações de contato.
Use o campo “Find” para pesquisar por nome ou visualize
seus contatos usando as inúmeras opções disponíveis na lista
“Contained in Column”.
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