1. INTRODUÇÃO
O presente trabalho objetivou realizar uma análise da formação do profissional
formado em Secretariado Executivo Trilíngue pela Universidade Federal de Viçosa (UFV),
por meio de uma triangulação entre a expectativa de ex-alunos do curso o perfil requerido
pelo mercado de trabalho e as Diretrizes Curriculares. Para isso, a metodologia utilizada foi
prioritariamente qualitativa, uma vez que se baseou na análise bibliográfica e documental;
com pequena parte quantitativa referente à análise dos questionários aplicados aos alunos do
referido curso.
A análise sobre o perfil requerido, nos cargos específicos da área de Secretariado
Executivo, pelo mercado de trabalho foi realizada a partir de obras publicadas sobre este
assunto e pesquisas na internet. A bibliografia utilizada também serviu como embasamento
teórico e como auxílio na análise dos dados coletados nos questionários, bem como na
comparação de todas as informações levantadas com as Diretrizes curriculares do curso de
Secretariado Executivo.
Desta forma, este trabalho se justifica pela necessidade de um estudo mais
aprofundado sobre o curso de Secretariado Executivo, uma vez que este vem ganhando
destaque nas empresas e universidades, mas talvez sem a devida orientação e correlação entre
essas duas esferas. Este trabalho permitirá ainda o levantamento das expectativas e
experiências dos alunos formados no curso. E como se percebe ainda certo desconhecimento
em relação à profissão, pois muitos não a associam ao curso superior e sim a estereótipos
divulgados na mídia, este trabalho contribuirá para um melhor esclarecimento sobre o referido
curso, ao expor o Código de Ética e a Legislação da área.
Desta maneira, este trabalho abordou de forma mais específica os seguintes temas:
histórico da profissão de secretariado executivo; histórico do curso de Secretariado Executivo
Trilíngue da Universidade Federal de Viçosa e o seu catálogo de graduação; regulamentação e
8
código de ética da profissão; diretrizes curriculares; mercado de trabalho e perfil requerido;
expectativa dos formados na área; análise da perspectiva do mercado de trabalho versus
formação recebida na universidade e considerações acerca da triangulação: mercado de
trabalho, alunos/universidade e diretrizes curriculares.
9
2. PROBLEMA
O problema deste trabalho é o cruzamento de três perspectivas: mercado de trabalho
do Secretário Executivo, formação oferecida num curso de graduação e a percepção de exalunos deste curso sintetizada nas seguintes questões: o que o mercado espera do profissional
formado em Secretariado Executivo? Como os alunos que formaram no curso vêem este
profissional? Qual é a relação entre as Diretrizes Curriculares e a formação recebida em uma
Universidade Federal?
10
3. JUSTIFICATIVA
Justifica-se esta investigação científica, como um esforço para revelar a relação entre
a teoria, ou seja, o que foi delimitado pelas Diretrizes curriculares e o catálogo do curso de
graduação em Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Federal de Viçosa (UFV),
com a prática, ou seja, o que o mercado espera deste profissional e como os egressos da área
percebem esta relação.
Trata-se de uma análise da função secretarial e da adequação do curso de
Secretariado Executivo da UFV em relação ao mercado de trabalho.
A pesquisa em questão, ocorreu na área de Educação, especificamente na relação
entre educação e trabalho, estudou-se as Diretrizes curriculares, catálogo de graduação, a
formação dos egressos e a relação com o mercado de trabalho para estes profissionais.
É uma área para a qual um estudo sobre a formação desta profissional é importante
devido às mudanças existentes na profissão nos últimos anos. A função secretarial
vem se configurando como essencial em nossas instituições e indústrias, em função
do grande número de profissionais que atualmente a exercem (WILLERDING,
1995: 15).
O curso de Secretariado Executivo Trilíngue, oferecido pela universidade pública
pesquisada, é resultante, dentre outros fatores, das novas exigências do mercado de trabalho
motivadas pelas mudanças socioeconômicas decorrentes do fenômeno da globalização.
Assessor imprescindível dos altos executivos, o profissional da área deve se comunicar em
alguns idiomas e estará habilitado para aplicar novas tecnologias de informação em diferentes
funções gerenciais e percebe-se que, paulatinamente, surgem novas exigências por parte das
empresas, obrigando este profissional se adaptar às mudanças e tornando-se cada vez mais
multifuncional. Dessa forma, os cursos voltados para a formação do Secretário Executivo
precisam se adequar às necessidades reais do país, formando profissionais capacitados e
condizentes com o perfil exigido pelas empresas.
11
Neste sentido o propósito deste trabalho é justamente realizar uma triangulação
comparativa entre formação, mercado de trabalho e a perspectiva de ex-alunos de uma
universidade pública federal visando identificar os pontos de convergência e divergência,
fundamentais para a compreensão do exercício profissional do Secretário Executivo.
12
4. OBJETIVOS
4.1. Objetivo Geral
O presente trabalho pretende coletar informações acerca da bibliografia disponível
sobre o curso de Secretariado Executivo, bem como seu histórico, diretrizes e currículo com o
intuito de confrontar a teoria proposta para este profissional com a realidade de sua formação
e a expectativa do mercado de trabalho.
4.1. Objetivos Específicos
Desta forma, o presente trabalho tem por objetivos específicos:
•
Levantar dados sobre o histórico da profissão;
•
Traçar um breve histórico sobre a Universidade Federal de Viçosa e a origem e
criação do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV.
•
Analisar, a partir de questionários, a percepção dos alunos que formaram no
curso de Secretariado Executivo Trilíngue sobre sua área de atuação e demonstrar a percepção
destes sobre o Secretário Executivo e as necessidades do mundo globalizado;
•
Analisar, a partir de pesquisa bibliográfica e na internet, o que o mercado
espera deste profissional, ou seja, qual o perfil requerido para os cargos específicos da área.
•
Correlacionar às diretrizes curriculares, o catálogo do curso da UFV, o perfil
desejado pelo mercado de trabalho e a expectativa dos alunos que formaram no curso de
Secretariado Executivo Trilíngue da UFV.
13
5. METODOLOGIA
O método proposto a uma pesquisa é aquele que possibilite a melhor coleta dos
dados acerca do tema em questão. Sendo assim, este estudo é prioritariamente de natureza
qualitativa. O método qualitativo é “largamente interpretativo e preocupado com o modo pelo
qual o mundo social é interpretado, entendido, experimentado e produzido” (MASON, 1998:
4).
De acordo com Gil, pesquisa é “um procedimento racional e sistemático que tem
como objetivo, proporcionar respostas aos problemas que são propostos” (GIL, 1987: 19).
Frequentemente, a pesquisa origina-se a partir de uma dúvida ou problema. A partir disso,
buscam-se soluções através da utilização do método científico.
Este trabalho baseou-se na pesquisa bibliográfica, realizando-se o levantamento
bibliográfico necessário à fundamentação teórica do estudo, como é habitual em investigações
científicas.
A pesquisa bibliográfica, ou de fontes secundárias, abrange toda bibliografia já
tornada pública em relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas, boletins,
jornais, revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, material cartográfico, etc. até
meios de comunicação orais: radio, gravações, em fita magnética e audiovisuais:
filmes e televisão. Sua finalidade é colocar o pesquisador em contato com tudo o
que foi escrito, dito ou filmado sobre determinado assunto, inclusive conferências
seguidas de debates que tenham sido transcritos por alguma forma, quer publicadas,
quer gravadas (MARCONI; LAKATOS, 2008: 57).
Segundo Cervo e Bervian (2006: 63-77) as pesquisas podem ser bibliográficas
quando se fundamentam em estudos já publicados, diferentemente da pesquisa documental,
que se baseia em dados e informações que ainda não receberam nenhum tratamento analítico.
Assim, este trabalho também utilizará a pesquisa documental, no qual será realizado um
levantamento da regulamentação profissional (BRASIL, 1996) e das Diretrizes Curriculares
(BRASIL, 2004) da profissão de Secretariado Executivo.
14
O instrumento de coleta de dados utilizado foi o questionário, que segundo Marconi,
Lakatos (2008: 86) consiste em “uma série ordenada de perguntas, que devem ser respondidas
por escrito e sem a presença do entrevistador”. A população escolhida para a aplicação destes
foram os estudantes formados no curso de Secretariado Executivo da universidade pública em
estudo. Desta forma, a amostragem caracteriza-se por ser não-probabilística e intencional,
pois foram escolhidos apenas os estudantes que formaram no referido curso, uma vez que
estes terão melhores condições de avaliar a formação obtida durante a graduação.
O questionário utilizado foi semi-fechado e de múltiplas escolhas. Young e
Lundberg (apud SILVA, 2001) fazem algumas recomendações úteis para a construção de um
questionário:
O questionário deverá ser construído em blocos temáticos obedecendo a uma ordem
lógica na elaboração das perguntas; a redação das perguntas deverá ser feita em
linguagem compreensível ao informante. A linguagem deverá ser acessível ao
entendimento da média da população estudada. A formulação das perguntas deverá
evitar a possibilidade de interpretação dúbia, sugerir ou induzir a resposta; cada
pergunta deverá focar apenas uma questão para ser analisada pelo informante; o
questionário deverá conter apenas as perguntas relacionadas aos objetivos da
pesquisa. Devem ser evitadas perguntas que, de antemão, já se sabe que não serão
respondidas com honestidade (SILVA, 2001: 34).
Desta forma, esta pesquisa se caracteriza pelo caráter exploratório e descritivo,
devido ao fato deste trabalho buscar entender um fenômeno social complexo, uma vez que
investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto real.
Na análise dos dados é fundamental a busca por um rigor metodológico e
imparcialidade, para que a pesquisa obtenha bons resultados.
Para análise dos dados foi utilizado o processo de categorização e tabulação de
respostas. Criada inicialmente como uma técnica de pesquisa com vistas a uma descrição
objetiva, sistemática e quantitativa de comunicações, atualmente é cada vez mais empregada
para análise de material qualitativo obtido através de entrevistas de pesquisa (MACHADO,
1991).
Assim, a análise de conteúdo visa verificar hipóteses e ou descobrir o que está por trás
de cada conteúdo manifesto.
(...) o que está escrito, falado, mapeado, figurativamente desenhado e/ou
simbolicamente explicitado sempre será o ponto de partida para a identificação do
conteúdo manifesto (seja ele explícito e/ou latente). A análise e a interpretação dos
conteúdos obtidos enquadram-se na condição dos passos (ou processos) a serem
seguidos. Reiterando, diríamos que para o efetivo “caminhar neste processo”, a
contextualização deve ser considerada como um dos principais requisitos, e, mesmo,
“o pano de fundo” no sentido de garantir a relevância dos resultados a serem
divulgados e, de preferência, socializados (PUGLISI; FRANCO, 2005:24).
15
Desta maneira, definiremos a análise de conteúdo como uma técnica para o
tratamento de dados que objetiva identificar o que está sendo dito a respeito de determinado
tema (VERGARA, 2005). O intuito da análise de conteúdo é produzir inferência, trabalhando
com vestígios e índices colocados em evidência por procedimentos um pouco complexos
(PUGLISI; FRANCO, 2005). Como cada entrevista é tratada em profundidade, questões de
amostragem se tornam secundárias, mas a seleção de entrevistados deve ser explicitada e
justificada de acordo com os objetivos que se pretende alcançar (MACHADO, 1991).
Portanto, o resultado dessa análise temática poderia ser colocado em tabelas; mas, em lugar de
números, as células da tabela conteriam as falas particulares dos sujeitos entrevistados. Em
muitos casos, o simples levantamento dos temas abordados nas entrevistas é o objetivo da
pesquisa (MACHADO, 1991).
A partir destes levantamentos, obtidos através do estudo bibliográfico e dos
questionários, foi realizada uma análise comparativa entre as expectativas do mercado de
trabalho e a dos profissionais formados na área com as Diretrizes Curriculares propostas para
o curso, bem como o currículo oferecido na universidade pública em estudo. Desta forma, a
“análise comparativa extrapola as regularidades ou constâncias de mais de um caso buscando
suas semelhanças ou diferenças e, está centrada na realidade complexa e concreta de uma
organização (BRUYNE, et al. 1991: 221-245)”.
5.1. População e Amostra
A amostra da pesquisa foi de 36,84% dos alunos formados no curso de Secretariado
Executivo Trilíngue da UFV, abrangendo os egressos dos anos de 2000 a 2006, com
formatura entre os anos de 2005 a 2010.
Para estes foi enviado, via e-mail, um questionário e 75% foram devolvidos no prazo
estabelecido1, o que podemos considerar uma taxa de retorno significativa para a condução da
pesquisa. A principal dificuldade foi encontrar os e-mails atualizados dos ex-alunos do curso.
Por isso, do total de formandos da época abrangida na pesquisa, somente 50 receberam o
questionário.
1
O questionário foi enviado no dia 19 de agosto de 2010 com data limite para resposta dia 07 de setembro de
2010.
16
5.2. Métodos de Elaboração e Apresentação de Dados
O questionário (vide apêndice) foi composto de vinte e uma questões, separadas por
três tópicos: dados de identificação do sujeito, sobre o curso de Secretariado Executivo e
sobre o mercado de trabalho. Tais questões buscam obter informações quanto à percepção
dos ex-alunos do curso de Secretariado Executivo da UFV sobre o curso e suas expectativas
sobre o mercado de trabalho.
A pesquisa pode ser caracterizada com predominância qualitativa. A técnica de
análise de dados foi a estatística descritiva ou análise de conteúdo que descreve as
características dos dados obtidos e confere ao estudo um caráter quantitativo (CAVANHA
FILHO, 2008). Os dados obtidos estão representados em forma de gráficos que permitem uma
descrição imediata do fenômeno, além de possibilitar uma visualização geral, atrativa e
expressiva do conjunto de informações (FERRÃO, 2005).
Além dos gráficos, para auxiliar na apresentação dos dados, foi feita a representação
escrita, que, de acordo com Marconi e Lakatos (2008), é a apresentação dos dados que foram
coletados sob a forma de texto.
Tais métodos foram escolhidos por permitirem uma melhor visualização dos
coletados nos questionários.
17
6. REFÊRENCIAL TEÓRICO
6.1. Histórico da Profissão de Secretariado Executivo
A origem da palavra secretário está no latim, deriva de Secretarium, que significa
conselho privado, lugar retirado. Percebemos que desde os primórdios sua origem esteve
ligada à discrição e detenção de informações confidenciais. Desta forma, “a profissão de
secretaria exige discrição. Muitas informações que lhes são confiadas ela não as pode
divulgar.” (MEDEIROS; HERNANDES, 2006: 315)
Bianchi e Alvarenga (2003: 4) asseguram que “todas as profissões têm suas raízes
em um passado distante. Estudiosos da história do mundo procuram explicações e o porquê de
certas características permanecerem no decorrer dos séculos, caracterizando-as de forma tão
especial”. Na profissão do Secretário Executivo não poderia ser diferente, seu fundamento
encontra-se, também, na Antiguidade.
Sabino e Rocha (2004) estimam que o surgimento da profissão de Secretário possa
ter sido no Egito há 500 a.C. e o escriba poderia ser considerado o primeiro secretário da
história. Azevedo e Costa corroboram que “os primeiros registros da profissão de secretária
datam dos tempos dos faraós, sendo exercida pelo sexo masculino, na figura dos escribas.”
(AZEVEDO; COSTA, 2006:17)
A profissão que originalmente era exercida somente por homens, após a Segunda
Guerra Mundial abarcou também o sexo feminino, como forma de suprir a escassez da mãode-obra masculina que fora direcionada para os campos de batalha. Em 1945 já existiam vinte
milhões de pessoas na profissão com estatística crescente.2
2
Fonte: Universidade Federal da Bahia (UFBA). Disponível em: <http://www.dasecretariado.ufba.br>.
Acesso em: 10 out. 2008.
18
A competição e a globalização, reveladas no cenário mundial, imprimiram a
necessidade constante de atender determinadas exigências que se configuram como
diferencial para empresas. Assim, revelou-se a urgência de formar profissional capacitado
para atuar neste ambiente e promover a facilitação dos trabalhos dos executivos. Percebeu-se
que os auxiliares deveriam estar preparados para agir em diversas situações, por isso criaramse os cursos de Secretariado Executivo, para que profissionais treinados e capacitados
pudessem assessorar de forma eficiente e eficaz aos altos administradores.
A primeira instituição a criar o curso de Secretariado Executivo do Brasil foi a
Escola de Administração da Universidade Federal da Bahia (UFBA), em 1969, que
acrescentou este curso à sua grade para atender à crescente demanda do mercado por
profissionais qualificados neste segmento, em consequência da intensificação do processo de
industrialização na Bahia, especialmente a partir da implementação do Centro Industrial de
Aratu e, posteriormente, do Pólo Petroquímico de Camaçari. E “a primeira universidade do
Brasil a ter o curso superior em Secretariado reconhecido oficialmente foi a Universidade
Federal de Pernambuco, em 1978” (SABINO; ROCHA, 2004: 26-27).
Na década de 80 foram criados mais cursos de Secretariado Executivo e Secretariado
Executivo Bilíngüe no País, embora já houvesse cursos no ensino médio de Secretariado
oferecidos pelo Serviço Nacional de Aprendizagem Comercial (SENAC). As instituições que
os criaram estão em vários pontos do país3.
A aprovação da nova Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional (LDB) e a
desregulamentação da educação superior, facilitaram a abertura de novas instituições de
ensino e cursos de graduação, os cursos de Secretariado Executivo foram significativamente
ampliados em todo o País. Hoje são ofertados 149 cursos de graduação em Secretariado.
Também, com a nova LDB, novas modalidades de cursos foram introduzidas na educação
superior, como é o caso dos cursos sequenciais e de tecnologia, permitindo a oferta de cursos
com denominações diversas, como é o caso do de Tecnologia em Secretariado, ofertado pela
Universidade do Oeste de Santa Catarina (UNOESC) e Centro Federal de Educação
3
As Universidades que oferecem o curso de Secretariado Executivo no Brasil são: Universidade do Sagrado
Coração - Bauru/SP, Universidade do Vale do Rio dos Sinos - São Leopoldo/RS, Universidade Estácio de Sá Rio de Janeiro/RJ, Faculdade Integrada Hebraico Renascença – São Paulo/SP, Pontifícia Universidade Católica
de São Paulo - São Paulo/SP, Pontifícia Universidade Católica do Paraná Curitiba/PR - Universidade Federal do
Rio Grande do Sul - Porto Alegre/RS, Universidade para Executivos - Natal/RN, Faculdades Integradas
Tiradentes - Aracajú/SE, Universidade do Oeste do Paraná (Unioeste) - Toledo/PR e Universidade Estadual de
Londrina (UEL) - Londrina/PR, dentre outras.
19
Tecnológica do Piauí. Também o curso de Automação de Escritório e Secretariado, ofertado
pela Universidade Santa Cruz do Sul e Universidade do Vale do Itajaí.
No Brasil, a partir dos anos sessenta, iniciou-se o treinamento gerencial, e ter uma
secretária passou a ser sinônimo de status social, iniciando-se assim uma valorização da
secretária por parte dos empresários brasileiros. Em 30 de setembro de1985, a profissão teve
sua regulamentação aprovada e ganhou força, em 1988, com a criação da FENASSEC –
Federação Nacional de Secretários, sediada em Curitiba.
Entretanto, foi a década de noventa que propiciou um dos melhores momentos da
profissão distinguindo o profissional como uma figura importante na empresa, uma vez que,
com o advento dos recursos tecnológicos, mudou-se a forma de trabalhar no escritório, as
organizações passaram a buscar fortemente a qualidade total e a valorização dos clientes.
No século XXI espera-se ainda mais deste profissional, que também deve ser
empreendedor, assessor, executante, polivalente e possuir uma visão holística.
6.2. Histórico do Curso de Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade
Federal de Viçosa e o seu Catálogo de Graduação
No ano de 1926, a atual Universidade Federal de Viçosa – UFV – iniciou suas
atividades como Escola Superior de Agricultura e Veterinária – ESAV. Em 1948, tornou-se
Universidade Rural do Estado de Minas Gerais – UREMG, transformando-se em instituição
federal em 1969. Atualmente, a UFV possui, em seus três campi (Viçosa, Rio Paranaíba e
Florestal), aproximadamente 12 mil alunos de graduação e pós-graduação e em torno de 1.040
alunos dos ensinos médio e pós-médio (Projeto REUNI/UFV, 2008:1)
O curso de Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngue da Universidade Federal
de Viçosa foi criado em 1998, com a autorização número CEPE-333 de 17-7-98 e
reconhecido em 12-6-03 com o número PM 1446. Até o ano de 2007, o catálogo de graduação
do curso contemplava as línguas portuguesa, inglesa e francesa. A partir de 2008, devido às
exigências do MEC, para permanecer com a nomenclatura trilíngue, foi acrescentado o
espanhol, além de algumas outras mudanças no quadro de disciplinas do curso, com a criação
de matérias específicas para a este campo de atuação. Sua peculiaridade se deve ao fato da
UFV ser a única Instituição Federal de Ensino Superior a oferecer a habilitação trilíngue no
pais. Apesar de ser reconhecido como um dos melhores cursos de Secretariado Executivo do
país, o curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV não possui, até o momento,
20
nenhum registro de seu histórico de criação, com os motivos e causas que levaram à
necessidade de implantação do mesmo. Entretanto, a partir de conversas informais com
professores da área, soubemos que o curso de Secretariado Executivo Trilíngue é resultante,
dentre outros fatores, das novas exigências do mercado de trabalho motivadas pelas mudanças
socioeconômicas decorrentes do fenômeno da globalização. Assessor imprescindível dos altos
executivos, o profissional da área pode se comunicar nas línguas inglesa, francesa e espanhola
e está habilitado para aplicar novas tecnologias de informação em diferentes funções
gerenciais.
O curso de Secretariado Executivo Trilíngüe da UFV permite ao graduado o
exercício pleno da profissão, nos termos definidos pelas leis n.º7.377/85 e n.º
9.261/96, facultando-lhe, dentre outras, as atribuições de assessorar executivos dos
mais diversos setores organizacionais; planejar, organizar e gerenciar os trabalhos
de secretaria executiva; gerenciar o fluxo de informações com o objetivo de
consolidar o planejamento estratégico e exercer a prática de conhecimentos éticos e
protocolares. O Bacharel em Secretariado Executivo Trilíngüe estará habilitado a
promover e participar da melhoria do processo de gestão e desenvolvimento das
organizações públicas e privadas na busca do aumento de produtividade e
competitividade. O egresso exercerá um novo papel dentro das organizações,
desempenhando suas tarefas junto a setores e pessoas, utilizando as novas
tecnologias, inovando, enfrentando mudanças culturais, econômicas, políticas e
sociais. Estará apto a atuar em diversos segmentos do mercado, dada a sua
multifuncionalidade, sendo capaz de promover novos conhecimentos e possuindo
visão empreendedora. O curso da UFV forma profissionais que podem exercer as
funções de assessores, gestores, empreendedores e consultores em Secretariado
Executivo, agindo com discrição em um mercado concorrido e em constantes
transformações ( CATÁLOGO DE GRADUAÇÃO UFV – 2008: 356).
O Catálogo de Graduação atualmente utilizado no curso é o aprovado em 2008, com
as devidas alterações sugeridas pelo MEC, e apesar de ainda continuar com a nomenclatura de
Curso de Bacharelado em Secretariado Executivo Trilíngue: Português, Francês e Inglês, a
grade curricular já contempla as novas disciplinas especificas, incluindo o Espanhol. As
disciplinas obrigatórias exigem 2.745 horas/aula, as disciplinas optativas 240 horas/aula e o
estágio supervisionado 480 horas, totalizando 2.985 horas de dedicação. O prazo mínimo para
a conclusão do curso são três anos e meio, e o máximo sete anos. O currículo do curso
abrange disciplinas da área de administração, psicologia, direito, economia, sociologia e
arquivística, além das específicas para o cargo e as relativas à língua estrangeira.
21
6.3. Regulamentação e Código de Ética da Profissão
A Regulamentação da Profissão de Secretária é garantida pela Lei 7377, de 30 de
setembro de 1985 e pela Lei 9261, de 10 de janeiro de 1996. Ela representa uma grande
vitória para a área, pois “garante que só pessoas especializadas a exerçam, evitando, assim,
que profissionais de outras áreas tornem-se secretários(as) sem uma preparação adequada.”
(AZEVEDO; COSTA, 2006:19).
Esta lei estipula que, para o pleno exercício da profissão de Secretário é
imprescindível o registro na SRTE - Superintendência Regional do Trabalho e Emprego, que
é feito mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos
previstos nos incisos I e II do Art.2º, além da apresentação da Carteira de Trabalho e
Previdência Social – CTPS.
Tal regulamentação dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário, dentre
outras providências, a saber:
O Secretário Executivo é
a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado,
reconhecido na forma de Lei, ou diplomado no exterior por curso de Secretariado,
cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma de Lei. b) o portador de qualquer
diploma de nível superior que, na data de vigência desta Lei, houver comprovado,
através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos
trinta e seis meses, das atribuições mencionados no Art.4º. desta Lei (BRASIL,
1996).
De acordo com tal lei são atribuições do Secretário Executivo
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e
assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução
de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais
especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de
textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras
de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma
estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientação da
avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento a chefia; X conhecimentos protocolares (BRASIL, 1996).
Destaca-se que, como as atribuições são referentes a cargo de confiança, uma vez
que o secretário, posição que ocupa, terá acesso a quase todas as informações confidenciais da
empresa, é imperativo um código de conduta ética exemplar.
Desta forma, é necessário lembrar, primeiramente, que “a palavra ética é de origem
grega, ethos, e significa costume; a ética deve ser entendida como um conjunto de princípios
básicos que visam disciplinar e regular os costumes, a moral e a conduta das pessoas.”
22
(MEDEIROS; HERNANDES, 2006: 349). Assim, o Secretário Executivo deve ter sempre
seus princípios orientados por uma conduta ética e moral.
De acordo com Bianchi e Alvarenga (2003: 8) os países que possuem um Código de
Ética para a profissão de Secretariado Executivo são: Estados Unidos, Espanha, Brasil e
Trindad e Tobago. O Código é de suma importância porque é um instrumento que permite o
direcionamento para uma atuação correta do profissional, sendo ainda, um instrumento de
reflexão e auto-avaliação servindo como norteador das atitudes inerentes à profissão.
O código de ética brasileiro prevê que o profissional de Secretariado, incluindo
aqueles registrados como assessor, assistente, auxiliar administrativo, deve possuir registro
profissional perante à antiga Delegacia Regional do Trabalho, atual Superintendência
Regional do Trabalho e Emprego 4.
Sobre o Código de Ética da profissão, publicado no Diário Oficial da União em 7 de
julho de 1989, é importante ressaltar que ele é um dos instrumentos básicos para o
direcionamento correto da atuação destes profissionais, uma vez que ele permite a sua autoavaliação. De acordo com este Código, caracterizam-se como direitos dos Secretários e
Secretárias:
a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação; b)
participar de entidades representativas da categoria; c) participar de atividades
públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria; d) defender a
integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria
qualquer tipo de alusão desmoralizadora; e) receber remuneração equiparada à dos
profissionais de seu nível de escolaridade; f) ter acesso a cursos de treinamento e a
outros Eventos/Cursos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional; g) jornada
de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor (BRASIL, 1989).
O Código de Ética considera como deveres fundamentais das Secretárias e
Secretários:
a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional; b) direcionar
seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética; c)
respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando
aperfeiçoamento; d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de
comunicação com o público; e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de
decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades; f) procurar informar-se de
todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que
poderão facilitar o desempenho de suas atividades; g) lutar pelo progresso da
profissão; h) combater o exercício ilegal da profissão; i) colaborar com as
instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e
orientações (BRASIL, 1989).
4
Federação
Nacional
das
Secretárias
e
Secretários
<http://www.fenassec.org.br/lei.htm>, Acesso em: 26 jun. 2010.
23
(FENASSEC).
Disponível
em:
O referido Código ainda aborda sobre o sigilo profissional, característico da
profissão desde o tempo dos escribas, resguardando que estes devem guardar sigilo absoluto
sobre assuntos e documentos que lhes são confiados, sendo ainda vedado a estes a assinatura
de documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da
categoria.
O Código de Ética afirma que as relações entre os profissionais de Secretariado
devem ser solidárias, corteses, respeitosas, desprovidas de qualquer tipo de preconceito, além
disso, cabe a estes o estabelecimento de um clima de respeito à hierarquia com competência e
liderança. Tal código veda a estes profissionais usar-se de amizades ou influências para obter
regalias; prejudicar a reputação de qualquer colega de profissão; ou ainda ser conivente com
erro, contravenção penal ou infração ao Código de Ética que rege os Secretários.
No capítulo VI, que aborda sobre as relações dos Secretários com a empresa,
incumbe ao profissional, no pleno exercício de suas atividades:
a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e
colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas; b) agir como
elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação; c) atuar como
figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma
dinâmica e contínua os sistemas de comunicação (BRASIL, 1989).
Competem, ainda, aos Secretários participarem dos movimentos sociais e/ou estudos
de suas entidades representativas, apoiando os movimentos que defendem os direitos da
categoria; acatar as decisões aprovadas pela classe; não se utilizar da posição ocupada na
empresa em proveito próprio e cumprir suas obrigações perante as entidades de classes a que
pertencem.
Qualquer desobediência à aplicação e vigência a este Código de Ética podem
resultar em penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos
dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional dos Secretários.
6.4. Diretrizes Curriculares e Mercado de Trabalho
Retornando à história, relembramos que, antigamente, como não havia divisão do
trabalho, não era necessário o aperfeiçoamento do indivíduo em uma atividade específica.
Entretanto, com a Revolução Industrial, tal modo de trabalho não mais satisfazia às
necessidades da produção. Assim, surgiram muitos estudos para resolver, da melhor forma, a
situação das indústrias e dos trabalhadores.
24
As universidades tiveram importante papel nesta evolução, uma vez que forneciam
mão de obra cada vez mais qualificada para as indústrias e empresas, permitindo ainda uma
busca por profissionais capacitados para enfrentarem a crescente concorrência: “entende-se
por Universidade um centro de reflexão ampla, de formação de um espírito crítico, e de
geração de saber nos mais variados campos.” (WILLERDING, 1995: 29). Tal formação é
realizada a partir do currículo proposto para a área de trabalho, contemplando, desta forma,
disciplinas que contribuam para a formação profissional daquele indivíduo. Conforme
KILPATRICK (1956: 84), “currículo é uma sucessão de experiências escolares adequadas a
produzir, de forma satisfatória, a continua reconstrução da experiência”.
Podemos definir as Diretrizes Curriculares Nacionais como normas obrigatórias que
visam orientar o planejamento curricular das escolas e sistemas de ensino, fixadas pelo
Conselho Nacional de Educação por meio da Câmara de Educação Básica.
Conforme Medeiros e Hernandes, são antigos os cursos de formação de técnicos em
secretariado no Brasil. Porém, com a vinda das multinacionais e o desenvolvimento do parque
industrial brasileiro, foi imprescindível preparar melhor profissionais para o mercado de
trabalho. A partir da década de 70 surgiram os primeiros cursos de 3º grau em secretariado. E
em setembro de 1985, a lei nº 7.377, assinada pelo o Presidente José Sarney, regulamentou a
profissão, que teve o seu o Código de Ética publicado no Diário Oficial da União, em sete de
julho de 1989 (MEDEIROS; HERNANDES, 2006: 341).
Os cursos de Secretariado Executivo chegaram à universidade para enfrentar
exigências de uma profissão que se tornou indispensável nas organizações e cuja
amplitude de ação vai muito além da esperada anteriormente. A participação desse
profissional é, nos dias de hoje, muito mais intensificada pela grande
responsabilidade que deles se exige (BIANCHI; ALVARENGA, 2003: 4).
Desta forma, a escolha da grade curricular passou a ser feita de acordo com as áreas
de atuação, habilidades, competências e os perfis desejados para o egresso, na respectiva
instituição. “As propostas elaboradas pelos especialistas do Ministério da Educação, nas quais
se incluem as realidades regionais, são importantes nessa amostragem” (BIANCHI;
ALVARENGA, 2003: 9).
Deste modo, a Câmara de Educação Superior do Conselho Nacional de Educação,
através dos Pareceres CES/CNE 776/97 e 583/2001, convocou as instituições de ensino
superior para que realizassem ampla discussão com a sociedade científica e demais
interessados, para proporem sugestões para a elaboração das Diretrizes Curriculares Nacionais
dos Cursos de Graduação.
25
Para a elaboração dos Currículos Mínimos
O referencial enfocou a concepção, a abrangência e os objetivos dos referidos
currículos, fixados por curso de graduação, ensejando as respectivas formulações de
grades curriculares, cujo atendimento implicava fornecer diplomas profissionais,
assegurado o exercício das prerrogativas e o direito de cada profissão (BRASIL,
2004).
Nesta elaboração, percebeu-se que “determinadas diretrizes poderiam ser
consideradas comuns aos cursos de graduação, enquanto outras atenderiam à natureza e às
peculiaridades de cada curso”.
As Diretrizes Curriculares criadas pelo Conselho Nacional de Educação, órgão
democrático Estadual, objetivam:
Servir de referência para as instituições na organização de seus programas de
formação, permitindo flexibilidade e priorização de áreas de conhecimento na
construção dos currículos plenos. Devem induzir à criação de diferentes formações
e habilitações para cada área do conhecimento, possibilitando ainda definirem
múltiplos perfis profissionais, garantindo uma maior diversidade de carreiras,
promovendo a integração do ensino de graduação com a pós-graduação,
privilegiando, no perfil de seus formandos, as competências intelectuais que
reflitam a heterogeneidade das demandas sociais (BRASIL, 2004).
Da mesma maneira, as Diretrizes Curriculares Nacionais do Curso de Secretariado
Executivo visam promover a formação de profissionais que atendam à heterogeneidade das
mudanças sociais, acompanhando as novas tecnologias e demandas, com conhecimento
intelectual suficiente e adaptável às necessidades emergentes. Por isso, sua elaboração teve
importante contribuição das sugestões e propostas encaminhadas pelos participantes do
Fórum de Profissionais, Estudantes e Docentes de Secretariado5, realizado pela FENASSEC,
acrescentando ainda as remetidas pela mesma entidade através do Ofício - PRE 55/2003, de
20-11-2003, contendo uma “Proposta para Diretrizes Curriculares Nacionais do Curso de
Secretariado Executivo”, aprovada em 15-11-2003, em Aracaju/SE.
Como pode ser visualizando nos conteúdos curriculares da LDB,
Os cursos de graduação em Secretariado Executivo deverão contemplar, em seus
projetos pedagógicos e em sua organização curricular, os seguintes conteúdos
interligados:
I - Conteúdos Básicos: estudos relacionados com as ciências sociais, com as
ciências jurídicas, com as ciências econômicas e com as ciências da comunicação e
da informação;
II - Conteúdos Específicos: estudos das técnicas secretariais, da gestão secretarial,
da administração e planejamento estratégico nas organizações públicas e privadas,
de organização e métodos, de psicologia empresarial, de ética geral e profissional,
5
Este Fórum de Profissionais, Estudantes e Docentes de Secretariado ocorreu de 25 a 27 de abril de 2002, em
Foz do Iguaçu, PR.
26
além do domínio de, pelo menos, uma língua estrangeira e do aprofundamento da
língua nacional;
III - Conteúdos Teórico-Práticos: laboratórios informatizados, com as diversas
interligações em rede, estágio curricular supervisionado e atividades
complementares, especialmente a abordagem teórico-prática dos sistemas de
comunicação, com ênfase em softwares e aplicativos (BRASIL, 2004).
Assim, o que se verifica, por parte das Universidades, Diretrizes curriculares,
Associação de Secretários e empresas é a conciliação de duas características básicas: teoria e
prática. Sendo a primeira desenvolvida nos cursos de graduação, seguindo a grade curricular
proposta, e a segunda obtida através dos estágios e práticas escolares, desenvolvidas fora do
ambiente acadêmico.
Percebemos, pelo exposto acima, que as Diretrizes curriculares do curso de
graduação em Secretariado Executivo estão em consonância com o perfil requerido pelo
mercado de trabalho, pois visam a formação de profissionais capacitados e adaptados para
atender às demandas exigidas pelo momento atual. As Diretrizes curriculares prevêm a
formação de bacharéis em Secretariado Executivo:
Com sólida formação geral e humanística, com capacidade de análise, interpretação
e articulação de conceitos e realidades inerentes à administração pública e privada,
aptos para o domínio em outros ramos do saber, desenvolvendo postura reflexiva e
crítica que fomente a capacidade de gerir e administrar processos e pessoas, com
observância dos níveis graduais de tomada de decisão, capazes para atuar nos níveis
de
comportamento
microorganizacional,
mesoorganizacional
e
macroorganizacional. O curso de graduação em Secretariado Executivo deve ensejar
a formação com sólidos domínios acadêmicos, científicos e tecnológicos de seu
campo de atuação, competente para assessorar a instituições em suas relações
nacionais e internacionais, apto ao eficaz desempenho de múltiplas relações de
acordo com as especificidades da organização, gerenciando informações e
comunicações internas e externas. (BRASIL, 2004).
Para Azevedo e Costa (2006), o mercado de trabalho busca, atualmente, profissional
que saiba: assessorar, ou seja, atuar junto aos centros de decisão; gerir, ou seja, que possua
conhecimentos das funções gerenciais; e empreender, ou seja, que tenha capacidade reflexiva
e criativa, promovendo práticas inovadoras.
As autoras ainda enfatizam que o Secretário executivo deve possuir assertividade,
que é a qualidade do individuo de assumir um comportamento consciente e responsável,
sabendo expressar-se de maneira natural, e sendo capaz de resolver de forma construtiva cada
situação. Ademais, elas frisam que o avanço tecnológico gerou mudanças nas empresas
induzindo estes profissionais ao desenvolvimento administrativo incessante, buscando novos
padrões de comportamento, com uma relação mais participativa e flexível, dividindo a
responsabilidade, gerando trabalho eficaz. Desta forma, o mercado de trabalho atual substitui
27
o especialista em determinadas tarefas por indivíduos com visão abrangente, que trabalham
em equipe e se preocupam em tornar seus os objetivos da empresa. Além disso, as empresas
modernas buscam profissionais que trabalham com o equilíbrio entre razão e emoção.
Pessoas preocupadas apenas com o lado racional e lógico perdem espaço para
aqueles que além desses atributos desenvolvem sua inteligência emocional,
facilitando assim o convívio com o grupo de trabalho, envolvendo-se com a equipe,
preocupada com valores que façam o grupo crescer (AZEVEDO; COSTA,
2006:115).
O Secretário Executivo acompanha esse processo de mudança organizacional
buscando adaptar-se às multifunções exigidas para se encaixar no perfil das organizações
atuais.
É exigido dessa nova profissional conhecimentos e habilidades em áreas
diversificadas, como administração, economia, contabilidade, finanças, marketing,
matemática financeira, legislação, recursos humanos, domínio da língua portuguesa,
domínio de idiomas inglês e espanhol – por influencia do Mercosul -, tecnologia da
informática, cultura geral, além de todas as técnicas profissionais necessárias para a
execução do seu trabalho (AZEVEDO; COSTA, 2006: 145).
Bianchi e Alvarenga (2003) afirmam que o mercado tem exigido profissionais com
conhecimentos generalizados e competências múltiplas, que transcendem as fronteiras do país
no qual vivem. Estas exigências tornam-se ainda maiores quando se trata de profissões como
o secretariado, devido a características que não podem faltar a esse profissional, como: a
busca por novas tecnologias e habilidades, aprendizagem contínua, além de parceria e
consequente espírito de cooperação (BIANCHI; ALVARENGA, 2003:7). Estas autoras
lembram ainda que se exige muito do Secretário Executivo no mundo atual:
Conhecimentos gerais e gerenciamento de processos visando a solução de
problemas de um mercado de trabalho, cuja influencia na sociedade, cada vez mais
complexa, não permite que esse profissional invita em ser apenas um escriturário
solucionador de simples problemas do dia-a-dia (BIANCHI; ALVARENGA, 2003:
3).
É fundamental que o Secretário aprenda a analisar o mercado, definir sua missão, ter
objetivos e reconhecê-los em seu trabalho, ter planos e, certamente, agir com ética, uma vez
que seu comportamento será, para muitos, o modelo de conduta da empresa. Medeiros e
Hernandes (2006) acreditam que:
Em geral, as empresas esperam de suas secretárias: consciência de seus deveres,
dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas, que
sejam dignas de confiança, que saibam delegar tarefas quando necessário, que
saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho, que sejam capazes de trabalhar
em grupo (MEDEIROS; HERNANDES, 2006: 279).
28
Para estes autores, a lista de atribuições do Secretário executivo é quase infindável,
porém seu trabalho poderá se tornar mais agradável e simples se ele dispõe de conhecimentos
profissionais sobre sua área de atuação e sobre a empresa.
Tais autores ainda defendem que o Secretário Executivo tornou-se um assistente
executivo que domina habilidades de escritório, demonstra capacidade para assumir
responsabilidade, tem iniciativa para tomar decisões, revela segurança nas suas atitudes, sabe
lidar com pessoas, oferece suporte nos mais diversos assuntos e aprimora-se constantemente.
Além disso, deve estar atento às novas tecnologias, pois estas poderão alterar sobremaneira a
rotina quotidiana da execução dos serviços, até porque:
A essência da profissão não se resume ao desempenho de tarefas rotineiras de
escritório, mas pede também o domínio de determinados conhecimentos e
habilidades, particularmente os relativos a finanças, economia, marketing,
administração, comercio exterior, contabilidade, tributação e relações humanas.
(MEDEIROS; HERNANDES, 2006: 316)
Garcia e D’Elia (2005) afirmam que somente um profissional com desenvolvimento
holístico atende de forma satisfatória o mercado de trabalho e suas múltiplas exigências. Elas
apresentam um quadro com as características que eram exigidas deste profissional no passado
em contraposição das exigências atuais:
Quadro I – Perfil da Profissional Secretária
Ontem
Hoje
Futuro
Formação dispersiva,
Existência de cursos específicos
Amadurecimento profissional –
autodidatismo.
para formação.
código de ética.
Falta de qualquer requisito para o
Cursos de reciclagem e de
Constante aprimoramento e
aprimoramento.
conhecimentos peculiares.
desenvolvimento continuo.
Ausência de política para
Exigência de qualificação e
Visão holística e trabalho em
recrutamento e seleção.
definição de atribuições e plano de equipe, consciência profissional.
carreira.
Organizações burocráticas com
Organizações participativas, tarefas Organizações empreendedoras,
tarefas isoladas.
definidas, trabalho com qualidade,
trabalho em equipe, visão global,
criatividade e participação.
metodologia flexível, divisão de
responsabilidade.
Tarefas traçadas pela chefia.
Tarefas definidas pelo novo estilo
Tarefas globais com autonomia
gerencial.
para execução.
Secretária como função.
Secretária como profissão.
Secretária com reconhecimento
profissional e comprometida com
resultados.
Objetivo de trabalho determinado
Objetivo de trabalho definido pela
Objetivo do trabalho definido pela
pelo poder da chefia.
necessidade do mercado.
equipe empreendedora.
Falta de recursos.
Domínio em informática e outros
Necessidade constante de
conhecimentos.
aprimoramento e de novos
conhecimentos e de visão do
negócio.
Chefia.
Executivo.
Parceria.
Fonte: Adaptado de GARCIA & D’ELIA (2005: 25-26).
29
Garcia e D’Elia (2005) afirmam que com a globalização, falar do perfil do
profissional de Secretariado Executivo seria o mesmo que fotografar o cotidiano empresarial,
mostrando como este profissional pode atuar como agente facilitador, de resultados, de
qualidade e de mudanças.
De forma qualitativa, a secretária está inserida no processo gerencial das empresas,
como uma profissional vital, para trabalhar ao lado do poder decisório, otimizando
resultados em times, projetos, virtualmente e nas múltiplas opções que o mercado de
trabalho oferece a todos os profissionais (GARCIA; D’ELIA, 2005:20).
Ademais, o próprio cargo que ocupa, como assessor dos níveis decisórios, exige do
Secretário Executivo uma postura de parceria, inclusive diante de mudanças, devendo ser este
o primeiro profissional a entendê-las, aceitá-las, praticá-las e difundi-las.
Em resumo, a expectativa de todo executivo é ter ao seu lado uma profissional com
semblante de ‘sim’, com alto astral, de bem com a vida e com a profissão e
comprometida com a empresa, cuja missão é a de gerar resultados (GARCIA;
D’ELIA, 2005:44).
Sabino e Rocha (2004) defendem que o Secretário atualmente é definido pelas
associações internacionais como “um profissional administrativo que possui um domínio de
habilidades de escritório, demonstra a habilidade para assumir responsabilidade sem
supervisão direta, iniciativa de exercícios e julgamento, e toma decisões dentro do âmbito de
autoridade” (2004: 94). Tais características exigem uma postura flexível, competente e
comprometida com o desenvolvimento e aperfeiçoamento das suas atividades. “O
Secretariado do terceiro milênio deve ter capacidade empreendedora, deve ser capaz de
trabalhar em grupo, ter uma postura ética, ser determinado para alcançar objetivos, ousado
para apresentar idéias e objetivo nas suas ações.” (SABINO; ROCHA, 2004: 94) Para estes
autores, a evolução fez do Secretário Executivo, ao mesmo tempo, assessor, gestor,
empreendedor e consultor. E por causa deste leque de competências que lhe é exigido, que ele
tem o privilegio de “poder atuar em qualquer segmento do mercado. Mas como é este novo
mercado? É competitivo e volátil, fazendo com que as empresas busquem oportunidades além
de suas fronteiras físicas, envolvendo-a com seus parceiros de negócios através do universo
digital” (SABINO; ROCHA, 2004: 99).
Uma pesquisa realizada pela L.A. Costacurta Junqueir, em 1996, com vinte
executivos (diretores e superintendentes de empresas privadas), o IMVC – Instituto M.
Vianna Costacurta revela, de forma bastante clara, o que os executivos esperam de suas
30
secretárias. Esta pesquisa foi transcrita em seu livro Gerente Total – como administrar com
eficácia e citada por Garcia e D’Elia (2005):
Eis os resultados:
A secretária deve fazer algo mais do que foi solicitado. É o exercício do conceito de
excelência. Dar apenas o que foi pedido não satisfaz mais o cliente. É preciso
exceder. O comportamento proativo, antecipatório às crises, é fundamental. Esperase que a secretária pense no problema antes que ele aconteça.
Especialização nas lacunas de seu superior, isto é, a secretária deve ser ótima
naquilo em que o executivo não é tão bom. Alguns exemplos: ter boa redação,
compatível com a do executivo; ser simpática nos momentos em que este
demonstrar irritabilidade; administrar conflitos, se o executivo não o faz; conhecer
informática.
[...] Os executivos gostariam q eu a secretaria não tivesse medo de errar. Entre fazer
ou não fazer, que ela optasse predominantemente pela ação, não pela omissão.
Outras virtudes apreciadas: saber dizer não, capacidade para resolver certos assuntos
sem ter de chamar o executivo, deslocar o atendimento para outro dia, fazer os
próprios interlocutores questionar suas urgências e assim por diante.
Ela precisa ter visão global da organização, saber quem faz o que, quem são os
principais clientes, quais os planos a médio e longo prazo. Ao lado dessa cultura
‘organizacional’, espera-se também que a secretária tenha boa cultura geral.
Deve também ser especialista em produtos finais e acabados, isto é, aqueles que
estão prontos para a entrega, sem que o chefe precise ver ou conferir.
No escritório, deve restringir ao máximo os contatos relacionados a atividades
sociais, familiares, não-profissionais. Os executivos, de modo geral, mostram-se
ciumentos e exclusivistas.
Como se pode concluir do resultado da pesquisa, várias das expectativas dos
executivos refletem uma mudança de perfil na função da secretária. Essa mudança
passa por maior autonomia decisória, postura de assessora, mentalidade
questionadora, enfim, implica maior autonomia de vôo.
Cabe à secretaria a iniciativa da sua adaptação ao novo modelo comportamental,
bem como discutir com seu executivo essas mudanças e sua aplicabilidade no seu
dia-a-dia de trabalho. (GARCIA; D’ELIA, 2005: 23-24)
Bianchi e Alvarenga (2003) resumem estas expectativas do mercado ao dizerem que
“em suma, o futuro profissional deverá ter uma formação que envolva saberes, nos quais se
incluem: aspectos éticos, conhecimentos técnicos e científicos, sociais, políticos e
administrativos.” (2003: 9)
Alguns autores vislumbram o futuro da profissão como cada vez mais promissor,
como Alvin Toffler (1980: 197) que alertava para as mudanças que a automação iria gerar nas
organizações e consequentemente no exercício profissional do secretariado: “as secretárias,
longe de serem reduzidas a broncas e repetitivas processadoras, se tornarão igualmente
chefes, compartilhando algo do trabalho profissional e as tomadas de decisão, de onde têm
sido, em grande parte, até agora excluídas”. Francisco Gaudêncio Torquato também acredita
no crescimento e valorização da profissão e define o seu futuro da seguinte forma:
Minha previsão é a de que a secretária tende a assumir maiores responsabilidades na
administração dos seus respectivos departamento, passando a gerenciar as questões
rotineiras e a assessorar os chefes, recebendo, para isso, maior soma de poderes
31
decisórios. Em termos de novas funções, imagino, por exemplo, que a secretária
será responsável pela coleta de dados, organização e planejamento do budget e
planilhas de custos de alguns serviços, controle de despesas, organização e
operacionalização do sistema de informações e bancos de dados computadorizados,
assessoria especial aos chefes para tomada de decisões sobre clima ambiental e reordenamento de estruturas, supervisão de serviços de terceiros prestados ao
departamento etc (TORQUATO, 1991: 155).
O que percebemos em comum, em todas as obras supracitadas, é a relação entre o
passado, no qual o Secretário era mero datilografo e executor de pequenas tarefas; com o
futuro, no qual se exige um profissional cada vez mais preparado, com conhecimento nas
mais diversas áreas, disposto a assumir papéis polivalentes, flexível, adaptável,
multifuncional, com visão holística, ético, confiante, com habilidade técnica, humana e
conceitual. Enfim, um profissional com formação “Onilateral”, ou seja, com formação
integral, geral e profissional. Em outras palavras, significa a formação de indivíduos dotados
de espírito crítico, éticos, responsáveis, criativos e com formação técnica adequada para
desenvolver o lado profissional. Em contraposição da formação Unilateral, que é aquela
calcada em uma especialidade apenas, sem interação com as demais áreas do saber6.
Já na análise feita nos principais sites de oferta de empregos (Catho, Curriculum,
Vagas.com), entre 2009 e 2010, percebe-se que o mais valorizado são conhecimentos
avançados em idiomas estrangeiros, principalmente inglês e espanhol; conhecimentos
avançados de informática, experiência de trabalho em setores administrativos ou de recursos
humanos. Além destas exigências, são feitas avaliações de habilidades pessoais, através de
questionários com tempo determinado, nos quais os candidatos devem enumerar os seus
principais adjetivos qualificativos e depreciativos, formando assim seu perfil caracteriológico.
A partir da análise prévia do currículo são selecionados os candidatos que mais
atendem ao perfil da empresa. Como o cargo de Secretário Executivo é um cargo de
confiança, normalmente são realizados processos seletivos que vão de três a sete etapas,
dependendo da empresa. São avaliados: habilidade de comunicação, dinâmica, organização e
planejamento, conhecimentos de línguas, de informática e experiência na área de atuação,
com todas as atribuições específicas ao cargo de Secretário Executivo.
Entretanto, apesar de podermos formar um modelo padrão para este profissional é
importante ressaltar que cada empresa buscará uma pessoa ideal para assumir aquele posto, e
as qualificações serão previamente estipuladas pelos diretores e presidentes que definirão,
juntamente com o Departamento de Recursos Humanos, um perfil de profissional específico
6
WILLERDING,Tanja Viviana Vandresen. A formação da secretária executiva bilíngue e sua relação com o
mercado de trabalho. 1995. 171f. Dissertação (Mestrado em Educação) - Curso de Pós-graduação em Educação,
Universidade Regional de Blumenau, FURB. Blumenau, 1995.
32
para atender às necessidades e exigências daquela empresa de maneira particular. Portanto,
não é sempre que será valorizado um profissional com espírito de liderança, se seus diretores
são inseguros demais para trabalhar com um Secretário deste perfil. Da mesma forma, uma
pessoa criativa e inovadora não será bem recebida por colegas conservadores e não receptivos
a mudança.
33
7. RESULTADO E DISCUSSÃO
A pesquisa foi realizada com 36,84% dos ex-alunos do curso de Secretariado
Executivo Trilíngue, formados no período analisado. A amostragem foi determinada pelo ano
de ingresso no curso, que compreende os anos de 2000 a 2006. Sendo que a formatura da
amostra abrangeu os anos de 2005 a 2010.
A idade dos participantes está compreendida entre 22 a 50 anos de idade, sendo a
faixa etária determinante dos 24 a 25 anos, representando 50% do total.
Dos entrevistados, a grande maioria, representada por 92,85% são do sexo feminino
e apenas 7,14% do sexo masculino. O que também é uma expressão do número de egressos
do sexo masculino no referido curso.
Figura 1 – Percentual dos ex-alunos do curso do sexo feminino e masculino
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Tal indicação corrobora com a associação da profissão ao sexo feminino, como
revelam os autores abaixo:
Ao escrever um livro de orientação para o Curso de Secretariado Executivo, uma
dificuldade que se apresenta é qual a melhor forma de se dirigir a esse estudante. A
tendência que se nota ao se consultar bibliografias, sites e revistas é que essas
34
publicações são direcionadas para as secretárias; todavia, a proposta do Ministério
da Educação (MEC) para o curso coloca, como é em nossa língua portuguesa, toda a
referencia no gênero masculino (BIANCHI, et al. 2003: 26).
7.1. Sobre o Curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV
Quanto ao item da opinião sobre o curso, o questionário revelou que a maioria, ou
seja, 50% escolheram a profissão devido aos idiomas, 17,85% o preferiram devido à área de
atuação, 10,71% marcaram simultaneamente área de atuação e idiomas e 17,85% optou
devido aos idiomas e a outro motivo pessoal. Sendo que destes, 3,57% devido ao status da
profissão em grandes empresas, que acreditavam ser importante à época; 3,57% por causa do
“número candidato/vagas”; 3,57% pela “estrutura curricular diversificada e idiomas” e 3,57%
“devido aos idiomas e para se atualizar”. Desta forma, percebemos a importância dos idiomas
na escolha pelo referido curso.
50%
45%
40%
35%
30%
25%
20%
15%
10%
5%
0%
Idiomas
Área de
atuação
Área de
atuação e
idiomas
Idiomas e a
outro motivo
pessoal
Figura 2 – Aspectos que influenciaram na escolha pelo curso de Secretariado Executivo Trilíngue
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Da amostragem, 96,42% realizaram estágio atuando como Secretário Executivo
entre 3 meses a 5 anos. Destes, a carga horária mais expressiva foi de 5 a 6 meses abrangendo
28,57% dos pesquisados. Somente 3,57% não fez estágio supervisionado. Tal carga horária
revela que o cumprimento do estágio quase se limita ao tempo padrão estipulado para a
conclusão do mesmo.
Quanto à carga horária do estágio, 82,14% dos ex-alunos pesquisados acreditam que
a carga horária do seu estágio foi suficiente, argumentando que: “nesse período puderam
35
aprender o necessário e exercer todas as atividades referentes à função de Secretário
Executivo”, “o que complementou a teoria aprendida e permitiu distinguir as funções da
Secretária da Secretária Executiva e trouxe maior experiência e segurança na tomada de
decisão e execução das tarefas”.
Alguns defendem que a carga horária do estágio não é o mais relevante, visto que o
“estágio tem como objetivo principal tornar familiar a atuação do profissional no mercado de
trabalho e ser talvez uma porta para ingressar no mesmo”. “A experiência com certas
atividades são adquiridas mesmo ao longo do tempo e com treinamentos, além de variarem
muito de empresa para empresa”.
Outros consideraram a carga horária do estágio suficiente porque estagiaram em
grandes empresas, com grandes responsabilidades, e ainda há alguns que excederam o tempo
de 450 horas previsto no catálogo de graduação do curso e, desta forma, “puderam aprender
muito mais e se tornar cada vez mais autônomos”.
Os 17,85% que disseram ser pequena a carga horária do estágio no curso
argumentam que “o estudante precisaria de mais tempo para se adaptar e conciliar à realidade
o que aprendeu durante a graduação”. Desta maneira, “as 450 horas permitiriam apenas ter
uma noção do trabalho de um Secretário Executivo”. Outros acreditam que “poderiam ter
aprendido mais se tivessem tido a oportunidade de estagiar em empresas maiores e mais
dinâmicas”. Da mesma forma, há quem defenda que “cada experiência é diferente e cada
empresa tem sua peculiaridade”, portanto “é diferente o aprendizado obtido em empresas
particulares, públicas, instituições, ONG’s, etc”.
Portanto, os dados revelam que o tempo previsto para o cumprimento do estágio
supervisionado é satisfatório.
90,00%
80,00%
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Suficiente
Insuficiente
Figura 3 – Satisfação frente a carga horária do estágio supervisionado do curso
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
36
Quanto à dificuldade encontrada durante o estágio, 42,85% disseram que não a
enfrentaram, sendo que um destes foi por não ter feito estágio. 57,14% relataram suas
dificuldades que foram: “lidar com a gestão de pessoas; mudança de diretoria; hierarquização
organizacional e adaptação ao ambiente de trabalho”; “organização de viagens e eventos”;
“ter que realizar diferentes tarefas simultaneamente”; “trabalhar sob pressão”; “trabalhar com
a diretoria; superar timidez”; “lidar com pessoas de personalidades diferentes”; “trabalhar em
multinacional que, em momento algum, se dispôs a ensinar, exigindo profissionais com
experiência e remunerando mal”; “falta de pessoas para orientar no estagiário, uma vez que
este deveria ser assistido”; “dificuldades devido à falta de preparo para atuar na área
financeira e na parte administrativa, porque o que aprendemos não é o que de fato precisamos
para trabalhar, muita teoria voltada para a área de recursos humanos e pouca matéria voltada
para gestão principalmente financeira, onde somos mais cobrados não só como Secretário
Executivo, mas em qualquer cargo”; “dificuldades iniciais de imersão às políticas e cultura da
organização dificuldade de relacionamento com a supervisora, que não repassava informações
pertinentes à realização das atividades”; Além disso, “algumas vezes a teoria vista em sala
não condiz com a realidade do dia a dia na empresa e enfrentamos barreiras ao tentar colocar
a teoria em prática devido à resistência dos demais colaboradores que não gostariam de sair de
suas zonas de conforto”.
Apesar da pequena diferença, sabemos que é comum ao ingressarmos em um novo
ambiente enfrentarmos algumas dificuldades até nos adaptarmos à rotina do novo ambiente. O
que modificará é como lidaremos com a nova realidade e com este processo de adaptação.
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Enfrentaram
dificuldades
Não enfrentaram
dificuldades
Figura 4 – Percentual dos que enfrentaram e não-enfrentaram dificuldades durante o estágio supervisionado
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
37
Sobre a preparação para o mercado de trabalho 3,57% marcou que sim e não
simultaneamente e 64,28% defenderam que “o curso de Secretariado Executivo Trilíngue da
UFV oferece base para o ingresso na carreira, porque permite o aprendizado das principais
técnicas secretariais e redação oficial”: o egresso da UFV é valorizado pelo mercado “por
possuir qualidade de conhecimentos e formação, uma vez que tem o diferencial de ser o único
que possui aprendizado de inglês, francês e espanhol no currículo no Estado de Minas
Gerais”; ademais “a formação generalista permite escolher o que focar posteriormente; além
de proporcionar embasamento teórico o curso desenvolve a capacidade autodidata”, ou seja,
“um profissional de Secretariado Executivo acima da média busca atualizações constantes e
não se contenta em fazer aquilo que se espera dele, ele sempre vai além do que é esperado,
superando sempre as expectativas dos seus superiores e colegas”. “Grade e Curriculum bons,
professores competentes, oportunidades e mercado de trabalho envolvente”.
De acordo com estes, a UFV mostra os caminhos, “a quem recorrer nos imprevistos,
onde procurar soluções; por causa da visão abrangente”. “Aprendemos a nos virar em
qualquer setor”; “nada é 100% completo, mas o curso nos prepara para buscar respostas e
aprendizado sozinhos; porque introduz temas correlatos à rotina de um profissional de
Secretariado e fornece teorias importantes para o bom desempenho profissional”; porque “as
disciplinas do curso somadas ao período de estágio supervisionado permitem a experiência no
exercício da função”.
Os 32,14% que afirmaram que o curso não os preparou para o mercado de trabalho
alegam falta de conhecimento da grade atual, mas que na sua época “o curso não ofereceu
preparação para o mercado de trabalho porque faltaram maiores ensinamentos, visto que as
disciplinas eram muito básicas e algumas são vistas muito superficialmente”, como
“administração, economia, finanças e contabilidade, falta práticas na área secretarial como
redação empresarial atualizada, apresentações em público e arquivística, o que foi aprendido
foi fazendo estágios”; “existiam disciplinas que perceberam ser totalmente desnecessárias,
enquanto outras deveriam ter sido abordadas mais profundamente e não o foram”; “às vezes
as aulas são demasiadamente teóricas e não correspondem à realidade das grandes empresas”.
Assim, percebemos um número expressivo dos formados que acreditam que o curso
preparou para o mercado de trabalho. E a maioria das reclamações se baseou na grade anterior
e na crítica sobre algumas disciplinas muito teóricas e pouco práticas, além da falta de
conhecimento em áreas de interesse da profissão (supracitadas).
38
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Sim e Não
Sim
Não
Figura 5 – Opinião sobre a preparação do curso para o mercado de trabalho
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Ao serem questionados se a grade curricular está de acordo com a proposta do curso,
60,7% responderam que sim, sendo que destes 39,28% justificaram sua posição favorável. E
apesar de alguns alegarem desconhecer a grade atual acreditam que o curso tem melhorado
constantemente e a grade multidisciplinar transmite ao aluno uma visão ampla de todas as
áreas de uma empresa e também do profissional de secretariado nela inserido, formando
profissionais qualificados, preocupados em fazer o melhor, “a grade curricular atual é mais
abrangente e permitiu uma grande melhora, está mais objetiva e mais voltada para o curso e
para o que as empresas esperam dele”, entretanto “é necessário tentar uma constante
atualização para que o curso não fique obsoleto e se adeque às mudanças contínuas do
mercado”. Todavia, “ainda encontramos algumas dificuldades como para contratação de
professores, visto que a área é nova, e existem algumas disciplinas que poderiam ser
ministradas no curso, como as da área social psicológica”. “A única debilidade foi a
diminuição da carga horária das línguas”. E no mais, “o que nos falta, o curso não pode
oferecer: o conhecimento da empresa, de seu negócio, do Executivo que vamos assessorar”.
Os 39,28% que acreditam que a grade não está de acordo com a proposta do curso,
justificaram que “ela está razoável, mas sempre precisa ser atualizada e é imperiosa a
presença de professores que tenham atuado no mercado e que tenham consciência da
necessidade da constante atualização”. Desta forma, “os professores do curso e a coordenação
devem estar atentos às exigências do mercado de trabalho para fazer as discussões pertinentes
em sala de aula”, uma vez que “devemos buscar melhoria em tudo que fazemos para manter a
excelência”, por isso é vital para os alunos uma “constante revisão dos conteúdos abordados e
39
da carga horária a eles distribuída”. Além disso, “o inglês empresarial que é muito exigido
poderia ser oferecido durante todo o curso”; e “faltam disciplinas específicas ligadas à
administração, pois muitas vezes a Secretária Executiva atua não só como assessora da sua
chefia, mas também como consultora de outros departamentos e ela deve entender mais de
organização sistemas e métodos, recursos humanos, planejamento financeiro, contabilidade e
principalmente legislação, para posicionar-se com segurança em qualquer ocasião”; Ainda, “a
disciplina de informática é insuficiente; e outras como Ética e teoria do secretariado, também,
deveriam ser abordadas de forma mais direta e aprofundada”, pois “o profissional de
secretariado costuma lidar com muita informação, com assuntos sigilosos, e alguns até mesmo
desagradáveis”, por isso, “em minha opinião deveria haver um preparo maior dos alunos para
lidar com as diferentes situações da rotina secretarial”. Ademais, “faltam disciplinas sobre
controles auditorias e fiscais, de cálculos e de rentabilidade, as matérias que deveriam ensinar
isso estão defasadas, ensinam a fazer balanço na ponta do lápis, coisa que um sistema faz com
um clique, a parte que interessa mesmo a gente não aprende”. Quanto à questão dos idiomas,
enquanto alguns acreditam que “a grade curricular foca muito nos idiomas, e por esse motivo
forma-se um profissional com conhecimento em vários idiomas, porém sem conhecimento
metodológico aprofundado, sem conhecimento sólido em nenhuma área”, pois “não
aprofunda em nenhuma ciência”; outros argumentam que “devido ao nome do curso
Secretariado Executivo Trilíngue, deveríamos saber três idiomas, mas não é o que acontece,
pois aqueles são fluentes em outro idioma ao final do curso é porque já sabia antes de
ingressar universidade”.
Nesta questão, percebemos que a grande maioria acredita que a grade curricular está
de acordo com a proposta do curso. Todavia, podemos notar que a justificativa a favor e
contra baseou-se na nova grade (2008), sendo que alguns posicionaram a favor, alegando que
ela está mais voltada para a realidade da profissão; e outros posicionaram-se contra, pois as
mudanças interferiram em algumas disciplinas que eram fundamentais para este profissional.
Contudo foi consenso a necessidade de constante atualização e revisão das disciplinas,
adequando-as à realidade vivenciada nas empresas.
40
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Sim
Não
Figura 6 – Percentual dos que se posicionaram a favor e contra a grade curricular
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Ao serem interrogados se mudaria/retiraria alguma disciplina da grade curricular
50% responderam que sim, sendo que destes 46,42% citaram as disciplinas que incluiriam
como obrigatórias: matemática financeira, disciplinas das áreas de administração e economia
voltadas para o secretariado; línguas estrangeiras com foque empresarial e com a carga
horária da grade anterior; disciplinas de gestão de empresas; redação empresarial, para setores
públicos e privados, arquivística prática e utilização de espaços virtuais; técnicas, tecnologias
e teoria geral do secretariado aplicada à realidade do mercado. “Informática e Ética deveriam
ser mais específicos para nossa área de atuação, aprofundando mais no pacote Office7, no caso
da Informática”. No caso da “Ética, deveriam ser abordados temas como discrição, pressão no
trabalho, limites, ética no relacionamento “diretor x secretária”, entre outros”. Além disso,
“ex-alunos do curso poderiam ser chamados para compartilhar suas experiências e falar do
cenário que vivenciam diariamente nas organizações”.
Segundo a pesquisa as disciplinas que seriam retiradas seriam “Leitura e Produção
de Texto I e II”, que já não constam na nova grade; “as matérias muito específicas do curso,
como técnicas e tecnologia da comunicação, entre outras, e colocaria mais matérias de
administração, pois a realidade das empresas exige conhecimentos nesta área”. “Tiraria a
disciplina de Ética e colocaria mais disciplinas da área financeira”.
A outra metade, ou seja, 50% responderam que estão satisfeitos com a grade e 25%
justificaram seu posicionamento, sendo que a maioria alegou, apesar de não conhecer
7
O office é um pacote de softwares da Microsoft composto basicamente por editor de textos (Word), planilha
eletrônica (Excell), banco de dados (Access) e programa de apresentação (Power Point). Também considerado
um conjunto de ferramentas, ou seja, de "programas" voltados para uso em escritório.
41
plenamente a nova grade, acreditar que “as modificações atendem melhor às exigências do
mercado”. Outros afirmaram que “não retirariam nenhuma, mas acrescentaria como
obrigatórias Marketing I, Organização, Sistemas e Métodos e Gerenciamento de Sistemas de
Informação”.
O equilíbrio dos posicionamentos revela que o curso tem atendido às expectativas,
embora precise melhorar em alguns aspectos. E algumas das disciplinas citadas, já foram
inseridas e/ou retiradas na nova grade.
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Sim
Não
Figura 7 – Proposta de mudança na grade curricular do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Quanto à carga horária destinada a cada disciplina do curso, 14,28% a consideraram
ideal porque, para estes, a base que o curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV
oferece é bastante sólida. 53,57% a classificaram como suficiente, pois “consegue atender à
ementa da disciplina”, “está de acordo com o MEC e compatível com os outros cursos da
UFV e de outras universidades/faculdades e consegue atender à ementa da disciplina”. “Na
verdade, é difícil falar de carga horária ideal, visto que esta depende da disciplina, do
professor e do aluno”, pois “precisa de tempo e dedicação dentro e fora da sala de aula”.
Os 17,85% declararam que, para algumas disciplinas, a carga horária é insuficiente,
como “para gestão secretarial, em que de fato organizamos eventos”, e para idiomas, “uma
vez que o mercado exige níveis avançados a fluente”. 10,71% preferiram não opinar neste
assunto, se mostrando indiferentes.
42
Figura 8 – Opinião sobre a carga horária das disciplinas do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Quanto ao tempo dedicado às línguas estrangeiras do curso, 50% o consideram
satisfatório, sendo que 35,71% justificaram que o tempo é suficiente, porém o modo como são
dados os conteúdos nem sempre o são. E em alguns anos “a substituição de professores, a
falta de didática e de métodos para estimular o aprendizado e despertar a curiosidade, também
afetaram o andamento da matéria”. Mas, “a carga horária, anterior, e o empenho pessoal
permitiram aprender o inglês e o francês”. Entretanto, “não existe nenhum curso que o tempo
em sala será o suficiente para dar ao estudante fluência”, assim “é importante que o estudante
sempre se dedique, pois há sempre alguma coisa na qual a pessoa pode se aperfeiçoar”.
Os 50% dos participantes da pesquisa defendem que a carga horária e a didática para
os idiomas são insatisfatórias. Porque “para ser trilíngue de verdade, tem-se que estudar por
mais tempo e com dedicação as línguas envolvidas no curso”. Além disso, “deveria direcionar
mais para o lado empresarial, conversação e com foco também em tradução”. Mas, “sabemos
que quatro anos de estudo não são suficientes para nos tornar fluentes em três idiomas; por
isso, todos mereciam maior carga horária”, inclusive “o espanhol que deveria ser estudado
desde o início do curso sem prejudicar a carga horária do francês”. Desta forma, nesta questão
houve aqueles que defenderam a necessidade de maior carga horária para os idiomas, uma vez
que “para conseguir uma boa colocação no mercado de trabalho, é necessário possuir fluência,
ao menos, no idioma inglês, e os alunos que não fazem cursos de idioma além dos oferecidos
pelo curso, não saem fluentes”. Outro defende que é até “exagerada e se o aluno quiser, ele
43
faz um intercambio, ou estuda sozinho, porque quem tem interesse pelo curso, pressupõe-se
que o aluno já tenha conhecimento prévio de idiomas”.
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Satisfatória
Insatisfatória
Figura 9 – Satisfação na carga horária dos idiomas do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Ao serem questionados se acreditam que o curso de Secretariado Executivo
Trilíngue da UFV forma profissionais aptos para as exigências do mercado de trabalho atual,
60,71% acreditam que sim e 25% justificam que havendo dedicação do aluno, ele alcança boa
desenvoltura nos idiomas, melhora muito sua redação e postura diante do trabalho; além
disso, segundo estes, “os alunos que formam na UFV estão acima da média geral, pelo
renome da instituição e porque temos uma boa formação teórica, bons professores, e o curso
proporciona ferramentas para a inserção do egresso no mercado (estágios, networking,8 etc)”,
entretanto, “cabe a esse profissional aproveitar tais oportunidades. Uma vez que as disciplinas
dão o conhecimento multidisciplinar necessário, mas as habilidades e competências são
adquiridas no contato direto com o trabalho”, e “o que definirá um bom profissional será o
perfil e a vontade de aprimorar cada vez mais”.
Os 10,71% que se posicionaram desfavoravelmente, argumentam que foram os
estágios que os prepararam para o mercado e que falta ao curso conhecimentos aprofundados
de administração, informática e direito, pois “essas matérias não existem de maneira
satisfatória em nossa grade curricular e são a exigência atual das empresas”.
Os dados mostram que a grande maioria confia na formação que o curso oferece,
todavia, a capacitação do profissional dependerá mais de seu desempenho e força de vontade
8
O termo Networking tem origem na informática tendo-se generalizado à estrutura de algumas organizações
caracterizadas pela partilha de recursos e de conhecimentos entre pessoas localizadas em diversas partes do
mundo. Disponível em: <http://www.knoow.net/cienceconempr/gestao/networking.htm>. Acesso em: 10 out.
2010.
44
em tornar-se cada vez melhor, do que somente da formação obtida no ambiente acadêmico.
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Sim
Não
Figura 10 – Preparação do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV frente ao Mercado de Trabalho
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Na comparação pessoal sobre o desempenho antes e depois de concluir o curso,
57,14% marcaram que elas mudaram totalmente frente aos conhecimentos adquiridos;
42,85% defendem que elas mudaram parcialmente, uma vez que muito do que aprendeu já
sabia, destes um argumentou que a mudança foi “na experiência de vida, de estudar numa
universidade pública, conhecer pessoas de diferentes áreas, mas o conteúdo do curso poderia
ser aprendido em qualquer outro lugar”, até porque, segundo a pesquisada, “a maioria das
coisas, inclusive idiomas já eram de seu conhecimento e de suas colegas da época”. Ninguém
marcou que não mudaram e que o aprendizado não trouxe nada novo.
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Totalmente
Parcialmente
Não mudaram
Figura 11 – Desempenho pessoal após conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
45
Na questão sobre quais os aspectos que mais influenciaram durante o curso, os mais
marcados como a primeira opção foram, como mostra a tabela abaixo, os conteúdos de função
secretarial e de organização e procedimentos, somando 46,42%.
Tabela I – Aspectos que mais influenciaram os entrevistados durante o curso
Porcentagem
25%
Aspectos marcados em 1º lugar
Conteúdos teóricos de função secretarial.
21,42%
Conteúdos teóricos de organização e procedimentos.
14,28%
Conteúdos básicos sobre empresas.
10,71%
Conteúdos que abordam relações interpessoais.
Conteúdos instrumentais língua estrangeira/portuguesa.
7,14%
Estágios na área.
3,57%
Conteúdos de informática.
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
7.2. Sobre o Mercado de Trabalho
Dos questionados 67,85% atuam como Secretário Executivo entre 2 meses e 5 anos.
Sendo o maior número os do que atuam há 5 anos totalizando 27,77%.
Os 32,14% que não atuam como Secretários, justificam que “ainda aguardam uma
oportunidade, porque entrar no mercado não é nada fácil”, ou porque direcionaram suas
“especializações para outra área de atuação”, ou porque está desempregado; ou porque
descobriu que “não possui vocação para atuar como Secretário Executivo”, ou porque “a
remuneração para recém-formados é considerada muito baixa”; ou porque atuam como
tradutor; ou ainda, porque “embora exerçam funções de Secretariado, são registrados na
carteira de trabalho como auxiliar administrativo”.
46
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Sim
Não
Figura 12 – Percentual dos entrevistados que atuam e não-atuam na sua área de formação
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Destes, 57,14% atuam como Secretário de diretoria, 21,42% como Secretária de
gerência e 21,42% não responderam. 25% atuam na esfera Pública e 64,28% na Privada, o
que demonstra que este setor ainda abarca a maioria destes profissionais. 10,71% não
responderam esta questão.
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Secretário de diretoria Secretária de gerência
Não responderam
Figura 13 – Atuação/posição dos entrevistados no mercado de trabalho
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Quanto ao mercado de trabalho para o profissional de Secretariado Executivo,
3,57% não responderam e 64,28% acreditam que está satisfatório, e para estes “houve uma
47
valorização da profissão, maior respeito; e que em todas as áreas, há necessidade de um
profissional de secretariado”. Entretanto, o que ocorre em alguns casos, é a “opção por
profissionais não formados na área devido a questões financeiras, visto que o salário de um
Secretário Executivo é superior ao de um Técnico ou de um Recepcionista, e abrem mão,
desta forma, da melhor qualidade e eficiência do trabalho”. Por isso, “algumas vezes este
profissional opta em trabalhar em qualquer área, devido a sua formação multidisciplinar”,
embora, muitas vezes se sujeite a salários menos satisfatórios. Mas, ainda assim, “atualmente,
a demanda por profissionais multifuncionais tem crescido” e o profissional de secretariado
Executivo “apresenta as competências necessárias apesar de que o nível de exigência com
relação aos profissionais também aumentou muito, por isso, o nível do emprego depende da
competência/ oportunidade do profissional”. Além disso, “há possibilidade de crescimento
também no setor público, porque esta esfera está abrindo cada vez mais concursos para esse
tipo de profissional”.
70,00%
60,00%
50,00%
40,00%
30,00%
20,00%
10,00%
0,00%
Satisfatório
Insatisfatório
Não responderam
Figura 14 – Percentual de satisfação com o mercado de trabalho para os profissionais formados
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Os 32,14% que defendem que o mercado ainda não está satisfatório, justificam que
“há avanços na iniciativa privada, mas a profissão ainda precisa de muito reconhecimento,
porque o mercado às vezes não o valoriza”, pois “não tem conhecimento do seu perfil e da sua
importância para a organização”. Em termos de concurso público, “o registro no Ministério do
Trabalho e Emprego não é exigido, assim as vagas destinam-se a secretários e bacharéis em
Letras (que muitas vezes não possuem o registro profissional), sem contar nas poucas vagas
48
oferecidas ao profissional de secretariado”.
“Tem-se muitas vagas no setor privado, mas com a popularização dos cursos
técnicos e virtuais de secretariado, a maioria das empresas acaba oferecendo baixa
remuneração que não é condizente com a função desempenhada”, além disso, “por ser um
cargo de confiança ainda existem pessoas que são contratadas para exercerem esta função
mesmo sem formação tirando a oportunidade de daqueles que estudaram para atuar no
mercado”. Desta maneira, podemos resumir que, de forma geral:
Infelizmente não contamos com uma atuação forte de nosso sindicato, o que faz com
que vagas destinadas a graduados na área sejam preenchidas por pessoas que não
têm formação. Isso acontece tanto na esfera privada quanto na pública, tanto é
verdade que são quase inexistentes concursos nesta área, e não é por causa da falta
de trabalho para secretários(as) acontece que nosso curso não é defendido nem ao
menos pela própria Universidade Federal de Viçosa, que apesar de possuir vários
cargos internos para secretariado prefere fazer concursos para técnicos
administrativos ou outros semelhantes. (F1- Entrevistado não-identificado)
A pesquisa revelou que o que mais destaca o profissional de Secretariado Executivo
dentro do mercado de trabalho, de acordo com os ex-alunos do curso, são: 35,71%
Multifuncionalidade, 32,14% Idiomas, 7,14% Relacionamento interpessoal, 7,14% Discrição,
3,57% Pró-atividade, 3,57% Organização, 3,57% Iniciativa, 7,14% Outros, pois acham difícil
classificar, uma vez que cada situação do dia-a-dia pode exigir mais, e também porque a
experiência pode ser considerada como o diferencial.
A multifuncionalidade do Secretário Executivo se deve, principalmente, à sua
formação generalista e a sua capacidade de assessorar executivos de ramos e ciências
diversas. O idioma é o que torna este profissional ainda mais necessário, tendo em vista a
concorrência e a globalização, fazendo-se necessário o intercâmbio com outras línguas e
culturas.
49
Outros
Iniciativa
Discrição
Organização
Pró-atividade
Idiomas
Multifuncionalidade
Relacionamento interpessoal
0,00% 5,00% 10,00% 15,00% 20,00% 25,00% 30,00% 35,00% 40,00%
Figura 15 – Aspectos que mais destacam o Secretário Executivo no mercado de trabalho
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
A última questão do questionário pedia aos entrevistados que, se quisessem,
acrescentassem algo à pesquisa e 42,85% dos pesquisados responderam, as anotações foram
relativas a preconceitos e dificuldades enfrentadas e sugestões para os profissionais da área e
para o curso.
As anotações foram as seguintes, conforme consta, ipsis litteris, nos quadros
abaixo:
Quadro II – Depoimentos sobre os preconceitos e dificuldades enfrentadas na profissão
Entrevistado M1
Acredito que ainda há muito preconceito com os homens na profissão, vide o meu caso,
que não consegui sequer o estágio nas empresas conveniadas (Fiat/Mercedes). Enfim, o
mercado é bom e promissor, mas as melhores vagas estão nos grandes centros.
Entrevistado F2
Infelizmente há ainda muito desconhecimento e um certo preconceito com a profissão
em si, mas acredito que estamos ficando cada vez mais preparados para o mercado de
trabalho e temos iniciativa o suficiente para sempre aprender mais, de maneira a
contribuir positivamente com o trabalho e o crescimento profissional e pessoal.
Entrevistado F3
A única coisa que foi traumática no meu curso foi a monografia, quando foi exigido de
mim algo que não me foi oferecido durante o curso. No decorrer dos anos não fomos
incentivados a redigir textos científicos e fazer pesquisa, mas na monografia nos foi
cobrado algo a nível de mestrado. E faltou profissionalismo da parte de alguns
professores, que eram imaturos e cobravam mais maturidade de nós.
Entrevistado F4
Bom, hoje já no mercado de trabalho, vejo que o profissional ainda não tem seu
reconhecimento. Isso me frustra bastante, uma vez que passamos tanto tempo na
faculdade para que muitos pensem que qualquer um esteja apto para atuar como
secretária executiva. Muitas vezes me perguntaram pra que estudar tanto para ser
50
secretária se isso qualquer um pode fazer. No meu atual trabalho, duvido de qualquer
desempenharia minha função com tanta facilidade. Apesar de achar que a minha grade
curricular não era boa o suficiente, não posso negar que me ajudou muito na trajetória
até aqui.
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Entrevistado F5
Quadro III – Sugestões para o aprimoramento do curso
Uma sugestão é oferecer algumas disciplinas da área social, psicológica, e
alguma coisa a mais sobre administração de empresas e de informática, pois, a
secretária lida com muitos assuntos e principalmente lida com o público e
precisa saber se relacionar melhor para atender melhor.
Entrevistado F6
Volto a sugerir a participação de ex-alunos do curso na vida acadêmica dos
estudantes, em forma de depoimentos, palestras e participação em eventos.
Entrevistado F7
Mais visitas a empresas durante a graduação, para tentar ter maior noção real de
mercado.
Entrevistado F8
Conhecimento bem embasado, iniciativa e atualização são fundamentais para
uma boa secretária. Estágio em duas empresas privadas seria ótimo! Forneceria
a famosa experiência no currículo e ampliaria o conhecimento dos estudantes.
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
Entrevistado F8
Quadro IV – Sugestões para o aprimoramento pessoal
O curso de secretariado da UFV é um dos melhores do país, senão o melhor,
tanto que as empresas contratantes o reconhecem. Mas ainda assim, acho que há
o que melhorar para que se formem profissionais cada vez mais especializados e
capacitados para se colocarem e se manterem no mercado de trabalho que está
cada dia mais disputado. A ênfase nos idiomas e em uma visão mais realista e
objetiva sobre as funções de um secretário executivo ajudariam nessa melhora,
já que o mercado privilegia profissionais com fluência em pelo menos uma
língua estrangeira (em geral o inglês) e que saibam lidar bem com situações
adversas.
Entrevistado F8
O que posso registrar é que, independente da empresa, área ou cargo que uma
secretária atue, deve-se sempre ter um objetivo para sua vida/carreira e mesmo
que não esteja totalmente satisfeita/o, faça bem o que fizer, pois é uma profissão
que abre portas e está em posição de destaque em qualquer lugar. Jamais se
acomode e se proponha desafios constantemente!
Entrevistado M2
Só uma dica para os graduandos que estão prestes a se formar: Invistam na
carreira pública! Não se fala muito sobre a esfera pública durante o curso e
todos nós acreditamos que vamos trabalhar em grandes organizações privadas e
ganhar salários muito altos. Claro que isso é possível. Mas o estresse, o
desgaste, o excesso de horas trabalhadas e a pouca flexibilidade das grandes
empresas talvez não compense o salário.
Minha maior preocupação durante o curso era o dinheiro. Hoje é a qualidade de
vida no ambiente organizacional, que eu não troco por salário algum!
Entrevistado F8
Acredito que os alunos estão com boas colocações no mercado de trabalho
devido ao nome da instituição (UFV) isso pesa muito. Por outro lado, a
dedicação pessoal, é outro fator essencial. Contudo, percebo que no aspecto
‘remuneração’ valores insatisfatórios.
Fonte: Dados da pesquisa – Elaboração própria.
51
8. CONSIDERAÇÕES FINAIS
Os cursos de Secretariado Executivo se institucionalizaram nas universidades e
faculdades a partir de uma necessidade atual do mercado, tendo em vista a globalização.
Tornou-se imprescindível aos executivos possuir um profissional capaz de assessorá-lo nas
mais diversas áreas, tendo ainda conhecimento de línguas, para conseguir comunicar-se com
outros países e representantes. Todavia, a profissão ganhou reconhecimento somente a partir
da legislação, da criação de um código de ética específico e da representatividade dos
sindicatos relacionados, que ainda tentam minimizar os efeitos dos esteriótipos relacionados à
profissão.
O curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV, embora sem registros formais
da sua criação, também foi criado para atender à demanda do mercado por estes profissionais.
E, atualmente, é o único a oferecer formação em três idiomas distintos da língua materna, por
uma federal pública na região sudeste do Brasil. A organização interna da UFV permite a este
profissional um contato indireto e direto com outras áreas do conhecimento, a partir das
disciplinas obrigatórias, optativas e através dos estágios extracurriculares nos mais diversos
departamentos.
Para continuar como bacharelado e com a nomenclatura trilíngue, o curso fez uma
reestruturação na sua grade, atendendo às novas exigências do MEC. Tais mudanças
agradaram a alguns, mas foi motivo de crítica para outros, principalmente devido a redução na
carga horária dos idiomas. Contudo, tais alterações atendem às diretrizes curriculares e estas
estão em consonância com as exigências do mercado, uma vez que foram criadas para atender
a demanda brasileira, pois ao serem propostas levaram em consideração a opinião de
profissionais da área.
Ademais, a pesquisa revelou que tal curso forma Secretários Executivos com senso
crítico, capazes de opinar para melhoria do curso, avaliando este em relação à realidade
52
vivenciada nos estágios e empresas e propondo alterações para que o curso possa melhorar
cada vez mais se adequando constantemente às exigências atuais do mercado.
De acordo com a perspectiva geral dos ex-alunos, o curso da UFV forma
profissionais conscientes da sua importância, dispostos a lutar por melhores condições, que
sabem da necessidade de atualização constante, e da interdisciplinalidade para função,
capazes de perceber as mudanças nos ambientes e atuar favoravelmente na solução de
problemas.
Percebeu-se que o que as organizações esperam deste profissional uma postura ética
e coerente com a política e valores da empresa; que ele seja polivalente; responsável; possua
inteligência emocional para lidar com diferentes personalidades e situações; que seja gestor,
assessor e empreendedor; possua capacidade reflexiva e criativa; que seja um agente
facilitador; de resultados e de mudanças; tenha postura flexível, competente e comprometida;
comportamento proativo; com habilidade técnica, humana e conceitual; que seja cortez e
receptivo a novas idéias; que transmita segurança; boa vontade e confiança; mas que, acima
de tudo, busque atualização e aperfeiçoamento constantes.
A partir deste estudo, realizando uma triangulação entre a formação, o mercado de
trabalho, as diretrizes curriculares e a perspectiva dos ex-alunos, podemos concluir que todos
estes pontos mais se convergem do que divergem, na medida em que apresentam um objetivo
comum: atender à demanda do mercado de maneira satisfatória. Desta forma, percebemos que
a área tem crescido, contudo, falta maior conhecimento e valorização da profissão.
Desta maneira, a sugestão é que novas pesquisas sejam realizadas nesta área como
forma de proporcionar uma avaliação contínua do curso, permitindo assim, a análise e
melhoria constante deste e de seus profissionais.
53
9.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Paulo: Editora Senac São Paulo, 2006. 188 p.
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Secretariado.
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União de 7 de julho de 1989.
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54
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Blumenau, 1995.
56
10.
APÊNDICE
57
APÊNDICE I – Questionário
Universidade Federal de Viçosa
Centro de Ciências Humanas, Letras e Artes
Departamento de Letras
Esta pesquisa está sendo desenvolvida visando subsidiar a monografia do curso de
Secretariado Executivo Trilíngue da UFV. O principal objetivo deste trabalho é obter informações
sobre o que os ex-alunos da área pensam do curso e do mercado de trabalho. O seu nome não será
divulgado, em hipótese alguma. Desde já, agradeço sua colaboração.
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DO SUJEITO
Sexo:
( ) Feminino
( ) Masculino
Idade: ______________
Ano de Ingresso no curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV: ______
Ano de Formatura no curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV:
Janeiro de 20___
ou
Julho de 20___
QUANTO AO CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TILINGUE DA UFV
•
O que levou você a escolher este curso?
(
) Área de atuação
(
) Outros____________________________________________________________
•
(
•
(
( ) Idiomas
Você realizou estágio atuando como Secretária Executiva?
) Sim. Tempo _______________
( ) Não.
Para você a carga horária do seu estágio foi suficiente?
) Sim
( ) Não
Por quê?______________________________________________________________
•
(
Você encontrou alguma dificuldade durante seu estágio?
) Não
( ) Sim. Qual(is)?_____________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
Você acha que o curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV lhe preparou adequadamente
para o mercado de trabalho?
58
(
) Sim
( ) Não
Por quê?_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
(
Você acha que a grade curricular está de acordo com a proposta do curso?
) Sim
( ) Não
Por quê?_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
Você mudaria/retiraria alguma disciplina da grade curricular?
(
) Não
(
) Sim. Qual(is)?_____________________________________________________________
Por quê?_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
(
Você diria que a carga horária destinada à cada disciplina do curso é:
) Ideal
( ) suficiente
( ) insuficiente
( ) excessiva.
Justifique:
____________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
(
Você acha que o tempo dedicado às línguas estrangeiras do curso é satisfatório?
) Sim
( ) Não
Por quê?_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
Você acredita que o curso de Secretariado Executivo Trilíngue da UFV forma profissionais aptos
para as exigências do mercado de trabalho atual?
(
) Sim
( ) Não
Por quê?_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
Ao comparar seu desempenho antes e depois de concluir o curso, suas atitudes mudaram:
(
) Totalmente (frente aos conhecimentos adquiridos)
(
) Parcialmente (muito do que aprendeu já sabia)
(
) Não mudaram (o aprendizado não trouxe nada novo)
59
•
Quais os aspectos que mais influenciaram durante o curso? Enumere de 1 a 7, sendo o nº 1 o de
maior importância:
(
) Conteúdos de informática
(
) Conteúdos básicos sobre empresas
(
) Conteúdos teóricos de função secretarial
(
) Conteúdos que abordam relações interpessoais
(
) Conteúdos teóricos de organização e procedimentos
(
) Conteúdos instrumentais língua estrangeira/portuguesa
(
) Outros _________________________________________________________________
QUANTO AO MERCADO DE TRABALHO
•
Você trabalha como Secretária Executiva?
(
) Sim. Tempo ____________
(
) Não. Por quê? ____________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
(
Na posição de secretária você atua como:
) Secretária auxiliar
(
) Secretária de gerencia
( ) Secretária de diretoria
( ) Outro____________________________________________________________________
•
(
•
Você atua na esfera:
) Pública
( ) Privada
Você acha que o mercado de trabalho para o profissional de Secretariado Executivo está
satisfatório?
(
) Sim
( ) Não
Por quê?_____________________________________________________________________
____________________________________________________________________________
•
Enumere de 1 a 10, sendo o nº 1 o de maior importância, os fatores abaixo de acordo com o que
você acredita ser o que mais destaca o profissional de Secretariado Executivo dentro do mercado
de trabalho
(
) Idiomas
(
) Iniciativa
(
) Discrição
(
) Dinamismo
60
(
) Organização
(
) Relacionamento interpessoal
(
) Redação de correspondências
(
) Pró-atividade
(
) Multifuncionalidade
(
) Outros___________________________________________________________
Observações e Sugestões - Registre qualquer outra opinião sobre o curso, mercado de trabalho, ou
outro aspecto que você considerar importante:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
Muito obrigada por sua colaboração!
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