UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS APLICADAS - GESTÃO
CURSO DE CIÊNCIAS CONTÁBEIS
ANA CARLA PRIM
AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE CONTABILIDADE
E TESOURARIA DA PREFEITURA MUNICIPAL DE ANTONIO CARLOS - SC
Biguaçu
2007
ANA CARLA PRIM
AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE CONTABILIDADE
E TESOURARIA DA PREFEITURA MUNICIPAL DE ANTONIO CARLOS - SC
Monografia apresentada ao Curso de Ciências
Contábeis na Universidade do Vale do Itajaí, do
centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão,
como requisito parcial para obtenção do título de
Bacharel em Ciências Contábeis.
Orientador: Prof. MSc Luiz Carlos Wisintainer
Biguaçu
2007
ANA CARLA PRIM
AVALIAÇÃO DO CONTROLE INTERNO NOS SETORES DE CONTABILIDADE
E TESOURARIA DA PREFEITURA MUNICIPAL DE ANTONIO CARLOS – SC
Esta monografia foi apresentada como trabalho de conclusão de curso de
Ciências Contábeis da Universidade do Vale do Itajaí e aprovada pela banca
constituída pelo orientador e membros abaixo.
Biguaçu, 05 de dezembro de 2007.
Professores que compuseram a banca:
Profº. Luiz Carlos Wisintainer
Profº. Francisco Eugênio Pereira
Profº. Juarez Domingues Carneiro
As pessoas mais felizes são aquelas que
conhecem a alegria de trabalhar e
estudar.
O trabalho e os estudos são os meios
pelos quais o homem, ao mesmo
tempo que beneficia outras pessoas
e o mundo, beneficia também a si mesmo,
progredindo e experimentando uma imensa
alegria em seu coração.
(Masaharu Taniguchi)
AGRADECIMENTOS
Primeiramente agradeço a Deus pela vida e saúde,
A meus pais que sempre foram meu porto seguro,
Ao meu professor orientador Luiz Carlos Wisintainer pela atenção e dedicação,
Ao professor Sérgio Murilo Petri pela atenção,
A minha amiga Carlice pela paciência e atenção,
Enfim, a todos os meus amigos que de uma forma ou de outra contribuíram para que este
trabalho pudesse ser realizado.
RESUMO
O objetivo da presente pesquisa consiste em avaliar o controle interno nos setores de
contabilidade e tesouraria da Prefeitura Municipal de Antonio Carlos. Para tanto, a
abordagem metodológica utilizada na elaboração deste trabalho é qualitativa e seguirá
uma metodologia própria. Após a análise bibliográfica e observação dos procedimentos
realizados nos determinados setores foi elaborado o estudo de caso levantando os
resultados encontrados. Considerando atendidos todos os requisitos, constatou-se que
os controles internos existentes naqueles setores estudados, estão se apresentando de
forma favorável à administração municipal, porém, necessita ainda alguns procedimentos
corretivos. As principais falhas encontradas foram a não segregação de funções,
sistemas não integrados e registros manuais no setor de tesouraria. A pesquisa
contribuiu para a Entidade no sentido de ressaltar a importância de efetuar um melhor
controle nas atividades compreendidas nos setores de contabilidade e tesouraria da
prefeitura. Este trabalho apresenta uma breve abordagem sobre o controle interno na
administração pública municipal, visando conhecer os controles existentes. Segundo o
que foi descrito na fundamentação teórica e observação dos procedimentos realizados
em tais setores, entende-se que o controle é um fator relevante para a eficiência e
eficácia da gestão pública.
Palavras-Chave: Controle Interno. Contabilidade. Tesouraria. Sistema de Controle
Interno.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO................................................................................................................. 8
1.1
JUSTIFICATIVA DO TEMA ..................................................................................................... 9
1.2
QUESTÕES DE PESQUISA.................................................................................................... 9
1.3
OBJETIVOS ........................................................................................................................... 10
1.3.1 Objetivo Geral ........................................................................................................ 10
1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................... 11
1.4
SUPOSIÇÃO.......................................................................................................................... 11
1.5
ESTRUTURA DO TRABALHO .............................................................................................. 12
2 O CONTROLE INTERNO .............................................................................................. 13
2.1
DEFINIÇÕES DE CONTROLE .............................................................................................. 13
2.2
FINALIDADES DO CONTROLE INTERNO........................................................................... 15
2.3
CLASSIFICAÇÃO DO CONTROLE....................................................................................... 16
2.4
FORMAS DE CONTROLE..................................................................................................... 17
2.5
NORMAS DE CONTROLE INTERNO ................................................................................... 18
2.6
PROCEDIMENTOS GERAIS DO CONTROLE INTERNO.................................................... 20
2.7
IMPORTÂNCIA E NECESSIDADE DO CONTROLE INTERNO........................................... 21
2.8
CONTROLE INTERNO X CONTROLE EXTERNO............................................................... 22
3 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO........................................................................... 26
3.1
CONCEITO DE SISTEMA DE CONTROLE INTERNO......................................................... 26
3.2
CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ......................................... 27
3.3
OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO ....................................................... 28
4 AUDITORIA GOVERNAMENTAL ................................................................................. 31
4.1
CONCEITO DE AUDITORIA ................................................................................................. 31
4.2
AUDITORIA INTERNA X AUDITORIA EXTERNA ................................................................ 32
4.3
FINALIDADE DA AUDITORIA GOVERNAMENTAL ............................................................. 34
5 METODOLOGIA ............................................................................................................ 36
7
5.1
CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA .................................................................................... 36
5.2
ESTUDO DE CASO............................................................................................................... 36
5.2.1 Caracterização da Empresa.................................................................................. 37
5.3
PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS.............................................................................. 37
6 APRESENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL ........................................ 39
6.1
RECEITAS PÚBLICAS .......................................................................................................... 39
6.2
DESPESAS PÚBLICAS......................................................................................................... 42
6.3
AVALIAÇÃO DO CONTROLE ............................................................................................... 44
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS........................................................................................... 47
REFERÊNCIAS ................................................................................................................ 49
ANEXOS ........................................................................................................................... 51
1 INTRODUÇÃO
Diante da imposição legal, os municípios em geral, no desempenho de
suas funções, devem praticar, de alguma forma, o chamado Controle Interno.
Com a Constituição de 1988, todos os entes que compõem a
administração pública, foram obrigados a instituir um controle mais específico dos
procedimentos inerentes à gestão pública. Nascia a partir daí, o chamado Sistema
de Controle Interno.
Em seu artigo 31, a constituição federal diz que “a fiscalização do
município será exercida pelo Poder Legislativo municipal, mediante controle
externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder Executivo municipal, na
forma da lei”.
Atualmente, pode-se afirmar que muitos municípios do estado de Santa
Catarina estão atuando de forma favorável no Sistema de Controle Interno, tendo
a destacar que muitos outros ainda estão com sérias deficiências no setor.
O controle interno, permeado por valores éticos, e princípios morais, auxilia
o gestor no planejamento das ações, e como conseqüência melhora a aplicação
dos recursos públicos, impedindo o abuso e atitudes impensadas, mesmo aquelas
oriundas de boas intenções que acabam por afrontar princípios e normas
constitucionais.
Segundo o disposto no artigo 74 da Constituição Federal, o Controle
Interno deve atuar de forma integrada nos Poderes Legislativo, Executivo e
Judiciário, com a finalidade de:
avaliar o cumprimento de metas e a execução de programas
governamentais e orçamentários;
comprovar a legalidade e avaliar os resultados da gestão, quanto a
eficiência e a eficácia;
exercer o controle das obrigações, direitos e haveres;
apoiar o controle externo;
9
1.1 JUSTIFICATIVA DO TEMA
Nas Prefeituras, os setores de Contabilidade e Tesouraria são tidos como
mais importantes, pois é através destes que se consegue dados suficientes para
a elaboração do Planejamento das atividades. Com a execução de um Controle
Interno eficiente dentro das organizações públicas, haverá maior precisão e
integridade dos registros contábeis, a preparação de informações financeiras
confiáveis, previnindo assim possíveis desvios, falhas e irregularidades,
transmitindo segurança e confiabilidade na correta aplicação dos recursos
públicos, aprovação e reconhecimento da comunidade local.
Toda e qualquer organização possui e pratica os Controles Internos, pois é
através destes que as instituições garantem a sua continuidade.
Segundo Souza (2006, p. 10) o Controle Interno dentro de uma
organização representa “o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas, com
os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiávies e ajudar a
administração na condução ordenada de sua gestão”.
Para que a instituição seja uma empresa de sucesso é necessário um
Controle Interno que tenha como objetivo a preservação do patrimônio público,
evitando as omissões, fraudes ou erros, dando aos gestores a certeza e
segurança da ordem e transparência de suas atividades.
A presente monografia apresenta o tema: Avaliação do Controle Interno
nos setores de Contabilidade e Tesouraria da Prefeitura Municipal de Antonio
Carlos.
1.2 QUESTÕES DE PESQUISA
É de suma importância em decorrêcia dos escândalos que vem
acontecendo, a Operação Moeda Verde em Santa Catarina assim como o
Mensalão no Governo Federal, direcionar este estudo ao Controle Interno
10
Municipal, e por isso são formuladas as questões a seguir referentes ao Controle
Interno vigente nos setores de contabilidade e tesouraria da Prefeitura Municipal
de Antonio Carlos:
•
Qual a importância e a necessidade do Controle Interno para a
Prefeitura Municipal de Antonio Carlos?
•
Existem Manuais de Procedimentos, que descrevem quais as
rotinas e procedimetnos que cada setor deve seguir?
•
Como estão estruturados os Controles Internos nos setores de
Tesouraria e Contabilidade na Prefeitura Municipal de Antonio
Carlos?
•
Quais os procedimentos a serem adotados no Controle Interno da
tesouraria e contabilidade?
1.3 OBJETIVOS
Os objetivos, segundo Fachin (2002, apud BEUREN 2003, p. 65)
“representam o fim que o trabalho monográfico se propõe atingir”. Neste trabalho
monográfico pretende-se atingir os seguintes objetivos geral e específicos:
1.3.1 Objetivo Geral
Avaliar o Controle Interno dos setores de contabilidade e tesouraria da
Prefeitura Municipal de Antonio Carlos.
11
1.3.2 Objetivos Específicos
Quanto aos objetivos específicos foi possível fixar os seguintes:
•
Verificar a existência do Controle Interno, nos setores de
Contabilidade e Tesouraria da Prefeitura Municipal de Antônio
Carlos.
•
Identificar quais os tipos de Controles Internos mais adequados a
serem utilizados pela prefeitura para previnir os desvios e fraudes.
•
Verificar se existe Norma Interna disciplinando os trabalhos
executados pela Tesouraria e pela Contabilidade.
•
Analisar o funcionamento desses controles, caso existam, nos
setores.
•
Verificar os procedimentos utilizados em cada setor.
•
Propor melhoria nos controles internos dos setores estudados,
visando o aperfeiçoamento do setor, se for o caso.
1.4 SUPOSIÇÃO
A teoria existente e a legislação vigente sobre o tema em estudo
subsidiaram as propostas das seguintes hipóteses de estudo:
É necessária, e de fundamental importância à execução de Controles
Internos dentro de uma organização, pois é a partir daí que os municípios passam
a resguardar seus ativos, assegurarem a fidelidade e integridade dos registros
contábeis, passando a evitar o abuso de poder, o erro, a fraude e principalmente
a ineficiência.
Na prefeitura, há inexistência de manual ou documento formal interno que
auxilie o gestor de cada setor em relação à execução de suas tarefas, que desta
forma se tornam mais trabalhosas e desorganizadas.
12
Por não existir documentação formal ou manual interno para que se possa
orientar os setores de Contabilidade e Tesouraria da Prefeitura Municipal de
Antônio Carlos, os setores tendem a adotar diversos procedimentos em seu
Controle Interno.
1.5 ESTRUTURA DO TRABALHO
O presente trabalho é constituído por sete capítulos assim distribuídos:
No primeiro capítulo, realizou-se a introdução do tema de pesquisa, a
justificativa do tema, as questões de pesquisa, os objetivos que se pretende
alcançar e as suposições.
No segundo capítulo, inicia-se a revisão bibliográfica, enfocando o controle
interno, trazendo suas definições, finalidade, classificação, formas, normas,
procedimentos gerais, importância e necessidade do mesmo, e por último a
relação entre o controle interno com o controle externo.
Seguindo, o terceiro capítulo, discorre sobre o sistema de controle interno,
mostrando seus conceitos, características e objetivos.
O quarto capítulo, contempla a auditoria governamental, com seu
respectivo conceito, relação da auditoria interna com a externa e suas finalidades.
O quinto capítulo, está composto pela metodologia, enfocando a
caracterização da pesquisa, seguido do estudo de caso e aos procedimentos
metodológicos.
Dando seguimento, o sexto capítulo aborda a apresentação e análise dos
resultados, composto pelas receitas públicas, despesas e a avaliação do controle.
Apresenta-se então, as considerações finais e as referencias bibliográficas
consultadas para realização deste trabalho.
2 O CONTROLE INTERNO
Para que uma organização pública tenha um bom desempenho em suas
atividades administrativas, e se destaque dentro dos princípios que regem a boa
administração pública é necessário que a instituição exerça um controle interno
eficiente em todos os setores da administração, para assim promover a eficiência
operacional e motivar a adesão às políticas de direção estabelecidas.
2.1 DEFINIÇÕES DE CONTROLE
As ações de controle estão sempre presentes em nosso dia a dia. Ao se
fazer uma viagem de carro, planeja-se a hora da chegada, controla-se o
desempenho, verifica-se à distância e o tempo faltante, dentre outros
procedimentos.
Desejando-se que o controle atinja os resultados planejados, é necessário
o acompanhamento do que está sendo executado. Assim, também é o controle
dentro de uma organização.
Segundo Aurélio Buarque de Holanda Ferreira, Controle é a “fiscalização
exercida sobre atividades de pessoas, órgãos, departamentos, etc., para que não
se desviem das normas preestabelecidas”, ou seja, o controle é a forma mais
prática que as entidades tem para que se consiga atingir os resultados esperados.
Henry Fayoll (1890, apud BOTELHO 2005, p. 23) diz que:
Controle é o exame de resultados. Controlar é ter certeza de que
todas as operações a toda hora estão sendo realizadas de acordo
com o plano adotado com as ordens dadas, e com os princípios
estabelecidos. Ele tende a estimular o planejamento, a significar e
fortalecer a organização, aumentar a eficiência do comando e
facilitar a coordenação.
Em outras palavras, controlar significa manter sempre uma verificação em
todos os aspectos do plano adotado, com objetivo de ajustar quaisquer desvios
14
em relação aos padrões, metas, programas de ação preestabelecidos no
planejamento. Quanto ao programa de ação podemos dizer que o controle é um
instrumento regulador de todas as suas fases, visando o pleno cumprimento
deste. É através do controle que é mantido o programa de ação até a sua plena
execução.
Para Hely Lopes Meirelles (2005, p. 659) o “controle, em tema de
Administração Pública, é a faculdade de orientação e correção que um Poder,
órgão ou autoridade exerce sobre a conduta funcional de outro”.
Então, como visto o controle é uma ferramenta de comando, de direção,
que alguém, por força de competência definida utiliza para aferir os atos,
providência ou operações executadas por outras pessoas, verificando assim se as
medidas
predeterminadas,
planos
e
preceitos
estabelecidos
estão
em
consonância com o que foi determinado.
O controle significa a execução, veficação e fiscalização de todas as
rotinas estabelecidas em cada setor, para verificar se as mesmas estão sendo
cumpridas de acordo com as normas internas da instituição.
O controle pressupõe a existência de planos e de objetivos, pois não se
pode controlar sem planos que definam o que precisa ser realizado. Há
organizações, que além das especificações de ordem técnica que regulam suas
atividades operacionais, têm programas que descrevem passo a passo todas as
rotinas que envolvem cada setor, identificando com clareza o início e o fim de
cada rotina.
Primeiramente, são necessários dois pressupostos para que a função
controle seja exercida: “o planejamento onde se dá o estabelecimento dos
objetivos, das políticas e da situação proposta que se deseja atingir”, e de outro
lado,
a
execução
ou
a
operacionalização
daquilo
que
foi
planejado
(GATTRINGER, 2002).
O planejamento e o controle estão interligados, pois é o planejamento que
define os objetivos que a organização pretende alcançar, pois estes têm a função
de orientar a ação, definir o ritmo dos negócios, motivar as pessoas e facilitar a
avaliação. Então o controle consiste em uma série de passos que auxiliam o
15
gestor no bom desempenho de suas funções garantindo que o desempenho real
se amolde ao planejado.
Por sua vez, a definição de controle interno é mais abrangente. Souza
(2006, p. 10) diz que:
O controle interno representa em uma organização o conjunto de
procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger
os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a
administração na condução ordenada de sua gestão.
Comenta ainda que:
Na avaliação do Sistema de Controle Interno, os membros
responsáveis devem analisar as fraquezas ou a falta de controle,
que possibilitam a existência de erros ou irregularidades. Devem
emitir relatório comentário dando sugestões para o aprimoramento
do Sistema de Controle Interno da organização.
Conforme citado acima, o controle interno dentro de uma organização é
essencial para que as atividades desenvolvidas pelo gestor possam ser
analisadas, organizadas, confiáveis, assim, auxiliando o adminstrador na tomada
de decisão.
Enfim, são vários os controles a que está submetido o administrador
público, mas, no entanto, será abordado apenas aquele controle que o gestor está
obrigado a cumprir, por decorrência das disposições constitucionais e normas
infraconstitucionais.
2.2 FINALIDADES DO CONTROLE INTERNO
O controle interno, através de suas atividades de trabalho, é para a
administração, um meio de identificação de que todos os procedimentos internos
estão sendo efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão
refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
Para Maria Sylvia Zanella Di Pietro (apud CASTRO 2007, p. 95):
A finalidade do Controle é a de assegurar que a Administração
atue em consonância com os princípios que lhe são impostos pelo
ordenamento jurídico, como os da legalidade, moralidade,
16
finalidade pública, publicidade, motivação, impessoalidade; em
determinadas circunstâncias, abrange também o controle
chamado de mérito e que diz respeito aos aspectos discricionários
da atuação administrativa.
Contudo, o controle não se limita somente às aplicações de recursos, ou
seja, também enfoca sobre a gestão da coisa pública sob os mais variados
aspectos, se o gestor está acompanhando a execução das metas do Plano
Plurianual, da Lei de Diretrizes Orçamentárias e da Lei Orçamentária Anual.
De acordo com o Decreto Estadual nº 3.372, de 1º de agosto de 2005:
O Controle Interno é o plano de organização e todos os métodos e
medidas adotados pela administração governamental para
salvaguardar seus ativos, desenvolver a eficiência nas operações,
estimular o cumprimento das políticas administrativas prescritas,
verificar a exatidão e a fidelidade dos dados orçamentários,
financeiros e contábeis e a exação no cumprimento das leis e
regulamentos.
Dentre estas finalidades o controle interno também tem o dever de
promover o cumprimento das normas legais e técnicas, comprovar a eficácia das
ações administrativas, evitar perdas e desperdícios de bens que constituem o
patrimônio, identificar erros, fraudes e seus agentes, e avaliar a eficiência dos
serviços públicos e estimular o seu aprimoramento.
Um controle interno eficiente, além de ser uma poderosa ferramenta
gerencial e dar transparência a toda e qualquer atividade administrativa,
possibilita
que
cada
gestor
seja
responsável
individualmente
pela
operacionalização de suas atividades.
2.3 CLASSIFICAÇÃO DO CONTROLE
A classificação do Controle Interno, segundo o comitê do AICPA está
subdividido em Controle Interno Contábil e Controle Interno Administrativo,
conforme SEF/SC (2007) segue:
Controle Interno Contábil – compreende o plano de organização e
todos os procedimentos referentes diretamente relacionados com
a salvaguarda do ativo e a fidedignidade dos registros financeiros.
Geralmente compreende controles, tais como os sistemas de
17
autorização e aprovação, segregação entre as tarefas relativas à
manutenção e elaboração de relatórios e aquelas que dizem
respeito à operação ou custo dia do ativo, controles físicos sobre o
ativo e auditoria interna.
Controle Interno Administrativo – compreende o plano de
organização e todos os métodos e procedimentos referentes
principalmente à eficiência operacional e à obediência às
diretrizes administrativas que normalmente se relacionam apenas
indiretamente com os registros contábeis e financeiros. Incluem-se
aqui controles como análises estatísticas, estudos de tempo e
movimento, relatórios de desempenho, controle de qualidade.
Então, pôde-se perceber que tanto o controle interno contábil quanto o
controle interno administrativo tem um papel importantíssimo e fundamental para
o bom desempenho da administração. O primeiro, controle interno contábil tem
uma ligação direta com o plano de organização visando a obtenção de um certo
resultado para a proteção do patrimônio, exatidão e integridade dos registros
contábeis e, o controle administrativo, relaciona o plano de organização e todos
os métodos e procedimentos que visam a eficiência das operações e as políticas
da entidade.
2.4 FORMAS DE CONTROLE
São várias as formas de controle que a administração pública adota para
que suas atividades sejam feitas de acordo com o que diz as normas e princípios
constitucionais.
De acordo com Botelho (2005, p. 27) existem 3 (três) formas de controle,
que auxiliam o gestor no desempenho de suas funções, antes, durante e depois
do ato administrativo.
Prévio ou preventivo – é o controle que antecede a conclusão ou
operatividade do ato, como requisito para sua eficácia, exercida a
partir da projeção dos dados reais e pela comparação dos
resultados prováveis com aqueles que se pretende alcançar;
Concomitante ou Sucessivo – é aquele que acompanha a
realização do ato para verificar a regularidade de sua formação; é
o controle no momento do ato ou fato, evitando o cometimento de
falhas, desvios ou fraudes;
18
Subseqüente ou Corretivo – é o que se efetiva após a conclusão
do ato controlado, visando garantir eventuais defeitos, declarar a
sua nulidade ou dar-lhe eficácia;
Em outras palavras, o controle prévio ou preventivo é aquele que é
verificado antes da realização da despesa. Este controle é o mais antigo, contudo,
deixa de funcionar a máquina administrativa suspendendo a eficácia do ato até
sua análise pelo órgão competente. O controle concomitante é aquele efetuado
durante a realização da despesa. É considerado o mais eficaz, pois se verificado
determinado ato como irregular, evita durante a sua execução maior dispêndio ao
erário. Já o controle subseqüente é o realizado depois que a despesa foi
realizada. É a forma mais comum, mais ao mesmo tempo a mais ineficaz, pois
verificar as contas depois de terminada à gestão do gestor torna-se a reparação
do dano muito mais difícil.
2.5 NORMAS DE CONTROLE INTERNO
As normas de controle interno são institucionalizadas através de leis,
decretos leis, portarias e regulamentos legais nos diferentes níveis de governo, e
através delas são estabelecidas às regras que o servidor público deve e não deve
aplicar em sua rotina administrativa.
Para o INTOSAI – International of Supreme Audit Institution e para o GAO
– General Accounting Office – USA as normas de controle para o setor público
são, de acordo com TCE/RS (2007):
Normais Gerais - que visam proporcionar um ambiente de controle
apropriado.
Segurança razoável: estruturas de controle interno devem
oferecer segurança razoável de que os objetivos serão cumpridos;
Atitude Cooperativa: gerentes e empregados devem manter e
demonstrar atitude positiva e de cooperação para com os
controles internos, todo tempo;
Integridade e Competência: gerentes e empregados devem ter
integridade pessoal e profissional e manter um nível de
competência que os permita entender a importância de
desenvolver, implantar e manter bons controles internos e que os
19
permita cumprir os objetivos gerais de tais controles;
Objetivos de Controle: objetivos de controle específicos devem ser
identificados e desenvolvidos para cada uma das atividades, ao
mesmo tempo devem ser apropriados, abrangentes, razoáveis e
integrados com os objetivos gerais da organização;
Acompanhamento
dos
controles:
supõe-se
que
os
administradores exerçam uma supervisão contínua de suas
operações e adotem medidas imediatas e adequadas, baseadas
em todos os achados de operações irregulares, antieconômicas,
ineficientes e ineficazes.
Normas Específicas - são procedimentos pelos quais os objetivos
dos controles são alcançados.
Documentação: a estrutura interna de controle juntamente com
todas as transações e fatos significantes devem estar claramente
documentados e a documentação deve estar sempre disponível
para exame;
Autorização e execução das transações e fatos: as transações e
fatos relevantes devem ser autorizados e executados somente por
pessoas que atuem dentro dos limites de sua autoridade;
Segregação
de
Funções:
devem
existir
deveres
e
responsabilidades-chaves para autorizar, processar, registrar e
revisar as transações, as quais deverão ser separadas entre os
funcionários envolvidos nas respectivas funções;
Supervisão: deve ser providenciada uma adequada supervisão
para se assegurar que os objetivos do controle interno estejam
sendo atingidos;
Acesso aos recursos e registros e respectiva responsabilidade
financeira: o acesso aos recursos e registros deve estar restrito a
indivíduos autorizados que são responsáveis pela custódia ou
utilização dos mesmos. Para assegurar-se de que existe a
responsabilidade
financeira,
os
recursos
devem
ser
periodicamente confrontados com os montantes registrados para
determinar se coincidem. A vulnerabilidade dos bens é que
determina a freqüência desta comparação.
Para que se possa alcançar uma adequada gestão no setor público, é
necessária a qualidade dos controles internos, sendo que tais controles facilitam o
alcance dos objetivos da administração, servindo como equilíbrio de situações
indesejadas.
20
A norma de Auditoria “Controles Internos”, aprovada pelo Instituto de
Contadores da Grã-Bretanha, conforme DUTRA (1999) nos diz que:
Nenhum sistema de controle interno, por mais elaborado que seja,
pode, por si só, garantir administração eficiente, integridade e
correção nos registros; nem tampouco pode impedir a formação
de conluios fraudulentos, particularmente por parte daqueles que
detêm cargos de autoridade ou de confiança. Controles Internos
que dependam da segregação de tarefas podem ser violados pela
pessoa investida da autoridade. A administração freqüentemente
se vê em situação de contornar controles que foram por ela
mesma estabelecidos. Enquanto a competência e a integridade
das pessoas encarregadas dos controles possam ser
asseguradas pela seleção e por treinamento, essas qualidades
podem sofrer alterações devido à pressões, tanto internas quanto
externas à organização. O erro humano, decorre dos erros de
juízo ou de interpretação, de defeitos de compreensão, de
descuidos, fadiga ou distração, pode comprometer a efetividade
dos controles internos.
Seja como for, os superiores, diretores e auditores estão mal
equipados para identificar quando os controles deixaram de ser
eficazes, isto pode constituir matéria para pesquisa adiconal ou,
quem sabe em atitude mais realista, pode exigir o reconhecimento
de que um conceito fundamental subjacente à elaboração de
demonstrativos financeiros é o da Integridade Financeira.
Enfim, as normas de controle interno têm a finalidade de estabelecer os
padrões técnicos e de comportamento, visando alcançar uma situação coletiva e
individualmente desejável.
2.6 PROCEDIMENTOS GERAIS DO CONTROLE INTERNO
Os procedimentos de controle interno são um conjunto de técnicas que
permitem ao gestor realizar o seu trabalho com maior zelo possível, seguindo as
normas institucionais e constitucionais.
De acordo com o Tribunal de Contas da União (2007a)
Os mesmos, desvem ser documentados de forma clara e num
nível de detalhamento adequado, e precisam ser atualizados
sempre que mudanças no ambiente de controle exijam sua
adaptação. A boa documentação das políticas e procedimentos de
controle é um fator fundamental para garantir que as medidas de
21
proteção sejam aplicadas corretamente. Esses documentos
servem para orientar os funcionários e padronizar as atividades,
reduzindo, consequentemente, os riscos de ocorrência de erros e
omissões.
Infelizmente, em muitos órgãos e entidades da Administração
Pública essa documentação não existe, ou não é atualizada como
deveria. A equipe de auditoria deve procurar detectar as áreas
mais críticas e vulneráveis, que devam ser objeto de determinação
no sentido da criação ou atualização dos documentos contendo os
procedimentos de controle pertinentes.
2.7 IMPORTÂNCIA E NECESSIDADE DO CONTROLE INTERNO
É de fundamental importância, os controles internos dentro da
organização pública, pois é através destes que o ente público evita o abuso de
poder, o desperdício, o erro, o uso indevido de recursos e bens, assim, atendendo
naturalmente os princípios que regem a boa administração pública, em especial
ao princípio da legalidade.
Souza (2006, p. 10) diz que:
Cabe a cada Controle Interno Municipal, avaliar setorialmente a
necessidade da implantação de normas específicas. O sistema de
Controle Interno das prefeituras é de fundamental importância
para a gestão municipal, pois, com um bom controle interno
funcionando, tanto prefeitos, como secretários municipais poderão
ficar muito mais tranqüilos em relação ao cumprimento legal dos
seus mandatos. Esse controle interno é que poderá evitar que os
gestores públicos respondam processos nos tribunais de contas,
evitar que tenha cassado os seus mandatos, evitar que tenham
que devolver dinheiro aos cofres municipais, e até mesmo, evitar
possíveis prisões. É este Controle Interno que orientará todos os
setores da administração municipal para o pleno atendimento da
legislação.
É de extrema importância e necessidade a execução de um controle
interno eficiente e eficaz, para que o mesmo possa promover a realização do bem
público, permitindo a obtenção do resultado máximo alcançado, com o mínimo de
recursos, sem desperdícios e sem desvios.
22
A Lei de Responsabilidade Fiscal estabelece regras claras e limitadoras
preenchendo importante lacuna para a obtenção do equilíbrio fiscal, fazendo a
adequação de despesas e dívidas públicas em níveis compatíveis com as receitas
do município.
De acordo com Botelho (2005, p. 23):
O controle interno na administração pública é a verificação da
conformidade da atuação desta a um padrão, possibilitando ao
agente controlador a adoção de medida ou proposta em
decorrência do juízo formado.
Dessa forma, a importância do controle interno pode ser resumida
considerando-se os seguintes fatores:
Quanto maior é a entidade social, mais complexa é a sua
organização estrutural. Para controlar as operações eficientemente,
a administração necessita de relatórios e análises concisos que
reflitam a situação da companhia;
A responsabilidade pela salvaguarda dos ativos da companhia e
pela prevenção ou descoberta de erros ou fraudes é da
administração. A manutenção de um sistema de controle interno
adequado é indispensável para a execução correta dessa
responsabilidade;
Um sistema de controle interno que funcione adequadamente
constitui a melhor proteção para a companhia contra as fraquezas
humanas. As rotinas de verificação e revisão são características de
um bom controle interno que reduzem a possibilidade de que erros
ou tentativas fraudulentas permaneçam encobertos por muito tempo
e permitam à administração possuir maior confiança na adequação
dos dados.
2.8 CONTROLE INTERNO X CONTROLE EXTERNO
23
Embora as atividades desempenhadas por ambos os controles, guardam
alguma similaridade, vale destacar suas diferenças, uma vez que não se
confundem.
De acordo com GOMES (2007), o controle interno é o controle que cada
setor exerce dentro de suas rotinas de trabalho, sendo que o responsável é
exatamente o seu titular, como exemplo, no setor de contabilidade o responsável
é o contador, ou seja, dentro de cada setor da instituição há um controle para que
todos os atos da administração sejam feitos e seguidos de acordo com as normas
e rotinas de trabalho de cada setor.
O sistema de controle interno forma a alma do plano de organização da
entidade, tendo os mesmos objetivos e planos da administração, os quais
consitituem a razão de sua existência, conforme DUTRA ( 1999, p. 30):
Promover a eficiência operacional da insitituição;
Prevenir perdas, conluios, erros e fraudes;
Assegurar confiabilidade ao fluxo de informações necessário ao
planejamento, direção, execução e avaliação do empreendimento;
Garantir o cumprimento das normas legais e regulamentares
aplicáveis a entidade e a adesão á política da administração;
Apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional,
pois dele também depende a qualidade do trabalho dos tribunais de
contas.
O
controle
externo,
é
o
controle
representado
pela
fiscalização
orçamentária, financeira, patrimonial e operacional dos poderes e órgãos da
administração pública, bem como qualquer pessoa física e jurídica que receba
recursos públicos e que será realizado pelo poder legislativo e pelos Tribunais de
Contas. (GOMES, TCE, 2007)
Segundo o disposto no art. 71 da Constituição Federal, o Controle externo,
a cargo dos órgãos municipais, será exercido com o auxílio do Tribunal de Contas
do Estado, ao qual compete:
24
I – apreciar as contas prestadas anualmente pelo prefeitos municipais,
mediante parecer prévio, que deverá ser elaborado em sessenta dias a contar do
seu recebimento;
II – Jugar as contas dos administradores e demais responsáveis por
dinheiro, bens e valores públicos da administração direta e indireta, incluídas as
fundações e sociedades instituídas e mantidas pelo poder público, e as contas
daqueles que derem causa a perda, extravio ou outra irregularidade de que
resulte prejuízo ao erário público;
III – apreciar, para fins de registro, a legalidade dos atos de admissão de
pessoal, a qualquer título na administração direta e indireta, incluídas as
fundações instituídas e mantidas pelo poder público, excetuadas as nomeações
para cargo de provimento em comissão, bem como as de concessões de
aposentadorias, reformas e pensões, ressalvadas as melhorias posteriores que
não alterem o fundamento legal do ato concessório;
IV – realizar, por iniciativa própria, inspeções e auditorias de natureza
contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial, nas unidades
administrativas dos Poderes Legislativo, Executivo e Judiciário, e demais
entidades referidas no inciso II;
V – fiscalizar as contas municipais das empresas supramunicipais de cujo
capital social o estado participe, de forma direta ou indireta, nos termos do tratado
constitutivo;
VI – fiscalizar a aplicação de quaisquer recursos repassados pelo estado,
mediante convênio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congêneres;
VII – prestar as informações solicitadas pelo Congresso Nacional, por
qualquer de suas casas, ou por qualquer das respectivas comissões, sobre a
fiscalização contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial e sobre
resultados de auditorias e inspeções realizadas;
VIII – aplicar aos responsáveis, em caso de ilegalidade de despesa ou
irregularidade de contas, as sanções previstas em lei, que estabelecerá, entre
outras cominações, multa proporcional ao dano causado ao erário;
25
IX – assinar prazo para que o órgão ou entidade adote as providências
necessárias ao exato cumprimento da lei, se verificada ilegalidade;
X – sustar, se não atendido, a execução do ato impugnado, comunicando a
decisão à câmara dos deputados e ao senado federal;
XI – representar ao poder competente sobre irregularidades ou abusos
apurados.
§ 1º No caso de contrato, o ato de sustação será adotado diretamente pelo
congresso nacional, que solicitará de imediato, ao poder executivo as medidas
cabíveis.
§ 2º Se o congresso nacional ou o poder executivo, no prazo de noventa
dias não efetivar as medidas previstas no parágrafo anterior, o tribunal decidirá a
respeito.
§ 3º As decisões do Tribunal de que resulte imputação de débito ou multa
terão eficácia de título executivo.
§ 4º O tribunal encaminhará ao congresso nacional, trimestral e
anualmente, relatório de suas atividades.
Como citado acima, faz necessário lembrar que tanto o controle interno,
quanto o controle externo, estão previstos na constituição federal. No entanto, o
Sistema de Controle Interno é parte integrante da administração, tendo como
função o acompanhamento da execução dos atos, indicando, dando opiniões
preventivas ou corretivas, às ações a serem desevolvidas com vistas ao
atendimento da legislação. Já o controle externo, é exercido por órgão estranho à
administração, não participando no entando dos atos praticados pela mesma,
cabendo-lhe entre as funções reservadas pela constituição, a fiscalização.
O controle interno, como visto, é uma ferramenta de utilidade, não só para
o controle externo, mais também para a administração municipal, evitando assim,
ocorrência de fatos irregulares que poderão causar danos a toda sociedade
3 SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Diferentemente do Controle Interno que é o controle que cada gestor faz
dentro de cada setor, o Sistema de Controle Interno é o controle responsável pela
verificação do bom e correto andamento dos procedimentos realizados na
administração pública.
Com a valorização do Controle Interno a partir da Constituição Federal de
1988, fica necessária a criação de um Sistema de Controle Interno que possa
avaliar e a coordenar os trabalhos e atividades executados pelos servidores em
geral, servindo como um serviço de apoio à administração.
3.1 CONCEITO DE SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Para atingir seus objetivos, as organizações organizam, agrupam, de forma
lógica, uma série de funções necessárias para que as tarefas sejam realizadas,
resultando o estabelecimento de uma série de rotinas que são denominadas
sistema, sendo que se as mesmas forem cumpridas pelo gestor, garantem a
detecção de fraudes ou erros, a precisão e integridades dos registros contábeis, a
salvaguarda de ativos e a preparação oportuna de informações financeiras
confiáveis.
De acordo com Souza (2006, p. 11), “o Sistema de Controle Interno, é
aquele que efetivamente orienta, fiscaliza e ajuda na gestão. É responsável
diariamente por esse controle das contas públicas”, ou seja, é o sistema de
controle interno o responsável pela verificação dos atos da administração pública,
e que atuará em todos os setores do órgão ou poder.
Para Rodrigo Pironti Aguirre de Castro (2007, p.148),
Todo sistema de controles financeiros e de qualquer outra
natureza da entidade, incluindo a estrutura organizacional, os
27
métodos, os procedimentos e a auditoria interna, estabelecidos
pelos administradores segundo os objetivos da entidade, que
contribuem para que ela seja regularmente administrada de forma
econômica, eficiente e eficaz, garantindo, assim, a observância
das políticas determinadas pela administração, salvaguardando
bens e recursos, assegurando a fidedignidade e integridade dos
registros contábeis e produzindo informações financeiras e
gerenciais confiáveis e tempestivas.
Comenta ainda que,
O sistema de controle interno da Administração Pública propõe
uma enorme gama de orientações normativas e técnicas voltadas
a verificação da legalidade do ato e da conformação da conduta
do agente com os principios ordenadores da sociedade.
Assim, de forma simplificada pode-se definir o Sistema de Controle Interno,
como sendo o conjunto complexo e organizado de regras e normas, de unidades,
princípios, métodos e procedimentos coordenados entre si, cujo papel principal
não está em exercer propriamente o controle, mas, a partir de exames a serem
efetuados, assegurar que os controles necessários existam e funcionem,
sugerindo mudanças voltadas a aprimoração dos resultados.
3.2 CARACTERÍSTICAS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
É importante ressaltar que os administradores públicos não devem olhar
para o Sistema de Controle Interno somente como uma exigência constitucional, e
sim como um grande aliado que lhes permitem acompanhar de perto o equilíbrio e
transparência das contas públicas, a preservação do patrimônio, assegurar a
correta aplicação dos recursos e acompanhar de perto o desenvolvimento dos
serviços públicos. Relaciona-se abaixo as características de um sistema de
controle interno, De acordo com o Tribunal de Contas da União (2007b):
Autorizações, aprovações e conferências adequadas;
Registros apropriados e oportunos de transações;
Restrição ao acesso e utilização de recursos;
Inventário periódico de bens e valores;
28
Definição precisa de responsabilidades, compatível com a
autoridade dos cargos;
Segregação de funções;
Formação e treinamento de pessoal, com acompanhamento e
avaliação de desempenho;
Férias obrigatórias e rodízio de funções;
Políticas e orientações (organogramas, planos de cargos e
salários, manuais de serviços, planos de contas) bem
documentados e divulgados;
Procedimentos e rotinas bem documentados;
Auditoria Interna vinculada à alta administração;
Guarda e organização de dados e documentos.
São várias as características do sistema de controle interno que fazem com
que a administração pública se torne modelo de desempenho e transparência a
toda população.
O sistema de controle interno, quando bem aplicado, com seu processo de
funcionamento compreendendo a boa aplicação das técnicas apropriadas,
seguidas de um planejamento adequado, revela-se de grande interesse para a
administração, além de mostrar-se de grande contribuição para o Controle
Externo, e por fim para toda sociedade.
3.3 OBJETIVOS DO SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
O Sistema de controle interno tem como objetivo principal, assegurar a
precisão das informações contábeis, financeiras e patrimoniais auxiliando o
administrador na tomada de decisão, desde o planejamento até a execução das
metas traçadas, revestindo-se de necessária confiabilidade.
O art.74 da Constituição Federal, trata o sitema de controle interno,
especificando suas competências, as quais se passa a comentar a seguir:
29
Art. 74. [...] I - avaliar o cumprimento das metas previstas no plano
plurianual, a execução dos programas de governo e dos orçamentos.
O plano plurianual é elaborado de quatro em quatro anos e deve ser
aprovado pelo poder legislativo, no primeiro ano de mandato do prefeito,
governador e presidente, sendo que deverá ser executado durante 3 anos de sua
gestão e um para a próxima.
É no planoplurianual que estão contidas as metas da administração pública
e os investimentos previstos para os próximos quatro anos.
O planejamento da administração pública se completa com a elaboração
da Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO) e da Lei Orçamentária Anual (LOA),
ambas anuais.
Dessa forma, o Controle Interno deverá atuar durante a vigência destas
leis, verificando se tudo que foi previsto está sendo cumprido.
Art. 74. [...] II – comprovar a legalidade e avaliar os resultados, quanto à
eficácia e eficiência, da gestão orçamentária, financeira e patrimonial nos órgãos
e entidades da administração, bem como da aplicação de recursos públicos por
entidades de direito privado.
Nesta tarefa, o Sistema de Controle Interno fará uma análise para verificar
se os procedimentos adotados pela administração pública estão atendendo ao
princípio constitucional da legalidade, ou seja, se não há descumprimento a
norma legal, e analisar se os resultados estão sendo satisfatórios.
Art. 74. [...] III – exercer o controle das operações de crédito, avais e
garantias, bem como dos direitos e haveres.
Aqui os responsáveis pelo Sistema de Controle Interno, devem verificar se
as operações de crédito estão sendo feitas dentro do principio da legalidade, bem
como vereficar se os recursos estão sendo aplicados de acordo com o que foi
estabelecido no contrato fimado com o agente financeiro.
O Sistema de Controle Interno também deverá ficar atento quanto a
regularidade dos pagamentos destes empréstimos.
Art. 74. [...] IV – apoiar o controle externo no exercício de sua missão
institucional.
30
Neste momento, o controle interno será auxiliar do controle externo, para
que quando acontecer qualquer ato de irregularidade, o mesmo possa apresentar
sugestões à autoridade administrativa para as necessárias correções, lembrando
que em caso de omissão de informação relevante, o responsável do sistema de
controle interno será responsável solidário, juntamente com o administrador
público infrator.
Desse modo, apoiar tanto o Poder Legislativo, quanto o executivo e o
Tribunal de Contas no exercício de suas funções de exercer a fiscalização
contábil, financeira, orçamentária, operacional e patrimonial da entidade, quanto
aos
aspectos
da
legalidade,
legitimidade,
economicidade,
aplicação
de
subvenções, renúncia de receita, impessoalidade, moralidade, publicidade,
eficiência e eficácia, efetividade e equidade, é um passo fundamental para que a
empresa pública seja eficiente e eficaz no desenvolvimento de seus trabalhos.
4 AUDITORIA GOVERNAMENTAL
A auditoria governamental é fundamental para avaliação dos Sistemas de
Controle Interno das organizações públicas, é através dela que é verificado se os
atos da administração estão sendo feitos corretamente dentro dos principios
constitucionais.
4.1 CONCEITO DE AUDITORIA
A auditoria consiste na avaliação das atividades feitas pela administração,
ou seja, é o exame que os auditores fazem para verificar se todos os
procedimentos e atividades da instituição foram feitos de acordo com o que diz a
legislação.
Segundo Lopes de Sá (2000, p. 25):
A auditoria é uma tecnologia contábil aplicada ao sistemático
exame dos registros, demonstrações e de quaisquer informes ou
elementos de consideração contábil, visando a apresentar
opiniões, conclusões, críticas e orientações sobre situações ou
fenômenos patrimoniais da riqueza aziendal, pública ou privada,
quer ocorridos, quer por ocorrer ou prospectados e
diagnosticados.
A auditoria, por meio de suas atividades de trabalho, é para a
administração um meio de identificação de que todos os procedimentos internos e
politicas definidas pela instituição, bem como os sistemas contábeis e de controle
interno, estão sendo efetivamente seguidos e que as transações realizadas estão
refletidas contabilmente em concordância com os critérios previamente definidos.
De acordo com FRANCO, MARRA (2000, p. 26) se define a auditoria
como:
A técnica contábil que através de procedimentos específicos que
lhe são peculiares, aplicados no exame de registros e
documentos, inspeções, e na obtenção de informações e
confirmações, relacionados com o controle da patrimônio de uma
entidade – objetiva obter elementos de convicção que permitam
julgar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com
32
princípios fundamentais e normas de
demonstrações
contábeis
deles
adequadamente a situação econômica –
os resultados do período administrativo
situações nelas demonstradas.
contabilidade e se as
decorrentes
refletem
financeira do patrimônio,
examinado e as demais
Enfim, a auditoria é uma técnica contábil que deverá estar presente
continuadamente em todas as empresas, é através dela que se tem à certeza de
que todos os atos praticados pela administração e até mesmo pelo contador estão
sendo praticados e feitos corretamente, zelando sempre para que estejam sendo
feitos de acordo com as normas e principios contituicionais geralmente aceitos.
Por sua vez o conceito de auditoria governamental é mais abrangente.
Segundo Lopes de Sá (2000, p.44) “A auditoria governamental é uma
“especialização” dentro do campo da auditoria”, ou seja, ela segue os princípios
técnicos
básicos,
bem
como
as
normas,
embora,
apresente
algumas
peculiaridades em sua aplicação e uma sistemática específica.
Com o objetivo de verificar se os controles internos atingem os seus
objetivos fundamentais, a auditoria governamental tem a função de examinar as
operações feitas pela organização, fazendo uma avaliação independente da
adequação e eficácia do Sistema de Controle Interno, para assim verificarem se
as atividades desempenhadas, foram feitas de acordo com as normas brasileiras
de Contabilidade e Auditoria.
Entretanto, como já visto, a auditoria é uma técnica contábil utilizada para
zelar preventivamente o patrimônio das organizações, apurando as contas
públicas através da verificação de sua regularidade, quanto a legalidades dos
atos praticados pela administração.
4.2 AUDITORIA INTERNA X AUDITORIA EXTERNA
Para que se possa atender plenamente o chefe do poder executivo e o
controle externo, o Sistema de Controle Interno necessitará aumentar suas
atividades
para
que
se
possa
obter
avaliações
reais
dos
diversos
questionamentos que integram o seu trabalho, com isso, deverá ser utlizado nesta
33
situação a auditoria interna, que primeiramente deverá ser dirida pelo controlador
interno, com o auxílio e integração dos servidores que atuam na área auditada.
Segundo Gomes (2007, p. 31):
A auditoria interna é um conjunto de procedimentos técnicos
utilizados para examinar a integridade, adequação e eficácia dos
controles internos e das informações físicas, contábeis,
financeiras e operacionais da entidade.
Em outras palavras, a auditoria interna é uma forma de o responsável pelo
setor de controle interno, poder verificar se os controles que foram feitos pelos
gestores de cada setor estão sendo feitos corretamente conforme os métodos e
procedimentos adotados para cada setor.
Para Lopes de Sá ( 2000, p. 41) a auditoria interna é “quando a verificação
dos fatos é realizada por funcionários da própria empresa, constituindo um
serviço, uma seção ou um departamento, a intervenção ou sensura”.
Enfim, a auditoria interna é a que o próprio funcionário da entidade faz para
verificar a exatidão das informações, assim podendo fiscalizar se tudo está sendo
feito dentro dos princípios e normas constitucionais.
Definindo auditoria externa, na visão de FRANCO, MARRA (2000, p. 216)
“é aquela realizada por profissional liberal, auditor independente, sem vínculo de
emprego com a entidade auditada e que poderá ser contratado para auditoria
permanente ou enventual”.
Entende-se a auditoria externa como a fiscalização feita por pessoa que
não tenha nenhum vínculo com a entidade auditada, para verificar de acordo com
os métodos e conveniências próprias, desde que o mesmo obedeça às normas
usuais da auditoria, se os procedimentos adotados pelo gestor foram feitos
corretamento e dentro da legalidade.
“Quando a verificação dos fatos é levada a efeito por profissional liberal, ou
por associação de profissionais liberais e, portanto, elementos estranhos à
empresa, a intervenção ou censura denomina-se auditoria externa”, conforme diz
SÁ (2000, p. 41).
Como neste trabalho está se destacando os controles da admininstração
pública, destaca-se neste momento quais os principais responsáveis pela
34
auditoria nas organizações públicas: a auditoria interna deve ser feita pelo
responsável do Controle Interna da entidade, sendo que a auditoria externa
deverá ser feita por pessoa que não tenha nenhum vínculo com a entidade, mais
precisamete é feito pelos tribunais de contas do estado e da união.
Enfim, é a auditoria a ferramenta mais precisa que a entidade possui e
deve utilizar, para verificação de erros, fraudes, pois é através dela que o
administrador descobrirá se os gestores agiram de má fé causando dano ao
erário, identificando os responsáveis e punindo-os pelos erros causados.
4.3 FINALIDADE DA AUDITORIA GOVERNAMENTAL
A finalidade da auditoria governamental é fornecer aos gestores, em todos
os níveis, informações que os auxiliem a controlar as operações e atividades
pelas quais são responsáveis. Para tanto, a auditoria governamental lhes fornece
análise, avaliações, recomendações, assessoria e informações relativas às
atividades examinadas.
Para que a auditoria governametal seja um processo de exame de
qualquer ato ou fato adminisntrativo, contábil e patrimonial, é necessário que esta
técnica tenha as seguintes finalidades de acordo com (SENADO, 2007):
I. Comprovar a legalidade e legitimidade e avaliar os resultados,
quanto à economicidade, eficiência e eficácia da gestão
orçamentária,
administração
financeira
direta
e
e
patrimonial
entidades
nas
unidades
supervisionadas
da
da
administração federal, bem como a aplicação de recursos
públicos por entidades de direito privado.
II. Dar suporte ao exercício pleno da supervisão ministerial, através
das seguintes atividades básicas:
a. Examinar a observância da legislação federal específica e
normas correlatas;
35
b. Avaliar a execução dos programas de governo, dos
contratos,
convênios,
acordos,
ajustes
e
outros
instrumentos congêneres;
c. Observar o cumprimento, pelos órgãos e entidades, dos
princípios fundamentais de planejamento, coordenação,
descentralização, delegação de competência e controle;
d. Avaliar o desempenho administrativo e operacional das
unidades
da
administração
direta
e
entidades
supervisionadas;
e. Verificar o controle e a utilização dos bens e valores sob
uso e guarda dos administradores ou gestores;
f. Examinar e avaliar as transferências e a aplicação dos
recursos orçamentários e financeiros das unidades da
administração direta e entidades supervisionadas; e
g. Verificar e avaliar os sistemas de informações e a
utilização dos recursos computacionais das unidades da
administração direta e entidades supervisionadas.
Os variadíssimos fins atestam, que a auditoria governamental é de grande
utilidade para a administração pública, pois é através dela que o servidor terá
certeza de que seus fatos e atos administrativos estão sendo feitos corretamente.
5 METODOLOGIA
A metodologia é seguida pela caracterização da pesquisa, passando pelo
estudo de caso, caracterização da empresa (entidade) onde serão levantados os
dados necessários para a pesquisa, bem como a descrição dos procedimentos
metodológicos para que se processe a monografia.
Segundo Beuren (2003, p. 67) “a metodologia da pesquisa é definida com
base no problema formulado, o qual pode ser substituído ou acompanhado da
elaboração de hipóteses”.
5.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA
Inicialmente, foi realizada um pesquisa bibliográfica do tipo exploratória,
que proporcionou maiores informações sobre o tema, bem como embasamento
para a aplicação do enfoque que se tinha em mente.
Posteriormente, verificou-se as práticas atuais nos setores de contabilidade
e tesouraria, diagnosticando os controles internos existentes, verificando-se a
extensão
dos
mesmos,
para
então
apresentar
melhorias,
visando
o
aperfeiçoamento dos setores.
Quanto à forma de elaboração da monografia foi qualitativa, e com a
definição das questões de pesquisa, o trabalho seguiu uma metodologia própria,
motivada pela necessidade de resolver problemas sobre os controles internos
relacionados à contabilidade e tesouraria da Prefeitura Municipal de Antonio
Carlos.
5.2 ESTUDO DE CASO
37
Em resposta às questões propostas, foi realizado um estudo de caso, o
qual se desenvolveu junto à Prefeitura Municipal de Antonio Carlos. Este estudo
foi precedido, primeiramente, pela exposição do problema e em seguida foi feita
uma análise mais profunda do Controle Interno nos setores de Contabilidade e
Tesouraria da Prefeitura Municipal de Antônio Carlos. Após a depuração, foi o
momento da análise e proposição de se necessário, novas adaptações, tentando
evidenciar uma melhoria naquilo existente nos setores de Tesouraria e
Contabilidade.
5.2.1 Caracterização da Empresa
A Prefeitura Municipal de Antônio Carlos, foi instituída no dia 06 de
novembro de 1963, devido a emancipação política do município.
Com uma população de aproximadamente 6.434 habitantes, e uma área de
aproximadamente 229,12 Km², o município destaca-se como um dos maiores
produtores de hortaliças da região e também pelas suas belas paisagens naturais.
Hoje, a prefeitura está constituída com uma média de 274 funcionários,
entre eles, efetivos, contratados, e comissionados.
A instituição conta com 7 secretarias que estão assim distribuídas:
Secretaria da Administração, Secretaria da Educação, Secretaria da Saúde e
Assistência Social, Secretaria da Industria, Comércio, Esporte e Turismo,
Secretaria de Obras e Serviços Públicos, Secretaria da Agricultura e Secretaria
de Planejamento e Desenvolvimento Urbano.
5.3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS
O presente trabalho foi elaborado através de dados que foram extraídos da
legislação vigente, entrevistas, materiais impressos fornecidos pela Federação
38
Catarinense de Municípios, Tribunal de Contas do Estado, livros, artigos, leis e
decretos.
Foi elaborado um questionário, bem como a observação nos setores para
que se coletasse os dados necessários para o desenvolvimento da monografia.
A depuração dos dados fez com que se tivesse uma noção da realidade
existente na prefeitura municipal de Antonio Carlos no que se refere aos
Controles
Internos
Contabilidade.
dos
setores
estudados,
quais
sejam
Tesouraria
e
6 APRESENTAÇÃO E AVALIAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL
Os órgãos de apoio da Prefeitura Municipal de Antônio Carlos como já
visto, possuem seus processos de trabalho estruturados em 7 secretarias:
Administração, Saúde e Assistência Social, Obras e Serviços Públicos, Educação
e Cultura, Indústria, Comércio, Esporte e Turismo, Agricultura e Meio Ambiente e
Planejamento e Desenvolvimento Urbano.
Nesta situação atual, são poucas as pessoas dentro da organização que
percebem como um processo de trabalho se desenvolve. De fato, grande parte
dos funcionários não entende que o processo não se trata de uma atividade
estanque, ou seja, pertencente a um só departamento, mais sim a toda instituição.
A partir de agora será feita uma análise nos dois setores, Contabilidade e
Tesouraria, os quais são tidos como mais importantes dentro da organização, pois
é através destes que se consegue dados suficientes para a elaboração do
planejamento das atividades.
São nestes dois setores que se passam todos os procedimentos referentes
à receita e à despesa pública, desde a origem da receita até a realização dos
gastos da mesma.
6.1 RECEITAS PÚBLICAS
O município, bem como outras entidades estatais, necessita de recursos
financeiros para que possam realizar suas obras e serviços públicos. Para que a
prefeitura possa obter esses recursos financeiros, a mesma se utiliza do poder
impositivo para estabelecer os tributos, ou explorar seus bens e serviços a
particulares.
Os tributos juntamente com os valores recebidos pela prestação de
serviços e bens a particulares, constituem a renda pública, que em conjunto com
40
os demais recursos conseguidos pelo município, fora de suas fontes próprias,
formam a receita pública.
Estes recursos financeiros que o município recebe são necessários para
que a administração municipal possa custear seus serviços, remuneração dos
funcionários, aquisição de bens, bem como a execução de obras e todas aquelas
despesas necessárias à consecução de seus fins.
Para melhor visualizar o controle interno existente nos setores estudados,
foi feita uma análise dos procedimentos referentes à receita e a despesa
respectivamente.
Primeiramente, para que a organização possa impor o tributo ao
contribuinte, é necessário que o mesmo seja cadastrado junto ao órgão público,
seja este cadastro referente à aquisição de imóvel, abertura de uma empresa,
serviços prestados, enfim precisa-se deste cadastro para qualquer pessoa que irá
fazer algum tipo de transação com a prefeitura. Através deste cadastro o
responsável pelo setor de tributação emitirá uma guia, ou um carnê no caso do
IPTU o qual será encaminhado para o contribuinte via correio para quem mora
fora do município, e pessoalmente através de um servidor na casa de cada
cidadão, onde o mesmo pega assinatura do contribuinte para comprovação de
que o carnê foi entregue. As guias, geralmente, o contribuinte obtém junto ao
setor de tributação, ou até mesmo na contabilidade. Após ter o carnê ou a guia
em mãos o contribuinte deve se deslocar até uma agência bancária para o
referido pagamento. Em casos exporádicos o valor é recebido no caixa da
prefeitura. Após o recebimento, por via bancária o responsável pelo setor de
tributos vai até o banco, solicita os relatórios que tem discriminado quais os tipos
de receita e o contribuinte, em seguida dá a baixa em seu sistema, passando
assim para o tesoureiro que dará a entrada da receita no livro e faz a conferência
com o extrato bancário. Quando a receita entra através do caixa, quando não
recebida pela própria tesoureira, o responsável pelo setor de tributos repassa o
dinheiro para a mesma, juntamente com a folha do talão de receitas que
discrimina qual o credor, valor e a que tributo se refere. Passando todas estas
entradas de receita pela tesouraria para registro no livro, é encaminhado para o
setor de contabilidade o qual faz os lançamentos na contabilidade. Quando são
feitos os devidos lançamentos, estes já são discriminados a que tipo de receita se
41
refere, se é tributária, patrimonial, transferências, etc., enfim todos estes
procedimentos se dão quando o recebimento é de receitas tributárias (IPTU, ISS,
ITBI, TAXAS)
Quando o recebimento se dá através de transferências financeiras, ou seja,
receitas oriundas de outras entidades estatais, o dinheiro é depositado em contas
próprias, como por exemplo, FPM, FUNDEB, FEX. Quando se trata destas
transferências á função da tesoureira é ficar atenta a estas entradas na conta
bancária para devido registro na contabilidade.
Para entender melhor a distribuição das receitas, existe as ordinárias e as
vinculadas.
As receitas ordinárias são aquelas que podem ser gastas em qualquer
atividade da empresa, seja construção, manutenção, material de expediente,
enfim em qualquer tipo de despesa. Já a receita vinculada é aquela recebida para
fins específicos, como por exemplo, à receita do salário educação, vem somente
para gastar com educação, o dinheiro para o transporte escolar, vem somente
para gastar com transporte escolar.
Vale destacar um exemplo de receita vinculada, que são as que o
município recebe através de convênios.
Para
se
conseguir
um
recurso
através
de
convênio
o
prefeito
primeiramente encaminha um ofício a um parlamentar que tenha maior vinculo,
destacando no ofício o valor que deseja para conseguir realizar determinada
despesa, destacando no ofício também o que será realizado com o recurso.
Depois de o parlamentar estar com o ofício em mãos ele pode ou não
liberar o recurso. Se liberado, pede para empenhar a despesa para o município. O
parlamentar direcionará este recurso ao ministério competente a que se refere à
despesa, onde o mesmo encaminhará via agente financeiro à confirmação do
recebimento do recurso.
Após o recebimento da confirmação, o responsável pelo convênio
encaminha a documentação necessária para a contratação, estando tudo certo, o
agente financeiro encaminha os documentos ao Ministério Competente, e é neste
momento que se dá à contratação do convênio. Enfim são feitos os lançamentos
de entrada na tesouraria e na contabilidade respectivamente.
42
6.2 DESPESAS PÚBLICAS
Agora, quanto às despesas, são vários os procedimentos para que a
mesma possa se efetuar.
Neste ano, foi implantado na prefeitura os procedimentos para realização
das despesas, pois as compras estavam sendo efetuadas sem o devido controle
descumprindo com os princípios da legalidade e economicidade, pois todos os
funcionários estavam comprando de forma direta sem a verificação se precisava
ou não de licitação.
Para solucionar o problema, foi elaborado um roteiro o qual todos deverão
seguir, e juntamente com este roteiro foi assinada uma portaria, a qual descreve
quais pessoas responsáveis pela compra e pelo recebimento da mesma em cada
secretaria.
Então, a partir desta portaria os procedimentos para a compra passaram a
ser os seguintes: Primeiramente cada funcionário, que necessite comprar algo,
deverá requerer através de uma comunicação interna ao seu secretário, o mesmo
poderá autorizar ou não a compra, após a autorização do secretário o funcionário
encaminha a comunicação interna ao setor de compras, o qual verificará se a
compra deverá ser feita direta ou através de processo licitatório.
Se a compra se der através de compra direta, o responsável pelo setor de
compras faz três orçamentos, emite uma autorização de fornecimento encaminha
ao setor de contabilidade para o devido empenho e em seguida efetua a compra
no local onde o produto ou serviço for mais barato. Depois de feita a compra é
encaminhada ao setor de contabilidade á nota fiscal para a liquidação do
empenho, e o pagamento é feito pela tesoureira conforme acordado entre as
partes, pode ser no mesmo dia, trinta dias, enfim conforme combinado com o
fornecedor.
Se o setor de compras detecta que a compra deverá se proceder através
de processo licitatório, é encaminhado ao setor de licitação para a elaboração do
processo. Neste setor são vários os cuidados que o responsável pela elaboração
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do processo deve tomar, desde a conferência se há ou não dotação, até a
abertura do processo.
Após a abertura do processo licitatório é feita á conferência se todos os
participantes estão aptos a participarem do mesmo, e dos que estiverem aptos,
vencerá o que tiver menor preço.
Vale destacar que estes procedimentos que foram implantados neste ano
na prefeitura ainda estão em fase de adaptação, pois nem todos os funcionários
estão cumprindo com os mesmos, bem como não estão sofrendo penalidades por
tais descontroles, mais acredita-se que até meados do ano de 2008 tudo esteja
funcionando conforme portaria e roteiro de compras.
Quanto aos gastos dos recursos recebidos através de convênios se o
recurso for destinado para obras, é encaminhado ao agente financeiro depois da
contratação, todo o projeto de engenharia e mais a documentação técnica para o
corpo técnico (engenheiros) analisarem, e se os mesmos aprovarem encaminham
um ofício para a prefeitura para que seja elaborado o processo licitatório da obra.
Depois da abertura do processo licitatório, é encaminhado para o agente
financeiro todo o processo licitatório ainda não homologado, se aprovado o
processo, pode-se homologar.
Depois da homologação, está tudo pronto para o início da obra, e começa
a ser feita às medições, que depois de aprovadas é feita a prestação de contas
parcial da primeira medição. Aprovada a medição é feita a liquidação da parcela
na contabilidade e procede-se o pagamento da prestação.
Após o pagamento da última medição, o vencedor da licitação emite o
termo de recebimento da obra a prefeitura municipal. Depois a prefeitura pede ao
agente financeiro o extrato da conta, e o saldo é devolvido ao ministério
competente e pede-se o zeramento da conta, depois disso, o ministério
encaminha um ofício ao prefeito dando quitação da execução da despesa.
44
6.3 AVALIAÇÃO DO CONTROLE
O Objetivo primordial desta monografia foi realizar uma verificação no
controle interno nos setores de contabilidade e tesouraria da Prefeitura Municipal
de Antonio Carlos, bem como identificar a necessidade de outros controles,
desejando aplicar na órla pública a dinâmica da empresa privada, ou seja, zelar
pela qualidade dos trabalhos desenvolvidos pela administração, objetivando
sempre economicidade, eficiência e eficácia e o apoio à alta administração para
tomada de decisão.
Na situação atual dos setores estudados, pode-se notar que os
procedimentos estão atrelados a setores, quando os fluxos na verdade não são
isolados, sendo interligados por toda a instituição, indicando a necessidade de
controle em vários pontos, principalmente pelo fato dos processos estarem
vinculados aos setores.
Através da avaliação feita nos setores de contabilidade e tesouraria podese perceber que há um controle favorável quanto aos processos de pagamento e
recebimento de despesas e receitas respectivamente. Alguns problemas foram
encontrados, destacando neste momento a não integração entre sistemas de
informática, o que influencia a possibilidade de erros nos registros contábeis.
Houve também a detecção de outros problemas que deverão ser analisados e
estruturados conforme determina a legislação.
No setor de tesouraria foi constatado que é feita a escrituração de livro de
contas correntes bancárias, porém esta escrituração não é informatizada e sim
manuscrita, o que torna mais fácil de cometer erros, desvios e irregularidades. O
responsável pelo setor de tesouraria não faz um fluxo de caixa compatibilizando
os recebimentos e pagamentos tendo em vista que a prefeitura sempre tem
dinheiro em caixa. A emissão de cópia de cheques é feita e necessária para
comprovação de que o pagamento foi autorizado pelo prefeito, sendo a mesma
anexada ao documento fiscal correspondente.
45
Quanto aos recebimentos na tesouraria, sabe-se que o correto é não
receber qualquer que seja a quantia em espécie, deve sim se estabelecer um
prazo para o referido depósito.
Os pagamentos com cheques contém duas assinaturas, a do prefeito e a
da tesoureira, sendo que há uma portaria delegando os poderes para que a
mesma possa assinar.
A tesoureira e o responsável pelo setor de tributos da prefeitura em casos
exporádicos recebem pequenas quantias em dinheiro através do caixa, o que não
é permitido a mesma pessoa que recebe fazer a escrituração no livro de
tesouraria, vale destacar que as quantias recebidas em caixa devem ser
depositadas em conta bancária, o que não está acontecendo no município.
Quanto ao problema da não segregação de funções também acontece com as
conciliações bancárias, pois são feitas pela mesma pessoa que assina os
cheques, mas com um porém, a contadora depois também faz a conciliação no
final do mês.
Os talões de cheque são guardados dentro de uma gaveta na tesouraria,
onde só a tesoureira trabalha, o qual para maior segurança era melhor guarda-los
dentro do cofre. Não são feitas assinaturas de cheques em branco, somente
depois de emitidos.
Então foram estes os pontos analisados no setor, tendo a destacar que o
setor de tesouraria apesar de pouco informatizado, apresenta um controle interno
bastante favorável, sempre buscando fazer as coisas certas e nas horas certas,
mas foi constatado que no setor há grande dificuldade de mudanças.
No setor de contabilidade, pode-se verificar que a escrituração tanto das
despesas quanto das receitas no livro diário e no livro razão se dão regularmente
e a escrituração se dá simultaneamente no Sistema Financeiro, Patrimonial e
Orçamentário, que possibilita maior qualidade dos controles.
A contabilização se dá mediante a documentação idônea, e é feita
tempestivamente, conforme vai ocorrendo à movimentação, obedecendo
regularmente os princípios contábeis geralmente aceitos.
Como nenhuma prefeitura é perfeita, foi constatado que na prefeitura de
Antonio Carlos por ser uma prefeitura de pequeno porte não apresenta a
46
segregação de funções, o qual a mesma pessoa que registra os empenhos
também faz o registro das receitas, o que pode prejudicar a administração
causando erros, desperdícios e irregularidades, o que deveria ser feito é um
rodízio onde cada pessoa fizesse um pouco em cada setor, pois principalmente
no de contabilidade e tesouraria só tem uma ou duas pessoas para fazerem todos
os procedimentos, o que causa grande probabilidade de erros e fraudes.
No mais, os setores estão atingindo os resultados esperados, dentro das
normas e princípios constitucionais.
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O objetivo primordial da presente monografia foi o de avaliar o controle
interno nos setores de contabilidade e tesouraria da Prefeitura Municipal de
Antonio Carlos, verificando se existe o controle interno nos referidos setores e
identificando quais os tipos de controle mais adequado para poder prevenir
irregularidades, observando os procedimentos utilizados em cada departamento,
bem como propor melhorias visando o aperfeiçoamento do setor. Quando se diz
que determinada atividade deve ser controlada, busca-se imediatamente a
simples idéia do ato de fiscalizar, mas, no entanto, controle não é somente isso, e
sim é o ato que a administração tem para dirigir, fiscalizar ou orientar as
atividades. O controle interno é indispensável para o desenvolvimento de
qualquer tipo de entidade, seja ela pública ou privada. A administração pública no
Brasil, conta com o controle interno como sendo um instrumento que concede a
sociedade todas as garantias para que a gestão seja transparente mostrando-se
acessível a toda sociedade.
A Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF) foi promulgada no Brasil, com o
objetivo de substituir a administração pública burocrática pela gerencial e desta
forma aumentar a eficiência na prestação dos serviços pelos estados e municípios
e para que o contador público possa obter seu lugar de destaque dentro da
organização, pois é ele o conhecedor da ciência capaz de demonstrar através de
balanços as informações necessárias para os gestores das finanças públicas e
também a sociedade, assim representando um dos mais importantes exercícios
de cidadania.
A importância e a necessidade do controle interno nas instituições públicas
está em prevenir falhas e erros, além de estimular a máxima eficiência na
realização de tarefas, garantindo a sociedade economicidade e transparência
quanto aos atos executados pela administração.
Verificou-se, pela análise, que os setores de contabilidade e tesouraria da
Prefeitura Municipal de Antonio Carlos não possuem manual de procedimentos
delimitando quais os trabalhos que devem ser feitos e como devem ser
48
realizados, e para que este problema passa ser resolvido é necessário a
elaboração dos mesmos.
A estrutura do controle interno sofre mudanças e evolui com o tempo. Na
prefeitura municipal de Antonio Carlos, principalmente no setor de Tesouraria, os
controles existentes tornam-se menos eficiente devido á existência de
procedimentos utilizados de forma incorreta, bem como não sistematizado, pouco
informatizado.
Quanto ao setor de contabilidade também poderia estar melhor
estruturado, pois os sistemas não são integrados, assim tomando muito tempo
dos servidores e possibilitando maior ocorrências de erros.
O trabalho ficou limitado somente nos setores de contabilidade e tesouraria
devido ao tempo que foi dispendido para realizá-lo, tendo em vista que são estes
os setores mais importantes, pois é através deles que se consegue dados
suficientes para a elaboração do planejamento das atividades.
Sugere-se a continuidade deste trabalho, estendendo-o para outros setores
da Prefeitura Municipal de Antonio Carlos, com a finalidade de obter um resultado
completo e sistemático da Entidade.
REFERÊNCIAS
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Teoria e prática. São Paulo: Atlas, 2003.
BOTELHO, Milton Mendes. Manual de Controle Interno, Teoria & Prática: Um enfoque
na Administração Pública Municipal. Curitiba:Juruá, 2005.
BRASIL. Constituição (1988). Constituição da República Federativa do Brasil. Brasília,
1998.
CASTRO, Rodrigo Pironti Aguirre de. Sistema de Controle Interno: Uma perspectiva do
modelo de gestão pública gerencial. Belo Horizonte: Fórum, 2007.
DUTRA, Elisete Gomes. Sistema de Controle Interno: Uma Proposta para Implantação
no Ministério Público do Estado de Santa Catarina. Biguaçu, 1999.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda. Novo Dicionário da Língua Portuguesa. Rio
de Janeiro: Nova Fronteira, 1986.
FRANCO, Hilário e MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil. 3. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
GATTRINGER, João Luiz. Controles Internos. Apostila V Cilclo de Estudos de Controle
Público da Administração Municipal. 2002.
GOMES, Geraldo José. Atuação do Controle Interno. Apostila X Ciclo Estudos de
Controle Público da Administração Municipal. 2007.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 31. ed. São Paulo:
Malheiros, 2005.
SÁ, Antonio Lopes de. Curso de Auditoria. 9. ed. São Paulo: Atlas, 2000.
SANTA CATARINA. Decreto n 3.372, de 1º de agosto de 2005. Regulamenta a Sistema
de Controle Interno previsto nos arts.28, inciso II, 146 e 147 da Lei Complementar n 284,
de 28 de fevereiro de 2005 e dá outras providências. Disponível www.pge.sc.gov.br.
Acesso em 1º de out. 2007.
SECRATARIA DO ESTADO DA FAZENDA. O Controle Interno e a Auditoria Interna
Governamental:
Diferenças
Fundamentais.
Disponível
em
<http://www.sef.sc.gov.br/publicacoes/controle%20interno_auditoria%20interna.pdf>.
Acessado em 14 set. 2007.
SENADO FEDERAL. Finalidades da Auditoria Governamental. Disponível em
<http://www.senado.gov.br/sf/senado/scint/insti/conceitos_auditoria.asp>. Acessado em
15 set. 2007.
SOUZA, Jorge Bento de. Controle Interno Municipal: Uma Abordagem Prática. Porto
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TRIBUNAL DE CONTAS DO RIO GRANDE DO SUL – TCE/RS. Controle Interno da
Administração Pública: Instrumento de Controle e de Gerenciamento. Disponível em
<http://www.tce.rs.gov.br/artigos/pdf/contr-interno-adm-publ.pdf>. Acessado em 27 set
50
2007.
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO – TCU. Procedimentos de Auditoria para
Avaliação dos Controles Internos na Área de Licitações e Contratos. Disponível em
<http://www2.tcu.gov.br/pls/portal/docs/PAGE/TCU/PUBLICACOES/CLASSIFICACAOPO
RASSUNTO/AUDITORIA/PA%20DE%20CONTROLES%20INTERNOS.DOC>. Acessado
em 14 set 2007a.
TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIÃO – TCU. Procedimentos de Auditoria para
Avaliação dos Controles Internos na Área de Licitações e Contratos. Disponível em
<http://www2.tcu.gov.br/pls/portal/docs/PAGE/TCU/PUBLICACOES/CLASSIFICACAOPO
RASSUNTO/AUDITORIA/PA%20DE%20CONTROLES%20INTERNOS.DOC>. Acessado
em 14 set 2007b.
ANEXOS
ANEXO A - QUESTIONÁRIO
ANEXO B - PORTARIA
ANEXO C - FLUXOGRAMAS
QUESTIONÁRIO
1) Quais os procedimentos do setor de tesouraria quanto ao recebimento
das receitas e pagamento das despesas?
2) Há segurança dos valores em tesouraria?
3) É repassado para o setor de tributos o informativo da receita?
4) Os registros de ingressos de receitas são feitos com identificação?
5) É feita conciliação bancária mensal?
6) Existe manual de normas internas operacionais na setor de tesouraria?
7) Quais os procedimentos do setor de contabilidade quanto aos registros
das receitas e das despesas?
8) O sistema de contabilidade está integrado com outros sistemas?
9) Os registros contábeis estão atualizados?
10)
Os
registros
contábeis
guardam
os
princípios
contábeis
da
uniformidade e da competência?
11) Os empenhos atendem o princípio da competência?
12) As receitas realizadas são registradas respeitando o regime de caixa, e
as despesas pelo regime de competência?
PORTARIA NO 129/2007
DISPÕE SOBRE OS SERVIDORES AUTORIZADOS À REQUISITAR E
RECEBER AS COMPRAS DE CADA SECRETARIA DA PREFEITURA
MUNICIPAL E DÁ OUTRAS PROVIDÊNCIAS
IVENS ANTÔNIO SCHERER, Prefeito Municipal de ANTÔNIO CARLOS,
no uso das atribuições legais,
RESOLVE:
Art. 1o – Ficam autorizados a requisitarem junto ao Setor de Compras da
Prefeitura Municipal, exclusivamente os seguintes servidores:
* - Gabinete do Prefeito – Prefeito e Chefe de Gabinete;
* - Secretaria Municipal de Administração e Finanças – Secretário e Chefe
de Setor;
* - Secretaria Municipal de Obras e Serviços Públicos - Secretário e
Coordenador;
* - Secretaria Municipal de Agricultura – Secretário;
* - Secretaria Municipal de Saúde e Assistência Social - Secretário e
Coordenador de Saúde;
* - Secretaria Municipal de Educação - Secretário e Coordenador de
Educação;
* - Secretaria Municipal de Planejamento – Secretário;
* - Secreataria Municipal de Esporte, Turismo, Industria e Comércio –
Secretário.
54
Parágrafo único – Os servidores descritos no caput do presente serão
igualmente
responsáveis
pelo
recebimento
da
compra
e
pelo
encaminhamento da respectiva nota fiscal ao setor de compras.
Art. 2o – Todas as compras efetuadas pela Prefeitura Municipal, bem como
as efetuadas pelos Fundos da Saúde, Assistência Social e Agricultura, só
terão validade se efetuadas pelos sevidores autorizados no caput do art.
1º, e mediante cumprimento dos procedimentos contidos no Roteiro para
efetivação das compras.
Art. 3º - Qualquer compra efetuada por servidor não autorizado ou em
desacordo como os procedimentos necessários, serão consideradas
irregulares e correrão por conta do servidor que efetuou a compra.
Art. 4º - Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 5º - Revogam-se as disposições em contrário.
Prefeitura Municipal de Antônio Carlos, em 23 de agosto de 2007.
IVENS ANTÔNIO SCHERER
Prefeito Municipal
Publicado a presente Portaria, em 23 de agosto de 2007.
JOSÉ ODÍLIO HOFFMANN
Secretário da Administração e Finanças
FLUXOGRAMA DO RECEBIMENTO DAS RECEITAS (IPTU, ISS, ITBI)
FLUXOGRAMA DAS RECEITAS ORIUNDAS DE CONVÊNIOS
Oficio
Liberação do Recurso
Confirmação Via Agente
Financeiro do Recebimento do
Recurso.
Envio da documentação
necessária para Contrataçao
Contratação do Convênio
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Lançamentos na Contabilidade e
na Tesouraria
FLUXOGRAMA DAS DESPESAS PÚBLICAS – CONVÊNIOS
Projeto de
Engenharia
Documentação
Contratação
-
Aprovação
Processo
Medições
Prestação de Contas
(Parcial)
Aprovação
Liquidação e Pagamento
Técnica
59
ROTEIRO PARA EFETIVAÇÃO DAS COMPRAS
PREFEITURA MUNICIPAL DE ANTÔNIO CARLOS.
Comunicação Interna
emitida por servidor autorizado
(Para maior agilidade anexar orçamento)
Setor de Compras
1. Verificação da existência de dotação;
2. Verificação da necessidade de Licitação;
3. Necessidade de anuência do Prefeito ou Sec. Administração;
Se houver necessidade de licitação – Setor de Licitação
Se não houver necessidade de licitação – empenho prévio
Autorização de fornecimento do Setor de Compras
Encaminhamento para o fornecedor e para o requisitante
Recebimento e conferencia das compras pelos servidores autorizados
Necessária a existência do carimbo e assinatura certificando o recebimento
Encaminhamento da respectiva nota fiscal ao setor de compras
Encaminhamento da Nota Fiscal para o setor de empenho
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PREFEITURA MUNICIPAL DE ANTONIO CARLOS
ORGANOGRAMA
PREFEITO MUNICIAL
Vice-Prefeito
Chefia de Gabinete
Procuradoria Jurídica
Assessoria de Comunicação
Controle Interno
Secretaria de
Secretaria de
Secretaria Transportes,
Secretaria da
Secretaria da
Secretaria do
Secretaria de
Administração e
Obras,Serviços
Agricultura e
Educação e
Turismo Esporte e
Saúde e
Planejamento e
Assistência Social
Desenvolvimento
Finanças
Públicos
Meio Ambiente
Coord.
Setor
Setor de
ADM
Finanças
Educação
Coordenador
Setor
Setor
Transporte
Obras
Cultura
Lazer
Coord.
Coord.
Coord.
Cultura
Saúde
As. Social
Set. Apoio
Setor
Didático
Cultura
Coordenador de
Turismo
61
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